Protokoll nr 10/ Styrelsemöte

Transkript

1 1 Protokoll nr 10/ Styrelsemöte Bilaga 1: Resultatrapport t.o.m Bilaga 2: Balansrapport t.o.m Bilaga 3: Kassör Susanne Almakören 2018 per 28 juli Bilaga 4: Bokföring Almakören 2018 per 28 juli Bilaga 5: Ekonomi övrigt Almakören 2018 per 28 juli Bilaga 6: Förslag attestregler per 7juli Bilaga 7: Förslag Namnknappsprocess ver 3, Närvarande: Kerstin Johansson, Annika Dahlgren, Susanne Berndtsson, Christina Kicki Roiha. Plats: hemma hos Kicki Formalia 1. Justeringsperson Styrelsen beslöt att utse Kicki Roiha till justeringsperson. 2. Fastställande av dagordning Dagordningen godkändes med ändringar enligt: - tillägg Kördag till punkten Projektrapporter och Körövningsplanering med Franz till punkten Körövningsansvarig KJ 3. Föregående mötesprotokoll P-9 Protokoll nr godkändes efter ytterligare justeringar. Informationsärenden 4. Ordföranderapport KJ a. Konstnärlig ledare och körledare hösten Att göra enligt beslut : Styrelsen vill att konstnärliga ledaren ordnar ett tredje samarbetsnamn med mycket tillgänglig tid på måndagar (nästan 100%). Svar : Klart. Kerstin har informerat Franz om ovan. Att göra enligt beslut : Simon ska tillfrågas av Kerstin nu direkt, om hur mycket han skulle kunna ställa upp som pianist/stämledare/tillfällig vikarierande körledare. Simons svar ska vidarebefordras till konstnärliga ledaren som en del av konstnärlige ledarens schemaläggning av höstterminens personal i form av

2 2 pianist/stämledare/tillfällig vikarierande körledare. Svar : Klart. Kerstin har frågat Simon och han har svarat att det kan vara intressant inför julkonserten men inte i början av terminen. Simon har inte återkommit efter det. Anteckning180808: Kerstin har informerat Franz om Simons svar och att Franz nu äger frågan om vidare kontakt med Simon. Att göra enligt beslut : Franz ska erbjudas vara vikarierande körledare/vikarierande konstnärlig ledare för höstterminen Svar : Klart. Franz har accepterat detta. Anteckning : Maria har accepterat till Kerstin att vara stämledare/pianist/vikarierande körledare samt vid behov hjälpa till med arr och stämfiler hösten Franz ansvarar för schemaläggning som Konstnärlig ledare. Att göra enligt beslut : Vikarierande konstnärlige ledaren ska informeras om att Åsa och Ulf Nomark kan tillfrågas som pianist/stämledare och/eller tillfällig vikarie. Svar : Klart. Kerstin har lämnat informationen till Franz om Åsa och Ulf Att göra : Kerstin ska säga upp Domello, inför bytet av webbhotell till one.com. Svar : Klart. Domello uppsagt från Informationsansvarigrapport KR Inte mycket som kommer via infomailen eftersom den inte varit tillgänglig midsommar pga byte av webbhotell. Kerstin tar fortfarande hand om infomailen. 6. Ekonomirapport SB a. Resultat och balansrapport t.o.m. 30 juni 2018 RR t.o.m fanns tillgänglig. BR t.o.m fanns tillgänglig. Att göra : Susanne ser till att budgeten läggs in i bokföringen till styrelsemötet så att vi kan följa rapporterna mot budget. Svar : Susanne har försökt få tag i Ann Wallin per mail, sms och telefon, men Ann har inte haft tid. Svar : Ann har nu haft mer tid, men budgeten och kontoplanen är inte synkade än, så därför är inte budgeten inlagd. Detta måste göras med absolut högsta prioritet för att vi ska kunna följa ekonomin. b. Plan för hur styrelsen ska jobba med Ann Wallin som sköter bokföringen. Att göra : Susanne tar fram förslag för kassörsrollen respektive bokföringsrollen utifrån :s kassör Annelie Anderssons beskrivning och utifrån vad som framkommit vid överlämningsmötet med/från Kerstin. Förslag till beslut om rollbeskrivningarna på nästa styrelsemöte. Svar : Susanne har försökt få tag i Ann Wallin per mail, sms och telefon, men Ann har inte haft tid. Susanne ber Ann om tidsförslag när de kan pratas vid/träffas. Kerstin kontaktar Ann och ber Ann svara Susanne, så Susanne kommer vidare i sitt arbete. Slutgiltigt förslag på rollbeskrivningarna finns tillgängliga på nästa styrelsemöte, när Ann fått tid med Susanne. Svar : Ann har nu haft kontakt med Susanne. Susanne har tagit fram förslag på tre dokument kring ekonomin (se bilagorna: Kassör Susanne Almakören 2018 per 28 juli, Bokföring Almakören 2018 per 28 juli och Ekonomi övrigt Almakören 2018 per 28 juli ). Dokumentet kring bokföringsrutiner är genomgånget med Ann och men är inte riktigt klar än. Beslut : Eftersom vår revisor just påbörjat en granskning av styrelsens arbete med början ekonomi, så tas beslut om dessa dokument först efter möte mellan Ulf, Susanne

3 3 och Ann. (se punkt 6d) Att göra : Styrelsemedlemmarna (Kerstin, Kicki och Annika) skickar ändå kommentarer till Susanne på de tre dokumenten senast c. Attestregler förslag Att göra : Förslag framtaget och behöver kompletteras med själva attesteringsprocessen. Svar : Klart. Att göra : Susanne har försökt få tag i Ann Wallin per mail, sms och telefon, men Ann har inte haft tid, så Susanne ber Ann om tidsförslag när de kan pratas vid/träffas. Kerstin kontaktar Ann och ber Ann svara Susanne. Att göra : Ser ut att fungera. Utskickat till Ann och styrelsen sedan tidigare och numera till Ulf. Styrelsen fattar beslut, när Ann kommenterat och Susanne och Ann har ett gemensamt förslag. Beslut : Använd föreslagna attestregler tills vidare tills slutgiltiga beslutet är fattat. d. Granskning av styrelsens arbete i enlighet med Rapporterings- och Arbetsinstruktion 2018 Vår revisor Ulf ringde Susanne för att förhöra sig hur det går med kassörarbetet och hur det ligger till enligt "Rapporterings- och arbetsinstruktion om hur styrelsen skall jobba 2018". Susanne informerade följande: Ulf skall i sin egenskap av revisor granska hela styrelsens arbete men han sa, att han väljer att börja med ekonomin eftersom den är en stor och viktig del. Första steget är att Ulf, Ann och Susanne första veckan i september skall ha ett treman-handsmöte, för att gå igenom vad ovan instruktioner innebär i praktiken. Det gäller bl.a. hur arbetsgången skall vara för att på bästa sätt kunna ta fram den information och de rapporter som kassören skall förse styrelsen med inför varje styrelsemöte. Därefter vill Ulf vara med på nästa styrelsemöte (adjungerad), där även Ann ska vara adjungerad. Inför detta möte skall Ann snarast skicka över en SIE4-datafil innefattande bokföring till och med sista juli. 7. Sekreterarrapport AD Allt i sin ordning, men långdraget justeringsarbete med P Körövningsrapport KJ a. Ny ansvarig för körvärdarna Lilian har avsagt sig rollen som körvärdsansvarig och gett förslag på möjliga nya körvärdar för höstterminen Beslut : Interimslösning som ska utvärderas efter ett tag: Kerstin och Kicki delar körvärdsansvaret. Arvode: noll kronor. Att göra : Kerstin hör av sig till de av Lilian föreslagna möjliga körvärdarna. b. Arvode och arbetsbeskrivning till ansvarig för körvärdarna Att göra enligt beslut : Nytt arvode för Körvärdsansvarig ska gälla från istället för som brukligt är med anledning av att beskedet kom i

4 4 slutet av maj. Arbetsbeskrivningen för ansvarig för körvärdarna ska tas fram innan höstterminen börjar. Svar : Bordlades pga punkt 8a (P10) dvs interimslösning som ska utvärderas efter ett tag: Kerstin och Kicki delar körvärdsansvaret till arvodet 0kr. Beslut : Kerstin ska ta förnyad kontakt med Lilian och förvissa sig om att Lilian och styrelsen har samma uppfattning om vad som ingår i körvärdsansvaret och att inga missförstånd angående detta finns. Svar : Klart och Lilian svarat att inga missförstånd föreligger angående vad som ingår i körvärdsansvaret. c. Arbetsbeskrivning för körvärdarna Svar : Kerstin och Kicki ska ta fram till första körövningen. d. Körpärmar KR Att göra: Kerstin kollar med Lilian vad hon kom fram till om körpärm, så vi kan ta det vidare (och vi kan bestämma vem som tar det vidare). Svar : Klar. Lilian har inte gått vidare med detta, eftersom det finns mycket lättare och bättre alternativ med mjuka pärmar (och plastmappar) Att göra : Kicki tar fram förslag på mjuk pärm (t.ex. genom Staples eller annan). Att göra : Styrelsen funderar vidare på idén att ha Almakör-klisterlappar att kunna fastsättas på en pärm (t.ex.) eller tryckta blad att sticka in i plastficka på pärmens framsida.. e. Körövningsplanering med Franz Kerstin informerar: Franz vill att julkonserten innehåller ett traditionellt luciatåg, Franz vill börja öva lucia-/julsånger först efter Mallorcaresan. Franz föreslår att vi före Mallorca börjar öva på Franz vårkonsert2019-idé Abba-konsert (arr. Gyllene Promotion) med Johan Stengård (saxofonist i original-abbabandet och pianist Ulf Esborn). Initialt godkänt av Tommy Tommy har fått materialet för påseende och återkommer. Det kommer i så fall vara en Almakörkonsert som vi köper koncept med arr. och musiker på konsert för 25ksek+resor+upphälle. Franz har resurssatt körledare alla måndagar utom Franz väntar med att planera stämledare/pianist, tills han fått klartecken på ekonomiskt utrymme från styrelsen. Allt ovan diskuterar styrelsen och Franz på höstterminsplaneringsmötet v f. Övrigt gällande körövningsansvar Att göra : Lilian ska kolla med Annedalskyrkan om vem som kvitterat ut nyckeln. Vi behöver ändra om det är Tina som kvitterat. Vad hände här? Svar : Lilian kar pratat med Tina som säger att hon inte kvitterat någon nyckel. Kerstin ska kolla med Annedalskyrkan vem som har kvitterat ut nyckeln och se till att den kommer tillrätta. Svar : Kerstin har fått nyckeln av Lilian. Kerstin ska fråga Annedalskyrkan om vem som kvitterat ut nyckeln. OM inte Annedalskyrkan har namngiven person, så måste vi i Almakören skapa nyckelkvittensrutin.

5 5 9. Projektrapporter a. Kulturkalaset Love is all KJ, SB Att göra: Ska stängas efter mer detaljerad budgetuppföljning. Svar : Allt är betalt från medlemmarna och Ann är informerad under våren att inget restar. Kerstin ska skicka mall till Susanne och Susanne ska göra slutsammanställning av projektet om hur/vad det är som skall meddelas medlemmarna. Svar : Kerstin har skickat mail med mall till Susanne. Punkten ska stängas efter att Susanne slutfört slutsammanställning av projektet (enl mallen). b. Nääs Körfestival KJ, SB Att göra: Ska stängas efter mer detaljerad budgetuppföljning till medlemmarna. Svar : Diffen ska redas ut med Ann och efter det skall de eventuella återstående beloppen krävas in. Kerstin ska skicka mall till Susanne och Susanne ska göra slutsammanställning av projektet om hur/vad det är som skall meddelas medlemmarna. Svar : Kerstin har skickat mail med mall till Susanne. Punkten ska stängas efter att Susanne och Ann har rett ut frågetecknen kring matchning av inkomna betalningar mot rätt konton och Susanne slutfört slutsammanställning av projektet (enl mallen). c. Körresa Algarve KJ, SB Inget obetalt per Att göra: Ska stängas efter mer detaljerad budgetuppföljning till medlemmarna. Svar : Kerstin ska skicka mall till Susanne och Susanne ska göra slutsammanställning av projektet om hur/vad det är som skall meddelas medlemmarna. Svar : Kerstin har skickat mail med mall till Susanne. Punkten ska stängas efter att Susanne slutfört slutsammanställning av projektet (enl mallen). d. We are Voice , KJ, SB Inget obetalt per RR anger dock en skuld på 55kr. Susanne har bett Ann att boka bort dessa 55 kr som gäller en medlem som åkte upp tidigare på egen hand till Stockholm och alltså inte skall betala busspengen.. Att göra: Ska stängas efter mer detaljerad budgetuppföljning till medlemmarna. Svar : Kerstin ska skicka mall till Susanne och Susanne ska göra slutsammanställning av projektet. om hur/vad det är som skall meddelas medlemmarna. Svar : Kerstin har skickat mail med mall till Susanne. Punkten ska stängas efter att Susanne slutfört slutsammanställning av projektet (enl mallen). e. Nationaldagskonsert 6 juni och (extraövningen 4 juni) AD, SB Projektavslut väntar på de sista fakturorna och gaget på 10ksek från Landvetter. Önskemål kommit från en av musikerna att gage betalas i form av gåva till flyktingfamilj. Beslut : Detta avvisas av styrelsen f. Körresa till Mallorca september 2018, AD, SB och Resegruppen 43 deltagare. Franz körledare. Köravgift: 995kr/deltagare. De som ska ha namnknapp, ska betala 30kr var för denna. Tillkommer kostnad för frivilliga utflykter, kost och logi. Att göra : Bilägg budgeten till nästa styrelsemöte. g. Julkonsert

6 6 Beslut : Projekt julkonsert 2018 startas härmed. Styrelsens projektansvariga: Kicki Roiha och Kerstin Johansson. h. Nöjespatrullen, AD, SB 1-2 av de resterande tre Nöjespatrullsmedlemmarna återkommer med besked, vilket de ej gjort. Första mötet planerat till v Vid starten av höstterminen går vi ut med förfrågan om ersättare. De två avgående (ev 3-4st) ska avtackas första körövningen. i. Kördag , KJ, KR projekt att eventuellt startas Inget nytt. 10. Uppföljning i. Att göra-lista och hittills icke-genomgångna att-görapunkter i föregående mötens protokoll i. Att göra-listan Att-göra listan genomgicks inte. ii. iii. Lägg upp externa kontakters kontaktdata på hemsidan Att göra : Kerstin ska lägga upp de externa kontakter hon har och har haft på fliken Styrelsen sida på hemsidan. De andra i styrelsen ska fylla på ev saknade kontakter. Upplägg för kontorsmaterialhantering/-inköp Att göra : Kicki ansvarar för inköp av kontorsmaterial på Biltema. Svar : Pågår. Ska undersöka Staples t.ex.. Svar : Har köpt printerpapper på SOP (säljer skade- /konkursprodukter). Kicki kollar vidare på toner. Att göra : Kicki funderar ut en skrivar- och tonerinköpsstrategi och -ställe. Svar : pågår. Ska undersöka Staples t.ex. Svar : pågår. iv. Diverse att-görapunkter från tidigare möten Att göra : Styrelsen och Jonny ska försöka komma ner i pris per såld DVD, så projekten vet vad de ska förhålla sig till. Jonny och Kerstin har redan haft inledande resonemang om detta. Beslut ska fattas inför nästa konsert. Svar: Bordlades Att göra : Kerstin ska från styrelsen till Simon Ljungman skicka styrelsens bemötande på Margarethas skrivelse, som hon läste upp på årsstämman Detta eftersom Simon var adjungerad till styrelsen första halvåret Simon ska också få erbjudandet att återkomma med frågor till styrelsen. Svar : Mail skickat till Simon. Kerstin ska vidarebefordra kopia på mailet till Simon till övriga styrelsen. Svar : Klart. Skickat till styrelsen.

7 7 Att göra : Tommy får muntlig och skriftlig information om styrelsens bemötande enligt ovan. Svar: I bokföringen ligger en oreglerad skuld till Johnny. Kerstin har föreslagit för Johnny att vi betalar ut lön på 2000 brutto, vilket ger en kostnad för Almakören på ca 2300kr. Beslut och att-göra : Mötet beslutade att följa Kerstins förslag. Svar : Klart och utbetalt. Att göra : Tillvägagångssätt och innehåll beslutas senare i det arkiveringsarbete som ska göras enligt beslut gällande arkivering (årsstämmobeslut ), (beslut : att det om ska arkiveras, arkiveras genom fullt ansvar från Landsarkivet inkl GDPR. Svar : Bordlades Att göra : Kerstin skriver minnesanteckningar från utvärderingsmötet med förtroendevalda. Kerstin skriver minnesanteckningar från de separata utvärderingarna med körledare. Svar : Pågår. v. Byte av webbhotell KJ, KR Krångligare än någonsin befarat, och databaserna måste dessutom kopieras in manuellt post för post. Vi tappade majjuni 2018, då sista kopian på gamla hemsidan togs i början av maj, men det saknas ingen superviktig info. Imorgon kommer förhoppningsvis medlemmarna få information om uppdatering av sina konton. Totalkostnad fastpris för flytten av domän, hemsida och webbmail till nytt webbhotell One.com är 5000kr +skatt och soc avg. Att göra : Förtydliga supporten och skapa tillräcklig dokumentation för att annan person i nödfall ska kunna supporta Wordpresslösningen Beslutsärenden vi. Arbetsplan och rapportinstruktion Almakörens arbetsgrupper KR, AD Denna fråga gällande mallar för arbetsbeskrivning för arbetsgrupper bordlades. 11. Ändringar och nytt fastställande av arbetsordning, årsarbetsplan och rapportinstruktion. KJ Att göra : Dokumenten ska uppdateras med beslut från styrelsemöte 7, som fattades efter fastställandet av de styrande dokumenten på möte 7. Därefter hanns de styrande dokumenten uppdateras igen på möte 7, så det återstår. Det gäller i P-7 punkt 14b, 14d och 14e. Att göra : Beslut ska fattas nästa styrelsemöte.

8 8 12. Förslag om hantering av namnknappar till Almakörens medlemmar från hösten AD Beslutsförtydligande av tidigare beslut: Att kostnaden för namnknapparna ligger i budgeten, betyder i klartext att den medlem som vill ha en namnknapp ska betala den själv till självkostnadspris. Beslut och att-göra : Per capsulumbeslut av namnknappsrutinen ska ske när Annika rättat processen med att medlemmarna ska betala namnknappen själv. Svar : Gjort. Besluta processen på nästa styrelsemöte efter Annika uppdaterat med leverans före första körövningsgruppen också. Diskussionsärende 13. Konstnärlig ledare, Körledare instruktion framtagande och signering KJ Att göra : Kerstin kompletterar dokumentet med arvode för körledare: 1000kr extra per konsert. Att göra : Pågår. 14. Johnny Larsson och Christina Elmerås, instruktioner och arvoden 15. Styrelsens kommunikation AD Att göra : Styrelsen ska bestämma bl.a. vad som ska rapporteras och inte mellan styrelsemötena. 16. Implementering av supportavtalet med Domello, KR KJ Beslut : Stängs pga att Domello uppsagt fr.o.m Styrelsens protokollhantering (arbetssätt) AD 18. Almakörens nya medlemsregister och hur hanterar vi GDPR? KR, KJ Se punkt 10a/iv ovan. 19. Övriga frågor a. Vänkör i Frankrike b. Översynen av innehållet och layouten på vår hemsida Översynen av innehållet och layouten på vår hemsida påbörjas när flytten till one.com klar. Enligt P-7: Att göra : Susanne och Lilian ska se över vad som ska formuleras om på hemsidan. Svar : De hemsidesansvariga (Susanne, Kerstin, Kicki) tar över denna punkt. c. Övriga övriga frågor

9 9 a. Inget. 20. Formulering av eventuell information till medlemmarna från styrelsemötet Att göra : Kerstin formulerar informationen om inloggning Några dagar därefter info om höstterminen och hälsning till Tommy. 21. Formulering av eventuell information till Konstnärlig ledare från styrelsemötet Framföres muntligt på styrelsens möte med Franz Formulering av eventuell information till den som utför bokföringen från styrelsemötet Susanne adjungerar Ann (och Ulf) till styrelsemötet Vilka bilagor ska biläggas protokollet? RR, BR, attestregelförslaget, Namnknappsförslaget, Kassör Susanne Almakören 2018 per 28 juli, Bokföring Almakören 2018 per 28 juli, Ekonomi övrigt Almakören 2018 per 28 juli. Avslutning Nya mötesdatum Möte med våra tidigare och nya körvärdar inför terminsstarten planeras till kl Kerstin. Kicki och Annika deltar från styrelsen - Susanne bortrest Möte med Franz inför terminsstarten planeras till kl i Lagerhuset. Julbord med förtroendevalda kl på Thörnströms Privata Rum. Nästa styrelsemöte 23 aug hos Kerstin 5 september hos Susanne, 26 sept kl 18 hos Annika (Ann och Ulf adjungerade), 17 oktober kl 18 hos Kerstin, 14 november kl 18 hos Kicki, 19 december kl 18 hos Susanne. Vid protokollet: Annika Dahlgren Justeras: Kerstin Johansson ordförande Christina Kicki Roiha