Datum Kommunstyrelsen Onsdagen den 12 september 2018, kl Högra kammaren, kommunhuset, Habo Hans Jarstig

Transkript

1 1 Datum Sida 1 (2) KALLELSE Sammanträde: Tid: Plats: Justerare: Kommunstyrelsen Onsdagen den 12 september 2018, kl Högra kammaren, kommunhuset, Habo Hans Jarstig FÖREDRAGNINGSLISTA 1. Ekonomisk uppföljning för barn- och utbildningsnämnden Besök av barn- och utbildningschef Katarina Ståhlkrantz. Inga handlingar Besök av bolaget Besök av vd Bengt Fransson. Inga handlingar. 3. Ekonomisk uppföljning Besök av ekonomichef Johan Bokinge, punkt 3-7. Inga handlingar. 4. Svar på granskningsrapport om inköp och distribution av varor i Habo kommun 5. Svar på granskningsrapport av upphandlingsprocessen 6. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt 7. Samverkan med Mullsjö kommun om inköpsfunktion samt upphörande av samordnad varudistribution 8. Svar på remiss om förslag till ny renhållningsordning för Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner Besök av teknisk chef Svante Modén, punkt Renhållningsordningen finns på 9. Redovisning av handlingsplan för hur tomma lokaler inom fastighetsverksamheten ska hanteras 10. Försäljning av fastigheten Västerkärr 1: Reviderad strategi och handlingsplan för en jämlik hälsa och ett bra liv i Habo kommun 12. Uppföljning av miljöprogrammet 13. Svar på motion om rätten till en trygg framtid för våra barn och unga i Habo 14. Svar på motion om kostnader för lägenheter (varför lämnar ungdomar Habo?) 15. Svar på medborgarförslag om förbud mot fyrverkerier 16. Anmälningsärenden

2 17. Redovisning av delegationsbeslut 2 2 Gunnar Pettersson ordförande Frida Wahlund sekreterare

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS18/ Svar på granskningsrapport om inköp och distribution av varor i Habo kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar ekonomichefens svar som sitt eget och översänder det till revisionen. Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har med hjälp av Deloitte granskat om Habo kommun ur ekonomisk synpunkt har en tillfredsställande lösning för inköp och distribution av varor via samarbetsavtal med Jönköpings kommun. Habo och Mullsjö kommuner har ett samarbetsavtal med Jönköpings kommun avseende upphandling av varor och tjänster. Sedan år 2016 inkluderar samarbetet så kallad samordnad varudistribution. Detta innebär att leveranser av vissa varor sänds till en, för de tre kommunerna, gemensam omlastningsfunktion. Varorna sorteras och distribueras därefter enligt körschema till ett antal avlastningspunkter i respektive kommun. Revisorernas sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågan är Habo kommun har delvis ur ekonomisk synpunkt en tillfredsställande lösning för inköp och distribution av varor via samarbetsavtal med Jönköpings kommun. I revisorernas rapport skrivs i sammanfattningen att Det är svårt att påvisa att Habo kommun har fått de förväntade och verifierbara miljö-, säkerhets- och ekonomiska fördelarna. Ekonomichef Johan Bokinge har skrivit ett förslag på yttrande, i vilket han skriver att ekonomienheten till stora delar håller med om de iakttagelser som revisionen har gjort. --- Justeras Expedierats

4 4 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr KS18/220 Sida 1 (2) Revisorerna i Habo kommun Granskning avseende inköp och distribution av varor i Habo kommun samarbetsavtal med Jönköpings kommun Kommunens revisorer har granskat om Habo kommun ur ekonomisk synpunkt har en tillfredsställande lösning för inköp och distribution av varor via samarbetsavtal med Jönköpings kommun. Habo och Mullsjö kommuner har ett samarbetsavtal med Jönköpings kommun avseende upphandling av varor och tjänster. Sedan år 2016 inkluderar samarbetet så kallad samordnad varudistribution. Detta innebär att leveranser av vissa varor sänds till en, för de tre kommunerna, gemensam omlastningsfunktion. Varorna sorteras och distribueras därefter enligt körschema till ett antal avlastningspunkter i respektive kommun. Revisorernas sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågan är Habo kommun har delvis ur ekonomisk synpunkt en tillfredsställande lösning för inköp och distribution av varor via samarbetsavtal med Jönköpings kommun. I revisorernas rapport skrivs i sammanfattningen att Det är svårt att påvisa att Habo kommun har fått de förväntade och verifierbara miljö-, säkerhets och ekonomiska fördelarna. I enlighet med avtal mellan Habo och Jönköpings kommuner betalar Habo kommun 200 tkr per år till Jönköpings kommun för tjänster inom upphandlingsområdet. Enligt uppgifter i revisionsrapporten skulle Habo kommun dessutom belastas av den kick-back på 1-2 procent (137 tkr) av varuvärdet som Jönköpings kommun erhåller från leverantörerna. Enligt min mening är det mycket tveksamt att denna kick-back kan ses som en kostnad för Habo kommun. Den säkerställda årliga kostnaden, ur Habos perspektiv torde vara ca 200 tkr. För år 2017 var Habo kommuns kostnad för samordnad varudistribution ca 525 tkr. Kostnaden prognostiseras till ca 600 tkr för år Motiven för samordnad varudistribution har främst varit kopplat till miljö och säkerhet. I teorin beräknades att antalet lastbilstransporter skulle minska samtidigt som säkerheten för barn på förskolor och skolor förväntades öka. Det är efter ett par års erfarenhet av samordnad varudistribution svårt att påvisa positiva effekter. I revisionsrapporten rekommenderas kommunstyrelsen och nämnderna att bedöma vilka fördelar Habo kommun har av samarbetet med Jönköpings kommun avseende upphandlingsstöd och därefter överväga om samarbetet ska fortsätta eller ej POSTADRESS Box HABO BESÖKSADRESS Jönköpingsvägen 19 INTERNETADRESS TELEFON (vx) TELEFAX (vx) E-POST info@habokommun.se

5 5 Sida 2 (2) att bedöma vilka fördelar Habo kommun har av samarbetet med Jönköpings kommun avseende samordnad varudistribution och därefter överväga om samarbetet ska fortsätta eller ej. Ekonomienheten delar till stora delar de iakttagelser som framkommer i revisionsrapportens sammanfattning. En utvärdering av samarbetena kring upphandlingsstöd och samordnad varudistribution pågår för närvarande och beräknas i enlighet med revisorernas rekommendationer att presenteras för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för beslut. Johan Bokinge Ekonomichef

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS18/ Svar på granskningsrapport av upphandlingsprocessen Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar ekonomichefens svar som sitt eget och översänder det till revisionen. Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har med hjälp av Deloitte granskat upphandlingsprocessen i Habo kommun. Granskningen har utgått från revisionsfrågan Har kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar? Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna delvis har en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar. I revisionsrapportens sammanfattning redogörs för sju iakttagelser varav fem har direkt beröring med kommunstyrelsen. Revisionen lämnar ett antal rekommendationer, bland annat att rutinerna för dokumentation av genomförda upphandlingar bör ses över, att det bör tydliggöras för medarbetarna att det är viktigt att noterade avvikelser från avtalsvillkoren snarast rapporteras till upphandlingscontrollern och att lagen om offentlig upphandling efterlevs. Ekonomichef Johan Bokinge har skrivit ett förslag till yttrande, i vilket han bland annat skriver att ekonomienheten instämmer i de rekommendationer som framförs. --- Justeras Expedierats

18 18 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida 1 (2) Revisorerna i Habo kommun Granskning avseende upphandlingsprocessen i Habo kommun Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har granskat upphandlingsprocessen i Habo kommun. Granskningen har utgått från revisionsfrågan Har kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar? Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna delvis har en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar. I revisionsrapportens sammanfattning redogörs för sju iakttagelser varav fem har direkt beröring med kommunstyrelsen. Det finns ingen särskild plats för upphandlingsfrågor på kommunens intranät, utan den huvudsakliga informationsspridningen avseende inköps- och upphandlingsfrågor sker genom e-post. Det dröjer ofta lång tid (månader) innan upphandlingskontrollern informeras om eventuella villkorsavvikelser i inköpta varor eller tjänster. De beloppsgränser för direktupphandling som anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling överensstämmer inte med aktuellt belopp enligt LOU. Den kontroll avseende överskridande av direktupphandlingsgränsen som är under implementering är manuell och genomförs inte på samtliga inköp. Vi noterar avvikelser i 16 av 40 stickprov inom Habo kommuns verksamhetsområden (varav 5 avser kommunledningskontoret, 4 avser socialförvaltningen, 2 avser barn- och utbildningsförvaltningen och 5 avser tekniska förvaltningen). Rekommendationer Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas: För samtliga medarbetare tydliggöra vikten av att noterade avvikelser från avtalsvillkor snarast möjligt rapporteras till upphandlingscontrollern. Se över rutinerna för dokumentation av genomförda upphandlingar och säkerställa att det finns underlag för samtliga upphandlingar. Tillse att LOU efterlevs. POSTADRESS Box HABO BESÖKSADRESS Jönköpingsvägen 19 INTERNETADRESS TELEFON (vx) TELEFAX (vx) E-POST info@habokommun.se

19 19 Sida 2 (2) Kommunstyrelsen rekommenderas: Överväga att skapa en egen plats på kommunens intranät för inköps- och upphandlingsfrågor. Kommunledningsförvaltningens ekonomienhet hanterar på övergripande nivå upphandlingsprocessen. Ekonomienheten instämmer i de rekommendationer som framförs i revisionsrapportens sammanfattning. Under hösten 2017 genomförde ekonomienheten vid flera tillfällen utbildningar i ekonomi riktade till kommunens chefer. Ett viktigt område som ingick var upphandling. Fr o m hösten 2018 kommer all nyanställd personal informeras om principerna för upphandling och inköp. Vid dessa tillfällen kommer information att lämnas i enlighet med rekommendationerna. I oktober 2018 kommer ytterligare utbildningsinsatser genomföras riktade till kommunens chefer. Även här kommer information ske i linje med revisorernas rekommendationer. Ekonomienheten har sedan år 2018 systemstöd för att kunna följa förvaltningarnas inköp i förhållande till befintliga avtalsleverantörer. Detta ökar möjligheten till kontroll och styrning. Ekonomienheten har ett pågående projekt där innehållet på enhetens sida på intranätet ses över. Rekommendationen om en egen plats för inköps- och upphandlingsfrågor inkluderas i översynen som ska vara klar under år Ekonomienheten kommer att se över kommunens policy och riktlinjer för upphandling med avseende på bl a beloppsgränser. Ekonomienheten kommer se över möjligheten att öka kontrollen att summan av flera mindre inköp inte överstiger direktupphandlingsgränsen. Johan Bokinge Ekonomichef

20 20

21 Upphandlingsprocessen Innehåll 21 Upphandlingsprocessen Habo kommun Augusti 2018 Fredric Gyllensten och Revsul Dedic 00

22 Upphandlingsprocessen Innehåll 22 Innehåll Innehåll 1 Sammanfattning 2 1. Inledning 4 2. Granskningsresultat 6 3. Stickprov 13 Bilagor 20 1

23 Upphandlingsprocessen Sammanfattning 23 Sammanfattning Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Habo kommun fått uppdraget att genomföra en granskning avseende upphandlingsprocessen inom kommunstyrelsen och nämnderna. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar? Svar på revisionsfråga Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna delvis har en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar. Iakttagelser Barn- och utbildningsnämnden i sin delegationsordning inte angivit några beloppsgränser för beslut om inköp eller upphandling. Det finns ingen särskild plats för upphandlingsfrågor på kommunens intranät, utan den huvudsakliga informationsspridningen avseende inköps- och upphandlingsfrågor sker genom e-post. Det dröjer ofta lång tid (månader) innan upphandlingskontrollern informeras om eventuella villkorsavvikelser i inköpta varor eller tjänster. Socialförvaltningen genomför inga rutinmässiga kontroller avseende leverantörernas efterlevnad av avtalsvillkor. De beloppsgränser för direktupphandling som anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling överensstämmer inte med aktuellt belopp enligt LOU. Den kontroll avseende överskridande av direktupphandlingsgränsen som är under implementering är manuell och genomförs inte på samtliga inköp. Vi noterar avvikelser i 16 av 40 stickprov inom Habo kommuns verksamhetsområden (varav 5 avser kommunledningskontoret, 4 avser socialförvaltningen, 2 avser barn- och utbildningsförvaltningen och 5 avser tekniska förvaltningen). Rekommendationer Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas: För samtliga medarbetare tydliggöra vikten av att noterade avvikelser från avtalsvillkor snarast möjligt rapporteras till upphandlingscontrollern. Se över rutinerna för dokumentation av genomförda upphandlingar och säkerställa att det finns underlag för samtliga upphandlingar. Tillse att LOU efterlevs. Kommunstyrelsen rekommenderas: Överväga att skapa en egen plats på kommunens intranät för inköps- och upphandlingsfrågor. 2

24 Upphandlingsprocessen Sammanfattning 24 Säkerställa att nu gällande beloppsgräns för direktupphandling anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling. Se över möjligheten att öka kontrollen över att summan av flera mindre inköp inte överstiger direktupphandlingsgränsen. Socialnämnden rekommenderas: Säkerställa att uppföljning av levererade varor och tjänster gentemot avtalsvillkor genomförs. Barn- och utbildningsnämnden rekommenderas: Tydligt ange i sin delegationsordning vilka beloppsgränser som gäller för beslut om inköp och upphandling. Jönköping den 15 augusti 2018 DELOITTE AB Fredric Gyllensten Revsul Dedic Granskningsledare Verksamhetskonsult 3

25 Upphandlingsprocessen Inledning Inledning Bakgrund Myndigheter måste följa vissa bestämmelser vid inköp för att på bästa sätt hushålla med skattemedlen och ta tillvara på konkurrensen på marknaden. Dessa inköp regleras genom upphandlingslagstiftningen. Habo kommun hanterar ett stort antal upphandlingar. Ett antal personer inom kommunen gör avrop från ramavtal och är på olika sätt involverade i upphandlingsprocessen. Det finns en osäkerhet för hur väl processen fungerar. Syfte och avgränsning Granskningens syfte är undersöka om kommunstyrelsen och nämnderna i Habo kommun har en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar. Granskningen har begränsats till upphandlingar som gjorts inom Habo kommun under 2017 och Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar? Underliggande frågeställningar Hur ser ansvarsfördelningen ut avseende upphandling inom nämnderna? Hur förmedlas upphandlingskompetens ut i verksamheterna? Hur följer nämnderna upp att levererade varor och tjänster överensstämmer med avtalade priser och villkor? Efterlevs bestämmelserna i LOU och kommunens regler vid upphandling? Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt genom intervjuer med följande befattningshavare: Inköps- och upphandlingscontroller, kommunledningskontoret Barn- och utbildningschef Socialchef Teknisk chef. Granskningen har delats in i följande sju faser: Planering av intervjuer. Samla fakta/underlag genom intervjuer och dokumentgranskning. Genomgång, sammanställning och analys av insamlat material. Vid behov komplettering med mer material. Framtagning av viktiga iakttagelser och rekommendationer samt svar på revisionsfråga. Rapportskrivning inkl. sakavstämning. 4

26 Upphandlingsprocessen Inledning 26 Presentation av granskning till revisorer. Godkänd rapport skickas till berörda nämnder & revisorer. Kvalitetssäkring Kvalitetssäkring har skett genom Deloittes interna kvalitetssäkringssystem. Rapporten har även kvalitetssäkrats av de intervjuade personerna. Dokumentationsplikt En upphandlande myndighet ska dokumentera genomförandet av en upphandling. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden. (12 kap 14 LOU). Definitioner Direktupphandling Vid direktupphandling görs ett undantag från upphandlingslagstiftningens krav på annonsering och öppen konkurrens. Den vanligast förekommande situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som understiger direktupphandlingsgränsen. Direktupphandling kan också användas om det finns synnerliga skäl och om kriterierna för att få tillämpa ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda. Direktupphandlingsgränsen för varor och tjänster år 2017 var kronor enligt LOU och kronor enligt LUF/LUFS (19 kap 7 LOU). Den 1 januari år 2018 höjdes beloppsgränsen till kr enligt LOU och kr enligt LUF/LUFS. Dock är det inte enbart det aktuella köpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret. Beloppsgränsen justeras vartannat år. Sedan den 1 juli 2014 finns krav på att organisationen har riktlinjer för direktupphandling och krav på dokumentation för direktupphandlingar som överstiger kronor. (19 kap 30 LOU). 5

27 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Granskningsresultat Utifrån genomförda intervjuer och granskat material har en övergripande beskrivning av upphandlingsprocessen inom Habo kommun gjorts nedan. De iakttagelser som framkommit till följd av intervjuer och dokumentstudier redogörs under den rubrik som ansetts mest lämplig. Hur ser ansvarsfördelningen ut avseende upphandling inom nämnderna? Ansvarsfördelning inom Habo kommun Fullmäktige i Habo kommun antog i december 2008 en särskild policy och riktlinjer för upphandling. Syftet med policyn är att bl.a. att minska kommunens kostnader för inköp av varor och tjänster och samtidigt bibehålla hög kvalitet. Av policyn framgår att kommunstyrelsen, genom sin ledningsfunktion, ska leda och samordna kommunövergripande inköps- och upphandlingsfrågor. Kommunstyrelsen har enligt sitt reglemente även i uppgift att övervaka att nämnderna följer fullmäktiges fastställda riktlinjer och program (såsom policy och riktlinjer för upphandling), samt att förvaltningen sköts lagligt (exempelvis i enlighet med LOU) och ekonomiskt. dock en inköps- och upphandlingscontroller som arbetar heltid med att leda och samordna Habos upphandlingsprocesser samt kontrollera att upphandlingarna genomförs på ett korrekt sätt. Varje nämnd ansvarar enligt fullmäktiges upphandlingspolicy för upphandlingar inom sina egna verksamhetsområden. Nämnderna ansvarar även enligt respektive reglemente för att verksamheterna bedrivs i enlighet med de riktlinjer som fullmäktige beslutat om samt de föreskrifter som finns i lagar och förordningar. Inom varje förvaltning finns ett antal särskilt utsedda och certifierade beställare som samordnar och genomför inköp för sin enhet utifrån gällande ramavtal. Varje förvaltning har även ett antal individer med delegation att genomföra direktupphandlingar. Totalt finns 24 medarbetare och chefer i kommunen med rätt att göra direktupphandlingar. Figur 1 nedan illustrerar Habo kommuns organisation för inköp och upphandlingar. Habo kommun har ingen egen upphandlingsenhet utan har istället avtalat med Jönköpings kommun om möjlighet att delta i de ramavtalsupphandlingar som Jönköping genomför för egen del. Inom ekonomiavdelningen vid Habos kommunledningskontor finns 6

28 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat 28 Figur 1. Upphandlingsorganisation i Habo kommun Ekonomiavd. Direktupphandlare Upphandlingscontroller Socialförvaltningen Direktupphandlare KLK Jkpg upphandlingsenhet Tekniska förvaltningen Barn-och utbildningsförvaltningen Direktupphandlare Tabell 1. Konkurrensutsättning av direktupphandling i Habo kommun Belopp Konkurrensutsättning < 5000 kr Direktupphandling via Tendsign ej nödvändigt kr kr Begär anbud från minst 2 leverantörer kr kr Begär anbud från minst 3 leverantörer. Om 3 presumtiva leverantörer ej finns skall upphandlingen annonseras i Tendsign kr kr Upphandlingen skall annonseras i Tendsign. > kr Kontakta upphandlingscontroller. Källa: Habo kommun Cert. beställare Cert. beställare Cert. beställare Respektive förvaltning har skapat sina egna inköps- och upphandlingsorganisationer utifrån förutsättningarna ovan. Nedan beskrivs upphandlingsorganisationerna inom kommunens tre största förvaltningar. Källa: Habo kommun Kommunledningskontorets upphandlingscontroller har fastställt ett antal beloppsgränser för konkurrensutsättning av mindre inköp och direktupphandlingar som gäller för samtliga medarbetare i kommunen. Beloppsgränserna finns tillgängliga i kommunens direktupphandlingsmodul i verksamhetssystemet Tendsign tillsammans med detaljerade riktlinjer som upphandlaren ska ta hänsyn till. Socialförvaltningen Socialförvaltningen har tre administratörer som är delaktiga i inköps- och upphandlingsprocessen, men det råder delade meningar om dessa medarbetares behörigheter. Från socialförvaltningen framhålls att samtliga tre har rätt att genomföra direktupphandlingar, medan det från kommunledningskontoret framhålls att endast en är direktupphandlare medan övriga två är certifierade beställare. 7

29 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat 29 Enligt socialnämndens delegationsordning (reviderad år 2017) gäller följande beloppsgränser avseende ingående av avtal för inköp av varor och tjänster: Tabell 2. Beloppsgränser för tecknande av avtal: SOC Belopp Beslutsfattare < 10 PBB Socialchef (< kr) > 10 PBB Socialnämnden (> kr) Källa: Delegationsordning, SN Barn- och utbildningsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen har särskilt utsedda intendenter på varje skola som självständigt får göra inköp eller upphandla upp till 100 tkr. Intendenterna får även genomföra inköp och upphandling upp till 250 tkr med stöd av kommunledningskontorets upphandlingscontroller. Totalt finns 10 intendenter inom barn- och utbildningsförvaltningen. Inga särskilda beloppsgränser för inköp eller upphandling finns fastställda i barn- och utbildningsnämndens delegationsordning. Det framgår endast att barn- och utbildningschefen har delegation att underteckna avtal i nämndens namn. Tekniska förvaltningen Inom tekniska förvaltningen har fyra enhetschefer rätt att genomföra upphandlingar under direktupphandlingsgränsen. Förvaltningschefen och fastighetschefen får genomföra upphandlingar över beloppsgränsen för direktupphandling, dock maximalt upp till 25 prisbasbelopp under förutsättning att upphandlingen avser entreprenad rörande bygg- och anläggningsarbeten. Upphandlingar över 25 prisbasbelopp ska beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Enligt kommunstyrelsens delegationsordning (reviderad år 2016) gäller följande beloppsgränser för tekniska förvaltningen avseende ingående av avtal för inköp av varor och tjänster: Tabell 3. Beloppsgränser för tecknande av avtal: TF Verksamhet Befattning < 25 PBB Teknisk chef (< kr) > 25 PBB KS AU (> kr) Källa: Delegationsordning, KS Bedömning Vi noterar att barn- och utbildningsnämnden i sin delegationsordning inte angivit några beloppsgränser för beslut om inköp eller upphandling, utan endast delegerat beslutsrätten till förvaltningschefen. Detta innebär att förvaltningschefen har rätt att teckna avtal oavsett hur stort belopp avtalet omfattar. I detta finns en risk att avtalsfrågor som kan vara av principiell beskaffenhet inte presenteras för nämnden. Rekommendation Barn- och utbildningsnämnden rekommenderas att i sin delegationsordning tydligt ange vilka beloppsgränser som gäller för beslut om inköp och upphandling. 8

30 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat 30 Hur förmedlas upphandlingskompetens ut i verksamheterna? För att kunna genomföra upphandlingar eller inköp i Habo kommun krävs systembehörighet till kommunens upphandlingsmodul i Tendsign. Direktupphandlare och beställare har olika nivåer på sina behörigheter. Beställarna får sin behörighet att genomföra inköp efter att ha genomgått en särskild utbildning som hålls av upphandlingscontrollern. Efter denna utbildning kan medarbetaren genom sin inloggningsprofil genomföra beställningar från kommunens befintliga avtal, men har ej rätt att upphandla nya leverantörer. Direktupphandlare utses bland de certifierade beställarna. I dagsläget finns ingen plats på kommunens intranät för information om upphandlings- och inköpsfrågor. Under intervjuerna framkom att information huvudsakligen sprids genom att upphandlingscontrollern skickar e-post till förvaltningscheferna, som i sin tur vidarebefordrar informationen till sina medarbetare. Bedömning Kommunens huvudsakliga informationsspridning avseende upphandling och inköp sker i dagsläget genom e-post. I detta finns risk att medarbetare och chefer missar viktig information kring kommande upphandlingar eller förändringar i regelverk som har direkt påverkan på deras verksamheter. Vår uppfattning är att även kommunens intranät kan nyttjas som för delgivning av information, exempelvis genom att upphandlingscontrollern får en egen flik där information och meddelanden kan läggas upp. I samband med intervjuerna framhölls att det förekommer att beställare lånar varandras användarkonto och genomför beställningar i varandras namn. Detta medför att upphandlingscontrollern inte har möjlighet att följa upp vilka beställare som faktiskt genomför inköpen. Vidare framkom att beställare och direktupphandlare som avslutar sina tjänster hos kommunen i vissa fall lämnar över sina systembehörigheter direkt till efterträdarna, utan att dessa genomgått upphandlingscontrollerns utbildning. Rekommendation Kommunstyrelsen rekommenderas överväga att skapa en egen plats på kommunens intranät för inköps- och upphandlingsfrågor. Habo kommun har en särskild avtalsdatabas där samtliga upphandlade leverantörer listas. Alla kommunens medarbetare har tillgång till databasen och kan därigenom erhålla information om vilka avtal som finns. 9

31 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat 31 Hur följer nämnderna upp att levererade varor och tjänster överensstämmer med avtalade priser och villkor? Det är respektive beställares ansvar att kontrollera att rätt vara eller tjänst erhålls och att avtalsvillkoren har efterlevts. I samband med intervjuerna framhölls att beställarna gör tillfredställande kontroller av varans kvalitet och kvantitet. Kontroll av att ramavtal finns samt att priset överensstämmer med avtalet framhölls dock vara sällsynt. Under intervjuerna framhölls att förvaltningscheferna informerat sina medarbetare om att de själva ansvarar för att kontrollera i Tendsign vilka leverantörer de får göra inköp ifrån. Vid avvikelser från leverantörens sida i beställd vara eller tjänst ska beställaren informera upphandlingscontrollern. Det framkom dock under intervjuerna att det ofta dröjer lång tid (ibland månader) innan beställaren informerar upphandlingskontrollern om eventuella villkorsavvikelser. Under intervjuerna framkom att barn- och utbildningsförvaltningen regelbundet följer upp avtalsefterlevnad kring skolmåltider genom enkäter. Vidare framkom att tekniska förvaltningen följer upp entreprenadavtal genom slutbesiktning, samt genom löpande kontroll av kollektivavtalsliknande villkor. Det framkom även att socialförvaltningen inte genomför några särskilda kvalitetskontroller av avtalsefterlevnad eller kontroller av fakturor gentemot avtalade priser. Istället utgår socialförvaltningen ifrån att upphandlingscontrollern och kommunledningskontorets ekonomiavdelning hanterar detta. Upphandlingscontrollern har nyligen införskaffat verksamhetssystemet InExchange, där manuell uppföljning av avtalstrohet är möjligt. Upphandlingscontrollern kan i detta system söka på bl.a. leverantörsnamn och verksamhetsår och få systemet att generera en graf där avtalstrohet visas i procent. Vid tidpunkten för våra intervjuer har dock InExchange ännu inte implementerats i kommunens upphandlingsarbete. Bedömning Vi noterar att det ofta dröjer en längre tid innan upphandlingscontrollern informeras om avvikelser från avtalade villkor i samband med att förvaltningarna genomför inköp. Det är i vår mening av stor vikt att upphandlingscontrollern, utifrån sin uppgift att leda, samordna och kontrollera upphandlingsarbetet, delges denna information så snart som möjligt. Detta så att controllern utifrån sin upphandlingskompetens kan föra dialog med leverantören och vid behov vidta åtgärder. Vidare noterar vi att det inom socialförvaltningen inte genomförs några rutinmässiga kontroller avseende leverantörernas efterlevnad av avtalsvillkor. Vår uppfattning är att kommunledningskontoret (upphandlingscontroller och ekonomiavdelning) kan stödja i detta arbete, men ansvaret för att kontrollerna genomförs ytterst ligger på den egna förvaltningen. Rekommendation Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas för samtliga medarbetare tydliggöra vikten av att noterade avvikelser från avtalsvillkor snarast möjligt rapporteras till upphandlingscontrollern. Socialnämnden rekommenderas säkerställa att uppföljning av levererade varor och tjänster gentemot avtalsvillkor genomförs. 10

32 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat 32 Efterlevs bestämmelserna i LOU och kommunens regler vid upphandling? Habo kommun upphandlar till största delen varor, tjänster och byggentreprenader enligt LOU. Upphandlingar görs dock även med stöd av LUF/LUFS och LOV (lagen om valfrihetssystem (2008:962)). Kommunfullmäktige har i sin policy och riktlinjer för upphandling (fastställd i december 2008) formulerat att alla upphandlingar och inköp ska ske enligt LOU. Av policyn framgår att upphandling ska präglas av: Bidragande till god ekonomisk hushållning Miljöanpassad och resurssnål produktion av varor och tjänster Samordnade effektiva transporter Främjande av rättvisa och lika möjligheter genom att samarbeta med företag som har god affärsetik. I riktlinjerna fastställs att direktupphandling endast får användas om värdet av upphandlingen är lågt eller om synnerliga skäl föreligger. Riktlinjerna fastställer följande beloppsgränser för direktupphandling i kommunen: Tabell 4. Beloppsgränser för direktupphandling i Habo kommun Typ av kontrakt Byggentreprenader Varor Tjänster Beloppsgräns 13 PBB ( kr) 5 PBB ( kr) 5 PBB ( kr) Källa: Policy och riktlinjer för upphandling, Habo kommun Reglerna om affärsmässighet och konkurrens gäller även vid direktupphandling. Enligt kommunens policy ska därför prisjämförelser även göras vid direktupphandling om möjligt. I samband med intervjuerna framkom att kommunen saknar rutiner som säkerställer att flera enstaka inköp inte överskrider beloppsgränsen för direktupphandling. Det framkom att upphandlingscontrollern kommer kunna genomföra s.k. spendanalyser i verksamhetssystemet InExchange när detta system implementerats. I en spend-analys fördelas varje fakturas belopp till olika typer av verksamheter och controllern kan på så sätt se ifall ett direktupphandlat område närmar sig beloppsgränsen. Spendanalysen genomförs slumpmässigt eller på förekommen anledning. Bedömning De beloppsgränser som anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling överensstämmer inte med aktuellt belopp enligt LOU. Prisbasbeloppet år 2018 är kr, vilket enligt kommunens policy skulle medföra en direktupphandlingsgräns på kr för byggentreprenader och kr för varor och tjänster. Direktupphandlingsgränsen uppgår dock enligt LOU till 28 % av det s.k. tröskelvärdet för varor och tjänster ( kr år 2018), vilket innebär en direktupphandlingsgräns på kr. Av LOU:s 19 kap 7 framgår även att direktupphandlingsgränsen är densamma för varor och tjänster som för byggentreprenaden, trots olika tröskelvärden. Vi noterar att det i och med det kommande införandet av systemet InExchange kommer finnas viss kontroll avseende överskridande av direktupphandlingsgränsen. Samtidigt noterar vi dock att denna kontroll är manuell och inte genomförs på samtliga inköp. Arbetet 11

33 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat 33 med kontrollen är tidskrävande och det finns risk att leverantörer och varutyper inte kontrolleras. Rekommendation Kommunstyrelsen rekommenderas säkerställa att nu gällande beloppsgräns för direktupphandling anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling. Kommunstyrelsen rekommenderas se över möjligheten att öka kontrollen över att summan av flera mindre inköp inte överstiger direktupphandlingsgränsen. 12

34 Upphandlingsprocessen Stickprov Stickprov Utifrån vår genomgång av erhållet material har vi identifierat ett antal trender och tendenser som vi vill belysa i följande avsnitt. Stickprovsgranskning Vi har granskat totalt 40 stickprov för att kontrollera att: upphandling skett fakturorna attesterats enligt upprättad attestordning avtalstecknarna har befogenheter att ingå avtal. Urval Stickprovsgranskningen är baserad på ett riktat urval av Habo kommuns totala inköp under 2017 och För de stickprov som avser år 2017 har vi därför utgått från 2016 års beloppsgräns för direktupphandling på kr. I resterande stickprov (2018) har vi utgått från 2018 års beloppsgräns på kr. Stickproven avser 40 unika leverantörer som tillsammans står för c:a 16 % och 12 % av kommunens totala inköpskostnad under 2017 respektive Våra stickprov har valts ut för att inkludera olika typer av varor och tjänster. En stor del av kommunens totala kostnadsmassa avser leverantörer där vi bedömt risken för avsteg från policy och lagstiftning som mindre. Dessa ingår inte i stickprovet och avser framförallt: fakturor från statliga myndigheter, landsting/regioner och andra kommuner samt kommunala bolag. Figur 2. Fördelning av granskade stickprov Resultat Fördelning antal stickprov 19 KLK BUF SOC TF Totalt 23 av 40 stickprov avser belopp som överstiger direktupphandlingsgränsen på kr (20 stickprov) eller kr (3 stickprov). Resterande 17 stickprov avser belopp under gränsen för direktupphandling leverantörer som fakturerat små belopp 13

35 Upphandlingsprocessen Stickprov 35 Vi noterar avvikelser i 16 av 40 stickprov (40%) inom Habo kommuns verksamhetsområden. Fem av dessa avvikelser avser kommunledningskontoret, fyra avser socialförvaltningen, två avser barn- och utbildningsförvaltningen och fem avser tekniska förvaltningen. Figur 3. Resultat stickprovsgranskning Resultat stickprovsgranskning Sex avvikelser avser direktupphandling över beloppsgränserna där det inte finns något upprättat avtal med leverantören eller någon dokumentation som kan påvisa att konkurrensutsättning skett. Resterande tio avsteg avser direktupphandlingar över kr (men under kr alternativt kr) där dokumentation saknas. I 4 av 40 granskade stickprov bedömer vi att konkurrensutsättning ej genomförts då LOU inte är tillämpligt. Ett av dessa stickprov avser hyreskontrakt, vilket undantas från upphandling enligt 3 kap 19 LOU. Resterande tre avser utbetalning av bidrag till fristående skolor KLK SOC BUF TF LOU ej tillämpligt Otillåten upph > 100 tkr Otillåten upph > 586 tkr alt. 534 tkr Utan anmärkning 14

36 Upphandlingsprocessen Stickprov 36 Kommunledningskontoret Vi noterar avvikelser i 5 av de 7 stickprov som avser kommunledningskontoret. Ett av avstegen avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas dokumentation av ingånget avtal med leverantören samt dokumentation av att konkurrensutsättning genomförts. Stickprovet avser IT-utrustning. Upprättade avtal Upprättade avtal saknas i tre av fyra avvikande stickprov. I samtliga resterande stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor Attest av behörig person för stickprovsgranskade fakturor är noterat i samtliga sex stickprov. De resterande fyra avstegen avser direktupphandling över kr (men under kr) där avtalskopia och dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser köp av ITutrustning, licens och support för IT-mjukvara, annonsplatser i tidningar och media samt biobiljetter till personalen. Figur 4. Stickprovsgranskning inom kommunledningskontoret Resultat kommunledningskontoret Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr Utan anmärkning 15

37 Upphandlingsprocessen Stickprov 37 Socialförvaltningen Vi noterar avvikelser i 4 av 6 stickprov inom socialförvaltningens verksamhetsområden. Ett av avstegen avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas dokumentation av att upphandlingen konkurrensutsatts. Stickprovet avser personlig assistans. Övriga tre avsteg avser direktupphandling över kr (men under kr) där avtalskopia och dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser HBV-placering samt personlig assistans. Upprättade avtal Avtalsdokumentation saknas i tre av fyra avvikande stickprov (i ett av dessa fall finns avtalskopia men där giltighetstiden gick ut i november 2016). I övriga stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor Attest av behörig person för stickprovsgranskade fakturor är noterat i samtliga sex stickprov. Ett stickprov avser hemtjänst och har upphandlats inom ramen för LOV. Vi har i detta fall bedömt att konkurrensutsättning ej är tillämpligt. Figur 5. Stickprovsgranskning inom socialförvaltningen Resultat socialförvaltningen Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr Utan anmärkning 16

38 Upphandlingsprocessen Stickprov 38 Barn- och utbildningsförvaltningen Vi noterar avvikelser i 2 av 8 stickprov inom barn- och utbildningsförvaltningens verksamhetsområden. Ett av avstegen avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas dokumentation av att upphandlingen konkurrensutsatts. Stickprovet avser inhyrning av skolpsykolog. Av avtalet framgår att de totala kostnaderna för skolpsykologens tjänster uppskattas till kr (c:a 10 timmar per vecka under maximalt 35 veckor med timpris på 1350 kr). Av vår stickprovsgranskning framgår dock att kommunen totalt betalat kr till leverantören under 2017, vilket överstiger direktupphandlingsgränsen. Det andra avsteget avser direktupphandling över kr (men under kr) där avtalskopia och dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser köp av konsultation till rektorer och skolledare. Tre stickprov avser utbetalning av bidrag till fristående förskola och gymnasieskolor. Utbetalning av bidrag omfattas inte av upphandlingsreglerna och vi har därför inte bedömt konkurrensutsättningen i dessa fall. Figur 6. Stickprovsgranskning inom barn- och utbildningsförvaltningen Upprättade avtal Avtalsdokumentation saknas i ett av två avvikande stickprov. I övriga stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor Attest av behörig person är noterat för samtliga åtta stickprovsgranskade fakturor. Resultat barn-och utbildningsförvaltningen 3 Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr LOU ej tillämpligt Utan anmärkning

39 Upphandlingsprocessen Stickprov 39 Tekniska förvaltningen Vi har noterat avvikelser i 5 av 19 stickprov inom tekniska förvaltningens verksamhetsområden. Figur 7. Stickprovsgranskning inom tekniska förvaltningen Resultat tekniska kontoret Tre av fem avsteg avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas avtal och/eller dokumentation av upphandlingsförfarandet. Avstegen avser luftarbete vid Hagabodaskolan, el-installation/underhåll samt golvslipning i idrottshall Två av fem avsteg avser direktupphandling över kr (men under alternativt kr) där avtal och/eller dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser däckbyte och förvaring av bildäck samt apparatskåp till Hagenskolan. I 1 av 19 granskade stickprov bedömer vi att upphandling enligt LOU inte är tillämpligt och inköp har därför skett utan konkurrensutsättning. Stickprovet avser hyreskontrakt, vilket undantas från upphandling enligt 3 kap 19 LOU. Upprättade avtal Avtalsdokumentation saknas i 4 av de totalt 5 avvikande stickproven. I övriga stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor I ett fall har vi inte erhållit någon faktura för det stickprov vi begärt. Resterande 18 stickprovsgranskade fakturor har attesterats av behörig person. Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr LOU ej tillämpligt Utan anmärkning 18

40 Upphandlingsprocessen Stickprov 40 Efterlevnad av upphandlingsreglerna Bedömning Vår bedömning är att det finns brister i kommunens efterlevnad av gällande upphandlingsregler. Av de granskade stickproven uppvisar 40 % avvikelser. Majoriteten av de avvikande stickproven saknar eller har bristfällig dokumentation av upphandlingens konkurrensutsättning. En stor del av avvikelserna är även kopplade till bristfällig dokumentation av ingångna avtal. Vi har noterat att de underlag vi erhållit för våra stickprov är relevanta och välsorterade. Rekommendation Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas se över rutinerna för dokumentation av genomförda upphandlingar och säkerställa att det finns underlag för samtliga upphandlingar. Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas tillse att LOU efterlevs. 19

41 Upphandlingsprocessen Bilagor 41 Bilagor Bilaga 1 Stickprovssammanställning Habo kommun Behörig Konkurrensutsatt attestering av Nr Leverantör Förvaltning År Totalbelopp Finns avtal? upphandling? faktura? 1 Allt i Bygge AB Tekniska Ja Ja Ja 2 Wetterschakt AB Tekniska Ja Ja Ja 3 Sodexo AB BUN Ja Ja Ja 4 Kottarna på Sjövik AB BUN Beslut om bidrag E/T Ja 5 Tele 2 KLK Nej Nej Ja 6 Partnergruppen SOC Nej E/T Ja 7 Expandia Tekniska Ja Ja Ja 8 ENKV Assistans AB SOC Ja, men utdaterat Nej Ja 9 JRAB JR-företagen AB Tekniska Ja Ja Ja 10 Dahl Karin (brukare) SOC Nej Nej Ja 11 Mobilityguard KLK Nej Nej Ja 12 Transab Tekniska Ja Ja Ja 13 Jonsons Byggnads AB Tekniska Ja Nej Ja 14 Menigo Foodservice AB Tekniska Ja E/T Ja 15 Carlsteins Trafik AB BUN Ja Ja Ja 16 Atea Sverige AB KLK Ja Nej Ja 17 Guard Automation AB Tekniska Ja Ja Ja 18 K2 Comfort AB SOC Ja E/T Ja 19 Peab Anläggning AB Tekniska Ja Ja Ja 20

42 Upphandlingsprocessen Bilagor Grönsakshuset Tekniska Ja E/T Ja 21 Kooperativet Olja SOC Ja Nej Ja 22 Pluskompetens Utbildning i Sverige AB BUN Beslut om bidrag E/T Ja 23 Jetluft AB Tekniska Ja E/T Ja 24 CM El AB Tekniska Nej E/T Nej 25 Procurator Ramtex AB KLK Ja E/T Ja 26 CareOnDemand Sociala Tjänster AB SOC Ja Ja Ja 27 Arla Foods AB Tekniska Ja E/T Ja 28 Ljud & Bildskolan LBS AB BUN Beslut om bidrag E/T Ja 29 Tengbomgruppen AB Tekniska Ja E/T Ja 30 Cederbergs i Habo AB Tekniska (BUN) Ja E/T Ja 31 Psykolog Cristina von Schéele AB BUN Ja Nej Ja 32 Sydsvensk Golvslipning AB Tekniska Nej E/T Ja 33 Millers Buss AB BUN Ja E/T Ja 34 Habo Bil o Motor AB Tekniska Nej Nej Ja 35 Jobmeal Jönköping KLK Ja E/T Ja 36 Leaducate AB BUN Nej Nej Ja 37 Hall Media AB KLK Nej Nej Ja 38 SF Bio AB KLK Nej Nej Ja 39 Kabona AB Tekniska Nej Nej Ja 40 PacsOn Paul Hall AB Tekniska Ja E/T Ja 21

43 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 43 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS18/34 69 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att Habo Energi AB:s verksamhet inte har varit i strid med det kommunala ändamålet eller de kommunala befogenheterna. Ärendebeskrivning I kommunallagen 6 kap. 1a anges att kommunstyrelsen årligen ska ta ställning till om den verksamhet som de kommunala bolagen har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenligt med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet ska förslag om nödvändiga åtgärder lämnas till kommunfullmäktige. --- Justeras Expedierats

44 44 Underlag för styrelsebeslut avseende kontrollplikt Habo Bostäder AB De 1 januari 2013 infördes en ny bestämmelse i kommunallagen, 6 kap. 1 a som anger att kommunstyrelsen årligen ska besluta om den verksamhet bolaget bedrivit under föregående kalender år varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till kommunfullmäktige om nödvändiga åtgärder. Detta dokument ämnar utgöra underlag för sådan prövning av Habo Bostäder AB:s verksamhet. Dokumentet tillställs styrelsen som har att fatta beslut om att ställa sig bakom skrivelsen. Ändamålet med bolagets verksamhet. 4 i Bolagsordning för Habo Bostäder AB Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunala principer såsom lokaliserings- och likställighetsprincipen främja bostadsförsörjningen och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Verksamheten ska bedrivas på affärsmässiga grunder. Bolaget främjar kommuninvånarnas intresse genom att erbjuda bra bostäder och ändamålsenliga lokaler. Genom att tillhandahålla kommersiella lokaler i centrum skapas möjlighet för företag att i sin tur idka handel och erbjuda tjänster till kommuninvånarna. Bolaget arbetar aktivt med boinflytande och ger genom lokal närvaro en hög tillgänglighet för hyresgäster och bostadssökande. Föremål för bolagets verksamhet. 3 i Bolagsordning för Habo Bostäder AB Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Habo kommun förvärva, äga och förvalta fastigheter eller tomträtter och bygga bostäder, affärslokaler och kollektiva anordningar, samt bedriva härmed förenlig verksamhet. Habo Bostäder har under 2017 förvaltat ca 550 lägenheter jämte lokaler. En fastighet har byggts om och renoverats och härigenom har 17 nya lägenheter tillskapats. Planering av byggnation av ytterligare bostäder har skett under året. God ekonomisk hushållning Bolaget tillämpar marknadsmässig prissättning men är inte vinstmaximerande. Bolaget motiverar detta med att lägre priser stimulerar kommuninvånarnas intressen, vilket är ändamålet med bolaget. Bolaget arbetar för ett långsiktigt hållbart samhälle. Detta sker bland annat genom att systematiskt arbeta med energibesparingar och vid val av energikällor.

45 45 Kommunallagens kompetensregler och principer 2 kap. 1 kommunallag (1991:900) Kommuner och landsting får själva ha hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunens eller landstingets område eller deras medlemmar och som inte skall handhas enbart av staten, en annan kommun eller någon annan. All verksamhet sker inom Habo kommun. 2 kap. 2 kommunallag (1991:900) 2 Kommuner och landsting skall behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat, Bolaget är ett allmännyttigt bostadsbolag och bedriver verksamheten enligt tillämpliga principer och lagar, Lag (2010:879) om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag, (Allvillagen). Slutsats Habo Bostäder AB har under år 2017 bedrivit en verksamhet som varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och som utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Bengt Fransson VD, Habo Bostäder AB

46 46 Underlag för styrelsebeslut avseende kontrollplikt Habo Energi AB De 1 januari 2013 infördes en ny bestämmelse i kommunallagen, 6 kap. 1 a som anger att kommunstyrelsen årligen ska besluta om den verksamhet bolaget bedrivit under föregående kalender år varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till kommunfullmäktige om nödvändiga åtgärder. Detta dokument ämnar utgöra underlag för sådan prövning av Habo Energi AB:s verksamhet. Dokumentet tillställs styrelsen som har att fatta beslut om att ställa sig bakom skrivelsen. Bolagsordningen för Habo Energi AB är skriven utifrån ett koncernperspektiv där även dotterbolagen Habo Bostäder AB, uthyrning av bostäder och lokaler, samt Habo Kraft AB, elnätsverksamhet, omfattas. I detta dokument behandlas endast Habo Energi AB medan särskilda dokument upprättas för dotterbolagen. Ändamålet med bolagets verksamhet. 4 i Bolagsordning för Habo Energi AB Bolagets syfte är att med tillämpning av kommunal självkostnads- och likställighetsprincip inom Habo kommun svara för energiförsörjning, IT-, kabel TV- och telefoniverksamhet samt äga och förvalta industri-och affärsfastigheter varvid abonnenternas och hyrestagarnas behov av service ska beaktas. All verksamhet ska bedrivas på affärsmässig grund. Bolaget främjar kommuninvånarnas intresse genom att erbjuda fjärrvärme och stadsnät samt lokal försäljning av el. Genom att erbjuda flera former av ledningsbunden infrastruktur skapas möjlighet till rationell samordning och enkla kontaktvägar för kunderna. Föremål för bolagets verksamhet. 3 i Bolagsordning för Habo Energi AB Bolaget har till föremål för sin verksamhet att a) producera, förvärva och försälja elektrisk energi b) inom Habo kommun producera och distribuera ledningsbunden värme (fjärrvärme) c) inom Habo kommun svara för IT-, kabel TV- och telefoniverksamhet. d) inom Habo kommun förvärva, äga och förvalta fastigheter eller tomträtter, kommunala anläggningar för upplåtelse samt bygga bostäder, affärslägenheter och kollektiva anordningar. e) på uppdrag tillhandahålla Habo kommun av Habo kommun ägt företag eller eget dotterbolag administrativa tjänster f) samt att driva annan med a-e förenlig verksamhet.

47 47 Habo Energi förvärvar och idkar försäljning av elektrisk energi samt producerar, distribuerar och säljer fjärrvärme. Vidare tillhandahålls bredbandstjänster, kabel-tv och telefoni via koppar- och fibernät. Fibernätet är under utbyggnad med målsättningen att alla i kommunen på sikt skall kunna erbjudas anslutning. Fibernätet är öppet och kunderna kan välja mellan olika tjänster och leverantörer. Bolaget tillhandahåller administrativa tjänster för andra av kommunen ägda bolag. God ekonomisk hushållning Bolaget tillämpar marknadsmässig prissättning men är inte vinstmaximerande, Bolaget motiverar detta med att lägre priser stimulerar kommuninvånarnas intressen, vilket är ändamålet med bolaget. Bolaget arbetar för ett långsiktigt hållbart samhälle. Detta sker bland annat genom att minska användning av fossila bränslen. Fjärrvärme är en viktig del i detta arbete där all energiproduktion sker med förnybara bränslen. Kommunallagens kompetensregler och principer 2 kap. 1 kommunallag (1991:900) Kommuner och landsting får själva ha hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunens eller landstingets område eller deras medlemmar och som inte skall handhas enbart av staten, en annan kommun eller någon annan. All verksamhet, undantaget elhandel, har anknytning till Habo. Bolaget bedriver ingen verksamhet som enbart skall handhas av någon enskild part. Bolaget anser att de angelägenheter bolaget handhar är av sådant allmänt intresse som avses i bestämmelsen. Elhandelsverksamheten agerar på en nationell marknadsplats vilket medför att kunder utanför kommungränsen finns. Bolaget bedriver ingen aktiv marknadsföring utanför kommunen. 2 kap. 2 kommunallag (1991:900) 2 Kommuner och landsting skall behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat, Bolaget arbetar aktivt med att säkerställa att alla medlemmar behandlas lika i enlighet med ellagen och fjärrvärmelagen. För anslutning till fjärrvärme- och stadsnät tillämpas differentierad prissättning. Slutsats Habo Energi AB har under år 2017 bedrivit en verksamhet som varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och som utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Bengt Fransson VD, Habo Energi AB

48 48 Underlag för styrelsebeslut avseende kontrollplikt Habo Kraft AB De 1 januari 2013 infördes en ny bestämmelse i kommunallagen, 6 kap. 1 a som anger att kommunstyrelsen årligen ska besluta om den verksamhet bolaget bedrivit under föregående kalender år varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till kommunfullmäktige om nödvändiga åtgärder. Detta dokument ämnar utgöra underlag för sådan prövning av Habo Kraft AB:s verksamhet. Dokumentet tillställs styrelsen som har att fatta beslut om att ställa sig bakom skrivelsen. Ändamålet med bolagets verksamhet. 4 i Bolagsordning för Habo Kraft AB Bolagets syfte är att inom Habo kommun svara för elnätverksamhet. Bolaget ska bedrivas på affärsmässiga grunder varvid kundernas behov ska beaktas. Bolaget främjar kommuninvånarnas intresse genom att tillhandahålla ett elnät med hög leveranssäkerhet. Ett systematiskt arbete med att ytterligare förbättra elnätet pågår, bland annat genom markförläggning av såväl låg- som högspänningsledningar. Föremål för bolagets verksamhet. 3 i Bolagsordning för Habo Kraft AB Bolaget har till föremål för sin verksamhet att distribuera elenergi, att genom service och konsultverksamhet hjälpa kunderna att använda energin på bästa sätt samt bedriva annan därmed förenlig verksamhet. Habo kommun växer. Bolaget har under året anslutit de nya fastigheter som byggts. Vidare erbjuds viss rådgivning och service av kommunens gatljussystem sker via bolagets försorg. God ekonomisk hushållning Bolaget tillämpar marknadsmässig prissättning men är inte vinstmaximerande. Bolaget motiverar detta med att lägre priser stimulerar kommuninvånarnas intressen, vilket är ändamålet med bolaget. Bolaget arbetar för ett långsiktigt hållbart samhälle. Detta sker bland annat genom att systematiskt arbeta med energibesparingar och vid val av energikällor. Bolaget äger och driver ett småskaligt vattenkraftverk.

49 49 Kommunallagens kompetensregler och principer 2 kap. 1 kommunallag (1991:900) Kommuner och landsting får själva ha hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunens eller landstingets område eller deras medlemmar och som inte skall handhas enbart av staten, en annan kommun eller någon annan. All verksamhet har anknytning till Habo. Bolaget bedriver ingen verksamhet som enbart skall handhas av någon enskild part. Bolaget anser att de angelägenheter bolaget handhar är av sådant allmänt intresse som avses i bestämmelsen. 2 kap. 2 kommunallag (1991:900) 2 Kommuner och landsting skall behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat, Bolaget arbetar aktivt med att säkerställa att alla medlemmar behandlas lika i enlighet med ellagen. Slutsats Habo Kraft AB har under år 2017 bedrivit en verksamhet som varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och som utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Bengt Fransson VD, Habo Kraft AB

50 50

51 51

52 52

53 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 53 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS18/ Samverkan med Mullsjö kommun om inköpsfunktion samt upphörande av samordnad varudistribution Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att avsluta distributionssystemet samordnad varudistribution samt att ge kommunstyrelsen i uppdrag att inleda ett samarbete med Mullsjö kommun gällande en upphandlartjänst. Ärendebeskrivning Sedan våren 2016 har Habo kommun deltagit i den samordnade varudistributionen, SVD, som införts tillsammans med Jönköpings och Mullsjö kommuner. Kommunchef Jan Sundman skriver i skrivelse daterad att det nu kan konstateras att förväntningarna på systemet inte har infriats utan istället så har det skapat merkostnader och administrativt merarbete utan önskvärda effekter på bland annat miljö och trafiksäkerhet. Det finns därför ett behov av att omgående inleda arbetet med att avsluta distributionssystemet och påbörja arbetet med en alternativ lösning för upphandlingsarbetet. De ekonomiska effekterna har inte blivit som förväntat efter införandet av samordnad varudistribution. Leveranskostnaderna har fördyrats och det har inte kompenserats fullt ut av lägre priser i ramavtalen. Miljöeffekterna har också visat sig marginella då kommunen och andra företag fortfarande får leveranser med andra distributionsföretag, t ex PostNord, DB Schenker, Bring och DHL eller direkt med leverantörernas egna distributionsbilar, flera gånger i veckan vilket gör att antalet lastbilar som trafikerar kommunen i princip är oförändrat. Idag är 15 ramavtal anslutna till SVD som exempelvis olika livsmedel, städprodukter, lekmaterial, kontorsmaterial, idrotts- och friluftsmaterial samt datatillbehör och ergonomiprodukter m.m. Ett utträde från SVD innebär att dessa avtal måste upphandlas så de inte är beroende av SVD. Det innebär också att det inte kommer att vara optimalt att i fortsättningen samverka med Jönköpings kommun upphandlingsenhet kring dessa upphandlingar då god samverkan bygger på gemensamma förutsättningar och olika krav på leveranser riskerar att bli en alltför avvikande faktor. Dessutom anpassas Jönköpings varuupphandlingar nu för e-handel vilket är en oönskad utvecklingsriktning för Habo kommun då detta kräver en omfattande administration och systemstöd. Då SVD beräknas kosta Habo kommun kronor så finns ett utrymme, vid ett utträde ur systemet, att stärka kommunens upphandlingsverksamhet. En dialog har förts med Mullsjö kommun som erbjuder Habo kommun att samverka kring upphandling av gemensamma ramavtal. Vid en fördelning av Justeras Expedierats

54 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 54 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Forts 70 kostnaderna utifrån befolkning innebär det att Habo kommun finansierar drygt 60 procent och Mullsjö kommun knappt 40 procent. De föreslagna förändringarna bedöms vara positiva över tid, d.v.s. kostnaden blir något lägre än idag sett till kommunen som helhet. Det finns också en potential att kunna anpassa upphandlingar bättre för våra lokala förutsättningar när Habo och Mullsjö kommun upphandlar dessa själva. Sammanfattningsvis blir konsekvenserna att avtalet med huvudleverantören som löper till inte förlängs för Habo kommuns del. Samverkansavtalet med Jönköpings kommuns upphandlingsenhet omförhandlas till att från och med endast omfatta upphandlingar som inte är beroende av SVD. Rekrytering och samverkan kring en upphandlartjänst görs tillsammans med Mullsjö kommun där en upphandlare anställs av Mullsjö kommun. --- Justeras Expedierats

55 TJÄNSTESKRIVELSE 55 Datum Dnr Sida KS18/216 1 Till Kommunstyrelsen Samverkan med Mullsjö kommun om inköpsfunktion samt upphörande av samordnad varudistribution Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att avsluta distributionssystemet samordnad varudistribution samt att ge kommunstyrelsen i uppdrag att inleda ett samarbete med Mullsjö kommun gällande en upphandlartjänst. Ärendebeskrivning Sedan våren 2016 har Habo kommun deltagit i den samordnade varudistributionen, SVD, som införts tillsammans med Jönköpings och Mullsjö kommuner. Det kan nu konstateras, efter två års verksamhet, att förväntningarna på systemet inte har infriats utan istället så har det skapat merkostnader och administrativt merarbete utan önskvärda effekter på bland annat miljö och trafiksäkerhet. Det finns därför ett behov av att omgående inleda arbetet med att avsluta distributionssystemet och påbörja arbetet med en alternativ lösning för upphandlingsarbetet. De ekonomiska effekterna har inte blivit som förväntat efter införandet av samordnad varudistribution. Leveranskostnaderna har fördyrats och det har inte kompenserats fullt ut av lägre priser i ramavtalen. Vidare så har det varit stora avvikelser i precisionen när det gäller leveranser då cirka 30 procent av leveranserna har kommit utanför den schemalagda tiden i leveransplanen trots att tidsramen har fördubblats i förhållande till ursprungligt avtal. Det händer att personal måste jobba extra tid för att ta emot försenade leveranser. Hanteringen har också krävt mycket administration av leveransplan samt upplägg av nya användaruppgifter och så kallade GLN-nummer. Miljöeffekterna har också visat sig marginella då kommunen och andra företag fortfarande får leveranser med andra distributionsföretag, t ex PostNord, DB Schenker, Bring och DHL eller direkt med leverantörernas egna distributionsbilar, flera gånger i veckan vilket gör att antalet lastbilar som trafikerar kommunen i princip är oförändrat. Omfattningen omfattar totalt cirka beställningar till ett värde av 11,9 miljoner kronor per år där kostverksamheten står för den klart övervägande delen av beställningarna. Idag är 15 ramavtal anslutna till SVD som exempelvis olika livsmedel, städ produkter, lekmaterial, Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box212 Jönköpingsvägen jan.sundman@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

56 56 Dnr Sida KS18/216 2 kontorsmaterial, idrotts- och friluftsmaterial samt datatillbehör och ergonomiprodukter m.m. Ett utträde från SVD innebär att dessa avtal måste upphandlas så de inte är beroende av SVD. Det innebär också att det inte kommer att vara optimalt att i fortsättningen samverka med Jönköpings kommun upphandlingsenhet kring dessa upphandlingar då god samverkan bygger på gemensamma förutsättningar och olika krav på leveranser riskerar att bli en alltför avvikande faktor. Dessutom anpassas Jönköpings varuupphandlingar nu för e-handel vilket är en oönskad utvecklingsriktning för Habo kommun då detta kräver en omfattande administration och systemstöd. Då SVD beräknas kosta Habo kommun 600 tkr så finns ett utrymme, vid ett utträde ur systemet, att stärka kommunens upphandlingsverksamhet. En dialog har förts med Mullsjö kommun som erbjuder Habo kommun att samverka kring upphandling av gemensamma ramavtal. Då Habo kommun genom samverkan med Mullsjö kommun har arbetsgivaransvar för samtliga anställda hos den gemensamma miljöförvaltningen kan det vara lämpligt att Mullsjö kommun tar arbetsgivaransvaret för denna rekrytering. Vid en fördelning av kostnaderna utifrån befolkning innebär det att Habo kommun finansierar drygt 60 procent och Mullsjö kommun knappt 40 procent. Personen bör kunna finnas på plats minst 50 procent i Habo kommun enligt upprättat samverkansavtal. Upphandling av ramavtal genomförs enligt en plan som tas fram under hösten 2018 och där livsmedelsavtalen är högst prioriterade då dessa avtal går ut inom ett år och står för den övervägande delen av SVD-leveranserna. De föreslagna förändringarna bedöms vara positiva över tid, d.v.s. kostnaden blir något lägre än idag sett till kommunen som helhet. Det finns också en potential att kunna anpassa upphandlingar bättre för våra lokala förutsättningar när Habo och Mullsjö kommun upphandlar dessa själva. Sammanfattningsvis blir konsekvenserna att avtalet med huvudleverantören som löper till inte förlängs för Habo kommuns del. Samverkansavtalet med Jönköpings kommuns upphandlingsenhet omförhandlas till att från och med endast omfatta upphandlingar som inte är beroende av SVD. Rekrytering och samverkan kring en upphandlartjänst görs tillsammans med Mullsjö kommun där en upphandlare anställs av Mullsjö kommun. Jan Sundman Kommunchef Beslutet skickas till: Mullsjö kommun

57 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 57 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS18/ Svar på remiss om förslag till ny renhållningsordning för Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner Förslag till beslut Kommunstyrelsen ställer sig positiv till förslaget till Avfallsplan för Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner och översänder tekniska förvaltningens yttrande till June Avfall och Miljö AB. Kommunstyrelsen vill särskilt trycka på att det bör förtydligas att den nya sortergården ska ligga inom Habo kommun. Ärendebeskrivning June Avfall & Miljö AB har tillsammans med Habo och Mullsjö kommuner tagit fram ett förslag till en ny renhållningsordning. Habo kommun har den 26 juni 2018 fått förslaget till en ny renhållningsordning för Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner på remiss. Renhållningsordningen består av lokala avfallsföreskrifter samt en avfallsplan. De lokala föreskrifterna beskriver hur hanteringen av avfall ska ske inom kommunerna och är den rättsliga grunden för det dagliga arbetet inom avfallsverksamheten. Avfallsplanen är ett styrande dokument, där strategier för kommunens avfallshantering beskrivs med målsättningar för framtiden. Renhållningsordningen sträcker sig över åren I arbetet med att ta fram den nya renhållningsordningen har representanter från de tre kommunerna och June Avfall & Miljö AB deltagit. I Habo och Mullsjö kommuner har miljöförvaltningen och tekniska förvaltningen tillsammans med miljöstrategen varit representerade. Arbetet har förts i samråd med kommunstyrelserna. Tekniska förvaltningen har genom gatu/va-chef Lubomira Eng skrivit ett förslag till yttrande. --- Justeras Expedierats

58 58 Datum Dnr: KS18/155 Lubomira Eng Kommunstyrelsen Yttrande gällande Regional avfallsplan och ny renhållningsordning för Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner Kommunstyrelsen ställer sig positiv till förslaget till Avfallsplan för Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner. En renhållningsordning som är gemensam för de tre kommunerna kommer underlätta samarbetet mellan de kommunala förvaltningarna och bolaget. Avfallsplanen är en bra grund för att bolaget, kommunerna samt kommuninvånarna tillsammans ska kunna bidra till en hållbar avfallshantering genom att förebygga att avfall uppstår och ta tillvara avfallet som en resurs. Kommunstyrelsen lämnar följande yttrande gällande den Regionala avfallsplanen: Regional avfallsplan Den regionala avfallsplanen tar avstamp i nuläget och har tabeller och diagram i sin bakgrundsbeskrivning. För att en bakgrundsbeskrivning ska bli så aktuell som möjligt så bör värdena vara så uppdaterade som möjligt. Tabellerna och diagrammet bör använda 2017 års mätning i befolkning, insamlade mängder avfall etc. Detta gäller för Tabell 1 och 3 samt Diagram 1 3. När det gäller kapitlet 3.2 Behov av förändringar av infrastruktur för avfallshantering så står det under stycket om Habo att Eftersom den befintliga sortergården är byggd på den gamla deponin behöver den flyttas till en ny plats. Kommunstyrelsen i Habo vill att det förtydligas att detta sker i Habo kommun. I samma kapitel under beskrivningen av Mullsjö så står det FNI-system ska införas, men det är redan infört i Mullsjö. I kapitel 4 Mål finns några justeringar som behöver göras: Mål 1:1Målet om att mängden hushållsavfall ska minska med 10 % bör starta från år 2019 för att harmonisera med efterföljande Mål 1:2 är satt som en årlig procent från år Mål 2:3 målet om kommuninvånarnas nöjdhet. Ta bort sista parentesen, den tillför inget till målet. Mål 5:1 gällande att nedskräpning ska minska. Mullsjö kommun står inte med som deltagare i alla åtgärder, även Mullsjö bör vara med. Mål 5:4 gällande minskning av nedskräpning av trädgårdsavfall. I målet står inte Mullsjö kommun med alls. Habo kommun står med i målet men det finns inte någon åtgärd som berör kommunen. Båda kommunerna bör vara med. Bilaga 1 Målmatris med åtgärder och styrmedel Mål 2:3 Nuläge hänvisas till enkäter som Jönköping och Habo gjort. Mullsjö står det inget om, kan vara att enkät inte gjorts ännu, men det är också en nulägesbild som kan stå med för att inte exkludera någon kommun. Mål 3:2 om anslutningsgraden för FNI. Under nuläge så står inget om Mullsjö, där har man infört FNI så det finns en anslutningsgrad, denna bör finnas med i nulägesbeskrivningen.

59 Mål 5:1 Nedskräpningen ska minska med minst 5 procent årligen här bör det stå: Nedskräpningen på offentliga platser ska minska med minst 5 procent årligen 59 Under mätning för detta mål står det att detta sker i alla kommuner på olika typer av platser. För Habo och Mullsjö bör det tilläggas att skräpmätning startar 2018, då det inte mätts tidigare. Under åtgärder för mål 5:1 står det inget om utbyte mellan kommunerna, skolor, öppet hus och andra satsningar som faktiskt görs nu. Bakgrund June Avfall & Miljö AB har tillsammans med Habo och Mullsjö kommuner tagit fram ett förslag till en ny renhållningsordning. Habo kommun har den 26 juni 2018 fått förslaget till en ny renhållningsordning för Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner på remiss. Renhållningsordningen består av lokala avfallsföreskrifter samt en avfallsplan. De lokala föreskrifterna beskriver hur hanteringen av avfall ska ske inom kommunerna och är den rättsliga grunden för det dagliga arbetet inom avfallsverksamheten. Avfallsplanen är ett styrande dokument, där strategier för kommunens avfallshantering beskrivs med målsättningar för framtiden. Renhållningsordningen sträcker sig över åren I arbetet med att ta fram den nya renhållningsordningen har representanter från de tre kommunerna och June Avfall & Miljö AB deltagit. I Habo och Mullsjö kommuner har miljöförvaltningen och tekniska kontoret tillsammans med miljöstrategen varit representerade. Arbetet har förts i samråd med kommunstyrelserna. Tekniska förvaltningen, gatu/va-enheten Lubomira Eng Gatu/va-chef

60 60

61 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 61 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS18/78 65 Redovisning av handlingsplan för hur tomma lokaler inom fastighetsverksamheten ska hanteras Förslag till beslut Redovisningen godkänns. Ärendebeskrivning I tertialrapport visar tekniska förvaltningen ett underskott vilket bland annat beror på att flera lokaler står tomma och hyresintäkter därmed uteblir. Vid kommunstyrelsens sammanträde den 30 maj beslutades därför att tekniska förvaltningen skulle inkomma med en handlingsplan för hur de tomma lokalerna ska hanteras. En handlingsplan har tagits fram och redovisas vid dagens sammanträde. --- Justeras Expedierats

62 62 RUBRIK Datum Dnr XX Sida 1 (1) Handlingsplan för hur Tekniska förvaltningens prognostiserade underskott och tomma lokaler inom fastighetsverksamheten ska hanteras. Bakgrund: Tekniska förvaltningens fastighetsverksamhet är en resultatenhet, som finansieras av interna och, till viss del, externa intäkter. Hyresnivåerna är satta enligt självkostnadsprincip. Ingen marginal är satt för att kompensera för att något objekt står outhyrt. Detta innebär att när något objekt saknar hyresgäst tappar verksamheten intäkt för den tomma lokalen och verksamhetens ekonomiska resultat blir negativt i förhållande till budget. Konkreta förslag för de objekt som f n står tomma, och därmed förväntas genera ekonomiskt underskott under 2018: Ringvägen: Prognostiserat underskott kkr. pga. att fastigheten står tom perioden maj-dec. Åtgärdsförslag: 1) Hyrs ut till f.d. EKB, som tidigare bott vid Munkaskog, perioden juli-augusti. Vid årsslut görs en avstämning av de bidrag som Habo kommun betalat ut till Pingstförsamlingen i Habo, det eventuella överskottet kan användas till att överbrygga underskottet som genereras på Ringvägen. Beräknad intäkt: 13*3 000 kr*2 månader= 78 kkr. 2) Annan uthyrning m a p nya gymnasielagen. Beräknade hyresintäkter: 440 kkr 3) Översyn av avskrivningstiderna så att de speglar verklig slitage och livslängd, för att komma ner i rimliga hyreskostnader för ev. (externa) hyresgäster. Västersol: Prognostiserat underskott 375 kkr. (mars-dec) Åtgärdsförslag: Avyttra fastigheten. Tennishallen: Prognostiserat underskott 200 kkr. pga. politiskt beslut att ej debitera hyra enligt självkostnadsprincip. Åtgärdsförslag: Hyran höjs och föreningen får ansöka om föreningsstöd motsvarande hyreshöjning. Minskat underskott: 200 kkr. Kulturskolan: Prognostiserat underskott 237 kkr. Åtgärdsförslag: Internhyran höjs motsvarande den ökade hyra som Cederbergs debiterar Tekniska förvaltningen för de anpassningar som de utfört av lokalen. Minskat underskott: 237 kkr. POSTADRESS Box HABO BESÖKSADRESS Jönköpingsvägen 19 INTERNETADRESS TELEFON (vx) TELEFAX (vx) E-POST info@habokommun.se

63 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 63 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS17/ Försäljning av fastigheten Västerkärr 1:42 Förslag till beslut Kommunstyrelsen uppdrar till tekniska förvaltningen att annonsera ut Västerkärr 1:42 till försäljning. Arbetsutskottet beslutar om antagande av anbud. Ärendebeskrivning Habo kommun köpte 2015 in det före detta pensionatet Västersol i Västerkärr för att tillhandhålla boende för ensamkommande flyktingbarn. Boendet är utfört som verksamhet för vård eller boende (HVB). Då behovet av bostäder för ensamkommande flyktingbarn minskat beslutade Kommunfullmäktige att tillskjuta 4 Mkr i 2018 års budget för att bygga om byggnaden till hyresbostäder. Tekniska förvaltningen har tagit in offerter för ombyggnaden men lägsta inkomna anbud är ca 1,5 Mkr över budget. Den planerade ombyggnaden skulle resultera i 7 lägenheter med varierande storlek. Då ombyggnadskostnaden är ca 40 % högre än enligt den ursprungliga kalkylen bedömer tekniska förvaltningen att hyresnivåerna för lägenheterna i Västerkärr blir orimligt höga. Tekniska förvaltningen föreslår därför att fastigheten avyttras istället för att genomföra ombyggnaderna. --- Justeras Expedierats

64 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 64 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS18/ Reviderad strategi och handlingsplan för en jämlik hälsa och ett bra liv i Habo kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna förslag till reviderad strategi och handlingsplan för en jämlik hälsa och ett bra liv i Habo kommun. Ärendebeskrivning 2016 antogs strategi och handlingsplan för en jämlik hälsa och ett bra liv i Habo kommun. Med anledning av att det 2017 kom rapporter om en ökande psykisk ohälsa i Habo kommun sattes stödåtgärder in och folkhälsorådet beslutade att handlingsplanen behövde revideras. Bland annat har ett nytt avsnitt om att främja psykisk hälsa lagts till. Strategin i övrigt har inte reviderats utan sträcker sig fram till Syftet med Habo kommuns strategi för jämlik hälsa är att utjämna olikheter i hälsa i Habo kommun. För att skapa bättre möjligheter till ett gott och aktivt liv på lika villkor måste faktorer såsom arbetslöshets- och utbildningsfrågor, social trygghet, boende och fritidsmiljöfrågor tas i beaktande eftersom det är sådana faktorer som påverkar befolkningens hälsa. Kommunerna har därmed en mycket viktig roll för att påverka befolkningens hälsa. --- Justeras Expedierats

65 65

66 66

67 67 2 Innehåll Inledning Vad påverkar hälsan?... 4 Folkhälsorådet i Habo kommun... 5 Brottsförebyggande rådet... 5 Samverkan barn och unga i Habo... 6 Utgångsläge för Habo kommun... 6 Delaktighet och inflytande... 7 Ekonomi och sysselsättning... 7 Familjer med låga inkomster... 7 Arbetssökande... 7 Sjuktal... 8 Utbildning... 8 Skolnärvaro och skolresultat... 8 Utbildningsnivå... 9 Fritidsaktiviteter... 9 Levnadsvanor Tobak Alkohol Fetma och övervikt Strategi för jämlik hälsa och ett bra liv i Habo Handlingsplan för jämlik hälsa och ett bra liv i Habo kommun Barn och Ungas livsvillkor och hälsa Samhällsplanering och närmiljö Äldres hälsa och livsvillkor Främja psykisk hälsa i Habo Bilaga 1. Nuläge av indikatorer för att följa de övergripande målen Bilaga 2. Nuläge av indikatorer för att följa det strategiska målet för barn och ungas livsvillkor och hälsa Bilaga

68 68 3 Det genomsnittliga hälsoläget i Sverige och i Jönköpings län har under lång tid blivit allt bättre, vilket visar på att många insatser inom välfärdssektorn varit lyckade. Dock har skillnader i hälsa inte förbättrats, tvärtom har hälsogapet mellan olika samhällsgrupper ökat. Generellt har resursstarka personer, till exempel de med högre utbildning, högre inkomst, eller födda i Sverige, bättre hälsa och hälsosammare levnadsvanor. Det är också i dessa grupper som till exempel medellivslängden ökat mest. Världshälsoorganisationen (WHO) rapport Closing the gap in a generation 1 lyfter fram behovet av att se på helheten i det som påverkar folkhälsan genom att fokusera på hur social hållbarhet, samhällsutveckling och jämlikhet i hälsa hör ihop. Den visar också att ogynnsamma sociala förhållanden är en nyckelfaktor bakom ohälsa, sjukdom och för tidig död. Rapporten fastställer att: Ojämlikhet i hälsa går att undvika, eftersom den har sin grund i de förhållanden under vilka människor växer upp, lever, arbetar och åldras och de system som tillämpas för att hantera sjukdomar. De villkor under vilka människor lever och dör påverkas i sin tur av politiska, sociala och ekonomiska krafter (WHO, 2008). En jämlik hälsa innebär vinster för den enskilde individen och då även för samhället. För att skapa bättre möjligheter till ett gott och aktivt liv på lika villkor måste de faktorer som påverkar hälsan för befolkningen tas i beaktande. Majoriteten av de frågorna befinner sig utanför det medicinska fältet, såsom arbetslöshets- och utbildningsfrågor, social trygghet, boende- och fritidsmiljöfrågor. Därför har kommunerna en mycket viktig roll för att påverka befolkningens hälsa. Lokala folkhälsoråd eller motsvarande samverkansorgan mellan kommun och Region Jönköpings län finns därför idag i de flesta av länets kommuner, så även i Habo. Hösten 2015 antogs den länsgemensamma strategin Tillsammans för jämlik hälsa och ett bra liv i Jönköpings län med syftet att integrera jämlik hälsa i politiska och verksamhetsnära beslut, stärka samverkan och samlärande för folkhälsoarbete samt rikta insatser till grupper i samhället med sämre förutsättningar till ett bra liv. Strategin har tre övergripande mål som även Habo kommun har valt att följa. Hälsa kan uttryckas på flera olika sätt. Världshälsoorganisationens, WHO, definition år 1948 var "Hälsa är ett tillstånd av fysiskt, mentalt och socialt välbefinnande och inte endast frånvaro av sjukdom" 2. Hälsa är enligt Nordenfelt 3 att må bra samt att ha tillräckligt med resurser för att klara vardagens krav och för att förverkliga sina personliga mål. 1 WHO. (2008). Closing the gap in a generation. Health equity through action on the social determinants of health. Final report. Commission on social determinants of health. 2 Janlert, U. (2000). Folkhälsovetenskapligt lexikon (1:a uppl.). Stockholm: Natur och kultur och Statens Folkhälsoinstitut. 3 Nordenfelt, L. (1991). Livskvalitet och hälsa (1:a uppl.). Solna: Almqvist & Wiksell förlag.

69 69 4 Folkhälsa är ett uttryck för befolkningens hälsotillstånd, som tar hänsyn till såväl nivå som fördelning av hälsan. En god folkhälsa handlar därför inte bara om att hälsan bör vara så bra som möjligt, den bör också vara så jämlikt fördelad som möjligt. Folkhälsa är en resurs för samhället medan hälsa är en resurs för individen 4. Folkhälsoarbete innebär systematiska och målinriktade hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande insatser för att åstadkomma en god och jämlik hälsa för hela befolkningen 5. Hälsofrämjande åtgärder är att stärka eller bibehålla människors fysiska, psykiska eller sociala välbefinnande 6. Sjukdomsförebyggande åtgärder är att förhindra uppkomst av eller påverka förlopp av sjukdomar, skador, fysiska, psykiska eller sociala problem 7. Utgångspunkterna för folkhälsa och ojämlik hälsa sammanfaller i Folkhälsokommitténs definition av hälsofrämjande arbete: Hälsofrämjande arbete är den process som ger människor möjlighet att öka kontrollen över sin hälsa och främja den. För att detta ska kunna uppfyllas måste människan ges förutsättningar att kunna påverka de faktorer som kan begränsa dessa möjligheter 8. Vad påverkar hälsan? Hälsan påverkas av många faktorer som på olika sätt och på olika nivåer samspelar med varandra och påverkar vår hälsa i positiv eller negativ riktning. Dahlgren och Whiteheads 9 modell (Figur 1) för hälsans bestämningsfaktorer beskriver en struktur för vilka faktorer i människors levnadsförhållande och levnadsvanor samt i samhällsorganisationen som bidrar till hälsa och ohälsa. De tre individuella faktorerna ålder, kön och arv bedöms icke påverkbara, medan övriga faktorer är möjliga att påverka på individnivå (ring ett, exempelvis sociala nätverk), gruppnivå (ring två, exempelvis matvanor, motion och tobaksanvändning) och samhällsnivå (ring tre, exempelvis utbildning, boende och arbetsmiljö). 4 Janlert, U. (2000). Folkhälsovetenskapligt lexikon (1:a uppl.). Stockholm: Natur och kultur och Statens Folkhälsoinstitut. 5 Janlert, U. (2002) 6 SKL, Gör jämlikt - gör skillnad! Samling för social hållbarhet minskar skillnader i hälsa. Stockholm: Sveriges Kommuner och Landsting. 7 SKL, Socialdepartementet, (2000). Hälsa på lika villkor- nationella mål för folkhälsan, SOU 2000:91. 9 Dahlgren, G. och Whiteheads, M. (1991). Policies and strategies to promote equity in health. Stockholm: Institute for futures studies.

70 70 5 Figur 1: Hälsans bestämningsfaktorer. Att kunna påverka sin tillvaro, att ha makt över sin vardag är en betydelsefull faktor för god hälsa. De som själva kan planera och styra sina liv har i större utsträckningen en bättre hälsa än de som inte kan detta. Att skapa tillgängliga förutsättningar för en god hälsa för alla invånare är därför av vikt för kommunen. Folkhälsorådet i Habo kommun Folkhälsorådet har det samordnade ansvaret för det tvärsektoriella folkhälsoarbetet i kommunen. Folkhälsorådet har som uppgift att: Fastslå inriktning för det lokala folkhälsoarbetet. Fungera som styrgrupp för det kommungemensamma folkhälsoarbetet. Samordna det arbete som pågår i de grupper som är underordnade folkhälsorådet. Verka för att folkhälsoaspekten belyses i både planering och beslut som fattas av politiker/tjänstemän i nämnder och verksamheter. Fungera som remissinstans vid frågor som påverkar folkhälsan. Kartlägga och analysera hälsoläget i kommunen. Upprätta folkhälsoplan. Följa upp och utvärdera det kommunövergripande arbetet utifrån strategi- och handlingsplanen för jämlik hälsa och ett bra liv i Habo kommun. Brottsförebyggande rådet Folkhälsorådet fungerar också som paraplyorganisation för kommunens brottsförebyggande arbete. Brottsförebyggande rådet samordnar det brottsförebyggande arbetet i kommunen och följer och försöker påverka brottsutvecklingen.

71 71 6 Samverkan barn och unga i Habo Samverkan barn och unga i Habo arbetar för att stärka samverkan i det arbete som berör barn och ungdomar i Habo kommun. Arbetet fokuserar på hälsofrämjande och förebyggande arbetssätt med målet att ge alla barn och unga en bra start i livet. I Jönköpings län finns tydliga skillnader i hälsa och levnadsvanor mellan olika socioekonomiska grupper. Individer som arbetar, är födda i Sverige och har eftergymnasial utbildning rapporterar i högre utsträckning bra hälsa och levnadsvanor jämfört med övriga grupper. Skillnader i hälsa kan även ses mellan andra grupper så som kön, bostadsområde, funktionsnedsättning och ålder. En viktig förutsättning för ett framgångsrikt och hållbart folkhälsoarbete är att arbetet utgår från det behov som finns i befolkningen. Innan behoven studeras behöver vi titta på befolkningsstrukturen i kommunen eftersom de demografiska förhållandena har betydelse för förståelse av folkhälsans utveckling. Antalet invånare i Habo kommun har de senaste åren ökat stadigt och kommunen har nu ca invånare. I jämförelse med riket har kommunen relativt sett mycket barn och få äldre. Andelen utrikesfödda är ca 7 % jämfört med ca 15 % i riket som helhet. Invånarnas medelinkomst i åldern år är högre för både män och kvinnor i kommunen jämfört med både Jönköpings län och riket 10. Snabbfakta Habo kommuns unga Invånare i kommunen 622 Barn i kommunal förskola 169 Barn i privat förskola 1571 Barn går grundskola (F-klass åk 9) 172 Barn gå i skola i annan kommun? 2534 Barn bor i kommunen, 23 % av befolkningen 3801 Barn och föräldrar bor i kommunen, 34 % av befolkningen 10 Habo kommun, kommunfakta.