Upphandlingsprocessen Habo kommun

Transkript

1 Upphandlingsprocessen Innehåll Upphandlingsprocessen Habo kommun Augusti 2018 Fredric Gyllensten och Revsul Dedic 00

2 Upphandlingsprocessen Innehåll Innehåll Innehåll 1 Sammanfattning 2 1. Inledning 4 2. Granskningsresultat 6 3. Stickprov 13 Bilagor 20 1

3 Upphandlingsprocessen Sammanfattning Sammanfattning Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Habo kommun fått uppdraget att genomföra en granskning avseende upphandlingsprocessen inom kommunstyrelsen och nämnderna. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar? Svar på revisionsfråga Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna delvis har en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar. Iakttagelser Barn- och utbildningsnämnden i sin delegationsordning inte angivit några beloppsgränser för beslut om inköp eller upphandling. Det finns ingen särskild plats för upphandlingsfrågor på kommunens intranät, utan den huvudsakliga informationsspridningen avseende inköps- och upphandlingsfrågor sker genom e-post. Det dröjer ofta lång tid (månader) innan upphandlingskontrollern informeras om eventuella villkorsavvikelser i inköpta varor eller tjänster. Socialförvaltningen genomför inga rutinmässiga kontroller avseende leverantörernas efterlevnad av avtalsvillkor. De beloppsgränser för direktupphandling som anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling överensstämmer inte med aktuellt belopp enligt LOU. Den kontroll avseende överskridande av direktupphandlingsgränsen som är under implementering är manuell och genomförs inte på samtliga inköp. Vi noterar avvikelser i 16 av 40 stickprov inom Habo kommuns verksamhetsområden (varav 5 avser kommunledningskontoret, 4 avser socialförvaltningen, 2 avser barn- och utbildningsförvaltningen och 5 avser tekniska förvaltningen). Rekommendationer Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas: För samtliga medarbetare tydliggöra vikten av att noterade avvikelser från avtalsvillkor snarast möjligt rapporteras till upphandlingscontrollern. Se över rutinerna för dokumentation av genomförda upphandlingar och säkerställa att det finns underlag för samtliga upphandlingar. Tillse att LOU efterlevs. Kommunstyrelsen rekommenderas: Överväga att skapa en egen plats på kommunens intranät för inköps- och upphandlingsfrågor. 2

4 Upphandlingsprocessen Sammanfattning Säkerställa att nu gällande beloppsgräns för direktupphandling anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling. Se över möjligheten att öka kontrollen över att summan av flera mindre inköp inte överstiger direktupphandlingsgränsen. Socialnämnden rekommenderas: Säkerställa att uppföljning av levererade varor och tjänster gentemot avtalsvillkor genomförs. Barn- och utbildningsnämnden rekommenderas: Tydligt ange i sin delegationsordning vilka beloppsgränser som gäller för beslut om inköp och upphandling. Jönköping den 15 augusti 2018 DELOITTE AB Fredric Gyllensten Revsul Dedic Granskningsledare Verksamhetskonsult 3

5 Upphandlingsprocessen Inledning 1. Inledning Bakgrund Myndigheter måste följa vissa bestämmelser vid inköp för att på bästa sätt hushålla med skattemedlen och ta tillvara på konkurrensen på marknaden. Dessa inköp regleras genom upphandlingslagstiftningen. Habo kommun hanterar ett stort antal upphandlingar. Ett antal personer inom kommunen gör avrop från ramavtal och är på olika sätt involverade i upphandlingsprocessen. Det finns en osäkerhet för hur väl processen fungerar. Syfte och avgränsning Granskningens syfte är undersöka om kommunstyrelsen och nämnderna i Habo kommun har en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar. Granskningen har begränsats till upphandlingar som gjorts inom Habo kommun under 2017 och Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar? Underliggande frågeställningar Hur ser ansvarsfördelningen ut avseende upphandling inom nämnderna? Hur förmedlas upphandlingskompetens ut i verksamheterna? Hur följer nämnderna upp att levererade varor och tjänster överensstämmer med avtalade priser och villkor? Efterlevs bestämmelserna i LOU och kommunens regler vid upphandling? Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt genom intervjuer med följande befattningshavare: Inköps- och upphandlingscontroller, kommunledningskontoret Barn- och utbildningschef Socialchef Teknisk chef. Granskningen har delats in i följande sju faser: Planering av intervjuer. Samla fakta/underlag genom intervjuer och dokumentgranskning. Genomgång, sammanställning och analys av insamlat material. Vid behov komplettering med mer material. Framtagning av viktiga iakttagelser och rekommendationer samt svar på revisionsfråga. Rapportskrivning inkl. sakavstämning. 4

6 Upphandlingsprocessen Inledning Presentation av granskning till revisorer. Godkänd rapport skickas till berörda nämnder & revisorer. Kvalitetssäkring Kvalitetssäkring har skett genom Deloittes interna kvalitetssäkringssystem. Rapporten har även kvalitetssäkrats av de intervjuade personerna. Dokumentationsplikt En upphandlande myndighet ska dokumentera genomförandet av en upphandling. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden. (12 kap 14 LOU). Definitioner Direktupphandling Vid direktupphandling görs ett undantag från upphandlingslagstiftningens krav på annonsering och öppen konkurrens. Den vanligast förekommande situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som understiger direktupphandlingsgränsen. Direktupphandling kan också användas om det finns synnerliga skäl och om kriterierna för att få tillämpa ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda. Direktupphandlingsgränsen för varor och tjänster år 2017 var kronor enligt LOU och kronor enligt LUF/LUFS (19 kap 7 LOU). Den 1 januari år 2018 höjdes beloppsgränsen till kr enligt LOU och kr enligt LUF/LUFS. Dock är det inte enbart det aktuella köpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret. Beloppsgränsen justeras vartannat år. Sedan den 1 juli 2014 finns krav på att organisationen har riktlinjer för direktupphandling och krav på dokumentation för direktupphandlingar som överstiger kronor. (19 kap 30 LOU). 5

7 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat 2. Granskningsresultat Utifrån genomförda intervjuer och granskat material har en övergripande beskrivning av upphandlingsprocessen inom Habo kommun gjorts nedan. De iakttagelser som framkommit till följd av intervjuer och dokumentstudier redogörs under den rubrik som ansetts mest lämplig. Hur ser ansvarsfördelningen ut avseende upphandling inom nämnderna? Ansvarsfördelning inom Habo kommun Fullmäktige i Habo kommun antog i december 2008 en särskild policy och riktlinjer för upphandling. Syftet med policyn är att bl.a. att minska kommunens kostnader för inköp av varor och tjänster och samtidigt bibehålla hög kvalitet. Av policyn framgår att kommunstyrelsen, genom sin ledningsfunktion, ska leda och samordna kommunövergripande inköps- och upphandlingsfrågor. Kommunstyrelsen har enligt sitt reglemente även i uppgift att övervaka att nämnderna följer fullmäktiges fastställda riktlinjer och program (såsom policy och riktlinjer för upphandling), samt att förvaltningen sköts lagligt (exempelvis i enlighet med LOU) och ekonomiskt. dock en inköps- och upphandlingscontroller som arbetar heltid med att leda och samordna Habos upphandlingsprocesser samt kontrollera att upphandlingarna genomförs på ett korrekt sätt. Varje nämnd ansvarar enligt fullmäktiges upphandlingspolicy för upphandlingar inom sina egna verksamhetsområden. Nämnderna ansvarar även enligt respektive reglemente för att verksamheterna bedrivs i enlighet med de riktlinjer som fullmäktige beslutat om samt de föreskrifter som finns i lagar och förordningar. Inom varje förvaltning finns ett antal särskilt utsedda och certifierade beställare som samordnar och genomför inköp för sin enhet utifrån gällande ramavtal. Varje förvaltning har även ett antal individer med delegation att genomföra direktupphandlingar. Totalt finns 24 medarbetare och chefer i kommunen med rätt att göra direktupphandlingar. Figur 1 nedan illustrerar Habo kommuns organisation för inköp och upphandlingar. Habo kommun har ingen egen upphandlingsenhet utan har istället avtalat med Jönköpings kommun om möjlighet att delta i de ramavtalsupphandlingar som Jönköping genomför för egen del. Inom ekonomiavdelningen vid Habos kommunledningskontor finns 6

8 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Figur 1. Upphandlingsorganisation i Habo kommun Ekonomiavd. Direktupphandlare Upphandlingscontroller Socialförvaltningen Direktupphandlare KLK Jkpg upphandlingsenhet Tekniska förvaltningen Barn-och utbildningsförvaltningen Direktupphandlare Tabell 1. Konkurrensutsättning av direktupphandling i Habo kommun Belopp Konkurrensutsättning < 5000 kr Direktupphandling via Tendsign ej nödvändigt kr kr Begär anbud från minst 2 leverantörer kr kr Begär anbud från minst 3 leverantörer. Om 3 presumtiva leverantörer ej finns skall upphandlingen annonseras i Tendsign kr kr Upphandlingen skall annonseras i Tendsign. > kr Kontakta upphandlingscontroller. Källa: Habo kommun Cert. beställare Cert. beställare Cert. beställare Respektive förvaltning har skapat sina egna inköps- och upphandlingsorganisationer utifrån förutsättningarna ovan. Nedan beskrivs upphandlingsorganisationerna inom kommunens tre största förvaltningar. Källa: Habo kommun Kommunledningskontorets upphandlingscontroller har fastställt ett antal beloppsgränser för konkurrensutsättning av mindre inköp och direktupphandlingar som gäller för samtliga medarbetare i kommunen. Beloppsgränserna finns tillgängliga i kommunens direktupphandlingsmodul i verksamhetssystemet Tendsign tillsammans med detaljerade riktlinjer som upphandlaren ska ta hänsyn till. Socialförvaltningen Socialförvaltningen har tre administratörer som är delaktiga i inköps- och upphandlingsprocessen, men det råder delade meningar om dessa medarbetares behörigheter. Från socialförvaltningen framhålls att samtliga tre har rätt att genomföra direktupphandlingar, medan det från kommunledningskontoret framhålls att endast en är direktupphandlare medan övriga två är certifierade beställare. 7

9 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Enligt socialnämndens delegationsordning (reviderad år 2017) gäller följande beloppsgränser avseende ingående av avtal för inköp av varor och tjänster: Tabell 2. Beloppsgränser för tecknande av avtal: SOC Belopp Beslutsfattare < 10 PBB Socialchef (< kr) > 10 PBB Socialnämnden (> kr) Källa: Delegationsordning, SN Barn- och utbildningsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen har särskilt utsedda intendenter på varje skola som självständigt får göra inköp eller upphandla upp till 100 tkr. Intendenterna får även genomföra inköp och upphandling upp till 250 tkr med stöd av kommunledningskontorets upphandlingscontroller. Totalt finns 10 intendenter inom barn- och utbildningsförvaltningen. Inga särskilda beloppsgränser för inköp eller upphandling finns fastställda i barn- och utbildningsnämndens delegationsordning. Det framgår endast att barn- och utbildningschefen har delegation att underteckna avtal i nämndens namn. Tekniska förvaltningen Inom tekniska förvaltningen har fyra enhetschefer rätt att genomföra upphandlingar under direktupphandlingsgränsen. Förvaltningschefen och fastighetschefen får genomföra upphandlingar över beloppsgränsen för direktupphandling, dock maximalt upp till 25 prisbasbelopp under förutsättning att upphandlingen avser entreprenad rörande bygg- och anläggningsarbeten. Upphandlingar över 25 prisbasbelopp ska beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Enligt kommunstyrelsens delegationsordning (reviderad år 2016) gäller följande beloppsgränser för tekniska förvaltningen avseende ingående av avtal för inköp av varor och tjänster: Tabell 3. Beloppsgränser för tecknande av avtal: TF Verksamhet Befattning < 25 PBB Teknisk chef (< kr) > 25 PBB KS AU (> kr) Källa: Delegationsordning, KS Bedömning Vi noterar att barn- och utbildningsnämnden i sin delegationsordning inte angivit några beloppsgränser för beslut om inköp eller upphandling, utan endast delegerat beslutsrätten till förvaltningschefen. Detta innebär att förvaltningschefen har rätt att teckna avtal oavsett hur stort belopp avtalet omfattar. I detta finns en risk att avtalsfrågor som kan vara av principiell beskaffenhet inte presenteras för nämnden. Rekommendation Barn- och utbildningsnämnden rekommenderas att i sin delegationsordning tydligt ange vilka beloppsgränser som gäller för beslut om inköp och upphandling. 8

10 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Hur förmedlas upphandlingskompetens ut i verksamheterna? För att kunna genomföra upphandlingar eller inköp i Habo kommun krävs systembehörighet till kommunens upphandlingsmodul i Tendsign. Direktupphandlare och beställare har olika nivåer på sina behörigheter. Beställarna får sin behörighet att genomföra inköp efter att ha genomgått en särskild utbildning som hålls av upphandlingscontrollern. Efter denna utbildning kan medarbetaren genom sin inloggningsprofil genomföra beställningar från kommunens befintliga avtal, men har ej rätt att upphandla nya leverantörer. Direktupphandlare utses bland de certifierade beställarna. I dagsläget finns ingen plats på kommunens intranät för information om upphandlings- och inköpsfrågor. Under intervjuerna framkom att information huvudsakligen sprids genom att upphandlingscontrollern skickar e-post till förvaltningscheferna, som i sin tur vidarebefordrar informationen till sina medarbetare. Bedömning Kommunens huvudsakliga informationsspridning avseende upphandling och inköp sker i dagsläget genom e-post. I detta finns risk att medarbetare och chefer missar viktig information kring kommande upphandlingar eller förändringar i regelverk som har direkt påverkan på deras verksamheter. Vår uppfattning är att även kommunens intranät kan nyttjas som för delgivning av information, exempelvis genom att upphandlingscontrollern får en egen flik där information och meddelanden kan läggas upp. I samband med intervjuerna framhölls att det förekommer att beställare lånar varandras användarkonto och genomför beställningar i varandras namn. Detta medför att upphandlingscontrollern inte har möjlighet att följa upp vilka beställare som faktiskt genomför inköpen. Vidare framkom att beställare och direktupphandlare som avslutar sina tjänster hos kommunen i vissa fall lämnar över sina systembehörigheter direkt till efterträdarna, utan att dessa genomgått upphandlingscontrollerns utbildning. Rekommendation Kommunstyrelsen rekommenderas överväga att skapa en egen plats på kommunens intranät för inköps- och upphandlingsfrågor. Habo kommun har en särskild avtalsdatabas där samtliga upphandlade leverantörer listas. Alla kommunens medarbetare har tillgång till databasen och kan därigenom erhålla information om vilka avtal som finns. 9

11 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Hur följer nämnderna upp att levererade varor och tjänster överensstämmer med avtalade priser och villkor? Det är respektive beställares ansvar att kontrollera att rätt vara eller tjänst erhålls och att avtalsvillkoren har efterlevts. I samband med intervjuerna framhölls att beställarna gör tillfredställande kontroller av varans kvalitet och kvantitet. Kontroll av att ramavtal finns samt att priset överensstämmer med avtalet framhölls dock vara sällsynt. Under intervjuerna framhölls att förvaltningscheferna informerat sina medarbetare om att de själva ansvarar för att kontrollera i Tendsign vilka leverantörer de får göra inköp ifrån. Vid avvikelser från leverantörens sida i beställd vara eller tjänst ska beställaren informera upphandlingscontrollern. Det framkom dock under intervjuerna att det ofta dröjer lång tid (ibland månader) innan beställaren informerar upphandlingskontrollern om eventuella villkorsavvikelser. Under intervjuerna framkom att barn- och utbildningsförvaltningen regelbundet följer upp avtalsefterlevnad kring skolmåltider genom enkäter. Vidare framkom att tekniska förvaltningen följer upp entreprenadavtal genom slutbesiktning, samt genom löpande kontroll av kollektivavtalsliknande villkor. Det framkom även att socialförvaltningen inte genomför några särskilda kvalitetskontroller av avtalsefterlevnad eller kontroller av fakturor gentemot avtalade priser. Istället utgår socialförvaltningen ifrån att upphandlingscontrollern och kommunledningskontorets ekonomiavdelning hanterar detta. Upphandlingscontrollern har nyligen införskaffat verksamhetssystemet InExchange, där manuell uppföljning av avtalstrohet är möjligt. Upphandlingscontrollern kan i detta system söka på bl.a. leverantörsnamn och verksamhetsår och få systemet att generera en graf där avtalstrohet visas i procent. Vid tidpunkten för våra intervjuer har dock InExchange ännu inte implementerats i kommunens upphandlingsarbete. Bedömning Vi noterar att det ofta dröjer en längre tid innan upphandlingscontrollern informeras om avvikelser från avtalade villkor i samband med att förvaltningarna genomför inköp. Det är i vår mening av stor vikt att upphandlingscontrollern, utifrån sin uppgift att leda, samordna och kontrollera upphandlingsarbetet, delges denna information så snart som möjligt. Detta så att controllern utifrån sin upphandlingskompetens kan föra dialog med leverantören och vid behov vidta åtgärder. Vidare noterar vi att det inom socialförvaltningen inte genomförs några rutinmässiga kontroller avseende leverantörernas efterlevnad av avtalsvillkor. Vår uppfattning är att kommunledningskontoret (upphandlingscontroller och ekonomiavdelning) kan stödja i detta arbete, men ansvaret för att kontrollerna genomförs ytterst ligger på den egna förvaltningen. Rekommendation Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas för samtliga medarbetare tydliggöra vikten av att noterade avvikelser från avtalsvillkor snarast möjligt rapporteras till upphandlingscontrollern. Socialnämnden rekommenderas säkerställa att uppföljning av levererade varor och tjänster gentemot avtalsvillkor genomförs. 10

12 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Efterlevs bestämmelserna i LOU och kommunens regler vid upphandling? Habo kommun upphandlar till största delen varor, tjänster och byggentreprenader enligt LOU. Upphandlingar görs dock även med stöd av LUF/LUFS och LOV (lagen om valfrihetssystem (2008:962)). Kommunfullmäktige har i sin policy och riktlinjer för upphandling (fastställd i december 2008) formulerat att alla upphandlingar och inköp ska ske enligt LOU. Av policyn framgår att upphandling ska präglas av: Bidragande till god ekonomisk hushållning Miljöanpassad och resurssnål produktion av varor och tjänster Samordnade effektiva transporter Främjande av rättvisa och lika möjligheter genom att samarbeta med företag som har god affärsetik. I riktlinjerna fastställs att direktupphandling endast får användas om värdet av upphandlingen är lågt eller om synnerliga skäl föreligger. Riktlinjerna fastställer följande beloppsgränser för direktupphandling i kommunen: Tabell 4. Beloppsgränser för direktupphandling i Habo kommun Typ av kontrakt Byggentreprenader Varor Tjänster Beloppsgräns 13 PBB ( kr) 5 PBB ( kr) 5 PBB ( kr) Källa: Policy och riktlinjer för upphandling, Habo kommun Reglerna om affärsmässighet och konkurrens gäller även vid direktupphandling. Enligt kommunens policy ska därför prisjämförelser även göras vid direktupphandling om möjligt. I samband med intervjuerna framkom att kommunen saknar rutiner som säkerställer att flera enstaka inköp inte överskrider beloppsgränsen för direktupphandling. Det framkom att upphandlingscontrollern kommer kunna genomföra s.k. spendanalyser i verksamhetssystemet InExchange när detta system implementerats. I en spend-analys fördelas varje fakturas belopp till olika typer av verksamheter och controllern kan på så sätt se ifall ett direktupphandlat område närmar sig beloppsgränsen. Spendanalysen genomförs slumpmässigt eller på förekommen anledning. Bedömning De beloppsgränser som anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling överensstämmer inte med aktuellt belopp enligt LOU. Prisbasbeloppet år 2018 är kr, vilket enligt kommunens policy skulle medföra en direktupphandlingsgräns på kr för byggentreprenader och kr för varor och tjänster. Direktupphandlingsgränsen uppgår dock enligt LOU till 28 % av det s.k. tröskelvärdet för varor och tjänster ( kr år 2018), vilket innebär en direktupphandlingsgräns på kr. Av LOU:s 19 kap 7 framgår även att direktupphandlingsgränsen är densamma för varor och tjänster som för byggentreprenaden, trots olika tröskelvärden. Vi noterar att det i och med det kommande införandet av systemet InExchange kommer finnas viss kontroll avseende överskridande av direktupphandlingsgränsen. Samtidigt noterar vi dock att denna kontroll är manuell och inte genomförs på samtliga inköp. Arbetet 11

13 Upphandlingsprocessen Granskningsresultat med kontrollen är tidskrävande och det finns risk att leverantörer och varutyper inte kontrolleras. Rekommendation Kommunstyrelsen rekommenderas säkerställa att nu gällande beloppsgräns för direktupphandling anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling. Kommunstyrelsen rekommenderas se över möjligheten att öka kontrollen över att summan av flera mindre inköp inte överstiger direktupphandlingsgränsen. 12

14 Upphandlingsprocessen Stickprov 3. Stickprov Utifrån vår genomgång av erhållet material har vi identifierat ett antal trender och tendenser som vi vill belysa i följande avsnitt. Stickprovsgranskning Vi har granskat totalt 40 stickprov för att kontrollera att: upphandling skett fakturorna attesterats enligt upprättad attestordning avtalstecknarna har befogenheter att ingå avtal. Urval Stickprovsgranskningen är baserad på ett riktat urval av Habo kommuns totala inköp under 2017 och För de stickprov som avser år 2017 har vi därför utgått från 2016 års beloppsgräns för direktupphandling på kr. I resterande stickprov (2018) har vi utgått från 2018 års beloppsgräns på kr. Stickproven avser 40 unika leverantörer som tillsammans står för c:a 16 % och 12 % av kommunens totala inköpskostnad under 2017 respektive Våra stickprov har valts ut för att inkludera olika typer av varor och tjänster. En stor del av kommunens totala kostnadsmassa avser leverantörer där vi bedömt risken för avsteg från policy och lagstiftning som mindre. Dessa ingår inte i stickprovet och avser framförallt: fakturor från statliga myndigheter, landsting/regioner och andra kommuner samt kommunala bolag. Figur 2. Fördelning av granskade stickprov Resultat Fördelning antal stickprov 19 KLK BUF SOC TF Totalt 23 av 40 stickprov avser belopp som överstiger direktupphandlingsgränsen på kr (20 stickprov) eller kr (3 stickprov). Resterande 17 stickprov avser belopp under gränsen för direktupphandling leverantörer som fakturerat små belopp 13

15 Upphandlingsprocessen Stickprov Vi noterar avvikelser i 16 av 40 stickprov (40%) inom Habo kommuns verksamhetsområden. Fem av dessa avvikelser avser kommunledningskontoret, fyra avser socialförvaltningen, två avser barn- och utbildningsförvaltningen och fem avser tekniska förvaltningen. Figur 3. Resultat stickprovsgranskning Resultat stickprovsgranskning Sex avvikelser avser direktupphandling över beloppsgränserna där det inte finns något upprättat avtal med leverantören eller någon dokumentation som kan påvisa att konkurrensutsättning skett. Resterande tio avsteg avser direktupphandlingar över kr (men under kr alternativt kr) där dokumentation saknas. I 4 av 40 granskade stickprov bedömer vi att konkurrensutsättning ej genomförts då LOU inte är tillämpligt. Ett av dessa stickprov avser hyreskontrakt, vilket undantas från upphandling enligt 3 kap 19 LOU. Resterande tre avser utbetalning av bidrag till fristående skolor KLK SOC BUF TF LOU ej tillämpligt Otillåten upph > 100 tkr Otillåten upph > 586 tkr alt. 534 tkr Utan anmärkning 14

16 Upphandlingsprocessen Stickprov Kommunledningskontoret Vi noterar avvikelser i 5 av de 7 stickprov som avser kommunledningskontoret. Ett av avstegen avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas dokumentation av ingånget avtal med leverantören samt dokumentation av att konkurrensutsättning genomförts. Stickprovet avser IT-utrustning. Upprättade avtal Upprättade avtal saknas i tre av fyra avvikande stickprov. I samtliga resterande stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor Attest av behörig person för stickprovsgranskade fakturor är noterat i samtliga sex stickprov. De resterande fyra avstegen avser direktupphandling över kr (men under kr) där avtalskopia och dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser köp av ITutrustning, licens och support för IT-mjukvara, annonsplatser i tidningar och media samt biobiljetter till personalen. Figur 4. Stickprovsgranskning inom kommunledningskontoret Resultat kommunledningskontoret Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr Utan anmärkning 15

17 Upphandlingsprocessen Stickprov Socialförvaltningen Vi noterar avvikelser i 4 av 6 stickprov inom socialförvaltningens verksamhetsområden. Ett av avstegen avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas dokumentation av att upphandlingen konkurrensutsatts. Stickprovet avser personlig assistans. Övriga tre avsteg avser direktupphandling över kr (men under kr) där avtalskopia och dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser HBV-placering samt personlig assistans. Upprättade avtal Avtalsdokumentation saknas i tre av fyra avvikande stickprov (i ett av dessa fall finns avtalskopia men där giltighetstiden gick ut i november 2016). I övriga stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor Attest av behörig person för stickprovsgranskade fakturor är noterat i samtliga sex stickprov. Ett stickprov avser hemtjänst och har upphandlats inom ramen för LOV. Vi har i detta fall bedömt att konkurrensutsättning ej är tillämpligt. Figur 5. Stickprovsgranskning inom socialförvaltningen Resultat socialförvaltningen Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr Utan anmärkning 16

18 Upphandlingsprocessen Stickprov Barn- och utbildningsförvaltningen Vi noterar avvikelser i 2 av 8 stickprov inom barn- och utbildningsförvaltningens verksamhetsområden. Ett av avstegen avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas dokumentation av att upphandlingen konkurrensutsatts. Stickprovet avser inhyrning av skolpsykolog. Av avtalet framgår att de totala kostnaderna för skolpsykologens tjänster uppskattas till kr (c:a 10 timmar per vecka under maximalt 35 veckor med timpris på 1350 kr). Av vår stickprovsgranskning framgår dock att kommunen totalt betalat kr till leverantören under 2017, vilket överstiger direktupphandlingsgränsen. Det andra avsteget avser direktupphandling över kr (men under kr) där avtalskopia och dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser köp av konsultation till rektorer och skolledare. Tre stickprov avser utbetalning av bidrag till fristående förskola och gymnasieskolor. Utbetalning av bidrag omfattas inte av upphandlingsreglerna och vi har därför inte bedömt konkurrensutsättningen i dessa fall. Figur 6. Stickprovsgranskning inom barn- och utbildningsförvaltningen Upprättade avtal Avtalsdokumentation saknas i ett av två avvikande stickprov. I övriga stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor Attest av behörig person är noterat för samtliga åtta stickprovsgranskade fakturor. Resultat barn-och utbildningsförvaltningen 3 Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr LOU ej tillämpligt Utan anmärkning

19 Upphandlingsprocessen Stickprov Tekniska förvaltningen Vi har noterat avvikelser i 5 av 19 stickprov inom tekniska förvaltningens verksamhetsområden. Figur 7. Stickprovsgranskning inom tekniska förvaltningen Resultat tekniska kontoret Tre av fem avsteg avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas avtal och/eller dokumentation av upphandlingsförfarandet. Avstegen avser luftarbete vid Hagabodaskolan, el-installation/underhåll samt golvslipning i idrottshall Två av fem avsteg avser direktupphandling över kr (men under alternativt kr) där avtal och/eller dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser däckbyte och förvaring av bildäck samt apparatskåp till Hagenskolan. I 1 av 19 granskade stickprov bedömer vi att upphandling enligt LOU inte är tillämpligt och inköp har därför skett utan konkurrensutsättning. Stickprovet avser hyreskontrakt, vilket undantas från upphandling enligt 3 kap 19 LOU. Upprättade avtal Avtalsdokumentation saknas i 4 av de totalt 5 avvikande stickproven. I övriga stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor I ett fall har vi inte erhållit någon faktura för det stickprov vi begärt. Resterande 18 stickprovsgranskade fakturor har attesterats av behörig person. Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr LOU ej tillämpligt Utan anmärkning 18

20 Upphandlingsprocessen Stickprov Efterlevnad av upphandlingsreglerna Bedömning Vår bedömning är att det finns brister i kommunens efterlevnad av gällande upphandlingsregler. Av de granskade stickproven uppvisar 40 % avvikelser. Majoriteten av de avvikande stickproven saknar eller har bristfällig dokumentation av upphandlingens konkurrensutsättning. En stor del av avvikelserna är även kopplade till bristfällig dokumentation av ingångna avtal. Vi har noterat att de underlag vi erhållit för våra stickprov är relevanta och välsorterade. Rekommendation Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas se över rutinerna för dokumentation av genomförda upphandlingar och säkerställa att det finns underlag för samtliga upphandlingar. Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas tillse att LOU efterlevs. 19

21 Upphandlingsprocessen Bilagor Bilagor Bilaga 1 Stickprovssammanställning Habo kommun Behörig Konkurrensutsatt attestering av Nr Leverantör Förvaltning År Totalbelopp Finns avtal? upphandling? faktura? 1 Allt i Bygge AB Tekniska Ja Ja Ja 2 Wetterschakt AB Tekniska Ja Ja Ja 3 Sodexo AB BUN Ja Ja Ja 4 Kottarna på Sjövik AB BUN Beslut om bidrag E/T Ja 5 Tele 2 KLK Nej Nej Ja 6 Partnergruppen SOC Nej E/T Ja 7 Expandia Tekniska Ja Ja Ja 8 ENKV Assistans AB SOC Ja, men utdaterat Nej Ja 9 JRAB JR-företagen AB Tekniska Ja Ja Ja 10 Dahl Karin (brukare) SOC Nej Nej Ja 11 Mobilityguard KLK Nej Nej Ja 12 Transab Tekniska Ja Ja Ja 13 Jonsons Byggnads AB Tekniska Ja Nej Ja 14 Menigo Foodservice AB Tekniska Ja E/T Ja 15 Carlsteins Trafik AB BUN Ja Ja Ja 16 Atea Sverige AB KLK Ja Nej Ja 17 Guard Automation AB Tekniska Ja Ja Ja 18 K2 Comfort AB SOC Ja E/T Ja 19 Peab Anläggning AB Tekniska Ja Ja Ja 20

22 Upphandlingsprocessen Bilagor 20 Grönsakshuset Tekniska Ja E/T Ja 21 Kooperativet Olja SOC Ja Nej Ja 22 Pluskompetens Utbildning i Sverige AB BUN Beslut om bidrag E/T Ja 23 Jetluft AB Tekniska Ja E/T Ja 24 CM El AB Tekniska Nej E/T Nej 25 Procurator Ramtex AB KLK Ja E/T Ja 26 CareOnDemand Sociala Tjänster AB SOC Ja Ja Ja 27 Arla Foods AB Tekniska Ja E/T Ja 28 Ljud & Bildskolan LBS AB BUN Beslut om bidrag E/T Ja 29 Tengbomgruppen AB Tekniska Ja E/T Ja 30 Cederbergs i Habo AB Tekniska (BUN) Ja E/T Ja 31 Psykolog Cristina von Schéele AB BUN Ja Nej Ja 32 Sydsvensk Golvslipning AB Tekniska Nej E/T Ja 33 Millers Buss AB BUN Ja E/T Ja 34 Habo Bil o Motor AB Tekniska Nej Nej Ja 35 Jobmeal Jönköping KLK Ja E/T Ja 36 Leaducate AB BUN Nej Nej Ja 37 Hall Media AB KLK Nej Nej Ja 38 SF Bio AB KLK Nej Nej Ja 39 Kabona AB Tekniska Nej Nej Ja 40 PacsOn Paul Hall AB Tekniska Ja E/T Ja 21

23 Upphandlingsprocessen Bilagor Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. Deloitte serves four out of five Fortune Global 500 companies through a globally connected network of member firms in more than 150 countries bringing world-class capabilities, insights, and high-quality service to address clients most complex business challenges. To learn more about how Deloitte s approximately 225,000 professionals make an impact that matters, please connect with us on LinkedIn or Twitter. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AB 22