Revisionsrapport Rutiner för fakturering av VA-avgifter. Ragunda kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Rutiner för fakturering av VA-avgifter Ragunda kommun 21 januari 2016

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Uppdrag och bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Avgränsning Metod Granskningsresultat Lagar, regler och riktlinjer Rutiner vid fakturering Bedömning och rekommendationer... 6 Rekommendationer Bilaga... 7 Intervjuade

3 Sammanfattning Uppdrag På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ragunda kommun har Deloitte granskat kommunens rutiner för fakturering av VA-avgifter. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är om rutinerna för fakturering av VAavgifter är tillfredsställande. Revisionskriterier Underlag för bedömning har utgjorts av kommunallagen, vattentjänstlagen och interna styrdokument. Svar på revisionsfrågan Vi bedömer att kommunens rutiner för fakturering av VA-avgifter i stort sett är tillfredsställande men att det finns förbättringsmöjligheter avseende den interna kontrollen. Iakttagelser Det genomförs kontroller av att korrekt uppgifter kring fastigheter finns registrerade i kommunens verksamhetssystem och att rätt avgifter faktureras. För att stärka den interna kontrollen bör systematiska kontroller genomföras regelbundet. Det är även av vikt att rutiner dokumenteras. Granskningen visar att det finns rutiner för bevakning av att fakturerade avgifter betalas. För att effektivisera påminnelse- och kravadministrationen bör kommunstyrelsen se över vilka behov och möjligheter som finns för en, i högre utsträckning, automatiserad hantering. Rekommendationer Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi att: - Rutinerna kompletteras med regelbundna, systematiska kontroller av att abonnenter debiteras rätt avgifter utifrån gällande taxa. - Kommunstyrelsen ser över behov och möjligheter för en effektivare påminnelseadministration. - Tillämpade rutiner dokumenteras. - Informationen på kommunens webbplats avseende gällande VAverksamheten ses över så att endast aktuell information lämnas. Östersund den 21 januari 2016 DELOITTE AB Kjell Pettersson Certifierad kommunal revisor Uppdragsledare Mattias Holmetun Certifierad kommunal revisor 1

4 1. Inledning 1.1. Uppdrag och bakgrund Avgifter från medborgarna utgör en viktig inkomstkälla för kommunens ekonomi. Konsumtionsavgifter, exempelvis vatten renhållning och avlopp utgör en stor del av de externa intäkterna som faktureras. Det är viktigt med väl fungerande system och rutiner för att säkerställa att intäkter faktureras rätt och regelbundet. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ragunda kommun har Deloitte granskat kommunens rutiner för fakturering av VA-avgifter Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är om rutinerna för fakturering av VAavgifter är tillfredsställande. Underliggande revisionsfrågor: Debiteras rätt avgift? Hur ser ansvars och arbetsfördelningen ut för den interna kontrollen? Vilka inbyggda kontroller finns det i tillämpat faktureringssystem? Vilka manuella kontroller görs av exempelvis enhetschef av att rätt avgift faktureras och inkommer? Hur säkerställer förvaltningen att oavsiktliga och avsiktliga fel förebyggs? 1.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna är de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. I denna granskning har revisionskriterierna huvudsakligen utgjorts av kommunallagen, vattentjänstlagen och interna styrdokument Avgränsning Granskningen avser år Metod Granskningen har genomförts genom analyser av skriftligt material och intervjuer. De intervjuade framgår av bilaga. 2

5 2. Granskningsresultat 2.1. Lagar, regler och riktlinjer VA-verksamheten regleras av vattentjänstlagen, av kommunfullmäktige beslutade taxebestämmelser för Ragunda kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning 1 samt den beslutade VA-taxan. 2 Det finns även allmänna bestämmelser för användande av Ragunda kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning. 3 Information om regleringen av VAverksamheten finns publicerad på kommunens webbplats. I Lag om allmänna vattentjänster fastslås: - på vilka grunder en fastighetsägare är skyldig att betala för en allmän va-anläggning - avgifternas storlek och grunderna för hur de beräknas - att avgifterna får bestämmas som anläggningsavgifter och brukningsavgifter - att avgifterna inte får överskrida det som behövs för att täcka de kostnader som är nödvändiga för att täcka kostnaderna för vattentjänsten - att VA-verksamheten skall särredovisas och gemensamma kostnader fördelas I enlighet med lag om allmänna vattentjänster indelas VA-avgifterna i Ragunda kommun i två delar: - Anläggningsavgifter (engångsavgifter, vid nya anslutningar till VAsystemet) - Brukningsavgifter (periodiska avgifter) VA-avgifter faktureras tillsammans med avgifter för renhållningstjänster Rutiner vid fakturering Fastigheterna är indelade i bostadsfastigheter, andra fastigheter 4 och obebyggda fastigheter. Anläggningsavgifter uppkommer vid anslutning av fastighet till det kommunala VA-systemet. Avgiften faktureras när anslutningsarbetet är slutfört. Tillsammans med fakturan bifogas en karta där fastighetsägarens anslutningspunkt är anvisad. Brukningsavgifter faktureras för samtliga fastigheter varannan månad med schablonbelopp eller med en avgift per förbrukad kubikmeter för de fastigheter som har vattenmätare (storförbrukare, exempelvis skolor och företag). Avläsning av mätare görs tre gånger per år. 1 Beslutad av kommunfullmäktige , 28 2 Beslutad av kommunfullmäktige , 52. Började gälla Beslutad av kommunfullmäktige , 30 4 kontor, förvaltningslokaler, bensinstationer, butiker, utställningslokaler, idrottsanläggningar, hotell, restauranger, industri, hantverk, samlingslokaler, lager, utbildning, sjukvård 3

6 All faktureringen av VA-avgifter sköts av VA- och renhållningsenheten. Det löpande arbetet med VA-avgifterna i fakturahanteringssystemet sköts i huvudsak av den handläggare vid enheten som arbetar med abonnentfrågor. Kunskap om systemet och rutinerna för fakturering finns även hos kommunens renhållningsingenjör. Handläggaren är systemadministratör för verksamhetssystemet och ansvarar därmed för tilldelning av behörigheter till systemet. Enligt uppgift är behörigheter till systemet begränsat till handläggaren och renhållningsingenjören. Genomgång av registrering av fastigheter och taxor I samband med att kommunfullmäktige fastställde VA-taxan för 2015 genomfördes en stor genomgång av att rätt taxa registrerats för de fastigheter som betalar schablonavgift (fritidshus och permanentbostad). En genomgång har även gjorts av att samtliga företagstaxor registrerats korrekt. Uppföljningar av att samtliga fastigheter finns registrerade i kommunens system sker löpande med hjälp av kartsystem som exempelvis My-Carta och VA-banken. Vid nybyggnationer erhåller VA- och renhållningsenheten information från bygg- och miljökontoret. Kommunens rutiner för genomgångar av att samtliga fastigheter och rätt taxor registrerats finns inte dokumenterade. Kontroller av abonnenters fordran/skuld Inför varje faktureringstillfälle sker genomgång av listor med information om abonnenternas eventuella fordringar eller skulder avseende VAavgifter. I faktureringssystemet är beloppsgränser för sådana fordringar och skulder inlagda. Om abonnenten betalar mer än 500 kr för mycket i förhållande till fakturan sker återbetalning. Fordringar upp till 500 kr ligger kvar i systemet och regleras genom avdrag på nästkommande faktura. Om abonnenten inte betalar hela det fakturerade beloppet skickas påminnelser om det belopp som inte betalats överstiger 100 kr. Belopp upp till 100 kr regleras på fakturan. Kontroller av ägarbyten Av information på kommunens webbplats framgår att ägarbyte ska anmälas till kommunen av säljaren så att vatten- och/eller avfallsabonnemang skrivs över på den nya ägaren. På webbplatsen finn en särskild blankett för ägarbyte. Ägarbyten kontrolleras löpande av handläggaren. Kontrollerna sker manuellt genom bevakning av dagstidningar och inkomna anmälningar om ägarbyten eftersom kommunen inte har någon automatiserad bevakning av fastighetsregistret 5. Riktigheten i den information om ägarbyten som erhålls och samlas in kontrolleras dock mot Lantmäteriet. 5 Sveriges officiella register över hur marken är indelad och över vem som äger vad 4

7 Vid varje faktureringstillfälle görs en genomgång av att kända ägarbyten har registrerats i systemet. Bevakning av inbetalning Bevakningen av att fakturor betalas hanteras av den handläggare som sköter faktureringen. Detta sker genom att handläggaren gör en avläsning av ej betalda fakturor. Avläsningen görs 7-10 dagar efter förfallodatum. Kommunen har som rutin att skicka ut en påminnelse innan kommunens fordran skickas till inkasso. Om betalning inte sker, trots påminnelse och krav från inkasso, kan kommunen komma att stänga av vattenleveransen till berörd fastighet. Innan sådan åtgärd vidtas sker alltid en avstämning med individ- och familjeomsorgen samt en kontroll av om en avbetalningsplan kan upprättas. Kommunen har ingen automatiserat systemstöd för ovan nämnda avläsning/påminnelsehantering. 5

8 3. Bedömning och rekommendationer Vi bedömer att kommunens rutiner för fakturering av VA-avgifter i stort sett är tillfredsställande men att det finns förbättringsmöjligheter avseende den interna kontrollen. Det genomförs kontroller i det dagliga arbetet av att korrekt uppgifter kring fastigheter finns registrerade i kommunens verksamhetssystem och att rätt avgifter faktureras. I samband med införandet av 2015 års taxa genomfördes även en mer omfattande kontroll för att säkerställa att de registrerade uppgifterna uppdaterats utifrån ändringen av taxan. För att stärka den interna kontrollen bör sådana systematiska kontroller genomföras med regelbundenhet. Det är även viktigt att rutiner dokumenteras. Granskningen visar att det finns rutiner för bevakning av att fakturerade avgifter betalas. Den rutin som tillämpas är till stora delar manuell och omfattar påminnelse innan fordringarna går vidare till kravhantering. För att effektivisera påminnelse- och kravadministrationen bör kommunstyrelsen se över vilka behov och möjligheter som finns för en, i högre utsträckning, automatiserad hantering. På kommunens webbplats lämnas information om VA-verksamheten. Bland annat finns uppgifter och olika dokument om kommunens taxebestämmelser och taxor publicerade. Vi har noterat att det publicerade dokumentet om kommunens taxebestämmelser inte uppdaterats med gällande taxebilagor. Rekommendationer Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi att: - Rutinerna kompletteras med regelbundna, systematiska kontroller av att abonnenter debiteras rätt avgifter utifrån gällande taxa. - Kommunstyrelsen ser över behov och möjligheter för en effektivare påminnelse- och kravadministration. - Tillämpade rutiner dokumenteras. - Informationen på kommunens webbplats avseende gällande VAverksamheten ses över så att endast aktuell information lämnas. 6

9 4. Bilaga Intervjuade Olav Elstad, Renhållningsingenjör Jenny Berggren, Handläggare abonnentfrågor 7

10 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related companies. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of the legal structure of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 220,000 professionals are committed to making an impact that matters. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AB