POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS. Varbergs kommun Norrgatan

Transkript

1 Kallelse/underrättelse (10) Serviceförvaltningen Beslutsorgan Servicenämnden Tid Torsdagen den 23 augusti, kl Plats Bolmen 3 Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Budget 2019 (SVN 2018/0016-5) 5. Månadsrapport juni 6. Ökning av nötköttsservering 7. Förvaltningen informerar 8. Delegeringsbeslut 9. Meddelanden Harald Lagerstedt Ordförande Elisabeth Eriksson Sekreterare POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS Varberg

2 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (10) 4. Budget 2019 Dnr: SVN 2018/0016 Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 55 Dnr SVN 2018/0016 Budget 2019 Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden, att efter justeringar i budgetdokument, besluta 1. anta förvaltningens Underlag till budget 2019 och långtidsplan höja investeringsbudgeten 2019 med 3,0 mnkr - IT-infrastruktur; Utbyggnad av välfärdsteknologi och infrastruktur inom socialförvaltningen 3,0 mnkr 2019 Beskrivning av ärendet Föreslagna verksamhetsförändringar Inga föreslagna verksamhetsförändringar för Investeringsbudget 2019 Arbetet med kommande investeringar har pågått under våren Föreslagna investeringshöjningar IT-infrastruktur - Utbyggnad av välfärdsteknologi och infrastruktur inom socialförvaltningen Att ytterligare nyttja tekniska möjligheter är en åtgärd för att möta en del av framtidens utmaningar såväl vad gäller personalförsörjning, effektivitet och ökade krav på verksamhetens kvalitet. Socialförvaltningen behöver arbeta med frågan ur två parallella perspektiv som ofta vävs in i varandra.

3 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (10) Ökade möjligheter till självständighet och delaktighet för individen i form av tex hjälpmedel som kan underlätta för personer att i högre grad klara sig helt utan eller med begränsade insatser. Effektivitet och säkerhet för verksamheten i form av tex smarta lösningar, system och hjälpmedel för förvaltningens medarbetare. En förutsättning för att socialförvaltningen ska kunna arbeta med ovan är att deras verksamheter och kunder har tillgång till säker och utvecklad teknisk infrastruktur. Socialförvaltningen har utifrån detta utvärderat behovet av internetuppkoppling för sina boenden och slutsatsen är att såväl kunder som verksamhet behöver möjligheter till trådbunden uppkoppling. Detta innebär en total investeringskostnad på drygt 5 mnkr. För att möjliggöra ovanstående verksamhetsutveckling behöver servicenämndens investerings-ram utökas, om möjligt redan 2019, för att kunna genomföra en utbyggnad av den trådbundna uppkopplingen. År ,0 mnkr. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 12 juli 2018 Underlag till budget 2019 och långtidsplan Sammanställning budget 2019

4 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (10) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Budget 2019 Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. anta förvaltningens Underlag till budget 2019 och långtidsplan höja investeringsbudgeten 2019 med 3,0 mnkr 3. - IT-infrastruktur; Utbyggnad av välfärdsteknologi och infrastruktur inom socialförvaltningen 3,0 mnkr 2019 Beskrivning av ärendet Föreslagna verksamhetsförändringar Inga föreslagna verksamhetsförändringar för Investeringsbudget 2019 Arbetet med kommande investeringar har pågått under våren Föreslagna investeringshöjningar IT-infrastruktur - Utbyggnad av välfärdsteknologi och infrastruktur inom socialförvaltningen Att ytterligare nyttja tekniska möjligheter är en åtgärd för att möta en del av framtidens utmaningar såväl vad gäller personalförsörjning, effektivitet och ökade krav på verksamhetens kvalitet. Socialförvaltningen behöver arbeta med frågan ur två parallella perspektiv som ofta vävs in i varandra. Ökade möjligheter till självständighet och delaktighet för individen i form av tex hjälpmedel som kan underlätta för personer att i högre grad klara sig helt utan eller med begränsade insatser. Effektivitet och säkerhet för verksamheten i form av tex smarta lösningar, system och hjälpmedel för förvaltningens medarbetare. En förutsättning för att socialförvaltningen ska kunna arbeta med ovan är att deras verksamheter och kunder har tillgång till säker och utvecklad teknisk infrastruktur. Socialförvaltningen har utifrån detta utvärderat behovet av internetuppkoppling

5 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (10) för sina boenden och slutsatsen är att såväl kunder som verksamhet behöver möjligheter till trådbunden uppkoppling. Detta innebär en total investeringskostnad på drygt 5 mnkr. För att möjliggöra ovanstående verksamhetsutveckling behöver servicenämndens investerings-ram utökas, om möjligt redan 2019, för att kunna genomföra en utbyggnad av den trådbundna uppkopplingen. År ,0 mnkr. Beslutsunderlag Underlag till budget 2019 och långtidsplan Sammanställning budget 2019 Samråd Förvaltningens budgetförslag för 2019 behandlas i FSG enligt MBL 19, den 14 augusti 2018 samt enligt MBL 11, den 21 augusti Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Jenny Lindborg Controller Protokollsutdrag Kommunfullmäktige Förvaltningschef Controller

6 Underlag till budget 2019 och långtidsplan Utgåva: Underlag till budget 2019 och långtidsplan Rapportperiod: Organisation: 2 - Servicenämnd Status: Påbörjad

7 Nämndens verksamhet 2019 Servicenämnden har inga planerade större förändringar inom sitt verksamhetsområde under Arbete inom fokusområdena Facility Management och införande av aktivitetsbaserat arbetssätt fortsätter. Verksamheten planerar att flytta in i det nya kontoret under hösten 2019 vilket kommer att bidra till en professionell utveckling av nuvarande tjänster. Hyreshöjningen 2019 kommer utöver den normala hyresjusteringen även att påverkas av kapitalkostnader från de reinvesteringar som genomförs under 2018 enligt den nya internhyresmodellen. Mnkr Nämnd Nettokostnad 2017 Budget 2018 Budget 2019, enligt Planeringsförutsättningar inför budget 2019 Kundservice 6,1 17,9 17,9 Fastighet 32,5 1,8 2,4 Kost och städ 1,2 2,8 1,3 IT-avdelningen 0,8 2,3 2,3 Förvaltningschef 5,3 8,1 7,2 Nämnd 0,9 0,9 0,9 SUMMA 46,8 33,7 31,9 Förändringar av taxor och avgifter 2019 Berör inte servicenämndens verksamhet. 2

8 Underlag till långtidsplan Utblick Facility management Servicenämnden har i arbetet med facility management (FM), skapat grundstrukturen för att möjliggöra en professionell serviceleverans på alla plan. Arbetet har bland annat inneburit att se över om någon av de levererade tjänsterna bör finansieras via ram istället för debitering till de köpande nämnderna. En del av IT-leveransen föreslås bli ramfinansierad. Moderna FM-leverantörer i framkant har servicemedarbetare som titel. Medarbetare som ansvarar för och arbetar med de flesta av nämndens tjänster avgränsat till en geografisk plats. Att vara del av helheten gör att personalen känner delaktighet och stolthet. Ansvaret bidrar också till att personalen hittar nya och effektivare sätt att utföra leveransen. Servicebranschen är ofta föregångare när det gäller att arbeta med ständiga förbättringar. För kunden blir effekten att den upplevda servicen ökar och det är inte ovanligt att kostnaden samtidigt sjunker. Andra utvecklingstrender inom FM är sakernas internet, hållbarhet och miljö samt smarta arbetssätt i kontor där man arbetar aktivitetsbaserat. Alla dessa är områden där servicenämndens verksamheter har ett tydligt fokus. Ytterligare en trend är servicedesign, en innovativ process där användarna av servicetjänster involveras för att förbättra användarupplevelsen och servicen på arbetsplatsen. Det kan handla om befintliga servicetjänster såsom felanmälan, reception, städ, mötesrum, kaffe och mat, men även nya tjänster som verksamheten inte tillhandahåller idag. Detta arbetssätt används till viss del inom servicenämndens verksamhetsområden och kommer utvecklas ytterligare. Kompetensförsörjning och inkludering Sveriges kommuner och landsting (SKL) uppskattar att det kommer att saknas cirka en halv miljon personer i offentlig förvaltning inom en snar framtid. Varbergs kommun står inför stora utmaningar framöver vad gäller kompetensförsörjning vilket även gäller serviceförvaltningen. Det råder redan personalbrist inom vissa befattningar. Konkurrensen gör att det blir svårare att bibehålla personal inom kommunal verksamhet, samtidigt som den demografiska utvecklingen ökar efterfrågan på kommunal service. Det framtida rekryteringsbehovet ställer krav på strategiskt såväl som taktiskt arbete med personal- och kompetensförsörjning. Arbete med att erbjuda praktikplatser, lärlingsutbildningar och traineeplatser, utveckla och stötta medarbetare, ge förutsättningar till deltidsarbete för medarbetare som närmar sig pensionering, validering av utbildningar för exempelvis nyanlända samt nyttja 3

9 digitaliseringens möjligheter är aktuella lösningar för att lyckas täcka personalbehovet framöver. Det kommer bli viktigt för chefer att få stöd i att rekrytera bredare och prioritera mångfald vid likvärdig kompetens. Inkludering ger en dynamik i verksamheten genom att den berikas med andra referensramar och erfarenheter som skapar en arena för nytänkande, mod och innovation. En verksamhet med positiv attityd till mångfald, som fokuserar mer på likheter och ett gemensamt "vi" har mycket större möjligheter att lyckas med inkluderingen. Det gäller att skapa utrymme och förutsättningar för att människor ska känna sig inkluderade. Servicenämnden har inte råd att missa kompetenta människor eller riskera att förlora dem för att de inte känner sig inkluderade eller trivs. Digitalisering För att kunna utföra det som kommunen har till uppgift att sköta kommer det att krävas digitalisering i form av olika lösningar. Redan nu finns automatiserade digitala lösningar för att utföra repetitiva arbetsuppgifter. I Varberg används benämningen avancerade e-tjänster. Genom tekniken kan medarbetarnas tid läggas på mer värdeskapande arbetsuppgifter såsom att korta handläggningstider till medborgare och företag. Inom angränsande områden finns mycket ny spännande teknik i form av artificiell intelligens och digitala assistenter som kombinerat med ovanstående kan ge värdefulla möjligheter inför framtiden. Tekniken kommer att behöva ackompanjeras av digitala arbetssätt, processoptimering samt det digitala ledarskapet. En förutsättning för att effektivisera med hjälp av teknik är att hantera information elektroniskt. Det digitala arbetssättet behöver anammas och det analoga bli historia. SKL använder begreppet Digitalt först, vilket innebär att verksamhetsutveckling ska ske med tanken - kan detta göras digitalt? Processkartläggning och -effektivisering kommer därefter. För att lyckas med förbättring genom digital utveckling kommer det vara avgörande att kommunens chefer är redo för kontinuerligt arbete med digitalisering. De ska vara bekväma i att utveckla verksamheten enligt SKL:s begrepp Digitalt först. Energieffektiviseringar År 2009 satte kommunen upp ett mål att minska energiåtgången med 20 procent fram till år Detta mål kommer att uppnås. Precis som i samhället i övrigt kommer det krävas ett fortsatt fokuserat arbete med energieffektiviseringar. 4

10 Servicenämndens verksamhet arbetar tillsammans med Varberg Energi för att hitta lämpliga konverteringar till fjärrvärme samt se på möjligheter till solceller och solpaneler. En stor besparing av energi görs genom att byta ut gammal armatur till nya energisnåla ljuskällor. Här testas också ny teknik i samråd med verksamheterna. Framtidens mat Hållbarhets- och miljöfrågor har präglat måltids- och livsmedelsbranschen i flera år och utvecklingen håller i sig. En trend är att äta vegetariskt oftare och att byta animaliskt protein till vegetabiliskt. Vegetariskt ligger fortsatt på förstaplatsen som den trendigaste maträtten, enligt kommunikationsbyrån Food and friends. Ett ökat fokus kring hållbarhet sträcker sig också till minimering av förpackningsmaterial. I samma växande hållbarhetsanda ligger regionalt och farm to table med inriktning på det lokala och kunskap om maten som hamnar på tallriken. Ofta levereras den till konsumenten av producenten eller bonden själv. Fokus på hälsosam mat är också en trend som håller i sig. I så kallad air fryer används luft för att få till en krispig yta istället för att fritera. Fermentering används för att väcka hälsosamma bakterier i livsmedel till liv. Zero waste kallas den rörelse som verkar för att minska matsvinnet, något som numera är en självklarhet. Rester från råvaruproduktion återvinns och används som nya produkter då innovativa lösningar har utvecklats för att använda eller återanvända fler livsmedel. Allt ska användas från rot till stam och blast för upplevelsen, konsistensen och näringsinnehållet men också för att minska svinnet. Maten ska dessutom vara rolig och aktuell att visas på sociala medier. Servicenämnden hämtar inspiration ifrån rådande trender och applicerar tillämpliga delar in i sin verksamhet exempelvis genom arbetet med Bondens dag då lokala producenter levererar råvarorna. Vid matsedelsplanering utgår servicenämnden från en varierad, näringsriktig kost bestående av kött, fisk och fågel anpassad till respektive målgrupp. Genom Varbergs kommuns kostpolicyn arbetar servicenämnden aktivt med frågor så som hållbara livsmedelsinköp och minskat matsvinn. Miljösmart resande Sverige ska minska utsläppen av växthusgaser i trafiken med 70 procent till Valet av mobilitetsslag blir högaktuellt cykel/elcykel, elbil, tåg/buss, biogasdriven poolbil eller hyrbil. Längden på resan och flexibilitet får avgöra. 5

11 Varbergs kommun är en av de 150 aktörer som antagit Fossilfritt Sveriges transportutmaning genom att ha satt upp ett mål för fossilfria inrikestransporter före Ett av syftena är att gå till konkret handling och att utveckla kommunens mobilitetsplattform. Det skall vara möjligt för medborgarna i kommunen att anamma flera alternativa lösningar för att minska utsläppen. Alla trender pekar mot elektrifiering och tjänstefiering. Nya miljökrav och miljöincitament införs både globalt och lokalt. Elcykelpremien har fått stort genomslag och snart införs skatteutjämningssystemet bonus-malus, där kunder som köper fordon med låga utsläpp belönas med en bonus som bekostas av kunder som köper fordon med höga utsläpp. Med en genomtänkt mobilitetsplattform sparas både pengar och tid samt ger en lösning som klarar samtliga miljökrav. Då kan det hållbara resandet utvecklas såväl för kommunens medarbetare som kommuninvånarna. Ett första steg kan vara att skapa elcykelpooler med cyklar som har induktiv laddning. Idag finns elfordonspooler vid tågstationer utmed nästan hela västkusten. Det blir enkelt att välja tåg som resealternativ när pool-fordon kan användas för sista transporten fram till målet. Varbergs kommuns samtliga poolbilar finns i en plattform som är modifierad för elbilar. Aktivitetsbaserat arbetssätt Genom ett aktivitetsbaserat arbetssätt vill servicenämnden förbättra och förstärka det förvaltningsövergripande samarbetet och då krävs en förankringsprocess som påbörjats. Arbetet med att införa aktivitetsbaserade arbetsplatser pågår i olika delprojekt - bygg, inredning, IT samt medarbetarförankring. Planerad återflytt till stadshus C är hösten De gemensamt framtagna spelreglerna ska användas och medarbetarnas upplevelse av det nya, efter det att lokalerna har tagits i bruk, ska följas upp löpande. 6

12 Behov av verksamhetsförändringar 2020 till 2023 Integration - utökad ram Servicenämnden kommer fortsatt behöva ram för att tillsammans med inkluderingsenheten jobba för lyckad inkludering. Den fastställda ramen (fördelning välfärdsmedel) behöver ökas från 0,3 mnkr till 0,7 mnkr för att täcka in följande delar: matcha lediga bostäder mot anvisningar (ABO) hålla register uppdaterade teckna hyresavtal nyckelhantering medverka vid inflyttning säkerställa att kontrakt med tillhörande besittningsskydd är i sin ordning och säga upp dessa när de löper ut svara på frågor under hyrestiden arkivera handlingar ta emot felanmälan delta på informationsmöten kring boenden 0,4 mnkr 2020, utökad ramhöjande. Avancerade e-tjänster Arbetet med att verksamhetsutveckla genom att utveckla kommunens processer och tillhandahålla e-tjänster med inbyggd logik och automatisering, så kallade avancerade e- tjänster, kommer att behöva intensifieras än mer. Det finns få områden som kommer att vara av sådan vikt som att tillhanda bra tjänster för kommuninvånare där de kan utföra huvuddelen av sina ärenden på egen hand. År 2020, 1,0 mnkr, ramhöjande under tre år. År , ytterligare 1,0 mnkr, ramhöjande under två år. 7

13 Öppna data Offentlig verksamhet har krav på sig att publicera insamlade data som inte är av sekretesskaraktär eller inte innehåller personuppgifter. I den digitala agendan har det under ett par år varit ett eget fokusområde. Det behövs ta ytterligare steg i arbetet med att tillgängliggöra det material som samlas in. 0,5 mnkr År , ramhöjande under tre år. Projektledare utökad ram Servicenämnden kommer fortsatt behöva en projektledare som ska delta i kommunens investeringsprojekt. Serviceförvaltningens engagemang i projekt har ökat över tid och behovet är nu en heltidstjänst. Den fastställda ramen behöver utökas från 0,5 mnkr till 1,0 mnkr totalt. Ram 0,5 mnkr 2020, ramhöjande. Digitaliserad egenkontroll Fortsatt digitalisering är en viktig del av utvecklingen som berör kökens arbete. Servicenämnden är skyldig att uppfylla livsmedelslagstiftningens krav i verksamheten. Miljöoch hälsoskyddsförvaltningen har ansvar för kontroll enligt livsmedelslagstiftningen. De kontrollerar olika områden som bland annat rutiner för rengöring, skadedjursbekämpning, personalhygien samt underhåll av lokaler och utrustning. All dokumentation kring rutiner, utförda kontroller och åtgärder sker idag analogt. Det finns en stor utvecklingspotential genom att digitalisera egenkontrollen. Det skulle generera en bättre överblick på att rutiner och kontroller utförs samt att eventuella åtgärder blir dokumenterade. Servicenämnden beräknar kostnaden för digitalt baserad egenkontroll till 700 tkr vilket inkluderar inköp av programvara, lämplig teknisk utrustning till köken samt implementering och utbildning. Ram 0,7 mnkr 2020, engångsbelopp. Digitaliserad lokalvård Inom lokalvården finns en betydande förbättringspotential i ökad digitalisering. Moderna hjälpmedel till lokalvården bidrar till ökad stolthet hos medarbetarna och en ökad status för yrket. Andra fördelar är att det genererar bättre överblick både för arbetsledning som 8

14 medarbetarna samt ger en bättre dokumentation. Sammantaget effektiviserar detta lokalvården. Servicenämnden beräknar kostnaden för digitalisering av lokalvården till 1,0 mnkr vilket inkluderar inköp av programvara, lämplig teknisk utrustning samt implementering och utbildning. Ram 1,0 mnkr 2020, engångsbelopp. Samordnad varudistribution Servicenämndens verksamhet har haft i uppdrag att utreda förutsättningarna för att införa samordnad varudistribution i Varbergs kommun. En förstudie genomfördes under 2016 i syfte att tydliggöra potentiella fördelar med samordnad varudistribution, belysa förutsättningarna inom kommunen samt föreslå hur kommunen bör gå vidare med frågan. Förstudien förespråkar ett arbetssätt med en gradvis övergång till samordnad varudistribution. Nedan är en översiktlig bedömning av kostnaden för att etablera och driva samlastningsfunktionen: Projektfas ca 2,0 mnkr. År 1 ca 1,3 mnkr ytterligare. Totalt ca 3,3 mnkr. År 2 ca 1,6 mnkr ytterligare. Totalt ca 4,9 mnkr. År 3 ca 0,1 mnkr ytterligare. Totalt ca 5,0 mnkr. 9

15 Tabell verksamhetsförändringar år , mnkr Förändrad nettokostnad år 2020 Förändrad nettokostnad år 2021 Förändrad nettokostnad år 2022 Förändrad nettokostnad år 2023 Ramhöjande/ engångsbelopp Integration - utökad ram 0,4 Ramhöjande Avancerade e-tjänster 1,0 1,0-2,0 Engångsbelopp Öppna data 0,5-0,5 Engångsbelopp Projektledare - utökad ram 0,5 Ramhöjande Digitaliserad egenkontroll 0,7-0,7 Engångsbelopp Digitaliserad lokalvård 1,0-1,0 Engångsbelopp Samordnad varudistribution 2,0 1,3 1,6 0,1 Ramhöjande SUMMA 6,1 0,6 1,6-2,4 10

16 Underlag till investeringsplan Nämndens investeringsbehov år IT-infrastruktur - Utbyggnad av välfärdsteknologi och infrastruktur inom socialförvaltningen Nedan text är hämtad ur socialförvaltningens Underlag till budget 2019 och långtidsplan Att ytterligare nyttja tekniska möjligheter är en åtgärd för att möta en del av framtidens utmaningar såväl vad gäller personalförsörjning, effektivitet och ökade krav på verksamhetens kvalitet. Socialförvaltningen behöver arbeta med frågan ur två parallella perspektiv som ofta vävs in i varandra. Ökade möjligheter till självständighet och delaktighet för individen i form av tex hjälpmedel som kan underlätta för personer att i högre grad klara sig helt utan eller med begränsade insatser. Effektivitet och säkerhet för verksamheten i form av tex smarta lösningar, system och hjälpmedel för förvaltningens medarbetare. En förutsättning för att socialförvaltningen ska kunna arbeta med ovan är att deras verksamheter och kunder har tillgång till säker och utvecklad teknisk infrastruktur. Socialförvaltningen har utifrån detta utvärderat behovet av internetuppkoppling för sina boenden och slutsatsen är att såväl kunder som verksamhet behöver möjligheter till trådbunden uppkoppling. En trådbunden uppkoppling bidrar till säkrare och stabilare användning samt ger en högre kapacitet och färre begränsningar i val av tekniska lösningar. Den initiala investeringen av att dra in kablage är kostsam, men nödvändig, utifrån dagens snabba teknikutveckling. En del av kostnaden skulle kunna läggas på boendekostnaden. Den uppskattade kostnaden för dubbel trådbunden uppkoppling, ett administrativt uttag för välfärdsteknik (för verksamheten) och ett uttag för TV, bredband och telefoni (för kunden) som beräknas till ca 7000 kr/lägenhet. Detta innebär en total investeringskostnad på drygt 5 mnkr. För att möjliggöra ovanstående verksamhetsutveckling behöver servicenämndens investeringsram utökas, om möjligt redan 2019, för att kunna genomföra en utbyggnad av den trådbundna uppkopplingen. 11

17 IT-infrastruktur De investeringsmedel som IT-avdelningen har för infrastruktur används i huvudsak till nätverksutrustning i form av switchar och trådlösa accesspunkter. Som beskrivet ovan har socialförvaltningen aviserat att de redan 2019 önskar bygga ut trådat och trådlöst nätverk i sina verksamheter. År ,0 mnkr. År ,0 mnkr. Sakernas internet Ett fokusområde i den digitala agendan är sakernas internet (Internet of Things, IoT), eller spetsteknik som det tidigare har kallats. Det pågår en del mindre projekt i kommunens olika verksamheter men för att kunna göra en ordentlig satsning krävs investeringsmedel. År ,5 mnkr löpande. Intern uthyrning av datorer och mobiltelefoner Datorer och mobiltelefoner i Varbergs kommun köps in och ägs av respektive förvaltning. Under lång tid har det pågått en diskussion kring denna hantering. Det är inte optimalt ur varken standardiseringssynpunkt eller ur återvinningshänseende. En alternativ lösning är att IT-avdelningen ansvarar för inköp av samtliga datorer och mobiltelefoner för att sedan hyra ut till förvaltningarna. Modellen kommer att finansiera sig själv genom att verksamheterna debiteras en månadskostnad och att dessa intäkter används för att finansiera nya datorer. Dock krävs en första investering för att ta över ägandet av nuvarande enheter från förvaltningarna. Mobiltelefoner Från 2020, 8,0 mnkr löpande. Datorer År 2020, 15,0 mnkr. Från ,0 mnkr löpande. 12

18 Reinvesteringar fastigheter behov och utökat behov Ett normalt reinvesteringsbehov är ca 150 kr/kvm/år vilket skulle innebära ca 57 mnkr/år En inventering av ventilationsaggregat i kommunens fastigheter har visat på ett större investeringsbehov de kommande åren för att säkerställa funktionen i fastigheterna. Det finns även behov av att renovera en kulturhistorisk fastighet, Rosenfredsskolan. Genomsnitt åren har varit 60 mnkr. Det är förklaringen till att investeringarna 2019 och framåt är uppdelade i två delar. Det finns behov av utökat underhåll om 10 mnkr per år 2020 och framåt för att underhålla kommunens byggnader i sin helhet utan att behöva gå in och göra små åtgärder som inte avhjälper problemen som uppstår i byggnader med en teknisk status som är slut. Exempel är Kyrkskolan, Sibbarp skola, Spannarps skola, Furuberg förskola, Valinge förskola, Sunnanängs förskola samt Sibbarps förskola som alla har låg funktion idag. Tabell nämndens investeringsplan samt investeringsbehov , mnkr Investeringsobjekt Prognos 2018 Budget 2019, enligt Planeringsförutsättningar inför budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 Plan 2023 Kost & städ 2,8 2,8 2,9 3,0 3,1 3,2 Inv fler TK (från 2017) 1,2 IT-utveckling 1,5 1, IT-infrastruktur ,2 7,4 7,6 7,9 Drift konferensrum 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Verksamhetsutveckling övrigt Reinvestering inkl. energieffektivisering fastighet

19 Investeringsobjekt Prognos 2018 Budget 2019, enligt Planeringsförutsättningar inför budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 Plan 2023 Reinvesteringar utökat underhållsbehov Myndighetskrav 2,4 1, Anpassning fastighet 2, Omb Plan 1 Postmästaren 13,6 6 Stadshus A ny allmänbelysning 0,1 Underhåll fsk övertagna från VBAB 9,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Lokaler Mariedalskolan Omb. Varbergs teater 2,8 Sakernas internet (IoT) 0,5 0,5 0,5 0,5 Intern uthyrning mobiltelefoner 8 8,2 8,5 8,7 Intern uthyrning datorer ,3 10,6 SUMMA 153,8 113,9 119,6 116,1 120,0 123,9 14

20 I nuvarande ramar för 2019 är lönekostnader kompenserade med 3,0 % och övrig prisutveckling kompenserade till 2,3 % (minus effektivisering 1%) eller PKV (minus effektivisering 1%) Servicenämnd TOTALT Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Totala kostnader Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Underhållsfond Ram Servicenämnd Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Förvaltningschef 230 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Kundservice 231 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt

21 Varberg direkt (ingår i kundservice 2019) 2312/93070 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt IT 234 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Kost & Städ 233 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Kaféverksamhet 233 / Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Fastighetsavdelningen totalt 232 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader

22 Finans. kostn o intäkt Totalt Förvaltningsfastigheter Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Driftkostnad Mediakostnad Underhållskostnad Finans. kostn o intäkt Hyresöver-/underskott Administration Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Externa lokaler Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Hyror Mediakostnad Lokalsamordning/adm Finans. kostn o intäkt Hyresöver-/underskott Saneringsfastigheter (Övriga fastigheter från 2018) Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Driftkostnad Mediakostnad Underhållskostnad Kapitalkostnad Hyresöver-/underskott

23 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (10) 5. Månadsrapport juni Dnr: Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 56 Dnr SVN 2018/0003 Månadsrapport juni Beslut Arbetsutskottet tar del av informationen och beslutar 1. delge servicenämnden densamma. Beskrivning av ärendet Servicenämnden redovisar per juni ett resultat som avviker positivt med 3,2 mnkr. Intäkterna avviker positivt med 4,2 mnkr mot budget vilket dels beror på ökad efterfrågan på lokaler som fastighetsavdelningen hyr ut (6,2) där verksamhetskostnaderna ökar i samma utsträckning. Kost och städs intäkter för övrig försäljning som ännu inte kommit verksamheten tillgodo avviker negativt (-1,5). Portionsförsäljningen avviker negativt (- 1,2) men vägs upp av lägre produktionskostnader. Snöröjning, årsförsäkring för fastigheterna samt ett pågående försäkringsärende belastar verksamhetskostnaderna negativt med cirka 3,3 mnkr. Övriga verksamheter avviker positivt. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 4,5 mnkr beroende på att projekt och investeringsavslut blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året. Mediakostnaderna avviker kraftigt negativt främst beroende av vädret. Vanligtvis görs en avstämning efterföljande år men efter önskemål från majoriteten av köpande förvaltningar görs detta under innevarande år. Denna åtgärd innebär en resultateffekt i perioden på cirka 4 mnkr. Beslutsunderlag Månadsrapport juni

24 SERVICENÄMNDEN Månadsrapport Juni 2018 Jenny Lindborg

25 Serviceförvaltningen total Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Servicenämnden redovisar per juni ett resultat som avviker positivt med 3,2 mnkr. Intäkterna avviker positivt med 4,2 mnkr mot budget vilket dels beror på ökad efterfråga på lokaler som fastighetsavdelningen hyr ut (6,2) där verksamhetskostnaderna ökar i samma utsträckning. Kost och städs intäkter för övrig försäljning som ännu inte kommit verksamheten tillgodo avviker negativt (-1,5). Portionsförsäljningen avviker negativt (-1,2) men vägs upp av lägre produktionskostnader. Snöröjning, årsförsäkring för fastigheterna samt ett pågående försäkringsärende belastar verksamhetskostnaderna negativt med ca 3,3 mnkr. Övriga verksamheter avviker positivt. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 4,5 mnkr beroende på att projekt och investeringsavslut blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året. Mediakostnaderna avviker kraftigt negativt främst beroende av vädret. Vanligtvis görs en avstämning efterföljande år men efter önskemål från majoriteten av köpande förvaltningar görs detta under innevarande år. Denna åtgärd innebär en resultateffekt i perioden på ca 4 mnkr. Ev. åtgärder Investeringar Se bilaga, sid 12 1

26 Servicenämnd Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Enligt plan. Ev. åtgärder 2

27 Förvaltningschef Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Resultatet avviker positivt med 1,4 mnkr Ev. åtgärder 3

28 Kundservice Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Kundservice visar ett positivt resultat för perioden på 1,0 mnkr vilket beror på lägre personalkostnader då några medarbetare är delvis föräldralediga samt att AC ej är ersatt fullt ut, lägre systemkostnad och effektiv bemanning på servicedesk samt god kostnadskontroll gällande leasingbilar och deras fasta kostnader. Kostnaderna för Varberg direkt avviker negativt med ca 0,1 mnkr. Ev. åtgärder Investeringar Inga investeringar under

29 Fastighetsavdelninge total Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Fastighetsavdelningen avviker positivt 1,3 mnkr totalt mot budget för perioden vilket framför allt beror på lägre kapitalkostnader. Mediakostnaderna avviker kraftigt negativt främst beroende av vädret. Vanligtvis görs en avstämning efterföljande år men efter önskemål från majoriteten av köpande förvaltningar görs detta under innevarande år. Denna åtgärd innebär en resultateffekt i perioden på ca 4 mnkr. Åtgärder Investeringar 5

30 Kommunala verksamehtslokaler Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Intäkterna avviker positivt med 2,7 mnkr mot budget och detta beror främst på nytillkomna objekt. Verksamhetskostnaderna ökar i motsvarande grad. Kostnaderna avviker negativt med 6,7 mnkr mot budget och detta beror framför allt på nytillkomna objekt, försäkringspremier för helåret (0,7), pågående försäkringsärenden (1,0) samt förhöjd kostnad för snöröjning (1,6). Vid en mild vinter beräknas årets totala underskott för snöröjning stanna på ca 2 mnkr. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 4,4 mnkr då kapitalkostnader som ekonomikontoret inte debiterat ut pga. försenade investeringar. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året. Åtgärder 6

31 Externt inhyrda lokaler Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Tillkommande inhyrda lokaler för kommunens verksamheter har skett som ökar intäkterna och kostnaderna mot budget. Avvikelsen är främst påslaget för lokalsamordnare som debiteras kund. 7

32 Övriga lokaler och bostäder Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Verksamhetskostnaderna är lägre än budgeterade pga mindre driftkostnader under de fem första månaderna. Detta beror främst på Tvillinghusen som är avyttrade till VFAB. 8

33 Reinvesteringar över 3 mnkr Investeringsobjekt Fastighet Startdatum Projekt Budget Utfall-slutfört Håstenskolan 2018 Åtgärder för inomhusmiljö Påskbergsskolan 2018 Tak, fasad, fönster Vidhögeskolan 2018 Underhåll i samband med ombyggnation Rosenfredskolan 2018 Tak, fasad, fönster Kungsängen servicehus 2018 Byte pelletspanna och varmvattensystem Limagården 2018 Ventilation Renen montessori 2018 Fasad och fönster Bolmen 1 och X 2018 Lokaler från verkstad till kontor Vidhögehallen 2018 Ökad kapacitet Gymnastiken 2018 Fasad PS hus Konvertering värmesystem

34 Kost och städ Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Kost och städ redovisar ett resultat som avviker 1,3 mnkr negativt mot budget. Intäkterna avviker negativt med 2,7 mnkr vilket framför allt beror på periodiserade intäkter för övrig försäljning som ännu inte kommit verksamheten tillgodo (1,5) samt lägre portionsförsäljning gentemot budget. Intäkter för serveringstjänst är något högre än budget. Verksamhetskostnaderna avviker 1,2 mnkr positivt gentemot periodiserad budget. Förklaringen till detta är den lägre portionsförsäljningen som inneburit lägre livsmedelskostnader samt lägre kostnader för övriga inköp samt för transporter. Kostnader på 0,1 mnkr för upphandlingen av Södertull påverkar resultatet negativt. Ev. åtgärder Följa upp och analysera portionsförsäljning och livsmedelskostnad gentemot föregående år och budget. Säkerställa att processen vid rapportering och registrering av portioner fullt ut fungerar för att därmed säkerställa att vi tar betalt för rätt antal levererade portioner. Koordinering av personal, främst under sommaren för bättre resursutnyttjande. Investeringar Enligt plan.

35 IT-avdelningen Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Intäkterna är något högre än beräknat och IT-avdelningen redovisar ett resultat för perioden som är 0,7 mnkr högre än budget. I budgeten har vi räknat med en tjänst under en del av året som ännu inte är besatt, vilket motsvarar överskottet på personalkostnader. Konsultkostnaderna har varit lägre än beräknat. EMM-verktyg (1,5 mnkr ur resultatfond) Kostnader för EMM-verktyg har ännu inte belastat verksamheten. Investeringar Investeringskostnaderna följer plan. 11

36 OBJEKT BUDGET- PROGNOS OBJEKT NETTO-KOSTNAD BUDGET NR AVVIKELSE UTFALL Energieffektiviseringar Stadshus A ny allmänbelys SUMMA ENERGIEFFEKTIVISERING FASTIGHE Myndighetskrav fastighet Anpassning Veddige simh Fettavskiljare, Buaskolan Simstadion Lokalanp. Påskbergsvallen SUMMA MYNDIGHETSKRAV FASTIGHET Anp. fastighet Hagaskolan Ventilation Lokalanp. Veddige bibli Anpassning Socitetsparken SUMMA ANPASSNING FASTIGHET Reinv. fast. inkl energi Reinv. fast. utök underh SUMMA REINVESTERINGAR Utveckling IT IT-infrastruktur SUMMA IT Verksamhetsutv. övrig SUMMA CENTRALT Inv. fler tillagningskök Inventarie kök och matsal SUMMA KOST OCH STÄD Lokaler Mariedalsskolan Trädlyckans förskola Söderlyckans förskola Stenåsa förskola Omb Plan 1 Postmästaren Anp. Omorg Almers skola SUMMA ÖVRIGT FASTIGHET TOTAL SERVICENÄMNDEN Investering godkänd av KoF men budget på SER enligt KS-beslut Omb. Varbergs teater TOTAL

37 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (10) 6. Ökning av nötköttsservering Dnr: Handläggare: Kristian Helgesson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 58 Dnr SVN 2018/0058 Ökning av nötköttsservering Beslut Arbetsutskottet beslutar 1. ge förvaltningen i uppdrag att till nämnden den 23 augusti se över möjligheten att öka antalet nötköttsserveringar för att medverka till balans i torkans spår. Eventuell kostnadsökning följs i månads- och tertialrapport. Förslag till beslut på sammanträdet Harald Lagerstedt (C) föreslår att arbetsutskottet ger förvaltningen i uppdrag att till nämnden den 23 augusti se över möjligheten att öka antalet nötköttsserveringar för att medverka till balans i torkans spår. Eventuell kostnadsökning följs i månads- och tertialrapport.

38 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (10) 7. Förvaltningen informerar Dnr: Handläggare: Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 57 Dnr SVN 2018/0002 Förvaltningen informerar Diskussion om Påskbergsvallen och Gasellen. Information om Varberg Direkt. Motion om stötdämpande golv för att förebygga fallskador Servicenämnden lämnar inget yttrande över motionen.

39 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (10) 8. Delegeringsbeslut SVN 2018/ Ordförandebeslut den 2 juli 2018 Installation av allvädersbanor på Påskbergsvallen

40 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (10) 9. Meddelanden SVN 2018/ Kf 110 (19 juni 2018) Tertialrapport 2018 Varbergs kommun Kf 111 (19 juni 2018) Uppföljning av intern kontroll 2017 SVN 2017/ SVN 2018/ Kf 112 (19 juni 2018) Attestreglemente med tillhörande tillämpningsanvisning SVN 2018/ Kf 114 (19 juni 2018) Förstudierapport förvaltningslokaler stadshus A SVN 2018/ Kf 120 (19 juni 2018) Nämndsorganisation för mandatperioden SVN 2018/ Kfn 88 (20 juni 2018) Omlokalisering Kungsäter bibliotek SVN 2018/ Ks 156 (26 juni 2018) Revidering av kommunstyrelsens delegeringsförteckning, punkt 20 s SVN 2018/ Begäran om yttrande Motion från Erik Hellsborn (SD) om fler parkeringsplatser på Östergården