POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS. Varbergs kommun Norrgatan

Transkript

1 Kallelse/underrättelse (24) Serviceförvaltningen Beslutsorgan Servicenämnden Tid Onsdagen den 23 augusti, kl Plats Trönninge skola Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Information om måltidsverksamheten i Trelleborgs kommun 5. Budget 2018 (SVN 2017/0019-3) 6. Alternativ driftsform för köket på Södertull (SVN 2016/0089-5) 7. Innovationskock i stället för innovationskök (SVN 2017/0051-1) 8. Remissvar - Digital Agenda (SVN 2017/0040-2) 9. Förvaltningen informerar 10. Meddelanden Harald Lagerstedt Ordförande Elisabeth Eriksson Sekreterare POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS Varberg

2 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) 4. Information om måltidsverksamheten i Trelleborgs kommun Dnr: Handläggare: Dokument:

3 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) 5. Budget 2018 Dnr: SVN 2017/0019 Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 39 Dnr SVN 2017/0019 Budget 2018 Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. anta förvaltningens budgetdokument för begära ramfinansiering för Budget 2018 med 36,1mkr Verksamhetsförändringar: - Integration utökad ram 0,4 mkr - E-tjänst utökad ram 3,0 mkr - Klimatsmart mat ram ,5 mkr 3. anta att serviceförvaltningen använder kommunens antagna modell för internhyresprissättning 4. anta att serviceförvaltningen har tagit höjd för en garantiresurs i den nya prissättningen av hyran 5. höja investeringsbudgeten Aktivitetsbaserade arbetsplatser; 6,0 mkr - Tidigarelägga beslutad investeringsbudget (6,0 mkr) för aktivitetsbaserade arbetsplatser från 2019/2020 till 2018/ Reinvesteringar fastigheter 2018 (55 mkr) - Reinvesteringar utökat underhållsbehov 2018 (20 mkr) Beskrivning av ärendet Inför budgetåret 2018 har servicenämnden mottagit ett förslag på budgetram om 31,2 mkr. Verksamhetsförändringar som i nuläget kan förutses är utökad ram för integration (0,4 mkr) samt E-tjänster (3,0 mkr) samt ram för klimat-smart mat (1,5 mkr) vilket ger en ny ram om 36,1 mkr för Servicenämnden lämnar en begäran om att föreslagen ram beviljas. Föreslagna verksamhetsförändringar

4 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Integration utökad ram 0,4 mkr Servicenämnden kommer fortsatt behöva ram för att tillsammans med inkluderingsenheten jobba för lyckad inkludering. Den fastställda ramen behöver ökas från 300 tkr till 700 tkr för att täcka in följande delar: matcha lediga bostäder mot anvisningar (ABO) hålla register uppdaterade teckna hyresavtal nyckelhantering medverka vid inflyttning säkerställa att kontrakt med tillhörande besittningsskydd är i sin ordning och säga upp dessa när dessa löper ut kunna svara på frågor under hyrestiden arkivera handlingar ta emot felanmälan delta på informationsmöten kring boenden E-tjänster - utökad ram Servicenämnden behöver öka takten i arbetet med att bygga och införa nya e- tjänster. För att kunna göra detta behövs en ramförstärkning i form av medel för i huvudsak ökade resurser. Denna satsning bör komma samtidigt som införandet av Varberg direkt eftersom dessa båda delar är tätt samman-kopplade. Genom att införa e-tjänster, eller självservice, kommer kommunens verksamheter att kunna rationalisera och på så sätt spara pengar alternativ öka kvaliteten i sin verksamhet. Genom att bygga e-tjänster kan kommunen leverera billigare tjänster som samtidigt håller hög kvalitet, dessutom med avsevärt högre tillgänglighet. Nuvarande ram är 1,1 mkr. 3,0 mkr ,0 mkr ,0 mkr ,0 mkr 2021 Klimatsmart mat För att ta ytterligare steg i kostpolicyns anda om mer klimatsmart mat ser servicenämnden en möjlighet till utveckling inom området genom ett projekt. Projektet avser att höja kompetens samt acceptansen för den vegetariska maten. Detta ska ske genom att i första hand stärka personalens kompetens inom området så att de i sin tur kan möta sina kunder på ett mer underbyggt sätt. Med mer kunskap kommer en ökad trygghet och insikt om vad den klimat-smarta maten handlar om och vilket utbud som kan erbjudas. Genom att anordna temaveckor och workshops inom området för kunderna hoppas servicenämnden att öka acceptansen samt förståelsen för den klimatsmarta maten. Servicenämnden avser att i projektet ge kompetenshöjande insatser, ta fram material med information samt tillvägagångssätt för medarbetarna ute på enheterna att använda sig av i sitt arbete med kunden. Projektet beräknas kosta tkr under 2018 och består främst av personal- samt livsmedelskostnad.

5 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Ram ,5 mkr Investeringsbudget 2018 Arbetet med kommande investeringar har pågått under våren Ökat investeringsbehov har framkommit genom projekten Aktivitetsbaserade arbetsplatser, reinvesteringar på fastigheter samt reinvesteringar utökat underhållsbehov. Föreslagna investeringshöjningar Ombyggnation Stadshus C plan 1 - Aktivitetsbaserade arbetsplatser Under 2017 kommer ombyggnationen av lokalerna i Stadshus C påbörjas och löpa på under några år. Det beslut som togs för investering inför 2017 års budget behöver uppdateras då vi under projektutvecklingen funnit fler lösningar som är smartare och mer hållbara över tid. Detta är: Kökets ventilation och maskinpark 0,9 mkr Tillkommande 300 kvm (IT-avdelningen) byggs om, 3,0 mkr Inredning 1,3 mkr Teknik och möbler till konferensrum 0,8 mkr Totalt: 6,0 mkr Servicenämnden kommer kunna evakuera lokalerna på ett bra sätt och för att undvika att projektet drar ut på tiden behöver investeringen som ligger 2019/2020 tidigareläggs med 6,0 mkr till 2018/2019. Investeringen för 2018 blir totalt 12,0 mkr. Reinvesteringar fastigheter Ett normalt reinvesteringsbehov är ca 150 kr/kvm/år vilket skulle innebära ca 55 mkr/år. En inventering av ventilationsaggregat i våra fastigheter har visat att vi behöver investera mer under de kommande två åren för att säkerställa funktionen i fastigheterna. Vi kommer även ha behov av att renovera de två kulturhistoriska fastigheterna som ännu inte är renoverade, Rosenfredsskolan och Gymnastiken. Efter dessa två år räknar vi med att det utökade underhållsbehovet minskar. Genomsnitt åren har varit 60 mkr. Det är förklaringen till att investeringarna 2018 och framåt är uppdelade i två delar. Investering fastigheter, utöver reinvesteringar För att kunna genomföra fastighetsinvesteringar för energieffektiviseringar utan att i förhand specificera vilken sorts investering det är budgeteras alla investeringar för energieffektiviseringar som reinvesteringar. Anledningen till

6 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) detta är att en investering kan vara flera olika delar. Förklaring till de olika investeringarna kommer att göras i bokslutet. Vidare behålls investeringskonton för anpassningar fastighet och myndighetskravfastighet. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 5 juli 2017 Budgetdokument Protokollsutdrag: Svn

7 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Dnr: SVN 2017/ Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Budget 2018 Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. anta förvaltningens budgetdokument för begära ramfinansiering för Budget 2018 med 36,1mkr Verksamhetsförändringar: - Integration utökad ram 0,4 mkr - E-tjänst utökad ram 3,0 mkr - Klimatsmart mat ram ,5 mkr 3. anta att serviceförvaltningen använder kommunens antagna modell för internhyresprissättning 4. anta att serviceförvaltningen har tagit höjd för en garantiresurs i den nya prissättningen av hyran 5. höja investeringsbudgeten Aktivitetsbaserade arbetsplatser; 6,0 mkr - Tidigarelägga beslutad investeringsbudget (6,0 mkr) för aktivitetsbaserade arbetsplatser från 2019/2020 till 2018/ Reinvesteringar fastigheter 2018 (55 mkr) - Reinvesteringar utökat underhållsbehov 2018 (20 mkr) Beskrivning av ärendet Inför budgetåret 2018 har servicenämnden mottagit ett förslag på budgetram om 31,2 mkr. Verksamhetsförändringar som i nuläget kan förutses är utökad ram för integration (0,4 mkr) samt E-tjänster (3,0 mkr) samt ram för klimat-smart mat (1,5 mkr) vilket ger en ny ram om 36,1 mkr för Servicenämnden lämnar en begäran om att föreslagen ram beviljas. Föreslagna verksamhetsförändringar Integration utökad ram 0,4 mkr Servicenämnden kommer fortsatt behöva ram för att tillsammans med inkluderingsenheten jobba för lyckad inkludering. Den fastställda ramen behöver ökas från 300 tkr till 700 tkr för att täcka in följande delar: matcha lediga bostäder mot anvisningar (ABO) hålla register uppdaterade teckna hyresavtal

8 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) nyckelhantering medverka vid inflyttning säkerställa att kontrakt med tillhörande besittningsskydd är i sin ordning och säga upp dessa när dessa löper ut kunna svara på frågor under hyrestiden arkivera handlingar ta emot felanmälan delta på informationsmöten kring boenden E-tjänster - utökad ram Servicenämnden behöver öka takten i arbetet med att bygga och införa nya e- tjänster. För att kunna göra detta behövs en ramförstärkning i form av medel för i huvudsak ökade resurser. Denna satsning bör komma samtidigt som införandet av Varberg direkt eftersom dessa båda delar är tätt samman-kopplade. Genom att införa e-tjänster, eller självservice, kommer kommunens verksamheter att kunna rationalisera och på så sätt spara pengar alternativ öka kvaliteten i sin verksamhet. Genom att bygga e-tjänster kan kommunen leverera billigare tjänster som samtidigt håller hög kvalitet, dessutom med avsevärt högre tillgänglighet. Nuvarande ram är 1,1 mkr. 3,0 mkr ,0 mkr ,0 mkr ,0 mkr 2021 Klimatsmart mat För att ta ytterligare steg i kostpolicyns anda om mer klimatsmart mat ser servicenämnden en möjlighet till utveckling inom området genom ett projekt. Projektet avser att höja kompetens samt acceptansen för den vegetariska maten. Detta ska ske genom att i första hand stärka personalens kompetens inom området så att de i sin tur kan möta sina kunder på ett mer underbyggt sätt. Med mer kunskap kommer en ökad trygghet och insikt om vad den klimat-smarta maten handlar om och vilket utbud som kan erbjudas. Genom att anordna temaveckor och workshops inom området för kunderna hoppas servicenämnden att öka acceptansen samt förståelsen för den klimatsmarta maten. Servicenämnden avser att i projektet ge kompetenshöjande insatser, ta fram material med information samt tillvägagångssätt för medarbetarna ute på enheterna att använda sig av i sitt arbete med kunden. Projektet beräknas kosta tkr under 2018 och består främst av personal- samt livsmedels-kostnad. Ram ,5 mkr Investeringsbudget 2018 Arbetet med kommande investeringar har pågått under våren Ökat investeringsbehov har framkommit genom projekten Aktivitetsbaserade arbetsplatser, reinvesteringar på fastigheter samt reinvesteringar utökat underhållsbehov.

9 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Föreslagna investeringshöjningar Ombyggnation Stadshus C plan 1 - Aktivitetsbaserade arbetsplatser Under 2017 kommer ombyggnationen av lokalerna i Stadshus C påbörjas och löpa på under några år. Det beslut som togs för investering inför 2017 års budget behöver uppdateras då vi under projektutvecklingen funnit fler lösningar som är smartare och mer hållbara över tid. Detta är: Kökets ventilation och maskinpark 0,9 mkr Tillkommande 300 kvm (IT-avdelningen) byggs om, 3,0 mkr Inredning 1,3 mkr Teknik och möbler till konferensrum 0,8 mkr Totalt: 6,0 mkr Servicenämnden kommer kunna evakuera lokalerna på ett bra sätt och för att undvika att projektet drar ut på tiden behöver investeringen som ligger 2019/2020 tidigareläggs med 6,0 mkr till 2018/2019. Investeringen för 2018 blir totalt 12,0 mkr. Reinvesteringar fastigheter Ett normalt reinvesteringsbehov är ca 150 kr/kvm/år vilket skulle innebära ca 55 mkr/år. En inventering av ventilationsaggregat i våra fastigheter har visat att vi behöver investera mer under de kommande två åren för att säkerställa funktionen i fastigheterna. Vi kommer även ha behov av att renovera de två kulturhistoriska fastigheterna som ännu inte är renoverade, Rosenfredsskolan och Gymnastiken. Efter dessa två år räknar vi med att det utökade underhålls-behovet minskar. Genomsnitt åren har varit 60 mkr. Det är förklaringen till att investeringarna 2018 och framåt är uppdelade i två delar. Investering fastigheter, utöver reinvesteringar För att kunna genomföra fastighetsinvesteringar för energieffektiviseringar utan att i förhand specificera vilken sorts investering det är budgeteras alla investeringar för energieffektiviseringar som reinvesteringar. Anledningen till detta är att en investering kan vara flera olika delar. Förklaring till de olika investeringarna kommer att göras i bokslutet. Vidare behålls investeringskonton för anpassningar fastighet och myndighets-krav fastighet. Beslutsunderlag Budgetdokument

10 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Samråd Förvaltningens budgetförslag för 2018 är behandlad i FSG enligt MBL 19, den 14 augusti 2017 samt enligt MBL 11, den 22 augusti Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef Jenny Lindborg Controller Protokollsutdrag

11 Budget 2018 och långtidsplan Servicenämnden 1 (23)

12 2 (23) Innehåll Inledning Driftbudget Ekonomi Verksamhet Driftsförändringar mellan 2017 och Nämndsmål Prioriterade inriktningar Förändring av taxor och avgifter Långtidsplan Förvaltningsanknuten trendspaning som kan påverka verksamheten 2019 till Förslag till verksamhetsförändringar 2019 till Investeringsplan... 21

13 3 (23) Inledning Servicenämndens uppdrag är att med koncernnyttan för ögonen leverera stödfunktioner till kommunens alla verksamheter. Grundleveransen följs upp via beslutade kvalitetsfaktorer och indikatorer. För 2018 och framåt kompletterade med de identifierade mätetalen för Varberg direkt, kommunens nya gemensamma kundservice. Varberg direkt är den största organisatoriska förändringen i nämndens verksamhet från 2018 och framåt. Störst påverkan redovisningsmässigt har de nya internhyresreglerna, delvis på grund av K3-regler 1, bland annat flyttas medel från underhåll (drift) till investering. Både Varberg direkt och en extra resurs för garantiåtgärder på nybyggda fastigheter är med i föreslagen budget. I övrigt är budgeten lagd i befintlig organisation, enligt budgetförutsättningarna med indexuppräkningar. Prislistor till kund är sänkta med 1 % för avsättning till kommande satsningar. De utökningar som föreslås för 2018 är att kommunen tar ett kliv avseende e-tjänster, dessutom behöver ramen för välfärdstjänster förstärkas. Nämndens målarbete är intensivt, nedbrutet hela vägen och viktiga steg tas kontinuerligt. Målen Miljö, Delaktighet, Stolthet och att Vara i framkant fokuseras på olika miljöinitiativ, starta Varberg direkt, Aktivitetsbaserade arbetsplatser samt FM-koncept. Målen är relevanta och leder till utveckling inom nämndens samtliga verksamheter. Utblicken framåt, visar på spännande utvecklingspotential i alla våra verksamheter, ofta med stöd av digitalisering. Ledarskapet i en personalintensiv verksamhet är viktig och nämndens verksamheter har stora möjligheter när det gäller att inkludera våra nyanlända kommuninvånare på ett bra sätt. Den stora förändringen i investeringsbudgeten hänger tätt samman med den nya modellen för internhyressättning. Därutöver föreslås några mindre förändringar gällande investeringar. 1 Bokföringsnämndens allmänna råd för att upprätta årsredovisning.

14 4 (23) 1. Driftbudget Ekonomi Tabell 1: Bruttoredovisning av totalbudget, tkr Verksamhetsområde Netto utfall 2016 Netto budget 2017 Intäkt budget 2018 Kostnad budget 2018 Netto budget 2018 Kundservice Fastighet Kost och städ IT-avdelningen Förvaltningschef Nämnd Summa Nettobudget 2017 inkluderar ej Fastighetsavdelningens planerade underskott gällande underhållsarbeten, vilket beräknas till tkr. Varberg direkt Varberg direkt kommer att starta sin service till medborgarna 1 februari 2018 vilket innebär en ökad personalstyrka på ca medarbetare. Huvuddelen består av kommunvägledare men även funktioner inom verksamhetsutveckling, systemadministration, koordinering och kommunikation ingår. Verksamheten leds av en enhetschef. Verksamheten finansieras via ram på 13,4 mkr under 2018 och framåt. Ny modell för internhyressättning Servicenämndens driftbudget minskar från och med 2018 på grund av nya internhyresregler för kommunens verksamhetslokaler. Beslut har fattats att lägga om internhyresprissättningen till funktionshyror i samband med att kommunen anpassar avskrivningsreglerna till K3. Dessa avskrivningsregler innebär att allt underhåll som genomförs bokförs som reinvesteringar. Detta innebär att kostnaden för underhåll inte kommer att budgeteras som drift utan som investering. En konsekvens blir då att servicenämndens driftbudget kommer att minska och investeringarna öka. Den upparbetade underhållsfonden som har varit resultatpåverkande kommer att tas bort från och med 2018 på grund av att behov av att spara pengar för framtida underhåll försvinner. Därmed kommer servicenämndens driftbudget gå med nollresultat för fastigheterna förutom beslutade ramar. Investeringsprocess Processen för fastighetsinvesteringar har genomlysts under Genomlysningen har tydliggjort processens alla delar som nu möter upp mot Region Hallands projektmodell som kommunen har valt att använda.

15 5 (23) Under 2017 förväntas kommunfullmäktige ta beslut om investeringsprocessen. Om förslaget antas skulle det innebära att vi från 2018 kommer jobba utifrån den framtagna processen med tydligare roller och mandat och en god dialog mellan de olika intressenterna. Den största förändringen för servicenämnden vid antagande av den nya processen är att nämnden kommer att hantera alla garantibesiktningar och garantier under garantitiden. För detta kommer det krävas en personalresurs, vilken är medräknad i internhyran för Nya enheter Under andra halvåret av 2017 öppnar nya enheter, Trönninge skola och Tresteget idrottscentrum samt nya Vidhöge och Bolmens förskola. De nya enheterna innebär fler arbetstillfällen för servicenämnden. Trönninge skola kommer initialt att ha 530 elever men har på sikt kapacitet att ta emot upp till 800 elever, vilket gör den till Varbergs största grundskola. Under 2018 beräknas Trönninge skola sysselsätta ca tio medarbetare och de nya enheterna tillsammans bidrar med uppskattningsvis ca 6 mkr i ökad omsättning samt motsvarande kostnad. 1.2 Verksamhet Servicenämnden har sedan flera år arbetat med konvertering från en produktionsbaserad leverans till ett mer kundorienterat arbetssätt. Att gå från en produktionsorienterad till en kundfokuserad leverans, innebär att arbeta med kulturförändringar, förbättrat värdskap, service och flexibilitet. För att ytterligare utveckla kundleveransen fortsätter resan med att gå från att leverera avdelningsspecifika tjänster till att bli en FM-leverantör där kunden sätts i fokus och känner större tillit och förtroende för sin serviceleverantör. Servicenämndens verksamhet inbegriper leverans av måltider och lokalvård till förskola, skola och omsorgsverksamhet, förvaltning av kommunens fastigheter, kommunens IT-utveckling och driftsförsörjning samt intern kundservice. Från februari 2018 kommer även Varberg direkt att ligga inom nämndens leverans. Nämnden arbetar aktivt med att jämföra sig med andra aktörer genom bland annat benchmarking, nätverkande och deltagande i ett antal tävlingar. Varberg är en expansiv och växande kommun vilket innebär en årligen växande leverans. Trots hög utvecklingstakt fungerar grundleveransen bra, även om verksamheten har en bit kvar till att vara en serviceleverantör i världsklass. Kulturarbete värdskap Servicenämndens verksamhet har under ett antal år arbetat med att förbättra service och bemötande. Det mesta av arbetet sker i den dagliga leveransen, men under gick samtliga medarbetare en utbildning i värdskap. Syftet var att förstärka en kultur med ett öppet förhållningssätt och förbättra

16 6 (23) bemötandet både gentemot kund och kollegor, vilket har lett till märkbara effekter i verksamheten. Alla ska vara nöjda med vårt bemötande när de lämnar oss efter ett möte. Det är i vårt bemötande vi värderas. Det handlar om att få människor att känna sig välkomna, att se dem vi möter som våra gäster oavsett om de är kunder, kollegor, invånare, besökare eller näringslivet. Arbetet med att ha rätt person på rätt plats och skapa en stark servicekultur med öppet och inkluderande förhållningssätt kommer att fortsätta under 2018 och framåt.

17 7 (23) Tabell 2: Nyckeltal verksamhet Nyckeltal KVALITETSFAKTORER År 2016 Utfall År 2017 Mål Kundfokus (NKI) (Utfall) 70 Medarbetarfokus Prestationsindex År 2018 Mål Identifikationsindex Ledtider Antal fel åtgärdade inom två dagar Leveranser ska levereras på överenskommen dag Frågor ska vara besvarade inom en arbetsdag 70 % 80 % 80 % n/a n/a 100 % 84 % 90 % 90 % Hälsa Sjukfrånvaro totalt 7,8 % Minska mot fg år Minska mot fg år Frisknärvaro totalt 31,0 % Öka mot fg år Öka mot fg år Inköp Avtalstrohet 94 % Öka jmf med fg år Öka jmf med fg år Leverantörsuppföljning 6 Entreprenörer levererar på överenskommen dag Följ upp ytterligare % 100 % 100 % Följ upp ytterligare 6 Samordningsaktiviteter 6 Minst 6 Minst 6 Andel energieffektiva miljöfordon av nyinköpta 85 % 70 % 100 % Ekonomi Uppfyllt Uppfyllt Bokfört värde jämfört med plan Varberg direkt Mål över en treårsperiod Antal samtal in till Minska med 20 % Kötid telefon n/a n/a Max 120 sekunder Andel lösta ärenden n/a n/a Min 70 % NKI n/a n/a Min 70 Besvarade samtal n/a n/a Min 85 % Kommunfullmäktiges miljömål Andel ekologiska inköp 35 % 35 % 35 % Minskad energiförbrukning i kommunen 15 % Minska med 20 % till 2020 med 2009 som basår Minska med 20 % till 2020 med 2009 som basår

18 8 (23) 1.3 Driftsförändringar mellan 2017 och 2018 Varberg direkt Resultat från olika undersökningar i kontakt med invånare och näringsliv, visar att Varbergs kommuns tillgänglighet och gemensamma förhållningssätt gentemot kunderna ligger lågt. Ett sätt att förbättra tillgängligheten är att skapa Varberg direkt som har alla som målgrupp - invånare, besökare, företagare, journalister och alla andra. Här får människor inte bara hjälp utan blir också inspirerade i mötet med kommunen. Varberg direkt ska bidra till en effektiv hantering av ärenden för såväl externa kunder som interna verksamheter. Denna målbild innebär ett arbete med en kulturförändring, ett paradigmskifte, med förbättrat värdskap, service och flexibilitet. En utmaning som kräver både tålamod och energi. Startdatum för Varberg direkt är 1 februari 2018, men under månaderna innan kommer personal att utbildas både inom sak-kompetens, värdskap, samtalsteknik och bemötande. Antal kommunvägledare i Varberg direkt är initialt beräknade till medarbetare. Verksamheten kommer att bemannas via, i första hand, kommunintern rekrytering. Vid behov rekryteras även externt under hösten För att höja kvaliteten kommer funktioner inom verksamhetsutveckling, systemadministration, koordinering och kommunikation att knytas till verksamheten. Resurserna borgar för att säkerställa kontinuerlig utveckling och för att möta framtida förändringar och krav. Kvalitetshöjningen gäller både på kort och lång sikt och består i huvudsak av följande: Kort sikt: Högre svarsfrekvens (2016 tappades minst 35 % av alla inkommande samtal till kommunen inringande fick inget svar vid första kontakten). Fler lösta ärenden i första kontakten med kommunen. Registrering av samtliga inkommande ärenden till kommunen (2016 registrerades, i princip, ingenting). Förbättrad servicegrad i form av ökade öppettider och bemötande. Hantering av flera typer av ärenden vid samma kontakt. Professionellt och enhetligt bemötande. Lång sikt: Kortare svarstider. E-tjänster som leder till färre telefonsamtal. Ökad lösningsgrad vid första kontakten. Fler inkommande ärenden när stadsutvecklingsprojektet börjar märkas i stadsmiljön. Utvärdering av ärendestatistik för verksamhetsutveckling.

19 9 (23) Driftsförändringar nedan ingår ej i befintlig budget för Integration - utökad ram Servicenämnden kommer fortsatt behöva ram för att tillsammans med inkluderingsenheten jobba för lyckad inkludering. Den fastställda ramen behöver ökas från 300 tkr till 700 tkr för att täcka in följande delar: matcha lediga bostäder mot anvisningar (ABO) hålla register uppdaterade teckna hyresavtal nyckelhantering medverka vid inflyttning säkerställa att kontrakt med tillhörande besittningsskydd är i sin ordning och säga upp dessa när dessa löper ut kunna svara på frågor under hyrestiden arkivera handlingar ta emot felanmälan delta på informationsmöten kring boenden 0,4 mkr 2018, utökad ram E-tjänster - utökad ram Servicenämnden behöver öka takten i arbetet med att bygga och införa nya e- tjänster. För att kunna göra detta behövs en ramförstärkning i form av medel för i huvudsak ökade resurser. Denna satsning bör komma samtidigt som införandet av Varberg direkt eftersom dessa båda delar är tätt sammankopplade. Genom att införa e-tjänster, eller självservice, kommer kommunens verksamheter att kunna rationalisera och på så sätt spara pengar alternativ öka kvaliteten i sin verksamhet. Ett bra exempel är e-tjänsten för att boka simskola. Tjänsten hade mindre bekymmer i starten men genom att integrera denna tjänst mot Varbergs kommuns ekonomisystem sparas mer än fyra veckor administrativt arbete för badmästaren per år. Denna tid kan istället läggas på att lära barn att simma alternativt utföra andra uppdrag. Ur ett medborgarperspektiv blir tjänsten tillgänglig för kommuninvånare dygnet runt. Man kan alltså konstatera att genom att bygga e-tjänster kan kommunen leverera billigare tjänster som samtidigt håller hög kvalitet, dessutom med avsevärt högre tillgänglighet. Nuvarande ram är tkr. Utöver denna ram äskar servicenämnden nedan utökning tkr tkr tkr tkr 2021

20 10 (23) Klimatsmart mat För att ta ytterligare steg i kostpolicyns anda om mer klimatsmart mat ser servicenämnden en möjlighet till utveckling inom området genom ett projekt. Klimatsmart mat är ett begrepp som innefattar att öka andelen vegetabilier i maten, minska andelen tomma kalorier, öka andelen ekologiska livsmedel, välja rätt kött och grönsaker ur ett klimatperspektiv samt tänka transportsnålt genom att t.ex. välja livsmedel efter säsong. Projektet avser att höja kompetens samt acceptansen för den klimatsmarta maten. Detta ska ske genom att i första hand stärka personalens kompetens inom området så att de i sin tur kan möta sina kunder på ett mer underbyggt sätt. Med mer kunskap kommer en ökad trygghet och insikt om vad den klimatsmarta maten handlar om och vilket utbud som kan erbjudas. Genom att anordna temaveckor och workshops inom området för kunderna hoppas servicenämnden att öka acceptansen samt förståelsen för den klimatsmarta maten. Servicenämnden avser att i projektet ge kompetenshöjande insatser, ta fram material med information samt tillvägagångssätt för medarbetarna ute på enheterna att använda sig av i sitt arbete med kunden. Projektet beräknas kosta tkr under 2018 och består främst av personalsamt livsmedelskostnad. 1.4 Nämndsmål För att stödja en kommunal verksamhet med god kvalitet, hög effektivitet, långsiktig hållbarhet och stabil ekonomi har servicenämnden under perioden beslutat att arbeta med fyra strategiska målinriktningar: Miljö: Servicenämnden ska arbeta med miljöansvaret och fokusera mot fortsatta energieffektiviseringar i kommunens fastigheter, grön IT, hållbara transporter samt hållbar verksamhet inom kost och städ. Långsiktig hållbarhet och miljö ska vara självklara delar i det dagliga arbetet. Delaktighet: Servicenämnden ska arbeta med samordning och utveckling av nämndens tjänster för att skapa attraktiva arbetsplatser. Korta beslutsvägar, transparens och delegerat ansvar ger väl genomtänkta och förankrade beslut. Medarbetarna ska känna att deras idéer kan bli verklighet genom delaktighet och närhet till beslut. Detta ger förutsättningar för ett sunt arbetsklimat. Stolthet: Servicenämnden ska arbeta med att utveckla verksamhetens kompetens, engagemang och bemötande. Därigenom ska nämndens kunder uppleva en professionell och effektiv leverans, nämndens varumärke stärks och medarbetarna kan känna stolthet över verksamheten. Vara i framkant: Servicenämnden ska arbeta med att hitta nya lösningar på befintliga uppdrag för att förenkla kundernas vardag. Att våga testa ny teknik och nya arbetssätt ska genomsyra nämndens verksamhet.

21 11 (23) Servicenämndens prioriterade fokusområden är: Aktivitetsbaserade arbetsplatser FM-koncept Varberg direkt Driva miljöarbete i alla verksamheter Tabell 3: Servicenämndens prioriterade fokusområden

22 12 (23) 1.5 Prioriterade inriktningar Valfrihet och kvalitetskonkurrens För att bidra till kommunens strategiska inriktning Valfrihet och kvalitetskonkurrens, gör servicenämnden ständigt omvärldsjämförelser i syfte att hålla sig à jour med vad som händer inom Facility Managementområdet och hitta nya framgångsfaktorer. Detta ligger sedan till grund för prioriteringar i utvecklingsarbetet. Vid upphandlingar utformas förfrågningsunderlag på ett sätt som stimulerar långsiktig och bred konkurrens och även ger möjlighet för små och medelstora företag att lämna anbud. Servicenämnden levererar ca 30 % av sina tjänster med hjälp av externa företag. Attraktiv arbetsgivare Personalförsörjningsåtgärder Servicenämnden arbetar för att alla medarbetare ständigt ska utvecklas. Att kunna erbjuda nya roller, temporärt eller permanent, ser vi som en förutsättning för att kunna behålla attraktiva medarbetare. Att olika individer arbetar i olika roller över tid medger hög utvecklingstakt och möjlighet att driva verksamheten framåt mot uppsatta mål. Olika kompetenser behöver vara tongivande i olika delar av processen. För att medarbetaren ska lyckas i sin nya roll krävs utbildning, både intern och extern samt mycket stöttning både från chefer, stödfunktioner och kollegor. Vid det årliga medarbetarsamtalet går man tillsammans igenom både önskemål om nya arbetsuppgifter och eventuellt kompetensutvecklingsbehov. Det finns alltid medel avsatta i budgeten för kompetensutveckling. Servicenämnden har haft glädjen att ha många deltagare på Morgondagens ledare. Servicenämnden erbjuder studenter på högskolenivå praktik och trainee-platser för att på den vägen få återväxt bland svårrekryterade yrkesgrupper. Servicenämnden har haft trainees så gott som varje år med mycket gott resultat. Många praktikanter från yrkesgymnasiet tas emot och det finns exempel på att de sedan fått arbete hos oss. Önskad sysselsättningsgrad Servicenämnden har under flera år arbetat med önskad sysselsättningsgrad. Det är framförallt inom kost och städ som detta är aktuellt. Vi har nio områden och enhetscheferna samarbetar över gränserna i frågan. Hittills har alla fått den sysselsättningsgrad de önskat. Ändamålsenlig organisation Servicenämnden har anpassat organisationen inom de avdelningar som är mest personalintensiva. Både inom kost och städ- och fastighetsavdelningen är en arbetsledande funktion införd. Tjänsterna är på två år i taget.

23 13 (23) I det nya fastighetssystemet kommer vi arbeta med arbetsorderstyrd drift enligt AFF, avtal för fastighetsförvaltning och service. Detta innebär att vi kan tidsätta varje arbetsuppgift och på det sättet optimera organisationen med rätt bemanning vid rätt tidpunkt på året. Hälsofrämjande aktiviteter Servicenämnden arbetar aktivt med frågan kring sjukfrånvaro, vilket är en kritisk framgångsfaktor för verksamheten. Det är både ergonomiska, miljömässiga och psykosociala aspekter som analyseras. Även frisknärvaro är ett relevant mått att analysera. Servicenämnden har hög sjukfrånvaro, främst inom kost och städ, den är hög, men inte högre än andra jämförbara organisationer. Det är en ovanligt hög andel äldre medarbetare bland de anställda jämfört med andra delar av servicebranschen. Det indikerar att kommunen har varit mån om personalen, arbetat med ergonomi och hjälpmedel. En annan bidragande orsak är sannolikt kombitjänster där medarbetare växlar mellan lokalvård och måltidstjänst. I nuläget samarbetar fastighetsavdelningen med kost och städavdelningen för att finna effektivare felavhjälpande underhåll, där personal på plats exempelvis kan byta en glödlampa istället för att en fastighetstekniker ska behöva åka till platsen. Detta arbetssätt skulle innebära ännu intressantare arbetsuppgifter och variation, vilket förhoppningsvis sänker sjukfrånvaron. Nästa steg på den inslagna vägen är att införa servicemedarbetare som titel. Detta begrepp beskrivs under trender. Servicenämnden vill förbättra och förstärka det förvaltningsövergripande arbetet, det vill säga arbeta mer tillsammans i gemensamma projekt och processer över avdelningar eller hela förvaltningen. Det finns också behov av att snabbt kunna anpassa arbetsplatsen till en växande organisation. Ett sätt att möta utmaningarna ovan, är att arbeta aktivitetsbaserat. Den kortaste beskrivningen av ett aktivitetsbaserat arbetssätt är att man arbetar där hjärnan är och inte där skrivbordet står. Med dagens teknik, finns det mycket goda möjligheter att arbeta aktivitetsbaserat. Servicenämndens medarbetare kommer arbeta aktivitetsbaserat i de ombyggda lokalerna i Stadshus C. Målet med genomförandet är att skapa: ett bättre samarbete över nämndens alla verksamheter ett ökat intresse av att se helheten en organisation som kan leva i ständiga förbättringar och som lätt kan anpassa sig till förändringar en arbetsplats där organisationen kan förändras och växa utan att lokalytan behöver utökas en inspirerande och professionell arbetsmiljö som attraherar kompetenta medarbetare nyttja digitaliseringens alla möjligheter för att skapa en god arbetsmiljö som är enkel, effektiv och elegant

24 14 (23) använda smart teknik, exempelvis Sakernas internet 2, för ett miljövänligt och optimalt utnyttjande av lokaler och mötesytor. 1.6 Förändring av taxor och avgifter 2018 Berör inte servicenämnden. 2. Långtidsplan Förvaltningsanknuten trendspaning som kan påverka verksamheten 2019 till 2022 Standardiserade tjänster I arbetet med att bli en fullvärdig FM-leverantör, kommer sannolikt efterfrågan på fler tjänster av typen en hjälpande hand att öka. Detta innebär ett ökat behov av lättrörliga resurser, servicemedarbetare, som kan hjälpa till med allt från att flytta stolar mellan konferensrum till att servera kaffe vid en konferens. Annan möjlig tjänsteutveckling kan vara Apple-support i kundservice, nyanställningstjänst, administration av bilpool för hela kommunen, paket/bud-mottagning, uthyrning av interna projektledare/projektledningskontor, uthyrning av kommunens profilmaterial, etc. Servicenämnden har skapat enhetliga tjänstebeskrivningar för de tjänster som verksamheten utför idag och som nyttjas av förvaltningarna. En ny och mer korrekt prisbild för de olika tjänsterna har också beräknats. Enkelhet före exakthet har varit ledordet i arbetet. Det innebär för kommunen ingen justering av totalkostnaden, men viss justering av ramar mellan de olika köpande nämnderna behöver göras så att ett nollsummespel uppnås. I arbetet med den nya prismodellen har uppdraget även varit att se om någon av de levererade tjänsterna bör finansieras via ram istället för genom fakturering till de köpande nämnderna. Finansiering av nätverkskostnader föreslås därför i framtiden vara ramfinansierat. Ambitionen är att lansera detta under för att ta nästa steg i utvecklingen Moderna FM-leverantörer i framkant har servicemedarbetare som titel. Medarbetare som ansvarar för och arbetar med de flesta av nämndens tjänster avgränsat till en geografisk plats. Att vara del av helheten gör att personalen 2 sakernas internet, engelska Internet of Things (IoT), begrepp inom informationsteknik avseende alla de enheter som via inbyggda sensorer eller datorer är uppkopplade mot internet. Dessa enheter kan vara hushållsapparater, kläder, fordon, elmätare, mobiltelefoner eller spelkonsoler. Gemensamt är att de inhämtar information från sin omgivning, sammanställer, bearbetar och presenterar den i realtid och därefter kommunicerar den vidare. Källa ne.se.

25 15 (23) känner delaktighet och stolthet. Ansvaret bidrar också till att personalen hittar nya och effektivare sätt att utföra leveransen. Servicebranschen är ofta föregångare när det gäller att arbeta med ständiga förbättringar. För kunden blir då effekten att den upplevda servicen ökar markant utan att kostnaden ökar, det är inte ovanligt att kostnaden sjunker. Utökade tjänster i Varberg direkt Kommunen genomför stora infrastrukturprojekt vilket kommer att påverka många invånare. Varberg direkt kommer då bli den naturliga kontaktpunkten dit invånarna kan vända sig och få svar på sina frågor eller ge sina synpunkter. I framtiden kan även fler aktörer samlas inom samma väggar. För att förenkla självservicen vid de personliga besöken hos Varberg direkt kan en utvecklad portal, besöksautomater samt olika touchskärmar underlätta för kommunmedborgaren samtidigt som väntetiden minskar. Automatisering Inom servicenämndens område är det möjligt att automatisera många tjänster något som skulle spara resurser. Nästa steg i värdekedjan är att bygga e- tjänster och erbjuda självservice. Genom att arbeta igenom våra interna processer framför allt inom IT och kundservice bör ytterligare rationaliseringar kunna ske. Chatrobot I Varberg direkt som ska ligga i framkant skulle man efter stängningsdags kunna erbjuda möjligheten att chatta för att få svar på sina frågor. Tekniken med robotar som automatiskt och efterhand lär sig svara på frågor börjar bli mogen, dessa finns redan på flera håll i världen. Därför är chatrobotar något som allvarligt bör beaktas när Varberg direkt planeras. Denna tjänst bör dessutom kunna avlasta handläggarna dagtid och frigöra tid till personer som kommer på besök alternativt vill hantera sin fråga i telefon. E-legitimation IT-avdelningen har fått ett uppdrag att göra en förstudie kring e-legitimation. Målet med förstudien är att identifiera och kartlägga Varbergs kommuns behov och önskemål av e-legitimation och användning av smarta kort samt, presentera ett förslag på införandeplan för dessa, alternativt skäl för beslut om att inte införa en kommungemensam lösning. Förstudien ska genomföras under Skulle detta införas öppnar det många möjligheter. Lokalvård Inom lokalvård utvecklas städmetoder som är skonsamma för både människa och miljö kontinuerligt. Användandet av städmaskiner och andra tekniska hjälpmedel ökar i takt med teknikens utveckling. Städroboten är på väg att etablera sig då de första självgående städmaskinerna, avsedda för professionellt bruk, gör entré på den svenska marknaden. Även digitala städsystem som bygger på uppkopplade enheter för att exempelvis få information om antalet besökare och städbehov ser också dagens ljus.

26 16 (23) Ledarskap I vår tid med snabb och öppen information som flödar i alla kanaler är det lätt att tro att man kan sitta hemma och låta världen komma till sig. Vi lär oss alla på olika sätt men det är väldigt viktigt att vi bevakar omvärlden och ser vad vi kan lära av andra. Tankar kring framtidens ledarskap har ett stort fokus på den mänskliga aspekten. Att chefer ska producera resultat är självklart, men sättet att göra det i en ny miljö är att ta tillvara på medarbetarna. Ett holistiskt, autentiskt ledarskap som bärs av meningsfullhet och passion är det som kommer vinna de skarpaste talangerna och få dem att bidra. Förmågan till inlevelseförmåga, att på allvar ställa sig i kundens skor och dela verksamhetens upplevelse, kommer avgöra vilka verksamheter som lyckas eller misslyckas. Modet och viljan att arbeta över gränserna, att våga experimentera och misslyckas och att bygga verksamheter i samverkan med samhället (doing well by doing good) kommer prägla framtidens ledarskap. Inkludering Attityder i ett samhälle påverkar alla och har avgörande betydelse för hur inkluderingsprocesser får fart. Attityder spelar stor roll för att kunna respektera andra individer och ge dem möjligheter att utvecklas. Ett inkluderande förhållningssätt förutsätter kritiska reflektioner över normer och värderingar. Ett samhälle och en verksamhet med positiv attityd till mångfald, som fokuserar mer på likheter och ett gemensamt "vi" har mycket större möjligheter att lyckas med inkluderingen och därmed generera ökad livskvalitet för alla. Det gäller att skapa utrymme och förutsättningar för att människor ska känna sig inkluderade. Inkludering ger en dynamik i verksamheten genom att den berikas med andra referensramar och erfarenheter som skapar en arena för nytänkande, mod och innovation. Servicenämnden har inte råd att missa kompetenta människor eller riskera att förlora dem för att de inte känner sig inkluderade eller trivs. Inom servicenämndens verksamhet kommer arbetet med inkludering att intensifieras och detta ligger dessutom nära värdskapsarbetet. För att lyckas, kommer det att kräva insatser på flera plan strategiskt såväl som operativt. Det kan handla om att sätta övergripande mål för inkludering, förberedelser i form av riktad utbildning, validering av befintlig utbildning, språkanpassning av arbetsinstruktioner, etc. Här finns bland annat möjlighet att söka EUprojektmedel. Optimering av bilnyttjande Antalet bilpooler ökar redan under 2017 och fler interna bilpooler kommer framöver att utvecklas i syfte att nyttja resurser mer effektivt. I kombination med att utöka antalet bilpooler kan även dessa öppnas upp mot externa aktörer såsom bolag och allmänhet. Allt i syfte att nyttja resurser på ett mer effektivt sätt. För att möjliggöra att externa parter kan nyttja bilpooler kan

27 17 (23) extern aktör äga hela bilflottan och på så vis undanröja juridiska hinder för bildelning och gemensam resursanvändning. Måltider Inom offentliga måltider är klimatsmarta måltider en av de stora frågorna. Genom att diskutera klimatsmarta måltider tas ett helhetsgrepp om måltiden kopplat till dess miljöpåverkan. Livsmedelsval, matsvinn, ekologiskt, närproducerat och transportsnålt är viktiga frågor inom begreppet. Det finns en rad faktorer som kan innebära ökade kostnader under de kommande åren, varav livsmedelspriserna är den främsta. Även ökade krav från myndigheter kan innebära en kostnadsökning. Krav och önskemål från invånare ihop med ökad medvetenhet kring mat, hälsa och miljö är en påverkansfaktor som också behöver tas i beaktande.

28 18 (23) 2.2 Förslag till verksamhetsförändringar 2019 till 2022 Tabell 4: Verksamhetsförändringar , tkr Förändring År 2018 (se avsnitt 1.3) År 2019 År 2020 År 2021 År 2022 Ramhöjande/ Engångsbelopp E-tjänster Engångsbelopp Projektledare 500 Ramhöjande Integration 400 Ramhöjande Samordnad varudistribution Ramhöjande Drift konferensrum 500 Ramhöjande Teknik och möbler konf. rum 180 Ramhöjande Summa: E-tjänster fortsatt ram Servicenämnden behöver öka takten i arbetet med att bygga och införa nya e- tjänster. För att kunna göra detta behövs en ramförstärkning i form av medel för i huvudsak ökade resurser. Denna satsning bör komma samtidigt som införandet av Varberg direkt eftersom dessa båda delar är tätt sammankopplade. Genom att införa e-tjänster, eller självservice, kommer kommunens verksamheter att kunna rationalisera och på så sätt spara pengar alternativ öka kvaliteten i sin verksamhet. Ett bra exempel är e-tjänsten för att boka simskola. Tjänsten hade mindre bekymmer i starten men genom att integrera denna tjänst mot Varbergs kommuns ekonomisystem sparas mer än fyra veckor administrativt arbete för badmästaren per år. Denna tid kan istället läggas på att lära barn att simma alternativt utföra andra uppdrag. Ur ett medborgarperspektiv blir tjänsten tillgänglig för kommuninvånare dygnet runt. Man kan alltså konstatera att genom att bygga e-tjänster kan kommunen leverera billigare tjänster som samtidigt håller hög kvalitet, dessutom med avsevärt högre tillgänglighet. Nuvarande ram är tkr. Utöver denna ram äskar servicenämnden nedan utökning tkr tkr tkr tkr 2021 Projektledare fortsatt ram Servicenämnden kommer fortsatt behöva en projektledare som ska delta i kommunens investeringsprojekt. 500 tkr 2019 och framåt.

29 19 (23) Integration fortsatt ram Servicenämnden kommer fortsatt behöva ram för att tillsammans med inkluderingsenheten jobba för välfärden. Se tidigare text på sida tkr 2019 och framåt. Samordnad varudistribution Servicenämndens verksamhet har haft i uppdrag att utreda förutsättningarna för att införa samordnad varudistribution i Varbergs kommun. En förstudie genomfördes under 2016 i syfte att tydliggöra potentiella fördelar med samordnad varudistribution, belysa förutsättningarna inom kommunen, samt föreslå hur kommunen bör gå vidare med frågan. Förstudien förespråkar ett arbetssätt med en gradvis övergång till samordnad varudistribution. Nedan är en översiktlig bedömning av kostnaden för att etablera och driva samlastningsfunktionen: Projektfas År 1 År 2 År 3 ca tkr ca tkr ca tkr ca tkr Ram för drift av konferensrum Investeringsbidraget 2017 på 500 tkr för utveckling av konferensrum används mestadels till inköp av teknisk utrustning som exempelvis projektorer, tvskärmar och konferenstelefoner. Anskaffningen av utrustningen är mer relaterat till drift än investering. Vi förordar därför att investeringsbidraget byts ut mot en ramförstärkning i samma nivå. 500 tkr 2019 och framåt. Ram för upprustning av konferensrum Konferensrummen behöver utrustas med teknik och möbler till en beräknad investering av 0,8 mkr vars kapitalkostnad finansieras med ram 180 tkr/år. Leasing av datorer/surfplattor/smartphones Under flera år har diskussioner pågått kring hur verksamheternas datorer ska hanteras. I nuläget köper de själva in sin hårdvara i form av datorer, surfplattor och mobiltelefoner. Detta resulterar i att verksamheten själv bestämmer när utrustningen ska bytas ut, vilket får till följd att gammal utrustning genererar fler fel än de skulle behöva och kanske inte går att uppgradera till den programvara som man bör använda sig av. Dessutom

30 20 (23) bestämmer verksamheterna själv vad som händer med gammal utrustning vilket gör att någon miljöriktig återvinning inte kan garanteras. Servicenämnden upplever detta som ett problem och föreslår därför ett system där servicenämnden, alternativt en extern part, ansvarar för att äga och tillgodose verksamheternas behov av funktionell hårdvara. Eftersom önskemål har framförts från flera verksamheter om att erbjuda en sådan tjänst kommer servicenämnden under 2017 att ta fram ett förslag på hur detta skulle kunna fungera. Förhoppningsvis kan tjänsten introduceras under 2018 för att året efter, 2019, användas fullt ut. Ambitionen är att det ska vara kostnadsneutralt för kommunen.

31 21 (23) 3. Investeringsplan Tabell 5: Investeringsplan , tkr Investeringsobjekt Prognos 2017 Beslutad budget 2018* Tekniska förändringar 2018 Behov av förändringar 2018 Plan 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 Pågående projekt: Kost och städ IT-utveckling IT-infrastruktur Anpassning fastighet Energieffektivisering fastighet *** Myndighetskrav fastighet Underhåll fsk Upprustning konf.rum ** 500** 500** 500** Renovering A1 260 Ventilation TK Ombyggnation Stadshus C Ombyggnad Varbergs teater (KOF) Projekt med tidigare beslut: Verksamhetsutv. övrigt Nya projekt med slutförd förstudie: Reinvestering inkl. energieffektivisering fastighet Reinvesteringar utökat underhållsbehov Summa: *Enligt Strategiskt styr- och budgetdokument inför mål och budget 2018 som beslutas i kommunfullmäktige i maj ** Äskat ram i samma utsträckning, godkänns ram för konferensrum tas investeringen bort *** Ingår i Reinvestering from år 2018

32 22 (23) Ombyggnation Stadshus C plan 1 - Aktivitetsbaserade arbetsplatser Under 2017 kommer ombyggnationen av lokalerna i Stadshus C påbörjas och löpa under några år. Det beslut som togs för investering inför 2017 års budget behöver uppdateras då vi under projektutvecklingen funnit fler lösningar som är smartare och mer hållbara över tid. Detta är: Kökets ventilation och maskinpark 0,9 mkr Tillkommande 300 kvm (IT-avdelningen) byggs om, 3,0 mkr Inredning 1,3 mkr Teknik och möbler till konferensrum 0,8 mkr Totalt: 6,0 mkr Servicenämnden kommer kunna evakuera lokalerna på ett bra sätt och för att undvika att projektet drar ut på tiden behöver investeringen som ligger 2019/2020 tidigareläggas med 6,0 mkr till 2018/2019. Investeringen för 2018 blir totalt 12,0 mkr. Reinvesteringar fastigheter Ett normalt reinvesteringsbehov är ca 150 kr/kvm/år vilket skulle innebära ca 55 mkr/år. En inventering av ventilationsaggregat i våra fastigheter har visat att vi behöver investera mer under de kommande två åren för att säkerställa funktionen i fastigheterna. Vi kommer även ha behov av att renovera de två kulturhistoriska fastigheterna som ännu inte är renoverade, Rosenfredsskolan och Gymnastiken. Efter dessa två år räknar vi med att det utökade underhållsbehovet minskar. Genomsnitt åren har varit 60 mkr. Det är förklaringen till att investeringarna 2018 och framåt är uppdelade i två delar. Investering fastigheter, utöver reinvesteringar För att kunna genomföra fastighetsinvesteringar för energieffektiviseringar utan att i förhand specificera vilken sorts investering det är, budgeteras alla investeringar för energieffektiviseringar som reinvesteringar. Anledningen till detta är att en investering kan vara flera olika delar. Förklaring till de olika investeringarna kommer att göras i bokslutet. Vidare behålls investeringskonton för anpassningar fastighet och myndighetskrav fastighet.

33 23 (23) Reinvesteringar över 1 mkr Tabell 6: Reinvesteringar över 1 mkr Budget skolfastigheter Nr Objekt Reinvestering Åtgärd - underhåll Rosenfredskolan Totalrenovering fasad och tak Hagaskolan Idrottshall golv, målning Bockstenskolan Ventilation kök Påskbergsskolan Fasad och tak Håstenskolan Ventilation kök PS-skolan Köksutrustning Almers Skola Tak och låssystem PS-HUS 11 (VFAB) Konvertering värmesystem Bosgårdsskolan Belysning, konvertering värme Sibbarps skola Ventilation Kungsäters skola Mattbyte, omklädning idrott, låssystem Lindbergs skola Ny pelletssilo, ventilation Vidhögeskolan Underhåll i projektet ombyggnation BUDGET SERVICEHUS Ekekullen Tak och köksaggregat Kungsängen Pelletspanna Limagården Ventilation BUDGET FÖRSKOLOR Renen 10, Montessori Fasad, fönster BUDGET KULTUR- OCH FRITIDSANLÄGGNINGAR Kv. Gymnastiken Fönster, fasad och tak Teatern Salongen Simstadion Omläggning duk Håstens IP Ventilation Varbergs idrottshall Invändigt underhåll Vidhögehallen Vattenkvalitet ökad belastning Håsten BUDGET KARDANEN Kv Kardanen Ventilation BUDGET ÖVRIGA FÖRVALTNINGSFASTIGHETER Stadshus C Underhåll i ombyggnation Totalt reinvesteringar

34 I nuvarande ramar för 2018 är lönekostnader kompenserade med 3,2 % och övrig prisutveckling kompenserade till 2,4 % (minus effektivisering 1%) eller PKV (minus effektivisering 1%) Servicenämnd TOTALT Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Totala kostnader Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Underhållsfond Ram Servicenämnd Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Förvaltningschef 230 Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt

35 Totalt Kundservice 231 Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt RAM Tot RAM Växel (Ingår i Varberg direkt) 231/93050 Budget 2017 Detalj 2017 Ingår i KGKS Ingår i KGKS Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Varberg direkt (ingår i kundservice) 231/93050 Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt

36 Totalt IT 234 Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Kost & Städ 233 Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Kaféverksamhet 233 / Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt

37 Fastighetsavdelningen totalt 232 Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt Förvaltningsfastigheter Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Driftkostnad Mediakostnad Underhållskostnad Finans. kostn o intäkt Hyresöver-/underskott Administration Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Personalkostnader Verksamhetskostnader Finans. kostn o intäkt Totalt

38 Externa lokaler Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Hyror Mediakostnad Lokalsamordning/adm Finans. kostn o intäkt Hyresöver-/underskott Saneringsfastigheter Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Driftkostnad Mediakostnad Underhållskostnad Kapitalkostnad Hyresöver-/underskott Bostadshus Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Driftkostnad Mediakostnad Underhållskostnad

39 Kapitalkostnad Hyresöver-/underskott Lokaler (övr lokaler och bostäder) Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Driftkostnad Mediakostnad Underhållskostnad Kapitalkostnad Tot.Hyresöver-/underskott Hyresöver-/underskott Hyresöver-/underskott RAM Övriga fastigheter Budget 2017 Detalj 2017 Budget 2018 Detalj 2018 Intäkter Driftkostnad Mediakostnad Underhållskostnad Kapitalkostnad Hyresöver-/underskott

40 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) 6. Alternativ driftsform för köket på Södertull Dnr: SVN 2016/0089 Handläggare: Kristian Helgesson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 40 Dnr SVN 2016/0089 Alternativ driftsform för köket på Södertull Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. godkänna utredning Alternativ driftsform för köket på Södertull. Beskrivning av ärendet I januari 2017 beslutade servicenämnden att köket på Södertull även fortsättningsvis ska vara ett tillagningskök. Nämnden gav dock förvaltningen i uppdrag att se över möjligheten till alternativ driftsform av köket på Södertull. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 6 juli Utredning Alternativ driftsform för köket på Södertull. Övervägande Att konkurrensutsätta seniorrestaurangen på Södertull möter principiellt inga hinder. Detta förutsatt att ansvarsförhållandet gentemot socialförvaltningen inte påverkas. En eventuell upphandling skulle dock kräva stora tidsmässiga resurser i anspråk sett i relation till verksamhetens omfattning. Med dagens omsättning och hyresnivå i beaktande finns farhågor att en privat aktör tvingas göra avkall på kvalitet och service för att få lönsamhet i verksamheten. Protokollsutdrag: Svn

41 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Dnr: SVN 2016/ Handläggare: Kristian Helgesson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Alternativ driftsform för köket på Södertull Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. godkänna utredning Alternativ driftsform för köket på Södertull. Beskrivning av ärendet I januari 2017 beslutade servicenämnden att köket på Södertull även fortsättningsvis ska vara ett tillagningskök. Nämnden gav dock förvaltningen i uppdrag att se över möjligheten till alternativ driftsform av köket på Södertull. Beslutsunderlag Utredning Alternativ driftsform för köket på Södertull. Övervägande Att konkurrensutsätta seniorrestaurangen på Södertull möter principiellt inga hinder. Detta förutsatt att ansvarsförhållandet gentemot socialförvaltningen inte påverkas. En eventuell upphandling skulle dock kräva stora tidsmässiga resurser i anspråk sett i relation till verksamhetens omfattning. Med dagens omsättning och hyresnivå i beaktande finns farhågor att en privat aktör tvingas göra avkall på kvalitet och service för att få lönsamhet i verksamheten. Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef Kristian Helgesson Avd chef kost och städ Protokollsutdrag Kost- och städavd

42 Utredning 1 (3) Dnr: Serviceförvaltning Kristian Helgesson Alternativ driftsform för köket på Södertull Uppdrag I januari 2017 presenterade serviceförvaltningen till servicenämnden ett förslag om att göra om tillagningsköket på Södertull till ett mottagningskök. Nämnden godkände inte förslaget utan ville även i fortsättningen se Södertull som ett tillagningskök. Nämnden gav dock i uppdrag till förvaltningen att se över möjligheten till alternativ driftsform av köket på Södertull. Nuläge Södertulls kök och seniorrestaurang är beläget centralt i Varberg intill Västra Vallgatan. Restaurangen har öppet dagligen för lunch mellan kl och Det är serviceförvaltningen som bemannar restaurangen på uppdrag från socialförvaltningen och enligt de tider som är överenskomna. Under vardagar erbjuds två olika lunchalternativ och på helger ett alternativ. Köket på Södertull producerar totalt ca 250 portioner per dag, förutom till den egna restaurangen så levereras mat till seniorrestaurangen på Apelvikshöjd samt till tre förskolor. I lokalen finns också en cafeteriadel som har öppet mellan kl och och som drivs av socialförvaltningen. Restaurangen har ca 80 sittplatser och används förutom av restaurangens och cafeterians gäster också som samlingslokal av bland annat frivilligverksamhet. Ett gemensamt diskrum tjänar såväl lunch- som caféverksamheten Restaurangen har ca 50 ätande matgäster per dag samt säljer därtill ytterligare ca 15 luncher som hämtas av hemtjänsten. Priset till kund för en lunch är 55 kr för pensionärer och 65 kr för övriga gäster. Intäkten för sålda portioner tillfaller socialförvaltningen och serviceförvaltningen interndebiterar socialförvaltningen för antalet sålda portioner. Serviceförvaltningens försäljning motsvarar en årsomsättning på ca kr. Serviceförvaltningen debiterar därtill en fast serveringskostnad till socialförvaltningen på tkr/år som till största delen avser personalkostnaden för att bemanna restaurangen samt den del av hyran som avser restaurangdelen. Hyran för lokalen, restaurangen och köket är totalt kr/år. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER. E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se Serviceförvaltning TELEFAX WEBBPLATS Varberg

43 2 (3) Dnr: Omvärldsanalys Vid samtal med en lokal restauratör reagerade hen på nivån av hyran i förhållande till omsättningen som i fallet med Södertull är ca 25%. Enligt branschpraxis är 10-13% ett rimligt förhållande mellan hyra och omsättning. Restauratören hade vidare svårt att se en affär i Södertull och ansåg att det möjligtvis kunde locka en småföretagare som är beredd att jobba mycket själv i verksamheten, alternativt företag så som Samhall. Inom restaurangbranschen brukar man för en lunchrestaurang räkna med att minst sälja det dubbla antalet lunch som det finns sittplatser i restaurangen. Förhållandet gällande Södertull är ca 50 sålda lunch per dag mot 80 platser i restaurangen. En eventuell framtida privat aktör skulle förmodligen behöva öka omsättningen väsentligt för att nå lönsamheten. Möjlighet till annan driftsform I nuvarande avtal med socialförvaltningen förbehåller sig serviceförvaltningen rätten att anlita extern entreprenör för utförandet av uppdraget. Ett sådant upplägg skulle innebära att serviceförvaltningen har ansvaret gentemot socialförvaltningen likväl som uppföljningsansvaret gentemot en privat leverantör. En annan möjlighet är att socialförvaltningen som beställare upphandlar driften av restaurangen själva utan serviceförvaltningens medverkan. Ett sådant upplägg kräver dock fortsatt utredning och diskussion ihop med socialförvaltningen. Vid samtal med socialförvaltningen har de meddelat att driftformen i sig spelar mindre roll så länge fokus är på kvalitet och service och pekar också på behovet att hotta upp och modernisera seniorrestaurangerna. Socialförvaltningen tror att intresset att driva Södertull i privat regi är måttligt och befarar att en privat aktör får göra avkall på kvalitet för att få verksamheten att gå runt. Portionerna som idag produceras på Södertull och som levereras till tre förskolor bör vid en eventuell upphandling flyttas över till ett annat tillagningskök om inte leveransen till barn- och utbildningsförvaltningen också ska påverkas. Resurser Vid ett eventuellt upphandlingsförfarande är förvaltningens bedömning att det åtgår cirka 300 arbetstimmar för att ta fram ett förfrågningsunderlag och genomföra själva upphandlingen. Detta motsvarar en arbetskostnad på ca

44 3 (3) Dnr: kr vid ett upphandlingsförfarande och kostnad för att följa upp och administrera avtalet tillkommer sedan. Slutsats Att konkurrensutsätta seniorrestaurangen på Södertull möter principiellt inga hinder. Det skulle dock ta stora tidsmässiga resurser i anspråk att göra en sådan upphandling sett i relation till verksamhetens omfattning. Med dagens omsättning och hyresnivå i beaktande finns som socialförvaltningen också påpekat en farhåga att en privat aktör tvingas göra avkall på kvalitet och service för att få lönsamhet i verksamheten. Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef Kristian Helgesson Avdelningschef kost och städ

45 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) 7. Innovationskock i stället för innovationskök Dnr: SVN 2017/0051 Handläggare: Kristian Helgesson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 41 Dnr SVN 2017/0051 Innovationskock i stället för innovationskök Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. använda pengarna som är avsatta för ett innovationskök till en innovationskock istället 2. ge förvaltningen i uppdrag att komplettera beslutsförslaget med mål för innovationskockens arbete. Beskrivning av ärendet Inför 2013 beslutades att avsätta medel för att öka kvaliteten ytterligare på maten i äldreboenden och skolor enligt intentionerna i kostpolicyn. Detta gjordes genom att öppna ett mindre tillagningskök som skulle användas som innovationskök. Köket på Bockstenskolan blev innovationsköket och producerade ett flertal innovationer. Innovationskonceptet utvecklades vidare under 2016 så att fler kök kunde ta del av innovationspengarna och få möjligheten till att utveckla sina idéer. Flera av köken kom med goda idéer och fick möjlighet att utveckla dessa. Till exempel utvecklades samarbetet med de vårdavdelningar som får sin mat från våra kök. Fler exempel är Mickelsmäss på Trönningebjärs förskola samt användning av nya klimatsmarta produkter som hönsfärs, bönor i aromsmör samt bönor som redning i de vegetariska maträtterna. Under 2017 har tanken om att använda innovationspengarna på ett annat sätt vuxit fram. Det finns de enheter som är väldigt kreativa och framåt och som hela tiden arbetar med ständiga förbättringar. Svårigheten är att förmedla och sprida dessa förbättringar till hela organisationen. Flertalet andra kommuner använder sig av inspiratörer eller ambassadörer som kommer ut till enheterna som en extra resurs och på det sättet hjälper enheterna att utvecklas. En innovatör har goda förutsättningar för att komma ut till ett kök med nya ögon och på så sätt kunna se möjligheterna och inte begränsningarna.

46 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Inget kök är det andra likt och förbättringarna kan behöva anpassas efter de förutsättningar som finns på plats. Det kan handla om att förändra och förbättra flöden, utrustning, arbetsmoment eller själva inställningen och tänket. Innovatören får möjlighet att hjälpa enheterna med det de behöver för att fortsätta att öka kvaliteten på maten. Våra tidigare erfarenheter visar att förändringar och utvecklingsarbete får bäst genomslag när någon på plats i köket ger en introduktion och praktisk handledning i nya eller förändrade metoder för matlagning. Ett exempel på detta är brödbakning i köken. Under våren hölls en utbildning för kockarna i bakning med Sebastien Boudet. En väldigt uppskattad utbildning där ett riktigt guldkorn var själva hanteringen av degen. Kockarna fick praktisk handledning och det gav personalen en trygghet som gör att de kommer att baka igen. Önskvärt vore att kunna använda innovationspengen till olika ändamål i olika faser av utveckling för att bäst utnyttja resurserna. Om innovationspengarna i nuvarande fas kan användas till en person istället för till ett kök skulle detta bidra till intensionen att öka spridningen av goda idéer mellan köken. Detta leder förhoppningsvis till en än högre och jämnare kvalitet. Att anställa en innovationskock på en projektanställning under 12 månader skulle väsentligt bidra till att goda idéer och arbetssätt sprids genom att innovationskocken praktiskt är med i de olika köken. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 6 juli Övervägande Innovationsköket har varit med och tagit fram många idéer och innova-tioner. Det har dock visat sig vara svårt att sprida dessa innovationer och arbetssätt till alla övriga kök. När kockarna får praktisk handledning på plats i köken är det lättare att sprida kunskap om metoder och nya innovationer. Genom att använda avsatta medel för ett innovationskök till en innova-tionskock istället ges bättre möjligheter att sprida metoder och innovationer till samtliga kök och därigenom uppnå en ännu högre och jämnare kvalitet på måltiderna. Protokollsutdrag: Svn

47 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Dnr: SVN 2017/ Handläggare: Kristian Helgesson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Innovationskock i stället för innovationskök Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. använda pengarna som är avsatta för ett innovationskök till en innovationskock istället. Beskrivning av ärendet Inför 2013 beslutades att avsätta medel för att öka kvaliteten ytterligare på maten i äldreboenden och skolor enligt intentionerna i kostpolicyn. Detta gjordes genom att öppna ett mindre tillagningskök som skulle användas som innovationskök. Köket på Bockstenskolan blev innovationsköket och producerade ett flertal innovationer. Innovationskonceptet utvecklades vidare under 2016 så att fler kök kunde ta del av innovationspengarna och få möjligheten till att utveckla sina idéer. Flera av köken kom med goda idéer och fick möjlighet att utveckla dessa. Till exempel utvecklades samarbetet med de vårdavdelningar som får sin mat från våra kök. Fler exempel är Mickelsmäss på Trönningebjärs förskola samt användning av nya klimatsmarta produkter som hönsfärs, bönor i aromsmör samt bönor som redning i de vegetariska maträtterna. Under 2017 har tanken om att använda innovationspengarna på ett annat sätt vuxit fram. Det finns de enheter som är väldigt kreativa och framåt och som hela tiden arbetar med ständiga förbättringar. Svårigheten är att förmedla och sprida dessa förbättringar till hela organisationen. Flertalet andra kommuner använder sig av inspiratörer eller ambassadörer som kommer ut till enheterna som en extra resurs och på det sättet hjälper enheterna att utvecklas. En innovatör har goda förutsättningar för att komma ut till ett kök med nya ögon och på så sätt kunna se möjligheterna och inte begränsningarna. Inget kök är det andra likt och förbättringarna kan behöva anpassas efter de förutsättningar som finns på plats. Det kan handla om att förändra och förbättra flöden, utrustning, arbetsmoment eller själva inställningen och tänket. Innovatören får möjlighet att hjälpa enheterna med det de behöver för att fortsätta att öka kvaliteten på maten. Våra tidigare erfarenheter visar att förändringar och utvecklingsarbete får bäst genomslag när någon på plats i köket ger en introduktion och praktisk handledning i nya eller förändrade metoder för matlagning. Ett exempel på detta är

48 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) brödbakning i köken. Under våren hölls en utbildning för kockarna i bakning med Sebastien Boudet. En väldigt uppskattad utbildning där ett riktigt guldkorn var själva hanteringen av degen. Kockarna fick praktisk handledning och det gav personalen en trygghet som gör att de kommer att baka igen. Önskvärt vore att kunna använda innovationspengen till olika ändamål i olika faser av utveckling för att bäst utnyttja resurserna. Om innovationspengarna i nuvarande fas kan användas till en person istället för till ett kök skulle detta bidra till intensionen att öka spridningen av goda idéer mellan köken. Detta leder förhoppningsvis till en än högre och jämnare kvalitet. Att anställa en innovationskock på en projektanställning under 12 månader skulle väsentligt bidra till att goda idéer och arbetssätt sprids genom att innovationskocken praktiskt är med i de olika köken. Övervägande Innovationsköket har varit med och tagit fram många idéer och innovationer. Det har dock visat sig vara svårt att sprida dessa innovationer och arbetssätt till alla övriga kök. När kockarna får praktisk handledning på plats i köken är det lättare att sprida kunskap om metoder och nya innovationer. Genom att använda avsatta medel för ett innovationskök till en innovationskock istället ges bättre möjligheter att sprida metoder och innovationer till samtliga kök och därigenom uppnå en ännu högre och jämnare kvalitet på måltiderna inom förskola, skola och äldreomsorg. Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef Kristian Helgesson Avd chef kost och städ Protokollsutdrag

49 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) 8. Remissvar - Digital Agenda Dnr: SVN 2017/0040 Handläggare: Linda Svensson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 42 Dnr SVN 2017/0040 Remissvar - Digital Agenda Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. ställa sig bakom förvaltningens remissvar avseende Digital Agenda Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 9 maj 2017 beslutat att remittera Digital agenda 2019 till samtliga nämnder, bolag och Räddningstjänst Väst. Kommunstyrelsen beslutade den 25 oktober 2016, 206, att godkänna den digitala agendan samt att aktiviteter som behöver finansieras kräver beslut i särskild ordning. För att komma i fas med budgetprocessen hanteras nu Digital agenda för Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 5 juli Förslag till Digital agenda för Varbergs kommun, Remiss- KSau beslut 9 maj 2017, 269. Övervägande Serviceförvaltningen har ett uppdrag från kommunstyrelsen där det bl.a. ingår att ta fram förslag till styrande dokument som ska stödja den digitala utvecklingen i Varberg kommun. Den Digitala agendan för Varbergs kommun är ett av dem och i uppdraget ingår även genomförande av agendan och att ta fram verksamhetsplaner och riktlinjer som stöd. Arbetet sker enligt styrmodellen för Digitala tjänsters livscykel där processen ingår. Den digitala agendan är framtagen på serviceförvaltningen i tät dialog med verksamheterna och kommunicerad med Digitaliseringsgruppen.

50 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Remissvar på ett eget förslag är inte relevant och utelämnas i detta beslutsförslag. Den digitala agendan innehåller fokusområden, som är förändrade utifrån tidigare agenda. Några av fokusområdena berör servicenämnden i större utsträckning än andra eller kanske inte helt naturligt uppfattas beröra servicenämndens verksamhet. Därför lämnas här kommentarer och förtydliganden. Bredbandsutbyggnaden Serviceförvaltningen ska på kommunledningskontorets uppdrag bevaka bredbandsutveckling för att uppfylla de nationella och regionala digitala agendorna. Varberg Energi AB har ett uppdrag från kommunfullmäktige att i samverkan med kommunledningen ta fram en Bredbandsstrategi för Varbergs kommun. Bredbandsfrågor som behöver samordnas hanteras idag på serviceförvaltningen i samverkan med Varberg Energi AB. Självservicetjänster och e-förvaltning I servicenämndens förslag till budget finns en post för att driva på utvecklingen av digitala tjänster. Arbetet har stark koppling till nya VarbergDirekt (gemensam kundservice). Invånarnas behov av tjänster kommer att kunna belysas på ett mer samordnat sätt när servicen får en gemensam plattform. Frågan har en avgörande påverkan på digitaliseringen i Varbergs kommun och här kan servicenämnden påverka utvecklingen. Införande av Mina meddelanden i Varbergs kommun är en viktig del i digitaliseringen av samhället. Här finns möjligheter att samarbeta med andra kommuner. Samordning sker via IT-avdelningen. Informationssäkerhet, integritet och legitimation IT-avdelningen arbetar kontinuerligt med IT-säkerheten. En ny lagstiftning, GDPR, som ersätter PUL träder i kraft den 25 maj Ett omfattande arbete sker för att anpassa arbetssätt och hantering av information utifrån den nya lagstiftningen. Det finns ett stort behov av kompetensutveckling inom området informationssäkerhet. Samverkan sker med kommunledningskontoret. Servicenämnden har den 24 maj 2017, 35, avsatt 650 tkr arbetet med förberedelser kopplat till GDPR. Kommunledningskontoret köper från och med augusti en tjänst av serviceförvaltningen som ska arbeta med informationssäkerheten samt införande av e- arkiv. Medborgardialog Servicenämndens, hamn- och gatunämndens och byggnadsnämndens presidier har fått en hemställan om att utgöra styrgrupp för arbetet med att utarbeta principer för medborgardialog. Inom uppdraget bör särskild vikt läggas vid att processen ska digitaliseras. Övriga fokusområden Övriga områden i den digitala agendan uppfattas ofta som IT-relaterade eller naturliga utvecklingsområden. Hela agendan hanteras som en gemensam

51 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) angelägenhet för Varbergs kommun och samverkan/dialog med verksamheten ligger till grund för genomförande av digitaliseringen. Protokollsutdrag: Svn

52 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Dnr: SVN 2017/ Handläggare: Linda Svensson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Remissvar - Digital Agenda Förslag till beslut 1. Överlämnas utan beslutsförslag. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 9 maj 2017 beslutat att remittera Digital agenda 2019 till samtliga nämnder, bolag och Räddningstjänst Väst. Kommunstyrelsen beslutade den 25 oktober 2016, 206, att godkänna den digitala agendan samt att aktiviteter som behöver finansieras kräver beslut i särskild ordning. För att komma i fas med budgetprocessen hanteras nu Digital agenda för Beslutsunderlag Förslag till Digital agenda för Varbergs kommun, Remiss- KSau beslut 9 maj 2017, 269. Övervägande Serviceförvaltningen har ett uppdrag från kommunstyrelsen där det bl.a. ingår att ta fram förslag till styrande dokument som ska stödja den digitala utvecklingen i Varberg kommun. Den Digitala agendan för Varbergs kommun är ett av dem och i uppdraget ingår även genomförande av agendan och att ta fram verksamhetsplaner och riktlinjer som stöd. Arbetet sker enligt styrmodellen för Digitala tjänsters livscykel där processen ingår. Den digitala agendan är framtagen på serviceförvaltningen i tät dialog med verksamheterna och kommunicerad med Digitaliseringsgruppen. Remissvar på ett eget förslag är inte relevant och utelämnas i detta beslutsförslag. Den digitala agendan innehåller fokusområden, som är förändrade utifrån tidigare agenda. Några av fokusområdena berör servicenämnden i större utsträckning än andra eller kanske inte helt naturligt uppfattas beröra servicenämndens verksamhet. Därför lämnas här kommentarer och förtydliganden. Bredbandsutbyggnaden Serviceförvaltningen ska på kommunledningskontorets uppdrag bevaka

53 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) bredbandsutveckling för att uppfylla de nationella och regionala digitala agendorna. Varberg Energi AB har ett uppdrag från kommunfullmäktige att i samverkan med kommunledningen ta fram en Bredbandsstrategi för Varbergs kommun. Bredbandsfrågor som behöver samordnas hanteras idag på serviceförvaltningen i samverkan med Varberg Energi AB. Självservicetjänster och e-förvaltning I servicenämndens förslag till budget finns en post för att driva på utvecklingen av digitala tjänster. Arbetet har stark koppling till nya VarbergDirekt (gemensam kundservice). Invånarnas behov av tjänster kommer att kunna belysas på ett mer samordnat sätt när servicen får en gemensam plattform. Frågan har en avgörande påverkan på digitaliseringen i Varbergs kommun och här kan servicenämnden påverka utvecklingen. Införande av Mina meddelanden i Varbergs kommun är en viktig del i digitaliseringen av samhället. Här finns möjligheter att samarbeta med andra kommuner. Samordning sker via IT-avdelningen. Informationssäkerhet, integritet och legitimation IT-avdelningen arbetar kontinuerligt med IT-säkerheten. En ny lagstiftning, GDPR, som ersätter PUL träder i kraft den 25 maj Ett omfattande arbete sker för att anpassa arbetssätt och hantering av information utifrån den nya lagstiftningen. Det finns ett stort behov av kompetensutveckling inom området informationssäkerhet. Samverkan sker med kommunledningskontoret. Servicenämnden har den 24 maj 2017, 35, avsatt 650 tkr arbetet med förberedelser kopplat till GDPR. Kommunledningskontoret köper från och med augusti en tjänst av serviceförvaltningen som ska arbeta med informationssäkerheten samt införande av e-arkiv. Medborgardialog Servicenämndens, hamn- och gatunämndens och byggnadsnämndens presidier har fått en hemställan om att utgöra styrgrupp för arbetet med att utarbeta principer för medborgardialog. Inom uppdraget bör särskild vikt läggas vid att processen ska digitaliseras. Övriga fokusområden Övriga områden i den digitala agendan uppfattas ofta som IT-relaterade eller naturliga utvecklingsområden. Hela agendan hanteras som en gemensam angelägenhet för Varbergs kommun och samverkan/dialog med verksamheten ligger till grund för genomförande av digitaliseringen. Ekonomi och verksamhet Den digitala agendan innehåller beskrivningar av utvecklingsområden för fortsatt digitalisering. Respektive verksamhet har att bevaka hur det påverkar ekonomin med satsningar som kan leda till effektiviseringar eller bättre service.

54 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (24) Servicenämndens beslut om medel till det förberedande arbetet inför GDPR och budgetfrågan om självservice ska ses som en följd av genomförande av den Digitala agendan för Varbergs kommun. Samråd Samråd har skett enligt styrmodellen Digitala tjänsters utveckling genom strategiska möten och Digitaliseringsgruppen. Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef Håkan Axelsson Avd chef it-avd Protokollsutdrag Kommunstyrelsen

55 1 (1) Dnr: KS Serviceförvaltning Linda Svensson, Samtliga nämnder, bolag och kommunalförbund i Varbergs kommun Yttrande önskas i följande ärende: Ärende Digital Agenda Diarienr KS Yttrande senast 15 september 2017 Serviceförvaltningen Linda Svensson POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER. E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se Serviceförvaltning TELEFAX WEBBPLATS Varberg

56 Styrdokument 1 (15) IT-avdelningen Linda Svensson, Digital agenda för Varbergs kommun, Dokumenttyp: Strategi Beslutad av: Kommunstyrelsen Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Digital agenda för Varbergs kommun Beslutsdatum: Dokumentansvarig avdelning: Kommunkansliet Diarienummer: KS2014/0545 Giltig till och med: Tills vidare Senast reviderad:

57 (15) Innehåll Digital agenda för Varbergs kommun, Inledning... 3 Digital transformation sker nu... 3 Syfte... 3 Varbergs kommuns styrmodell för digitalisering... 3 Omvärld... 4 EU... 4 Nationellt... 4 Regionalt... 5 Lokalt Bredbandsutbyggnad Öppna data... 7 Ökad mängd data att hantera Spetsteknik och avancerade systemlösningar Självservicetjänster och e-förvaltning Informationssäkerhet, integritet och legitimation Samverkan, standarder och plattform Digital innovation, förvaltning och användande Medborgardialog...12 Begreppsförklaring...14

58 (15) Inledning Digital transformation 1 sker nu Varbergs kommun är inte ensam på den digitala resan. Varje kommun, varje region och alla branscher påverkas av de förändringsvågor som den digitala världen för med sig. Digitaliseringen är en av vår tids viktigaste samhällsförändrande krafter. När omvärlden rör sig måste Varbergs kommun ligga i fas eller helst lite före. Kommunen måste bli bättre på att utnyttja de resurser den redan har och på att samarbeta med andra aktörer i samhället. Varbergs kommuns Vision 2025 har Hållbarhet som ett förhållningssätt Vi ska tillgodose dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov socialt, ekonomiskt och ekologiskt. I budget för 2017 uttrycks att kommunen ska skapa ett uthålligt samhälle och göra Varberg till ett föredöme och en inspirationskälla i hållbarhetsarbetet. Digitaliseringen av våra verksamheter är ett bidrag till en ökad hållbarhet. Kommunens verksamhetsidé är att förenkla människors vardag. För att invånarna ska få bästa möjliga service för sin skattekrona behöver kommunen utvecklas. Att verksamhetsutvecklingen är digital är väl bekant för alla men tekniken är bara teknik. Den stora förändringen är den kulturella resa som kommunen står inför. Stora utmaningar finns att utveckla befintlig personal och locka till sig nya medarbetare men konkurrensen är stenhård och alla arbetsgivare vill vara attraktiva. Varbergs kommun behöver arbeta smartare och med stort kundfokus. Syfte Detta dokument har till syfte att stötta förvaltningarna i att utveckla sin verksamhet genom digitalisering. Det ska underlätta för invånare, företag och organisationer i Varbergs kommun. Den digitala agendan ska visa kommunens viljeinriktning de närmaste åren och följa intentionerna i den Digitala policyn för Varbergs kommun. Agendan pekar ut områden att fokusera på under de närmaste åren. Agendan blir en gemensam riktlinje för att möta verksamheternas utveckling genom digitalisering. Den belyser även områden som behöver tas upp för att hanteras på central nivå då utvecklingen berör kommunens verksamhet som helhet. Med dessa fokusområden som bas tar Digitaliseringsgruppen fram förslag till prioriterade insatser. Varbergs kommuns styrmodell för digitalisering Varbergs kommun har en styrmodell, Digitala tjänsters livscykel, för att arbeta med digitaliseringen i Varbergs kommuns verksamheter. Den digitala agendan är den gemensamma produkten av de möten och processer som ingår i modellen. De blå markerade formerna är IT-avdelningens organisation och de 1 Se Begreppsförklaring sid 14

59 (15) gröna visar verksamheterna. Digitaliseringsgruppen består av representanter för både verksamheterna och IT-avdelningen på en strategisk nivå. Ledningsgruppen för digital utveckling är kommundirektörens stöd för beslut om frågor som rör digitalisering. Gruppens representanter består av förvaltningscheferna. Omvärld EU Den digitala agendan för Europa är ett av sju flaggskeppsinitiativ i Europeiska kommissionens Europa 2020-strategi. Den syftar till att definiera vilken roll informations- och kommunikationsteknik2 (IKT) måste spela om Europa ska uppnå sina mål för I Europa 2020-strategin understryks hur viktig bredbandsutbyggnaden är för social integration och konkurrenskraft i EU. Den 25 maj 2018 träder den nya Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft. Denna får mycket stor påverkan på digitalisering, även i Varbergs kommun. Nationellt Regeringen har beslutat om en fyraårig satsning på e-förvaltning , Digitalt först. Regeringens mål för digitalisering av det offentliga Sverige är en 2 Se Begreppsförklaring sid 14