Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf 85-97

Transkript

1 Servicenämnden Plats och tid Bolmen 3, kl ande Harald Lagerstedt (C) Lennart Johansson (S) Göran Dahl (M) Peter Sjöholm (M) Karl Johan Wiktorp (L) Agneta Thulin (S) Christer Andersson (S) Olle Hällnäs (SD) Johan Carlsson (C) Ersättare inte tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Stig Gesterling (-) Kent Andersson (S) John Nilsson, t f förvaltningschef Kristian Helgesson, avdelningschef kost och städ 86, 97 Katarina Lindh, avdelningschef fastighet 86-90, 97 Fariba Afzali, avdelningschef kundservice 97 Rosita Ahlstedt, enhetschef IT avdelningen 91, 97 Jaroslava Nilsson, HR-konsult 97 Carlos Paredes, Kommunal Jenny Lindborg, controller Peter Sjöholm (M) Justeringens plats och tid Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf Ordförande Harald Lagerstedt (C) Justerande Peter Sjöholm (M)

2 Servicenämnden Svn 85 Dnr SVN 2018/0002 Förvaltningen informerar Information uppföljning matsedel höstterminen Ombyggnad stadshus C -avtal tecknat med entreprenör och arbetet har påbörjats. Vandalisering Ankarskolan belysningen förbättras.

3 Servicenämnden Svn 86 Dnr SVN 2018/0085 Inventarier till ABW-lokalerna i stadshus C Servicenämnden beslutar 1. anvisa 2,6 mnkr från investeringskonto verksamhetsutveckling övrigt avseende inventarier till ABW lokalerna i stadshus C. om investering för ombyggnationen togs i budget Anpassningen består utav ombyggnation av ytorna, inte inventarier. Till lokalerna i stadshus C, som anpassas/byggas om till aktivitetsbaserat kontor (ABW), behövs inventarier. Med anledning av detta vill serviceförvaltningen äska 2,6 mnkr för att täcka de kostnader förvaltningen har 2018 för inventarier till det nya kontoret. Inventarier består av skrivbord, stolar, hyllor m m till arbetsplatser samt mötesytor i stadshus C plan 1. Totala investeringsbehovet för inventarier beräknas till 4,5 mnkr. sunderlag Arbetsutskottet den 9 november Serviceförvaltningens beslutsförslag den 30 oktober Övervägande Serviceförvaltningen har projekterat ytorna som ska vara till det nya kontoret. Planen är att ombyggnationen ska vara klar Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto verksamhetsutveckling övrigt. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom hyra mot hyresgästen i form av hyra/anställd. Protokollsutdrag: Fastighetsavdelningen

4 Servicenämnden Svn 87 Dnr SVN 2018/0083 Lokalanpassning DHR gården, Getterön Servicenämnden beslutar 1. anvisa 500 tkr från investeringskonto Anpassning fastighet för lokalanpassning DHR gården Getterön. Varbergs kommun hyr ut en lokal till vandrarhemmet som heter DHR gården och ligger på Getterön. Vandrarhemmet drivs av Varbergs lokalavdelning av DHR. DHR, som står för Delaktighet, Handlingskraft och Rörelsefrihet är en handikappförening som syftar till ett samhälle utan rörelsehinder var det en inspektion från räddningstjänsten som visade att vissa åtgärder var nödvändiga för att fortsätta verksamheten med vandringshem. sunderlag Arbetsutskottet den 9 november Serviceförvaltningens beslutsförslag den 30 oktober Rapport från Räddningstjänsten. Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto anpassning fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot Västervåg/DHR. Investeringen redovisas i komponenter med en avskrivningstid på år. Protokollsutdrag: Fastighetsavdelningen

5 Servicenämnden Svn 88 Dnr SVN 2018/0084 Lokalanpassning Östergården för Region Halland BUP Servicenämnden beslutar 1. anvisa 210 tkr från investeringskonto Anpassning fastighet för lokalanpassning Östergården för Region Halland BUP Varbergs kommun hyr idag ut en del av lokalerna på Östergården till Region Halland. Nu har Region Halland behov av att utöka deras verksamhet på Östergården. När serviceförvaltningen flyttade ihop på Bolmen frigjordes ytor på Östergården. Dessa är nu anpassade för att vara uthyrningsbara till Region Halland och deras barn- och ungdomspsykiatri i form av ytskikt, larm, ljudisolering m m. sunderlag Arbetsutskottet den 9 november Serviceförvaltningens beslutsförslag den 30 oktober Behovsanalys tillsammans med Region Halland. Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto anpassning fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot Region Halland. Investeringen redovisas i komponenter med en avskrivningstid på år. Protokollsutdrag: Fastighetsavdelningen

6 Servicenämnden Svn 89 Dnr SVN 2018/0077 Revisionsrapport - Granskning av fastighetsunderhåll Servicenämnden beslutar 1. ta till sig revisionens uppmaning, samt lägga rapporten till handlingarna. Förslag till beslut på sammanträdet Harald Lagerstedt (C) föreslår att servicenämnden tar till sig revisionens uppmaning och lägger rapporten till handlingarna. KPMG har utfört en revision av fastighetsunderhållet i Varbergs kommun på uppdrag av revisorerna. Serviceförvaltningen har varit delaktig i revisionen och lämnat ifrån sig de dokument som visar på hur man jobbar med fastighetsunderhållet av kommunens fastigheter. sunderlag Arbetsutskottet den 9 november Serviceförvaltningens beslutsförslag den 30 oktober Revisionsrapport Granskning av fastighetsunderhåll Övervägande Serviceförvaltningen instämmer med rapporten och är medveten om att man inte är i mål men på god väg. Serviceförvaltningen håller nu på med en statusinventering av kommunens fastigheter som ligger under förvaltningens ansvar att underhålla. Denna inventering är prioriterad och kommer vara klar Resultatet kommer att användas för att planera underhållet akut, 5 år, 10 år samt 30 år. Hittills har förvaltningen konstaterat att det inte finns något akut underhåll i våra fastigheter som är inventerade. Denna inventering kommer stärka serviceförvaltningens kontroll av fastighetsunderhållet som ett led att bibehålla fastigheternas värde.

7 Servicenämnden Svn 90 Dnr SVN 2018/0079 Svar på motion om biologisk mångfald Servicenämnden beslutar 1. tillstyrka motion om biologisk mångfald i Varberg Förslag till beslut på sammanträdet Harald Lagerstedt (C) föreslår att servicenämnden tillstyrker motionen. Motionen talar om att på klippta gräsytor växer inte blåklockor, vädd och gulmåra. På de klippta ytorna saknas då örter och då trivs inte bin, humlor, fjärilar och andra insekter enligt motionären. Varbergs kommun sköter en hel del ytor, både stora och små, på och vid fastigheter, anläggningar, längs med gator och cykelvägar, badplatser mfl och skötseln är spridd över flera förvaltningar och bolag. Motionären skriver vidare att när exploateringar tar natur i anspråk behöver vi vara mer noga med den biologiska mångfalden. Vidare lyfter motionären att brunbrända gräsmattor i klimatförändringarnas spår inte är något vackert och inbjudande då en gräsmatta är betydligt känsligare än en ängsmark. Miljöpartiet de gröna Varberg föreslår att: a) alla berörda förvaltningar samt kommunala bolag gemensamt ser över vilka ytor som lämpar sig för att främja biologisk mångfald b) De förvaltningar och bolag som ser möjligheter att främja biologisk mångfald på sina ytor tar fram planer, gärna gemensamma sådana om det finns möjligheter för effektivisering av skötseln, för att successivt öka den biologiska mångfalden. c) Arbetet med biologisk mångfald följs upp och redovisas årligen med mått som förvaltningarna och bolaget föreslår, om möjligt gemensamt. sunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 29 november Arbetsutskottet den 22 november Serviceförvaltningens beslutsförslag den 15 november Motion om biologisk mångfald i Varberg.

8 Servicenämnden Övervägande Serviceförvaltningen har idag en plan för skötsel av grönytor och har upphandlat en entreprenad med denna som underlag. Serviceförvaltningen ser det som andemeningen i motionens att satser är bra och tankarna i motionen är fullt möjliga att väva in i vårt arbetssätt. Inför nästa uppdatering av skötselplanen tar serviceförvaltningen gärna med de åsikter som framkommit i motionen. Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden att tillstyrka motionen och att lämna yttrandet vidare till kommunfullmäktige. Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen.

9 Servicenämnden Svn 91 Dnr SVN 2018/0088 Revisionsrapport: Granskning av fördelning av IT-säkerhetsansvar Servicenämnden tar del av rapporten och beslutar 1. uppdra åt IT-avdelningen att under 2019 genomföra åtgärder som syftar till att säkerställa IT-säkerheten kring utrustning som inte hanteras av IT-avdelningen, däribland pedagogernas datorer. Förslag till beslut på sammanträdet Göran Dahl (M) föreslår att servicenämnden beslutar att uppdra åt ITavdelningen att under 2019 genomföra åtgärder som syftar till att säkerställa IT-säkerheten kring utrustning som inte hanteras av ITavdelningen, däribland pedagogernas datorer. Kommunens revisorer har med hjälp av KPMG granskat fördelningen av IT-säkerhetsansvaret. sunderlag Arbetsutskottet den 22 november Serviceförvaltningens beslutsförslag den 15 november Revisionsrapport Granskning av fördelning av IT-säkerhetsansvaret. Övervägande Granskningen syftar till att konstatera om verksamheterna väljer en ITsäkerhetsnivå som stämmer överens med IT-avdelningens syn på rimlig säkerhetsnivå. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Hur är ansvarsfördelningen mellan IT-avdelning centralt och verksamheterna? o Vilken frihet respektive styrning finns från IT-avdelningens sida när det gäller olika val i införskaffande av system mm. o I vilken utsträckning är det ekonomin som styr valet av inköpt system/vara/tjänst? o Är valet enligt ovan grundat på någon form av sårbarhetsanalys eller riskanalys (skyddsnivå)?

10 Servicenämnden o Kan en nämnds val påverka övriga verksamheters system/skyddsnivå (en nämnd som väljer billiga (mindre säkra) alternativ i olika avseenden kanske påverkar ITskyddsnivån på övriga verksamheters system trots att de verksamheterna medvetet prioriterat och valt att lägga mer resurser på system eller andra tjänster)? Är ansvarsfördelningen mellan IT-avdelningen och verksamheterna relevant? Granskningen omfattar IT-säkerhet och inte informationssäkerhet som är ett vidare begrepp. IT-säkerhet fokuserar på att skydda en organisations värdefulla tillgångar som information, maskinvara och programvara. Granskningen har avsett kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Granskningen har fokuserat särskilt på barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och servicenämnden. Revisorerna bedömer att fördelningen av IT-säkerhetsansvaret i Varbergs kommun är god. Det är tydligt vad IT-avdelningen ansvarar för och vad förvaltningarna ansvarar för. En extern konsult har gjort en analys över IT-säkerheten i kommunens system och inte funnit någon hög risk. IT-avdelningen styr miljön i så stor utsträckning som det är lämpligt för att minimera risk för t.ex. intrång, virus och driftsäkerhet. Barn- och utbildningsförvaltningens datorer har IT-avdelningen inte fullständig kontroll över. Av denna anledning rekommenderar revisorerna att: göra en analys över de risker som eventuellt är förknippat med att pedagogernas apple-datorer är kopplade till kommunens nätverk Protokollsutdrag: IT-avdelningen

11 Servicenämnden Svn 92 Dnr SVN 2018/0076 Svar på remiss - Policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management Servicenämnden beslutar 1. ställa sig bakom förvaltningens yttrande. Ett förslag till policy och riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management i Varbergs kommun har arbetats fram av kommunstyrelsens förvaltning och serviceförvaltningen. Övriga förvaltningar har getts möjlighet till medverkan och påverkan i en referens-/projektgrupp bestående av förvaltningens representanter på motsvarande avdelningschefsnivå. För underlätta jämförelser med andra kommuner även externt processtöd anlitats. sunderlag Arbetsutskottet den 22 november Serviceförvaltningens beslutsförslag den 15 november 2018 Policy för interna tjänsteleveranser, den 24 september Riktlinjer för interna tjänsteleveranser, Facility Management, i Varbergs kommun, den 14 september Övervägande Urvalsmodellen för interna tjänsteleveranser Facility Management, i Varbergs kommun täcker väl in hela processen och beskriver tydligt hur de interna tjänsteleveranserna i Varbergs kommun är utformade. Modellmatrisen omfattar den komplexitet som finns i leveransen och gör det lättare att hålla isär olika tjänstetyper, finansieringsformer, möjliga servicenivåer och urval.

12 Servicenämnden För att undvika långa och onödiga beslutsvägar bör en översyn av beslutsmodellerna i modellprinciperna för kommunen göras där en gränsdragning mellan vilka beslut som fattas av politiker och tjänstemän tydliggörs. Det kan t.ex. gälla upphandling av externa tjänsteleverantörer. I samtliga dokument benämns servicenämnden och serviceförvaltningen med samma förkortning, SER. Ett förtydligande föreslås där servicenämnden förkortas SEN och serviceförvaltningen SER. Arbetet med policy och riktlinjer har arbetats fram brett tillsammans med övriga förvaltningar och är väl förankrat. Serviceförvaltningen ser positivt på förslaget. Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen

13 Servicenämnden Svn 93 Dnr SVN 2018/0016 Budget 2019 och långtidsplan Servicenämnden beslutar 1. fastställa budget för 2019 och långtidsplan Budget för 2019 innehåller i stort de investeringsmedel och ramar som krävs för att driva verksamheten enligt uppsatta mål och riktlinjer. Dock kan utebliven ramhöjning för Integration fördelning välfärdsmedel komma att påverka möjligheten till full leverans enligt inkluderingsenhetens önskemål. Valet att centralisera digitaliseringsbudgeten kan påverka IT-avdelningens möjlighet att snabbt kunna tillgodose kundernas önskemål eftersom beslutet inte ligger hos serviceförvaltningen. Prioriteringar i underhållet av vissa fastigheter kan behöva anpassas då den utökade reinvesteringsbudgeten avslogs. sunderlag Arbetsutskottet den 22 nov 2018, 87. Budget för 2019 och långtidsplan

14 Servicenämnden Svn 94 Dnr SVN 2018/0003 Månadsrapport oktober Servicenämnden tar del av månadsrapport för oktober och beslutar 1. lägga den till handlingarna Servicenämnden redovisar per oktober ett resultat som avviker positivt med 4,0 mnkr mot periodiserad budget. Intäkterna avviker positivt med 10,8 mnkr mot budget vilket till största delen (11,6 mnkr) beror på ökad efterfråga på lokaler som fastighetsavdelningen hyr ut. Verksamhetskostnaderna ökar i samma grad. Restvärdet för Mariedal belastar verksamhetskostnaderna och resultatet med en engångspost på 6 mnkr. Ej tillsatta tjänster och föräldraledigheter på IT-avdelningen resulterar i ett ökat behov av konsulter vilket avspeglar sig i ökade verksamhetskostnader (1,2 mnkr). Övriga verksamheters kostnader avviker positivt mot periodiserad budget. Kostnader för arbetskraft avviker 4,6 mnkr positivt mot budget detta beror främst på ej tillsatta tjänster, önskad sysselsättningsgrad där flera medarbetare minskat sin tjänstgöringsgrad och föräldraledigheter. Ökad grundbemanning inom kost och städ har lett till minskat behov av timanställningar vilket också påverkar personalkostnaderna positivt. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 8,3 mnkr beroende på att projekt och investeringsavslut blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året och serviceförvaltningen blir då debiterade avskrivningar och ränta efter hand under innevarande år. sunderlag Arbetsutskottet den 22 november Månadsrapport oktober

15 Servicenämnden Svn 95 Dnr Delegeringsbeslut Servicenämnden beslutar 1. Godkänna redovisning av delegeringsbeslut. SVN 2018/ Arbetsutskottet 77 Inhyrning av administrativa lokaler vid ombyggnation stadshus A.

16 Servicenämnden Svn 96 Dnr Meddelanden SVN 2018/ Kf 173 Delårsrapport 2018 Varbergs kommun SVN 2018/ Kf 175 Slutredovisning fastighetsinvestering gällande Ankarskolan 2, objekt SVN 2018/ Kf 176 Slutredovisning fastighetsinvestering gällande omläggning och breddning av Påskbergsvallen, objekt SVN 2018/ Kf 178 Policy för informationssäkerhet samt riktlinjer för informationssäkerhet och lagring av digital information SVN 2018/ Kf 179 Kommunfullmäktiges sammanträdesdagar 2019 SVN 2018/ Ks 203 Tidplan med arbetet med Mål- och inriktningsdokument samt Budget 2020 och långtidsplan SVN 2018/ Ks 209 Utbildning förtroendevalda 2019 SVN 2017/ Ks 211 Redovisning av uppdrag om kartläggning av hjärtstartare SVN 2018/ Begäran om yttrande Motion om hållbarhetsmålen , Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) SVN 2018/ Begäran om yttrande - Förslag till belysningsstrategi för Varbergs kommun

17 Servicenämnden Svn 97 Dnr SVN 2018/0002 Tack till nämnd och förvaltning Ordförande avslutade mötet med att göra en summering av mandatperioden. Utifrån nämndens mål har det målinriktat jobbats med olika projekt, ny telefonilösning (MSK) och Varberg Direkt är infört. Aktivitetsbaserat arbetssätt och FM-konceptet kommer att bli verklighet inom en snar framtid. Det känns fantastiskt bra att våra restauranger får utmärkelser för bra mat, vi ligger i framkant på IT-området, stor och rätt i tiden omorganisation på fastighetsavdelningen är gjord, vi ligger i Sverigetopp avseende en fossilfri fordonsflotta. Personalen är vår viktigaste resurs, därför är det glädjande att vi jobbat framgångsrikt på alla plan för att få ner sjukskrivningarna! Avslutningsvis ett par medskick, fortsätt jobba för att minska sjukskrivningarna, jobba för att kunden ska uppfatta oss som en leverantör av tjänsterna. Gör varandra bra helt enkelt! Stort tack alla medarbetare och nämnden för gott samarbete under perioden! Dessutom tack alla medarbetare för ett gott jobb under detta året och God Jul och Gott Nytt År!