INFORMATIONSBREV TILL DE BOENDE

Transkript

1 INFORMATIONSBREV TILL DE BOENDE Sida 1

2 Styrelsen Informerar Informationsbrev till boende Hej alla boende! Det har varit tyst från oss i styrelsen sedan stämman. Den här gången beror det på att vi drog igång med full fart efter stämman och har haft så mycket att göra att vi inte haft tid att skriva informationsbrev. Det blir med andra ord ett fullspäckat nyhetsbrev den här gången. Trevlig läsning! Innehåll 1.Styrelsen Start av styrelseåret Medlemsförslag Tvättstugorna i 25'an Förvaltningsupphandling Teknisk förvaltare Belysning Stadgeändring Garaget Störande vattenledningar i nr 25, 27, 29 & 31? Bredband Spa Övernattningslägenheten Taken Grindar och staket Ekonomi La Luna Uppmaningar till alla medlemmar Kontaktuppgifter för felanmälan m.m Kontaktuppgifter till förtroendevalda Sida 2

3 1. Styrelsen Brf Drabantens Styrelse består av följande personer: Namn Roll Bor i Telefon nr Karin Wiklund Ordförande Harald Nilsson Vice Ordförande Senad Beganovic Kassör Mikael Stenbäck Sekreterare Johan Sagemark Ledamot Evelina Bjurberg Ledamot Margaretha Grahn Suppleant Sanna Nilsson Suppleant Inger Lundin Internrevisor Du når hela styrelsen via mejladressen: styrelse@brfdrabanten.se Ordförande nås enklast på info@brfdrabanten.se Styrelsemöten Ordinarie styrelsemöten hålls i regel i slutet av varje månad. Sedan ordinarie stämma har styrelsen hållit möten följande dagar: 30:e maj, 20:e juni, 22:e augusti och 19:e september. Utöver detta har vi varit och träffat vår ekonomiska förvaltare, gått en rundvandring i fastigheterna och gått en styrelseutbildning. Extramöten För det mesta hinner vi med vad vi behöver på ordinarie styrelsemöten men det händer att extra arbetsmöten behövs. I nuläget ägnar vi oss åt att upphandla teknisk och ekonomisk förvaltning och det har krävt, och kommer förmodligen att fortsätta kräva, ett antal extra möten i en projektgrupp. Det händer att beslut behöver fattas via e-post. Dessa beslut protokollförs alltid i nästa mötesprotokoll. Utomstående deltagare på styrelsemöten På vissa styrelsemöten bjuder vi in utomstående att delta under hela eller delar av mötet. Oftast är det vår tekniska förvaltare, vars arbete berörs till stor del av våra beslut Sida 3

4 2. Start av styrelseåret Den här gången valdes fyra nya personer in i styrelsen samtidigt som vi fick en ny ordförande. Vi tackar för förtroendet. Det första vi gjorde när vi konstituerat oss var att anta en styrelsepolicy om hur vi ska arbeta och vem som ska ha ansvar för vilka arbetsuppgifter. Vi har dragit igång arbetet med att upphandla förvaltning och har haft fullspäckad agenda på varje möte. 3. Medlemsförslag Balkonginglasning Bygglovet för principritningarna är godkänt. Varje boende behöver söka ett individuellt bygglov för sin balkong, baserat på principritningen. Ryds Glas har lämnat en offert på att utföra balkonginglasningen och det tillhandahåller också en blankett för tillsyn av brandcell som behöver fyllas i. FF har levererat en lathund för hur man som boende går till väga. Den finns på vår hemsida och i Facebookgruppen Balkonginglasning BRF Drabanten. Oljud Ett medlemsförslag kom till styrelsen angående att det väsnas väldigt mycket när man borrar i betongväggarna och bilar i betonggolven i våra lägenheter. Ljudet sprids och förstärks väldigt mycket i betongen och medlemmen föreslog en tidsgräns för hur sent det är okej att utföra sådana arbeten. Eftersom många har småbarn som lättare väcks av sådana renoveringsljud än av andra ljud och det är väldigt störande för alla grannar beslutade styrelsen att införa en gräns vid klockan Se även till att informera grannar vid större renoveringar om t ex planerat slutdatum så blir det lite mindre otrevligt för grannarna Sida 4

5 4. Tvättstugorna i 25'an Renoveringen av tvättstugorna i 25'an beräknas komma igång under hösten. Lappar kommer att sättas upp där när vi vet mer exakt tidsplan. Under renoveringsperioden kommer det att bli lite mer fullbokat i de andra tvättstugorna än vanligt. Planera och boka, om möjligt, din tvättid i god tid. När renoveringen är klar kommer samtliga tvättstugor vara kopplade till samma bokningssystem och alla kommer att kunna boka vilken tvättstuga som helst. De nya tvättmaskinerna kommer att ha automatisk tvättmedels- och sköljmedelsdosering, precis som i tvättstugorna i Kronan. Man kan alltid välja bort sköljmedlet genom att trycka på en knapp på maskinen. Medlen är miljömärkta, allergivänliga och parfymfria. Den som absolut vill ha sitt eget tvättmedel, med doft, får använda tvättmedelsboll direkt i tvättrumman, dock inte i tvättstuga 3 som är helt parfymfri. Med tvättmedelsbollen kommer tvätten att tvättas med både det egna och maskinens automatdoserade medel. Den som absolut vill använda eget sköljmedel får köra en separat sköljcykel efter avslutat tvättprogram, med det egna medlet i tvättboll i tvättrumman. 5. Förvaltningsupphandling Som vi nämnde på stämman har vi sagt upp samtliga förvaltnings- och skötselavtal till nyår. Detta för att upphandla och se om vi kan få ner priser, få bättre service och kvalitet på arbetet och kanske hitta synergieffekter i att ha förvaltningen hos samma bolag eller hos bolag med väletablerade samarbeten. Upphandlingsunderlaget är ute hos olika entreprenörer och anbuden ska vara inne senast 30/9. Därefter väntar arbetet med att jämföra och utvärdera anbud. Det hela kan resultera i att vi behåller samma förvaltning och skötsel som vi har idag men med annat avtal, eller att vi byter leverantör på någon del. Beslutet är planerat att tas i oktober. Vi återkommer med besked innan nyår Sida 5

6 6. Teknisk förvaltare Vi har haft lite problem med vår tekniska förvaltning och vår tidigare förvaltare har blivit sjukskriven för utbrändhet. Därför har vi nu fått en ny teknisk förvaltare på FF, Daniel Lindhén. Daniels kontaktuppgifter finns på hemsidan, i slutet av den här skriften och på lappar i trapphusen. Vi har också fått ett kostnadsavdrag motsvarande en månads teknisk förvaltning som ersättning för de uppdrag som försenats. Daniel har kört igång med full fart, med ca fyra mejl per dag med uppdateringar och frågor till ordförande och styrelsens förvaltaransvarige. Vi ser nu fram emot att det kan hända lite saker som vi släpat efter med. 7. Belysning Vi håller på att ta in offerter på att byta ut belysningen i trapphus, garage och förråd till mer energisnåla varianter. Armaturerna har börjat sjunga på sista versen och det är hög tid att göra något åt saken. Sedan något år tillbaka har vi en provinstallation i trapphus tre. Vi är inte helt nöjda med dagsljussensorerna i den lamptypen. Därför har vi inte gått vidare med dessa lampor. Det är ännu inte klart när något lampbyte kommer att komma igång eller var vi börjar. Vi återkommer när vi vet mer. 8. Stadgeändring När nya styrelsen tillträdde skickade vi in de senast uppdaterade stadgarna till Bolagsverket. De upptäckte då ett fel som innebar att våra stadgar bröt mot lagen. Formuleringen under 34 Kallelse till föreningsstämma innebar att det var för lång tid från utlysning till stämma eftersom utlysning tolkades som kallelse. Vi har gjort en redaktionell ändring i paragrafen genom att lägga till orden Kallelse med i meningen 2-4 veckor före stämman skall kallelse med föredragningslista och handlingar gå ut till samtliga medlemmar. I normalfallet ska beslut om stadgeändring fattas vid två separata föreningsstämmor efter varandra. Enligt Bolagsverket är det tillåtet att göra en redaktionell ändring av stadgarna utan stämmobeslut, så länge man meddelar medlemmarna om detta. Ändringen är klart och tydligt beskriven där stadgarna ligger på hemsidan och har protokollförts vid styrelsemöte samt meddelas härmed medlemmarna Sida 6

7 9. Garaget Det stinker i garaget lite nu och då. Eftersom vi inte kunnat se något samband med när pizzerians fettavskiljare töms har vi bett FF utreda om det kan bero på något annat. I skrivande stund har vi nyligen fått reda på att vi har möss i garaget. Kanske kan det ha med saken att göra. Kanske inte. Vi återkommer när vi vet något. Tills vidare kan det vara intressant för de som har förråd i anslutning till garaget att kontrollera att deras förråd inte bebos eller besöks av mössen. De kan ju ta sig in i kartonger och göra sig hemmastadda i mjuka saker. Anticimex gör vad de kan för att avlägsna de små odjuren. 10. Störande vattenledningar i nr 25, 27, 29 & 31? En fråga som kom upp i föreningens Facebookgrupp handlar om störande ljud i nummer 25, 27, 29 och 31. Ljuden tycks komma från vattenledningarna. Vi ber alla som bor där och hör ljuden att skriva ljuddagbok. Notera var ljuden kommer ifrån, hur ofta och hur länge de låter, vilka tider på dygnet samt andra faktorer som värme och väder som kan vara av intresse. Skicka ljuddagboken till styrelse@brfdrabanten.se efter någon månad eller två så ska vi se om vi kan se några mönster och kanske kan göra något åt saken. 11. Bredband Vårt avtal med Bredbandsbolaget om gruppanslutning förnyas första oktober. Vi får nu 250/100 Mbit/s, istället för de nuvarande 100/100, till samma månadskostnad. I samband med avtalsändringen erbjuds alla boende en ny router, kostnadsfritt. Många har köpt egna routrar för att få bättre täckning i lägenheten. Den router vi nu erbjuds ska vara bättre på just detta. Var och en beställer routern själv av Bredbandsbolaget. Det bifogade bladet från Bredbandsbolaget berättar mer om detta. 12. Spa En fråga som kom upp nyligen var hur många som egentligen får vistas i spa-avdelningen och poolen. Vi har bytt lås på dörren inne i poolrummet för att anpassa lokalen till brandskyddsföreskrifter och har installerat nya brandvarnare i hela Kronan. Vi har även undersökt vad poolens reningssystem egentligen klarar av. Reningssystemet är byggt för att klara 48 badande per dygn. Det blir i medel 6 personer som kan bada per bokningsbart pass, inte en jättedefinitiv siffra eftersom alla pass inte är bokad alla dagar men det är ett riktmärke att hålla sig till Sida 7

8 13. Övernattningslägenheten Bokning och distribution av tagg och kvitton för övernattningslägenheten sker manuellt av ordförande eller styrelsemedlemmar idag. Det gör att det blir lite mycket spring och administration när lägenheten bokas och avbokas. Därför har styrelsen beslutat att lägenheten måste avbokas senast tre dagar i förväg för att det ska bli lite mer hanterbart. Senare avbokning innebär att man inte får pengarna tillbaka. Det finns planer på att få in övernattningslägenheten i det vanliga bokningssystemet men det är inte helt enkelt att få till det där med betalningen. 14. Taken I våras kanske ni noterade en person som gick omkring på våra tak. Detta var för att göra en takinspektion och byta ut trasiga takpannor samt rensa i hängrännorna. Samtidigt passade vi på att få det undersökt om takets uppbyggnad klarar av att vi sätter solceller på det, vilket vi fick veta att det gör. Vi har inga planer på att investera i solceller just nu men det kan vara intressant att veta för framtiden. 15. Grindar och staket Vi har gjort en översyn av grindar och staket runt uteplatser och rätat upp en del sneda grindar och gjort ett allmänt underhåll där det behövts. 16. Ekonomi Vi har just lagt om ett lån på närmare kr med en räntesänkning på ca 1 %. Det blir en minskad räntekostnad på ca kr per år. Vår ekonomiska förvaltare, Frubo, vill meddela att man kan få räkningar från dem som e-faktura, om man vill. Du hittar hur du lägger till detta på din internetbank. På mötet i augusti bjöd vi in vår kontaktperson på SBAB, där vi har två av våra lån, till styrelsemötet. SBAB erbjuder en tjänst att analysera föreningen baserat på vår ekonomi och underhållsplan. Det var mycket nyttigt och gav också en fingervisning om hur vi ligger till jämfört med jämförbara bostadsrättsföreningar. Jämförelsen visade bland annat att vi fortfarande ligger jämförelsevis lågt i månadsavgift, har ungefär lika höga värmekostnader, har låga el-, vatten- och avloppskostnader men att vi har något högre försäkringskostnader. Vi planerar att se över vårt försäkringsskydd Sida 8

9 17. La Luna Pizzerian har planer på ett renovera. De kommer att ha stängt en period. När de sen öppnar kommer det att vara finare än någonsin och vi kan se fram emot lite mer aktivitet med musikkvällar och annat. Vi vet i skrivande stund varken när renoveringarna drar igång eller när det kan tänkas vara klart. Det var allt för den här gången. Vi i styrelsen hoppas att du hade nytta av denna information. Vi tar tacksamt emot kommentarer på innehåll och upplägg och siktar på att skicka ut nästa informationsbrev efter sommaren. //Styrelsen Sida 9

10 18. Uppmaningar till alla medlemmar Slutligen vill vi påminna om några saker som vi tycker kan vara bra att tänka på som boende i föreningen. Störningsjouren Ring störningsjouren om det är för högljutt i en lägenhet efter kl 22 söndagtorsdag och kl 23 fredag-lördag, om du ser någon som håller på med skadegörelse eller om du av någon annan anledning känner dig otrygg. Det bästa sättet att lösa störning från grannar brukar dock vara att själv ringa på och påtala detta. Tvättstugorna Boka gärna av resten av ditt pass om det är tid kvar när du är färdig. Kom ihåg att städa efter dig. Spa och lokal Poolens reningssystem är byggt för att rena efter 6 badande per pass. Städa efter dig i lokalen och spa-avdelningen i Kronan innan du går. Lägg på bubbelplasten på poolen. Återvinningsrummet Platta till kartonger och sortera korrekt. Det är vi som förening som får betala alla extrakostnader för sortering och extra tömningar som krävs när vi inte sköter oss. Se också till att det du slänger inte innehåller matrester. Vi försöker bli av med råttorna som bor på gården, inte göda dem. Grovsopor Mindre grovsopor och elektriskt avfall lämnas i rummet märkt Återvinningsrum för elektriskt avfall vid sopnedkasten. I det rummet finns även en liten byteshylla och Gröna Påsar. Större grovsopor, som inte får plats i behållarna, ansvarar du själv för att transportera bort. Sopor i trapphus Det är självklart INTE OK att ställa ut stinkande soppåsar i trapphuset bara för att du tycker det luktar i din lägenhet. Förvaring i trapphus och garage Det är inte tillåtet att förvara saker i trapphusen av brandskydds- och utrymningsskäl. Tänk på att även den som sitter i rullstol ska kunna ta sig ut genom trapphuset i en nödsituation. Saker i trapphusen är dessutom i vägen vid städningen av trapphusen. Högljudda arbeten Ta alltid hänsyn till dina grannar vid högljudda arbeten i lägenheten men arbeta aldrig efter Informera även grannar vid större renoveringar om t ex planerat slutdatum. Detta är extra viktigt vid till exempel borrande i väggar eller bilande i golv eftersom ljud sprider sig och förstärks väldigt mycket i våra betongväggar Sida 10

11 19. Kontaktuppgifter för felanmälan m.m. FELANMÄLAN OCH JOUR (FF Fastighetsservice kundtjänst) Ej akuta ärenden via: Telefon: (dygnet runt) Till FF vänder du dig när du behöver hjälp av fastighetsskötare för ärenden i eller utanför lägenheten. FELANMÄLAN INTERNET OCH IP-TELEFONI (Bredbandsbolaget) Telefon: ( alla dagar) FELANMÄLAN HISS OCH GARAGEPORT (Nordisk Hiss) Telefon: (dygnet runt) FELANMÄLAN TVÄTTMASKINER (Östgöta Maskintjänst) Telefon: (kontorstid, övrig tid ring FF) TRYGGHETSJOUR (SECURITAS AB) Telefon: (jour) Ring trygghetsjouren om det är för högljutt i en lägenhet efter kl 22 söndagtorsdag och kl 23 fredag-lördag, om du ser någon som håller på med skadegörelse eller om du av någon annan anledning känner dig otrygg. LÅSSMED (BB-gruppen) Telefon: (kontorstid) Telefon: (jour) Kopiering av nycklar, köp av taggar och fjärrkontroll. Låssmed vid utelåsning (bekostas av den boende). EKONOMISK FÖRVALTNING (FRUBO Pia Wallin) Telefon: (kontorstid) För frågor om avisering av avgifter och hyror, pantsättning av lägenheten osv. TEKNISK FÖRVALTNING (FF Daniel Lindhén) Telefon: (kontorstid) Allmänna frågor som rör in- och utflyttning, val av fläkt och liknande Sida 11

12 20. Kontaktuppgifter till förtroendevalda KÖ OCH AVTAL Frågor som rör kö och avtal för förråd, garageplats och däckförvaring eller BOKNING AV ÖVERNATTNINGSLÄGENHET (Ordförande) Övernattningslägenheten bokas via mejl till FÖRSLAG, IDÉER, SYNPUNKTER, FRÅGOR (Styrelsen) Skickas direkt till ordförande via eller eller till hela styrelsen på NOMINERING TILL FÖRTROENDEPOSTER (Valberedningen) Sida 12