ÅRSREDOVISNING FÖR 2017 Kallelse. till årsstämma, tisdag den 20 februari 1 FOTO: HANS GUSTAVSSON

Transkript

1 ÅRSREDOVISNING FÖR 2017 Kallelse till årsstämma, tisdag den 20 februari 1 FOTO: HANS GUSTAVSSON

2 KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA 2018 Härmed kallas till ordinarie stämma för Samfällighetsföreningen Svartbäckens By Tisdagen de 20 februari 2018 klockan Plats: Matsalen i Svartbäcksskolan Observera: Ingång genom skolans huvudentre, lokalen till vänster. Kaffe med dopp serveras från klockan DAGORDNING 1 Stämmans öppnande 2 Val av mötesordförande 3 Godkännande av dagordning 4 Fråga om stämman är stadgeenligt utlyst 5 Val av protokollförare för mötet 6 Val av två justeringsmän tillika rösträknare 7 Styrelsens verksamhetsberättelse för Revisorns berättelse för Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för verksamhetsåret Framställningar från styrelsen 11 Ersättning till styrelsen och revisorer 12 Laddstationsgruppens redovisning 13 Behandling av inkomna motioner 14 Styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat samt debiteringslängd 15 Val av styrelseordförande 16 Val av ledamöter och suppleanter till styrelsen 17 Val av revisor och revisor suppleant 18 Övriga frågor (ej av beslutskaraktär) 19 Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 20 Stämman avslutas VERKSAMHETSBERÄTTELSE ÅR 2017 Styrelsen: Nils-Erik Andersson, Hans Gustavsson, Tony Grafström, Juha Lindqvist, Hanna Nerström. Suppleanter: Andreas Knifh, Helena Wikell, Jan Lindholm, Peter Landgren, Ann-Sofie Kjällman. Revisor: Björn Aideheim. Revisorsuppleant: Hanna Gador Styrelsen har under verksamhetsåret haft 11 protokollförda möten, varav 2 med alla kvartersombuden inför städdagarna. Styrelsen har haft 3 st. möten med OBH Networks. Ordinarie föreningsstämma hölls i Svartbäcksskolans lokaler den 21 februari På föreningsstämman deltog 101 personer, varav 87 röstberättigade. Extra möte om fiberinstallationen hölls i Svartbäcksskolans lokaler den 18 maj EL / BELYSNING / SÄKERHET 1 st. STRIHL Metallhybrid armatur är installerad i kvarter 2, ned mot Svartsjön. 2 st. STRIHL Metallhybrid armaturer är installerade i kvarter 7. 2 st. STRIHL Rundstrålande armaturer vid infartsvägens vändplaner är installerade. 1 st. STRIHL Mini Mistral Led armaturer är installerade i kvarter 1. 5 st. STRIHL Mini Mistral Led armaturer är installerade i kvarter 9. 4 st. STRIHL Mini Mistral Led armaturer är installerade i parkeringen i kvarter 2. 2 st. STRIHL Mini Mistral Led armaturer är installerade i parkeringen i kvarter st. STRIHL Mini Mistral Led armaturer är installerade vid stora parkeringen / Tyrestavägen. 1 st. Ny belysningsstolpe är inköpt och installerad på norra delen av parkeringen. 11 st. STRIHL Smart Led armaturer är installerade längs hela infarts vägen, sänkta ca.1 meter. 4 st. Höga stolpar är ombyggda till låga stolpar för att underlätta byten av ljuskälla i framtiden. 21 st. Lutande belysningsstolpar är åtgärdade, 6 st. på norra delen, 15 st. på södra delen. 3 st. Extra Fartygsarmaturer är installerade på garagen i kvarteren 8 / 9 / st. Fartygsarmaturer utbytta på garagen i kvarter 2, ersatte tre brisfälliga i plast. Belysningskontroll utförs månadsvis, på detta sätt uppnår vi ett säkrare område. Felanmälan belysning - svartbackensby@gmail.com eller lapp i brevlådan Svby.100. FIBER OBE Networks har installerat vårt nya fibernät under hösten. Det blev totalt 89 st. fastighetsägare av 242 st. som har anslutit sig till fibernätet. Kontoret Svartbäckens By 100 har numera fiber indraget. Ett arbetsledarekontor har upplåtits i vårt trädgårdsförråd under höstens fiberinstallationen, därav förvarades alla våra farthinder i gräsklippareförrådet denna vinter. COM HEM Ett nytt avtal med Com Hem har undertecknats, det blev ett förmånligare avtal för oss. 2 Samfällighetsföreningen Svartbäckens by. Svartbäckens by VENDELSÖ. E-post: svartbackensby@gmail.com Hemsida: Tel: Postgiro

3 GARAGERENOVERINGEN Ett antal åtgärder har utförts på garagen, enligt inkommande felrapporteringar. Slutfakturan på garagerenoveringen är nu betalad. Kostnader för våra extra utlägg vid diverse fel som uppdagats, har dragits från slutfakturan. Felanmälan garageportar - svartbackensby@gmail.com eller lapp i brevlådan Svby.100. GATOR / GÅNGVÄGAR / PARKER Den skadade gångvägen ned mot Svartsjön är nu åtgärdad av Haninge Kommun. Stora buskar utmed infartsvägen är borttagna, ca en meter från vägbanan av säkerhetsskäl. Lekparken i kvarteren 9 och 10 har målats klart av de boende, den vita parken. Lekparken i kvarteren 11 och 12 har målats om av de boende, den rosa parken. De nya papperskorgarna är installerade i alla lekparkerna, korgarna töms av de boende. Ett skrymmande buskage har tagits bort i parken kvarter 3, det skymde belysningen. GRÄSKLIPPARE / TRÄDGÅRDSREDSKAP En grensåg för kapning av svåråtkomna grenar är inköpt till gräsklippareförrådet. En gräsklippare är skrotad, ingen ny kommer att köpas in. En bensinmotorsåg är skrotad, ingen ny kommer att köpas in. Samfällighetens utrustning och bensin är inte till för skötsel av privata tomtytor. Felanmälan trädgårdsutrustning - sätt en lapp om felet på tavlan i gräsklippareförrådet. GRÖNYTOR / STÄDDAGAR Under året har vi haft två städdagar (vår och höst) då de boende har ansat rabatter, krattat löv, klippt gräsmattor, samt förbättrat och sått gräs i våra stora gemensamma gräsytor. Utskick om vad som ska göras på städdagarna har delats ut till alla boende. En stor skadad gräsyta i lekparken 11 & 12 har blivit återställd av de boende. En gräsyta utmed slänten vid vändplanen i kvarter 7 är nu återställd. Två extra städdagar i kvarteren 7/8 har genomförts, uppsnyggning inför vintern och våren. HEMSIDAN Hemsidan har kontinuerligt varit uppdaterad vad det gäller information om fibernätet i området. Besök hemsidan regelbundet så missar du inte någon information från styrelsen. Vår fina hemsida har blivit uppskattad av de boende. På hemsidan har man möjlighet att få sitt eget nyhetsbrev via E-post om så önskas. LADDSTATIONER FÖR ELBILAR Styrelsen har undersökt möjligheten att installera laddstationer i området. Kostnader för att installera laddstationer, redovisas på årsstämman av vår arbetsgrupp. RUTINER OCH HANTERING AV FARTHINDER De nya rutinerna med att kvartersombuden ansvarar för hanteringen har fungerat. Samtliga farthinder har varit utplacerade. Två blomlådor har råkat ut för skadegörelse. Tre blomlådor har inte varit utplacerade under det gångna året! SKADOR PÅ PORTAR OCH GARAGE Fem garageportar är åtgärdad av MT-Byggsanering. Två garageportar är åtgärdade av Garageportexperten AB, detta efter inbrottsförsök. Skadeanmälan på garageport - svartbackensby@gmail.com eller lapp i brevlådan Svby.100. TRAFIKSÄKERHET / PARKERINGAR Trafikskylten 10/40 km. vid infarten är utbytt på grund av åverkan. Övergångsstället är ommålat för barnens säkerhet. En handikapparkering finns nu tillgänglig i kvarter 2. En omfattande omdisponering av parkeringsplatserna utmed Tyrestavägen har utförts. En av våra trafikspeglar är flyttad till mer utsatt område med farlig bil och cykeltrafik. TRÄDGÅRDSPLANEN 39 st. nya vintergröna häckplantor har köpts in och planterats i kvarter 7. Träd som har haft grenar som skymt belysningen har åtgärdats vid bilparkeringarna. Ett antal gamla träd med stamröta och stort antal förvildade buskar har tagits bort i området. UNDERHÅLL / KONTORET Svby.100 Gamla färgburkar med överblivna färgrester är utsorterade och har körts till SRV Jordbro. En låda med hjul för alla färgburkar är nu tillverkad det underlättar hanteringen i fortsättningen, förvaringslådan har även en avdelning för återvinning. Brevinkastet på kontoret är totalrenoverat, efter skadegörelse. VA / AVL UNDERHÅLL En brisfällig åtgärd av stopp i ett avlopp i kvarter 10 har utförts av Rörjouren Stockholm AB Resultatet blev att Haninge Kommun AVL- avdelning blev tvungna att återställa och rätta till alla fel som begåtts av Rörjourens personal, ledningen tillhörde dessutom Haninge Kommun. Styrelsen har bestridit fakturan på från Rörjouren Stockholm AB. Det har resulterat i att vi är kallade till Tingsrätten. Styrelsen har anlitat en egen Advokat i ärendet. Styrelsen har ett stort underlag och bilder som talar för ett undermåligt utfört arbete har utförds. LEKPLATSER / SÄKERHET Sandlådan i lekparken kvarter 9/10 är sanerad från myror, och ett lek-bord är ombyggt, flera sittplankor är utbytta i sandlådan kvarter 8, arbetet utfördes av MT Byggsanering. En säkerhetsinsats är utförd i lekparken vid cykelkarusellen i kvarter 7. Ett skadat staket har renoverats i lekparken kvarter 5. Vid akut problem med utrustningen - kontakta någon i styrelsen Felanmälan på utrustningen - svartbackensby@gmail.com eller lapp i brevlådan Svby.100. Samfällighetsföreningen Svartbäckens by. Svartbäckens by VENDELSÖ. E-post: svartbackensby@gmail.com Hemsida: Tel: Postgiro Samfällighetsföreningen Svartbäckens by. Svartbäckens by VENDELSÖ. E-post: svartbackensby@gmail.com Hemsida: Tel: Postgiro

4 Styrelsens yttrande och förslag till åtgärd av motioner 1. Trafikbom vid fastighet Svby 301 Avstyrks. Enlighet förgående årsstämma skall inga bommar sättas upp. REVISIONSBERÄTTELSE för Samfällighetsföreningen Svartbäckens By År 2017 Trafikbom vid fastighet Svby 283 Tillstyrks. Skall tagas bort. 2. Fibercentralen vid Svby 301 Avstyrks. Arbetet är inte slutfört vid el-centralen. Styrelsen önskar invänta slutbesiktning innan åtgärd. Jag har granskat årsredovisningen, räkenskaper samt Styrelsens förvaltningsberättelse för räkenskapsåret till Granskningen är utförd enligt god revisionssed Anmärkning av en upphandling med Rörjouren Sverige AB, som inte gjorts på rätt sätt. Det gäller ett stopp i ett avlopp. Årsredovisningen är uppgjord enligt lag om förvaltning av samfälligheten Jag tillstyrker - att resultat- och balansräkning fastställes och - att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för år 2017 samt - att årets resultat behandlas enligt förslaget i förvaltningsberättelsen 3. Farthindrens placering i området Avstyrks. Kvartersombuden har till uppgift att tillsammans med boende i kvarteret bedöma var guppen gör bäst nytta. 4. Borttagning av skrymmande buskar. Avstyrks. En ny trädgårdsplan kommer att utföras av arborist under våren. Då tas frågan upp. 5. Bräddning av parkeringsrutorna i området Avstyrks. Det kommer att påverka antal p-platser negativt, samt stora kostnader. Byta ut nuvarande snöröjare Avstyrks. Ingen annan snöröjare är villig att åta sig uppdraget. 6. Installera laddstationer i området. Avstyrks. Styrelsen fick av stämman 2017 i uppdrag att utreda kostnader/möjligheter för installation av laddningsstationer. Resultatet ska redovisas under årsstämman för stämman att ta ställning till. 7. Installera laddstationer i området. Avstyrks. Se ovan. 8. Installera laddstationer i området. Avstyrks. Se ovan. Samfällighetsföreningen Svartbäckens by. Svartbäckens by VENDELSÖ. E-post: svartbackensby@gmail.com Hemsida: Tel: Postgiro

5 Motion 1 Motion 2 8 9

6 Motion 3 Motion 3. Bilaga 1 inventering av farthinder

7 Motion 3. Bilaga 2 Sammanställning över antal garage, parkeringsplatser och farthinder Motion

8 Motion 5 Motion

9 Motion 7 Motion

10 Minnesanteckningar inför stämman Synpunkter & Förslag mm. Budget 2018 BUDGET 2018 Resultat 2016 Budget 2017 Utfall Budget 2018 Intäkter Medlemsavgifter kr kr kr kr Förseningsavgifter kr kr kr kr Övriga intäkter 0 kr 0 kr 0 kr Medl.avg kabel-tv kr kr Totala intäkter kr kr kr kr Kostnader El kr kr kr kr Inköp/rep kontorsutrustning kr kr 458 kr kr Kontorsmaterial kr kr kr kr Trycksaker kr kr kr kr Reparation och underhåll el kr kr kr kr Belysning, inköp lampor mm kr kr kr - kr Vägunderhåll kr kr kr kr VA-underhåll kr kr kr kr Trädgårdsunderhåll kr kr kr kr Vinterunderhåll kr kr kr kr Kabel-tv, Com hem kr kr kr kr Lekplatsunderhåll kr kr kr kr Förtäring städdagar mm kr kr kr kr Garageunderhåll/kontor kr kr kr kr Övriga områdeskostnader kr kr kr kr Tele & porto kr kr kr kr Försäkring kr kr kr kr Styrelsearvoden ink sociala avgifter kr kr kr kr Ränta/pg avgift kr kr kr kr Räntekostnader - kr - kr kr Ränteintäkter - kr - kr - kr Total kostnad kr kr kr kr Årets resultat före avsättning/upplösning av reparationsfond kr kr kr kr Styrelsens förslag till avsättning/upplösning av reparationsfond kr kr kr kr Årets resultat efter avsättning/upplösning av reparationsfond 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr

11 Resultatrapport Balansrapport Balansrapport Samf Svartbäckens by Resultatrapport Samf Svartbäckens by Perioden Datum Vald period Procent Ackumulerat Procent Perioden Belopp Kr Datum IB Förändring UB 3000 Medlemsavgifter kr ,00 91,4 kr ,00 91, Kabel tv kr ,00 8,3 kr ,00 8, Förseningsavgifter kr5 100,00 0,3 kr5 100,00 0, Öresutjämning kr0,01 0,0 kr0,01 0,0 Personalkostnader 5010 Arvoden Styrelse (kr87 110,00) -5,0 (kr87 110,00) -5, Arvoden revisorer (kr3 050,00) -0,2 (kr3 050,00) -0, Arbetsgivaravgifter (kr21 205,00) -1,2 (kr21 205,00) -1,2 Summa Personalkostnader (kr ,00) -6,4 (kr ,00) -6, Elektricitet (kr ,23) -8,0 (kr ,23) -8, Inköp/rep. kontorsutrustning (kr458,00) 0,0 (kr458,00) 0, Kontorsmaterial (kr5 565,00) -0,3 (kr5 565,00) -0, Trycksaker (kr11 820,00) -0,7 (kr11 820,00) -0, Rep och underhåll Elektricitet (kr1 900,00) -0,1 (kr1 900,00) -0, Belysning (kr ,25) -11,0 (kr ,25) -11, Vägunderhåll (kr43 157,00) -2,5 (kr43 157,00) -2, VA underhåll (kr ,00) -17,0 (kr ,00) -17, Trädgårdsunderhåll (kr ,70) -13,4 (kr ,70) -13, Vinterunderhåll (kr ,00) -7,8 (kr ,00) -7, Ansl.avg Kabel tv (kr ,00) -9,9 (kr ,00) -9, Lekplatsunderhåll (kr14 097,50) -0,8 (kr14 097,50) -0, Förtäring (kr14 399,58) -0,8 (kr14 399,58) -0, Garage (kr96 374,20) -5,5 (kr96 374,20) -5, Övriga områdeskostnader (kr30 415,37) -1,7 (kr30 415,37) -1, Telefon och porto mm (kr12 248,98) -0,7 (kr12 248,98) -0, Företagsförsäkringar (kr33 022,00) -1,9 (kr33 022,00) -1,9 Finansiella kostnader 8120 Räntekostnader (kr1 384,00) -0,1 (kr1 384,00) -0, Bank/PG Avgifter (kr1 618,20) -0,1 (kr1 618,20) -0,1 Summa Finansiella kostnader (kr3 002,20) -0,2 (kr3 002,20) -0,2 Årets resultat 8999 Redovisat resultat (kr ,00) -11,3 (kr ,00) -11,3 Resultat (kr ,00) -11,3 (kr ,00) -11,3 Beräknat resultat kr0,00 0 kr0,00 0 Likvida medel/kortfr.plac Postgiro kr ,70 kr ,94 kr , Handelsbanken kr ,00 kr0,00 kr ,00 Summa likvida medel kr ,70 kr ,94 kr ,64 Kundfordringar 1210 Fordringar kr25 400,00 kr1 600,00 kr27 000,00 Summa kundfordringar kr25 400,00 kr1 600,00 kr27 000,00 Interimsfordringar 1310 Förutbetalda kostn o uppl. int kr71 746,00 (kr19 544,00) kr52 202,00 Summa Interimsfordringar kr71 746,00 (kr19 544,00) kr52 202,00 Övriga kortfr fordringar 1445 Skattekonto kr0,00 kr314,00 kr314,00 Övriga Kortfr.fordringar kr0,00 kr314,00 kr314,00 SUMMA TILLGÅNGAR kr ,70 kr ,94 kr ,64 Leverantörsskulder 2110 Leverantörsskulder (kr79 181,00) kr44 648,06 (kr34 532,94) Summa Leverantörsskulder (kr79 181,00) kr44 648,06 (kr34 532,94) Interimsskulder 2300 Interima Skulder (kr10 410,00) kr8 610,00 (kr1 800,00) 2301 Tvist entreprenörer kr0,00 (kr ,00) (kr ,00) 2330 Upplupna sociala avg (kr22 148,00) kr943,00 (kr21 205,00) Summa Interimsskulder (kr32 558,00) (kr ,00) (kr ,00) Övriga kortfristiga skulder 2510 Personalens källskatt (kr31 550,00) kr1 950,00 (kr29 600,00) Summa Övriga kortfr.skulder (kr31 550,00) kr1 950,00 (kr29 600,00) Verifikationsnummer: * = Oegentligt värde Bundet eget kapital 2991 Eget kapital (kr50 000,00) kr0,00 (kr50 000,00) Summa Bundet eget kapital (kr50 000,00) kr0,00 (kr50 000,00) Fritt eget kapital 2997 Reparationsfond (kr ,30) (kr ,40) (kr ,70) 2999 Redovisat resultat (kr ,40) kr48 066,40 (kr ,00) Summa Fritt eget kapital (kr ,70) (kr ,00) (kr ,70) SUMMA SKULDER (kr ,70) (kr ,94) (kr ,64) Beräknat resultat kr0,00 kr0,00 kr0,00 Verifikationsnummer:

12 Här är vi som arbetat under verksamhetsåret 2017, vi har gjort vårt bästa med förhoppning att få fortsatt förtroende. Ordförande: Nils-Erik Andersson Övergripande ansvar, Snöröjning, Sandning, Traktortjänster, Asfaltering. Vice Ordförande: Juha Lindqvist VA & AVL- anläggningar, Trafik, Trädgårdsplanen, Träd & Buskar, Garagen, Parkeringar. Kassör: Tony Grafström Fakturering, Betalningar, Bokföring. Myndigheter, Offerter. Sekreterare: Hanna Nerström Information, Registervård, Bokningar. Ledamot: Hans Gustavsson El & Belysning, Inköp av ljuskällor, Nyckelsystem, Kontoret, Förråden, Gräsklipparutrustning, Garageportar, Kvartersombuden, Infotavlorna, Lekplatser,Trycksaker, Text och bild hemsidan. Suppleanter: Anderas Knifh / Webmaster Ann-Sofie Kjellman-Nordahl Helena Wikell Jan Lindholm Peter Landgren Kvartersombuden: Johan Fanger Linn Kristensen Anders Bruse Emma Eriksson Eidar Lindgren Jonny Karlsson Åsa Knifh Rebecka Lindquist Heidi & Cristian Medina Ann-Sofie Kjellman-Nordahl Maja Antoniou Sandra Mattson 22 Laddstationsgruppen: Nils-Erik Andersson Jan Lindholm Revisor: Björn Aideheim Välkomna till årets stämma Styrelsen Fullmakten måste vara korrekt ifylld. Glöm inte att ta med hela kallelsen. 23

13 Exempel på utförda arbeten under år 2017 CIJA TANK tömning av våra dagvattenbrunnar OBH Networks har installerat fiber i området På städdagarna hjälps vi åt, stora som små! Stopp i ett avlopp har åtgärdats i kvarter 10 Trädkronan har utfört arbeten under sommaren Ny handikappsparkering har inrättats i kvarter 2 24 Leverans av matjord till städdagarna Regnar det, inga problem det blev trivsamt i garaget FOTO: HANS GUSTAVSSON Haninge Tryckeri AB