Proposition. Budget 2017/2018.

Transkript

1 SSCO:s studentråd 23 maj 2017 Proposition. Budget 2017/2018. SSCO:s ekonomiska framtid är ljusare än på flera år. Styrelserna 2015/2016 och 2016/2017 har tagit ansvar över och prioriterat det ekonomiska arbetet. Med de redan genomförda åtgärderna och med de till studentrådet föreslagna förändringarna går SSCO framöver en bättre ekonomisk framtid tillmötes. För att vara en stark och kraftfull påverkansorganisation, med stort genomslag i vårt arbete, krävs också en välskött organisation och ekonomi. Nedan kommer en redogörelse för de beslut organisationen tagit för att effektivisera och matcha organisationens intäkter mot kostnader och verksamhet. Propositionerna för SSCO:s budget och verksamhetsplan inför SSCO:s verksamhetsår 2016/2017 ställde krav på organisationen att fortsätta se över och dra ned på kostnader, anpassa organisationens verksamhet efter uteblivna intäkter och ökade kostnader för att slutligen matcha kostnader mot organisationens intäkter. I verksamhetsplanen för år 2016/2017 har det också ingått i styrelsens uppdrag att se över organisationens befattningar och tjänster på SSCO:s kansli för att bättre anpassa dessa efter organisationens ekonomiska kapacitet och verksamhetsmässiga behov. Den stora omorganisation som SSCO genomför nu är resultatet av minskade intäkter till SSCO efter kårobligatoriets avskaffande. Omorganisationen kan därför ses som en kredit vilken SSCO levt på sedan år 2010 och som organisationen nu slutligen anpassar sig efter. Medskick från styrelsen 2016/2017 och besluten från studentrådet den 24 maj 2016 är att anpassa SSCO:s verksamhet efter vår ekonomiska kostym. Kostymen har under flera år varit för trång och SSCO har behövt att skära i både kostnader och verksamhet för att rymmas inom kostymen. Inför budgetpropositionen som antogs av studentrådet den 24 maj 2016 informerade styrelsen om att omorganisationen är ett flerårigt åtagande där år ett (verksamhetsåret 2015/2016) och år två (verksamhetsåret 2016/2017) kommer att behöva fokusera på kostnadsbesparande åtgärder så som utredningar kring vilka verksamhetsområden som går att effektivisera eller läggas ned, se över tjänster och befattningar på kansliet, säga upp avtal och inventera prisvärdare alternativ, lägga om konsumtionsmönster, implementera nya effektivare rutiner på kansliet, ökat styrelseansvar med mera. År tre i omorganisationen, det vill säga verksamhetsåret 2017/2018, behöver organisationen landa i upparbetade processer, rutiner och avtal samt börja se över olika intäktsbringande åtgärder i högre utsträckning. Intäktsbringande åtgärder kan exempelvis vara samarbets- och tjänsteavtal, projektmedel, offentlig finansiering, sponsoravtal, stipendier, höjd medlemsavgift med mera. I utskickade ekonomiska kalkyler inför budgetpropositionen kan medlemskårerna se att organisationen har haft ett underskott tidigare år med ca 1.5 miljoner kronor. Organisationen har täckt upp den här förlusten genom att leva på avkastningen av eget finansiellt kapital samt att plocka in pengar från SSCO service AB. Efter förslag från styrelsen 2015/2016 beslutade medlemskårerna att inte plocka in finansiella

2 intäkter för att finansiera SSCO:s löpande verksamhet samt att sluta plocka ut kapital från vårt bolag SSCO service AB. Beslutet från studentrådet den 24 maj 2016 är att SSCO på sikt ska bära sina egna kostnader. Det är mot den bakgrunden SSCO:s styrelse i år har fortsatt omorganisationen för att säkerställa en långsiktigt ekonomisk, hållbar och effektiv organisation. Eftersom omorganisationen är flerårig och studentkårsaktiva årligen byts ut vill styrelsen presentera det fleråriga förbättringsarbetet i omorganisationen, för att kunna erbjuda medlemskårerna ett så informativt och transparent förslag till budget som möjligt. Nedan följer ett årsschema på vilka åtgärder som vidtagits samt förslag och prognoser för framtiden. Åtgärder verksamhetsåret 2015/2016 Akademiska hus annonserar hyreshöjning tidig vår år Två månader in på verksamhetsåret 2015/2016 i augusti förhandlades hyreshöjningen fram med hyresrabatt för att SSCO och SSCO service AB ska hinna ställa om våra verksamheter utifrån hyreshöjning. Hyresförhandlingen landade i en femårig (5) hyreshöjning med åtta (8) % hyreshöjning per år. Inget avtal undertecknades mellan Akademiska hus och Stockholms universitet i frågan. Frågan kring hyreshöjning och vilka lärosäten som skulle ingå i Studentpalatsetsamarbetet följde med in i verksamhetsåret 2016/2017. Ett tidskrävande arbete med en större översyn och utredning kring SSCO:s budget genomfördes med ambition att sänka kostnader. Under flera år har SSCO:s budget bestått av schablonbelopp utan att föreningen haft full insyn och kontroll över vad som gömmer sig bakom alla kostnader. I arbetet med att ta ett helhetsgrepp kring SSCO:s budget krävdes såväl utredning kring vilka kostnader som döljer sig bakom varje konto, uträkningsmodeller, avtalsinventering, prognostisering, ny budgetstruktur, nya budgetrutiner med mera. Styrelsen lade också upp en flerårig övergripande plan för arbetet med omorganisation. Bolagsseparation mellan SSCO och SSCO service AB genomfördes. För att kunna genomföra separationen behövde SSCO:s dolda kostnader spåras. Kostnader så som exempelvis vaktbolag, städföretag, skrivarkostnader, kontorsmaterial, hyreskostnader och uteblivna hyresintäkter. Dessa kostnader låg tidigare i SSCO service AB. SSCO arbetade parallellt med att inventera vad finansiärerna för Studentpalatset och berörda medlemskårer efterfrågade av Studentpalatset. Genom dialog med berörda parter i Studentpalatsetsamarbetet kombinerat med den stundande hyreshöjningen från Akademiska hus bedömde SSCO att SSCO service AB inte längre ska täcka upp för SSCO:s inkomstgap. SSCO service AB behöver nyttja sina ekonomiska resurser i sin egen organisation för att studenterna inte ska bli av med Studentpalatset. Föreningen och bolaget har därför haft en nära dialog i dessa frågor där föreningen har varit mycket pådrivande i bolagsseparationen. SSCO:s styrelse upprättade ett ägardirektiv till SSCO service AB:s styrelse som bland annat ställer krav på bolaget att

3 marknadsföra verksamheten samt att bära sina egna kostnader utan tillskott från ägaren. Stadgeändring i stadgan för Bostadsdelegationen och Besvärsnämnden I arbetet med Bostadsdelegationen (BD) och Besvärsnämnden (BN) stadgades tidigare att SSCO skulle utse en presidieledamot som ordförande för BD och föredragande i BN. Styrelsen 2015/2016 skickade en proposition till studentrådet den 24 maj 2016 med förslag att öka flexibiliteten i organisationen och istället ges möjlighet att tillsätta en SSCO-representant i uppdraget som ansvarig för BD och BN. På så vis skulle organisationen kunna lösgöra tid från vice ordförande till andra arbetsuppgifter. Studentråden under maj och november 2016 har bifallit denna stadgeproposition och den är således gällande. Rutiner för ökad effektivisering Under verksamhetsåret arbetade styrelsen och kansliet för att upprätta och implementera nya rutiner för ökad effektivisering och tydligare ansvarsfördelning i organisationen. Samarbetsavtal med Nobelstiftelsen Nobelfestligheterna är både ett mycket uppskattat inslag i Studentstockholm såväl som inkomstbringande för SSCO. För att säkerställa att det är SSCO och Nobelstiftelsen som samarbetar i arbetet med Nobelfestligheterna, och att SSCO får ekonomisk kompensation för arbetet, ingicks ett flerårigt avtal med Nobelstiftelsen. Budgetpropositionen 2016/2017 inför studentrådet den 24 maj 2016 Efter att översynen och utredningen kring SSCO:s budget genomförts föreslår SSCO:s styrelse en rad kostnadsbesparande åtgärder. Från ett tidigare årligt underskott på cirka 1.5 miljoner kronor/år föreslogs studentrådet istället att anta en budget med ett underskott på kr för verksamhetsåret 2016/2017. En total kostnadsbesparing och intäktsåtgärd på cirka kronor. Propositionen beslutades om utan ändringsyrkanden. Några åtgärder i budgeten för 2016/2017: Minskade personalkostnader: ingen politisk sekreterare, ingen resursperson för Akademisk kvart och minskad arvoderingsgrad för övermarskalkarna (från 30 % till 25 %). Styrelsen föreslår studentrådet att arvodesnivåerna ligger kvar på kr/månad för 100 % arvoderingsgrad. Arbeta för att få in extern hyresgäst som kan hyra SSCO:s kansli (hela eller delar). I budgeten ökar således intäkterna med kr. Leta efter nya lokaler för SSCO:s kansli (andra rum i Studentpalatset eller extern lokallösning). Styrelsen har sett över SSCO:s avtal och kommer säga upp de avtal som inte är en nödvändighet för SSCO:s arbete. Minskat SSCO:s rörliga kostnader, t.ex. mötesfika/mötesmiddag, kansligemensamma kostnader, kampanjer och medlemsträffar. Prioriterat om verksamheter som SSCO bedriver, t.ex. föreslås att SSCOcktail inte arrangeras 2016/2017. Införa nya rutiner för att arbeta med budget och budgetuppföljning. Detta för att bättre kunna följa utfallet och även göra strategiska satsningar.

4 Använda verksamhetsplanen 2016/2017 för att säkerställa att SSCO fortsätter att utreda och planera ekonomin samt arbeta med den framtida organisationen. Åtgärder verksamhetsåret 2016/2017 Arbetsgrupp för lokaluthyrning SSCO:s styrelse tillsatte en arbetsgrupp för lokaluthyrning av SSCO:s kansli till extern part under styrelsens första styrelsesammanträde i augusti I och med vice ordförandes entledigande och andra processer i organisationen lades arbetet vilande under hösten och vintern. Arbetet med att få in extern hyresgäst i delar av SSCO:s kansli pågår just nu. Extrainsatt bolagsstämma SSCO service AB Under november år 2016 hölls en extrainsatt bolagsstämma för att anta ägardirektivet som skickades från SSCO till SSCO service AB. Ägardirektivet ställer krav på ekonomiska åtgärder i bolaget så som exempelvis oberoende från ägaren. Översyn av olika verksamheter Styrelsen har fortsatt att se över olika verksamheter, befattningar och tjänster i organisationen. Utgångspunkten har varit om verksamheten är en del av SSCO:s syfte och kärnverksamhet och om befattningen tjänsten kan effektiviseras på något sätt. Bland annat har SSCO:s styrelse beslutat att utse SSSB:s styrelse som Gästbostadsstyrelse istället för att tillsätta en egen styrelse för uppdraget. Ett sådant arbete skulle kräva mer av SSCO. Styrelsen och kansliet har också utrett och gett ömä fortsatt ansvar över frågan om representanter under Nobelstiftelsens aktiviteter under Nobelveckan. Styrelsen har också antagit en IT-policy för att säkerställa ansvarsfullt nyttjande av organisationens digitala verktyg vilket är en proaktiv kostnadsbesparande åtgärd. Ett tak två generationer Avslutat samarbetet mellan SSCO och Ett tak två generationer (ETTG) då studentfokus saknades och SSCO dessutom har en egen andrahandsförmedling som heter Akademisk kvart. I detta samarbete, som ingicks någon gång mellan 2013 och 2014, är SSCO dessutom avtalslösa. Vilket innebär att vi inte har några rättigheter till kravställan i samarbetet. SSBF (Stockholms studenters bostadsfond) Fortsatt arbetet som påbörjades år 2012 med att dela ut grundkapitalet hos stiftelsen SSBF (Stockholms studenters bostadsfond) för att framöver avveckla stiftelsen helt. Beslut från SSCO:s styrelse om att dela ut kapitalet till SSSB har skickats till Länsstyrelsen som har gett ett positivt förhandsbesked. SSSRSF (Stiftelsen Stockholm student reception fund) Arbetat med att skicka in en stadgeändring rörande SSSRSF (Stiftelsen Stockholm student reception fund) för att kunna dela ut grundkapitalet hos stiftelsen för att på sikt avveckla stiftelsen. Styrelsen har också under året annonserat om möjlighet att ansöka om projektmedel för mottagningsverksamhet av internationella studenter. Detta för att stärka Studentstockholms verksamheter. Men också för att slippa en höjd skattetaxering vilket bara skulle innebära att

5 stiftelsens ekonomiska medel inte direkt stärker studentverksamheter. Senaste utdelningen gjordes för ca 4 år sedan. Stiftelsen Nykterhetsvännernas studenthem i Stockholm SSCO:s styrelse är en referensgrupp vid stadgeändringsförslag i Stiftelsen Nykterhetsvännernas studenthem i Stockholm. SSCO:s styrelse har föreslagit att SSCO framöver inte ska utse styrelseledamot och suppleant till stiftelsen. Anledningen är att SSCO inte längre anser att arbetet med stiftelsen ryms inom ramen för SSCO:s kärnverksamhet. Stiftelsen är i övrigt fristående från SSCO och vi är inte heller stiftare. Inventering av övriga stiftelser och fonder Styrelsen har under året haft en arbetsgrupp som ansvarat för att se över och föreslå åtgärder rörande organisationens stiftelser och fonder. Detta har gjorts för att ta ställning till dess syfte, funktion och om SSCO fortsatt ska driva dessa eller om de behöver avvecklas. Löpande ekonomiskt arbete har setts över Ekonomifunktionen i organisationen är inte en del av organisationens vision eller kärnverksamhet. SSCO:s ekonomiska situation kräver att kostnadsbesparing görs och att styrelsen ser över vilka verksamheter som organisationen skär i. Att sköta ekonomin är en förutsättning för alla organisationer och kan således göras på olika sätt men anses alltså inte utgöra en del av SSCO:s vision eller kärnverksamhet. Av de skälen kommer SSCO framöver inte längre ha någon administrativ chef. Styrelsen kommer att avsluta avtal rörande löpande bokföring hos Hoogia ochaccountor (f.d. Matrisen) och istället ingå ett resurseffektivare avtal med extern part. Åtgärden implementeras under våren 2017 och ekonomiska effekter av beslutet kommer först att synas i budgeten för år 2018/2019 p.g.a. avtalstider. Kostnadsbesparingen ligger på cirka kr/år. Utveckling av den nya tjänsten Generalsekreterare Flertalet organisationer inom civilsamhället har en generalsekreterare som fyller funktionen att bidra till organisationens minne såväl som att kunna utföra en mängd olika arbetsuppgifter. Generalsekreteraren hos SSCO ansvarar för arbete som tidigare kommunikatör/webbadministratör, resursperson på Akademisk kvart och politiska sekreteraren ansvarade för. Under innevarande verksamhetsår bedömde styrelsen att tjänsten som generalsekreterare behövde en period att implementera och utveckla tjänsten på. Av det skälet valde styrelsen att under en tidsbegränsad period ta in en visstidsanställd biträdande generalsekreterare som kunde vara behjälplig inom arbetet med en stabil funktion som har välfungerande rutiner i organisationen. Implementering av Stadgeändring i stadgan för Bostadsdelegationen och Besvärsnämnden Studentråden under maj 2016 och november 2016 har bifallit stadgepropositionen om att utse en SSCO-representant som ansvarig för BDBN och den är således gällande. Styrelsen utsåg en BDBN-ansvarig under verksamhetsåret. Uppföljning har gjorts med SSSB som anser att detta fungerat mycket bra. För att säkerställa kvaliteten i arbetet och att arbetet prioriteras av ansvarig har styrelsen mötesarvoderat BDBN-ansvarig under innevarande verksamhetsår. Styrelsen föreslår även studentrådet att fortsatt arvodera ansvarig även under nästkommande verksamhetsår. På så vis lösgörs tid från vice ordförande som istället exempelvis kan ansvara för kontakt och budgetansvar mot extern part gällande löpande ekonomiskt arbete för SSCO.

6 Fortsatt inventering av kostnader och spår av bolagsseparation Flertalet av SSCO:s och SSCO service AB:s avtal har tecknats i ena organisationen men innefattat båda organisationerna. För att kunna bedriva seriösa verksamheter där båda organisationerna är oberoende av varandra har flertalet avtal behövt en fortsatt översyn. Efter översynen har föreningen funnit att vi idag exempelvis bekostar bolagets telefoni och mejladresser, något de framöver kommer att behöva bekosta själva. Vi har även funnit inaktuella avtal rörande föreningens verksamhet för domännamn, gammalt medlemssystem, olika medlemskap och dylikt som har sagts upp. Övermarskalksämbetet Övermarskalksämbetet har under verksamhetsåret klockat tidsåtgång för sina arbetsuppgifter som SSCO:s styrelse har haft möjlighet att följa. Övermarskalkarna har framförallt en högintensiv period under höstterminerna i och med arbetet med Nobelfestligheterna. Av det skälet har styrelsen sett över möjliga åtgärder för övermarskalkarna så som projektanställning, byte av verksamhetsår till kalenderår med mera. Styrelsens analys av övermarskalksämbetets olika verksamhetsområden, arvoderingsgrad, verksamhetsår med mera är att inte utföra någon större förändring inför nästa verksamhetsår (2017/2018). Anledningen är att alla andra åtgärder blir kostsammare att införa och kommer att kräva en ökad närvaro från presidiet att ansvara för en smidig övergång. Tid som styrelsen bedömer inte finns att ta av där organisationen nu befinner sig just nu. Utifrån ömäs rapporter till styrelsen ser vi också att arvoderingen ligger relativt i linje med tidsåtgången i uppdraget utslaget över verksamhetsåret. Med kansliets nya rutiner för exempelvis ekonomi och marknadsföring kommer också ömäs tid att effektiviseras ytterligare. Ömä föreslås därför att vara fortsatt arvoderade på 25% vardera i organisationen. Övermarskalkarna har också arbetat hårt med att försöka få in sponsorer till såväl Nobellotteriet som Valborgspubrundan under både 15/16 och 16/17. Åtgärder för ännu bättre arbetsmiljö Åtgärder för ännu bättre arbetsmiljö har varit en prioriterad fråga för årets styrelse. Friska och glada medarbetare arbetar bättre, innebär lägre kostnader och bidrar till att organisationen får högre produktivitet samt når målbilden. Det är en proaktiv kostnadsbesparande åtgärd som går att mäta över tid i exempelvis minskad sjukfrånvaro, ökad produktivitet, ökad tydlighet, tydligare ansvarsfördelning och ökad arbetsglädje. Här har styrelsen bl.a. upprättat och antagit en helt ny arbetsmiljöpolicy, lönepolicy och ingått avtal med företagshälsovård. Kansliet har också upprättat en personalhandbok för ökad tydlighet om vart en kan vända sig i olika frågor. Vidare har kansliet också utvärderat arbetsmiljön och fortsatt arbetet med rutiner för förbättrad fysisk och psykisk arbetsmiljö. En årscykel har också upprättats för att styrelsen såväl som kansliet ska kunna planera sitt arbete för att kunna ha en rimlig arbetssituation under hela verksamhetsåret. På så vis kan högintensiva perioder förutses och det är möjligt att i god tid planera för och lägga om arbetsuppgifter. Rutiner för ökad effektivisering Under verksamhetsåret har styrelse och kansli arbetat för att fortsatt effektivisera samarbetet. Bland annat har styrelsen infört en skiftande styrelsemötesordförande för att lösgöra arbetstimmar från ordförande. Kansliet har bland annat ytterligare tydliggjort ansvarsfördelningen i organisationen där exempelvis Generalsekreteraren bättre stöttar kansliet i arbetet med kommunikation och marknadsföring. Samarbetsavtal med Nobelstiftelsen

7 Föregående verksamhetsår ingicks samarbetsavtal med Nobelstiftelsen för att trygga att det är just SSCO och Nobelstiftelsen som samarbetar med Nobelfestligheterna. SSCO får ekonomiska fördelar med detta samarbete genom att vi får möjlighet att lotta ut biljetter till Nobelfesten via Nobellotteriet. I regelverket upptäcktes ett loophole som nu har täppts till. Det innebär att det inte längre går att delta i lotteriet om en inte är student (vilket alltid varit syftet men tidigare inte fungerat i praktiken). Av det skälet minskade intäkterna för Nobellotteriet under innevarande verksamhetsår. Prognosen är att verksamhetsåret 2017/2018 har likvärdigt utfall som innevarande verksamhetsår. Möjligheter till ökade intäkter Styrelsen har under året uppdragit kansliet till att se över om det inom ramen för befintliga samarbeten finns möjlighet till utveckling som skulle vara intäktsbringande. Exempelvis förs diskussioner inom samarbetet med STAD-utbildningens aktörer, Sthlm6000+ samt Nobelstiftelsen. I dagsläget har vi ingen signal som pekar på att vi har möjlighet till ökade intäkter. Akademisk kvart Andrahandsförmedlingen Akademisk kvart är en mycket uppskattad, trygg och seriös andrahandsförmedling som riktar sig mot Stockholms studenter. Förmedlingen innebär också att SSCO årligen får in under ca kr i overheadintäkter. För att finansiärerna ska vilja ha kvar tjänsten och fortsatt bidra till en tryggare andrahandsmarknad för studenter är det viktigt att vi fortsätter utveckla tjänsten och öka nyttjandegraden. Därför har styrelsen fokuserat på att utveckla webbplatsen och göra den mer användarvänlig samt att marknadsföra Akademisk kvart i högre utsträckning. Budgeten verksamhetsåret 2017/2018 Medlemsintäkter Styrelsen föreslår studentrådet en oförändrad medlemsavgift inför verksamhetsåret 2017/2018 på 14 kr per medlem. Det är alltid styrelsens ansvar att se över vilka nödvändiga åtgärder som kan tas för kostnadsbesparingar innan en höjning av medlemsavgiften föreslås. SSCO:s styrelse har sett att det är möjligt att kostnadseffektivisera och skära i verksamheter som inte är en del av kärnverksamheten. Styrelsen ser också att det ligger i organisationens intresse att under år tre av förbättringsarbetet med omorganisationen arbeta för ökade intäkter från annat håll innan en eventuell höjning av medlemsavgiften kan bli aktuell. Styrelsen förstår också medlemskårernas situation med en pressad ekonomi vilket ytterligare är ett argument för att vidta alla andra nödvändiga åtgärder innan en eventuell höjd medlemsavgift blir aktuell att föreslå. Minskade intäkter Lokaluthyrning För att styrelsen 2017/2018 ska ha en rimlig chans att arbeta med frågan om uthyrning av lokaler till extern part föreslås en minskad intäkt för lokaluthyrning. Budgeten är lagd så att en hyresgäst först planeras ha ingått avtal under november månad eftersom SSCO:s styrelse inte är verksam under sommartid. Budgeten för lokaluthyrning föreslås till kr in. En minskning mot innevarande års budget med kr. Nobellotteriet

8 Styrelsen har budgeterat för minskade intäkter i Nobellotteriet i form av minskad lottförsäljning. Detta är en korrigering utifrån årets utfall med anledning av justering i avtal och regler för lotteriet. Minskad föreslagen intäkt med ca kr. Ökade intäkter Medlemsintäkter Under en flerårsperiod har medlemsintäkterna minskat i SSCO med anledning av minskat medlemsantal hos SSCO:s medlemskårer. Under innevarande verksamhetsår har signaler från medlemskårer skickats om att tappet minskat. Vi ser också i SSCO:s ekonomiska utfallsrapporter till styrelsen att antal medlemmar i medlemskårerna stabiliserats, d.v.s. varken ökat eller minskat. Således budgeteras nästa års medlemsintäkter till kr med en oförändrad medlemsavgift men med ett högre medlemsantal, en ökning med kr mot innevarande års budget. Slutfesten Valborgspubrundan Styrelsen har föreslagit i budget att eftersläppsbiljetter till slutfesten säljs. Detta eftersom efterfrågan på biljetter till Valborgspubrundan är stor och värdkåren kan få ökade incitament att arrangera slutfesten med eftersläppsbiljetter. Detta ökar intäkterna med ca 8000 kr. Budgeten innehåller också en föreslagen höjning av biljettpriserna till Valborgspubrundan. Nobellotteriet Ökat biljettpris för Nobellotterietvinnare för bankettbiljetter till Nobelfesten. Föreslagen intäktsökning med kr. Ökade kostnader Företagshälsovård SSCO:s styrelse har under innevarande verksamhetsår ingått avtal för företagshälsovård. Kostnad för detta är ca kr. Avtal för ekonomiskt arbete Styrelsen 16/17 tecknar avtal med extern part för det löpande ekonomiska arbetet och redovisningen. Således ökar kostnaden för avtal med extern part med kr. Däremot minskar kostnaden i organisationen totalt för det ekonomiska arbetet med ca kr/år. (se Minskade kostnader: personalkostnader och avtal rörande ekonomifunktionen). Reklam och PR Innehåller förslag på förändring gällande en något ökad budget för reklam och PR då SSCO behöver medel för att marknadsföra och nå ut med vår verksamhet. Används vid exempelvis rekrytering, för profilmaterial eller dylikt. Föreslagen höjning är från 2000 kr till kr. Politisk påverkan Föreslås en liten ökning med kr mot innevarande års budget eftersom det är valår år SSCO behöver medel för att synas i debatten. Justerat arvode Arvodet justeras enligt indexuppräkning. Från innevarande års kr för heltidarvoderade till kr för heltidsarvoderade. Arvode till BDBN-ansvarig

9 I och med stadgeändring, åtgärder rörande personal på SSCO och för att säkerställa hög kvalitet och en fullgod leverans i arbetet har styrelsen föreslagit mötesarvode för BDBN-ansvarig. Kostnaden för mötesarvodet landar på ca kr. Slutfesten för Valborgspubrundan Styrelsen har bland annat föreslagit en ökad kostnadstäckning från SSCO till Valborgspubrundans värdkår för slutfesten. Ökning med kr som totalt landar på en ersättningsnivå på kr. Detta som en morot för att SSCO:s medlemskårer ska vilja vara värdkår under slutfesten. Minskade kostnader Möteskostnader Inom SSCO:s kärnverksamhet ryms SSCO:s medlemskårer. Med anledning av minskad verksamhet i övriga delar av organisationen föreslår SSCO även att medlemsträffar som inte finns inom ramen för organisationens löpande verksamhet tas bort i utskickat förslag för verksamhetsplan. Såldes följdjusteras också SSCO:s budget. Minskad kostnad för medlemsträffar föreslås med 2000 kr. Även följdjusterat övriga möteskostnader efter utfallsrapporter. Justeringar så att övermarskalksämbetet i framtiden får en summa till ömä-överlämningen. Hyreshöjning träder i kraft 18/19 Med anledning av att hyreshöjningen inte träder i kraft förens 1 september 2018 för SSCO föreslås en korrigerad kostnad för kanslilokalerna. Således minskar kostnaden i budgeten för lokalhyra mot innevarande verksamhetsår. Personalkostnader och avtal rörande ekonomifunktionen Ekonomifunktionen i organisationen är inte en del av organisationens vision eller kärnverksamhet. SSCO:s ekonomiska situation kräver att kostnadsbesparing görs och att styrelsen ser över vilka verksamheter som organisationen skär i. Att sköta ekonomin är en förutsättning för alla organisationer och kan således göras på olika sätt men anses alltså inte utgöra en del av SSCO:s vision eller kärnverksamhet. Av de skälen kommer SSCO framöver inte längre ha någon administrativ chef. I budgeten för verksamhetsåret 2017/2018 finns således 10 månadslöner budgeterade istället för 12 månader p.g.a avtalsenligt. Vilket visar viss ekonomisk effekt av beslutet under verksamhetsåret 17/18. Styrelsen kommer under våren 2017 avsluta avtal rörande löpande bokföring hos Hoogia och Accountor (f.d. Matrisen) och istället ingå ett avtal med extern part. Åtgärden implementeras under våren Reella ekonomiska effekter av beslutet kommer att synas i budgeten först inför verksamhetsåret år 2018/2019 p.g.a. avtalstider. Kostnadsbesparingen ligger på cirka kr/år. Avslutade avtal Minskade kostnader för avtal organisationen inte nyttjar framöver. Belopp på ca kr. Rör exempelvis telefoni, mejladresser, domännamn och tidigare medlemssystem. Generalsekreterare Genom att införa en ny tjänst på kansliet lyckas vi samla fler arbetsuppgifter inom ramen för tjänsten. Samtidigt minskar vi omfånget i arbetsuppgifterna. Rollen innebär en indirekt kostnadsbesparing i form av personalkostnader för andra tjänster.

10 Åtgärder för ännu bättre arbetsmiljö Åtgärder för ännu bättre arbetsmiljö har varit en prioriterad fråga för årets styrelse. Friska och glada medarbetare arbetar bättre, innebär lägre kostnader och bidrar till att organisationen får högre produktivitet samt når målbilden. Det är en proaktiv kostnadsbesparande åtgärd som går att mäta över tid i exempelvis minskad sjukfrånvaro, ökad produktivitet, ökad tydlighet, tydligare ansvarsfördelning och ökad arbetsglädje. Lösningar att arbeta med under året 17/18 inför budgetåret 18/19 Genom de åtgärder styrelsen 2016/2017 vidtagit kommer budgetunderskottet ligga på ca kronor verksamhetsåret 2018/2019 (se tabeller Proposition budget 17/18 och Justeringar för prognos 18/19 ). Detta innebär att SSCO fortsatt bör arbeta för att nå en budget i balans. Nedan presenteras förslag på åtgärder för det fortsatta budgetarbetet: Extern hyresgäst Extern hyresgäst föreslås hyra delar av SSCO:s kansli. I budgeten föreslås kr i intäkter för 2017/2018. Nya kanslilokaler Eventuellt leta efter andra lokaler för SSCO:s kansli (andra rum i Studentpalatset eller extern lokallösning). Arbeta för ökade intäkter Arbeta för ökade intäkter till organisationen genom exempelvis olika samarbets- och tjänsteavtal, offentligt stöd, projektmedel, stipendier, ekonomiskt stöd från näringsliv/andra organisationer med mera. Balans mellan verksamheter och kapacitet Fortsätta arbetet med att ro det organisatoriska förbättringsarbetet i land för att få en balans mellan mängden verksamheter och organisationens humankapital och ekonomiska kapital. Det vill säga fortsätta arbetet med att implementera pågående processer samt att fortsatt se över verksamheter som inte fyller SSCO:s vision och syfte. Använda verksamhetsplanen 2017/2018 Använda verksamhetsplanen 2017/2018 för att säkerställa att SSCO fortsätter arbetar för en budget i balans. Budgettabeller I bifogat underlag finns propositionen för budget 2017/2018 (rambudget) och även uträkningsexempel på innevarande års budget, föregående års budget samt föregående års utfall. Nedan är skriftliga kommentarer per respektive budgettabell. Konton för normalisering I sammanställningen som heter Konton för normalisering finns en sammanställning kring de större förändringarna i intäkts-/kostnadskonton som trädde i kraft 2016/2017. Budgetåret 2017/2018 innehåller endast en marginell positiv förändring i Konto för normalisering på kr totalt. Justeringar för prognos 18/19

11 I Justeringar för prognos 18/19 finns en sammanställning kring de beslut på förändringar styrelsen under innevarande verksamhetsår gjort som rör det ekonomiska arbetet i organisationen. Kostnadseffektivisering genom den strategiska översynen av vilka verksamheter organisationen har och bör ha är fattat under innevarande år. Däremot ger besluten reellt positivt utfall på budgeten först verksamhetsåret 2018/2019. Den nedskärning i verksamheten som rör SSCO:s ekonomi innebär en årlig kostnadsbesparing på cirka kr/år. Ökade hyreskostnader som ackumulerats under tre år landar också på budgeten verksamhetsåret 2018/2019, vilket är en ökning med ca kr. Om budgetpropositionen för verksamhetsåret 2018/2019 inte innehåller några andra förändringar än ovan nämnda i budget innebär det att med denna förändring, som slutgiltigt går att mäta effekterna av då, kommer organisationens budgeterade resultat vara ca kr. Det innebär att SSCO har kostnadseffektiviserat organisationen genom olika åtgärder samt beslut under verksamhetsåren 2015/2016 och 2016/2017 med ca 1.5 miljoner kronor. Budget och utfall tidigare år som redovisat I rambudgeten som heter Budget och utfall tidigare år som redovisat finns en sammanställning på resultaträkningen samt budgeten för tidigare år. Åren 2014/2015 och 2015/2016 innehåller finansiella intäkter och intäkter från SSCO service AB. Budgeten för 2016/2017 är utan finansiella intäkter och intäkter från SSCO service AB. En del av kostnaderna som ligger under utfallet verksamhetsåret 2015/2016 under resultatenhet 3 Admin hör egentligen till resultatenhet 7 Andrahandsförmedling. Kostnader för exempelvis datorprogram, telefoni, marknadsföring etc. Budget och utfall tidigare år I rambudgeten som heter Budget och utfall tidigare år - justerat för SSCO service interna transaktioner samt finansiella intäkter som tagits i rörelsen finns samma intäkter/kostnader som tidigare år med tillkommande uträkningar kring hur rörelseresultatet/nettoresultatet hade sett ut om verksamhetsår 2014/2015 och 2015/2016 hade hyresökningar, kostnader för kopiator, skrivare, bevakning, minskade intäkter från SSCO service AB samt uteblivna budgeterade finansiella intäkter. Det ger en överblick kring i vilken grad organisationen har kostnadseffektiviserat verksamheten samt varför tidigare års rörelseresultat/nettoresultat sett ut som det har gjort. Kommentarer kring förändringar inom resultatenheterna 2017/2018 Resultatenhet 1 Ledning Styrelsen har valt att lägga fram som förslag till studentrådet något minskade rörliga kostnader för möten inom organisationen samt något ökade intäkter från medlemsintäkterna med en oförändrad medlemsavgift men med ett stigande medlemsantal. SSCO:s presidiums arvode ligger här. Den stora nedskärningen i dessa kostnader gjordes under 2015/2016 inför budgetpropositionen för innevarande verksamhetsår. Det är svårt att skära ytterligare. Resultatenhet 2 Lokaler Med anledning av att föreningens avtal med Stockholms universitet träder inte hyreshöjningen i kraft förrän verksamhetsåret 2017/2018 hos SSCO. Då kommer föreningen att få en ackumulerad hyreshöjning för kanslilokalerna på ca kr. I årets budget föreslås dock en sänkning av hyreskostnader för föreningen då föreningen i innevarande års budget budgeterat för en hyreshöjning som inte trätt i kraft ännu. Vidare föreslås något minskade intäkter för lokaluthyrning då föreningen ännu inte ingått avtal med extern part kring lokaluthyrning. Om innevarande års styrelse inte finner en hyresgäst som

12 kan hyra delar av SSCO:s kansli vill vi alltså ge nästkommande års styrelse möjlighet att arbeta med frågan om lokaluthyrning under några månader innan intäkter kan beräknas tillkomma föreningen. Omkostnader i form av städning, sophämtning och bevakning är oförändrade sedan de implementerades föregående verksamhetsår i föreningens budget. Andra året detta budgeteras för. Resultatenhet 3 Admin Avtal med företagshälsovård har tecknats inom föreningen 2016/2017. Således tillkommer en budgeterad kostnadsökning på kr. Omorganisation med anledning av genomlysning av verksamheter och organisationens syfte har lett till en ökad kostnad inom denna resultatenhet men en minskad kostnad inom resultatenhet 11. Förändringen i denna resultatenhet rör ökade kostnader för löpande ekonomiskt arbete och revision. Att arbeta med löpande ekonomi anses inte utgöra organisationens vision, kärnverksamhet eller mål. Således har SSCO tecknat avtal med extern part som kan sköta organisationens ekonomi. Avtal med datorprogram för redovisning sägs upp. Här ökar kostnaden för den ekonomiska redovisningen med kr per år. Innehåller även föreslag på förändring gällande en något ökad budget för reklam och PR då SSCO behöver medel för att marknadsföra sin verksamhet. Finansiella intäkter plockas inte in i budgeten för verksamhetsåret 2017/2018 efter beslut från studentrådet 24 maj Minskade kostnader för avtal organisationen inte nyttjar har justerats. Resultatenhet 5 Politisk påverkan Föreslås en liten ökning med kr mot innevarande års budget eftersom det är valår år SSCO behöver medel för att synas i debatten. Resultatenhet 6 SSSB Allokerat om kostnad från resultatenhet 3 till denna för medlemssystem eftersom det är kopplat till SSSB:s verksamhet. I och med stadgeändring, åtgärder rörande personal på SSCO och för att säkerställa hög kvalitet och en fullgod leverans i arbetet har styrelsen föreslagit mötesarvode för BDBN-ansvarig. Kostnaden för mötesarvodet landar på ca kr. Resultatenhet 7 Andrahandsförmedling Utfall föreslås bli detsamma som innevarande års budget. Styrelsen har allokerat om kostnader för ökade satsningar på marknadsföring och något minskade satsningar på utveckling av Akademisk kvarts webbplats. Innehåller därför förändring kring avtal. Resultatenhet 9 Övermarskalksämbetet Inrymmer verksamheter kring Valborgsfestligheterna. Ena övermarskalkens arvoden ligger bland annat här som kostnad. Tidigare år har denna resultatenhet minusbudgeterats men i år föreslås

13 alltså ett något modest positivt resultat. Styrelsen har bland annat föreslagit en ökad kostnadstäckning från SSCO till Valborgspubrundans värdkår för slutfesten. Ökning med kr som totalt landar på en ersättningsnivå på kr. Detta som en morot för att SSCO:s medlemskårer ska vilja vara värdkår under slutfesten. Vidare har styrelsen föreslagit i budget att eftersläppsbiljetter till slutfesten säljs. Detta eftersom efterfrågan på biljetter till Valborgspubrundan är stor och värdkåren kan få ökade incitament att arrangera slutfesten med eftersläppsbiljetter. Innehåller också budget för en höjning av biljettpriserna till Valborgspubrundan. Budgeterat in intäkter för Valborg på Skansen. Dock oförändrad deltagaravgift och kostnader för arrangemanget. Resultatenhet 10 Nobel Inrymmer verksamheter kring Nobelfestligheterna och Nobellotteriet. Ena övermarskalkens arvoden ligger bland annat här som kostnad. Korrigerat budgetintäkter för Nobelmiddagen. Ökat biljettpris för Nobellotterietvinnare för bankettbiljetter till Nobelfesten. Dock är lottpriset oförändrat då styrelsen ser en risk med att färre kan tänkas köpa lotter om priset per lott höjs. Vidare har styrelsen budgeterat för minskade intäkter i Nobellotteriet i form av minskad lottförsäljning. Detta är en korrigering utifrån årets utfall med anledning av justering i avtal och regler för lotteriet. Resultatenhet 11 SSCO service AB Totala personalkostnader för SSCO:s administrativa chef ligger under denna resultatenhet. Bolaget faktureras för avtalad pensionskostnad och ligger därför som en intäkt. Budgeterat finns personalkostnader för denna tjänst under delar av verksamhetsåret p.g.a. avtalsenligt. Under verksamhetsåret 2018/2019 kommer personalkostnader under denna resultatenhet ligga på 0 kr eftersom styrelsen fattat beslut om att ekonomifunktionen på kansliet inte längre är en del av SSCO:s kärnverksamhet. Styrelsen föreslår studentrådet att fastställa medlemsavgiften för verksamhetsåret 2017/2018 till 14 kronor per medlem. att fastställa arvodet för heltidsarvoderade till kr per månad under verksamhetsåret 2017/2018. att fastställa SSCO:s budget för 2017/2018 enligt bilaga Budget 17/18.

14 Bilaga Budget 17/18.

15 Bilaga Ekonomiska tabeller.