Sonja Martinsson (S) (ordförande) Jonny Jonsson (S) (vice ordförande) Ulf Stecksén (S) Birgitta Vistrand Elvén (C) Hans Forsström (VF)

Transkript

1 1 / 36 Plats och tid Ånge kommunkontor, mötesrum Rankleven kl. 13:00-16:30 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Sonja Martinsson (S) (ordförande) Jonny Jonsson (S) (vice ordförande) Ulf Stecksén (S) Birgitta Vistrand Elvén (C) Hans Forsström (VF) Dennis Hjalmarsson (SD) Stig Malmberg (Revisionen) Agneta Andersson (Sekreterare) Birgitta Vistrand Elvén Justeringens plats och tid Ånge kommunkontor, :00 Protokollet omfattar 1-27 Underskrifter Sekreterare... Agneta Andersson Ordförande.... Sonja Martinsson Justerande.... Birgitta Vistrand Elvén ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Valnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Ånge kommunkontor protokollet Underskrift... Agneta Andersson

2 2 / 36 ÄRENDELISTA 1 Kontroll av jäv och intressekonflikt 2 Budget valnämnden Anmälan om personuppgiftsombud för valnämnden 4 Vallokaler och öppettider val till riksdag kommun landsting Röstningslokaler förtidsröstning och öppettider val till riksdag kommun landsting Röstmottagare vallokaler val till riksdag kommun landsting Röstmottagare röstningslokaler val till riksdag kommun landsting Ambulerande röstmottagare val till riksdag kommun landsting Arvode röstmottagare vallokaler val till riksdag kommun landsting Arvode röstmottagare röstningslokaler val till riksdag kommun landsting Arvode ambulerande röstmottagare val till riksdag kommun landsting Utbildning röstmottagare val till riksdag kommun landsting Arvode utbildning av röstmottagare val till riksdag kommun landsting Dubblettröstkort val till riksdag kommun landsting PostNords tjänster inför valen 2018 och Delegering av mottagning och hantering av förtidsröster val till riksdag kommun landsting Brevbärare val till riksdag kommun landsting Valskjutsar val till riksdag kommun landsting Valsedlar i röstningslokaler och vallokaler val till riksdag kommun landsting Utrustning och valmaterial röstningslokaler och vallokaler val till riksdag kommun landsting Säkerhet val till riksdag kommun landsting Information till allmänheten val till riksdag kommun landsting Media val till riksdag kommun landsting Arbete vid valnämndens kansli kring valdagen val till riksdag kommun landsting Dokumenthanteringsplan för valnämnden 26 Valnämndens preliminära rösträkning val till riksdag kommun landsting Redovisning av valnämndens delgivningar

3 3 / 36 1 Kontroll av jäv och intressekonflikt (VN 18/20) Ingen närvarande anmäler jäv/intressekonflikt. Ordförande ställer frågan om någon närvarande ska lämna jäv eller intressekonflikt under mötet. Kommunstyrelsen och övriga nämnder har som rutin att inleda samtliga möten med en kontrollfråga om jäv inför mötet. Jäv enligt Kommunallagen : En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar. Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om: saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående, jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till, Jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet. Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar.

4 4 / 36 2 Budget valnämnden 2018 (VN 18/21) Notera valnämndens budget för Budget 2018 för valnämnden är kostnader kr och intäkter kr. Netto kr. sunderlag Budget 2018 valnämnden ansvarsområde 92190(127608)_TMP

5 5 / 36 3 Anmälan om personuppgiftsombud för valnämnden (VN 18/1) Anmäla till Datainspektionen att Matts Boman utses om personuppgiftsombud för Valnämnden från och med Samt samtidigt anmäla om entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Anders Lindqvist från och med Ett personuppgiftsombud är en person som ser till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt inom den egna organisationen. När man har utsett ett personuppgiftsombud anmäler man det till Datainspektionen. En ny tjänst som dataskyddsombud samordnas via Medelpads Räddningstjänstförbund för kommunerna Ånge, Timrå och Sundsvall från och med Matts Boman har anställts som dataskyddsombud som också fungerar som personuppgiftsombud i kommunerna. Personuppgiftsombudet har till uppgift att självständigt se till att den personuppgiftsansvarige (nämnder och styrelser) behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed samt påpeka eventuella brister för den personuppgiftsansvarige. Personuppgiftsombudet ska föra en förteckning över de behandlingar som den personuppgiftsansvarige genomför och som skulle ha omfattats av anmälningsskyldighet till Datainspektionen om ombudet inte hade funnits. Matts Boman kommer att stödja och följa upp arbetet kring införandet av den nya dataskyddsförordningen som träder i kraft den 25 maj Valnämnden ska utse ett nytt personuppgiftsombud och anmäla till Datainspektionen. Datainspektionen Matts Boman

6 6 / 36 4 Vallokaler och öppettider val till riksdag kommun landsting (VN 18/2) 1. Valdistrikt/vallokal: Ånge Medborgarhuset, Gillet, Centraltorget 20, Ånge Ånge centrum Medborgarhuset, Corner, Centraltorget 20, Ånge Alby Alby skola, Albyvägen 69, Alby Hallsta Hallstaborg, Hallsta 100, Ånge Borgsjö-Erikslund Församlingshemmet, Borgsjöbyn 162, Erikslund Östavall-Byberget-Överturingen Folkets Hus, Östavallsvägen 68, Östavall Ljungaverk Ljungaskolan, Hussborgsvägen 8, Ljungaverk Fränsta Ålsta Folkhögskola, Fränstavägen 209, Fränsta Torpshammar-Naggen-Munkbysjön Torpshammars skola, Småbovägen 2, Torpshammar 2. Öppettider för samtliga valdistrikts vallokaler kl. 09:00-20:00. Samråda med länsstyrelsen om öppettiderna skriftligen. 3. Uppdra till valnämndens sekreterare att träffa avtal om hyrning av vallokalerna. Varje valdistrikt ska ha en vallokal. I den vallokalen kan de som hör till distriktet rösta. Valnämnden i varje kommun bestämmer vilken lokal som är mest lämpad att vara vallokal för respektive distrikt. Oftast är det samma vallokal, val efter val, men det kan finnas skäl att se över vilka lokaler som är mest lämpliga. Det kan t.ex. bero på att distriktet har förändrats

7 7 / 36 befolkningsmässigt att lokalbeståndet har ändrats, eller att tillgängligheten inte är tillräcklig bra. Lokalen bör vara centralt placerad med hänsyn till kommunikationer för de väljare som bor i valdistriktet. Öppettider. Vallokalerna ska som huvudregel vara öppna mellan klockan 08:00-20:00. Kommunen får begränsa tiderna om väljarna ändå får goda möjligheter att rösta. Vallagen innehåller vissa minimikrav på öppethållande i vallokal, klockan 09:00-13:00 samt klockan 17:00-20:00. Kommunen ska samråda med länsstyrelsen om kommunen tänker begränsa öppethållande i en vallokal (4 kap. 21 vallagen). Valnämndens sekreterare Röstmottagare vallokaler

8 8 / 36 5 Röstningslokaler förtidsröstning och öppettider val till riksdag kommun landsting (VN 18/3) 1. Röstningslokaler: Hotell Mittlandia, Torggatan 8, Ånge. Samservice, Fränstavägen 272, Fränsta. Bystugan, Turingevägen 18, Överturingen. Munkbysjöns Bygdegård, Flata 548, Torpshammar. 2. Öppettider datum och tid: Hotell Mittlandia, Ånge kl. 11:00-14:00, kl. 13:00-19:00, kl. 11:00-14:00, kl.09:00-20:00. Samservice, Fränsta kl. 11:00-14:00, kl. 11:00-14:00, :00-19:00. Bystugan Överturingen och Munkbysjöns Bygdegård kl. 10:00-16: Annonsera på kommunens hemsida och i lokal press om var man kan förtidsrösta. Eftersom kommunen ansvarar för all röstning inom kommunen är det lämpligt att planeringen sker i ett sammanhang. Kommunen ska se till de totala möjligheterna för väljarna att rösta inom kommunen. Det ska finnas en vallokal i varje valdistrikt. Det ska dessutom finnas röstningslokaler för förtidsröstning. Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, dvs. den 22 augusti Det måste alltid i alla kommuner finnas minst en röstningslokal öppen varje dag från och med den artonde dagen före valdagen fram till och med valdagen. Lokalens placering och öppettider kan dock variera. Från valet 2018 gäller dessutom att det i alla kommuner måste finnas minst en röstningslokal öppen på valdagen den 9 september under samma tid som vallokalerna. Valnämndens sekreterare Röstmottagare förtidsröstning

9 9 / 36 6 Röstmottagare vallokaler val till riksdag kommun landsting (VN 18/4) 1. Röstmottagare ska väljas för Ordföranden och vice ordföranden i varje valdistrikt har ansvar att anmäla om röstmottagare inte fungerar. Valnämnden gör fyllnadsval för den som avsagt sig. Utse 6 röstmottagare i valdistrikten som har över 500 röstberättigade. Det är följande 7 valdistrikt: Ånge, Ånge centrum, Borgsjö-Eriksund, Östavall-Byberget-Överturingen, Ljungaverk, Fränsta och Torpshammar-Naggen-Munkbysjön. Utse 5 röstmottagare i valdistrikten som har under 500 röstberättigade. Det är följande 2 valdistrikt Alby och Hallsta. 2. Till valnämndens ordförande delegeras rätten att utse ersättare för röstmottagarna i valdistrikten enligt följande. Utse ordförande och vice ordförande i valdistrikten från röstmottagarna eller från ersättarna. Utse röstmottagare från ersättarna till valdistrikten. Utse andra personer som anses lämpliga till röstmottagare i valdistrikten som ersättare om det saknas från utsedda ersättarna. Delegeringsbeslut ska anmälas till valnämndens nästkommande sammanträde. 3. Uppdra till ordföranden i valdistrikten att de meddelar valnämndens ordförande om de behöver fler röstmottagare till räkningen efter att vallokalen stängt. 4. Valnämnden tar till sig valmyndighetens rekommendation om att personer som kandiderar på lista inte ska arbeta som röstmottagare. I år utses dock, på grund av rekryteringssvårigheter, även personer på lista som tidigare arbetat som röstmottagare samt även nytillkomna. 5. Ånge 6 röstmottagare: Birgitta Bolin ordförande, Annica Matsson vice ordförande, Jan- Owe Dvärby, Gunnar Jansson, Njurgustana Malmberg, Jennie Andersson. Ånge centrum 6 röstmottagare: Fredrika Ingster ordförande, Ingeborg Torung vice ordförande, Margareta Ahnlund, Mona Löfstrandh, Kent Johansson, Elin Österlund Nyström. Alby 5 röstmottagare: Tord Sundqvist ordförande, Leif Byqvist vice ordförande, Ingemar Eriksson, Anna-Carin Lögdahl, Maj-Britt Lund. Hallsta 5 röstmottagare: Ann-Sofie Berglund ordförande, Ulla Engström vice ordförande, Stig Malmberg, Lars Lövgren, Monika Isberg.

10 10 / 36 Borgsjö-Erikslund 6 röstmottagare: Margareta Nilsson ordförande, Mona Mattsson vice ordförande, Doris Persson, Kent Norlander, Lena Toivoinen, Marie Berglund. Östavall-Byberget-Överturingen 6 röstmottagare: Ingrid Jonsson ordförande, Sigbritt Hedlund vice ordförande, Birgitta Bergström, Göran Jonsson, Karl-Erik Skägg, vakant. Ljungaverk 6 röstmottagare: Rita Södergren ordförande, Eva Kallberg vice ordförande, Åke Nylén, Gunnel Nordh, Astrid Maria Kempe, Karin Goodhe Lindblom. Fränsta 6 röstmottagare: Gun Olofsson ordförande, Kjell Grip vice ordförande, Bengta Norell, Elin Rapp, Micael Eriksson, Marianne Lundin. Torpshammar-Naggen-Munkbysjön 6 röstmottagare: Birgitta Liivlaid ordförande, Stiven Wiklund vice ordförande, Bernt Lundberg, Bertil Ericson, Lars-Göran Stomberg, Eva Persson Wernström. Ersättare Karl-Eric Decker, Barbro Wedin. 6. Förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen. Det ska finnas minst fyra röstmottagare för varje valdistrikt, varav en ordförande och en vice ordförande. Minst tre röstmottagare måste finnas närvarande samtidigt i vallokalen vid röstmottagningen och en av dessa ska vara ordföranden eller vice ordföranden. Vem som helst kan arbeta som röstmottagare. Ett rimligt krav är dock att personen är över 18 år. Någon övre gräns får inte sättas, det ska alltid ske en individuell bedömning av röstmottagarens lämplighet. De flesta röstmottagare bor i den kommun de får uppdrag av, men detta är inget krav. Det är bra om kommunen har en så bred rekryteringsbas som möjligt (med hänsyn till t.ex. ålder, kön och etnicitet) när röstmottagare utses. Förfrågan till röstmottagarna som deltog vid valen 2014 har gjorts. Valnämnden har annonserat i Ljunganbladet att de söker röstmottagare. Intresseanmälan via e-tjänst som röstmottagare är utlagt på kommunens hemsida. En gräns som vallagskommittén anser vara befogad är att en person som kandiderar på lista inte ska vara röstmottagare.

11 11 / 36 Valnämndens sekreterare Röstmottagare

12 12 / 36 7 Röstmottagare röstningslokaler val till riksdag kommun landsting (VN 18/5) 1. Utse följande röstmottagare till röstningslokaler Hotell Mittlandia, Torggatan 8, Ånge och Samservice, Fränstavägen 272, Fränsta: Valnämndens ledamöter: Sonja Martinsson, Jonny Jonsson, Ulf Stecksén, Birgitta Vistrand Elfvén, Hans Forsström. Valnämndens ersättare: Görel Nyhlén, Tord Johansson, Dennis Hjalmarsson. Agneta Andersson, administrativ assistent, Inga Westerlund, systemförvaltare/ huvudregistrator, Elin Österlund Nyström, nämndsekreterare, Ånge kommun. Karin Engdahl, Ann-Christine Dahlqvist, Margareta Nelhagen. 2. Utse två röstmottagare till röstningslokal Bystugan, Turingevägen 18, Överturingen. Birgitta Jonsson och Birgitta Sjögren. 3. Utse två röstmottagare till röstningslokal Munkbysjöns Bygdegård, Flata 548, Torpshammar. Tina Olsson Leander och Alf Hallén. 4. Till valnämndens ordförande delegeras rätten att utse ersättare för röstmottagarna till röstningslokalerna. Delegeringsbeslut ska anmälas till valnämndens nästkommande sammanträde. 5. Förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen. I varje röstningslokal ska finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras, dock måste det alltid finnas två röstmottagare närvarande i röstningslokalen. Det innebär om det i lokalen inte är fler än två röstmottagare måste det finnas röstmottagare som kan byta av t.ex. vid lunchraster. Lokalens belägenhet, eventuella andra aktiviteter i lokalen och omständigheterna i övrigt måste avgöra hur många röstmottagare som behövs. Valnämndens sekreterare Röstmottagare

13 13 / 36

14 14 / 36 8 Ambulerande röstmottagare val till riksdag kommun landsting (VN 18/6) 1. Utse två ambulerande röstmottagare. 2. Utse Ann-Christine Dahlqvist och Margareta Nelhagen. 3. Förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen. 4. Ambulerande röstmottagarna ska utgå från röstningslokal Hotell Mittlandia, Torggatan 8, Ånge. 5. Delegera till valnämndens ordförande om vilka tider som ambulerande röstmottagarna ska vara tillgängliga. 6. Ha beredskap på valdagen för att kunna skicka ambulerande röstmottagare. Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om de begär det lämna sina röster i bostaden till särskilt förordnande röstmottagare, ambulerande röstmottagare. Detta är möjligt under samma tid som förtidsröstningen får ske, dvs. från och med 18 dagar före valdagen. Ambulerande röstmottagare kan t.ex. ersätta en indragen institutionsröstning. Kommunen bestämmer själv ambitionsnivån, t.ex. vilka tider som ambulerande röstmottagare ska vara tillgängliga, tillgång till ambulerande röstmottagare även lördagar och söndagar kan vara aktuellet. Det behövs dessutom en beredskap på valdagen för att kunna skicka ambulerande röstmottagare. Information om hur en väljare beställer de ambulerande röstmottagarna kan finnas på kommunens webbplats och i annat informationsmaterial om kommunen producerar något sådant. Lämpligt är att väljaren beställer genom valnämndens kansli som vidareförmedlar uppgiften till röstmottagarna. Minst två ambulerande röstmottagare ska alltid arbeta tillsammans hela tiden. Kommunen ska förorda ambulerande röstmottagare. Det kan röra sig om anställda eller tidigare anställda hos kommunen, men även andra personer som på grund av sina personliga egenskaper bedöms som lämpliga att anförtros en sådan uppgift. Ambulerande röstmottagare ska bära en skylt eller annat kännetecken som anger att de är

15 15 / 36 ambulerande röstmottagare samt även ha med sig protokollsutdrag eller annan handling som utvisar att de förordnats. Valmyndigheten rekommenderar att ambulerande röstmottagare kopplas till och utgör en del av verksamheten i en förtidsröstningslokal, dvs. ambulerande röstmottagare redovisas inte som ett eget röstningsställe. En förtidsröstningslokal ska väljas som de ambulerande röstmottagarna utgår från. Kommunens leasingbilar kan användas. Valnämndens ordförande Valnämndens sekreterare Ambulerande röstmottagare

16 16 / 36 9 Arvode röstmottagare vallokaler val till riksdag kommun landsting 2018 (VN 18/7) 1. Arvode till valdistriktets ordförande kr/valdag, valdistriktets vice ordförande kr/valdag och röstmottagare i valdistriktet kr/valdag. Rösträknare 500 kr. Förberedelser, återställande och inlämning av valmaterial till valnämnden ingår i arvodena. Arvode för hämtning av valmaterialet utgår med 130 kronor. 2. Kilometerersättning för bil betalas ut. Vid sammanträde och förrättningar för samtliga nämnder och styrelser har kommunfullmäktige beslutat om arvodet. Heldagsarvode 835 kr per dag (mer än 4 timmar) och halvdagsarvode 406 kr per halvdag (upp t.o.m. 4 timmar). Valnämnden har att besluta om arvode till röstmottagarna i vallokal. Arvode till röstmottagarna vid 2014 års allmänna val fastställdes för valdistriktets ordförande kr/valdag, valdistriktets vice ordförande kr/valdag och röstmottagare i valdistriktet kr/valdag. Förberedelser, återställande och inlämning av valmaterial till valnämnden ingår i arvodena. Kilometerersättning för bil betalas ut. Personalenheten Röstmottagare

17 17 / Arvode röstmottagare röstningslokaler val till riksdag kommun landsting (VN 18/8) 1. Arvode till röstmottagarna i röstningslokal för förtidsröstning fastställs till 130 kr per timme. 2. Kilometerersättning för bil betalas ut. Vid sammanträde och förrättningar för samtliga nämnder och styrelser har kommunfullmäktige beslutat om avode. Heldagsarvode 835 kr per dag (mer än 4 timmar) och halvdagsarvode 406 kr per halvdag (upp t.o.m. 4 timmar). Valnämnden har att besluta om arvode till röstmottagarna i röstningslokal. Arvode till röstmottagarna vid 2014 års allmänna val fastställdes till 125 kr per timme. Kilometerersättning för bil betalas ut. Personalenheten Röstmottagare

18 18 / Arvode ambulerande röstmottagare val till riksdag kommun landsting (VN 18/9) 1. Arvode till ambulerande röstmottagare fastställs till 130 kr per timme. 2. Kilometerersättning för bil betalas ut. Vid sammanträde och förrättningar för samtliga nämnder och styrelser har kommunfullmäktige beslutat om arvode. Heldagsarvode 835 kr per dag (mer än 4 timmar) och halvdagsarvode 406 kr per halvdag (upp t.o.m. 4 timmar). Valnämnden har att besluta om arvode till ambulerande röstmottagare. Arvode till röstmottagare 2014 fastställdes till 125 kr per timme. Kommunens leasingbilar kan användas. Ambulerande röstmottagare Personalenheten

19 19 / Utbildning röstmottagare val till riksdag kommun landsting (VN 18/10) 1. Utbilda röstmottagarna i vallokaler, röstningslokaler samt ambulerande röstmottagare. 2. Uppdra till valnämndens ordförande och valnämndens sekreterare att organisera utbildningarna. 3. Bjuda in kommunens säkerhetsansvarige till utbildningarna. 4. Röstmottagare som inte kan delta på kallade utbildningar som valnämnden ordnar kommer att utbildas på annat sätt. Alla röstmottagare ska utbildas för sitt uppdrag. Endast den som fått sådan utbildning som krävs för uppdraget får förordnas som röstmottagare. Det innebär att det är obligatoriskt med utbildning av alla röstmottagare. Hur utbildningen organiseras och vad som innefattas i kravet på en utbildning som krävs för uppdraget kan kommunen fatta beslut om. Eftersom det kan tillkomma nya röstmottagare efter att kommunen utbildat röstmottagarna och innan valdagen, är det lämpligt att kommunen fattar beslut om vad som är den lägsta acceptabla utbildning som krävs. Det är också viktigt att följa upp att alla röstmottagare deltagit i utbildningen eller tillgodogjort sig den på annat sätt. Förordnar kommunen röstmottagarna innan de fått utbildning ska beslutet villkoras med att förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen. Valmyndighetens utbildningsmaterial till röstmottagare. Webbutbildning för röstmottagare i vallokal med tillhörande test. Grundfil om val. Handledning för röstmottagare i vallokal. Powerpointpresentation som kommunen använder vid utbildningen av röstmottagare. Utbilda röstmottagarna i hur de ska lägga ut valsedlar och hur de ska hantera problem med valsedlar i vallokalerna. Valnämndens ordförande Valnämndens sekreterare Kommunens säkerhetsansvarig

20 20 / Arvode utbildning av röstmottagare val till riksdag kommun landsting (VN 18/25) 1. Arvode till röstmottagarna som ska genomgå den obligatoriska utbildningen fastställs till 130 kr per timme. 2. Kilometerersättning för bil betalas ut. Vid sammanträde och förrättningar för samtliga nämnder och styrelser har kommunfullmäktige beslutat om arvode. Heldagsarvode 835 kr per dag (mer än 4 timmar) och halvdagsarvode 406 kr per halvdag (upp t.o.m. 4 timmar). Valnämnden har att besluta om arvode till röstmottagare som ska genomgå den obligatoriska utbildningen. Personalenheten Röstmottagare

21 21 / Dubblettröstkort val till riksdag kommun landsting (VN 18/11) 1. Ge behörighet för utskrifter av dubblettröstkort till följande personer: Agneta Andersson, administrativ assistent, Ånge kommun Inga Westerlund, systemförvaltare/huvudregistrator, Ånge kommun Annika Odelberg, informatör, Ånge kommun Ann Kristine Söderin, informatör, Ånge kommun Linda Häreby, informatör, Ånge kommun 2. Ge Agneta Andersson behörighet att efter behov ge fler personer behörigheter att skriva ut dubblettröstkort. Om en väljare inte har fått eller har tappat bort sitt röstkort kan ett nytt röstkort (ett s.k. dubblettröstkort) skrivas ut. Dubblettröstkortet ser i princip likadant ut som ett röstkort. Väljaren kan kontakta en kommun, Valmyndigheten, en länsstyrelse eller en utlandsmyndighet för att begära ett dubblettröstkort. Agneta Andersson Inga Westerlund Annika Odelberg Ann Kristine Söderin Linda Häreby

22 22 / PostNords tjänster inför valen 2018 och 2019 (VN 17/2) 1. Valnämnden sköter transporterna själva. 2. Postens tjänster anlitas inte. PostNord har kommit med en förfrågan till kommunen om de som partner kan sköta hanteringen kring bl.a. förtidsrösterna. PostNord kan underlätta för den som är ansvarig för valen i kommunen. De har lång erfarenhet av att arbeta med val. Detta kan PostNord göra i samband med valet. PostNord kör ut valmaterial. Förtidsröster hämtas löpande. Säker sortering och förvaring av förtidsröster. Leverans till rätt vallokal. PostNord hämtar kvarvarande material. PostNord sunderlag Inför valen 2018 och 2019 spara tid och pengar

23 23 / Delegering av mottagning och hantering av förtidsröster val till riksdag kommun landsting (VN 18/12) 1. Valnämnden upprättar ett valkansli för mottagning och hantering av förtidsröster. Valkansliet ska hållas öppet t.o.m. onsdag 12 september Till mottagare och hantering av förtidsröster samt hämta och lämna (in- och utkvitterare) förtidsröster till PostNord utses: Sonja Martinsson, valnämndens ordförande Jonny Jonsson, valnämndens vice ordförande Agneta Andersson, administrativ assistent, Ånge kommun Inga Westerlund, systemförvaltare/huvudregistrator, Ånge kommun Annika Odelberg, informatör, Ånge kommun Ann Kristine Söderin, informatör, Ånge kommun Linda Häreby, informatör, Ånge kommun 3. Meddela PostNord namnen på behöriga in- och utkvitterare. 4. Delegera till valnämndens ordförande att vid behov utse fler personer. Delegeringsbeslut ska anmälas till valnämndens nästkommande sammanträde. 5. Delegera till valnämndens ordförande att utse personer till sortering av förtidsröster. Delegeringsbeslut ska anmälas till valnämndens nästkommande sammanträde. 6. Central uppsamlingsplats för förtidsröster blir Ånge kommunkontor. Kommunen hanterar en stor mängd förtidsröster inför och efter valdagen. Förtidsröster måste alltid hanteras och transporteras på ett säkert sätt. Fastställ och gå igenom rutinerna för hanteringen av förtidsrösterna i god tid innan valet med alla som är inblandade. Sonja Martinsson, Jonny Jonsson, Agneta Andersson, Inga Westerund, Annika Odelberg, Ann Kristine Söderin, Linda Häreby PostNord

24 24 / Brevbärare val till riksdag kommun landsting (VN 18/13) 1. Kontakta PostNord lokalt för att ta reda på vilka brevbärarlinjer som passerar i kommunen och göra upp om var rösterna ska lämnas in. Det kan bli nödvändigt att överlägga med andra kommuner om var rösterna ska tas emot då brevbäraren kan ta emot röster i flera kommuner. 2. Brevbärarna ska lämna rösterna till röstningslokal Hotell Mittlandia, Torggatan 8, Ånge. 3. Samråda med PostNord om tiderna för brevbärarnas lämning av röster till röstningslokal. Enligt vallagen biträder PostNord vid val genom att lantbrevbärare agerar bud. Begreppet lantbrevbärare finns emellertid inte längre, utan det är en brevbärare. PostNord använder idag termer som inre respektive yttre utdelning, det kan vara samma brevbärare som på förmiddagen delar ut post i tätorten, men på eftermiddagen delar ut post i omgivande landsbygd. De röster som brevbärarna tar emot ska lämnas in till något röstmottagningsställe. Det är lämpligt med en central röstningslokal. Planera brevbärarens inlämning av röster så att denne kommer en tid då antalet röstande förväntas vara lågt, alternativt öka bemanningen vid de aktuella tidpunkterna. Stäm även av brevbärarens inlämningstid sista vardagen i valveckan (fredag 7 september) för att säkerställa att det finns en öppen röstningslokal som kan ta emot budrösterna. Anpassa öppettiderna om det behövs. Det kan bli nödvändigt att överlägga med andra kommuner om var rösterna ska tas emot då brevbäraren kan ta emot röster i flera kommuner. Valnämndens sekreterare

25 25 / Valskjutsar val till riksdag kommun landsting (VN 18/14) 1. Valskjutsar ska vid val till riksdag kommun landsting organiseras i samma omfattning som vid 2014 år allmänna val. 2. Valnämndens ordförande och valnämndens sekreterare får i uppdrag att förhandla med berörda trafikföretag och begära bekräftelse. 3. Annonsera i lokal press och på kommunens hemsida att valskjutsar kommer att tillhandahållas gratis på valdagen Valnämnden har ordnat valskjutsar gratis till de väljare som inte kan ta sig själv till sin vallokal på valdagen. Valnämndens ordförande Valnämndens sekreterare

26 26 / Valsedlar i röstningslokaler och vallokaler val till riksdag kommun landsting (VN 18/15) 1. Blanka valsedlar ska ligga överst i valsedelsstället. 2. Valsedlarna ska ligga i bokstavsordning med början överst längst upp i valsedelsstället från vänster till höger. 3. Valsedelställ nr 1 med namnvalsedlar som partierna ansvarar för. Valsedelställ nr 2 med valsedlar som valnämnden ansvarar för. 4. Inte anta förfrågan om distribuering av valsedlar från Alternativ för Sverige och inte om det kommer andra förfrågningar från partier eftersom det inte är valnämndens ansvar. Förfrågan har inkommit från Alternativ för Sverige om valnämnden kan distribuerar deras valsedlar till vallokalerna. Valsedlar ska finnas i alla vallokaler och röstningslokaler. Dessa ska läggas ut i anslutning till lokalen. Det är viktigt att alla partiers valsedlar behandlas och presenteras på samma sätt. Från och med valet 2018 är det nya regler i vallagen och endast de partier som anmält att de deltar i valet ska få sina valsedlar utlagda. Ett parti som inte anmält deltagande i valet till Valmyndigheten ska nekas att lägga ut sina valsedlar, även om partiet tryckt upp valsedlar. Ett parti kan anmäla deltagande fram till 30 dagar innan valdagen, sista anmälningsdag är 10 augusti Vissa valsedlar ska enligt lag finnas i alla vallokaler och röstningslokaler. Det är blanka valsedlar och partivalsedlar i alla tre valen för de partier som vid något av de två senaste riksdagsvalen fått mer än en procent av rösterna i hela landet. De partier som deltar i valet men som inte har rätt att få sina valsedlar utlagda, kan själva komma och lämna sina valsedlar i vallokalen eller röstningslokalen. Kommunen har enligt lag ingen skyldighet att hantera dessa valsedlar utöver ansvaret för ordningen bland alla valsedlar samt att kontrollera att partiet deltar i valet. Valnämndens sekreterare sunderlag

27 27 / 36 Utläggning av valsedlar

28 28 / Utrustning och valmaterial röstningslokaler och vallokaler val till riksdag kommun landsting (VN 18/16) 1. Uppdra till valnämndens sekreterare och röstmottagarna att ansvara för att erforderlig utrustning och valmaterial finns i röstningslokalerna Hotell Mittlandia, Ånge och Samservice, Fränsta. 2. Uppdra till ordföranden i respektive valdistrikt att ansvara för att erforderlig utrustning och valmaterial finns i respektive vallokal. Uppdra till valdistriktets ordförande, vice ordförande eller röstmottagare i vallokal att hämta valmaterialet senast fredag 7 september Uppdra till röstmottagarna i röstningslokalerna Bystugan, Överturingen och Munkbysjöns Bygdegård, Torpshammar att ansvara för att erforderlig utrustning och valmaterial finns i respektive röstningslokal. Uppdra till röstmottagarna att hämta valmaterialet senast fredag 7 september Uppdra till valnämndens sekreterare att boka tider för hämtning till vallokalerna och röstningslokalerna. 5. Uppdra till valnämndens ordförande och valnämndens sekreterare att vid behov distribuera valmaterialet på annat sätt. 6. Uppdra till valnämndens sekreterare att ordna transport från valförrådet av valskärmar och valboxar till valdistrikten som inte har det på plats. Samt återtransport från valdistrikten till valförrådet. Utrustning och valmaterial till röstningslokaler och vallokaler. Inventera utrustning och lagret av valmaterial från tidigare år och beräkna och beställ material. Valnämndens ordförande Valnämndens sekreterare

29 29 / Säkerhet val till riksdag kommun landsting (VN 18/17) 1. Uppdra till valnämndens ordförande och vice ordförande att upprätta en risk- och sårbarhetsanalys om säkerheten inför valet. Ånge kommuns säkerhetsansvarig ombeds stödja valnämnden med analysen. 2. Delge valnämnden risk- och sårbarhetsanalysen. 3. Ånge kommuns handlingsplan vid hot och våld mot förtroendeman och tjänsteman, ks 09/509, följs om röstmottagare utsätts för hot och trakasserier. 4. Informera polisen om adresser och öppetider för röstnings- och vallokalerna. Säkerhetsfrågorna kring valen har kommit att aktualiseras mer och mer. Kommunen ska genomföra en risk- och sårbarhetsanalys före valet och granska kritiska beroenden för genomförande av valet och identifierat sårbarheter och brister. Det kan handla om bråk i röstnings- och vallokaler, väljare som tillgriper våld och sabotage samt även om en lokal inte finns tillgänglig, vilken reservlokal finns det och om det skulle bli stora personalavhopp t.ex. p.g.a. sjukdom, behov av extra material m.m. Men också ta fram en handlingsplan om röstmottagare utsätts för hot och trakasserier. Det är även viktigt att man anger hur säkerheten ska hanteras och av vem. Rådgör med kommunens säkerhetsansvarige om säkerheten kring valet och de lokaler som ska användas. Det kan vara skäl att rutinmässigt informera polisen om adress och öppettider för röstnings- och vallokalerna. Valnämndens ordförande Valnämndens sekreterare Kommunens säkerhetsansvarig sunderlag Handlingsplan vid hot och våld mot förtroendeman och tjänsteman ks 09_509

30 30 / Information till allmänheten val till riksdag kommun landsting (VN 18/18) 1. Information om var man kan förtidsrösta ska ske genom annonsering i lokalpress och på kommunens webbplats. 2. Utbilda personal i kommunens information, växel och posthantering inför valet Kommunen ska informera väljarna om hur valet kommer att genomföras inom den egna kommunen, såsom när lokaler för röstning kommer att vara öppna och var de ligger. Kommunens informationsinsatser är nödvändiga komplement till Valmyndighetens insatser. Varje kommun har ansvar för att sprida information om valet inom den egna kommunen. Många personer som hör av sig till kommunen kommer att ringa det nummer som kommunen angett på röstkortet. Valnämnden ska vara nåbar för såväl röstmottagare som allmänhet under alla de tider som röstmottagningen pågår i kommunen, även lördagar och söndagar. Röstkortet kommer inte längre innehålla några öppettider för röstningslokalerna, vilket gör att väljarnas frågor via telefon och kommunens webbsida troligen kommer att öka. Alla som ska arbeta i valorganisationen behöver utbildning. De som arbetar med uppgifter som medför att de möter allmänheten behöver generell information om val, röstnings- och vallokaler och möjlighet att skriva ut dubblettröstkort. De som tar emot posten ska utbildas om hanteringen av brevröster och vilka rutiner som gäller för övriga valförsändelser som kommunen tar emot. Kommunens reception och växel ska utbildas att kunna svara på enklare frågor om valet i kommunen. Det är viktigt att de är uppdaterade på vad som händer i den egna kommunen, var röstmottagning sker, varifrån material kan beställas, om röstningslokaler ändras osv. Valnämndens sekreterare Annika Odelberg Ann Kristine Söderin Linda Häreby

31 31 / Media val till riksdag kommun landsting (VN 18/19) Samarbeta med kommunikatör Marie Öberg om informationsfrågorna. Valet är viktig fråga även för media. Kommunen kommer att få frågor från media om såväl valadministrationen som valresultatet. Det kan vara bra att kommunen planerar för hur frågor från media ska tas omhand och hur kommunen ska arbeta med informationsfrågor i stort. Kommunikatör Marie Öberg

32 32 / Arbete vid valnämndens kansli kring valdagen val till riksdag kommun landsting (VN 18/22) 1. Valkansli upprättas i kommunkontoret, Ånge, söndag den 9 september 2018 med öppethållande enligt behov till dess valdistrikten lämnat in sitt valmaterial till valkansliet. 2. Uppdra till valnämndens ordförande att organisera arbetet vid valnämndens kansli i anslutning till valdagen. 3. Uppdra till valnämndens ordförande och valnämndens sekreterare att utse erforderlig personal till valkansliet. Ledamöter och ersättare i valnämnden ska uppmärksammas på att det kan behövas ersättare om det uppstår förhinder för de utsedda. 4. Uppdra till valnämndens ordförande att organisera transporterna av förtidsrösterna till vallokalerna. Minst två personer ska utses per transport. 5. Uppdra till valnämndens ordförande att organisera transporterna med valhandlingar till länsstyrelsen. Minst två personer ska utses per transport. Valkansli har tidigare upprättats i kommunkontoret, Ånge. Valnämndens ordförande Valnämndens sekreterare

33 33 / Dokumenthanteringsplan för valnämnden (VN 18/28) Anta förslag till dokumenthanteringsplan för valnämnden. Förslag till dokumenthanteringsplan har upprättats. Dokumenthanteringsplanen hjälper till att hålla ordning bland dokumenten och bidrar till en effektiv organisation. Den är också ett stöd när det gäller att bevara handlingar som är av värde och att gallra handlingar som inte behövs i framtiden. Den reglerar även dokumentformat och medier för arkiverade handlingar. Varje nämnd är en egen myndighet och har ansvar för dokumenthanterings- och arkivprocessen inom sitt verksamhetsområde. Genom att fastställa dokumenthanteringsplaner beslutar myndigheten om hanteringen av sina handlingar, deras arkivering, om de ska gallras när det ska ske, när handlingar ska levereras till centralarkivet m.m. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av varje nämnd och styrelse. Förändringar som innebär ökad gallring eller att nytillkomna handlingstyper föreslås gallrade, bör beslutas av nämnden eller styrelsen efter samråd med centralarakivet. En verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan minskar behovet av revidering, men genomgång och uppdatering sker årligen av respektive myndighet. Alla myndigheter ska beskriva sina handlingar i en dokumenthanteringsplan. Den är en översikt som är till hjälp för att få en överblick över vilka handlingar som finns och hur dessa ska hanteras. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av varje nämnd och styrelse. Förändringar som innebär ökad gallring eller att nytillkomna handlingstyper föreslås gallrade, bör beslutas av nämnden eller styrelsen efter samråd med centralarkivet. Mindre förändringar som rör planenes disposition, uppräkning av handlingstyper till olika aktiviteter, gallringsfristens längd eller övergång till annat medium för visst dokument kan beslutas av ansvarig administrativ personal, eventuellt efter samråd med centralarkivet. En verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan minskar behovet av revidering, men genomgång och uppdatering sker vid valår av respektive myndighet. Valnämndens sekreterare sunderlag Dokumenthanteringsplan valnämnden 2018

34 34 / 36

35 35 / Valnämndens preliminära rösträkning val till riksdag kommun landsting (VN 18/23) 1. Valnämnden sammanträder onsdag den 12 september 2018 kl. 08: Annonsera tid och plats för valnämndens sammanträde på kommunens hemsida, kommunens digitala anslagstavla och i lokal press. 3. Kontakta PostNord angående tid för leverans av förtidsröster onsdag den 12 september Utbilda berörda personer inför valnämndens preliminära rösträkning. Kommunen ansvarar för granskningen av alla förtidsröster. Vid valnämndens preliminära rösträkning 12 september 2018 bedöms de förtidsröster som inte skickades ut till vallokalerna, de röster som kom tillbaka till kommunen från valdistrikten samt de röster som kommit in efter valdagen. Valnämndens preliminära rösträkning är en offentlig förrättning och kommunen ska kungöra tid och plats. Valnämndens sekreterare

36 36 / Redovisning av valnämndens delgivningar (VN 18/27) Godkänna redovisning av delgivningar och lägga den till handlingarna. Inbjudan till information om Polisens arbete inför och under valet 2018 Polismyndigheten Kansli Polisområde Västernorrland - Vn 18/17-1