K a l l e l s e / f ö r e d r a g n i n g s l i s t a Valnämnden

Transkript

1 Tid: kl. 13:00 Plats: Ånge kommunkontor, mötesrum Rankleven Ledamöter kallas Ersättare underättas Ordförande Sonja Martinsson (S) Ledamöter Jonny Jonsson (S), vice ordförande Mona Filipsson (S) Hans Forsström (VF) Birgitta Vistrand Elvén (C) Ersättare Tord Johansson (S) Anette Wahlsten (S) Conny Holmberg (S) Dennis Hjalmarsson (SD) Erik Andersson (M) Övriga 1 Page 1 of 23

2 1. Kontroll av jäv och intressekonflikt (VN 19/1) Ordförande ställer frågan om någon närvarande ska lämna jäv eller intressekonflikt under mötet. Kommunstyrelsen och övriga nämnder har som rutin att inleda samtliga möten med en kontrollfråga om jäv inför mötet. Jäv enligt Kommunallagen : En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar. Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om: saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående, jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till, Jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet. Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar. 2. Valdistrikt Ånge kommun (VN 19/4) Kommunen är indelade i valdistrikt. Senast den 1 december 2018 ska länsstyrelsen ha fattat beslut om valdistrikt för att indelningen ska gälla vid valet Innan dess ska kommunfullmäktige ha fattat beslut om förslag till indelning och överlämnat detta till länsstyrelsen. Om inga ändringar beslutas gäller samma indelning som vid valen till riksdag, kommun och landsting Vid valet 2019 gäller samma valdistrikt som vid valen Valdistrikten är följande 9 stycken: Ånge, Ånge centrum, Alby, Hallsta, Borgsjö-Erikslund, Östavall- Byberget-Överturingen, Ljungaverk, Fränsta, Torpshammar-Naggen-Munkbysjön. Beslutsunderlag Karta Ånge kommuns valdistrikt Verksamhetsberättelse för valnämnden 2018 (VN 18/44) Föreligger förslag till verksamhetsberättelse för valnämnden Anta förslag till verksamhetsberättelse för valnämnden Page 2 of 23

3 s sekreterare Kommunstyrelsen Beslutsunderlag s verksamhetsberättelse 2018 Ekonomirapport valnämnden Budget valnämnden 2019 (VN 19/3) Budget 2019 för valnämnden är kostnader kronor och intäkter kronor. Netto kronor. Notera valnämndens budget för Beslutsunderlag Budget valnämnden Förtidsröstning till omvalet i Falun kommunfullmäktige (VN 19/26) Valprövningsnämnden har beslutat att det ska genomföras omval till kommunfullmäktige i Falun. Enligt vallagen ska valdagen vara inom tre månader efter beslutet om omval. Valmyndigheten har samrått med länsstyrelsen och den 7 april 2019 ska vara valdag för omval i Falun. Det medför att alla kommuner måste ordna med förtidsröstning eftersom det numer är obligatoriskt, enligt 4 kap 23 vallagen. Vid ett omval är perioden för förtidsröstning förkortad till 10 dagar före valdagen och börjar den 28 mars 2019 och det ska i varje kommun finnas minst en lokal för förtidsröstning som ger väljarna goda möjligheter att rösta. Exakta dagar och öppettider är därmed upp till varje kommun att bestämma utifrån väljarnas hänsyn. Varje kommun ska senast 32 dagar före valdagen meddela den centrala valmyndigheten var och när röstning inom kommunen kan ske. Valmyndigheten kommer att återkomma med samlad information om vad som övrigt gäller, bl.a. för valmaterial, handledningar och övriga instruktioner. De vill dock redan nu förtydliga att de nya kraven på avskärmningar av platsen för valsedlar och de nya reglerna för personröstning inte kommer att gälla vid omvalet. Valmyndigheten rekommenderar att så få kommuner som möjligt har öppet för förtidsröstning på själva valdagen och allra helst att öppettiderna sätts så att inlämning av rösterna kan göras till PostNord senast på fredagen 5 april Detta för att underlätta transporter av eventuella röster som ska till Falun. Valmyndigheten kommer att återkomma med en rutin för inlämning av mottagna röster som ska transporteras till Falun. Vilka dagar och tider som röstning ska erbjudas är upp till varje kommun att bestämma utifrån vad som kan anses ge väljarna goda möjligheter att rösta. Om det kan förväntas att få röstberättigade befinner sig i kommunen kan enstaka dagar vara tillräckligt men det är bra att välja tider som är förenliga med när de flesta människor jobbar. Det kan också vara lämpligt att samordna med närliggande kommuner och 3 Page 3 of 23

4 om möjligt välja olika öppettider. Det kommer ett beslut om ett statsbidrag, både till Falu kommun och övriga kommuner. Regeringskansliet arbetar med att ta fram en förordning för statsbidraget. Så snart Valmyndigheten vet mer återkommer de med information. Valmyndigheten har beslutat att de partier som har rätt till utläggning av partivalsedlar i Falu kommun ska få partivalsedlar utlagda vid förtidsröstningen i samtliga kommuner då omvalet rör kommunfullmäktige i Falun. Det innebär att kommunen även kommer att få Falupartiets partivalsedlar för utläggning. Varje kommun behöver registrera in öppettider och övriga uppgifter om den förtidsröstningslokal som kommer att användas vid omvalet och klarmarkera denna senast måndag den 4 mars Röstningslokal Datum och tider Utse röstmottagare Till valnämndens ordförande delegeras rätten att utse ersättare för röstmottagarna till röstningslokalen. Delegeringsbeslut ska anmälas till valnämndens nästkommande sammanträde. Annonsering Centrala valmyndigheten 6. Vallokaler och öppettider val till Europaparlamentet (VN 19/2) Varje valdistrikt ska ha en vallokal. I den vallokalen kan de som hör till distriktet rösta. i varje kommun bestämmer vilken lokal som är mest lämpad att vara vallokal för respektive distrikt. Lokalen bör vara centralt placerad med hänsyn till kommunikationer för de väljare som bor i valdistriktet. Oftast är det samma vallokal, val efter val, men kommunen behöver inför varje val göra en bedömning av vilka lokaler som är mest lämpliga. Det kan t.ex. vara så att distriktet har förändrats befolkningsmässigt, att lokalbeståndet har ändrats, eller att tillgängligheten inte är tillräckligt bra. Inför detta val har det också tillkommit nya regler i vallagen om avskärmning av valsedlarna som eventuellt kan påverka vilka lokaler som är lämpliga. Planera vallokaler som geografi och egenskaper, avgränsning, värdeneutrala lokaler, tillgänglighet, säkerhet och öppettider. Vallokalerna ska som huvudregel vara öppna mellan klockan 08:00-21:00. Kommunen får begränsa tiderna om väljarna ändå får goda möjligheter att rösta. Page 4 of 23 4

5 Vallagen innehåller vissa minimikrav på öppethållande i vallokal, klockan 09:00-13:00 samt klockan 17:00-21:00. Kommunen ska samråda med länsstyrelsen om kommunen tänker begränsa öppethållande i en vallokal (4 kap. 21 vallagen). Kommunen ska vid samrådet kunna motivera att väljarna ändå får tillräckligt goda möjligheter att rösta trots begränsningen. Alla samråd med länsstyrelsen ska ske skriftligen. 1. Valdistrikt/vallokal: Ånge Medborgarhuset, Gillet, Centraltorget 20, Ånge Ånge centrum Medborgarhuset, Corner, Centraltorget 20, Ånge Alby Alby skola, Albyvägen 69, Alby Hallsta JPL Mark och Anläggning AB, Hallsta 310, Ånge Borgsjö-Erikslund Församlingshemmet, Borgsjöbyn 162, Erikslund Östavall-Byberget-Överturingen Folkets Hus, Östavallsvägen 68, Östavall Ljungaverk Ljungaskolan, Hussborgsvägen 8, Ljungaverk Fränsta Ålsta Folkhögskola, Fränstavägen 209, Fränsta Torpshammar-Naggen-Munkbysjön Torpshammars skola, Småbovägen 2, Torpshammar 2. Öppettider för samtliga valdistrikts vallokaler kl. 09:00-21:00. Samråda med länsstyrelsen om öppettiderna skriftligen. 3. Uppdra till valnämndens sekreterare att träffa avtal om hyrning av vallokalerna. s sekreterare Röstmottagare i vallokaler 7. Röstningslokaler för förtidsröstning och öppettider val till Europaparlamentet (VN 19/5) Den som inte kan rösta i vallokal på valdagen kan rösta i förtid i en röstningslokal. Det går att förtidsrösta i vilken röstningslokal som helst i hela landet. Det är kommunen som bestämmer vilka lokaler som ska ha förtidsröstning. I alla Page 5 of 23 5

6 kommuner ska det finnas minst en röstningslokal öppen varje dag som förtidsröstning kan ske. Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, den 8 maj vid Europaparlamentsvalet och pågår till och med valdagen. Från valet 2018 gäller dessutom att det i alla kommuner måste finnas minst en röstningslokal öppen på valdagen den 26 maj under samma tid som vallokalerna, kl. 09:00-21:00. Planera röstningslokaler som information och service, geografi, antal, typ av lokal, avgränsning, värdeneutrala lokaler, tillgänglighet, säkerhet och öppettider. Röstningslokaler: Hotell Mittlandia, Torggatan 8, Ånge. Samservice, Fränstavägen 272, Fränsta. Bystugan Överturingen, Turingevägen 18, Överturingen. Munkbysjöns Bygdegård, Flata 548, Torpshammar. Öppettider datum och tid: Hotell Mittlandia, Ånge kl. 11:00-14:00, kl. 13:00-19:00, kl. 11:00-14:00, kl.09:00-21:00. Samservice, Fränsta , kl. 11:00-14:00, kl. 13:00-19:00. Bystugan Överturingen och Munkbysjöns Bygdegård kl. 10:00-16:00. Annonsera på kommunens hemsida och i lokal press om var man kan förtidsrösta. s sekreterare Röstmottagare förtidsröstning 8. Röstmottagare vallokaler val till Europaparlamentet (VN 19/6) Det ska finnas minst fyra röstmottagare för varje valdistrikt, varav en ordförande och en vice ordförande. Minst tre röstmottagare måste finnas närvarande samtidigt i vallokalen vid röstmottagningen och en av dessa ska vara ordföranden eller vice ordföranden. På begäran av väljaren är röstmottagaren skyldig att hjälpa väljaren att göra i ordning sin röst. Röstmottagaren har tystnadsplikt (40 kap 1 Offentlighets- och sekretesslagen). Vem som helst kan arbeta som röstmottagare. Ett rimligt krav är dock att personen är över 18 år. Någon övre gräns får inte sättas. Det ska alltid ske en individuell Page 6 of 23 6

7 bedömning av röstmottagarens lämplighet. Många röstmottagare bor i den kommun de får uppdrag av, men detta är inget krav. Det är bra om kommunen har en så bred rekryteringsbas som möjligt när röstmottagare utses (exempelvis gällande ålder, kön och etnicitet). Röstmottagarna som deltog vid valen 2018 har fått förfrågan inför Europaparlamentsvalet. har annonserat i Ljunganbladet att de söker röstmottagare. Intresseanmälan som röstmottagare finns via e-tjänst på kommunens hemsida. En gräns som vallagskommittén anser vara befogad är att en person som kandiderar på lista inte ska vara röstmottagare. 1. Röstmottagare ska väljas för Ordföranden och vice ordföranden i varje valdistrikt har ansvar att anmäla om röstmottagare inte fungerar. gör fyllnadsval för den som avsagt sig. Utse 6 röstmottagare i valdistrikten som har över 500 röstberättigade. Det är följande 7 valdistrikt: Ånge, Ånge centrum, Borgsjö-Eriksund, Östavall-Byberget- Överturingen, Ljungaverk, Fränsta och Torpshammar-Naggen-Munkbysjön. Utse 5 röstmottagare i valdistrikten som har under 500 röstberättigade. Det är följande 2 valdistrikt Alby och Hallsta. 2. Till valnämndens ordförande delegeras rätten att utse ersättare för röstmottagarna i valdistrikten enligt följande. Utse ordförande och vice ordförande i valdistrikten från röstmottagarna eller från ersättarna. Utse röstmottagare från ersättarna till valdistrikten. Utse andra personer som anses lämpliga till röstmottagare i valdistrikten som ersättare om det saknas från utsedda ersättarna. Delegeringsbeslut ska anmälas till valnämndens nästkommande sammanträde. 3. Uppdra till ordföranden i valdistrikten att de meddelar valnämndens ordförande om de behöver fler röstmottagare till räkningen efter att vallokalen stängt. 4. tar till sig valmyndighetens rekommendation om personer som kandiderar på lista inte ska arbeta som röstmottagare. För 2018 utsågs dock, på grund av rekryteringssvårigheter, även personer på lista som tidigare arbetat som röstmottagare samt även nytillkomna. För 2019 utses röstmottagare som tidigare arbetat som röstmottagare som finns på lista. 5. Ånge 6 röstmottagare: Ånge centrum 6 röstmottagare: Alby 5 röstmottagare: Hallsta 5 röstmottagare: 7 Page 7 of 23

8 Borgsjö-Erikslund 6 röstmottagare: Östavall-Byberget-Överturingen 6 röstmottagare: Ljungaverk 6 röstmottagare: Fränsta 6 röstmottagare: Torpshammar-Naggen-Munkbysjön 6 röstmottagare: Ersättare: 6. Förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen. s sekreterare Röstmottagarna Beslutsunderlag Röstmottagare vallokaler namn adresser(153752) (0) 9. Röstmottagare röstningslokaler för förtidsröstning val till Europaparlamentet (VN 19/7) I varje röstningslokal ska finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras. Det måste dock alltid finnas två röstmottagare närvarande i röstningslokalen under röstmottagningen. Det innebär om det i lokalen inte är fler än två röstmottagare måste det finnas röstmottagare som kan byta av t.ex. vid lunchraster. Lokalens läge, eventuella andra aktiviteter i lokalen och omständigheterna i övrigt måste avgöra hur många röstmottagare som behövs. 1. Utse följande röstmottagare till röstningslokaler Hotell Mittlandia, Torggatan 8, Ånge och Samservice, Fränstavägen 272, Fränsta: s ledamöter: Sonja Martinsson, Jonny Jonsson, Mona Filipsson, Hans Forsström, Birgitta Vistrand Elfvén. s ersättare: Tord Johansson, Anette Wahlsten, Conny Holmberg, Dennis Hjalmarsson, Erik Andersson. Elin Österlund-Nyström, nämndsekreterare, Ånge kommun. Tina Orseen, administrativ assistent, Ånge kommun. Agneta Andersson, administrativ assistent, Ånge kommun. Karin Engdahl, Ann-Christine Dahlqvist, Margareta Nelhagen. 2. Utse följande två röstmottagare till röstningslokal Bystugan, Turingevägen 18, Överturingen: Barbro Wedin, Monika Henriksson. 3. Utse följande två röstmottagare till röstningslokal Munkbysjöns Bygdegård, Flata 548, Torpshammar: Tina Olsson Leander och Alf Hallén. Page 8 of 23 8

9 4. Till valnämndens ordförande delegeras rätten att utse ersättare för röstmottagarna till röstningslokalerna. Delegeringsbeslut ska anmälas till valnämndens nästkommande sammanträde. 5. Förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen. s sekreterare Röstmottagarna 10. Ambulerande röstmottagare val till Europaparlamentet (VN 19/8) En ambulerande röstmottagare tar emot väljarens röst på samma sätt som i en förtidsröstningslokal och är, på begäran av väljaren, även skyldig att hjälpa väljaren att göra i ordning sin röst. Röstmottagaren har tystnadsplikt (40 kap 1 Offentlighets- och sekretesslagen). Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om de begär det lämna sina röster i bostaden, eller där de befinner sig, till ambulerande röstmottagare. Detta är möjligt under samma tid som förtidsröstningen får ske, från och med 18 dagar före valdagen och fram till och med valdagen. Ambulerande röstmottagare kan t.ex. ersätta en indragen institutionsröstning. Kommunen ska enligt vallagen tillhandahålla ambulerande röstmottagare. Kommunen bestämmer själv ambitionsnivån, gällande t.ex. vilka tider som ambulerande röstmottagare ska vara tillgängliga, och om det ska finnas tillgång till ambulerande röstmottagare även lördagar och söndagar. Däremot är det viktigt att ambulerande röstmottagare kan erbjudas under hela perioden då förtidsröstningen pågår och särskilt på valdagen. Antalet ambulerande röstmottagare måste också övervägas. Det behövs dessutom en god beredskap på valdagen för att kunna skicka ambulerande röstmottagare. Information om hur en väljare beställer de ambulerande röstmottagarna kan finnas på kommunens webbplats och i annat informationsmaterial om kommunen producerar något sådant. Lämpligt är att väljaren beställer genom valnämndens kansli som vidareförmedlar uppgiften till röstmottagarna. Samma regler som gäller vid röstmottagning i en röstningslokal för förtidsröstning ska tillämpas vilket bland annat innebär att minst två ambulerande röstmottagare alltid ska arbeta tillsammans under hela tiden. Kommunen ska förorda ambulerande röstmottagare. Det kan röra sig om anställda eller tidigare anställda hos kommunen, men även andra personer som på grund av sina personliga egenskaper bedöms som lämpliga att anförtros en sådan uppgift. Ambulerande röstmottagare ska bära en skylt eller annat kännetecken som anger att de är ambulerande röstmottagare samt även ha med sig protokollsutdrag eller annan handling som visar att de förordnats. 9 Page 9 of 23

10 Valmyndigheten rekommenderar att ambulerande röstmottagare kopplas till en förtidsröstningslokal, dvs. ambulerande röstmottagare redovisas inte som ett eget röstningsställe. En förtidsröstningslokal ska väljas som de ambulerande röstmottagarna utgår från. Kommunens leasingbilar kan användas. Utse två ambulerande röstmottagare. Utse Ann-Christine Dahlqvist och Margareta Nelhagen till ambulerande röstmottagare. Förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen. Ambulerande röstmottagarna ska utgå från röstningslokal Hotell Mittlandia, Torggatan 8, Ånge. Delegera till valnämndens ordförande om vilka tider som ambulerande röstmottagarna ska vara tillgängliga. Ha beredskap på valdagen för att kunna skicka ambulerande röstmottagare. Annonsera i lokal press och kommunens hemsida om hur väljaren beställer ambulerande röstmottagare. Till valnämndens ordförande delegeras rätten att utse ersättare för ambulerande röstmottagare. Delegeringsbeslut ska anmälas till valnämndens nästkommande sammanträde. Ambulerande röstmottagare s ordförande s sekreterare 11. Arvode röstmottagare vallokaler val till Europaparlamentet (VN 19/9) Vid sammanträde och förrättningar för samtliga nämnder och styrelser har kommunfullmäktige beslutat om arvodet. Heldagsarvode 856 kr per dag (mer än 4 timmar) och halvdagsarvode 417 kr per halvdag (upp t.o.m. 4 timmar). har att besluta om arvode till röstmottagarna i vallokal. Arvode till röstmottagarna vid 2018 års allmänna val fastställdes för valdistriktets ordförande kr/valdag, valdistriktets vice ordförande kr/valdag och röstmottagare i valdistriktet kr/valdag. Rösträknare 500 kr kommer när vallokalen stängts. Förberedelser, återställande och inlämning av valmaterial till valnämnden ingår i arvodena. Arvode för hämtning av valmaterialet utgår med 130 kronor. Page 10 of 23 10

11 Kilometerersättning för bil betalas ut. Arvode till valdistriktets ordförande kr/valdag, valdistriktets vice ordförande kr/valdag och röstmottagare i valdistriktet kr/valdag. Rösträknare 500 kr som enbart kommer när vallokalen stängt. Förberedelser, återställande och inlämning av valmaterial till valnämnden ingår i arvodena. Arvode för hämtning av valmaterialet utgår med 130 kronor. Kilometerersättning för bil betalas ut. Personalenheten Röstmottagarna 12. Arvode röstmottagare röstningslokaler för förtidsröstning val till Europaparlamentet (VN 19/10) Vid sammanträde och förrättningar för samtliga nämnder och styrelser har kommunfullmäktige beslutat om avode. Heldagsarvode 856 kr per dag (mer än 4 timmar) och halvdagsarvode 417 kr per halvdag (upp t.o.m. 4 timmar). har att besluta om arvode till röstmottagarna i vallokal. Arvode till röstmottagarna vid 2018 års allmänna val fastställdes till 130 kr per timme. Kilometerersättning för bil betalas ut. Arvode till röstmottagarna fastställs till 130 kr per timme. Kilometerersättning för bil betalas ut. Personalenheten Röstmottagarna 13. Arvode ambulerande röstmottagare val till Europaparlamentet (VN 19/11) Vid sammanträde och förrättningar för samtliga nämnder och styrelser har kommunfullmäktige beslutat om arvode. Heldagsarvode 856 kr per dag (mer än 4 timmar) och halvdagsarvode 417 kr per halvdag (upp t.o.m. 4 timmar). har att besluta om arvode till ambulerande röstmottagare. Arvode till röstmottagare vid allmänna valen 2018 fastställdes till 130 kr per timme. Kommunens leasingbilar kan användas. 11 Page 11 of 23

12 Arvode till ambulerande röstmottagare fastställs till 130 kr per timme. Kilometerersättning för bil betalas ut. Kommunens leasingbilar kan användas. Ambulerande röstmottagare Personalenheten 14. Utbildning röstmottagare val till Europaparlamentet (VN 19/12) Enligt vallagen ska endast den som fått sådan utbildning som krävs för uppdraget förordnas som röstmottagare. Det innebär att det är obligatoriskt med utbildning av alla röstmottagare. Hur utbildningen organiseras och vad som innefattas i kravet på den utbildning som krävs för uppdraget bedömer kommunen. Då det kan tillkomma nya röstmottagare efter att kommunen utbildat röstmottagarna, är det lämpligt att kommunen fattar beslut om vad som är den lägsta acceptabla utbildning som krävs. fatta beslut om. Eftersom det kan tillkomma nya röstmottagare efter att kommunen utbildat röstmottagarna och innan valdagen, är det lämpligt att kommunen fattar beslut om vad som är den lägsta acceptabla utbildning som krävs. Det är också viktigt att följa upp att alla röstmottagare deltagit i utbildningen eller tillgodogjort sig den på annat sätt. Om valnämnden förordnar röstmottagarna innan de fått utbildning ska beslutet villkoras med att förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen. Valmyndighetens utbildningsmaterial till röstmottagare i vallokal. Webbutbildning för röstmottagare i vallokal med tillhörande test. Grundfil om val. Handledning för röstmottagare i vallokal. Powerpointpresentation som kommunen använder vid utbildningen av röstmottagare. Handledning för dig som utbildar röstmottagare. Valmyndighetens utbildningsmaterial till röstmottagare i röstningslokal. Här ingår även ambulerande röstmottagare. Webbutbildning för röstmottagare i röstningslokal. Grundfilm om val. Handledning för röstmottagare i röstningslokal. Powerpointpresentation som kommunen använder vid utbildningen av röstmottagare. Handledning för dig som utbildar röstmottagare. Alla röstmottagare bör uppmanas att ta del av Valmyndighetens material för utbildning. Kommunen ska också ordna utbildning med eget material till utbildningarna. Utbilda röstmottagarna i hur de ska lägga ut valsedlar och hur de ska hantera problem med valsedlar i vallokalerna. 12 Page 12 of 23

13 Utbilda röstmottagare i vallokaler, röstningslokaler samt ambulerande röstmottagare. Uppdra till valnämndens ordförande och valnämndens sekreterare att organisera utbildningarna. Bjuda in kommunens säkerhetsansvarige till utbildningarna. Röstmottagare som inte kan delta på kallade utbildningar som valnämnden ordnar kommer att utbildas på annat sätt. Den lägsta acceptabla utbildningen är. s ordförande s sekreterare Kommunens säkerhetsansvarig 15. Arvode utbildning av röstmottagare val till Europaparlamentet (VN 19/13) Vid sammanträde och förrättningar för samtliga nämnder och styrelser har kommunfullmäktige beslutat om arvode. Heldagsarvode 856 kr per dag (mer än 4 timmar) och halvdagsarvode 417 kr per halvdag (upp t.o.m. 4 timmar). har att besluta om arvode till röstmottagare som ska genomgå den obligatoriska utbildningen. Arvode till röstmottagarna som ska genomgå den obligatoriska utbildningen fastställs till 130 kr per timme. Kilometerersättning för bil betalas ut. Röstmottagarna Personalenheten 16. Dubblettröstkort val till Europaparlamentet (VN 19/14) Om en väljare inte har fått eller har tappat bort sitt röstkort kan ett nytt röstkort, ett så kallade dubblettröstkort, skrivas ut från valdatasystemet. Dubblettröstkortet ser i princip likadant ut som ett röstkort. Väljaren kan kontakta en kommun, Valmyndigheten, en länsstyrelse eller en utlandsmyndighet för att begära ett dubblettröstkort. Dubblettröstkort kan skrivas ut i valdatasystemet från och med den 29 april och fram till och med vallokalernas stängning på valdagen. Möjlighet att få ut röstkort utskrivna under den tid som lokalerna för förtidsröstning har öppet. 13 Page 13 of 23

14 Det är bra om röstmottagarna i röstningslokalerna kan skriva ut dubblettröstkort till väljare som kommer för att rösta utan att ha sitt röstkort med sig. Ge behörighet för utskrifter av dubblettröstkort i valdatasystemet till följande personer: Agneta Andersson, administrativ assistent, Ånge kommun Annika Odelberg, informatör, Ånge kommun Linda Häreby, informatör, Ånge kommun Tina Orseen, administrativ assistent, Ånge kommun Röstmottagare i röstningslokal Hotell Mittlandia, Ånge och Samservice, Fränsta Röstmottagare i röstningslokal Munkbysjöns Bygdegård, Munkbysjön och Bystugan Överturingen, Överturingen Ge Agneta Andersson behörighet att efter behov ge fler personer behörigheter att skriva ut dubblettröstkort. Ordna behörigheterna i valdatasystemet för utskrift av dubblettröstkort antingen via kommunens behörighetsadministratör eller via länsstyrelsen. Förbereda möjligheterna för utskrift av dubblettröstkort i röstningslokalerna. Informera om när och var väljare kan få dubblettröstkort. Agneta Andersson Annika Odelberg Linda Häreby Röstmottagare 17. Delegering av mottagning och hantering av förtidsröster val till Europaparlamentet (VN 19/15) Kommunen hanterar en stor mängd förtidsröster inför och efter valdagen. Förtidsröster måste alltid hanteras och transporteras på ett säkert sätt. Fastställ och gå igenom rutinerna för hanteringen av förtidsrösterna i god tid innan valet med alla som är inblandade. upprättar ett valkansli för mottagning och hantering av förtidsröster. Valkansliet ska hållas öppet t.o.m. onsdag 29 maj Till mottagare och hantering av förtidsröster samt hämta och lämna (in- och utkvitterare) förtidsröster till PostNord utses: Sonja Martinsson, valnämndens ordförande Jonny Jonsson, valnämndens vice ordförande Agneta Andersson, administrativ assistent, Ånge kommun Annika Odelberg, informatör, Ånge kommun Linda Häreby, informatör, Ånge kommun 14 Page 14 of 23

15 Gerthy Eriksson, arkivassistent, Ånge kommun Meddela PostNord namnen på behöriga in- och utkvitterare. Delegera till valnämndens ordförande att vid behov utse fler personer. Delegeringsbeslut ska anmälas till valnämndens nästkommande sammanträde. Central uppsamlingsplats för förtidsröster blir Ånge kommunkontor. Sonja Martinsson Jonny Jonsson Agneta Andersson Annika Odelberg Linda Häreby Gerthy Eriksson PostNord 18. Brevbärare val till Europaparlamentet (VN 19/16) Enligt vallagen biträder PostNord vid val genom att lantbrevbärare agerar bud. Begreppet lantbrevbärare finns emellertid inte längre, utan det är en brevbärare. PostNord använder idag termer som inre respektive yttre utdelning. Det kan vara samma brevbärare som på förmiddagen delar ut post i tätorten, men på eftermiddagen delar ut post i omgivande landsbygd. De röster som brevbärarna tar emot ska lämnas in till något röstmottagningsställe. Det är lämpligt med en röstningslokal som är lätt att ta sig till för lantbrevbäraren. Ha gärna en dialog med PostNord om lämplig röstningslokal. Planera brevbärarens inlämning av röster så att denne kommer en tid då antalet röstande förväntas vara lågt, alternativt öka bemanningen vid de aktuella tidpunkterna. Stäm även av brevbärarens inlämningstid sista vardagen i vardagen i valveckan (fredag 24 maj) för att säkerställa att det finns en öppen röstningslokal som kan ta emot budrösterna. Anpassa öppettiderna om det behövs. Det kan bli nödvändigt att överlägga med andra kommuner om var rösterna ska tas emot då brevbäraren kan ta emot röster i flera kommuner. Kontakta PostNord lokalt för att ta reda på vilka brevbärarlinjer som passerar i kommunen och göra upp om var rösterna ska lämnas in. Det kan bli nödvändigt att överlägga med andra kommuner om var rösterna ska tas emot då brevbäraren kan ta emot röster i flera kommuner. Brevbärarna ska lämna förtidsrösterna till röstningslokal Hotell Mittlandia, Torggatan 8, Ånge. Samråda med PostNord om tiderna för brevbärarnas lämning av förtidsröster. 15 Page 15 of 23

16 s sekreterare 19. Valskjutsar val till Europaparlamentet (VN 19/17) har ordnat valskjutsar gratis till de väljare som inte kan ta sig själv till sin vallokal på valdagen. Valskjutsar ska vid val till Europaparlamentet organiseras i samma omfattning som vid 2018 år allmänna val. s ordförande och valnämndens sekreterare får i uppdrag att förhandla med berörda trafikföretag och begära bekräftelse. Annonsera i lokal press och på kommunens hemsida att valskjutsar kommer att tillhandahållas gratis på valdagen s ordförande s sekreterare 20. Valsedlar i röstningslokaler och vallokaler val till Europaparlamentet (VN 19/18) Valsedlar ska finnas i alla vallokaler och röstningslokaler. Dessa ska läggas ut i anslutning till eller i lokalen. Det är viktigt att alla partiers valsedlar behandlas och presenteras på samma sätt. Inför valen 2018 infördes nya regler i vallagen och endast de partier som anmält att de deltar i valet ska få ha sina valsedlar i vallokaler och röstningslokaler. Ett parti som inte anmält deltagande i valet till Valmyndigheten ska nekas att lägga ut sina valsedlar, även om partiet tryckt upp valsedlar. Ett parti kan anmäla deltagande fram till 30 dagar innan valdagen. Partier ska ha begärt att de önskar få sina valsedlar för val till Europaparlamentet utlagda i alla lokaler där man kan rösta. Detta gäller endast de partier som fått mer än 1 % av rösterna i hela landet i något av de två senaste Europaparlamentsvalen, enligt 8 kap. 2, p.3 vallagen 2005:837). Eftersom hela landet utgör en enda valkrets ställer partierna i normalfallet upp med en kandidatlista vilket motsvarar en namnvalsedel som ska läggas ut. Om något parti skulle ha fler än en lista vid ett Europaparlamentsval är det istället partivalsedlar som trycks för det partiet och som då ska lägga ut. De partier som deltar i valet men som inte har rätt att få sina valsedlar utlagda, kan själva komma och lämna sina valsedlar i vallokalen eller röstningslokalen. Kommunen har enligt lag ingen skyldighet att hantera dessa valsedlar utöver ansvaret för ordningen bland alla valsedlar samt att kontrollera att partiet deltar i valet. Av praktiska skäl kan kommunen själva besluta om att fylla på dessa partiers valsedlar 16 Page 16 of 23

17 om det finns valsedlar att tillgå i lokalen. Dock ska partierna själva svara för kontroll att valsedlarna finns att tillgå för röstmottagarna. Vissa kommuner väljer att hantera distributionen av samtliga partiers namnvalsedlar i röstnings- och/eller vallokaler. Partierna kan då lämna sina valsedlar centralt till kommunen, som sedan ser till att valsedlarna fördelas och sprids ut till vallokalerna och röstningslokalerna. Det innebär emellertid att kommunen därigenom gör ett åtagande som går längre än den skyldighet som följer av vallagens bestämmelser och som det kan bli svårt att upprätthålla på ett likvärdigt sätt. Så sent som på valdagen kan komma krav på att kommunen ska lägga ut valsedlar för partier som deltar i valet. Det är ett ensidigt serviceåtagande från kommunens sida gentemot partierna. Det är av stor vikt att om sådana överenskommelser mellan kommunen och partierna om distribution och utläggning av valsedlar skulle komma ifråga, att följande iakttas: att det i dessa överenskommelser är mycket tydligt angivet hur villkor, rutiner och särskilt ansvarsförhållanden ser ut att partierna tydligt informeras om vad överenskommelsen innebär. Partierna behöver även vara medvetna om vad som gäller för propaganda vid röstning och då även där de lämnar valsedlar i val- och röstningslokalerna. Informera om eventuella beslut som valnämnden fattat om gränser för propaganda (dvs. politisk aktivitet i närheten av röstningslokaler). Förfrågan har kommit från partiet Direktdemokraterna den 14 januari 2019 om valsedelsdistribution till vallokaler. Svar är skickat den 21 januari 2019 att de får lämna valsedlar om de deltar i valet direkt till röstningslokalerna eller vallokalerna. Förfrågan har kommit från partiet Alternativ för Sverige den 7 februari 2019 om valsedelsdistribution till röstningslokaler och vallokaler. Blanka valsedlar ska ligga överst i valsedelsstället. Valsedlarna ska ligga i bokstavsordning med början överst längst upp i valsedelsstället från vänster till höger. s sekreterare Beslutsunderlag Valsedelsdistribution Svar på fråga om valsedlar val till Europaparlamentet Distribution av valsedlar 21. Utrustning och valmaterial röstningslokaler och vallokaler val till Europaparlamentet (VN 19/19) Utrustning och valmaterial till röstningslokaler och vallokaler. Inventera utrustning och lagret av valmaterial från tidigare år och beräkna och beställ material. 17 Page 17 of 23

18 Uppdra till röstmottagarna att ansvara för att erforderlig utrustning och valmaterial finns i röstningslokalerna Hotell Mittlandia, Ånge och Samservice, Fränsta. Uppdra till ordföranden i respektive valdistrikt att ansvara för att erforderlig utrustning och valmaterial finns i respektive vallokal. Uppdra till valdistriktets ordförande, vice ordförande eller röstmottagare i vallokal att hämta valmaterialet senast fredag 24 maj Uppdra till röstmottagarna i röstningslokalerna Bystugan, Överturingen och Munkbysjöns Bygdegård, Torpshammar att ansvara för att erforderlig utrustning och valmaterial finns i respektive röstningslokal. Uppdra till röstmottagarna att hämta valmaterialet senast fredag 24 maj Uppdra till valnämndens sekreterare att boka tider för hämtning av erforderlig utrustning och valmaterial med berörda, till vallokalerna och röstningslokalerna. Uppdra till valnämndens ordförande och valnämndens sekreterare att vid behov distribuera valmaterialet på annat sätt. Uppdra till valnämndens sekreterare att ordna transport från valförrådet av valskärmar och valboxar till röstningslokaler och vallokaler som inte har det på plats. Samt ordna återtransport till valförrådet. s ordförande s sekreterare Röstmottagare 22. Information till allmänheten val till Europaparlamentet (VN 19/20) Kommunen ska informera väljarna om hur valet kommer att genomföras inom den egna kommunen, såsom när lokaler för röstning kommer att vara öppna och var de ligger. Kommunens informationsinsatser är nödvändiga komplement till Valmyndighetens insatser. Allmänheten ska få god information om ad som gäller i fråga om valet. Varje kommun har ansvar för att sprida information om valet inom den egna kommunen. Många personer som hör av sig till kommunen kommer att ringa det nummer som kommunen angett på röstkortet. ska vara nåbar för såväl röstmottagare som allmänhet under alla de tider som röstmottagningen pågår i kommunen, även lördagar och söndagar. Kommunen kommer att kunna ta med information om högst fyra röstningslokaler med adresser för förtidsröstning på röstkortet. Observera att röstkortet inte innehåller några öppettider för röstningslokaler, vilket gör att väljarnas frågor via telefon och kommunens webbsida troligen kommer att öka. Att presentera tydlig information på kommunens webbsida om aktuella röstningslokaler och dess öppettider kan vara till stor hjälp för väljarna. 18 Page 18 of 23

19 Alla som ska arbeta i valorganisationen behöver utbildning. De som arbetar med uppgifter som medför att de möter allmänheten behöver generell information om val, röstnings- och vallokaler och möjlighet att skriva ut dubblettröstkort. De som tar emot posten ska utbildas om hanteringen av brevröster och vilka rutiner som gäller för övriga valförsändelser som kommunen tar emot. Komplettera med information specifikt för arbetsuppgiften och om hur valet genomförs lokalt i kommunen. Kommunens reception och växel ska utbildas att kunna svara på enklare frågor om valet i kommunen. Det är viktigt att de är uppdaterade på vad som händer i den egna kommunen, var röstmottagning sker, varifrån material kan beställas, om röstningslokaler ändras osv. I många kommuner hjälper receptionen till med att skriva ut dubblettröstkort till väljare. En tid innan valet måste kommunen höja beredskapen för att kunna ta emot ett ökande antal samtal och besök från allmänheten. Väljarna måste få service även på valdagen. Telefonlinjer till reception och till valhandläggare ska vara öppna. Kommunen ska kunna skriva ut dubblettröstkort, ge information om var väljarna kan rösta och eventuellt skicka ambulerande röstmottagare till väljare som behöver hjälp. Information om dubblettröstkort (vn 19/14), bokning av ambulerande röstmottagare (vn 19/8), valskjuts till vallokal (vn 19/17) lämnas i respektive ärende. Information om var man kan förtidsrösta ska ske genom annonsering i lokalpress och på kommunens webbplats. Informationsskyltar om var man kan förtidsrösta sätts upp vid röstningslokalerna samt även vid Ålsta Folkhögskola, Fränsta. Utbilda personal i kommunens information, växel och posthantering inför valet s sekreterare Annika Odelberg Linda Häreby 23. Arbete vid valnämndens kansli valdagen val till Europaparlamentet (VN 19/21) Valkansli har tidigare upprättats i kommunkontoret, Torggatan 10, Ånge. Valkansli upprättas i kommunkontoret, Torggatan 10, Ånge, söndag den 26 maj 2019 med öppethållande enligt behov till dess valdistrikten lämnat in sitt valmaterial till valkansliet. Uppdra till valnämndens ordförande att organisera arbetet vid valnämndens kansli i anslutning till valdagen. 19 Page 19 of 23

20 Uppdra till valnämndens ordförande och valnämndens sekreterare att utse erforderlig personal till valkansliet. Ledamöter och ersättare i valnämnden ska uppmärksammas på att det kan behövas ersättare om det uppstår förhinder för de utsedda. Uppdra till valnämndens ordförande att organisera transporterna av förtidsrösterna till vallokalerna. Minst två personer ska utses per transport. Uppdra till valnämndens ordförande att organisera transporterna med valhandlingar till länsstyrelsen. Minst två personer ska utses per transport. s ordförande s sekreterare 24. Media val till Europaparlamentet (VN 19/22) Valet är viktig fråga även för media. Kommunen kommer att få frågor från media om såväl valadministrationen som valresultatet. Kommunen behöver planera för hur frågor från media ska tas omhand och hur kommunen ska arbeta med informationsfrågor i stort. Samarbeta med kommunikatör Marie Öberg om informationsfrågorna. Kommunikatör Marie Öberg 25. s risk- och sårbarhetsanalys 2019 (VN 18/17) Säkerhetsfrågorna kring valen har kommit att aktualiseras mer och mer. Kommunen behöver en aktuell risk- och sårbarhetsanalys före valet. Analysen ska granska kritiska beroenden och identifiera sårbarheter och risker som kan påverka valets genomförande. Kommunen behöver också ta fram en handlingsplan om röstmottagare utsätts för hot och trakasserier. Det är även viktigt att man anger hur de olika säkerhetsaspekterna ska hanteras och av vem. Rådgör med kommunens säkerhetsansvarige om säkerheten kring valet och de lokaler som ska används. Det kan vara bra att rutinmässigt informera polisen och adress och öppettider för röstnings- och vallokalerna. Arbetet med säkerhet innefattar också att arbeta förebyggande mot försök till informationspåverkan av valet. Det är viktigt att också involvera kommunikationsavdelningen i det arbetet. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, tog inför valen 2018 fram ett erfarenhets- och utbildningsmaterial för länsstyrelser och kommuner som även kan användas inför valet till Europaparlamentet. (Bilaga) Ånge kommuns riktlinjer för hot, våld och trakasserier som riktar sig mot förtroendevalda fastställd av kommunfullmäktige , följs om röstmottagare utsätts för hot och trakasserier. (Bilaga) Page 20 of 23 20

21 Polisen ska bli informerad om adresser och öppettider för röstnings- och vallokalerna. Tidigare beslut beslutade den 9 april 2018, 21 att: 1. Uppdra till valnämndens ordförande och vice ordförande att upprätta en risk- och sårbarhetsanalys om säkerheten inför valet. Ånge kommuns säkerhetsansvarig ombeds stödja valnämnden med analysen. 2. Delge valnämnden risk- och sårbarhetsanalysen. 3. Ånge kommuns handlingsplan vid hot och våld mot förtroendeman och tjänsteman, ks 09/509, följs om röstmottagare utsätts för hot och trakasserier. 4. Informera polisen om adresser och öppettider för röstnings- och vallokalerna. Notera att risk- och sårbarhetsanalys för valet 2019 har upprättats. Ånge kommuns riktlinjer för hot, våld och trakasserier som riktar sig mot förtroendevalda fastställd av kommunfullmäktige , följs om röstmottagare utsätts för hot och trakasserier. Informera polisen om adresser och öppettider för röstnings- och vallokalerna. s ordförande s sekreterare Kommunens säkerhetsansvarige Beslutsunderlag Ett robust val ur ett kommunperspektiv en studie inför valet 2018 MSB Riktlinjer vid hot våld och trakasserier som riktar sig mot förtroendevalda 26. Avskärmningar av platser för valsedlar (VN 19/28) Riksdagen har beslutat om avskärmning av valsedlar. Ändringarna ska tillämpas för första gången vid valet till Europaparlamentet. Det innebär dels att kommunerna måste ordna så at platsen för valsedlar vid all röstmottagning är avskärmad och fri från insyn. Vilken utformning avskärmningen ska ha är upp till kommunen. Regeringen planerar att ge kommunerna en viss ekonomisk ersättning för inköp av avskärmningar samt för extra röstmottagare i vallokalerna. Ändringarna i vallagen och relaterade förarbeten reglerar inte den exakta utformningen av avskärmning. Det är upp till varje kommun att bedöma med hänsyn till lokala förutsättningar. Valmyndigheten kommer inte att tillhandahålla några skärmar eller kunna ge riktlinjer om hur sådana ska se ut. Kommunen måste därmed planera för en praktisk lösning för avskärmningar men även för att hantera eventuell köbildning och behov av extra röstmottagare som kan uppstå. I handboken kommer de däremot ge vägledning i vad kommunerna bör tänka på vid planeringen av röstmottagningen och inköp av avskärmningar. Det finns idag företag på marknaden som säljer färdiga avskärmningar specifikt för valsedlar men det går även att använda andra former av skärmar. Vid valen 2018 var Page 21 of 23 21

22 det flera kommuner som införde avskärmningar av valsedlar på prov. Ta gärna kontakt med andra kommuner för att höra om de har erfarenheter och för att gemensamt diskutera hur avskärmningen kan se ut. Beslutsunderlag Grycksbo Box & Print avskärmingsskydd för valsedlar Exakta avskärmingsskydd för valsedlar Mediagården AB avskärmingsskydd för valsedlar ReturDesign avskärmingsskydd för valsedlar 27. Dokumenthanteringsplan för valnämnden (VN 18/28) Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan har upprättats. Dokumenthanteringsplanen hjälper till att hålla ordning bland dokumenten och bidrar till en effektiv organisation. Den är också ett stöd när det gäller att bevara handlingar som är av värde och att gallra handlingar som inte behövs i framtiden. Den reglerar även dokumentformat och medier för arkiverade handlingar. Varje nämnd är en egen myndighet och har ansvar för dokumenthanterings- och arkivprocessen inom sitt verksamhetsområde. Genom att fastställa dokumenthanteringsplaner beslutar myndigheten om hanteringen av sina handlingar, deras arkivering, om de ska gallras när det ska ske, när handlingar ska levereras till centralarkivet m.m. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av varje nämnd och styrelse. Förändringar som innebär ökad gallring eller att nytillkomna handlingstyper föreslås gallrade, bör beslutas av nämnden eller styrelsen efter samråd med centralarakivet. En verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan minskar behovet av revidering, men genomgång och uppdatering sker årligen av respektive myndighet. Alla myndigheter ska beskriva sina handlingar i en dokumenthanteringsplan. Den är en översikt som är till hjälp för att få en överblick över vilka handlingar som finns och hur dessa ska hanteras. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av varje nämnd och styrelse. Förändringar som innebär ökad gallring eller att nytillkomna handlingstyper föreslås gallrade, bör beslutas av nämnden eller styrelsen efter samråd med centralarkivet. Minder förändringar som rör planenes disposition, uppräkning av handlingstyper till olika aktiviteter, gallringsfristens längd eller övergång till annat medium för visst dokument kan i beslutas av ansvarig administrativ personal, eventuellt efter samråd med centralarkivet. En verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan minskar behovet av revidering, men genomgång och uppdatering sker vid valår av respektive myndighet. Anta förslag till dokumenthanteringsplan för valnämnden. s sekreterare Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan valnämnden Redovisning av valnämndens delgivningar (VN 19/25) 22 Page 22 of 23

23 Inbjudan till utbildning inför val till Europaparlamentet från Länsstyrelsen, Vn 19/24 Affischering i samband med valet till Europaparlamentet den 26 maj 2019 i Västernorrlands län från Länsstyrelsen, Vn 19/27 Godkänna redovisning av delgivningar och lägga dem till handlingarna. Beslutsunderlag vn 19_24 vn 19_ s preliminära rösträkning val till Europaparlamentet (VN 19/23) Vid valnämndens preliminära rösträkning den 29 maj 2019 bedöms de förtidsröster som inte skickades ut till vallokalerna, de röster som kom tillbaka till kommunen från valdistrikten samt de röster som kommit in efter valdagen. Vid valnämndens preliminära rösträkning behandlar kommunen: - de förtidsröster som röstmottagarna underkänt på valdagen - de förtidsröster som inte granskats i vallokalen. Det är förtidsröster som inte skickades ut till vallokalerna, förtidsröster från annan kommun, brevröster från utlandet och röster från utlandet via Valmyndigheten som inte skickats ut till vallokal samt brevröster som kommit till kommunen efter valdagen. s preliminära rösträkning är en offentlig förrättning. Det är viktigt att kommunen annonserar om tid och plats så den som vill kan besöka räkningen. sammanträder onsdag den 29 maj 2019 kl. 08:30. Annonsera tid och plats för valnämndens sammanträde på kommunens hemsida, kommunens digitala anslagstavla och i lokal press. Kontakta PostNord angående tid för leverans av förtidsröster onsdag den 29 maj s sekreterare 23 Page 23 of 23