-4, GNU :15. Protokoll för gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan

Transkript

1 -4, GNU :15 Protokoll för gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan

2 -3, GNU :15 Plats och tid Storsjörummet, Östersunds rådhus den 24 september 2018 kl Paragrafer Beslutande Övriga deltagare Under föredragning Utses att justera Enligt tjänstgöringslista Nils-Göran Johansson, upphandlingschef Pererik Linde, nämndsekreterare Katarina Nyberg Finn, utredare Nyberg & Finn verksamhetsutveckling AB 12 Kerstin Arnemo, C Justering Underskrifter Pererik Linde Sekreterare Mona Modin Tjulin Ordförande Kertin Arnemo Justerande Justeringen av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans protokoll har tillkännagivits genom anslag på medlemskommunernas anslagstavlor. Anslagstid Förvaringsplats Kommunledningsförvaltning, Östersunds Kommun

3 -2, GNU :15 LEDAMÖTER Mona Modin Tjulin, S, ordförande, Östersund Från/ Närv X OMRÖSTNINGAR JA NEJ JA NEJ JA NEJ Kerstin Arnemo, C, vice ordförande, Östersund X Jan Runsten, MP, Krokom X Therese Kärngard, C, Berg David Wikner, MP, tjänstgörande ersättare, Berg Jörgen Persson, S, Bräcke X X Göran Bergström, S, Strömsund X

4 12, GNU :15 GNU: 284/2018 PROTOKOLL 1 Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan Diarienr Utredningsdirektiv - utvärdering av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans arbete Upphandlingskontoret lämnar slutrapport gällande utvärdering av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkans beslut Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner upphandlingskontorets slutrapport gällande utvärdering av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan. Underlag för beslut Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse Slutrapport utvärdering av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Bilaga till slutrapport utvärdering av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Beslutet skickas till Serviceförvaltningen Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

5 12, GNU :15 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTESKRIVELSE Diarienr Handläggare Nils-Göran Johansson Upphandlingschef Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Utredningsdirektiv - utvärdering av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans arbete Upphandlingskontoret lämnar slutrapport gällande utvärdering av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan. Förslag till beslut Upphandlingskontorets slutrapport gällande utvärdering av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänns. Underlag för beslut Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse Slutrapport utvärdering av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Bilaga till slutrapport utvärdering av Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan UPPHANDLINGSKONTORET Nils-Göran Johansson Upphandlingschef Beslutet skickas till Serviceförvaltningen Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

6 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU 2018 Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan UTREDNING NYBERG & FINN VERKSAMHETSUTVECKLING AB UTREDARE: KATARINA NYBERG FINN

7 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Innehållsförteckning Utredning av den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan Inledning... 3 Uppdrag... 4 Avgränsning... 4 Syfte... 4 Metod... 4 Resultat... 5 Upphandlingssamverkan... 5 Samarbetsavtalet... 5 Strategier, affärsmässighet, juridiska och kommersiella krav... 9 Utvecklad samverkan Den gemensamma nämnden (GNU) Upphandlingssamverkan Upphandlingsstrategier utifrån politikens perspektiv Utvecklad samverkan Analys Nuvarande samverkan Upphandlingsstrategier Utvecklad samverkan Fortsättning Enkätundersökningen Enkät tjänstemän Enkät politiker Öppna frågor och svar i enkäten till kommunchefer och kontaktpersoner Öppna frågor och svar i enkäten till politiker

8 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Utredning av den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan. Inledning Samtliga kommuner i Jämtlands län samarbetar inom upphandling via en gemensam nämnd och ett upphandlingskontor. Den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan bildades Syftet med bildandet utgick från idén att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att på så sätt nå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom var målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet skulle kunna minimeras. Upphandlingskontoret finns i Östersund och är den gemensamma nämndens stöd i att upphandla varor och tjänster som de samverkande kommunerna har behov av. Kontoret styrs politiskt via Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan (GNU). Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Jamtli, Jämtlands Gymnasieförbund, Jämtlands Räddningstjänstförbund, Härjegårdar AB samt Krokomsbostäder AB köper motsvarande tjänster av upphandlingskontoret 3

9 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Uppdrag Genom enkäter och intervjuer med företrädare för de samverkande kommunerna, undersöka hur de bedömer att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar i enlighet med nämndens ändamål och åtagandet så som det är beskrivit i samverkansavtalet. Avgränsning Utredningen har inte till uppgift att föreslå förändringar i arbetssätt och metoder utan ska ses som ett underlag för en fortsatt dialog och arbete kring hur ändamålet med den gemensamma nämndens för upphandlingssamverkan och dess åtagande eventuellt kan omformuleras och utvecklas. Syfte Syftet med utredningen är att få en gemensam bild av hur de samverkande kommunerna bedömer att den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan (GNU) och upphandlingskontoret verkar på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och om samverkan fungerar tillfredsställande. Metod Dokumentstudier av styrdokument och samverkansavtal och annat material. Intervjuer har genomförts med kommunchefer, kontaktpersoner samt politiska företrädare från både majoritet och opposition i de samverkande kommunerna. Intervju har också genomförts med företrädare för upphandlingskontoret och samverkande kommunala bolag/förbund. Sammantaget har 32 personer intervjuats. Intervjufrågorna har utgått från innebörden av samverkansavtalet för att få en fördjupad bild av hur samverkanskommunerna uppfattar att GNU och upphandlingskontoret arbetar i enlighet med det och också hur upphandlingskontoret upplever att kommunerna lever upp till sin del av avtalet. Utöver intervjuerna har också två enkätundersökningar utförts. En riktad till kommunchefer och kontaktpersoner och en annan riktad till de politiska företrädarna i kommunerna. Svaren i enkäterna har lämnats anonymt. Sammantaget utgör de grunden för den sammanställning och analys som sammanfattas i föreliggande rapport. 4

10 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Resultat Upphandlingssamverkan Upphandlingssamverkan startade år 2005 då med Härjedalen, Krokoms, Åre och Östersunds kommun. Idag består den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan av Jämtlands läns samtliga åtta kommuner i form av ett gemensamt upphandlingskontor under en gemensam nämnd där Östersund är värdkommun. Nämnden har nio ledamöter varav två stycken tillsätts av Östersunds kommun. Övriga kommuner tillsätter en ledamot var. Upphandlingskontorets uppdrag är att svara för upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster som köps frekvent i stora kvantiteter och som efterfrågas av de flesta samverkande kommunerna. Upphandlingskontoret utför även på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av både förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. Samarbetsavtalet Nuvarande samarbete formulerades i ett samverkansavtal 2005 och som sedan omformulerades Grunden för samverkan är uppfattningen att en stor omfattning av antalet gemensamma avtalsområden underlättar och effektiviserar kommunernas löpande anskaffning av varor och tjänster samtidigt som villkoren i regel förbättras. Alternativ till avtal är att upphandling annars måste ske separat vid varje anskaffningstillfälle vilket bedöms vara såväl tidskrävande som negativt ur prissynpunkt. Utifrån fastställd upphandlingspolicy är det nämndens uppgift att tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. I samarbetsavtalet finns också en arbetsordning där kontoret och de samverkande kommunernas åtagande är beskrivit. Samtliga kommunchefer och kontaktpersoner i respektive kommun har intervjuats, totalt sexton personer. Även samverkande kommunala förbund och bolag har intervjuats. Samtliga intervjuer redovisas i sin helhet i bilagan. 5

11 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Ramavtalen fungerar bra men det finns hela tiden områden att utveckla. Vi från kommunerna behöver vara aktiv. Det har brustit rejält även från vår sida. De gemensamma mötena har inte fungerat så bra. Underlaget till den gemensamma nämnden har varit bristfälliga. -Bergs kommun. Sammanfattningsvis så upplever merparten av kommunerna att det på stora hela så arbetar upphandlingskontoret i enlighet med gällande samarbetsavtal. Dock upplever man från kommunernas sida, att den stora personalomsättningen på kontoret har varit ett stort bekymmer och att upphandlingskontoret haft svårt att säkerställa kompetensen. Flera av kommunerna är också självkritiska till hur de själva lever upp till samverkansavtalet. Några menar att de varit dåliga på att återkoppla och att underlag till den gemensamma nämnden varit bristfälliga. Samtidigt uttrycks det också, framför allt från Åre kommun, kritik mot nämndens och kontorets arbete där man upplever att kontoret brister i det affärsmässiga att de enbart fokuserar på ett steg i upphandlingsprocessen dvs. med ramavtal och för lite på utvärdering och att få till bättre priser. Flera röster från samverkansparterna menar också att samverkansavtalet kan behöva uppdateras och att resurserna omprioriteras. Det behövs en dialog kring strategier och prioriteringar och upphandlingssamverkan behöver bli mer proaktiv där kompetensen kan användas på ett bättre sätt med syfte att skapa bättre affärer för kommunerna. Hur upplever då upphandlingskontoret att de samverkande kommunerna lever upp till sina åtaganden i samarbetsavtalet? Sammanfattningsvis så upplever kontoret att det fungerar bra men att det samtidigt finns flera förbättringsområden. De upplever bland annat svårigheter med att få in kravställningar från kommunerna vilket försvårar och oftast också försenar arbetet inför en upphandling. Den upphandlingsgrupp som enligt samverkansavtalet skall finnas i varje kommun och där den strategiska dialogen ska ske tillsammans med kontoret, fungerar oftast inte. Från kontorets sida så upplever man också att upphandlingarna fungerar bäst i de fall kontaktpersonen i respektive kommun är den som håller i trådarna inför en upphandling. De upplever också att det skulle behövas en utbildning och uppdatering kring innebörden av samverkansavtalet och innehållet i uppdraget till upphandlingskontoret. Avtalet säger också att de ska göra goda affärer men där brister det rejält. De lyssnar inte på oss som kund. De tar inte till sig av vår feedback vilka upphandlingsområden de ska fokusera på. De har dålig uppfattning vem som är kunden. De har ingen bra attityd och inställning. Man brister också i affärsdelen i upphandlingarna. -Åre kommun. Krokoms kommun: Upphandlingarna som genomförs känns väl genomarbetade och professionella utifrån de förutsättningar/input som finns. Underlagen och kravställningen skulle kunna bli bättre/skarpare om de sakkunniga var duktigare på att beskriva behoven/önskemål gällande kraven. Vi vill dock ändra på deras uppdrag. Sitter vi på en sådan kompetens så borde också deras uppdrag vara ett annat. De är en kompetenskittel inom upphandling och de borde vara mer proaktiv och veta på vilket sätt deras kompetens kan göra störst nytta. Att då hävda att de inte fått uppdraget blir fel. Beträffande samråd/samverkan: När de upphandlar så hamnar det på kontaktpersonen inom kommunen som samordnar vilka sakkunniga som ska delta. Kontaktpersonen får inte riktig koll på vad som händer mellan de sakkunniga och upphandlingskontoret. Vi borde också utveckla kommunikationen internt för att tydliggöra vilken roll de sakkunniga ska ha. Upphandlingskontoret borde ha en tydligare roll och efterfråga mer information mer än att efterfråga feedback. Upphandlingskontoret borde ställa mer krav på våra sakkunniga. 6

12 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Strömsunds kommun: Det är upphandlingskontoret uppgift och det är bra om de fokusera på det men vi tror samtidigt att de gör en hel del uppdrag åt Östersunds kommun som de förstås får betalt för. Men vi funderar på om de verkligen har den tiden att göra det arbetet när de samtidigt är försenade på det andra som är deras huvuduppdrag. Tiderna förändras och behoven kanske är annorlunda idag än vad de var tidigare och då kan man behöva ompröva prioriteringarna. Samverkan fungerar ganska bra men när det inte fungerar så är det ganska ofta för att upphandlingskontoret får in olika synpunkter från kommunerna. Upphandlingskontoret kan bli mer effektiva än vad de är idag. Vi har diskuterat i flera år om vad vi gör när kommunerna är försenade med de uppgifter som behövs inför en upphandling. Man kanske ska köra utan den kommunen istället för att invänta dem och de blir förseningar som följd. Det finns mer att göra för att effektivisera hela processen. Men vi tycker att de lyssnar på oss när vi framför våra synpunkter. Ragunda kommun: Problemet är vilka kriterier man bedömer. Vi har svårt att själva göra den bedömningen. Vår känsla är att prioriteringsordningen är den att i första hand ska upphandlingarna genomföras juridiskt korrekt och i andra hand genomföra de upphandlingar som vi har behov av. Uppdraget kanske är för otydligt. Är det priset eller det lokala behovet som ska gälla? Ska alla få det de vill? Vill du ha exakt det du efterfrågar eller är de priset som är viktigast? Du kanske får acceptera de blå handskarna istället för de rosa ifall priset blir så mycket lägre. Som liten kommun känner vi att vi inte riktigt är prioriterad. Samtidigt så ska vi också vara självkritiska. Vi är inte heller så bra på att svara. Det är ju vår verksamhet som avgör vilka behov de har men det är ofta svårt att få svar internt vila behov som finns i verksamheten. Det saknas kunskap i verksamheten i upphandlingsfrågor och vi skulle vara behjälpta av att upphandlingskontoret kunde komma ut och informera de som jobbar med upphandlingsfrågorna ute i kommunerna. Samrådet fungerar bra. De hör alltid av sig och behöver info. Engagemanget bör dock bli bättre från vår sida. Vi borde sätta oss in i ämnet bättre så vi också kan vara med och styra bättre. Åre kommun: Avtalet säger också att de ska göra goda affärer men där brister det rejält. De lyssnar inte på oss som kund. De tar inte till sig av vår feedback vilka upphandlingsområden de ska fokusera på. De har dålig uppfattning om vem som är kunden. De har ingen bra attityd och inställning. Man brister också i affärsdelen i upphandlingarna. De har automatiska prisjusteringar där de ligger högre i pris än vad både regionen och vi själva kan åstadkomma. Vi har exempel på där vi kunnat själva minska på kostnaderna med 20 procent. De fokuserar bara på de juridiska och formella delarna vilket vi tycker är en mindre del av upphandlingsprocessen. De borde ta ledartröjan och vara expert i hela upphandlingsprocessen. Bergs kommun: Ramavtalen fungerar bra men det finns hela tiden områden att utveckla. Vi från kommunerna behöver vara aktiv. Det har brustit rejält även från vår sida. De gemensamma mötena har inte fungerat så bra. Underlaget till den gemensamma nämnden har varit bristfälliga. Vi måste hjälpas åt allihopa. Det fungerar bra när vi levererar bra underlag och det ligger ansvar även på kommunerna att leverera bra underlag. Det finns kritik från några kommuner. Den kritik som framförts är att upphandlingskontoret jobbar koncentrerat med ett steg i upphandlingsprocessen dvs. med ramavtal och för lite på utvärdering och att få bättre priser. Samtidigt, vad har vi gett dem för uppdrag? Det ligger i allas vårt intresse att reflektera kring vad vi gett dem för uppdrag. Beträffande samråd/samverkan: Vi är lite självkritiska. Det är orättvist att lägga all kritik på upphandlingskontoret. Det är upp till oss hur aktiv vi är och hur vi lägger manken till för att få till en bra samverkan. Bräcke kommun: När vi gick med så tog vi nog för lätt på uppgiften. Vi avvecklade vår egen kompetens och hoppades på att upphandlingskontoret skulle lösa det hela. Vi borde ha säkerställd den egna kompetensen innan vi avvecklade. När vi hade kompetensen in house så fanns han där och man kunde enkelt ställa frågor till honom. Vi har ännu inte hunnit skapa relationer med de nya 7

13 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU på upphandlingskontoret. De har tyvärr haft stor ruljangs på kontoret. Beträffande samråd/samverkan: Det fungerar bra. Det kan dock vara svårt för oss att skaka fram en sakkunnig inför varje upphandling. Samrådet har också varit på fel nivå. Upphandlingschefen borde vara ute på samråd och göra det med kommunledningen. Strategiska diskussioner ska vara på den nivån. Östersunds kommun: Det vi ber om ska upphandlas genomförs. Vi är med på flera ramavtalsupphandlingar. Svårt att bedöma om de lyckas få bra priser. Avstånd till leveranspunkterna höjer priserna. Vi har dessvärre ingen tjänstemannainsyn vilket är en stor brist. Det saknas också en nivå i dialogen gentemot upphandlingskontoret, en nivå där strategier och inriktning kan diskuteras. Vi är en stor kommun och i och med att upphandlingskontoret bara vill ha en sakkunnig per kommun och upphandling så blir det svårt för en person att ha koll på behoven i sin helhet inom kommunen. Som exempel så ska en person ha koll på behov och önskemål för ex. resor för hela kommunen vilket blir väldigt svårt. Vi skulle behöva fler kontaktpersoner från kommunens sida i arbetet tillsammans med upphandlingskontoret. Där behöver de bli mer lyhörd för det behovet och önskemålet. Härjedalens kommun: Det fungerar i varierande grad. Dels så har kontoret haft en stor personalomsättning. Nu har de fyllt på med personal så nu fungerar det bättre. Men med den situation som blivit med Åre så är stämningen annorlunda. Vi vill ha med våra synpunkter i ramavtalen och kanske ibland också dela på avtalen för att möjliggöra mer för vårt lokala näringsliv. Beträffande samråd/samverkan: Det krävs ett engagemang från båda håll, både från oss i kommunen och upphandlingskontoret för att det ska bli bra. Vi behöver jobba mer med kommunikationen oss mellan. Upphandlingskontoret kan bli bättre på en mer personlig kontakt med våra sakkunniga på kommunen. De kan behöva ringa ibland och inte bara mejla. Som sagt, det krävs ett engagemang från båda hållen. Vi behöver också engagera oss för att det ska bli bra. Det finns en del avtal som vi borde ha engagerat oss mer i. Upphandlingskontoret: Det fungerar till och från. Kontaktpersonerna blir ofta vår kontakt. Men det är olika från upphandling till upphandling. Vi tappar fart när vi inte får in kravställningarna från kommunen. Det blir en flaskhals. Vi behöver deras medverkan för att ställa rätt krav. Att vara överens om syfte och mål är också viktigt så man är överens om varför upphandlingen görs och vilket utfall man förväntas få av upphandlingen. Beträffande upphandlingsgruppen: Vi behöver vara initiativtagare för att mötena ska äga rum. Vi har en känsla av att merparten vill nog slippa det. Meningen med gruppen är att strategiska diskussioner ska kunna föras där men det har blivit mer av ett informationstillfälle för att berätta om genomförda upphandlingar och kommande. Tanken var att kommunerna skulle använda möten till att ställa frågor till oss om strategier inom avtalsområdena. I de kommuner som har en tydlig lokal upphandlingsgrupp (LUG) fungerar det bra och det är ett bra driv men i de kommuner som inte har utsedda LUG grupper fungerar det inte, där måste vi driva på för att få till möten. 8

14 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Strategier, affärsmässighet, juridiska och kommersiella krav I enlighet med samverkansavtalet ska nämnden och upphandlingskontoret vid gemensamma upphandlingar ansvara för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner och mot särskild debitering kunna användas i kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. Sammanfattningsvis så finns det en hög grad av Om kommunerna samstämmighet i hur kommunerna upplever att nämnden och bestämmer att de vill upphandlingskontoret lever upp till ansvaret för strategi, begränsa utbudet och affärsmässighet, juridiska och kommersiella krav. Flera av de valmöjligheterna så kan intervjuade menar att upphandlingskontoret fokuserar i mindre vi också få bättre priser. grad på arbetet med att utveckla strategier för att förbättra och Man behöver ha en utveckla. Återkommande synpunkter är att kommunerna skulle styrning för att optimera vara mer betjänt av ett kombinerat upphandlings- och och pressa priserna. Men inköpskontor där fokus läggs mer på analyser, strategier, idag har vi ingen uppföljningar och på att göra bättre affärer. Samtidigt upplevs det möjlighet att styra då också att upphandlingskontoret fått onödig kritik då inte kommunerna fattar de kommunerna alla gånger engagerat sig i kravspecifikationerna och besluten själv och oftast inte heller i så stor utsträckning involverat den egna på verksamhetsnivå. verksamheten. Åre kommun, som nu valt att lämna samverkan, -Upphandlingskontoret menar att de genom att fokusera mer på affärsdelen på egen hand lyckats fått ner priserna på helt andra nivåer än vad upphandlingsnämnden lyckats med något som de övriga samverkanskommunerna reagerat på. Beträffande råd och stöd så efterfrågas också en bättre dialog och ett utvecklat bollplank. För flera kommuner har SKL och upphandlingsmyndigheten blivit de som mer står för den delen. Det finns önskemål om att upphandlingskontoret ska kunna vara en serviceorganisation för råd och stöd och att dela med sig av rutiner och grundmallar för till exempel direktupphandlingar, dokumentation, upphandlingar, avtal, uppföljningar. Fyra av sju kommuner använder upphandlingskontoret till kommunspecifika upphandlingar och/eller till att kvalitetssäkra egna förfrågningsunderlag. En modell som lyfts fram av Krokoms kommun är att i större utsträckning än idag använda kompetens ute i kommunerna som genom samordning av upphandlingskontoret kan genomföra kommunspecifika uppdrag åt andra kommuner medan kontoret istället skulle fokusera på de mer övergripande. Beträffande affärsmässigheten och att få till bättre priser så pekar kontoret på några punkter som försvårar det arbetet. Dels så behövs en tydligare styrning ute i kommunerna och en begränsad valfrihet på vad man kan välja ifrån. Det behövs också en resurs som tar helhetsgreppet i kommunerna. Som det är idag så väljer respektive förvaltning oftast självständigt vilket inte optimerar priserna. Det behövs också ett större Affärsmässigheten har diskuterats. Det borde vara större fokus på att göra bättre affärer. Det de levererar idag är stödtjänster. Upphandlingskontoret gör dock sitt bästa för att uppfylla alla krav som ex hållbarhet. De tittar på olika affärsmodeller och de för en diskussion med de sakkunniga. Men det är kanske på fel nivå? -Strömsunds kommun 9

15 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU engagemang från kommunernas sida, inte minst från upphandlingsgruppernas sida och också mer av en strategisk dialog för att få till bättre och lönsammare upphandlingar. Bergs kommun: Upphandlingskontoret lever upp till våra förväntningar samtidigt som vi måste vara mer pådrivande och hjälpas åt med vår kompetens. De har sakkunskapen och vi som beställare måste tala om vad vi behöver. Upphandlingskontoret har en bra kompetens. De tillhandahåller den kompetens som vi behöver. Däremot behöver uppföljningarna bli bättre och utvecklas. Där upplever vi inte att upphandlingskontoret varit lyhörda utan skakat av sig kritiken. Nu har man tagit till sig den och sagt att de ska jobba med uppföljning. Synd att de inte har tagit till sig kritiken tidigare. Samtidigt har vi ett ansvar i kommunen för att uppföljning sker. Vi har använt upphandlingskontoret som kvalitetssäkrare även i kommunspecifika upphandlingar. Vi använder de i ganska hög grad särskild vid förenklade upphandlingar. Åre kommun: Vi är inte öppen med att gå tillbaka. Vi tjänar alldeles för mycket av att stå utanför. Det finns inte på kartan för oss att backa från vårt beslut att lämna utan nu samverkar vi med regionen istället. Vi har identifierat sjuttio avtal som regionen nu kommer sköta åt oss. Regionen har en helt annan inköpsprocess och lyckas därför få ner priserna på helt andra nivåer. Upphandlingskontoret koncentrerar sig bara på den juridiska delen medan regionen fokuserar på själva affärsdelen. Vi lägger nu mer tid på förarbetet och vi får därmed ett bättre resultat. Det är inte så lätt att bara lära sig den delen utan de kräver en erfarenhet som inköpsavdelningen på regionen har. De förslag på upphandlingar som kommit från upphandlingskontoret är så små. De borde tittat mer på större områden där effekterna ger mer. Men för det krävs ett helt nytt kontor och en ny kompetens. Att försöka omvandla GNU till något annat är en för lång och omständlig process. Historiskt har vi inte använt dem till kommunspecifika upphandlingar, detta då de sällan haft tid att hjälpa oss med det. Härjedalens kommun: De som jobbar på upphandlingskontoret har inte full koll på marknaden i Härjedalen. Det kan lätt bli ett Östersunds perspektiv. Vore bra om vår kontaktperson kunde sätta sig in i våra strategier och vårt tänk kring att utveckla det lokala näringslivet och där det går att påverka genom upphandling. Vi funderar ju också utifrån vad Åre har kommit fram till beträffande affärsmässigheten och avtalsuppföljning. Vi är intresserad av att få de bästa upphandlingarna och bra priser. Den stora frågan är, har vi det idag? Det finns en del områden där vi skulle tjäna på att ha ett bättre upplägg. Dynamiska inköpssystem skulle exempelvis vara bra att införa. En central fråga är hur kan vi förstå marknaden och utifrån den kunskapen göra bättre upphandlingar. När personalbristen var som störst på upphandlingskontoret så var det svårt att få svar och stöd som vi behövde och efterfrågade. Vi hoppas att det nu ska bli bättre. För vi behöver och vill gärna använda dem som bollplank och stöd. Vi använder oss inte av den möjligheten till kommunspecifika upphandlingar. Däremot har vi vid några tillfällen använt dem för att kvalitetssäkra våra förfrågningsunderlag. Ragunda kommun: Det finns olika sätt att genomföra upphandlingar. Vår känsla är att de inte vågar testa gränserna utan tar de säkra korten. På ett sätt känner vi oss lite lurade. Vi trodde det var mer proffsigt än vad det faktiskt är. Vi har trott att det fungerar bra men när vi ser vilka ekonomiska effekter Åre har fått när de nu gör det själva så börjar vi också fundera. Affärsmässigheten verkar inte vara så bra. De kan ju också vara så att de jobbar med fel upphandlingar. De saknas en nivå mot upphandlingskontoret där vi kan vara mer aktiv och prata strategier. Det behöv en annan närhet än vad vi har idag. Kan man göra som Åre och kliva på regionens avtal och lyckas kapa sina kostnader så är det något som inte fungerar som det ska beträffande affärsmässigheten. Våra behov och önskemål i mindre volymer kommer sällan med men vi stämmer väl in när det gäller de större volymerna. Vi behöver bli bättre på hemmaplan att se vad vi behöver vara med på och involvera verksamheten i det arbetet. Vi använder inte oss inte 10

16 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU av upphandlingskontoret för de kommunspecifika upphandlingarna utan det gör vi oftast själva i direktupphandlingar. Vi har på det stora hela inte så många egna upphandlingar. Bräcke kommun: De lever upp till de kraven. Vi vet inte ifall det finns något formellt forum där diskussioner om vad som ska in på listan för gemensamma upphandlingar sker. En sådan dialog borde vara mer strukturerad där vi som kommun också deltar i. Beträffande råd och stöd: Det bygger på att det finns en relation och att den skulle fungera på samma sätt som om vi hade kompetensen i huset. Vi har ännu inte byggt den relationen men de nya i organisationen. Den gemensamma nämndens uppdrag och arbetssätt är dock oklart. Vi använder dem i hög uträckning att kvalitetssäkra våra upphandlingar och också att genomföra kommunspecifika upphandlingar. Krokoms kommun: Det är viktigt att det görs en analys/kunskapsinsamling inför varje upphandling. Vi ser gärna att upphandlingskontoret arbetar mer med dialogmöten och träffar med branschorganisationer. Avtalsuppföljning, vem jobbar med det? Pris, rabatter osv och att ev. omförhandla om saker och ting händer under avtalstiden. De borde göras gemensam sak i uppföljningar. Vi skulle vara mer betjänt av ett gemensamt inköp/upphandlingskontor där mer fokus läggs på analys, strategi och planering dvs. mer fokus på före och efter stegen. Vi får inte riktigt det stödet som vi skulle vilja ha. De har blanketter som vi ska fylla i med våra funderingar men vi vill ha en bättre dialog istället. Upphandlingskontoret skulle kunna vara mer aktiv och ha en dialog med oss om vad som kan vara klokt att upphandla. De skulle kunna förtydliga sin planering om när på året upphandlingarna ska genomföras. Det möjliggör en bättre planering inom kommunen. En del kommunspecifika genomförs av upphandlingskontoret men det har varit svårt att få deras tid till det. En annan arbetsmodell vore att de samlade in alla kommunspecifika önskemål för att se om någon kommun vore intresserad av att genomföra den på uppdrag av flera kommuner medan upphandlingskontoret istället skulle fokusera på de mer övergripande. Strömsunds kommun: Affärsmässigheten har diskuterats. Det borde vara större fokus på att göra bättre affärer. Det de levererar idag är stödtjänster. Upphandlingskontoret gör dock sitt bästa för att uppfylla alla krav som ex hållbarhet. De tittar på olika affärsmodeller och de för en diskussion med de sakkunniga. Men det är kanske på fel nivå? Dialogen borde också föras på kommunledningsnivå om vad vi ska prioritera. Chefen för Upphandlingskontoret är en viktig resurs och ska ha koll på vad som är strategiskt viktigt. Samtidigt är vi också åtta kommuner med stor spridning vilket kan vara svårt att få till det strategiska eftersom vi är så spretiga. Det skulle också behövas fler sakkunniga som är med i upphandlingsförfarandet. Beträffande råd och stöd: Det kan definitivt bli bättre. Det är viktigt med juridisk kompetens och i dag rådfrågar vi aldrig upphandlingskontoret i juridiska frågor utan i första hand upphandlingsmyndigheten då det är svårt att få kontakt med de med juridisk kompetens på upphandlingskontoret. I och med att nämnden tar beslut en gång per år så blir det en trög process. De avtal som upphandlingskontoret upphandlar ska följas upp av dem vilket inte görs fullt ut. Vi har inte heller använt upphandlingskontoret för att genomföra egna kommunspecifika upphandlingar men nu gör vi det pga. av tidsbrist. Östersunds kommun: De genomför ramavtalsupphandlingar som sedan uppdateras mest rutinmässigt i samband med att det upphandlas nästa gång men de arbetar inte med strategier för att förbättra och utveckla. Det brister i uppföljningarna, där borde upphandlingskontoret bli bättre att följa upp avtalen. Det har också riktats en orättvis kritik mot upphandlingskontoret. Kommunerna har inte heller engagerat sig i kravspecifikationerna. Vi borde ha personer som är dedikerad den uppgiften. Det är viktigt att engagemanget kommer inifrån kommunen. Vi använder upphandlingskontoret till viss del för deras kompetens inom LOU. Då kommunen har egen juridisk kompetens används den egna kompetensen i första hand. Vi använder upphandlingskontoret för att 11

17 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU kvalitetssäkra våra egna upphandlingar men det är upp till förvaltningarna att göra det och där kan uppstå en brist ibland att det inte görs. Upphandlingskontoret: Om kommunerna bestämmer att de vill begränsa utbudet och valmöjligheterna så kan vi också få bättre priser. Man behöver ha en styrning för att optimera och pressa priserna. Men idag har vi ingen möjlighet att styra då kommunerna fattar de besluten själv och oftast på verksamhetsnivå. Det kommer önskemål från anställda vad de vill ha i stället för att styrningen kommer uppifrån att det här har vi bestämt att man kan välja på. Man handlar vad man vill för att man kanske tycker något är snyggare. Man borde hålla sig till de avtalade produkterna i sortimentet och styra dem att hålla sig inom det. Det handlar väldigt mycket om styrning. Det är en omställning att gå från fritt till att styra. Vi upplever också att man tappar helheten. I en större kommun som Östersund så arbetar man mer utifrån förvaltningens behov och får inte hela kommunens syn och krav i upphandlingen. Utvecklad samverkan Upphandlingskontoret borde öppna upp och lyssna på den konstruktiva kritiken. Vi vill samverka men på ett bättre sätt. Det viktigaste är att vi ganska snart kommer vidare. Vi vill ha en samverkan men en bättre samverkan och gärna med regionen. Alla kommer att behövas. -Krokoms kommun I och med att Åre valt att lämna upphandlingssamverkan så pågår det en diskussion ute i kommunerna hur en fortsatt samverkan kan se ut och eventuellt utvecklas. Flera av kommunerna menar att det är för mycket med två upphandlingskontor i ett litet län som Jämtland och vill gärna se ett närmande mot regionen för att på så sätt utveckla en bättre och gemensam samverkan kring upphandlingsfrågor. Samtidigt menar bl.a. Strömsunds kommun att kommunerna glömt syftet med nämnden och befintlig samverkan och att en utvärdering av samarbetsavtalet och samverkan behöver först göras innan man kan ta nästa steg. Härjedalen menar att det inte finns en automatik i framgång för samverkan genom att byta organisation. Även Bräcke ställer sig frågande till en gemensam lösning med regionen. Alla är dock eniga om att en upphandlingssamverkan i någon form behövs och att det finns behov av en gemensam kompetens som ligger steget före för att kunna göra bättre upphandlingar. Från upphandlingskontorets sida så lyfter man fram några försvårande omständigheter med en samverkan med regionen som behöver belysas ytterligare. Komplexiteten i upphandlingarna kommer sannolikt att öka och det kan bli svårare att få med kommunspecifika önskemål. I ställning till regionen så blir en enskild kommun liten och det kan vara svårt att ta hänsyn till en enstaka kommuns krav och upphandlingarna kommer sannolikt också ta längre tid. Grundproblemet är att det inte räcker med att politikerna styr genom den gemensamma nämnden och att sedan tro att verksamheten ska fungera. Kommunerna och upphandlingskontoret borde prata mer med varandra för att kunna få rätt styrning. -Ragunda kommun Bräcke kommun: Det har varit för mycket fokus på upphandlingskontoret vara eller icke var och för lite på ledning och styrning. Vi ställer oss frågande till vad som skulle bli bättre med att vi hade en gemensam lösning med regionen. Är det ens möjligt? Vad skulle bli bättre? Blir det billigare? Är det bara frågan om ledning och styrning så är det ju inte säkert att det blir bättre på regionen. En 12

18 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU omorganisation skulle dessutom kunna bidra till att vi tappar fart och att det uppstår en ledningssvacka. Vi som liten kommun tycker vi får mycket tillbaka i den samverkan vi har idag. Östersunds kommun: Vi tror att vi kan göra bättre affärer tillsammans med regionen. Några upphandlingar kan vi genomföra själva, andra skulle vi kunna lägga på en gemensam samverkansnämnd och övriga på t.ex. Kommentus. Om vi vill ha hjälp med även annat då behöver upphandlingskontoret lyssna på oss. Saknas det ex. riktlinjer och policys så behöver de tänka om och hjälpa till i de delarna. Vi behöver deras kompetens att försöka förutse och ligga steget före. Om vi inte har den kompetensen så vet vi inte heller vad vi behöver göra för att göra bättre upphandlingar. Då blir det fel att upphandlingskontoret hänvisar att det inte ingår i deras uppdrag. Där behöver de vara mer flexibla och tillmötesgående. Krokoms kommun: Upphandlingskontoret borde öppna upp och lyssna på den konstruktiva kritiken. Vi vill samverka men på ett bättre sätt. Vi tycker det är viktigt att det tydligt framgår att Östersunds kommun inte har/eller ska ha några extra fördelar bara för att Upphandlingskontorets personal rent praktiskt är anställda av Östersunds kommun. Upphandlingskontoret är ett samarbete inom länet och ska vara fristående. Det viktigaste är att vi ganska snart kommer vidare. Vi vill ha en samverkan men en bättre samverkan och gärna med regionen. Alla kommer att behövas. Däremot behövs inte alla nämnder. Strömsunds kommun: När vi deltar i samarbetet så borde det ske på lika villkor. De som är kontaktpersoner har inte samma befogenheter och tid att arbeta med frågan och då haltar samverkan. Vissa saker behöver likriktas. De delar som ingår i samarbetet behöver organiseras på liknande sätt i kommunerna. Vi har årligen diskuterat hur vi ska jobba framöver. Samarbete behövs och Upphandlingskontoret arbetar på ungefär samma sätt som det görs i övriga landet. Man glömmer syftet med nämnden och den samverkan vi har. Vi har länge talat om att vår samverkan behöver utvärderas och även samverkansavtalet och uppdraget men det blir ingen verkstad. Det känns som om det är svårt att komma till ett beslut. Vi borde börja i den änden innan vi börjar prata om att gå in i något nytt. Bergs kommun: Upphandlingssamverkan är en nödvändighet oavsett om det bedrivs i nuvarande nämndsform eller om vi lägger in det i den nya samverkansnämnden. Beträffande en egen nämnd eller att nuvarande upphandlingssamverkan ingår i den Samverkansnämnd som vi alla åtta kommuner och regionen nu har bildat, så kan den också vara lämplig att använda även för upphandlingssamverkan. Ett av syftena med denna samverkansnämnd är att samla olika samverkanssamarbeten under en och samma nämnd i stället för att ha olika nämnder som bl.a. kan bli ineffektivt. Ragunda kommun: Upphandlingskontoret kom tidigare en gång per år och informerade. Nu känns det som om vi kommit långt ifrån varandra. Grundproblemet är att det inte räcker med att politikerna styr genom den gemensamma nämnden och att sedan tro att verksamheten ska fungera. Kommunerna och upphandlingskontoret borde prata mer med varandra för att kunna få rätt styrning. Härjedalens kommun: Det pågår en diskussion kring den gemensamma nämndens vara eller icke vara där vi är med. Dock har vi svårt att se att en annan samverkan kring upphandlingsfrågor skulle vara bättre. Vi borde gräva där vi står och utveckla den samverkan, organisation och processer som redan finns etablerad i länet. Samverkan är ett givande och tagande och vi kan också vara ett stöd i affärsmässigheten i de fall vi har kompetensen. Upphandlingskontorets fokus i uppdraget ska ligga på medlemskommunernas behov och önskemål. Där är vi åtta olika parter med olika förhållanden, mål, strategier och viljor som de måste hantera och förstå. Det gäller i och för sig oavsett om vi 13

19 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU samverkar i Upphandlingskontoret eller väver in upphandlingssamverkan i en annan organisation. Det finns ingen automatik i framgång för vår samverkan genom att byta organisation. Åre kommun: Övriga kommuner har kanske inte riktigt prioritera den här frågan. Men när vi nu visar dem vad det går att tjäna för pengar så har de blivit mer intresserade. När vi startade processen hos oss så har vi haft en öppen dialog med upphandlingskontoret och försökt få dem att se på processen som vi gör och kommit med förbättringsförslag och få dem att dra nytta av samarbetet. Vi upplevde att responsen var dålig och att de tyckte att vi var ett problem. Vår ambition var inte att lämna men när vägen var stängd så valde vi att lämna. Vi är inte öppen med att gå tillbaka. Vi tjänar alldeles för mycket av att stå utanför. Vi uppmanar också de övriga kommunerna att göra det också så vi gemensamt kan skapa ytterligare fördelar. Upphandlingskontoret: Skulle vi samverka med regionen så ökar komplexiteten och upphandlingarna kommer ta längre tid. De blir många parter som ska ge och ta och då kommer upphandlingarna också ta längre tid. Vi upplever att våra processer kan bli mer effektiva om det är bara kommunerna som ingår. Det kan vara svårare att få med kommunspecifika önskemål i större regionala upphandlingar. 14

20 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Den gemensamma nämnden (GNU) Den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan styrs av nio ledamöter där varje kommun har en ledamot vardera medan Östersunds kommun har två. Av de nio ledamöterna är det för närvarande enbart två som samtidigt är kommunstyrelsens ordförande i den egna kommunen. Nämnden har också nio ersättare. Nämnden styr över det gemensamma upphandlingskontoret och sammanträder fyra gånger per år. Samtliga politiska företrädare från både majoritet och opposition har kontaktats för att ges möjlighet att dels svara på en enkät om upphandlingssamverkan och också för att delta i en intervju. Av sexton politiker har tretton deltagit i intervjuerna. Upphandlingssamverkan Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att på så sätt kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Sammanfattningsvis så upplever de politiska företrädarna att det finns mycket som fungerar bra men också det som behöver utvecklas. Det uttrycks en del självkritik från politikens sida att man inte prioriterat upphandlingsfrågorna tillräckligt. Samtliga menar man samfällt att det behövs en samverkan kring upphandlingsfrågor men att uppdraget till nämnden och kontoret kan behöva utvecklas och uppdateras. Det uttrycks som en diskrepans mellan förväntningar och det uppdrag de fått. Frågan om utökad politisk tid för GNU lyfts också fram för att få en tydligare politisk styrning i upphandlingsfrågor. Nämnden och upphandlingskontoret följer det uppdrag som de fått. Problemet är att det finns en diskrepans med vad vi i kommunerna förväntar sig att de ska göra och vad inriktningen för upphandlingssamverkan och uppdraget är. -Jonas Andersson (S) Anders Häggkvist (C) Härjedalens kommun: Vi vill börja med att vara självkritiska. Vi har inte deltagit i den gemensamma nämndens möten i den utsträckning vi borde ha gjort. Vår delaktighet har kunnat varit bättre. Från politiskt håll har vi inte varit duktiga på att leva upp till vår del av samarbetsavtalet. Det beror framför allt på en rörig mandatperiod med bl.a. skifte i majoritet. AnnSofie Andersson (S) Östersunds kommun: Min känsla är att det går mycket på slentrian. Man gör som man tidigare gjort och förbättringsarbetet sker inte. Vi har kanske inte heller prioriterad GNU och vilken vikt vi lägger på nämnden så vi kan styra mer politiskt. Idag har ordförande bara två timmar i veckan till sitt förfogande. Då blir det mer av juridik än politik. Vi kanske inte riktigt inser vilket verktyg det kan vara om det får rätt förutsättningar. 15

21 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Pär Jönsson (M) Östersunds kommun: Vi behöver samverka för att få till bättre affärsvillkor. I och med att vi är fler som samverkar kan vi få upp volymen vilket också gör att vi kan få till bättre priser. Att hålla ner administrativa kostnaderna ligger också i vårt intresse. Jonas Andersson (S) Ragunda kommun: Nämnden och upphandlingskontoret följer det uppdrag som de fått. Problemet är att det finns en diskrepans med vad vi i kommunerna förväntar sig att de ska göra och vad inriktningen för upphandlingssamverkan och uppdraget är. Theresa Flatmo (C) Bräcke kommun: Som opposition har vi inte heller insyn på samma sätt som majoriteten. Det finns mycket att jobba med och förbättra. Finns exempel där kostnader har dragit iväg för att verksamheten inte gått på den upphandlande avtalslistan. Maria Söderberg (C) Krokoms Kommun: Vi har hört att en del kritik riktats mot upphandlingskontoret men vi tycker samtidigt att det är viktigt att få en gemensam bild av vad kritiken består av. Samtidigt behöver vi också utvärdera oss själva. Vi har försökt utveckla den interna organisationen men vi är ännu inte i mål med det arbetet. Som förtroendevalda är det svårt att veta hur nära vår organisation är upphandlingskontoret. Susanne Hansson (S) Strömsunds kommun: Det är svårt att veta hur väl man lyckats med uppföljning av avtal. I kommunstyrelsen får vi inte den uppföljningen och informationen. Det är väl i och för sig vårt ansvar. Vi har inte tidigare haft en representant från KS i den gemensamma nämnden men nu har vi den kopplingen så då borde möjligheten till information och dialog kunna bli bättre. Vi behöver samverka för att få till bättre affärsvillkor. I och med att vi är fler som samverkar kan vi få upp volymen vilket också gör att vi kan få till bättre priser. Att hålla ner administrativa kostnaderna ligger också i vårt intresse. Sven-Åke Draxten (S) Bräcke kommun: Vi från ägarna har satt budgeten som upphandlinskontoret har. Från kommunens sida har vi ju kunnat satsat mer i nämndens arbete vilket vi inte gjort och då har det också inneburit begränsning för kontoret. En annan utmaning har varit att vi har utbildat kompetens på kontoret som sedan går vidare till andra arbetsgivare. 16

22 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Upphandlingsstrategier utifrån politikens perspektiv Upphandlingspolicyn är ett politiskt fastställt dokument och det är den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån den tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Sammanfattningsvis så upplevs det från politiskt håll att det varit svårt för kommunerna att få det stöd man efterfrågat som exempelvis support i mer komplicerade upphandlingar som kommunen inte själva klarar av. Det uttrycks också en önskan om att kontoret och nämnden ska arbeta mer strategiskt och proaktiv i upphandlingsfrågor, från att ställa tydligare politiska krav i upphandlingar till att effektivisera upphandlingsprocessen. Flera menar också att det är viktigt med uppföljningar för att säkerställa att kommunerna verkligen betalar det pris som är avtalat om. Göran Espmark (C) Strömsunds kommun: Upphandlingskontoret ska också vara ett stöd till oss som kommun i våra egna upphandlingar men det har varit svårt att få den hjälp vi har behövt. Vi har utökat budgeten men har inte fått utökad hjälp. Ibland när vi söker stöd så får vi inte det för Viktigt med den strategiska diskussionen och få bättre koll på vilka upphandlingar som är på gång. Vi borde regelbundet ha upphandlingsfrågorna på kommunstyrelsens bord och att det där fanns en diskussion för upphandlingsfrågorna. Vi borde styra upphandlingarna mer politiskt. -Maria Söderberg (C) att de saknar resurser. Upphandlingskontoret och samverkan bygger på att kommunerna har kontaktpersoner och det verkar vara skiftande hur mycket kommunerna har lagt resurser på det. Jonas Andersson (S) Ragunda kommun: Ibland kan vi uppleva att de är lite för mycket av en utförarorganisation. Vi skulle gärna se att de tog en liten mer aktiv roll istället för att vänta på avrop. En liten kommun som Ragunda har inte själv resurserna eller kompetensen att granska upphandlingarna i försök att effektivisera dem. För vår del skulle det vara bättre om de var mer drivande och inte bara en stöttande funktion. Men återigen, det är ju trots allt deras uppdrag. Maria Söderberg (C) Krokoms kommun: Viktigt med den strategiska diskussionen och få bättre koll på vilka upphandlingar som är på gång. Vi borde regelbundet ha upphandlingsfrågorna på kommunstyrelsens bord och att det där fanns en diskussion för upphandlingsfrågorna. Vi borde ha samråd som vi har med exempelvis Gymnasieförbundet. Vi borde styra upphandlingarna mer politiskt. AnnSofie Andersson (S) Östersunds kommun: När vi politiskt pratar om upphandlingar så är det oftast om livsmedel vi pratar om. Men vi borde också borde diskutera vad som är politiskt viktigt inom fler upphandlingsområden och inte bara inom livsmedel. Som exempel så borde vi fundera på hur vi ställer sociala krav som att ta emot praktikanter vid byggentreprenader något som är viktigt för oss som kommun. Upphandlingskontoret gör inte fel men det kan vara för stort fokus på juridik och pris. Följer vi sedan upp avtalen? Man tjänar sannolikt fort in en tjänst som kan jobba med uppföljningar av avtal som säkerställer att vi har rätt priser. Elise Ryder Wikén (M) Bergs kommun: Det jag upplever är kanske att vi inte kan få hjälp i upphandlingar som vi verkligen skulle behöva. Vi skulle vilja ha en kvalitetsupphandling inom vården men det kan vi inte få hjälp med för det säger man är för komplicerat och tar för mycket tid. Vi skulle vilja ha expertkompetensen och få hjälp med såna upphandlingar. 17

23 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Theresa Flatmo (C) Bräcke kommun: Upphandlingspolicyn bryts nu och då och det är beklämmande. Från företagen finns en frustration över att det inte funkar. Det finns mycket som kan förbättras. Det finns en ambition att vi ska satsa på de gröna näringarna och då är det viktigt att vi lever upp till det även på kommunen. För hantverkstjänster verkar det fungerar bättre med flera lokala leverantörer. Sven-Åke Draxten (S) Bräcke kommun: Det pratas mycket om LOU ute i kommunerna men det är inte så att de frågorna diskuteras med oss i nämnden eller med kontoret. Viktigt att vi nyttjar de resurser som finns. Det är upp till kommunerna att använda sig av den kompetens som finns. Jag tycker att vi har nytta av upphandlingskontoret och vi har inte själva den kompetensen när det gäller större och mer komplicerade upphandlingar. Större volymer ger oss också förhoppningsvis bättre priser. Anders Häggkvist (C) Härjedalens kommun: som jag har förstått det så lever upphandlingskontoret upp till det juridiska. Men minst lika viktigt är det med uppföljningar av avtal och det borde nämnden och kontoret jobba mer med. De gemensamma upphandlingarna inom livsmedel känns inte riktigt vara skräddarsytt för oss så där får vi ta egna vägar och lösningar. Vi befinner oss avståndsmässigt långt bort och det kan kräva helt andra lösningar än ex. för Östersund. Tillgång till service kan många gånger vara viktigare än prislappen. Exempelvis om en kopiator går sönder då är det många gånger viktigare att det åtgärdas snabbt än att vi har den billigaste servicen. Dröjer en lagning så kan det kosta betydligt mer. Pär Jönsson (M) Östersunds kommun: Min uppfattning är att kommunen ska köpa in av lokala leverantörer i den mån det är möjligt för att på så sätt stärka det lokala näringslivet och också kunna minska på transporterna. Ett problem har varit att man inte får leverera till en punkt utan kraven har varit att man ska leverera till flera ställen vilket inte är helt enkelt för en mindre potatisodlare. Varudistributionen verkar vara mer anpassad för stordrift. Susanne Hansson (S) Strömsunds kommun: Vi kanske också har för stora förväntningar i förhållande till det uppdrag de fått. Vi behöver se över själva uppdraget och anpassa det efter våra förväntningar. De gör säkert det de ska medan vi på kommunerna väntar på att de ska göra mer. 18

24 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Utvecklad samverkan Hur ser de politiska företrädarna på nuvarande samverkan och hur skulle den eventuellt kunna utvecklas? Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? Verksamheten måste genomlysas ytterligare särskilt när det har visat sig att det inte fungerar helt optimalt. Man kanske kan lösa det genom att kommuner som har upphandlingskompetens kan bidar med den även i gemensamma upphandlingar. Det ter sig överorganiserat i länet kring upphandlingsfrågor med två upphandlingskontor. -Pär Jönsson (M) Sammanfattningsvis så är bilden att politiken önskar ett omoch nytag kring upphandlingssamverkan och att ägarkommunerna lyfter den för dialog på en mer strategisk nivå där förväntningarna kan tydliggöras i vad som ligger i kommunerna ansvar och vad som är upphandlingskontorets. Det uttrycks också en besvikelse över att Åre lämnat samverkan utan att först ha initierat en politisk dialog. Samtidigt har det också varit en väckarklocka för att vilja titta på nya modeller och för att genomlysa verksamheten. Politiken menar att diskussionen behöver tas ifrån grunden och utgå från hur de gemensamt ska se på samverkan och strategier kring upphandling och också om regionen eventuellt ska involveras i en utvecklad samverkan. En eventuell utökad samverkan med regionen behöver särskilt analyseras med fokus på vad som är möjligt att samverka kring och för- och nackdelar med en sådan lösning. Elise Ryder Wikén (M) Bergs kommun: Vi kanske efterfrågar andra saker idag än vad vi gjorde när det bildades. Det -Pär Jönsson (M) verkar också finnas kompetens ute i kommunerna som vi borde samverka mer kring och jag tror att man borde vara mer öppen och ödmjuk för att använda kompetens ute i länet. Jag kan också tycka det är onödigt med två nämnder och vi borde kunna samordna oss till en. Jag tror att upphandlingskontoret ska vara kvar och då har man två möjligheter. Det ena är att vidga uppdraget till att också omfatta mer komplicerade upphandlingar och också tillsammans med regionen. Anders Häggkvist (C) Härjedalens kommun: Vi är kluven i länet. Vi behöver samarbeta mer och bättre. Det kan ibland vara knepigt att få till den samverkan. Får vi en centralisering till Östersund så kan vi tappa kompetens. Det vore intressant att titta på en modell där vi nyttjar den kompetens som finns ute i kommunerna även till gemensamma upphandlingar. Vi behöver kraftsamla och gärna tillsammans med regionen. Vi kommer även fortsättningsvis att jobba med egna kommunala upphandlingar men det är viktigt att vi kraftsamlar kring de gemensamma. Nämnden behöver utrymme och resurser för mer strategisk politisk dialog och omvärldsbevakning. Vi behöver snäppa upp oss. Vi behöver fundera om beställningen ska vara på ett annat sätt. Vi ägarkommuner kan behöva prata om de här frågorna på en mer strategisk nivå. -AnnSofie Andersson (S) Theresa Flatmo (C) Bräcke kommun: Att det ska ingå i den nya gemensamma nämnden som vi har med regionen vore klokt. Jag tror att det är viktigt att vi samverkar i så många frågor vi bara kan. Det handlar inte att vi ska göra stora upphandlingar utan bättre. När det gäller uppföljning tror jag att många kommuner inte gör det. Strategier inför är också viktigt. 19

25 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Susanne Hansson (S) Göran Espmark (C) Strömsunds kommun: Det är olyckligt att Åre lämnar och att Östersund samtidigt ger uttryck för att de inte heller ska vara med utan större hänsyn och dialog med oss övriga kommuner som har avhänt sig kompetensen till förmån för upphandlingskontoret. Det blir sårbart och vi blir besviken. Vi har ett större ansvar än så och det är viktigt att vi kan lite på varandra och att man inte bara kliver ut utan har dialog kring det. Naturligtvis behöver vi syna verksamheten men det är viktigt att vi för en dialog kring det. Idag har vi ett fungerade upphandlingskontor och det vore trist om vi ska rasera det. Vi ser att det finns kvar men att vi gemensamt undersöker möjligheten att samverka med regionen även om en sådan lösning kan ta tid. Pär Jönsson (M) Östersunds kommun: Verksamheten måste genomlysas ytterligare särskilt när det har visat sig att det inte fungerar helt optimalt. Man kanske kan lösa det genom att kommuner som har upphandlingskompetens kan bida med den även i gemensamma upphandlingar. Det kan kanske också delas upp mer geografiskt. Det ter sig överorganiserat i länet kring upphandlingsfrågor med två upphandlingskontor. Det finns ett värde att se om man kan samarbeta med regionen. Vi kanske också borde se över möjligheten att samarbeta med övriga kommuner utanför länet och även med andra län. Maria Söderberg (C) Niklas Rhodin (S) Krokoms kommun: Det är viktigt att vi har kompetensen i upphandlingsfrågor och att vi förstår hur det fungerar. Det är svårt för små kommuner att samverka utan ett gemensamt kontor och också på egen hand få bra priser. Det är viktigt med en gemensam samverkan över kommungränserna. Man borde kunna samordna sig med den nya regionala nämnden. Vi har tidigare fått svar från upphandlingskontoret att det inte går och det skulle vara bra om vi juridiskt fick klart för oss vad som är möjligt att samverka med regionen kring och också titta på både för och nackdelar med en sådan samverkan. AnnSofie Andersson (S) Östersunds kommun: Från politiken är jag inte säker på att man känner att man prioriterat upphandlingsfrågorna. Nämnden behöver utrymme och resurser för mer strategisk politisk dialog och omvärldsbevakning. Vi behöver snäppa upp oss. Vi behöver fundera om beställningen ska vara på ett annat sätt. Vi ägarkommuner kan behöva prata om de här frågorna på en mer strategisk nivå. Jag önskar att Jämtland trots sin litenhet tar till vara på kompetensen och lyfter frågorna till politiken så att vi även fortsättningsvis samarbetar kring upphandling. Det behövs ta ett nytag kring nämnden och kontorets uppdrag. Det kan behövas uppgraderas tillsammans med regionen. Gunilla Zetterström-Bäcke (S) Härjedalens kommun: Jag tycker att den gemensamma nämnden ska ingå tillsammans med upphandling av sjukvårdsprodukter och den nya nämnden på regionen. Onödigt att ha en massa olika nämnder där det ska sitta både politiker och tjänstemän. VI har inte möjligt att åka till Östersund för många olika möten som ofta också är korta. Vi har lång väg att resa och de möten vi deltar i blir ofta väldigt ineffektiva. Vi lägger till nya forum istället för att slå ihop dem och utveckla dem vi redan har. Vi borde samla oss mer och samordna oss så vi nyttjar både tid och kompetens på bästa sätt. Jonas Andersson (S) Ragunda kommun: Upphandling är en fråga som vi politiskt behöver bli mer aktiv i. Behövs de verkligen tre olika organ? Vi behöver fundera på vilka funktioner som ska ligga i de olika organisationerna. Vi skulle behöva diskutera det politiskt och börja från ett blankt blad. Den diskussionen har ännu inte blivit konkret. Länet skulle vinna på att ha den diskussionen från grunden kring hur vi ser på samverkansfrågor och upphandlingsfrågor. Ragunda vill även fortsatt delta i samverkan kring upphandling. Vi har inte resurserna att stå på egna ben. Vi vill dock se en lösning där rollerna tydliggörs i vad kommunerna ansvar är och vad upphandlingskontoret är. 20

26 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU En problematik är att det finns olika uppfattningar i vad uppdraget är och därför behöver det tydliggöras. Analys Nuvarande samverkan Nuvarande samverkansavtal reviderades för snart tio år sedan. Merparten av de som arbetade med att utveckla avtalet är inte längre kvar inom den kommunala sfären och förväntan på nuvarande samverkan tycks vara en annan idag än när den fastställdes. Enligt de kommunala företrädarna så uppfattar de att upphandlingskontoret på det stora hela arbetar i enlighet med gällande samarbetsavtal. Från både politik och tjänstemän utrycks det dock ett behov av att utveckla samverkansavtalet och en önskan om att kontoret och nämnden ska arbeta mer med strategier, från att ställa tydligare politiska krav i upphandlingar till att effektivisera upphandlingsprocessen och bli bättre på avtalsuppföljningar. Från politikens sida uttrycks det samstämmigt att samverkan inom upphandlingsområdet är både prioriterat och strategiskt viktigt men samtidigt menar man också att uppdraget till nämnden och kontoret behöver utvecklas och uppdateras. Det uttrycks som en diskrepans mellan förväntningar och det uppdrag de fått. Det finns också en självkritik från både tjänstemän och politiker att de inte har prioriterat upphandlingssamverkan i den omfattning de borde ha gjort och att deras underlag till den gemensamma nämnden många gånger varit bristfälliga. De finns de som menar att samverkan måste ske på samma villkor och att vissa saker behöver likriktas för att samverkan ska fungera såsom exempelvis hur mycket tid och resurser respektive kommun själva lägger på upphandlingssamverkan. Den stora personalomsättningen på kontoret har varit ett stort bekymmer för kommunerna vilket har påverkat det stöd som kommunerna önskat och efterfrågat. Den stora personalomsättningen i kombination med att den tidigare upphandlingschefen avslutade sin tjänst, har inneburit att det inte funnits utrymme för att strategiskt arbeta med utvecklingsfrågor menar man. Upphandlingskontoret har också, enligt kommunföreträdare, blivit mer tydliga med vad som ingår i avtalet och vad som inte ingår i deras uppdrag. Som en konsekvens av det, tillgodoser inte kontoret på samma sätt som tidigare enskilda kommuners önskemål utan kontoret fokuserar mer på överenskommet uppdrag vilket sannolikt har bidragit till en del gnissel och missnöje. Från några kommuner uttrycks det också kritik mot att Östersunds kommun, som de uppfattar det, i större utsträckning än övriga kommuner tar del av kontorets resurser. Även om de betalar extra för tjänsterna så ifrågasätts det om utrymmet verkligen finns när personalomsättningen varit så hög och att resurserna istället borde fokusera mer på det gemensamma uppdraget. Från upphandlingskontoret ser även de att det finns utrymme för förbättringar både från deras egna sida och från kommunernas. Kontorets lägger ner en hel del tid på att få kommunerna att leverera underlag till de gemensamma upphandlingar, tid som kunnat lagts på utvecklingsfrågor. Den upphandlingsgrupp som enligt samverkansavtalet skall finnas i varje kommun, och där den strategiska dialogen ska ske tillsammans med kontoret, fungerar oftast inte. De ser ett behov av att föra en strategisk dialog kring kommande avtal som ska upphandlas, en dialog som skulle vinna på 21

27 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU att föras på kommunledningsnivå då oftast inte kontaktpersonen har mandatet att bestämma kommunens inriktning och ställningstagande. Upphandlingsstrategier Från kommunernas sida efterfrågas mer av analys och förarbete inför gemensamma upphandlingar. Störst kritik ger Åre kommun som också valt att lämna samverkan. Från deras sida upplever man att kontoret brister i det affärsmässiga och att fokus i arbetet framför allt är på ramavtal och för lite på utvärdering och att få till bättre priser. Även från de övriga samverkanskommunerna efterfrågas en dialog kring strategier och prioriteringar och att samverkan behöver bli mer proaktiv där kompetensen kan användas på ett bättre sätt med syfte att skapa bättre affärer för kommunerna. Återkommande synpunkter är att kommunerna skulle vara mer betjänt av ett kombinerat upphandlings- och inköpskontor där fokus kan läggas mer på analyser, strategier, uppföljningar och på att göra bättre affärer. Åre kommun menar att upphandlingskontorets fokus i för hög utsträckning legat på de juridiska och formella delarna vilket de anser vara en mindre del av upphandlingsprocessen. De menar att nämnden och upphandlingskontoret borde ta ledartröjan och vara expert i hela upphandlingsprocessen. Från politiskt håll uttryckts det också en önskan om att mer aktivt diskutera vad som är politiskt prioriterat inom de olika upphandlingsområden och att utveckla ett samråd likt det som gäller för de kommunala förbunden där även politiken deltar. Från upphandlingskontorets sida ser man att det redan idag finns utrymme till bättre affärsmässighet genom en tydligare styrning och begränsad valmöjlighet. Det mandatet har inte upphandlingskontoret utan det är beslut som kommunerna fattar själva och oftast på verksamhetsnivå. Åre kommun har etablerat en egen inköpsavdelning och har på så sätt kunnat visa att det finns utrymme för stora kostnadsminskningar. Det visar på att det finns en potential med en tydligare styrning och större fokus på hela upphandlingsprocessen. En viktig fråga i det fortsatta arbetet är att fundera kring var det uppdraget och ansvaret ska ligga och vilken kompetens som behövs och hur samverkan kan organiseras för att nå dit? Upphandlingar är komplexa. Samtidigt som det önskas ett mer proaktivt och affärsmässigt förhållningssätt av GNU och upphandlingskontoret så efterfrågas det också råd och stöd i kommunspecifika upphandlingar. Det uttrycks önskemål om att upphandlingskontoret ska utvecklas till en serviceorganisation där de kan dela med sig av rutiner och grundmallar för till exempel direktupphandlingar, dokumentation, upphandlingar, avtal och uppföljningar. Den nya upphandlingschefen Nils-Göran Johansson menar att han påbörjat ett arbete med att förändra upphandlingsarbetet för att på så sätt kunna effektivisera det samt även kunna påverka medarbetarna att använda andra upphandlingsformer än de traditionella. Från upphandlingschefen sida finns en förhoppning om att det utvecklade arbetssättet kommer att innebära att de kan jobba ikapp arbetet med avtalsuppföljningar samt även kunna producera bättre avtalsvillkor i avtalen vilket på sikt, menar han, kommer att innebära lägre kostnader. 22

28 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Utvecklad samverkan Utifrån intervju- och enkätmaterialet står det klart att samverkansavtalet behöver uppdateras och möjligtvis också omprioriteras. Politiken önskar ett om- och nytag kring upphandlingssamverkan och att ägarkommunerna lyfter frågan för dialog på en mer strategisk nivå där förväntningarna kan tydliggöras i vad som ligger i kommunerna ansvar och vad som är upphandlingskontorets. Politiken menar att diskussionen behöver tas ifrån grunden och utgå från hur de gemensamt ska se på en fortsatt samverkan och hur upphandlingsstrategier kan utvecklas och också om regionen eventuellt ska involveras i en utvecklad samverkan. Samtidigt så är också bedömningen att politiken inte i alla delar är insatt i nuvarande samverkansavtal och innebörden av det och vilket utrymme det finns att utveckla nuvarande samverkan. Upphandlingsfrågorna är oftast inte en politiskt prioriterad fråga vilket kan ha flera förklaringar, allt från komplexiteten till att man politiskt inte alla gånger ser det som ett viktigt styrmedel. De gånger som upphandling blir en politisk fråga är när det kommer till upphandlingar inom livsmedel, vårdoch omsorg och upphandlingar som får stor påverkan på det lokala näringslivet. Från både politiken och tjänstemännen är man dock eniga. En upphandlingssamverkan behövs i någon form och det finns behov av en gemensam kompetens som ligger steget före och kan förutse för att på så sätt kunna göra bättre upphandlingar. När man inte har den kompetensen själva så vet man inte heller vad som krävs för att kunna göra bättre upphandlingar. Det uttrycks också en önskan om en utökad samverkan kommunerna emellan. Genom att kommunerna fördelade mindre upphandlingar mellan varandra och nyttjade den upphandlingskompetens som finns i flera kommuner så skulle upphandlingskontorets kunna fokusera på de större och mer komplexa upphandlingarna. Dock är det idag minst åtta olika parter med olika förutsättningar, mål, strategier och viljor som ska hanteras och förstås. Där behövs det sannolikt en samordnande funktion som kan dra nyttja av den kompetens och vilja som finns i de samverkande kommunerna för att upphandlingskontoret ska kunna fokusera på mer komplexa upphandlingar. Flera menar att det är för mycket med två upphandlingskontor i ett litet län som Jämtland och vill gärna se ett närmande mot regionen för att på så sätt utveckla en bättre och gemensam samverkan kring upphandlingsfrågor. I den frågan lyfter upphandlingskontoret fram försvårande omständigheter som är viktiga att ytterligare belysa. De menar att det i gemensamma upphandlingar med regionen kan det bli svårare att få med kommunspecifika önskemål och krav och att genomförandetiden för sådana upphandlingar riskerar ta längre tid. Även om det från flera håll uttrycks en önskan om en samverkan med regionen så finns det också synpunkter på att det inte finns en automatik i framgång genom att byta organisation och att man borde börja med att utveckla den samverkan som redan finns etablerad och ge den gemensamma nämnden ett tydligare och utökat uppdrag. Fortsättning Syftet med utredningen var att få en gemensam bild av hur de samverkande kommunerna bedömer att den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan och upphandlingskontoret verkar på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och om samverkan fungerar tillfredsställande. Genom intervjuer och enkäter ger rapporten en bild av hur kommunerna ser på nuvarande upphandlingssamverkan och hur deras tankar går kring hur den kan utvecklas. Utredningens 23

29 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU uppdrag var inte att föreslå förändringar i arbetssätt och metoder utan att vara ett underlag för en fortsatt dialog och arbete kring hur ändamålet med den gemensamma nämndens för upphandlingssamverkan och dess åtagande eventuellt kan omformuleras och utvecklas. Utifrån de material som samlats in ges en blandad bild av hur de samverkande kommunerna uppfattar att dagens samverkan fungerar, hur den prioriteras och hur samverkan framåt ska utvecklas. Att en upphandlingssamverkan i någon form behövs råder det dock en stor enighet kring och också att den behöver utvecklas. Rekommendationen från utredningens sida är därför att man med denna rapport som underlag tar nästa steg och tittar på hur upphandlingssamverkan framåt ska organiseras och hur uppdraget ska utvecklas både vad gäller arbetsmetoder och arbetssätt med syfte att utveckla upphandlingssamverkan i länet. Enkätundersökningen En enkät kan användas till allt från en snabb översikt över kundernas tillfredsställelse till en detaljerad undersökning av användargruppens behov. En enkät besvarar dock bara det begränsade antal frågor som ställts och ger ingen insikt i tankarna bakom svaren och därför har också en uppföljande intervju skett. Totalt har två enkätundersökningar genomförts där man kunnat svarat anonymt. En enkät med samtliga kommunchefer och kontaktpersoner i respektive kommun och samverkande förbund/kommunala bolag och en andra till majoritets- och oppositionsråd i respektive kommun. Nitton svar har inkommit på tjänstemannaenkäten och nio har svarat på politikerenkäten. Det är svårt att fastställa en svarsfrekvens på tjänstemannaenkäten då enkätlänken kan ha delats vidare. Men nitton intervjuer har genomförts och därför görs bedömningen att samtliga av de intervjuade även besvarat enkäten. När det gäller enkäten riktad till de förtroendevalda så är det en lägre svarsfrekvens, nio svar av sexton möjliga vilket innebär att inte samtliga tretton av de intervjuade har besvarat enkäten. Sammanfattning Från politiskt håll så anser de i hög utsträckning att upphandlingssamverkan med andra kommuner är viktig (4,77/6) och de menar också att upphandlingssamverkan är ett viktigt verktyg för att säkerställa en god kvalitet och att säkerställa kompetens (4,88/6) i upphandlingar. Dock så anser de förtroendevalda i mindre utsträckning, att nuvarande samverkan är tillfredställande (2,77/6) och på frågan om upphandlingssamverkan bedrivs på ett ändamålsenligt sätt ges omdömet 3,11 på en 6- gradig skala. Från tjänstemannanivå uttrycks både ris och ros över upphandlingskontorets arbete. På frågan om de anser att upphandlingskontoret anpassar sina tjänster efter kommunernas behov ges omdömet 2,84 på en 6-gradig skala. Även frågan om kontoret anpassar sina tjänster till de samverkande kommunerna ges ett lågt omdöme liksom kontorets problemlösningsförmåga. De svarande ger ett högre omdöme beträffande upphandlingskontorets kompetens och deras kvalitet på tjänsterna, 3,79 respektive 3,73 på en 6-gradig skala. De anser också i högre grad att kontoret erbjuder tjänster som efterfrågas (3,84/6). De upplever sig vara insatt i upphandlingskontorets uppdrag 4,10/6) och beträffande hur väl de bedömer sig vara insatta i samverkansavtalet graderas det till 3,52 på en 6-gradig skala. Nedan följer grafer på enkätsvaren samt en redovisning hur respondenterna har svarat på de öppna frågorna. 24

30 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Enkät tjänstemän På en skala från 1 6, där 1 är i liten grad och 6 är i stor grad, hur skulle du bedöma följande? Upphandlingskontoret erbjuder tjänster som vi efterfrågar Upphandlingskontoret anpassar sina tjänster efter våra behov Upphandlingskontoret kan hantera våra frågor 25

31 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Upphandlingskontoret tar hänsyn till våra rutiner och våra system Upphandlingskontorets leveransförmåga Upphandlingskontorets vilja att anpassa sina tjänster efter våra behov 26

32 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Upphandlingskontorets problemlösningsförmåga Upphandlingskontoret är kvalitetsmedvetna Upphandlingskontoret levererar i enlighet med våra förväntningar 27

33 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Upphandlingskontoret har en tillfredsställande serviceapparat På en skala från 1 6, där 1 är inte nöjd och 6 är väldigt nöjd, hur nöjd är du med följande? Kvaliteten på tjänsterna Upphandlingskontorets kompetens i upphandlingsfrågor 28

34 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Genomförda upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster Kontorets förmåga till råd och stöd Uppföljning av avtal 29

35 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU På en skala från 1 6, där 1 är håller inte alls med och 6 är håller helt med, hur mycket håller du med om följande? Jag är väl insatt i upphandlingskontorets uppdrag Jag är väl insatt i samverkansavtalet och innebörden av det 30

36 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Enkät politiker På en skala från 1 6, där 1 är håller inte alls med och 6 är håller helt med, i vilken utsträckning håller du med om följande påståenden om upphandlingssamverkan Upphandlingssamverkan med andra kommuner är strategiskt viktigt för oss Upphandlingssamverkan är ett viktigt verktyg för att säkerställa en god kvalitet i upphandlingar 31

37 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Upphandlingssamverkan är ett viktigt verktyg för att långsiktigt säkerställa kompetensen i upphandlingsfrågor Vår kommun lever upp till samarbetsavtalet och de fastställda arbetssätten för den gemensamma nämnden Vi har rätt kompetens och organisation i kommunen för att kunna uppfylla avtalets krav och förväntningar 32

38 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor har rätt kompetens och organisation för att kunna uppfylla avtalets krav och förväntningar Nuvarande samverkan är tillräckligt tillfredsställande På en skala från 1 6, där 1 är i liten grad och 6 är i stor grad, hur skulle du bedöma följande Den gemensamma nämnden erbjuder, med stöd av upphandlingskontoret, tjänster som vi efterfrågar 33

39 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Den gemensamma nämnden hanterar, med stöd av upphandlingskontoret, kommunspecifika önskemål Den gemensamma nämnden levererar i enlighet med våra förväntningar Upphandlingsverksamheten bedrivs på ett tillräckligt ändamålsenligt sätt 34

40 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret underlättar för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer Vår kommun kommer även under kommande mandatperiod att ingå i nuvarande form för upphandlingssamverkan Jag ser gärna att möjligheten till en utvidgad upphandlings samverkan med regionen utreds 35

41 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Öppna frågor och svar i enkäten till kommunchefer och kontaktpersoner Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - Om vi verkligen formulerar våra önskemål och behov och kan argumentera för det så tror jag nog att det finns en god möjlighet till påverkan. Däremot är ju en politisk process (för att ändra avtalsområden främst) något långsam. - När det gäller i detalj, i varje upphandling, så har vi mycket stora möjligheter att få med våra önskemål. - Inte särskilt lyhörd - Man försöker, men har av förståeliga skäl inte alltid kunnat ta sig tid att arbeta med utvecklingsfrågor det senaste året. Nu har väl bemanningen blivit sådan att det finns möjlighet att öka kraven något. - Jag tycker att upphandlingskontoret är lyhörda och att det är upphandlingskontoret/nämnden är inför era "lätt" att lyfta fram ev. önskemål. - De som arbetar på Upphandlingskontoret är goa och glada. Men Upphandlingskontoret arbetar på uppdrag av GNU. Jag tycker att det blivit mer tydligt på slutet att Upphandlingskontoret hänvisar till vad som ingår i det överenskomna uppdraget och att de jobbar utifrån det. Det vill säga, att de inte tillgodoser enskilda behov och önskningar som tidigare. Jag har förståelse för att Upphandlingskontorets arbetssituation har varit och är ansträngd därav att de som jag upplever det backat tillbaka och fokuserar på det överenskomna uppdraget i första hand. Vad gäller GNU finns tyvärr ingen kontakt, information eller återkoppling. Det vore önskvärt att få protokollen från GNU- mötena samt någon slags riktlinje om vad som förväntas av GNU-ledamoten gällande att informera tjänstemännen som arbetar med upphandling inom kommunen, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Är det något du vill ändra på i uppdragsbeskrivningen till upphandlingskontoret? - Ja. Mer analys och förarbete, anpassning efter marknaden och förhandling. Den formella delen är förvisso viktig men jag saknar en affärsmässig syn och lyhördhet för enskilda kommuners behov - Jag blir alltid lika förvånad över hur mycket större tjänst de erbjuder Östersunds kommun än övriga kommuner. När jag frågar får jag ofta svaret att Östersund betalar extra för det, men det hjälper ju inte så mycket när resurserna är knappa, dvs när man har hög personalomsättning och går med vakanser, då behövs de resurserna till att göra våra gemensamma ramavtal inte till att ge råd och stöd till Östersunds kommun i deras kommunspecifika upphandlingar eller att sköta deras avtalsuppföljning. - Alltså vill jag nog att Upphandlingskontoret alltid ska prioritera de gemensamma ramavtalen och prioritera ner uppdragssidan, oavsett vad det handlar om. 36

42 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU - Det bör också vara så att Östersunds kommun har en kontaktperson som har samma uppdrag som de övriga kommunernas kontaktpersoner, dvs utgör buffert för frågor från beställare. Jag är inte helt säker på att det är så idag, jag skulle tro att Östersunds beställare ringer direkt till Upphandlingskontoret, vilket också tar arbetstid. - Jag vill få med ökad samverkan gällande upphandling av andra kontrakt än ramavtal. D v s att innan vi upphandlar var för sig frågar övriga kommuner om någon vill delta. Dit vill jag att vi kommer. Nu är det fokus enbart på ramavtalslistan. En specificering/förtydligande gällande uppföljning och analys bör in i uppdraget - Utökade resurser från GNU som medför bredare uppdrag i uppdragsbeskrivningen till upphandlings- och uppföljningsprocessen. - Att upphandlingskontorets uppdrag omfattar en större del av uppdragsbeskrivningen till hela inköpsprocessen än vad dess uppdrag är idag. - Avtalsuppföljning bör definitivt ligga i Upphandlingskontorets uppdrag. Sen tycker jag att Upphandlingskontoret och vi som arbetar ute i kommunerna skulle kunna samarbeta på ett bättre sätt. Om Upphandlingskontoret sköter om de stora, svåra upphandlingarna kan vi ute i kommunerna - med samordning av Upphandlingskontoret - fördela mindre gemensamma upphandlingar mellan oss. Ibland förekommer det att någon kommun gör en upphandling åt flera andra kommuner. Men det är svårt att få bra snurr på det då det inte finns någon samordning. Skulle Upphandlingskontoret samordna detta skulle det troligtvis gynna oss alla. Vidare vill jag kunna rådfråga och använda Upphandlingskontoret som bollplank i samtliga upphandlingsfrågor. Litet som stort! Om man arbetar ensam som upphandlingssamordnare behöver man någon att diskutera med/stämma av med emellanåt. Sen så skulle det vara toppen om Upphandlingskontoret tog fram mallar för vad som bör ingå i dokument för direktupphandling, större upphandlingar, i avtal, vid uppföljning samt instruktioner och LOU-texter med mer som förenklar och som alla kommuner kan använda. - Ägna mindre kraft åt nationella ramavtal, mer till uppdragsbeskrivningen till uppdragsavtal. upphandlingskontoret? Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena? Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter. - Juridiska och kommersiella krav finns nog på plats men jag är tveksam kring affärsmässigheten och den strategiska bedömningen av vad som är affärsmässigt bäst. Får en känsla av att mycket går på rutin. - Mer fokus på bra affärer - Ja, det tycker jag nog. Upphandling är svårt, det finns inget facit för vad som är affärsmässigt rätt i varje fall och jag kan tänka mig att få ihop åtta kommuners behov inte alltid är så lätt, men det vägs upp av den administrativa vinsten och de, oftast, lägre priserna vi får genom att tillsammans vara en stor beställare. - Förbättra kan man alltid och en del i den förbättringen är att behålla och utveckla den 37

43 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU kompetens som finns hos kontoret. Det är helt förödande med en hög personalomsättning där varje ny anställd är nybörjare inom yrket. Affärsmässighet kräver erfarenhet. Också mycket viktigt med en erfaren och driven chef. - Kommunikationen med kommunerna och deras kontaktpersoner samt sakkunniga behöver bli bättre. Kommunerna måste ge sakkunniga tid och resurser att delta aktivt samt att Upphandlingskontoret måste säkerställa att så sker och inte ta för givet att allt är ok. Sakkunniga behöver få vara med mer i den strategiska och affärsmässiga analysen idag lämnar man mest synpunkter på förfrågningsunderlaget. - De har huvudansvaret men det ligger även på oss att bistå med granskningar etc. - I dialogen med UK - känner man sig aldrig som en kund, utan snarare som ett problem 2. Förberedande analys, förhandling och uppföljning verkar endast vara en pappersprodukt som man säger sig erbjuda men finns i praktiken inte. Detta har vidimerats av UK medarbetare som tycker det är jobbigt. - Upplevelsen är att ett större fokus bör ligga på att åstadkomma förmånligare avtalspriser än vad som sker i dag. - Min uppfattning är att uk lever upp till kraven som finns. - Ja, Upphandlingskontoret lever upp till förväntningarna! Men det skulle väl vara då om det går att se över möjligheterna för att omförhandla avtal för att pressa priserna?! Och därmed minska kostnaderna för kommunerna. I vilken omfattning använder ni er av möjligheten till kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar? I de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? - Jag har själv jobbat som upphandlare i 13 år vilket gör att jag har gjort det mesta av våra kommunspecifika upphandlingar och även kvalitetssäkringen (då den endast är mot LOU hos upphandlingskontoret, inte affärsmässig bedömning). Men det senaste året har jag haft alldeles för mycket att göra så då har vi haft några av upphandlingarna på uppdrag hos kontoret. Vet dock inte hur beställarna upplevt att det fungerat, men jag tror ganska bra. - Vi köper väldigt få kommunspecifika upphandlingar, har köpt kvalitetssäkring någon gång. - KS köper den tjänsten. Återrapportering går att utveckla betydligt - Upplever inte att de har tid att ta på sig uppdragsupphandlingar - I stor utsträckning, i princip alltid när det gäller förenklade- och öppna upphandlingar - Det sker i stor utsträckning i dag och upplevelsen är att Upphandlingskontoret möter upp det i stort sätt tillfredsställande. - Upphandlingskontorets kapacitet upptas till stor del av Östersunds kommun. Inte alltid kontoret kan hjälpa kommunerna med kommunspecifika upphandlingar. - Jag tog över ansvaret i höstas och inte hunnit vara "med" i så många upphandlingar. Har därmed svårt att svara på frågan - Inte i så stor utsträckning i jämförelse med andra kommuner tror jag?! Upphandlingskontoret har svarat upp bra i de fall vi anlitat dem till kommunspecifika upphandlingar eller kvalitetssäkring av upphandlingsdokument. - Tillfredsställande bra även om specialkompetens inte finns inom alla områden. 38

44 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU Öppna frågor och svar i enkäten till politiker Vår kommun kommer även under kommande mandatperiod att ingå i nuvarande form för upphandlingssamverkan? - Inte troligt. Åre har dragit sig ur, Östersund är tveksam. Regionens upphandling borde nyttjas även för kommunen upphandlingar. - Jag ser gärna att möjligheten till en utvidgad upphandlingssamverkan med regionen utreds. - Ja, en bra lösning för alla parter. - Ja, kraftsamla på ett ställe. - Använd digital teknik vid möten. - Mer uppföljning. - Mindre upphandlingar så att lokala kan vara med i större utsträckning. Vill du kommentera något ytterligare - Jag ser gärna en ödmjukare hållning till våra önskemål om beträffande upphandlingskontoret och den förändrat arbetssätt och uppdrag gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Otroligt viktigt med samarbete inom upphandlingsfrågorna! Hur samarbetet ska se ut är dock inte skrivet i sten. Det finns förbättringsområden, men i huvudsak är jag nöjd med hur det fungerar idag. Personalkontinuitet och ökad information/kommunikation tror jag vore bra att satsa på. - Bra att den här utvärderingen görs, det har jag efterfrågat i flera år! - Jag tycker att vi ska gräva där vi står nu och inte upplösa Upphandlingskontoret. Vi kan tillsammans se över hur vi vill bedriva upphandlingssamverkan i länet. Gör en rejäl analys och sedan ändrar vi uppdraget med utgångspunkt från det. - Föreslår en fortsatt utveckling av upphandlingskontoret, samverkan i upphandlingsfrågor är mycket viktigt. Ge dem ett tydligare och utökat uppdrag. En av frågorna i enkäten behöver jag en förklaring på - "Tar UHK hänsyn till våra rutiner och våra system". - Min uppfattning är att upphandlingssamverkan absolut måste ske i samverkansform även i fortsättningen, men Upphandlingskontorets uppdrag måste utvecklas och utformas så att ett större fokus även sker dels i förberedelser och utformning av förfrågningsunderlag samt avtalstider så att förmånligare avtalspriser kan uppnås, samt även ett större fokus kring uppföljning av avtalen. - Hoppas att situationen som råder just nu leder till ett starkare och bättre samarbete vad gäller upphandling i länet! Att alla parter ser till de möjligheter som finns och att alla jobbar mot samma mål. - Det blev en ledningssvacka efter Fredric Kilander och Peter Berglöf som jag inte riktigt tycker vi kommit över. Den svackan präglar svaren på enkäten. För mycket tid har ägnats åt kontorets vara eller icke vara istället för eventuella korrigeringar i uppdrag. Fredric var hela länets upphandlingschef. Nisse har hört av sig en gång. 39

45 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer 2018 Intervjuer UTREDNING UPPHANDLINGSSAMVERKAN KATARINA NYBERG FINN

46 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Ragunda Håkan Litzell, kommunchef Kevin Hoflin, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. Beskriv i egna ord. - Problemet är vilka kriterier man bedömer. Vi har svårt att själva göra den bedömningen. Vår känsla är att prioriteringsordningen är den att i första hand ska upphandlingarna genomföras juridiskt korrekt och i andra hand genomföra de upphandlingar som vi har behov av. Uppdraget kanske är för otydligt. Är det priset eller det lokala behovet som ska gälla? Ska alla få det de vill? Vill du ha exakt det du efterfrågar eller är de priset som är viktigast? Du kanske får acceptera de blå handskarna istället för de rosa ifall priset blir så mycket lägre. - Som liten kommun känner vi att vi inte riktigt är prioriterad. Samtidigt så ska vi också vara självkritiska. Vi är inte heller så bra på att svara. Det är ju vår verksamhet som avgör vilka behov de har men det är ofta svårt att få svar internt vila behov som finns i verksamheten. Det saknas kunskap i verksamheten i upphandlingsfrågor och vi skulle vara behjälpta av att upphandlingskontoret kunde komma ut och informera de som jobbar med upphandlingsfrågorna ute i kommunerna. - Uppföljningen av avtal fungerar inte så bra. Allt ska vara lagligt men den delen känns ha fått för stort fokus. De borde kunna jobba mer innovativt. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? - Det fungerar bra. De hör alltid av sig och behöver info. Engagemanget bör dock bli bättre från vår sida. Vi borde sätta oss in i ämnet bättre så vi också kan vara med och styra bättre. Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? - Det finns olika sätt att genomföra upphandlingar. Vår känsla är att de inte vågar testa gränserna utan tar de säkra korten. På ett sätt känner vi oss lite lurade. Vi trodde det var mer proffsigt än vad det faktiskt är. Vi har trott att det fungerar bra men när vi ser vilka ekonomiska effekter Åre har fått när de nu gör det själva så börjar vi också fundera. Affärsmässigheten verkar inte vara så bra. De kan ju också vara så att de jobbar med fel upphandlingar. Kan man göra som Åre och kliva på

47 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer regionens avtal och lyckas kapa sina kostnader så är det något som inte fungerar som det ska beträffande affärsmässigheten. Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre? - De kan vara svåra att få tag i. När vi väl får det så får vi dock de svar vi behöver. I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas? - Vi brukar vara med på den gemensamma utbildningstillfällena men har inte använt dem för egen kommunspecifik utbildning. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - Våra behov och önskemål i mindre volymer kommer sällan med men vi stämmer väl in när det gäller de större volymerna. Vi behöver bli bättre på hemmaplan att se vad vi behöver vara med på och involvera verksamheten i det arbetet. Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Vi använder inte oss inte av upphandlingskontoret för de kommunspecifika upphandlingarna utan det gör vi oftast själva i direktupphandlingar. Vi har på det stora hela inte så många egna upphandlingar. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret i förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den? - Fördelningsmodellen kan man förstås alltid diskutera och också ta hänsyn till det ekonomiska läget i kommunerna. UK blir skyddad på ett helt annat sätt än den

48 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer kommunala verksamheten. Om de utökar antalet tjänster så får vi vara med och betala. Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Upphandlingskontoret kom tidigare en gång per år och informerade. Nu känns det som om vi kommit långt ifrån varandra. Grundproblemet är att det inte räcker med att politikerna styr genom den gemensamma nämnden och att sedan tro att verksamheten ska fungera. Kommunerna och upphandlingskontoret borde prata mer med varandra för att kunna få rätt styrning. - Vi funderar på hur vi ska få bättre koll på vad de gör. De saknas en nivå mot upphandlingskontoret där vi kan vara mer aktiv och prata strategier. Det behövs en annan närhet än vad vi har idag. Förankringen och prioriteringsarbetet kan inte göras i nämnden då de inte har det kunnandet. Vi är inte riktigt med och styr upphandlingskontoret. Det blir en satellit som gör lite som de vill. - Vi har en skiktning mellan politiker och tjänstemän. Det är omöjligt för politikerna att ha koll på de praktiska frågorna på upphandlingskontoret och i den kommunala verksamheten. Det är lätt att man hamnar i ett mellanskikt. Det är stor skillnad mellan ex. Östersund och Ragunda kommuner. Vi har en upphandlingsansvarig som kombinera det uppdraget med många andra uppdrag. - Upphandlingskontoret behöver bli bättre affärsmässiga. De ska inte heller jobba med de upphandlingar där vi kan använda oss av Kommentus. De finns också flera upphandlingar på listan där bara ett par kommuner är med på. Varför finns det i så fall med?

49 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Berg Ralf Westlund, kommunchef Jörgen Kristofferson, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. Beskriv i egna ord. - Ramavtalen fungerar bra men det finns hela tiden områden att utveckla. Vi från kommunerna behöver vara aktiv. Det har brustit rejält även från vår sida. De gemensamma mötena har inte fungerat så bra. Underlaget till den gemensamma nämnden har varit bristfälliga. Vi måste hjälpas åt allihopa. Det fungerar bra när vi levererar bra underlag och det ligger ansvar även på kommunerna att leverera bra underlag. Det finns kritik från några kommuner. Den kritik som framförts är att upphandlingskontoret jobbar koncentrerat med ett steg i upphandlingsprocessen dvs. med ramavtal och för lite på utvärdering och att få bättre priser. Samtidigt, vad har vi gett dem för uppdrag? Det ligger i allas vårt intresse att reflektera kring vad vi gett dem för uppdrag. Alla ramavtal kommer till oss för yttrande så vi har möjlighet att komma med synpunkter vilket vi också brukar göra. Viktigt att synpunkter lyfts fram och att man från kommunerna deltar i den dialogen. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? - Vi är lite självkritiska. Det är orättvist att lägga all kritik på upphandlingskontoret. Det är upp till oss hur aktiv vi är och hur vi lägger manken till för att få till en bra samverkan. Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? - Upphandlingskontoret lever upp till våra förväntningar samtidigt som vi måste vara mer pådrivande och hjälpas åt med vår kometens. De har sakkunskapen och vi som beställare måste tala om vad vi behöver. Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre?

50 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer - Upphandlingskontoret har en bra kompetens. De tillhandahåller den kompetens som vi behöver. Däremot behöver uppföljningarna bli bättre och utvecklas. Där upplever vi inte att upphandlingskontoret varit lyhörda utan skakat av sig kritiken. Nu har man tagit till sig den och sagt att de ska jobba med uppföljning. Synd att de inte har tagit till sig kritiken tidigare. Samtidigt har vi ett ansvar i kommunen för att uppföljning sker. - De borde upprättas checklistor för vad kommunerna bör tänka på i samband med upphandlingar. Information är viktigt och det är bra att nyhetsbreven nu börjat komma. Vi upplever också ett glapp mellan den gemensamma nämnden och den centrala upphandlingsgruppen. Det borde finnas en styrgrupp med kommunchefer där en strategisk dialog kan ske. Som det är nu kommer kommuncheferna aldrig riktigt med i diskussionerna. I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas? - Det anordnas utbildning en gång per år som vi brukar delta i. De gemensamma utbildningarna är oftast bra och prisvärda. Till hösten blir det en utbildning i entreprenadupphandlingar som vi kommer delta i. Vi kan vara mer aktiv än idag med att fråga efter interna utbildningar. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - Informationen och dialogen fungerar väl och vi jobbar efter ett planeringshjul som vi har koll på. Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Vi har använt upphandlingskontoret som kvalitetssäkrare även i kommunspecifika upphandlingar. Vi använder de i ganska hög grad särskild vid förenklade upphandlingar. De lägger även upp i Tendsign som är alldeles för dyr för oss. Men det är vi som kan verksamheten och det kräver ett bra samspel när vi använder dem i kommunspecifika uppdrag. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret i

51 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den? - Det är en rättvis fördelning av kostnaderna. I det här uppdraget ger det en rättvis fördelning medan i andra uppdrag kan en annan modell behöva användas men just i den här samverkan fungerar det bra och den är rättvis. Däremot borde det fastställas någon form av mininivå för hur många kommuner som ska delta i en upphandling för ett ramavtal. Om fem står utanför bör inte en sådan upphandling finansieras via den gemensamma nämnden. Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Jörgen Kristoffersson: Det är helt nödvändigt med en samverkan. Alla åtta kommuner har tjänat på en samverkan i upphandlingsfrågor. Vi har verkligen fått mervärde för pengarna. Vi tror på samverkan men om det är via den gemensamma nämnden eller i en samverkansnämnd som det också pratas om spelar egentligen ingen större roll. Men vi ska vara rädd om upphandlingskontoret och den kompetens som finns där. Att en kommun eventuellt försvinner innebär att antingen får upphandlingskontoret se över sin organisation eller så får vi övriga kommuner går in med mer. Det blir lite oroligt när en kommun väljer att lämna samverkan. - Ralf Westlund: Beträffande en egen nämnd eller att nuvarande upphandlingssamverkan ingår i den Samverkansnämnd som vi alla åtta kommuner och Regionen har bildat, så är ändå min och förmodligen även de övriga kommunchefernas inställning att den kan vara lämplig att använda även för upphandlingssamverkan. Ett av syftena med denna samverkansnämnd är att samla olika samverkanssamarbeten under en och samma nämnd i stället för att ha olika nämnder som bl.a. kan bli ineffektivt. - Ralf Westlund: Upphandlingssamverkan är en nödvändighet oavsett om det bedrivs i nuvarande nämndsform eller om vi lägger in det i den nya samverkansnämnden. Om jag i det här läget behöver välja så skulle jag nog ändå välja att det skulle ingå i våran gemensamma samverkansnämnd, framförallt för att vi idag har 3 olika nämnder som samverkar kring upphandling (GNU, Nämnden för samverkan kring upphandling av sjukvårdsprodukter, samt Regionen/Åres samverkan) Ur det perspektivet är alternativet med Samverkansnämnden den form som är allas våran gemensamma nämnare.

52 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Bräcke Bengt Flykt, kommunchef Yngve Hamberg, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. Beskriv i egna ord. - När vi gick med så tog vi nog för lätt på uppgiften. Vi avvecklade vår egen kompetens och hoppades på att upphandlingskontoret skulle lösa det hela. Vi borde ha säkerställd den egna kompetensen innan vi avvecklade. När vi hade kompetensen inhouse så fanns han där och man kunde enkelt ställa frågor till honom.. - Vi har ännu inte hunnit skapa relationer med de nya på upphandlingskontoret. De har tyvärr haft stor ruljangs på kontoret. - Tekniska tycker att man ska man koncentrera sig på uppdragsupphandlingar mer än förnyande konkurrensutsättning via Kommentus. De borde lägga mer tid på egna upphandlingar inom länet. Det kan vi åt andra sidan var med och styra mer vilken prioritering de ska ha. - Fredrik (tidigare upphandlingschefen) hade en idé att det borde finnas en resurs i varje kommun och som var anställd av upphandlingskontoret och som halvtid fanns ute i kommunerna och på den andra hälften fanns på kontoret i stan. De skulle i den modellen ersätta den kontaktperson som finns idag och som skulle finansieras via den gemensamma nämnden. En sådan modell skulle göra det mindre sårbart. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? - Det fungerar bra. Det kan dock vara svårt för oss att skaka fram en sakkunnig inför varje upphandling. Samrådet har också varit på fel nivå. Upphandlingschefen borde vara ute på samråd och göra det med kommunledningen. Strategiska diskussioner ska vara på den nivån. Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? - De lever upp till de kraven. Vi vet inte ifall det finns något formellt forum där diskussioner om vad som ska in på listan för gemensamma upphandlingar sker. En sådan dialog borde vara mer strukturerad där vi som kommun också deltar i.

53 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre? - Det bygger på att det finns en relation och att den skulle fungera på samma sätt som om vi hade kompetensen i huset. Vi har ännu inte byggt den relationen men de nya i organisationen. I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas? - Utbildningsdagen brukar vi vara med så många som får plats. De brukar vara väldigt uppskattade. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - Vi som är samordnare har regelbundna träffar med upphandlingskontoret. De har varit till oss ungefär en gång per år och informerat om verksamheten. Upphandlingschefen borde vara med ett par gånger per år tillsammans med kommunledningen för mer strategiska diskussioner. Det är samtidigt inte deras fel att så inte skett utan vi borde också kunna bjuda in till dialog. Den gemensamma nämndens uppdrag och arbetssätt är dock oklart. Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Vi använder dem i hög uträckning att kvalitetssäkra våra upphandlingar och också att genomföra kommunspecifika upphandlingar. Vi använder dem också. De hjälper oss också att svara på motioner och medborgarförslag som berör upphandlingsfrågor. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret i förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den?

54 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer - Över tid har den modellen fungerat bra. Det har fungerat som så att den tidigare upphandlingschefen var med på kommunchefsmöten och informerade om organisationen och eventuella behov av utökning. Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Det har varit för mycket fokus på upphandlingskontoret vara eller icke var och för lite på ledning och styrning. Vi ställer oss frågande till vad som skulle bli bättre med att vi hade en gemensam lösning med regionen. Är det ens möjligt? Vad skulle bli bättre? Blir det billigare? Är det bara frågan om ledning och styrning så är det ju inte säkert att det blir bättre på regionen. En omorganisation skulle dessutom kunna bidra till att vi tappar fart och att det uppstår en ledningssvacka. Vi som liten kommun är tycker vi får mycket tillbaka i den samverkan vi har idag. - Vi ställer oss också frågande varför är det så stor omsättning på personal. Är det för låga löner? Ytterligare synpunkt är att Östersund deltar i för liten omfattning i de gemsamma träffarna. De borde vara med i högre utsträckning. - Vi behöver bygga på relationerna och att vi lär känna varandra..

55 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Härjedalen Gunnel Gyllander, kommunchef Hans Svensson, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. Beskriv i egna ord. - Det fungerar i varierande grad. Dels så har kontoret haft en stor personalomsättning. Nu har de fyllt på med personal så nu fungerar det bättre. Men med den situation som blivit med Åre så är stämningen annorlunda. - Vi vill ha med våra synpunkter i ramavtalen och kanske ibland också dela på avtalen för att möjliggöra mer för vårt lokala näringsliv. Det krävs ett engagemang från båda håll, både från oss i kommunen och upphandlingskontoret för att det ska bli bra. Vi behöver jobba mer med kommunikationen oss mellan. Upphandlingskontoret kan bli bättre på en mer personlig kontakt med våra sakkunniga på kommunen. De kan behöva ringa ibland och inte bara mejla. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? - Som sagt, det krävs ett engagemang från båda hållen. Vi behöver också engagera oss för att det ska bli bra. Det finns en del avtal som vi borde ha engagerat oss mer i. Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? - Både ja och nej. De som jobbar på upphandlingskontoret har inte full koll på marknaden i Härjedalen. Det kan lätt bli ett Östersunds perspektiv. Vore bra om vår kontaktperson kunde sätta sig in i våra strategier och vårt tänk kring att utveckla det lokala näringslivet och där det går att påverka genom upphandling. Vi funderar ju också utifrån vad Åre har kommit fram till beträffande affärsmässigheten och avtalsuppföljning. Vi är intresserad av att få de bästa upphandlingarna och bra priser. Den stora frågan är, har vi det idag? Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre? - Både ja och nej även här. Tidigare har det varit svårt att få tag i upphandlingschefen och få de råd som efterfrågas. Nu har det blivit bättre samtidigt så är det inte alltid

56 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer upphandlingskontoret som ger oss de svar vi behöver utan det kan också vara från upphandlingsmyndigheten och SKL som vi får stödet ifrån. - När personalbristen var som störst på upphandlingskontoret så var det svårt att få svar och stöd som vi behövde och efterfrågade. Vi hoppas att det nu ska bli bättre. För vi behöver och vill gärna använda dem som bollplank och stöd. Vi har områden som ex byggentreprenad där är vi satta att fixa med själva och det är en hel del juridik inom det som vi inte sitter på. I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas? - Vi har varit med på de senaste gemensamma utbildningarna. Vi Kommer också gå på utbildningarna i höst. Vi har dock inte nyttjat dem för egna utbildningar inom kommunen. Det är förstås skiftande hur relevant innehållet i de gemensamma utbildningarna har varit. Det kan vara en bra generell utbildning men det skulle också kunna vara mer specifik utbildning i exempelvis affärsmässighet och strategiska ställningstagande. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - De är lyhörda inför våra önskemål och vi får bra gensvar. I vissa fall har vi dock fått kämpa för att få med våra krav i upphandlingarna. I de flesta fall har det varit att vi vill ha av vår egna kommun som eget upphandlingsområde och kunna vara en egen marknad där vi ser att vi har lokala leverantörer som kan vara med. - Det finns en del områden där vi skulle tjäna på att ha ett bättre upplägg. Dynamiska inköpssystem skulle exempelvis vara bra att införa. En central fråga är hur kan vi förstå marknaden och utifrån den kunskapen göra bättre upphandlingar. Kommunikationen mellan upphandlingskontoret och de sakkunniga behöver bli bättre. Där behöver faktiskt kontoret anstränga sig lite mer än vad de gör idag. - Även formen för våra gemensamma möten kunde bli bättre. Med tanke på länets långa avstånd borde vi, när vi träffas fysiskt, planera för en heldag för att vi ska kunna få ut så mycket som möjligt av våra gemensamma möten. Ett annat alternativ är att vi alternera med våra möten i alla kommuner men också att vi har fler digitala möten för att undvika långa resor. Digitala möten skulle också möjliggöra att vi hade fler möten.

57 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Vi använder oss inte av den möjligheten till kommunspecifika upphandlingar. Däremot har vi vid några tillfällen använt dem för att kvalitetssäkra våra förfrågningsunderlag. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret i förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den? - Vi har svårt att se att annan modell skulle kunna fungera bättre. Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Det pågår en diskussion kring den gemensamma nämndens vara eller icke vara där vi är med. Dock har vi svårt att se att en annan samverkan kring upphandlingsfrågor skulle vara bättre. Vi borde gräva där vi står och utveckla den samverkan, organisation och processer som redan finns etablerad i länet. Samverkan är ett givande och tagande och vi kan också vara ett stöd i affärsmässigheten i de fall vi har kompetensen. - Upphandlingskontorets fokus i uppdraget ska ligga på medlemskommunernas behov och önskemål. Där är vi åtta olika parter med olika förhållanden, mål, strategier och viljor som de måste hantera och förstå. Det gäller i och för sig oavsett om vi samverkar i Upphandlingskontoret eller väver in upphandlingssamverkan i en annan organisation. Det finns ingen automatik i framgång för vår samverkan genom att byta organisation.

58 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Krokom Jonas Törngren, kommundirektör Linda Näsén, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. Beskriv i egna ord. Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? - Många har kommit och gått på Upphandlingskontoret under de senaste åren. Det har känts bekymmersamt. Känslan är att man påbörjat sin anställning, i vissa fall fått en gedigen utbildning, för att sedan välja att börja hos någon annan arbetsgivare som har kunnat erbjuda bättre lön och bättre villkor. Utifrån det har det givetvis varit svårt att säkerhetsställa kompetensen på kontoret fullt ut mellan rekryteringarna och under tiden nya medarbetare utbildas/lärs upp. Nu känns det dock som att läget har stabiliserats. Det är flera nyanställda som är duktiga och drivna. De som har arbetat längst drar ett stort lass och har förmodligen en ansträngd arbetssituation, då de handleder/lär upp de nyanställda samt står för expertisen på kontoret. Anställer man personer som inte arbetat med upphandling förut kan man inte förvänta sig att de är experter/självgående på en gång. Därför är det extra viktigt att arbeta för att behålla de som jobbat länge och se till att de får det stöd de behöver/trivs på jobbet. Liksom att försöka attrahera erfarna upphandlare vid kommande rekryteringar som kan komma snabbare på banan. Förväntningen är ju trots allt att personalen på Upphandlingskontoret ska vara experterna i länet. Inte att upphandlingskontoret ska vara ett växthus för att odla fram nya upphandlare. - De lever upp till det som är överenskommit och utifrån fastställd ramavtalslista. Dialogen inom CUG fungerar bra. Det är en bra stämning i gruppen. - De gör bra upphandlingar och vi har sällan överprövningar. Utifrån det uppdrag de har så har de gjort ett bra arbete men de borde vara mer lyhörd för önskningar om förändrade förutsättningar. - Upphandlingarna som genomförs känns väl genomarbetade och professionella utifrån de förutsättningar/input som finns. Underlagen och kravställningen skulle kunna bli bättre/skarpare om de sakkunniga var duktigare på att beskriva behoven/önskemål gällande kraven. - De avtal som avropas kan också vara från till exempel SKL Kommentus. Där behöver vi egentligen inte upphandlingskontorets kompetens. Upphandlingskontoret skulle via CUG kunna analysera vilka upphandlingar som kan göras via till exempel SKL

59 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Kommentus, Kammarkollegiet och HBV. Så att upphandlingarna fördelas dit där de passar bäst. Med andra ord skulle kanske några områden på ramavtalslistan kunna avropas via till exempel SKL Kommentus ramavtal av kommunerna själva?! I alla fall i de fall där det inte är en fördel att gå samman i en gemensam förnyad konkurrensutsättning. På så sätt kan Upphandlingskontoret frigöra tid och kompetens till att ta på sig fler områden som de ansvarar för att upphandla. Det istället för att de ska lägga tid på att administrera och sammanställa gemensamma avrop på ett redan befintligt ramavtal. - Vi vill ändra på deras uppdrag. Sitter vi på en sådan kompetens så borde också deras uppdrag vara ett annat. De är en kompetenskittel inom upphandling och de borde vara mer proaktiv och veta på vilket sätt deras kompetens kan göra störst nytta. Att då hävda att de inte fått uppdraget blir fel. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? - När de upphandlar så är det kontaktpersonen inom kommunen som samordnar vilka sakkunniga som ska delta. Under processen har inte kontaktpersonen riktigt koll på vad som händer mellan de sakkunniga och upphandlingskontoret. Kontaktpersonen önskar gärna få löpande information om vad som händer och sker för kännedom. Vi borde hjälpas åt för att tydliggöra vilken roll de sakkunniga ska ha samt se till att de gör sitt jobb. Upphandlingskontoret borde mer aktivt efterfråga information inför en upphandling för att säkerhetsställa att behoven kommer att uppfyllas. Upphandlingskontoret borde med andra ord ställa mer krav på de sakkunniga, istället för att vi får skylla oss själva om vi inte lämnat in våra behov och kravställningar. Vi har givetvis ett eget ansvar att lämna in uppgifter. Så vi behöver också hitta rutiner för att förbättra behovsbeskrivning/kravställning internt. - Vem ska stå för marknadsundersökning av ex nya produkter? Där går det att göra bra affärer genom att hitta alternativa varor och tjänster som kan ha ett lägre pris. En möjlighet är att prova request for information (RFI) som innebär att vi inför en upphandling kan skicka skriftliga frågor till leverantörer för bättre kunskap och möjlighet till nya lösningar. Vi borde lägga mer fokus på analysfasen. Vi upplever dock inte att det finns utrymme för en dialog om uppdragets inriktning. - Det är viktigt att det görs en analys/kunskapsinsamling inför varje upphandling. Vi ser gärna att Upphandlingskontoret arbetar mer med dialogmöten och träffar med branschorganisationer. - Avtalsuppföljning, vem jobbar med det? Pris, rabatter osv och att ev omförhandla om saker och ting händer under avtalstiden. Viktigt att det genomförs stickprov på fakturor så att leverantörerna inte fakturerar listpriser utan avtalade priser, och att vi får en signal om vad vi bör titta lite extra på. Det känns inte som om vi har koll på det här. De borde göras gemensam sak i uppföljningar. Vi skulle vara mer betjänt av ett gemensamt inköp/upphandlingskontor där mer fokus läggs på analys, strategi och planering dvs. mer fokus på före och efter stegen.

60 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer - Om upphandlingskontoret gör de större upphandlingarna så skulle vi kunna hjälpa till i mindre upphandlingar för länet. Det skulle behövas en samordning även för mindre gemensamma upphandlingar där upphandlingskontorets roll är att samordna och lägga ut uppdraget på någon kommun som gör själva upphandlingen. Där kan man alltså använda den kompetens som finns i någon av kommunerna i länet. - Upphandlingskontoret ska enligt oss vara kvar i någon form. Men GNU som nämnd kan avvecklas liksom nämnden för upphandling och lagerföring av sjukvårdsmaterial och hjälpmedel. Den nya gemensamma nämnden som bildats mellan samtliga kommuner och regionen kan istället härbärgera samtliga upphandlingsfrågor liksom alla de tjänstemän som arbetar med upphandling. Då blir det mer kompetens i upphandlingsfrågor och bättre samverkan med regionen. Det är alltså viktigt att behålla kompetensen som finns både i regionen och på upphandlingskontoret. Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre? - På den senaste tiden har Upphandlingskontoret signalerat om att arbetsbelastningen varit för hög. Och utifrån det har det inte riktigt gått att få det stöd som jag som kontaktperson skulle vilja ha. Jag som kontaktperson är själv inom min kommun och har ett behov av att ha någon att bolla med kring mina funderingar/få svar på frågor. Känna att jag har kollegor som arbetar med samma sak! Då jag blivit hänvisad till att fylla i mina frågor via blanketten för uppdragsupphandling har känslan blivit att jag är till besvär/stör. Givetvis ska uppdragsupphandlingar och beställning av kvalitetsgranskning ske enligt blanketten och medföra extra kostnader för oss som beställare. Men jag ser gärna att det går att ringa en vän när det kniper - även om det inte gäller de ramavtal som Upphandlingskontoret ansvar över. Det känns mer naturligt att ringa och bolla/fråga någon på Upphandlingskontoret, som finns till för oss i länet. Än att ringa en kollega i någon av de andra kommunerna och störa. Jag har förstått att Upphandlingskontorets uppdrag egentligen enbart sträcker sig till att bolla/svara på frågor gällande de ramavtal som de har i uppdrag att göra. Men ser gärna att uppdraget ändras, så att Upphandlingskontoret även kan vara en serviceorganisation för stöd och råd i största allmänhet. - Det vore önskvärt om Upphandlingskontoret samordnar och delar med sig av rutiner och grundmallar för till exempel direktupphandlingar, dokumentation, upphandlingar, avtal, uppföljningar och så vidare. Om alla i länet använder samma rutiner och grundmallar är det lättare att samverka och hjälpa varandra/sprida information till våra organisationer. Likaså vore det bra om de samordnar och tar fram rekommendationer om hur vi ska tänka och agera kring aktuella ämnen som bland annat GDPR, social hänsyn i upphandlingar, uppföljning av privata utförare med mer i upphandlingsunderlagen.

61 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer - Det vore också bra om Upphandlingskontoret delar med sig av viktig information vad gäller upphandlingsområdet, LOU och direktiv till oss ute i kommunerna. Som ensam finns det risk att man missar viktig information som kommer ut. I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas? - Vi deltar i de årliga utbildningarna och de är bra utbildningar. Vi har också anordnat egna utbildningar i samarbete med Upphandlingskontoret inom ex LOU. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - De skulle kunna jobba mer aktivt med ramavtalslistan för att utvärdera om det är rätt saker som upphandlas. Kanske borde något bytas ut utifrån att behoven har ändrats. Det borde jobba mer med större upphandlingar. Ramavtalslistan är inte flexibel och den är svår att ändra på. Det kan ta ett år att göra ändringar i listan utifrån de behov vi har. Viktigt att jobba med ramavtalslistan och hålla den mer levande. - Där kan upphandlingskontoret vara mer aktiv och ha en dialog om vad som kan vara klokt att upphandla. De skulle kunna förtydliga sin planering om när på året upphandlingarna ska genomföras. Det möjliggör en bättre planering inom kommunen. Då kan vi påbörja ett förarbete så vi är förberedda. Som det är nu går allt så väldigt snabbt. - Vi saknar ofta ett motiv över varför just de här finns med på ramavtalslistan. Vi skulle önska en argumentation och motiv om varför just de här avtalen finns med på listan. Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Vi använder oss ibland av den möjligheten att kvalitetssäkra förfrågningsunderlagen och det är bra. Vill ha feedback på våra underlag att de är juridiskt korrekta. - En del kommunspecifika genomförs av upphandlingskontoret men det har varit svårt att få deras tid till det. En annan arbetsmodell vore att de samlade in alla

62 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer kommunspecifika önskemål för att se om någon kommun vore intresserad av att genomföra den på uppdrag av flera kommuner medan upphandlingskontoret istället skulle fokusera på de mer övergripande. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret i förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den? - Det är väl den fördelningsmodell som fungerar bäst. Vi vill gärna ha information när det finns behov att höja den. Kostnaderna skulle också kunna fördelas utifrån omsättning. - Vi tycker det är konstigt att inte Östersunds kommun har någon representant i CUG. Vem är det som till exempel förbereder och föredrar ramavtalslistan i kommunstyrelsen inför beslut? Vi tycker det är viktigt att det tydligt framgår att Östersunds kommun inte har/eller ska ha några extra fördelar bara för att Upphandlingskontorets personal rent praktiskt är anställda av Östersunds kommun. Det blir ju lite konstiga signaler då vi förstår att Upphandlingschefen sitter med i Serviceförvaltningens ledningsgrupp i Östersunds kommun?! Upphandlingskontoret är ett samarbete inom länet och ska vara fristående. Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Det viktigaste är att vi ganska snart kommer vidare. Vi vill ha en samverkan men en bättre samverkan och gärna med regionen. Alla kommer att behövas. Däremot behövs inte alla nämnder. - Upphandlingskontoret borde öppna upp och lyssna på den konstruktiva kritiken. Vi vill samverka men på ett bättre sätt.

63 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Richard Högström, kommunchef Ingrid Persson, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. Beskriv i egna ord. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre? - Avtalet säger också att de ska göra goda affärer men där brister det rejält. De lyssnar inte på oss som kund. De tar inte till sig av vår feedback vilka upphandlingsområden de ska fokusera på. De har dålig uppfattning vem som är kunden. De har ingen bra attityd och inställning. - Man brister också i affärsdelen i upphandlingarna. De har automatiska prisjusteringar där de ligger högre i pris än vad både regionen och vi själva kan åstadkomma. Vi har exempel på där vi kunnat själva minska på kostnaderna med 20 procent. De fokuserar bara på de juridiska och formella delarna vilket vi tycker är en mindre del av upphandlingsprocessen. De borde ta ledartröjan och vara expert i hela upphandlingsprocessen. - Vi har etablerat en egen inköpsavdelning och nu gör vi stora besparingar. Vi sparar 6-7 mkr per/år. Det är stora skillnader i vilka avtal vi själva lyckats få till. Vi har en helt annan relation till leverantören som vi också får en direktkontakt med. Vi är inte öppen med att gå tillbaka. Vi tjänar alldeles för mycket av att stå utanför. Vi uppmanar också de övriga kommunerna att göra det också så vi gemensamt kan skapa ytterligare fördelar. - Det finns inte på kartan för oss att backa från vårt beslut att lämna utan nu samverkar vi med regionen istället. Vi har identifierat 70 avtal som regionen nu kommer sköta åt oss. De ligger dessutom i de avtalen procent lägre i pris. Regionen har en helt annan inköpsprocess och lyckas därför få ner priserna på helt andra nivåer. Upphandlingskontoret koncentrerar sig bara på den juridiska delen

64 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer medan regionen fokuserar på själva affärsdelen. Vi lägger nu mer tid på förarbetet och vi får därmed ett bättre resultat. Det är inte så lätt att bara lära sig den delen utan de kräver en erfarenhet som inköpsavdelningen på regionen har. Det finns vissa avtal som inte regionen hanterar och de lägger vi på Kommentus och upphandlingsmyndigheten. En mindre andel hanterar vi själva. I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas? - Vi har deltagit ibland på utbildningarna. De har för oss inte varit så intressanta utbildningar. Det hade kunnat vara ett annat innehåll och haft mer fokus på att utbilda kommunerna i just affärsdelen. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - De har inte varit lyhörd i de delarna. De har kommit sent med listorna och vi har inte riktigt hunnit hantera dem internt. De behövs en längre process. De förslag på upphandlingar som kommit från upphandlingskontoret är så små. De borde tittat mer på större områden där effekterna ger mer. Men för det krävs ett helt nytt kontor och en ny kompetens. Att försöka omvandla GNU till något annat är en för lång och omständlig process. Det krävs ett skifte och då är det bättre att samverka med regionen som redan är där. Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Historiskt har vi inte använt dem till detta då de sällan haft tid att hjälpa oss med det. Uppföljning är i stort sett obefintligt och det de följer upp är inte heller relevant. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret i förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den? - Det är en bra fördelningsmodell. Sedan har vi inte fått valuta för pengarna. Det vi betalar till den gemensamma nämnden motsvarar en heltid för oss.

65 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Upphandlingskontoret skulle kunna jobba med att få lokala leverantörer att delta i större omfattning och haft mer fokus på det. - Vi blev dåligt behandlad av upphandlingskontoret i samband med den senaste livsmedelsupphandlingen. Vill ha tillbaka en kund så agerar man inte på det sättet. Det känns surt att vi inte kan avsluta på ett bra sätt. Då hade vi kunnat vara mer öppen för att diskutera en lösning. - Övriga kommuner har kanske inte riktigt prioritera den här frågan. Men när vi nu visar dem vad det går att tjäna för pengar så har de blivit mer intresserade. - När vi startade processen hos oss så har vi haft en öppen dialog med upphandlingskontoret och försökt få dem att se på processen som vi gör och kommit med förbättringsförslag och få dem att dra nytta av samarbetet. Vi upplevde att responsen var dålig och att de tyckte att vi var ett problem. Vår ambition var inte att lämna men när vägen var stängd så valde vi att lämna.

66 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Anders Wennerberg, kommundirektör Björn Strindlund, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. - Det vi ber om ska upphandlas genomförs. Vi är med på flera ramavtalsupphandlingar. Svårt att bedöma om de lyckas få bra priser. Avstånd till leveranspunkterna höjer priserna. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? - Vi har dessvärre ingen tjänstemannainsyn vilket är en stor brist. Det saknas en nivå i dialogen gentemot upphandlingskontoret, en nivå där strategier och inriktning kan diskuteras. - Vi är en stor kommun och i och med att upphandlingskontoret bara vill ha en sakkunnig per kommun och upphandling sp blir det svårt för en person att ha koll på behoven i sin helhet inom kommunen. Som exempel så ska en person ha koll på behov och önskemål för ex. resor för hela kommunen vilket blir väldigt svårt. Vi skulle behöva fler kontaktpersoner från kommunens sida i arbetet tillsammans med upphandlingskontoret. Där behöver de bli mer lyhörd för det behovet och önskemålet. Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? - De genomför ramavtalsupphandlingar som sedan uppdateras mest rutinmässigt i samband med att det upphandlas nästa gång men de arbetar inte med strategier för att förbättra och utveckla. Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre? - Vi använder upphandlingskontoret till viss del för deras kompetens inom LOU. Då kommunen har egen juridisk kompetens används den egna kompetensen i första hand.

67 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas? - Vi deltar i utbildningarna som brukar vara bra men vi hade inte kunskap om att de kunde användas även för använder inte dem för interna utbildningar. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - Vi blir informerade om vilka gemensamma upphandlingar som är tänkt att genomföras. Vi har inte en dialog i planeringsfasen utan vi blir mer informerad om vad som är tänkt att genomföras. Dialog om förbättringsarbete saknas. Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Vi använder upphandlingskontoret för att kvalitetssäkra våra egna upphandlingar men det är upp till förvaltningarna att göra det och där kan uppstå en brist ibland att det inte görs. - Det brister i uppföljningarna, där borde upphandlingskontoret bli bättre att följa upp avtalen. - Det har också riktats en orättvis kritik mot upphandlingskontoret. Kommunerna har inte heller engagerat sig i kravspecifikationerna. Vi borde ha personer som är dedikerad den uppgiften. Det är viktigt att engagemanget kommer inifrån kommunen. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret i förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den? - Det är en fördelningsmodell som fungerar bra. Det är svårt med en annan fördelningsnyckel. Att fördela kostnaderna i förhållande till folkmängd är den fördelning som är mest rättvis.

68 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Vi tror att vi kan göra bättre affärer tillsammans med regionen. Några upphandlingar kan vi genomföra själva, andra skulle vi kunna lägga på en gemensam samverkansnämnd och övriga på t.ex. Kommentus. - Om vi vill ha hjälp med även annat då behöver upphandlingskontoret lyssna på oss. Saknas det ex. riktlinjer och policys så behöver de tänka om och hjälpa till i de delarna. Vi behöver deras kompetens att försöka förutse och ligga steget före. Om vi inte har den kompetensen så vet vi inte heller vad vi behöver göra för att göra bättre upphandlingar. Då blir det fel att upphandlingskontoret hänvisar att det inte ingår i deras uppdrag. Där behöver de vara mer flexibla och tillmötesgående.

69 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Anneli Svensson, kommunchef Camilla Hulkki, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. Beskriv i egna ord. - Det är upphandlingskontoret uppgift och det är bra om de fokusera på det men vi tror samtidigt att de gör en hel del uppdrag åt Östersunds kommun som de förstås får betalt för. Men vi funderar på om de verkligen har den tiden att göra det arbetet när de samtidigt är försenade på det andra som är deras huvuduppdrag. - Tiderna förändras och behoven kanske är annorlunda idag än vad de var tidigare och då kan man behöva ompröva prioriteringarna. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? - Det fungerar ganska bra men när det inte fungerar så är det ganska ofta för att upphandlingskontoret inte får in synpunkter från kommunerna. Upphandlingskontoret kan bli mer effektiva än vad de är idag. Vi har diskuterat i flera år om vad vi gör när kommunerna är försenade med de uppgifter som behövs inför en upphandling. Man kanske ska köra utan den kommunen istället för att invänta dem och de blir förseningar som följd. Det finns mer att göra för att effektivisera hela processen. Men vi tycker att de lyssnar på oss när vi framför våra synpunkter. Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? - Affärsmässigheten har diskuterats. Det borde vara större fokus på att göra bättre affärer. Det de levererar idag är stödtjänster. Upphandlingskontoret gör dock sitt bästa för att uppfylla alla krav som ex hållbarhet. De tittar på olika affärsmodeller och de för en diskussion med de sakkunniga. Men det är kanske på fel nivå? Dialogen borde också föras på kommunledningsnivå om vad vi ska prioritera. - Chefen för Upphandlingskontoret är en viktig resurs och ska ha koll på vad som är strategiskt viktigt. Samtidigt är vi också åtta kommuner med stor spridning vilket kan vara svårt att få till det strategiska eftersom vi är så spretiga. Det skulle också behövas en mer likriktning i hur kontaktpersonerna ska fungera i kommunerna.

70 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre? - Det kan definitivt bli bättre. Det är viktigt med juridisk kompetens och i dag rådfrågar vi aldrig upphandlingskontoret i juridiska frågor utan i första hand upphandlingsmyndigheten då det är svårt att få kontakt med de med juridisk kompetens på upphandlingskontoret. I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas? - Alla har inte fått informationen om möjlighet till grundutbildning. Vi internutbildar istället. Vi deltar i den gemsamma utbildningen som samordnas en gång per år. Vi deltar alltid på de utbildningstillfällena. Det har varit viss upprepning på utbildningarnas teman. Istället för att vara så generell borde utbildningarna istället fokusera mer på sakkunskap inom upphandlingsområdet. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - I och med att nämnden tar beslut en gång per år så blir det en trög process. Dessutom så genomförs ju inte heller upphandlingarna förrän först året efter beslutet. Samtidigt så går det inte heller att ha hur många avtalsområden som möjligt så det är en trög process att ändra på. Även om vi upplever att vi blir lyssnade på så bygger det på ett samarbete där det är en kompromiss gentemot andra kommuner. En inriktning har varit att minst tre-fyra kommuner ska vara med för att en upphandling ska genomföras. - Det är viktigt med samverkan och att vi använder den kompetens som finns ute i kommunerna på bästa sätt. Men tiden är begränsad så den samverkan behöver vara mer strukturerad än vad den är idag. Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Vi använder inte upphandlingskontoret för att kvalitetssäkra upphandlingarna utan det gör vi själva. Vi har inte heller använt upphandlingskontoret för att genomföra egna kommunspecifika upphandlingar men nu gör vi det pga. av tidsbrist.

71 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer - De avtal som upphandlingskontoret upphandlar ska följas upp av dem vilket inte görs fullt ut. Våra egna genomförda upphandlingar ska vi förstås följa upp själva. De ska istället fokusera på de avtal som de själva äger. Däremot kan de stötta i processen att lära ut vad man ska tänka på vid avtalsuppföljningar. - Åre är noga att säga att de vill samverka men inte på det sätt som görs idag. Den nya nämnden, behöver vi verkligen en till ny nämnd eller går det att hitta en bättre samverkan i det vi har? - Vi har årligen diskuterat hur vi ska jobba framöver. Samarbete behövs och Upphandlingskontoret arbetar på ungefär samma sätt som det görs i övriga landet. Man glömmer syftet med nämnden och den samverkan vi har. Vi har länge talat om att vår samverkan behöver utvärderas och även samverkansavtalet och uppdraget men det blir ingen verkstad. Det känns som om det är svårt att komma till ett beslut. Vi borde börja i den änden innan vi börjar prata om att gå in i något nytt. - När vi deltar i samarbetet så borde det ske på lika villkor. De som är kontaktpersoner har inte samma befogenheter och tid att arbeta med frågan och då haltar samverkan. Vissa saker behöver likriktas. De delar som ingår i samarbetet behöver organiseras på liknande sätt i kommunerna. Vi behöver även se över hela inköpsprocessen internt inom kommunen och där kanske vi skulle kunna få ett bättre stöd av upphandlingskontoret. Det kanske borde finnas en verksamhetsutvecklare på upphandlingskontoret som har koll på kommunernas olika behov. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret i förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den? - Det är en modell som fungerar. Det kan vara svårt med andra modeller. Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Det har varit för hög personalomsättning och det blir inte bra. Det blir ett tapp i kompetensen vilket resulterar i att de blir försenande i avtalen. Det kommer nya som ska läras upp och det blir inte bra. - De olika dokumenten vi har borde ses över och borde vara mer strukturerad. Politikerna lämnar över ansvaret till den gemensamma nämnden samtidigt som KS ska veta vad man vill. När ska vi koppla in politiken? - Att införa en strategisk operativ nivå, vad hände med den tanken? Det är ett glapp mellan nämnden och vi som jobbar praktiskt med frågorna. Det är också ett glapp mellan vår representant i GNU och oss i kommunen. Vi behöver ha forum där det förs

72 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer en dialog kring vad vi ska samarbeta kring och vad vi ska rikta in oss på. Dock får det inte vara för många nivåer för då blir det svårt. - Det behöver en kontinuitet och kompetens hos kontaktpersonerna på Upphandlingskontoret för att det ska bli bra. Vi har inte råd att låta bli att samverka.

73 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju politiker Strömsund Susanne Hansson (S) Göran Espmark (C) Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Hur uppfattar du att den gemensamma nämnden arbetar i enligt med inriktningen i upphandlingspolicyn? - Det är svårt att veta hur väl man lyckats med uppföljning av avtal. I kommunstyrelsen får vi inte den uppföljningen och informationen. Det är väl i och för sig vårt ansvar. Vi har inte tidigare haft en representant från KS i den gemensamma nämnden men nu har vi den kopplingen så då borde möjligheten till information och dialog kunna bli bättre. - Vi behöver samverka för att få till bättre affärsvillkor. I och med att vi är fler som samverkar kan vi få upp volymen vilket också gör att vi kan få till bättre priser. Att hålla ner administrativa kostnaderna ligger också i vårt intresse. Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl uppfattar du att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften? - Det är många som är nyanställda på upphandlingskontoret och de blir som ett utbildningsställe för upphandlare som sedan försvinner vilket är ett bekymmer. Den stora omsättningen på personal är ett problem och där behöver man jobba mer för att de blir kvar längre. Upphandlingskompetens är efterfrågad och som fångas upp av näringslivet och statliga myndigheter när upphandlingskontoret lärt upp dem. Det är viktigt att vara attraktiv som arbetsgivare. - Upphandlingskontoret ska också vara ett stöd till oss som kommun i våra egna upphandlingar men det har varit svårt att få den hjälp vi har behövt. Vi har utökat budgeten men har inte fått utökad hjälp. Ibland när vi söker stöd så får vi inte det för att de saknar resurser. Upphandlingskontoret och samverkan bygger på att kommunerna har kontaktpersoner och det verkar vara skiftande hur mycket kommunerna har lagt resurser på det. Har upphandlingsnämnden de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som samverkanskommunerna önskar att de genomför? - Inte hela tiden. Men vi kanske också har för stora förväntningar i förhållande till det uppdrag de fått. Vi behöver se över själva uppdraget och anpassa det efter våra förväntningar. De gör säkert det de ska medan vi på kommunerna väntar på att de

74 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer ska göra mer. Det finns farhågor att Östersund nyttjar dem mer pga. av att de inte har avsatt tillräckligt med resurser internt för att jobba med upphandlingar. En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna ska försöka ta till vara, och det kan också innebära att de mer aktivt initierar utökade samarbetsformer. Är det din bild att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer? - Ja det tror vi att de har ambitionen att fler lokala leverantörer ska kunna vara med men priset är ju också är viktigt. För att kunna få fler lokala leverantörer så är det viktigt att man kan dela upp upphandlingarna i mindre delar. Det kan ju samtidigt kosta mer att dela upp och då är det viktigt att den kommun som beställt det också står för den ökade kostnaden så det inte blir upphandlingskontoret som gör det. Är nuvarande samverkan tillräckligt tillfredsställande och hur kan den eventuellt utvecklas? - Det är viktigt att se över uppdraget och modifiera det. Det har gått några år sedan vi gick in i samverkan och en hel del har ju hänt sedan dess. Ett sätt att utveckla samverkan skulle kunna vara att vi samarbetar med regionen i upphandlingsfrågor. Men vill regionen det? Det blir ju ett bredare uppdrag än vad de har idag. Samtidigt är det onödigt att ha två upphandlingskontor i länet. Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? - Ja absolut. Det är olyckligt att Åre lämnar och att Östersund samtidigt ger uttryck för att de inte heller ska vara med utan större hänsyn och dialog med oss övriga kommuner som har avhänt sig kompetensen till förmån för upphandlingskontoret. Det blir sårbart och vi blir besviken. Vi har ett större ansvar än så och det är viktigt att vi kan lite på varandra och att man inte bara kliver ut utan har dialog kring det. Vi kommer inte våga avhända oss kompetensen och gå in i ytterligare samverkan om det ska vara så. Naturligtvis behöver vi syna verksamheten men det är viktigt att vi för en dialog kring det. Idag har vi ett fungerade upphandlingskontor och det vore trist om vi ska rasera det. Hur ser du på framtiden för den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor? Finns det intresse att utveckla samverkan till att omfatta fler samverkansparter? - Vi ser att det finns kvar men att vi gemensamt undersöker möjligheten att samverka med regionen även om en sådan lösning kan ta tid.

75 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Sven-Åke Draxten (S) Bräcke Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Hur uppfattar du att den gemensamma nämnden arbetar i enligt med inriktningen i upphandlingspolicyn? - När vi träffas i nämnden så arbetar vi enligt den inriktningen. Från början var inte Bräcke med i så många ramupphandlingar men allt eftersom har vi varit med i större utsträckning även om vi också har våra egna kommunala upphandlingar. Vi valde att gå med pga. kompetensförsörjningen. För oss är det svårt att själva hitta den kompetensen vi behöver och där ser vi fördelar med att samverka och samla kompetensen. - Vi från ägarna har satt budgeten som upphandlinskontoret har. Från kommunens sida har vi ju kunnat satsat mer i nämndens arbete vilket vi inte gjort och då har det också inneburit begränsning för kontoret. En annan utmaning har varit att vi har utbildat kompetens på kontoret som sedan går vidare till andra arbetsgivare. Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl uppfattar du att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften? - Kontoret har pga. att de inte kunnat rekryterat, behövt begränsa sig. Vi har inte kunnat använda dem alla gånger till att kvalitetssäkra våra egna upphandlingar eftersom de varit kort med folk. Möjligheten att kvalitetssäkra våra egna upphandlingar en stor fördel för. - I nämnden har vi en viktig uppgift att sprida information och de beslut som fattats, vidare till vår egna kommun. Några kommuner har inte deltagit på nämndsmötena vilket påverkar deras möjlighet att sprida besluten vidare. Har upphandlingsnämnden de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som samverkanskommunerna önskar att de genomför? - Ju mer pengar upphandlingsnämnden får ju mer kan de göra. Men från kommunernas sida har vi begränsade resurser vilket påverkar nämndens möjlighet att utveckla sig som de har önskat och som kanske också förväntas. En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna ska försöka ta till vara, och det kan också innebära att de mer aktivt initierar utökade

76 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer samarbetsformer. Är det din bild att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer? - När vi frågar om vi kan bryta ner i fler olika delar så det finns möjlighet för fler mindre leverantörer att delta så brukar det inte vara några problem. Upphandlingskontoret har varit oss behjälplig i de frågorna. Tyvärr deltar inte mindre leverantörerna i den utsträckning som vi skulle önska. Vet inte om det är en informationsbrist. Är nuvarande samverkan tillräckligt tillfredsställande och hur kan den eventuellt utvecklas? - Den behöver diskuteras mer. Det pratas mycket om LOU ute i kommunerna men det är inte så att de frågorna diskuteras med oss i nämnden eller med kontoret. Viktigt att vi nyttjar de resurser som finns. Det är upp till kommunerna att använda sig av den kompetens som finns. Jag tycker att vi har nytta av upphandlingskontoret och vi har inte själva den kompetensen när det gäller större och mer komplicerade upphandlingar. Större volymer ger oss också förhoppningsvis bättre priser. Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? - Jag tror att det är viktigt att samverkan fortsätter. Men det vore bra att vi har en strategisk dialog vad vi vill ha ut av samverkan. Hur ser du på framtiden för den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor? - Om jag skulle varit kvar som KSO så skulle jag jobbat för att nämnden och upphandlingskontoret skulle vara kvar. Vi behöver samverka och upphandlingssamverkan är en viktig samverkan. Det är viktigt att ha spetskompetensen och det är svårt att ha den själv. Finns det intresse att utveckla samverkan till att omfatta fler samverkansparter? - Om det är möjligt att samla kompetensen i länet så skulle vi bli ännu starkare. Vi bör se över om det är möjligt att samverka med regionen. Det är också viktigt att kommunerna väljer personer till nämnden som är intresserad av upphandlingsfrågor och inte bara sitter av mötena. Viktigt att de också har beslutsmandat de som är med i nämnden.

77 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Theresa Flatmo (C), Bräcke Kommun Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Hur uppfattar du att den gemensamma nämnden arbetar i enligt med inriktningen i upphandlingspolicyn? - Det bryts nu och då och det är beklämmande. Från företagen finns en frustration över att det inte funkar. Det finns mycket som kan förbättras. - Som opposition har vi inte heller insyn på samma sätt som majoriteten. Det finns mycket att jobba med och förbättra. Finns exempel där kostnader har dragit iväg för att verksamheten inte gått på den upphandlande avtalslistan. Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl uppfattar du att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften? - Jag tror att det fungerar. Informationsdagarna har varit väldigt bra när upphandlingschefen kommit till oss och informerat. Den informationen har varit toppenbra. Vi behöver samverkan och kompetensen då vi är en liten kommun. Det finns mycket pengar att tjäna. Har upphandlingsnämnden de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som samverkanskommunerna önskar att de genomför? - Det kan jag inte svara på. Jag vet inte eftersom vi som opposition inte har den insynen. En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna ska försöka ta till vara, och det kan också innebära att de mer aktivt initierar utökade samarbetsformer. Är det din bild att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer? - Min bild är att den ambitionen inte finns för exempelvis för livsmedelsupphandlingar. Det finns en ambition att vi ska satsa på de gröna näringarna och då är det viktigt att vi lever upp till det även på kommunen. För hantverkstjänster verkar det fungerar bättre med flera lokala leverantörer. Är nuvarande samverkan tillräckligt tillfredsställande och hur kan den eventuellt utvecklas?

78 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer - Kan nog inte ge något bra svar på det. Jag har hört att det inte finns tillräckligt många som arbetar med frågorna. Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? - Givetvis. Jag tycker det är en viktig politisk fråga. Det är vi som har ansvaret och där ingår även lagar och regler som finns kring upphandlingar men också ansvaret för hur vi kan nyttja systemet inom lagens krav så det kommer till gagn för företagen och att kommunen får till bättre priser. Hur ser du på framtiden för den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor? - Att det ska ingå i den nya gemensamma nämnden som vi har med regionen vore klokt. Jag tror att det är viktigt att vi samverkar i så många frågor vi bara kan. Det handlar inte att vi ska göra stora upphandlingar utan bättre. När det gäller uppföljning tror jag att många kommuner inte gör det. Strategier inför är också viktigt. Finns det intresse att utveckla samverkan till att omfatta fler samverkansparter? - Den form som varit har inte varit tokigt i en gemensam nämnd men det är viktigt att vi samverkar.

79 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Anders Häggqvist (C), Härjedalen Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Hur uppfattar du att den gemensamma nämnden arbetar i enligt med inriktningen i upphandlingspolicyn? - Vi vill börja med att vara självkritiska. Vi har inte deltagit i den gemensamma nämndens möten i den utsträckning vi borde ha gjort. Vår delaktighet har kunnat varit bättre. Från politiskt håll har vi inte varit duktiga på att leva upp till vår del av samarbetsavtalet. Det beror framför allt på en rörig mandatperiod med bl.a. skifte i majoritet. - I upphandlingssamverkan så behöver mycket av förarbetet göras i kommunerna, på hemmaplan. Ur ett strategiskt perspektiv så tycker jag det är viktigt att sortera ut vara för vara och även tjänster för att fler lokala leverantörer ska kunna vara med och leverera. Ett exempel är inom livsmedel där ex kött och potatis skulle kunna delas upp i mindre enheter så att fler lokalt kan vara med. Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl uppfattar du att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften? - Där har jag förstått att upphandlingskontoret lever upp till det juridiska. Men minst lika viktigt är det med uppföljningar av avtal och det borde nämnden och kontoret jobba mer med. De gemensamma upphandlingarna inom livsmedel känns inte riktigt vara skräddarsytt för oss så där får vi ta egna vägar och lösningar. Vi befinner oss avståndsmässigt långt bort och det kan kräva helt andra lösningar än ex. för Östersund. Tillgång till service kan många gånger vara viktigare än prislappen. Exempelvis om en kopiator går sönder då är det många gånger viktigare att det åtgärdas snabbt än att vi har den billigaste servicen. Dröjer en lagning så kan det kosta betydligt mer. Har upphandlingsnämnden de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som samverkanskommunerna önskar att de genomför? - Svårt att avgöra då jag är dåligt insatt. En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna ska försöka ta till vara, och det kan också innebära att de mer aktivt initierar utökade

80 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer samarbetsformer. Är det din bild att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer? - Vi har skickat ut en enkät till samtliga företag i kommunen för att lära oss mer vad de som lokal leverantör kan erbjuda för varor och tjänster till kommunen. På så sätt får vi en bättre bild av vad de som lokal leverantör har för resurser. Vi från Härjedalen behöver vara mer tydlig mot upphandlingskontoret vad som krävs för att underlätta för små leverantörer i vår kommun. Det har funnits olika tänk och förståelse från upphandlingskontoret sida för vårt sätt att tänka. - Vi har i grunden ett konstigt system. När vi ska köpa upp varor från jordbrukare så är det lägsta pris som ska gälla när vi med andra handen ställer höga krav när det gäller djurhållning och kvalitet. Det kan vara bättre att få potatis lokalt än att det är ekologiskt. För oss är det viktigare att det är närproducerat än ekologiskt. Är nuvarande samverkan tillräckligt tillfredsställande och hur kan den eventuellt utvecklas? - Vi ska ha en aktör som kraftsamlar kring upphandlingar och jag är öppen för en dialog med regionen i den frågan. Det är också viktigt att man tänker till kring fysiska möten så att man nyttjar tiden när vi behöver resa så långt. Kortare möten ska vara digitalt så även GNU- mötena. Det är viktigt för miljön men också med respekt för människors arbetstid. Viktigt också att upphandlingskontoret regelbundet besöker oss för en dialog. Vid något tillfälle kan det också vara bra för dem att ha en dialog med oss politiker. Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? - Vi är kluven i länet. Vi behöver samarbeta mer och bättre. Det kan ibland vara knepigt att få till den samverkan. Får vi en centralisering till Östersund så kan vi tappa kompetens. Det vore intressant att titta på en modell där vi nyttjar den kompetens som finns ute i kommunerna även till gemensamma upphandlingar. Hur ser du på framtiden för den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor? - Vi behöver kraftsamla och gärna tillsammans med regionen. Vi kommer även fortsättningsvis att jobba med egna kommunala upphandlingar men det är viktigt att vi kraftsamlar kring de gemensamma. LOU är lite stelbent och passar inte riktigt alltid för små kommuner. Finns det intresse att utveckla samverkan till att omfatta fler samverkansparter? - Ja, med regionen.

81 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju AnnSofie Andersson (S), kommunstyrelsens ordförande i Östersund Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Hur uppfattar du att den gemensamma nämnden arbetar i enligt med inriktningen i upphandlingspolicyn? - Jag förutsätter att man gör det. Östersund är halva länet och vi gör stora upphandlingar. Viktigt att vi har kvalitet i upphandlingarna. Hur mycket politiken är inne och styr utifrån inriktningen, det vet jag faktiskt inte. Det enda som kommunstyrelsen har fått är info om vad som är på gång inom upphandlingsområdet. Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl uppfattar du att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften? - Min känsla är att det går mycket på slentrian. Man gör som man tidigare gjort och förbättringsarbetet sker inte. Vi har kanske inte heller prioriterad GNU och vilken vikt vi lägger på nämnden så vi kan styra mer politiskt. Idag har ordförande bara två timmar i veckan till sitt förfogande. Då blir det mer av juridik än politik. Vi kanske inte riktigt inser vilket verktyg det kan vara om det får rätt förutsättningar. - När vi politiskt pratar om upphandlingar så är det oftast om livsmedel vi pratar om. Men vi borde också borde diskutera vad som är politiskt viktigt inom fler upphandlingsområden och inte bara inom livsmedel. Som exempel så borde vi fundera på hur vi ställer sociala krav som att ta emot praktikanter vid byggentreprenader något som är viktigt för oss som kommun. Upphandlingskontoret gör inte fel men det kan vara för stort fokus på juridik och pris. Följer vi sedan upp avtalen? Man tjänar sannolikt fort in en tjänst som kan jobba med uppföljningar av avtal som säkerställer att vi har rätt priser. Har upphandlingsnämnden de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som samverkanskommunerna önskar att de genomför? - Jag tycker inte det. Vare sig upphandlingskontoret eller nämnden. Presidiet och ordförande borde ha mer tid till sitt förfogande och vi behöver bli mer tydliga med vad vi vill och se över innehållet i samverkansavtalet. En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna

82 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer ska försöka ta till vara, och det kan också innebära att de mer aktivt initierar utökade samarbetsformer. Är det din bild att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer? - Min bild är inte det. Tyvärr verkar vi fokusera mer på stora volymer för att få lägre pris. Vi skyller ofta på juridiken men stämmer det? Upplever också att vi är för fega för att testa vad som är möjligt. Är nuvarande samverkan tillräckligt tillfredsställande och hur kan den eventuellt utvecklas? - Från politiken är jag inte säker på att man känner att man prioriterat upphandlingsfrågorna. Hur viktigt är upphandlingsfrågor politiskt? Vi behöver prioritera det mer. Nämnden behöver utrymme och resurser för mer strategisk politisk dialog och omvärldsbevakning. Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? - Vi behöver snäppa upp oss. Vi behöver fundera om beställningen ska vara på ett annat sätt. Vi behöver ha den dialogen. Vi ägarkommuner kan behöva prata om de här frågorna på en mer strategisk nivå. Något gott är det trots allt med att Åre klev av. Det känns som vi vaknat till och börjar prata om upphandlingsfrågorna igen. Hur ser du på framtiden för den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor? - Jag önskar att Jämtland trots sin litenenhet tar till vara på kompetensen och lyfter frågorna till politiken så att vi även fortsättningsvis samarbetar kring upphandling. Jag tycker att vi behöver samverka. Vi behöver komma bort från snacket om var upphandlingskontoret ska ligga. Om det är i Östersund vi kan rekrytera den kompetens vi behöver så är det här kontoret ska ligga. Om det finns kompetens ute i kommunerna så borde vi förstås nyttja och samordna den kompetensen mer än vad vi gör idag. Finns det intresse att utveckla samverkan till att omfatta fler samverkansparter? - Om regionen är duktig och vi kan spara pengar så borde vi se över samverkan även med dem. Att jobba parallellt verkar inte bra och inte heller att vi slåss om kompetensen. Har vi inte rätt kompetens så har vi ett stort bekymmer. Det behövs ta ett nytag kring nämnden och kontorets uppdrag. Mycket har hänt sedan det bildades och också medvetenheten. Det förväntas mer av kontoret än vad vi sagt att deras uppdrag är. Det kan behövas uppgraderas tillsammans med regionen och även vi i Östersunds kommun behöver stärka vår upphandlingskompetens.

83 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Elise Ryder Wikén (M), Berg Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Hur uppfattar du att den gemensamma nämnden arbetar i enligt med inriktningen i upphandlingspolicyn? - Jag upplever att de jobbar utifrån sitt uppdrag. Jag kan inte säga något annat. Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl uppfattar du att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften? - Personligen har jag inte haft så stor kontakt med upphandlingskontoret och nämnden. Det jag upplever är kanske att vi inte kan få hjälp i upphandlingar som vi verkligen skulle behöva. Vi skulle vilja ha en kvalitetsupphandling inom vården men det kan vi inte få hjälp med för det säger man är för komplicerat och tar för mycket tid. Vi skulle vilja ha expertkompetensen och få hjälp med såna upphandlingar. Har upphandlingsnämnden de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som samverkanskommunerna önskar att de genomför? - Svaret är nej. Jag tycker att de ska ha expertkunskapen och kunna hjälpa oss med det vi behöver. Vi behöver samarbeta mer mellan kommunerna men ska man ha ett upphandlingskontor så ska samarbetet ske genom dom. Jag tror att kommunerna efterfrågar annat och då kan vi behöva skjuta till mer resurser för att få dem att göra det vi behöver få hjälp med som i exempelvis mer komplicerade upphandlingar. En sak är att upphandla pennor och det är en helt annan att upphandla vård. En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna ska försöka ta till vara, och det kan också innebära att de mer aktivt initierar utökade samarbetsformer. Är det din bild att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer? - Det kan jag inte svara på då jag inte har tillräckligt med insyn. Vet inte om vi har några mindre leverantörer i vår kommun. Jag tror ofta att det faller på volymen. Jag tror man ska utveckla nya lösningar för att underlätta i de fall lagen tillåter det. Är nuvarande samverkan tillräckligt tillfredsställande och hur kan den eventuellt utvecklas?

84 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer - Vi kanske efterfrågar andra saker idag än vad vi gjorde när det bildades. Det verkar också finnas kompetens ute i kommunerna som vi borde samverka kring och jag tror att man borde vara mer öppen och ödmjuk för att använda kompetens ute i länet. Jag kan också tycka det är onödigt med två nämnder och vi borde kunna samordna oss till en. Jag upplever också att Östersund gärna vill styra upphandlingskontoret. Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? - Jag det tror att det behövs en strategisk diskussion om hur vi ska utveckla upphandlingskontoret. Hur ser du på framtiden för den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor? - Jag tror att upphandlingskontoret ska vara kvar och då har man två möjligheter. Det ena är att vidga uppdraget till att också omfatta mer komplicerade upphandlingar och också tillsammans med regionen. Upphandlingskontoret fyller en funktion men uppdraget behöver vidgas så vi kan få hjälp med alla typer av upphandlingar. Finns det intresse att utveckla samverkan till att omfatta fler samverkansparter? - Skulle kunna var regionen.

85 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Gunilla Zetterström-Bäcke (S) Härjedalen Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Hur uppfattar du att den gemensamma nämnden arbetar i enligt med inriktningen i upphandlingspolicyn? - Jag uppfattar att de arbetar i enlighet och inriktningen i upphandlingspolicyn. Dock uppfattar jag det som om de är långt ifrån oss på kommunen. Vet inte hur bra kontakt vi har på tjänstemannanivå. - Våra företagare har historiskt har svårt att veta när det är aktuellt för upphandlingar där de skulle kunna vara med som leverantör. Vi har jobbat mer aktivt med den frågan och jag upplever att företagen idag har bättre koll på när upphandlingar ska ske. Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl uppfattar du att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften? - Min känsla är att dialogen borde utvecklas så att upphandlingarna kunde anpassas bättre efter förutsättningarna i vår kommun. Vi har anställt en egen person inom kommunen och på den nivån upplever jag dock att de har en bra kontakt med upphandlingskontoret. Har upphandlingsnämnden de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som samverkanskommunerna önskar att de genomför? - Det tror jag säkert men kunskap nämndens ledamöter borde få en bättre utbildning så de har koll på vilket deras uppdrag är. Vilket mandat och utrymme har egentligen GNU? Vad ska vi besluta om där? Mycket som är oklart. En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna ska försöka ta till vara, och det kan också innebära att de mer aktivt initierar utökade samarbetsformer. Är det din bild att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer? - Det kan vara svårt för upphandlingskontoret att känna till alla lokala företag i kommunen. Det borde till ett bättre samarbeta mellan olika instanser. Det kan vara svårt för små lokala företag att vara med på stora upphandlingar och hur kan vi få till ett bättre samarbete och dialog så att fler lokala företag kan vara med som

86 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer leverantör? Det är ett område som kan utvecklas. Vi vill inte handla kontorsmaterial i Östersund utan vi vill helst handla lokalt. I värsta fall kan små företag i vår kommun behöva lägga ner för att inte vi i kommunen kan handla av dem. Där behöver vi ha en bättre dialog kring vilka behov och möjligheter vi har att styra mer lokalt. Förstår att det är annat när vi pratar om stora upphandlingar men när det gäller mindre så borde vi gemensamt tänka till. Är nuvarande samverkan tillräckligt tillfredsställande och hur kan den eventuellt utvecklas? - Nuvarande samverkan kan utvecklas bättre i enlighet med tidigare svar som en bättre dialog och att utbilda även oss politiker i upphandlingsfrågor. Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? - Ja det behövs. Vi har pratat om det flera gånger hur vi kan hitta en bättre samverkan. Nu kommer det till en ytterligare nämnd inom regionen och det blir ju konstigt istället för att utveckla det vi redan har. Det behövs en bättre dialog kring hur vi kan samverkan både vi kommuner men också med regionen. Hur ser du på framtiden för den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor? - Jag tycker att den gemensamma nämnden ska ingå tillsammans med upphandling av sjukvårdsprodukter och den nya nämnden på regionen. Onödigt att ha en massa olika nämnder där det ska sitta både politiker och tjänstemän. VI har inte möjligt att åka till Östersund för många olika möten som ofta också är korta. Vi har lång väg att resa och de möten vi deltar i blir ofta väldigt ineffektiva. Vi lägger till nya forum istället för att slå ihop dem och utveckla dem vi redan har. Vi borde samla oss mer och samordna oss så vi nyttjar både tid och kompetens på bästa sätt. Finns det intresse att utveckla samverkan till att omfatta fler samverkansparter? - Det tror jag. Regionen kan var en sådan.

87 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju politiker Ragunda Jonas Andersson (S) Eva Sundin (C) Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Hur uppfattar du att den gemensamma nämnden arbetar i enligt med inriktningen i upphandlingspolicyn? - Nämnden och upphandlingskontoret följer det uppdrag som de fått. Problemet är att det finns en diskrepans med vad vi i kommunerna förväntar sig att de ska göra och vad inriktningen för upphandlingssamverkan och uppdraget är. - Vi uppfattar det som om det finns en förväntan att upphandlingskontoret ska vara mer flexibel för att nå de bästa affärerna och att de ska vara mer proaktiv i hur man kan konstruera upphandlingar för att nå dit. Vi upplever att i Åre har man haft en helt annan bild av vad målet med upphandling ska vara och vad vi gett dem för uppdrag. Vi upplever att det finns en önskan att upphandlingskontoret i mindre omfattning ska luta sig mot att det ska vara juridiskt korrekt för att istället arbeta för att ge värde åt kommunerna affärsmässigt. Det uppfattas som att de stora avtalen inte alltid bästa för kommunerna ekonomiskt men samtidigt kan inte upphandlingskontoret göra annat än att jobba med det uppdrag de fått. Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl uppfattar du att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften? - Ibland kan vi uppleva att de är lite för mycket av en utförarorganisation. Vi skulle gärna se att de tog en liten mer aktiv roll istället för att vänta på avrop. En liten kommun som Ragunda har inte själv resurserna eller kompetensen att granska upphandlingarna i försök att effektivisera dem. För vår del skulle det vara bättre om de var mer drivande och inte bara en stöttande funktion. Men återigen, det är ju trots allt deras uppdrag. Vi skulle behöva mer hjälp i processen innan man går ut på upphandling. Har upphandlingsnämnden de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som samverkanskommunerna önskar att de genomför? - De har sannolikt de resurser de behöver för att utföra det de har i sin uppdragsbeskrivning men inte om de ska ha ett vidare uppdrag. Vad kommer att landa på den gemensamma nämnden inom regionen? Den diskussionen bör föras primärkommunalnivå.

88 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna ska försöka ta till vara, och det kan också innebära att de mer aktivt initierar utökade samarbetsformer. Är det din bild att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer? - Upplever att de inte alla gånger är stöttande i den tidiga processen fram till ett upphandlingsuppdrag. Som exempel så skulle vi behöva utbilda företagen lokalt för att de ska förstå hur upphandlingarna går till. Kontinuiteten har inte heller varit så bra på upphandlingskontoret vilket förstås har försvårat det hela. Vår bild är att de skulle vara bra om upphandlingskontoret tydliggjorde vad de kan göra för att stötta både kommun och företag i tidigare skeenden utan för den skull gå utanför vad som juridiskt är möjligt. Är nuvarande samverkan tillräckligt tillfredsställande och hur kan den eventuellt utvecklas? - Utifrån det uppdrag de har så tycker vi att det tillfredsställande. Det är nog beställningen i så fall som behöver ändras. Skulle vi börja från noll så skulle det sannolikt se annorlunda ut. Grundfrågan är hur kan vi samverka bättre mellan kommuner och region. Vi skulle behöva ta ett helhetsgrepp om vem som gör vad och jobba för att få en sådan effektiv organisation som möjligt och använda kompetensen rätt. Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? - Det behövs. Upphandling är en fråga som vi behöver politiskt bli mer aktiv i. Behövs de verkligen tre olika organ? Vi behöver fundera på vilka funktioner som ska ligga i de olika organisationerna. Vi skulle behöva diskutera det politiskt och börja från ett blankt blad. Den diskussionen har ännu inte blivit konkret. Länet skulle vinna på att ha den diskussionen från grunden kring hur vi ser på samverkansfrågor och upphandlingsfrågor. Hur ser du på framtiden för den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor? Finns det intresse att utveckla samverkan till att omfatta fler samverkansparter? - Det har blivit väldigt spretigt när vi jobbar i parallella organisationer och det är inte rationellt. Kommunerna står sannolikt inte långt ifrån varandra kring vad vi behöver och vad vi vill ha. Ragunda vill även fortsatt delta i samverkan kring upphandling. Vi har inte resurserna att stå på egna ben. Vi vill dock se en lösning där rollerna tydliggörs i vad kommunerna ansvar är och vad upphandlingskontoret är. En problematik är att det finns olika uppfattningar i vad uppdraget är och därför behöver det tydliggöras. Inga av de personer som var med från början är kvar längre och därför blir det extra viktigt att föra den dialogen.

89 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Pär Jönsson (M), Östersund Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Hur uppfattar du att den gemensamma nämnden arbetar i enligt med inriktningen i upphandlingspolicyn? - Min uppfattning är att de arbetar ganska bra. Har dock inte personligen haft så stor kontakt med dem men på det stora hela så uppfattar jag att det fungerat bra. Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl uppfattar du att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften? - Även där upplever jag att det fungerar bra. Något jag dock funderar kring är hur stora volymer vid gemensamma upphandlingar påverkar lokala leverantörer och om de möjligt på de sättet hamnar utanför. Har upphandlingsnämnden de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som samverkanskommunerna önskar att de genomför? - Det har jag ingen uppfattning om då jag inte är så insatt. Vi har två representanter från Östersund i den gemensamma nämnden vilket känns bra. Vi behöver inte ha de specifika upphandlingsfrågorna på kommunstyrelsen som redan nu är överhopad av ärenden. En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna ska försöka ta till vara, och det kan också innebära att de mer aktivt initierar utökade samarbetsformer. Är det din bild att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer? - Min uppfattning är att kommunen ska köpa in av lokala leverantörer i den mån det är möjligt för att på så sätt stärka det lokala näringslivet och också kunna minska på transporterna. Ett problem har varit att man inte får leverera till en punkt utan kraven har varit att man ska leverera till flera ställen vilket inte är helt enkelt för en mindre potatisodlare. Varudistributionen verkar vara mer anpassad för stordrift. En fundering jag har är om det skulle ha så stor ekonomisk betydelse om köket i ex Orrviken kunde köpa direkt från potatisodlaren på orten. Mer anpassade lokala och udda önskemål vore bra. Upphandlingssamverkan fungerar bäst i stora volymer men i mindre volymer borde man kunna vara mer flexibel.

90 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Är nuvarande samverkan tillräckligt tillfredsställande och hur kan den eventuellt utvecklas? - Svårt för mig att ha en åsikt kring det. Det är lite anmärkningsvärt att en mindre kommun som Åre kan få till billigare avtal. Det borde man gräva djupare kring för att få en bild av hur det är möjligt. Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? - Ja de behövs och också försöka komma ifrån storskaliga lösningar för istället dela upp i mindre enheter. En samverkan behövs men vi kanske tappar den enskilda initiativförmågan ute på enheterna? Kunskapen finns i ex. i köket, de borde ha ett större handlingsutrymme att i vissa fall kunna köpa mer lokalt. Ta det här med torkan och hur det drabbat bönderna. Det vore ju rimligt att ha möjligheten att i ett sådant läge kunna köpa potatis och kött av de lokala leverantörerna istället för som det blivit nu att det till och med kommer utanför Sverige. Hur ser du på framtiden för den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor? Finns det intresse att utveckla samverkan till att omfatta fler samverkansparter? - Verksamheten måste genomlysas ytterligare särskilt när det har visat sig att det inte fungerar helt optimalt. Man kanske kan lösa det genom att kommuner som har upphandlingskompetens kan bidar med den även i gemensamma upphandlingar. Det kan kanske också delas upp mer geografiskt. Det ter sig överorganiserat i länet kring upphandlingsfrågor med två upphandlingskontor. Det finns ett värde att se om man kan samarbeta med regionen. Vi kanske också borde se över möjligheten att samarbeta med övriga kommuner utanför länet och även med andra län. - Det jag känner är att kommungränsöverskridande organisationer oftast blir svårstyrda genom att de är indirekt politiskt styrda. De blir ofta förskonade i ex besparingstider. Man borde ha en tydligare politisk styrning.

91 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju politiker Krokom Maria Söderberg (C) Niklas Rhodin (S) Inriktningen för upphandlingspolicyn och upphandlingssamverkan är att gemensam upphandling är av strategisk betydelse för kommunerna som helhet för att kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. Dessutom är målet att kommunernas administrativa kostnader för upphandlingsarbetet ska minimeras. Hur uppfattar du att den gemensamma nämnden arbetar i enligt med inriktningen i upphandlingspolicyn? - Vi har hört att en del kritik riktats mot upphandlingskontoret men vi tycker samtidigt att det är viktigt att få en gemensam bild av vad kritiken består av. Samtidigt behöver vi också utvärdera oss själva. Vi har försökt utveckla den interna organisationen men vi är ännu inte i mål med det arbetet. Som förtroendevalda är det svårt att veta hur nära vår organisation är upphandlingskontoret. Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl uppfattar du att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften? - Viktigt med den strategiska diskussionen och få bättre koll på vilka upphandlingar som är på gång. Vi borde regelbundet ha upphandlingsfrågorna på kommunstyrelsens bord och att det där fanns en diskussion för upphandlingsfrågorna. Vi borde ha samråd som vi har med exempelvis Gymnasieförbundet. Vi borde styra upphandlingarna mer politiskt. - Vi som ansvariga politiker känner att vi har dålig koll på vilka summor vi faktiskt upphandlar för. Hur mycket upphandlar vi totalt för inom de olika områdena, både gemensamt men också kommunspecifikt. Har upphandlingsnämnden de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som samverkanskommunerna önskar att de genomför? - Enligt politiker i GNU så har vi inte heller gett upphandlingskontoret de resurser som krävs för att arbeta med det uppdrag som vi önskar att de genomför. För att komma vidare behövs både ett kunskapsbehov och ett analysbehov av innebörden av kritiken. Det genomförs många upphandlingar där vi har haft stor nytta av att göra det tillsammans med övriga kommuner. En tydlig ambition med kommunernas upphandling ska vara att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunerna ska försöka ta till vara, och det kan också innebära att de mer aktivt initierar utökade

92 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer samarbetsformer. Är det din bild att den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer? - Det är viktigt att vi själva har möjlighet att styra vilka krav vi som kommun vill ställa i en upphandling som exempelvis den inom livsmedel där vi vill möjliggöra för fler lokala företag att delta i upphandlingarna. Är nuvarande samverkan tillräckligt tillfredsställande och hur kan den eventuellt utvecklas? Finns det behov av en strategisk politisk dialog kring hur samverkan kan utvecklas med syfte att få till en stärkt samverkan och bättre upphandlingar? Hur ser du på framtiden för den gemensamma nämnden och dess upphandlingskontor? - Det är viktigt att vi har kompetensen i upphandlingsfrågor och att vi förstår hur det fungerar. Det är svårt för små kommuner att samverka utan ett gemensamt kontor och också på egen hand få bra priser. Det är viktigt med en gemensam samverkan över kommungränserna. Det är bra om vi också kan hjälpa varandra med kommunspecifika upphandlingar. - Vi har inget ägarsamråd för upphandlingskontoret utan man har hänvisat till nämnden att det är där som ägarsamrådet ska ske. Det behövs dock en helt annan struktur för att få till en bra samverkan. Finns det intresse att utveckla samverkan till att omfatta fler samverkansparter? - Man borde kunna samordna sig med den nya regionala nämnden. Vi har tidigare fått svar från upphandlingskontoret att det inte går men det har vi kunnat göra när det gäller ex. hjälpmedel så det borde även gå för fler upphandlingsområden. Det skulle vara bra om vi juridiskt fick klart för oss vad som är möjligt att samverka med regionen kring och också titta på både för och nackdelar med en sådan samverkan.

93 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju upphandlingskontoret Nils Göran Johansson, upphandlingschef Gustaf Danielsson, strategisk upphandlare I samarbetsavtalet finns en arbetsordning där de samverkande kommunernas åtagande står beskrivit. I intervju med företrädare för upphandlingskontoret utgår frågeställningarna från hur de upplever att de deltagande kommunerna lever upp till sina åtagande såsom det är beskrivit i samverkansavtalet. Deltagande kommuner förbinder sig att: Utse lokal kontaktperson Det fungerar överlag bra förutom i Östersund där det inte fungerat eftersom de inte avsatt resurser i samma omfattning som flera av de andra kommunerna. Däremot driver Östersund egna projekt för att utveckla krav inom exempelvis sociala krav och hållbarhet. Det arbetet gör nytta för hela nämnden. Det behövs sakkunniga som kan frågorna och där är Östersund viktigt som en större kommun. Vi behöver experthjälpen för att utveckla våra gemensamma upphandlingar. Besluta om att avstå från att delta i upphandlingen Vi får beslutet men oftast efter att vi jagat efter det. Utse sakkunniga i referensgrupper Det fungerar till och från. Kontaktpersonerna blir ofta vår kontakt. Men det är olika från upphandling till upphandling. Vi tappar fart när vi inte får in kravställningarna från kommunen. Det blir en flaskhals. Vi behöver deras medverkan för att ställa rätt krav. Vi behöver deras medverkan för att ställa rätt krav. Att vara överens om syfte och mål är också viktigt så man är överens om varför upphandlingen görs och vilket utfall man förväntas få av upphandlingen. Att vara överens om syfte och mål är också viktigt så man är överens om vad som ska upphandlas. Till exempel så ger ju mindre kvantiteter högre priser vilket oftast blir konsekvensen av att man väljer mindre leverantörer. Vi behöver olika krav beroende på syfte och mål med upphandlingen. Säkerställa att de sakkunniga i referensgruppen förankrar förslagen i hemmakommunen Det är frågan hur det går till och också hur de spelar tillbaka in till oss. Hur bra det fungerar det vet vi inte riktigt. Viktigt att vi gör det vi kan så de kan ta implementeringen vidare till verksamheten i kommunen. Bra exempel är i Strömsunds kommun där de jobbar med nyhetsbrev för att sprida vad som är på gång inom upphandlingsområdet.

94 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Tillskapa en upphandlingsgrupp i kommunen Vi behöver vara initiativtagare för att mötena ska äga rum. Vi har en känsla av att merparten vill nog slippa det. Meningen med gruppen är att strategiska diskussioner ska kunna föras där men det har blivit mer av ett informationstillfälle för att berätta om genomförda upphandlingar och kommande. Tanken var att kommunerna skulle använda möten till att ställa frågor till oss om strategier inom avtalsområdena. Tanken är att det är i den lokala upphandlingsgruppen där den dialogen ska ske men det är en grupp som inte fungerar så bra. I de kommuner som har en tydlig lokal upphandlingsgrupp (LUG) fungerar det bra och det är ett bra driv men i de kommuner som inte har utsedda LUG grupper fungerar det inte, där måste vi driva på för att få till möten. Vi har nu precis börjat med ett nyhetsbrev som kommunerna kan sprida i sin organisation och som kommer att skickas ut kontinuerligt. Där det bland annat framgår förändringar i lagstiftning, vad som händer på kontoret, hur vi jobbar med uppföljningar osv. Bistå upphandlingskontoret med nödvändiga uppgifter för upphandlingens genomförande Det beror på. Det är enklare att få sakkunniga när det gäller upphandling av administrativa tjänster. Det är betydligt svårare när det gäller ex tekniska upphandlingar. Det är synd om vi själva ska skapa kravspecarna, det är viktigt att kommunerna är med i det arbetet. Vi upplever också att man tappar helheten. I en större kommun som Östersund så arbetar man mer utifrån förvaltningens behov och får inte hela kommunens syn och krav i upphandlingen. Bereda sakkunniga och kontaktpersoner möjlighet att delta i gemensamma möten Det fungerar blandat. De upphandlingar där det fungerar bäst är när kontaktpersonerna tar på sig an uppgiften och ansvaret. Det fungerar bäst i de mindre kommunerna. I de större kommunerna så vore det en fördel om kontaktpersonerna uppmanar de sakkunniga att se mer på helheten och att kontaktpersonerna får ett mer helhetsansvar. Svara för att förvaltningarna har kännedom av om tecknade avtal och betydelsen av köptrohet Det fungerar i de flesta fall. Där det fungerar bra har man en kontaktperson som har tid att avsatta för att informera och följa upp.

95 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Med stöd av upphandlingskontoret utvärdera tecknade avtal i den egna kommunen Tanken är att det är i den lokala upphandlingsgruppen där den dialogen ska ske men det är en grupp som inte fungerar så bra. Årligen upprätta planer över avtal som de vill ska upphandlas - "Vi ser ett behov av en strategisk dialog kring kommande avtal som ska upphandlas. Det är sannolikt en dialog som skulle vinna på att föras på kommunledningsnivå då oftast inte kontaktpersonen har mandatet att bestämma kommunens inriktning och ställningstagande. Upphandlingskontoret skickar ut en ramavtalslista varje december som kommunerna ska ta ställning till. Det har inte varit någon stor diskussion om nya avtal eller nya områden historiskt sett. Vet inte om kommunerna diskuterar detta hemmavid? Något ytterligare som ni utifrån ert perspektiv vill tillföra? - Om kommunerna bestämmer att de vill begränsa utbudet och valmöjligheterna så kan vi också få bättre priser. Man behöver ha en styrning för att optimera och pressa priserna. Men idag har vi ingen möjlighet att styra då kommunerna fattar de besluten själva och oftast på verksamhetsnivå. Det kommer önskemål från anställda vad de vill ha i stället för att styrningen kommer uppifrån att det här har vi bestämt att man kan välja på. Man handlar vad man vill för att man kanske tycker något är snyggare. Man borde hålla sig till de avtalade produkterna i sortimentet och styra dem att hålla sig inom det. Det handlar väldigt mycket om styrning. Det är en omställning att gå från fritt till att styra. Blå, gröna eller röda handskar, vi behöver argumentera för att man bara väljer en färg. Man kan få bättre affärsmässighet genom att styra tydligare. Men vi har inte mandatet att styra vad man väljer ute i kommunerna. Man kanske får bortse från önskemål i verksamheterna för att få bättre priser. - Skulle vi samverka med regionen så ökar komplexiteten och upphandlingarna kommer ta längre tid. De blir många parter som ska ge och ta och då kommer upphandlingarna också ta längre tid. Vi upplever att våra processer kan bli mer effektiva om det är bara kommunerna som ingår. Det kan vara svårare att få med kommunspecifika önskemål i större regionala upphandlingar.

96 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Jämtlands Gymnasieförbund (JGY) Åsa Mannerstål, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. Beskriv i egna ord. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? - Vi har inte så mycket kontakt med UK. Ibland är vi med och andra gånger inte. Vi är med på en del av ramavtalen. Jag har kontakt med dem och de har hjälpt oss med några egna upphandlingar. Jag rådfrågar dem vid direktupphandlingar. Jag har kontakt med dem flera gånger i månaden. Det är lite svårt att få kontakt med dem via telefon. Ibland behöver man ha en telefondialog vilket är svårt att få till. Vi använder dem i formuleringar i ex upphandlingsunderlag. Många frågor kring avtalen. De lever upp till mina förväntningar. - Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre? - Det vi använder dem till fungerar bra. I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas? - Vi har deltagit i någon utbildning i hörsalen. Det kan bli lite för stort. Finns inget utrymme för att ställa frågor. De är väldigt öppna för att komma till oss och informera och svara på frågor. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål?

97 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Vi har inte så många egna upphandlingar utan de flesta upphandlingar vi genomför är på ramavtal. Vi använder dem i hög grad för att kvalitetssäkra egna upphandlingar. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret i förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den? Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Det vi nyttjar dem för fungerar bra. Det finns fördelar med samverkan. - Det är lite svårt att veta vem man ska kontakta eftersom det har kommit en del nya. Det är svårt att ha koll på vem som ansvarar för upphandlingen men inget stort problem. - Deras avtalskatalog är svår. Det går inte att söka vilka som vi som JGY är med på. Det skulle underlätta för oss om vi i organisationen kan söka på vilka avtal vi är med på. Det är ett område som skulle kunna utvecklas. - Vi behöver veta vilka avtal vi har och får vi frågan ute i organisationen så behöver vi lätt kunna svara på det. Som det är nu så fattas vissa avtal när vi söker. Om en lärare vill ha svar så skulle det vara toppen om sökfunktionen fungerar.

98 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Herjegårdar Barbro Långström, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. Beskriv i egna ord. - Jag tycker det att det fungerar väl. De har höjt kompetensen. Är med på några gemensamma avtal. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? - Jag har alltid tyckt att man kunde ha en videokonferens. Det är svårt att vara med bara en timme på ett möte utan vi borde använda tekniken bättre på att brygga avstånden. Där kunde man vara lite mer proffsig. Vi är så små så vi får finna oss i vad andra tycker. - Deras funktion är att försöka styra oss mot en samsyn så vi blir tydligare mot leverantörer. Fungerar olika bra beroende på vilken upphandlings som avses. Konsulttjänster är krångligare att samordna medan ex. kontorsmaterial fungerar bättre. Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? - Kompetensen är bra och det fungerar bra att den är samlad. Däremot är tillgängligheten ett bekymmer. Ett tag hade vi en kontaktperson som kom ut på våra lokala upphandlingsgrupper vilket var bra. Härjegårdar har ingen kontaktperson vilket vi önskade att vi hade och att de kommer ut och besöker oss. Det har varit personalrotation och nu känner jag inte någon där. Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre? - Vi använder i första hand kommunens kompetens på området. I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas?

99 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer - Temadagen får vi inbjudan till. Det är oftast på för hög nivå för oss. För mycket juridik. Var tal på tidigare om en utbildning i Tendsign men när Fredrik slutade så blev det ingen utbildning vilket var synd. Vi skulle behöva den utbildningen. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - Först kommer det en lista, det här avser vi upphandla. Sedan byter de personal och då kommer frågan igen. Verkar lite förvirrat. Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Vi använder inte upphandlingskontoret för egna upphandlingar utan använder oss av kommunens upphandlingsansvarig. Viktigt att det blir juridiskt korrekt och lokala entreprenörer lär sig att vara med och lämna anbud. Många entreprenörer tror det är krångligare än vad det är. Vore bra att stimulera företag till att lämna anbud. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret i förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den? - Vi betalar ett fast pris. Vi köper tjänst som vilken som helst. Men vi är nöjd med vad vi får. Tänk bara det vi betalar för kontorsmaterial. Det priset skulle vi aldrig få på egen hand. De har ett berättigande. Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Om man slår ihop sig med regionens upphandlingskontor så borde det finnas mer resurser för att arbeta mer aktivt med näringslivet och få dem att vara med på upphandlingar så vi inte alltid behöva handla direkt av entreprenörerna.

100 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer Intervju Jamtli Anders Sinegube, kontaktperson Den gemensamma nämndens uppgift är att utifrån fastställd upphandlingspolicy, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och genomföra upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Hur väl tycker du att upphandlingskontoret lever upp till den uppgiften. Beskriv i egna ord. - Vi tycker det fungera bra men skulle samtidigt önska mer kompetens inom området byggentreprenad. Att upphandla kontorsmaterial är betydligt enklare än att upphandla en byggentreprenad. De skulle behövas någon med den kompetensen på upphandlingskontoret. De företag vi arbetar med har stenkoll på de juridiska bitarna och då behöver vi också ha det. Ett exempel och också det senaste är upphandlingen av Nationalmuseum Norr där vi har vi använt upphandlingskontoret i säkert åtta olika upphandlingar. - Vi får årligen förfrågan om vad vi vill vara med på och vi är nästan alltid med på ramavtalsupphandlingarna. Ca procent av totalen är vi med på och det fungerar oftast bra. - Upphandlingskontoret genomförde en stickprovskontroll och det visade sig att vi inte fått den rabatt vi enligt gällande avtal har rätt till. Det är lätt att det slinker igenom felaktiga prisjusteringar. Det behöver förstås inte vara medvetna felaktigheter utan handla mer om att leverantörerna byter folk och justeringar sker automatiskt. Upphandlingskontoret borde göra fler uppföljningar och stickprover så vi verkligen får det vi har avtalat om. Kontoret ska genomföra upphandlingar i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna. Hur väl fungerar samrådet och samverkan enligt dig? - Det fungerar ganska bra men det gäller också att vi själva deltar i samrådsmötena. Ett exempel på en upphandling som inte fungerat bra är upphandlingen av arbetskläder. Vi är dock en liten part i sammanhanget så vi kan ju inte ställa så stora krav. Överlag så fungerar det ändå bra. Upphandlingskontoret ansvarar vid gemensamma upphandlingar för strategi, affärsmässiga, juridiska och kommersiella krav. Lever upphandlingskontoret upp till era förväntningar på de områdena. Beskriv gärna med egna ord både hur väl det fungerar och också eventuella förbättringsmöjligheter? - För oss är det ett bekymmer att vi är en liten spelare. Samtidigt är vi en stor turistisk attraktion och många leverantörer vill vara bussiga mot oss så vi själva får oftast väldigt bra rabatter vilket är svårt att få med i ramavtalen. - Vi skulle behöva mer hjälp med entreprenadsjuridik. Vi har byggt oavbrutet i tio år. De sista åren har upphandlingskontoret hjälpt oss och det har fungerat rätt så bra

101 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer men de har inte den specifika kompetensen som skulle behövas för att göra riktigt bra upphandlingar. Upphandlingskontoret ska också ge råd och stöd och anvisa juridisk kompetens upphandlingsfrågor till avtalande kommuner. Får ni de råd och stöd som efterfrågas? Vad kan eventuellt bli bättre? - De har försökt att hjälpa oss så gott det går. Dock försvann en viktig kompetens när den tidigare upphandlingschefen bytte arbete. I uppdraget ingår också att upphandlingskontoret ska anordna en samordnad utbildning per år i upphandlingsfrågor. Kontoret kan också vid behov erbjuda grundutbildning i upphandlingsfrågor till självkostnadspris. Tar ni som samverkande kommun/aktör del av den samordnade utbildningen? Vad skulle möjligen kunna förbättras/utvecklas? - Vi är nästan alltid med på de samordnade utbildningarna. Vi har också haft egna utbildningar för våra egna beställare och det har varit jättebra. Ett bra tillfälle där vi har möjlighet att ställa frågor vilket är bra när man inte är så väl insatt i upphandlingsfrågor. Det är bra att vi har den möjligheten. Vi har tagit ett strategiskt beslut att bli bra på upphandlingar. Vi vill inte hamna i samma situation som med Teknikland där vi fick backning på upphandlingen och var tvungen att sätta Teknikland i konkurs. Vi har lagt mycket resurser på att bli bra. Vi är med ca 75 ramavtal idag. Upphandlingskontoret ska årligen informera respektive kommun om sin verksamhet. Upphandlingskontoret upprättar efter kommunernas önskemål årligen planer över avtal som sak upphandlas. Den gemensamma nämnden fastställer därefter en prioritering över vad som är möjligt. Hur lyhörd tycker du att upphandlingskontoret/nämnden är inför era önskemål? - De lyssnar på oss och vi är med på de flesta ramavtalsupphandlingar. De informerar oss också vad som är möjligt att göra. Utöver gemensamma avtalsupphandlingar utför även upphandlingskontoret på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. I vilken omfattning använder ni er av den möjligheten och i de fall ni nyttjat det, hur väl tycker ni att upphandlingskontoret svarar upp mot uppdraget? Beskriv med egna ord. - Vi använder dem ibland för att kvalitetssäkra våra egna förfrågningsunderlag. Vi får bra och snabba svar. Vi har också använt dem för anbudsutvärderingar vid några tillfällen. Östersunds kommun fastställer budget för den gemensamma nämnden och dess verksamhet. Samverkande kommuner är överens om att fördela kostnaderna för kontoret

102 12, GNU :15 / Bilaga: Slutrapport utvärdering av GNU, intervjuer i förhållande till folkmängden i respektive kommun. Är det en fördelningsmodell som ger en rättvis fördelning av kostnaderna? Finns det anledning att se över den? - Kostnaderna är för oss rimliga. Även när vi använder dem för egna upphandlingar så är det rimliga priser. Är det något utöver dina svar ovan som du vill tillägga/skicka med beträffande upphandlingskontoret och den gemensamma nämndens arbete och uppdrag? - Det är synd att det varit så stor personalomsättning. En bättre kontinuitet vore önskvärd. Skulle vi lägga mer tid på det själva så skulle vi säkert kunna kapa kostnader men vi behöver genomföra dem korrekt då vi jobbar med EU-finansierade projekt och vi vill försäkra oss om att det går korrekt till. - Vi har en avtalslänk där vi kan se vilka avtal vi är med på. Vi skulle önska att det också var möjligt att föra in de egna avtalen så att verksamheten får en samlad bild av vad vi upphandlat och också tydligt se vad de kan göra avrop på och då vore det bra att alla avtal är samlade. Idag finns ca 20 avtal som inte med som vi genomfört själva. Vi har hört i fyra år att en sådan lösning är på gång men fortfarande har inget hänt att få till en mer användarvänlig portal för organisationen. Vi skulle också önska en påminnelsefunktion när gällande avtal börjar gå mot sitt slut och att det är dags att påbörja en ny.

103 13, GNU :15 GNU: 923/2018 PROTOKOLL 1 Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan Diarienr Budgetuppföljning/delårsbokslut/prognos 2018 Upphandlingskontoret lämnar budgetuppföljning/delårsbokslut per augusti 2018 och prognos för Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkans beslut Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner upphandlingskontorets budgetuppföljning/delårsbokslut per augusti 2018 och prognos för Underlag för beslut Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse Delårsrapport Tertial Upphandlingskontoret, Beslutet skickas till Serviceförvaltningen Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

104 13, GNU :15 / Bilaga: <Tjänstemannaförslag> TJÄNSTESKRIVELSE Diarienr Handläggare Nils-Göran Johansson Upphandlingschef Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Budgetuppföljning/delårsbokslut/prognos 2018 Upphandlingskontoret lämnar budgetuppföljning/delårsbokslut per augusti 2018 och prognos för Förslag till beslut Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner upphandlingskontorets budgetuppföljning/delårsbokslut per augusti 2018 och prognos för Underlag för beslut Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse Delårsrapport Tertial Upphandlingskontoret, UPPHANDLINGSKONTORET Nils-Göran Johansson Upphandlingschef Beslutet skickas till Serviceförvaltningen Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

105 13, GNU :15 / Bilaga: Delarsrapport T Upphandlingskontoret Delårsrapport Tertial Upphandlingskontoret 1 (3)