Sammanträde med Nämnden för Hälsan och Stressmedicin den 23 september 2015

Transkript

1 1 (1) Föredragningslista Sammanträde med Nämnden för Hälsan och Stressmedicin den 23 september 2015 Plats: Konfrum på staben, Hälsan och Stressmedicin, Lilla Bommen 1, våning 19 Tid: Kl ca (Kaffe & smörgås 09.00, Lunch 12.00) Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Beslutsärenden 1. Delårsbokslut augusti 2015 Diarienummer HOS Remissförslag på Riktlinjer vid hantering av e-post Diarienummer HOS Remiss förslag till reglementen för Västragötalandsregionens nämnder, styrelser och kommittéer Diarienummer HOS Delegeringsordning ändring punkt 18 och rättning punkt 24 Diarienummer Anmälan av delegeringsbeslut Diarienummer Anmälningsärenden från Regionstyrelsen Diarienummer Övriga frågor Information A. Redovisning av verksamhetsdagarna augusti B. Rapport från verksamheterna C. Revision Roland Karlsson Ordförande Postadress: Hälsan och Stressmedicin Carl Skottsbergs gata 22 B Göteborg Besöksadress: Carl Skottsbergs gata 22 B Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: Hos.diarium@vgregion.se

2 Ärende 1

3 Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer HOS Västra Götalandsregionen Hälsan och Stressmedicin Handläggare Bobby Ljung Telefon E-post Till Nämnden för Hälsan och Stressmedicin Ekonomisk delårsrapport för perioden januari till och med augusti 2015 för Hälsan och Stressmedicin Förslag till beslut Nämnden för Hälsan och Stressmedicin beslutar följande: 1. Hälsan och Stressmedicins delårsrapport för perioden januari till och med augusti 2015 godkänns. 2. Hälsan och Stressmedicins delårsrapport för perioden januari till och med augusti 2015 översänds till regionstyrelsen. Ärendet Hälsan och Stressmedicins verksamhet ska till regionstyrelsen lämna in delårsrapport för perioden januari till och med augusti Det ekonomiska resultatet för perioden januari till och med augusti är +2,6 mnkr, prognos för helår är +2,8 mnkr. Vid jämförelse av utfall med budget, är verksamhetens intäkter 2,0 mnkr lägre än budget, verksamhetens kostnader är 2,8 mnkr lägre än budget. Verksamheten bedrivs enligt budget och plan. Göteborg Hälsan och Stressmedicin Mirko Ivanovic Förvaltningschef Skickas till Regionstyrelsen Förvaltningschefen Hälsan och Stressmedicin Diariet Postadress: Hälsan och Stressmedicin Carl Skottsbergs gata 22 B Göteborg Besöksadress: Carl Skottsbergs gata 22 B Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: hos.diarium@vgregion.se

4 Sida 1(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Delårsrapport augusti Sammanfattning Hälsan och Stressmedicins uppdrag är att bedriva företagshälsovård för Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt att bedriva forskning och kunskapsspridning för att motverka ogynnsam stress och stressrelaterad ohälsa. För detta arbete svarar förvaltningens två verksamheter Hälsan & Arbetslivet, som är Västra Götalandsregionens interna företagshälsovård, och Institutet för stressmedicin som är en FoU-verksamhet. Under 2015 avser dessa att ytterligare öka sin samverkan för att bidra till hälsofrämjande arbetsplatser, goda levnadsvanor och därmed ökad hälsa, särskilt bland Västra Götalandsregionens anställda. Ambitionen är att förvaltningen skall vara ett kunskapscentrum och naturlig samarbetspartner till Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt övriga intressenter. De båda verksamheternas arbete har i huvudsak kunnat bedrivas enligt plan. Prestationsnivån avseende företagshälsovårdstjänster är beroende på förvaltningarnas och bolagens beställningar. Efterfrågan på efterhjälpande tjänster från Hälsan och Arbetslivet på individnivå har ökat något jämfört med motsvarande period På grund av pensionsavgångar, tjänstledigheter etc. har personalvolymen minskat vilket medfört ökad belastning på övriga medarbetare. Ett intensivt rekryteringsarbete har pågått under våren/sommaren för att skapa en bemanning som motsvarar den höga efterfrågan från förvaltningar och bolag. Antalet remisser till ISM:s patientmottagning överstiger kraftigt vad som ryms inom nuvarande vårdöverenskommelse. Kunskapsspridningen från ISM till olika målgrupper via utbildning, seminarier, webb har fortsatt i ungefär samma omfattning som Antalet prenumeranter på det elektroniska nyhetsbrevet ökar. Forskningsverksamheten fortsätter i samma omfattning och på ungefär samma externfinansieringsnivå som föregående år. Förvaltningen medverkar i flera regionövergripande satsningar, tex insatser för att få ner den ökande sjukfrånvaron, arbetet kring normtal för antal underställda per chef, utredningen av framtidens administrativa miljöer och utvecklingen av det hälsofrämjande arbetet. För att minska miljöpåverkan skall antalet körda mil i tjänsten minska jämfört med 2014 och därför genomförs fler möten på distans via IT-lösningar (Lync). Hälsan och Stressmedicin arbetar med rättighetsfrågor som en naturlig del i sin verksamhet,

5 Sida 2(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS och beaktar jämställdhets- och mångfaldsaspekter såväl i uppdrag och forskning som internt. Arbetet för att uppnå ökad måltydlighet och förbättrat ledarskap genom utveckling av den interna kommunikationen i enlighet med förvaltningens kommunikationsplan samt genom klargörande av roller, ansvar och befogenheter hos chefer och stab pågår. Verksamheten redovisar ett resultat på 2,6 mnkr. Prognos är att utfallet för år 2015 beräknas till 2,8 mnkr dvs höstens utfall kommer att vara i nivå med budget. 4. Verksamheten Verksamheten har bedrivits enligt plan såväl vad gäller Hälsan & Arbetslivet som Institutet för stressmedicin. Efterfrågan på företagshälsovårdstjänster har ökat något jämfört med motsvarande period Hälsan och Stressmedicin beskriver verksamheten under rubriken "Fördjupad rapport till egen nämnd och styrelse". Se punkt 8. Verksamheten Rättighet Förvaltningens likabehandlingsplan uppdateras årligen och tillämpas enligt följande: På APT diskuteras hur våra umgängesformer ser ut, och vilka normer som styr på arbetsplatsen. Alla medarbetare ska känna till diskrimineringsgrunderna. Utvecklingssamtalet ska ta upp likabehandlingsfrågor som eventuella trakasserier och diskriminering. Fördelningen av uppdrag ska ta hänsyn till var och ens förmåga, och kompetensutveckling ska erbjudas där verksamheten så kräver. Vid varje rekrytering ska en jämn köns- och åldersfördelning eftersträvas på arbetsplatsen där så är möjligt. Alla löneskillnader måste vara välmotiverade, och får inte utgå från diskriminering av grupper/individer på arbetsplatsen. Hänsyn tas till medarbetares behov av föräldraledighet och anpassad arbetstid/flextid.

6 Sida 3(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Personal Hälsan och Stressmedicin ska vara en förebild när det gäller hälsofrämjande arbetsplatser. FRAMGÅNGS STYRTAL FAKTOR MÅLTAL AKTIVITETER UPPFÖLJNING - Förbättrad kommunikation/dialog Tydliga och välkända mål Bra ledarskap Förbättringsområdet i medarbetarenkäten Förbättringsområde i medarbetarenkäten Tydlig förbättring vid APT/enhets- och jmf. med 2013 (ej utvecklingsdagar. Info på HOS oss. längre röd) Tydlig förbättring jmf. med 2013 (ej längre röd) - Tillvarata interna kompetensen vid uppdrag och projekt - Tydliggöra roller och ansvar. Utveckla behovsanpassat chefsstöd - Pågår enligt plan - Pågår enligt plan - Pågår enligt plan Cheferna får i nuläget kontinuerlig handledning efter behov. Formerna för APT ses över, och har förändrats till mer dialog än information. Medarbetarrollen har lyfts fram och diskuteras på APT, vilket pågår under våren Under året håller kompetensutvecklingsplaner för de olika yrkeskategorierna på att tydliggöras. 5.3 Personalvolym Antal anställda, årsarbetare och nettoårsarbetare Anställda Årsarbetare Nettoårsarbetare 2014 (aug) ,83 89, (aug) ,95 88,54 Skillnad -7-0,88-0,6 Personalvolymen har minskat kraftigt under en 12-månadersperiod på grund av pensionsavgångar, tjänstledigheter och några anställda har avslutat sin anställning för att gå vidare till annan arbetsgivare. Behovet att tillsätta de vakanta tjänsterna är stort eftersom belastningen på nuvarande personal är hög. Vi har arbetat hårt med rekryteringar under hela året och alla tjänster kommer att vara tillsatta under hösten 2015.

7 Sida 4(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Anställda, årsarbetare (åa), nettoårsarbetare per personalgrupp aug 2015 aug 2014 AnställdaÅrsarbetare Netto Anställda Årsarbetare Netto Kategori årsarbetare årsarbetare A Sjuksköterskor 19 17,85 15, ,55 15,19 C Läkare 15 12,22 12, ,95 9,85 F Administratör, vård 10 9,30 8, ,30 8,05 G Rehabilitering o förebyggande* 35 34,8o 32, ,16 36,21 J Teknik, hantverkare L Administration inkl forskning** 18 16,78 16, ,87 16,97 Summa ,95 88, ,83 89,17 Minskningen har skett i grupperna administration inkl forskning och rehabilitering. Rekryteringsarbetet är i det närmaste fullgjort och behovet av läkare är nästintill uppfyllt. *psykologer och ergonomer ** Inom gruppen administration inkl forskning ingår dels administratörer samt forskare på ISM 5.4 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid Jan-aug 2015 Jan-aug 2014 Kvinnor 3,58% 3,54% Män 0,93% 0,68% Totalt 3,02% 2,84% Andel långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) av totala sjukfrånvaron Jan-aug 2015 Jan-aug 2014 Kvinnor 27,01% 59,70% Män 0,00% 0% Totalt 25,27% 56,18% Sjukfrånvaron har ökat något jämfört med samma tidsperiod Långtidssjukskrivningen är procentuellt kraftigt reducerad, beroende på att en enstaka persons långtidsfrånvaro betyder mycket i en liten förvaltning och därför kan ge stort utslag. Förvaltningen arbetar aktivt för att minimera sjukfrånvaron.

8 Sida 5(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Bemanningsföretag Kostnader för bemanningsföretag, tkr Utfall aug 2015 Utfall aug 2014 Prognos 2015 Utfall helår 2014 Utfall helår 2013 Läkare Sjuksköterskor Övriga Totalt Utfall aug 2015 uppgår till 2,0 mnkr och är högre än föregående år. Prognos för 2015 är 2,5 mnkr dvs något högre än föregående år. Användning av bemanningsföretag avser framför allt läkare. Rekryteringar pågår men gruppen läkare är svårrekryterad vilket gör att vi beräknar att det kommer att ta tid. Den ordinarie bemanningen har minskat från 117 personer mars 2014 till 100 personer aug 2015, vilket är den största orsaken till avvikelsen. Nyttjandet av bemanningsföretag kommer succesivt att minska. 5.9 Personalkostnadsanalys Aug Aug Anställningar Diff Diff % A Sjuksköterskor, barnmorskor ,75% C Läkare ,00% F Administratör, vård ,00% G Rehabilitering och förebyggande ,60% J Teknik, hantverkare ,00% L Administration ,00% Totalt ,98% För närvarande finns ett behov av utökning av rehabiliteringspersonal för att möta behovet av förebyggande och hälsofrämjande tjänster. I kategorin administration ingår bla forskare på ISM. Ersättningar i kronor Jan-aug2015, kr Jan-aug2014, kr 4031 OB-tillägg Mertid,komp, fyllnadstidsersät Enkel övertidsersättning Kvalificerad övertidsersättnin Summa kr kr Avvikelsen mellan mertid samt kvalificerad övertid beror främst på flytten till nya lokaler.

9 Sida 6(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Ekonomi Hälsan och Stressmedicins mål är att ha en ekonomi i balans. För att nå målet krävs intäktsoch kostnadskontroll i verksamheten. Budgeterat resultat för 2015 är 0 mnkr. Hälsan och Stressmedicin bedriver verksamheterna Hälsan & Arbetslivet och Institutet för stressmedicin. Hälsan & Arbetslivet är Västra Götalandsregionens interna företagshälsovård är helt intäktsfinansierad och arbetar aktivt med intäkts- och kostnadskontroll. En ny finansieringsmodell trädde ikraft from 2014 genom att nya riktlinjer för företagshälsovård har beslutats. Utmaningen under 2015 är att de nya riktlinjerna för företagshälsovård får genomslag och tillämpas fullt ut. Alla förvaltningar och flera bolag har tecknat grundabonnemang (450 kronor per anställd). Målet är att alla ska göra två-årsplaner för företagshälsovårdsinsatser, detta är fortfarande i ett utvecklingsskede. De flesta har i daglsäget ett-årsplaner. Aktiviteter under året är att skapa förutsättningar för fördjupad dialog och samverkan med förvaltningar och bolag. Nya former för detta prövas under Institutet för Stressmedicin (ISM) finansieras till 76 % med ett regionbidrag på 15,8 mnkr samt rörliga intäkter från undervisning, patientbesök och externa forskningsbidrag. Västra Götalandsregionens Kemikaliehanteringssystem bedrivs av Hälsan & Arbetslivet och finansieras med ett regionbidrag på 2,2 mnkr.

10 Sida 7(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Ekonomiskt resultat Resultaträkning Periodens utfall Helårsresultat Utfall Budget Utfall Förändring Prognos Budget Utfall Avvikelse Förändring t.o.m. t.o.m. t.o.m. utfall/ per t.o.m. t.o.m. prognos/ prognos/ Utfall samt utfall budget utfall helårsbedömning mnkr mnkr mnkr % mnkr mnkr mnkr mnkr % Försäljning material, varor och tjänster 46,9 48,6 47,1-0,4% 71,7 73,0 74,5-26,0-37,0% Övriga intäkter 3,6 4,0 2,6 40,4% 4,4 6,0 5,9-2,3-37,8% Verksamhetens intäkter 50,6 52,6 49,7 1,7% 76,1 79,0 80,4-28,4-37,1% Personalkostnader -43,1-46,3-41,9 2,4% -69,6-72,4-65,5 29,4-34,4% Inhyrd personal, bemanningsföretag -2,0 0,0-1,3 39,7% -2,5 0,0-2,2-1,8-18,1% Lokalkostnader -5,0-5,5-5,5-8,7% -7,5-8,3-8,3 3,3-39,5% Material, varor och tjänster -8,3-8,7-7,4 14,1% -13,4-13,0-12,4 4,6-31,8% Övriga kostnader -1,5-2,1-0,9 72,6% -3,2-3,2-1,4 1,6 7,5% Avskrivningar 0,0-0,1 0,0 33,3% 0,0-0,1 0,0 0,0-8,3% Verksamhetens kostnader -59,9-62,7-57,1 4,8% -96,2-96,9-89,9 37,1-33,4% Regionbidrag 12,0 12,0 11,8 1,6% 17,9 17,9 17,7-6,0-32,2% Finansiella intäkter/kostnader m.m. 0,0 0,0 0,1 5,0 0,0 0,1 0,0 Koncernbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat 2,6 1,9 4,5 2,8 0,0 8,3 2,7 Resultat för januari tom augusti uppgår till 2,6 mnkr, och är 0,7 mnkr högre än budget. Den negativa avvikelsen på intäkterna beror främst på minskad personalstyrka. Totalt är produktionskostnaderna 1,5 mnkr lägre än budget vilket väl motsvarar intäktsbortfallet på 2 mnkr. Den ökade kostnaden för inhyrd personal kommer fortsätta under hösten trots att flera rekryteringar kommer på plats under hösten. I budgeten var evakueringen av lokalerna i Göteborg inte med. Detta har lett till att vi fått oplanerade evakueringskostnader samt lägre hyreskostnader. Prognosen är att utfallet för år 2015 beräknas till 2,8 mnkr. Från och med september har vi rätt bemanning vilket innebär att kostnaderna kommer att ligga i nivå med budget för resterande del av året. Även intäkterna påverkas. Vi når inte budget på grund av att tid för introduktion planeras under hösten. Prognosen i en intäktsfinansierad verksamhet är alltid osäker då den bygger på kundernas efterfrågan.

11 Sida 8(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Periodutfall Prognos Konsulter, konto 7551, IT-tjänster konto 754X, motpart Eget kapital Eget kapital (tkr) Ingående Eget kapital Lämnade bokslutsdispositioner, regioninternt. Periodens resultat för 2015, prognos Fritt eget kapital, prognos Prognos Eget kapital Investeringar Investeringsram för 2015 uppgår till ca 600 tkr totalt varav maskiner/inventarier uppgår till 248 tkr. Periodens utrustningsinvesteringar uppgår till 193 tkr. Prognos för året är att investeringsutrymmet kommer att användas till ersättningsinvesteringar. 6.4 Åtgärder vid ekonomisk obalans

12 Sida 9(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Bokslutsdokument och noter Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto 5 79 Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut 0 0 Erhållna/lämnade regionbidrag Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Årets resultat Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Investeringsbidrag 0 0 Avskrivningar Utrangeringar/nedskrivningar 0 0 Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar 0 0 Avsättningar 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd 0 0 Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning av kortfristiga skulder Kassaflöde från löpande verksamhet

13 Sida 10(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Förändring av redovisningsprincip 0 0 Förändring av eget kapital 0 1 Investeringsverksamhet Investeringar Momsjustering vid överlåtelse 0 0 Anläggningstillgångar överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar anläggningstillgångar 0 0 Aktier och andelar 0 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 0 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder 0 0 Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner Justering för årets aktiverade investeringsbidrag 0 0 Förändring aktiekapital 0 0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kontroll av årets kassaflöde Differens 0 0

14 Sida 11(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark maskiner och inventarier pågående investeringar 0 0 Finansiella anläggningstillgångar 0 0 Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd 0 0 Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar 0 0 Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Bokslutsdispositioner Årets resultat Summa eget kapital Avsättningar 0 0 Skulder Långfristiga skulder 0 0 Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder

15 Sida 12(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Noter, tkr 1. Verksamhetens intäkter Patientavgifter med mera Såld vård internt Såld vård externt 0 0 Försäljning material, varor och tjänster, internt Försäljning material, varor och tjänster, externt Hyresintäkter Specialdestinerade statsbidrag Investeringsbidrag 0 0 Övriga bidrag, internt Övriga bidrag, externt Biljettintäkter 0 0 Övriga intäkter, internt Övriga intäkter, externt Totalt Verksamhetens kostnader Personalkostnader Bemanningsföretag Köpt vård internt 0 0 Köpt vård externt 0 0 Läkemedel Lämnade bidrag, internt 73 0 Lämnade bidrag, externt 0 0 Lokalkostnader, internt Lokalkostnader, externt Verksamhetsanknutna tjänster, internt Verksamhetsanknutna tjänster, externt Material och varor, internt Material och varor,externt Övriga tjänster, internt Övriga tjänster, externt Övriga kostnader, internt Övriga kostnader, externt Totalt

16 Sida 13(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Personalkostnader, detaljer Löner Övriga personalkostnader Sociala avgifter Pensionskostnader 0 0 Totalt Avskrivningar och nedskrivningar Avskrivningar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Byggnader och markanläggningar 0 0 Maskiner och inventarier Fiansiell leasing maskiner och inventarier 0 0 Totalt Nedskrivningar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Byggnader och markanläggningar 0 0 Maskiner och inventarier 0 0 Totalt 0 0 Totalt avskrivningar och nedskrivningar Finansnetto Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt 6 80 Ränteintäkter, externt 0 0 Övriga finansiella intäkter, internt 0 0 Övriga finansiella intäkter, externt 0 0 Totalt 6 80 Finansiella kostnader Räntekostnader, internt 0 0 Räntekostnader, externt 1 1 Övriga finansiella kostnader, internt 0 0 Övriga finansiella kostnader, externt 0 0 Totalt 1 1 Totalt finansnetto 5 79

17 Sida 14(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Reavinster och reaförluster sålda anläggningstillgångar Reavinster fastigheter Reavinster inventarier 0 0 Momsjustering vid reavinst 0 0 Totalt 0 0 Reaförluster fastigheter Reaförluster inventarier 0 0 Momsjustering vid reaförlust 0 0 Totalt 0 0 Netto reavinster/-förluster Investering i anläggningstillgångar Årets investering i immateriella anläggningstillgångar 0 0 Årets investering i byggnader och mark 0 0 Årets investering i maskiner och inventarier Årets investering, finansiell leasing maskiner och inventarier 0 0 Årets pågående investering 0 0 Totalt Försäljning anläggningstillgångar Försäljning byggnader och mark 0 0 Försäljning maskiner och inventarier 0 0 Totalt Immateriella anläggningstillgångar inklusive medicin-tekniska informationssystem Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 0 0

18 Sida 15(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivning och nedskrivning 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigeringar avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar 0 0 Utgående restvärde Byggnader och mark Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 0 0 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivning och nedskrivning 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar 0 0 Utgående restvärde 0 0

19 Sida 16(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Maskiner och inventarier Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 1 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Finansiell leasing Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 0 0 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivning och nedskrivning 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar 0 0 Utgående restvärde 0 0

20 Sida 17(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Pågående investeringar Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Aktier och andelar 0 0 Långfristiga fordringar, internt 0 0 Långfristiga fordringar, externt 0 0 Totalt Kortfristiga fordringar Kundfordringar, internt Kundfordringar, externt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, internt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt Övriga fordringar, internt 0 0 Övriga fordringar, externt Totalt Kortfristiga placeringar Kortfristiga placeringar 0 0 Totalt 0 0 Ingående Årets Årets Återfört ej 17. Övriga avsättningar värde avsättning avsättning utnyttjat IanspråktagetUt Ange på raderna vad avsättningarna avser under året vä Totalt

21 Sida 18(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Långfristiga skulder Långfristig skuld, investeringsbidrag 0 0 Övriga långfristiga skulder, internt 0 0 Övriga långfristiga skulder, externt 0 0 Totalt Kortfristiga skulder Leverantörsskulder, internt Leverantörsskulder, externt Semesterskuld Löner, jour, beredskap, övertid Arbetsgivaravgifter, källskatt, F-skatt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, externt Övriga kortfristiga skulder, internt Övriga kortfristiga skulder, externt Totalt Övriga ansvars- och borgensförbindelser Ange i text vad ansvars- och borgensförbindelserna avser (noten avser hel- och delägda bolag) Totalt 0 0

22 Sida 19(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Specifikation Immateriella anläggningstillgångar inkl. medicintekn. info.system Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 0 0 Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningsvärden 0 0 Restvärde 0 0 Specifikation Byggnader och mark Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 0 0 Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0

23 Sida 20(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Överfört mellan enheter 0 0 Korrigering avskrivningar o nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningsvärden 0 0 Restvärde 0 0 Specifikation Maskiner och inventarier Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 1 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början Årets avskrivningar och nedskrivningar Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Korrigering avskrivningar o nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningsvärden Restvärde

24 Sida 21(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Specifikation Leasingavtal, maskiner och inventarier Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 0 0 Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Korrigering avskrivningar o nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningsvärden 0 0 Restvärde 0 0

25 Sida 22(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Specifikation Pågående investeringar Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 0 0 Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Korrigering avskrivningar o nedskrivningar 0 Utgående ackumulerade avskrivningsvärden 0 0 Restvärde 0 0 Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av rådet för kommunal redovisning.

26 Sida 23(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse 8. Verksamheten Verksamhetens uppdrag Hälsan och Stressmedicins uppdrag är att bedriva företagshälsovård för Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt att bedriva forskning och kunskapsspridning för att motverka ogynnsam stress och stressrelaterade ohälsa. Målet är att bidra till ökad hälsa, särskilt bland regionens anställda. Detta uppnås genom att arbeta för visionen "Hälsofrämjande arbetsplatser och goda levnadsvanor". Hälsan & Arbetslivets uppdrag är att vara en oberoende resurs för regionens chefer att tillsammans med sina medarbetare öka hälsan i arbetslivet. I kundperspektivet är det strategiska målet att ha ett samspel som bygger på tydliga uppdrag och gemensam målformulering. Institutet för stressmedicins uppdrag är att verka för att ogynnsam stress och stressrelaterad ohälsa minskar genom att bedriva forskning samt sprida erfarenheter och kunskaper inom det stressmedicinska området gällande behandling/rehabilitering, prevention och hälsopromotion. Verksamhetens mål Hälsan och Stressmedicins strategiska mål är att erbjuda och bedriva företagshälsovård samt genom informations-, forsknings- och utbildningsverksamhet utgöra en resurs för ett väl utvecklat hälsofrämjande arbetssätt i Västra Götalandsregionens verksamheter och bolag. Hälsan och Stressmedicin skall vara ett kunskapscentrum och en naturlig samarbetspartner i arbetet med att skapa hälsofrämjande arbetsplatser med effektiv rehabilitering och goda levnadsvanor.

27 Sida 24(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS FRAMGÅNGSFAKTORSTYRTAL MÅLTAL AKTIVITETER UPPFÖLJNING Effektiv kunskapsspridning Nöjda användare av HOS tjänster Hög tillgänglighet - Antal utbildningsinsatser för Utbildningsinsatser Pågår enligt plan utbildningsinsatser studenter/nyckelpersoner på olika nivåer - Sprida - Antal prenumeranter information om Pågår enligt plan på nyhetsbrev prenumeranter nyhetsbrevet - NKI Chefsenkät - Totalt NKI 74 - Besöksenkät - Väntetider till mottagning - Minst samma nivå som 2013 (3,87) - Förtydliga kontaktmannaskap inom H & A - H & A 2 veckor - Säkerställa - ISM 3 mån Enkät skickas ut i november. Redovisas årsbasis - Gott bemötande, likabehandling, delaktig patient Rekrytering bemanning pågår Enligt regionfullmäktiges mål och indikatorer ska kundnöjdhet mätas årligen utifrån resultat från kundenkät. FRAMGÅNGSFAKTOR Måltal Nöjd-Kund- Index(NKI) Utfall Prognos 74 Prestationer Förvaltningens prestationer speglar dels efterfrågan på tjänster till förvaltningar och bolag, dels regionövergripande satsningar. Exempel på det senare är satsningar på att få ner den ökande sjukfrånvaron, arbetet för att uppfylla normtalen för antal underställda per chef, medverkan i utredningen av framtidens administrativa miljöer och utveckling av det hälsofrämjande arbetet. Till detta kommer den produktion av forskningsresultat och kunskapsspridning som förvaltningen genomför. Verksamheten redovisar prestationer enligt nedan. Hälsan & Arbetslivet redovisar den procentuella fördelningen av hälsofrämjande, förebyggande och återskapande insatserna. För 2015 är målet att nivån av förebyggande och hälsofrämjande insatser öka jämfört med 2014 ska öka, eftersom alla regionens verksamheter ska präglas av ett hälsofrämjande förhållningssätt. Utfall mars 2015 är högre för de återskapande insatserna, samt lägre för de hälsofrämjande och förebyggande insatserna än fg år. Det är vanligt att arbetsinsatser mellan de olika grupperna är ojämna under året eftersom utfallet är beroende av när arbetsinsatserna är

28 Sida 25(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS inplanerade. För 2015 kommer många insatser tex hälsoprofiler att genomföras under hösten. Nyckeltal i procent Hälsofrämjande Förebyggande Återskapande Mål Utfall Utfall Utfall Mål Utfall Utfall Utfall Mål Utfall Utfall Utfall helår aug aug helår helår aug aug helår helår aug aug helår Individnivå Arbetsplatsnivå Organisationsnivå Antal individer som haft kontakt med Hälsan & Arbetslivet har ökat. Individer Prognos 2015 Utfall aug 2015 Utfall aug 2014 Utfall helår Utfall helår Antal individer Institutet för Stressmedicin redovisar patientbesök som regleras enligt vårdöverenskommelse. Flertalet patienter medverkar i kliniska forskningsprojekt. Övriga prestationer är kopplade till institutets FoU- och kunskapsspridningsuppdrag och beräknas få samma omfattning 2015 som 2014 (enl. prognos). Budget 2014 baserades på en lägre nivå i vårdöverenskommelsen än För 2015 har nivån på vårdöverenskommelse bibehållits till nivån 1,0 mnkr men nu skall även medicinska tjänster ingå i detta, utfall tom mars uppgick dessa till 90 tkr. Det innebär att antal nybesök måste reduceras trots att antalet remisser fortsätter att vara oförändrat högt. Patientbesök ISM budget 2015 utfall aug 2015 prognos 2015 utfall 2014 utfall 2013 Nybesök läkare Återbesök läkare Besök psykolog, individuellt Besök psykolog, grupp Besök sjukgymnast individuellt Stressundervisning Totalt antal besök

29 Sida 26(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Forskning och utveckling Hälsan och Stressmedicin bedriver flera FoU-projekt som finansieras med särskilda projektanslag, dels från Västra Götalandsregionen via Arbetsmiljödelegationen, dels från externa forskningsfinansiärer som AFA, FORTE m.fl. Dessutom medverkar vi i projekt och forskningsprogram med externfinansiering, som leds från andra forskargrupper vid universitet och högskolor. FoU-arbetet utgör en viktig del av Institutet för stressmedicins uppdrag och Hälsan & Arbetslivet medverkar vid utveckling och implementering av nya metoder inom sitt område. Under 2015 bedrivs följande större projekt för vilka Hälsan och Stressmedicin erhållit särskild finansiering: Hållbart arbetsliv med minskad stressupplevelse effekter av fysisk träning på fysiologiska och psykologiska stressreaktioner och kognitiv funktion (ASTI) - FORTE Riskbruksmodellen - 15-metoden Arbetsmiljödelegationen Nya samverkansformer för strategisk företagshälsovård Nyckeln till framgång för förebyggande och hälsofrämjande arbete (FHV-NySam) AFA En metabol helhetssyn på stressrelaterad utmattning - Juniorforskare (FORTE) För 2015 beräknas finansiering med ca 3,5 mnkr för dessa projekt. Till detta kommer ersättning för medverkan i externfinansierade projekt som leds av andra forskargrupper. Vetenskaplig publicering och spridning av resultat till berörda målgrupper är viktiga styrtal. Målet är att flertalet av de manus som skickats in till vetenskapliga tidskrifter under 2014 skall publiceras under 2015, 5-7 nya manus skickas in till vetenskapliga tidskrifter och att nya resultat skall presenteras vid 3-4 nationella/internationella konferenser. Hittills har 10 vetenskapliga artiklar publicerats och accepterats i internationella forskningstidskrifter. Kommunikation Arbetet med att omsätta kommunikationsplanens olika mål och aktiviteter till verklighet har fortsatt under Exempel på utvecklingsarbeten som pågår är: Fördjupning av dialogen med verksamheterna utifrån de nya riktlinjerna för företagshälsovården. Spridning av erfarenheter och goda exempel från FHV NySam och andra närliggande FoU-projekt på seminarier kring hälsofrämjande arbetsplatser. Utveckling av den digitala kommunikationen via Nyhetsbrev och webb, så väl externt som internt. Aktiviteter för att utveckla den interna kommunikationen och dialogen har genomförts såväl på förvaltningsdagen i januari som vid arbetsplatsträffar.

30 Sida 27(27) Hälsan och Stressmedicin Datum Diarienummer HOS Miljö Hälsan och Stressmedicin arbetar för att verksamheten ska ha så liten miljöpåverkan som möjligt. Uppdrag för Västra Götalandsregionens verksamheter planeras så att resor minimeras för alla. Kemikalieenhetens arbete med inriktning på att dokumentera och bidra till utfasning av hälsofarliga kemikalier har fortsatt i oförändrad omfattning.

31 Ärende 2

32 Diarienummer HOS Remissvar gällande Riktlinjer vid hantering av e post Hälsan och Stressmedicin Dnr RS Våra synpunkter på remisskrivelsen: Synpunkter avseende punkt 2.3 Funktionsbrevlåda Det saknas en förklaring av vad en funktionsbrevlåda är. Kanske behövs överlag fler definitioner av de olika uttrycken. Synpunkter avseende punkt 3.1. (j) E post användarens ansvar Under punkt j står det: Användaren som inte ger fullmakt till någon annan i verksamheten att ha tillgång till den egna e posten är själv ansvarig att kontrollera e posten även vid frånvaro såsom semester, barnledighet sjukskrivning m.m. Detta är ett ansvar som vi bedömer vara omöjligt att hantera. Självklart ska den som skickar epost till någon i VGR få besked om personen som hen har mailat till inte kommer att läsa mailet. Vi bedömer det dock närmast som en omöjlighet att flera tusen användare under exempelvis semestertider ska hitta flera tusen övriga användare att hålla koll på epost under semestern. Alternativet att även kunna använda autosvar och hänvisning till exempelvis funktionsbrevlåda eller kollega måste stå med under punkt j. Vi är en hälsofrämjande organisation och en tolkning av punkt j är att detta är i motsats till det VGR står för då vi ska uppmana medarbetare att vara lediga på semestern samt att de inte ska behöva bekymra sig över arbetet under sjukskrivning eller barnledighet. Att inte kunna använda hänvisning och enbart ha alternativet att de alltid skall finnas en kollega som läser inkommande epost kommer att skapa merarbete för bägge partner. En kollega kommer inte att ha möjligheter att hantera alla brev som kommer in, vissa säkerligen av personbunden karaktär. I dessa fall måste den sjukskrivne kontaktas och detta är inte enligt det hälsofrämjande perspektivet som VGR står för. I och med autosvar får de som vill ta kontakt information om vart man skall vända sig och när personen i fråga är tillbaka. Man kan givetvis välja att ge fullmakt till någon att läsa e posten men vi kan inte ha det som det enda alternativet.

33 Diarienummer HOS Förslag på ändring av texten under punkt j) Användaren som inte ger fullmakt till någon annan i verksamheten att ha tillgång till den egna e posten eller har en tydlig information om frånvaro inklusive vart man kan vända sig är själv ansvarig att kontrollera e posten även vid frånvaro såsom semester, barnledighet sjukskrivning m.m. Inom förvaltningen använder ett allt större antal medarbetare mobil e post, vilket möjliggör att ansvaret ligger kvar hos den enskilde att hantera inkommande e post. Med vänliga hälsningar Mirko Ivanovic Förvaltningschef Hälsan och Stressmedicin Mob (genom Kerstin Hammerbo, HR chef)

34 Västra Götalandsregionen 1 (2) Remiss Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/Säkerhet Handläggare: Jan S Svensson Telefon: E-post: jan.s.svensson@vgregion Till regionens nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Remissförslag på Riktlinjer vid hantering av e-post Förslag på regionala riktlinjer vid hantering av e-post bifogas. Målet med förslaget är att: a) göra tydligt vilka gemensamma regler, skyldigheter och ansvar som gäller för alla verksamheter och e-postanvändare i Västra Götalandsregionen och att b) öka medvetenhet om vilka möjligheter och risker som finns vid hantering av e-post. Utgångspunkter för remissförslaget Utöver devisen att det ska vara lätt och göra rätt har i huvudsak följande utgångspunkter vid utformning av remissförslaget beaktats: 1. Arkivnämnden, som är en gemensam nämnd för Göteborgs kommun och Västra Götalandsregionen med Göteborgs kommun som huvudman, har: a) föreslagit regionfullmäktige att besluta om ändring i arkivreglemente regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar, dnr RSK b) föreslagit att Västra Götalandsregionen ska anta av regionarkivet upprättade Offentligrättsliga regler för e-post, ett 12-sidigt dokument som behandlar e- post och vilka krav som kan ställas på hantering av e-post utifrån grundläggande regler kring offentlighet och sekretess, dnr RS c) lämnat rekommendationer till Västra Götalandsregionen kring hantering av informationen i avslutade individuella e-postkonton, dnr RS Beslut i regionstyrelsen dnr RS , Struktur för styrande dokument Västra Götalandsregionen. 3. Synpunkter och önskemål från VGR IT, berörda objekt, verksamheter och säkerhetsstrategisk enhet inom regionkansliet. Beredning av remissförslaget En särskild arbetsgrupp har sedan våren 2014 arbetat med att ta fram remissförslaget. Ambitionen från början var att sammanställa riktlinjer, rutiner, rekommendationer i ett och samma dokument. Det visade sig snart att nackdelarna med ett enda dokument var betydande jämfört med ett relativt kort och övergripande dokument d.v.s. remissförslaget som kommer att kompletteras med rutiner och rekommendationer. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

35 Datum (2) Diarienummer RS Utformning av remissförslaget utgår från principen att riktlinjer har en giltighetstid på upp till fem år. Remissförslaget innebär att tillhörande rutiner och rekommendationer i fortsättningen föreslås beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman och revideras minst en gång per år eller vid behov. Detta kan innebära förstärkning av objektägarens ansvar och roll samt en effektivare framtida hantering av revideringar av rutiner och rekommendationer för e-posthanteringen. Efter att remissynpunkter beaktats kommer förslag till riktlinjer att överlämnas till regionstyrelsen med förslag att regionfullmäktige fastställer riktlinjerna och lämnar riktlinjerna som svar till arkivnämnden och ger regionstyrelsen i uppdrag att förvalta, revidera och besluta kring framtida riktlinjer. Följande personer medverkat i arbetet med remissförslaget: Karin Sunnergren, verksamhetsutvecklare på VGR IT tillika OSS-IT objekt IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande IT), Elisabet Ericson, kanslichef på regionkansliet, Else-Marie Ljungberg, controller på Habilitering & Hälsa, Carina Nolberger, koordinator för regionservice tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande, Christer Nygren, IT-arkitekt på VGR IT, Henrik Tuneberg, utvecklingsledare på NU-sjukvården tillika OLV för IT-arbetsplats (ObjektLedare Verksamhet), Anders Blomgren, teknisk specialist på VGR IT, Rickard Dehlin, ITarkitekt på VGR IT, Peter V Mattsson, IT-projektledare på VGR IT, Catharina Bergman, IT-samordnande inom NU-sjukvården tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnare Verksamhet), Valter Lindström, säkerhetschef på regionkansliet, Jenny Kvist, IT-säkerhetsansvarig på VGR IT och Jan S Svensson, säkerhetsstrateg på regionkansliet. Remissvaret Remissvar ska formuleras kort med tydliga förslag på vad som kan tas bort, justeras eller läggas till. Remissvar ska skickas till regionstyrelsen@vgregion.se senast den 24 augusti Ange diarienummer RS Frågor kring remissen kan i första hand ställas till jan.s.svensson@vgregion tfn , undertecknad eller till valter.lindstrom@vgregion.se tfn men också till medarbetare i arbetsgruppen. För regionkansliet Elisabet Ericson Kanslichef

36 1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Remissversion Dnr RS Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Dokumentansvarig: Datum: Godkänd av: Datum: Säkerhetspolicy Jan S Svensson Regiondirektör 2015-xx-xx Godkänd av dokumentägare: Valter Lindström Datum: Beslutad av: Regionstyrelsen Datum: 2015-xx-xx Fastställd av: Regionfullmäktige Datum: 2015-xx-xx Vision Måldokument Budget Plan Policy Riktlinje Rutin Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter

37 2(9) Innehållsförteckning 1. Inledning Utgångspunkter Målgrupp Ansvar och förvaltning Giltighet Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Riktlinjer vid användning av e-post Utgångspunkter för användning av e-post Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Riktlinjer för bevarande och gallring av e-post Regler för hantering av e-post i avslutade individuella e-postbrevlådor Ansvar och skyldighet att besvara e-post Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion Automatisk vidarebefordran av e-post Användares ansvar vid användning av e-post E-postanvändares ansvar Chefs ansvar vid användning av e-post Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post Chefs ansvar för utbildning och information kring e-post hantering Chefs ansvar vid missbruk av e-post eller vid misstanke om brott Chefs ansvar i övrigt Beredning... 9

38 3(9) 1. Inledning 1.1. Utgångspunkter Dessa riktlinjer är en samlad beskrivning av vad som gäller för förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen vid användning av e-post. Dessa riktlinjer beaktar arkivnämndens förslag och rekommendationer till regionfullmäktige avseende bevarande och gallring av elektroniska handlingar dnr RS , offentligrättsliga regler för e-post dnr RS och hantering av e-post i avslutade e- postkonton dnr RS Målgrupp Målgrupp för dessa riktlinjer är användare av Västra Götalandsregionens e-postsystem det vill säga användare av myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller personlig e-postbrevlåda Ansvar och förvaltning På regionstyrelsens uppdrag ansvarar regiondirektören för dessa riktlinjer och dess förvaltning. Regiondirektören, eller tjänsteman som regiondirektören utser, ansvarar för att ändamålsenliga och regiongemensamma rutiner och rekommendationer finns och förvaltas. Nämnder, styrelser och bolag kan ta fram förvaltningsspecifika rutiner i form av rekommendationer och instruktioner inom ramen för av regionstyrelsen eller av regiondirektören beslutade riktlinjer, planer och rutiner Giltighet Dessa riktlinjer för användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter gäller efter beslut i regionstyrelsen och efter fastställelse i regionfullmäktige. Till dessa riktlinjer finns regiongemensamma rutiner och rekommendationer som beslutas av regiondirektören eller av tjänsteman som är utsedd av regiondirektören Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Utgångspunkt för regelverk kring användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter är säkerhetspolicy 1 som är beslutad av regionfullmäktige. Regelverk för hantering av e-post består av följande dokument: a) Riktlinjer som beslutas av regionstyrelsen. Målbild är revidering och beslut i regionstyrelsen var 4-5 år eller vid behov. b) Rutiner som beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman. Målbild är revidering en gång per år eller vid behov. c) Rekommendationer beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman. Målbild är revidering en gång per år eller vid behov. 1 Policy för säkerhetsarbete i Västra Götalandsregionen, regionfullmäktige , dnr RSK

39 4(9) d) Rekommendationer är beskrivningar och förklaringar mer i detalj inom ramen för rutinbeskrivning och kan vara förvaltningsspecifik. Följande bild illustrerar struktur för styrdokument i Västra Götalandsregionen och hur styrande dokument ska benämnas och struktureras Riktlinjer vid användning av e-post 2.1. Utgångspunkter för användning av e-post a) Vid användning av e-post gäller samma offentligrättsliga regler och lagar som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling, diarieföring och arkivering. b) E-post systemet är ett arbetsverktyg och ska användas med gott omdöme. c) Privat användning av e-postadress får endast ske i sådan omfattning att det inte inkräktar på ordinarier arbetsuppgifter eller inverkar menligt på regionens IT-resurser i form av ökade kostnader eller påverkar lagringsutrymme och prestanda på ett negativt sätt. 2 Beslut RS , 32, dnr RS TU Struktur för styrande dokument inom Västra Götalandsregionen

40 5(9) d) Med brevlåda för e-post avses myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller personlig e- postbrevlåda Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska ha minst en officiell e-postadress (myndighetsbrevlåda) och ska kunna ta emot handlingar via e-post som kontrolleras minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. b) Ska säkerställa att inkommen e-post till förvaltning eller bolag hanteras utan dröjsmål. c) Ska säkerställa att allmänna handlingar i inkommen e-post handläggs med beaktande av säkerhetspolicy och regler för diarieföring, gallring och arkivering. d) Efter diarieföring av inkommande e-post i myndighetsbrevlåda eller i funktionsbrevlåda ska begäran om utlämning av e-post överlämnas till diariet. e) E-post som berör en verksamhets drift ska dirigeras till myndighets- eller funktionsbrevlåda f) För att undvika personberoenden och att information inte är tillgänglig i en verksamhet ska myndighets- eller funktionsbrevlåda användas istället för personlig e-postbrevlåda när e-posten inte är personberoende och berör verksamhetens drift Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska utöver officiell myndighetsbrevlåda vid behov upprätta en funktionsbrevlåda (som likt myndighetsbrevlåda är personoberoende) till vilken flera personer har tillgång för att hantera e- post till centrala funktioner. b) Ska anpassa antalet funktionsbrevlådor till verksamhetens behov av bevakning och hantering av inkommande handlingar Riktlinjer för bevarande och gallring av e-post Användning av e-post har, enligt arkivnämnden, fört med sig en oavsiktlig förskjutning i synen på vad som ska bevaras eller gallras och hur det bör ske. Det har blivit problem att e-post raderas automatiskt eller tas bort vilket lett till oavsiktlig gallring med informationsförluster utan stöd i ett gallringsbeslut. Följande regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar utgår från ett förslag till regionfullmäktige från arkivnämnden. 3 a) E-post miljön ska utformas på sådant sätt att offentlighetsprincipen tillgodoses och IT- och e-post system utformas på sätt som underlättar gallring, avställning och arkivering av information som ska bevaras för framtiden. b) Elektroniska handlingar och e-post, som ska bevaras, ska levereras till arkivmyndigheten enligt fastställd dokumenthanteringsplan eller efter överenskommelse. 3 Förslag till regionfullmäktige från arkivnämnden. Arkivnämndens beslut , RSK

41 6(9) 2.5. Regler för hantering av e-post i avslutade individuella e-postbrevlådor Individuella e-postbrevlådor, som finns kvar när medarbetare lämnat eller slutat sin anställning, ska hanteras enligt arkivnämndens rekommendation , dnr RS och innebär följande: a) Förvaltningar eller bolag kan, med stöd av generella gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, gallra innehållet i avslutade individuella e-postkonton. b) Centralt systemansvariga, som tekniskt ombesörjer gallring av information i e-postbrevlådor, måste alltid ha tillstånd från respektive förvaltning eller bolag innan radering av e-post får ske. c) E-post bör raderas tidigast 12 månader efter anställningens upphörande. Observera att fristen betyder att ett helt kalenderår bör gå innan e-posten raderas. Om en anställd slutar i april 2015 innebär det att information i e-postbrevlåda kan gallras tidigast i januari d) Verksamheter som inte vill gallra innehållet i avslutade e-postkonton eller vill ha en längre gallringsfrist och spara e-posten längre, måste själva hantera e-posten Ansvar och skyldighet att besvara e-post a) För att uppfylla förvaltningslagens (1986:223, 4-7) krav på service till allmänheten ska alla e-postbrevlådor läsas dagligen varje helgfri måndag-fredag. b) Frågor om allmänna handlingar i e-post ska handläggas varje helgfri måndag-fredag. c) Ärenden och frågor i e-postbrevlåda dit allmänna handlingar kan inkomma eller dit fråga kan komma om utlämnande av allmän handling ska handläggas varje helgfri måndag-fredag. e) Medborgare ska kunna få svar på frågor som är skickade med e-post så snart som möjligt Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion a) Endast de tekniska lösningar som VGR IT tillhandahåller ska användas vid hantering av e-post, mobil e-post, synkronisering av kalenderfunktion, Lync, chattfunktion och Jumper Automatisk vidarebefordran av e-post a) Huvudregeln är att automatisk vidarebefordran av e-post inte får ske. b) Detta innebär att e-post som hanteras i Västra Götalandsregionens e-postsystem inte med automatik får skickas vidare och hanteras i ett e-postsystem som finns utanför regionenens nät och kontroll. Exempel på sådana e-postsystem är Hotmail och G-mail. c) Automatisk vidarebefordran av e-post från tjänstebrevlåda till privat e-post brevlåda kan tillåtas efter utredning och beslut av koncernkontorets säkerhetschef eller av IS/IT-direktör var för sig eller i samråd. Före beslut ska utredning kring önskemål att avvika från huvudregel göras av lokalt säkerhetsansvarig i samråd med IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT.

42 7(9) 3. Användares ansvar vid användning av e-post 3.1. E-postanvändares ansvar a) Individuell e-postbrevlåda ska användas med gott omdöme och i enlighet med dessa riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer. b) Användare ska kontrollera sin e-post minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. c) Användare får inte använda e-post för att skicka patientuppgifter eller andra känsliga personuppgifter. d) Användare ska använda Mina vårdkontakter (1177) när patientuppgifter skickas till patienter. e) Användare har i samråd med diariet skyldighet att diarieföra allmänna handlingar, brev, förfrågningar som kommer till personlig e-post brevlåda. f) Användare ska skydda de lösenord och pinkoder som erhållits för åtkomst till e-post. g) Lösenord och pinkoder är personliga och får inte delas med andra medarbetare. h) Användare har skyldighet att konstruera lösenord på sådant sätt att det inte går att pröva sig fram eller gissa sig till det. Se vidare rutiner och rekommendationer. i) Om användare misstänker att någon annan känner till det egna lösenordet ska byte av lösenord ske omgående j) Användare som inte ger fullmakt till någon annan i verksamheten att ha tillgång till den egna e- posten är själv ansvarig att kontrollera e-posten även vid frånvaro såsom semester, barnledighet, sjukskrivning m.m. k) Användare ska på eget initiativ ta bort sin e-post när anställning eller uppdrag upphör såvida det inte gäller e-post som ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare till medarbetare eller chef. 4. Chefs ansvar vid användning av e-post 4.1. Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat a) Chef ska säkerställa att medarbetare tömmer personlig e-postbrevlåda när anställning eller uppdrag upphör såvida det inte gäller e-post som ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare till medarbetare eller chef. b) Chef ska säkerställa att det finns gallringsbeslut innan någon allmän handling eller uppgift förändras eller raderas i en e-postbrevlåda. c) Chef ska säkerställa att medarbetares tillgång till personlig e-postbrevlåda omgående tas bort när anställning eller uppdrag har upphört Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter a) Chef ska informera medarbetare att det inte är tillåtet att använder e-post för att skicka patientuppgifter eller andra känsliga personuppgifter. b) Mina vårdkontakter (1177) ska användas när patientuppgifter skickas till patienter.

43 8(9) 4.3. Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post a) Chef har ansvar att medarbetare är informerad om vilka sekretessbestämmelser som gäller och att medarbetare skriver under ett sekretessbevis 4 och muntligen erinras om gällande sekretess. b) Av sekretessbevis ska framgå vilken information som har lämnats. c) Chef har ansvar för att sekretessbevis skrivs under av personer i verksamheten som inte har anställning i Västra Götalandsregionen, exempelvis studerande, konsulter och andra som använder Västra Götalandsregionens resurser för informationsbehandling. d) Inom sjukvården ska det i sekretessbeviset, anges i ett tillägg vad den inre sekretessen ställer för krav, när det gäller rätten att ta del av eller vidarebefordra patientuppgifter inom den egna verksamheten Chefs ansvar för utbildning och information kring e-post hantering a) Chef har ett utbildningsansvar för att medarbetare i verksamhet får en ändamålsenlig utbildning kring riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer för användning av e-post. b) Chef har ett informationsansvar 5 för att dessa riktlinjer för e-post och tillhörande rutiner och rekommendationer är kända och följs av alla medarbetare Chefs ansvar vid missbruk av e-post eller vid misstanke om brott a) Om medarbetare missbrukar Västra Götalandsregionens e-post system ska närmaste chef anmäla detta till sin närmaste chef och till lokalt säkerhetsansvarig. b) Oegentligheter gällande e-post och IT-system ska rapporteras av chef till IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT för teknisk utredning. c) Chef och dennes chef har båda ansvar för att misstanke om brott hanteras, eventuell polisanmälan görs och eventuella disciplinära åtgärder vidtas Chefs ansvar i övrigt a) Efter att regionfullmäktige fastställt dessa riktlinjer ansvarar förvaltningschef eller bolagschef för att myndighetsbrevlåda upprättas och att funktionsbrevlåda upprättas vid behov och att dessa brevlådor bevakas och används enligt riktlinjer, rutiner och rekommendationer. b) Chef ansvarar för tillämpning av tillhörande rutiner och rekommendationer till dessa riktlinjer. c) Chef ansvarar för hur myndighets- eller funktionsbrevlåda upprättas och att de användas i verksamheten enligt dessa riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer. 4 Anställda kan inte åläggas någon tystnadsplikt utöver vad som anges i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). 5 Se vidare hemsida;

44 9(9) e) Chef ska uppmana medarbetare att ge fullmakt (d.v.s. delegering via ombudsfunktion i Outlook) till medarbetare/kollega i verksamheten att ha tillgång till personlig e-postbrevlåda för att undvika handläggningsproblem vid semester, barnledighet, sjukskrivning m.m. f) Det behövs ingen skriftlig fullmakt. Det räcker med delegering som man gör i e-postprogrammet. 5. Beredning Dessa riktlinjer för användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter har sammanställts av en arbetsgrupp bestående av Karin Sunnergren, verksamhetsutvecklare på VGR IT tillika OSS-IT objekt IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande IT), Elisabet Ericson, kanslichef på regionkansliet, Else- Marie Ljungberg, controller på Habilitering & Hälsa, Carina Nolberger, koordinator för regionservice tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande, Christer Nygren, IT-arkitekt på VGR IT, Henrik Tuneberg, utvecklingsledare på NU-sjukvården tillika OLV för IT-arbetsplats (ObjektLedare Verksamhet), Anders Blomgren, teknisk specialist på VGR IT, Rickard Dehlin, IT-arkitekt på VGR IT, Peter V Mattsson, IT-projektledare på VGR IT, Catharina Bergman, IT-samordnande inom NUsjukvården tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnare Verksamhet), Valter Lindström, säkerhetschef på regionkansliet, Jenny Kvist, IT-säkerhetsansvarig på VGR IT och Jan S Svensson, säkerhetsstrateg på regionkansliet.

45 Ärende 3 Remissvaret ej klart, kommer att skickas ut innan nämndmötet.

46 1 (2) Datum Diarienummer RS Samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Remiss - Förslag till reglementen för Västra Götalandsregionens nämnder, styrelser och kommittéer I samband med beslutet om ändrade reglementen till följd av ändrad politisk organisation för mandatperioden aviserades en översyn av samtliga reglementen. En arbetsgrupp inom koncernkontoret har utarbetat bifogade förslag. Syftet med översynen har varit att standardisera reglementena så att de får en liknande utformning samt anpassa dessa till SKL:s normalreglemente. Flera av de nu gällande reglementena fastställdes för många år sedan och är inte anpassade till hur regionen utvecklats vad gäller styrning, ledning och ansvarsgränser mellan styrelser och nämnder. Reglementena består av tre delar. Dokumentet inleds med en översiktlig beskrivning av styrning och ledning inom det område som den berörda nämnden/styrelsen/kommittén verkar. Därefter följer själva reglementet. Reglementet består av del A som beskriver de specifika uppgifterna och del B som är gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder/styrelser/kommittéer. Nämnder/styrelser/kommittéer ombeds lämna remissynpunkter på det egna reglementet och reglemente för angränsande områden. Till exempel föreslås att Västarvet, utöver synpunkter på eget reglemente även lämnar synpunkter på förslaget till reglemente för kulturnämnden och tvärt om. Svar på remissen ska lämnas senast 15 september. Planeringen för beslut och remisshantering utgår från att regionfullmäktige ska behandla förslag vid sitt sammanträde den 24 november och gälla från och med 1 januari Förslag till reglemente översänds för synpunkter till samtliga nämnder, styrelser och kommittéer. Yttranden lämnas till regionstyrelsen@vgregion.se senast den 15 september Vid frågor om förslagen till reglementen avseende del A vänligen kontakta Johan Flarup, telefon e-post: johan.flarup@vgregion.se eller Boris Ståhl, telefon e-post: boris.stahl@vgregion.se Vid frågor om förslagen till reglementen avseende del B vänligen kontakta Monica Almén telefon e-post: monica.almen@vgregion.se eller Lena Kullander telefon e-post lena.b.kullander@vgregion.se Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: regionkansliet@vgregion.se

47 (2) Enligt uppdrag Johan Flarup Koncernavdelningschef Ärendesamordning och kansli Bilaga Förslag till reglementen

48 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för Alingsås lasarett Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

49 Reglemente för styrelsen för Alingsås lasarett antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (7) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen ska bedriva vård vid Alingsås lasarett. Styrelsen ska bedriva vård enligt vårdöverenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna och enligt uppdrag från hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionstyrelsen. 3 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheterna inom Alingsås lasarett. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med övriga sjukhus och andra vårdgivare inom sitt ansvarsområde. I styrelsens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut samt regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens anvisningar b. ansvara för att vården bedrivs med professionell kompetens och säkra en hög kvalitet på det medicinska och vårdmässiga omhändertagandet av patienten c. beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten d. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor e. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna vårdproduktionen i egen regi. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. f. bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt. Samråd ska ske med berörd hälso- och sjukvårdsnämnd i ärenden som påverkar verksamhetens inriktning, omfattning eller finansiering. g. svara för bemannings- och personalförsörjningsfrågor för samtliga personalkategorier på kort och lång sikt. Samråd ska ske med regionstyrelsen och övriga styrelser inom hälso- och sjukvård i syfte att trygga en långsiktig personalförsörjning. h. svara för att utbildning i legitimationsyrken är integrerad i verksamheten

50 Reglemente för styrelsen för Alingsås lasarett antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (7) i. bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för styrelsens driftsansvar j. följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter. 4 Ändringar av utbudspunkter regleras normalt i vårdöverenskommelserna. Efter samråd med berörda hälso- och sjukvårdsnämnder kan styrelsen göra ändringar av utbudspunkter. 5 Styrelsen kan, efter samråd med primärvårdsstyrelsen och medgivande av regionstyrelsen, ansöka om att bedriva rehabverksamhet inom valfrihetssystemet på utpekade närsjukvårdscentrum inom styrelsens ansvarsområde. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet.

51 Reglemente för styrelsen för Alingsås lasarett antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (7) Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden.

52 Reglemente för styrelsen för Alingsås lasarett antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (7) Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot

53 Reglemente för styrelsen för Alingsås lasarett antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (7) som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar.

54 Reglemente för styrelsen för Alingsås lasarett antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 7 (7) Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

55 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för Angereds närsjukhus Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

56 Reglemente för styrelsen för Angereds närsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 2 (7) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen ska bedriva vård vid Angereds närsjukhus. Styrelsen ska bedriva vård enligt vårdöverenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna och enligt uppdrag från hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionstyrelsen. 3 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheterna inom Angereds närsjukhus. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med övriga sjukhus och andra vårdgivare inom sitt ansvarsområde. I styrelsens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut samt regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens anvisningar b. ansvara för att vården bedrivs med professionell kompetens och säkra en hög kvalitet på det medicinska och vårdmässiga omhändertagandet av patienten c. beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten d. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor e. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna vårdproduktionen i egen regi. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. f. bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt. Samråd ska ske med berörd hälso- och sjukvårdsnämnd i ärenden som påverkar verksamhetens inriktning, omfattning eller finansiering. g. svara för bemannings- och personalförsörjningsfrågor för samtliga personalkategorier på kort och lång sikt. Samråd ska ske med regionstyrelsen och övriga styrelser inom hälso- och sjukvård i syfte att trygga en långsiktig personalförsörjning. h. svara för att utbildning i legitimationsyrken är integrerad i verksamheten

57 Reglemente för styrelsen för Angereds närsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 3 (7) i. bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för styrelsens driftsansvar j. följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter. 4 Ändringar av utbudspunkter regleras normalt i vårdöverenskommelserna. Efter samråd med berörda hälso- och sjukvårdsnämnder kan styrelsen göra ändringar av utbudspunkter. 5 Styrelsen kan, efter samråd med primärvårdsstyrelsen och medgivande av regionstyrelsen, ansöka om att bedriva rehabverksamhet inom valfrihetssystemet på utpekade närsjukvårdscentrum inom styrelsens ansvarsområde. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet.

58 Reglemente för styrelsen för Angereds närsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 4 (7) Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden.

59 Reglemente för styrelsen för Angereds närsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 5 (7) Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

60 Reglemente för styrelsen för Angereds närsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 6 (7) Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

61 Reglemente för styrelsen för Angereds närsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 7 (7) Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

62 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för beställd primärvård Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

63 Reglemente för styrelsen för beställd primärvård antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 2 (7) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen ska bedriva Västra Götalandsregionens primärvård som inte faller under lagen om valfrihet (LOV). Styrelsen ska bedriva vård enligt vårdöverenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna och enligt uppdrag från hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionstyrelsen. 3 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av de verksamheter som ingår. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med andra vårdgivare inom sitt ansvarsområde. I styrelsens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut samt regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens anvisningar b. ansvara för att vården bedrivs med professionell kompetens och säkra en hög kvalitet på det medicinska och vårdmässiga omhändertagandet av patienten c. beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten d. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor e. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna vårdproduktionen i egen regi. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. f. bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt. Samråd ska ske med berörd hälso- och sjukvårdsnämnd i ärenden som påverkar verksamhetens inriktning, omfattning eller finansiering. g. svara för bemannings- och personalförsörjningsfrågor för samtliga personalkategorier på kort och lång sikt. Samråd ska ske med regionstyrelsen och övriga styrelser inom hälso- och sjukvård i syfte att trygga en långsiktig personalförsörjning. h. svara för att utbildning i legitimationsyrken är integrerad i verksamheten

64 Reglemente för styrelsen för beställd primärvård antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 3 (7) i. bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för styrelsens driftsansvar j. följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter. 4 Ändringar av utbudspunkter regleras normalt i vårdöverenskommelserna. Efter samråd med berörda hälso- och sjukvårdsnämnder kan styrelsen göra ändringar av utbudspunkter. Organisation inom verksamhetsområdet 5 Styrelsen för beställd primärvård ansvarar för att organisationen är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 6 Primärvårdsstyrelsen är anställningsmyndighet för personal vid den del av förvaltningen som bedriver verksamhet enligt LOV. Styrelsen för beställd primärvård är anställningsmyndighet för övrig personal vid förvaltningen. Förvaltningschef anställs av regionstyrelsen efter samråd med primärvårdsstyrelsen och styrelsen för beställd primärvård. Styrelserna har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt respektive verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelserna fastställer instruktion till förvaltningschef efter samråd. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet.

65 Reglemente för styrelsen för beställd primärvård antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 4 (7) Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden.

66 Reglemente för styrelsen för beställd primärvård antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 5 (7) Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot

67 Reglemente för styrelsen för beställd primärvård antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 6 (7) som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar.

68 Reglemente för styrelsen för beställd primärvård antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 7 (7) Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

69 1 (6) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för Botaniska trädgården Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Ledning och styrning inom miljöområdet Styrningen av Västra Götalandsregionens verksamhet inom miljöområdet utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen ansvarar för det övergripande samrådet med länets kommuner, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, miljönämnden och kollektivtrafiknämnden inom området hållbar utveckling. Samrådet sker inom beredningen för hållbar utveckling. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Miljönämnden är Västra Götalandsregionens ledande politiska organ inom miljöområdet. Nämnden har ett strategiskt och samordnande ansvar för Västra Götalandsregionens interna miljöarbete samt ett ansvar för regional miljöutveckling vilket innebär ett långsiktigt arbete för hela Västra Götalands miljö. Nämnden ska verka i enlighet med de mål och den inriktning som regionfullmäktige och regionstyrelsen anger. I ansvaret ingår Göteborgs botaniska trädgård. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

70 Reglemente för styrelsen för Botaniska trädgården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 2 (6) Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen bedriver verksamhet vid Göteborgs botaniska trädgård. Styrelsens verksamhet ska grundas på inriktning och uppdrag från miljönämnden. Inom Botaniska trädgården ska det bedrivas forskning och den vetenskapliga verksamhet i övrigt som behövs för att bibehålla och utveckla institutionen som botanisk trädgård. 3 Styrelsen ansvarar för drift och förvaltning av Göteborgs botaniska trädgård. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde fullgöra de uppgifter som följer av lag och annan författning. I styrelsens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten i enlighet med regionfullmäktiges beslut b. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor c. besluta om inträdesavgifter vid Botaniska trädgården d. göra verksamheten tillgänglig för allmänheten e. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamheten i egen regi f. samråda med miljönämnden om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna g. samverka med Göteborgs Universitet i enlighet med samverkansavtal. Organisation inom verksamhetsområdet 4 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 5 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer årligen instruktion till förvaltningschef.

71 Reglemente för styrelsen för Botaniska trädgården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 3 (6) B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

72 Reglemente för styrelsen för Botaniska trädgården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 4 (6) Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten.

73 Reglemente för styrelsen för Botaniska trädgården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 5 (6) Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare.

74 Reglemente för styrelsen för Botaniska trädgården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 6 (6) Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

75 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för fastighetsnämnden Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Styrning och ledning av fastighets- och lokalförsörjning Styrningen av Västra Götalandsregionens fastighets- och lokalfrågor utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och bolagsordningar som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Regionstyrelsen fastställer investeringsplan och fördelar investeringsramar i enlighet med beslutad investeringsmodell. Fastighetsnämnden ska bedriva fastighetsförvaltning och lokalförsörjning ändamålsenligt och effektivt så att Västra Götalandsregionen utnyttjar egna lokaler och begränsar extern förhyrning. Efter beredning av fastighetsnämnden beslutar regionstyrelsen om extern förhyrning av lokaler. Arbetet sker enligt fastställd investerings- och hyresmodell samt de mål och anvisningar som i övrigt anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen. Nämnder och styrelser utarbetar i samarbete med fastighetsnämnden förslag till investeringsplan som underlag för regionstyrelsen och regionfullmäktiges beslut om investeringar. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

76 Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (7) Reglemente A. Nämndens uppgifter 1 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Nämnden ansvarar för förvaltning av Västra Götalandsregionens fastigheter och förser verksamheterna, inklusive bolag där Västra Götalandsregionen äger mer än hälften av aktierna, med lokaler. Nämnden svarar för planering, projektering och genomförande av ny-, om- och tillbyggnader av fastigheter enligt beslutade investeringsplaner. 3 I nämndens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut och regionstyrelsens anvisningar b. ansvara för att investeringar genomförs inom ramen för avsatt investeringsutrymme c. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor d. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamheten i egen regi e. följa anvisningar som regionstyrelsen lämnar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter f. bereda frågor om förvärv, byte och försäljning av fast egendom, tomträtter och bostadsrätter g. svara för energiinvesteringar enligt fastställda inriktningsbeslut h. svara för fastighetsanknuten service i. svara för Västra Götalandsregionens parkeringar och till regionstyrelsen bereda förslag till parkeringsavgifter j. vara rådgivare till andra verksamheter när det gäller planeringen av framtida lokalbehov, investeringar samt utformning av lokaler k. till regionstyrelsen bereda frågor om extern förhyrning av lokaler l. upplåta och säga upp nyttjanderättsavtal och arrenden m. svara för upphandling när det gäller fastighetsförvaltning och byggande n. svara för att beslutade avvecklingsfastigheter säljs o. svara för fastighetsanknutna tekniska säkerhetsanläggningar p. på uppdrag av kulturnämnden ansvara för Västra Götalandsregionens konstenhet. Organisation inom verksamhetsområdet 4 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten.

77 Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (7) Personalansvar 5 Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Nämnden fastställer instruktion till förvaltningschef. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Säkerhet 4 Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden.

78 Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (7) Extra sammanträde 9 Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna.

79 Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (7) Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda nämndens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden f. bevaka att nämndens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen

80 Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (7) ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Delegeringsbeslut 23 Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot.

81 Reglemente för fastighetsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 7 (7) Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

82 1 (6) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för Västra Götalandsregionens folkhälsokommitté Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Ledning och styrning av regionens kommittéer Styrningen av Västra Götalandsregionens verksamhet utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Kommittéerna har ett strategiskt och samordnande ansvar för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter respektive folkhälsa inom den egna verksamheten. Kommittéerna har också en viktig roll i att stärka det långsiktiga arbetet inom sina respektive områden i Västra Götaland. Kommittéerna ska verka i enlighet med de mål och den inriktning som regionfullmäktige och regionstyrelsen anger. Kommittéerna är underställda regionstyrelsen och kan därför inte väcka ärenden till regionfullmäktige. Samtliga nämnder och styrelser ska beakta kommittéernas arbete med rättighetsfrågor och folkhälsofrågor utifrån sina respektive uppdrag. Reglemente A. Kommitténs uppgifter 1 Kommittén ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

83 Reglemente för Västra Götalandsregionens folkhälsokommitté antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 2 (6) b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att kommittén ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Kommittén ska samordna Västra Götalandsregionens övergripande folkhälsoarbete och verka för kunskaps- och metodutveckling inom området. Kommittén ska vara initiativtagare, förslagsställare och rådgivare till regionstyrelsen. Kommittén ska ta fram kunskaps- och metodunderlag för planeringen av det lokala folkhälsoarbetet som bedrivs av hälso- och sjukvårdsnämnderna i samverkan med andra lokala aktörer. 3 Kommittén ska a) vara pådrivande och ta nödvändiga initiativ för att stärka ett systematiskt folkhälsoarbete i Västra Götalandsregionens verksamhet b) verka för metod- och kunskapsutveckling inom området i syfte att stödja folkhälsoarbetet i den egna verksamheten och i arbetet samverka med andra aktörer c) rapportera till regionstyrelsen sina iakttagelser avseende förverkligandet av folkhälsoarbetet inom Västra Götalandsregionens olika verksamheter samt till regionstyrelsen lägga förslag till förbättringar i folkhälsoarbetet d) samverka med och vara kontaktorgan för berörda lokala, regionala och nationella organisationer och myndigheter med syfte att utveckla, utvärdera och sprida folkhälsoarbete e) ge hälso- och sjukvårdsnämnderna underlag för utformningen av det lokala folkhälsoarbetet. 4 Kommittén ska samverka med nämnder och styrelser i Västra Götalandsregionen för att stärka folkhälsoarbetet. Kommittén ska i samverkan med beredningen för hållbar utveckling lyfta fram folkhälsofrågorna som förutsättning för hållbar samhällsutveckling. 5 För kommittén gäller kommunallagens bestämmelser om nämnder. Kommittén är underställd regionstyrelsen och får inte väcka ärenden i regionfullmäktige. Den får inom sitt ansvarsområde göra framställningar till andra nämnder. Ärenden av större vikt ska underställas regionstyrelsen. Den får endast behandla ärenden inom ramen för Västra Götalandsregionens befogenheter enligt kommunallagen. 6 Regionstyrelsen tillhandahåller kommitténs tjänstemannastöd och ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor. Regionstyrelsen ansvarar för att organisationen är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Regionstyrelsen utser ansvarig tjänsteman till kommitténs förfogande efter samråd med kommittén.

84 Reglemente för Västra Götalandsregionens folkhälsokommitté antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 3 (6) B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Kommittén ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Kommittén ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Kommittén ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall kommittén ingått avtal med extern part ska kommittén företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Kommittén är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i kommitténs verksamhet. Säkerhet 4 Kommittén ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Kommittén ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Kommittén har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Kommittén ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Kommittén bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Kommittén ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

85 Reglemente för Västra Götalandsregionens folkhälsokommitté antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 4 (6) Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i kommittén längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Kommittén får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Kommittén får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till kommitténs kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Kommittén får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid kommitténs sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i kommittén. Utöver detta får kommittén bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om kommittén beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten.

86 Reglemente för Västra Götalandsregionens folkhälsokommitté antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 5 (6) Sammansättning 15 Kommittén har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda kommitténs arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i kommittén vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i kommittén f. bevaka att kommitténs beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att kommittén ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Kommitténs presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får kommittén utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i kommittén längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får kommittén utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare.

87 Reglemente för Västra Götalandsregionens folkhälsokommitté antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 6 (6) Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Kommittén kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med kommittén sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som kommittén beslutar. Delegeringsbeslut 23 Kommittén ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Kommittén kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i kommitténs namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i kommittén i den ordning som kommittén beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från kommittén ska på kommitténs vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av kommitténs ansvarige tjänsteman, om inte kommittén bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser kommittén en annan ledamot. Kommittén får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på kommitténs vägnar och enligt kommitténs direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

88 1 (6) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för folkhögskolorna Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Kulturens ledning och styrning Styrningen av Västra Götalandsregionens verksamhet inom kulturområdet utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och bolagsordningar som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen ansvarar för det övergripande samrådet med länets kommuner, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, miljönämnden och kollektivtrafiknämnden inom området hållbar utveckling. Samrådet sker inom beredningen för hållbar utveckling. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Kulturnämnden är Västra Götalandsregionens ledande kulturpolitiska organ. Nämnden arbetar utifrån de mål, uppdrag och riktlinjer som fullmäktige beslutar. Nämnden är systemägare för den samlade regionfinansierade kulturen. Rollen som systemägare innebär ett ansvar för att invånarna ges möjlighet till deltagande och upplevelser inom ett demokratiskt kulturliv. Rollen innebär även ett ansvar att bidra till goda förutsättningar för skapande verksamhet. Kulturnämnden ska genom uppdrag ange inriktning och ekonomiska förutsättningar för de kulturverksamheter som Västra Götalandsregionen ansvarar för eller bidrar till. I kulturnämndens ansvar ingår även folkbildningsverksamhet. Kulturnämnden har också det övergripande ansvaret för genomförande av nationella uppdrag inom kulturområdet. Arbetet sker i enlighet med de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

89 Reglemente för styrelsen för folkhögskolorna antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (6) Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen bedriver folkbildningsverksamhet som grundas på inriktning och uppdrag från kulturnämnden. Uppdrag kan även mottas från externa uppdragsgivare. 3 Styrelsen ansvarar för drift och förvaltning av Västra Götalandsregionens folkhögskolor, förutom Agnesbergs folkhögskola. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde fullgöra de uppgifter som följer av lag och annan författning. Styrelsen ska även följa folkhögskolerådets anvisningar. I styrelsens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten i enlighet med regionfullmäktiges beslut och regionstyrelsens anvisningar b. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor c. samordna verksamheten vid folkhögskolorna d. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamheten i egen regi. e. samråda med kulturnämnden om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. Organisation inom verksamhetsområdet 4 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 5 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef.

90 Reglemente för styrelsen för folkhögskolorna antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (6) B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

91 Reglemente för styrelsen för folkhögskolorna antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (6) Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten.

92 Reglemente för styrelsen för folkhögskolorna antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (6) Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare.

93 Reglemente för styrelsen för folkhögskolorna antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (6) Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

94 1 (6) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för nämnden för Hälsan och Stressmedicin Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Verksamhetens styrning och ledning Styrningen av verksamhet inom företagshälsovård och stressmedicin utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och bolagsordningar som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Nämnden för hälsan och stressmedicin ska bedriva verksamheten utifrån kundernas behov och beställningar och utifrån Västra Götalandsregionens modell för företagshälsovård. Arbetet sker enligt de mål, riktlinjer och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen. Nämnder och styrelser beställer tjänster av Hälsan och Stressmedicin. Reglemente A. Nämndens uppgifter 1 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

95 Reglemente för nämnden för Hälsan och Stressmedicin antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 2 (6) 2 Nämnden bedriver Västra Götalandsregionens interna företagshälsovård. Nämnden bedriver forskning, utvecklingsarbete och kunskapsspridning om stress, hälsa och psykosocial arbetsmiljö. 3 Nämnden svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheterna inom Hälsan och Stressmedicin. I nämndens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten i enlighet med regionfullmäktiges beslut och regionstyrelsens anvisningar b. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor c. fullgöra överenskommelser om intern företagshälsovård med andra nämnder och styrelser i Västra Götalandsregionen samt åt de aktiebolag där Västra Götalandsregionen äger mer än hälften av aktierna d. bedriva verksamheten enligt regionstyrelsens beslut om strategier och anvisningar för företagshälsovård e. bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för styrelsens driftsansvar f. samråda med regionstyrelsen och arbetsmiljödelegationen g. följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter. Organisation inom verksamhetsområdet 3 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 4 Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Nämnden fastställer instruktion till förvaltningschef. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag.

96 Reglemente för nämnden för Hälsan och Stressmedicin antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 3 (6) Företrädarskap 2 I de fall nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Säkerhet 4 Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet.

97 Reglemente för nämnden för Hälsan och Stressmedicin antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 4 (6) Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda nämndens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden

98 Reglemente för nämnden för Hälsan och Stressmedicin antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 5 (6) f. bevaka att nämndens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet.

99 Reglemente för nämnden för Hälsan och Stressmedicin antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 6 (6) Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Delegeringsbeslut 23 Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

100 1 (8) Reglemente Diarienummer RS Justerat Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den xx xx 2015, xx Reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnd i Västra Götalandsregionen Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

101 Reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 2 (8) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente Hälso- och sjukvårdsnämndens uppgifter 1 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 En hälso- och sjukvårdsnämnd ska inom det geografiska området som regionfullmäktige bestämmer verka för en god hälsa och vård på lika villkor för invånarna genom beställning och upphandling av hälso- och sjukvård samt tandvård med utgångspunkt från befolkningens behov. Hälso- och sjukvårdsnämnden svarar, inom sitt ansvarsområde, för att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att Västra Götalandsregionens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt. 3 Hälso- och sjukvårdsnämnden har ett befolkningsansvar inom sitt geografiska område. Befolkningsansvaret innebär: a) att klarlägga befolkningens behov av hälso- och sjukvård i samverkan med bl.a. kommuner, försäkringskassa, arbetsförmedling och brukarorganisationer b) att med utgångspunkt från regionfullmäktiges mål och inriktning göra behovsanalyser och prioriteringar samt fastställa mål i syfte att verka för en förbättring av befolkningens hälsa c) att verka för en förbättring av folkhälsan i samverkan med bl.a. kommuner och frivilligorganisationer d) att i olika forum föra dialog med invånarna om vårdens tillgänglighet och kvalitet samt inriktning och utveckling e) att i övrigt följa utvecklingen av befolkningens behov av hälso- och sjukvård och tandvård och ta nödvändiga initiativ. 4 Hälso- och sjukvårdsnämnden har, inom den budget som regionfullmäktige fastställt, finansieringsansvaret för den vård som nyttjas av befolkningen i respektive nämnds område med undantag för vård som finansieras på annat sätt.

102 Reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 3 (8) 5 Hälso- och sjukvårdsnämnden ska träffa överenskommelser med Västra Götalandsregionens vårdgivare och vårdavtal med externa vårdgivare om primärvårds-, tandvårdstjänster och sjukhusvård samt insatser vid funktionsnedsättning för befolkningen i nämndens geografiska område. Utgångspunkten är att den vård man behöver ofta finns nära och den vård man behöver mer sällan kan koncentreras till färre platser. Nämnden ansvarar för lokalt folkhälsoarbete i samverkan med andra lokala aktörer med utgångspunkt i de kunskaps- och metodunderlag som tas fram av folkhälsokommittén. Vårdöverenskommelser och avtal tecknas utifrån behovsanalyser och regionövergripande beslut när det gäller vårdens innehåll och utveckling. Nämnden tecknar vårdöverenskommelser i enlighet med de anvisningar som ges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Ändringar av utbudspunkter regleras normalt i vårdöverenskommelserna. Efter samråd med berörd hälso- och sjukvårdsnämnd kan utförarstyrelse göra ändringar av utbudspunkter. Strukturella förändringar av innehåll och utbudspunkter utgår från regionövergripande beslut när det gäller vårdens innehåll och utveckling. Nämnden svarar för att i vårdöverenskommelser och avtal säkerställa att patienterna får tillgång till information om vårdens tillgänglighet, regelverk, samt övriga förutsättningar för att få vård. 6 Nämnden ska inom ramen för Västra Götalandsregionens valfrihetssystem teckna kontrakt med vårdgivare. Nämnden svarar för uppföljningen av tillämpningen av kontrakten samt rapporterar efterlevnaden till hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Ändringar av utbudspunkter inom valfrihetssystem regleras av valfrihetssystemets bestämmelser. Nämnden beslutar i ärenden som rör samverkansavtal enligt lagarna om läkarvårdsersättning och ersättning till sjukgymnaster/fysioterapeuter. 5 Nämnden svarar för uppföljning och analys av befolkningens hälsa och gjorda vårdöverenskommelser och vårdavtal utifrån de anvisningar som ges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Nämnden ska beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten. 6 Nämnden ska vid fullgörandet av sitt uppdrag samverka med hälso- och sjukvårdsstyrelsen och övriga hälso- och sjukvårdsnämnder. Nämnden ska samverka med regionutvecklingsnämnden, miljönämnden, kulturnämnden, folkhälsokommittén och rättighetskommittén för en jämställd och jämlik hälsa.

103 Reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 4 (8) Formerna för samråd inför en vårdöverenskommelse avgörs av de berörda hälsooch sjukvårdsnämnderna och kan ske genom nämndernas presidier. Vårdöverenskommelser beträffande högspecialiserad vård samordnas av hälsooch sjukvårdsstyrelsen. Förekomsten av lokala samordningsförbund kan påverka en hälso- och sjukvårdsnämnds uppdrag. 7 Regionstyrelsen tillhandahåller nämndens tjänstemannastöd och ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor. Regionstyrelsen ansvarar för att organisationen är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Regionstyrelsen utser ansvarig tjänsteman till nämndens förfogande efter samråd med nämnden. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Säkerhet 4 Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning.

104 Reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 5 (8) Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

105 Reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 6 (8) Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda nämndens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden f. bevaka att nämndens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå.

106 Reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 7 (8) Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Delegeringsbeslut 23 Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om

107 Reglemente för hälso- och sjukvårdsnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 8 (8) inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

108 1 (8) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för hälso- och sjukvårdsstyrelsen i Västra Götalandsregionen Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

109 Reglemente för hälso- och sjukvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (8) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Hälso- och sjukvårdsstyrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Hälso- och sjukvårdsstyrelsens övergripande uppgifter 2 Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens främsta hälsooch sjukvårdspolitiska organ med ansvar för strategiska hälso- och sjukvårdsfrågor ur ett befolknings- och regionövergripande systemperspektiv. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen arbetar utifrån ett konkurrensneutralt förhållningssätt och har uppdraget att verka för en jämlik hälso- och sjukvård, habilitering och tandvård i Västra Götaland. 3 Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är systemägare för Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvårdssystem. Systemägarskapet innebär att: a) verka för en god hälsa och en vård på lika villkor för befolkningen i Västra Götaland b) invånarnas behov av hälso- och sjukvård och möjligheter till val av vårdutbud tillgodoses på ett jämlikt sätt i hela Västra Götaland c) bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier för den regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården, oavsett om verksamhet bedrivs i egen regi eller i annan regi. Hälso- och sjukvårdsstyrelsens arbetsuppgifter 4 Hälso- och sjukvårdsstyrelsen initierar eller beslutar om regiongemensamma riktlinjer och förutsättningar för den regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Styrelsen ska samråda med och samordna hälso- och sjukvårdsnämndernas arbete. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen svarar, inom sitt ansvarsområde, för att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att Västra Götalandsregionens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt. I hälso- och sjukvårdsstyrelsens uppgifter ingår att: a) ta fram förslag om regler för tillgänglighet till vård, regler för valfrihet och remissregler samt besluta om tillämpningsanvisningar

110 Reglemente för hälso- och sjukvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (8) b) ta fram förslag om införande, utformning och utveckling av nya valfrihetssystem och om större eller principiella förändringar av befintliga valfrihetssystem c) besluta om revideringar av befintliga förfrågningsunderlag inom valfrihetssystemen d) besluta om godkännande av ansökningar inom valfrihetssystemen e) utveckla och ta fram förslag till regiongemensamma ersättningssystem samt ansvara för uppföljning av tillämpningen av dessa f) ta fram förslag till patientavgifter, högkostnadsskydd, frikort och taxor samt regelverk och egenavgifter för hjälpmedel och sjukresor samt besluta om tillämpningsanvisningar g) ta fram förslag om inriktning och utveckling av högspecialiserad vård h) ta fram förslag till ansökningar om rikssjukvård i) träffa överenskommelse för det särskilda anslag som regionfullmäktige lämnar till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset för uppdraget som universitetssjukhus j) besluta om riktlinjer och anvisningar för kvalitet och patientsäkerhet k) träffa och följa upp vårdöverenskommelser och vårdavtal som inte ingår i hälso- och sjukvårdsnämndernas uppdrag l) besluta om regiongemensamma prioriteringar, medicinska riktlinjer, regionuppdrag samt former för införande av nya diagnos- och behandlingsmetoder och utmönstring av metoder, så kallat ordnat införande m) besluta om etiska frågor inom hälso- och sjukvården och tillse att diagnosoch behandlingsmetoder har bedömts från individ- och samhällsetiska aspekter n) besluta om anvisningar för beställningar och vårdöverenskommelser i syfte att samordna Västra Götalandsregionens beställningsarbete. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. o) besluta om klassifikationer och regiongemensamt analys-, utvärderingsoch uppföljningsarbete av vårdbehov, vårdkonsumtion och vårdkvalitet samt utfärda anvisningar inom detta område p) besluta om anvisningar för hälso- och sjukvård för asylsökande, flyktingar och papperslösa q) företräda Västra Götalandsregionen vid samverkan med internationella, nationella och regionala organisationer och myndigheter i hälso- och sjukvårdsfrågor r) företräda Västra Götalandsregionen gentemot statliga myndigheter i hälsooch sjukvårdsfrågor samt besluta om yttranden inom hälso- och sjukvårdsområdet s) i övrigt följa utvecklingen av hälso- och sjukvården och tandvården och ta nödvändiga initiativ t) bevaka utvecklingen inom forsknings, utvecklings- och utbildningsområdet u) besluta om fördelning av de regionala hälso- och sjukvårdsanknutna FoUmedlen

111 Reglemente för hälso- och sjukvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (8) Hälso- och sjukvårdsstyrelsen ska beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten. 5 Styrelsen kan efter samråd med regionstyrelsen inom sitt ansvarsområde teckna avtal med andra regioner och landsting eller motsvarande. 6 Hälso- och sjukvårdsstyrelsen ska ha en psykiatriberedning och precisera dess uppdrag. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen har ansvar att tillsammans med hälso- och sjukvårdsnämnderna initiera och tillsätta eventuellt ytterligare beredningar för hälso- och sjukvårdsfrågor av regiongemensamt intresse. Beredningarnas främsta uppgift är att ta fram underlag inför hälso- och sjukvårdsstyrelsens beslut. 7 Regionstyrelsen tillhandahåller styrelsens tjänstemannastöd och ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor. Regionstyrelsen ansvarar för att organisationen är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Regionstyrelsen utser ansvarig chef till styrelsens förfogande efter samråd med styrelsen. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde.

112 Reglemente för hälso- och sjukvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (8) Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

113 Reglemente för hälso- och sjukvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (8) Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra

114 Reglemente för hälso- och sjukvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 7 (8) sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar.

115 Reglemente för hälso- och sjukvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 8 (8) Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

116 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för kollektivtrafiknämnden Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Kollektivtrafikens ledning och styrning Styrningen av Västra Götalandsregionens kollektivtrafik utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och bolagsordningar som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen ansvarar för det övergripande samrådet med länets kommuner, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, miljönämnden och kollektivtrafiknämnden inom området hållbar utveckling. Samrådet sker inom beredningen för hållbar utveckling. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Kollektivtrafiknämnden är Västra Götalandsregionens ledande kollektivtrafikpolitiska organ. Nämnden är systemägare för det regionfinansierade kollektivtrafiksystemet. Nämnden ska fullgöra de uppgifter som följer av Västra Götalandsregionens ansvar för den regionala kollektivtrafiken. Nämnden är Västra Götalandsregionens beställare av kollektivtrafik. Arbetet sker i enlighet med de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

117 Reglemente för kollektivtrafiknämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (7) Reglemente A. Kollektivtrafiknämndens uppgifter 1 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Kollektivtrafiknämnden är Västra Götalandsregionens främsta kollektivtrafikpolitiska organ med ansvar för strategiska kollektivtrafikfrågor. Kollektivtrafiknämnden är länets kollektivtrafikmyndighet. Kollektivtrafiknämnden ska a) fullgöra de uppgifter som följer av Västra Götalandsregionens ansvar för den regionala kollektivtrafiken, när uppgiften inte enligt lag eller regionfullmäktiges beslut ska fullgöras av någon annan. b) ansvara för att genomföra fullmäktiges fastställda mål och inriktningar för kollektivtrafiken c) bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier inom nämndens ansvarsområde d) utforma förslag till regionalt trafikförsörjningsprogram e) bedriva övergripande strategiskt arbete inom området kollektivtrafik f) följa utvecklingen inom kollektivtrafikområdet g) verka för forskning och utveckling inom kollektivtrafikområdet. 3 Nämnden är Västra Götalandsregionens beställare av kollektivtrafik. I nämndens uppdrag ingår att a) inom ramen för regionalt trafikförsörjningsprogram lämna uppdrag/beställning till Västtrafik AB, som av regionfullmäktige fått befogenheten att ingå avtal om allmän trafik b) besluta om allmän trafikplikt c) svara för samverkan med länets kommuner i kollektivtrafikfrågor d) företräda Västra Götalandsregionen i samverkan med kommunerna enligt gällande överenskommelse e) företräda Västra Götalandsregionen gentemot statliga myndigheter och andra landsting/regioner inom sitt verksamhetsområde f) löpande informera regionstyrelsen om strategiska kollektivtrafikfrågor g) rapportera om ekonomi, prestationer och kvalitet enligt regionstyrelsens anvisningar 4 Nämnden ska fastställa taxor för kollektivtrafiken i Västra Götaland enligt den inriktning som regionfullmäktige angivit. 5 Nämnden får i uppdrag att ingå avtal om lokala anpassningar av kollektivtrafiken och dess finansiering med kommuner inom länet. Nämnden får överlämna detta uppdrag till det aktiebolag som avses i 2 punkt a) ovan.

118 Reglemente för kollektivtrafiknämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (7) 6 Regionstyrelsen tillhandahåller nämndens tjänstemannastöd och ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor. Regionstyrelsen ansvarar för att organisationen är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Regionstyrelsen utser ansvarig chef till nämndens förfogande efter samråd med nämnden. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Säkerhet 4 Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra

119 Reglemente för kollektivtrafiknämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (7) sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna.

120 Reglemente för kollektivtrafiknämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (7) Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda nämndens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden f. bevaka att nämndens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen

121 Reglemente för kollektivtrafiknämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (7) ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Delegeringsbeslut 23 Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot.

122 Reglemente för kollektivtrafiknämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 7 (7) Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

123 1 (6) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för Kultur i Väst Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Kulturens ledning och styrning Styrningen av Västra Götalandsregionens verksamhet inom kulturområdet utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och bolagsordningar som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Kulturnämnden är Västra Götalandsregionens ledande kulturpolitiska organ. Nämnden arbetar utifrån de mål, uppdrag och riktlinjer som fullmäktige beslutar. Nämnden är systemägare för den samlade regionfinansierade kulturen. Rollen som systemägare innebär ett ansvar för att invånarna ges möjlighet till deltagande och upplevelser inom ett demokratiskt kulturliv. Rollen innebär även ett ansvar att bidra till goda förutsättningar för skapande verksamhet. Kulturnämnden ska genom uppdrag ange inriktning och ekonomiska förutsättningar för de kulturverksamheter som Västra Götalandsregionen ansvarar för eller bidrar till. I kulturnämndens ansvar ingår även folkbildningsverksamhet. Kulturnämnden har också det övergripande ansvaret för genomförande av nationella uppdrag inom kulturområdet. Arbetet sker i enlighet med de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

124 Reglemente för styrelsen för Kultur i Väst antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (6) Reglemente A. Styrelsen för Kultur i Västs uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen ska bedriva kultur- och bildningsfrämjande verksamhet som grundas på inriktning och uppdrag från kulturnämnden. Uppdrag kan även mottas från externa uppdragsgivare. 3 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av de verksamheter som ingår i Kultur i Väst. I styrelsens uppgifter ingår att a) bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten i enlighet med regionfullmäktiges beslut och regionstyrelsens anvisningar b) följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor c) samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamheten i egen regi. d) samråda med kulturnämnden om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med kommuner, kultur- och utbildningsaktörer, det fria kulturlivet samt med andra verksamheter inom sitt ansvarsområde. Organisation inom verksamhetsområdet 4 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 5 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef.

125 Reglemente för styrelsen för Kultur i Väst antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (6) B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

126 Reglemente för styrelsen för Kultur i Väst antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (6) Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten.

127 Reglemente för styrelsen för Kultur i Väst antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (6) Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare.

128 Reglemente för styrelsen för Kultur i Väst antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (6) Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

129 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för kulturnämnden Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Kulturens ledning och styrning Styrningen av Västra Götalandsregionens verksamhet inom kulturområdet utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och bolagsordningar som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Kulturnämnden är Västra Götalandsregionens ledande kulturpolitiska organ. Nämnden arbetar utifrån de mål, uppdrag och riktlinjer som fullmäktige beslutar. Nämnden är systemägare för den samlade regionfinansierade kulturen. Rollen som systemägare innebär ett ansvar för att invånarna ges möjlighet till deltagande och upplevelser inom ett demokratiskt kulturliv. Rollen innebär även ett ansvar att bidra till goda förutsättningar för skapande verksamhet. Kulturnämnden ska genom uppdrag ange inriktning och ekonomiska förutsättningar för de kulturverksamheter som Västra Götalandsregionen ansvarar för eller bidrar till. I kulturnämndens ansvar ingår även folkbildningsverksamhet. Kulturnämnden har också det övergripande ansvaret för genomförande av nationella uppdrag inom kulturområdet. Arbetet sker i enlighet med de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

130 Reglemente för kulturnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (7) Reglemente A. Kulturnämndens uppgifter 1 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Kulturnämnden är Västra Götalandsregionens främsta kulturpolitiska organ med ansvar för strategiska kulturfrågor ur ett regionövergripande systemperspektiv. Kulturnämnden ska ansvara för att a) genomföra fullmäktiges fastställda mål och inriktningar för kulturpolitiken b) genomföra det nationella uppdraget enligt förordning om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet a. verka för att alla invånare ges möjlighet till deltagande och upplevelser inom kulturlivet b. bidra till goda förutsättningar för skapande verksamhet c. bevaka och initiera långsiktiga utvecklings- och inriktningsfrågor samt strategier inom nämndens ansvarsområde 3 Kulturnämnden ansvarar för uppdrag och stöd till utförarverksamhet samt för finansiering, uppföljning och utvärdering av uppdragen inom nämndens verksamhetsområde. Uppdrag ska ges till Västra Götalandsregionens egna och till anknutna verksamheter. I förekommande fall ska kulturnämnden samråda med regionutvecklingsnämnden. Områden för uppdrag och stöd a. Film i Väst AB, GöteborgsOperan AB, Göteborgs Symfoniker AB, Regionteater Väst AB b. Västarvet och Kultur i Väst c. Västra Götalandsregionens folkhögskolor d. Konstenheten inom Västfastigheter e. Museer, teatrar, musikinstitutioner, konstinstitutioner samt övriga regionala verksamheter inom kulturområdet f. Studieförbundsdistrikt, idrottsförbundsdistrikt och rörelsefolkhögskolor g. Distriktsorganisationer för ungdomar och pensionärer inklusive politiska ungdomsförbund samt vissa etniska föreningar. Kulturnämnden ska tillhandahålla utvecklingsstöd och resurser för att stödja lokala och andra initiativ på kulturområdet. Nämnden ska delta i internationellt kultursamarbete, främja konstnärlig miljögestaltning inom Västra Götalandsregionens egen verksamhet samt dela ut kulturstipendier.

131 Reglemente för kulturnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (7) I syfte att bredda underlag för olika typer av beslut och stärka samverkan kan nämnden inrätta olika nätverk och arbetsgrupper där representanter för till exempel näringsliv, det fria kulturlivet och högskola kan ingå. Kulturnämnden, miljönämnden, regionutvecklingsnämnden och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska samverka för en jämställd och jämlik hälsa. 4 Regionstyrelsen tillhandahåller nämndens tjänstemannastöd och ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor. Regionstyrelsen ansvarar för att organisationen är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Regionstyrelsen utser ansvarig chef till nämndens förfogande efter samråd med nämnden. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Säkerhet 4 Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning.

132 Reglemente för kulturnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (7) Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

133 Reglemente för kulturnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (7) Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda nämndens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden f. bevaka att nämndens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå.

134 Reglemente för kulturnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (7) Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Delegeringsbeslut 23 Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om

135 Reglemente för kulturnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 7 (7) inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

136 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

137 Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 2 (7) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen ska bedriva vård vid Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus. Styrelsen ska bedriva vård enligt vårdöverenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna och enligt uppdrag från hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionstyrelsen. 3 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheterna inom Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med övriga sjukhus och andra vårdgivare inom sitt ansvarsområde. I styrelsens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut samt regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens anvisningar b. ansvara för att vården bedrivs med professionell kompetens och säkra en hög kvalitet på det medicinska och vårdmässiga omhändertagandet av patienten c. beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten d. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor e. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna vårdproduktionen i egen regi. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. f. bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt. Samråd ska ske med berörd hälso- och sjukvårdsnämnd i ärenden som påverkar verksamhetens inriktning, omfattning eller finansiering. g. svara för bemannings- och personalförsörjningsfrågor för samtliga personalkategorier på kort och lång sikt. Samråd ska ske med regionstyrelsen och övriga styrelser inom hälso- och sjukvård i syfte att trygga en långsiktig personalförsörjning. h. svara för att utbildning i legitimationsyrken är integrerad i verksamheten

138 Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 3 (7) i. bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för styrelsens driftsansvar j. följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter 4 Ändringar av utbudspunkter regleras normalt i vårdöverenskommelserna. Efter samråd med berörda hälso- och sjukvårdsnämnder kan styrelsen göra ändringar av utbudspunkter. 5 Styrelsen kan, efter samråd med primärvårdsstyrelsen och medgivande av regionstyrelsen, ansöka om att bedriva rehabverksamhet inom valfrihetssystemet på utpekade närsjukvårdscentrum inom styrelsens ansvarsområde. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet.

139 Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 4 (7) Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden.

140 Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 5 (7) Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen

141 Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 6 (7) längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar.

142 Reglemente för styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 7 (7) Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

143 1 (6) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för miljönämnden Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Ledning och styrning inom miljöområdet Styrningen av Västra Götalandsregionens verksamhet inom miljöområdet utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen ansvarar för det övergripande samrådet med länets kommuner, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, miljönämnden och kollektivtrafiknämnden inom området hållbar utveckling. Samrådet sker inom beredningen för hållbar utveckling. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Miljönämnden är Västra Götalandsregionens ledande politiska organ inom miljöområdet. Nämnden har ett strategiskt och samordnande ansvar för Västra Götalandsregionens interna miljöarbete samt ett ansvar för regional miljöutveckling vilket innebär ett långsiktigt arbete för hela Västra Götalands miljö. Nämnden ska verka i enlighet med de mål och den inriktning som regionfullmäktige och regionstyrelsen anger. I ansvaret ingår Göteborgs botaniska trädgård. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

144 Reglemente för miljönämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (6) Reglemente A. Miljönämndens uppgifter 1 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Miljönämnden är det ledande miljöpolitiska organet med ansvar för långsiktiga miljöfrågor utifrån det regionala utvecklingsuppdraget. Miljönämnden ansvarar för att ta fram miljömål i samverkan med andra aktörer, bidra med utvecklingsstöd för att stödja lokala och andra initiativ på miljöområdet utifrån det regionala utvecklingsansvaret och delta i internationellt miljösamarbete. 3 Nämnden har ett samordnande och strategiskt ansvar för Västra Götalandsregionens interna miljöarbete. Nämnden ska ge uppdrag till, finansiera och följa upp verksamheten vid Göteborgs botaniska trädgård. I syfte att bredda underlag för olika typer av beslut och stärka samverkan kan nämnden inrätta olika nätverk och arbetsgrupper där representanter för till exempel näringsliv och högskola kan ingå Kulturnämnden, miljönämnden, regionutvecklingsnämnden och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska samverka för en jämställd och jämlik hälsa. 4 Regionstyrelsen tillhandahåller nämndens tjänstemannastöd och ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor. Regionstyrelsen ansvarar för att organisationen är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Regionstyrelsen utser ansvarig chef till nämndens förfogande efter samråd med nämnden. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag.

145 Reglemente för miljönämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (6) Företrädarskap 2 I de fall nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Säkerhet 4 Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet.

146 Reglemente för miljönämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (6) Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda nämndens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden f. bevaka att nämndens beslut verkställs

147 Reglemente för miljönämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (6) g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet.

148 Reglemente för miljönämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (6) Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Delegeringsbeslut 23 Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

149 1 (6) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för Naturbruksstyrelsen Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Ledning och styrning inom området regionutveckling Styrningen av Västra Götalandsregionens verksamhet inom regionutvecklingsområdet utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och bolagsordningar som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen ansvarar för det övergripande samrådet med länets kommuner, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, miljönämnden och kollektivtrafiknämnden inom området hållbar utveckling. Samrådet sker inom beredningen för hållbar utveckling. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Regionutvecklingsnämnden är Västra Götalandsregionens ledande politiska organ inom regionutvecklingsområdet. Nämnden ska fullgöra de uppgifter som följer av Västra Götalandsregionens ansvar för den regionala utvecklingen samt de mål och den inriktning som regionfullmäktige och regionstyrelsen anger. Nämnden ger uppdrag till Västra Götalandsregionens utförare inom området. I ansvaret ingår naturbruksutbildning. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

150 Reglemente för naturbruksstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (6) Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen bedriver Västra Götalandsregionens naturbruksskolor samt Biologiska Yrkeshögskolan i Skara. Styrelsens verksamhet ska grundas på inriktning och uppdrag från regionutvecklingsnämnden. Uppdrag kan även mottas från externa uppdragsgivare. 3 Styrelsen ansvarar för drift och förvaltning av Västra Götalandsregionens naturbruksskolor. Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde fullgöra de uppgifter som följer av skollagen samt av andra lagar och författningar. I styrelsens uppgifter ingår att a) bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten i enlighet med regionfullmäktiges beslut och regionstyrelsens anvisningar b) besluta om intagningsorganisation c) följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor d) samordna verksamheten vid de ingående naturbruksskolorna e) samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamheten i egen regi f) samråda med regionutvecklingsnämnden om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. Organisation inom verksamhetsområdet 4 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 5 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef.

151 Reglemente för naturbruksstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (6) B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

152 Reglemente för naturbruksstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (6) Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten.

153 Reglemente för naturbruksstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (6) Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare.

154 Reglemente för naturbruksstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (6) Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

155 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för NU-sjukvården Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

156 Reglemente för styrelsen för NU-sjukvården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (7) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen ska bedriva vård vid NU-sjukvården. Styrelsen ska bedriva vård enligt vårdöverenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna och enligt uppdrag från hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionstyrelsen. 3 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheterna inom NU-sjukvården. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med övriga sjukhus och andra vårdgivare inom sitt ansvarsområde. I styrelsens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut samt regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens anvisningar b. ansvara för att vården bedrivs med professionell kompetens och säkra en hög kvalitet på det medicinska och vårdmässiga omhändertagandet av patienten c. beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten d. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor e. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna vårdproduktionen i egen regi. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. f. bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt. Samråd ska ske med berörd hälso- och sjukvårdsnämnd i ärenden som påverkar verksamhetens inriktning, omfattning eller finansiering. g. svara för bemannings- och personalförsörjningsfrågor för samtliga personalkategorier på kort och lång sikt. Samråd ska ske med regionstyrelsen och övriga styrelser inom hälso- och sjukvård i syfte att trygga en långsiktig personalförsörjning. h. svara för att utbildning i legitimationsyrken är integrerad i verksamheten

157 Reglemente för styrelsen för NU-sjukvården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (7) i. bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för styrelsens driftsansvar j. följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter 4 Ändringar av utbudspunkter regleras normalt i vårdöverenskommelserna. Efter samråd med berörda hälso- och sjukvårdsnämnder kan styrelsen göra ändringar av utbudspunkter. 5 Styrelsen kan, efter samråd med primärvårdsstyrelsen och medgivande av regionstyrelsen, ansöka om att bedriva rehabverksamhet inom valfrihetssystemet på utpekade närsjukvårdscentrum inom styrelsens ansvarsområde. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet.

158 Reglemente för styrelsen för NU-sjukvården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (7) Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden.

159 Reglemente för styrelsen för NU-sjukvården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (7) Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot

160 Reglemente för styrelsen för NU-sjukvården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (7) som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar.

161 Reglemente för styrelsen för NU-sjukvården antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 7 (7) Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

162 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för patientnämnd Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare och upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

163 Reglemente för patientnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (7) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet: Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Patientnämndens uppgifter 1 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Varje nämnd ska inom det geografiska område som regionfullmäktige bestämmer fullgöra vad som enligt lag åligger en patientnämnd. 3 Patientnämnden ska utifrån synpunkter och klagomål stödja och hjälpa enskilda patienter och bidra till kvalitetsutveckling och hög patientsäkerhet i hälso- och sjukvården genom att a) tillhandahålla och hjälpa patienter att få den information de behöver för att kunna ta tillvara sina intressen i hälso- och sjukvården b) främja kontakterna mellan patienter och vårdpersonal c) hjälpa patienter att vända sig till rätt myndighet d) rapportera iakttagelser och avvikelser av betydelse för patienterna till vårdgivare och vårdenheter. Nämnden ska informera allmänheten, hälso- och sjukvårdspersonalen och andra berörda om sin verksamhet. 4 Patientnämnden ska utse stödpersoner för patienter inom psykiatrisk tvångsvård och rättspsykiatrisk vård samt för isolerade enligt smittskyddslagen. 5 Patientnämnden ska göra Inspektionen för vård och omsorg uppmärksam på förhållanden som omfattas av myndighetens tillsyn samt handlägga klagomål som överlämnats till patientnämnden från Inspektionen för vård och omsorg. 6 För fullgörande av sina uppgifter har en patientnämnd rätt att från andra nämnder och styrelser i Västra Götalandsregionen infordra de uppgifter och få de upplysningar och det biträde som nämnden behöver. 7 Nämnden ska samverka med övriga patientnämnder i gemensamma frågor. Organisation inom verksamhetsområdet 8 Norra patientnämnden tillhandahåller tjänstemannastöd till samtliga patientnämnder. Norra patientnämnden ansvarar för att organisationen är tydlig

164 Reglemente för patientnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (7) och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Samråd ska ske med övriga patientnämnder. Personalansvar 9 Norra patientnämnden är anställningsmyndighet för personal vid förvaltningen med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Norra patientnämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Norra patientnämnden fastställer instruktion till förvaltningschef efter samråd med övriga patientnämnder. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Säkerhet 4 Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning.

165 Reglemente för patientnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (7) Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

166 Reglemente för patientnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (7) Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda nämndens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden f. bevaka att nämndens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå.

167 Reglemente för patientnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (7) Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Delegeringsbeslut 23 Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om

168 Reglemente för patientnämnd antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 7 (7) inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

169 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för primärvårdsstyrelsen Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

170 Reglemente för primärvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (7) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och länets kommuner. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer 2 Styrelsen ska bedriva Västra Götalandsregionens primärvård som faller under lagen om valfrihet (LOV). Styrelsen ska bedriva vård enligt krav- och kvalitetsbok för respektive område. 3 Styrelsen verkar på en konkurrensutsatt marknad och ska uppmärksamt följa utvecklingen inom sitt område och vidta nödvändiga åtgärder för att snabbt anpassa verksamheten till ändrade förutsättningar i omvärlden. Styrelsen ska verka för att vårdenheterna aktivt arbetar för att stärka sin marknadsposition enligt den inriktning som regionfullmäktige eller regionstyrelsen, i egenskap av ägare av egenregiverksamhet, anger. 4 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av de verksamheter som ingår. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med andra vårdgivare utifrån sitt ansvarsområde. I styrelsens uppgifter ingår att a) bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut samt regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens anvisningar b) genom sina vårdenheter vara leverantör i Västra Götalandsregionens valfrihetssystem och utifrån ett helhetsperspektiv ge enheterna stor frihet och självständighet att bedriva verksamheten c) ansvara för att vårdenheterna uppfyller de krav och villkor som anges i krav- och kvalitetsböcker för Västra Götalandsregionens valfrihetssystem d) beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten e) följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor f) samråda med övriga utförarstyrelser i Västra Götalandsregionen samt med regionstyrelsen för att utveckla vårdproduktionen i egen regi g) bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt h) svara för bemannings- och personalförsörjningsfrågor för samtliga personalkategorier på kort och lång sikt. Samråd ska ske med

171 Reglemente för primärvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (7) regionstyrelsen och övriga styrelser inom hälso- och sjukvård i syfte att trygga en långsiktig personalförsörjning. i) svara för att utbildning i legitimationsyrken är integrerad i verksamheten j) bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för styrelsens driftsansvar k) följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter 5 Ändringar av utbudspunkter regleras av valfrihetssystemens bestämmelser. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Primärvårdsstyrelsen ansvarar för att organisationen är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Primärvårdsstyrelsen är anställningsmyndighet för personal vid den del av förvaltningen som bedriver verksamhet enligt LOV. Styrelsen för beställd primärvård är anställningsmyndighet för övrig personal vid förvaltningen. Förvaltningschef anställs av regionstyrelsen efter samråd med primärvårdsstyrelsen och styrelsen för beställd primärvård. Styrelserna har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt respektive verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelserna fastställer instruktion till förvaltningschef efter samråd. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet.

172 Reglemente för primärvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (7) Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden.

173 Reglemente för primärvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (7) Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot

174 Reglemente för primärvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (7) som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar.

175 Reglemente för primärvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 7 (7) Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

176 1 (10) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den xx månad 2015, xx Reglemente för regionstyrelsen i Västra Götalandsregionen Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Regionstyrelsens roll i Västra Götalandsregionens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionen verksamheter utövas av nämnder och styrelser med ansvarsfördelning enligt de av regionfullmäktige fastställda reglementena. Regionstyrelsen bereder ärenden till fullmäktige och tar erforderliga initiativ för förvaltning och utveckling av Västra Götalandsregionens verksamheter. Styrelsen ansvarar för att regionfullmäktige får nödvändig information och bra underlag för beslut. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån regionfullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar även ägarskap för verksamheter i egen regi. Ansvaret innebär att styrelsen har ett samordningsansvar för att verksamheter i egen regi bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Regionstyrelsen är nämnd för den regiongemensamma centrala förvaltningen. Reglemente A. Regionstyrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

177 Reglemente för regionstyrelsen antaget av regionfullmäktige (10) c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Regionstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande politiska förvaltningsorgan. Den ska vara väl informerad om och ha ansvaret för hela organisationens utveckling samt följa de frågor som kan inverka på dess utveckling. Regionstyrelsen vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina uppgifter inom olika verksamhetsområden utifrån regionfullmäktiges beslut och vad som enligt lag och andra författningar åvilar Västra Götalandsregionen. Regionstyrelsens roll som beredningsorgan åt regionfullmäktige 3 Regionstyrelsen ansvarar för beredningen av ärenden till regionfullmäktige. Regionstyrelsens uppsikt över den samlade verksamheten 4 I regionstyrelsens övergripande ägar- och styrfunktion ligger att a) ha uppsikt över verksamhet och ekonomi i Västra Götalandsregionens nämnder, styrelser, kommittéer, bolag och stiftelser b) svara för att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att Västra Götalandsregionens löpande förvaltning handhas rationellt och effektivt c) svara för arbetet med och samordningen av utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av Västra Götalandsregionens verksamheter d) utfärda de anvisningar till övriga nämnder och styrelser som följer av regionstyrelsens roll att leda och samordna förvaltningen av Västra Götalandsregionens angelägenheter och ha uppsikt över verksamheten e) löpande följa upp och analysera Västra Götalandsregionens styrmodell samt föreslå korrigeringar f) löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap b kommunallagen är uppfyllda beträffande de företag och stiftelser som Västra Götalandsregionen äger eller har intresse i g) i årliga beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som Västra Götalandsregionen helt eller delvis äger under föregående kalenderår varit förenlig med de fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder Övergripande uppgifter för Västra Götalandsregionen som regionalt självstyrelseorgan 5 Regionstyrelsen ska företräda Västra Götalandsregionen utåt och verka för att uppfylla syftet med Västra Götalandsregionen genom att: a) hantera infrastruktur och utvecklingsfrågor ur ett helhetsperspektiv b) åstadkomma en näringsgeografiskt naturlig och för framtiden slagkraftig region som främjar Västra Götalands utveckling och underlättar näringslivets utveckling c) företräda Västra Götalandsregionen gentemot regionala, nationella och europeiska beslutsorgan när beslut inte ska fattas av annan nämnd samt svara för strategisk samordning av externa relationer

178 Reglemente för regionstyrelsen antaget av regionfullmäktige (10) d) bidra till förutsättningar för en uthållig ekonomisk tillväxt och en god miljö e) tillse att den regionala demokratin utvecklas f) medverka i åtgärder för att allmänt främja sysselsättningen och näringslivet i Västra Götaland g) medverka i och bidra till strategisk planering för utveckling av Västra Götaland h) främja den långsiktigt hållbara utvecklingen för Västra Götaland i) övergripande samordna Västra Götalandsregionens forsknings- och utvecklingsverksamhet. Regionstyrelsens ansvar för verksamhet i egen regi 6 Regionstyrelsens ägarskap för egenregiverksamhet innebär att styrelsen har ett samordningsansvar gentemot Västra Götalandsregionens egna utförarverksamheter inom samtliga verksamhetsområden, som hälso- och sjukvård, regional utveckling, kultur, service, kollektivtrafik m.m. 7 Regionstyrelsen ska utifrån ett koncern- och helhetsperspektiv följa upp resultat-, kvalitets- och produktivitetsutvecklingen i Västra Götalandsregionens verksamheter och ta initiativ till utveckling av verksamheter i egen regi. 8 Regionstyrelsen beslutar om stöd till och utveckling av ägarfrågor för Västra Götalandsregionens utförarverksamheter samt bereder ägardirektiv för Västra Götalandsregionens bolag. 9 Regionstyrelsen ska samordna implementering av regiongemensamma strategier, standards och normer i ett utförarperspektiv. Hälso- och sjukvård 10 Regionstyrelsen ska a) med utgångspunkt i de utvecklings- och inriktningsbeslut och strategier som fastställts av hälso- och sjukvårdsstyrelsen, ta initiativ till utveckling av hälso- och sjukvårdsverksamheter i egen regi. b) utveckla och upprätthålla ledningssystem för Västra Götalandsregionens samlade hälso- och sjukvård c) utveckla, upprätthålla och samordna vårdproduktion i egen regi. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. d) utveckla, upprätthålla och samordna genomförande av Västra Götalandsregionens regler och inriktningsbeslut inom hälso- och sjukvårdsområdet e) företräda Västra Götalandsregionen i egenskap av vårdgivare för hälsooch sjukvårdsverksamheter i egen regi f) utse smittskyddsläkare och svara för smittskyddsverksamheten i Västra Götaland Övriga verksamheter 11 Regionstyrelsen ska a) besluta i regiongemensamma fastighets-, försörjnings-, service- och ITfrågor när beslut inte ska tas av någon annan nämnd

179 Reglemente för regionstyrelsen antaget av regionfullmäktige (10) b) besluta om investeringar enligt fastställd investeringsmodell och tillse att beredningen av investeringsärenden sker i samråd med berörda styrelser och nämnder c) besluta i regiongemensamma inköpsfrågor när beslut inte ska tas av någon annan nämnd d) besluta om extern förhyrning av lokaler e) fastställa parkeringsavgifter vid Västra Götalandsregionens parkeringsplatser f) fastställa mål och riktlinjer för Västra Götalandsregionens företagshälsovård g) fastställa produktkatalog och priser för Västra Götalandsregionens servicetjänster. Övriga uppgifter 12 Regionstyrelsen ska a) tillvarata Västra Götalandsregionens intresse vid bolags- och föreningsstämmor i de företag som Västra Götalandsregionen helt eller delvis äger eller annars har intresse av, i den mån detta inte p.g.a. fullmäktiges beslut ankommer på annan b) företräda Västra Götalandsregionen gentemot statliga myndigheter och i andra frågor som rör Västra Götalandsregionens verksamhet och som är av övergripande natur och som inte p.g.a. lag eller annan författning eller fullmäktiges beslut ankommer på annan nämnd c) besluta angående avtal med andra landsting och regioner eller motsvarande i andra länder om ärendet inte är av principiell betydelse av större vikt för Västra Götalandsregionen eller enligt fullmäktiges beslut ankommer på annan nämnd d) besluta när Västra Götalandsregionen ska ingå eller avsluta medlemskap i internationella organisationer e) besluta i ärenden om yttranden, som ankommer på Västra Götalandsregionen, om de inte enligt särskild föreskrift eller beslut i regionfullmäktige ska avges av annan. Om yttranden i viktiga frågor ska fullmäktige underrättas. f) besluta i ärenden om godkännande av förslag till ändrade stadgar för stiftelser med anknytning till Västra Götalandsregionen g) besluta om godkännande av justering i bolagsordning för Västra Götalandsregionens bolag under förutsättning att ändringen inte är av principiell betydelse eller av större vikt h) ha en medlarroll och avgöra tvister mellan olika nämnder eller styrelser. I de fall överenskommelse mellan beställarnämnd och företrädare för en utförarorganisation inte uppnås, har regionstyrelsen att fatta beslut om exempelvis ersättning och prestationer i) svara för Västra Götalandsregionens katastrof- och beredskapsplanering j) själv eller genom ombud föra Västra Götalandsregionens talan i alla mål och ärenden i den mån detta inte p.g.a. lag eller författning eller fullmäktiges beslut ankommer på annan k) svara för Västra Götalandsregionens anslagstavla. 13 Regionstyrelsen har hand om de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd.

180 Reglemente för regionstyrelsen antaget av regionfullmäktige (10) Personalfrågor 14 Regionstyrelsen har det övergripande ansvaret att företräda Västra Götalandsregionen som arbetsgivare i regiongemensamma frågor, som rör förhållandet till de anställda. Regionstyrelsen är Västra Götalandsregionens personalorgan och har ansvar för övergripande strategiska arbetsgivarfrågor. Regionstyrelsen har det övergripande och strategiska ansvaret för kompetensförsörjnings- och utbildningsfrågor inom Västra Götalandsregionens verksamhetsområden. Ekonomisk förvaltning 15 Regionstyrelsen upprättar Västra Götalandsregionens samlade detaljbudget med underlag från nämnder och styrelser och har därvid att iaktta god ekonomisk hushållning. Regionstyrelsen ska ha hand om Västra Götalandsregionens medelsförvaltning inom av regionfullmäktige fastställda riktlinjer. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. Ackord 16 Styrelsen har rätt att anta ackord. Presidium 17 Styrelsens ordförande och vice ordförande utgör regionstyrelsens presidium. Presidiet leder a) regionstyrelsens arbete b) gemensamma sammanträden och överläggningar med utskotten c) Forsknings- och Utvecklingsberedningens arbete d) beredningen för externa relationer och ingår i fullmäktiges representationskommitté. Presidiet utgör ordförande och andre vice ordförande i beredningen för hållbar utveckling. 18 Styrelsens ordförande företräder Västra Götalandsregionen tillsammans med vice ordföranden vid samråd med företrädare på regional nivå för länets kommuner, länsstyrelsen med flera. Utskott 19 Regionstyrelsen utser ett ägarutskott och ett personalutskott med 7 ledamöter och 5 ersättare vardera. Utskotten bereder ärenden till regionstyrelsen och fattar vissa beslut med stöd av delegation.

181 Reglemente för regionstyrelsen antaget av regionfullmäktige (10) Beredningar 20 Regionstyrelsen utser a) för genomgång av ärenden och aktuella frågor inför regionstyrelsens sammanträden en beredning bestående av ledamöter eller ersättare i styrelsen med minst en representant för varje parti med representation i styrelsen b) en beredning för externa relationer, bestående av en representant för vart och ett av partierna i regionstyrelsen med uppdrag rörande Västra Götalandsregionens internationella engagemang. 21 För att ta fram underlag inför regionstyrelsens beslut i för Västra Götaland strategiska frågor finns en beredning för hållbar utveckling. För denna beredning antar regionfullmäktige en instruktion med bland annat bestämmelser om hur beredningen utses samt dess arbetsformer. 22 För regiongemensamma forsknings-, utvecklings- och utbildningsfrågor (FoUU) utser regionstyrelsen en FoU-beredning. Beredningen samråder med berörda nämnder och styrelser inom respektive ansvarsområde. Forsknings- och utvecklings(fou)-beredningen bereder och samordnar ärenden om a) inriktning, samordning och utveckling av forsknings, utvecklings och utbildningsfrågor (FoUU) när det inte enligt fullmäktiges beslut ankommer på annan nämnd eller styrelse b) samverkan med universitet och högskolor för att uppfylla åtaganden enligt forsknings- och utbildningsavtal samt andra regionala avtal inom forskning och utveckling när det inte enligt fullmäktiges beslut ankommer på annan nämnd eller styrelse. 23 Styrelsen får därutöver tillsätta de beredningar som behövs. Kommittéer 24 Folkhälsokommittén och rättighetskommittén är underställda regionstyrelsen och får inte väcka ärenden i regionfullmäktige. Organisation inom verksamhetsområdet 25 Regionstyrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 26 Regionstyrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef. 27 Regionstyrelsen tillhandahåller tjänstemannastöd till hälso- och sjukvårdsnämnder, hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, miljönämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden samt till rättighets- och folkhälsokommittén.

182 Reglemente för regionstyrelsen antaget av regionfullmäktige (10) Regiondirektör 28 Regionstyrelsen utser en regiondirektör samt övriga förvaltningschefer efter samråd med berörda nämnder och styrelser. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

183 Reglemente för regionstyrelsen antaget av regionfullmäktige (10) Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna, men inte i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ledamöterna benämns regionråd eller oppositionsråd. Ordföranden 16 Ordföranden ska

184 Reglemente för regionstyrelsen antaget av regionfullmäktige (10) a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Se A-delen 17 och 18. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 19 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 20 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet.

185 Reglemente för regionstyrelsen antaget av regionfullmäktige (10) Reservation 21 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 22 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 23 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Delegeringsbeslut 24 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 25 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

186 1 (10) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för regionutvecklingsnämnden Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Ledning och styrning inom området regionutveckling Styrningen av Västra Götalandsregionens verksamhet inom regionutvecklingsområdet utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och bolagsordningar som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen ansvarar för det övergripande samrådet med länets kommuner, regionutvecklingsnämnden, kulturnämnden, miljönämnden och kollektivtrafiknämnden inom området hållbar utveckling. Samrådet sker inom beredningen för hållbar utveckling. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Regionutvecklingsnämnden är Västra Götalandsregionens ledande politiska organ inom regionutvecklingsområdet. Nämnden ska fullgöra de uppgifter som följer av Västra Götalandsregionens ansvar för den regionala utvecklingen samt de mål och den inriktning som regionfullmäktige och regionstyrelsen anger. Nämnden ger uppdrag till Västra Götalandsregionens utförare inom området. I ansvaret ingår naturbruksutbildning. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

187 Reglemente för regionutvecklingsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (10) Reglemente A. Regionutvecklingsnämndens uppgifter 1 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Regionutvecklingsnämnden är det ledande politiska organet med ansvar för strategiska regionutvecklingsfrågor ur ett regionövergripande perspektiv. Regionutvecklingsnämndens huvudsakliga verksamhetsområde är näringsliv, turism, utbildning och forskning samt transportinfrastruktur. Nämnden ansvarar för EU-frågor och internationella frågor inom verksamhetsområdet. 3 Nämnden ansvarar för uppdrag till utförarverksamhet och projekt samt för finansiering, uppföljning och utvärdering av uppdragen inom nämndens verksamhetsområde Områden för uppdrag: a) Naturbruksstyrelsen b) Västsvenska Turistrådet AB c) Film i Väst AB (i samverkan med Kulturnämnden) d) Dalslands Kanal AB e) Stenebyskolan f) Projekt enligt särskilda beslut. I syfte att bredda underlag för olika typer av beslut och stärka samverkan kan nämnden inrätta olika nätverk och arbetsgrupper där representanter för till exempel näringsliv och högskola kan ingå. Kulturnämnden, miljönämnden, regionutvecklingsnämnden och hälso- och sjukvårdsnämnderna ska samverka för en jämställd och jämlik hälsa. 4 Regionstyrelsen tillhandahåller nämndens tjänstemannastöd och ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor. Regionstyrelsen ansvarar för att organisationen är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Regionstyrelsen utser ansvarig chef till nämndens förfogande efter samråd med nämnden. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten.

188 Reglemente för regionutvecklingsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (10) Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Säkerhet 4 Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet.

189 Reglemente för regionutvecklingsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (10) Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda nämndens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare

190 Reglemente för regionutvecklingsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (10) d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden f. bevaka att nämndens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

191 Reglemente för regionutvecklingsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (10) Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Delegeringsbeslut 23 Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar.

192 Reglemente för regionutvecklingsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 7 (10) Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Säkerhet 4 Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet.

193 Reglemente för regionutvecklingsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 8 (10) Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda nämndens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare

194 Reglemente för regionutvecklingsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 9 (10) d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden f. bevaka att nämndens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

195 Reglemente för regionutvecklingsnämnden antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 10 (10) Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Delegeringsbeslut 23 Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

196 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för Västra Götalandsregionens kommitté för mänskliga rättigheter Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Ledning och styrning av Västra Götalandsregionens kommittéer Styrningen av Västra Götalandsregionens verksamhet utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Kommittéerna har ett strategiskt och samordnande ansvar för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter respektive folkhälsa inom den egna verksamheten. Kommittéerna har också en viktig roll i att stärka det långsiktiga arbetet inom sina respektive områden i Västra Götaland. Kommittéerna ska verka i enlighet med de mål och den inriktning som regionfullmäktige och regionstyrelsen anger. Kommittéerna är underställda regionstyrelsen och kan därför inte väcka ärenden till regionfullmäktige. Samtliga nämnder och styrelser ska beakta kommittéernas arbete med rättighetsfrågor och folkhälsofrågor utifrån sina respektive uppdrag. Reglemente A. Kommittén för mänskliga rättigheters uppgifter 1 Kommittén ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

197 Reglemente för Västra Götalandsregionens kommitté för mänskliga rättigheter antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 2 (7) b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att kommittén ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer 2 Kommittén ska samordna Västra Götalandsregionens arbete för att stärka de mänskliga rättigheterna och motverka diskriminering och åsidosättande. Kommittén ska vara initiativtagare, förslagsställare och rådgivare till regionstyrelsen och verka för att främja alla människors möjligheter att delta i samhället på lika villkor. 3 Kommittén ska a) vara pådrivande och ta nödvändiga initiativ för att stärka ett systematiskt arbete med mänskliga rättigheter i Västra Götalandsregionens verksamheter b) bevaka och särskilt uppmärksamma de mänskliga rättigheterna som förutsättning för en demokratisk samhällsutveckling c) rapportera till regionstyrelsen sina iakttagelser avseende förverkligandet av mänskliga rättigheter inom Västra Götalandsregionens olika verksamheter samt till regionstyrelsen lägga förslag till förbättringar i Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter d) följa upp hur barns rättigheter beaktas i Västra Götalandsregionens verksamhet e) vara pådrivande i arbetet för att förhindra diskriminering som har samband med kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder f) vidareutveckla arbetet med att öka tillgängligheten och förbättra förutsättningarna för delaktighet för personer med funktionsnedsättning g) vara kontaktorgan för och samverka med regionala intresseföreningar såsom pensionärsorganisationer, handikapporganisationer och patientföreningar, företrädare för nationella minoriteter samt för andra berörda regionala organisationer och myndigheter h) besluta om fördelning av bidrag till regionala handikapporganisationer, patientföreningar, föreningar som företräder de nationella minoriteterna, HBTQ-organisationer och barnrättsorganisationer. 4 Kommittén ska samverka med nämnder och styrelser i Västra Götalandsregionen för att stärka de mänskliga rättigheterna och motverka diskriminering och åsidosättande. Kommittén ska i samverkan med beredningen för hållbar utveckling lyfta fram rättighetsfrågorna som förutsättning för hållbar samhällsutveckling. 5 För kommittén gäller kommunallagens bestämmelser om nämnder. Kommittén är underställd regionstyrelsen och får inte väcka ärenden i regionfullmäktige. Den får inom sitt ansvarsområde göra framställningar till andra nämnder. Ärenden av större vikt ska underställas regionstyrelsen. Den får endast behandla ärenden inom ramen för Västra Götalandsregionens befogenheter enligt kommunallagen.

198 Reglemente för Västra Götalandsregionens kommitté för mänskliga rättigheter antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 3 (7) 6 Regionstyrelsen tillhandahåller kommitténs tjänstemannastöd och ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor. Regionstyrelsen ansvarar för att organisationen är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Regionstyrelsen utser ansvarig chef till kommitténs förfogande efter samråd med kommittén. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Kommittén ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Kommittén ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Kommittén ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall kommittén ingått avtal med extern part ska kommittén företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Kommittén är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i kommitténs verksamhet. Säkerhet 4 Kommittén ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Kommittén ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Kommittén har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Kommittén ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Kommittén bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden.

199 Reglemente för Västra Götalandsregionens kommitté för mänskliga rättigheter antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 4 (7) Extra sammanträde 9 Kommittén ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i kommittén längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Kommittén får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Kommittén får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till kommitténs kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Kommittén får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid kommitténs sammanträden och delta i överläggningarna.

200 Reglemente för Västra Götalandsregionens kommitté för mänskliga rättigheter antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 5 (7) Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i kommittén. Utöver detta får kommittén bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om kommittén beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Kommittén har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda kommitténs arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i kommittén vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i kommittén f. bevaka att kommitténs beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att kommittén ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Kommitténs presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får kommittén utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i kommittén längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får kommittén utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen

201 Reglemente för Västra Götalandsregionens kommitté för mänskliga rättigheter antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 6 (7) ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Kommittén kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med kommittén sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som kommittén beslutar. Delegeringsbeslut 23 Kommittén ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Kommittén kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i kommitténs namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i kommittén i den ordning som kommittén beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från kommittén ska på kommitténs vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av kommitténs ansvarige tjänsteman, om inte kommittén bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser kommittén en annan ledamot.

202 Reglemente för Västra Götalandsregionens kommitté för mänskliga rättigheter antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 7 (7) Kommittén får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på kommitténs vägnar och enligt kommitténs direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

203 1 (6) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för servicenämnden Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Serviceverksamhetens styrning och ledning Styrningen av Västra Götalandsregionens servicetjänster utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och bolagsordningar som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Regionstyrelsen fastställer tjänstekatalog och priser utifrån fastställd modell för serviceverksamheten. Servicenämnden ska bedriva serviceverksamhet och leverera servicetjänster utifrån kundernas behov och beställningar. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen. Nämnder och styrelser beställer tjänster av servicenämnden utifrån beslutad tjänstekatalog och tecknar överenskommelser med servicenämnden. Reglemente A. Servicenämndens uppgifter 1 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

204 Reglemente för servicenämnden antaget av regionfullmäktige DD 2 (6) 2 Nämnden svarar för leverans av servicetjänster åt nämnder och styrelser samt åt de aktiebolag där Västra Götalandsregionen äger mer än hälften av aktierna. Leverans av servicetjänster ska ske enligt den av regionstyrelsen fastställda tjänstekatalogen. Nämnden svarar även för leverans av servicetjänster till kommuner i Västra Götaland och andra landsting enligt särskilda överenskommelser. 3 I nämndens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut och regionstyrelsens anvisningar b. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor c. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamheten i egen regi. d. Samråda med nämnder, styrelser och kommuner om innehåll och utveckling av servicetjänster e. samråda med berörda nämnder och styrelser om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna f. följa direktiv och anvisningar som regionstyrelsen lämnar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter Leverans av servicetjänster kan göras i egen regi eller via upphandlade leverantörer. Organisation inom verksamhetsområdet 4 Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 5 Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Nämnden fastställer instruktion till förvaltningschef. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Nämnden ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten.

205 Reglemente för servicenämnden antaget av regionfullmäktige DD 3 (6) Nämnden ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall nämnden ingått avtal med extern part ska nämnden företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Säkerhet 4 Nämnden ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Nämnden ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Nämnden har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Nämnden ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Nämnden bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Nämnden ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet.

206 Reglemente för servicenämnden antaget av regionfullmäktige DD 4 (6) Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Nämnden får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i nämnden. Utöver detta får nämnden bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om nämnden beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Nämnden har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda nämndens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare

207 Reglemente för servicenämnden antaget av regionfullmäktige DD 5 (6) d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden f. bevaka att nämndens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Nämndens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i nämnden längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får nämnden utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

208 Reglemente för servicenämnden antaget av regionfullmäktige DD 6 (6) Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar. Delegeringsbeslut 23 Nämnden ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Nämnden kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i nämndens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i nämnden i den ordning som nämnden beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen om inte nämnden bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser nämnden en annan ledamot. Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar och enligt nämndens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

209 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för Skaraborgs sjukhus Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

210 Reglemente för styrelsen för Skaraborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 2 (7) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen ska bedriva vård vid Skaraborgs sjukhus. Styrelsen ska bedriva vård enligt vårdöverenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna och enligt uppdrag från hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionstyrelsen. 3 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheterna inom Skaraborgs sjukhus. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med övriga sjukhus och andra vårdgivare inom sitt ansvarsområde. I styrelsens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut samt regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens anvisningar b. ansvara för att vården bedrivs med professionell kompetens och säkra en hög kvalitet på det medicinska och vårdmässiga omhändertagandet av patienten c. beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten d. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor e. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna vårdproduktionen i egen regi. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. f. bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt. Samråd ska ske med berörd hälso- och sjukvårdsnämnd i ärenden som påverkar verksamhetens inriktning, omfattning eller finansiering. g. svara för bemannings- och personalförsörjningsfrågor för samtliga personalkategorier på kort och lång sikt. Samråd ska ske med regionstyrelsen och övriga styrelser inom hälso- och sjukvård i syfte att trygga en långsiktig personalförsörjning. h. svara för att utbildning i legitimationsyrken är integrerad i verksamheten

211 Reglemente för styrelsen för Skaraborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 3 (7) i. bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för styrelsens driftsansvar j. följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter. 4 Ändringar av utbudspunkter regleras normalt i vårdöverenskommelserna. Efter samråd med berörda hälso- och sjukvårdsnämnder kan styrelsen göra ändringar av utbudspunkter. 5 Styrelsen kan, efter samråd med primärvårdsstyrelsen och medgivande av regionstyrelsen, ansöka om att bedriva rehabverksamhet inom valfrihetssystemet på utpekade närsjukvårdscentrum inom styrelsens ansvarsområde. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet.

212 Reglemente för styrelsen för Skaraborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 4 (7) Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden.

213 Reglemente för styrelsen för Skaraborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 5 (7) Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot

214 Reglemente för styrelsen för Skaraborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 6 (7) som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar.

215 Reglemente för styrelsen för Skaraborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ- MM-DD 7 (7) Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

216 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige 19 oktober 2010, 159 Ändringar enligt RF 177/10 har införts Ändringar enligt RF 171/14 har införts Reglemente för styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

217 Reglemente för styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 2 (7) klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen ska bedriva vård vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Styrelsen ska bedriva vård enligt vårdöverenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna och enligt uppdrag från hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionstyrelsen. 3 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheterna inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med övriga sjukhus och andra vårdgivare inom sitt ansvarsområde. I styrelsens uppgifter ingår att a) bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut samt regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens anvisningar b) ansvara för att vården bedrivs med professionell kompetens och säkra en hög kvalitet på det medicinska och vårdmässiga omhändertagandet av patienten c) beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten d) följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor e) samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna vårdproduktionen i egen regi. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. f) bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt. Samråd ska ske med berörd hälso- och sjukvårdsnämnd i ärenden som påverkar verksamhetens inriktning, omfattning eller finansiering. g) svara för bemannings- och personalförsörjningsfrågor för samtliga personalkategorier på kort och lång sikt. Samråd ska ske med

218 Reglemente för styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 3 (7) regionstyrelsen och övriga styrelser inom hälso- och sjukvård i syfte att trygga en långsiktig personalförsörjning. h) svara för att utbildning i legitimationsyrken är integrerad i verksamheten i) bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för styrelsens driftsansvar j) samverka med Sahlgrenska International Care AB kring vårdexport k) följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter. 4 Ändringar av utbudspunkter regleras normalt i vårdöverenskommelserna. Efter samråd med berörda hälso- och sjukvårdsnämnder kan styrelsen göra ändringar av utbudspunkter. 5 Styrelsen svarar för Sahlgrenska Universitetssjukhusets särskilda uppdrag som region- och universitetssjukhus. I styrelsens uppgifter ingår att a) bedriva forskning och utveckling i samverkan med Göteborgs universitet i enlighet med ALF-avtalet b) bedriva utbildning i enlighet med ingångna avtal med universitet och högskolor såsom ALF- och RGS-avtalen c) bedriva region- och rikssjukvård samt svara för sista utposten d) svara för etablering av ny metodik och ny behandling e) driva utvecklingsfrågor inom ramen för Västsveriges innovationssystem för Life Science f) säkerställa att förutsättningarna avseende lokaler, utrustning och personal finns för att fullgöra uppdraget som region- och universitetssjukhus. Det särskilda uppdraget omfattar västra sjukvårdsregionen. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar.

219 Reglemente för styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 4 (7) Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet.

220 Reglemente för styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 5 (7) Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare

221 Reglemente för styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 6 (7) d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

222 Reglemente för styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 7 (7) Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

223 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

224 Reglemente för styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 2 (7) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen ska bedriva vård vid Södra Älvsborgs sjukhus. Styrelsen ska bedriva vård enligt vårdöverenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna och enligt uppdrag från hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionstyrelsen. 3 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av verksamheterna inom Södra Älvsborgs sjukhus. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med övriga sjukhus och andra vårdgivare inom sitt ansvarsområde. I styrelsens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut samt regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens anvisningar b. ansvara för att vården bedrivs med professionell kompetens och säkra en hög kvalitet på det medicinska och vårdmässiga omhändertagandet av patienten c. beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten d. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor e. samråda med övriga utförarstyrelser samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna vårdproduktionen i egen regi. Styrelsen ska särskilt beakta de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktions- och kapacitetsplanering. f. bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt. Samråd ska ske med berörd hälso- och sjukvårdsnämnd i ärenden som påverkar verksamhetens inriktning, omfattning eller finansiering. g. svara för bemannings- och personalförsörjningsfrågor för samtliga personalkategorier på kort och lång sikt. Samråd ska ske med regionstyrelsen och övriga styrelser inom hälso- och sjukvård i syfte att trygga en långsiktig personalförsörjning. h. svara för att utbildning i legitimationsyrken är integrerad i verksamheten

225 Reglemente för styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 3 (7) i. bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för styrelsens driftsansvar j. följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter. 4 Ändringar av utbudspunkter regleras normalt i vårdöverenskommelserna. Efter samråd med berörda hälso- och sjukvårdsnämnder kan styrelsen göra ändringar av utbudspunkter. 5 Styrelsen kan, efter samråd med primärvårdsstyrelsen och medgivande av regionstyrelsen, ansöka om att bedriva rehabverksamhet inom valfrihetssystemet på utpekade närsjukvårdscentrum inom styrelsens ansvarsområde. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef. B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet.

226 Reglemente för styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 4 (7) Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden.

227 Reglemente för styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 5 (7) Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten. Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot

228 Reglemente för styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 6 (7) som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar.

229 Reglemente för styrelsen för Södra Älvsborgs sjukhus antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM-DD 7 (7) Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

230 1 (7) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för tandvårdsstyrelsen Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser i Västra Götalandsregionen. Hälso- och sjukvårdens ledning och styrning Ledningen av Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård och tandvård utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamhetsområden utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen är Västra Götalandsregionens ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området. De har ansvar som beställare, upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Nämnderna följer upp synpunkter som framkommer i medborgardialogen och genom patientnämnden för det egna områdets befolkning. Arbetet sker enligt de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige, regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna ska stödja och hjälpa enskilda patienter som framfört synpunkter och klagomål på hälso- och sjukvården. Utifrån de synpunkter och klagomål som framförts ska patientnämnderna sammanställa och återföra kunskap till vårdgivarna, hälso- och sjukvårdsnämnderna och hälso- och Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

231 Reglemente för tandvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (7) sjukvårdsstyrelsen. Patientnämnderna är gemensamma för Västra Götalandsregionen och kommunerna i Västra Götaland. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Reglemente A. Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen ska bedriva Västra Götalandsregionens allmän- och specialisttandvård för barn och vuxna (Folktandvården). Styrelsen ska bedriva tandvård enligt vårdöverenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna och enligt uppdrag från hälso- och sjukvårdsstyrelsen och regionstyrelsen. 3 Styrelsen verkar på en konkurrensutsatt marknad och ska uppmärksamt följa utvecklingen inom sitt område och vidta nödvändiga åtgärder för att snabbt anpassa verksamheten till ändrade förutsättningar i omvärlden. Styrelsen ska verka för att tandvårdsenheterna aktivt arbetar för att stärka sin marknadsposition enligt den inriktning som regionfullmäktige eller regionstyrelsen, i egenskap av ägare av egenregiverksamhet, anger. 4 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av de verksamheter som ingår. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med andra vårdgivare utifrån sitt ansvarsområde. I styrelsens uppgifter ingår att a) bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten enligt regionfullmäktiges beslut samt regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens anvisningar b) utifrån ett helhetsperspektiv ge tandvårdsklinikerna stor frihet och självständighet att bedriva verksamheten c) ansvara för att tandvårdsklinikerna följer de nationella transparenskraven för folktandvården och de regionala besluten om konkurrensmässiga villkor d) fastställa folktandvårdens priser för vuxentandvård inom de ramar som regionfullmäktige angivit e) beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten f) följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor g) samråda med övriga utförarstyrelser i Västra Götalandsregionen samt med regionstyrelsen för att utveckla vårdproduktionen i egen regi

232 Reglemente för tandvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (7) h) bereda och besluta i investeringsfrågor enligt den investeringsmodell som Västra Götalandsregionen fastställt. Samråd ska ske med berörd hälso- och sjukvårdsnämnd i ärenden som påverkar verksamhetens inriktning, omfattning eller finansiering. i) svara för bemannings- och personalförsörjningsfrågor för samtliga personalkategorier på kort och lång sikt. Samråd ska ske med regionstyrelsen och övriga styrelser inom hälso- och sjukvård i syfte att trygga en långsiktig personalförsörjning. j) svara för att utbildning i legitimationsyrken är integrerad i verksamheten k) bedriva utbildnings- och forskningsverksamhet inom ramen för sitt driftsansvar l) samverka med Sahlgrenska International Care AB kring vårdexport m) följa de beslut som regionstyrelsen fattar i sin roll att samordna och ha uppsikt över Västra Götalandsregionens verksamheter. 4 Styrelsen svarar för Folktandvårdens särskilda uppdrag inom specialisttandvård och grundutbildning inom universitetsklinikerna vid Odontologen, och inom allmäntandvård. I styrelsens uppgifter ingår att a) medverka i forskning och utveckling i samverkan med Göteborgs universitet i enlighet med TUA/ALF-avtalet b) bedriva utbildning i enlighet med ingångna avtal med universitet och högskolor såsom TUA/ALF- och RGS-avtalen c) bedriva högspecialiserad specialisttandvård samt svara för sista utposten d) svara för etablering av ny metodik och ny behandling e) driva utvecklingsfrågor inom ramen för Västra Götalandsregionens innovationssystem för Life Science f) säkerställa att förutsättningarna avseende lokaler, utrustning och personal finns för att fullgöra uppdragen Det särskilda uppdraget omfattar Folktandvården Västra Götaland. 5 Ändringar av utbudspunkter regleras normalt i vårdöverenskommelserna. Vid beslut om utbudspunkter ska även förutsättningarna för den konkurrensutsatta verksamheten beaktas. Efter samråd med berörda hälso- och sjukvårdsnämnder kan styrelsen göra ändringar av utbudspunkter. Organisation inom verksamhetsområdet 6 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 7 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer instruktion till förvaltningschef.

233 Reglemente för tandvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (7) B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

234 Reglemente för tandvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (7) Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten.

235 Reglemente för tandvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (7) Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare.

236 Reglemente för tandvårdsstyrelsen antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 7 (7) Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

237 1 (6) Reglemente Diarienummer RS Justerad Västra Götalandsregionen Antaget av regionfullmäktige den dag månad år, XX Reglemente för styrelsen för Västarvet Dokumentet består av tre delar. Först en allmän översiktlig beskrivning av verksamhetens styrning och ledning. Därefter följer själva reglementet som består av en specifik del (A-delen) som beskriver nämndens/styrelsens uppgifter och en generell del (B-delen) som innehåller bestämmelser som gäller för samtliga nämnder och styrelser i Västra Götalandsregionen. Kulturens ledning och styrning Styrningen av Västra Götalandsregionens verksamhet inom kulturområdet utövas av nämnder och styrelser. Ansvaret fördelas enligt de reglementen och bolagsordningar som regionfullmäktige fastställt. Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar ägarskap för Västra Götalandsregionens utförare. Det innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Kulturnämnden är Västra Götalandsregionens ledande kulturpolitiska organ. Nämnden arbetar utifrån de mål, uppdrag och riktlinjer som fullmäktige beslutar. Nämnden är systemägare för den samlade regionfinansierade kulturen. Rollen som systemägare innebär ett ansvar för att invånarna ges möjlighet till deltagande och upplevelser inom ett demokratiskt kulturliv. Rollen innebär även ett ansvar att bidra till goda förutsättningar för skapande verksamhet. Kulturnämnden ska genom uppdrag ange inriktning och ekonomiska förutsättningar för de kulturverksamheter som Västra Götalandsregionen ansvarar för eller bidrar till. I kulturnämndens ansvar ingår även folkbildningsverksamhet. Kulturnämnden har också det övergripande ansvaret för genomförande av nationella uppdrag inom kulturområdet. Arbetet sker i enlighet med de mål och anvisningar som anges av regionfullmäktige och regionstyrelsen. Regionfullmäktige utser styrelser för drift, förvaltning och utveckling av verksamheten inom angivna ansvarsområden. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

238 Reglemente för styrelsen för Västarvet antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 2 (6) Reglemente A Styrelsen för Västarvets uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. 2 Styrelsen bedriver verksamhet inom natur- och kulturarv samt inom kulturmiljöområdet som grundas på inriktning och uppdrag från kulturnämnden. Uppdrag kan även mottas från externa uppdragsgivare. 3 Styrelsen svarar för drift, förvaltning och utveckling av de verksamheter som ingår i Västarvet. I styrelsens uppgifter ingår att a. bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt samt utveckla och följa upp verksamheten i enlighet med regionfullmäktiges beslut b. följa utvecklingen inom sitt område och ta initiativ rörande långsiktiga utvecklings- och strategifrågor c. samråda med övriga utförarstyrelser i Västra Götalandsregionen samt med regionstyrelsen för att utveckla, upprätthålla och samordna verksamheten i egen regi. d. samråda med kulturnämnden om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna. Styrelsen ska verka för samordning och utveckling i samverkan med länsstyrelsen, kommunerna, natur- och kulturarvsaktörer samt andra aktörer inom den sociala ekonomin inom sitt verksamhetsområde. Organisation inom verksamhetsområdet 4 Styrelsen ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Personalansvar 5 Styrelsen är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen. Styrelsen har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Styrelsen fastställer årligen instruktion till förvaltningschef.

239 Reglemente för styrelsen för Västarvet antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 3 (6) B. Gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige 1 Styrelsen ska följa upp sin verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten. Styrelsen ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Styrelsen ska också fullgöra rapporteringsskyldighet enligt speciallag. Företrädarskap 2 I de fall styrelsen ingått avtal med extern part ska styrelsen företräda Västra Götalandsregionen i de frågor som följer av avtalet. Vid tvist av större vikt ska samråd ske med regionstyrelsen. Personuppgifter 3 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Säkerhet 4 Styrelsen ansvarar för säkerheten inom sin verksamhet. Intern styrning och kontroll 5 Styrelsen ska fastställa och följa upp årlig plan för intern styrning och kontroll. Avskrivning av fordringar 6 Styrelsen har rätt att avskriva fordringar inom sitt förvaltningsområde. Tillgänglighet 7 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde beakta behov av åtgärder för att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Arbetsformer Tidpunkt för ordinarie sammanträde 8 Styrelsen bestämmer dag och tid för sina ordinarie sammanträden. Extra sammanträde 9 Styrelsen ska också sammanträda om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs. Ledamöter som vill ha ett extra sammanträde ska lämna en skriftlig begäran med uppgift om ärende som ska behandlas. Begäran lämnas till ordföranden. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

240 Reglemente för styrelsen för Västarvet antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 4 (6) Inställt eller ändrad tid för sammanträde 10 Om det finns särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om det är möjligt ska det ske efter samråd med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast får besked om beslutet. Kallelse och handlingar 11 Ordföranden ansvarar för att det finns en skriftlig kallelse till sammanträdet med uppgift om tid, plats och de ärenden som ska behandlas. Kallelse ska lämnas till varje ledamot och ersättare i god tid före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i styrelsen längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Offentliga sammanträden 12 Styrelsen får besluta om offentliga sammanträden. Sammanträde på distans 13 Styrelsen får sammanträda med ledamöter närvarande på distans om det finns särskilda skäl. Vid sådana sammanträden måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som vill delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till styrelsens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla vid deltagande på distans. Närvarorätt 14 Regionstyrelsens ledamöter har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden och delta i överläggningarna. Politiska sekreterare har rätt att närvara efter beslut i styrelsen. Utöver detta får styrelsen bestämma att annan får närvara vid sammanträde. Om styrelsen beslutar det får den som närvarar delta i överläggningarna. Förtroendevalda och andra som medgetts närvarorätt enligt denna paragraf får inte delta i besluten.

241 Reglemente för styrelsen för Västarvet antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 5 (6) Sammansättning 15 Styrelsen har det antal ledamöter och ersättare som fullmäktige beslutat. Ordföranden 16 Ordföranden ska a. leda styrelsens arbete och sammanträden b. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente c. kalla ersättare d. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen vid behov har beretts e. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen f. bevaka att styrelsens beslut verkställs g. ta de initiativ som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidium 17 Styrelsens presidium ska bestå av ordförande och det antal vice ordförande som fullmäktige har beslutat. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden 18 Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får styrelsen utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, tar den som varit ledamot i styrelsen längst tid ansvar för att ordförandens uppgifter genomförs. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid utses den äldste av dem. Om ordföranden är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot, som ansvarar för ordförandens uppgifter under samma tid. Detsamma gäller om någon annan i presidiet är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren kan medges fast arvodesersättning på motsvarande nivå. Ersättares tjänstgöring 18 Om en ledamot inte kan delta under hela eller delar av ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt, om de inte valts proportionellt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har alltid företräde till tjänstgöring framför annan ersättare.

242 Reglemente för styrelsen för Västarvet antaget av regionfullmäktige ÅÅÅÅ-MM- DD 6 (6) Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Avbruten tjänstgöring 19 En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får inte åter tjänstgöra vid sammanträdet. Reservation 20 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 21 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Delgivningsmottagare 22 Delgivning med styrelsen sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som styrelsen beslutar. Delegeringsbeslut 23 Styrelsen ska varje år ta ställning till delegering av beslutanderätt. Styrelsen kan löpande justera beslutad delegeringsordning. Delegeringsbeslut fattas i styrelsens namn. Beslut enligt delegering ska anmälas i styrelsen i den ordning som styrelsen beslutar. Undertecknande av handlingar 24 Skrivelser, avtal och andra handlingar från styrelsen ska på styrelsens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av förvaltningschefen, om inte styrelsen bestämmer annat. När ordföranden är förhindrad inträder vice ordföranden och när vice ordföranden är förhindrad utser styrelsen en annan ledamot. Styrelsen får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på styrelsens vägnar och enligt styrelsens direktiv. Beslut som fattas med stöd av delegering samt tillhörande handlingar undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utsetts därtill.

243 Ärende 4

244

245

246

247 Dnr HOS Delegeringsordning 2015 Nämnden för Hälsan och Stressmedicin Fastställd Version 1_3,