Verksamhetsberättelse 2008 KOMMUNLEDNINGSSEKTOR

Transkript

1 Verksamhetsberättelse KOMMUNLEDNINGSSEKTOR

2 2(8) 1. Verksamhetsöversikt Kommunledningssektorn består av fem enheter: Enheten för utveckling, planering och uppföljning, Enheten för kommunkansli och juridik, Enheten för information, Enheten för upphandling och Enheten för överförmyndare. Sektorn bildades i samband med att arenaorganisationen som trädde i kraft 1 januari 2007 splittrades upp vid halvårsskiftet. Utvecklingsarenachef övergick i samband med förändringen till att bli sektorschef. 4 av enheterna hörde tidigare till stöd- och samordningsarenan och den 5 enheten slogs samman av utvecklingsarenan och strategisk samhällsplanering. Tre av enheterna har enhetschefer; information, upphandling och överförmyndare medan de övriga två har sektorschef som närmaste chef. Målet med tillskapandet av sektorn är att samla ett professionellt stöd till kommunledning och politik när det gäller frågor som dokument- och ärendehantering, juridik, hållbart samhälle, styrning/uppföljning och kvalitet. En del saker inom sektorn har direkt återkoppling till medborgare/brukare medan annat fungerar mer som stöd inåt i organisationen. Enheten för kommunkansli och juridik Målet för denna enhet är att genom väl grundade kunskaper och professionellt förhållningssätt tillhandahålla stöd och service till kommunledning och politik i frågor gällande dokument/ärendehantering och juridik såväl som annat som i förlängningen skall komma medborgarna till del i den demokratiska processen. Enheten för information Enheten har sammanställt en egen verksamhetsberättelse som kan beställas från enheten. Enheten för upphandling Enheten har sammanställt en egen verksamhetsberättelse som kan beställas från enheten. Enheten för överförmyndare Enheten har sammanställt en egen verksamhetsberättelse som kan beställas från enheten. Enheten för utveckling, planering och uppföljning Målet för denna enhet är att genom brett kunnande och professionellt förhållningssätt stödja utvecklings- planerings och uppföljningsarbete/processer i kommunen som helhet. Till enheten har under knutits Näringslivssekreterare, Utvecklingsledare för externa finansiärer samt Utvecklingsledare för styrsystem och kvalitetsuppföljning Inom denna enhet finns även den strategiska samhällsplaneringen, folkhälsoarbetet och Bohus fästning

3 3(8) 2. Medborgare Det här skall vi uppnå mål och uppdrag Kommunledningssektorn skall genom att initiera/leda projekt och utveckling bidra till att arbetet i förvaltningen präglas av transparents och gränsöverskridande, allt för att medborgare/brukare skall mötas av öppenhet och förståelse och därigenom känna maximalt stöd och service. I relation till perspektivet medborgare har nedanstående genomförts: Informationsmöten för nyinflyttade Utredning gällande gratis juridisk rådgivning. Utredning om start av Familjecentral. Utredning gällande Tjänstedeklarationer. Uppföljning och utvärdering av Västbus. Uppstart av Landsbygdsprogrammet/EU-medel. Kongeveien med underprojekt/eu-medel. Bohus fästning/verksamhet under jubileumsåret Utredning - Valfrihet inom hemtjänsten Utredning om möjliga lösningar för strandstädning Intressemätning på Marstrandsfärjan Ytterligare saker innefattar den pågående verksamheten inom enheten: Hållbart samhälle med särskild tyngd på den sociala hållbarheten. Folkhälsoarbetet Näringslivsutveckling Flera saker av olika karaktär kommer att arbetas med i framtiden. Några exempel är: EU-valet, organisation runt valfrihet i hemtjänsten, kvalitetsnätverk. Vi kommer att aktivt arbeta med några evenemang t ex Volvo Ocean Race. Vi kommer att utöka samarbetet med Medborgarservice för ökad tillgänglighet.

4 4(8) 3. Processer Det här skulle vi uppnå mål och uppdrag Kommunledningssektorn har som mål att arbeta på ett så effektivt och kvalitetsmässigt sätt som möjligt. Detta gäller samtliga processer. Ett ständigt pågående arbete med att hitta bästa lösningarna pågår. Som en röd tråd skall den hållbara utvecklingen med sina tre perspektiv; ekologi, ekonomi och socialt genomsyra allt arbete. Sektorn har genom förändringar i arbetsprocesser effektiviserat och säkrat ärendegång och uppföljning. Med sektorn som stöd arbetar förvaltningen med styrkedja, verksamhetsuppföljning och annan kvalitetsuppföljning. Ett projekt som avslutats under är uppdraget att se vilka förvaltningsmässiga samordningsvinster som skulle kunna gå att göra på Marstrand. Inom sektorn pågår arbete med att upphandla ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem som genom sin konstruktion skall ge förvaltningen stöd till säkerställda ärendehanteringsprocesser. Ett omfattande arbete med ny översiktsplan leds av personal från sektorn. Utveckling/utvidgning av arbetet med externa finansiärer pågår. Det påbörjade arbetet kommer att fortgå.

5 5(8) 4. Utveckling/Lärande Det här skulle vi uppnå mål och uppdrag Allt arbete inom Kommunledningssektorns ram skall bygga på ett ständigt in- respektive utlärande där evidens skall vara ett förenande begrepp. En del projekt har genomförts och avslutats under medan andra fortlöper. Ett fortlöpande arbete som sker inom sektorn är arbetet med Programskisser/processredovisning för utveckling av de fysiska Utrymmena Några projekt har genom organisationsförändringen startat inom denna sektor men kommer att slutföras inom annan sektor exempelvis Genomlysning av kommunens IT-organisation och Nationell IT-strategi för vård och omsorg. L-O Lindblad I enlighet med tidigare.

6 6(8) 5. Medarbetare Det här skulle vi uppnå mål och uppdrag Kommunledningssektorn med sina 5 olika enheter skall i sin helhet präglas av att vara en inspirerande och kreativ arbetsplats där var och en arbetar med maximal frihet och ansvar för sina uppgifter samt representerar de frågor de svarar för i instanser där information skall lämnas eller beslut fattas. Mycket av arbetet inom sektorn bedrivs med respektive individs kunskap och erfarenhet som grund men där respektive grupp ger stöd och uppbackning enligt överenskomna metoder. En hel del förändringar har skett inom ramen för Kommunledningssektorn. Dels genom den organisatoriska förändringen vid halvårsskiftet men också genom effektiviserande processer inom de olika enheterna. Förändringar har genomförts inom sekreterargruppen genom att sekreterarskapet för de politiska beredningarna flyttat från Kommunkansliet ut i verksamheten till fackmässigt kunniga personer. Tjänster har inte återbesatts och i samband med detta har effektiviseringar gjorts som leder till att sekreteraruppgifter sammanförts för kortare informationsvägar och ett bättre tillvaratagande av personers kunskap. Effekten blir dessvärre även en bräckligare organisation där inget utrymme finns för extra eller nya åtaganden. Inom enheten för utveckling, planering och utvärdering, har några personer tillkommit medan några andra flyttat till annan sektor. I möjligaste mån återbesätts inte tjänster, vilket i sin tur innebär att möjligheten till utvecklings-stöd till kommunledning och politik minskar. Ett större projekt som pågått några år avslutades under och det är Arbetsvärdering med yrkesbeskrivningar. En sak som vi arbetat med under längre tid, men som indirekt avslutats under är Modeller och metoder för möten på grund av att personer slutar inom sektorn. Ett pågående arbete är den omfattande chefskompetensutvecklingen inom kommunen där sektorn är en del i projektledningen. Anställda Sektorn Kommunen Antal anställda Andel av samtliga 1,2% anställda - Andel kvinnor 69% 81% - Andel män 31% 19% Andel heltidsanställda 97,4% 64,2% - Andel kvinnor 100% 59,2% - Andel män 91,7% 86,2% Genomsnittlig sysselsättningsgrad 98,7% 89,6% Kommentarer Antalet anställda inom sektorn har genom omstruktureringar minskat markant och denna minskning kommer även att fortsätta under 2009 eftersom vissa tjänster inte kommer att återbesättas vid avgångar. Sjukfrånvaro Sektorn Kommunen Sjukfrånvaro (%) av ordinarie 1,34% 5,1% arbetstid - Kvinnor 1,58% 5,6% - Män 0,7% 3,3% Sjukfrånvaro < 60dgr Sjukfrånvaro > 60 dgr 0 46,2% Kommentarer Arbetsmiljörevisionen Genomfört arbetsmiljörevision under Ja Nej Delvis x

7 7(8) Kommentarer Sektorn är sammanslagen av flera olika delar som i sin tur tidigare ingått i någon annan form av organisation. Konsekvenser av kommunstyrelsens beslut om minskade personalkostnader Belastningen och ansvaret har blivit större på den personal som finns kvar. Svårare att vikariera för varandra och att ta tag i nya uppgifter. Upplevs negativt att behöva säga nej till frågor som med en större bemanning var helt möjligt att lösa. Plan för jämställdhet, likabehandling och mångfald Medellön Sektorn Kommunen Kvinnor Män Kvinnors medellön i % av mäns 81,9% 88,3% Kommentarer Uttag av Sektorn Kommunen föräldraledighet F-ledig VA F-ledig VAB B Kvinnor 2,9 20,2 Män 2,3 5,5 Frånvarodagar per anställd. Avser all föräldraledighet Genom de processer som genomförts är bemanningen, trots viss sårbarhet till stora delar bra anpassad till de uppgifter som i nuläget åligger sektorn. Tillkommande frågor kommer också att kräva tillkommande personer.

8 8(8) 6. Ekonomi Det här skulle vi uppnå mål och uppdrag Sektorn skall som en samverkande del binda ihop projekt- och utvecklingsarbetet i förvaltningen med fokus på en budget i balans. Genom ständigt pågående processarbete eftersträvas att hitta de mest effektiva formerna för denna typ av verksamhet. Under året har en ny sektor bildats kommunledningssektorn. Här redovisas de olika delar som från halvårsskiftet ingår i sektorn. Verksamhet Utfall Budget Avvikels e Utvecklingsarenan Bohus fästning Strategisk samhällsplanering Upphandlingsenheten Informationsenheten Sekretariat inkl valfunktion Överförmyndarverksamhete n Administrativ chef Balanserad styrning Summa Utvecklingsarenan: Utvecklingsarenan har en totalram på tkr varav 155 tkr är särskilda projekt där KS avsatt resurser. Arenan gör ett överskott på totalt tkr. projektmedel återfördes till deltagande kommuner. Även på kostnadssidan gör utvecklingsarenan ett överskott tkr. Det har gällt stor återhållsamhet även för utvecklingsarenan under året. Den enskilt största posten handlar om återhållsamhet av strategiska IT-kostnader. Bohus fästning Bohus fästning gör ett underskott -844 tkr. En särskild redovisning från verksamhetsansvarig görs till kommunstyrelsen. (se bilaga 3) Utöver ovanstående kan sägas att genom översyn av sektorns uppdrag och förändringar i samband med detta har ett effektivare nyttjande av sektorns resurser lett till att ekonomiska anpassningar kunnat göras. Eftersom tjänster inte återbesatts och allt annat arbete genomsyrats av ett återhållsamt sätt i relation till inköp, kompetensutveckling mm har sektorn kunnat göra ett positivt resultat. Arbetet med att på bästa sätt hitta den ultimata organisationen, effektivare processer och ett hushållande resursutnyttjande kommer att leda till ett ännu mer produktivt sätt att använda den budget som tilldelats. Den åtstramade budgeten leder dock till att önskningar från politik och ledning om att få uppdrag utförda inte med självklarhet kommer att kunna genomföras. Överskottet beror på mer intäkter än beräknat tkr. I december fick kommunen stimulansbidrag för att förbereda eller utveckla valfrihetssystem inom äldre- och handikappomsorgen. Del av projektledarens lön kunde då finansieras via projektet. Dessutom har Carpe Mare-projektet avslutats och kvarvarande