Verksamhetsberättelse

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Administrativt stöd Fastställd av kommunstyrelsen

2

3 INNEHÅLL SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD 2 POLITISKT FASTSTÄLLDA MÅL 2 BEDÖMNING AV MÅLUPPFYLLELSE MED PILAR 2 SAMMANSTÄLLNING AV MÅLUPPFYLLELSE 3 DRIFTREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 3 RESULTATRÄKNING, SEKTORN TOTALT 4 INVESTERINGSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 4 LEDNING 5 BESKRIVNING 5 EKONOMI 5 KANSLI 6 UPPDRAG 6 INFORMATIONSMÅTT 6 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 6 EKONOMI 6 MÅLUPPFYLLELSE 7 EKONOMI 8 UPPDRAG 8 INFORMATIONSMÅTT 8 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 8 EKONOMI 8 MÅLUPPFYLLELSE 9 PERSONAL 10 INFORMATIONSMÅTT 10 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 10 EKONOMI 10 MÅLUPPFYLLELSE 11 MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD 12 INFORMATIONSMÅTT 12 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE 12 EKONOMI 12 MÅLUPPFYLLELSE 12 BILAGA 1: INVESTERINGSREDOVISNING PER PROJEKT

4 SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Kommundirektör/Sektorschef Karina Djurner Kansli/ stöd till politiska beredningar Ekonomi Personal Miljöoch hälsoskydd Funktionschef Lena Magnusson Funktionschef Bo Ekström Funktionschef Anders Pettersson Funktionschef Lars Wilke Sektorn tillhandahåller service till den politiska organisationen, till förvaltningen samt till medborgare och övriga externa intressenter. Sektorns arbetsuppgifter omfattar kansli, ekonomi, personaladministration samt miljö- och hälsoskydd. Sektorn styrs av reglementen, lagar, avtal, policies och beslut från kommunstyrelse samt kommunfullmäktige. POLITISKT FASTSTÄLLDA MÅL Kommunstyrelsen har fastställt prioriterade verksamhetsmål för samtliga verksamheter. Målen ingår i verksamhetsplanen. BEDÖMNING AV MÅLUPPFYLLELSE MED PILAR Bedömningen av måluppfyllelse symboliseras av pilar med nedanstående innebörd. Det är verksamhetsmålet som bedöms. Symbolisering av pilar används även för bedömning av de finansiella målen. = Målet är uppnått = Målet har inte uppnåtts = Målet är delvis uppnått VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 2 -

5 SAMMANSTÄLLNING AV MÅLUPPFYLLELSE Kansli Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Ekonomi Personal Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Miljö- och hälsoskydd Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare, funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Samtliga mål för sektorn bedöms vara uppfyllda vilket bland annat kan konstateras utifrån resultatet av olika undersökningar. DRIFTREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 2013 Verksamhet, tkr Ledning Kansli Ekonomi Personal Miljö- och hälsoskydd Nettokostnad Sektorns resultat uppgår till 48,8 mkr vilket motsvarar en negativ budgetavvikelse på 0,8 mkr. Nettokostnaderna för ledning överstiger budget med ca 0,3 mkr till följd av verksamhetsspecifika kostnader av engångskaraktär. Kansliet redovisar ett underskott på knappt 0,4 mkr vilket främst beror på högre kostnader för det nya dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. Nettokostnaderna för ekonomi är drygt 0,1 mkr högre än budgeterat och detta orsakas av interna kostnader för serveravtal samt något högre personalkostnader än budget. Underskottet inom personal på knappt 0,2 mkr är en följd av högre personalkostnader i samband med pensionsavgångar samt stigande kostnader för den fackliga verksamheten då facklig förtroendemannatid nyttjas i högre grad än tidigare år. Miljö- och hälsoskydd redovisar ett överskott på knappt 0,2 mkr då en tjänst var vakant i början av året samt på grund av föräldraledigheter. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 3 -

6 RESULTATRÄKNING, SEKTORN TOTALT 2010 Belopp i tkr Taxor och avgifter Hyror och arrende Bidrag Fsg av verksamhet Övriga intäkter Summa intäkter Personalkostnader Köp av verks, bidrag o övr tjänster Lokalkostnader Avskrivn, internränta Övriga kostnader Summa kostnader Nettokostnader ram Sektorns intäkter har stigit med ca 35 procent jämfört med föregående år. Det beror främst på att säkerhetschefens lön under året har bokförts på sektorn för administrativt stöd och sedan fakturerats sektorn för teknik och försörjningsstöd där budgeten finns. Ökningen förklaras också av att personalkostnader för EU-projekt har fakturerats berörda verksamheter. Kostnaderna visar på en ökning med ca 10 procent i förhållande till. Ökningen när det gäller personalkostnaderna är främst en följd av att säkerhetschefens lön bokförts på sektorn under året samt tillkommande kostnader i samband med pensionsavgångar. Tjänstledigheter föregående år är också en bidragande orsak. En ökning har också skett avseende kostnader för köp av verksamhet och tjänster vilket främst beror på sektorsspecifika kostnader av engångskaraktär utöver budget samt högre kostnader för det nya dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. Driftkostnader för Platina är också en förklaring till att övriga kostnader är högre än föregående år INVESTERINGSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 2013 Verksamhet, tkr Ledning Kansli Ekonomi Personal Miljö- och hälsoskydd Nettoutgift Av sektorns investeringsanslag har 11,5 mkr nyttjats vilket innebär en positiv budgetavvikelse på 32,6 mkr. Detta beror framför allt på tidsförskjutning när det gäller kommunens inköp av vindkraftverk. Anslaget på 2,0 mkr som avser inköp av nytt dokument- och ärendehanteringssystem har inte använts då en tjänsteupphandling har genomförts istället. Sektorns överskott förklaras till viss del också av tidsförskjutningar gällande konstnärlig utsmyckning. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 4 -

7 Ledning LEDNING BESKRIVNING Kommunledningen består av kommundirektören, som är kommunens högsta tjänsteman. Kommundirektören är även sektorschef för sektorn för administrativt stöd. Under funktionen budgeteras dessutom förbundsavgifter, medel för förvaltningsgemensamma utredningar m.m. EKONOMI 2013 Ledning, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Ledning redovisar ett underskott på 0,3 mkr vilket beror på att större verksamhetsspecifika kostnader, av engångskaraktär, t.ex. förberedande arbete med e-tjänster, kostnader för förbättrat samarbete mellan kommunen och näringslivet m.m. Intäkterna på ca 1,0 mkr som inte är budgeterade är en följd av internfakturering av säkerhetschefens lön till sektorn för teknik och försörjningsstöd där budgeten finns. Detta kommer inte att vara aktuellt under år Jämförelse med föregående år Det försämrade resultatet jämfört med föregående år beror på större verksamhetsspecifika kostnader av engångskaraktär. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 5 -

8 Kansli KANSLI UPPDRAG Kansliet styrs huvudsakligen av lagar, avtal, policies, reglementen samt av kommunstyrelsens verksamhetsmål. Kansliet ska fullgöra förvaltningens uppgifter vad avser post och diarium, ärendehantering, centralarkiv, allmänna val, information samt svara för sekreterarskap för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, revisorer, pensionärsråd, rådet för funktionshinderfrågor och kommundelsstämmor. I uppdraget ingår också administrativt stöd till kommunfullmäktiges fasta och tillfälliga beredningar. Kansliet ansvarar för intern konsultation/utbildning i juridiska frågor till sektorerna samt samordning av strukturerna i kommunens långtidsplanering, ärendehantering och gemensamma administrativa rutiner. INFORMATIONSMÅTT 2010 Antal diarieförda ärenden SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Kansliets mål bedöms vara uppfyllt då resultatet av Sveriges kommuner och landstings årliga webbinformationsundersökning mer än väl uppfyller det uppsatta målet. EKONOMI 2013 Kansli, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Kansliet redovisar en negativ budgetavvikelse på 0,4 mkr som huvudsakligen består av ökade kostnader för det nya dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. n bedöms vara av engångskaraktär. Jämförelse med föregående år Kostnaderna är högre än föregående år vilket i huvudsak beror på införandet av Platina. Systemet är budgeterat som en investering men eftersom en tjänsteupphandling gjordes blev kostnaderna högre initialt. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 6 -

9 Kansli MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Information från funktionen ska Sveriges kommuner och landstings webbundersökning 8,6 7,1 1,5 8,3* (betyg uppfattas som tydlig och servicen 1 10) ska vara professionell. Enligt Sveriges kommuner och landstings webbinformationsundersökning Information till alla som mäter hur väl kommunens hemsida fungerar gentemot medborgarna kom Härryda kommun på 20:e plats bland landets kommuner. Kommunen arbetar med och deltar i SKL:s projekt om medborgardialogen som en del i styrningen. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 7 -

10 Ekonomi EKONOMI UPPDRAG Ekonomifunktionen är kommunens enhet för ekonomiska frågor avseende löpande redovisning, budget/plan och finansförvaltning. Utöver löpande arbete stödjer funktionen kommunstyrelsen och förvaltningens ledning och verksamhet i ekonomiska frågor. Funktionen upprättar månads- och delårsrapporter, årsbokslut samt sammanställer kommunens förvaltningsberättelse. INFORMATIONSMÅTT Antal leverantörsfakturor Varav skannade/elektroniskt distribuerade Varav helt elektroniska, EDI mm Ekonomiska rapporter till KS SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Målen uppfylls för ekonomifunktionen då revisionerna visar på goda resultat och resultatet av den årliga chefsenkäten är i nivå med uppsatta mål. EKONOMI 2013 Ekonomi, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Underskottet förklaras av interna kostnader för serveravtal som inte är budgeterade samt något högre personalkostnader än budget. Intäktsökningen beror i huvudsak på att tjänsten som EUekonom inte varit budgeterad vilket också gäller avgiftshöjningen för ekonomitjänster till den avgiftsfinansierade verksamheten inom samhällsbyggnad. Jämförelse med föregående år Intäkterna har ökat jämfört med föregående år vilket förklaras av internfakturering för tjänsten som EU-ekonom. Detta innebär också en ökning av kostnaderna. För övrigt är det löneökningar samt mindre ökningar av ett flertal kostnadsslag som orsakar ökade nettokostnader jämfört med år. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 8 -

11 Ekonomi MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Jag får bra service av personalen på ekonomifunktionen 96 % 95 % 1 97 % Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på ekonomifunktionen Den information jag får är av hög kvalitet Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp Antal revisionsanmärkningar 96 % 95 % 1 97 % 94 % 95 % 1 96 % 95 % 95 % 0 99 % Målen är uppfyllda. Redovisningen är korrekt och aktuell enligt de revisioner som utförts. Informationen och servicen från funktionen uppfattas av en överväldigande majoritet av kommunens chefer som tydlig respektive professionell. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 9 -

12 Personal PERSONAL INFORMATIONSMÅTT 2010 Antal löneutbetalningar per år SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Personalfunktionens mål med tydlig information och professionell service bedöms vara uppfyllt då resultatet av den årliga chefsenkäten visar på en hög nöjdhetsgrad. EKONOMI 2013 Personal, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Nettokostnaderna överstiger budget med knappt 0,2 mkr till följd av tillkommande personalkostnader i samband med pensionsavgångar. Dessutom är personalkostnaderna högre inom den fackliga verksamheten då facklig förtroendemannatid nyttjats i högre grad än tidigare. Ökningen av intäkter jämfört med budget beror på att kostnader för uppvaktning av 25-årsanställda vidarefakturerats berörda verksamheter. Jämförelse med föregående år Tillkommande kostnader till följd av pensionsavgångar och ökat nyttjande av facklig förtoendemannatid förklarar till stor del också resultatutvecklingen jämfört med år. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN

13 Personal MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Jag får bra service av personalen på personalfunktionen Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på personalfunktionen 92 % 96 % 4 91 % 93 % 97 % 4 94 % Den information jag får är av hög kvalitet 93 % 95 % 2 92 % Personalen är tillgänglig när jag behöver hjälp 90 % 95 % 5 90 % Resultatet av den årliga chefsenkäten visar på att drygt nio av tio chefer upplever att informationen är tydlig och att servicen är professionell. Målet anses därför vara uppfyllt trots de marginella negativa avvikelserna ovan. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN

14 Miljö- och hälsoskydd MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD INFORMATIONSMÅTT Antal årsarbetare Antal inspektioner och uppföljande återbesök Antal delegationsbeslut SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Målet för miljö- och hälsoskydd anses vara uppfyllt, bland annat eftersom handläggningstiderna har kortats. EKONOMI 2013 Miljö- och hälsoskydd, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Miljö- och hälsoskydd redovisar ett överskott på knappt 0,2 mkr på grund av tillfällig vakans av tjänst i början av året samt föräldraledigheter. De lägre intäkterna beror på att vakansen och föräldraledigheterna inneburit mindre tillsyn. Jämförelse med föregående år Resultatet är i nivå med föregående år. MÅLUPPFYLLELSE Inriktningsmål Verksamhetsmål Indikator Handläggningstid, antal dagar, avloppstillstånd Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare, funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Handläggningstid, antal dagar, bergvärmepump Handläggningstid, antal dagar, livsmedel, registrering ny verksamhet 14 < < <14 6 5,5 VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN

15 Miljö- och hälsoskydd Miljö- och hälsoskydd har haft god måluppfyllelse. Handläggningstiderna har kortats och även handläggningstiden för avloppstillstånd klarar målet med högst 14 dagar inklusive de ansökningar som behöver kompletteras. Tillsynen bedöms ha skett enligt lagstiftningens intensioner. Den tillsynsplan om miljö- och bygglovsnämnden fastställer årligen styr arbetet. Avgift tas ut enligt taxa fastställd av kommunfullmäktige för tillstånd, godkännande och dispenser samt tillsynsåtgärder. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN

16 INVESTERINGSREDOVISNING FÖR ÅR SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Projekt- Benämning Utfall avvikelse P=Pågående/ Förslag kod Belopp i tkr Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift A=Avslutat Ombudg till 2013 Kommentar till avvikelse IA01 Konstnärlig utsmyckning med 1 % av nettoinvesteringar P Tidsförskjutningar IA80 Kontorsinventarier enligt plan A IA10 Nytt dokument -och ärendehanteringssystem med driftstart Tjänsteupphandling gjordes istället IA20 Vindkraftverk P Tidsförskjutningar IA40 Instrument miljö- och hälsoskydd Summa inkomster/utgifter Summa netto för sektorn Sida 1(1) Bilaga 1

17