Verksamhetsberättelse

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Administrativt stöd Fastställd av kommunstyrelsen

2

3 INNEHÅLL SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD... 2 DRIFTSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT... 2 INVESTERINGSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT... 3 FRAMTIDEN... 4 LEDNING... 5 KANSLI... 6 EKONOMI... 8 PERSONAL MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD BILAGA 1: INVESTERINGSREDOVISNING PER PROJEKT

4 SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD SEKTORNS UPPDRAG OCH ORGANISATION Kommundirektör/Sektorschef Karina Djurner Kansli/ stöd till politiska beredningar Ekonomi Personal Miljöoch hälsoskydd Funktionschef Lena Magnusson Funktionschef Bo Ekström Funktionschef Anders Pettersson Funktionschef Lars Wilke Sektorn tillhandahåller service till den politiska organisationen, till förvaltningen samt till medborgare och övriga externa intressenter. Sektorns arbetsuppgifter omfattar kansli, ekonomi, personaladministration, samt miljö- och hälsoskydd. Sektorn styrs av reglementen, lagar, avtal, policies och beslut från kommunstyrelse samt kommunfullmäktige. DRIFTSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT 2012 Verksamhet, tkr Kommunledning Kansli Ekonomi Personal Miljö- och hälsoskydd Nettokostnad Sektorn redovisar en nettokostnad på 45,3 mkr vilket innebär en positiv budgetavvikelse på 0,4 mkr. Utfallet för kommunledning är enligt budget. Kansliet redovisar ett överskott på knappt 0,1 mkr vilket främst beror på en viss tidsförskjutning när det gäller införandet av dokument- och ärendehanteringssystem. För ekonomi innebär resultatet ett överskott på 0,2 mkr vilket främst beror på högre interna avgifter från den affärsdrivande verksamheten. Personal redovisar en positiv budgetavvikelse motsvarande 0,5 mkr. Det förklaras framför allt av tillfälliga vakanser, tjänstledigheter samt ej nyttjad facklig förtroendemannatid. Underskottet på 0,2 mkr för miljö- och hälsoskydd beror huvudsakligen på lägre intäkter än budgeterat för tillstånd gällande enskilda avlopp samt tillkommande kostnader för inköp av mobiltelefoner och högre kostnader för IT-system. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 2 -

5 Resultaträkning Belopp i tkr 2009 Taxor och avgifter Hyror och arrende Bidrag Fsg av verksamhet Övriga intäkter Summa intäkter Personalkostnader Köp av verks, bidrag o övr tjänster Lokalkostnader Avskrivn, internränta Övriga kostnader Summa kostnader Nettokostnader ram Intäkterna har ökat med 21 procent jämfört med föregående års bokslut vilket främst beror på högre intäkter för miljö- och hälsoskydd till följd av höjda taxor samt högre intäkter för ekonomi på grund av höjd avgift för försäljning av ekonomitjänster till den avgiftsfinansierade verksamheten. Dessutom ingår intäkter avseende internfakturering till TOF för den tid som säkerhetschefstjänsten organiserats under ADM. Kostnaderna är 8 procent högre än år vilket till stor del är en följd av att personal som arbetar med facklig verksamhet inom Lärarförbundet och LR från och med år fördes över från UTK till personalfunktionen. Ökningen förklaras också av högre kostnader för köpta tjänster. INVESTERINGSREDOVISNING, SEKTORN TOTALT Verksamhet, tkr 2012 Kommunledning Kansli Ekonomi Personal Nettoutgift Sektorn redovisar ett överskott på 4,0 mkr vilket framför allt förklaras av att anslaget för konstnärlig utsmyckning inte nyttjats fullt ut, bland annat på grund av tidsförskjutningar. anslaget på personal avser serverbyten och inkluderar också ekonomi. MEDARBETARE Härryda kommun skall vara en bra arbetsgivare. Uppfyllt Resultatet av medarbetarenkäten indikerar att målet är uppfyllt, se nedan. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 3 -

6 Nyckeltal för mätning av måluppfyllelse Nöjd medarbetarindex (NMI) 66 Min Mitt arbete är meningsfullt (skala 1-5) 4,5 Min 4,5 0 4,5 Vi har ett bra samarbete i den arbetsgrupp jag tillhör (skala 1-5) 4,1 Min 4,1 0 4,1 Verksamhetens mål är att använda resurserna så effektivt som möjligt och att ha en budget i balans. Uppfyllt Sektorn redovisar lägre nettokostnader än budgeterat. Övriga sektorer redovisar negativa budgetavvikelser, men dessa har i de flesta fall varit kända och accepterade av kommunledningen. Tillkommande internkontroller har implementerats under året. Sektorn har inte bedömt att det varit ekonomiskt försvarbart att satsa på att ta emot elektroniska fakturor. Nyckeltal för mätning av måluppfyllelse Andel fakturor som mottas elektroniskt. 0 % 10 % 10 % 0 % FRAMTIDEN Härryda kommun växer och förvaltningen anpassar volymen till medborgarnas behov. Samtidigt sker en förskjutning mot fler verksamheter i annan regi t.ex. inom skolområdet. Sektorn för administrativt stöd kommer att fortsätta ett kontinuerligt arbete för att utföra uppdraget på ett så effektivt sätt som möjligt genom att ständigt se över organisation och processer. Förvaltningen har under fortsatt att implementera Lean som ett verktyg för att utveckla kvalitet. Erfarenheterna av Leanarbetet har varit positiva. Under 2012 kommer Leanarbetet att öka i omfattning t.ex. genom att sektorernas ledningsgrupper tar del av arbetssättet Förvaltningens ledningsgrupp kommer även under 2012 fortsätta arbetet med att skapa gemensam helhetssyn mellan alla verksamheter genom t.ex. gemensamma chefsdagar, gemensam utbildning för nya chefer och gemensam introduktion för alla nyanställda. Under har alla medarbetare deltagit i en utbildning som ökar förståelsen om vad det innebär att arbeta i en politiskt styrd organisation. Alla medarbetare har också deltagit i ett förbättringsarbete för att öka kvaliteten i mötet med dem vi arbetar för, medborgare, brukare, boende, elever osv. Detta arbete fortsätter genom att alla nyanställda får en introduktion som omfattar ovanstående områden samt att förvaltningen fortsätter arbeta för att öka tillgänglighet och service mot medborgarna. Förvaltningen kommer att arbeta för att förstärka internkontrollen och att kommunens etiska regler för att undvika risk för oegentligheter följs. Förvaltningen kommer under 2012 och framåt att sträva efter att öka antalet internationella kontakter, där det kommunala partnerskapet med Nevsehir i Turkiet är en del. Syftet är att genom samverkan med andra förbättra den egna verksamheten. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 4 -

7 Ledning LEDNING BESKRIVNING Kommunledningen består av kommundirektören, som är kommunens högsta tjänsteman. Kommundirektören är även sektorschef för sektorn för administrativt stöd. Under funktionen budgeteras dessutom förbundsavgifter, medel för förvaltningsgemensamma utredningar m.m. EKONOMI 2012 Kommunledning, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Utfallet är i nivå med budget. Jämförelse med föregående år Intäkterna är 0,3 mkr högre än föregående år vilket beror på att sektorschefens lön bokförts på kommunledning från september för att därefter internfaktureras sektorn för teknik och försörjningsstöd. En betydande del av kostnadsökningen jämfört med förklaras därmed också av detta. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 5 -

8 Kansli KANSLI UPPDRAG Kansliet styrs huvudsakligen av lagar, avtal, policies, reglementen samt av kommunstyrelsens prioriterade verksamhetsmål. Kansliet skall fullgöra förvaltningens uppgifter vad avser post och diarium, ärendehantering, centralarkiv, allmänna val, information samt svara för sekreterarskap för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, revisorer, pensionärsråd, rådet för funktionshinderfrågor och kommundelsstämmor. I uppdraget ingår också administrativt stöd till kommunfullmäktiges fasta och tillfälliga beredningar. Kansliet ansvarar för intern konsultation/utbildning i juridiska frågor till sektorerna samt samordning av strukturerna i kommunens långtidsplanering, ärendehantering och gemensamma administrativa rutiner. Informationsmått 2009 Antal diarieförda ärenden SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Samtliga mål för kansliet bedöms vara uppfyllda. MEDBORGARE/BRUKARE Information från funktionen skall uppfattas som tydlig och servicen skall vara professionell. Uppfyllt Kansliet har under året genomfört utbildningen i allmänhetens tjänst till alla anställda i hela förvaltningen. Dessutom har kansliet genomfört utbildning för nyvalda politiker. EKONOMI 2012 Kansli, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Kansliet redovisar en positiv budgetavvikelse på 0,1 mkr vilket förklaras av en viss förskjutning av införandet av dokument- och ärendehanteringssystem. Jämförelse med föregående år Nettokostnaderna har ökat med ca 0,3 mkr jämfört med föregående år. Det beror bl.a. på högre licenskostnader och omkostnader i samband med rekrytering. VERKSAMHET Samordning ska ske av ärendehantering och förvaltningsgemensamma administrativa rutiner. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 6 -

9 Kansli Uppfyllt Förvaltningen har ytterligare utvecklat ärendehantering och gemensamma administrativa rutiner. Under året har upphandling av nytt ärende- och dokumenthanteringssystem genomförts och införandet påbörjats. Nyckeltal för mätning av måluppfyllelse Info-bladet utgivning Personaltidning Utbildningstillfällen interna kommunikatörer Formen för utbildning har ändrats vilket förklarar ökningen av utbildningstillfällen för interna kommunikatörer. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 7 -

10 Ekonomi EKONOMI UPPDRAG Ekonomifunktionen är kommunens enhet för ekonomiska frågor avseende löpande redovisning, budget/plan och finansförvaltning. Utöver löpande arbete stödjer funktionen kommunstyrelsen och förvaltningens ledning och verksamhet i ekonomiska frågor. Funktionen upprättar månads-, delårsrapporter, årsbokslut samt sammanställer kommunens förvaltningsberättelse. Informationsmått 2009 Antal leverantörsfakturor Varav skannade/elektroniskt distribuerade Ekonomiska rapporter till KS SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Målen för ekonomi bedöms vara uppfyllda. MEDBORGARE/BRUKARE Information från funktionen skall uppfattas som tydlig och servicen skall vara professionell. Uppfyllt års chefsenkät tyder på att målet uppnås. Det innebär också en markant förbättring jämfört med år Nyckeltal för mätning av måluppfyllelse Andel chefer som anser sig få bra service av personalen på ekonomifunktionen 97 % 95 % 2 90 % Andel chefer som anser sig få ett vänligt bemötande av personalen på ekonomifunktionen 97 % 95 % 2 93 % Andel chefer som anser att informationen man får från funktionen är av hög kvalitet 96 % 95 % 1 93 % Andel chefer som anser att personalen är tillgänglig när man behöver hjälp 99 % 95 % 4 89 % VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 8 -

11 Ekonomi EKONOMI 2012 Ekonomi, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser n beror huvudsakligen på högre interna avgifter från den affärsdrivande verksamheten p.g.a. nytt avtal. Jämförelse med föregående år Kostnaderna är lägre än föregående år på grund av lägre konsult- och personalkostnader. Intäkterna är högre som en följd av nytt avtal med affärsdrivande verksamheter. VERKSAMHET Kommunen skall ha en korrekt och aktuell redovisning. Uppfyllt De revisioner som gjorts under indikerar en korrekt och aktuell redovisning. I årsredovisningen redovisas avvikelser mot gällande rekommendationer VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN - 9 -

12 Personal PERSONAL UPPDRAG Personalfunktionen är kommunens centrala resurs för personalfrågor. Huvuduppgifterna är att stödja chefer i personalfrågor men även se till att kommunen som arbetsgivare följer lagar, avtal och policy inom området. Funktionen arbetar även med strategiska personalfrågor som ledarutveckling och kompetensförsörjning. Till arbetsuppgifterna hör även kommuncentrala förhandlingar och samordning av löneöversynen i kommunen. Funktionen ansvarar för all lönehantering, pensionshantering och personalstatistik av olika slag. Från 1 januari ingår även den förebyggande personalvårdsenheten Oasen som en del av personalfunktionen. Oasen har två huvuduppgifter, dels att arbeta förebyggande för att undvika att medarbetare som är i riskzonen blir sjuka, dels att arbeta med rehabilitering. SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Målen bedöms vara uppfyllda. MEDBORGARE/BRUKARE Information från funktionen skall uppfattas som tydlig och servicen skall vara professionell. Uppfyllt Målet bedöms vara uppfyllt trots en mindre negativ avvikelse för nyckeltalen nedan. En av personalfunktionens huvuduppgifter är att stödja chefer. För att mäta hur stödet uppfattas genomförs en enkätundersökning som omfattar samtliga chefer i kommunen. Resultatet visar att 92 % av cheferna instämmer helt eller nästan helt i påståendet att informationen från funktionen är av hög kvalitet. På frågan om hur servicen upplevs så instämmer 91 % helt eller nästan helt i påståendet jag får bra service. Nyckeltal för mätning av måluppfyllelse Andel chefer som anser sig få bra service av personalen på personalfunktionen 91 % 96 % 5 96 % Andel chefer som anser sig få ett vänligt bemötande av personalen på personalfunktionen 94 % 97 % 3 97 % Andel chefer som anser att informationen man får från funktionen är av hög kvalitet 92 % 95 % 3 94 % Andel chefer som anser att personalen är tillgänglig när man behöver hjälp 90 % 95 % 5 94 % VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN

13 Personal EKONOMI 2012 Personal, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Överskottet på 0,4 mkr förklaras i huvudsak av lägre personalkostnader till följd av tjänstledigheter, tillfälliga vakanser samt ej nyttjad facklig förtroendemannatid. Omsättningen har ökat med 0,2 mkr jämfört med budget på grund av att uppvaktningar av 25-årsanställda administreras av personal och interndebiteras berörda verksamheter. Jämförelse med föregående år Nettokostnaderna har ökat med 2,3 mkr jämfört med föregående år vilket främst är en följd av att personal som arbetar med facklig verksamhet inom Lärarförbundet och LR från och med år fördes över från UTK till personalfunktionen. VERKSAMHET Samordning skall ske av ärendehantering och förvaltningsgemensamma administrativa rutiner. Uppfyllt Personalfunktionen samordnar bl.a. chefsutbildning, introduktion av ny personal, löneförhandlingar, lönesättning och platsannonsering. Nyckeltal för mätning av måluppfyllelse Antal utbildnings-/informationstillfällen Ökningen av utbildningstillfällen utöver plan beror på ökad utbildning i självservice i lönesystemet. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN

14 Miljö- och hälsoskydd MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD UPPDRAG Miljö- och hälsoskydd är lokal tillsynsmyndighet enligt Miljöbalken, Livsmedelslagen samt Smittskyddslagen och skall uppmärksamt följa utvecklingen i kommunen, delta i samhällsplanering, lämna allmänheten råd och upplysningar, vara kommunens främsta rådgivare och sakkunnig när det gäller miljö- och hälsoskyddsfrågor och livsmedelskontroll samt smittskyddsfrågor. Miljö- och hälsoskydds tillsynsverksamhet organiseras politiskt under miljöoch bygglovsnämnden. Genom inspektioner, provtagningar, samtal och rådgivning bedrivs tillsyn hos olika verksamheter runt om i kommunen. Detta berör industrier, livsmedelsförsäljning, restauranger, bostäder, anläggningar för vattenförsörjning och avloppsrening med mera. Arbetet syftar till att söka förhindra uppkomst av olägenheter som kan vara skadliga för människors hälsa eller miljön. Informationsmått 2009 Antal årsarbetare Antal inspektioner och uppföljande återbesök Antal delegationsbeslut SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSE Målen för miljö- och hälsoskydd bedöms vara uppfyllda med undantag av ekonomimålet då funktionen redovisar en negativ budgetavvikelse. MEDBORGARE/BRUKARE Miljö- och hälsoskydd skall ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare, funktionen skall uppfattas som professionell och kompetent. Uppfyllt Miljö- och hälsoskydd har haft god måluppfyllelse. Handläggningstiderna har kortats och målet klaras med god marginal. Tillsynen bedöms ha skett enligt lagstiftningens intensioner. Avgift tas ut enligt taxa fastställd av kommunfullmäktige. Debitering av privatpersoner och mindre verksamheter sker med viss försiktighet. Nyckeltal för mätning av måluppfyllelse Handläggningstid, antal dagar Hälsoskydd, avloppstillstånd 18 < Livsmedel, registrering livsmedelsverksamhet 5,5 <30 24,5 9 VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN

15 Miljö- och hälsoskydd EKONOMI 2012 Miljö- och hälsoskydd, tkr Intäkt Kostnad Netto avvikelser Miljö- och hälsoskydd redovisar ett underskott på 0,2 mkr. Intäkterna har minskat för tillstånd gällande enskilda avlopp vilket beror på minskat byggande utanför tätorterna. Inom hälsoskyddsområdet är intäkterna lägre än budgeterat men övriga intäkter är i nivå med budget. Kostnaderna har överstigit budget avseende IT-system, instrument och mobiler. Lönekostnaderna har minskat något pga. föräldraledigheter. Intäkterna för avloppstillstånd förutses öka kraftigt under kommande år i samband med avloppsinventeringar. Flera av kostnadsökningarna är av engångskaraktär. Jämförelse med föregående år Nettokostnaderna har ökat med 0,3 mkr jämfört med år. Det förklaras av högre personaloch konsultkostnader samt inköp av mobiltelefoner. Verksamhetens mål är att använda resurserna så effektivt som möjligt och att ha en budget i balans. Ej uppfyllt Miljö- och hälsoskydd redovisar ett underskott på 0,2 mkr. Den tillsynsplan som fastställts av miljö- och bygglovsnämnden har kunnat följas helt inom livsmedelskontrollen. Inom miljöskyddsområdet har antalet inspektioner av mindre anmälningspliktiga verksamheter minskat något. Tillsyn i samband med olyckor har däremot ökat. VERKSAMHET Miljö- och hälsoskydd skall arbeta för ett långsiktigt hållbart samhälle. För att trygga en god livsmiljö i Härryda skall det finnas ren luft, rent vatten, livskraftig natur, bra livsmedel, god inomhus miljö. Uppfyllt Det finns en tillsynsplan som fastställs varje år av miljö- och bygglovsnämnden. Tillsynsplanen innehåller de arbetsområden som skall prioriteras med tillgängliga personalresurser. Ansökningar och anmälningsärenden behandlas alltid med högsta prioritet. Arbetet bedrivs förebyggande med råd och upplysningar så långt som möjlig. Under året har händelser som olyckor och anmälningar från allmänheten påverkat den planerade tillsynen.. Handläggarna kan med ärendhanteringssystemet följa sina ärenden med bevakningar och rapportering som krävs enligt miljöbalken och livsmedelslagen. VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN

16 Miljö- och hälsoskydd Nyckeltal för mätning av måluppfyllelse Antal tillsynsobjekt Miljöskydd och hälsoskydd Livsmedel Antal livsmedelsinspektioner Antal industri och företagsinspektioner VERKSAMHETSBERÄTTELSE HÄRRYDA KOMMUN

17 INVESTERINGSREDOVISNING FÖR ÅR SEKTOR FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Projekt- Benämning Utfall avvikelse P=Pågående/ kod Förslag Ombudg till 2012 Belopp i tkr Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift A=Avslutat Kommentar till avvikelse IA01 Konstnärlig utsmyckning med 1 % av nettoinvesteringar P I huvdsak tidsförskjutningar IA80 Kontorsinventarier enligt plan A IA81 Serverbyte enligt plan A Summa inkomster/utgifter Summa netto för sektorn Sida 1(1) Bilaga 1

18