Verksamhetsberättelse Kommunledning

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Kommunledning KS 21 mars 2019

2 Innehållsförteckning Kommunledning... 3 Organisation... 3 Sektorns uppdrag... 3 Politiskt fastställda mål... 3 Sammanfattning av måluppfyllelse... 3 Driftredovisning, sektorn totalt... 4 Investeringsredovisning, sektorn totalt... 5 Framtiden... 5 Ledning... 6 Ekonomi och upphandling... 7 Verksamhetens uppdrag... 7 Sammanfattning av måluppfyllelse... 7 Informationsmått... 7 Ekonomi... 7 Måluppfyllelse... 8 Personal... 9 Verksamhetens uppdrag... 9 Sammanfattning av måluppfyllelse... 9 Informationsmått... 9 Ekonomi... 9 Måluppfyllelse Utvecklingsfunktion Verksamhetens uppdrag Sammanfattning av måluppfyllelse Informationsmått Ekonomi Måluppfyllelse Indikatorer (14)

3 Kommunledning Organisation Kommunledning består av kommundirektör samt förvaltningens tre stödfunktioner Ekonomi och upphandling, Personal samt Utveckling. Kommundirektören ansvarar för och utövar styrning och ledning av den samlade förvaltningen. Stödfunktionernas uppdrag är att leda, samordna samt stödja inom respektive ansvarsområden. I detta ingår att ansvara för och driva utveckling inom prioriterade områden. Sektorns uppdrag Sektorn tillhandahåller service till den politiska organisationen, till förvaltningen samt till företag och medborgare och övriga externa intressenter. Under sektorn organiseras funktionerna för utveckling, ekonomi och upphandling samt personaladministration. Sektorn styrs av reglementen, lagar, avtal, policyer och beslut från kommunstyrelse samt kommunfullmäktige. Politiskt fastställda mål Kommunfullmäktige har fastställt inriktningsmål för Näringsliv. Kommunstyrelsen har fastställt verksamhetsmål för samtliga verksamheter. Sammanfattning av måluppfyllelse Nio av sektorns tio verksamhetsmål bedöms vara uppfyllda och ett mål ej uppfyllt. Målet att kommunen ska vara bland de tio främsta kommunerna i landet avseende mätning av lokalt företagsklimat uppfylls inte då Härryda kommun placerades på plats 15. Utvecklingsfunktionen Verksamhetsmål Måluppfyllelse Härryda kommun har en aktiv roll i samarbetet med skolan och regionala organisationer som arbetar med näringslivsfrågor. Härryda kommun ska aktivt arbeta tillsammans med Business Region Göteborg för att utveckla identifierade affärsområden. Härryda kommun ska kontinuerligt tillhandhålla relevant information till företagen. Härryda kommun ska vara bland de 10 främsta kommunerna i landet avseende mätning av lokalt företagsklimat Härryda kommun jobbar aktivt med omvärldsbevakning. Härryda kommun ska ha ett nära samarbete med de lokala företagarnätverken. Härryda kommun ska varje år genomföra en näringslivsdag. Informationen från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Ekonomi och upphandling Verksamhetsmål Måluppfyllelse Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. 3(14)

4 Personal Verksamhetsmål Måluppfyllelse Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen skall vara professionell. Driftredovisning, sektorn totalt Resultaträkning Belopp i tkr 2016 Taxor och avgifter Hyror och arrenden Bidrag Fsg av verksamhet Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader m.m Köp av huvudverksamhet Lokalkostnader Avskrivning och internränta Övriga kostnader Summa kostnader Nettokostnader Nettobudget Avvikelse Driftredovisning per verksamhet Verksamhet, tkr Avvikelse 2019 Ledning Utvecklingsfunktionen Ekonomi och upphandling Personal Miljö- och hälsoskydd Nettokostnad Sammantaget redovisas ett underskott på knappt 0,1 mkr men det förekommer både positiva och negativa avvikelser inom de respektive funktionerna. Kommunledning redovisar ett underskott på 0,7 mkr vilket beror på högre konsultkostnader för bland annat genomlysning av sektorn för samhällsbyggnad, kostnader för dataskyddsombud samt extra chefsmöten. et för utvecklingsfunktionen visar på ett underskott om 1,9 mkr vilket i huvudsak förklaras av beslutade men ej budgeterade tjänster, kommunsekreterare, kommunikatör samt platsutvecklare. Dessa tjänster är budgeterade från och med år Kostnader för införandet av ny dataskyddsförordning, GDPR samt valet har också inneburit högre kostnader än budgeterat. 4(14)

5 Ekonomi och upphandling redovisar ett överskott på 1,1 mkr som främst består av lägre personalkostnader på grund av föräldraledigheter och tillfällig vakans av tjänsten som upphandlingsjurist. Personalfunktionen redovisar ett överskott på 1,5 mkr vilket beror på att anslaget för kompetensförsörjning inte använts fullt ut. et är inte jämförbart med föregående år eftersom utvecklingsfunktionen inrättades sommaren. Miljö- och hälsoskydd överfördes också till Samhällsbyggnad från och med. Investeringsredovisning, sektorn totalt Verksamhet, tkr Avvikelse 2019 Ledning Utvecklingsfunktionen Ekonomi och upphandling Nettoutgift För investeringarna redovisas ett överskott på 4,6 mkr. Detta förklaras främst av att större delen av anslaget för konstnärlig utsmyckning inte använts, vilket i sin tur är en följd av tidsförskjutningar för byggprojekt. E- handelsmodul samt E-arkiv är försenade till nästa år vilket innebär ett överskott på 1,3 mkr för år. Framtiden Utvecklingsarbetet ska fortsätta att erbjuda ett så effektivt och ändamålsenligt stöd som möjligt till kommunens kärnverksamheter. Kvalitet, service och bemötande är viktiga delar liksom att gå mot digitalisering och förenkling av interna processer. Kommunikation, näringsliv och Agenda 2030 är strategiska områden som är fortsatt prioriterade. 5(14)

6 Ledning Uppdrag Kommunledningen består av kommundirektören, som är kommunens högsta tjänsteman. Under funktionen budgeteras dessutom förbundsavgifter och förvaltningsgemensamma utredningar. I förbundsavgifterna ingår bland annat medlemsavgift till Räddningstjänstförbundet Storgöteborg vars uppgift är att ansvara för räddningstjänst samt förebyggande åtgärder mot brand. Ekonomi Ledning, tkr Avvikelse 2019 Intäkt Kostnad Netto Underskottet på 0,7 mkrr beror på högre konsultkostnader för bland annat genomlysning av sektorn för samhällsbyggnad, kostnader för dataskyddsombud samt extra chefsmöten. Den redovisade nettokostnaden är i nivå med föregående år. 6(14)

7 Ekonomi och upphandling Verksamhetens uppdrag Funktionen är kommunens samlade enhet för ekonomi- och upphandlingsfrågor. Funktionen skall säkerställa kompetens, effektivitet och behovsinriktad kommunikation inom områdena. I uppdraget ingår att stödja styrelser och nämnder samt förvaltningen i ekonomiska frågor och hantera kommunens samtliga kund- och leverantörsfakturor. Funktionen ansvarar för den löpande redovisningen och upprättar månadsrapporter, bokslut samt sammanställer kommunens förvaltningsberättelse och budget. Uppdraget är att uppnå resurseffektivisering och säkerställa en strategisk syn på upphandling i relation till koncernens behov samt att ansvara för samordning av upphandlingar. Funktionen ansvarar för genomförande av upphandling avseende varor och tjänster i kommunen av övergripande art. Funktionen ska därutöver vara förvaltningen behjälplig med råd och stöd i upphandlingsrelaterade frågor. Även kommunens försäkringar samordnas av funktionen. Sammanfattning av måluppfyllelse Årets chefsenkät indikerar att man fortsatt är nöjd med service och bemötande från funktionen. I mindre försämring redovisas dock. Troligen handlar detta till stor del om bristen på kontinuitet i ekonomiservicen inom några områden. Under året har strävan varit att öka andelen elektroniska leverantörsfakturor, vilket lyckat till stor del. Från 1/ finns lagkrav på att all fakturering till offentliga myndigheter skall ske elektroniskt Under året har en anpassning av planerings- och uppföljningsprocesser till den nya styrmodellen och den nya politiska organisationen skett. Informationsmått Antal leverantörsfakturor varav helt elektroniska (EDI m.m.) Antal ekonomiska rapporter till kommunstyrelsen Ekonomi Ekonomi och upphandling, tkr Plan Avvikelse 2019 Intäkt Kostnad Netto Ekonomi och upphandling redovisar ett överskott på 1,1 mkr. Avvikelsen består av lägre personalkostnader på grund av föräldraledigheter samt tillfällig vakans av den nya tjänsten som upphandlingsjurist. Licens- och konsultkostnader understiger också budget eftersom systemet Från beställning till betalning blivit framskjutit till år Nettokostnaden är 1,1 mkr högre än föregående år vilket framför allt förklaras av att ett avgångsavtal belastar års resultat. 7(14)

8 Måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Analys av måluppfyllelse Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Svaren från års chefsenkät indikerar marginellt lägre nöjdhet med funktionens lämnade information kring ekonomifrågor. Funktionen har haft problem med kontinuiteten avseende ekonomiservice visavi Sektorn för samhällsbyggnad. Utvecklingen av beslutsstödssystemet Qlikview har inte skett i den omfattning som planerats, huvudsakligen beroende av viss personalomsättning. Sammantaget indikerar chefsenkäten en väldigt hög nöjdhet kring funktionens tjänster. 8(14)

9 Personal Verksamhetens uppdrag Personalfunktionen är kommunens centrala resurs för personalfrågor. Huvuduppgifterna är att genom ett konsultativt arbetssätt stödja chefer i personalfrågor. Funktionen ska se till att kommunen som arbetsgivare följer lagar, avtal och policyer inom området, samt följer upp och kontrollerar bland annat sjukfrånvaron och personalomsättning. Personalfunktionen handhar även alla förhandlingar inom arbetsrättsområdet. Det är dels de MBL-förhandlingar som sker mellan arbetsgivaren och arbetstagarorganisationerna och dels tvisteförhandlingar. Därutöver tillkommer överläggningar i samband med arbetsrättsliga åtgärder och/eller karriärsväxling. Funktionen arbetar därutöver med strategiska personalfrågor så som arbetsgivarvarumärke, ledarutveckling och kompetensförsörjning. Till arbetsuppgifterna hör även samordning av löneöversynen och medarbetarenkäten. Funktionen ansvarar för all lönehantering, pensionshantering och personalstatistik av olika slag. Det läggs även ett stort fokus på arbetsmiljöfrågor och utbildningar i för cheferna viktiga delar inom personalområdet. Den förebyggande och hälsofrämjande personalvårdsenheten Oasen ingår som en del av personalfunktionen. Oasen har två huvuduppgifter: dels att arbeta med att förebygga ohälsa, dels att arbeta med verksamhetsutveckling och arbetslagsutveckling genom bland annat det personalpolitiska programmet. Oasen arbetar även med rehabilitering av medarbetare i nära samarbete med personalspecialisterna. Sammanfattning av måluppfyllelse Målet bedöms vara uppfyllt utifrån det goda resultatet från chefsenkäten Informationsmått Antal löneutbetalningar per år Ekonomi Personal, tkr Plan Avvikelse 2019 Intäkt Kostnad Netto Personalfunktionen redovisar ett överskott på 1,5 mkr vilket beror på att anslaget för kompetensförsörjning inte använts fullt ut. Det är framför allt det avsatta beloppet på 1,1 mkr för kommunledning som inte nyttjats, bland annat till följd av personalomsättning. Ett överskott redovisas också för Oasen till följd av tjänstledigheter och lägre kostnader för hälso- och utbildningsinsatser. Samtidigt redovisas ett underskott för facklig verksamhet till följd av ökat uttag av facklig tid. Nettokostnaden är 3,6 mkr högre än år vilket förklaras av kostnaderna för kompetensförsörjning. 9(14)

10 Måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Analys av måluppfyllelse Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen skall vara professionell. Måluppfyllelsen är god, förvaltningens chefer visar en hög grad av nöjdhet med den information och service som funktionen tillhandahåller förvaltningens verksamheter. 10(14)

11 Utvecklingsfunktion Verksamhetens uppdrag Utvecklingsfunktionen inrättades under och innehåller enheterna Kansli, Kommunikation, Näringsliv samt Digital utveckling. Dessutom finns ansvaret för processledning och samordning för kvalitetsarbete och Agenda 2030 inom funktionen. Kanslienheten ansvarar för stöd och service till den politiska organisationen genom bland annat sekreterarskap för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder med mera. Dessutom ansvarar enheten för post och diarium, ärendehantering, centralarkiv, genomförande av allmänna val samt konsultation och utbildning i juridiska frågor till förvaltningen. Arbetet med att utveckla kommunikationsarbetet i förvaltningen leds och samordnas av kommunikationsenheten. Enheten ansvarar dessutom för grafisk profil, kommunens hemsida, annonsering, trycksaker, kriskommunikation samt stödjer respektive verksamhet med kommunikationsplanering. Näringslivsenheten innehåller företagslots, platsutvecklare och besöksnäringsutvecklare. Arbetet utgår från den politiska inriktningen och målsättningen om att Härryda ska vara Sveriges bästa näringslivskommun. Enheten för digital utveckling leder och samordnar arbetet med digitalisering. Detta avser såväl insatser för att förenkla och kvalitetsförbättra kontakter med kommuninvånare och brukare i verksamheterna, som för att effektivisera interna processer i förvaltningen. Förvaltningens gemensamma kvalitetsarbete leds och samordnas via utvecklingsfunktionen. Arbetet för att utveckla kommunen som serviceorganisation samordnas också via utvecklingsfunktionen. Arbetet med Agenda 2030 leds och samordnas av ett särskilt team med kompetenser inom områdena miljö, folkhälsa och internationella kontakter. Teamet ansvarar också för det strategiska arbetet med folkhälsa, bland annat samverkan och avtal med hälso- och sjukvården kring folkhälsoinsatser, för samordning av det interna miljöarbetet i förvaltningen samt för samordning av internationella kontakter och EU-projekt. Sammanfattning av måluppfyllelse Kommunikativ organisation - ett prioriterat uppdrag Uppdraget att utveckla kommunikationsarbetet och skapa en mer kommunikativ organisation har varit centralt i årets arbete. För att skapa en bra grund i arbetet har både förvaltningsledning, sektorledningar och olika ledningsgrupper deltagit i workshops, temadag, utbildningar med mera. För sektorerna finns nu övergripande kommunikationsplaner och i enskilda projekt och förändringsprocesser är nu frågor kring kommunikationsplanering och -insatser centrala och självklara. Kommunikationsinsatser och -stöd i samhällsbyggnadsprocesser av olika slag har särskild prioritet. Under sommaren gjordes omfattande kommunikationsinsatser vid eldnings- och bevattningsförbuden. Kommunens hemsida utvecklas och förbättras kontinuerligt. Under året har en analys av besök till sidorna gjorts vilket utgör underlag för fortsatt översyn och förbättring. På väg mot Sveriges bästa näringslivskommun Verksamhetsmålen för näringslivsområdet är uppfyllda, förutom målet om att Härryda kommun ska vara bland de 10 främsta kommunerna i landet avseende mätning av lokalt företagsklimat. I Svenskt Näringslivs ranking av företagsklimat i kommuner hamnade Härryda på plats 15, en försämring från mätningen. Resultatet har analyserats tillsammans med resultat i andra mätningar och en plan för konkreta förbättringsåtgärder i förvaltningens arbetsprocesser som riktas mot näringslivet har utarbetats. Fokus är att 11(14)

12 utveckla kommunen mot att varaktigt vara Sveriges bästa näringslivskommun och utvecklingsarbetet kommer att bedrivas systematiskt och brett. Näringslivsenhetens bemanning har förstärkts med företagslots, platsutvecklare och besöksnäringsutvecklare. Långsiktigt arbete med Agenda 2030 Inför 218 beslutade kommunfullmäktige om uppdraget att arbeta långsiktigt och strategiskt med Agenda 2030 för att förstärka kommunens bidrag till att uppfylla de globala målen. En strategisk plan, som ska vara vägledande för arbetet, har utarbetats under året och kommer att fastställas under Förvaltningen har organiserat arbetet via ett team inom Utvecklingsfunktionen som leder och samordnar arbetet. En kartläggning har gjorts över pågående processer och uppdrag samt befintliga styrdokument som har koppling till Agenda Kartläggningen visar att det redan pågår mycket och att det finns en stor bredd i insatserna. Fokus i det fortsatta arbetet är att göra ytterligare insatser inom de målområden där kommunen bedöms ha störst rådighet, att förstärka kunskaper om Agenda 2030 och att söka samverkan och partnerskap med andra aktörer. Informationsmått Antal diarieförda ärenden Plan Ekonomi Kansli, tkr Avvikelse 2019 Intäkt Kostnad Netto Avvikelsen i det ekonomiska utfallet jämfört med budget förklaras av att den beslutade omfattningen av funktionen inte finansierades i budgetramen för. Inför 2019 har de tjänster som infördes redan fått finansiering; kommunsekreterare, kommunikatör samt platsutvecklare. Underskottet beror också på tillfälliga personalförstärkningar under året med anledning av den nya lagstiftningen GDPR samt valet. et är inte jämförbart med år föregående år eftersom utvecklingsfunktionen inrättades först sommaren år. Måluppfyllelse Inriktningsmål Verksamhetsmål Analys av måluppfyllelse Härryda kommun ska vara en ledande och attraktiv näringslivskommun. Härryda kommun har en aktiv roll i samarbetet med skolan och regionala organisationer som arbetar med näringslivsfrågor. Härryda kommun ska aktivt arbeta tillsammans med Business Region Business Region Göteborg har nätverksträffar för näringslivschefer, dessa träffar är ett viktigt forum för att utveckla samarbeten mellan skola och organisationer som arbetar med näringslivsfrågor. Härryda kommun har deltagit i samtliga träffar under. Härryda kommun har varit drivande i planera för tillväxt och frågan om näringslivsranking. 12(14)

13 Inriktningsmål Verksamhetsmål Analys av måluppfyllelse Göteborg för att utveckla identifierade affärsområden. Härryda kommun ska kontinuerligt tillhandhålla relevant information till företagen. Härryda kommun ska vara bland de 10 främsta kommunerna i landet avseende mätning av lokalt företagsklimat Härryda kommun jobbar aktivt med omvärldsbevakning. Härryda kommun ska ha ett nära samarbete med de lokala företagarnätverken. Härryda kommun ska varje år genomföra en näringslivsdag. Informationen från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Tidningen Näringslivet kom ut med tre nummer under och totalt 11 nyhetsbrev skickades ut. Härryda placerades på plats 15 i Sverige i Svenskt Näringslivs ranking över kommunernas företagsklimat. Härryda kommun deltog på Mipim, arrangerade ARC i Göteborg, deltog på Aviapoliskonferens i Helsingfors samt var aktiv under Almedalsveckan med mera. Härryda kommun ordnade Näringslivskväll, Härrydamingel, och deltog i samordningsmöten med samtliga företagarföreningar. Näringslivsdagen ordnades på Råda rum och var välbesökt och mycket uppskattad. I medborgarundersökningen framkommer att kommuninvånarna ger goda betyg till kommunens information överlag och en viss förbättring syns jämfört med tidigare undersökning. På frågan om hur nöjd man är med tydligheten i kommunens information får Härryda kommun det högsta värdet bland alla medverkande kommuner. Även när det gäller frågan om nöjdhet med kommunens webbplats har Härryda det högsta värdet för samtliga medverkande kommuner, Internt har en enkät genomförts där chefer har fått ange hur man uppfattar service med mera från stödfunktionerna. Enheterna inom Utvecklingsfunktionen får goda betyg när det gäller att informationen ska vara tydlig och servicen professionell. 13(14)

14 Indikatorer Verksamhetsmål Härryda kommun har en aktiv roll i samarbetet med skolan och regionala organisationer som arbetar med näringslivsfrågor. Härryda kommun ska aktivt arbeta tillsammans med Business Region Göteborg för att utveckla identifierade affärsområden. Härryda kommun ska kontinuerligt tillhandhålla relevant information till företagen. Härryda kommun ska vara bland de 10 främsta kommunerna i landet avseende mätning av lokalt företagsklimat Härryda kommun jobbar aktivt med omvärldsbevakning. Härryda kommun ska ha ett nära samarbete med de lokala företagarnätverken. Härryda kommun ska varje år genomföra en näringslivsdag. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen skall vara professionell. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Informationen från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Indikator Härryda kommun deltar aktivt i Business Region Göteborgs nätverksträffar för näringslivschefer. Antal nätverksträffar. Ska vara aktiva i minst två för kommunen viktiga profilområden. Tidningen Näringslivet i Härryda kommun skickas till samtliga företag två ggr/år. Ett digitalt nyhetsbrev skickas till företagen minst åtta ggr/år. Svenskt Näringslivs årliga rankning Lokalt företagsklimat. Härryda kommun deltar på/arrangerar varje år fyra nationella eller internationella aktiviteter för ökad kunskap. Samarbete i minst ett projekt/aktivitet per år och företagarnätverk. Uppföljningen av företagens nöjdhet med dagen (Betygsskala 1 4). Jag får bra service av personalen på personalfunktionen, %. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på personalfunktionen, %. Den information jag får av personalfunktionen är av hög kvalitet, %. Personalen på personalfunktionen är tillgänglig när jag behöver hjälp, %. Jag får bra service av personalen på ekonomioch upphandlingsfunktionen, %. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på ekonomi- och upphandlingsfunktionen, %. Den information jag får av ekonomi- och upphandlingsfunktionen är av hög kvalitet, %. Personalen på ekonomi- och upphandlingsfunktionen är tillgänglig när jag behöver hjälp, %. Plan ,02 3,8 3, (14)

15 Investeringsredovisning för år KOMMUNLEDNING Projekt- Benämning (belopp i tkr) Projektbudget totalt Prognos projektavvikelse totalt avvikelse P=Pågående/ kod Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift IA01 Konstnärlig utsmyckning P Tidsförskjutning IA82 E-handelsmodul P Tidsförskjutning IA90 E-arkiv P 100 Tidsförskjutning 0 Summa inkomster/utgifter för sektorn Summa netto för sektorn Sida 1(1)