Verksamhetsberättelse 2016 Administrativt stöd Godkänd av kommunstyrelsen den 13 mars 2017

Transkript

1 Administrativt stöd Godkänd av kommunstyrelsen den 13 mars 2017

2 Innehållsförteckning Sektor för administrativt stöd... 3 Organisation... 3 Sektorns uppdrag... 3 Politiskt fastställda mål... 3 Sammanfattning av måluppfyllelse... 3 Driftredovisning, sektorn totalt... 5 Investeringsredovisning, sektorn totalt... 5 Framtiden... 6 Ledning... 7 Kansli och kommunikation... 8 Verksamhetens uppdrag... 8 Sammanfattning av måluppfyllelse... 8 Informationsmått... 8 Ekonomi Ekonomi och upphandling... 9 Verksamhetens uppdrag... 9 Sammanfattning av måluppfyllelse... 9 Informationsmått... 9 Ekonomi Personal Verksamhetens uppdrag Sammanfattning av måluppfyllelse Informationsmått Ekonomi Miljö- och hälsoskydd Verksamhetens uppdrag Sammanfattning av måluppfyllelse Informationsmått Ekonomi Indikatorer Bilaga Investeringsredovisning

3 Sektor för administrativt stöd Organisation Sektorns uppdrag Sektorn tillhandahåller service till den politiska organisationen, till förvaltningen samt till medborgare och övriga externa intressenter. Sektorns arbetsuppgifter omfattar kansli och kommunikation, ekonomi och upphandling, personaladministration samt miljö- och hälsoskydd. Sektorn styrs av reglementen, lagar, avtal, policyer och beslut från kommunstyrelse samt kommunfullmäktige. Under året har ett nytt system för att hantera kallelser och protokoll införts, bland annat i syfte att underlätta arbetet för kommunens förtroendevalda. Befintligt system för upphandlingsstöd har implementerats i hela förvaltningen, vilket kommer att leda till en kvalitetssäkring och enhetlighet av kommunens samtliga upphandlingar. Politiskt fastställda mål Inga inriktningsmål är antagna för sektorn. Kommunstyrelsen har fastställt verksamhetsmål för samtliga verksamheter. Sammanfattning av måluppfyllelse Fem av sektorns sex verksamhetsmål bedöms uppfyllda och ett mål delvis uppfyllt. Målet att kommunen ska ha en korrekt och aktuell redovisning anses vara delvis uppfyllt då avsteg från vissa rekommendationer gjorts. 3

4 Kansli och kommunikation Verksamhetsmål Informationen från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Ekonomi och upphandling Verksamhetsmål Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt aktuell redovisning. Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Personal Verksamhetsmål Information från funktionen skall uppfattas som tydlig och servicen skall vara professionell. Miljö- och hälsoskydd Verksamhetsmål Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare. Funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. 4

5 Driftredovisning, sektorn totalt Resultaträkning Belopp i tkr 2014 Taxor och avgifter Hyror och arrenden Bidrag Fsg av verksamhet Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader m.m Bidrag och köp av huvudverksamhet Lokalkostnader Avskrivning och internränta Övriga kostnader Summa kostnader Nettokostnader Nettobudget Avvikelse Driftredovisning per verksamhet Verksamhet, tkr Avvikelse 2017 Ledning Kansli Ekonomi och upphandling Personal Miljö- och hälsoskydd Nettokostnad Sektorn redovisar ett underskott på 0,4 mkr och högre kostnader för år än. Den främsta orsaken utgörs av avgångsvederlag till den före detta kommundirektören. Att kostnader är högre än föregående år beror även på kostnader för projektet Jobbvision som kommunen bedriver tillsammans med Swedavia. Investeringsredovisning, sektorn totalt Verksamhet, tkr Avvikelse 2017 Ledning Kansli Ekonomi och upphandling Personal Miljö- och hälsoskydd Nettoutgift

6 Sektorn visar ett överskott på 6,4 mkr vilket beror främst på att anslaget för konstnärlig utsmyckning inte använts fullt ut på grund av tidsförskjutningar. Anslaget för E-arkiv har inte heller använts på grund av försening i upphandlingsprocessen men kommer att genomföras i början på Framtiden Sektorn strävar efter att utföra uppdraget så effektivt som möjligt genom att ständigt se över organisation, processer och arbetssätt. Inte minst vardagsrationaliseringar sam kan genomföras med hjälp av befintliga system eftersträvas. Fortsatt effektivisering av hantering av politiska kallelser och protokoll är ett exempel. Under kommande år kommer hela uppföljnings- och planeringsprocessen att hanteras i samma verktyg som kvalitetsledningssystemet och socialtjänstens kvalitets- och uppföljningssystem. 6

7 Ledning Uppdrag Kommunledningen består av kommundirektören, som är kommunens högsta tjänsteman. Kommundirektören är även sektorschef för sektorn för administrativt stöd. Under funktionen budgeteras dessutom förbundsavgifter och förvaltningsgemensamma utredningar. I förbundsavgifterna ingår bland annat medlemsavgift till Räddningstjänstförbundet Storgöteborg vars uppgift är att ansvara för räddningstjänst samt förebyggande åtgärder mot brand. Ekonomi Ledning, tkr Avvikelse 2017 Intäkt Kostnad Netto Underskottet om 0,5 mkr beror främst på avgångsvederlaget till den före detta kommundirektören. Att budgeten för utredningar inte nyttjades fullt ut samt att tf. kommundirektör även hade uppdrag som säkerhetschef och inte belastade verksamheten med den delen av kostnaden, bidrar positivt till resultatet. 7

8 Kansli och kommunikation Verksamhetens uppdrag Kansliet styrs huvudsakligen av lagar, avtal, policys och reglementen samt av kommunstyrelsens verksamhetsmål. Kansliet ska fullgöra förvaltningens uppgifter vad avser post och diarium, ärendehantering, centralarkiv, allmänna val, kommunikation samt svara för sekreterarskap för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, miljö- och bygglovsnämnden, överförmyndarnämnden, revisorer, pensionärsråd, rådet för funktionshinderfrågor och rådet för idéburna organisationer. I uppdraget ingår också att vara ett administrativt stöd till kommunfullmäktiges fasta och tillfälliga beredningar. Kansliet ansvarar för intern konsultation och utbildning i juridiska frågor till sektorerna samt samordning av strukturerna av kommunens långtidsplanering och kvalitetssamordning. I uppdraget ingår ansvaret för gemensamma administrativa rutiner i förvaltningen. Sammanfattning av måluppfyllelse Målet bedöms uppfyllt utifrån att vi ligger över rikssnitt i samtliga undersökningar. Informationsmått Plan Antal diarieförda ärenden Ekonomi Kansli, tkr Avvikelse 2017 Intäkt Kostnad Netto Verksamheten redovisar ett litet överskott som främst beror på att kostnader för intranätet blev lägre än budgeterat. Inriktningsmål Verksamhetsmål Analys av måluppfyllelse Informationen från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Tillgängligheten på kommunens webbplats är fortsatt hög. Funktionen arbetar med att utveckla webbplatsen ytterligare för att öka tillgängligheten. Nöjd medborgarindex är 62 i medborgarundersökningen som visar medborgarnas uppfattning om kommunens webbplats. Motsvarande för övriga kommuner som deltar i medborgarundersökningen är 54. I undersökningen Information till alla, som mäter om relevant information till medborgarna finns på kommunens webbplats, ligger kommunen på 83 %. Snittet för samtliga kommuner är 75 %. 8

9 Ekonomi och upphandling Verksamhetens uppdrag Funktionens uppgift är stödja kommunledningen i strategiska ekonomi- och upphandlingsfrågor, samt ge förutsättningar för kommunens verksamheter att uppfylla sina uppdrag. Arbetet innefattar ekonomiska frågor i redovisning, kund- och leverantörsreskontra, budget/plan, kravsystem, kassa och likviditetshantering. Alla kommungemensamma ramavtal för sektor utbildning och kultur samt socialtjänst handläggs. Funktionen fungerar därutöver som stöd i upphandlingar för övriga förvaltningen och samordna kommunens försäkringar. Sammanfattning av måluppfyllelse Av funktionens tre mål uppfylls två, medan det tredje bedöms vara delvis uppfyllt. Service och information får fortfarande högt betyg av kommunens chefer och möjligheterna att jobba strategiskt med upphandlingsfrågor är bättre än tidigare år. Fortfarande avviker kommunen från tre rekommendationer inom redovisningsområdet, men uppfyller lagkraven väl. Informationsmått Antal leverantörsfakturor varav helt elektroniska (EDI m.m.) Antal ekonomiska rapporter till kommunstyrelsen Antal ramavtal Ekonomi Ekonomi och upphandling, tkr Plan Avvikelse 2017 Intäkt Kostnad Netto Överskottet beror på lägre personalkostnader än budgeterat. Samtidigt har en del av detta överskott utnyttjats till licens- och konsultkostnader. Jämfört med föregående år har en årsarbetare inom upphandling tillkommit Inriktningsmål Verksamhetsmål Analys av måluppfyllelse Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt aktuell redovisning. Enkät avseende nöjdheten skickas årligen till kommunens chefer. Svaren tyder på att målet uppfylls mycket väl. Kommunen avviker från rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning på tre områden. Arbetet med komponentavskrivning tillämpas avseende kommunens fastigheter, men avseende infrastruktur kommer tillämpning att påbörjas under år Avseende redovisning av exploateringsverksamheten planeras ingen anpassning. Pensionsredovisning sker enligt fullfondsmodellen vilket avviker från rekommendationerna, men någon förändring planeras inte 9

10 Inriktningsmål Verksamhetsmål Analys av måluppfyllelse och troligen kommer lagstiftning att kräva att samtliga kommuner redovisar på detta sätt från år Vidare periodiseras samtliga kostnader och intäkter enbart vid bokslut och delårsbokslut. Trots detta bedöms redovisningen följa Lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed tillämpas. Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Indikatorn avser 2014 års utfall. Mätningarna har upphört. Ett gemensamt digitalt upphandlingsverktyg har implementerats i hela förvaltningen vilket kvalitetssäkrar processen och bidrar till professionella upphandlingar. Genom resurstillskott har förutsättningarna ökat för bland annat avtalsuppföljning, vilket borgar för ett effektivare resursutnyttjande. 10

11 Personal Verksamhetens uppdrag Personalfunktionen är kommunens centrala resurs för personalfrågor. Huvuduppgifterna är att genom ett konsultativt arbetssätt stödja chefer i personalfrågor. Funktionen ska se till att kommunen som arbetsgivare följer lagar, avtal och policyer inom området, samt följer upp och kontrollerar bland annat sjukfrånvaron. Funktionen arbetar även med strategiska personalfrågor som ledarutveckling och kompetensförsörjning. Till arbetsuppgifterna hör även kommuncentrala förhandlingar och samordning av löneöversynen i kommunen. Funktionen ansvarar för all lönehantering, pensionshantering och personalstatistik av olika slag. Den förebyggande personalvårdsenheten Oasen ingår som en del av personalfunktionen. Oasen har två huvuduppgifter: dels att arbeta med att förebygga ohälsa, dels att arbeta med verksamhetsutveckling och arbetslagsutveckling. Oasen arbetar även med rehabilitering av medarbetare i nära samarbete med personalspecialisterna. Sammanfattning av måluppfyllelse n är god, utfallet ligger högre än plan och förvaltningens chefer visar en hög grad av nöjdhet med den information och service som funktionen tillhandahåller förvaltningens verksamheter. Informationsmått Antal löneutbetalningar per år Ekonomi Personal, tkr Plan Avvikelse 2017 Intäkt Kostnad Netto Funktionen redovisar ett överskott på 0,3 mkr. Överskotten hänför sig främst till att medel för hälsoinsatser inte använts fullt ut på grund av förändring i arbetssättet. Inriktningsmål Verksamhetsmål Analys av måluppfyllelse Information från funktionen skall uppfattas som tydlig och servicen skall vara professionell. Personalfunktionens arbete utvärderas årligen i en chefsenkät som besvaras av förvaltningens chefer. Svarsfrekvensen för enkäten var hög, 88 % av förvaltningens chefer besvarade enkäten. Cheferna visar en hög grad av nöjdhet vad gäller den information och service som funktionen tillhandahåller. Planen för låg på 95 % nöjdhet för alla fyra indikatorer och funktionens resultat ligger högre än plan för samtliga indikatorer. Målet att informationen från funktionen ska uppfattas som tydlig och att servicen ska vara professionell anses därmed vara uppfyllt. 11

12 Miljö- och hälsoskydd Verksamhetens uppdrag Miljö- och bygglovsnämnden är lokal tillsynsmyndighet enligt miljöbalken, livsmedelslagen och ansvarig för tillsyn vid försäljning av folköl, tobak och receptfria läkemedel. Nämnden skall uppmärksamt följa utvecklingen i kommunen, delta i samhällsplanering, lämna råd och upplysningar till allmänheten samt vara kommunens främste rådgivare och sakkunnig när det gäller miljö- och hälsoskyddsfrågor samt kontroll av livsmedel. Miljö- och hälsoskydd arbetar på uppdrag av miljö- och bygglovsnämnden. De flesta beslut av rutinkaraktär har delegerats till handläggare. Miljö- och bygglovsnämnden fastställer årligen en tillsynsplan för verksamheten enligt miljöbalken och livsmedelslagen. Det görs en prioritering med utgångspunkt från lagstiftningens krav, miljö- och hälsoskyddssituationen i kommunen, nationella och lokala miljömål och mål uppsatta enligt EU:s ramdirektiv för vatten och andra åtgärdsprogram inom miljöområdet. Genom inspektioner, samtal, rådgivning, mätning och provtagning bedrivs tillsyn hos olika verksamheter, bostäder, anläggningar och lokaler. Arbetet syftar till att förhindra störningar i miljön eller olägenheter för människors hälsa. Sammanfattning av måluppfyllelse Miljö- och hälsoskydd har god måluppfyllelse vad gäller service, rådgivning och handläggning av tillståndsoch anmälningsärenden. Livsmedelstillsynen och inventering/åtgärder av gamla enskilda avlopp fungerar bra. Den övervakande, uppsökande och förebyggande delen i tillsynen på har delvis fått stå tillbaka på grund av hög arbetsbelastning och prioritering av löpande ärenden. Informationsmått Antal årsarbetare per 31/ Antal inspektioner och uppföljande återbesök Antal delegationsbeslut Ekonomi Miljö- och hälsoskydd, tkr Plan Avvikelse 2017 Intäkt Kostnad Netto Avvikelsen kan i huvudsak hänföras till en extra tjänst första halvåret samt att IT-kostnaderna överskridit budget med ca 200 tkr. 12

13 Inriktningsmål Verksamhetsmål Analys av måluppfyllelse Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare. Funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Inkommande ärenden som tillstånds-, anmälnings-, godkännandeärenden handläggs med högsta prioritet i enlighet med fastställd tillsynsplan. Vad gäller uppnådd servicegrad bedöms verksamhetsmålet vara uppfyllt. Resultatet från enkätundersökningen presenteras först under våren

14 Indikatorer Verksamhetsmål Information från funktionen skall uppfattas som tydlig och servicen skall vara professionell. Information från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Kommunen ska ha en korrekt aktuell redovisning. Professionella upphandlingar och god tillgänglighet till ramavtalen bidrar till effektivt resursutnyttjande. Miljö- och hälsoskydd ska ge god service och information till kommunens medborgare och verksamhetsutövare. Funktionen ska uppfattas som professionell och kompetent. Informationen från funktionen ska uppfattas som tydlig och servicen ska vara professionell. Indikator Jag får bra service av personalen på personalfunktionen, %. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på personalfunktionen, %. Den information jag får av personalfunktionen är av hög kvalitet, %. Personalen på personalfunktionen är tillgänglig när jag behöver hjälp, %. Jag får bra service av personalen på ekonomioch upphandlingsfunktionen, %. Jag får ett vänligt bemötande av personalen på ekonomi- och upphandlingsfunktionen, %. Den information jag får av ekonomi- och upphandlingsfunktionen är av hög kvalitet, %. Personalen på ekonomi- och upphandlingsfunktionen är tillgänglig när jag behöver hjälp, %. Plan Antal avvikelser från rekommendationer Ramavtalstrohet, % Resultat av enkätundersökning, % Handläggningstid, antal dagar, avloppstillstånd. Handläggningstid, antal dagar, bergvärmepump. Handläggningstid, antal dagar, livsmedel, registrering av ny verksamhet. Informationsindex avseende kommunens webbplats, % av maximal ,3 8,8 8,7 14

15 Sida 1(1) Bilaga 1 INVESTERINGSREDOVISNING BOKSLUT SEKTORN FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Benämning (belopp i tkr) Prognos Projektbudget totalt projektavvikelse totalt avvikelse P=Pågående/ Förslag ombudgetering Kommentarer till Inkomst A=Avslutat till 2017 avvikelse Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift Inkomst Utgift Konstnärlig utsmyckning P Tidsförskjutningar E-arkiv A 0 Summa inkomster/utgifter för sektorn Summa netto för sektorn