Försäkringskassans IT-strategi

Transkript

1 1 (7) Försäkringskassans IT-strategi 1 Sammanfattning Försäkringskassan är en IT intensiv myndighet. Att styra och leda IT verksamheten är därför viktigt för den dagliga verksamheten men IT är även en viktig möjliggörare för att utveckla och förändra Försäkringskassan. IT strategin är en viktig del av verksamhetsstrategin. De viktiga punkterna i strategin är: - Tydlig fokus på den dagliga driften - En fortsatt snabb migrering från stordatorsystemen för minskad risk - Ett tydligt stöd för ett framgångsrikt införande av verksamhetsstrategin - Ett successivt byte till standardsystem 2 Inledning IT är en viktig förutsättning för Försäkringskassans verksamhet och en nödvändig möjliggörare vid verksamhetsförändringar. De möjligheter och begränsningar som IT ger påverkar hur verksamheten utformas. IT står för en betydande del av Försäkringskassans kostnader och förväntas bidra med positiva effekter i verksamheten. Försäkringskassans produktion är helt beroende av att IT-stödet är tillgängligt. Idag finns till exempel inte längre några manuella rutiner som kan ersätta vid avbrott. Därför behövs en strategisk inriktning och tydlig styrning av IT som en del av Försäkringskassans verksamhetsstrategi. IT-strategin uttrycker hur IT, både själva IT-stödet och den del av organisationen som arbetar med IT, ska stödja verksamheten och tillsammans med andra strategier bidra till att verksamhetens mål uppnås. IT-strategin ger inte svar på enskilda frågor utan pekar ut riktningen och identifierar inom vilka områden IT ska kraftsamla för att stödja verksamheten samt hur IT bör utvecklas inom dessa områden.

2 2 (7) 3 Våra utmaningar 3.1 Krav på bättre och effektivare kundmöten i alla kanaler Försäkringskassans nya verksamhetsstrategi innebär att kundmötet och organisationen förändras i grunden. När, var, hur och vem som möter kunden förändras radikalt. Denna förändringsprocess kräver anpassning och utveckling av arbetsrutiner, organisation, kompetens och IT-stöd. Stöd för nya kanaler och processer, en totalbild av kunden, automatiserade händelsestyrda processer, extern integration, självbetjäning m.m. behöver utvecklas. Detta samtidigt som kraven på rättssäkerhet och informationskvalitet är mycket höga. Försäkringskassan ska erbjuda en hög grad av självbetjäning och tillgänglighet oberoende av tid och plats. Kunden ska uppleva mötet med Försäkringskassan som Enkelt, Snabbt och Rätt. 3.2 Höga förväntningar på användbarhet, funktionalitet och tillgänglighet I takt med att graden av självbetjäning ökar och att allt fler uppgifter, t.ex. ärendehantering och kundhantering, integreras i IT-stödet ökar användarens (kundens såväl som handläggarens) beroende av IT-systemen. Följaktligen blir förväntningarna på användbarhet, funktionalitet, säkerhet och tillgänglighet än högre samtidigt som brister och störningar får allt större konsekvenser. Våra IT system måste därför stödja ett processorienterat och enhetligt arbetssätt både internt och gentemot våra kunder. Våra undersökningar av användarnas nöjdhet med IT-stödet visar på en stor förbättringspotential. Bättre funktionalitet, t.ex. vad gäller integration mellan olika system, bättre tillgänglighet och färre hindrande avbrott och störningar är tydliga krav. Ett bra IT-stöd är idag en grundförutsättning för en attraktiv arbetsplats. 3.3 Snabba förändringar i försäkring, organisation, finansiering och förväntningar Ändrade politiska, demografiska och ekonomiska förhållanden gör att förändringstrycket på socialförsäkringen idag är större än någonsin. Politiker, näringsliv, intresseorganisationer, kunder och partners ställer krav på Försäkringskassan som innebär att IT-stödet snabbt måste kunna anpassas för att stödja förändringar i regelverket, organisationen, våra processer, budgeten och krav på nya tjänster etc.

3 3 (7) 3.4 Omvärldskrav på effektiv förvaltning och samverkan med externa parter För att Försäkringskassan ska kunna ha en effektiv verksamhet som når de utmanande målen krävs stöd för effektiv styrning och ledning. En effektiv produktionsstyrning är en förutsättning för en effektiv produktion. Det finns krav på Försäkringskassan och andra myndigheter att utöka den elektroniska förvaltningen, i syfte att effektivisera och öka värde för medborgare och samhälle. Särskilt fokus läggs på områden som: En effektivare informationshantering mellan myndigheter En snabbare och säkrare ärendehantering genom elektronisk ärendehantering Införandet av elektroniska processer Ökad användning av e-legitimationer Ökad samordning och gemensamt utnyttjande av myndigheters ITinvesteringar För Försäkringskassan innebär det ökad samverkan med andra parter som t.ex. sjukvården, arbetsgivare och andra myndigheter i Sverige och inom EU. 3.5 Frigörande av resurser till satsningsområden Försäkringskassan måste göra mer med oförändrade eller mindre resurser. Detta innebär att vi måste söka effektivare former och arbetssätt för att frigöra resurser. Inom utveckling och förvaltning måste en ökad effektivitet i våra utvecklingsprojekt och en minskad kostnadsandel inom förvaltning ske till förmån för ökat utrymme för utveckling. Inom drift och underhåll av infrastruktur finns utmaningar vad gäller kostnadsökningar som i huvudsak beror på att infrastrukturen har blivit alltmer komplicerad. Antalet datorer, teknologier, leverantörer, programvaror och antalet delvis överlappande lösningar ökar ständigt. 3.6 Behov av ständiga tekniska uppdateringar Utvecklingen på tekniksidan driver ständigt behovet av att uppdatera våra tekniska plattformar. Genom att vi själva inom Försäkringskassan tagit på oss att hantera integration och teknikutveckling inom de flesta områden och inte utnyttjat tjänster och kompetens från leverantörer hamnar vi i en för stor kostnadsökning och får problem med att behålla egen kompetens, vilket leder till att vi riskerar att hamna på efterkälken.

4 4 (7) Den största utmaningen idag på detta område är att en stor del av förmånssystemen fortfarande körs på stordatorplattformen Bull/GCOS8. Bull/GCOS8- plattformen är inte framtidssäker, varken ur teknologi- eller kompetenssynpunkt. Riskerna det skulle innebära att stanna kvar på denna plattform bedöms som mycket stora. Bull/GCOS8-plattformen måste därför vara avvecklad inom ett fåtal år. 4 Så möter vi våra utmaningar 4.1 Styrning och ledning av IT För att göra rätt saker så är det viktigt att IT styrs utifrån de beslut som den högsta ledningen fattar och att prioriteringarna görs utifrån verksamhetsstrategin och det förändringsarbete som genomförs. I all prioritering så skall den dagliga driften och tillgängligheten sättas först och främst före all utveckling och förändringsarbete. I allt förändringsarbete är den viktigaste framgångsfaktorn att organisationsutveckling, processutveckling, kompetensutveckling och IT-utveckling görs i gemensamma projekt. Det är den vägen Försäkringskassan har valt att gå. Att skapa en professionell IT-organisation som väl kan mäta sig med andra och som aktivt bidrar till att Försäkringskassan når sina mål är avgörande. En professionell IT-organisation präglas bland annat av: lättillgänglighet och kundfokus djup kunskap om Försäkringskassan hög kompetens inom området kostnadseffektivitet en utvecklande arbetsplats För att nå detta behövs bland annat genomgripande förändringar och införande av internationellt vedertagna rutiner och arbetssätt. En viktig uppgift är också att tillsammans med övrig verksamhet utveckla strategier och planer för att säkra maximal verksamhetsnytta med hjälp av IT.

5 5 (7) 4.2 Etablera IT-stöd som stödjer verksamhetsstrategin För att stödja såväl det personliga som det tekniska kundmötet och kommunikationen med kunden från initial kontakt till uppföljning och analys behövs ett kraftfullt IT-stöd. Därför ska vi: 1. Anskaffa och etablera ett modernt IT-stöd för kundhantering I takt med att mer och mer information finns tillgänglig är det möjligt att med ärendehanterings och processtyrningsverktyg successivt ökar automatiseringsgraden i kundens process. Därför ska vi: 2. Utnyttja redan befintlig funktionalitet inom ärendehantering, självbetjäning och processtyrning, men på sikt anskaffa och etablera ny funktionalitet inom dessa områden som avsevärt kan bidra till kundnytta och att öka automatiseringsgraden Utvecklingen stannar inte vid knapptelefon, webb och SMS. Ny teknik som eventuellt kan erbjuda nya kanaler för kundmötet utvecklas hela tiden. Att göra ny teknik tillgänglig och användbar för verksamheten är en av Utvecklingsdivisionens uppgifter. Därför ska vi: 3. Aktivt identifiera, utvärdera och föreslå nya kanaler för självbetjäning och alltid ha fokus på användbarhet och användarvänlighet En förutsättning för att den nya verksamhetsstrategin ska lyckas är att all information om kunden finns tillgänglig och kan användas t.ex. för att skapa förifyllda blanketter, automatisera handläggningen, individanpassa kundmötet m.m. För att nå information i interna och externa system behöver vi skapa en robust integration av våra system och data. Vårt första steg är att: 4. Etablera och successivt öka användningen av standardiserad integration 4.3 Standardsystem En stor del av funktionaliteten i Försäkringskassans IT-stöd bedöms vara generell och därför inte specifik för socialförsäkringsområdet. Vi är övertygade om att våra behov till stor del är desamma som behoven i andra delar av offentlig förvaltning och i andra branscher som till exempel bank och försäkring. När det gäller det IT-stöd som är specifikt för socialförsäkringsförmånerna är det även så att trots att lagstiftningen och regler skiljer sig mellan olika länder och olika socialförsäkringsförmåner är ändå huvuddelen av IT-stödet och processerna i grunden likartade. Detta ska vi dra största möjliga nytta av.

6 6 (7) Ett införande av standardsystem 1 inom Försäkringskassan skulle innebära att leverantörer utvecklar integrationen inom standardsystemportföljen samt även ansvarar för att standardsystemet följer med i den allmänna teknikutvecklingen. Därigenom frigörs resurser inom Försäkringskassan som kan fokusera på mer specifika och värdeskapande insatser för vår verksamhet. Försäkringskassans strategi är därför att med huvudsakligen standardsystem skapa en applikationsportfölj för socialförsäkringsadministrationen som med konfigurering och parametersättning enkelt, snabbt och kostnadseffektivt kan anpassas till olika förmåner och regelverk. Målbilden på års sikt är att huvuddelen, uppemot 70 procent, av Försäkringskassans IT-stöd är baserat på standardsystem. En följd av denna strategi är därför att i allt större utsträckning använda standardsystem istället för egenutvecklat IT-stöd. Inom Försäkringskassan avser vi att använda en välintegrerad och homogen svit av standardsystem (en så kallad best-of-suite -strategi) med stor bredd som täcker en så stor del som möjligt av vår verksamhets behov av IT-stöd. 4.4 Modernisering För att adressera riskerna med den del av IT-stödet som är realiserat på Bull/GCOS8-plattformen ska en modernisering genomföras. Med hänsyn till riskerna måste moderniseringen ske under en tidsperiod på ett fåtal år. Vår strategi för moderniseringen är att genomföra den genom en mix av följande tillvägagångssätt: Standardsysteminförande Konvertering till ny teknisk plattform (Cobol/Unix) Nyutveckling till modern målmiljö (J2EE/C++/Unix) Vi ska i det korta tidsperspektivet i huvudsak konvertera till en ny teknisk plattform men även påbörja nyutveckling till en modern målmiljö och införandet av standardsystem. I det långa tidsperspektivet är införandet av standardsystem huvudstrategin. Genomförandet av moderniseringen kommer dessutom att ske genom en blandning av åtaganden som hanteras helt inom Försäkringskassan och åtaganden från externa partners. Detta innebär att vi ska kunna hantera både internt och externt drivna nyutvecklings- och konverteringsenheter. 1 En enkel definition av standardsystem är en färdigpaketerad systemlösning kommersiellt tillgänglig på marknaden från en leverantör innehållande funktionalitet som riktar sig brett till många potentiella kundföretags verksamheter och därmed inte är skräddarsydd för ett enskilt kundföretag.

7 7 (7) 4.5 Konsolidering Komplexiteten i infrastruktur, och därtill hörande IT-processer och arkitektur, måste minska. Antalet teknologier, leverantörer, överlappande lösningar etc. måste reduceras och enhetliga metoder för att administrera infrastrukturen ska användas. Där möjlighet ges ska användning av integrerade produktfamiljer från en och samma leverantör värderas. Nya IT-lösningar ska i första hand använda befintlig infrastruktur. Ny infrastruktur ska endast introduceras för ny funktionalitet eller som ersättning för befintlig, aldrig som överlappande. För att strategin ska bli framgångsrik krävs ett aktivt avvecklande av det som inte längre används. En fortsatt konsolidering och standardisering av infrastrukturen är en förutsättning för att vi ska kunna förbli en professionell och kostnadseffektiv ITorganisation. 4.6 Resurshantering Krav på kostnadseffektivitet och snabba anpassningar leder till att vi bör värdera externa aktörer för i stort sett alla nya behov av tjänster och produkter inom vår verksamhet. Strategin är att i första hand alltid köpa färdiga tjänster och produkter, i andra hand anpassa befintliga lösningar och först i tredje hand utveckla själva. För befintlig verksamhet ska vi genom kontinuerlig mätning (bench-marking) identifiera lämpliga områden för värdering av olika alternativ för anskaffande av resurser. Det som utgör Utvecklingsdivisionens kärnverksamhet och följaktligen har högt strategiskt värde ska vi dock säkerställa att vi håller i egen regi. Det är framförallt gedigen kompetens om Försäkringskassans kärnverksamhet, beställarkompetens och IT-kompetens kopplad till kunskap om socialförsäkringen. Vid all konkurrensutsättning så skall kostnad, säkerhet, kvalitet och långsiktigt strategiskt värde för Försäkringskassan tas med som en viktig del av bedömningen. Wimi 2005 FK90012_002_G 4.7 Kompetensomställning Vi har svårt att tillhandahålla tillräcklig egen kompetens till alla delar i vår omfattande verksamhet. Här finns alltid ett val att anskaffa den kompetensen från andra parter eller att utveckla egen kompetens. Inom Försäkringskassan måste vi jobba smartare och effektivare inom förvaltning och underhåll för att öka utrymmet för IT-utveckling. Vi måste också öka kvaliteten inom utveckling och förvaltning så att underhållsbehovet minskar. Detta tillsammans med införandet av standardsystem, modernisering av befintligt IT-stöd kräver kompetensutveckling och kompetensomställning. Nya kompetenser måste anskaffas och balansen av kompetens inom olika områden kommer att se annorlunda ut redan inom de närmsta åren och definitivt på längre sikt, dvs år. En ständig utveckling av vår egen kompetens och förmåga är därför nödvändig.