VETENSKAPSRÅDETS IT-STRATEGI

Transkript

1 Datum Diarienummer VETENSKAPSRÅDETS IT-STRATEGI (7)

2 1 INLEDNING Vetenskapsrådets behov och beroende av it växer för varje år och ställer allt högre krav på myndighetens it-lösningar, it-kompetens och inte minst itsäkerhet. Samtidigt kräver våra användare allt mer avancerat stöd för olika typer av klientplattformar, sociala medier och integrationer med externa tjänster. Eftersom ramarna för förvaltningsbudgeten är konstant innebär detta att itverksamheten ständigt behöver effektiviseras för att möta verksamhetens växande behov. Detta kan uppnås genom intern effektivisering men också genom standardiserade molntjänster och utökade myndighetssamarbeten kring gemensamma funktioner. Syftet med it-strategin är att styra it-verksamheten så att den stödjer Vetenskapsrådets visioner, strategier och mål med kostnadseffektiva, moderna it-lösningar av hög kvalitet. It-strategin har inte för avsikt att på en detaljerad, teknisk nivå styra itrelaterade uppgifter utan bygger istället på ett antal övergripande inriktningsmål och principer. Utifrån it-strategin tar sedan it-strategen tillsammans med It-fokusgruppen årligen fram ett reviderat förslag på förändringsprogram för it till Rådsgruppen för beslut varpå det inkluderas i myndighetens verksamhetsplan. 2 IT-STRATEGINS UTGÅNGSPUNKT It-strategin utgår ifrån Vetenskapsrådets vision och strategiska målsättningar samt den Nulägesanalys av it på Vetenskapsrådet som nyligen slutförts för att på bästa sätt säkerställa verksamhetens behov av it under den närmaste 3-årsperioden. 2.1 Vetenskapsrådets vision och strategiska målsättningar Vetenskapsrådets vision lyder Vetenskapsrådet har en ledande roll för att utveckla svensk forskning av högsta vetenskapliga kvalitet och bidrar därmed till samhällets utveckling Visionen innehåller följande målsättningar för Vetenskapsrådet Stärker svensk grundläggande forskning av högsta vetenskapliga kvalitet Är en proaktiv rådgivare för politiken för bättre beslut baserat på vetenskaplig grund och behov Har en kvalitetssäkrad och effektiv forsknings- och finansieringsprocess 2 (7)

3 Har god interaktion och bra balans mellan infrastruktursatsningar och forskningssatsningar Identifierar och prioriterar insatser för bästa kunskapsbyggande och samhällsnytta Genomför system- och ämnesövergripande analyser och åtgärdsförslag Har en tydlig roll och aktiv samverkan gentemot lärosätena Har bra dialog och samverkan med andra finansiärer Har en aktiv roll i kommunikationen av forskningens strategiska aspekter Är en myndighet med värdegrund byggd på demokrati, legalitet, objektivitet, fri åsiktsbildning, respekt och effektivitet Har en ansvarsfördelning som stödjer verksamheten att utveckla svensk forskning av högsta vetenskapliga kvalitet och ger hög effektivitet 2.2 Nulägesanalys av it på Vetenskapsrådet Nulägesanalysen (se bilaga) har tagits fram av it-strategen utifrån tre workshopar i It-fokus på teman teknologi, styrning och sourcing/externa samarbeten interna intervjuer med nyckelpersoner input från Rådsgruppen benchmarking av it genom en intern användarenkät samt en TCO (Total Cost of Ownership)-analys omvärldsbevakning av olika slag Ur nulägesanalysen kan man identifiera ett antal genomgående verksamhetsbehov som ska ingå iförändringsprogrammet för it: hela utvecklingsprocessen behöver bli mer strukturerad och effektiv från det att ett förändringsbehov uppstår till implementation, kommunikation och utbildning it-kompetensen hos Vetenskapsrådets it-roller behöver förflyttas uppåt i värdekedjan för att räcka till för att sköta en växande applikationsportfölj, ökande antal leverantörer och samarbeten säkerhetsrutiner i daglig drift och förändringshantering behöver ses över det behövs en strategi för samverkan med andra myndigheter med syfte att skapa synergier inom it-lösningar och dataförsörjning 3 (7)

4 2.3 Omvärldsbevakning It-landskapet ritas ständigt om och det är svårt att med precision förutse nya möjligheter och behov som kommer att finnas om bara några år. Därför bör it-strategin revideras årligen. Nya teknologier innebär i första hand nya möjligheter för Vetenskapsrådet men innebär också risker vid införandet som måste ställas mot verksamhetsnyttan. Utöver riskerna finns också juridiska regelverk såsom PuL-lagstiftningen som ställer krav på it-lösningarna och deras informationshantering. Nedan följer några trender som särskilt påverkar Vetenskapsrådets it-strategi Dataexplosionen Datahanteringen fortsätter att växa på flera ledder. Inte nog med att mängden data i verksamheters system förväntas växa 80 gånger de närmaste 10 åren, så blir sättet vi hanterar data allt mer komplext. Data delas mellan organisationer och publiceras offentligt i en allt större flora av interna och externa samarbetsplattformar varav en del är molntjänster. Detta ställer höga krav på goda säkerhetsrutiner och kostnadskontroll för att inte medföra en risk för verksamheten Molnet Molntjänster innebär fantastiska möjligheter till kostnadseffektiva itlösningar med hög kvalitet och för mer standardiserade it-lösningar är det bara en tidsfråga innan de hanteras i form av molntjänster. PuL och annan lagstiftning ställer dock krav på hur information får lagras vilket gör att denna utveckling går långsammare för vissa typer av itlösningar Mobilitet Användare ställer allt högre krav på att it-lösningarna är tillgängliga oavsett var de befinner sig, när de använder it-lösningen och från vilken typ av klient, där smarta mobiltelefoner och läsplattor är de senaste exemplen. Detta ställer höga krav på val av såväl it-lösningar och klientplattformar som effektiva administrationsverktyg så att förvaltningskostnader hålls inom budget Sociala medier Genom sociala medier har verksamheter fått nya kanaler att kommunicera med sina målgrupper. För Vetenskapsrådet innebär det möjligheter till förbättrad kommunikation och eventuellt att en del egna it-lösningar över tid blir överflödiga. Samtidigt finns kraven på att säkerhetsföreskrifter och lagstiftning efterföljs vilket gör att regelverk för användandet av sociala medietjänster blir kritiska Samverkan Med en växande it-portfölj och en konstant it-budget följer att itverksamheten ständigt behöver effektiviseras. Den takt med vilken 4 (7)

5 myndigheten kan genomföra detta på egen hand räcker på sikt inte till för att möta det växande it-behovet. Därför är samverkan en förutsättning för att itverksamheten ska kunna möta verksamhetens behov med kvalitet. Till stöd för detta finns bl.a. E-delegationen vars uppdrag är att tillhandahålla en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning och för standardiseringsfrågor. Utöver samverkan på nationell nivå finns även möjligheter till samverkan med andra länders forskningsfinansiärer och på EU-nivå. Inom samverkansnätverk finns också möjlighet att genomföra benchmarking mot andra verksamheter för att identifiera förbättringsåtgärder. 3 STYRNING AV IT 3.1 Inriktningsmål It-verksamheten på Vetenskapsrådet ska vara en proaktiv och strategisk partner till myndighetens systemägare och ledning. I detta ingår att Tillhandahålla flexibla och kostnadseffektiva it-lösningar av hög kvalitet som möter verksamhetens behov. Säkerställa att it-lösningarna möter kraven på tillgänglighet, säkerhet och följer relevant lagstiftning såsom PuL. Säkerställa att verksamheten får relevant utbildning och support för att få maximal nytta av myndighetens it-lösningar. Bidra till att myndigheten uppfattas som en modern myndighet genom att erbjuda användarvänliga och moderna it-lösningar. Utöver beställningar från verksamheten driva ett förändringsprogram som riktar in it i linje med verksamhetens behov. Främja externa samarbeten och mobilitet genom att erbjuda samarbetsplattformar och mobila lösningar för användargrupper med dessa behov. Genom en utvecklad e-förvaltning effektivisera verksamhetens processer. Arbeta proaktivt för att sänka befintliga it-kostnader så att investeringar kan göras i nya och förbättrade it-lösningar. Initiera och delta i samverkan med andra myndigheter för att skapa synergier och höjd kvalitet genom gemensamma it-lösningar. Verka för att minska myndighetens miljöpåverkan. Årligen revidera myndighetens it-policy som innehåller rutiner med inriktning på behörigheter, integritet och tillgänglighet kring information, informationssystem och klientplattformar. Årligen revidera myndighetens säkerhetsföreskrifter som innehåller rutiner för säkerhetskopiering, virusskydd, teknisk dokumentation och andra säkerhetsaspekter som krävs för att säkerställa itleveranserna. 5 (7)

6 3.2 It-principer Följande principer ska vara styrande vid vägval rörande it-verksamheten: Verksamhetens behov styr it, inte tvärtom. It deltar i och leder där det är lämpligt framtagningen av verksamhetens krav. När nya it-behov beställs av verksamheten ska de realiseras enligt följande prioritering 1. Genom att utöka befintlig it-lösning (förutsatt att den ej är under avveckling) 2. Genom standardlösning där det är tillämpligt 3. Genom gemensam it-lösning med andra myndigheter 4. Genom utveckling i egen regi Extern utveckling, drift eller molntjänster ska alltid övervägas, i synnerhet vid införande av nya it-lösningar. System som innehåller samma information ska i möjligaste mån integreras för att undvika dubbelarbete och minska riskerna för brister i datakvalitet. 3.3 Ekonomisk styrning För att underlätta prioritering ska it-budgeten följas upp per verksamhetsområde (it-område) och uppdelat i kategorierna drift, optimering och utveckling. Beslutsunderlag för den årliga it-budgeten ska tillhandahållas av it-strategen och prioriteras och beslutas av Rådsgruppen. 3.4 Mätetal Mätetal för it-verksamheten som mäter it-lösningarnas måluppfyllnad, kvalitet och kostnadseffektivitet ska tas fram och följas upp årsvis. 4 IT-RESURSER 4.1 It-lösningar I en it-lösningsportfölj som växer både i volym och komplexitet är det av stor vikt att ständigt konsolidera, samverka och använda standardlösningar för att resurserna ska räcka till. Det behöver därför finnas en dokumenterad strategi för it-lösningsportföljen som revideras årligen och som innehåller en roadmap för befintliga och nya it-lösningar. Dokumentet ska också innehålla en molnstrategi nedbruten per it-lösning. 4.2 It-arkitektur Med integrationer som ökar i antal och komplexitet växer behovet av styrning och dokumentation av arkitekturen. I strategin för itlösningsportföljen ska därför ingå ett avsnitt som beskriver it-arkitekturens nuläge och framtidsscenario. 6 (7)

7 4.3 Organisation För en mindre till medelstor myndighet som Vetenskapsrådet är det inte kostnadseffektivt att kompetensförsörja teknisk specialistkompetens internt och motiverar även på sikt att myndigheten forsätter med en matrisorganisation för it. Med ökande it-behov och en växande it-portfölj att förvalta blir därför kompetenser såsom kravhantering, upphandling, systemförvaltning, it-arkitektur och it-strategi av större vikt. It-organisationens ansvar och roller ska dokumenteras och revideras årligen. 5 RISKER De stora förändringar som sker inom it medför också flera risker som behöver hanteras för att verksamheten eller användare inte ska komma till skada. En hot- och sårbarhetsanalys ska genomföras årsvis och itsäkerhetspolicyn därefter revideras. Riskområden som särskilt ska adresseras är Användning av externa molntjänster för lagring av information som berörs av PuL och liknande lagstiftning Nyckelpersonsberoende när it-lösningsportföljen växer It-haverier Personalens införande av egen utrustning och programvara 6 RELATERADE DOKUMENT It-strategin utgår från följande dokument Vetenskapsrådets vision Nulägesanalys av it på Vetenskapsrådet Resultat från Vetenskapsrådets benchmarking av it 2012 Följande dokument lyder under it-strategin It-policyn för användarnas handhavande av it-lösningar It-säkerhetspolicyn (under framtagning) Vetenskapsrådets it-organisation styrning, organisation och roller Förändringsprogram för it (under framtagning) 7 (7)