Egenkontroll med fokus på riskbedömning. Resultat av projekt, handläggarstöd samt informationsmaterial för verksamhetsutövare

Transkript

1 Egenkontroll med fokus på riskbedömning Resultat av projekt, handläggarstöd samt informationsmaterial för verksamhetsutövare Oktober december 2013 Umeå 6 februari 2014

2 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Mål och syfte Om projektet Resultat Måluppfyllelse Miljöinspektörernas reflektioner Verksamhetsutövarnas upplevelse Handläggarstöd Egenkontroll med fokus på riskbedömning Planering och genomförande av tillsynsprojekt Genomförande Reflektioner kring bedömningar Lagstiftning Verksamhetsutövarens egenkontroll med fokus på riskbedömning Läs mer Bilaga 1 Mall inledande brev Bilaga 2 Mall inbjudan träff för verksamhetsutövare Bilaga 3 Mall PPP-bilder Bilaga 4 Mall inför besök Bilaga 5 Checklista (Umeå kommuns version) Bilaga 6 Stöd vid användande av checklista Bilaga 7 Länsstyrelsens modell Bilaga 8 Exempel checklista Robertsfors kommun Bilaga 9 Exempel inspektionsmetodik Lycksele kommun Bilaga 10 Mall återkoppling Bilaga 11 Mall föreläggande Bilaga 12 Exempel föreläggande Lycksele kommun Bilaga 13 Enkät verksamhetsutövare Bilaga 14 Exempel uppföljning Skellefteå kommun Bilaga 15 Exempel uppföljning Umeå kommun Bilaga 16 Informationsbroschyr

3 1. Inledning 1.1 Bakgrund Miljöbalken ställer krav på verksamhetsutövares egenkontroll. Det innebär att denne ska vidta åtgärder och genomföra skyddsåtgärder och andra försiktighetsmått för att minska eller förebygga negativ påverkan på människors hälsa eller miljön. Egenkontrollen innebär att verksamhetsutövaren också undersöker resultatet av sitt miljöarbete. Inom ramen för egenkontrollen kan en fortlöpande riskbedömning ligga till grund för vilka miljöåtgärder som prioriteras. Egenkontrollen är ett systematiskt arbete och kan vara ett steg i en organisations miljöledningsarbete. Vidare är ett funktionellt egenkontrollprogram ett bra verktyg för att på ett strukturerat sätt säkerställa att gällande miljölagstiftning uppfylls. Miljöförvaltningarna i Västerbotten hade före projektets start konstaterat att kvaliteten på, och verksamhetsutövares kunskap om, egenkontroll varierade stort mellan olika verksamhetsutövare. Miljöförvaltningarna hade även konstaterat att specifika kunskaper om riskbedömning i många fall är bristfälliga. För att bygga upp, och nå målet om, en väl fungerande egenkontroll hos verksamhetsutövare är en ökad kunskap om egenkontroll i allmänhet och om riskbedömning i synnerhet viktigt. Ett projekt om detta skulle kunna innebära förutsättningar att öka kunskaperna till gagn för både verksamhetsutövarna och tillsynsmyndigheterna samt miljön. 1.2 Mål och syfte Detta projekt har syftat till att skapa ett större intresse för, och mer kunskap om, egenkontroll i allmänhet och egenkontroll med fokus på riskbedömning i synnerhet. Verksamhetsutövarens arbete med egenkontroll kan sammanfattas i en fyra-nivå-trappa (figur 1). Det förenklade målet för projektet har varit att de verksamhetsutövare som ingår i projektet ska ta ett steg uppåt i trappan, åtminstone upp till nivå 3. Inom ramen för projektet ska även en metodik för tillsyn av verksamhetsutövarnas egenkontroll tas fram. 1

4 Figur 1: Egenkontrolltrappan och dess nivåer inom projektet. Målgrupp för projektet har varit tillsynsmyndigheterna i länet och verksamhetsutövare med A-, B- och C- verksamheter. I någon kommun har även U-verksamheter inkluderats. 1.3 Om projektet Projektet inleddes med att en projektgrupp bildades. Denna grupp har tagit fram och utvecklat det material har använts inom projektet. I projektgruppen har Åsa Engman Ölund, Umeå kommun (senare länsstyrelsen), Anna Pallin, Umeå kommun, Jenny Nordvoll, Länsstyrelsen Västerbotten (senare Erika Jonsson, Länsstyrelsen Västerbotten) samt Lisa Redin, Miljösamverkan Västerbotten deltagit. Initialt deltog Agneta Gustafsson, Skellefteå kommun (senare länsstyrelsen), Anette Fagerlund, Storumans kommun och Sune Hellström, Åsele kommun. Projektet har genomförts i form av ett dialog- och tillsynsprojekt. Själva genomförandet innebar bland annat att ett informationsutskick till verksamhetsutövare skickades ut, att lokala träffar för verksamhetsutövare och en rad tillsynsbesök/inspektioner har genomförts samt att en bedömning av verksamhetsutövarnas med egenkontroll och framtagande av riskbedömningar har skett (figur 2). Projektet har följts upp vid ett uppföljnings- och erfarenhetsutbytesmöte för miljöinspektörer samt genom en enkät riktad till verksamhetsutövare. Information brev Inspektion Lokal företagsträff Återkoppling, bedömning Ev. föreläggande Projektuppföljning Figur 2: Moment i miljösamverkansprojektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning. 1.4 Resultat Måluppfyllelse I tabell 1 visas sammanfattande resultat vad gäller respektive kommuns och länsstyrelsens projekt (antal deltagande verksamheter samt måluppfyllelsen för de övergripande övergripande projektmålen). Då redovisningen av nivån i trappan efter genomfört projekt har saknats för flera objekt har uppföljning (november 2013) endast gjorts i de fall där denna har varit möjlig. Resultatet är därför inte projektets hela slutresultat och ska läsas med kännedom om detta. Det är troligt att den måluppfyllelsen ökar om en uppföljande bedömning görs och där samtliga inspekterade verksamheter kan inkluderas. Se tabell 1 och figur 3-6 för resultat. 2

5 Antal verksamhetsutövare Antal verksamhetsutövare U-å Före U-å Efter S-e Före S-e Efter Lst Före Lst Efter Vä Före Vä Efter Rob Före Rob Efter Bj Före Bj Efter MN Före MN Efter Antal verksamhetsutövare Antal verksamhetsutövare Tabell 1: Översikt verksamhetsutövare samt måluppfyllelse för projektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning. Umeå Sorsele Lst Vännäs Robertsfors Bjurholm Malå- Norsjö ANTAL verksamheter i projektet i resp. org ANTAL verksamheter på lägst nivå ANTAL verksamheter +1 steg i trappan under projekt (exkl. VU på nivå 4 vid projektstart) PROCENT antal verksamheter m lägst nivå PROCENT antal verksamheter +1 steg i trappan under projekt (exkl. VU på nivå 4 vid projektstart) U C B A Figurer 3 och 4: I figur 3 visas prövningsnivåer (A, B, C eller U) för de verksamhetsutövare som inkluderades i projektet i respektive kommun. I figur 4 visas verksamhetsutövarnas nivå i egenkontrolltrappan före och efter genomfört projekt i respektive kommun. Obs! Då slutbedömning inte finns för ett antal verksamheter är det i realiteten svårt att jämföra. U-å=Umeå, S-e=Sorsele, Lst=länsstyrelsen, Vä=Vännäs, Rob=Robertsfors, Bj=Bjurholm och MN=Malå Norsjö UA A AA UA A AA Figurer 5 och 6: I figur 5 visas miljöförvaltningarnas bedömning av verksamhetsutövarnas rutiner för egenkontroll i respektive kommun samt hos länsstyrelsen. I figur 6 visas miljöförvaltningarnas bedömning av verksamhetsutövarnas rutiner för riskbedömning i respektive kommun samt hos länsstyrelsen. UA=utan anmärkning, A=avvikelse, AA=allvarlig avvikelse. 3

6 1.4.2 Miljöinspektörernas reflektioner Genomförande Umeå, Bjurholm, Vännäs, Malå-Norsjö, Sorsele och Robertsfors samt länsstyrelsen har deltagit i hela projektet. Totalt har 126 verksamheter besökts eller inspekterats via skrivbordstillsyn. Några kommuner (Åsele, Vilhelmina) deltog initialt eller har fokuserat på egenkontroll under 2013 och därmed har några ytterligare verksamheter fått ta del av projektets informationsmaterial etc. I Umeå kommun anordnades en träff för verksamhetsutövare där man bjöd in alla A- och B-verksamheter och några utvalda C-verksamheter. Cirka 35 personer närvarade. Tio inspektörer har deltagit i projektet och initialt genomfördes några gemensamma inspektioner varefter ett avstämningsmöte hölls. Därefter gjordes en mindre revidering av checklistan (det är denna checklista flertalet miljöförvaltningar använt, den finns i bilaga 5 och på Miljösamverkans webbplats). Checklistan upplevdes invecklad innan första inspektionen men väl ute på plats har den varit verkningsfull (något som upplevdes av de flesta kommunerna). Ett önskemål från Umeå kommun är att det skulle ha varit möjligt att differentiera inriktningen på tillsynen (och checklistan ytterligare) beroende på vilka verksamheter som besöktes. Kommunen anser att ett flödesschema med information om grundläggande egenkontroll hade kunnat vara till hjälp. I Vännäs kommun ställdes träffen för verksamhetsutövare in pga. lågt intresse. En inspektör har genomfört alla tillsynsbesök och innan dem skickades både checklistan och en länk till informationsfilmen ut. Efter besöken har miljöförvaltningen begärt in miljöriskbedömningar. Vännäs kommun kommer 2014 att besöka fler C-verksamheter och bedriva tillsyn med fokus på egenkontroll och riskbedömning, även om det faller utanför projektet. Även i Bjurholms kommun ställdes träffen för verksamhetsutövare in pga. lågt intresse. Vid tillsynsbesöken har verksamhetsutövarna i första hand fått redogöra för sitt egenkontrollarbete muntligt. Om någon dokumentation som krävs enligt förordningen om verksamhetsutövarens egenkontroll saknades vid tillsynsbesöket begärde miljöförvaltningen in denna skriftligt. Kommunen har använt det material som tagits fram inom miljösamverkansprojektet och uppmanat verksamhetsutövarna att titta på informationsfilmen. Miljöförvaltningen upplevde projektet som helhet som meningsfullt. De upplevde nivåtrappan värdefull, att den var tydlig och att få kliva uppåt i den blev en morot för verksamhetsutövarna. I Robertsfors deltog 12 verksamhetsutövare på träffen för verksamhetsutövare. I projektet inkluderades B- och C-verksamheter (dock visade sig flera C-verksamheter vara U-verksamheter vid inspektionen). Robertsfors miljöförvaltning besökte totalt 29 verksamheter. De använde det informationsmaterial som tagits fram inom ramen för miljösamverkansprojektet. Miljöförvaltningen gjorde en egen version av checklistan (bilaga 8). Vid inspektion var man alltid två inspektörer, och det upplevdes som en fördel då en inspektör kunde föra noteringar och den andra kunde hålla i dialogen med verksamhetsutövaren. Då samma två inspektörer genomförde samtliga tillsynsbesök möjliggjordes en samsyn och lika bedömning verksamheterna emellan. De kompletteringar som begärdes in efter tillsynsbesöket begärdes in skriftligt. Malå-Norsjö och Sorsele miljöförvaltningar har genomfört projektet. I Malå-Norsjö fick informationsträffen ställas in pga. bristande intresse. Miljöförvaltningen skickade då ut webblänken till den informationsfilm som tagits fram inom projektet och uppmanade verksamhetsutövarna att ta del av filmen. Den inspektör i Malå- Norsjö som genomfört inspektionerna upplevde projektet som meningsfullt och att trappan utgjorde en morot för verksamhetsutövarna. I Malå-Norsjös projekt inkluderades fyra C/U-verksamheter, och i Sorsele 4

7 Antal verksamhetsutövare Antal verksamhetsutövare tre C-verksamheter. I varken Malå-Norsjö eller i Sorsele har miljöförvaltningarna haft möjlighet att följa upp verksamhetsutövarnas utveckling under projektet. Noteras kan dock att två av fyra verksamheter i Malå- Norsjö och en verksamhet i Sorsele uppnådde det ena övergripande målet i projektet, nämligen att nå minst nivå 3 i trappan, redan före projektets start. Länsstyrelsen Västerbotten utförde största delen av projektet genom s.k. skrivbordstillsyn. Länsstyrelsen tog fram en skrivelse för detta ändamål i vilken en rad uppgifter begärdes in (se bilaga 7). På Länsstyrelsens träff för A- och B-verksamheter närvarade ca 35 personer. Länsstyrelsen har även valt att visa projektets informationsfilm för verksamhetsutövare som inte inkluderats i deras tillsynsprojekt, i detta fall kommunala VA-chefer. Några ytterligare kommuner i Västerbotten har valt att till viss del genomföra projektet. Vilhelmina och Åsele kommuner påbörjade projektet och genomförde träffar för verksamhetsutövare men har inte haft möjlighet att slutföra det. I Vindeln valde miljöförvaltningen att fokusera på egenkontroll vid ordinarie inspektioner och haft en mer grundläggande dialog om egenkontroll eftersom verksamhetsutövarnas kunskaper om denna i allmänhet var låg. I Lycksele genomfördes ett egenkontrollprojekt 2011 och därför valde kommunen att inte delta i miljösamverkansprojektet. Nordmaling, Skellefteå, Storuman, Dorotea är kommuner som har önskat att ta del av informationsmaterialet, i vilken utsträckning det faktiskt har använts är dock oklart Verksamhetsutövarnas upplevelse En enkät skickades ut till drygt 100 verksamhetsutövare (till dem där e-postadress funnits angiven i sammanställningsdokumenten) efter genomfört projekt. 47 verksamhetsutövare besvarade enkäten. Verksamhetsutövarna har bland annat fått svara på hur de har upplevt den information som man fått från miljöförvaltningen och länsstyrelsen inom projektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning. 10 avser väl anpassad information och 1 ej anpassad, irrelevant information (figur 7). De har också fått svara på om de upplever att miljöförvaltningens är tillräcklig, god etc. inom området. 10 anger mycket hög kompetens och 1 mycket låg/irrelevant kompetens (figur 8). Figur 7 och 8. I figur 7 visas verksamhetsutövarnas upplevelse om informationen inom projektet och i figur 8 visas verksamhetsutövarnas upplevelse av miljöförvaltningarnas kompetens inom projektets ämne. 10 anger att informationen var mycket bra respektive att kompetensen var mycket god och 1 anger en icke tillfredställande information samt låg grad av kompetens. Ungefär hälften av verksamhetsutövarna upplever att de har ökat sin kunskap om egenkontroll i allmänhet och riskbedömning i synnerhet under projektets gång (figur 9 och 10). Flera verksamhetsutövare har kommenterat att de redan före projektet hade god kunskap om egenkontroll och riskbedömning. Någon verksamhetsutövare svarade att informationen antagligen är relevant och bra för dem som saknar kunskaper 5

8 Antal verksamhetsutövare Antal verksamhetsutövare Antal verksamhetsutövare om riskbedömning och egenkontroll. Någon tycker att informationsmaterialet borde ha innehållit en tydligare koppling till lagstiftningen. Någon efterlyser fler exempel på riskbedömning. Figur 9 och 10. I figur 9 visas verksamhetsutövarnas egen bedömning om ökad kunskap om egenkontroll i allmänhet och i figur 10 visas verksamhetsutövarnas egen bedömning om ökad kunskap riskbedömning i synnerhet. 10 innebär att verksamhetsutövaren anser att den egna kunskapen har ökat i mycket hög utsträckning och 1 i mycket låg utsträckning/inte alls. De flesta verksamhetsutövare som har besvarat enkäten och som deltagit i projektet anser att de själva arbetar i stor eller mycket stor utsträckning med miljöfrågor (figur 11). 40 av de 47 verksamhetsutövare som har besvarat enkäten arbetar i verksamheter som har en miljöpolicy och hela 37 av dem har ett miljöledningssystem. Figur 11. Verksamhetsutövarna i projektets bedömning av sitt eget arbete med miljöfrågor i allmänhet. 10 anger att verksamhetsutövaren arbetar med miljöfrågor i allmänhet i hög grad och 1 anger att verksamhetsutövaren inte alls arbetar med miljöfrågor. 2. Handläggarstöd Föreliggande handläggarstöd kan användas som vägledning för kommuner och länsstyrelsen i Västerbottens län för genomförande av tillsynsprojekt om Egenkontroll med fokus på riskbedömning. Handläggarstödet lämpar sig främst för A-, B- och C-verksamheter men kan även i vissa delar vara lämpligt vid tillsyn av U- verksamheter. 2.1 Egenkontroll med fokus på riskbedömning Att bedöma omfattningen av verksamhetsutövarens egenkontroll, det vill säga att bedriva systemtillsyn, innebär att miljömyndigheten granskar verksamhetsutövarens egenkontroll, kompetens och förutsättningar i övrigt att bedriva sin verksamhet enligt de krav som miljölagstiftningen ställer vad gäller miljöskydd, hälsoskydd och resurshushållning. Reglerna om egenkontroll sammanfattas i förordning (1998:901) om verksamhetsutövarens egenkontroll. Som tillsynsmyndighet bör man utgå från den enskilda 6

9 verksamhetsutövarens miljöpåverkan och de risker för miljön som finns eller kan uppstå som en följd av verksamheten. Både verksamhetens omfattning och komplexitet spelar roll när egenkontrollen ska bedömas. En fungerande egenkontroll är en levande egenkontroll, och precis som ett systematiskt miljöledningsarbete eller arbetsmiljöarbete bör egenkontrollen leda till att brister och betydande miljöpåverkan kartläggs och identifieras, för att sedan leda till åtgärder som innebär förbättringar. Beroende på var i arbetet med egenkontroll och/eller miljöledning en verksamhet befinner sig behöver tillsynsmyndigheten ge olika omfattande stöd. Till en nystartad verksamhet är ofta tillsynsmyndighetens stöd annorlunda än till en verksamhet där brister och betydande miljöpåverkan redan är identifierad och där ett egenkontrollarbete pågår. Tillsynen bör i första hand inriktas på de stora riskerna med en verksamhetsutövares verksamhet. Vid systemtillsyn går myndigheten igenom dokument och rutiner. Det kan vara bra att begära in uppgifter, uppföljningar etc. innan själva tillsynsbesöket genomförs. Ute på plats är dialogformen en fördel där verksamhetsutövaren får vara med att fundera på, föreslå och upptäcka brister och diskutera möjliga lösningar. Vid tillsynen mot en verksamhet kan det vara bra om flera myndigheter pratar sig samman, och kanske besöker verksamheten vid ett och samma tillfälle. Det kan vara bra att ta reda på vad andra myndigheter har sagt i sina kontakter med dem. Efter genomförd tillsyn, kanske både systemtillsyn och detaljtillsyn, kan myndigheten liksom verksamhetsutövaren behöva följa upp utfallet av tillsynen. Vad var bra? Vad gick sämre? Hur kan ni förbättra både stödet till verksamhetsutövare och själva tillsynsprocessen nästa gång? 2.2 Planering och genomförande av tillsynsprojekt Ett tillsynsprojekt bör planeras över en viss given tid. Miljösamverkans material kan användas om det kompletteras med för kommunen specifika uppgifter etc. Om kommunen har eget material som fyller samma syfte så kan även det användas. Beskrivningen nedan visar hur vi inom Miljösamverkan Västerbotten valde att utföra vårt projekt. Nedanstående material är framtaget och kan användas som underlag och mallar för den kommun som planerar ett tillsynsprojekt om egenkontroll med fokus på riskbedömning. Mall Inledande brev till verksamhetsutövare (bilaga 1) Mall Inbjudan till lokala träffar för verksamhetsutövare (bilaga 2) o Powerpointpresentation (bilaga 3) o Föreläsningsfilm Egenkontroll med fokus på riskbedömning o Informationsbroschyr om egenkontroll med fokus på riskbedömning (bilaga 16) Mall Utskick inför inspektion (bilaga 4) Mall Checklista att användas vid tillsyn (bilaga 5) o Stöd till checklista (bilaga 6) Rapportmall som skrivs för att sammanfatta tillsynsbesöket (bilaga 10) o Bedömningsgrund egenkontrolltrappan (avsnitt ) Mall för eventuellt föreläggande (bilaga 11) Uppföljning och utvärdering projekt, Enkät till verksamhetsutövare (bilaga 13) 7

10 Därtill finns övrigt material att tillgå Exempel Länsstyrelsens underlag för sk. skrivbordstillsyn (bilaga 7) Exempel Checklista Robertsfors kommun (bilaga 8) Exempel Inspektionsmetodik Lycksele kommun (bilaga 9) Exempel föreläggande Lycksele kommun (bilaga 12) Exempel uppföljning av tillsynsbesök Skellefteå kommun (bilaga 14) Exempel uppföljning av tillsynsbesök Umeå kommun (bilaga 15) Informationsbroschyr (bilaga 16) Genomförande Inledande skrivelse om kampanjen Ett inledande skrivelse (bilaga 1) om tillsynskampanjen skickas till de verksamhetsutövare som har valts ut att ingå i projektet. Urval av verksamhetsutövare kan göras, t ex utifrån bransch eller prövningsnivå. Till detta kan en inbjudan till en lokal träff för verksamhetsutövare biläggas (bilaga 2) samt broschyren om Egenkontroll med fokus på riskbedömning (bilaga 16). Den enskilda kommunen kan även bilägga annan relevant information om den egna kommunens rutiner etc. I några kommuner i Västerbotten efterfrågades en broschyr från Dalarnas län ( Lilla guiden till systematiskt miljöarbete ). Informationsträffar för verksamhetsutövare Miljöförvaltningen kan bjuda in till lokala informationsträffar för verksamhetsutövare. Om miljöförvaltningen önskar att Miljösamverkan Västerbotten eller Länsstyrelsen ska medverka kan dessa tillfrågas. Lämpligt kan vara att välja att samarrangera träffen för verksamhetsutövare t ex. med kommunens näringslivskontor, eller någon näringslivsorganisation. I miljösamverkansprojektet togs en mall fram med en powerpointpresentation vilken kunde användas under de lokala träffarna (bilaga 3). Presentationen gick att utforma efter eller komplettera med kommunens egen information om t ex. miljöförvaltningens verksamhet etc. Inom projektet togs även en föreläsningsfilm fram som visades vid träffarna för verksamhetsutövare. I vissa kommuner valde man att dela ut Informationsbroschyren vid informationsträffarna. Tillsynsbesök och checklista Efter genomförd lokal träff kan miljöförvaltningen förslagsvis kontakta de verksamheter som ska besökas och komma överens om en tid för inspektion. I de fall det önskas finns en mall framtagen för bekräftelse om överenskommen inspektion (bilaga 4). Besöket kan förslagsvis genomföras i dialogform men som ett tillsynsbesök där checklistan (bilaga 5) ligger till grund för de frågor som tas upp. Det finns även ett stöd till checklistan (bilaga 6). I Robertsfors valde man att göra en variant av checklistan som inspektörerna upplevde var enklare att använda (bilaga 8). I Lycksele har man bedrivit ett egenkontrollprojekt 2011 och de har utvecklat en mall, en inspektionsmetodik som kan användas (bilaga 9). 8

11 Programmet vid inspektionen kan förslagsvis innehålla: 1. Kort presentation av miljökontorets verksamhet och projektet 2. Rundvandring inkl. frågor till medarbetare 3. Frågor och dialog om verksamhetsutövarens miljöarbete med utgångspunkt från bifogat underlag samt kopia av verksamhetsutövarens riskbedömning om sådan finns. 4. Summering Checklistan kan fungera både som miljöförvaltningens och verksamhetsutövaren stöd vid inspektionen. Checklistan ska alltid fyllas i av miljöförvaltningen. Beroende på omfattningen av besöket och verksamhetsutövarens storlek kan hela eller delar av checklistan användas vid inspektionen. Det är möjligt att, vid besök av mindre omfattande verksamheter, endast en del av frågorna är aktuella att diskutera. De områden där en miljösanktionsavgift kan komma att behöva tas ut är markerade med en asterisk (*) och hänvisning sker till förordning 2012:259 om miljösanktionsavgifter. Punkter som i miljösamverkansprojektet alltid skulle fyllas i checklistan: Pkt.1.2 fylls i vid alla tillsynsbesök Pkt 1.4 fylls i vid åtminstone alla U-verksamheter Pkt 2.1, 5.1 och 6.1 fylls i vid alla A-, B- och C-verksamheter. Vid inspektionen informerar miljöförvaltningen om att verksamhetsutövaren ska upprätta en miljöriskbedömning om inte någon sådan aktuell finns. Riskbedömningen ska sedan skickas till miljöförvaltningen för bedömning och granskning. Vid den första inspektionen inom projektet kan det vara lämpligt att två inspektörer deltar på plats, för att efter besöket kunna dela på erfarenheter och diskutera igenom checklistan och de bedömningar som görs. Efter besöket renskrivs förslagsvis checklistan och biläggs den inspektionsrapport som skickas till verksamhetsutövaren (mall bilaga 10). Ibland kan det vara relevant att förelägga en verksamhet, för detta finna en mall (bilaga 11) och ett exempel på mall från Lycksele kommun (bilaga 12). Som stöd och förtydligande till checklistan finns stöd till checklistan. Stöddokumentet förklarar innebörden av rubrikerna i checklistan; område vilket område i egenkontrollen som gås igenom; bedömning vilka aspekter som bör beaktas i bedömningen, anteckningar egna iakttagelser mm. samt själva bedömningen AA, A, EK/EA eller UA. Stöddokument innehåller exempel på ifylld checklista. Ett alternativ är att som länsstyrelsen välja att utföra skrivbordstillsyn, då kan brevet i bilaga 7 användas som mall för detta. Bedömningsgrund egenkontrolltrappan I miljösamverkansprojektet var målet att alla verksamhetsutövare skulle ta ett steg upp i trappan, åtminstone till och med Nivå 3. En bedömningsgrund togs fram vilken används för att bedöma vilken nivå, 1-4, som verksamhetsutövarens arbete med egenkontroll och riskbedömning motsvarade före och efter projektets genomförande. För verksamheter som befann sig på Nivå 3 eller 4 vid informationsträffen i 9

12 miljösamverkansprojektet var målet att säkerställa att arbetet med att reducera risker fortgick och man ville uppmuntra till ett fortsatt proaktivt arbete. Det långsiktiga målet var att alla anmälnings- och tillståndspliktiga verksamheter når upp till nivå 4. Nedan (figur 11) presenteras egenkontrolltrappan och de bedömningsgrunder som användes inom miljösamverkansprojektet. Bedömningsgrunder Nivå 1 Lägsta nivån på kunskap om vad som gäller för egenkontroll och riskbedömning. Verksamhetsutövaren har ingen eller dålig kunskap om vad egenkontroll innebär. Det finns inga anteckningar om egenkontrollen och det finns ingen riskbedömning genomförd. Verksamhetsutövaren har liten/ingen kunskap om kravet på riskbedömningen genom förordningen om verksamhetsutövarens egenkontroll. Verksamhetsutövaren kan känna till egenkontroll enligt miljöbalken men inte de anställda. Verksamhetsutövaren saknar kunskap om riskbilden inom och/eller utanför verksamheten. Verksamhetsutövaren har inte eller endast i ringa omfattning deltagit i utbildning om egenkontroll (t ex sett filmen men inte fördjupat kunskaperna ytterligare). Verksamheten saknar egenkontrollprogram. Nivå 2 Verksamheten har implementerat viss kunskap om egenkontroll och arbetar med egenkontroll. Allt är kanske inte dokumenterat. En viss kunskap om riskerna och vad riskbedömning innebär finns. Kunskap om vad egenkontroll innebär och vad som ska göras är till viss del spridd bland personalen på verksamheten. Här hamnar även verksamheter som har hyfsad koll på egenkontrollen i stort men saknar riskbedömningen, eller verksamheter som har genomfört en väldigt bristfällig riskbedömning, där endast någon risk är identifierad, samt verksamheter arbetar aktivt med egenkontroll och riskbedömning men inte har någonting dokumenterat. På denna nivå kan verksamhetsutövare/ anställda ha tagit del av viss utbildning, känna till lagstiftningen i miljöbalken och förordningen om verksamhetsutövarens egenkontroll och t ex fördjupat sig i egenkontroll, deltagit på träff för verksamhetsutövare, sett filmen. Egenkontroll har börjat sippra ner bland medarbetarna. Verksamheter på nivå 2 har ett egenkontrollprogram och uppfyller pkt. 1.2 i checklistan utan allvarlig avvikelse. Verksamheten beaktar miljöaspekter. Verksamhetsutövaren förstår skillnaden mellan kontrollprogram och egenkontrollprogram. Nivå 3 Här är kunskapen om egenkontroll och riskbedömning mycket bra. Verksamheten har koll på risker och har gjort en riskbedömning. Egenkontrollen och riskbedömningen ska vara dokumenterad. Medarbetarna känner till verksamhetens egenkontroll och har kunskaper om egenkontroll och riskbedömning, och vad som gäller inom verksamheten kopplat till detta. När vi har granskat riskbedömningen hamnar verksamheter som har en bra, men ändå inte helt 100 %-ig riskbedömning här. Det här är nivån som alla verksamheter minst borde vara på! Verksamheten uppfyller alla punkter under pkt 1 i checklistan utan allvarliga avvikelser. Verksamhetsutövaren rapporter driftstörningar enl. pkt 6.2. (kolla akt/diarium). Verksamheter på nivå 3 beaktar troligen även miljöaspekter beaktas i stort i verksamheten. Nivå 4 Här finns mycket stor kunskap om egenkontroll bland all personal. Verksamheten arbetar systematiskt med egenkontroll och riskbedömning. Förutom att riskbedömningen är genomförd så har arbetet prioriterade 10

13 åtgärder påbörjats. All berörd personal är insatt i frågorna kring riskbedömning. Verksamheter på nivå 4 arbetar troligen i stort aktivt med miljöfrågor och går längre än vad lagen kräver. T ex kan de ha en miljöpolicy, mål och miljöåtgärder som genomförs och följs upp. Verksamheter på nivå 4 uppfyller alla punkter under punkt 1 samt alla punkter under 2-6 utan allvarliga avvikelser. Återkoppling, Inspektionsrapport Efter tillsynsbesöket sammanfattas förslagsvis inspektionen i en rapport där miljöförvaltningen lyfter fram sådant som särskilt har iakttagits, och områden där brister upptäckts. En sammanfattande bedömning om verksamhetsutövarens arbete med egenkontroll med fokus på riskbedömning görs med hjälp av trappan. Uppnådda nivåer i trappan kan till exempel grönmarkeras. Av inspektionsrapporten, i beskrivningen av intrycket av verksamhetsutövarens arbete med egenkontroll och riskbedömning ska det framgå på vilken nivå i trappan som verksamheten befunnit sig på före projektstart och om verksamheten sedan träffen för verksamhetsutövare redan har tagit ett steg upp i trappan genom att påbörja ett fördjupat arbete med egenkontroll och riskbedömning. Görs inga besök bör verksamhetsutövaren själv skatta/värdera var i trappan de befinner sig och hur egenkontrollarbetet har utvecklats sedan verksamheten deltog på den lokala träffen för dessa. Har verksamheten sedan tidigare inte gjort någon riskbedömning eller om aktuell riskbedömning saknas bör det av inspektionsrapporten framgå att en sådan ska göras, och skickas in till miljöförvaltningen, innan ett visst datum. Eventuellt föreläggande Beroende på utfallet av miljöförvaltningens bedömning av respektive verksamhetsutövares arbete med egenkontroll och riskbedömning, kan det bli aktuellt att förelägga en verksamhetsutövare. Det kan bli aktuellt att ta ut miljösanktionsavgifter enligt förordning (2012:259) om miljösanktionsavgifter. Beslut om föreläggande görs i första hand med stöd av förordningen (SFS 1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll 6 samt med hänvisning till miljöbalken (SFS 1998:808) 26 kap 19 och 2 kap 2. Vid föreläggande är miljöbalkens 26 kap 9 eller 21 relevanta. När ska man förelägga? Vid en allvarlig avvikelse bör miljöförvaltningen besluta om ett föreläggande. Vid ett uppföljande besök och om verksamheten inte utfört en åtgärd man skulle ha gjort bör miljöförvaltningen förelägga. Övriga avvikelser (inte allvarliga) bör i första hand kompletteras så snart som möjligt. Rimlig tid kan vara att det sker inom tre veckor. Om avvikelsen är tidskrävande att åtgärda kan man komma överens med verksamhetsutövaren om en tidsplan för när åtgärderna kan vara vidtagna. Om verksamhetsutövaren inte kompletterar avvikelsen eller inte följer tidsplanen får man förelägga verksamhetsutövaren om det. Tänk på att krav på åtgärder som ska vara utförda inom en viss tid eller krav som ställs utan att man kommit överens med verksamhetsutövaren måste ställas i form av ett föreläggande så att verksamhetsutövaren har möjlighet att överklaga kravet. Hur lång tid har man på sig att åtgärda en avvikelse? Normalt 3 veckor eller annat som framgår av handlingsplan. 11

14 När är något att betrakta som en allvarlig avvikelse? Om en U-verksamhet inte uppfyller någon punkt alls under pkt 1 i checklistan är detta att betrakta som en allvarlig avvikelse. Om ett A-, B- eller C-verksamhet inte uppfyller någon punkt i checklistan är detta att betrakta som en allvarlig avvikelse. Har man påbörjat arbetet under resp. men inte gjort det tillräckligt så blir det en avvikelse Reflektioner kring bedömningar Vad gäller bedömningar så resonerade kommunerna vid den uppföljningsträff som genomfördes i november 2013 på lite olika sätt, trots checklistan och framtagna bedömningsgrunder för trappan. Flertalet miljöförvaltningar menade att trappan var pedagogisk bra men att värderingarna alltid blev subjektiva. Vad gäller checklistan hade den kunnat vara tydligare vad gäller vad som är lagkrav eller inte, t ex när det gäller rutiner för väntade händelser finns inget lagkrav om att skriftliga rutiner ska finnas. Inte heller rutiner för återkommande riskbedömningar behöver vara skriftligt. Ursprungligen planerades projektet att riktas till A-, B- och C- verksamheter. Checklistan har dock använts till U-verksamheter i några kommuner. Med anledning av detta diskuterades vid uppföljningsträffen behovet av flera olika checklistor. De flesta miljöförvaltningar som deltog vid träffen menade att EN checklista som kan användas för alla typer av verksamheter är att föredra. Dock tyckte många kommuner att checklistan kunde ha varit lite kortare och inte lika omfattande. Vid uppföljningsträffen framkom synpunkter om att en verksamhetsutövare kan ha bra kunskap om egenkontroll men inte ha gjort någon riskbedömning, då hamnar denne på nivå 1. Det framkom att kommunerna emellan gjort lite olika bedömningar av verksamhetsutövarnas nivå i trappan. Några kommuner menade att det fanns en risk med att vissa verksamheter reviderade sin egenkontroll direkt efter träffen för verksamhetsutövare men innan tillsynsbesöket, vilket kan ha gett en missvisning vad gäller verksamhetsutövarens utgångsläge i projektet. Flera kommuner har gjort en egen bedömning av vad som är en A eller AA. Miljöförvaltningarna önskade därför ett tydliggörande vad gäller avvikelserna, och flera ansåg att det hade varit tillräckligt med en nivå av avvikelse alternativt Avvikelse/Avvikelse som kräver uppföljning alt. ange vad som kräver uppföljning och/eller miljösanktionsavgift. Robertsfors och Bjurholm är de enda kommunerna som har redovisat allvarliga avvikelser. Detta kan bero i en skillnad om hur man har bedömt vad en allvarlig avvikelse är och bedömningsgrunden för denna. Flera kommuner menade vid diskussionen att de inte har angett allvarlig avvikelse när det saknades en riskbedömning medan t ex Robertsfors kommun angav att man gjorde det. Umeå och Vännäs valde att när riskbedömning saknades begära in en sådan, och om den sedan inkommit och varit okej så utdelades ingen allvarlig avvikelse. Detta har gjort att det uppstått skillnader i hur slutresultatet i rapporten blir. Dock är det viktigt att komma ihåg att oavsett om en allvarlig avvikelse har rapporterats eller inte så har verksamheten nivån på sin egenkontroll och tagit fram en riskbedömning, vilket ju var ett mål med projektet. I övrigt menade miljöförvaltningarna vid uppföljningsträffen att projektet har varit kompetenshöjande, både för verksamhetsutövare och för tillsynsmyndigheten. Det har varit värdefullt att gemensamt material, såsom checklistan, broschyren och informationsfilmen tagits fram. 12

15 2.3 Lagstiftning Nedan anges den lagstiftning som kan vara aktuell vid tillsyn av verksamheters egenkontroll. Miljöbalken (1998:808) 2 kap 2 Alla som bedriver eller avser att bedriva en verksamhet eller vidta en åtgärd skall skaffa sig den kunskap som behövs med hänsyn till verksamhetens eller åtgärdens art och omfattning för att skydda människors hälsa och miljön mot skada eller olägenhet. 3 Alla som bedriver eller avser att bedriva en verksamhet eller vidta en åtgärd skall utföra de skyddsåtgärder, iaktta de begränsningar och vidta de försiktighetsmått i övrigt som behövs för att förebygga, hindra eller motverka att verksamheten eller åtgärden medför skada eller olägenhet för människors hälsa eller miljön. I samma syfte skall vid yrkesmässig verksamhet användas bästa möjliga teknik. Dessa försiktighetsmått skall vidtas så snart det finns skäl att anta att en verksamhet eller åtgärd kan medföra skada eller olägenhet för människors hälsa eller miljön. Miljöbalken 26kap 19 Den som bedriver verksamhet eller vidtar åtgärder som kan befaras medföra olägenheter för människors hälsa eller påverka miljön skall fortlöpande planera och kontrollera verksamheten för att motverka eller förebygga sådana verkningar. Den som bedriver sådan verksamhet eller vidtar sådan åtgärd skall också genom egna undersökningar eller på annat sätt hålla sig underrättad om verksamhetens eller åtgärdens påverkan på miljön. Den som bedriver sådan verksamhet skall lämna förslag till kontrollprogram eller förbättrande åtgärder till tillsynsmyndigheten, om tillsynsmyndigheten begär det. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela närmare föreskrifter om kontrollen. Förordningen (1998:901) om verksamhetsutövarens egenkontroll 1 Denna förordning gäller för den, som yrkesmässigt bedriver verksamhet eller vidtar åtgärder, som omfattas av tillstånds- eller anmälningsplikt enligt 9 eller kap. miljöbalken. Naturvårdsverket får meddela föreskrifter om att kraven i denna förordning skall gälla för vissa slag av yrkesmässigt bedrivna verksamheter som inte omfattas av anmälnings- eller tillståndsplikt enligt första stycket. 1a Bestämmelserna i 26 kap. 19 miljöbalken ska tillämpas i fråga om 1. Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 850/2004 av den 29 april 2004 om långlivade organiska föroreningar och om ändring av direktiv 79/117/EEG, 2. Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 842/2006 av den 17 maj 2006 om vissa fluorerade växthusgaser, 3. Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1907/2006 av den 18 december 2006 om registrering, utvärdering, godkännande och begränsning av kemikalier (Reach), inrättande av en europeisk kemikaliemyndighet, ändring av direktiv 1999/45/EG och upphävande av rådets förordning (EEG) nr 793/93 och kommissionens förordning (EG) nr 1488/94 samt rådets direktiv 76/769/EEG och kommissionens direktiv 91/155/EEG, 93/67/EEG, 93/105/EG och 2000/21/EG, 4. Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 689/2008 av den 17 juni 2008 om export och import av farliga kemikalier, och 5. Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1005/2009 av den 16 september 2009 om ämnen som bryter ned ozonskiktet. Förordning (2011:22). 2 Denna förordning innebär ingen inskränkning i de krav rörande verksamhetskontroll som en tillsynsmyndighet kan ställa i ett enskilt fall eller som kan ha föreskrivits enligt annan lagstiftning. Av 1 kap. 3 miljöbalken följer att denna förordning inte reglerar frågor som rör arbetsmiljön. 3 Allmänna bestämmelser om verksamhetsutövarens kontroll finns i 26 kap. 19 miljöbalken. Vad som i denna förordning sägs om verksamhet skall i tillämpliga delar även gälla sådana åtgärder som avses 1 första stycket. 13

16 4 För varje verksamhet skall finnas en fastställd och dokumenterad fördelning av det organisatoriska ansvaret för de frågor som gäller för verksamheten enligt 1. miljöbalken, 2. föreskrifter som meddelats med stöd av miljöbalken, samt 3. domar och beslut rörande verksamhetens bedrivande och kontroll meddelade med stöd av de författningar som avses i 1 och 2. 5 Verksamhetsutövaren skall ha rutiner för att fortlöpande kontrollera att utrustning m.m. för drift och kontroll hålls i gott skick, för att förebygga olägenheter för människors hälsa och miljön. Det som föreskrivs i första stycket skall dokumenteras. 6 Verksamhetsutövaren skall fortlöpande och systematiskt undersöka och bedöma riskerna med verksamheten från hälso- och miljösynpunkt. Resultatet av undersökningar och bedömningar skall dokumenteras. Inträffar i verksamheten en driftsstörning eller liknande händelse som kan leda till olägenheter för människors hälsa eller miljön, skall verksamhetsutövaren omgående underrätta tillsynsmyndigheten om detta. 7 Verksamhetsutövaren skall förteckna de kemiska produkter samt biotekniska organismer som hanteras inom verksamheten och som kan innebära risker från hälso- eller miljösynpunkt. Förteckningen skall uppta följande uppgifter om produkterna eller organismerna: 1. Produkten eller organismens namn, 2. omfattning och användning av produkten eller organismen, 3. information om produktens eller organismens hälso- och miljöskadlighet, samt 4. produktens eller organismens klassificering med avseende på hälso- eller miljöfarlighet. 7a Den som släpper ut en kemisk produkt på marknaden och har tillverkat, i eget namn förpackat, packat om eller ändrat namn på produkten eller fört in den till Sverige, ska ha dokumenterade rutiner för att klassificera och märka produkten rätt, upprätthålla kompetens enligt kraven i artikel 31 i förordning (EG) nr 1907/2006 samt utarbeta och utfärda säkerhetsdatablad, om verksamheten omfattar 1. fler än 25 olika kemiska produkter som innehåller ett ämne som är farligt enligt bestämmelser om klassificering och märkning av kemiska produkter, 2. minst en kemisk produkt som är särskilt farlig enligt 2 förordningen (2008:245) om kemiska produkter och biotekniska organismer, eller 3. minst en kemisk produkt som innehåller ett ämne som finns upptaget på den kandidatförteckning som anges i artikel 59 i förordning (EG) nr 1907/2006. Förordning (2011:22) 14

17 Förordning 2012:259 om miljösanktionsavgifter 12 kap. 1 För en överträdelse av 4 förordningen (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll genom att bedriva verksamhet utan att det finns någon fastställd och dokumenterad fördelning av det organisatoriska ansvaret ska en miljösanktionsavgift betalas 1. med kronor, om verksamheten enligt bilagan till förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd har beteckningen A, och 2. med kronor, om verksamheten enligt bilagan till förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd har beteckningen B. 2 För en överträdelse av 5 förordningen (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll genom att bedriva verksamhet utan att det finns några dokumenterade rutiner för fortlöpande kontroll ska en miljösanktionsavgift betalas 1. med kronor, om verksamheten enligt bilagan till förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd har beteckningen A, och 2. med kronor, om verksamheten enligt bilagan till förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd har beteckningen B. 3 För en överträdelse av 7 förordningen (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll genom att bedriva verksamhet utan att det finns någon förteckning över kemiska produkter och biotekniska organismer ska en miljösanktionsavgift betalas 1. med kronor, om verksamheten enligt bilagan till förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd har beteckningen A, och 2. med kronor, om verksamheten enligt bilagan till förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd har beteckningen B. 4 För en överträdelse av 5 Naturvårdsverkets föreskrifter (NFS 2000:15) om genomförande av mätningar och provtagningar i vissa verksamheter genom att utföra mätningar och provtagningar utan att någon dokumentation görs ska en miljösanktionsavgift betalas 1. med kronor, om verksamheten enligt bilagan till förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd har beteckningen A, 2. med kronor, om verksamheten enligt bilagan till förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd har beteckningen B, 3. med kronor, om verksamheten enligt bilagan till förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd har beteckningen C, och 4. med kronor, i andra fall än de som avses i 1 3, om verksamheten omfattas av ett tillstånd som har meddelats med stöd av 9 kap. 6 miljöbalken eller motsvarande äldre bestämmelser. 3. Verksamhetsutövarens egenkontroll med fokus på riskbedömning Alla som bedriver en yrkesmässig verksamhet som kan påverka människan eller miljön på ett sätt som inte är försumbart måste själv kontrollera påverkan genom så kallad egenkontroll. Egenkontrollen syftar till att kontrollera och visa att verksamheten uppfyller miljölagarnas regler. Denna måste göras utan att tillsynsmyndigheten påpekar det. Ofta kan branschorganisationer vara ett bra stöd i arbetet med egenkontroll. Egenkontrollen ska anpassas till verksamhetens omfattning. I praktiken innebär det att ni som verksamhetsutövare med miljöpåverkan behöver skaffa er kunskap om hur er verksamhet påverkar människa och miljö, genom att sätta er in i regler och lagkrav och översätta dessa så att de kopplar till er verksamhet för att få en klar bild om hur verksamheten och miljökonsekvenser hänger ihop. Med andra ord så ansvarar verksamhetsutövaren för den egna verksamheten och för att säkerställa att denna inte påverkar miljön eller människors hälsa. Myndighetens uppgift är ge goda råd i miljöarbetet, och att bedöma 15

18 egenkontrollens omfattning, så att miljölagarna följs. Verksamhetsutövaren behöver därför kunna visa för tillsynsmyndigheten på vilket sätt de arbetar med egenkontroll och efterlevnad av miljölagstiftningen. Det innebär att egenkontrollen behöver dokumenteras och till exempel måste en förteckning över kemikalier föras. Kortfattat kan man säga att egenkontrollen innebär att en verksamhetsutövare behöver skaffa sig kunskap om verksamhetens miljöpåverkan och klargöra vem som ansvarar för vad när det gäller verksamhetens miljöarbete. Genom att riskbedöma till exempel olika processer eller moment kan förslag på förbättringsåtgärder tas fram. Lägg särskilt fokus på de processer som genererar en stor (en så kallad betydande) miljöpåverkan. upprätta rutiner för att kontrollera verksamhetens miljöpåverkan (t ex funktion av maskiner, apparater) samt genomföra åtgärder för att minska miljöpåverkan. Fokusera på de områden där åverkan på miljö och hälsa är störst, det vill säga där ni har identifierat en betydande miljöpåverkan. följa upp att egenkontrollen fungerar och rapportera avvikelser. Avvikelser som innebär driftstörningar i tillstånds- eller anmälningspliktiga verksamheter måste dessutom meddelas till tillsynsmyndigheten. Om en tillståndspliktig verksamhet bedrivs ska en årlig miljörapport lämnas in till Naturvårdsverket, Svenska miljörapporteringsportalen. förbättra egenkontrollen kontinuerligt genom att uppdatera era rutiner och kontroller. En miljörisk kan definieras som sannolikheten för att en specificerad omständighet (riskkälla) leder till en specificerad oönskad händelse eller effekt under en angiven tidsperiod. Både sannolikheten för att något ska inträffa liksom konsekvensen av att något inträffar behöver beaktas. Vid en miljöriskbedömning bedöms faran med en viss process eller med att ett visst ämne eller kemikalie används. Vid en miljöriskanalys struktureras hanteringen av de risker som finns. Enligt förordningen (1998:901) om egenkontroll, som gäller anmälnings- och tillståndspliktiga miljöfarliga verksamheter, måste verksamhetsutövaren fortlöpande och systematiskt undersöka och bedöma riskerna med verksamheten från hälso- och miljösynpunkt. Resultatet av undersökningar och bedömningar skall dokumenteras. Även andra lagstiftningar kan ställa krav på riskbedömning utifrån olika aspekter, till exempel arbetsmiljölagstiftningen som ställer krav på riskbedömning ur hälso- och olycksfallsaspekter. För att bedöma risken med en viss process eller med användandet av ett visst ämne kan det vara bra att fundera på 1. Vilka moment medför stora risker? Särskilt stora risker? (ta hänsyn både till ämnets inneboende egenskaper eller processens farlighet) 2. Hur troligt är det att något ska hända? Bedöm sannolikheten. 3. Vilka konsekvenser kan uppstå om något händer? Vilken miljöpåverkan eller vilken olägenhet för människor kan inträffa? Hur lång blir exponeringstiden? Bedöm konsekvenserna. 4. Klassa riskerna genom att ta hänsyn till både sannolikhet och konsekvens. Hög sannolikhet + stor konsekvens per prioriterat område vad gäller att eliminera, förebygga eller minska risker. 16

19 Efter att bedömningen är gjord behöver riskerna dokumenteras och en handlingsplan upprättas som innehåller åtgärder för att minska riskerna och som visar hur dessa följs upp. Inom ramen för projektet har en informationsbroschyr (bilaga 16) samt en informationsfilm tagits fram. 4. Läs mer Länsstyrelsen Dalarna Lilla Guiden till systematiskt arbete med miljörisker. Broschyr. Miljösamverkan Sverige Riskhantering vid miljöfarliga verksamheter. rapporter/riskhantering/riskhantering%20vid%20miljöfarliga%20verksamheter/riskhantering-vidmiljofarliga-verksamheter-sammanstallt-material.pdf Miljöförvaltningen Stockholm Miljöbalkens krav på egenkontroll. Miljösamverkan Västra Götaland Egenkontroll och systemtillsyn. egenkontroll-o-systemtillsyn-handledning.pdf Naturvårdsverket Egenkontroll för C-verksamheter. En metod för att bedriva miljöarbete. Rapport Naturvårdsverket Egenkontroll en fortlöpande process. Handbok 2001:3. Naturvårdsverket Egenkontroll. Svenskt näringsliv Miljöbalken så berör den dig som företagare. ber_40951a.pdf 17

20 Bilaga 1 Mall inledande brev Till Verksamhetsutövare i Västerbotten Projekt 2013 Egenkontroll med fokus på riskbedömning Ett systematiskt egenkontrollarbete med kontinuerlig miljöriskbedömning är ett bra verktyg för att säkerställa att man som verksamhetsutövare uppfyller gällande lagstiftning inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Ett systematiskt egenkontrollarbete med kontinuerlig miljöriskbedömning bidrar till att minska verksamhetsutövarens miljöpåverkan, och kan bidra till att samhällets miljömål nås. Därtill kan ett systematiskt egenkontrollarbete vara ett kundkrav. Under 2013 genomför miljöförvaltningarna i Västerbotten projektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning. Projekts syfte är att öka kunskaperna om miljöriskbedömning i det systematiska arbetet med egenkontroll enligt miljöbalken. Projektet genomförs inom ramen för Miljösamverkan Västerbotten och syftar även till att skapa samsyn mellan kommunernas miljöförvaltningar i myndighetsutövningen. Projektet inriktas mot anmälnings- och tillståndspliktiga verksamhetsutövare men även U-verksamheter kan komma att ingå i projektet. Verksamhetsutövarens ansvar Miljöbalkens krav på egenkontroll innebär att en verksamhetsutövare behöver skaffa sig kunskap om verksamhetens miljöpåverkan och klargöra vem som ansvarar för vad när det gäller verksamhetens miljöarbete. upprätta rutiner för att kontrollera och riskbedöma verksamhetens miljöpåverkan samt genomföra åtgärder för att minska miljöpåverkan. följa upp att egenkontrollen fungerar och rapportera avvikelser förbättra egenkontrollen kontinuerligt genom att uppdatera era rutiner och kontroller. Tidsplan TM kontaktar företag Informationsträff Företagsbesök Riskbedömning Återkoppling från TM Projektuppföljning Projektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning inleds med lokala träffar för verksamhetsutövare där miljöförvaltningen erbjuder dialog och utbildning med fokus på egenkontroll och miljöriskbedömning enligt miljöbalken. Efter informationsträffen kommer miljöförvaltningen att kontakta de verksamhetsutövare som kommer att ingå i projektet, innan en

21 verksamhetsutövaresbesök genomförs. Vid själva inspektionen vill miljöförvaltningen diskutera, och gå igenom verksamhetsutövarens arbete med, egenkontroll och riskbedömning. Efter inspektionen kommer de verksamheten som inte har aktuella riskbedömningar att behöva upprätta sådana. Därefter sker en återkoppling från miljöförvaltningen. Under senhösten 2013 kommer projektet att följas upp och erfarenheter från projektet kommer att sammanställas och spridas till relevanta målgrupper. Har du redan nu frågor om projektet eller om egenkontroll och riskbedömning så kontakta NN via e- post i din kommun. Bilagor: Miljösamverkans broschyr om Egenkontroll med fokus på riskbedömning Inbjudan träff för verksamhetsutövare Ev. kommunens egen information om egenkontroll. Miljösamverkan Västerbotten är ett samverkansforum för tillsyn och prövning inom miljöbalkens regelverk. Projektet pågår 2012 till 2014 och finansieras av Region Västerbotten, Länsstyrelsen Västerbotten och alla kommunala miljöförvaltningar i Västerbottens län.

22 Bilaga 2: Mall inbjudan träff för verksamhetsutövare Välkommen till informationsträff om egenkontroll och riskbedömning Ett systematiskt egenkontrollarbete med kontinuerlig miljöriskbedömning är ett bra verktyg för att säkerställa att verksamhetsutövare uppfyller gällande lagstiftning inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Ett systematiskt egenkontrollarbete kan också vara ett kundkrav och bidra till att samhällets miljömål nås. Kom och träffa miljökontoret i din kommun och lär dig mer om hur du som verksamhetsutövare kan arbeta med egenkontroll och riskbedömning enligt miljöbalken. När: Var: Program 1. Presentation av miljökontorets verksamhet och information om vilket stöd kommunen kan utgöra i verksamheternas miljöarbete och om verksamhetsutövarnas ansvar vad gäller verksamheter som ger upphov till påverkan på miljö eller hälsa. NN 2. Presentation av Miljösamverkan Västerbotten och projektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning. NN 3. Föreläsning Egenkontroll med fokus på riskbedömning En film med Sara Ekenstedt, konsult, Esam 4. Frågor och erfarenhetsutbyte passa på att ställ dina frågor om miljöarbete till miljökontoret, ev. Miljösamverkan Västerbotten och andra verksamhetsutövare. Miljöförvaltningen bjuder på kaffe Anmälan senast den xx januari/februari 2013 till e-post Antal platser är begränsat till.

23 Bilaga 3: Mall PPT-bilder

24

25 Bilaga 4: Mall brev inför besök Projektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning 2013 Bekräftelse på överenskommet inspektionsbesök Verksamhetsutövarens namn Fastighet Gatuadress Ort Miljökontoret kommer att genomföra tillsynsbesök hos er enligt överenskommelse per telefon Besöket blir den xxx2013 kl Deltagare från miljöförvaltningen/bygg- och miljökontoret Nn Nn Information Under 2013 genomför miljöförvaltningarna i Västerbotten miljösamverkansprojektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning. Projektet syftar bland annat till att öka verksamhetsutövares och tillsynsmyndigheternas kunskaper om riskbedömning som en del av det systematiska egenkontrollarbetet enligt miljöbalken. Målet med detta besök är att föra dialog och genomföra tillsyn om tillämpningen av förordningen (SFS 1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll i er verksamhet. Särskilt fokus vid tillsynsbesöket är 6 vilken innebär att verksamhetsutövaren fortlöpande och systematiskt ska undersöka och bedöma risker utifrån miljö- och hälsosynpunkt. Program för besöket 1. Kort presentation av miljökontorets verksamhet och projektet 2. Rundvandring inkl. frågor till medarbetare 3. Frågor och dialog om verksamhetsutövarens miljöarbete med utgångspunkt från bifogat underlag 4. Summering Miljökontoret önskar ta del av följande vid besöket En fastställd dokumentation över ansvarsfördelningen för miljöfrågor Dokumenterade rutiner för kontroll av drifts- och kontrollutrustning Dokumenterad riskbedömning med rutiner för riskundersökning och uppföljning Rutiner för rapportering av driftstörningar En förteckning över verksamhetens kemiska produkter som kan utgöra en risk för miljö eller hälsa. Förteckningen ska innehålla produktnamn, användningsområde, använd mängd, faroklass (se säkerhetsdatablad) Övrigt material som bör finnas tillgängligt vid besöket Eventuella tillstånd enl. miljöbalken Säkerhetsdatablad för de kemiska produkter som används i verksamheten Mätprotokoll från kontroll av verksamhetsutövarens miljöpåverkan Miljöledningssystem om sådant finns Vänliga hälsningar Miljökontoret i xx kommun

26 Allmänna Allmänna uppgifter uppgifter Område Bedömning Anteckningar A AA EK/ Checklista: Egenkontroll med fokus på riskbedömning Checklista: Egenkontroll med fokus på riskbedömning EA UA Verksamhetens namn: Organisationsnummer: Adress, postnummer och ort: Fastighetsbeteckning: Kontaktperson i miljöfrågor (namn, telefon, e-post): Diarienummer: Bilaga 5 Checklista (Umeå kommuns version) Kontrollen Inspektionen genomförd av: av: Datum: Närvarande vid kontrollen: inspektionen: Övrigt: A= avvikelse, AA=allvarlig avvikelse, UA= utan avvikelse, Summa: EK/EA= ej kontrollerat/ej aktuellt *= MSA enligt Förordning (SFS2012:259) om miljösanktionsavgifter

27 Område Bedömning Anteckningar A AA EK/ EA UA 1 Egenkontrollen 1.1 Rutiner Obligatoriskt att fylla i 1.2 Organisatoriskt ansvar 1.3 Riskbedömning av verksamheten -Det ska finnas rutiner för att fortlöpande kontrollera att risker för hälsa och miljö förebyggs. Det ska finnas möjlighet att i god tid sätta in åtgärder mot brister i eller risker med verksamheten. Ex. på områden för vilka dokumenterade rutiner bör upprättas: Skötsel och reparation, instru-ment och renings-utrustningars funktion (ex. kalibrering), hantering av avfall/farligt avfall, hantering av kemikalier och transporter. -VU har skriftligen tydliggjort ansvarsfördelningen av alla moment inom egenkontrollen (de frågor som gäller för verksamheten enligt miljöbalken). (Ansvaret bör vara delegerat till den person som fysiskt utför arbetet.) -Rutiner finns över hur verksamheten går till väga för att undersöka och bedöma risker med verksamheten. 5 * 4 * 6 Detta tas under kap 2-6 i checklistan A= avvikelse, AA=allvarlig avvikelse, UA= utan avvikelse, Summa: EK/EA= ej kontrollerat/ej aktuellt *= MSA enligt Förordning (SFS2012:259) om miljösanktionsavgifter

28 Område Bedömning Anteckningar A AA EK/ EA UA 1 Egenkontrollen, forts. 1.4 Rutiner vid oväntade händelser 1.5 Kemikalieförteckning -VU har rutiner för oväntade händelser i sin verksamhet. -Vem har det operativa ansvaret vid en olycka? -VU ska ha förtecknat de kemiska produkter som hanteras inom verksamheten och som innebär risker från miljöeller hälsosynpunkt. (Produktens namn, omfattning och användning av produkten, information om miljö- och hälsoskadlighet samt klassificeringen) 6 7 * 1.6 Egenkontrollens utformning (sammanställning av hela egenkontrollen) 1.7 Fortlöpande uppföljning och revidering av egenkontrollen -VU har fått med alla de områden som nämns i förordningen (SFS 1998: ) om verksamhetsutövares egenkontroll. -VU genomför löpande uppföljning (intern revision, revidering av dokument osv) av egenkontrollprogrammet. Programmet ska fortlöpande uppdateras och kontrolleras. 1.8 Dokumentation -Egenkontrollen är dokumenterad. (Skriftligen) A= avvikelse, AA=allvarlig avvikelse, UA= utan avvikelse, Summa: EK/EA= ej kontrollerat/ej aktuellt *= MSA enligt Förordning (SFS2012:259) om miljösanktionsavgifter

29 Område Bedömning Anteckningar A AA EK/ EA UA 2 Riskidentifiering 2.1 Inventering (sammanställning) Obligatoriskt att fylla i -En inventering av alla risker har gjorts och sammanställts. 2.2 Områden Har alla områden kommit med? VU har tänkt igenom vilka områden och vid vilka händelser som en risk kan inträffa både vid normal drift och vid olyckor. 2.3 Dokumentation -Riskidentifieringen har dokumenterats. A= avvikelse, AA=allvarlig avvikelse, UA= utan avvikelse, Summa: EK/EA= ej kontrollerat/ej aktuellt *= MSA enligt Förordning (SFS2012:259) om miljösanktionsavgifter

30 Område Bedömning Anteckningar A AA EK/ EA UA 3 Bedöma, värdera och prioritera riskerna 3.1 Konsekvensen och sannolikheten /uppskattning och beräkning 3.2 Riskvärdering (prioritering) -Konsekvensen har beräknats/uppskattats. -Sannolikheten att det inträffar ska uppskattas. Ska genomföras för var och en utav de risker som har identifierats vid riskidentifieringen. Här väger VU ihop sannolikhet och konsekvens. (Matrisen) -Bedöm om riskerna går att ta bort eller minska till rimlig kostnad och insats/skälighetsbedömning. Gör en prioritering av riskerna. Bedöm om åtgärder ska göras. (När har vi en acceptabel risk?) 3.3 Dokumentation - Sannolikheten och konsekvensen har dokumenterats. VU har använt sig av en metod för att åskådliggöra riskerna, t.ex. en riskmatris. Vilka kriterier har använts för att värdera riskerna? Har detta tydligt dokumenterats och visats? A= avvikelse, AA=allvarlig avvikelse, UA= utan avvikelse, Summa: EK/EA= ej kontrollerat/ej aktuellt *= MSA enligt Förordning (SFS2012:259) om miljösanktionsavgifter

31 Område Bedömning Anteckningar A AA EK/ EA UA 3 Bedöma, värdera och prioritera riskerna, forts. 3.4 Riskbedömningen ska skickas/lämnas in! Be VU skicka in riskbedömningen (helst digitalt) eller be att få den på plats. 4 Riskreducering och åtgärder 4.1 Handlingsplan (med deadline och ansvarig utsedd) Obligatoriskt att fylla i 4.2 Uppföljning av åtgärder -Handlingsplan är upprättad. Den innehåller följande: vilka åtgärder ska utföras, när de ska vara utförda, vem som ska göra dem och avcheckning med datum och signatur. -VU har en fast tidsplan, en deadline för när respektive åtgärd ska vara slutförda. -Ansvarig är utsedd som ser till att åtgärden är slutförd. Detta antecknas med datum. -Fortlöpande uppföljning av åtgärder sker. Kolla om det är gjort och om det fungerar. 4.3 Dokumentation -Handlingsplanen, riskreducering och åtgärder har dokumenterats. A= avvikelse, AA=allvarlig avvikelse, UA= utan avvikelse, Summa: EK/EA= ej kontrollerat/ej aktuellt *= MSA enligt Förordning (SFS2012:259) om miljösanktionsavgifter

32 Område Bedömning Anteckningar A AA EK/ EA UA 5 Uppföljning och kommunikation 5.1 Rutiner Obligatoriskt att fylla i -Rutiner för återkommande riskbedömningar. (uppdaterar matrisen kontinuerligt efter vidtagna åtgärder i handlingsplanen) 5.2 Kommunikation anställda -Arbetet med resultatet från riskfrågor har kommunicerats med de anställda. 5.3 Kontakta myndighet vid driftstörning Fråga övrig personal om hur de fått del av arbetet och om de känner till de rutiner m.m som gäller Verifiera hos anställda med olika befattningar i organisationen. -VU har en rutin för när driftstörningar ska anmälas till tillsynsmyndigheten. Har det skett någon driftstörning senaste året inom verksamheten? Har tillsynsmyndigheten underrättats om den? Kan ev tas under punkt Dokumentation -Uppföljning och kommunikation är A= avvikelse, AA=allvarlig avvikelse, UA= utan avvikelse, Summa: EK/EA= ej kontrollerat/ej aktuellt *= MSA enligt Förordning (SFS2012:259) om miljösanktionsavgifter

33 Område Bedömning Anteckningar A AA EK/ EA UA dokumenterat 6. Inklassning i trappan 6.1 Inklassing i trappan Be VU göra en egen bedömning av var de själva anser att de ligger i trappan. Om de genomfört åtgärder/förbättringar sedan utbildningen, låt dem gärna klass in var de låg innan projektet startades också. A= avvikelse, AA=allvarlig avvikelse, UA= utan avvikelse, Summa: EK/EA= ej kontrollerat/ej aktuellt *= MSA enligt Förordning (SFS2012:259) om miljösanktionsavgifter

34 Bilaga 6 Stöd vid användande av checklista Område: Här anges vilket område som tillsynas. Checklista-Egenkontroll med fokus på riskbedömning Bedömning: Här anges vad respektive punkt innefattar. Ger även en viss vägledning i hur TM ska bedöma eventuella avvikelser. Anteckningar: TM kan anteckna sina egna iakttagelser under tillsynsbesöket och varför de gör den bedömning de gör. A: Avvikelse. En bedömning som TM kan följa upp vid nästa tillsynsbesök. AA: Allvarlig avvikelse. TM sätter datum. Följs inte detta Ev. föreläggande. EK/EA: Ej kontrollerat/ej aktuellt. TM kan välja vilka områden som kontrolleras. Vissa saker blir ej aktuella. UA: TM har inget att anmärka inom området. Miljösanktionsavgift enligt Förordning (2012:259) om miljösanktionsavgifter Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

35 Bilaga 7 Länsstyrelsens modell Begäran om att redovisa egenkontrollprogram och riskbedömning Länsstyrelsen genomför tillsammans med kommunerna i länet ett projekt om egenkontroll under Med anledning av detta vill Länsstyrelsen att ni skickar in följande dokumentation: 1. En kopia på det egenkontrollprogram som gäller för verksamheten. Egenkontrollprogrammet ska innehålla de uppgifter som krävs i enlighet med förordning (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll. 2. En kopia på den riskbedömning som redovisar de miljö- och hälsorisker som finns i verksamheten. Följande punkter ska redovisas skriftligen: a) Riskidentifiering: En sammanställning av verksamhetens risker, hur identifieringen har gjorts samt en beskrivning av var, när och hur olyckor eller avvikelser skulle kunna uppstå. b) Bedömning och värdering av risker: Sannolikheten och konsekvensen av riskerna har genomförts för var och en av de identifierade riskerna. Detta kan åskådliggöras i en riskmatris. En bedömning som redogör för om riskerna går att ta bort eller minska till en rimlig kostnad och/eller insats. c) Handlingsplan: En handlingsplan som visar vilka åtgärder som ska utföras, när de ska vara utförda, vem som ska göra det, avcheckning med datum och signatur samt vem som ska kontaktas (internt och/eller externt). d) Uppföljning och kommunikation: Hur ser rutinen ut för den återkommande riskbedömningen? En beskrivning av hur åtgärderna följs upp inom verksamheten och hur återkopplingen av åtgärdernas resultat kommuniceras internt (medarbetare) och externt (myndigheter). 3. Ett av målet med projektet är att verksamhetsutövarna ska ta ett steg upp i trappan, åtminstone upp till nivå 3. Det långsiktiga målet är att alla når upp till nivå 4. På vilket trappsteg befinner sig er verksamhet i dagsläget? Ange nivå utifrån den trappan som återfinns i broschyren Egenkontroll med fokus på riskbedömning (bilaga 2). Egenkontrollprogrammet, riskbedömning samt nivå i trappan ska lämnas till Länsstyrelsen snarast, dock senast 12 april Dokumentationen skickas till följande e-post: vasterbotten@lansstyrelsen.se eller till postadress: Länsstyrelsen Västerbotten, UMEÅ. Bakgrund till projektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning är ett samverkansprojekt mellan miljöförvaltningarna i Västerbotten, Länsstyrelsen och Miljösamverkan Västerbotten. Projektet kommer att pågå under 2013 och riktar sig till de verksamhetsutövare som omfattas av förordningen om Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

36 verksamhetsutövares egenkontroll. I projektet kommer ett urval av verksamheterna att få sin egenkontroll granskad av tillsynsmyndigheten. Projektets syfte är bland annat att öka verksamhetsutövarens kunskaper om hur en riskbedömning ska utformas i det systematiska egenkontrollarbetet enligt miljöbalken. Fortsatt handläggning När ni har lämnat in dokumentationen kommer Länsstyrelsen att granska handlingarna och skriva ett utlåtande. Länsstyrelsen kan även komma att genomföra tillsynsbesök hos vissa verksamhetsutövare. Vid eventuella tillsynsbesök vill Länsstyrelsen diskutera, och gå igenom verksamhetsutövarens arbete med egenkontroll och riskbedömning. Egenkontroll Ett systematiskt egenkontrollarbete med kontinuerlig miljöriskbedömning är ett bra verktyg för att säkerställa att man som verksamhetsutövare uppfyller gällande lagstiftning inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Ett systematiskt egenkontrollarbete med kontinuerlig miljöriskbedömning bidrar till att minska verksamhetens miljöpåverkan, och kan bidra till att samhällets miljömål nås. Information 26 kap 9 Miljöbalken En tillsynsmyndighet får meddela de förelägganden och förbud som behövs i ett enskilt fall för att denna balk samt föreskrifter, domar och andra beslut som har meddelats med stöd av balken skall efterlevas. 26 kap 21 Miljöbalken Tillsynsmyndigheten får förelägga den som bedriver verksamhet eller vidtar en åtgärd som det finns bestämmelser om i denna balk eller i föreskrifter som meddelats med stöd av balken, att till myndigheten lämna de uppgifter och handlingar som behövs för tillsynen. Har du redan nu frågor om projektet eller om egenkontroll och riskbedömning så kontakta undertecknad. N.N Bilagor: 1. Länsstyrelsens informationsblad om egenkontroll 2. Miljösamverkan Västerbottens broschyr om Egenkontroll med fokus på riskbedömning Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

37 Bilaga 8 Exempel checklista Robertsfors kommun Checklista Egenkontroll med fokus på riskbedömning Allmänna uppgifter Datum Företagets namn Organisationsnummer Fastighetsbeteckning Verksamhetsrepresentant Kontaktperson i miljöfrågor (namn, telefon, e-post) Kontrollen genomförd av Övrigt 1. Egenkontroll 1.1 Rutiner Obl. Att fylla i för alla företag Det ska finnas rutiner för att fortlöpande kontrollera att risker för hälsa och miljö förebyggs. Ex. Skötsel och reparation Instrument och reningsutrustningars funktion (kalibrering) Hantering avfall/farligt avfall/kemikalier Transporter A AA EK/EA UA Kommentar: 1.2 Kemikalieförteckning VU ska ha förtecknat de kemiska produkter som hanteras inom verksamheten och som innebär risker från miljö- eller hälsosynpunkt. Produktens namn Omfattning och användning av produkten Information om miljö- och hälsoskadlighet Klassificering Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

38 A AA EK/EA UA Kommentar: 1.3 Organisatoriskt ansvar VU har skriftligen tydliggjort ansvarsfördelningen av alla moment inom egenkontrollen. Ansvaret bör delegeras till den som fysiskt utför arbetet. A AA EK/EA UA Kommentar: 1.4 Rutiner vid oväntade händelser VU har rutiner för oväntade händelser i verksamheten. Vem har det operativa ansvaret vid en olycka? A AA EK/EA UA Kommentar: 1.5 Egenkontrollens utformning VU har fått med de områden som nämns i FVE (Organisatoriskt ansvar, rutiner kontroll, systematiskt undersöka och bedöma risker, kemikalieförteckning, anmäla driftstörning). A AA EK/EA UA Kommentar: 1.6 Fortlöpande uppföljning och revidering av egenkontrollen VU genomför fortlöpande uppföljning och har en aktuell egenkontroll. A AA EK/EA UA Kommentar: Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

39 1.7 Dokumentation Egenkontrollen är dokumenterad. A AA EK/EA UA Kommentar: 2. Riskidentifiering 2.1 Inventering Obl. Att fylla i för alla verksamheter En inventering av alla risker har gjorts och sammanställts. A AA EK/EA UA Kommentar: 2.2 Områden Har alla områden kommit med? VU har tänkt igenom inom vilka områden och vid vilka händelser som en risk kan inträffa. Både vid normal drift och vid olyckor. (Avfall, utsläpp, kemikalier). Ex olycka: Vad händer vid brand? Ex normal drift: Vad händer om ett filter går sönder? Vad händer vid driftstopp? A AA EK/EA UA Kommentar: 2.3 Dokumentation Riskidentifieringen har dokumenterats. A AA EK/EA UA Kommentar: Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

40 3. Bedöma, värdera och prioritera riskerna 3.1 Konsekvens och sannolikhet samt riskvärdering Konsekvens och sannolikhet har beräknats/uppskattats. Det har genomförts för alla de risker som identifierats. VU har använt sig av en metod för att åskådliggöra riskerna exv. Matris. A AA EK/EA UA Kommentar: 3.2 Prioritering Bedöm om riskerna går att ta bort eller minska till en rimlig kostnad och insats. Bedöm om åtgärder ska göras. Prioritera riskerna. A AA EK/EA UA Kommentar: 3.3 Dokumentation Sannolikheten och konsekvensen samt värdering har dokumenterats. A AA EK/EA UA Kommentar: 3.4 Riskbedömningen ska skickas in Be VU skicka in riskbedömningen (helst digitalt) eller be att få den på plats. Kommentar: Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

41 5. Riskreducering och åtgärder 5.1 Handlingsplan Handlingsplan är upprättad och innehåller följande: Åtgärd När de ska vara utförda Vem som ska göra det Avcheckning med datum och signatur VU har en fast tidplan/deadline för resp. åtgärd. Ansvarig är utsedd för att se till att åtgärden genomförs. Åtgärder kan vara fysiska som att flytta på kemikalier till plats utan avlopp, administrativa som att upprätta en rutin eller organisatoriska som att utbilda personalen) A AA EK/EA UA Kommentar: 5.2 Uppföljning åtgärder Fortlöpande uppföljning av åtgärderna sker A AA EK/EA UA Kommentar: 5.3 Dokumentation Handlingsplan, riskreducering och åtgärder har dokumenterats. A AA EK/EA UA Kommentar: 6. Uppföljning och kommunikation 6.1 Rutiner Obl. Att fylla i för alla verksamheter Det finns rutiner för återkommande riskbedömningar. Matrisen uppdateras kontinuerligt efter åtgärder i handlingsplanen. A AA EK/EA UA Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

42 Kommentar: 6.2 Kommunikation anställda Arbetet med resultatet från riskfrågor har kommunicerats med de anställda. A AA EK/EA UA Kommentar: 6.3 Kontakta myndighet vid driftstörning VU har en rutin för när driftstörningar ska anmälas till tillsynsmyndigheten. Har det skett någon driftstörning senaste året inom verksamheten? Har tillsynsmyndigheten underrättats om den? A AA EK/EA UA Kommentar: 6.4 Dokumentation Uppföljning och kommunikation är dokumenterat. A AA EK/EA UA Kommentar: 7. Inklassning i trappan 7.1 Inklassning i trappan Be VU göra en egen bedömning av var de själva anser att de ligger i trappan. Om de genomfört åtgärder/förbättringar sedan utbildningen, låt dem gärna klass in var de låg innan projektet startades också. Kommentar: Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

43 Har anmälnings- eller tillståndspliktiga verksamheter påbörjat arbetet under respektive punkt men inte gjort det tillräckligt så blir det bara en avvikelse. Checklista dokumentation Inventering och sammanställning risker Riskbedömning Sannolikhet och konsekvens Rutin återkommande riskbedömning Ansvarsfördelning Rutiner Ex. Skötsel och reparation Instrument och reningsutrustningars funktion (kalibrering) Hantering avfall/farligt avfall/kemikalier Transporter Rutin oväntade händelser Meddela driftstörning Handlingsplaner Åtgärd När de ska vara utförda Vem som ska utföra arbetet Avcheckning med datum och signatur Uppföljning åtgärder Kemikalieförteckning Produktens namn Omfattning och användning av produkten Information om miljö- och hälsoskadlighet Klassificering Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

44 Bilaga 9 Exempel inspektionsmetodik Lycksele kommun Allmänna frågor om egenkontrollprogram - Är egenkontrollprogrammet integrerat i verksamheten d.v.s. följs rutinerna som är uppsatta och är det tillgängligt? Organisatoriskt ansvar - Är det organisatoriska ansvaret dokumenterat? - Vem är ansvarig inom områdena avfall,, farligt avfall, kemikaliehantering, oljeavskiljare, ev. provtagningar ( utsläpp), besiktning av maskiner, olika processer. - Vem ansvarar för uppdatering av rutiner inom egenkontrollen? - Finns ansvarsförhållandet till externa entreprenörer dokumenterat? o Underentreprenörer, fastighetsägare, vem tar emot farligt avfall Bedömning: Finns tid, pengar och personal för att upprätthålla det organisatoriska ansvaret? Krav utifrån verksamhet A: Delegering ska vara dokumenterad så långt ut som delegeringen är gjord B: Delegering ska vara dokumenterad så långt ut som delegeringen är gjord C: Delegering ska vara dokumenterad så långt ut som delegeringen är gjord Kunskapskrav - Hur håller verksamheten sig uppdaterad angående gällande lagstiftning och förordningar som påverkar er? T.ex. Förordningen om verksamhetsutövarens egenkontroll, hänsynsreglerna, avfallsförordningen. - Hur håller sig verksamhetsutövaren uppdaterad om sin verksamhet och sina produkters påverkan på miljön och människors hälsa? Bedömning - Bedöms verksamheten uppfylla kunskapskravet? Krav utifrån verksamhet Inga specificerade krav ställs beroende på verksamhet Rutiner för fortlöpande kontroll av utrustning m.m - Vad kontrolleras i verksamheten och med vilka tidsintervall? o T.ex. Kalibrering av mätutrustning, kontroll av oljeavskiljare, larm, invallningar, filterbyten, provtagning, bullermätningar - Är kontrollerna dokumenterade? Bedömning - Är rutinerna tillräckliga för att utrustning m.m för att inte skapa olägenhet? Krav utifrån verksamhet A: Kontroll av utrustning m.m ska kontrolleras fortlöpande och ska dokumenteras B: Kontroll av utrustning m.m ska kontrolleras fortlöpande och ska dokumenteras Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

45 C: Kontroll av utrustning m.m ska kontrolleras fortlöpande och ska dokumenteras Riskbedömning - Vilka risker har identifierats med verksamheten? o T.ex. Buller, om behållare med kemikalier går sönder, över tankning, påkörning av utrustning, produktions fel (stopp ), kemikalier som används vid normal drift, förvaring av farligt avfall, utsläpp från verksamheten och påverkan på recipient, olägenheter med transporter, kunskapsbrist, ansvar faller mellan två stolar, brister i den interna kommunikationen, mm - Är riskerna dokumenterade? - Har verksamheten en åtgärdsplan för att eliminera eller minimera riskerna? o Förebyggande åtgärder och åtgärder vid olycka. - Hur ofta revideras (görs om eller gör nya) riskbedömningarna? o Revideras fortlöpande samt vid förändring i verksamheten - Har verksamheten gjort en bedömning av sannolikhet och konsekvens OM risken inträffar? Bedömning - En identifiering av risker ska vara gjord. Riskerna ska bedömas utifrån sannolikhet och konsekvens. - Vilka risker är acceptabla och vilka måste åtgärdas och hur detta skall göras. Krav utifrån verksamhet A: Ska bedömt och utvärderat hela verksamheten och revideras och följas upp minst 1 ggr per år B: Ska bedömt och utvärderat hela verksamheten och revideras och följas upp minst 1 ggr per år C: Ska bedömt och utvärderat hela verksamheten och revideras och följas upp minst 1 ggr vart annat år. Kemikalieförteckning - Vilka kemikalier finns i verksamheten samt finns det en förteckning över dessa? o Produktionskemikalier, ej hushållskemikalier, o Innehåll i förteckningen: Namn på produkt, användning/hantering, omfattning (årlig förbrukning ), bör finnas maximal lagringsmängd, klassificering (ex; giftig, explosiv mm ) - Vem ansvarar för att förteckningen uppdateras och hur ofta revideras den? o Varje år ska den revideras (bör revideras löpande under året men minst varje år) o Kemikalierna ska värderas för att se om de kan bytas ut mot någon mer miljöanpassad. Bedömning Krav utifrån verksamhet A: Alla ska ha en kemikalieförteckning, ska ha maximal lagringsmängd med. B: Alla ska ha en kemikalieförteckning, ska ha maximal lagringsmängd med. C: Alla ska ha en kemikalieförteckning Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

46 Bilaga 10: Mall Återkoppling efter inspektion Datum Verksamhetsutövare Fastighetsbeteckning Gatuadress Ort Närvarande vid besöket: Nn osv Anmärkningar/Bedömning/Åtaganden (under denna rubrik bör det även framgå om och när verksamhetsutövaren ska skicka in en riskbedömning till miljöförvaltningen. ) En miljöriskbedömning ska göras för verksamheten. Denna ska sändas senast den xxx 2013 till miljöförvaltningen. Förslagsvis bör information om eventuell nödvändig uppföljande inspektion eller att ärendet avslutas nämnas under denna rubrik. Vid inspektionen framkom Här infogas eventuella underrubriker för olika delar av en omfattande process etc. Här bör även framgå vilken nivå verksamheten befinner sig på inledningsvis i projektet och om verksamheten redan (t ex. efter träff för verksamhetsutövare eller miljösamverkans information) påbörjat ett internt arbete med dessa frågor. Dvs. syftet är att kunna följa upp om verksamheten tar ett steg uppåt i trappan. Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

47 Sammanfattande kommentar Miljökontoret sammanfattar besöket. inkl. bedömning avstämd mot trappan fyll i grönt för uppfyllda steg Nivå 4 Åtgärder för att minska risker inom verksamheten och minska miljöpåverkan genomförs systematiskt. Vid-tagna åtgärder och åtgärdsplaner är dokumenterade. Nivå 3 Verksamheten har stor kunskap om egenkontroll och riskbedömning. Lagkrav vad gäller egenkontroll uppfylls. Riskbedömning är genomförd och dokumenterad. Nivå 2 Verksamheten har viss kunskap om egenkontroll och riskbedömning samt arbetar aktivt med det. Kunskap om risker finns och riskbedömningen är påbörjad. Nivå 1 Verksamhetsutövaren har liten/ingen kunskap om egenkontroll och kravet på riskbedömning och behöver få kunskap om detta. Verksamhetsutövaren har inte gjort någon riskbedömning. Information om avgift Övrigt Har ni frågor om rapporten vänligen kontakta undertecknad på tel xxxx eller e-post yyyy. För miljökontoret i xx kommun NN NN befattning NN telenummer Kopia till: Bifogas: Checklista om egenkontroll med fokus på riskbedömning från besöket Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

48 Bilaga 11 Mall föreläggande Kommuns logga, sidhuvud, sidfot etc BESLUT Diarenummer mm Datum Verksamhetsutövare Fastighetsbeteckning Adress Ort Föreläggande xxx Beslut (delegationsnummer) Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar att förelägga NN, org nummer, att för sin verksamhet XXX genomföra följande åtgärder: 1. ev föreläggande om att upprätta miljöriskbedömning här Beslutet meddelas med stöd av förordningen (SFS 1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll 6 samt med hänvisning till miljöbalken (SFS 1998:808) 26 kap 19 och 2 kap 2. Detta beslut kan överklagas, se bilaga Skäl för beslut Xxxx Redogörelse för ärendet Under 2012 och 2013 genomförs projektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning som ett samverkansprojekt mellan miljökontoren i Västerbottens län och Miljösamverkan Västerbotten. Projektet syftar till att utveckla kunskaper kring egenkontroll med fokus på riskbedömning och att skapa samsyn i myndighetsutövningen. Inom ramen för projektet genomförs tillsyn på miljöfarliga verksamheter där fokus är dialog om egenkontroll och riskbedömning i verksamheten samt utvecklande av denna. Vid besöket av er verksamhet framkom Beslutet har kommunicerats med Ev. Avgift Miljö- och hälsoskyddsnämnden/miljö- och byggnämnden tar ut en avgift för För miljö- och hälsoskyddsnämnden NN NN befattning Delegation Bifogas: Miljö- och hälsoskyddsnämndens information om hur ett beslut överklagas. Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

49 Bilaga 12 Exempel föreläggande Lycksele kommun Föreläggande med stöd av 26 kap 9 miljöbalken Beslut Miljö- och samhällsnämnden förelägger VERKSAMHET (ORGNR) att senast DATUM tillse att: 1. Identifiera och värdera risker i verksamheten utifrån miljö- och hälsosynpunkt. En risk kan vara t.ex. buller eller utsläpp av kemikalier. Detta ska dokumenteras. 2. Ta fram en dokumenterad handlingsplan för de identifierade riskerna där det beskrivs om ytterligarer åtgärder bedöms nödvändigt för att minska riskerna eller om befintliga skyddsåtgärder/rutiner är tillräckliga. 3. Kemikalieförteckning finns för alla produktionskemikalier(ej hushållskemikalier eller de kemikalier som säljs i butik) med information om kemikaliernas namn, riskklassificering, användningsområde, årlig förbrukning och maximal lagringsmängd. Bakgrund Ett tillsynsbesök på verksamheten utfördes DATUM där brister uppmärksammades BRISTER. Samma brister påtalades vid ett tidigare besök som utfördes DATUM. Bedömning Kravet på egenkontroll innebär att verksamheten regelbundet ska undersöka deras påverkan på miljön. Detta innebär bl.a. att identifiera riskerna med verksamheten och försöka minimera/eliminera dem för att minska miljöpåverkan. Det innebär också att kemikalier som kan befaras medföra risker för människors hälsa eller miljö ska regelbundet ses över för att kunna bedöma om de kan ersättas med mindre skadliga produkter. Det är därför viktigt att alla kemikalier som används inom verksamheten redovisas i en kemikalieförteckning. Eftersom verksamheten inte vidtagit några åtgärder sen föregående inspektion bedöms det nödvändigt att fastställa beslut att bristerna ska åtgärdas. Lagstiftning Enligt 2 kap 3 miljöbalken ska alla som bedriver eller avser att bedriva en verksamhet eller vidta en åtgärd utföra de skyddsåtgärder, iaktta de begränsningar och vidta de försiktighetsmått i övrigt som behövs för att förebygga, hindra eller motverka att verksamheten eller åtgärden medför skada eller olägenhet för människors hälsa eller miljön. Dessa försiktighetsmått skall vidtas så snart det finns skäl att anta att en verksamhet eller åtgärd kan medföra skada eller olägenhet för människors hälsa eller miljön. Enligt kap 26, 9 miljöbalken får en tillsynsmyndighet meddela de förelägganden och förbud som behövs för att balken ska efterlevas. Enligt 6 förordningen(1998:901) om verksamhetsutövarens egenkontroll ska verksamhetsutövaren fortlöpande och systematiskt undersöka och bedöma riskerna med verksamheten från hälso- och miljösynpunkt. Resultatet av undersökningarna och bedömningarna ska dokumenteras.(punkt 1 och 2) Enligt 7 samma förordning ska verksamhetsutövaren förteckna de kemiska produkter samt biotekniska organismer som hanteras inom verksamheten och som kan innebära risker från hälsoeller miljösynpunkt. Förteckningen ska innehålla följande uppgifter: produktens namn, omfattning Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

50 och användningen av produkten, information om produktens hälso- och miljöskadlighet samt produktens klassificering på hälso- eller miljöfarlighet.(punkt 3) Överklagande Detta beslut kan överklagas, se bilaga. HANDLÄGGARE Miljöinspektör Beslut enligt delegationsordning fastställd , 45 av Miljö- och samhällsnämnden. Bilaga: Hur man överklagar hos Länsstyrelsen Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

51 Bilaga 13 Enkät verksamhetsutövare Inventering av nedlagda deponier, enkätfrågor verksamhetsutövare 1. Hur upplever Du som verksamhetsutövare den information du har fått från miljöförvaltningen och länsstyrelsen inom projektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning? Ange 1-10, 1-10, där 10 är väl anpassad och relevant information och 1 är icke anpassad och irrelevant information (muntligt, skriftligt, webbplats) Hur upplever Du som verksamhetsutövare miljöförvaltningens och länsstyrelsens kompetens inom projektet Egenkontroll med fokus på riskbedömning? Ange 1-10, där 10 är mycket hög kompetens och 1 är mycket låg/irrelevant kompetens (kunskap och kompetens, förmåga att hjälpa till) Hur upplever Du som verksamhetsutövare miljöförvaltningens och länsstyrelsens rättsäkerhet i de fall du har kontakt med dem? Ange 1-10, där 10 är mycket hög rättsäkerhet och 1 är obefintlig/mycket låg rättsäkerhet (tydlighet i lagar och regler, motiv till beslut, kommunicering av underlag till beslut, information om att överklaga) Hur upplever Du som verksamhetsutövare miljöförvaltningens och länsstyrelsens service och grad av rättvisa i relation till vad som kan förväntas i de fall du har kontakt med dem? Ange 1-10, där 10 är service och rättvisa i mycket hög utsträckning och 1 är i mycket utsträckning/inte alls Hur upplever Du att du som verksamhetsutövare får valuta för tillsynsavgiften? Ange , där 10 är valuta för tillsynsavgiften i mycket hög utsträckning och 1 är i mycket låg utsträckning/inte alls Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

52 6. I vilken utsträckning upplever Du som verksamhetsutövare att du har ökat din kunskap om Verksamhetsutövarens egenkontroll i allmänhet? Ange 1-10, där 10 är i mycket hög utsträckning och 1 är i mycket låg utsträckning/inte alls I vilken utsträckning upplever Du som verksamhetsutövare att du har ökat din kunskap om miljöriskbedömning och dess påverkan på miljö och hälsa i synnerhet? Ange 1-10, där 10 är i mycket hög utsträckning och 1 är i mycket låg utsträckning/inte alls I vilken utsträckning arbetar din organisation i övrigt med miljöfrågor? Arbetar din organisation med miljöfrågor? Ange 1-10, efter deltagande i projekt, där 10 är i mycket hög utsträckning och 1 är i mycket låg utsträckning/inte alls Finns en miljöpolicy för verksamheten? Ja Ne j 10. Finns ett miljöledningssystem för verksamheten? Ja Ne j 11. Övriga kommentarer eller synpunkter på projektet: 12. Önskemål om framtida samverkansprojekt med Miljösamverkan: Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

53 Bilaga 14 Exempel uppföljning Skellefteå kommun Miljöförvaltningens utvärdering av inspektion Besvara gärna utvärderingen. Det är mycket värdefullt för oss att få respons på vårt arbete. Ni kan svara anonymt på utvärderingen! Skicka brevet i det bifogade frankerade kuvertet. 1. Hur var informationen om egenkontrollförordningen vid besöket? (markera med x på 1-10 skalan) Dålig Bra Mycket bra 2. Hur uppfattades besöket? (markera med x på 1-10 skalan) Dålig Bra Mycket bra Vad var bra vid besöket? Vad var dåligt vid besöket? Vad kan tillsynsmyndigheten bli bättre på? Företag: Kontaktperson: Ni kan välja att svara anonymt på utvärderingen! TACK FÖR HJÄLPEN! Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

54 Bilaga 15 Exempel uppföljning Umeå kommun Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

55 Bilaga 16 Informationsbroschyr Laddas ned från Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

56 Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats:

57 Miljösamverkan Region Västerbotten Box 443, Västra Norrlandsgatan 13, Umeå Tel: Webbplats: