Referensgruppsmöte 24 maj 2012

Transkript

1 Referensgruppsmöte 24 maj 2012 Närvarande: Alla musik- och kulturskolor utom Ö-vik och Härnösand Gäster: ESF handläggare Camilla Aronsson Utvärderare Mia Wester Projektledare Maria Tiger hälsar alla välkomna och sedan görs en presentationsrunda Maria lämnar över ordet till Camilla Aronsson som berättar om ESF och sin roll som vår handläggare. Camilla Aronsson, Svenska ESF-rådet, är vår handläggare och den som följer hela projektet och tar del av våra månadsrapporter och allt annat som rör projektet. Camilla skall se till att vi gör aktiviteter som vi fått pengar för, det som står i beslutet och arbetar efter det. Vi har ett PO1 projekt och då är avsikten Individstöd - det viktigaste är att medarbetare har fått något som hjälpt dem att växa i sin yrkesroll. Camilla vill att deltagarna skall säga: Jag är med i ett EU-projekt och jag har fått ta del av saker jag kan skriva in i mitt CV Lägesrapporterna varje månad är Camillas redskap att ta del av vårt projekt Lägesrapport är styrmedel inför ekonomiansökan Vi måste skriva så tydligt som möjligt så skriv hur ni gjorde, vad blev det och vad blev slutsatsen Jobba aktivt med jämställdhet och tillgänglighet!!!! Det är en SKALL-krav från ESF En revisor från EU är nu inkopplad, Bertil Persson, och han kommer att granska oss eller rättare sagt Camillas hantering av hur vi sköter vårt projekt.. ALLT SOM VI GÖR SKALL DOKUMENTERAS OCH FINNAS TILLGÄNGLIGT till Det skall gå att följa en faktura ner till individnivå därför måste det på varje faktura stå projektnamnet Kompkulmen, datum, vilken aktivitet det gäller, vilka somdeltagit och vaxd fakturan gäller. När ni har APT - Ta gärna 5 minuters paus för att markera att Nu kommer Kompkulmenfrågor/-aktiviteter. Tydliggöra när vi jobbar med projektet Vi skriver personalmöten i fortsättning, INTE APT Tips från Camilla: Bjuda in DAN HUMBLE att delta vid utbildning för att se hur kursannordnaren jobbar med jämställdhet

2 Lägga till jämställdhet och tillgänglighet i utvärderingsfrågorna för kurserna. Om loggan inte går att få med i utvärderingsmallen måste vi förtydliga det Sätt datum och loggor på alla dokument Koppla en åtgärd till det som inte fungerat, inte gått som vi tänkt oss! Dvs ange ett förslag till åtgärd när det finns saker som inte funkar så bra. Maria går igenom olika lathundar och frågeställningar vi behöver ta ställning till Alla lathundar kommer att läggas ut på hemsidan Underlag för återrapportering på personalmöten görs om ALLA skall rapportera på personalmöte om vad de varit med om Utvärdering efter varje kurstillfälle. ALLA ska utvärdera efter kurstillfällena. Sker via nätet efter mail från Berit. Hur gör vi med kursplatser för nyanställda? Paula har en lista med platser som finns kvar efter avanmälningar. Plats kan erbjudas till kurser där tomma platser finns. OBS! Kan någon inte gå på kurs som man är anmäld och tilldelad - avanmäl till Paula Inför kurser: Deltagarna får mail av kursvärd och utbildningsanordnare. Det har i vissa fall varit svårt att nå deltagarna, de har ej svarat på mail. Kursvärden ber att få svar inom en viss tid Mail även till alla ledare från kursvärden så de också vet och kan påminna sina medarbetare, inte bara till de som skall gå kurs Protokoll/minnesanteckningar lägger vi ut på hemsidan Senaste versionen och alla filer ska ligga på hemsidan - Paula kollar med Lisa om vi kan göra en specifik flik där kan vi ladda upp alla dokument Resor: Alla kostnader inom Transnationella projektet (Italien) inkl resor belastar särskild del av budgeten Om ni använder Leasingbil: Gör en faktura på beloppet Länsdagar: Dagarna slutar vid kl och då undrar projektledningen om det skall erbjudas mat? Mat kostar :- per person och kan ej bekostas genom projektet utan varje skola betalar själv 20 juni- besked från Jämtland om de vill äta eller inte Västernorrland ger besked snarast om de önskar äta. 2 bussar kommer att gå, en från Övik och 1 från Kramfors vilket innebär att skolorna måste vara överens eftersom de annars blir så att en skola får sitta och vänta medan den andra äter Kramfors kan ta leasingbilar om det är så att Sollefteå vill äta/ eller inte Tillgänglighetsdagen: För ledare och skyddsombud

3 22 oktober i Ånge Fredrik Ahlkvist leder dagen Ledardagarna i september: Vi gick igenom programförslaget vissa justeringar ska göras Ekonomi: Vi har haft möte med Inger Hinders, vår ESF-ekonom, och vi kommer troligtvis att göra en omfördelning av budgeten under hösten eftersom vi ser att t ex årekonferensen blev billigare och då kan vi lägga över pengarna till kurserna RUM: Enkät på gång gällande val av ämne på musik-kulturskolorna ur genusperspektiv och den görs av distrikten Lärande projekt i Italien: Marie och Tomas berättar lite kort om vad de varit med om Power point, artiklar och rapport skrivs v.41 Spridningskonferens Italien Ägarseminarium SPeL är ett processtöd som kan hjälpa oss i arbetet med söt/utbildning inför att göra planer frö projektets fortlevnad in i framtiden Vi kontaktar Lasse i SPeL och bokar in ett sådant i samband med skrivandet av plan om hur projektet skall fortleva SPeL kan hjälpa till med Kommunikationsplan och pressmeddelanden Projektadministratören tar kontakt med Lasse Information ut till föräldrar och elever om projektet och vad det kommer att innebära görs vid terminsstarten Styrgruppen ansvarar för att underlag för detta tas fram Mötesplan läggs ut på hemsidan där alla möten med olika grupper - styrgrupp, länsgrupp, ekonom, esf osv skrivs in så alla kan följa det som händer och sker Uppdateras kontinuerligt på hemsidan Maria lämnar över ordet till vår utvärderare Mia Wester Utvärderaren Mia Wester berättar om sitt uppdrag som följeforskare inom Kompkulmen. Mia går också igenom projektlogiken Studiebesök - Om en deltagare åker på en kurs som ligger långt bort kanske man kan åka tidigare och göra ett besök hos en annan kollega. Studiebesök kan också göras på hemmaplan hos en kollega

4 Hur bibehåller vi engagemanget för projektet? en viktig framgångsfaktor Att mötas är en viktig del Områden att utveckla: - Kommunikationsplan - Projektlogiken - Skapa förutsättningar för lärandeprocessen - Stödstrukturer och mallar - Spridningsaktiviteter - Framgångsfaktorer och svaga länkar - Projektets fortlevnad - Tydliggöra roller och ansvar 3 träffar för tillgänglighet respektive jämställdhet per varje skola samtal, övningar, ev forumteater Ex på material informerades om mera underlag kommer på ledardagarna i september Hur ser referensgruppen på sin roll? Hur skulle den vilja se ut? En reflexionsrunda i gruppen: - Styrgruppen har tagit beslut - de går sedan till referensgruppen - har varit ok - Som ledare hinner man inte riktigt med sina pedagoger och det ansvar jag har där när det är en liten skola - Svårt att byta tider för personalträffar eftersom schemat är lagt för alla. De pedagoger som ej kan delta får ta del av den dokumentationen som skrivs - Öppna spjäll gentemot projektledning - Pedagoger som jobbar i grundskolan i vissa kommuner har svårt att delta i kompkulmens utbildningar t ex Härjedalen som är integrerade i grundskolan. I Sollefteå är grundskolan positiv och lösningar hittas. - Konferensen fungerade bra i Åre - Bra kommunikation inom projektet - Härjedalen Sveg, Funäsdalen och Hede, och Strömsund - stora avstånd - Det finns bra strukturer i projktet - Referensgruppen är nyckel till framgång - Magnus attesterar alla räkningar - är det verkligen ok? Paula kollar med Bernadette Kan vi ha pedagoger som deltar i utbildning via uppkoppling???? En pedagog i Strömsund bor i Gäddede Lena och Paula håller kontakt och ser vad som är möjligt att rodna för pedagogen Skolornas informationsmaterial: 12 juni skall allt ert informationsmaterial skickas in per post eller digitalt Till paula.lundgren@sundsvall.se Mia vill följa hur vårt material ser ut innan projektet och efter projektet utifrån jämställdhet/tillgänglighet Sollefteå kommun har en plan gällande tillgänglighet Jämställdsplaner inom kommunerna kan vi titta på varandras

5 Tillgänglighet-mångfald, etnicitet Det finns ett tillgänglighetsråd i Östersund Lena tar en kontakt med dem om de kan komma till en länsträff Barbro Lindgrens (Barbro är processtöd Tillgänglighet) Power Pointar letar vi (projektledningen) fram till alla i referensgruppen och mailar ut till alla En intensiv och intressant dag har nått sitt slut och vi har kvar att sätta ett datum för styrgruppsmöte före sommaren Det blev telefonmöte den 5 juni Mias Nulägesrapport skickas ut till styrgruppen och vi kollar på den bl a se till att du läst före mötet Glad sommar alla Vid tangentbordet Paula Lundgren Projektadministratör