Använd alltid formatet DD/MM/YYYY i all korrespondens (ansökan, rapporter, mail, brev etc) med EC

Transkript

1 ABC förklaringar av budgetkategorier, kostnader och vad är stödberättigat till ansökan och att driva ett LIFE+ projekt (Obs! Detta är en allmänt hållen förklaring, smärre skillnader finns mellan de olika delarna Natur, Biodiversitet, Miljö och Info & kommunikation) Översatt, tolkad o förenklad version av LIFE+ ansökningsinformation och de regler som gäller under projektperioden. Det är alltid guidelines (från resp delprogram) o common provisions som är gilltliga (den engelska versionen). LIFE programmet består av olika delar, natur, biodiversitet, miljö och information. Dessa skiljer en del i regelverket mellan varandra, se så ni följer rätt guidelines. Det skiljer också mellan olika ansöknings år. Från o med 2011 års ansökningsomgång ligger hela ansökningsfilen som pdf format, det kan finnas mindre skillnader som jag ännu inte upptäckt. Ta kontakt med mig om ni avser söka EU bidrag från LIFE+ Hälsningar Christer Borglin christer.borglin@slu.se Förkortningar Avskrivningskostnad Betalt o kostnadsförd Bilkostnad Co-financers (medfinansiering) Datum i all text Deliverables EC Europeiska kommissionen CP Common Provisons GL Guidelines Inköp av vara som är satt i avskrivningsförhållande, kontakta er ekonomiavdelning (kan innehålla tjänster också som är förknippade med investeringen). Observera att avskrivningskostnader kan ha lägre finansieringsgrad från EU än de normala 50%, beroende på sort av avskrivningskostnad. I natur o biodiversitet så kan man räkna hela avskrivningskostnaden. I miljö kan man räkna hela avskrivningskostnaden om det är en prototyp Det är när kostnaden är betald som kostnaden är stödberättigad, normalt 30 dagar efter fakturadatum i Sverige. Detta har betydelse om en kostnad skall vara med i en rapport eller ej. Se Resekostnad F2 Co-financing kan bara göras med pengar. Har någon extern bidragit med pengar så får dessa aldrig agera som subcontractor till projektet, dvs om någon bidrar med en summa pengar till ert projekt så kan detta företag inte åtaga sig något uppdrag inom projektet Använd alltid formatet DD/MM/YYYY i all korrespondens (ansökan, rapporter, mail, brev etc) med EC Tabell i ansökan där ni skall fylla i produkter som tillhandahålles under projektets gång. Deliverables är fysiska produkter som man kan skicka med till EC. Exempel är broschyrer, posters, analyser etc. OBS projektets rapporter (interim, progress, midterm o final) skall endast vara med under rapporter till EC, inte här. Använd datum DD/MM/YYYY och kronologisk ordning (datumordning) i alla tabeller i ansökan.

2 Direkt kostnad Kostnad som inte sätts i avskrivningsförhållande, det är bara när en vara sätts i avskrivning (i partnerns organisation) som den skall tillhöra investeringar, kontakta er ekonomiavdelning för besked, det är olika från en organisation till en annan Externa tjänster F3 Service o arbeten utförda av externa leverantörer (obs, måste ha F- skattebevis). Externa tjänster får vara max 35% av totala kostnader ( i vissa fall kan man få högre procent om man tar upp det i ansökan med bra motivering) Hyra av utrustning o infrastruktur. Interna regler för upphandling måste följas. För tjänster över euro skall alltid upphandling ske. Externa arbeten här är tex, framtagande av en logo, marknadsföringsplan, marknadsföringsprodukter, översättningsservice, förlagskostnader för en bok eller hyra av material. Korttidsleasing av landrättigheter skall bokföras här (dvs max under projektperioden) Revision, normalt endast kostnader hos koordinatorn som reviderar slutrapporten där alla partners kostnader ingår. Man får använda mer än en rad i ansökan eller ekonomirapport för att förklara vad tjänsten som man vill ta upp innehåller. OBS, om man är partner eller medfinansiär så får man INTE sälja tjänster till projektet, man utesluter sig själv automatiskt då. Eurokonto Se växlingskurs F delen i ansökan FA och FC skall vara kostnader inkl OH och stämma överens med varandra FB och F1-7 skall vara kostnader exkl OH och stämma överens med varandra Frivilligt arbete/gratis varor (contribution in kind) Investeringar Infrastruktur F4a Investeringar Utrustning F4b Frivilligt arbete är inte stödberättigat i LIFE. Ej heller kan man ta upp en kostnad för en maskin eller dylikt som någon har givit till projektet (tex för att testa). Kostnaden måste vara bokförd hos någon part inom projektet. Kostnader relaterade till köp eller leasing av infrastuktur skall kostnadsföras här (ej under externa tjänster) Endast avskrivningar under projektperioden är stödberättigade. Inköpet måste ske under projektperioden. Organisationens vanliga avskrivningsregler skall gälla. Avskrivningskostnad som är stödberättigad är max 25% av den aktuella kostnaden för infrastrukturinköpet. Vid natur och biodiversitetsprojekt kan man få tillgodoräkna hela kostnaden. Stora infrastrukturkostnader är ej stödberättigade Kostnader relaterade till köp eller leasing av utrustning skall kostnadsföras här (ej under externa tjänster) Endast avskrivningar under projektperioden är stödberättigade.

3 Inköpet måste ske under projektperioden. Avskrivningskostnad som är stödberättigad är max 50% av den aktuella kostnaden för inköpet av utrustningen (dvs stödet från EU blir då max 25% av inköpskostnad). Vid natur och biodiversitetsprojekt kan man få tillgodoräkna hela kostnaden Det är organisationens vanliga regler för vad som är investeringar som gäller, dvs det som skall vara avskrivning i en organisation kan vara en direkt kostnad i en annan organisation. För LIFE Natur och biodiversitets projekt kan kostnaden för utrustning vara stödberättigad till 100% beroende på organisationen man tillhör. Exempelvis offentliga organisationer, se GL sid 47. Ta kontakt med er ekonomiavdelning för att fråga vilken utrustning som går som avskrivning i er organisation. Ingen avskrivning, så tillhör utrustningskostnaden consumables och är fullt stödberättigad. Investeringar - Prototyp F4c Konsulter Kontakt EC Alla externa tjänster som är relaterade till prototypen skall bokföras här (ej under externa tjänster) Kostnader för prototyper är stödberättigade till 100% och prototypen måste vara väl motiverad enligt GL sid 48 och Common Provisions (CP)artikel 25;7 Prototypkostnader är endast stödberättigat i LIFE+ Miljö projekt. En prototyp får ej användas i kommersiellt syfte under projektperioden och 5 år efter. Skulle den säljas, hyras ut eller att den producerar intäkter så skall prototypkostnaden istället skrivas av enligt organisationens avskrivningsregler. Se externa tjänster Det är endast koordinatorn som har alla kontakter med EC, partners skall vända sig till koordinatorn med problem Konsumtionsvaror F6 Köp, tillverkning, reparation eller användning av artiklar som inte är med på investeringslistan hos partnern/organisationen. Exempelvis, material för spridningseffekter, material för experiment, reparation av investeringar (om dessa inte sätts på investering i organisationen). Obs, vanliga kontorsvaror som kopieringspapper, porto, kontorsmaterial, mobilkostnader, etc ingår i OH (7%) och är ej stödberättigat här. Behövs speciella datorer eller mobiler för projektets ändamål så är dessa stödberättigade. Skulle man ha stora massutskick av brev (tex porto) eller liknande så är även detta stödberättigat och då under denna kategori här. Catering/måltider/kaffe kostnader vid workshops, konferenser o andra projektpresentationer är stödberättigat här under consumables. Dock, vid arrangerad konferens av extern part (external assistance)skall hela kostnaden då tillhöra external assistance. Glöm ej att markera på faktura eller liknande vad varan man köpt har för relation till projektet. Det kan vara tex T shirts som pris i en

4 tävling där man haft tipsrunda för allmänheten. Koordinator Kostnad Kostnadseffektivt Köp o långtidsleasing av land F5 Milestones Moms Output indicators Koordinatorn är den som har ansvaret mot EC och är den enda som har kontakten mot EC. Partners skall förmedla alla frågor och annat till koordinatorn Kostnaden måste finnas i budgeten i ansökan för att vara stödberättigad för bidrag. Innehållet måste ha sunt förnuft, följa egna landets redovisningsregler och ha ett klart ekonomiskt tänkande (dock med förbehåll för regler i CP o guidelines). Köp eller långtidshyra/leasing av land o rättigheter är endast stödberättigat för LIFE+ Natur projekt. Korttidsleasing skall kostnadsföras under F3 (projektperioden är korttidsleasing). Tabell i ansökan där ni skall fylla i uppnådda mål eller icke fysiska produkter som tillhandahålles under projektets gång. Exempel är 50% av action xx färdigt, analysfas xx färdig, ref gruppen fastställd etc. Använd datum DD/MM/YYYY och kronologisk ordning (datumordning) i alla tabeller i ansökan. Moms kan vara en kostnad i ett LIFE projekt om man inte kan lyfta momsen i den egna organisationen, bevis krävs från skatteverket Det man åtagit sig att göra i projektet. Det kan vara antal, volymer eller ytor man skall genomföra. Dessa kommer att stämmas av vid varje rapport som en indikation på hur långt man kommit i projektet Personalkostnad F1 Årslönen för personen x soc avg plus ev semester ersättning. Dela med 210 arbetsdagar för dagskostnad eller 1680 för timkostnaden för personen i fråga. Man kan bara ta upp de timmar i projektet som man arbetar i detta, dvs då blir timpenningen lite högre än vanligt eftersom man inte kan ta upp timmar för röda dagar o semester. Observera att en arbetsmånad i ett LIFE projekt (Sverige) är cirka 140 timmar eller cirka 18,5 arbetsdagar. Resten är röda dagar o semester. Kostnader för offentligtanställda som medverkar i projektet måste vara minst 2% högre i redovisningen internt än det man begär som stödberättigad kostnad i redovisningen till EU. Vid beräkningar i ansökan så glöm ej att beräkna att lönekostnaderna (löneökning) skall täcka ett medeltal som ligger cirka 3 år framåt i tiden beroende på projektets längd. Personer med en dagskostnad på över 400 euro skall motiveras specifikt (varför man har dyr personal). Lämpligt är att göra detta inne i åtgärden de medverkar i. Detta motsvarar (beroende på eurokurs o soc avg) någonstans mellan / kr i månadslön. Varje person skall registrera sin tid på time sheets eller annat tidsredovisningssystem som skall signeras regelbundet av både

5 arbetstagaren och överordnad (minst 1 gång i månaden) Vid ansökan är det ovan nämnda beräkningssystem som gäller, vid rapporter i projektet så är det kontrolluppgiften som går till skattemyndigheten som är enda gilltliga beräkningsdokumentet (årskostnaden för varje person med tillägg för soc avg). Projektperioden Händelsen och kostnaden måste ha inträffat under projektperioden och finnas i koordinatorn/partnerns redovisning Resekostnad F2 Resekostnaden, hotell o traktamenten enligt organisationens interna regler (traktamenten med avdrag för fria måltider). Alla kostnader måste vara kostnadseffektiva, tex första klass måste motiveras specifikt. Vid körning med privat bil, enligt organisationens interna regler Vid körning med organisationens egna bilar, separat uträkning måste göras enligt organisation regler. Färdjournal skall föras för resorna. Vid körning med hyrbil, faktura kostnaden Vid flyg o tågresor skall boarding korten och själva biljetten sparas o sättas som verifikat till en ev faktura (som bevis att man verkligen gick ombord) Är det en resa där man endast betalar drivmedlet så skall kostnaden för detta in här under travel. Konferensavgifter, vid resor, skall bokföras på other costs. Ränta på bidrag Koordinator skall betala uppkommen ränta på utbetalt förskott från EC. Det regleras av LIFE enheten som skickar förfrågan till dem det berör. Det är endast koordinatorn som måste beräkna o ta upp ränta på utbetalt bidrag från EC Stödberättigad kostnad Teknisk beskrivning ansökan Time sheets Traktamenten Transferering bidrag Upphandling Utbetalning bidrag EC Se kostnad Det måste finnas en klar länk till tekniska beskrivningen i ansökan Se personalkostnad Se resekostnad Det är koordinatorn som får bidraget från EC och skall utan fördröjning skicka detta vidare till partners Se externa tjänster F3 Normalt Uppstart 40% Midterm 40% Final 20% Växlingskurs Observera att det finns många olika problemställningar med växlingskursen o euro. Man skall ha ett euro konto där EU bidraget

6 går in. Det är oftast tals kronor som man kan förlora om man inte är medveten om detta utan växlar in pengar från EU oplanerat. Kursen sätts numera första arbetsdagen i kalendeåret o gäller då alla kostnader under året. När man gör ansökan så är tänk på att ni räknar om kursen så ni har en viss säkerhetsmarginal. Just nu (mars 2011) är kursen cirka 8,85 kr/euro och då bör man räkna på cirka 8,50-8,60 för att ligga på rätt sida när kursen går upp o ner Övriga kostnader F7 Transport av material och utskrift/tillverkning av spridningseffekter skall kostnadsföras här även om det är gjort av externa tjänster. Direkta kostnader som inte faller in i beskrivningarna i de andra budgetkategorierna. Bank avgifter, konferens avgifter, försäkrings avgifter etc Avgift för bankgaranti täckande förskott nr 1.