Informations- och kommunikationsstrategi för Idrottshögskolan vid Umeå universitet, 2017

Transkript

1 Idrottshögskolan Umeå universitet, Umeå Besöksadress: IKSU sport Strategidokument Bilaga 2 till Verksamhetsplanen Beslutad av IH:s styrelse Dr.nr: IH Sid 1 (8) Informations- och kommunikationsstrategi för Idrottshögskolan vid Umeå universitet, 2017 Som ett led i att uppfylla högskolelagens krav på att Idrottshögskolan, som en del av Umeå universitet, ska informera om sin verksamhet har Idrottshögskolan valt att utforma denna informations- och kommunikationsstrategi. Idrottshögskolan har som en av sina uppgifter att informera om och marknadsföra all idrottsrelaterad verksamhet vid Umeå universitet såsom utbildningar med relevans inom idrottsområdet, idrottsforskning och kombination elitidrott och studier. Idrottshögskolan arbetar nära Umeå kommun, Västerbottens läns landsting och Idrotten i Umeå för att göra det bästa för Umeå universitets idrottsstudenter. Som en del i informations- och marknadsföringsarbete arbetas det för att så många reportage som möjligt, i såväl tryckta medier som på internet, skrivs om idrottshögskolans verksamhet. Umeå universitet har en tydlig grafisk profil och en gemensam hemsida med riktlinjer för hur institutionerna ska arbeta med sina respektive hemsidor. Idrottshögskolan följer detta arbete så långt det är möjligt eftersom Idrottshögskolans verksamhet skiljer sig en del från en traditionell institution. Idrottshögskolan följer även Riksidrottsförbundets grafiska profil och mallar gällande användande av Riksidrottuniversitetsloggan. Idrottshögskolan utgår ifrån slogan Idrott och akademi - Tänk Umeå!. Umeå universitets nya grafiska profil Från och med 1 november 2016 har Umeå universitet en uppdaterad grafisk profil. Den uppdaterade profilen har under 2016 implementerats i den nya utbildningswebben, och används i kommande satsningar för all kommunikation från universitetet. Nya profilfärger och justerad logotyp Den nya profilen omfattar riktlinjer för användning av logotypen, hur logotypen kan kombineras med avsändare, samt profilfärger och typsnitt. Logotypen har fått ett något justerat utseende som känns igen från jubileumslogotypen. I den nya profilen finns fler möjligheter för placering av logotypen, till exempel en centrerad variant. När det gäller typsnitten sker inga förändringar. Beslutet omfattar två typsnitt som ofta kräver licens för grafisk produktion som till exempel trycksaker, och två kostnadsfria typsnitt för exempelvis dokument och egna presentationer. Innehållet i den beslutade nya regeln för den grafiska profilen är kortfattat. Istället får Kommunikationsenheten ansvar att ta beslut kring tillämpningar, vilket ger större möjligheter att göra anpassningar till olika situationer och behov.

2 Sid 2 (8) Införandet sker successivt och i etapper Det finns inga krav på att allt befintligt material som används nu byts ut omgående, men att den uppdaterade profilen ska användas vid nyproduktion, och fakulteter och institutioner styr därför till stor del själva hur införandet ska se ut. Idrottshögskolan kommer succesivt under uppdatera Idrottshögskolans trycksaker, webbplatsen, skyltning och mässmaterial och byta ut när material tar slut eller när nytt material ska produceras. Förkortningar Umeå universitet= UmU Idrottshögskolan=IH Riksidrottsuniversitet=RIU Elitidrottsvänliga lärosäten= EVL Riksidrottsgymnasier=RIG Nationella idrottsutbildningar=niu Riksidrottsförbundet=RF Specialidrottsförbund=SF Elitskidcentrum=ESC Orienteringens utvecklingscentrum=ouc Friidrottens prestationscentrum=fpc Innebandyns kompetenscentrum=ikc Elitidrottscentrum Norr=EIC 1. Övergripande mål Idrottshögskolan ska verka för att: öka vetskapen om Idrottshögskolan och den idrottsrelaterade verksamheten vid Umeå universitet (Idrottsforskning och utbildningar med relevans inom idrottsområdet) stärka de positiva attityderna till Idrottshögskolan bland prioriterade målgrupper (se nedan), öka delaktigheten och samhörigheten inom Idrottshögskolans verksamhetsområde, marknadsföra möjligheten att kombinera elitidrott med studier genom att tydliggöra att det handlar om dubbla karriärer. Under perioden genomför Umeå universitet en fortsatt riktad satsning mot idrottsforskning. I linje med denna satsning arbetar Idrottshögskolan aktivt med beteendemål och kommunikationsmål för Idrottshögskolans forskningsnätverk och den idrottsrelaterade forskningen. Beteendemål - forskningsnätverket Ökad kommunikation och gemenskap bland forskarna. Stärka den positiva andan kring Idrottshögskolan och forskningsnätverket. Ökat antal forskare som ansluter sig till forskningsnätverket. Ökad medverkan i större projekt, exempelvis EU-projekt. Ökat deltagande i interna och externa konferenser. Skapa fler interna och externa forskningsprojekt. Stimulera forskarna att söka mer externa medel för idrottsrelaterade forskningsprojekt. Stimulera forskarna att rekommendera nätverket och Idrottshögskolan för andra. 2

3 Sid 3 (8) 1.2 Kommunikationsmål - forskningsnätverket Idrottshögskolans kansli ska marknadsföra fördelarna av att vara med i nätverket, genom att tydliggöra nyttan för att få fler forskare att ansluta sig. Att delta i Idrottshögskolans forskningsnätverk innebär bland annat att forskarna får möjlighet att träffa och utbyta erfarenheter med andra idrottsforskare, delta i forskningsseminarium och andra idrottsrelaterade konferenser. De kan också söka medel från Idrottshögskolan för idrottsrelaterad forskning. Idrottshögskolan ska skapa en högre medvetenhet om fördelarna med att delta på externa konferenser och utveckla samverkansprojekt, samt betona vikten av att söka forskningsmedel via Idrottshögskolan samt externa medel. Idrottsforskarna ska ha en positiv attityd till nätverket, exempelvis vi kan lära av varandra, teamkänsla och din framgång är min framgång. På Idrottshögskolans hemsida under fliken forskning ska det finnas en sida För forskningsnätverket med riktad information till idrottsforskarna i syfte att skapa lättillgänglig information. 2.Målgrupper 2.1 Studenter Presumtiva idrottsstudenter. Studenter vid utbildningar med relevans inom idrottsområdet. Elitidrottsstudenter, oavsett utbildningsval (studenter som vill göra dubbla karriärer). Internationella, idrottsintresserade studenter. Presumtiva studenter ska veta vilket idrottsrelaterat utbildningsutbud Umeå universitet erbjuder, samt på vilket sätt det går att kombinera elitidrott och studier vid Umeå universitet. Ambitionen är att studenterna ska känna gemenskap och social samhörighet inom Idrottshögskolan. De ska även ha kännedom om att Umeå är en ledande idrottsstad och att det är en stad med över människor. Studenterna ska känna till de styrkor som Umeå universitets idrottsutbildningar har och bredden av Idrottshögskolans verksamhet och vilja sprida det vidare. Idrottshögskolans kansli ska under perioden arbeta med uppsökande verksamhet i syfte att lyfta idrottsutbildningarna mer. 2.2 Anställda vid Umeå universitet Personal (forskare, lärare, studierektorer och studievägledare) som ansvarar för och-/eller eller bedriver idrottsrelaterad verksamhet. Fakulteternas informatörer samt informatörer på Kommunikationsenheten (Komm). Personal inom Umeå universitet med ett allmänt idrottsintresse. Övrig personal inom Umeå universitet och universitetsledningen. Idrottshögskolan ska kommunicera med befintliga idrottsforskare, lärare, studierektorer och studievägledare inom idrottsområdet så att de känner sig sedda, känner en delaktighet och vilja att samverka inom Idrottshögskolan. Genom kansliet ska vi sprida information om vad som händer inom den idrottsrelaterade verksamheten vid Umeå universitet. 2.3 Övriga Beslutsfattare; nationellt, regionalt och lokalt. Riksidrottsuniversiteten och de Elitidrottsvänliga lärosätena. 3

4 Sid 4 (8) Idrottsrörelsen, föreningar, förbund. Befintliga och potentiella samarbetspartners. Campuskommuner, Akademinorr-kommuner. Näringslivet och Potentiella finansiärer. Befolkningen i regionen Finansiärer, kommuner, föreningar med flera ska känna till Idrottshögskolans vision att bli Skandinaviens ledande idrottshögskola och vara ett Riksidrottsuniversitet. De ska känna att det är attraktivt och innovativt att samverka med Idrottshögskolan vid Umeå universitet. Idrottshögskolan vid Umeå universitet ska bygga för framtiden och för idrotten i samverkan med näringsliv och samhälle. Befolkningen i regionen ska känna till att det inom Umeå universitet finns en idrottshögskola och att Umeå universitet är ett Riksidrottsuniversitet. 3.Kommunikationskanaler I arbetet gällande kommunikation har idrottshögskolan som ambition att ta hjälp av olika enheter och studentgrupper inom Umeå universitet för att få fler internt inom universitetet att se Idrottshögskolan och dess verksamhet samt att det även berikar idrottshögskolans kommunikation externt. 3.1 Hemsidan Idrottshögskolans målgrupper ska hitta vår hemsida vid sökningar på internet och de ska lätt kunna hitta information om Idrottsskolans verksamhet på hemsidan. Genom att ha väl genomarbetade sidor med intressant och uppdaterat material; såsom texter, nyheter, kalendarieevent, filmer, intervjuer, och webbannonser; vill vi att besökare ska uppehålla sig en längre stund på sidorna och få ökad kunskap om Idrottshögskolans verksamhet. Alla länkar som leder bort från vår hemsida ska öppnas i ny flik/nytt fönster så att besökarna inte försvinner från våra sidor. Vidare ska hemsidan ha en tydlig och logisk layout och uppbyggnad. Hemsidan ska väcka och bibehålla intresse. Informationen på hemsidan ska alltid vara tydlig och ge relevant och lättillgänglig information om Idrottshögskolans verksamhet. På hemsidan ska vi lyfta fram den mänskliga och informella atmosfären som finns i Umeå som stad, på Umeå universitet och inom Idrottshögskolans verksamhet genom att låta studenter, lärare och forskare berätta om sina upplevelser. Texter Texterna på hemsidan ska följa universitetets riktlinjer. Texterna ska vara klara, tydliga, personliga och tilltalande. Till hjälp finns bland annat universitetets språkkonsult. Bilder och webbannonser på vår hemsida Bildspråket på hemsidan ska följa Umeå universitets grafiska profil. På Idrottshögskolan arbetar vi med personliga bilder med människor i fokus, gärna bilder tagna i Idrottshögskolans egen idrottsoch studiemiljö. Webbannonserna ska komplettera informationen och bilderna på hemsidan för att göra den mer lättnavigerad och tilltalande. Filmer Idrottshögskolans kansli arbetar för att skapa och använda filmer på hemsidan som är informativa, tilltalande och korta. En målsättning är att ta hjälp av t.ex. studenter på Programmet för media- och 4

5 Sid 5 (8) kommunikationsvetenskap eller informatik för att skapa dessa filmer samt även ta hjälp av Inhousebyrån för filmproduktioner. Intervjuer Informatören på idrottshögskolan ska via intervjuer med elitidrottsstudenter, idrottsstudenter, och idrottsforskare ge information om och skapa positiva attityder kring Umeå universitets idrottsutbildningar, idrottsforskning, och möjligheten till kombinationen elitidrott och studier. Vi vet att nöjda studenter och personal är den bästa marknadsföringen. Idrottshögskolan tycker vidare att det är viktigt att även lyfta våra elitidrottares idrottsliga framgångar. Digital tv-skärm Vid entrén till idrottshögskolans kansli placeras en tv-skärm där basinformation om Idrottshögskolan tillsammans med Idrottslaboratoriet och idrottsmedicinska enheten lyfts fram. På denna kan även annonser visas gällande t.ex. idrottsluncher och andra aktiviteter. 3.2 Webbannonser på externa sidor Idrottshögskolans kanslipersonal ska arbeta med webbannonser för att våra målgrupper ska hitta till vår hemsida samt allmänt öka kännedomen om Idrottshögskolan vid Umeå universitet. Vi ska synas på våra samarbetsföreningars hemsidor samt löpande vid behov till exempel vid olika event. 3.3 Press Idrottshögskolans ska arbeta för att skapa tydligare rutiner för hur vi ska arbeta med pressansvarig inom UmU och skapa nätverk med riks- och lokal media samt idrottsspecifik media. 3.4 Sociala medier Idrottshögskolan har en Facebook-sida, som ett komplement till Idrottshögskolans hemsida och tryckt material. Facebook-sidan fungerar som en kunskaps- och marknadsföringskanal. Vad gäller övriga sociala medier använder Idrottshögskolan i mycket begränsad form t.ex. Twitter, Bloggar, Youtube, Wikipedia och Vimeo. Liksom på hemsidan ska Idrottshögskolan även på våra sidor i sociala medier lyfta fram vår mänskliga och informella atmosfär. 3.5 Intranät Sedan året 2015 har Idrottshögskolan ett intranät (Aurora), för att stärka den interna kommunikationen. Under året arbetar Idrottshögskolans kansli vidare med att öka nyttjandegraden av intranätet för all personal på kansliet. 3.6 Tryckt material Texterna och bildspråket i Idrottshögskolans tryckta material ska följa universitetets riktlinjer. Texterna ska vara klara, tydliga, personliga och tilltalande. Till hjälp finns bland annat universitetets språkkonsult. Idrottshögskolan arbetar med riktade utskick som till exempel annonsering i utvalda medier, affischering och diverse utskick till riktade målgrupper. Idrottshögskolan ska ha minst en rollup som kan användas då vi vill marknadsföra Idrottshögskolan som helhet samt en rollup för varje kompetenscentrum. Idrottshögskolan har även sedan 2016 en informationsdisk med logotype på att använda vid olika arrangemang när Idrottshögskolans verksamhet marknadsförs. 5

6 Sid 6 (8) 3.7 Powerpoint Det ska finnas en Idrottshögskolemall för presentationer (ppt) som forskare kan använda när forskning presenteras i samband med konferenser eller mot andra avnämare. Mallen ska finnas på hemsidan för forskningsnätverket. En generell, uppdaterad presentation om Idrottshögskolans verksamhet ska finnas tillgänglig för personal inom verksamheten på Idrottshögskolans intranät. 3.8 E-post Idrottshögskolans kansli arbetar med riktade utskick via e-post till våra målgrupper. Samtliga e- postlistor ska finnas på intranätet. 3.9 Information och marknadsföring på engelska Idrottshögskolan har ett välkomstblad om Idrottshögskolans verksamhet på engelska och målsättningen är att de engelska delarna på hemsidan årligen ses över. 4.Kommunikationsplan återkommande aktiviteter 4.1 Webben Kontinuerliga uppdateringar på Idrottshögskolans hemsida när ny information kommer in, samt inför varje terminsstart (november/december och juni/augusti) uppdatera hemsidan med aktuell information. Respektive ansvarig ska se över sina sidor och meddela webbansvarig. Information på hemsidan som rör forskare och studenter bör ses över inför varje terminsstart. För att lyfta forskningen på webben fortsätter arbetet med månadens profiler, där forskare presenteras och deras aktuella idrottsprojekt lyfts alternativt deltagande vid konferens eller liknande. Idrottshögskolan vill även visa upp de utbildningar som finns med relevans inom idrottsområdet genom att lägga ut mer nyhetsinslag kring olika delmoment i programmen, samt vid eventuella branschdagar och dylikt. De engelska sidorna ses över och uppdateras, i första hand fokuseras på att utveckla texter på engelska inom forskningssidorna. Målsättningen är att det även ska finnas en uppdaterad version av förstasidorna för Idrottshögskolan, forskning, utbildning samt elitidrott och studier. De få idrottsrelaterade kurserna som ges på engelska marknadsförs både på den svenska och den engelska delen av hemsidan. Den huvudsakliga informationen ska vara grundläggande så att den kan uppdateras enbart två gånger per år inför terminsstarter (november/december och juni/augusti). Högerspalten hålls generellt tom, med undantag för kontaktinformation. 4.2 Sociala medier Idrottshögskolan ska lägga ut en notis från alla arrangemang som Idrottshögskolan anordnar samt arrangemang som externt arrangeras men där Idrottshögskolan är samverkanspart. Målsättningen är att visa hela Idrottshögskolans verksamhet. Målet är att lägga ut cirka 2-3 nyheter per vecka. I huvudsak ska de flesta nyheter som ligger på hemsidan finnas på facebook också. Vid vissa tillfällen kan nyheter skapas endast för facebook. 4.3 Intranät 6

7 Sid 7 (8) Idrottshögskolans intranät ska kontinuerligt uppdateras för en bättre fungerande intern kommunikation. 4.4 Utskick via brev och e-post Två gånger per år (i maj/juni samt i december) skrivs ett terminsbrev om vad som hänt och vad som är på gång inom Idrottshögskolan. Detta läggs ut på hemsidan och skickas via e-post till alla våra studenter, samarbetspartners, och berörd personal. Under februari månad gör kansliet riktade utskick per post och e-post till riksidrottsgymnasier (RIG), nationella idrottsutbildningar (NIU), och lokala idrottsgymnasier om Umeå universitets idrottsrelaterade utbildningsutbud och möjligheten till kombinationen elitidrott och studier. Kansliet gör även riktade utskick via e-post och brev till friidrottare, orienterare, skidorienterare, och längdskidåkare; liksom till Riksidrottsförbundet, våra samarbetsförbund, och föreningar. 4.5 Tidningsannonser Idrottshögskolan ska i tidningen Idrott och kunskap annonsera två gånger per år i syfte att visa att vi finns och att övriga idrottssverige och Riksidrottsförbundet ser att vi är aktiva. I övrigt annonserar vi i utvalda tidningar från tillfälle till tillfälle utifrån vad syftet med tidningen och annonseringen är. 4.6 Tidnings- och webbannonser, samarbetsförbund Genom Idrottshögskolans samarbetsförbund bör vi inför sista ansökningsdag till utbildningar finnas med i form av webbannonser på deras hemsidor och/eller annonser i förbundens respektive tidning, till exempel Skogssport och Innebandymagazinet. 4.7 Affischer Inför varje nytt läsår, i februari, ska en A3-affisch tas fram som presenterar Umeå universitet idrottsutbildningsutbud och möjligheten till kombinationen elitidrott och studier. Denna sprids sedan i olika kanaler så att den når potentiella studenter och övriga intressenter. Den sprids även internt på Umeå universitet för identitetsskapande för våra studenter, samt för att öka kännedomen om Idrottsverksamheten internt på universitetet. 4.8 Informationsblad Ett informationsblad ska finnas på både svenska och engelska som beskriver Idrottshögskolans verksamhet i stort. 4.9 Välkomstbrev Ett välkomstbrev till alla nya studenter på idrottsrelaterade utbildningar ska inför varje hösttermin finnas som nedladdningsbar PDF-fil på vår hemsida Powerpoint-presentationer Powerpoint-presentationer utformas och anpassas efter olika ändamål med en mall och en generell, uppdaterad presentation om Idrottshögskolans verksamhet ska finnas tillgänglig för personal inom verksamheten på vårt intranät. Det ska även finnas en presentation om kombinationen elitidrott och studier; en presentation om IKC; samt en presentation om att vara student på ESC, OUC och FPC Besök och informationsträffar Umeå universitet genomför centralt under året två mässor: en välkomstmässa varje hösttermin för nya studenter samt en informationsdag på vårvintern för potentiella studenter. Vid dessa mässor ska Idrottshögskolan finnas representerad och informera om Umeå universitets idrottsutbildningar och möjligheten till kombinationen elitidrott och studier. Varje hösttermin ska Idrottshögskolan även genomföra ett eget välkomstarrangemang för nya elitidrottsstudenter i samarbete med Umeå fritid 7

8 Sid 8 (8) och IKSU samt ett särskilt arrangemang för att skapa gemenskap mellan studenterna på de tre kompetenscentrumen ESC, FPC och OUC. From hösten 2017 ska dessutom ett riktat arrangemang göras för de nya studenterna på de idrottsrelaterade utbildningarna under senare delen av höstterminen. Idrottshögskolan ska i så stor utsträckning som möjligt besöka alternativt bjuda hit elever från idrottsgymnasier inom längdskidåkning, orientering, skidorientering, och friidrott. Vid dessa tillfällen ska vi i så stor utsträckning som möjligt använda våra befintliga studenter som informatörer. Idrottshögskolan deltar även vid andra gymnasiebesök och mässor i den mån våra resurser räcker. Beslut om detta fattas från tillfälle till tillfälle Tävlingar, arrangemang och event På de tävlingar, arrangemang, och event som Idrottshögskolans personal närvarar vid ska vi marknadsföra Idrottshögskolan med material som rollups, affischer, foldrar, etc. Läs mer i IH:s policy för idrottsvetenskapliga konferenser, föreläsningar, workshops och idrottsevent, fastställt Idrottshögskolan kan stötta studenter vid Umeå universitet som deltar på Universiaden (det går vart annat år) genom resebidrag och som motprestation marknadsför studenterna sig själv, sitt program och kombinationen elitidrott och studier genom till exempel resebloggar och informationsträffar för andra studenter. Vi arbetar även för att reportage och artiklar skrivs om Idrottshögskolan och studenterna i samband med dessa aktiviteter Profilprodukter Nya idrottsstudenter får i samband med Idrottshögskolans välkomstträffar på höstterminen en t- shirt med idrottshögskolans logga, Umeå kommuns logga och IKSU sports logga. De studenter som tar sin examen från en idrottsrelaterad utbildning får en kaffekopp med Idrottshögskolans logga som en avskedspresent och för att marknadsföra Idrottshögskolan då de som alumner går ut i arbetslivet. På utvalda idrottsarenor (våra samarbetsföreningars arenor) runt om i Umeå ska arenaskyltar med Idrottshögskolans namn finnas. Idrottshögskolans två minibussar har RIUs logotype samt Idrottshögskolans logotype i syfte att fungera som en marknadsföringskanal. 8