Kommunikationspolicy Stuvsta IF

Transkript

1 Kommunikationspolicy Stuvsta IF så många fotbollsspelare som möjligt så länge som möjligt Sida 1 av 9

2 Innehållsförteckning INLEDNING... 3 REVISIONSHISTORIK... 3 ÖVERGRIPANDE MÅL... 4 MÅLGRUPPER... 4 POLICY FÖR DE OLIKA MÅLGRUPPERNA... 6 POLICYS OCH REGLER... 7 Sida 2 av 9

3 Inledning Revisionshistorik Version Datum Författare Beskrivning Draft Claes Westerlund Draft 1 - kommunikationsplan Draft Claes Westerlund Draft 2 regelverk för kommunikation Draft Claes Westerlund Draft 3 ändringar föreslagna av J.G Draft Claes Westerlund Draft 4 ändringar i text, tillägg Facebook Claes Westerlund Första utgåva ändrat namn, lagt till Youtube, Instagram Syfte Policy-, styrdokument för föreningens kommunikation mot medlemmar och övriga intressenter. Dokumentansvarig och revidering av dokumentet Informationsansvarig Sida 3 av 9

4 Övergripande mål Det övergripande målet är att sprida korrekt och relevant information om föreningens verksamhet i alla led. Informationen ska alltid genomsyras av föreningens värderingar och riktlinjer. Föreningen har ett behov av att bli mer synlig för att attrahera såväl spelare, ledare som sponsorer. Vi behöver använda oss av fler kanaler för att få ut vårt budskap och vi behöver öka vår aktivitet i de olika kanalerna för att nå ut till de olika målgrupperna. Det generella målet ska vara att alla ska kunna få den information de vill ha via de olika kanaler som föreningen förfogar över. Målgrupper De olika målgrupperna har olika behov, vissa grupper går i varandra och har sålunda samma behov. Generellt kan man vikta information beroende på vilken målgrupp man avser informationen ska vara riktad till. Det är viktigt att ha med det i planeringen då för mycket information eller fel information kan ha motsatt verkan. 1. Allmänheten 2. Medlemmar och föräldrar 3. Spelare och ledare 4. Sponsorer 1: Allmänheten Information om större händelser med lokalt eller regionalt intresse. Det kan vara reportage om sommarfotbollsskolan, cuper, viktiga händelser (typ Stuvsta 100år), avancemang för dam-/herrlag, spelaruttagningar till regionala/nationella läger. Budskapet ska vara att sprida kunskap om föreningen, våra värderingar och sportsliga riktlinjer, och att visa att vi är framgångsrika i det vi håller på med. Tänkta kommunikationsvägar: pressrelease* till lokal/regional press, hemsidan, Facebook, YouTube, Instagram. * Vi måste kunna förse pressen med skrivet material och bilder, det är enklare att komma med i tidningen om man kan förse dem med material som de kan jobba med. 2: Medlemmar och föräldrar Information om vad som händer i föreningen och framför allt vad som kommer att hända. Tänkt information är det som rör alla i föreningen och ska inte vara lagspecifikt med undantag för sådan information som stärker klubbkänslan och som belyser det arbete föreningen gör och vad vi som förening står för. Ett bra exempel är de P03-ledare som fick pris som bästa ledare, eventuella uttagningar till distrikts- och landslag. Budskapet ska vara att belysa allt som föreningen gör, vad vi står för och visa på framgång för det vi håller på med. Sida 4 av 9

5 Tänkta kommunikationsvägar: nyhetsbrev (kvartal, månad eller veckovis) utskick via , hemsidan, Facebook, Instagram, YouTube 3: Spelare och ledare Information vad som händer i föreningen och vad som kommer att hända. Informationen ska i huvudsak gälla det fotbollsmässiga inom föreningen och mer lagspecifik information kan förekomma. Tex borde arbeten och beslut som fattats av sportkommittén distribueras på detta sätt, träningstider, cuper, utbildningar är annat som bör distribueras i den här kanalen. Budskapet skall vara att så snabbt som möjligt få ut informationen till alla lagen för att sprida kunskap. Tänkta kommunikationsvägar: utskick, hemsidan, Facebook 4: Sponsorer Olika sponsorer har olika behov men alla sponsorer vill synas. Det är viktigt att ge sponsorer chansen att vara med, tex bör alla våra sponsorer i god tid veta om vilka planer föreningen har för evenemang för att ge dem chansen att vara med och där igenom synas. Oavsett om en sponsor är med på ett evenemang så ska de få information om det och allt vi lyckas få med i pressen bör delges våra sponsorer. Budskapet till sponsorerna ska vara att visa på våra aktiviteter och spridning på lokal och regional nivå. Tänkta kommunikationsvägar: Via personlig kontakt, kan vara utskick. Sida 5 av 9

6 Policy för de olika målgrupperna. 1: Allmänheten. All kommunikation med allmänheten ska komma centralt från föreningen och berörd beslutsfattare (t.ex ordförande eller sportchef) skall vara den som ansvarar för publikationen. Vi bör överväga att söka fler lokala/regionala publikationsvägar för att maximera spridningen. Beroende på aktivitet som vi vill kommunicera kan det ske såväl före en aktivitet sker som efter det att aktiviteten skett. 2: Medlemmar och föräldrar. Kommunikation till medlemmar och föräldrar ska komma från berörd beslutsfattare. Det kan vara sportchef, kansliet eller ansvariga för styrelsens olika arbetsgrupper. Det är viktigt att alltid tänka på när i tiden information ska ut. Vissa aktiviteter behöver kommuniceras i god tid andra kan vara information om utfallet. I många fall behöver budskapet repeteras minst en gång för att säkerställa att informationen kommit fram (sommarfotbollsskolan är ett bra exempel, tidigt ut med information, påminnelse1, påminnelse 2 om att det finns rest-platser, uppföljningsinformation efter sommaren) 3: Spelare och ledare. Kommunikation till spelare och ledare ska komma från kansliet eller sportchefen. All kommunikation med spelare och ledare skall ske i god tid och repeteras. Repetitionen av informationen kan tex. vara att publicera samma information på hemsidan. 4: Sponsorer. Kommunikation med sponsorer skall komma från kansliet och i förekommande fall sponsorgruppen. Informationen ska vara kortfattad och i möjligaste mån peka på URL er eller annan plats där den fullständiga informationen finns. I de fall man söker sponsorer till aktivitet skall informationen presenteras i fullo. Repetition är inte nödvändig men vid de fall man söker sponsring av event skall personlig kontakt tas. Sida 6 av 9

7 Policys och regler Övergripande policy All kommunikation från föreningen eller lag skall alltid följa Stuvsta IF s riktlinjer se: Att vara ledare i Stuvsta IF, Att vara spelare och förälder i Stuvsta IF och Sportsliga riktlinjer Stuvsta IF. Stuvsta IF s hemsida: Föreningens hemsida skall vara huvudkanal för informationsspridning till allmänheten, medlemmar, ledare och föräldrar. Hemsidan är ett levande dokument och måste uppdateras kontinuerligt. Stor vikt skall läggas på nyheter om föreningen och dess verksamhet. Oavsett andra kommunikationskanaler skall samma information alltid finnas tillgänglig på hemsidan. Landningssidan skall innehålla en kort och välkomnande text samt lagbilder alt bildspel som med jämna mellanrum editeras. Ansvar: Kansli Sportchef Informationsansvarig Lag-sidor Alla föreningens lag skall ha en lag-sida där information om det specifika laget finns. Varje lag ansvarar för sin egen sida och håller den uppdaterad. Varje lag skall utse person(er) som ansvarar för lag-sidan och dess information. Minimikrav: Lagbild på landningssidan* Kontaktinformation till ledare Kalender Önskvärt men inget krav: Presentation av truppen och ledare* Nyheter om laget Bildgalleri tex bildspel som uppdateras med jämna mellanrum* Matchresultat Om så önskas: Serietabeller (för de lag som har serier). Egna sponsorloggor på lag sidan** Sida 7 av 9

8 *Lag måste ha generellt godkännande från föräldrar för att lägga upp lagbilder och bilder på minderåriga spelare **Detta görs centralt via kansliet eller informationsansvarig Facebook Facebook är ett enkelt och modernt sätt att sprida information. Föreningen har en vilja att ha en Facebook sida för att enkelt kunna kommunicera med medlemmar och allmänheten. På Facebook sidan skall samma information som normalt läggs upp under nyheter på hemsidan samt nyhetsbrev och annan allmän information läggas ut. På samma sätt som med hemsidan är Facebook ett levande dokument och måste uppdateras kontinuerligt. Då sidan är öppen behöver den bevakas så att eventuella kommentarer besvaras om så behövs och texter / kommentarer inte är i linje med Stuvsta IF s policy tas bort. Ansvar: Kansli Sportchef Informationsansvarig Lagspecifika Facebook sidor Som ytterligare kommunikationskanal för lagen kan en sluten Facebookgrupp skapas där endast lagets anhöriga,supporters och för de äldre lagen spelare är medlemmar. En ansvarig från gruppen skall utses och ansvara för det som läggs ut på Facebookgruppen följer Stuvsta IF s riktlinjer. Facebook gruppen är tänkt att användas för att sprida information om kommande aktiviteter, refererat och bilder från matcher eller cuper, dela nyheter och annat relevant som rör laget. För de yngre lagen där spelare inte får ha eget Facebook konto kan funktionen Messenger öppnas och användas för att kommunicera direkt med spelare. Instagram Instagram är ett enkelt sätt att dela upplevelser och sprida information om sitt lag. De lag som vill kan skapa ett öppet Instagram konto där bilder och korta referat om aktiviteter delas. Lagets ledare ansvarar för kontot och endast ett fåtal ledare / medlemmar ska kunna publicera bilder på det. Eftersom kontot är öppet åligger det ansvariga för att inlägg och eventuella kommentarer följer Stuvsta IF s riktlinjer och att opassande kommentarer och inlägg omgående raderas. YouTube YouTube kan användas för att publicera filmer som visar föreningens verksamhet. All publikation sker centralt och filmer som finns på YouTube skall även finnas länkade på hemsidan. Sida 8 av 9

9 YouTube är ett öppet medium och det är viktigt att tänka på såväl upphovsrätt som personlig integritet. Alla filmer som produceras kommer att kontrolleras av föreningen innan publikation. Ansvar: Informationsansvarig Sida 9 av 9