Intern tjänstemannaorganisation

Transkript

1 SLUTRAPPORT Lena Ekh, Kommunchef Datum Diarienummer KS 2015/175 Förslag till förändrad tjänstemannaorganisation Det kommunala uppdraget och ansvaret enligt lagstiftningen omfattar barnomsorg/förskola, skola, bibliotek, socialtjänst, hälso- och miljöskydd, vård och omsorg av äldre/funktionshindrande, avfallshantering och renhållning, ordning och säkerhet, plan- och byggfrågor, räddningstjänst samt vatten och avlopp. Övrig verksamhet t ex bostäder, energi, fritidsverksamhet, kultur och näringsliv sker på frivillig grund. Kommunallagen ger kommunerna rätt att själva omhänderta angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunen och som inte staten eller någon annan har hand om. Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott har fastställt ett utredningsdirektiv avseende att utreda och föreslå en intern kommunal organisation som bidrar till ökad måluppfyllelse, hög rättssäkerhet i myndighetsutövning och säkerställer en utvecklad service och tillväxt inom det kommunala uppdraget. Uppdraget avser hela den kommunala organisationen. Av direktivet framgick att följande särskilt ska beaktas; Samverkan med Torneå och Östra Norrbotten för ökad kommunal service Demografiska utvecklingen i Haparanda Förutsättningar för dynamisk företagsamhet i Haparanda Fortsatt kvalitetsutveckling av administration via digitala verktyg Metodik Utredningen har genomförts i workshop/dialogform med; Individuella samtal Kommunens chefer/ledare den s.k. 40 gruppen Fackliga organisationer Kommunens ledningsgrupp Kommunförvaltningens ledningsgrupp och stab Socialförvaltningens chefsgrupp BUS-gruppen (barn- och utbildningens och socialförvaltningens ledningsgrupp) Ordförande för Samhällsbyggnadsnämnden Ordförande för Barn- och utbildningsnämnden Ordförande för Socialförvaltningen Kommunstyrelsen ordförande Postadress Besöksadress Telefon E-post/Hemsida Haparanda stad Torget kommunen@haparanda.se

2 Intern tjänstemannaorganisation Nuvarande Utöver de obligatoriska kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, valnämnden och överförmyndare finns ytterligare idag tre nämnder; Socialnämnden, Barn- och ungdomsnämnden och Samhällsbyggnadsnämnden. Utöver dessa finns även förtroendevalda revisorer. Det finns också from januari 2105 ett personalutskott och ett arbetsmarknadsråd. Organisationen är uppdelad i förvaltningar. Till varje förvaltning hör en nämnd eller styrelse som ger förvaltningen i uppdrag att genomföra besluten. Andra delar av de kommunala verksamheterna bedrivs i kommunens företag. Kommunledningsförvaltningen Socialförvaltningen Barn- och ungdomsförvaltningen Socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen har en gemensam förvaltningschef. Socialförvaltningen har två biträdande förvaltningschefer, varav en tillika är medicinskt ansvarig sjuksköterska. Barn- och utbildningsförvaltningen har en biträdande förvaltningschef (tillika fritidschef) samt en för- och grundskolechef. Kommunchefen är tillika förvaltningschef för kommunledningsförvaltningen. Ekonomichefen är tillika stf kommunchef. Varje förvaltning är därefter indelad i ett antal enheter. Kommunledningsförvaltningen består för närvarande av följande enheter: Ekonomikontor Fastigheter Personalenhet Gator och Park Räddningstjänst IT-enhet Tillväxtenhet VA/renhållning Medborgarkontor Samhällsbyggnadskontor Därutöver finns en stab bestående av inköpssamordnare, handläggare, säkerhetssamordnare, planeringschef samt kommunjurist. Socialförvaltningen är indelad enligt följande: Biståndsenhet Hemtjänst Personliga assistenter/socialpsykiatri Omsorgen/daglig verksamhet/gruppboende Integrationsenheten/Mobila teamet Paletten Lundens trygghetsboende, Vård och omsorgsboende Klippan vård- och omsorgsboende Hemsjukvård och HSL/Rehab Individ och familjeomsorg/ Öppenvårdsenheten Viljan Resursverkstad

3 Barn- och ungdomsförvaltningen är indelad i följande organisatoriska enheter: Kost och lokalvård Förskola Närsta, Eleven Marielund Nikkala, Seskarö, Grankullen Tornedalsskolan Gränsskolan och kulturskolan Språkskolan Marielund, Karungi, särskolan Elevhälsa Bibliotek Fritid Kultur Ungdomens Hus Därutöver finns det gemensamt för socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen: Administrativ enhet Personliga ombud och Familjens Hus (tillhör enheten IFO, SOC) Arbetsmarknadsåtgärder, Unga i centrum, Ungdomssekreterare (tillhör resursverkstad SOC) Familjerådgivning (tillhör enheten Elevhälsan BUF) Förslag till ny organisation Sammanfattning en framtida organisation Den nya organisationen bygger på en grundstruktur med kluster och ambitionen att finna ökade samverkansmöjligheter, både nu och i framtiden. Samverkan över gränser (interna/externa) är viktigt för att bidra till skapandet av en framgångsrik kommun. Samarbetet med Torneå ger möjlighet att gemensamt erbjuda kommunmedborgarna god service till rimliga kostnadsnivåer och bidra till den gemensamma tillväxten. Övergripande så kan man säga att de stora förändringarna gäller delat ledarskap på befintliga förvaltningar, bildandet av interna kluster samt en tydlig satsning på tillväxt- och utvecklingsfrågor med ett breddat uppdrag. Den nya organisationen innebär också en ökad intern centralisering gällande bl.a. nämndsoch löneadministration, en satsning på gemensam extern kommunikation/marknadsföring samt en avveckling av tidigare beslutad satsning på ett medborgarkontor. Haparanda kommun måste synas och ha goda ambassadörer, för att utveckla handel, besöksnäring och näringslivet i övrigt. Haparanda måste vara en attraktiv kommun att leva och verka i. Vi måste utveckla det vi redan är bra på för att bygga nytt. I det arbetet är det angeläget att Haparanda kommun fortsätter att satsa på den digitala utvecklingen med fokus på att effektivisera och kvalitetssäkra interna och externa processer för ökad kundnytta och kvalitet.

4 Den nu föreslagna tjänstemannaorganisationen belyses övergripande; Beskrivning av föreslagna förändringar i organisationen Nedan följer en övergripande beskrivning av de föreslagna förändringarna i den kommunala tjänstemannaorganisationen i Haparanda kommun. Det delade ledarskapet för Socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen upphör. Förändringen innebär följande; o Nyrekrytering av förvaltningschef till socialförvaltningen. o Befintlig chef kvarstår i uppdrag förvaltningschef för barn- och utbildning. o Biträdande förvaltningschefer minskas för socialförvaltningen med 1 åa.

5 o Uppdraget som biträdande förvaltningschef för barn-och utbildningsförvaltning upphör. o Befattningen för- och grundskolchef inom barn- och utbildningsförvaltningen, avvecklas. Nuvarande befattningsinnehavare återgår till grundtjänst rektor. Idag har förvaltningarna en gemensam förvaltningschef. Ett ledningsansvar för två förvaltningar som båda kännetecknas av en hög komplexitet i uppdragen. För att skapa förutsättningar för att utveckla och öka kvaliteten så måste ledarskapet för vardera förvaltningen ges rimliga förutsättningar. Organisationsförändringen bedöms medföra möjlighet till ökat fokus/specialisering inom respektive förvaltningsområde med realistiska förutsättningar att utöva ledarskap för framtida utveckling och ökad måluppfyllelse. Socialförvaltningens befattningar som gruppledare avvecklas och ersätts med chefsbefattningar och/eller strategiska verksamhetsutvecklare. Dagens ledarskapsstruktur inom socialförvaltningen är inte ur ett medarbetar och arbetsgivarperspektiv optimal. Ledarna inom delar av förvaltningen har alltför stora arbetsgrupper med direkt underställda medarbetare, vilket bidrar till stress och allt för hög arbetsbelastning. Rollen som gruppledare upplevs otydlig. Översynen ska prioritera minskade arbetsgrupper för att öka möjligheterna att utöva gott ledarskap och säkerställa god arbetsmiljö. Kompetensförsörjningen av ledare är ett viktigt område att prioritera, detta gäller generellt i hela kommunen. Utvecklingsfrågor måste också prioriteras, för att möjliggöra ett framtida omhändertagande av den allt mer åldrande befolkningen enligt den demografiska utvecklingen i kommunen. En intern översyn av socialförvaltningens inre organisation föreslås genomföras under Samhällsbyggnadskontoret ersätts med en samhällsbyggnadsförvaltning (SBF), direkt underställd samhällsbyggnadsnämnden. Förändringen innebär följande: o Ny tjänst som förvaltningschef inrättas. o Befattningen planeringschef föreslås förordnas till förvaltningschef för samhällsbyggnadsförvaltningen. o Nuvarande befattning som chef för samhällsbyggnadskontoret kvarstår som avdelningschef Bygg och miljö med särskilt ansvar för miljö/klimat (hållbarhetsfrågor), energifrågor och alkoholhandläggning. Förändringen harmonierar med övrig kommunal organisation, och medför inga betydande kostnadsökningar, eftersom en samhällsbyggnadsnämnd redan finns.

6 I praktiken är detta ett sammanfogande av befintliga kompetenser, med bibehållen kärnorganisation. Detta skapar en tydlighet och möjliggör fortsatt utvecklingsarbete för att öka den kommunala servicen med fokus på ökad e-tillgänglighet. Den nya förvaltningens ska särskilt fokusera på att öka den digitala servicen och tillgängligheten för våra kommuninvånare och näringsidkare. En kanslienhet tillskapas inom kommunledningsförvaltningen med ansvar för registration/arkiv/nämndsadministration, intern information och service samt reception/växel för hela kommunen. Förändringen innebär följande: o Kansliet ersätter den administrativa enheten (gemensam soc/buf) och medborgarkontoret. o Nuvarande chef för administrativa enheten har föreslagits annan befattning inom barn- och utbildningsförvaltningens kost och lokalvård. o Nuvarande chef för medborgarkontorets chefsförordnande upphör , vilket innebär återgång till ordinarie grundtjänst som utredare. Befattningen som utredare föreslås omregleras till benämningen planeringsstrateg med utökat uppdrag. Placering kommunledningsförvaltningen. o Kommunjuristens tjänst föreslås förordnas till chef kanslienheten och flyttas organisatoriskt från staben till kanslienheten. o Nämndsekreterare/registrator för barn- och utbildningsnämnden rekryteras o Reception/växel bemannas inom befintlig personalresurs (medborgarkontoret). Innebär ett renodlande av uppdraget i receptionen. o Informatörstjänsten flyttas organisatoriskt till kansliet. o Löne- och bemanningsadministration flyttas till personalenheten. o Biståndsadministrationen flyttas till IFO-enheten, socialförvaltningen. o Assistent flyttas till barn- och utbildningsförvaltningen o Servicehandläggare, Habo flyttas till tekniska enheten o Överförmyndaren flyttas till kanslienheten från staben o Projektadministratör, Bothnian Arc flyttas till tillväxtenheten Vid bildandet av medborgarkontoret var ambitionen att kvalificerade handläggare skulle omhänderta handläggning av viss kommungemensam service. Tidigare genomförd utvärderingen visar att själva grundtanken med medborgarkontoret inte har uppfyllts. Under tidens gång har arbetsuppgifter återförts till tidigare enheter. Genom att bilda ett kommungemensamt kansli möjliggörs gemensam utveckling och samverkan av styrelse- och nämndsadministration samt diarieföring/registrator. Receptionen återgår till en servicepunkt för besökande, telefoni etc och handläggarna nås direkt av besökare.

7 Löne- och bemanningsadministrationen centraliseras och samordnas för att i samverkan med personalenheten uppnå fördelar gällande utveckling och kompetens. Biståndsadministrationen och övrig administration (administrativa enheten) kvarstår i kärnverksamheten dvs. social förvaltningen. Översyn av intern arbetsfördelning och arbetsuppgifter sker av kanslichef i samband med rekrytering av ny nämndssekreterare. (gäller bl.a. sekreterarskap i trygghets- och folkhälsorådet, pensionärsrådet och rådet för funktionshinder samt konsumentvägledning) En tillväxtenhet återuppbyggs (kluster av tillväxt, bibliotek och kultur) med följande förändringar; o Chef tillväxtenhet rekryteras. o Landsbygdsutvecklare/EU-samordnare. (rekrytering pågår) o Utvecklingsstrateg för handel, näringsliv, besöksnäring etc rekryteras. o Projektadministratör, Bothnian Arc flyttas från medborgarkontoret till tillväxtenheten o Befintlig näringslivsutvecklares befattning föreslås omregleras till kommunikatörsstrateg och placeras vid kommunledningsförvaltningen med ett kommunövergripande uppdrag. o Kultur och bibliotek flyttas organisatoriskt till den nya enheten, samtliga chefer kvarstår som avdelningschefer. Tillväxtfrågorna inom kommunen har varit eftersatta under en tid pga av underbemanning, medarbetare har slutat och inga nyrekryteringar har gjorts. Förslaget innebär en nysatsning både på näringslivs- och landsbygdsutveckling. Tillväxtenhetens uppdrag breddas, i och med att kultur och bibliotek tillförs enheten. Bakgrunden till detta är synsättet att tillväxt av kommunen handlar om både antalet innevånare, ekonomi men också hälsa och välmående för medborgare. Breddningen av tillväxtenhetens uppdrag innebär att kulturfrågorna lyfts från barn- och utbildningsnämnden till kommunstyrelsen, vilket är lämpligt med tanke på att uppdraget är kommunövergripande. Detta skapar också bättre förutsättningar för ökad ledning och styrning för utökad samverkan och synergieffekter inom klustret. Kommunen har ett handelsindex som är unikt, med många besökande till vår handelsstad. Basen för ökade möjligheter till upplevelser, aktiviteter och evenemang finns, men utbudet finns inte. Ett ökat fokus på detta område bör generera både arbetstillfällen och ekonomisk tillväxt för näringslivet. Under 2016 föreslås en översyn av kultur/bibliotek med fokus på samnyttjande och effektivisering av befintliga resurser samt en tydligare profilering på kulturfrågorna.

8 De tekniska verksamheterna dvs. fastighet, gata/park, vatten/renhållning, IT samt fritid slås samman till en gemensam teknisk enhet vid kommunledningsförvaltningen. Förändringen innebär följande: o Befattningen chef fastighet föreslås förordnas till chef teknisk enhet med övergripande ansvar för enheten. (med särskilt ansvar för fastigheter) o Ekonomiassistentbefattning tillförs den nya enheten, från ekonomienheten. o Servicehandläggare HABO tillförs den nya enheten från medborgarkontoret. o Nyrekrytering av entreprenadingenjör. o Gata/park, VA/renhållning, IT och fritid flyttas organisatoriskt till den nya enheten, samtliga chefer kvarstår som avdelningschefer. Haparanda kommun satsar aktivt på ökade offentliga investeringar inom det tekniska området. Detta innebär ökad arbetsbelastning på enheten och vikten av att samverka och samnyttja personella resurser ökar. I den nya organisationen möjliggörs detta genom att fler enheter, bildar en enhet med en gemensam ledning. Fler kompetenser tillförs enheten, och en ny ingenjörsbefattning möjliggör omhändertagandet av den ökade investerings-volymen. Även enhetens behov av riktat administrativt stöd tillgodoses. Tillgängliga administrativa resurser inom enheten möjliggör ökat samarbete och backup gällande bostadsförmedlingens kundtjänst, samt ett nära kvalificerat stöd till chefer inom enheten. Bildandet av den nya enheten, bör möjliggöra synergieffekter bl a gällande bemanning vid säsongsvariationer och nyttjande av ekonomiska resurser inom det området som helhet. Ekonomienheten o Befattningen inköpssamordnare flyttas från staben till ekonomienheten. o Befintlig ekonomiassistent för tekniska verksamheter flyttas till teknisk enhet. o Ekonomtjänst permanentas. (idag visstidsanställning) Ekonomienhetens uppdrag utökas med inköp/upphandling. Kommunens samlade upphandling behöver ses över för rättssäkra och effektiva processer. En översyn av eventuell centraliserad upphandlingsprocess inom Haparanda Kommun föreslås genomföras under 2016.

9 Personalenheten o Löne- och bemanningsadministration flyttas till personalenheten från administrativa enheten, Socialförvaltningen. o Vakant lönehandläggartjänst föreslås omregleras till HR-strateg/systemförvaltare. Detta innebär att all löneadministration centraliseras inom kommunen, samt ett samlat ansvar för det operativa och strategiska uppdraget inom personalområdet. Detta skapar förutsättningarna för ett vidgat helhetsperspektiv med ökat fokus på utveckling (exempelvis kompetensförsörjning) och kvalitetssäkring av interna processer. Inom HR området finns idag ett behov av ökad kompetensnivå gällande systemförvaltning av samtliga HR system, utdata/statistik, implementering och utbildning av digitala processer. En medarbetare har övergått till annan tjänst inom kommunen, vilket möjliggör att vid nyrekrytering genomföra denna förändring. En översyn av eventuell centraliserad bemanning föreslås genomföras under Utredning föreslås tillsättas i syfte att utreda förutsättningarna för en organisation för arbetsmarknadsfrågor i samverkan med resursverkstaden. Staben förändras därmed genom att: o Ny befattning som Planeringsstrateg inrättas. (omreglerad befattning utredare, f.n. chef medborgarkontoret) o Ny befattning som Kommunikatörsstrateg inrättas. (omreglerad näringslivsutvecklarbefattning) o Kommunjuristen flyttas till kansliet. o Inköpssamordnaren flyttas till ekonomienheten. o Överförmyndaren flyttas till kansliet Den kommunala planeringsprocessen måste fortsätta utvecklas för att stärka den interna styrningen med fokus på ökad måluppfyllelse. Vi måste också utveckla det långsiktiga visionsarbetet tillsammans med Torneå samt säkerställa uppföljning av mål och uppdrag generellt inom kommunen. Den externa kommunikationen, att marknadsföra kommunen är områden som behöver prioriteras och utvecklas för att bidra till att skapa en attraktiv bild av Haparanda som handels- och besöksort. Uppdraget är att utveckla och stärka varumärket Haparanda.

10 Ekonomiska konsekvenser Utökningen av tillväxtenheten finansieras inom befintlig budgetram genom outnyttjad personalbudget för nuvarande tillväxtenhet. För social- och barn/ungdomsförvaltningen innebär organisationsförändringen av ledarskapet en beräknad besparing på ca 630 tkr. Sammanslagningen av medborgarkontoret och den administrativa enheten - med hänsyn till att en medarbetare avslutat sin tjänst på egen begäran innebär en besparing på ca 650 tkr. Förändringen av tekniska enheten innebär en kostnadsökning på ca 720 tkr. Inrättandet av samhällsbyggnadsförvaltningen innebär en kostnadsökning på ca 100 tkr. Sammanfattningsvis innebär förslaget att hela förändringen finansieras inom ram, samt att denna medför minskade personalkostnader på ca 460 tkr per år. Dock bör man vara medveten om att satsningen på tillväxt och utvecklingsfrågor även bör synas i driftsbudgeten för ökad måluppfyllelse dvs. medel för verkställighet erfordras. Analys av organisationsförslaget Att ersätta samhällsbyggnadskontoret med en samhällsbyggnadsförvaltning bedöms ge ökad tydlighet och sammanhållet fokus i de interna processerna. Myndighetsnämnden får också ett tydligare uppdrag. Beslutsprocesserna förväntas blir kortare, och tillsammans med krav på ökad digitalisering bör detta bidra till utökad service till medborgarna. Tillskapandet av en kanslienhet bedöms ge en ökad tydlighet, ökat stöd för övriga förvaltningar och kontor, samt bidra till att utveckla och stödja en enhetlig nämndsadministration. Finns också goda samordningsmöjligheter gällande nämnds- och registratorsadministration. Möjligen en risk för ökad sårbarhet för växeln, då grundbemanningen minskar men samtidigt begränsas också uppdraget. Satsningen på tillväxtenheten uppfattas positivt, tydligare och förväntas ge förutsättningar för bättre styrning och struktur av kommunala arrangemang. Bedöms även bidra till en gemensam helhetsbild och positiv samordning av resurser. Bör stärka samarbetet och ge förutsättningar för att utveckla tillväxtarbetet. Här är det viktigt att det politiska uppdraget klargörs. Bildandet av den tekniska enheten bedöms ge förutsättningar för samordningsvinster, genom en tydligare organisation som stärker det tekniska området som helhet. Ett bra internt samarbete, förväntas ge mindre störningar för medborgarna. Bör även bidra till bättre prioriteringar genom möjlighet till samordning av resurser och ekonomisk helhetssyn.

11 Att flytta inköpssamordnaren till ekonomienheten förväntas ge bättre kontroll och styrning. Ett viktigt område som måste utvecklas och kvalitetssäkras. Centraliseringen av löne- och bemanningsadministrationen upplevs naturligt och tydligt, då samarbete med HR tillhör vardagen. Detta bör bli en gemensam kompetenshöjning till förmån för hela kommunen. Sårbarheten bedöms också minska. Satsningen på planerings och kommunikationsfrågorna, bedöms bidra till att ge en bättre struktur, utveckla verksamhetsstödet samt bidra till en enhetlig bild av kommunen, ett stärkt varumärke. Planeringsprocessen behöver utvecklas för att bidra till ökad måluppfyllelse. Viktigt att tydliggöra rollfördelningen mellan intern och extern information/kommunikation. Generella faktorer att beakta inför organisationsförändringen: Förutsätter en reviderad delegationsordning för att klargöra roll- och ansvarsfördelningar. Behov av en intern översyn av resursfördelning, med fokus på frigörande av utvecklingsmedel Behov av interna kartläggningar av processer med fokus på att ökad kvalitet och tillgänglighet för medborgarna. Viktigt att prioritera den interna kulturen, att få alla att dra åt samma håll, vid bildandet av nya grupper/team. Organisationsutredningen har inte beaktat den politiska organisationen. Risk- och konsekvensanalys Det interna arbetet med risk- och konsekvensanalyser kommer att genomföras under perioden september- oktober. Tidplan KS au MBL information Kommunstyrelsen Sept-okt Risk- och konsekvensanalys (internt arbete) MBL förhandling påbörjas Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Verkställighet successivt from