Ny organisation - organisationsöversyn inom Karlstads-Hammarö gymnasieförvaltning

Transkript

1 Dnr GN Dpl 01 sid 1 (6) KARLSTADS-HAMMARÖ GYMNASIEFÖRVALTNING Staben Tjänsteyttrande Urban Karlsson, urban.karlsson@karlstad.se Ny organisation - organisationsöversyn inom Karlstads-Hammarö gymnasieförvaltning Dnr GN Dpl 01 Ärende Utgångspunkter och motiv för organisationsöversyn Gymnasieförvaltningens verksamhet har under lång tid påverkats av den elevdemografiska förändringen med sjunkande elevantal. Under perioden från 2007 fram till idag har även konkurrensen från fristående skolor ökat. Sammantaget innebär detta betydande utmaningar för nämnd och förvaltning i form av ständiga krav på anpassningar. Som ett led i att anpassa verksamheten togs 2009 beslut att avveckla Tullholmsgymnasiets lokaler i sin helhet. Detta verkställdes vid halvårsskiftet Dessutom genomförde förvaltningen en större omorganisation för att klara kraven i den nya skollagen samt anpassa organisationen till gymnasiereformen GY-11. Förändringen innebar att verksamheten organiserades i fem skolenheter (skolor). Verksamheten på respektive skola leds av en verksamhetschef och två eller flera rektorer. Den nya organisationen trädde i kraft 1 januari Som ett led i den fortsatta anpassningen av verksamheten har nämnden våren 2013 tagit beslut att avveckla lokalerna på Hammarögymnasiet. Detta verkställas vid halvårsskiftet Utöver detta har nämnden, utifrån minskat söktryck och ekonomisk bedömning minskat ner antalet program och inriktningar inför läsåret 2013/2014. Ambitionen att ha ett brett utbildningsutbud av hög kvalitet har inneburit att de flesta eleverna har tagits in på sina försthandsval. Konsekvenserna av denna ambition har inneburit att klasser och grupper blivit otraditionella i fråga om storlek. Detta har blivit kostnadsdrivande då många skolenheter och program inte klarat att anpassa sin organisation på ett ekonomiskt optimalt sätt utifrån den tilldelade budgeten. Idag har förvaltningen en betydande ekonomisk obalans. Gymnasieförvaltningen behöver skapa en ny och samordnad ledningsorganisation som bättre kan möta kommande utmaningar. Ledningsorganisationen ska vara effektiv, handlingskraftig och flexibel. Den nya organisationen ska tydligt beakta och prioritera förutsättningar för rektorers pedagogiska ledarskap. Postadress: Karlstads-Hammarö gymnasieförvaltning, Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32 Webb: karlstad.se Tel: E-post: gymnasieforvaltningen@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: upphört Bankgiro:

2 Dnr GN Dpl 01 sid 2 (6) Organisationsöversynen ska ta sin utgångspunkt i det organisation som trädde i kraft I detta organisationsbeslut finns roller, uppdrag och ansvar beskrivna för respektive chefsbefattning. Utgångspunkter för organisationsöversynen Dagens samlade ledningsorganisation ska i samband med översynen analyseras utifrån funktion och dimensionering. Målsättningen ska vara ökad tydlighet i chefens uppdrag och ansvar. Utredningen ska dessutom föreslå en gemensam modell för en kraftfull och tydlig styrning och uppföljning. Den framtida ledningsorganisationen ska vara effektiv och resurssnål på såväl förvaltnings- som skolnivå. Det krävs en ökad samsyn och acceptans kring kravet på en ekonomi i balans där resurser till undervisning ska prioriteras. Den framtida verksamhetsstyrningen behöver tydligare ta sin utgångspunkt i väl definierade verksamhetsresultat och en ekonomi i balans på alla nivåer. Gymnasieförvaltningen samlade administrativa och pedagogiska stödfunktioner, lokalt och centralt, kartläggs och tydliggörs. Möjligheter till samordning och effektivisering ska beaktas. Organisation styrning och ledning Styrning och ledning En del i utredningsuppdraget handlar om att föreslå en gemensam modell för en tydlig och samordnad styrning. Utredningen föreslår en gemensam hierarkisk styrmodell omfattande alla chefsnivåer. Rektor får sitt uppdrag av verksamhetschefen, verksamhetschef och stabschef får uppdraget av förvaltningsdirektören. Förvaltningsdirektören får sitt uppdrag från politiken, lokalt/nationellt, och kommunledningen. Utgångspunkten är att varje chef ska ha ett väl definierat uppdrag. Uppdraget definieras i dialog med närmast högre chef och tidsätts samt följs upp i en resultatdialog minst en gång per kalenderår. Utgångspunkten för uppdrags- och resultatdialog är en ekonomi i balans vilket innebär ett nollresultat eller bättre. Förutom ekonomi ska dialogerna omfatta ett antal verksamhetsmått som beskriver verksamhetens kvalitet. Verksamhetsmåtten hämtas från det systematiska kvalitetsarbetet. Exempel på sådana mått är elevers meritvärden och genomströmning, resultat från LMU- och KBU-undersökningar. Ekonomistyrning och ekonomresurs Utifrån gymnasieförvaltningens ekonomiska situation är det av yttersta vikt att varje chef/verksamhet säkerställer en ekonomi i balans. En ekonomi i balans definieras som ett nollresultat eller bättre. Varje skola utgör en resultatenhet och verksamhetschef och rektorer ansvarar gemensamt för resultatet. Verksamhetschefen och rektorerna har ett gemensamt ansvar för att skolan har en ekonomi i balans vilket förutsätter att var och en tar sitt resultatansvar. Som stöd för ekonomiarbetet på respektive skola finns en ekonomisekreterarresurs som är kopplad till verksamhetschefen. I och med avvecklingen av Hammarögymnasiet måste ekonomisekreterarresursen ses över. Samtidigt bör gymnasieförvaltningens samlade behov av ekonomresurs ses över utifrån volymen

3 Dnr GN Dpl 01 sid 3 (6) kvalificerat ekonomiarbete. Översynen ska beakta betydelsen av den lokala planeringsprocessen för verksamhetens ekonomiska resultat. Planeringsprocessen resurs- och kompetensoptimering Merparten av gymnasieförvaltingens planeringsprocesser sker lokalt ute på respektive skola. Den centrala planeringsprocessen omfattar i första han arbetet med budget och utbildningsutbud där gymnasienämnden fattar beslut. Med utgångpunkt i beslutad budget och utbildningsutbud sker ett omfattande planeringsarbete på respektive skolenhet. På uppdrag från gymnasienämnden genomförde förvaltningen en utredning och analys av programutbud, antagningsorganisation, gruppstorlekar etc. På gymnasienämnden sammanträde i november 2012 redovisades följande bedömning ett mer konsekvent analys- och planeringsarbete behöver genomföras inom respektive skola, rektorsområde och program. Arbetet med att utveckla den lokala planeringsprocessen behöver prioriteras i betydligt högre grad. Den lokala planeringsprocessen som i huvudsak sker under årets första kalendermånader är avgörande för skolans samlade ekonomi under kommande läsår. Förändringar och justeringar av organisationen är inom gymnasieskolan ytterst svåra att genomför efter det att bemanningsprocessen påbörjats. För att stödja och utveckla det lokala planeringsarbetet föreslår gymnasieförvaltningen att en ny funktion i form av ett centralt planeringsstöd inrättas. Funktionen placeras organisatoriskt under planeringschefen. Förutom att vara ett stöd för skolorna i den lokala planeringsprocessen ska den nya funktionen arbeta bland annat med utveckling av administrativa rutiner, schemaprinciper samt statistik och uppföljning. Vid inrättandet av ett centralt planeringsstöd menar gymnasieförvaltningen att resursen för schemaläggning och samordning på respektive skola kan minskas. Bedömningen är att den centrala planeringsfunktionen kan finansieras genom en omfördelning av gymnasieförvaltningens samlade resurs för planering och schemaläggning. Stöd- och servicefunktioner Till sin hjälp har den lokala ledningsgruppen på skolan ett antal stöd- och servicefunktioner. Dessa funktioner kan delas in i administrativt stöd och pedagogiskt stöd. Med pedagogiskt stöd avses de elevnära stöd- och servicefunktionerna som elevhälsa, studievägledning etc. Chef och ansvarig för det pedagogiska stödet på en skola ska vara en eller flera rektorer. Administrativt stöd omfattare de stödfunktionerna som mer indirekt påverkar elever och undervisning. Exempel på administrativt stöd är expedition/reception, schemaläggning, vaktmästare/tekniker etc. Chef och ansvarig för det administrativa stödet ska vara verksamhetschefen. Avvecklingen av Hammarögymnasiet vid halvårsskiftet 2014 kommer att påverka gymnasieförvaltningens samlade behov av stöd- och servicefunktioner. Det framtida behovet kartläggs och analyseras inom ramen för flyttprocessen.

4 Dnr GN Dpl 01 sid 4 (6) Gymnasieförvaltningens stab uppgift och verksamheter Gymnasieförvaltningens stabs främsta uppgift är att stödja skoldirektören och verksamheterna i deras uppdrag. För att fullfölja uppdrag finns specialistfunktioner i form av ekonomi-, personal-, planerings- samt utvecklingschef. Förutom dessa specialistfunktioner finns gemensamma stödfunktioner som antagning, IT-samordning samt personal och löneadministration, m.m. Under gymnasieförvaltningens stab finns organisatoriskt även ett antal särskilda verksamheter som vuxenutbildningens beställarenhet, köks-/kostansvarig, gymnasieforum, feriearbete, m.m. Utredningen konstaterar att gemensamma stödfunktioner och de särskilda verksamheterna har sin utgångspunkt i politiska beslut, tydliga behov eller önskemål från verksamheterna. Dessa verksamheter löper antingen mer eller mindre kontinuerligt alternativt cykliskt och levererar samma tjänst/nytta över tid. För att säkerställa kompetens och effektivitet bör dessa verksamheter fortsatt organisatoriskt tillhöra gymnasieförvaltningens stab. Utvecklingsfunktionen organisation och bemanning Förvaltningsövergripande utvecklingsbehov ska ha sin utgångspunkt i uppdrag från stat eller kommun och från de behov och önskemål som verksamheterna själva upplever/anger. Beträffande förvaltningsövergripande utvecklingsfrågor konstaterar utredningen att de oftast har karaktären av engångsfrågor. Denna typ av frågor kan med fördel hanteras mer flexibelt där hela chefsgruppen ses som en resurs. Önskemål om en ökad delaktighet i utvecklingsprocesser har tydligt framförts av förvaltningens chefsgrupp. Det finns goda möjligheter att bemanna förvaltningsövergripande utvecklingsprojekt/-frågor utifrån kompetens och intresse hos hela den samlade chefsgruppen. I uppdragsbeskrivningen för verksamhetschefer ingår ett ansvar för gymnasieförvaltningens strategiska utvecklingsarbete. Det finns i dagens organisation en otydlighet mellan utvecklingschefens och verksamhetschefernas roller och ansvar för förvaltningens strategiska utvecklingsarbete. Det strategiska utvecklingsarbetet ska i framtiden kopplas närmare till verksamheten genom att verksamhetschefer ges ett tydligare ansvar. Utifrån ett tydligare utvecklingsansvar för verksamhetschefer och ett mer projektinriktat arbetssätt vilket involverar fler chefer föreslås att stabsfunktionen utvecklingschef avvecklas. Förslag till ny stabsorganisation Utifrån den genomförda analysen föreslås tre stabschefer, ekonomi-, personal- och planeringschef. Stabschefen ansvarar för verksamheten inom respektive funktion samt för väl definierade särskilda verksamheter. Ekonomifunktionen leds av ekonomichefen och har som huvudansvar ekonomistyrning, budget/bokslut, resursfördelning, strategisk plan Personalfunktionen leds av personalchefen och har som huvudansvar personalstrategier, lönepolicy och löneöversyn, riktlinjer och rutiner inom PAområdet

5 Dnr GN Dpl 01 sid 5 (6) Planeringsfunktionen leds av planeringschefen och har som huvudansvar planering och samordning, antagning, lokaler, statistik och kvalité. Ny ledningsstruktur och organisation Förslaget till ny struktur och organisation bygger på nuvarande organisation med tillhörande roller och ansvar men antalet chefsbefattningar på stabs- och verksamhetschefsnivå föreslås minska. Utgångspunkt för föreslagna förändringar är en strävan mot att tydliggöra och renodla de olika chefsnivåernas roller och uppdrag. I nuvarande organisation har det från olika håll framförts synpunkter på att det finns oklarheter och otydligheter kring roller och ansvar mellan verksamhetschef och rektor. I förslaget ges verksamhetschefen ett mer övergripande och strategiskt uppdrag. För de båda verksamhetscheferna föreslås placering på gymnasieförvaltningens stab. Placeringen stödjer en tydligare styrning av den dagliga verksamheten samtidigt som verksamhetschefens ökade strategiska uppdrag underlättas. Skoldirektören arbetar fortsatt genom förvaltningsledningsgruppen bestående av tre stabschefer och två verksamhetschefer. Förvaltningsledningsgruppen blir skoldirektörens viktigaste verktyg för en tydlig och samordnad styrning. Ansvarsförskjutningen mot rektorsnivån står väl i samklang med skollagens betonande av rektorsansvaret i skolan. Förslaget innebär ett ökat uppdrag på

6 Dnr GN Dpl 01 sid 6 (6) rektorsnivå varför en noggrann konsekvensanalys behöver genomföras med beaktande av rektors pedagogiska ledarskap om förslaget godkänns. Verksamhetschefen är fortsatt chef för rektorer och blir enligt förslaget chef för rektorerna på två skolor. Rektorerna på de båda skolorna bildar tillsammans med verksamhetschefen en ledningsgrupp. Konsekvensen blir en ledningsgrupp med större samlad kompetens och ökade möjligheter att lära av varandra. Vissa frågor berör självfallet endast den ena skolan och ska självfallet hanteras lokalt i samråd med verksamhetschefen. Rektorerna på den enskilda skolan ansvarar gemensamt för den dagliga verksamheten och att samarbetet fungerar. På motsvarande sätt föreslås en gemensam organisation för administrativt stöd för två skolor. En gemensam organisation innebär i detta fall inte en gemensam placering utan ger möjlighet till ökad resursallokering vid behov och att man enkelt kan täcka upp för varandra vid behov. Organisationsförändringen en process i flera steg Karlstads-Hammarö gymnasieförvaltnings förslag till ändrad organisation och en med samordnad ledning och styrning innebär en förändringsprocess som behöver genomföras i flera steg. Utöver de förslag till beslut som föreslås i organisationsöversynen behöver gymnasieförvaltningen arbeta vidare med bland annat följande: Ur ett elev- och utbudsperspektiv analysera vilka skolor som ska kopplas samman under en verksamhetschef Arbeta fram ett dokument som tydligt beskriver organisation, roller och ansvar i den nya organisationen Bemanna organisationen utifrån beslutet Utforma en anpassad struktur för ledningsgrupper och chefsmöten Anpassa samverkanssystemet till den nya organisationen Korrigera delegeringsordningen och se över rutiner, riktlinjer och dokument/blanketter Irene Lennemyr Winkler tf. skoldirektör, gymnasiet Urban Karlsson planeringschef