version 9.60 Försäljning

Transkript

1 version 9.60 Försäljning

2 Innehållsförteckning Försäljning... 3 SnabbGuide... 3 Skapa ny Arbetsorder... 3 Sök Arbetsorder... 9 Dra självrisk Försäljning huvudflik Flikens innehåll Fakturahuvud Informationsfönster Fakturakropp Åtgärd/Aktiviteter Skapa ny arbetsorder Ny Rad A-Konto R-Konto F-Konto E-Konto Text Operationer Paket Snabbmeny Byt konto Byt Tekniker Garantimärk Ta bort rader Infoga blankrad Momsfritt Fast pris Ta bort Märkning Annan Betalare (Sök) Annan Betalare (Lista) Ta bort Annan Betalare Kopiera rader till logg Visa logg Rader till beställning Dölj rader vid fakturering Summeringssidan Fakturering Arbetsorder Försäkringsskador och Självrisker Några grundförutsättningar vid försäkringsskador Menyrad Försäljning Öppna Ao Aktivitetslista Samlingsfakturering Registervård Utskriftsalternativ i registervården Sökordsregister Winassist System AB, Sollentuna, Sweden. All rights reserved.att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok utan skriftligt medgivande från Winassist System AB är ett brott mot lagen om upphovsrätt. 2

3 Försäljning SnabbGuide Detta kapitel inleder vi med en SnabbGuide där vi översiktligt går igenom registrering och bearbetning av arbetsordrar, kontantnota, faktura samt självrisk. Skapa ny Arbetsorder Registrering av en arbetsorder sker i två steg. Steg 1 består av att fylla i fordons- och kunduppgifter samt orderrader. På bilden nedan, som kan betraktas som huvudet och kroppen på en vanlig manuell faktura, finns de fält som ska fyllas i. Steg 2 kommer du till när du klickar på Summera. Här visas en summering av vad som registrerats på orderraderna och du bestämmer nu om arbetsordern ska bli en faktura, kontantbetalning, kredit, internfaktura eller följesedel. Du drar även självrisker vid försäkringsarbeten på den bilden. 1. För att skapa en ny Arbetsorder klickar du på knappen Skapa ny Arbetsorder. 3

4 2. Markören ställer sig nu i fältet Regnr där du skriver in aktuellt registreringsnummer. I detta fall använder vi AAH Tryck Enter ( ) och huvudet blir automatiskt ifyllt med de uppgifter som finns lagrade sedan tidigare. Längst ner ser du nu att ett inmatningsfält har kommit till. Det är här du skapar dina orderrader. 4. Tryck på Tab-tangenten för att flytta markören till Km.ställn. och fyll i aktuell mätarställning. I vårt exempel

5 5. Nu är det dags att fylla i vilket arbete som ska utföras. Det första du måste göra är att definiera vilken typ av orderrad som ska registreras. Detta för att programmet ska veta från vilka register som olika uppgifter ska hämtas ifrån samt hur beloppen som finns på raderna ska bokföras. Sju olika typer av rader finns att välja mellan: A = Arbetsrad (avser registrering av vanligt arbete) R = Reservdelar (avser registrering av reservdelar) F = Främmande arbete (avser registrering av arbete som är inköpt externt, exempelvis plåt, lack) E = Egna konton (avser registrering av egendefinierade konton, exempelvis frakt) T = Text (avser registrering av fritext) O = Operationer (avser registrering av arbete som finns i operationsregister) P = Paket (avser registrering av arbete och reservdelar i paketform) 6. För att starta registrering går du ner till Ny Rad nere i vänstra hörnet och skriv A (Arbete) i fältet eller använd knappen A-Konto. Tryck Enter 7. och bokföringskonto visas: A, Konto: 3010 Arbete. 8. Tryck Tab för att komma till Benämning. Skriv in det som ska göras, i detta fall skriver vi BYTE KOPPLING. Här får du plats med max 24 tecken. 9. Gå till Antal och skriv in hur många timmar arbetet tar. Om du trycker Enter i detta läge så förs raden upp till kroppen på arbetsordern. Om du inte vill ta upp raden direkt utan vill kunna påverka Pris, Rabatt (%) eller Belopp så trycker du Tab för att komma till respektive fält för att göra dina ändringar. Om du ändrar Belopp så blir det ett fast-pris. Tryck Enter när du är klar med eventuella justeringar. 5

6 10. För att fortsätta med Arbetsordern och lägga in reservdelar går du till Ny Rad igen och skriver in R (Reservdelar) eller använd knappen R-Konto. Tryck Enter och kontoinformationen visas. Markören är nu i fältet Kod/Artikelnr och du kan skriva in kod/artikelnummer för aktuell reservdel. Om du vill söka efter en artikel klickar du på Sök eller trycker på F4. Trycker du Enter i det här läget förs raden upp till kroppen på arbetsordern. Vill du påverka Pris, Rabatt (%) eller Belopp trycker du Tab för att komma till respektive fält. När du är klar med eventuella justeringar tryck Enter och orderraderna fylls på efter hand. 11. Fortsätt enligt ovan om du vill lägga till ytterligare rader. Vill du lägga in fritext använder du dig av knappen Text. Här kan du skriva in obegränsat med text. I detta fall skriver vi in en anmärkning på bromsarna: Bromsar bak slitna, bör bytas inom 500 mil. Du kan se hur räkningen utvecklar sig i Informationsfönstret uppe till höger, under fliken Info. 6

7 12. Om du ångrar dig eller skriver in fel så kan du ta bort en orderrad. Det gör du genom att markera den rad du vill ta bort och sedan placera markören i kroppen på arbetsordern och höger-klicka med musen. En Snabbmeny visas där du kan göra ett antal val. För att ta bort markerad rad går du med mus-pekaren till Ta bort rader och klickar en gång och den markerade raden tas bort från orderraderna. 13. För att gå vidare och slutföra arbetsordern klickar du på Spara nere till höger. Arbetsordern tilldelas då ett nummer (AoNr). 7

8 14. Därefter kan du klicka på Summera eller trycka på F12-tangenten vilket innebär att du kommer till foten av fakturan. Här kan du bl. a. se en summering av vad som registrerats på orderraderna. 15. För att skapa en kontantfaktura trycker du på Kontantbetalning. Fakturan tilldelas då ett löpnummer och du kan sedan skriva ut fakturan. 8

9 Sök Arbetsorder När arbetet är klart kan arbetsordern enkelt hämtas fram. Det finns ett antal sökvillkor som du kan använda. 1. Gå till fliken Försäljning. Klicka på Sökningar eller tryck F4. 2. Du får då upp följande sökvillkor som du kan använda för att hitta den arbetsorder du söker. Om du exempelvis vill söka på registreringsnummer så klickar du på Regnummer och skriver in aktuellt registreringsnummer i sökfältet. 9

10 Dra självrisk Nu ska vi skapa en faktura till ett försäkringsbolag med självrisk. Vi utgår från exemplet innan, Skapa en Arbetsorder, men nu har vi inte summerat och gjort någon kontantbetalning, utan vi är kvar på arbetsordern som vi sparat. Vi har lagt in Folksam som kund med adress- och telefonuppgifter samt kundnummer 500. För att se hur du lägger in kunduppgifter, gå till föregående avsnitt där vi registrerade ägaruppgifter. Fakturera Försäkringsbolaget 1. Vi går upp till fakturahuvudet och ändrar kundnummer från kundens registreringsnummer till 500 som Folksam har. Tryck Enter och försäkringsbolaget kommer upp som Betalare. 2. Klicka på Summera eller F Beroende på vilken typ av försäkring som skadan avser skall självrisken dras antingen före moms eller efter moms. Två olika typer finns att välja mellan: a. Vagnskadegaranti. Självrisken ska alltid dras före moms. b. Vanlig försäkring. Självrisken ska alltid dras efter moms. 10

11 Fyll i självrisken på 1000:- i fältet Självrisk efter moms då den här skadan gäller en vanlig försäkring. Genom att flytta markören och placera den i något annat fält så uppdateras ATT BETALA. 4. Du kan också välja om du ska påföra moms på försäkringsbolaget eller kunden. Detta gör du genom att klicka på knappen Redigera självrisk. Här kan du flytta momsen till kunden eller försäkringsbolaget genom att klicka på pilarna. Klicka sedan på Ok. 5. För att skapa en faktura till försäkringsbolaget klickar du på Skapa faktura (F4). 11

12 6. En faktura skapas och du väljer om du vill skriva ut fakturan eller inte. Fakturera Kunden 1. Efter att du skapat en faktura kommer du tillbaka till arbetsordern och kan göra en självriskfaktura till kunden. Kunden finns nu som Betalare och kundens kundnummer är aktivt. Du ser också den text som finns på faktura-kroppen. Om fordonsägaren inte ska betala har du möjlighet att ändra betalare men inte registreringsnummer eller ägare. Självriskfakturan är en del av huvudfakturan, vilket innebär att det inte går att registrera ytterligare arbets- eller reservdelsrader. Däremot går det att registrera kompletterande textrader. 2. Klicka på Summera eller F12. 12

13 3. Om kunden ska betala kontant klickar du på Kontantbetalning (F8) eller om han ska faktureras klickar du på Skapa faktura (F4). 13

14 Försäljning huvudflik När programmet startas är alltid programfliken Försäljning aktiv. Högst upp ser du en Menyrad (Arkiv, Försäljning, Reservdelar etc.) och därunder ett Verktygsfält (ikoner). De funktioner i programmet som du vill ha snabb tillgång till och som används oftast finns placerade i ett Fliksystem (Försäljning, Fordon etc). Med fliksystemet har du tillgång till 7 olika programmoduler samtidigt. Genom att klicka med musen växlar du lätt mellan flikarna/programmodulerna. I detta fall är fliken Försäljning aktiv. Menyraden, Verktygsfältet och Fliksystemet visas alltid oavsett under vilken flik du befinner dig. Flikens innehåll Inom Försäljning kan du skapa arbetsorder, kostnadsförlag, följesedlar, kontantkvitton, fakturor, internfakturor och samlingsfakturor. Du kan även göra sökningar på gamla arbetsordrar, fakturor m.m. Försäljningsfliken är indelad i ett antal områden: Fakturahuvud Informationsfönster Fakturakropp Aktiviteter 14

15 Nedan följer en kort beskrivning av varje område Fakturahuvud Här får du information om Fordon eller Objekt och de uppgifter som är knutna till detta. Genom att klicka på knapparna ObjektID, Ägare Adress etc. får du ytterligare information. Ao/Faktura Detta fält visar vilket nummer en arbetsorder eller faktura har. Arbets- och reservdelsorder har en nummerserie. Följesedlar har en nummerserie. Fakturor, kontant-, kredit- och räntefakturor har en nummerserie. När en ny arbetsorder skapas tilldelas den inte ett nummer förrän den sparas eller skrivs ut. Datum När en ny arbetsorder skapas får den automatiskt dagens datum (vilket hämtas från datorns interna klocka). Sparas arbetsordern och hämtas upp vid ett senare datum behåller arbetsordern det ursprungliga datumet. Datum går att ändra manuellt när markören är placerad i fältet. Regnr När du anger ett registreringsnummer och trycker Enter hämtas uppgifter om ägare, betalare, adress samt fordonsfabrikat automatiskt från fordonsregistret. Är inte fordonet registrerat växlas bild och du kommer till bilden där nytt fordon registreras. När du avslutar registreringen av fordonet och återvänder till arbetsorden, tryck Enter, och orderhuvudet blir ifyllt. Här finns det även en tilläggstjänst som du kan ansluta dig till. Den innebär att du kan hämta uppgifterna direkt från Centrala Bilregistret via SEMA. Sök Regnr Markören ska stå i fältet Regnr. Tryck på funktionstangenten F4 på tangentbordet så får du upp ett helt nytt sökfönster (Sök fordon). Här får du ett antal olika sökalternativ att välja på. Om du inte är säker på exakt registreringsnummer kan du använda dig av * (tangent på tangentbordet). Exempel Leta fram alla Regnr som börjar på GR Skriv GR* i Regnr-fältet. Leta fram alla Regnr vars namn innehåller G och 2 Skriv *G2* i Regnr-fältet. Leta fram alla Regnr som slutar på 28 Skriv *28 i Regnr-fältet. 15

16 Du kan använda dig av * i samtliga fält i sökfönstret och du kan också ställa sökvillkor i flera fält samtidigt. När du står med markören i Regnr fältet och trycker på knappen Page Up på tangentbordet visas en lista på de senaste fordonen som varit aktiva. Markera det registreringsnummer du vill ta fram och tryck Enter. Trycker du på funktionstangenten F4 (högst upp på tangentbordet) så får du upp ett helt nytt sökfönster (Sök). Här får du ett antal olika sökalternativ att välja på. Kundnr Ange ett kundnummer och tryck Enter så hämtas uppgifter om betalare och adress automatiskt (förutsatt att kunden är registrerad i kundregistret) från kundregistret. Är inte kunden registrerad växlas bild och du kommer till bilden där ny kund kan registreras. När du avslutar registreringen av kunden och återvänder till arbetsorden, tryck Enter, och orderhuvudet blir ifyllt. I och med att systemet är kundnummerberoende fylls ett slaskkundnummer automatiskt i orderhuvudet, på detta sätt kan du sälja en reservdel utan lägga upp ett specifikt kundnummer. Inställningar Detta anges under Menyrad System Parametrar Arbetssätt Beteende i fältet Standard kundnummer. Se kapitel System. Sök kundnummer Markören ska stå i fältet Kundnr. Tryck på funktionstangenten F4 på tangentbordet så får du upp ett helt nytt sökfönster (Sök kunder). Här får du ett antal olika sökalternativ att välja på. Om du inte är säker på exakt vad kunden heter eller stavar sitt namn kan du använda dig av * (tangent på tangentbordet). Exempel Leta fram alla kunder som börjar på AB Skriv AB* i namnfältet. Leta fram alla kunder vars namn innehåller A och B Skriv *AB* i namnfältet. Leta fram alla kunder som slutar på AB Skriv *AB i namnfältet. Du kan använda dig av * i samtliga fält i sökfönstret och du kan också ställa sökvillkor i flera fält samtidigt. När du står med markören i Kundnr fältet och trycker på knappen Page Up på tangentbordet visas en lista på de senaste kunderna som varit aktiva. Markera det kundnummer du vill ta fram och tryck Enter. Km.ställn. Här anges fordonets mätarställning vid reparationstillfället. Ägare Uppgift om ägare av fordonet hämtas automatiskt från ägarregistret. Uppgiften kan ändras manuellt på orderhuvudet utan att påverka vad som finns registrerat i kundregistret (fliken Ägare). 16

17 Betalare Uppgift om betalare, vilket alltid är samma som kundnumret, hämtas automatiskt från de uppgifter som finns i fliken Betalare. Uppgiften kan inte ändras manuellt på orderhuvudet. Skall betalaren ändras måste kundnumret ändras i Kundnr fältet. Fabrikat Uppgift om fabrikat av fordonet hämtas automatiskt från fordonsregistret. Uppgiften kan ändras manuellt på orderhuvudet utan att påverka vad som finns i kundregistret. Telefon Det telefonnummer som finns registrerat under Tele 1 i Fliken Betalare. Ref/sk.nr Uppgiften som är ifylld i detta fält skrivs ut på fakturan under rubriken ref/skade.nr. Informationsfönster Informationsfönstret innehåller ett antal flikar. Informationen som finns här är kopplad till respektive Arbetsorder och Orderrad. Fliken Datum Denna flik är aktiv när markören står i fakturahuvudet. Här finns information om: Bokad. Den dag arbetet ska utföras på verkstaden. Lämnas. Den dag kunden lämnar fordonet. Lovad. Den dag du har lovat kunden att fordonet ska vara klart. Klar. Den dag fordonet blev klart. Kundmottagare. Välj från Rullgardinsmeny. Bokad tekniker. Välj från Rullgardinsmeny. Utlämnad av. Välj från Rullgardinsmeny. Fälten Lämnas och Klar ligger till grund för automatiskt stilleståndsintyg till försäkringsbolag. Fliken Info Denna flik är aktiv när markören står i fakturakroppen. När en Text- eller Arbetsrad är markerad visas en summering av fakturan. Om en Reservdelsrad är markerad i fakturakroppen visas utförlig information om reservdelen. 17

18 Info 2 När en Reservdelsrad är markerad i fakturakroppen visas inköpspris och täckningsbidrag. Gäller endast Reservdelar. Annan bet. Här visas de kunder som är markerade som annan betalare på arbetsordern. Diverse Här finns information om Timdebiteringskategori, Rabattkategori samt om kunden är en Påslags-kund. Timdebitering Timdebiteringskategorin i Fordonsregistret styr vilken timdebitering som programmet automatiskt skall föreslå när Arbetsrader registreras. När ett kundnummer anges hämtas det värde som är angivet under rubriken Rabatter/Påslag under fliken Betalare. Detta värde kan också ändras manuellt. I registret Timdebiteringar kan 8 olika debiteringar registreras. Se vidare Paket/Tidverk. Rabatt Det finns 9 olika rabattnivåer som kan ges till en kund. Dessa nivåer finns närmare beskrivna i kapitlet System och Rabatter. När ett kundnr anges hämtas det värde som är angivet under rubriken Rabatter/Påslag under fliken Betalare. Detta värde kan också ändras manuellt. Påslag Det finns möjlighet att göra påslag på vissa artikelgrupper beräknat på rabattkoden samt produktgruppen. Närmare beskrivning under System och Påslag. Fakturakropp Beskrivs närmare under kapitlet Skapa ny arbetsorder. 18

19 Åtgärd/Aktiviteter Pilar Med hjälp av pilarna till vänster kan du enkelt bläddra inom nedanstående nummerserier Öppna arbetsorder Registreringsnummer Fakturanummer Följesedelnummer Kundnummer Objekt Id Avslutade arbetsorder Enkel-pil gör att du tar ett steg framåt eller bakåt i nummerserien. Med dubbel-pil kommer du till början eller slutet i nummerserien (se även Sökningar nedan). Exempel 1. Om du har gjort en sökning (F4) på Öppna arbetsorder så är det i nummerserien för Öppna arbetsorder som du bläddrar framåt eller bakåt i. 2. Om du har gjort en sökning (F4) på ett specifikt registreringsnummer så är det på det registreringsnumret du bläddrar framåt eller bakåt. Du ser alltså de arbetsorder och fakturor som finns på just det registreringsnumret. Funktionsknappar Skapa ny Arbetsorder Genom att klicka på denna knapp skapar du en ny Arbetsorder. Kopiera Faktura/Ao Här kan du kopiera en befintlig Arbetsorder eller Faktura till en ny arbetsorder Praktiskt vid kreditering m.m. 19

20 Sökningar (F4) Här kan du göra sökningar och se historik på: Öppna arbetsorder Registreringsnummer Fakturanummer Följesedelnummer Kundnummer Objekt Id Avslutade arbetsorder Exempel Sök Öppna Arbetsorder När du ska söka en öppen arbetsorder klickar du på knappen Sökningar (F4) och väljer Öppna arbetsorder. Skriv in det arbetsordernummer du söker och klicka på Ok så hämtas arbetsordern fram på skärmen. Vill du börja arbeta med den arbetsorder du tagit fram, klicka Aktivera. I annat fall klickar du på pilknapparna för att hämta nästa arbetsorder i nummerserien. Sök på Registreringsnummer Alla fakturor som skapas i programmet sparas kompletta i fakturaregistret vilket är till stor hjälp när du snabbt ska plocka fram ett gammalt arbete. Du slipper alltså stå och leta i pärmar efter gamla arbeten som utförts på verkstaden. 20

21 När du ska söka en faktura klickar du på knappen Sökningar (F4) och väljer Regnummer och den yngsta fakturan på detta Reg nr hämtas fram på skärmen. Genom att klicka på pilknapparna (se ovan) kan du sedan hämta nästa faktura på detta fordon. Kontrollerad verkstad Anpassning för kontrollerad verkstad. De uppgifter du fyller i skrivs ut på Arbetsorder och Kostnadsförslag. Utskrifter Här finns ett antal anpassade utskriftsalternativ för din Arbetsorder. Utskriftsalternativet Arbetsorder med tidsaxel är anpassad för er som använder 3 Funktioners manuella bokningstavla. 21

22 Stämplad Tid Skapa ny arbetsorder Ny Rad I detta fält definieras vilken typ av orderrad som skall registreras för att programmet skall veta från vilka register som olika uppgifter skall hämtas från samt hur beloppen som finns på raderna skall bokföras. Sju olika typer av rader finns att välja mellan. Varje konto kan också delas in i underkonton. A-Konto 22

23 A = Arbetsrad (avser registrering av vanligt arbete). Följande händer om du väljer en A-rad. Beloppet som registreras bokförs i bokföringsunderlaget som arbete, dessutom räknas förbrukningsmaterial på beloppet. A-raden går också att dela i 99 underkonton. Här kan du till exempel särredovisa backjobb, goodwill m.m. Raden är kopplad till ett enklare tidverk där du kan lagra färdiga arbetsrader som du använder ofta, se Paket/Tidverk. För att söka i tidverket klickar du på Sök eller trycker F4. För att starta registrering skriver du A i fältet Ny Rad (Arbete). Tryck Enter och bokföringskonto visas: A, Konto: 3010 Arbete. Markören står nu i fältet Kod/Artikelnr. Om du inte ska hämta en färdig arbetsrad från tidverket så tryck Tab för att komma till Benämning. Skriv in det som ska göras, exempelvis BYTE KOPPLING. Här får du plats med max 24 tecken. Gå till Antal och skriv in hur många timmar arbetet tar. Om du trycker Enter i detta läge så förs raden upp till kroppen på arbetsordern. Om du inte vill ta upp raden direkt utan vill kunna påverka Pris, Rabatt (%) eller Belopp så trycker du Tab för att komma till respektive fält för att göra dina ändringar. Om du ändrar Belopp så blir det ett fast-pris. Tryck Enter när du är klar med eventuella justeringar och raden förs upp till kroppen på arbetsordern. Inställningar För att lägga upp konton och underkonton går du upp till Menyraden och System Parametrar Bokföring Avdelningar/Konton Fördelning. Se Kap Ekonomi. R-Konto R = Reservdelsrad (avser registrering av reservdelar). Följande händer om du väljer att registrera en R-rad. Beloppet som registreras bokförs i bokföringsunderlaget som försäljning av reservdelar. R-raden går även att dela i 99 underkonton så på detta sätt kan du exempelvis redovisa försäljningen per auktorisation. Raden är kopplad till artikelregistret så när ett artikelnummer skrivs i fältet Kod/Artikelnr, och du trycker Enter, letar programmet efter numret i artikelregistret. Är artikeln registrerad i artikelregistret hämtas benämning samt pris fram och markören stannar i fältet antal. Du kan sedan trycka på Tab-tangenten för att hoppa framåt till Pris och Rabatt (%) där du kan göra eventuella justeringar om du vill. 23

24 Inställningar För att lägga upp konton och underkonton går du upp till Menyraden och System Parametrar Bokföring Avdelningar/Konton Fördelning. Se Kap Ekonomi. Automatiskt inköpspris/påslag Den här funktionen hjälper dig med att snabbt räkna fram ett generellt inköpspris när du säljer artiklar som ej finns i ditt prisregister (främmande artiklar). Funktionen kan också hjälpa dig att öka priset med en fast procentsats. Skriv in ett pris och tryck P. Första gången kommer boxen att vara tom. Alla mallar som skapas sparas, tills dess att du väljer att ta bort dem med knapparna Ta Bort eller Redigera. Skapa en ny mall genom att klicka Ny. Här kan du fylla i: MK Påslag% Inköp% Märkeskod för leverantören Här anger du hur många procents påslag som ska läggas på artikeln vid försäljning ex. 15% på 90 kr = 103,50 kr Här anger du med vilken rabatt du inköpt artikeln för ex. 12% av 90 kr = 73,8 kr. Du kan även lämna fältet tomt. 24

25 R-Konto Här kan du koppla ett specifikt R-konto (bokföringskonto) till mallen, den går även att lämna tom. Spara mallen genom att klicka Spara Nu kan du välja din mall genom att markera den och klicka OK. F-Konto F = Främmande arbete (avser registrering av arbete som är inköpt externt). Följande händer om du väljer att registrera en F-rad. Beloppet som registreras bokförs i bokföringsunderlaget som främmande arbete men till skillnad mot en A-rad så räknas inte förbrukningsmateriel på beloppet. F-raden går också att dela i 99 underkonton. Skriv F1 eller F2 och beloppet särredovisas i bokföringsunderlaget så på detta sätt kan du exempelvis redovisa sadelmakare eller däck. F-rader är kopplade till ett enklare tidverk (samma som A-rader) där du kan lagra färdiga arbetsrader som du använder ofta, se Paket/Tidverk. För att söka i tidverket klickar du på Sök eller trycker F4. För att fortsätta inmatningen använder du Enter och Tab. Om du trycker Enter så förs raden upp till kroppen på arbetsordern. Om du inte vill ta upp raden direkt utan vill kunna påverka Antal, Pris, Rabatt (%) eller Belopp så trycker du Tab för att komma till respektive fält för att göra dina ändringar. 25

26 Inställningar För att lägga upp konton och underkonton går du upp till Menyraden och System Parametrar Bokföring Avdelningar/Konton Fördelning. Se Kap Ekonomi. E-Konto E = Egna konton (avser registrering av egendefinierade radtyper och underkonton). Om du exempelvis har hyrbilar eller lånebilar och vill redovisa intäkterna för dessa separat på bokföringsunderlaget kan du skapa egna radtyper eller underkonton Inställningar För att lägga upp konton och underkonton går du upp till Menyraden och System Parametrar Bokföring Avdelningar/Konton Fördelning. Se Kap Ekonomi. Text T = Textrad (Avser registrering av textrader) Med T-rader kan du skriva in obegränsat med text i textfältet. Raden är kopplad till ett textregister där du kan lagra färdiga texter som du använder ofta. Det går inte att registrera några belopp med textrader. För att söka i textregistret klicka på Sök eller tryck F4. För att skapa nya textrader som du sedan kan ta fram, se kap Paket/Tidverk. 26

27 Operationer Klicka på Operationer och Sök (F4) så får fram nedanstående bild. Markera den operation du söker och klicka på Välj eller Enter. Operationen förs då upp på orderaderna på Arbetsordern. Mer information om Operationer och hur du lägger upp nya och redigerar, se kapitel Paket/Tidverk. Paket 27

28 Du har ett antal olika möjligheter att söka på: Benämning, Paketkod etc. När du hittat det paket du sökte och markerat det, klicka på Välj så förs paketet upp på orderaderna på Arbetsordern. Mer information om Paket och hur du lägger upp nya, se kapitel Paket/Tidverk. Snabbmeny I Snabbmenyn visas en lista med kommandon som du snabbt och enkelt kan verkställa. Dessa kan även utföras med hjälp av Funktionsknappar (F4, F5 etc). Snabbmenyn finns tillgänglig när du högerklickar på ett speciellt område eller objekt. Hur Markera den eller de orderrader du vill ändra, högerklicka för att få fram Snabbmenyn. Med snabbmenyn kan du byta konto, byta tekniker, garantimärka etc. Byt konto Om du har registrerat fel bokföringskonto på raden kan du byta konto med denna funktion. 28

29 Hur Markera den eller de orderrader med samma radtyp du vill ändra bokföringskonto på, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Byt bokföringskonto. Här kan du välja på att byta på alla med samma radtyp eller på de du har markerat. Byt Tekniker Om du har registrerat fel tekniker på raden kan du byta tekniker med denna funktion. Hur Markera den eller de arbetsrader du vill ändra tekniker på, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Byt tekniker. Här kan du välja på att byta på alla A-rader eller på de du har markerat. Garantimärk När du utför garantiarbeten skall alla rader som ingår i garantireparationer, arbeten såväl som rerservdelar, garantimärkas med denna funktion. På kundens faktura/kontantnota räknas inte beloppet in i slutbeloppet samt i beloppskolumnen skrivs det garanti. Artiklar som märks med garanti plockas från lagret om dom är lagervara annars rörelseregistreras artikeln. När fakturan skrivs ut till kunden skrivs samtidigt ett garantiunderlag ut där samtliga uppgifter finns samlade som krävs för att skriva en reklamationsrapport till din Agent. Hur Markera den eller de orderrader du vill garantimärka, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Garantimärk. Alternativt markera raderna och tryck F5. 29

30 Ta bort rader Hur Markera den eller de orderrader du vill ändra, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Ta bort rader. Alternativt markera raderna och tryck F6 eller Delete. Infoga blankrad Hur Markera den orderrad där du vill infoga en blankrad, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Infoga blankrad. Alternativt markera raden och tryck Insert. Blankraden hamnar ovanför den rad du markerade. Momsfritt Redovisas som momsfri försäljning i bokföringsunderlaget. Hur Markera den orderrad du vill ändra, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Momsfritt. Fast pris När du lovat ett fast pris på ett jobb så hjälper denna funktion dig att rabattera priset genom att väga rabatten mellan reservdelar och arbete. Hur Markera den eller de orderrader på Arbetsordern du vill ändra, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Fast pris. När du är klar med Arbetsordern, klicka på Summera (F12) så du kommer till sida 2 på Arbetsordern. Här klickar du på knappen Fast pris. 30

31 Skriv in det pris du lovat med eller utan moms, så räknar systemet ut rabatt och slutsumma. I det här fallet hade vi lovat kunden ett pris på 1100:- inkl moms, men exklusive förbrukningsmaterial. Klicka Ok. Här ser du hur Arbetsordern har uppdaterats och hur stora rabatterna blev. 31

32 Ta bort Märkning Endast på Garanti, Momsfritt och Fast pris. Hur Markera den eller de orderrader du vill ändra, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Ta bort märkning. Alternativt markera raden och tryck F3 Annan Betalare (Sök) Här kan du välja en annan betalare från hela kundregistret. Hur Markera den orderrad du vill ändra, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Annan betalare (Sök). Här finns det flera sökalternativ, KundNr, Namn etc. Skriv in den betalare du söker, klicka på Sök och därefter Välj. När du klickat på Välj så visas en indikering under Bt i fönstret Orderrader. Annan Betalare (Lista) Annan betalare som du använder ofta kan du spara och ha tillgängliga till via denna minnesbox. Hur Markera den orderrad du vill ändra, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Annan betalare (Lista). Markera en betalare och klicka på Välj. 32

33 När du klickat på Välj så visas en indikering under Bt i fönstret Orderrader. Ta bort Annan Betalare Tar bort markeringen på markerad rad. Hur Markera den orderrad du vill ändra, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Ta bort Annan Betalare Kopiera rader till logg Om du skrivit en textrad på arbetsordern om att exempelvis bromsarna behöver bytas inom 500 mil så kan du kopiera denna textrad till en logg-bok. Denna notering kan du enkelt upptäcka nästa gång du går in på fordonet, knappen Loggbok blir röd. Du ser också en påminnelse högst upp på verktygsfältet när du tar upp fordonet i en arbetsorder. Hur Markera den textrad du vill spara, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Kopiera rader till logg. Visa logg För att enkelt ta fram eventuella noteringar eller anmärkningar på fordonet. Hur Det gör du från Arbetsordern eller Fliken Fordon, knappen Loggbok. 33

34 Rader till beställning Vid arbete med en Arbetsorder ser du att delar behöver beställas. Dessa kan då enkelt läggas till befintlig beställning. För ytterligare information om beställningar, se kap Reservdelar. Hur Markera den Reservdelsrad du vill ta till Beställning, högerklicka och välj Rader till beställning. Följande bild på Aktuella beställningar visas. Klicka på Ok och Artikeln läggs till beställningen. Dölj rader vid fakturering Vill du göra ett tillägg på arbetsordern som du inte vill att kunden ska se på den slutgiltiga fakturan kan dessa rader döljas. Hur Markera den orderrad du vill dölja, högerklicka för att få fram Snabbmenyn och välj Dölj rader vid fakturering. Ett D visas. 34

35 Skapa / redigera anmärkning Skriv din anmärkning och klicka på Spara. Du ser att en anmärkning finns då informationslisten nedan visas. Summeringssidan 35

36 Arbetskostnad Beloppet i detta fält är alltid summan av raderna som definierats som A-rader i fakturakroppen (orderrader). Beloppet går ej att ändra från denna bild. Reservdelar Beloppet i detta fält är alltid summan av raderna som definierats som R-rader i fakturakroppen (orderrader). Beloppet går ej att ändra från denna bild. Rabatt arbete Rabatt kan anges i kronor eller procentsats. Rabatt reservdelar Rabatt kan anges i kronor eller procentsats. Förbrukningsmaterial Förbrukningsmaterial beräknat på arbetsraderna. Procentsatsen hämtas från kundregistret per kund. Dessa värden kan ändras, flytta markören till fältet så kan procentsatsen eller det fasta värdet ändras. Ändringen påverkar bara den pågående ordern. Miljöavgift arbete Här ges möjlighet att ta ut en fast- eller procentberäknad miljöavgift. Den procentberäknade avgiften beräknas på arbete. Se vidare kap System. Miljöavgifter beräknat på arbetsraderna. Dessa värden kan ändras, flytta markören till fältet så kan procentsatsen eller det fasta värdet ändras. Ändringen påverkar bara den pågående ordern. Främmande arbete Beloppet i detta fält är alltid summan av raderna som definierats som F-rader i fakturakroppen (orderrader). Beloppet går ej att ändra från denna bild. På främmande arbete beräknas ej förbrukningsmaterial. Egna konton Beloppet i detta fält är alltid summan av raderna som definierats som E-rader i fakturakroppen (orderrader). Beloppet går ej att ändra från denna bild. Faktureringsavgift Från kundregistret hämtas eventuell faktureringsavgift. Eventuell avgift kan modifieras manuellt. Ändringen påverkar bara den pågående ordern. Självrisk före moms Här dras eventuell självrisk före moms. Avser alltid vagnskadegaranti. Läs mer under avsnittet Försäkring. Moms Beloppet i detta fält är moms på hela arbetsordern Självrisk efter moms Här dras eventuell självrisk efter moms. Avser alltid vanlig försäkring. Läs mer under avsnittet Försäkring. 36

37 Öresutjämning Här visas eventuell öresutjämning, fältet går ej att påverka. Att Betala Här visas slutbeloppet på arbetsorder/fakturan. Betalningsvillkor Betalningsvillkor hämtas automatiskt från kundregistret. Antal dagar kan villkor manuellt ändras vid varje enskilt faktureringstillfälle. Ändringen påverkar endast den pågående arbetsorden/fakturan. Förfallodag Här visas vilket datum fakturan förfaller till betalning. Fakturering Skapa faktura (F4) Arbetsordern omvandlas till en faktura, tilldelas nästa lediga nummer och registreras i kundreskontran. Kontantbetalning (F8) Arbetsordern omvandlas till en kontantnota och tilldelas nästa lediga nummer. Kortbetalning (F9) Arbetsordern omvandlas till en kontantnota och tilldelas nästa lediga nummer. Skillnaden mot kontantbetalning är att beloppet särredovisas i bokföringsunderlaget som betalt med kreditkort (Servo). Skapa internfaktura (F7) Avser interndebitering. OBS! Alltid momsfritt. 37

38 Skapa kreditnota (F10) Välj kredittyp efter hur orginalfakturan är fakturerad. Arbetsorder Makulera Ao (F6) Om du ska makulera en arbetsorder, tryck Makulera Ao (F6). Detta innebär att Arbetsordern försvinner ur systemet. Om du har Bokningssystemet så visas nedanstående bild där du måste välja anledning. 38

39 Spara Ao (F2) Arbetsordern sparas med aktuell status. Se nedan. Spara Ao som Arbetsordern kan sparas med olika status. Dessa kan sättas manuellt men för er som har Tidredovisningssystemet och Bokningssystemet ändras dessa status automatiskt beroende på var i flödet arbetsordern befinner sig. Följande status finns att välja på: Status Klar Ao är färdigräknad och klar för debitering. Utförd Mekanikern har utfört sitt arbete men Ao är ej färdigräknad. (Status sätts automatiskt av Tidredovisningssystemet. Kräver att denna funktion, Time Assist, finns installerad.) Bokad 39

40 Om bokningsdatum anges manuellt på arbetsordern sätts automatiskt statusen till Bokad. (Status sätts automatiskt av Bokningssystemet. Kräver att denna funktion, Plan Assist, finns installerad.) Dagsplanering Ao finns i Dagsplaneringssystemet. (Status sätts automatiskt av Bokningssystemet. Kräver att denna funktion, Plan Assist, finns installerad.) Pågående Ao instämplad i Tidredovisningssystemet. (Status sätts automatiskt av Tidredovisningssystemet. Kräver att denna funktion, Time Assist, finns installerad.) Nästa Status i Dagsplaneringssystemet. (Status sätts automatiskt av Bokningssystemet. Kräver att denna funktion, Plan Assist, finns installerad.) Avbruten Arbetet är avbrutet i Dagsplaneringssystemet. (Status sätts automatiskt av Tidredovisningssystemet. Kräver att denna funktion, Time Assist, finns installerad.) Obokad Ao saknar bokningsdatum. Till samlingsfakturering Ao flyttas till Samlingsfaktureringsfunktionen. Spara som kostnadsförslag (F5) Ao sparas som status Kostnadsförslag. Inga reservdelar reserveras i reservdelsregistret. En arbetsorder som är sparad som ett kostnadsförslag måste öppnas och sparas om som en Arbetsorder för att den ska kunna bearbetas/säljas. Utskrifter Här finns ett antal anpassade utskriftsalternativ för din Arbetsorder. 40

41 Utskriftsalternativet Arbetsorder med tidsaxel är anpassad för er som använder 3 Funktioners manuella bokningstavla. Tillbaka (F12) Tar dig tillbaka till första sidan på Arbetsordern. Försäkringsskador och Självrisker Några grundförutsättningar vid försäkringsskador Börja alltid med att registrera en arbetsorder som är avsedd som faktura till försäkringsbolaget. Utifrån den arbetsordern dras sedan självrisken. Det är alltså inte möjligt att börja med självriskfakturan. Beroende på vilken typ av försäkring som skadan avser, skall självrisken dras antingen före moms eller efter moms. 2 olika typer finns att välja mellan. 1. Vagnskadegaranti. Självrisken skall alltid dras före moms. 2. Vanlig försäkring. Självrisken skall alltid dras efter moms. När huvudfakturan skrivs ut, skapas automatisk en självriskarbetsorder som sedan kan faktureras eller säljas kontant. Självriskfakturan är ett utdrag från huvudfakturan, därför tillåts inte registrering av nya arbets/artikelrader på självriskfakturan. Kompletterande text går att registrera. Exempel 1. Självrisk före moms (Vagnskadegaranti). Skapa en arbetsorder med försäkringsbolaget som betalare innehållande arbete + reservdelar för ca :- + moms. Gå till Summeringssidan och placera markören i fältet självrisk före moms. Ange ett självriskbelopp på 2 500:-, flytta markören med Tab. 41

42 I det gråa fältet till höger på bilden ovan visas hur självriskfakturan kommer att bli. Fakturera huvudfakturan till försäkringsbolaget och automatisk skapas en självriskarbetsorder som sedan kan faktureras eller säljas kontant. Programmet uppdaterar huvudet på självriskfakturan och hämtar det kundnr som är kopplat till fordonet som betalare. Skall inte fordonsägaren betala ändrar du till ett annat kundnr i huvudet. Denna självriskorder kan sparas eller faktureras ut direkt. Exempel 2. Självrisk efter moms (Vanlig försäkring). Skapa en arbetsorder med försäkringsbolaget som betalare innehållande arbete + reservdelar för ca :- + moms. Gå till Summeringssidan och placera markören i fältet självrisk efter moms. Ange ett självriskbelopp på 2 500:-, flytta markören med Tab. 42

43 I det gråa fältet till höger på bilden ovan visas hur självriskfakturan kommer att bli. Fakturera huvudfakturan till försäkringsbolaget och automatisk skapas en självriskarbetsorder som sedan kan faktureras eller säljas kontant. Programmet uppdaterar huvudet på självriskfakturan och hämtar det kundnummer som är kopplat till fordonet som betalare. Skall inte fordonsägaren betala ändrar du till ett annat kundnummer i huvudet. Denna självriskorder kan sparas eller faktureras ut direkt. Exempel 3. Skapa självrisk, kunden är momsredovisningsskyldig. Skapa en självrisk enligt exemplen ovan och ställ dig på summeringssidan. Tryck på knappen Redigera självrisk och följande bild visas. Flytta momsen från försäkringsbolagets faktura till självriskfakturan med hjälp av de gröna pilarna. 43

44 På nedanstående bild ser du att momsen är flyttad När du är klar klicka Ok, och fälten uppdateras enligt bilden nedan. Fakturera huvudfakturan till försäkringsbolaget och automatisk skapas en självriskarbetsorder innehållande självriskbeloppet och all moms på skadan, som sedan kan faktureras eller säljas kontant. Programmet uppdaterar huvudet på självriskfakturan och hämtar det kundnummer 44

45 som är kopplat till fordonet som betalare. Skall inte fordonsägaren betala ändrar du till ett annat kundnr i huvudet. Denna självriskorder kan sparas eller faktureras ut direkt. Exempel 4. Debitera enbart moms. Vid vissa tillfällen skall enbart moms debiteras på försäkringstagaren. Ex på detta är när kunden ej är vållande till skadan och inte ska betala självrisk men är momsredovisningsskyldig. Kunden ska alltså betala all moms på skadan. Ställ markören på självrisk efter moms, nollställ momsbeloppet och tryck Enter. Nedanstående box visas. Flytta momsen genom att klicka på högerpilen. Klicka sedan Ok och du kommer tillbaka till Summeringssidan. 45

46 Exempel 5. Skriv ut självriskfakturan före huvudfakturan. En förutsättning för att självriskfakturan skall kunna skrivas ut före huvudfakturan är att hela momsen inte skall påföras självriskfakturan (gäller när kunden inte är momsredovisningsskyldig). Skapa en arbetsorder, med försäkringsbolaget som betalare, innehållande arbete eller reservdelar för ett belopp överstigande självrisken. Placera markören i fältet självrisk före eller efter moms. Ange självriskbeloppet 2500:- och tryck Tab, klicka på Skapa självrisk. Klicka Ja och Huvudfakturan sparas som en Order. Självriskarbetsordern skapas automatiskt. 46

47 Programmet uppdaterar huvudet på självriskfakturan och hämtar det kundnr som är kopplat till fordonet som betalare. Skall inte fordonsägaren betala ändrar du till ett annat kundnr i huvudet. Denna självriskorder kan sparas eller faktureras ut direkt. Huvudfakturan kan du ta fram senare för att färdigställa till försäkringsbolaget. Exempel 6. Dela en självriskfaktura till flera betalare. En självriskfaktura kan delas på valfritt antal betalare. När en självriskorder är skapad kan den delas genom att klicka på Dela självrisk. Följande fönster visas. Aktuell självrisk har fullt belopp, dvs 2500:-. I detta exempel skriver vi i 47

48 1000:- på Aktuell självrisk (det är den första självriskfakturan som skapas). Tryck Tab och resterande belopp flyttas till Ny självrisk (den självriskfakturan som skapas efter att den första skrivits ut). Välj betalningssätt genom att klicka på Kontant eller Kort. Om kunden har kredit kan du även välja Faktura. Därefter får du en fråga om utskrift och du väljer Ja eller Nej. I och med detta är den första självrisken fakturerad (1000:-). På bilden nedan ser du den andra självriskordern på 1500:-. Den kan i sin tur delas ytterligare om så önskas. Menyrad Försäljning 48

49 Öppna Ao Här finner du de Arbetsordrar som är sparade men ej fakturerade. Under Status ser du hur de är sparade. Aktivitetslista Samlingsfakturering Här får du en översikt över vilka kunder och fakturor som är aktuella för samlingsfakturering. Om du vill att en kund ska kunna samlingsfaktureras, gå till fliken Ägare eller Betalare och Redigera Kund. 49

50 Registervård Här finns alla fakturor samlade i datumordning. De som har markering U är ej utskrivna. Ej utskrivna Här får du en lista på de fakturor som inte är utskrivna. Visa Genom att klicka på Visa får du fram aktuell Arbetsorder. 50

51 Skriv ut Skriver ut faktura på markerad kund. Följesedel Skriver ut följesedel på markerad kund. Stäng Stänger hela fönstret och du kommer till huvudfönstret och den flik du senast var på. 51

52 Utskriftsalternativ i registervården Tidigare har det endast gått att skriva ut alla Ej Utskrivna fakturor i registervården. Därför har vi nu skapat en funktion där du kan välja fr.o.m. fakturanr t.o.m. fakturanr och på så sätt enkelt skriva ut de fakturor som önskas. Försäljning Registervård Högerklicka i boxen. Förslagsvis kan du markera den första fakturan som du vill skriva ut eftersom programmet använder det fakturanummret som förslag. Välj Utskrift fr o m Fanr t o m Fanr Fyll i vilka fakturanr utskriften ska börja och sluta på. Klicka sedan Skriv ut. 52

53 Sökordsregister Annan betalare, 18 Arbetskostnad, 35 Arbetsorder Ao/Faktura, 15 Kopiera Faktura/Ao, 19 Makulera arbetorder, 38 Skapa ny arbetsorder, 19, 22 Spara Ao som, 38 Spara arbetsorder, 38 Spara som kostnadsförslag, 40 Sök Avslutade arbetsorder, 20 Sök Öppna arbetsorder, 20 Sökningar, 20 Till samlingsfakturering, 40 Utskrifter, 21, 40 Öppna Ao, 48 Betalare Annan Betalare, 18, 32 Annan Betalare (Lista), 32 Betalare, 17 Betalningsvillkor, 36 Bokad, 17 Bokad tekniker, 17 Diverse, 18 Egna konton, 36 Faktura Fakturahuvud, 15 Faktureringsavgift, 36 Registervård, 49 Samlingsfakturering, 48 Fakturahuvud Ao/Faktura, 15 Betalare, 17 Datum, 15 Fabrikat, 17 Fakturahuvud, 15 Kilometerställning, 16 Kundnr, 16 Ref/sk.nr, 17 Regnr, 15 Telefon, 17 Ägare, 16 Fakturakropp Fakturakropp, 18 Fakturering Fakturering, 36 Kontantbetalning, 37 Kortbetalning, 37 Skapa faktura, 36 Skapa internfaktura, 37 Skapa kreditnota, 37 Faktureringsavgift, 36 Främmande arbete, 25, 36 Förbrukningsmaterial, 35 Förfallodag, 36 Försäkring Försäkringsskador, 41 Självrisker, 10, 41 Vagnskadegaranti, 41 Vanlig försäkring, 42 Info, 17 Info 2, 18 Klar, 17 Kontrollerad verkstad, 21 Kreditnota, 37 Kundmottagare, 17 Kundnummer Kundnummer, 16 Sök kundnummer, 16 Lovad, 17 Lämnas, 17 Miljöavgift arbete, 35 Moms, 36 Orderrader Arbetsrad, 23 Egna konton, 26, 36 Främmande arbete, 25 Operationer, 27 Orderrader, 5 Paket, 27 Reservdelsrad, 23 Ta bort rader, 7 Textrad, 26 Påslag, 18 Rabatt, 18 Rabatt arbete, 35 Rabatt reservdelar, 35 Ref/sk.nr Ref/sk.nr, 17 Registervård, 49 Registreringsnummer Registreringsnummer, 15 Sök registreringsnummer, 15 Reservdelar, 35 Samlingsfakturering, 48 Självrisk Självrisk efter moms, 36 Självrisk före moms, 36 53

54 Stämplad tid, 22 Sökningar Avslutade arbetsorder, 20 Fakturanummer, 20 Följesedelnummer, 20 Kundnummer, 20 Objekt Id, 20 Registreringsnummer, 20 Öppna arbetsorder, 20 Timdebitering, 18 Utlämnad av, 17 Utskrifter, 21, 40 Ägare Ägare, 16 Öresutjämning, 36 54