Ver 974 Ekonomi Bokföringsunderlag Kundreskontra Fakturabevakning Räntefakturering

Transkript

1 Ver 974 Ekonomi Bokföringsunderlag Kundreskontra Fakturabevakning Räntefakturering 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

2 Innehållsförteckning Ver Ekonomi... 1 Bokföringsunderlag... 1 Kundreskontra... 1 Fakturabevakning... 1 Räntefakturering... 1 Ekonomi... 3 Efter installation... 3 Fakturabevakning... 3 Grundinställningar fakturabevakning... 3 En fakturas livscykel exemplifierat... 4 Avgifter... 5 Kredittid efter räntefakturering... 5 Kopplade texter... 5 Skapa texter till brev, påminnelse och krav Skapa en ny kund och koppla kundreskontra mall Grundinställning för Moms... 8 Grundinställning bokföringsunderlag/inbetalningsjournal... 8 Grundinställning för att skapa Sie4 fil... 9 Grundinställningar Bokföringskonton, Avdelningar, Konton... 9 Fördelning Skapa nytt huvudkonto (egen radtyp) Skapa nytt underkonto Skapa och redigera konteringsmallar för externdebitering Skapa nya kontomallar Koppla konteringsmallar till externa kundnummer Interndebitering Skapa och redigera konteringsmallar på Interna kundnummer Redovisa verksamheten med olika avdelningar Förslag till arbetsordning Dagligt arbete Varje månad Bokföringsunderlag Bokföringsunderlag Nytt Skriv ut tidigare utskrivet och godkänt underlag Försäljningsrapport Kundreskontra Registrera inbetalningar Inbetalningsjournal Förklaringar av rubriker i övre listen raden Förklaringar av rubriker och knappar i undre högra delen av funktionen Förklaringar av knappar på högra sida av funktionen Förklaringar av knappar på vänster sida av funktionen Skapa Brev Påminnelser och Krav Skapa en förfallolista över utestående fodringar Visa aktuell förfallolista över utestående fordringar från fliken Betalare Kundreskontra Rapporter Räntefakturering , Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

3 Ekonomi All försäljning i WinAssist konteras automatiskt i ett bokföringsunderlag och fakturor registreras i en kundreskontra. Detta kapitel beskriver bokföringsunderlag, försäljningsrapport, kundreskontran, inbetalningar, kundreskontrarapporter, fakturabevakning samt räntefakturering. Efter installation Winassist levereras med vissa grundvärden för ifyllda som moms, referensränta, betalningsvillkor m.m. Börja med att kontrollera att dessa värden stämmer överens med ditt företags behov. Fakturabevakning Fakturabevakning och kravrutinen i WinAssist följer lagen 1975:739. Innebörden i denna lag är att fordringsägaren har rätt att ta betalt för det merarbete som denne tvingas utföra för att driva in sin fordran. Det här är ett arbete som normalt inkassoföretagen utför och tar betalt för. "En fakturas livscykel" innebär därför att fakturan plus hela den efterföljande kravrutinen har åsatts olika datum. När dessa datum nåtts, uppmärksammar Winassist detta genom signaler i fakturabevakningsrutinen. Vissa grundvärden är inlagda i programmet vid leverans av Winassist. Andra däremot får du själv bestämma om, s.k. disponibla. Observera dock att vissa värden förändras, såsom referensränta, kostnader för betalningspåminnelse m.m. I likhet med andra fasta uppgifter i funktionen Parametrar, skrivs vissa uppgifter automatiskt ut på externa dokument. Ex. betalningsvillkor och förfallodatum skrivs ut på följesedlar och fakturor. Grundinställningar fakturabevakning Börja med att gå till Ekonomi Kundreskontra Kundreskontra mallar. Denna funktion ger dig möjlighet att skapa mallar som sedan knyts till kunden. Systemet levereras med en standardmall som inte kan tas bort från systemet. Varje gång en ny kund registreras kommer Winassist att föreslå standardmallen som ett val. Välj redigera standard mallen. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

4 På standard mallen kan namnet inte ändras eller mallen tas bort. En fakturas livscykel exemplifierat Förfallodatum Värdet som registreras här utgör det värde som alltid föreslås i kundregistret varje gång en ny kund registreras, s.k. standard mall. Om olika betalningsvillkor tillämpas, t ex 30 dagar till företag och 20 dagar till privatkunder, kan ytterligare mall skapas som du ex. döper till 20 dagar. Ange det värde som är det vanligaste för er verksamhet. Om värdet ändras senare kommer alla kunder som följer mallen att automatiskt ändras. 1:a brev "Glömt-att-betala-brev, är ett lite vänligare brev där kunden upplyses om att ni har en öppen fordran på kunden. Inga avgifter påförs kunden, men upplyses om att betalningspåminnelse enligt lag kommer att påföras om inte fordran betalas Brevet sätter press på mottagaren, genom sitt vänliga men bestämda innehåll. 1:a brevet behöver inte användas, utan betalningspåminnelse kan sändas direkt. Fakturabevakningen kommer att indikera att ett Glömt-att-betala-brev ska skapas. Betalningspåminnelse Kunden påförs nu en betalningspåminnelse avgift. Fakturabevakningen kommer att indikera att en betalningspåminnelse ska skapas. Inkassokrav Kunden påförs nu ett inkassokrav. Fakturabevakningen kommer att indikera att ett inkassokrav ska skapas. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

5 Indrivning På inkassokravet står det att ärendet lämnas för lagsökning efter 10 dagar om inte kunden betalar. Under denna tid avråds från muntliga kontakter och dito överenskommelser om detta inte dokumenteras. Inkassokravet kan senare komma att användas i juridisk instans. Avgifter Påminnelseavgift Här anges beloppet för påminnelseavgift, dessa värden förändras över tiden. Tala med banken om aktuella värden. Kravavgift Här anges beloppet för kravavgift, dessa värden förändras över tiden. Tala med banken om aktuella värden. Använd brev Om Brev är markerat så kommer möjligheten ges att skapa vänligare brev i fakturabevakningen, där inga avgifter påförs kunden. Tillåt krav för påminnelse Tillåter att inkassokrav skapas utan att ett påminnelse brev först skapats på aktuell fordran/fakturan. Kredittid efter räntefakturering Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta som med % överstiger riksbankens referensränta. Kredittid vid räntefakturering xx dagar efter förfallodatum Betalningsvillkor för räntefakturor. Kopplade texter Varje mall kan ha olika texter som skrivs ut på brev, påminnelse respektive inkassokrav. Mall texterna skapas i funktionen Ekonomi Kundreskontra Kundreskontra texter. Välj in textmallen som skall knytas till respektive utskrift. Spara mallen. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

6 Skapa texter till brev, påminnelse och krav. Winassist har färdiga texter för brev, påminnelse samt krav. S.k. standardmallar. Om du vill att systemet skall skriva ut olika texter på brev, påminnelse och krav kan du med denna funktion skapa textmallar som sedan knyt till kundreskontra mallar. Ex. vill du ha en framtoning till dina privata kunder och en annan till företagskunder. Gå till Ekonomi Kundreskontra Kundreskontra texter. Välj Brev, Påminnelse eller Krav i boxen i mitten. Markera i vänster box en befintlig eller skapa ny. Namn ge textmallen i fältet beskrivning, skriv in den text ni vill att det skall stå på kravet (i detta fall). Med funktionen [dd] kommer dessa att bytas ut mot antal dagar på utskriften. Värdet kommer från indrivning på aktuell mall På inkassokravet står det att ärendet lämnas för lagsökning efter 10 dagar om inte kunden betalar. Detta fungerar bara på inkassokravs texter. När detta är klart spara mallen. Kontrollera vilken aktuell referensränta som gäller för närvarande. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

7 Gå till System Parametrar Bokföring -> betalningsvillkor. Ange aktuell referensränta. Referensränta Räntelagen är både tvingande och dispositiv. Den är tvingande genom att man har laglig rätt att debitera dröjsmålsränta som med % överstiger riksbankens referensränta. Den är disponibel genom att den får höjas med kundens godkännande. Skapa en ny kund och koppla kundreskontra mall. När en ny kund skapas i kundregistret så föreslår systemet automatiskt kundreskontramall Standard. Om ni vill byta mall, klicka på knappen till höger i fältet och välj mall, Spara. Kundreskontran och fakturabevakningen är nu klart att användas. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

8 Grundinställning för Moms Moms anger den momssats som programmet skall räkna efter. Det finns möjlighet att ange 3 olika momssatser. Moms 1 är standard moms som systemet alltid lägger på allt som registreras, moms 2 och 3 kan bara knytas till reservdelar. Se vidare kapitel reservdelar. Grundinställning bokföringsunderlag/inbetalningsjournal Lägsta diff-belopp vid räntfakturering När du registrerar en inbetalning och en ränta har uppstått p.g.a. att kunden har betalat för sent, kastas all ränta automatiskt bort understigande det belopp som anges här. Övrig ränta flyttas till räntefaktureringsmodulen. Bokföringsunderlag/Inbetalningsjournal per avdelning När du tar fram ett bokföringsunderlag skapas automatiskt ett underlag där försäljning redovisas per avdelning. Om du inte använder avdelningsredovisning kan denna parameter vara satt till Nej. Bokföringsunderlag per avdelning När bokföringsunderlaget skapas ställ en fråga om vilken avdelning som skall sammanställas och skrivas ut. Detta kan vara praktiskt om ex avdelning verkstad slutar 17:00 och avdelning butik slutar 18:00 och varje avdelning vill redovisa sin kassa vid 2 olika tidpunkter. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

9 Tag med lagerförändring på bokföringsunderlag Visas lagerkostnaden för sålda reservdelar på bokföringsunderlag. Konton måste anges i konto planen, se vidare i detta kapitel. Tag med rabatter på bokföringsunderlag Visas kostnaderna för lämnade rabatter. Konton måste anges i konto planen, se vidare i detta kapitel. Grundinställning för att skapa Sie4 fil Skapa exportfil vid Bokföringsunderlag/inbetalningsjournal Ja skapar en fil i samband med utskrift av bokföringsunderlag och inbetalningsjournal. Ta med internfakturor vid export Ja skapar även uppgifter om internfakturor. Ver serie bokföringsunderlag Om ni använder olika verifikationsnummerserier anges aktuellt värde. Ver serie Inbetalningsjournal. Om ni använder olika verifikationsnummerserier anges aktuellt värde. Summerade konton. Om olika uppdelningar per radtyper men har samma bokföringskonto slås dessa ihop i filen. Grundinställningar Bokföringskonton, Avdelningar, Konton Gå till System -> Parametrar -> Bokföring -> Kontoplan Här registreras vilka bokföringskonton som används vid försäljning och redovisas i bokföringsunderlaget och kundreskontran. Beroende på hur avancerad redovisning ert företag har kan olika avdelningar/resultatenheter samt konteringsmallar på interna kundnummer och externa kundnummer skapas. Vid nyinstallation finns det en avdelning upplagd, Standard, inga bokföringskonton finns angivna. Om olika avdelningar tillämpas så har varje avdelning en egen kontoplan, välj rätt avdelning. Vi börjar med att skapa konton för standardmallen. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

10 Gemensamma huvudkonton externförsäljning Här anges de konton som är gemensamma för alla avdelningar såsom kassa, kundfordran, bankgiro m.m. Kontrollera i din kontoplan vilka konton som skall anges. Huvudkonton per avdelning externförsäljning Här anges övriga huvudkonton för denna avdelning såsom moms 1, moms 2 o.s.v. Kontrollera i din kontoplan vilka konton som skall anges. Registrering av dessa konton kan göras på 2 sätt. 1. Dubbelklicka på raden du avser att registrera ett konto på. Ange konto och ev. resultatenhet, eller 2. Klicka på knappen Redigera avdelning. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

11 Här kan alla konton anges i en och samma funktion för denna avdelning. Konton för garantier Konton för garantier anges i garantimodulen. Vidare information finns i kapitlet Garantier. Fördelning När rader registreras på en arbetsorder måste en radtyp anges, t.ex. A, R, F. Fyra fasta radtyper finns i systemet som inte går att ändras eller tas bort. Radtyp A = Arbete Radtyp R = Reservdelar Radtyp F = Främmande arbete Radtyp Ö = Övrigt Ni kan själva skapa egna radtyper exempelvis H eller L H = Hyrbil L = Lånebil Dessa radtyper måste/bör kopplas mot ett bokföringskonto för att bokföringsunderlagen ska gå att tyda och bokföra efter. Ska en SIE fil skapas eller överföring till Winassist Ekonomi måste alla konton anges. Alla radtyper (huvudkonton) är dynamiska vilket innebär att du kan själv skapa underkonton till huvudkonton, 99 underkonton till varje huvudkonto. Ex. A1, R12, H7, osv. OBS! när nya konton har skapas måste dessa sedan aktiveras i Standard kontomallen, se vidare i kapitlet. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

12 Tryck på knappen Fördelning Här lägger man upp och redigerar huvudkonton och underkonton. Om olika avdelningar tillämpas så har varje avdelning en egenkontoplan, välj rätt avdelning. Markera radtyp med kod A = Arbete och klicka på knappen Redigera konto Fältet beskrivning går att ändra, kommer som en ledtext på bokföringsunderlaget. Ange bokföringskonto med moms (extern försäljning) Ange bokföringskonto momsfritt (raden kan göras momsfri på en arbetsorder) Ange bokföringskonto Internt (Internt avser kredit) Ange Lämnad rabatt Anm. lämnade rabatter redovisas alltid på bokföringsunderlaget i en klump utan konton som en upplysning. Anges här ett konto och funktionen Tag med rabatter på bokföringsunderlag aktiveras redovisas rabatterna konterade. Ange Resultatenhet (Om kontot skall redovisas på en resultatenhet) 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

13 Markera rad kod R Reservdelar och klicka på knappen redigera Huvudkonto Fältet beskrivning går att ändra, kommer som en ledtext på bokföringsunderlaget. Ange bokföringskonto med moms (extern försäljning) Ange bokföringskonto momsfritt (raden kan göras momsfri på en arbetsorder) Ange bokföringskonto Internt (Internt avser kredit) Ange bokföringskonto Lämnade rabatt Ange Lämnad rabatt. Anm. lämnade rabatter redovisas alltid på bokföringsunderlaget i en klump utan konton som en upplysning. Anges här ett konto och funktionen Tag med rabatter på bokföringsunderlag aktiveras redovisas rabatterna konterade. Ange bokföringskonto Lager Lager kontot avser försäljningskostnad för reservdelar som säljs (kredit) Ange bokföringskonto Lager motkonto Lager kontot avser försäljningskostnad för reservdelar som säljs (debet) OBS. Artiklar som har status avskrivna eller kommissionslagervara i reservdelslagret redovisas/bokförs inte på bokföringsunderlaget. Ange Resultatenhet (Om kontot skall redovisas på en resultatenhet) Tvingande prislista (Kontot kräver att reservdelen finns upplagt i artikelprislistan) Fyll i konton för Främmande arbete samt konto för Övrigt. OBS! Rad typerna A, R, F samt Ö går inte att ta bort. Skapa nytt huvudkonto (egen radtyp) Tryck på knappen Nytt Huvudkonto. Ange vid rubriken Radtyp en bokstav t e x. L ange beskrivning Lånebilar (alla bokstäver går att använda förutom A, R, F, Ö, O, P samt T). 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

14 Fyll i vilka konton som tillhör radtypen. Om kontot avser internfakturering räcker det med kredit internt. När en rad registreras på en arbetsorder kan sedan denna radtyp anges och beloppet kommer som en egen post på bokföringsunderlaget. Skapa nytt underkonto Markera radkod A Arbete i boxen huvudkonto. Klicka på knappen Nytt underkonto. Ange vid rubriken Nr en siffra t.ex. 1 ange beskrivning Arbete backjobb verkstad Fyll i vilket konto som tillhör radtypen. Om kontot avser internfakturering räcker det med kredit internt. OBS! All externfakturering och internfakturering måste kopplas till en kontomall och kundnummer. Har nya konton/radtyper skapats måste dessa aktiveras i standardkontomallen för att dessa skall kunna användas i systemet. Se vidare Externdebitering och Interndebitering. Skapa och redigera konteringsmallar för externdebitering 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

15 Alla nya kunder som registreras i systemet får alltid standardkontomallen kopplad till sig som utgångsvärde. Standardkontomallen innehåller alltid radtyperna A, R, F och Ö Har nya konton/radtyper skapats måste dessa aktiveras i standardkontomallen för att dessa skall kunna användas i systemet. Ibland så finns behovet att föra statistik på externa kunder och redovisa detta i bokföringen. För att undvika att kundmottagare/användare konterar fel så går det att skapa ytterligare kontomallar utöver standardkontomallen som begränsar valet av radtyper/konton kopplat till kundnummer. Gå till System -> Parametrar -> Bokföring -> Kontoplan välj knappen Kontomallar. I exemplet ovan visas standardmall samt avdelning standard. Ska den nya radtypen L = lånebilar vara aktivt i system måste raden markers med en bock. Skapa nya kontomallar Välj den avdelning som kontomallen ska tillhöra. Välj knappen Ny kontomall Skriv ett mallnamn, Spara I detta exempel ska vi skapa en mall som ska knytas till alla externa plåtverkstäder som vi säljer reservdelar till. På detta sätt tvingar vi användaren att sälja reservdelarna på rätt konto. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

16 När mallen har skapats visas alla tillgängliga radtyper/konton. Bocka för radtyp R1 (= Reservdelar till Plåtverkstäder), därefter stäng. Koppla konteringsmallar till externa kundnummer Gå till fliken Betalare välj Ny kund Registrera uppgifterna om kunden och välj Konteringsmall Välj Avdelning och mall som ska kopplas till detta kundnummer, Spara. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

17 När detta kundnummer (4444) används så finns bara radtyp R1 att välja på. Försäljningen redovisas separat på bokföringsunderlaget. Interndebitering Skapa och redigera konteringsmallar på Interna kundnummer Vid interndebitering måste ett kundnummer och en konteringsmall knytas till varandra för att kredit konton och debet konton ska kunna redovisas på ett korrekt sätt. Skapa de internkonton som krävs enligt anvisningar i kapitlet Fördelning. Gå till fliken betalare och registrera en ny kund. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

18 Skapa ett kundnummer som skall användas vid internfakturering, ex. backjobb på verkstaden. Välj Internfaktureras Ja och klicka på knappen Konteringsmallar. Klicka på knappen Redigera. Om du använder avdelningar måste även aktuell avdelning väljas. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

19 I exemplet ovan skapas en konteringsmall genom att: Markerat huvudkonto A och underkonto A10= Arbete backjobb verkstaden och flyttat A1 till Valda konton med den undre gröna pilen till höger. Markerat huvudkonto R och underkonto R10= Reservdelar backjobb verkstaden och flyttat R1 till Valda konton med den undre gröna pilen till höger. Markerat huvudkonto F = Främmande Arbete och flyttat F till Valda konton med den övre gröna pilen till höger. Klicka på Spara. Ange debet konto (Mot konto) ex kontot där kostnaden skall hamna. Programmet fyller i 4331 på alla konton, skall det vara olika mot konton så kan varje debet konto editeras var och en för sig. Ange vilka kredit konton som ska användas för Förbrukningsmateriel, Miljöavgift arbete, Faktureringsavgift samt Öresutjämning. Spara. Nu är kundnumret klart för att användas, när en arbetsorder skapas och detta kundnummer anges finns inga andra konton än dessa tillgängliga. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

20 Redovisa verksamheten med olika avdelningar Om du vill redovisa t ex Mek verkstaden som en egen avdelning kan du skapa en ny avdelning som kan döpas till ex. MEK. Varje avdelning har egna bokföringskonton och kontomallar, dessa måste skapas och anges för varje ny avdelning enligt instruktioner ovan. Tryck på knappen Ny avdelning. På bilden ovan har vi klickat på knappen Ny Avdelning och skriver in MEK i registreringsfältet. Välj sedan avdelning och ange vilka konton som skall finnas på respektive avdelning. När du skall registrera en Arbetsorder väljer du avdelning i rullgardinsmenyn enligt bilden nedan. När dessa konton och inställningar är klara kan systemet tas i bruk. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

21 Förslag till arbetsordning Här ges en beskrivning på arbetsordning som kan fungera som vägledning vid arbetet med WinAssist. Beskrivningen skall ses som ett förslag och självklart kan och bör anpassningar göras efter ert företags behov. Dagligt arbete Detta är sådana bearbetningar som normalt görs regelbundet, oftast dagligen. Hur ofta dessa bearbetningar skall göras beror på företagets storlek, omfattning, rutiner etc. 1. Skriv ut bokföringsunderlag och godkänna den. 2. Registrera inbetalningar. 3. Skriv ut inbetalningsjournalen. 4. Skriv ut ev. uppkomna räntefakturor. 5. Skriv ut betalningspåminnelser/krav. Varje månad 1. Skriv ut utestående fordran från kundreskontran. 2. Stäm av utestående fordran i kundreskontran mot bokfört saldo. 3. Skriv ut aktuellt lagervärde från inventeringsfunktionen och stäm av lagervärdet Bokföringsunderlag Varje typ av försäljning registreras i ett bokföringsunderlag uppdelat på olika konton. Varje gång som ett nytt underlag skapas får du en fråga om ingående fakturor skall bokföras. Svarar du Ja registreras dessa som bokförda och programmet börjar samla ny information som redovisas på nästa bokföringsunderlag. Svarar du Nej kommer all information att komma med vid nästa underlag som skapas. Det är att rekommendera att skriva ut ett bokföringsunderlag dagligen och stämma av din försäljning. Bokföringsunderlag Nytt Välj Ekonomi Bokföring Bokföringsunderlag Nytt. Här kan du ange t o m vilket datum. (Dagens datum föreslås) Information från den senaste gången underlaget bokfördes till angivet datum. Funktionen kan vara bra att använda vid t.ex. månadsslut Bokföringsunderlaget som skapas består av flera sidor. Den första är ett konteringsunderlag med aktuella bokföringstotaler för varje försäljningskonto för det som är sålt externt, kontant, kort, samt fakturerat. Nästa sida består av motsvarande information för interndebitering. Därefter kommer journaler per betalsätt, Kontant, Kort, Kort/Kontant, Fakturerat samt Internt. Använder ni avdelningar kan separata underlag skapas för varje avdelning, eller ett komplett underlag för alla avdelningar. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

22 Exempel på sammanställning Kontantjournal När du klickar på Skriv ut får du en fråga om bokföringsunderlaget ska bokföras. Om du svarar Nej kan underlaget skapas på nytt. Svarar du Ja töms bokföringsunderlaget på sin information och börjar på nytt. Skriv ut tidigare utskrivet och godkänt underlag Skulle du behöva skriva ut ett bokföringsunderlag som tidigare är utskrivet och godkänt, väljer du: Bokföring Bokföringsunderlag Befintligt. Ange önskat datum. Ett bokföringsunderlag skapas innehållande alla fakturor som har samma godkännande datum, detta underlag kan inte godkännas en gång till. Försäljningsrapport Eftersom alla fakturor/kontantnotor sparas i datorn finns det möjlighet att läsa ut försäljningsinformation genom att ställa olika villkor. Resultatet presenteras på samma sätt som det vanliga bokföringsunderlaget. Skillnaden är att detta underlag kan skapas obegränsat. Skulle du tycka att det är lättare att bokföra från datum till datum går denna försäljningsrapport utmärkt att använda. Tänk bara på att vara noggrann med att inte sälja en Kontantnota/faktura efter att ett bokföringsunderlag är utskrivet på samma datum. Då måste ett nytt underlag skapas och ersätta det tidigare. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

23 Ekonomi Bokföring Försäljningsrapport. Olika kombinationer kan anges: Från och med datum till och med datum Från fakturanummer till fakturanummer Kontant, Kort, Faktura, Internfaktura Samtliga avdelningar redovisas separat En enskild avdelning Försäljning redovisas per märkeskod Inkludera faktura journal Urval från och med kundnummer, till och med kundnummer Urval från och med registreringsnummer, till och med registreringsnummer Urval från och med ObjektID, till och med ObjektID Knappen OK skapar samma underlag som Bokföringsunderlag nytt. Knappen Detaljerad lista ger en journal som redovisar kontering per faktura. Kundreskontra Samtliga fakturor hamnar i kundreskontran utom Internfakturor, dessa fakturor särredovisas på bokföringsunderlaget och är utan moms. Kundreskontran består av en Inbetalning funktion, Inbetalningsjournal, Fakturabevakning, funktion för Rapporter samt för Räntefakturering. Registrera inbetalningar I denna funktion registrerar du dina kunders inbetalningar och avbokar dessa ur kundreskontran. Att registrera inkommande betalningar från kunder är lika viktigt som att fakturera. Detta för att du ska kunna hålla en bra bevakning av dina kundfodringar och kunna skicka påminnelser osv. 1. För att registrera inbetalningar går du till Ekonomi Kundreskontra Inbetalningar. 2. Här visas alla fakturor som finns i reskontran. Markera vilken faktura som skall registreras. Klicka på Visa 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

24 eller skriv fakturanumret på tangentbordet och dialog boxen Sök faktura aktiveras automatiskt. 3. Klicka sedan Ok. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

25 4. Här får du fram information om fakturan och du går vidare genom att klicka på Ny inbetalning. 5. Här anger du belopp och väljer du datum och hur inbetalningen har skett. Betalas inte hela beloppet registreras det som en delbetalning och rest beloppet kan registreras vid ett senare tillfälle Om kunden har påförts en betalningspåminnelse eller kravavgift och betalt den skall värdet som visas i boxen Avgifter vara kvar om inte skall avgiften tas bort. Enligt inkasso lagen måste en påminnelse eller krav innehålla aktuell ränteskuld. Vissa kunder kan ibland betala räntan som finns på påminnelsen, en överbetalning. När hela det ursprungliga beloppet är betalt går det att göra en överbetalning, tryck på knappen Ny inbetalning och ange det överbetalda beloppet och välj betalningssätt. Detta belopp redovisas på inbetalningen separat. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

26 Nu har inbetalningen registrerats och du kan se att Inbetalningsfönstret blivit uppdaterat 6. I detta läge kan du fortsätta med fler inbetalningar genom att skriva fakturanumret direkt. När du gör det aktiveras dialog boxen Sök faktura automatiskt. När samtliga inbetalningar är klara ska en inbetalningsjournal skapas. Inbetalningsjournal 1. För att skapa en inbetalningsjournal klickar du på Inbetalningsjournal, dialog- boxen Välj alternativ visas. Här kan du göra ett par val. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

27 Aktuell skapar en inbetalningsjournal över de inbetalningar som registrerats, när journalen skrivs ut får du en fråga om dessa skall bokföras. Om du svarar Ja kan inbetalningarna inte ändras. Om du svarar Nej så har ingenting skett. Viss period Här kan inbetalningar över en viss period anges och skrivas ut. Denna funktion kan vara bra vid exempelvis felsökning av tidigare inbetalningar. Välj Aktuell 2. En inbetalningsjournal skapas innehållande alla inbetalningar sorterade per betalningssätt och där sista sidan består av ett bokföringsunderlag över inbetalningarna. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

28 3. Nu kan du göra en utskrift och om du svarar Ja på frågan om räkningarna ska bokföras så godkänns och avslutas fakturan. Om det finns räntor eller avgifter kvar att betala så skapas en post för räntefakturering. En registrerad faktura kan ändras så länge inte inbetalningsjournalen är utskriven och godkänd. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

29 Gå till Ekonomi Kundreskontra Fakturabevakning Här finner du information om förfallna fakturor och dess status. Funktionen är uppdelad i 2 delar, till vänster visas alla kunder som har förfallna fakturor, till höger visas vilka fakturor per kund. Den vänstra delen visar kundnummer, namn samt totalbelopp. Den högra visar fakturanummer, belopp kredittid förfallodag. Under rubrikerna Brev, Påminnelse samt Krav visas det B, P och K när fakturan har passerat ett visst datum (de inställningar som är gjorda på kreditmallen, beskrivs närmare senare i denna instruktion). När ett brev, påminnelse eller krav är skapat och godkänt, ersätts tecknet med det datum som råder vid godkännandet. Systemet kan skapa 3 olika typer av påminnelser och krav, ett första Ett första brev, Glömt att betala, som på ett mjukt men bestämt sätt inleder kravrutinen, där kunden blir upplyst om att de har en obetald faktura till er. Påminnelse där tonen skärps och kunden påförs en avgift, samt Inkassokrav ytterligare avgifter och hot om indrivning. På vänster sida markeras alla kunder som har obetalda fakturor. Knappen brev markerar alla fakturor som har uppnått datum för brev. Knappen påminnelse markerar alla som uppnått datum för påminnelse. Knappen krav markerar alla som uppnått datum för krav. Knappen påminnelse och krav markerar alla som uppnått datum. Brev måste köras ut i en körning och påminnelse och krav kan blandas i en körning. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

30 Förklaringar av rubriker i övre listen raden Kundnr Kundnummer Namn Kundens namn Summa Det totala beloppet på kunden förfallna fakturor FaNr Fakturanummer Belopp Den enskilda fakturans belopp KT Kredittid för aktuell faktura Förfallodag Förfallodag Brev När en faktura uppnår datum för att skicka ut ett påminnelse brev enligt gällande mall som är angivet på kunden markeras ett B i rubriken. Ett första brev, Glömt att betala, som på ett mjukt men bestämt sätt inleder kravrutinen. Är inte nödvändigt att skicka till kunden. Datum visas när brevet skickats. Påminnelse En första betalningspåminnelse enligt vad inkassolagen föreskriver. Datum visas när brevet skickats. När en faktura uppnår datum för att skicka ut en påminnelse enligt gällande mall som är angivet på kunden markeras ett P i rubriken. Krav Inkassokrav enligt vad inkassolagen föreskriver. Datum visas när brevet skickats. När en faktura uppnår datum för att skicka ut ett inkassokrav enligt gällande mall som är angivet på kunden markeras ett K i rubriken. Spärrad Fakturan är krav och påminnelse spärrad. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

31 Förklaringar av rubriker och knappar i undre högra delen av funktionen Aktuell faktura Markerad fakturan, belopp, upplupet (ränta) samt summa. Markerade fakturor Markerade fakturor, belopp, upplupet (ränta) samt summa. Samtliga fakturor Det totala beloppet på kundens samtliga fakturor, belopp, upplupet (ränta) samt summa. Förklaringar av knappar på högra sida av funktionen Alla funktioner på höger sida påverkar bara de fakturor som visas i höger box. Knappen Brev Markerar alla kundens fakturor med ett B = Brev. Ett första brev, Glömt att betala, som på ett mjukt men bestämt sätt inleder kravrutinen. Är inte nödvändigt att skicka till kunden. Datum visas när brevet skickats. Knappen Påminnelse Markerar alla kundens fakturor med ett P = Påminnelse. En första betalningspåminnelse enligt vad inkassolagen föreskriver. Datum visas när brevet skickats. Knappen Krav Markerar alla kundens fakturor med ett K = Inkasso krav. Inkassokrav enligt vad inkassolagen föreskriver. Datum visas när brevet skickats. Knappen Påminnelse och Krav Markerar alla kundens fakturor med ett P = Påminnelse eller K = Inkasso krav. Knappen Ta bort markeringar Avmarkerar fakturor. Knappen Skapa utskrifter Skapar utskrifter enligt markeringar ovan. Knappen Förfallolista Skapar en förfallolista för utskrift. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

32 Knappen Excel fil Skapar en Excel fil av markerat urval Förklaringar av knappar på vänster sida av funktionen Alla funktioner på vänster sida påverkar alla kunder och dess ingående fakturor som visas i vänster box. Knappen Brev Markerar alla kunder vars fakturor har uppnått datum enligt uppgifterna som angavs i en fakturas livscykel med ett B = Brev. Ett första brev, Glömt att betala, som på ett mjukt men bestämt sätt inleder kravrutinen. Är inte nödvändigt att skicka till kunden. Datum visas när brevet skickats. Knappen Påminnelse Markerar alla kunder vars fakturor har uppnått datum enligt uppgifterna som angavs i en fakturas livscykel med ett P = Påminnelse. En första betalningspåminnelse enligt vad inkassolagen föreskriver. Datum visas när brevet skickats. Knappen Krav Markerar alla kunder vars fakturor har uppnått datum enligt uppgifterna som angavs i en fakturas livscykel med ett K = Inkasso krav. Inkassokrav enligt vad inkassolagen föreskriver. Datum visas när brevet skickats. Knappen Påminnelse och Krav Markerar alla kunder vars fakturor har uppnått datum enligt uppgifterna som angavs i en fakturas livscykel med ett P = Påminnelse och ett K = Inkasso krav. Knappen Ta bort markeringar Avmarkerar alla kunder och fakturor. Knappen Sortering Sorterar om vänster box mellan kundnummer, namn och summa. Knappen Sök faktura Söker fram angiven faktura. Knappen Faktura bevakning Kallar fram tidigare version fakturabevaknings funktionen, går att använde för den som önskar. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

33 Skapa Brev Påminnelser och Krav I exemplet nedan markeras alla som skall påminnas med knappen Påminnelse och krav. Fakturorna som är berörda av markering visas med grön färg i vänster fönster. Klicka på knappen Skapa utskrifter Skriv ut påminnelserna och kraven. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

34 Skapa en förfallolista över utestående fodringar. Med knappen Förfallolista kan en lista skapas över utestående fodringar. Urval på enbart förfallna fakturor eller alla. Sortering på förfallodatum eller kundnummer. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

35 Visa aktuell förfallolista över utestående fordringar från fliken Betalare. Från fliken betalare kan nu Aktuell fordran visas på vald kund. Med knapparna kan olika information visas. Knappen Visa alla fakturor visar allt som har fakturerats kunden, markeringen B på vänstersida betyder att fakturan är betald, D = obetald. Knappen Visa förfallna fakturor visar alla fakturor som har förfallet. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

36 Kundreskontra Rapporter Gå till Ekonomi Kundreskontra Rapporter Här kan du på ett flexibelt sätt ta fram olika Rapporter från kundreskontran. Du kan bl. a. välja på Typ, Urval och Avdelningar Aktuell, Retroaktivt samt Sorteringsordning. Typ Detaljerad Ger en detaljerad lista av kundfordran. Summarisk Vill du ha en snabböversikt över din kundreskontra eller en inbetalningsprognos de närmaste veckorna ger denna funktion ett snabbt besked. Enskild kund Denna funktion ger svar på hur stor kundfordran du har på en kund. Samtliga fakturor kommer med, alltså både betalda, delbetalda och obetalda. Önskas bara fakturor som är öppna (obetalda) markera Öppna i Urval. Urval Öppna Reskontran öppna ( ej betalda), ger dig ett snabbt svar på hela reskontran. Förfallna Reskontran förfallna, ger dig ett snabbt svar på vilka fakturor som har förfallit till betalning. Skapa Skv-fil av Rapporter Det finns möjligheter att skapa en skv-fil av rapporter. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

37 Gör dina val och klicka även i Skapa skv-fil. Klicka på Ok. Nu får du se en förhandsvisning av rapporten. Filen skapas oavsett om du väljer att skriva ut rapporten eller ej. När du stängt ner förhandsvisningen visas en box med hänvisning om vart filen är skapad. Räntefakturering För att kunna skapa en räntefaktura måste hela fordran vara betald. När inbetalningsjournalen är utskriven och godkänd skapas automatiskt en räntepost om fakturan är betald för sent, även obetalda påminnelser och kravavgifter flyttas hit. Sorteringen av ränteposterna är per kundnummer, det går bra att markera flera per kund och skapa en samlingsräntefaktura. För att skapa en räntefaktura går du till Ekonomi Kundreskontra Räntor. 1. Markera den faktura som är aktuell och klicka på Skapa Räntefaktura. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

38 2. Vill du göra några ändringar eller lägga till avgifter eller ändra räntan ( det går ej att öka räntan) klickar du på Redigera avgifter/upplupet. Gör eventuella justeringar och tryck Enter. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.

39 3. När du är klar med justeringarna klickar du på Skapa. Fakturan tilldelas ett nummer och du får en fråga om utskrift. 4. Nu är Räntefakturan klar, och konteras i bokföringsunderlaget och finns i kundreskontran. En räntefaktura kan ge upphov till påminnelser och krav, dock ej till en ny räntefaktura. 2011, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok/dokument utan skriftligt medgivande från är ett brott mot lagen om upphovsrätt.