Tidredovisningssystem TimeAssist

Transkript

1 version Tidredovisningssystem TimeAssist Winassist System AB Sjöängsvägen 15, S Sollentuna, Sverige Telefon , Fax E-post System AB, System AB Huvudkontor Sthlm-Sollentuna kommun, Org-nr. SE

2 Innehållsföreteckning Innehållsföreteckning... 2 Allmänt... 3 Installation av tidstämplingsmodulen... 3 Inställningar i tidstämplingsprogrammet... 4 Konfigurera stämplings scheman per anställd... 4 Närvaroregistrering... 7 Registrera närvaro, (grön stämpling) normal arbetstid... 7 Röd stämpling (Avvikande arbetstid)... 8 Ta fram närvarorapportering/listor... 9 Registrerar tid på arbetsorder Registrera annat arbete Inaktiva tekniker Detaljerad stämplingslista per mekaniker Winassist System AB, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok utan skriftligt medgivande från Winassist System AB är ett brott mot lagen om upphovsrätt. 2

3 Allmänt TimeAssist ersätter den gamla hederliga stämpelklockan, där anställda stämplar och registrerar sin närvaro och mekanikerna använder funktionen för att stämpla in och ut på arbetsordrar. Timeassist är ett fristående program från Winassist och startas separat på valfria arbetsplatser. Ska all personal stämpla sin närvaro installeras programmet på samtliga datorer. Ska endast mekanikerna stämpla räcker det att programmet finns på deras dator. Datorn ska vara inkopplad på nätverket eftersom TimeAssist arbetar mot registren i Winassist. Installation av tidstämplingsmodulen Obs! För att kunna installera tidsämplingsmodulen måste programmet aktiveras med en kundnyckel från Winassist System AB Steg 1 Börja med att starta programmet Timeserver.exe som ligger i katalogen Winassist Detta program håller reda på datum och tid till alla arbetsplatser som har tidstämplingsmodulen installerad. Starta programmet på den dator som är Server i ditt nätverk. Ni kan med fördel skapa en genväg till programmet Timeserver.exe i autostart på Servern, programmet startas då automatiskt om du behöver stänga ner din server av någon anledning När programmet är aktivt visas en ikon i aktivitetsfältets högra hörn. Steg 2 Leta upp mappen \Winassist\klientinstallation, klicka på programmet TimeAssistSetup.exe. Välj Installera Klient. En sökväg har skapats under Start Program Winassist, samt en Ikon skapas på ditt skrivbord TimeAssist.lnk TimeAssist. Starta tid stämplingsmodulen TimeAssist. 3

4 Inställningar i tidstämplingsprogrammet Tid stämplingsmodulen TimeAssist måste konfigureras individuellt per installation. Följande inställningar kan göras: Välj rullgardinen System - Inställningar. En lista visas på alla anställda som är upplagda i Winassist. Markera de som skall vara aktiva i systemet. Aktuell Arbetskategori Förklaras senare i kapitlet. Uppdatering intervall 30s Här anges hur ofta funktionen skall uppdatera aktiviteter från andra datorer. (Hur snabbt du vill se om någon stämplar in eller ut från andra datorer) Ett antal olika alternativ finns att välja på. Konfigurera stämplings scheman per anställd Nästa inställning blir att konfigurera stämplings scheman per anställd. I Winassist, gå till Bokning/tidredovisning - Tidredovisning. Här visas alla anställda i systemet samt vilka stämplings scheman som är kopplade till respektive anställd. Alla är kopplade till ett standard schema som följer med programmet som standard. 4

5 Klicka på knappen Redigera kopplat schema Denna funktion ger dig möjlighet ändra inställningarna i standard schemat eller skapa nya scheman som kan kopplas till den anställde, på detta sätt kan systemet administrera olika inställningar per individ. Välj Nytt schema eller Redigera schema Standard schemat innehåller följande inställningar. Använd närvarostämpling Ja/Nej Ja = den anställde måste registrera närvaro, annars fungerar inte stämpling av arbetsorder. Nej = Vid Nej kan mekaniker stämpla in på arbetsorder utan att närvarostämpling skett. (Om inte närvaroregistrering sker kan vissa rapporter bli missvisande) Datorutstämpling vid arbetstidens slut Ja/Nej JA = den anställde blir med automatik utstämplad vis arbetstidens slut. Om övertid förekommer ligger ansvaret på den anställde att registrera avvikande tid samt ersättnings typ i stämplingsmodulen. NEJ = ansvaret ligger på den anställde att själv stämpla ur när dagen är slut. Sker ingen utstämpling så kommer datorn att stämpla ur den anställde vid 24.00, nackdelen är ett det blir otydligt i närvarorapporten om övertid förekommer eller inte. Använd stämpling för avvikande tid Ja/Nej. JA = den anställde skall själv registrera övertid och informera hur ersättning skall regleras. Nej = den anställde kan ej ange övertid eller annan avvikande tid från sin arbetstid 5

6 Kan stämpla in på flera arbeten samtidigt Ja/Nej. JA = ger mekanikern möjlighet att stämpla in på flera arbetsordrar samtidigt. Nej = Endast en arbetsorder i taget Utökad info vid instämpling Ja/Nej. NEJ = mekanikern stämplas in på den för inställda arbetskategori som anges i funktionen. JA = mekanikern får upp ett val där han manuellt väljer kategori vid in stämpling av en arbetsorder. Utökad info vid utstämpling Ja/Nej JA = mekanikern får upp ett val där han manuellt kan dela upp den instämplade kategorin i olika tider och kategorier vid utstämpling av en arbetsorder. Nej = ingen delning av registrerad tid medges vi utstämpling. Ange ersättning/avdrags typ vid avvikande tid. När avvikande tid (övertid) används skall den anställde ange orsak och hur övertid skall regleras honom eller henne. Ange ex. löneutbetalning, komptid etc. När den anställde stämplar ut inom ordinarie arbetstid skall den anställde ange hur han önskar att frånvaron skall regleras honom eller henne. Ange ex. löneavdrag, komptid, vab etc. När dessa grundinställningar är klara är tid redovisningsmodulen klar att användas. 6

7 Närvaroregistrering Starta programmet TimeAssist Registrera närvaro, (grön stämpling) normal arbetstid När de anställda kommer till arbetet så stämplar de in genom att dubbelklicka på sitt namn i rutan Ej instämplade tekniker eller skriva in sitt anställningsnummer i Anstnr rutan och klicka sedan på knappen Registrera närvaro s.k. grön instämpling. Den gröna knappen skall alltid användas vid registrering av tid som avser normal arbetstid. Ex. den anställde har sin arbetstid mellan och kommer till arbetet 06.50, då skall registrering ske med den gröna knappen, datorn kommer nu att börja räkna arbetstiden efter det schema som finns på den anställde, dvs. från i detta fall. Klockan kommer datorn att automatiskt stämpla ur den anställdes närvaro samt eventuell pågående arbetsorder. Om den anställde går hem tidigare (grön stämpling) Utstämpling som sker innan den anställdes arbetstid är slut kommer programmet öppna en box där den anställde bör/skall ange frånvaro orsak samt hur frånvaron skall regleras. Dessa uppgifter lagras nu in närvarorapporten som vi redovisar senare i manualen. 7

8 Röd stämpling (Avvikande arbetstid) Denna funktion används alltid när tid skall registreras utanför ordinarie arbetstid, den anställde avser att registrera övertid. Om den anställde har en arbetstid mellan men stämplar in och vill att tiden mellan 06:15-07:00 registreras som övertid används röda knappen Registrera avvikande tid eller mekanikern är instämplad på en arbetsorder och stämplas ut med automatik 16:00 av datorn, när han är klar med arbetet på fordonet och skall stämpla ut arbetsorden måsta han först registrera avvikande tid, följande box visas på skärmen. När stämpling sker så skall den anställde ange anledning till avvikande tid och ersättnings typ. I detta fall kan anges AO:nr och komptid, den aktiva arbetsorden fångas upp och stämplas ut samtidigt. Boxen används vid olika typer av avvikande tid så andra möjlighet kan registreras enlig nedan Anmärkning: Här anges anledningen till avvikande tid Ersättningstyp: Hur skall tiden ersättas Redigera stämpling: Om man blivit utstämplad av datorn efter ordinarie arbetstid och varit instämplad på en AO, avslutar jobbet och går och duschar innan registrering sker, kan man här korta ned den angivna tiden på arbetsorden (dusch ingår inte i jobbet på bilen). Lägg till Ao: Här anges möjlighet att hämta in en arbetsorder och manuellt registrera en stämpling. Ta bort stämpling: Ta bort in hämtad stämpling enligt ovan Lägg till Annat Arbete: Om man glömt att registrera annat arbete, t ex städa efter ordinarie arbetstid Fördela tid per kategori: Fördela den stämplade tiden på flera olika kategorier Spara och behåll som instämplad: Som vanlig närvaro instämpling fast avvikande tid från ordinarie arbetstid, den anställde skall utföra olika sysslor t ex inventering en lördag. Stämpla in och några timmar senare stämpla ut. Spara: 8

9 Om du tycker att anmärkningen eller tiden var fel eller att du inte angav något i anmärkningsfältet går det att i efterhand ändra anmärkningen samt tiden genom att trycka på knappen Anmärkning. Ange anställningsnummer och tryck på hämta stämplingar. Här kan du nu ändra på tid och anmärkning. Ta fram närvarorapportering/listor Gå till Bokning/Tidredovisning Tidredovisning välj fliken Redigera Närvaro ange vilken period du vill se. I vårt exempel väljer vi till klicka på knappen uppdatera och alla in och ut stämplingar visas på den markerade mekanikern. 9

10 I detta fönster visas alla händelser som den anställde har registrerat i tidredovisningsmodulen (Stämpelklockan). I den högra boxen visas vilken person som avses, i den stora boxen visas alla registreringar på den aktuella personen. I den stora boxen finns följande rubriker. Dag: = veckodag Datum: = datum stämplingen avser GK: = Godkänd J eller N avser om tiden är kontrollerad av den som ansvarar för löneutbetalningen. Med mellanslagstangenten ändras N till J. Arbetstid: = visar den anställdes arbetstid. Stämplad tid: = visar den faktiska stämplade tiden Rast: = när rast inträffar Totalt: = den totala tiden mellan in och ut stämpling Inom arbetstid: = närvaro tid inom arbetstid + Tid: = den tid som är registrerad med knappen Avvikande tid (Röd stämpling) Övertid: = visar godkänd övertid Närvaro Kategori: = visar registrerad närvaro kategori som registreras med funktionen personalstatus i bokningssystemet i Winassist eller manuell i denna funktion (se vidare instruktioner). I vårt exempel har Clas registrerat närvaro alla dager, några dagar har han kommit för sent till jobbet. Dessa dagar godkänner vi med mellanslagstangenten. Det första som avviker är 10/1 Clas har stämplat ut redan 09:37, till höger visas ett A vilket betyder att det finns registrerade anmärkningar från Clas, nertill visas anmärkning Frida sjuk ringde från dagis och Clas önskemål hur detta skall regleras i detta fall Vab. Godkänn med mellanslag Den 12/1 var han sjukskriven. Denna dag kom inte Clas till jobbet utan den som ansvarar för personalen gick in i denna funktion och skapa denna post manuellt, genom att klicka på aktuell dag visas denna box enligt nedan. Välj närvarokategori till höger. Om detta har registrerats i bokningssystemet i Winassist sätt dessa uppgifter automatiskt har Clas registrerat övertid, två rader finns redovisade. Första raden redovisar ordinarie stämpling (grön stämpling), nästa rad redovisar den registrerade övertiden (röd stämpling). Till höger visas ett A vilket betyder att det finns registrerade anmärkningar från Clas. Nertill visas anmärkning och Clas önskemål hur ersättningen skall regleras. 1

11 Vidare så har Clas varit på utbildning 20/1. Gå igenom alla rader som Clas har registrerat och marker dessa som godkända. Välj sedan knappen Utskrifter följande box visas där olika val kan anges. I vårt fall väljer vi Redovisa urval tekniker och markerar Clas Wennerman, klicka på knappen Skriv ut Nu skapas en närvaro lista på Clas som sedan kan användas av den som betalar ut lönerna. 1

12 Alla närvarodagar under löneperioden redovisas separat samt alla avvikelser som har godkänts, därefter kommer sjukskrivning, utbildning osv. I slutet finns en sammanställning över hela löneperioden, både i timmar/minuter samt decimalt. Registrerar tid på arbetsorder Gå till Bokning/Tidredovisning Tidredovisning välj fliken Inställningar. I denna funktion skapar man olika kategorier för Stämplat arbete Skapa de kategorier som du anser dig behöva. Starta programmet TimeAssist, välj fliken Arbetsorder 1

13 Mekanikern kan välja att enkelklicka på sitt namn i den övre rutan med rubriken Nästa Ao Tekniker, eller manuellt skriva sitt anställningsnummer i rutan Anstnr När detta är gjort skall arbetsordernummer anges i fältet AoNr. Nästa val är att klicka på knappen Registrera Ao. Har teknikern i sitt stämplingsschema angivet utökad instämplings info ges här möjlighet att ange kategori, ex. garanti eller service m.m. Har ni bokningssystemet i Winassist skall även beräknad tid anges. Ange vilken Arbetskategori som gäller för arbetsordern. När valen är gjorda klickar montören på Ok i boxen. Om inte utökad instämpling info är angivet registreras den kategori som är förvald i instämplingsschemat. Nu visas vilken arbetsorder mekanikern är instämplad på, och vilken tid och kategori jobbet startades. När mekanikern är klar med jobbet på bilen så dubbelklickar montören på sitt namn i rutan Pågående. 1

14 Om Utökad info vid utstämpling är vald i stämplingsschemat visas en box där det ges möjlighet att dela den registrerade tiden i olika kategorier. Om teknikern har haft flera olika arbetsmoment på fordonet och behöver sär stämpla ex. garanti och service kan teknikern manuellt fördela tiden i denna ruta. I det här exemplet har Clas instämplad 1:08 minuter på kategori Mekaniskt arbete. Fördelning av tiden görs på följande sätt. 1. Fördelningen sker genom att klicka på den kategori man vill ha och anger den tid som ar används på denna kategori. I det här fallet väljer Clas kategori Mekaniskt Arbete och fyller i 00:45 minuter samt avslutar med Ok. OBS! När man fyller i tiden kan man antingen skriva hundradelar eller klockslag. Använder man hundradelar skriver man 1,0 för en timme, 1,5 för en och en halv timme osv. Väljer man att skriva klockslag blir det 1:00 för en timme eller 1:30 för en och en halv timme. Avsluta med Spara. 2. För att fördela resterande tid på en annan kategori klickar man på den aktuella kategorin och fyller i tiden på samma sätt. Clas väljer att fördela resterande tid på Garanti. 3. Slutligen får man svara på om arbetet av utfört eller avbrutet. Arbetsorder får automatiskt status Utförd eller Avbruten utifrån det val man gör. 1

15 I detta fall väljer Clas Utförd. Efter valet kommer ni tillbaka till stämplingsprogrammet och mekanikern kan välja nästa arbetsorder. Registrera annat arbete När en anställd registrerar närvaro (stämplar in) hamnar man automatiskt i fliken inaktiv. Inaktiv är man undertiden tills man registreras på en arbetsorder eller registrerar Annat arbete. På detta sätt kan systemet följa upp effektiviteten på en tekniker, mäta spilltid. Gå till Bokning/Tidredovisning Tidredovisning välj fliken Inställningar. I denna funktion skapar man olika kategorier för Annat arbete Skapa de kategorier som du anser dig behöva. Starta programmet TimeAssist, välj fliken Annat arbete. 1

16 Ange anställningsnummer samt kategori. Klicka på Registrera annat arbete. Dubbelklicka på den instämplade teknikern eller ange anställningsnummer och klicka på knappen Registrera annat arbete för att stämpla ut. Inaktiva tekniker Via fliken Inaktiva tekniker ser man vilka tekniker som inte är instämplade på arbetsorder eller annat arbete. Detaljerad stämplingslista per mekaniker Denna tid redovisas under Bokning/Tidredovisning Tidredovisning Redigera stämplingar per tekniker. Här visas den totala närvaron, övrig tid, Ao-arbete tid, Annat arbete tid samt Inaktiv tid. Den inaktiva tiden visas med röd text. 1

17 1