Närvarohantering för vårdnadshavare

Transkript

1 Närvarohantering för vårdnadshavare Här kan du läsa allt du behöver veta för att använda Hjärntorgets närvarohantering. I texten här nedanför beskriver vi: hur du kan få information om ditt barns närvaro på din startsida hur utskick om frånvaro fungerar och hur du gör inställningar för dem hur du ser närvaro i ditt barns schema hur du anmäler ditt barns frånvaro hur du ser historik över ditt barns frånvaro Närvaroinformation på startsidan Om du vill ha information om ditt barns när- och frånvaro direkt på din startsida i Hjärntorget kan du gå in och aktivera startsideelementet Närvaro för vårdnadshavare. Det gör du under Inställningar > Anpassa startsida som du hittar i menyn under ditt namn. Ditt startsideelement berättar om ditt barn har någon registrerad frånvaro under den senaste tiden: Om du klickar på informationen om din frånvaro hamnar du på en sida som kallas för frånvarohistorik (den kan du läsa mer om längre ner i den här texten). Frånvaroutskick Så fort ditt barn registreras som frånvarande av en av sina lärare ser du det i ditt startsideelement som beskrivs under rubriken ovan. Du får också information genom frånvaroutskick som Hjärntorget skickar automatiskt när läraren registrerar frånvaron. Det är förvalt att du får informationen som PIM, sms och e-post. Om du vill ändra de här inställningarna så går du till Verktyg > Närvarohantering > Inställningar för frånvaroutskick. Om du bockar ur alla alternativ (PIM, sms, e-post) så markeras valet Kontaktas på annat sätt per automatik. Det innebär att elevens lärare eller mentor måste se till att du blir meddelad om frånvaron på ett annat sätt (än via PIM, e-post eller sms). OBS! För att du ska kunna ta emot frånvaroutskick via sms och e-post måste du ha angett ditt mobiltelefonnummer respektive din e-postadress i Hjärntorget. Det gör du under [Mitt Namn] > Personuppgifter.

2 Om PIM PIM räknas inte som ett giltigt frånvaroutskick i Hjärntorget. Det beror på att vi inte kan vara lika säkra på att du och andra vårdnadshavare ser PIM:en som sms och e-post. Därför kommer en mentor/lärare ändå behöva säkerställa att du har fått informationen om ditt barns frånvaro på ett annat sätt. Frånvaroutskickens frekvens Din elevs kommun/skola bestämmer hur ofta du ska få utskick om ditt barns frånvaro. De kan välja mellan att låta endast ett meddelande skickas vid barnets första frånvarotillfälle under en dag, eller att du ska få ett utskick vid varje lektion som ditt barn registreras som frånvarande. Se ditt barns närvaro i schemat Du kan gå till ditt barns schema för att se hur lektionerna har registrerats. Högst upp i lektionens högra hörn visas antingen en röd, vit eller grön boll: Den vita bollen betyder att läraren inte ännu har registrerat närvaro på lektionen, den röda bollen betyder att ditt barn har frånvaro på lektionen och den gröna bocken betyder att ditt barn har registrerats som närvarande. Om du vill ha mer information om orsakerna kan du klicka på lektionen. Anmäla ditt barns frånvaro i Hjärntorget I Hjärntorget kan du också anmäla ditt barns frånvaro. Du kan komma till sidan för att anmäla frånvaro på tre sätt: Gå till ditt schema och klicka på knappen Anmäl frånvaro som du ser under dagens datum i schemat. 1. Gå till Verktyg i huvudmenyn och klicka på Närvarohantering. Välj Anmäl frånvaro i vänstermenyn som öppnas.

3 2. Klicka på informationen om ditt barns frånvaro i ditt startsideelement. Välj Anmäl frånvaro i vänstermenyn som öppnas. I vyn som öppnas anger du orsaken till frånvaron samt när ditt barn kommer att vara borta (till exempel Start: klockan 11.00, Slut: klockan 15.00). Du kan anmäla frånvaro för dagens datum och morgondagen. Under listan ser du alla lektioner under dagens och morgondagens datum. Varje lektion har en liten stapel som blir rosa om du anmäler frånvaro på den: Skapa en rapport över ditt barns närvaro Om du vill kan du skapa en rapport över ditt barns närvaro. Du kan komma till rapportverktyget på tre olika sätt: 1. Om du har ett schema kan du klicka på länken Skapa en närvarorapport som finns under schemat. 2. Gå till Verktyg i huvudmenyn och klicka på Närvarohantering. Välj Rapporter i vänstermenyn som öppnas. 3. Klicka på informationen om din frånvaro i ditt startsideelement. Välj Rapporter i vänstermenyn som öppnas. I rapportverktyget kan du välja mellan följande inställningar: Start- och slutdatum. Här väljer du för vilken period rapporten ska visa närvaro. Presentation. Här väljer du om rapporten ska visas grafiskt eller i en tabell. Om du vill se en tabell kan du också välja mellan att låta den visa din sammanlagda närvaro

4 (tabell personer) eller om den ska visa din närvaro per lektion (tabell detaljerad (per lektion)) Dataformat. Här väljer du hur närvaron ska visas i rapporten. Du kan välja att visa den i tid med minuter eller timmar, i andelen procent av tiden, i antalet tillfällen och/eller i andelen procent av tillfällena. Välj kolumner. Här väljer du vilka kolumner som ska visas i tabellvarianten av rapporten. Du kan välja mellan alla orsaker som lärarna kan använda för att registrera närvaro. Rapportformat. Avsluta med att välja vilket format rapporten ska skapas i: CSV, Excel, PDF, HTML för utskrift eller HTML. Frånvarohistorik Här kan du se ditt barns alla frånvaroregistreringar, oavsett om det är ogiltig eller giltig frånvaro. Om du har flera barn kan du bläddra mellan dem med hjälp av rullistan högst upp på sidan. Du kan också filtrera listan på datum, ämne och orsak:

5 Närvarohantering för vårdnadshavare i PING PONG Mobile På din startsida i appen hittar du ikonen Mina barn. Klicka på den för att nå dina funktioner för att se och anmäla ditt barns frånvaro.

6 Då öppnas en sida med en lista över alla dina barn. Klicka på det barn vars frånvaro du vill se.

7 Här kan du se information ditt barns frånvaro. Dagens datum är förvalt, men med hjälp av pilarna kan du gå framåt och bakåt i tiden. Ovanför frånvaroinformationen finns två knappar: Schema och anmäl frånvaro.

8 Se ditt barns schema Om du klickar på schema ser du en lista över ditt barns lektioner för dagen. Klicka på en lektion för att få mer information om den.

9 Anmäl frånvaro för ditt barn Om du klickar på Anmäl frånvaro så öppnas en vy där du får ange information för din anmälan. Välj orsak, datum och tid. Du kan bara anmäla frånvaro för dagens och morgondagens datum. Klicka skicka. Om anmälan har gått igenom kommer du att få en bekräftelse.