För att kunna använda tidsregistrering med scanning skall du först göra inställning i systemet samt ha upprättat medarbetare och resurser.

Transkript

1 Tidsregistrering med skanner För att kunna använda tidsregistrering med scanning skall du först göra inställning i systemet samt ha upprättat medarbetare och resurser. Meny-hänvisningarna refererar till Navigationsrutan i Navision. Uppsättning Under Service Tidsredovisning Uppsättning Tidsredovisning uppsättning skall du ta ställning till fälten på fliken generellt (DM tid fliken gäller användning av DM-tid). Fält Standardjournal tidsreg Std. Starttid (Heldagsreg.) Standard tillåt bokföring utan maskinnr. Tid i hundradelar Innehåll Här anger du journalnamnet, som ska användas till uppsamling av inskannade tidsposterposter i exemplet används en journal med namnet SCANNING. När du scannar en heldagsregistrering kommer den att får den starttid, som står i detta fält (ex kl. 7) Får det inskannas till serviceorder utan maskinnr, dvs. När endast maskingrupp är påfört. Om detta är tillåtet, ska du sätta en bock i detta fält. Har du inte markerat denna ruta och det scannas in tider till en serviceorder utan maskinnr, men t.ex maskingruppen motorsåg så går det inte att överföra dessa poster till serviceordern. Sätt bock i denna ruta om du vill att utskrifter skall

2 vara hundradelar, t.ex 45 minuter skrivs ut som 75. Beräkna övertid vid bokföring Övertid på internorder Gör faktureringsbar tomgångsrad I tidsregistreringsjournalen finns möjlighet att beräkna övertid automatiskt under knappen Funktion. Genom att markera denna tura beräknas övertid automatiskt när tid överförs till orderrader. Är denna ruta markerad beräknas även övertid för internjobb. Om denna ruta är markerad kommer den första stämplingen för dagen räknas tillbaka montörens instämplingstid. Dvs. om det är kö vid stämpelklockan kommer fulltid för dagen ändå debiteras på serviceorder. Resurser Under Resursplanering Resurser ska alla medarbetare som ska skanna in tid vara upprättade, Det skall dessutom finnas priser för resursen eller resursgruppen som resursen är knuten till: Genom att fylla i fältet Std. Arbetstypkod behöver mekanikern inte scanna in arbetstyp om det inte gäller annat arbete än normalt. För att statistik och uppföljning skall bli rätt måste var resurs ha en kapacitet angiven under knappen Planering Resurskapacitet

3 Kapacitet matas in via knappen Planläggn. Ange kapacitet. Då kommer följande bild: Fyll i bilden t.ex 1 år åt gångenför var resurs, med upplysning om kapaciteten för varje veckodag t.ex såhär:

4 Ska det matas in kapacitet för många resurser går det att skapa en mall som hjälp. Genom att ange mallens namn i fältet Arbetstidsmall kommer det automatiskt att hämtas den arbetstid som gäller för mallen. Godkänn genom att klicka på Lägg till kapacitet. Då kommer följande dialogbox fram: Klicka ja för att sätta kapacitetsupplysningarna för medarbetaren. Varje resurs kan dessutom vara knuten till ett bestämt ansvarsenhet och eller en bestämd arbetstypkod: Om medarbetaren är knuten till en ansvarsenhet, kan bilden Tidsredovisningsöverblick (Service Tidsredovisning Översikt Tidsredovisningsöverblick) endast användas till att visa de resurser som är knutna till en ansvarsenhet. Är en arbetstypkod angiven för medarbetaren kommer den att föreslås vid skanning. Det är därför endast nödvändigt att skanna arbetstyp när det är angivet här, på detta vis blir skanningen snabbare. Medarbetare Resurserna skall också skapas som medarbetare under Personal Personal. Det ska som minimum inmatas som upplysningar. På fliken Allmänt skall fyllas i Anställningsnummer (kan ev. va samma som det resursnummer) som det ska knytas samman med:

5 Och fältet Resursnr. på fliken Administration ska fyllas i för att knyta ihop medarbetarnumret med ett resursnummer: Arbetstyper Slutligen ska det finnas upprättat i systemet ett antal arbetstyper Resursplanering Inställning Arbetstyper. Dessa kan användas både vid manuell registrering av tid på serviceorder och vid skanning av tider. En arbetstyp kan märkas med typen Frånvaro eller Semester när arbetstypen används i tidsregistreringsjournalen kommer fältet bli visat

6 och senare överfört till tidsposterna, det är alltså möjligt att skriva ut dessa upplysningar på statistiklistor. Det är även möjligt att ange en övertidsarbetstyp för varje arbetstyp. Övertidsarbetstyper blir använt i stället för den normala arbetstypen, när funktionen Beräkna övertid utförs i tidsredovisningsjournalen. Streckkodsuppsättning När medarbetare, resurser och arbetstyper är upprättade, ska det matas in upplysningar för utskrift av etiketter på medarbetare och arbetstyper under Service Tidsredovisning - Uppsättning Tidsreg. streckkodsuppsättning. Fältet Typ I fältet kan det skapas 9 olika typer: Medarbetare Arbetstyp Komma Gå Paus Enter Rensa Återupptag Heldagsreg. Typerna Komma, Gå, Paus, Enter, Rensa, Återupptag och Heldagsreg ska upprättas en gång. Alla medarbetare och arbetstyper, som ska kunna skannas, ska upprättas

7 Fältet Nummer Fältet ska bara fyllas i för typerna Medarbetare och Arbetstyp, med hänvisning till Medarbetarnummer och arbetstypkod. Fältet Streckkod prefix Upplysningarna i fältet används till att generera den streckkod, som ska användas till skanning. Det rekommenderas att ge streckkodsuppsättningar av samma typ samma prefix, t.ex. 100 för medarbetare, 200 till arbetstyp osv. Fältet Streckkod löpnr. Upplysningarna i fältet används till att generera den streckkod, som ska användas till skanning. För ett streckkodsprefix ska löpnumret vara unikt, dvs. streckkodsprefix 100 löpnummer kan endast finnas en gång. Fältet Streckkodnr. Värdet i fältet genereras automatiskt från upplysningarna i fälten. Prefix och löpnr. Utskrift av streckkoder Streckkoder skrivs ut under Service Tidsregistrering Rapporter - Tidsredovisnings Labels 48x25. Beställningsbilden till rapporten: Du kan välja att avgränsa rapporten t.ex. bara utskrift av medarbetare, det går även att avgränsa med ett intervall av anställningsnummer. Streckkoderna kan skrivas ut med etikettstorlek 48 x 25 mm. Etiketterna med streckkod används för skanning av arbetstider. Även serviceordern skall skrivas ut med streckkod för att skanning ska fungera. Skanning Skärmbild för inskanning finner du under Service Tidsredovisning Tidsredovisning Tidsredovisning scanning:

8 Vi rekommenderar att det finns en skärm som alltid har inskanningsbilden uppe för att det skall vara enkelt och snabbt att registrera tider. I bildens övre högra hörn står det Ny registrering med blå skrift när systemet är klart för en ny registrering. När inskanning pågår ändras texten till Ej klar för registrering i rött. När alla nödvändiga upplysningar är skannade ändras texten till Klar till registrering med grön skrift detta innebär att det bara återstår att skanna enter för att godkänna. Om jag skannat fel är det bara att skanna på streckkoden Rensa och börja om igen. Tidsåtgång kan bara registrerat om det är knutet till en medarbetare, serviceorder och arbetstyp (om standard arbetstyp finns angivet för resursen är det inte nödvändigt att skanna den). Det går också att skanna Komma, Gå eller Paus. Efter en paus skannas återupptag för att fortsätta på den sista inskanningen för den angivna resursen. Dagen startar med att registrera på komma, dvs. f.ex. först scanning av streckkoden Komma, därefter skanning av medarbetarstreckkoden (i valfri ordning). Det går att skanna serviceorder och arbetstyp utan att först registrera komma. Systemet kommer då automatiskt registrera en Komma registrering på samma tidpunkt. Är det valt Skapa fakturerbar tomgångstid i tidsredovisningsuppsättningen, kommer det att skapas en extra linje till den första serviceordern med tomgångtiden från Kommatiden till tiden för den första serviceordern. Skärmbilden ser ut så här:

9 Dvs. medarbetaren och klockslaget är nu ifyllt i bilden. Härefter skannas Enter för att godkänna posten härefter är det inte längre möjligt att ändra posten i denna bild. För att ändra, se avsnittet Tidsregistreringsposter. Nu ser bilden ut så här posten är synlig och det är klart för ny skanning. Här efter skannas åter medarbetarnummer, arbetstyp och streckkod på arbetskort. Bilden ser ut så här:

10 Skanna Enter för att godkänna. Finns det mer än en maskin på en arbetsorder kommer det fram en rad där mekanikern skall markera vilken maskin arbetet gäller ok därefter klicka OK. Denna funktion kan inte skannas utan tangentbord eller mus måste användas. Var gång en medarbetare skannar kommer dagens samtliga inskannade rader att visas i bildens nedre halva. När det hålls paus skannas Anställningsnummer och Pausstreckkod samt Enter streckkod. Vid start av nytt jobb skannas medarbetare, arbetstyp och serviceordernr samt Enter Föregående jobb avslutas då automatiskt. Vid övertid ska medarbetaren själv skanna om till övertid, alternativt kan verkmästaren använda funktionen Beräkna övertid i tidsredovisningsjournalen. Vid dagen slut ska det skannas Gå samt Enter. Om en medarbetare glömmer att registrera Gå vid dagens slut kommer systemet skapa en Gåregistrering Denna automatik kommer också att generera en Gåpost även om arbetet pågår till efter midnatt. Om en medarbetare arbetar på en serviceorder från och skannar in på en ny order från när han går hem kommer systemet att registrera en Gåpost och en Kommapost Dvs. medarbetaren registrerar följande:

11 27/3 kl komma 27/3 kl start på serviceorder /3 kl start på serviceorder /3 kl gå Medarbetaren har alltså registrerat 10 timmar på serviceorder pluss ½ timme på serviceorder På grund av de automatiskt registrerade posterna, som genereras av hänsyn till glömda komma- och gå-stämplingar, kommer det att ligga följande poster i tidsredovisningsjournalen. 27/3 kl komma 27/3 kl start på serviceorder /3 kl gå (automatisk) 28/3 kl komma (automatisk) 28/3 kl start på serviceorder /3 kl gå I tidsredovisningsjournalen kommer det alltså bara finnas 8 timmar på serviceorder i stället för 10 timer, plus ½ timme på serviceorder Vid kontroll av tidsredovisningsjournalen ska man alltså alltid va särskilt uppmärksam på registreringar med klockslaget 23.59, då dessa oftast beror på två orsaker: 1) en medarbetare har glömt att stämpla GÅ vid dagen slut, dvs. serviceorder/löneunderlag innehåller för många timmar. 2) en medarbetare har arbetat över midnatt, dvs. det har varit ett datumskifte. I detta fall kommer serviceorder/löneunderlag att innehålla för få timmar. Man skall därför justera posterna i tidsredovisningsjournalen innan de överförs till serviceordrarna. Tidsredovisningsöversikt Som en hjälp för verkmästaren finns det en översiktsbild där man kan se de senaste inskannade tiderna per resurs. Bilden finns under Service Tidsredovisning Översikt Tidsredovisningsöversikt

12 Av bilden framgår att tre medarbetare är instämplade på arbetskort och en har inte Skannat in. Då det inte är ifyllt något i Ansvarsenhetsfilter visas översikten för samtliga ansvarsenheter. Tidsredovisningsjournal Var gång det skannas Enter överförs Det skannade från Skanningsbilden till tidsredovisningsjournalen. Under Service Tidsredovisning Tidsredovisningsjournal. Det överförs till det journalnamn som är angivet i inställningarna. Så länge posterna ligger i tidsregistreringsjournalen är det inte överfört något till den enskilda arbetsordern. Det finns alltså möjlighet att ändra i posterna innan de förs över till serviceordrarna

13 Under funktion är det möjligt att välja Beräkna övertid. Denna funktion läser igenom registrerade tider och ändrar tider utanför ordinarie tid till övertid. För att styra detta används den inmatade kapaciteten för resursen samt den övertidstyp som är satt på den allmänna tidstypen. Det finns möjlighet att ha en övertidssats per arbetstyp så att när arbetstypen ändras från normal till övertid sker det för de arbetsorder som ligger sist på dagen. Det betyder alltså att det aldrig registreras övertid för de arbeten som utförs på morgonen innan normal arbetstid börjar. Det finns möjlighet att sätta upp regler för automatisk registrering av övertid, så att det sker en beräkning var gång det överförs tid från journalen till serviceordern. Tänk på att övertiden beräknas per tillfälle tider förs över. Det betyder att en dags arbete kan överföras direkt för att övertid skall beräknas. Om normaltiden är 8 timmar och det överförs 10 timmar kommer 2 timmar att omvandlas till övertid. Om tiden däremot överförs i två omgångar med 5 timmar i varje, kommer det inte att generera någon övertid. När posterna är överförda till serviceordern finns det fortfarande möjlighet att ändra, men då måste ändringen göras inne på var serviceorder. Till hjälp att kontrollera posterna finns det möjlighet att göra en utskrift genom att klicka på knappen Utskrift. Beställningsbilden för utskriften har två flikar. Det aktuella journalnamnet föreslås automatiskt på den första fliken där det finns möjlighet att selektera på datum och resurskoder. På nästa flik väljs utskriftens detaljgrad:

14 Utskriften innehåller upplysningar om såväl kapacitet som inskannad och aktiv tid per medarbetare och datum. Finns det poster i tidsregistreringsjournalen för en serviceorder som är bokförd, t.ex. för att kunden har önskat betala sin faktura innan jobbet är klart, kan dessa poster markeras i fältet Överför bara till tidsregistreringsposter. Då överförs posterna bara till tidsregistreringsposter så att ett korrekt underlag för löner kan skrivas ut den mekaniker som gjort jobbet. När posterna it tidsregistreringsjournalen är kontrollerade och klara, ev. kan t.ex timmar för sjukdom inmatas till löneunderlag, klickar du på knappen Funktion Överför till serviceorder. Svara ja till frågan i den följande dialogboxen. Det gör att resursraderna som gäller serviceorder överförs till respektive serviceorder. Samtliga rader överförs tidsredovisningsposter som finns under: Service Tidsredovisning Översikt Tidsredovisningsposter. Tidsredovisningsposter Tidsredovisningsposterna finns under Service Tidsredovisning Översikt Tidsredovisningsposter. Dessa poster används för utskrift av statistik samt till löneunderlag

15 Om poster har blivit godkända i journalen som senare visar sig vara felaktiga finns möjlighet att rätta posterna dels de som blivit överförda till serviceorder och dels att rätta i tidsregistreringsposterna. Av säkerhetsskäl går det bara att rätta genom att markera ett fält och sedan trycka F2 och därefter rätta innehållet i fältet. Detta för att misstag skall undvikas och löneunderlagen skall bli rätt. Utskrift av löneunderlag Löneunderlag skrivs ut under Service Tidsredovisning Utskrifter-. Här ska du lägga till rapportnummer och under knappen Ändra: Beställningsbilden för rapporterna har tre flikar och ser ut såhär:

16 På fliken resurs kan det selekteras på de resursnummer som önskas i utskriften. På näste flik går det att välja vilka arbetstyper som skall vara med: På sista fliken anges startdatum för utskriften (för rapport skrivs alltid en 14-dages period, för rapport skrivs alltid en månad): Listan skrivs på basis av tidsredovisningsposterna. För varje medarbetare skrivs en total per datum och arbetstyp, och det visas en summa för hela perioden

17 Dessutom visas en summa för inaktiv tid, dvs tid som inte går att överföra till serviceorder, t.ex sjukdom, semester eller liknande. Utskrift av statistik Tidsredovisningsstatistik skrivs ut under Service Tidsredovisning - Rapporter: Beställningsbilden för rapporten har tre flikar: På fliken Resurs går det att selektera på de resursnummer som önskas i utskriften. På nästa flik väljs de arbetstyper som önskas: På sista fliken väljs period för utskriften:

18 Listan skrivs från tidsregistreringsposterna. Per. medarbetare skrivs periodens tidsförbrukning, uppdelat och summerat per arbetstyp. Det finns uppgift om kapacitet, registrerad tid och fakturerad tid, både i timmar och i procent, samt om det finns utejobb. Det finns också uppgifter om fakturerat belopp uppdelat mellan internt och externt. Utskrift av statistik intern/externt Tidsredovisningsstatistik skrivs ut under Service Tidsredovisning Rapporter Resursstatistik internt/externt Beställningsbilden för rapporten har två flikar: På fliken Resurs går det att selektera på resursnummer. På sista fliken väljs period:

19 Listan skrivs ut från tidsredovisningsposterna. Per. medarbetare skrivs ut periodens tidsförbrukning och belopp, uppdelat i interna och externa kunder och summerat per serviceorder