version 9.63 Paket/Tidverk

Transkript

1 version 9.63 Paket/Tidverk

2 Innehållsföreteckning Paket/Tidverk... 3 Tidverk... 3 Fördefinierade konton i Tidverk... 4 Statistik Tidverk... 5 Texter... 6 Operationsregister... 7 Hur finner du en redan befintlig operation... 8 Paketprisregister... 9 Registrering av ett paket Registrera innehåll i paket Sökning i paketregister Försäljning paket Ersättningar i paketpriser Ersätt artiklar i Paket Översatta artiklar i paket Winassist System AB, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok utan skriftligt medgivande från Winassist System AB är ett brott mot lagen om upphovsrätt. 2

3 Paket/Tidverk I Winassist finns det fyra olika register där du kan lägga in fasta arbetsoperationer, texter eller s.k. paketpriser. Det finns två lite enklare register samt två mer komplicerade. I detta kapitel skall vi behandla dessa. Tidverk Vi börjar med att beskriva funktionen Tidverk. I detta register kan du lägga upp egendefinierade kortkoder för de mest frekventa arbeten som förekommer på din verkstad. Välj Paket/Tidverk från huvudmenyn, därefter Tidverk. Nyupplägg Klicka på Ny Post. Markören är placerad i fältet Kod. Skriv den kod du vill använda, tryck Tab och markören flyttar till rubriken Benämning, där du skriver i din benämning. Tryck Tab och markören flyttar till fältet Pristyp och här finns tre alternativ att välja. F = Fast pris A-pris * valfritt pris A-pris * aktuell timdebitering Anger du Fast pris är antalsfältet släckt och du anger priset på arbetet i fält Pris. Anger du A-pris ska du ange styckpris samt det antal du vill ha förslag på vid registreringen av radtypen. När kortkoden används i försäljningsfunktionen stannar markören i respektive fält, vilket innebär att du kan ändra det värde som är registrerat i tidverket vid varje enskilt tillfälle. 3

4 Anger du A-pris * timdeb kan du använda den aktuella timdebiteringen som gäller på den pågående arbetsorder genom att låta det stå Aktuell. Du kan även välja att som förval få en av de timdebiteringskategorier du använder, eller om du jobbar med olika timdebiteringar, välja in en av dessa. Du kan registrera obegränsat med kortkoder i tidverket. Tidverket kan du använda på A-rader, Ö-rader eller egenupplagda radtyper. OBS! tänk på att om du använder A-rader får du normalt ett påslag med förbrukningsmaterial. Vill du redigera eller ta bort en tidigare registrerad post klickar du på Ta bort post eller Redigera post. Fördefinierade konton i Tidverk Gå till Paket/Tidverk i menyraden och välj Tidverk. I detta exempel vill vi koppla Leveranservice Nissan till konto A2 Påkostnad Nya Nissan Klicka på knappen Redigera Post. Fyll i önskat kontonr, i detta fall 2 och klicka Spara. Nu har vi kopplat tidverkskoden till ett specifikt konto. När du sedan skapar en arbetsorder så väljer du A-konto och trycker Enter. Här fyller du i tidverkskoden LEVNI 4

5 tryck Enter och konto A2 Påkostnad Nya Nissan fylls i automatiskt Statistik Tidverk Gå till Paket/Tidverk i menyraden och välj Statistik Tidverk Här kan du ta fram rapporter utifrån tidsperioder och utvalda koder. Fyll i fr.o.m. och t.o.m. vilket datum du vill att rapporten ska gälla. Sedan gör du ett urval fr.o.m. och t.o.m. kod. Du kan även lämna dessa fält tomma för att ta fram alla koder. I detta exempel tar jag fram en rapport på Leveransservice Citroën inom en 1 års period. 5

6 Rapporten innehåller kod, benämning, antal och belopp. Härifrån kan du välja att Skriva ut rapporten, Starta en ny sökning eller stänga ner genom att klicka på Avbryt. Texter Textfunktionen är väldigt lik Tidverket. Skillnaden är att textrader inte har någon debitering. I detta register kan du lägga upp egendefinierade kortkoder för de mest frekventa texter som du använder ofta. Välj Paket/Tidverk från huvudmenyn, därefter Texter. 6

7 Här kan du lägga in nya texter, ta bort texter, redigera texter etc. För att lägga in en ny text klickar du på Ny text och väljer en kod och den text du vill koppla ihop med koden. Du kan registrera obegränsat med kortkoder i textverket. När du ska skriva in Text på en arbetsorder i försäljningsfunktionen stannar markören i fältet Kod. Här skriver du in den kod du vill använda och trycker Enter för att ta fram texten. Vill du söka bland dina koder trycker du Sök (F4). Ett tips är t.ex. att under vinterhalvåret skriva på fakturan hur många grader glykolen klarar. Skapa då koden G med texten Glykolen klarar -?? grader. När koden används i försäljningsfunktionen trycker du först på G för att ta fram texten och byter sedan ut?? med t.ex. 35. Operationsregister Operationslistan är en utveckling av Tidverket med möjlighet att lägga in en operation, arbetsbenämning, kommentar till denna samt tid och timdebitering. I operationsregistret kan egna arbetsoperationer manuellt läggas upp. Välj Paket/Tidverk från huvudmenyn och därefter Operationslista. (Dessa operationer får du fram när du skriver O i fältet Ny Rad eller klickar på knappen Operationer när du arbetar med en arbetsorder). En operationskod är uppdelad i tre delar, första fältet består av operationskod max 17 tecken, sedan märkeskod max 4 tecken samt modellkod max 8 tecken. Denna uppbyggnad av operationskoden gör det möjligt att skapa olika index till varje operation. Dessa index används sedan till att snabbt och enkelt söka olika operationer som finns lagrade på t.ex. benämning, märkeskod eller modell. När du skapar egna koder bör dessa vara genomtänkta och logiska, då går det att klara sig utan listor för att hitta rätt kod vid registrering av dessa på arbetsorder. Har du många 7

8 återkommande operationer på garantiarbeten kan du spara mycket tid i garantihanteringen om momenten redan finns upplagda med operationskod på arbetsordern. När du läggar upp en operation anger du tidvärdet i perioder Använder du olika timdebiteringskategorier utifrån fordonstyp väljer du den som gäller för den aktuella fordonstypen. Använder du dessutom undergrupp till fordonstyp väljer du även det. Hur finner du en redan befintlig operation En av finesserna i Operationsregistret (och även i Paketregistret) är att det går att söka operationer genom att ställa olika sökvillkor. Oavsett om du utgår från en arbetsorder och klickar på Operationer eller går från menyraden Paket/Tidverk och Operationslista hamnar du på nedanstående bild. Klicka sedan på Sök operation. Sökning sker enligt samma princip som i andra register i Winassist, dvs. du kan söka på varje fält eller kombinationer av fält. Du kan också välja i vilken sorteringsordning du vill att sökningen ska presenteras. 8

9 Genom att t ex HJ* anges i fältet Benämning, söks endast de operationer som har HJ först i namnet, t ex hjul. På samma sätt är det med Artikel/operationsnummer, Mk och Modellkod. Om MI, det vill säga Mitsubishi, anges vid Mk söks endast hjulbyten hänförda till samtliga Mitsubishi-modeller. Alla operationer som hittats visas på skärmen. Markera den operation du avser och tryck Enter så visas operationen. Du kan även sälja operationen på arbetsorden genom att skriva operationsnumret direkt på O- rader. Paketprisregister I denna funktion kan arbetsoperationer, reservdelar, och textrader kopplas ihop för att utgöra ett s.k. paket. Paketpriser är utmärka att användas vid prisofferering, med snabba och korrekta besked. Den verkliga vinsten görs dock i samband med arbetsorder-registrering. Dessa operationer nås vid inskrivande av arbete i order-fakturering om bokstaven P anges vid radval. Sökning på benämning (Märkeskod samt Modellkod hämtas från Fordonsregistret) kan ske med Funktionstangent F4. 9

10 Följande exempel avser en 1000 milaservice på en Mitsubishi Galant. Observera att arbetsoperationer, reservdelar, arbeten från tidverk samt Textrader som avses att användas i ett paketpris först måste läggas in i sina respektive register. Välj Paket/Tidverk från huvudmenyn, därefter Paketpriser. Registrering av ett paket Att skapa ett paketpris görs i två steg. Först skapas en paketidentifikation, med benämning, märkeskod, modell och årsmodell. Det andra steget är att lägga in (koppla) uppgifter från olika register. Klicka på Nytt Paket. 10

11 Pakethuvudet innehåller flera fält som alla är sökbara. Alla fälten är för den interna sökningen och skrivs ej ut på fakturorna. Paketnummret ska vara unikt. Skriv 1000PR i fältet Paketnr, flytta med Tab till MK (märkeskod) och skriv NI (= Nissan) och ställ sedan markören i fältet Modellkod, skriv P11BEA (= Primera). Dessa tre fält bildar nu en komplett paketkod (identifikation). Skriv 1000 milaservice Primera i fältet benämning (raden skrivs inte ut på arbetsordern). Samma regler gäller för utformningen av texten, som vid registrering av operationer. Börja inte med t.ex. byte eller renovering, vilket försvårar sökning på benämning. Fyll sedan i från årsmodell till årsmodell ( ). Nästa fält är kommentarer vilket är ett fält på 24 tecken där valfria förklaringar kan fyllas i för att underlätta identifieringen av paketet vid sökning, raden skrivs inte ut på arbetsordern. Klicka på Spara Paket och paket identifikationen är klar. Registrera innehåll i paket Gå ner till Ny rad och klicka på den radtyp du vill registrera. Vi börjar med en rubrik i form av T-textrad. Sedan fortsätter vi med reservdelar. Skriv in artikelnr eller Sök (F4). 11

12 Vi avlutar med A-arbete. När du registrerar raden fungerar det på samma sätt som i försäljningsbilden. Glöm inte avmarkera Förbrukningsmaterial om det ej ska räknas. Om du vill kan du använda koder som du lagt upp i tidverket. Om du lagt upp operationer i operationsregistret kan du använda dessa även i paketen. Antingen kan operationskoden sökas fram med sökfunktionen med urvalsvilkor eller skrivas in manuellt. Om du kan Operationsnumret skriver du in det i fältet Artnr/Opnr, i det här fallet I annat fall söker du reda på den operation du vill registrera genom att klicka på Sök (F4). Efterhand som du sparar fylls paketet på. I Informationsfönstret uppe till höger ser du en summering av de rader som registrerats. När paketet är färdigt kan summeringen användas som prisofferering till kund. 12

13 Sökning i paketregister Upplägg av nya paket gör du via meny Paket/Tidverk Paketpriser. Där kan du också gå in och söka paket för att lämna pris till kund via telefon. Välj Sök. Ange eventuella sökkriterier. Det kan vara ett eller flera begrepp t.ex. märkeskod + modellkod eller kilometertalet på en service. Allt beror på hur paketen är upplagda. Via knappen Från aktiv AO kan du hämta fordonsuppgifter, t.ex. fabrikat automatiskt. Klicka på knappen och programmet hämtar uppgifter från fordonsregistret. Vill du undanta vissa fält kan jag avmarkera dessa. Vill du vara säker på att få träff i en sökning kan det vara bättre med fritextsökning. Om du angivit modellnamnet i fältet Benämning kan du skriva modellnamn omgivet av *. Det innebär att jag gör en fritextsökning i det fältet. I exemplet nedan har jag fyllt märkeskod NI för Nissan samt en fritextsökning på modellnamnet Almera genom att skriva *Almera* i fältet Fabrikat. 13

14 Du väljer paket i listan antingen genom att dubbelklicka på paketet eller genom att klicka på knappen Välj. Paketet ser ut så här: Längst upp till höger ser du prisinformationen för paketet. Brutto avser inkl. moms. Vill du bläddra till angränsande paket kan du klicka på pilarna i bildens mitt för att bläddra framåt eller bakåt. Om jag jobbar med alternativa timdebiteringar kan jag växla till en annan timdebitering genom att klicka på knappen Byt timdebitering. Programmet växlar till menybilden för timdebiteringar. 14

15 Vill du välja t.ex. alternativa timdebitering 600 kr klickar du i Kategori 1. Vald timdebitering blir då 600 kr, klicka på OK. Arbetskostnaden i mitt paket är nu ändrat. Fast pris Vill du sätta ett fast pris på ett paket markerar du funktionen och skriver in det pris du vill ska gälla, inklusive moms. När du sedan hämtar i paketet till arbetsorder rabatteras arbete och reservdelar proportionerligt. Försäljning paket När du säljer paket på kostnadsförslag eller arbetsorder underlättar det om du har hämtat upp aktuellt fordon på ny arbetsorder. Du anger P-rad och trycker Sök (F4). Alternativt kan du klicka på knappen Paket i försäljningsbilden. När du söker hämtas automatiskt rätt märkeskod in till sökbilden vilket förenklar sökningen. Ersättningar i paketpriser Vid inläsning av prislistor från leverantörerna läggs löpande in vilka ersättningar leverantören gjort. Dessa ersättningar kan göras automatiskt via denna menypunkt 15

16 När du valt menyn kommer programmet visa en bild med vilka ersättningar som är aktuella. Markera vilka ersättningar du vill göra genom att markera raden och klicka sedan på Ersätt markerade artiklar. Ersätt artiklar i Paket Bygger du egna paket och vill göra egna ersättningar gör du detta via denna menypunkt. 16

17 Du anger vilket artikelnummer som ska ersättas och vilket det nya artikelnumret är. Du hanterar en artikel i taget. Översatta artiklar i paket Denna funktion används för att justera artiklar i paket för en speciell märkeskod. I dessa paketregister kan det förekomma fiktiva artikelnummer för artiklar som leverantören inte säljer såsom motorolja, glykol etc. Du måste själv göra en hänvisning från det fiktiva artikelnumret till det artikelnummer du använder för motorolja. Du anger det artikelnummer som leverantören angivit i paketregistret. I detta exempel använder VA artikelnummer XXX för motorolja i sina paket. Artikelnummer för vår olja är 10 på märkeskod ÖV. Varje gång jag hämtar in ett servicepaket som innehåller artikelnr XXX till arbetsordern så kommer den ändras till min artikelnr 10. (OBS, det är ingen idé att göra ersättningen i paketet eftersom paketen kommer uppdateras från leverantören. ) Fält Antal/Faktor använder jag om XXX sälj per dl medan jag säljer min artikel 10 per liter. Då skriver jag 0,1 som faktor för att sälj 1 liter av min olja. 17

18 Kopiera paket Om jag lägger upp många paket med liknande innehåll kan jag kopiera paketet. När jag redigerat paketets innehåll måste jag sätta ett paketnr innan jag sparar det nya paketet. Radera paket Välj meny Paket/Tidverk Paketpriser. Sök upp aktuellt paket och välj Ta bort Paket. 18