Bengt Hansson. professor, bygg- och projektledare. Beställarerollen. Upphandlaren/ Beställaren har en nyckelroll

Transkript

1 Beställarestrategi Beställarestrategi för en långsiktigt effektiv anskaffning Bengt Hansson professor, bygg- och projektledare Referens: Beställarens nycklar till framgång Upphandlaren/ Beställaren har en nyckelroll Agenda sstrategi Teori om strategier Val av ansvars- och ersättningsform Beställaren har en nyckelroll - bestämmer spelregler! Problem i upphandlingsprocessen Mål med beställning? Strategi och strategisk planering, Vilka faktorer ingår i en strategisk plan? Vad skall vi beställa? Vad omfattar strategin? Hur skall vi samarbeta? Ansvarformer? Ersättningsformer? Konkurrensstrategi? Förhållningssätt till marknaden? Hur får man konkurrens? sstrategi? sstrategi Teori om strategier Val av ansvars- och ersättningsform i praktiken Förfrågningsunderlag Administrativa föreskrifter Värdering av leverantörer Garantitid Erfarenhetsuppbyggnad och hantering av tvister sproblem problem eller? ar görs för stora belopp Stort antal offentliga upphandlingar Styr och ger viktiga ramar för byggprocessen Bestämmer samverkansformerna Köper komplexa system Styr innovations- och kunskapsutvecklingen Beställare eller uppdragsgivare är den aktör som beställer (köper) en tjänst)! 1

2 Byggnadsarbete (Planerad tidpunkt 1963) Budget 7 miljoner AUD (Slutkostnad 102 miljoner AUD (Ökning med 1357 %). Omfattningen bantades dessutom kraftigt Internationella transportinfrastrukturprojekt: - 9 av 10 projekt har kostnadsöverskridande i genomsnitt av storleksordningen ca 40 % för järnvägsprojekt ca 30% för broar och tunnlar ca 20% för vägprojekt. - 9 av 10 järnvägsprojekt haft en övervärdering av antalet passagerare med ca 100 % (!) och vid ca 80 % av trafikantprognoserna är dessa mer än 20 % fel. För vägtrafikprognoserna gäller att 50 % av prognoserna har mer än 20 % fel. Beställaren skall organisera och leda upphandlingen vilket bland annat ställer krav på kompetens för att kunna genomföra den. Beställaren skall ha kompetens för att 300 bort från Danmarks Radio Av TT-Ritzau Först publicerad: 13 mars :22 Danmarks Radio minskar mde 300 personer. Det betyder att nästan var tionde anställd förlorar jobbet. Det är kallade DR-by i Köpenhamn som blivit 150 miljoner danska kronor dyrare per år. Anskaffningsprocessen Strategisk planering Anskaffningsprocessen Genomtänkta tillvägagångssätt att utnyttja organisationens resurser och kompetens för att förverkliga affärsidéer, uppnå mål och för att genomföra dess uppgift Strategi = konsten att utnyttja slag för att vinna krig Taktik = konsten att utnyttja trupperna i ett slag (Clausewitz) Leverans Upp- handlingsstrategi Behovsanalys Strategier Erfarenhetsåterföring Beställare strategi Kunna samarbeta med berörda aktörer leda kunskaps- och innovationsutvecklingen värdera tekniska krav och lösningar ur ett livslängdsperspektiv hantera informationsteknik och miljöfrågor gällande lagar och föreskrifter hantera brukarnas och ägarnas krav på produkten och processen Strategos (Grekiska ) = krigföring i stort, generalskonst 2

3 Praktiskt strategiarbete Planeringsnivåer Mål (Affärsidé) Formulera organisationens mål Planera en strategi för att uppnå målen Strategisk planering omfattar företagets uppkoppling till omvärlden och val av marknad och produktionsinriktning Administrativ planering (resursplanering) innebärande planering av hur omvärlden bäst skall utnyttjas Operativ planering innebärande planering av hur vissa bestämda resurser eller viss bestämd marknad skall utnyttjas Omvärld (Ledig nisch) Hot och möjligheter Test Strategi Resurser (Särpräglad kompetens) Starka o svaga sidor Strategiska perspektiv Strategi som position och förändring av position Strategi som plan Strategi som handlingsmönster Strategi som position och förändring av position (Ansoff) Marknader Produkter Nuvarande Nya Nuvarande Marknadsutveckling Produktutveckling Nya Marknadspenetration Diversifiering Strategi som plan Arbetsgången Analysfasen (Hot och möjligheter) (Starka och svaga sidor) Strategiformuleringsfasen Genomförande fasen Analys Diagnos Strategiformulering Genomförande Företaget Styrka Svaghet Omvärlden Hot Möjlighet Problem och möjlighet Mål Strategier Genom- förande av strategi 3

4 Strategiskt läge Särpräglad kompetens Strategi som handlingsmönster Ges av ett företags starka och svaga sidor i jämförelse med konkurrenterna och dess förmåga att dels möta hot från miljön, dels lönsamt exploatera sina förtjänstmöjligheter inom denna. Täcker de speciella förutsättningar ett företag har i form av vetande, kunnande,resurser, produkter,marknader, profil,etc vilket gör det möjligt att lönsamt exploatera en viss arbetsmiljö. Områden där företaget är särskilt framstående gentemot konkurrenterna t ex bättre produkt,kunskap,större resurser,bättre ledning Planerad strategi Ej genomförd strategi Avsiktlig strategi Uppdykande strategier Genomförd strategi Planeringsprocessen är ofta viktigare än själva resultatet - den strategiska planen En produkt En process Vad beställer vi (tjänsten)? Var är specificerar vid leveransen(tjänsten)? Produktens utformning Processen Ritningar Beskrivningar Hus AMA (Anläggnings AMA) Rätt produkt (kvalitet och mängd), tid o sätt Tidplan Kvalitetsplan Administrativa föreskrifter AMA AF Hus AMA 4

5 Några exempel på brist på strategi Årliga upphandling beläggning på våren av Yttre Ringvägen Malmö av asfaltbeläggning med bitumen Västkustbanan i små etapper Hur skall vi strukturera den strategiska planen? Vad bör en strategisk plan för upphandling bör innehålla? Vilka faktorer bör den omfatta? Strategi kan omfatta Trygg process. Beskrivning av produkten Avgörande beslutsvariabel för val av entreprenör Karakteristik av relationen mellan beställare och entreprenören Beställarens insats Ansvar Långsiktighet, hållbarhet Lägsta kostnad (investering, årskostnad) Teknisk utformning och tekniskt resultat Tidsperspektiv Kunskapsuppbyggnad Ansvarsform + Ersättningsform = (entreprenadform) sform 5

6 Ansvarsformer Mycket delad entreprenad Delad entreprenad Generalentreprenad Totalentreprenad Ersättningsformen är skild från ansvarsformen! Utförandeentreprenad Totalentreprenad inkl funktionsansvar och projektering Funktionsentreprenad Totalåtagande Förtroendeentreprenad Förhandlingsentreprenad Teknikupphandling Samordnad generalentreprenad Partnering Fast pris utan indexreglering med indexreglering Fast à-priser utan indexreglering med indexreglering Löpande räkning Med procentuellt arvode Med kostnadstak Med fast arvode Konkurrensstrategi Vad behålla i egen regi? Vad konkurrensutsätta? Hur konkurrensutsätta? Beställarestrategi Konkurrens kontra långvarig samverkan Ersättningsformer Alternativa ansvarsformer Beställarestrategi Olika organisationsmodeller sstrategi Hur upphandla? Beställaren ansvarar själv för administration och samordning av delentreprenaderna Beställaren upphandlar en totalentreprenör En generalentreprenör ansvarar för administration och samordning av andra under entreprenörer En entreprenör ansvarar för administration och samordning av delentreprenörerna och samtidigt delentreprenör Ett konsortium ansvarar för administration och samordning av delentreprenörer och är samtidigt delentreprenörer 6

7 Beställarestrategi för kostnadspress av förvaltningsentreprenader Kostnadsdimension av förvaltningsentreprenader Koncessionsmodellen av förvaltningsentreprenader Konkurrensstrategi Aktivitets- eller koncessionsmodell sstrategi Utformning av upphandlingen Fyra dimensioner Beskrivning av produkten Avgörande beslutsvariabel för val av entreprenör Karakteristik av relationen mellan beställaren och utförare Den egna regins roll Konkurrensutsättning kan resultera i sänkta kostnader inte bara vid initial tillämpning utan även när upphandlingsförfarandet upprepas (Ola Mattiasson) Samverkan ger svag om ens någon kostnadseffekt (Ola Mattiasson) Komparativ modell Konkurrens om gränskunder Konkurrens via byten av koncessionsinnehavare Relation mellan köpare och säljare Vem har initiativet? Avancerade kunder ger avancerade producenter av förvaltningsentreprenader Egna regis roll Kan påverka upphandlingsstrategin Är marknaden tillräckligt stor i framtiden? Egen regi börda eller resurs? av förvaltningsentreprenader Varför beställa - mål Att anskaffa en funktion Tid Pris Funktion 7

8 Komplicerad upphandling Tjänsteupphandling (Lagen om offentlig upphandling) AFF Kräver kompetent beställare Aspekter på stöd- kärnverksamhet Ansvarsfördelning mellan kärna och stöd är intern uppgörelse Gränssnittet behöver definieras (gränsdragningslista) Rutiner behövs för tolkningar av gränser Kortslutningar skall tas bort i gränsskiktet Kombination av stödfunktioner Kundrelation mellan kärn- och stödverksamhet Egen regi kontra entreprenad Strategiska - och verksamhetsrelaterade uppgifter är mindre lämpliga att lägga ut på entreprenad Entreprenadverksamhet förekommer redan i stor omfattning Operativ förvaltning kan läggas ut på entreprenad Gränssnitt mellan fastighets- och verksamhetsorganisationerna måste klarläggas innan upphandling sker. Egen- regi? Anställ i stället? Matters of risk Val av strategi påverkas att riskbedömningen! Koncessionsmodell Egen regi Aktivitetsmodell Koncessionsområden Arbetsmoment Funktion Geografi Drift Anläggning Underhåll Anläggning Drift Underhåll Nät Verki 1 Område 1 Område 2 Förhållningssätt till marknaden Marknadsutnyttjare En klassisk basstrategi (att utnyttja den marknadssituation som finns i varje enskild upphandling) Marknadsskapare Ifrågasättande av det självklara Stimulering en mer gynnsam marknadssituationen 8

9 Beställarestrategisk förhållningssätt Beställarestrategisk förhållningssätt Hur får man konkurrens? CENTRAL DIMENSION MARKNADSUTNYTTJARE Produktbeskrivning Fast, definierad Beslutsvariabler vid val av entreprenör Pris Relation beställare och utförare Passiv Egen organisation En bland många CENTRAL DIMENSION MARKNADSSKAPARE Produktbeskrivning Bild av process Beslutsvariabler vid val av entreprenör Pris+flera andra Relation beställare och utförare Process Egen organisation Marknadsgarant Utgår från marknadens förutsättningar Anpassa entreprenader till de lokal aktörernas kompetens Anpassa entreprenaderna till de lokal aktörernas kapacitet Konkurrensutsätt den egna organisationen Skapa inte monopol Avväg avtalstidens längd Behåll initiativet Behåll kompetensen Aktivitet eller koncession? Aktivitet Koncession Kostnad Konkurrens Påtagliga kostnadssänkningar Kvalitet ifrågasatt Samverkan Svag, om någon kostnadseffekt Kostnadsreduktioner riktas externt Utföraren har initiativet Beställaren har initiativet kring kostnadssänkningar Åtgärder ger snabbt resultat Åtgärder tar tid- svag exekutiv förändringskraft Utveckling Låg grad av förnyelse Beställarens strategiroll i fokus Beställarens roll kritisk Konkurrensen ger fokus på produktionsutveckling Långsiktig utveckling Gemensam uppfattning om utbud Fokus på både produkt och produktionsutveckling Produktbeskrivning sstrategi Centrala komponenter Produkten (Funktionsbehov? Samma som tidigare? Köp av kapacitet) Processen Avgörande beslutsvariabel Prioriteringsordning värdering av anbud Lägsta pris Relation beställare- entreprenör Partnering Långsiktigt - kortsiktigt Den egna regins roll Transaktionssäkerhet 9

10 Produktbeskrivning - Som man frågar får man svar! Reflektioner Vi vet alla vem som var världens första projektledare? Tack för visat intresse! Svar: GUD som skapade hela världen! Men vem gjorde upphandlingen? 10