Förfrågningsunderlag (anbudsförfrågan)

Transkript

1 Förfrågningsunderlag (anbudsförfrågan) Koppla tillbaka till rollerna. och händelseförloppet Förstudie Behovsanalys Projektering Beslutsunderlag Upphandling Förfrågningsunderlag Upphandlingsförfarande Entreprenadform Annonsering Utvärdering/val Avtal/kontrakt Byggperiod Planering Uppföljning Kvalitetssäkring Besiktning Konsult Beställare Förvaltning Garantitid A B

2 Förfrågningsunderlag (anbudsförfrågan) Förstudie - Bakgrund, behovsbeskrivning - Miljökonsekvensbeskrivning - Principförslag - förprojektering - Ekonomiskt underlag beslutsunderlag - Projektering - Kravspecifikation Konsult Beställare Anbudsförfrågan Anbudsprocess hos entreprenörer - Göra offertförfrågningar Utforma förfrågningsunderlag - Enligt AMA-mall - Vilket upphandlingsförfarande? - Vilken entreprenadform? - Hur delger vi anbudsförfrågan? Offertförfrågan Offertförfrågan A B

3 Förfrågningsunderlag (anbudsförfrågan) Ett tydligt förfrågningsunderlag är grunden till upphandlingens övriga processer och som garanterar en objektiv och rättvis prövning av anbuden. Som man frågar får man svar Kraven är en av de viktigare delarna av förfrågningsunderlaget då de avgör vad leverantören har för spelrum vad gäller kvalitet och utförande. En annan viktig punkt att tänka på är att när upphandlingen väl börjat får inte kraven ändras under några omständigheter. Vad gäller entreprenader behövs ofta en komplett bygghandling för att allt ska bli som beställaren önskar.

4 Förfrågningsunderlag (anbudsförfrågan) Vad gäller utvärderingsgrunder och kriterier är det viktigt att dessa inkluderas i förfrågningsunderlaget. Det är också en fördel om förfrågningsunderlaget utgår från en bestämd struktur enligt exemplet nedan. 1. Anbudsinbjudan/Administrativa föreskrifter 2. Krav på leverantören 3. Krav på varan eller tjänsten 4. Kommersiella villkor/avtalsvillkor Mellan mindre företag kan förfrågningsunderlaget (offertförfrågan) i sitt enklaste utförande vara ett mail, fax eller ett telefonsamtal Som kontrast till detta står omfattande förfrågningsunderlag som baseras på AMA som står för Allmän Material- och Arbetsbeskrivning. Här finns tusentals beskrivningar av väl beprövade tekniska lösningar för olika konstruktioner. Beskrivningarna används för att effektivt dokumentera och kommunicera genom hela byggprocessen. Från anbudshandling till färdiga bygghandlingar. På så vis talar alla samma språk. Det blir tydligt som ska göras.

5 Förfrågningsunderlag (anbudsförfrågan) AMA AMA är uppdelad i ett antal olika avsnitt eller fackområden: Administrativa föreskrifter AF, Anläggning, Hus, VVS, El och Kyl. De administrativa föreskrifterna spänner över alla fackområden och baseras på AB (Allmänna Bestämmelser) och ABT (Allmänna Bestämmelser för Totalentreprenader). AF AMA-struktur AF-administrativa föreskrifter AFA-allmän orientering AFB-upphandlingsföreskrifter AFC-entreprenadföreskrifter för utförande entreprenader AFD- entreprenadföreskrifter för total entreprenader AFH- allmänna hjälpmedel AFJ- allmänna arbeten, begreppsförklarningar För mer information om AMA se

6 Hur delger vi anbudsförfrågan? Annonsering Huvudregeln för offentlig upphandling är att upphandlingen ska annonseras. Det är vanligt att annonsen publiceras i en elektronisk databas. Vid förenklat förfarande ska anbuden begäras in genom en annons i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig, eller genom att annonsera på annat sätt som möjliggör effektiv konkurrens, t.ex. i en branschtidning eller i en större dagstidning. Vid urvalsförfarande ska anbudsansökan begäras in genom en annons i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Antal leverantörer som avses bjudas in får då anges. Antalet ska bestämmas med hänsyn till arten av det som ska upphandlas och vara tillräckligt stort för att effektiv konkurrens ska uppnås. Exempel på svenska elektroniska databaser där du kan publicera en annons om upphandling är Allego, E-avrop, Eniro upphandling, Licitio, Mercell, OPIC. Det kan finnas ytterligare databaser. Det finns inget hinder mot att annonsera i flera olika kanaler. Vid upphandling över tröskelvärdena ska annonsering ske i den europeiska databasen Tenders Electronic Daily (TED).

7 Anbud (offert) Förstudie - Bakgrund, behovsbeskrivning - Miljökonsekvensbeskrivning - Principförslag - förprojektering - Ekonomiskt underlag beslutsunderlag - Projektering - Kravspecifikation Upphandling - Förfrågningsunderlag - Upphandlingsförfarande - Entreprenadform - Annonsering Anbudsutvärdering Mottagning av anbud Utvärdering Val av entreprenör Konsult Upphandling Avtal/kontrakt Beställare Avtal/ beställning Anbudsförfrågan Anbud Offertförfrågan Offert Offert Anbudsprocess hos entreprenörer - Göra offertförfrågningar Offertförfrågan Anbuds- (offert)process hos entreprenör - utvärdera offerter - kalkylera - skriva anbud - förhandla/avtala - beställningserkännande A B

8 Anbud (offert) Anbud (offert) är ett erbjudande till en kund. Till grund för erbjudandet ligger ibland en tidigare kontakt vilket utmynnat i anbudet eller offerten. Kunden kan också ha tagit initiativet och gjort en förfrågan (anbudsförfrågan eller offertförfrågan) och bett dig inkomma med ett erbjudande (anbud eller offert). Anbudet eller offerten är ett juridiskt bindande dokument - ett förslag på att ingå ett avtal, där en tidsfrist är satt för hur länge erbjudandet är gällande.

9 Anbudets (offertens) utformning Utformningen av anbudet eller offerten är mycket viktig. Anbud Utformningen av Anbud sker med utgångspunkt från förfrågningsunderlaget som baseras på AMA. Men kom ihåg att anbudet eller kanske främst offerten även är en del i marknadsföringen vilket innebär att den ska följa företagets grafiska profil i övrigt, den ska vara säljande och väcka intresse, och inte minst, den ska vara strukturerad och lättläst. Till detta kommer naturligtvis att den ska vara juridiskt korrekt. Se anbudet eller offerten som ett dokument i två delar. Den första delen är den beskrivande och säljande och här kan du använda både typsnitt, fetstil, indragningar etc. för att markera sådant som du vill framhäva. Den andra delen blir mer en uppställning utav erbjudandet och de villkor som gäller. Layouten är viktig för hur lättläst anbudet eller offerten blir och hur konkret den uppfattas vara.

10 Exempel på en offerts innehåll Nedan följer en listning över det som en offert kan innehålla. Beroende på vilken typ av produkt eller tjänst som företaget säljer kan det finnas andra rubriker. Inledning Bakgrund och beskrivning Syftet med offerten Analys av kundens behov Offertförslag Förslag till lösning Argumenten för den valda lösningen Tidplan för genomförandet Krav på kunden - kundens medverkan Detaljerad offertbeskrivning (kan kombineras med pris) Offertvillkor Pris Faktureringsvillkor Leveransvillkor Offertens giltighetstid Lämnade garantier Ansvar Sekretess (nyttjanderätt, äganderätt, copyright mm) Skadeståndsfrågor Lösning av tvist Bilagor Avslut Formalia Underskrift med ort och datum avslutar.

11 Anbud/offert - standardavtal Standardavtal Många gånger kan det vara lämpligt att använda ett standardavtal för branschen. Det är ett kontraktsformulär med färdigtryckta klausuler. Om den som säljer hänvisar till ett standardavtal måste det bifogas anbudet/offerten eller att det i en klausul hänvisas till detta standardavtal för att det ska vara giltigt. Det finns många standardavtal att använda. Här följer några exempel: Sveriges Verkstadsindustrier, NLM 94, Leverans och montage Sveriges Verkstadsindustrier, NL 92, Leverans av maskiner, annan mekanisk och elektrisk utrustning Sveriges Verkstadsindustrier, ABA 78, Leveranser och anläggningar Byggandets kontraktskommitté, AB 92/04, ABT 94, Byggnads- och installationsentreprenader Silf och LKD, Avtal 90, ADB-produkter och tjänster Svenska Åkeriförbundet, Allåk 86, Åkare Svenska Konsultföreningen, ABK 96, Konsultuppdrag För mer information om standaravtalen se

12 Anbud/offert Offertens överlämnande - uppföljning Offert Att bara skicka iväg offerten och sedan sitta och vänta på svar är ingen bra taktik. Det absolut bästa är att kunna lämna över den personligen och kunna gå igenom den med kunden efter anbudslämnandet. Du bör åtminstone ringa kunden och fråga om vederbörande läst offerten och om det finns några frågetecken kring den. Kanske är flera personer inblandade i beslutsprocessen. Får du möjlighet så försök även få träffa dessa. En offert bör vara förhandlingsbar. Måla inte in dig i ett hörn utan antyd för kunden att det finns möjlighet till förhandling. Det kan visserligen leda till förändringar men genom dessa kan du få ordern. En förhandling kan även innebära att ditt företag får sälja mer. Även om du skulle få ett nej från kunden måste du ta reda på varför. Nästa gång du ska lämna en offert kan du ha nytta av den information du fått. Anbudets överlämnande Anbud följer mer formella krav på hur överlämnande skall ske och vilken kommunikation som får förekomma under och efter anbudets lämnade.

13 Anbud/offert Lite affärsjuridik Anbudet/offerten är bindande för säljaren under den tid som angetts. Tyvärr händer det ibland att det blir en felskrivning i anbudet/offerten. Om du har skrivit 500 kr per styck och det skulle ha varit 5000 kr per styck så gäller inte anbudet/offerten, under förutsättning att köparen borde insett att det var en felskrivning. Det är dock upp till dig som anbuds/offertlämnare att bevisa detta. Om du upptäcker ett fel du gjort efter det att anbudet/offerten är skickad har du möjlighet att återta erbjudandet om du hinner meddela kunden senast i samband med att han får anbudet/offerten. (Genom at t ex skicka ett fax)

14 Anbud/offert Lite affärsjuridik Ren accept Om kunden accepterar erbjudandet inom den utsatta tiden, utan att vilja ändra på något, kallas det en ren accept. Oren accept Om kunden accepterar erbjudandet men med en förändring eller ett tillägg ses det som ett avslag och förenat med ett nytt anbud. Nu är det dock kunden som är avsändare och det är ditt företag som ska tacka ja eller nej. Om ditt företag accepterar de förändringar som kunden föreslagit är det lämpligt att du skriver om din ursprungliga offert med ändringarna och med allt annat i övrigt oförändrat. Skicka tillbaka denna offert som nu är justerad enligt kundens önskemål, vilka ditt företag accepterat.

15 Byggperiod - förvaltning Förstudie - Bakgrund, behovsbeskrivning - Miljökonsekvensbeskrivning 1 - Principförslag - förprojektering - Ekonomiskt underlag beslutsunderlag - Projektering - Kravspecifikation Upphandling - Förfrågningsunderlag - Upphandlingsförfarande - Entreprenadform - Annonsering 5 Byggperiod Planering Uppföljning Kvalitetssäkring Besiktning Förvaltning Garantitid Projektstart Konsult Beställare Anbudsutvärdering Mottagning av anbud Utvärdering Val av entreprenör 3 Avtal/kontrakt Avtal/beställning Avtal/ beställning 4 - Planera (skapa arbetsorganisation) - Handlingar/tillstånd - Bygglov - Kontrollplan - Beställa/avropa material Handlingar/tillstånd Etablera arbetsplats Materialleveranser Byggmöten 5 Anbudsförfrågan Anbud Vilka roller? Offertförfrågan A Bygg/entreprenad-projekt Offert Beskriv byggprocessen från projektstart till projektslut Kvalitetssäkring Byggarbete Offert 2 Offertprocess hos entreprenörer - Göra offertförfrågningar Offertförfrågan Besiktningar Anbuds- (offert)process hos entreprenör - utvärdera offerter - kalkylera - skriva anbud - förhandla/avtala - beställningserkännande B Garantier Projektslut Förarbeten Tilläggsarbeten Leveransgodkännande Drifttagning