Firo. IT-ledning i kommuner omgång 4 Vintern/våren 2002/2003. Sammanställning utarbetad av FD traineegrupp Eva-Marie Ericsson Uppgift & Resurser

Transkript

1 Firo IT-ledning i kommuner omgång 4 Vintern/våren 2002/2003 Sammanställning utarbetad av FD traineegrupp Eva-Marie Ericsson 1997 Uppgift & Resurser KONTROLL GEMYT IDYLL Direkt styrning TILLHÖRA ÖPPENHET Målstyrning Förstå och använd FIRO En handbok för nya chefer

2 Innehållsförteckning 1 FIRO - EN MODELL AV GRUPPENS UTVECKLING TILLHÖRA-FASEN GEMYT (ÖVERGÅNGSFAS) KONTROLL-FASEN IDYLL (ÖVERGÅNGSFAS) ÖPPENHETS-FASEN DYNAMIKEN BETEENDEN KOPPLADE TILL FIRO Beteenden under Tillhörafasen Beteenden under övergångsfasen Gemyt Beteenden under Kontrollfasen Beteenden mot slutet av kontrollfasen Beteenden under övergångsfasen Idyll Beteenden under Öppenhetsfasen ATT BEDÖMA GRUPPENS LÄGE ENLIGT FIRO KONTROLLFRÅGOR Hur kommunicerar gruppen? Lyssnandet Vilken typ av problem väljer gruppen att hantera? Hur hanteras konflikter? Hur går det till när arbetsfördelningen görs inom gruppen? Feedback- Vad handlar den om? Hur är stämningen inom gruppen? Hur ser gruppen på undergrupperingar? TRIX ATT TA TILL FÖR ATT OBSERVERA GRUPPEN Vad händer när gruppen blir lämnad ensam? Ge gruppen en uppgift - hur gör de? Be gruppen positionera sig enligt FIRO LEDARSKAPET UNDER FIRO:S OLIKA FASER VILKEN TYP AV STYRNING "TRIVS" GRUPPEN BÄST MED? HUR KAN MAN FÖRA GRUPPEN VIDARE I PROCESSEN För att lämna Tillhöra-fasen För att lämna Gemyt-fasen För att lämna Kontroll-fasen För att lämna Idyll-fasen

3 1 FIRO - En modell av gruppens utveckling FIRO (Fundamental Interpersonal Relationship Orientation) beskriver hur en grupp kan utvecklas från en samling individer, som träffas för första gången, till ett sammansvetsat och effektivt lag. Med grupp menas smågruppen, den s.k. primärgruppen, där det minsta antalet medlemmar är 2 och högsta antalet är c:a st, med gemensamma mål och intressen. En grupp måste gå igenom tre faser, om den skall utvecklas till ett lag med högsta effektivitet, nämligen: 1. TILLHÖRA (INCLUSION) (kallas ibland Medlemsskap) 2. KONTROLL (CONTROL) (kallas ibland Rollsökning) 3. ÖPPENHET (OPENNESS) (kallas ibland Samhörighet) Faserna måste gås igenom i ovanstående ordning. Alla grupper når inte öppenhetsfasen, en del stannar i kontroll-, eller tillhörarfasen. 1.1 TILLHÖRA-FASEN I en ny grupp brukar vi inledningsvis vara ganska försiktigta, överdrivet artiga, och känna oss beroende av att någon hjälper oss tillrätta. Frågorna som måste besvaras är - "Vill jag vara med?", "Får jag vara med?". Är svaret ja på båda frågorna så tillhör jag gruppen, jag har blivit medlem. På ett generellt plan har en grupp avslutat tillhörafasen när alla har accepterat alla andra och själva känner sig accepterade av alla. 1.2 GEMYT (Övergångsfas) När medlemskapet klarlagts brukar det sprida sig en känsla av lättnad och välbehag. Det kan förekomma uttryck som "Vilken bra grupp vi är!". 1.3 KONTROLL-FASEN I en fungerande grupp finns det olika roller, så att medlemmarna vet vad var och en har för funktioner att ansvara för. När rollerna i en grupp skall fördelas eller klargöras kommer inflytande och kompetens i fokus - Vem får bestämma vad? Gruppkänsla och trivsel minskar när spänningen mellan medlemmarna ökar - "Vad tycker du om mig egentligen?". Ifrågasättande och konkurrens brukar öka väsentligt, liksom konflikternas antal och intensitet. Detta kan medföra att gruppen inte kan komma igenom fasen, utan stannar upp eller återgår till tillhörafasen. När alla medlemmar har hittat sin roll, d.v.s förstått och accepterat den grad av inflytande och ansvar varje individ i gruppen har, så är fasen avslutad.gruppidentitet och roller utvecklas efterhand även om medlemmarna inte kan beskriva dem förrän i slutet av fasen. 3

4 1.4 IDYLL (Övergångsfas) När en grupp har passerat kontrollfasen brukar en stor lättnad och glädje kännas hos medlemmarna. En skön känsla av värme och tillit till de andra gruppmedlemmarna sprider sig. Det finns en stark tro på gruppens förmåga och man tycks utgå från att alla konflikter är lösta, eller kommer att kunna lösas. Det kan vara svårt för en ovan att skilja på övergångsfaserna IDYLL och GEMYT. 1.5 ÖPPENHETS-FASEN I denna fas visar ofta medlemmarna ganska litet behov av personligt uppskattning, de vet ju redan att de är viktiga och nödvändiga för gruppens totala funktion. Trots att känslan av intimitet och tillit är stark och att gruppmedlemmarna stödjer varandra aktivt, så fokuseras energin på uppgiften. 1.6 Dynamiken En del grupper lämnar aldrig tillhörafasen. Andra stannar i gemytfasen. Det finns grupper som går in i kontrollfasen och blir kvar där utan att kunna avsluta den. Detta leder till att gruppen efter en längre elller kortare tid återgår till tillhörafasen eller gemytstadiet, för att kanske senare åter gå in i kontrollfasen. Grupper, som flera gånger gått in i kontrollfasen utan kunna lösa konflikterna och avsluta fasen, brukar på sikt upplösas. Även grupper som nått öppenhetsfasen stannar inte där för evigt utan får tillbaka till kontrollfasen och tillhörafasen för längre eller kortare perioder. Generellt är växlingar i en grupps tillstånd i FIRO-termer ganska vanliga och förekommer oftare än vi tror. Figuren nedan ger en bild av hur gruppen rör sig i FIRO. KONTROLL GEMYT IDYLL TILLHÖRA ÖPPENHET Fig. Skiss FIRO 4

5 1.7 Beteenden kopplade till FIRO Härnedan beskrivs ett antal beteenden som man kan finna under olika faser av en grupps utveckling. Det är naturligtvis inte en fullständig beskrivning och man kan inte heller finna alla de beskrivna beteendena i en och samma grupp. Beskrivningen kan hjälpa oss att förstå var en grupp befinner sig i de olika faserna enligt FIRO Beteenden under Tillhörafasen? Försöker lära känna varandra.? Är mycket artiga mot varandra.? Försöker förutse vilket beteende som kan vara "rätt" i gruppen.? Försöker förutse vilket beteende de kan förvänta sig utav andra.? Överväger andras och egna värderingar.? Försöker skapa en känslomässig bas för sitt eget och andras framtida agerande.? Visar stort behov av att bli accepterade av gruppen.? Försöker undvika allvarliga konflikter.? Om konflikt uppstår så ifrågasätts ofta uppgiften och/eller det formella ledarskapet.? Försöker tolka symboliska och non-verbala signaler.? Visar stort behov av att förstå gruppens mål och spelregler.? Andras beteende ifrågasätts inte öppet.? Feedback är ofta neutral och ofarlig.? Kräver struktur och ordning.? Tar få personliga risker.? Aggressiva känslor mot andra slätas över.? Visar stort beroende av ledaren.? Visar att de är osäkra om de skall eller inte skall vara med i gruppen.? Arbetsfördelningen görs ofta med formella kompetenser och positioner som grund.? Föreslår många aktiviteter som sällan följs upp.? Långa diskussioner om mindre viktiga saker.? Framhäver "acceptabla" motiv för egna handlingar.? Frågar sig vad de gör här.? Ifrågasätter om detta är rätt grupp.? Försöker förutse vilka krav som kommer att ställas på dem.? Försöker ta reda på vilka regler som kommer att gälla.? Överväger om de kan vara sig själva och fungera i denna grupp Beteenden under övergångsfasen Gemyt? "Dolda" motiv och värderingar redovisas.? Visst mått av oberoende av gruppen demonstreras.? Grad av engagemang i gruppen visas öppet.? En behaglig känsla av "att alla är med i gruppen" existerar.? Medlemmarna visar att man trivs och att gruppen är bra.? Det formella ledarskapet ifrågasätts.? Ljudliga skratt och historieberättande. 5

6 1.7.3 Beteenden under Kontrollfasen? Ifrågasätter andras beteende.? Använder "godkända" bortförklaringar av ifrågasatt beteende.? Formar undergrupper.? Undergrupper upplevs som hotfulla.? Visar konkurrens mellan varandra och mellan undergrupperna.? Försöker övertyga andra om vad som är mest rätt.? Vägrar att påverkas av andra.? Ökar konflikternas intensitet och frekvens efterhand.? Försöker lösa konflikterna genom omröstning, kompromiss eller med hjälp av någon utifrån.? Kräver att ledarskapet skall vara "domare" vid en konflikt, men accepterar sällan ett avgörande som ger motparten rätt.? Försöker ta eller undvika ledarskapet med hjälp av någon annan.? Konkurrenter bevakar varandra och uppträder ofta tillsammans.? Visar liten gruppkänsla.? Ger ofta attackerande feedback.? Låg trivsel som gruppmedlem.? Flykt till ovidkommande aktiviteter när stressen blir hög.? Visar stor skillnad mellan medlemmarna när det gäller aktivitet i gruppen.? Försöker avslöja andras "dolda motiv" men undviker att visa sig själva.? Visar behov av struktur och ledarskap men tillåter inte att någon annan ur gruppen ger detta.? Gör uppror mot det formella ledarskapet.? Ifrågasätter andras kompetenser.? Visar oberoende.? Tar stora risker, även om det innebär risk för uteslutning ur gruppen Beteenden mot slutet av kontrollfasen? Klarläggande av existerande konflikter.? Klarläggande av verkligt innehåll och orsak i konflikterna genom raka och ärliga budskap.? Uppriktig delgivning av egna känslor vid hotfulla situationer.? Förståelse och accepterande av motpartens motiv och känslor vid konfliktsituationer.? Erkännande av andras kompetens och betydelse.? Villighet att förändra egna ståndpunkter för att hitta lösningar på konflikter.? Uppgifter, ansvar och roller fördelas utgående från diskussioner omkring individernas egenskaper och kompetenser.? Inflytande grundas på förtroende och tillit.? Gruppidentitet och roller känns klara och kan beskrivas av medlemmarna. 6

7 1.7.5 Beteenden under övergångsfasen Idyll? Hanterar konflikter när de uppstår.? Ställer höga krav på konsensuslösningar.? Tycks utgå från att alla konflikter är lösta eller kan lösas utan större problem.? Delger öppet idéer, åsikter, känslor och feedback.? Visar stor värme mot varandra och tillit till de andra gruppmedlemmarna.? Fysisk närhet mellan individerna är ofta förekommande.? Undergrupper är icke hotande och tillåts.? Visar stort behov av samvaro och gemenskap.? Uttrycker känslor av osårbarhet i gruppen.? Nedvärderar andra grupper.? Försvarar den egna gruppen både inåt och utåt.? Har höga krav på grupplojalitet.? Det är ofta viktigare att vara överens än att få rätt resultat.? Energin fokuseras ofta på att bevara intimitet och goda relationer i gruppen istället för att lösa uppgiften.? Tonen är mjuk och lyssnande, skratten inte så högljudda Beteenden under Öppenhetsfasen? Konflikter uppfattas som gemensamma problem, som innebär möjligheter till högre kvalitet och utveckling.? Visar litet behov av personlig uppskattning.? Undergrupper och parbildningar är tillåtna.? Visar värme och gemenskap utan krav på äganderätt.? Visar stor tillit och stödjer varandra aktivt.? Överlåter åt de andra gruppmedlemmarna att själva bestämma om sitt deltagande i de olika gruppaktiviteterna.? Relationsproblem hanteras utan att uppgiften blir eftersatt.? Öppen, spontan och direkt kommunikation är vanlig.? Vid beslutsfattning uppmuntras motsättningar under diskussionen.? Uppmärksammar omgivningen och andra gruppers aktiviteter.? Tillåter kontakter med ickemedlemmar och frånvaro. 2 Att bedöma gruppens läge enligt FIRO För att kunna se och förstå hur långt gruppen har kommit i utvecklingscykeln räcker det inte med att bara studera de nyckelord som ovan beskrivits för de olika faserna. Nedan följer ett försök att sammanställa ett antal kontrollfrågor man kan ställa sig för att bättre förstå. Vi beskriver också olika situationer som man kan vara särskilt uppmärksam på, så att man genom att studera gruppens beteende i dessa situationer kan bringa ljus över gruppens läge. Dessutom har vi några enkla "trix", situationer man kan försätta gruppen i, för att därefter analysera deras beteende. 7

8 2.1 Kontrollfrågor Hur kommunicerar gruppen? Vad pratar man om i gruppen, vilken nivå ligger kommunikationen på? Är det en ytlig konversation om ofarliga ämnen, eller är det en intim, direkt kommunikation som grundar sig på tillit och förtroende? Om du har lämnat gruppen för en stund, vad pratar de om när du återkommer? Vad pratar man om på fikarasten? Vad man gjorde i helgen, eller hur man faktiskt mår och upplever sin omgivning? Genom att lyssna på vad konversationen handlar om kan man få en känsla för hur stor samhörighet, tillit och intimitet som finns i gruppen. Ju närmre man upplever att övriga gruppmedlemmar står en, desto större förtroende ges. Behovet av att söka stöd ökar också med ökad samhörighet Hur går diskussionen? När gruppen diskuterar, hur är tonen och lyssnandet? Är det höga vågor, eller är det lugna och konstruktiva diskussioner? Under tillhörafasen är det vanligt att diskussionen är artig och att man undviker ämnen som verkar känsliga. Ofta kan diskussionen glida över i oviktiga ämnen och bli långvarig. En möjlig förklaring kanske kan vara behovet av att på ett ofarligt vis "lära känna" varandra. Diskussioner som uppkommer under kontrollfasen kan ofta leda till konflikter och ifrågasättande av varandras åsikter. Diskussionen kan bli långdragen därför att man inte lyssnar på varandra, utan är fullt upptagen med att framföra sin egen ståndpunkt (som mycket väl kan vara densamma som någon annans, bara annorlunda uttryckt). Beteenden, kompetens och åsikter ifrågasätts ofta, istället för att sakfrågan är det viktiga i diskussionen. En diskussion som engagerar alla kan i den tidigare delen av kontrollfasen leda till konflikt, men när gruppen börjar närma sig slutet av fasen lyfts istället känslor och motiv fram, det blir viktigt att vara uppriktig, att försöka förstå och acceptera de andras motiv och känslor. Ärlighet och raka budskap präglar diskussionerna. I en grupp som är i idyllfasen är det mycket viktigt att hålla samman gruppen. Kan det vara så att man undviker diskussioner som har med gruppens 'vara' att göra, men tar andra? Gruppen är ju inte längre direkt "konflikträdd", men ändå - gruppen får inte splittras. Diskussionerna i en grupp i öppenhetsfasen präglas av spontan, direkt och öppen kommunikation. Det är självklart att man ska förstå och (försöka) acceptera varandras motiv och åsikter, känslan av "viktighet" kring detta är inte alls lika påtaglig som den kan vara i kontrollfasen. Istället för att se olika uppfattningar och motsättningar som ett hinder ser gruppen dem som ett sätt att berika diskussionen, de uppmuntras och plockas upp innan beslut fattas. 8

9 2.1.2 Lyssnandet Lyssnar medlemmarna på varandra inom gruppen? Vad/hur lyssnar de på varandra? En grupp som befinner sig i slutet av kontrollfasen har exempelvis ett stort behov av att reda ut åsiktsskillnader och lyssnar mycket på varandras berättelser om sina motiv och känslor. Skälet till detta är en villighet att förändra egna ståndpunkter för att hitta lösningar på konflikten. Det till skillnad mot hur gruppen tidigare var, under kontrollfasen, då ingen lyssnade på varandra, de vägrade påverkas av varandra. Lyssnadet fick stå tillbaka på bekostnad av behovet att påverka andra. Lyssnandet är naturligt och självklart i de senare faserna, när roller och ansvar är klargjorda behövs alla i gruppen och allas åsikter tas till vara och vägs in i beslutet Vilken typ av problem väljer gruppen att hantera? När problem uppstår inom gruppen - vilka väljer man att hantera, och vilka tar man hand om? Vilka sopas under mattan? Motsättningar på det personliga planet brukar oftast inte hanteras under tidiga faser. Man vill inte riskera att gruppen ska upplösas, utan undviker känsliga problem och lär istället känna varandra ytligt. Under kontrollfasen kan det också vara så att man "skapar" problem genom att lyfta fram åsiktsskillnader och tillmäta dem större värde än de egentligen kanske har. Orsaken kan vara behovet av att markera sin egen position, konkurrensen om roller kan vara påtaglig. Mot slutet av kontrollfasen lägger gruppen mycket energi på att tydliggöra olikheter och att öppet redovisa känslor och motsättningar. De problem man väljer att hantera då är alltså orsaken till motsättningar, och problem i förståelse för varandra Hur hanteras konflikter? När gruppen väljer att hantera ett problem, en konflikt, påverkas sättet man gör det på, och intensiteten i konflikten av gruppens mognadsgrad. Konfliktens innehåll, alltså sakfrågan varierar också i de olika faserna. I tillhörafasen undviker man konflikter, om aggressivitet uppstår upplevs det som obehagligt och man försöker släta över den med exempelvis ett skämt. Konflikter som uppstår handlar troligtvis om opersonliga frågor, och oenighet på djupet utreds inte. Om kraftiga konflikter skulle uppstå under denna fas är risken stor för att gruppen ska splittras. Konflikter är kanske vanligast (eller åtminstone mest synliga) under kontrollfasen. Om gruppen inte klarar av att lösa konflikten är det vanligt att det sker genom kompromisser, omröstningar, eller med hjälp utifrån. Det är också vanligt att man ber det formella ledarskapet avgöra frågan, utan att gruppmedlemmarna för den skull accepterar ett avgörande som inte "gav dem rätt". 9

10 Konflikter under kontrollfasen kan ofta handla om ifrågasättande av gruppmedlemmarnas kompetens och om vem som ska "få rätt". Konflikter kan upprätthållas för att markera positioner i gruppen och det är inte heller ovanligt att det formella ledarskapet ifrågasätts. Under idyllfasen är konflikter inte längre lika skrämmande, utan de hanteras när de uppstår, gruppen har en känsla av att de kan lösas. Men samtidigt är det mycket viktigt för en grupp i idyllfasen att gruppens goda relationer bibehålls och att gruppens vara inte riskeras. Därför kan en konflikt som t.ex. handlar om personliga frågor kosta mycket på gruppens energi, alla är medvetna om att konflikten pågår och alla är mycket måna om att den måste lösas. Därmed finns risk för att fokus på att lösa uppgiften förloras, och att resurserna istället läggs på att bevara intimitet och goda relationer. En konflikt som kan tänkas vara svår att hantera under idyllfasen är frågan om samverkan/påverkan från andra grupper. Eftersom man är mycket introvert under denna fas tillåts inte samverkan med andra grupper - varför skulle vi - vi är ju bäst! Under öppenhetsfasen ses konflikter inte som ett hot och gruppen kan hantera dem på ett lugnt vis. Relationsproblem hanteras utan att uppgiften blir eftersatt - konflikten kostar inte så mycket av gruppens totala energi Hur går det till när arbetsfördelningen görs inom gruppen? Under tillhöra- och gemytfasen är det vanligt att många aktiviteter föreslås i gruppen, utan att de för den skull följs upp och genomförs. Innan gruppen fått en egen struktur och ett "regelverk" för hur man löser arbetsuppgifter läggs ofta mycket energi på just hur en uppgift ska lösas, inte på vad som faktiskt ska åstadkommas. En grupp som ännu inte genomgått kontrollfasen har inte "inventerat" gruppens kompetens och ansvarsfördelning. Därför sker ofta arbetsfördelningen i de tidiga faserna med formella kompetenser och positioner som grund. Ofta kan man till och med "rösta" om vem som ska göra vad. Det kan också vara så att man inte litar på varandra till fullo, utan kontrollerar varandras arbete, eller gör allting tillsammans, så att alla vet att det "blir rätt". Under kontrollfasen är det inte heller tillåtet att någon annan (=vem som helst) tar kommandot över gruppen. Under de senare faserna behövs inte detta utan var och en har sin uppgift i gruppen, arbetsfördelningen sker naturligt efter faktisk kompetens och efter medlemmarnas egenskaper. Under idyllfasen är konsensuslösningar mycket vanliga, det viktiga är att hela gruppen är överens, kvaliteten på resultatet kan komma på undantag till förmån för gruppens enighet. Under öppenhetsfasen sker arbetsfördelningen naturligt, den som är mest lämpad att lösa uppgiften tar tag i den. Han/hon behöver inte heller "checka av" vare sig arbetssätt eller resultat med gruppen, utan kan ta fullt eget ansvar för att resultatet blir bra. Övriga gruppmedlemmar litar på honom/henne och behövs stöd så ges det efterhand. 10

11 2.1.6 Feedback- Vad handlar den om? Feedback ges vanligen inte alls under de tidiga faserna, och om den ges är den vanligen ytlig och neutral. Feedback innebär att "röja" vart man står ifråga om en annan gruppmedlem och därför undviker man ofta detta i de tidiga faserna, man vill inte ifrågasätta (och bli ifrågasatt för) ett beteende, eller en åsikt inom gruppen. Under kontrollfasen kan feedback snarare handla om "påhopp". Man är egentligen inte intresserad av att ge feedback i syfte att klargöra, utveckla, utan för att markera sin ställning i gruppen och för att kullkasta förtroendet för den andra gruppmedlemmen. När gruppen närmar sig slutet på kontrollfasen och även senare, blir feedback:en mer uppriktig, öppen och känslomässig. Det är särskilt viktigt i slutet på kontrollfasen att klargöra åsikter, känslor och idéer Hur är stämningen inom gruppen? Stämningen inom gruppen varierar från fas till fas. Hur engagerade är medlemmarna i gruppens vara eller icke-varande? Under tillhörafasen kan den präglas av en stor osäkerhet, man är mitt uppe i processen att bestämma sig för just 'tillhörandet'. Ska jag, vill jag, får jag vara med? En osäkerhet och ifrågasättande av om gruppen "är rätt" är vanlig. I gemytfasen övergår i stämningen i en mycket behaglig stämning där alla trivs, är glada och mår bra. Engagemanget i gruppen visas öppet och är starkt. Under kontrollfasen kan den "dåliga stämningen" vara mycket påtaglig och nästan gå att "ta på". Många gruppmedlemmar kan uppleva stämningen som mycket obehaglig, t.o.m fientlig. Det kan vara stor skillnad i engagemanget från de olika medlemmarna, känslan för gruppen kan, åtminstone tillfälligtvis, vara låg. Under idyllfasen återkommer den goda stämningen och eftersom gruppen har kommit varandra närmre är intimiteten mycket större, det är vanligt med fysisk kontakt mellan gruppmedlemmar. Överhuvudtaget finns ett stort behov av samvaro och engagemang. Stämningen är god, men mycket lugnare och mjukare än under gemytfasen, det är inte lika "hysteriskt" roligt och bra. Samtidigt finns krav på att all uppmärksamhet från gruppens medlemmar ska riktas in mot gruppen, kraven på lojalitet är höga. Svartsjuka kan uppstå om en gruppmedlem interagerar med någon utanför gruppen. Det är också mycket vanligt att man försvarar den egna gruppen både inåt och utåt. I öppenhetsfasen präglas stämningen av värme och tillit, man stödjer varandra aktivt. Gruppmedlemmar uppvisar inte längre ett lika stort behov av personlig uppskattning och bekräftelse. Gruppen har en stor gemenskap, utan krav på äganderätt, medlemmarna kan själva bestämma om de vill delta i aktiviteter eller inte, utan att deras lojalitet ifrågasätts. Gruppen börjar också uppmärksamma andra grupper och aktiviteter, man blir mer extrovert igen. 11

12 2.1.8 Hur ser gruppen på undergrupperingar? Undergrupperingar är inte ovanliga, och ju större gruppen är, ju vanligare blir de. Ofta är de mycket lätta att se och därför kan de vara ett bra sätt att förstå gruppens läge. Sättet att se på undergrupperingar varierar från fas till fas. Under de första faserna är de ovanliga, medan de i kontrollfasen blir mer tydliga. Samtidigt upplevs de ofta som hotfulla under denna fas, de får inte bli för starka. Konkurrens mellan undergrupperna är inte ovanliga, men konkurrensen i sig leder troligen också till att de förstärks. Under idyll- och öppenhetsfasen är undergrupperingar tillåtna, även parbildningar tillåts under den senare fasen. Men under idyllfasen kan undergrupperingar som sträcker sig ut ur gruppen upplevas som hotfulla, medan det senare är helt tillåtet att lämna gruppen för kontakt med andra grupper/personer. 2.2 Trix att ta till för att observera gruppen Vad händer när gruppen blir lämnad ensam? I de tidiga faserna av en grupps utveckling finns inte ramar och spelregler givna. Ingen vet egentligen hur, när eller av vem saker förväntas utföras. Det skapar osäkerhet och behov av en tydlig struktur. För att lösa en uppgift vill gruppen gärna att den ska vara väl definierad med tydliga mål och instruktioner. Ge gruppen en uppgift vars ramar/förutsättningar inte är helt givna. Lämna därefter gruppen en stund för att arbeta, se till dem med jämna mellanrum. Men lägg dig inte i! På så sätt kan du se hur gruppen hanterar situationen. Är man beredd att ge upp p.g.a att uppgiften är olösbar eller för dåligt definierad? Blir man irriterad på dig för att du inte har givit tillräckligt tydliga instruktioner? Då är gruppen troligen i tillhörafasen. En grupp som nyligen hamnat i Gemytfasen har väldigt trevligt, mycket skoj och skratt, prat om annat. Har gruppen ens börjat med uppgiften? Glider de ifrån för att berätta lustiga historier från semestern eller senaste företagsfesten? Då kan det vara så att gruppen just bestämt sig för att de är just en grupp, och behovet av att "tillhöra" är så starkt att uppgiften kommer i skymundan. Om gruppen inte verkar ha problem med att själv sätta spelregler, bestämma förutsättningar och ta initiativ har de förmodligen lämnat de tidigaste faserna. Om lösningen, arbetssättet, rollfördelningen eller dylikt blir föremål för utdragna diskussioner som egentligen inte leder någon vart, kan det vara så att gruppen hamnat i kontrollfasen. Då är det vanligt att alla bara upprepar sin egen åsikt, ingen lyssnar på varandra, det kan t.ex. visa sig väldigt tydligt mellan två individer som på så sätt markerar sin roll i gruppen - jag har rätt att påverka! 12

13 2.2.2 Ge gruppen en uppgift - hur gör de? Dela ut en uppgift till gruppen och försök se vilka förutsättningar de kräver för att kunna ta sig an, och för att lösa uppgiften. Hur fördelar de arbetet? Läs det som står under kapitlet "Hur går det till när arbetsfördelningen görs inom gruppen?" Be gruppen positionera sig enligt FIRO Ett sätt att få gruppen själv mer medveten om den process som pågår, och som kan hjälpa till att bringa klarhet i gruppens läge är att presentera FIRO-modellen för gruppen och be var och en positionera gruppens läge "på kartan". Genom en gemensam diskussion om läget kan man sedan utreda tillsammans var man finns. De argument som förs fram borde kunna ge en ganska tydlig bild av var man finns. Om motiveringar bygger på "Vi har ju så lätt att prata med varann", eller "Vi har ju så trevligt" är gruppen troligen i gemytfasen, medan om man kan ta upp och diskutera/identifiera individuella medlemmars roller i gruppen, och diskutera djupare frågor och grad av engagemang och tillit är man troligen längre fram i processen. 3 Ledarskapet under FIRO:s olika faser Kraven på ledarskapet under gruppens olika utvecklingsfaser varierar. Dels skiljer sig gruppens behov (uttalade och outtalade), dels skiljer sig det sätt som ledaren bör agera på. 3.1 Vilken typ av styrning "trivs" gruppen bäst med? Under vilka faser har gruppen bäst förutsättningar att arbeta i "lugn och ro"? Vilka förutsättningar och riktlinjer behöver de för att kunna sätta igång? En grupp som är i tillhörafasen är i ett stort behov av struktur och direkt styrning. De behöver ledaren för att sätta ramar och peka ut riktningen. Annars riskerar arbetet att avstanna. Gruppen har ännu inte identifierat ett gemensamt mål, det finns inga invanda rutiner och tysta regler. Dessutom har man inte klargjort rollerna och identifierat kompetenser. Ledaren måste därför ge en tydlig struktur, samtidigt som han/hon måste få gruppen att identifiera målet och (mentalt) skriva under på det. Därigenom kan man få gruppen att bestämma sig för att man ska vara just en grupp. Det är också viktigt att gruppen får tid att lära känna varandra, så att en trygghet kan uppstå - hur kan jag/får jag bete mig? Vad kan jag förvänta mig från de andra? Under gemytfasen har gruppen ofta fullt upp med att "ha det mysigt", samtidigt har man ännu inte rollfördelningen klar för sig. Därför behöver gruppen fortfarande en tydlig styrning. Under kontrollfasen är det viktigt att gruppen får lov att reda ut alla roller och positioner. Ledaren måste därför lämna gruppen ifred med sin uppgift och inte gå in och styra och fördela arbetet - då störs processen. Det är också mycket viktigt att gruppen får rätt resurser att lösa uppgiften, så att inte det upplevs som hopplöst. Målsättningen är att gruppen när de lyckats lösa uppgiften också ska ha rett ut vem som ansvarar för vad, vem som är duktig på vad och hur de alla ser på varandra. 13

14 Gruppen kan under konfliktfasen kräva att ledaren ska gå in som domare i konflikter, men det ska man nog akta sig för. Konflikten är ju inte löst bara för att chefen gå in och bestämmer - den undertrycks ju bara då. Istället får man försöka stödja gruppen att reda ut konflikten genom att ställa frågor som belyser vad problemet egentligen är och som gör att alla medlemmar får komma till tals. Under idyllfasen är gruppen upptagen med att bevara goda relationer och att vara överens. Kvaliteten på arbetsresultatet kan bli lidanden och ledaren måste därför bevaka och stödja gruppen i arbetet så att man inte väljer en lösning bara för att det var den första man kom helt överens om. En grupp i öppenhetsfasen har bäst förutsättningar att arbeta under målstyrning, de har förmåga att ta eget ansvar och fördela arbetet på bästa sätt. Alla människor trivs med att ha möjlighet att påverka sin situation, känna delaktighet och förtroende. Därför är det viktigt att ledaren jobbar med målstyrning och är den som tänker framåt - i övrigt ska gruppen lämnas ifred. Uppmuntra egna beslut och initiativ, hjälp individerna att växa och ta på sig nya uppgifter som utvecklar dem och berikar gruppen. Uppgift & Resurser KONTROLL GEMYT IDYLL Direkt styrning TILLHÖRA ÖPPENHET Målstyrning Fig 2 Ledarskapet under de olika faserna 3.2 Hur kan man föra gruppen vidare i processen För att lämna Tillhöra-fasen Det som är viktigt under tillhörafasen är att alla medlemmar får bekräftat för sig själva att de vill och får tillhöra gruppen. De behöver också få en första uppfattning om vilka spelregler som gäller i gruppen. Vilket beteende är ok, vad kan jag förvänta mig av de andra? De behöver lära känna varandra och på så sätt skapa tillhörighet och trygghet. 14

15 Som ledare kan man stödja processen genom att skapa struktur och definiera regler. Genom att "slå an tonen" kan gruppens framtida utveckling tidigt påverkas. Gruppen är troligen inte redo för att själva formulera målet, men ledaren kan genom att presentera målet och sedan låta gruppen genom diskussioner omformulera det, få gruppen att mentalt "skriva under" på målet. Därigenom bestämmer sig också medlemmarna för att tillhöra gruppen. Det är mycket viktigt att alla är med! Här är några konkreta exempel på vad ledaren kan göra i en ny grupp:? Låt gruppen presentera sig för varandra, genom att t.ex. rita bilder som beskriver vem jag är, hur jag är.? Klargör det formella regelverket som ska gälla för gruppens arbete.? Presentera målet med gruppens arbete.? Låt gruppen arbeta igenom de två ovanstående och komma med förslag på ändringar och dylikt. På så sätt blir regler och mål gruppens egendom också.? Ge gruppen ytterligare tid att lära känna varandra - till exempel genom att genomföra aktiviteter som för dem närmre varandra. Paddla kanot, spela Tango, eller någon annan aktivitet som ger medlemmarna tid att "bara vara med varandra" För att lämna Gemyt-fasen Under gemytfasen är gruppen fullt upptagna med att vara lyckliga över hur bra gruppen är och hur skoj det är att tillhöra. Som nämnts tidigare är det ofta mycket historieberättande och skämt med högljudda skratt under denna fas. Gruppen glömmer bort att man hade en uppgift att lösa. Därför bör ledaren ställa krav på goda resultat från de arbetsuppgifter som gruppen är satt att lösa. Det bör ta dem ur det "lyckorus" de annars riskerar att fastna i. (Det är väl i och för sig mysigt, men det är inte så produktivt.) För att lämna Kontroll-fasen Gruppen måste få tid på sig att arbeta igenom kontrollfasen om de ska "ta sig ur" den. Det är viktigt att konflikter tas upp och reds ut. Därför ska ledaren egentligen bara ge gruppen en uppgift som är tillräckligt svår för att kräva mycket av gruppen, ge dem de resurser de behöver för att lösa uppgiften och sedan i princip, ledarskapsmässigt, lämna dem ifred. Eventuellt kan man tvinga gruppmedlemmar att "bekänna färg", i syfte att lyfta upp meningskiljaktigheter som ligger och "pyr" under ytan. Ledaren skall sedan bara ge gruppen det stöd de behöver för att lösa konflikterna. Bevaka processen så att man inte kör fast, hamnar i ändlösa diskussioner utan att ifrågasätta vad diskussionen handlar om. Mot slutet av fasen är det viktigt att ledaren ser till att alla får klargöra sin ståndpunkt, och får acceptans för den. När ledaren känner att roller och ansvar börjar sätta sig, även om inte gruppen själv är fullt medveten om det, kan han/hon börja målstyra gruppens 1 Köra jeep och kröka kanske??? 15

16 arbete i större utsträckning. När de själva får fördela ansvar och uppgifter kommer gruppen också se att de klarar av det och därigenom se sin "nyvunna styrka" - då kommer de in i idyllfasen För att lämna Idyll-fasen Ledaren ansvar under idyllfasen är att se till att gruppen inte ger avkall på kvaliteten i sitt arbete bara för att lojalitet och konsensus upplevs som viktigt. Gruppen får inte välja första bästa lösning bara för att det så trevligt att vara överens, de måste lära sig att ifrågasätta varandras förslag och föra konstruktiva diskussioner. Under idyllfasen finns risk för att gruppen blir för introvert och därigenom inte klarar av att hämta kunskap och resurser utifrån. Det är då viktigt att ledaren stimulerar ett utbyte med andra grupper, så att en introvert trend kan brytas. Även om stämningen är god i idyllfasen så mår ingen bra i längden av att känna alltför höga krav på lojalitet och ägande rätt. Människor utvecklas genom att lära sig av andra människor och genom lära sig nya perspektiv. Ledarens uppgift är att stimulera gruppen och medlemmarna så att den aldrig avstannar. 16