Effektiv styrning av lagerverksamheten hos Assa Abloy Entrance System Productions AB

Transkript

1 Effektiv styrning av lagerverksamheten hos Assa Abloy Entrance System Productions AB Författare: Handledare: Anders Lund Stig-Arne Mattsson Institutionen för teknisk ekonomi och logistik, LTH David Nyberg Assa Abloy Entrance System Productions AB

2 II

3 Förord Detta examensarbete har utförts under 2007 som den avslutande delen i min civilingenjörsutbildning i industriell ekonomi vid Lunds Tekniska Högskola. Examensarbetet har genomförts på Assa Abloy Entrance System Productions AB i samarbete med institutionen för teknisk ekonomi och logistik på Lunds Tekniska Högskola. Jag skulle vilja tacka min handledare David Nyberg på Assa Abloy Entrance System Productions AB för att jag fick möjlighet att genomföra denna intressanta uppgift och även ett stort tack till Dan Bengtsson som hjälpte till med handledningen ute på företaget. Ett stort tack vill jag också rikta till övriga medarbetare på Assa Abloy Entrance System Productions AB som oavsett situation ställt upp och hjälpt mig med frågor samt gett värdefull feedback i många intressanta diskussioner. Detta har gjort att jag har fått många nyttiga erfarenheter med mig i bagaget. Ett särskilt tack till min handledare Stig-Arne Mattsson som på ett inspirerande sätt har sett till att jag har fått rätt perspektiv på saker och ting och som även läst igenom och kommenterat detta examensarbete. Lund den 14 november 2007 Anders Lund I

4 II

5 Sammanfattning Problemformulering Assa Abloy Entrance System Productions AB (hädanefter förkortat till AAES) är i behov av att förbättra styrning av lagerverksamheten då de i dagsläget har ett flertal problem som är relaterade till detta. Mycket av detta har sitt ursprung i tre huvudsakliga problem. Dessa är hög andel felaktigt plock, fel och osäkerhet i lagersaldot samt en låg plockeffektivitet. De här problemen medför i dagsläget en stor kostnad för företaget. För att komma till rätta med dessa problem och sänka de onödiga kostnader som uppstår i samband med detta tar de i beaktande att införa ett lagerhanteringssystem, ofta benämnt Warehouse Management System (WMS). Även kunskap om eventuella alternativa lösningar på dessa problem efterfrågas. Mål Syftet med examensarbete är att ge underlag för hur AAES ska gå vidare för att få en ökad kontroll på styrning av lagerverksamheten. Ge riktlinjer för vad de behöver förändra för att vid behov framgångsrikt implementera ett lagerhanteringssystem. Vidare är syftet också att belysa de risker som finns i samband med implementeringen. Även alternativa tillvägagångssätt för att uppnå de efterfrågade effekterna ska analyseras och bedömas utifrån behov och krav utformade av AAES. Metod Metoden i examensarbetet är främst av kvalitativ karaktär och som angreppsmetod har ett systemsynsätt använts. Den form av studie som huvudsakligen tillämpades är en explanativ studie. Examensarbetet bygger framför allt på en deduktiv metod då en teoretisk utgångspunkt nyttjats genom den litteraturstudie som genomfördes i början av denna studie. Men även ett induktivt tillvägagångssätt tillämpades då spörsmål uppkom under den empiriska studien som inte besvarades i den ursprungliga litteraturstudien. Både primär och sekundär data har använts. Huvudparten av den primära datan har samlats in genom intervjuer med personer på AAES och den sekundära datan har insamlats från böcker och artiklar. Slutsatser Slutsatsen av detta examensarbete är att AAES inte bör införa WMS i dagens läge utan istället implementera den WMS-liknande modul som finns tillgänglig i deras affärssystem. Vidare föreslås att de använder en teoretiskt utformad lagerplaceringsstrategi för att bestämma de olika artiklarnas placering. Även ett nytt lageradressystem bör konstrueras med syftet att erhålla mer precisa adresser till lagerplatser. En ytterligare åtgärd som rekommenderas är att införa papperslöst plock. Detta genomförs genom ett introducerande av terminaler med skanner i verksamheten. Alla dessa åtgärder bör ske i steg då det inte är fördelaktigt att genomföra allt på en gång. Nyckelord Lagerhanteringssystem, Warehouse Management System, lagerverksamhet, orderplockning, informationsflöde III

6 Abstract Problem analysis AAES needs to improve their management of inventory control. The reason for this is that in today s business they have several problems connected to this objective. Several of these problems have their origin in three main problems; a high rate of picking errors, differences in their inventory levels and low picking efficiency. Numerous unnecessary costs are linked to these problems which mean a big burden for the company. To correct this and lower the costs related to these difficulties they are considering implementing a Warehouse Management System. They also request alternative solutions in attempt to solve their problems. Purpose The purpose of this master thesis is to give AAES knowledge on how to advance in order to get an increased control of their management of inventory control. The idea is also to give directions on how they if necessary should act when implementing a Warehouse Management System. The intention is also to present and discuss the risks that arise with an implementation. Furthermore is the purpose to suggest alternative actions to achieve the needs and demands that AAES has described and desire. Method The method in this master thesis is mostly of a qualitative character and a systematic approach was used. The form of study that was used is mainly of an explanative nature. The study had originally a deductive approach since a theoretical foundation was formed with the initial literal study. Afterward was also an inductive method used when problems was discovered during the study of the company which was not answered by the initial literal study. Both primary and secondary data have been used. The primary data was collected through interviews and the secondary collected through literature. Conclusions The main conclusion of this master thesis is that AAES should not implement a WMS at this moment. Instead they should start the use of a module, available in their Enterprise Resource Planning system that has similar basic structure as a WMS. Additionally a use of a more theoretical placement strategy of the inventory is suggested. Furthermore a new address system in the warehouse should be constructed in order to get more precise address to a specific article. Also an introduction of paperless picking is recommended, this technique is achieved with the introduction of terminals with scanners to reassure transaction of materials in the warehouse. All these measurements should be implemented in steps because to execute them all would not be favorable. Keywords Warehouse Management System, information flow, order picking, warehouse management IV

7 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Problemformulering Syfte Forskning inom området Fokus Avgränsningar Målgrupp Rapportens disposition Förklaring av begrepp som används Företagsbeskrivning Historik Organisation och verksamhetsbeskrivning Metod Metodsynsätt Form av studier Induktion och deduktion Kvalitativa och kvantitativa studier Datainsamling Trovärdighet Teoretisk referensram Betydelsen av snabbt och effektivt informationsflöde Identifiering och kartläggning av processer Lagerplaceringens principer Lagerlayout Plockningsmetodik Beskrivning av WMS Förberedelse innan lagerhanteringssystem implementeras Förbättringspotentialer med WMS och angränsande tekniker Kostnadsaspekter för WMS Vanliga misstag vid införandet av WMS Empiri AAES Produktsortiment AAES lagerlayout och materialflöde AAES processer vid styrning av lagerverksamhet Systemstöd Dagens Problemområden Förstudien Intervju med Consafe Logistics Analys och Synpunkter Systemstöd AAES Problemområden V

8 6.3 Riskanalys av WMS-införandet Slutsats och rekommendationer WMS eller WMS-modul Steg AAES ska ta Förslag till vidare studier på AAES Referenser Bilagor VI

9 1 Inledning Kapitlets avseende är att ge en övergripande bild över bakgrunden till examensarbetet samt de problem som analyserats. Uppgiftens mål och syfte presenteras. Vidare definieras avgränsningar, målgrupp och rapportens disposition. Slutligen framställs och förklaras viktiga begrepp som använts i rapporten. 1.1 Bakgrund För dagens företag blir konkurrenssituationen allt hårdare och kundernas krav och förväntningar allt högre. Detta kräver att företagen upprätthåller de krav som medföljer tillsammans med ökande volymer, snabbare gensvar på kundernas krav och allt mindre marginaler. Detta i sin tur medför att planering och hantering av gods blir allt mer komplex vilket kräver mer sofistikerade verktyg och metoder. Även förändringar i orderstrukturen där beställningskvantiteten blir allt lägre bidrar också till den ökande komplexiteten. Dessa aspekter får som konsekvens att lagerverksamheten och styrningen av densamma blir en väldigt essentiell del i ett företag, i synnerhet då den allt högre kundanpassning som ofta efterfrågas också kräver mer artiklar i lager. Lagret binder även en stor del av kapitalet i många bolag och genom bättre och effektivare styrning av lagerverksamheten kan en hel del av detta kapital friställas. Ett av de viktigaste verktygen för att förbättra lagerverksamheten är ett välutvecklat informationsflöde. Flödet av information genom företagen har på senare tid kommit allt mer i fokus. Detta beror på den inverkan ett effektivt informationsflöde har på en verksamhet har uppmärksammats i allt högre grad. Detta i sin tur medför att företag i allt större utsträckning använder sig av systemstöd i alla processer där fördelar finns att inhämta. De senaste åren har lagerhanteringssystem utvecklats mycket och blivit allt mer eftertraktade. Detta liknar väldigt mycket den utveckling av affärssystem som skedde då dessa var relativt nya på marknaden. Vidare har många nya metoder och teknologier uppkommit inom informationsteknologin, vilket betyder en möjlighet till en ökad visibilitet både i fabriken och genom hela flödet. Detta innebär i sin tur en förbättring och förenkling utav styrningen av materialflödet. AAES är en stor leverantör av automatiska dörrar över hela världen. Deras affärsverksamhet består av att utveckla, tillverka och sälja entrélösningar av olika slag. Deras produktportfölj består av tre huvudsakliga produkter. Dessa är slagdörrar, skjutdörrar samt karuselldörrar. Vidare har de även en stor serviceorganisation som avser att serva automatiska dörrar av olika märken på marknaden. Inom serviceorganisation bedöms det finnas en stor potentiell tillväxt. 1 Under de senaste åren har marknaden för automatiska dörrar vuxit och AAES har upplevt en ökning i försäljningen. Detta har lett till ett ökat krav på effektivitet och genomflöde av 1 1

10 fabrikerna för att tillgodose marknaden med produkter. Det har medfört att ett större förbättringsarbete påbörjats i fabriken i Landskrona. De senaste två åren har de lagt stort fokus på att bli mer lean i hela organisationen. Både i deras allmänna synsätt inom verksamheten samt att metoder med ursprung i lean filosofin har införts i verksamheten i Landskrona. Detta har lett till en förbättring av flödet genom fabriken samt en effektivare användning av tillgängliga resurser, vilket möjliggjort att fabriken har kunnat tillverka större volymer utan att anställa mer personal. Konsekvenserna av detta införande av lean har dock synliggjort en hel del problem som tidigare varit dolda på grund av buffertar och extrakapacitet Problemformulering AAES är i behov av att förbättra styrningen av sin lagerverksamhet. Detta då de i dagsläget har ett flertal problem som är relaterade till just detta. Ett av dessa är det stora antalet reklamationer från kunder. En stor del av dessa problem har sitt ursprung i felaktiga leveranser då antingen fel artikel levererats eller ett felaktigt antal av artikeln skickats. Ytterligare problem som de erfarit är försenade leveranser samt driftstörningar som uppstår i produktionen. Vidare anser de sig ha ett problem med att plockningen är ineffektiv och saknar ett systematiskt tillvägagångssätt. En stor del av dessa problem har sitt ursprung i tre huvudsakliga problem, dessa är hög andel felaktigt plock, fel och osäkerhet i lagersaldot samt en låg plockeffektivitet. Alla de här problemen medför i dagsläget en stor kostnad för företaget. För att komma till rätta med ovanstående problem och sänka de onödiga kostnaderna som uppstår i samband med detta tar de i beaktande att införa ett lagerhanteringssystem, ett s.k. Warehouse Management System (WMS). Detta med primärt syfte att få bättre kontroll över lagersaldot och transaktionerna till och från lagret. De efterfrågar även vilka alternativa lösningar det finns till dessa problem. Detta har lett till följande frågeställningar vilka detta examensarbete avser att besvara. Hur ska de nu förekommande problem minimeras eller elimineras? Kan problemen undvikas med hjälp av ett WMS? Finns det något annat alternativ för att uppnå liknande effekter som ett WMS? Hur ska införandet av ett lagerhanteringssystem gå till och vilka förberedelser behövs? Vilka är riskerna med införandet av ett lagerhanteringssystem? 1.3 Syfte Syftet med examensarbetet är att ge underlag för hur AAES ska gå vidare för att få en ökad kontroll på styrningen av lagerverksamheten. Ytterligare syfte är att ge riktlinjer för vad de behöver förändra för att vid behov framgångsrikt implementera ett lagerhanteringssystem. 2 Intervjuer med personal på AAES. ( f.). 2

11 Vidare är syftet också att belysa de risker som finns i samband med implementeringen av ett sådant system. Även alternativa tillvägagångssätt för att uppnå de efterfrågade effekterna ska analyseras och bedömas utifrån behov och krav utformade av AAES. 1.4 Forskning inom området Warehouse Management System och dess egenskaper behandlas och beskrivs av åtskilliga artiklar och böcker. De flesta skribenter av denna litteratur är överens med varandra om WMS huvudsakliga effekter, krav och svårigheter. Men då kraven och behoven hos företag är väldigt individuella blir konsekvensen att litteratur från olika författare speglar olika problem och fördelar. När det gäller optimering av lagerverksamhet och då i synnerhet styrning av lagerverksamhet så finns det en uppsjö av böcker och artiklar skrivet inom området, då ämnet alltid är aktuellt. Litteraturen som använts i examensarbetet har studerats och analyserats. Därefter har alla de aspekter och olika vinklar som finns i litteraturen anpassats till AAES situation. 1.5 Fokus Denna studie kommer att fokusera på hur styrningen av lagerverksamheten tillämpas på AAES. Störst fokus kommer att ligga på de aktiviteter som påverkas mest av de problem som beskrivits i problemformuleringen. Men även övriga problem som påträffas under denna studie som är relaterade till styrningen av lagerverksamheten kommer att belysas och analyseras. Examensarbetet kommer även att behandla viss materialhanteringsutrustning som är fördelaktig i AAES fall och speciellt då tydlig anknytning till lagerhanteringssystem finns. Rapporten kommer att bestå av kvalitativa studier. Orsaken är att en kvantitativ studie och analys blir allt för tidskrävande samt kräver mer kunskap och erfarenhet inom området än skribenten av rapporten besitter. 1.6 Avgränsningar Eftersom examensarbetets tid och omfattning är begränsad är det tvunget att ha vissa avgränsningar för uppgiften. Avgränsningar kan göras dels på djupet och dels på bredden. Avgränsningar på djupet får som konsekvens att resultatet blir mer allmänt och får mer utredande karaktär. Däremot avgränsningar på bredden innebär smalare infallsvinkel och ger därmed ett mindre omfattande resultat. Undersökningen avgränsas till att omfatta det inre flödet av material och information på AAES fabrik i Landskrona. Vidare kommer arbetet inte i detalj beskriva hur mjukvaran i ett WMS fungerar och hanteras utan koncentrationen kommer att ligga på hur systemet påverka de dagliga rutinerna i lagerverksamheten. Rapporten avser för övrigt inte att göra studiebesök för att studera utfall hos företag som infört WMS. Anledningen till detta är att författaren anser att det är svårt 3

12 att tillämpa denna kunskap samt att användningsområdet är begränsat då företag skiljer sig väsentligt åt både i struktur och vilken situation företaget befinner sig i. 1.7 Målgrupp Målgruppen för examensarbetet är först och främst personal på AAES och i andra hand studenter och personal inom logistik vid tekniska högskolor i Sverige. Studien kan även vara av intresse för andra företag med likartade planer på att effektivisera sin lagerverksamhet. 1.8 Rapportens disposition Examensarbetet följer en traditionell disposition enligt Figur 1.1. Arbetsgången följer också till stora delar denna plan. Inledning är rapportens första kapitel. I detta kapitel beskrivs bakgrunden, problemformuleringen samt rapportens syfte. Vidare framställs rapportens disposition med ändamålet att ge läsaren en god överblick och förståelse för rapportens uppbyggnad. Företagsbeskrivning, i kapitel två presenteras en beskrivning av företaget historia samt en redogörelse av dess verksamhetsområden. Metodkapitlet tar upp de vetenskapliga synsätt och metoder som är viktiga att beakta för att ge examensarbetet ett gott vetenskapligt underlag. Den teoretiska referensramens syfte är ge förståelse för de teoretiska metoder och begrepp som används för att infria rapportens syfte. Empirin avser att beskriva Assa Abloy Entrance System Productions AB:s situation i dagsläget. Vidare beskrivs de problem och svårigheter som finns inom organisation och som omfattas av rapporten. I Analys och Synpunkter bearbetas det empiriska materialet med hjälp av den teoretiska referensramen. De olika problemen belyses och diskuteras. Slutsats och rekommendationer presenteras slutligen. Detta kapitel innehåller slutsatsen av analyskapitlet samt rekommendationer på åtgärder för att ta itu med de problem som beskrivs i rapporten. Inledning Företagsbeskrivning Metod Teoretisk Referensram Empirisk studie Analys Slutsats Figur 1.1 Rapportens översikt 4

13 1.9 Förklaring av begrepp som används I examensarbetet kommer att antal begrepp att användas. För att inga missuppfattningar ska uppstå ges en förklaring av de vanligaste begreppen. 2-Binge - Ett 2-binge system går ut på att det finns två lådor med material och när materialet i den ena lådan tar slut så används den andra till uttag och den första fylls på med material. Affärssystem Avser ett system för att planera och hantera resurser inom företaget. Vanlig beteckning är ERP (Enterprise Resource Planning). AAES Med det avses Assa Abloy Entrance System Productions AB i Landskrona. Automatlager - Lager där all inlagring och lagring sker automatiskt (AS/RS Automatic Storage and Retrieval system) Baan Det är det affärssystem som AAES använder sig av och då avses Baan IV. EDI Electronic Data Interchange. Det avser elektroniskt utbyte av strukturerad information mellan datorsystem enligt ett standardiserat format. Komponentlager AAES:s komponentlager är deras huvudlager då de flesta inleveranser sker till detta lager. Kanban Kanban är ett sätt att signalera eller synliggöra materialbehov i produktionen. Metoden avser att begränsa produktionen för att förhindra att en överproduktion av varor sker. KPI Key Performance Indicators, nyckelvärden som anses vara viktigast för att bedöma effektiviteten och prestationen i en process. Lagerhanteringssystem se WMS och WMS-modul Poka-Yoke Ett japanskt uttryck som betyder felsäkring, vilket innebär att det ska vara omöjligt att göra fel. RFID Radio Frequency IDentification, en sändare i form av ett chip med syftet att identifiera artikel, pall eller container för bättre kontroll. Trådlös kommunikation Med detta avses kommunikation över ett trådlöst nätverk som är installerat i fabriken. WMS Warehouse Management System, ett lagerhanteringssystem med syfte att styra och kontrollera lagerverksamheten. WMS-modul En modul i affärssystemet som har liknande struktur som ett WMS och samma ändamål. Dessa moduler har vanligtvis inte lika många funktioner som ett WMS. 5

14 6

15 2 Företagsbeskrivning Detta kapitel avser att beskriva Assa Abloy Entrance System Productions AB med dess historik, organisation samt verksamhet. Syftet med detta är att ge läsaren en god grundförståelse av företaget. I kapitel fem presenteras mer ingående empirisk fakta om företaget och dess nuvarande situation som är väsentligt för examensarbetet. 2.1 Historik Assa Abloy Entrance System Productions AB (AAES) hette fram till 2005 Besam och grundades i Landskrona av Bertil Samuelsson år Den ursprungliga verksamheten inriktades på automatiska slagdörrsöppnare för den expanderande vårdsektorn. Tillverkningen utökades i slutet av 60-talet till att även innehålla skjutdörrar och marknadspositionen utvidgades till bl.a. detaljhandel och flygplatser går Besam in på den nordamerikanska marknaden och anskaffar en serviceorganisation med syftet att underhålla automatisk dörrutrustning av alla märken var året då karuselldörrar introducerades i produktsortimentet, vilket betydde en radikal expansion av verksamheten inom såväl existerande som nya marknadssektorer. År 1992 blir Besam ISO 9001 certifierade och året därefter når den årliga försäljningen 100 miljoner amerikansk dollar för första gången i företagets historia. Ett dotterbolag etableras i Australien för att erövra den oceaniska marknaden år Året efter bildas ett dotterbolag i Kina med kontor i både Beijing och Shanghai. Besam förvärvades 2002 av Assa Abloy AB. Produktionen påbörjades vid Besams fjärde tillverkningsenhet i Suzhou i Kina år Samma år blev Besam International, Assa Abloy Entrance Systems Group med ledningsansvar för Besam och flera andra entrérelaterade företag i Assa Abloy-familjen. År 2006 blev Assa Abloy Entrance System en separat division i Assa Abloy-koncernen Organisation och verksamhetsbeskrivning Assa Abloy Entrance System AB, med internationellt huvudkontor i Landskrona, är ett helägt dotterbolag till Assa Abloy AB, den ledande låskoncernen i världen. 4 Assa Abloy-koncernen består av fem divisioner där Assa Abloy Entrance System är det nyaste tillskottet. Det var först år 2006 som Entrance System blev en separat division. Tidigare utgjorde den en del i divisionen Global Technologies. I figur 2.1 nedan visas Assa Abloys organisationsstruktur. EMEA (Europa Mellanöstern och Afrika), Americas och Asia Pacifics är de tre divisionerna uppdelade geografiskt. Global Technologies och Entrance system arbetar båda globalt med sina respektive verksamheter aspx aspx 5 Assa Abloy årsredovisning

16 ASSA ABLOY AB EMEA Americas Asia Pacifics Global Technologies Entrance System Figur 2.1 ASSA ABLOY:s organisationsstruktur med dess olika divisioner. Divisionen Assa Abloy Entrance System AB hade en omsättning på ca MSEK år De har 1926 anställda runt om i världen. Deras tillverkningsenheter är belägna i Sverige, Tyskland, Storbritannien, USA och Kina. 7 De har distributörer eller agenter i 55 olika länder över världen. Deras avsikt och mål är att ha ett fullskaligt utbud av dörrar i Europa, Nordamerika samt Asien. Huvudkontoret ligger som tidigare nämnts i Landskrona och har ca 250 anställda. Deras affärsidé är följande: Besam gör livet lite enklare genom bekväma och tillförlitliga in- och utpasseringar. 8 (Vid detta tillfälle användes det äldre företagsnamnet Besam). I dagsläget består Assa Abloy Entrance System:s verksamhet av fyra huvudsakliga områden, nämligen skjutdörrar, slagdörrar, karuselldörrar samt serviceorganisationen. 9 Verksamheten belyses mer omfattande i empiriavsnittet aspx 8 Ibid aspx 8

17 3 Metod Detta kapitel ämnar att ger läsaren förståelse för den metod som använts i examensarbetet. Metoden möjliggör läsaren att få insikt i hur de undersökningar som lett fram till slutresultatet genomförts. 3.1 Metodsynsätt Det finns ett flertal olika rekommendationer för när och hur olika metoder ska användas för att kunskap ska införskaffas och användas på rätt sätt. Enligt Björklund och Paulsson(2003) finns det tre olika sorter av metodsynsätt vid undersökningar. Vilket av dessa som väljs beror på undersökarens syn på kunskap samt målet med studien. Dessa tre är analytiskt synsätt, systemsynsätt och aktörssynsätt Analytiskt synsätt Vid analytiskt synsätt strävar personen som genomför undersökningen efter att förklara sanningen på ett objektiv och fullständigt sätt. Ingen hänsyn tas till subjektiviteten hos åskådaren och kunskapen anses oberoende av observatören Systemsynsätt En undersökning där systemsynsättet brukas försöker också skildra verkligheten på ett objektivt sätt. Men till skillnad från analytiskt synsätt så anses helheten vara separerad från delarna och anses ofta vara mer än summan av delarna. Vidare läggs stor vikt på de synergieffekter som uppstår emellan olika delar och hur dessa är kopplade till varandra är lika viktigt som delarna i sig Aktörssynsätt När det gäller aktörssynsättet betonas att verkligheten är en social konstruktion som påverkas av individen samt influerar människan. Detta får som konsekvens att den verklighet som framställs beror av undersökarens empiriska kunskap och beteende Examensarbetets synsätt I detta examensarbete har främst systemsynsättet använts. Anledningen till detta är att det är vitalt att förstå hur de olika delarna i flödet bidrar till helhetsbilden. Innebörden av detta är att när förändringar eller förbättringar ska genomföras måste det tas i beaktning hur detta påverkar de olika delarna och vad det i sin tur får för effekt på helheten. En stor del av detta examensarbete behandlar betydelsen av att se helhetsbilden och hela tiden ha den i åtanke då beslut fattas. 9

18 3.2 Form av studier Beroende på storleken av kunskap inom ett forskningsområde kan olika sorters studie väljas. Det finns fyra huvudsakliga former av studier. Explorativ, är undersökande studie som används då kunskapen inom området är begränsad och fundamental förståelse eftersträvas. Deskriptiva, är beskrivande studier som nyttjas när målet är att beskriva. Explanativa är förklarande studier som brukas då djupare kunskap och förståelse sökes och då studien både ska beskriva och förklara. Det sista är Normativ som används då kunskap och förståelse för ämnet i fråga existerar och då ändamålet är att vägleda och föreslå åtgärder Examensarbetets form av studie Den form av studie som huvudsakligen använts i detta examensarbete är en explanativ studie. Detta på grund av att syftet med rapporten var att ge AAES förståelsen och även en djupare kunskap om vissa områden inom styrning av lagerverksamhet. Samtidigt kan även nämnas att normativ studie också använts till viss del. Anledningen till detta är att viss kunskap och förståelse inom området fanns och ett slutgiltigt syfte var att ge förslag till åtgärder. 3.3 Induktion och deduktion Under examensarbetets färd befinner man sig mellan olika former av abstraktionsnivå där de två ytterligheterna är det generella (teorier) och det konkreta (empirin). Induktion innebär att startpunkten är i verkligheten och målet är att upptäcka mönster som kan förklaras med teorier och vetenskapliga modeller. Detta får som följd att teorierna formuleras utifrån det empiriska material som insamlats. Deduktion är då en teoretisk utgångspunkt används och ur den försöker man förutsäga verkligheten. Detta avses sedan verifieras med hjälp av den insamlade empirin. När man förflyttar sig mellan dessa olika abstraktionsnivåer talar man om abduktion Examensarbetets syn Under detta examensarbete har främst deduktion använts då en teoretisk utgångspunkt nyttjats genom den litteraturstudie som genomfördes i början av denna studie. Vidare under rapportens gång upptäcktes vissa problem som fanns i verksamheten som inte studerats under den initial litteraturstudien. Detta har då lett till att en empirisk studie av problemet bedrivits och senare har förklaringar sökts i teori. Således har även induktion nyttjats i denna undersökning. 10 Björklund, M. & Paulsson, U.(2003), sida Ibid. sida 62 10

19 3.4 Kvalitativa och kvantitativa studier Kvalitativ och kvantitativ metod är två vanliga undersökningsmetoder. Framför allt är det studiens ändamål som avgör om en studie är kvalitativ eller kvantitativ. Kvalitativ studie brukas då författaren vill skapa en djupare förståelse för ämnet. Detta ämne är vanligtvis väldigt specifikt. Kvantitativa studier omfattar information som antingen är mätbar eller kan värderas på ett numeriskt sätt. Observationer och intervjuer är typiska exempel på kvalitativa studier. Medan matematiska modeller och statistik är metoder lämpliga för kvantitativa studier Examensarbetets val Studiens syfte är att ge en djupare förståelse och kunskap inom ämnet samt slutligen ge förslag till åtgärder. Konsekvensen av detta har lett till att studien blivit av kvalitativ karaktär. Detta framgår även tydligt av det praktiska tillvägagångssättet då intervjuer och observationer använts i stor omfattning i examensarbetet. 3.5 Datainsamling I examensarbetet har två olika typer av data använts, primär och sekundär data. Med primär data avses data som insamlats i syfte att användas i den aktuella studien. Med sekundär data åsyftas information som tagits fram i ett annat ändamål än den aktuella studien Primärdata i examensarbetet Huvudparten av den primära datan har samlats in genom intervjuer med personer på AAES. Intervjuerna har till största del genomförts med personligt möte men även har använts i intervjusyfte. Intervjuerna har till stor del varit av semistrukturerad form men även ostrukturerade intervjuer har förekommit då frågor uppkommit under ett vanligt samtal. 12 Björklund, M. & Paulsson, U.(2003), sida Ibid. sida 68 11

20 3.5.2 Sekundärdata i examensarbetet Den sekundära datan har insamlats från böcker och artiklar. Det finns dock alltid en risk med litteratur och artiklar och det är att skribenterna inte är helt objektiva. En fördel med litteraturstudier är att den teoretiska kunskapsbasen kan inhämtas relativt enkelt. Vid litteraturstudier är det av stor vikt att en viss källkritik tillämpas. En bra riktlinje är tidsaspekten, vilket innebär att så ny litteratur som möjligt är att föredra. Även det antal led som finns mellan ursprungskällan påverkar, ju fler led desto lägre tillförlitlighet. En annan aspekt som bör beaktas är om källan har någon egen vinning på att framställa ett resultat på ett visst sätt. 3.6 Trovärdighet För att öka studiens trovärdighet finns det tre olika mått att ha i åtanke. Dessa tre är Validitet, Reliabilitet och Objektivitet. Validitet kan definieras i hur stor utsträckning det som avses mätas mäts. Under reliabilitet kontrolleras graden av tillförlitlighet i mätinstrumentet. Objektiviteten är i vilken utsträckning värderingar påverkar studien Självkritik Intervjukritik Vid intervjuer och samtal finns alltid en risk för subjektiva synpunkter från de intervjuade. Vidare finns också en risk att informationen misstolkas av intervjuaren. Även risken för subjektiva synpunkter från författaren uppkommer och ökar i detta fall då studien bedrivs av enskild student. För att minimera dessa risker har samma frågor ställs till ett flertal personer i organisationen för att erhålla en så objektiv bild som möjligt. Vidare har materialet läst och studerats av personal på AAES under arbetets gång för att säkerställa dess riktighet och relevans. Källkritik Det finns även en risk för fel från källor. Detta har undvikts i stor mån genom att de källor som använts i stora drag varit väldigt välkänd litteratur inom området. Vidare användes flera källor vid informationssökande för att erhålla en så bred bild av teorin som möjligt. Syftet var även att upptäcka vilka punkter där författare förespråkar eller hävdar samma saker. Detta i syfte att stärka och säkerställa teorins riktighet och kvalité. 14 Björklund, M. & Paulsson, U. (2003) sida 59 f. 12

21 4 Teoretisk referensram Detta kapitel presenterar den teoretiska referensramen. Kapitlet är uppbyggt för att ge läsaren en bra teoretisk grund för att förstå analysens grundstenar. Inledningsvis betonas vikten av ett effektivt informationsflöde. Efter detta behandlas teorier angående lagerverksamheten och hur den ska optimeras. Vidare beskrivs Warehouse Management System uppbyggnad, betydelse samt vilka förberedelser som krävs vid implementering av ett sådant system. Sedan skildras de potentialer som uppstår med ett WMS samt en del angränsande teknologier och dess effekter på lagerverksamheten. Slutligen belyses kostnadsaspekten och vanliga misstag som uppstår i samband med ett WMS införande. 4.1 Betydelsen av snabbt och effektivt informationsflöde Information- och kommunikationsteknologin är en väldigt vital del i ett företag i dagens industri. Informationsflödet är i dagens lagerverksamhet lika fundamental som det fysiska flödet genom lagret. Orsaken till detta är, för att kontrollera och styra det fysiska flödet som finns i fabriker och lager krävs ett informationsflöde. Hela lagret och försörjningsprocessen rör sig med hjälp av kommunikation och informationsflödet. Informationen kan bland annat bestå av godsets beskaffenhet, tillgängliga resurser samt produktens fysiska lokalisering. Detta informationsflöde uppehålls i allmänhet av ett stort affärssystem som har som uppgift att hålla reda på företagets materiella flöde samt dess resurser. Vidare gör denna teknologi det möjligt att samla in, analysera 15, 16 och utvärdera data samt gör den mera lättillgänglig. De viktigaste effekterna som informationsflödet medför är den ökade visibiliteten genom hela företaget samt möjligheten att styra och följa det materiella flödet. Dessa effekter bidrar till att styrningen av företaget förbättras och förenklas då detta ger mer bakgrundsinformation till att fatta beslut mot. Vidare kan dessa informationssystem möjliggöra ett närmare och mer lönsamt samarbete mellan företaget och dess kunder och leverantörer då de kan utveckla processen mellan företagen tillsammans. Detta gör att de kan maximera effektiviteten i processen emellan företagen. Vidare används teknologin av alla delar i försörjningskedjan för att planera, organisera, administrera samt utföra sitt arbete. 17 När och hur snabbt informationen förmedlas och kvalitén av densamma påverkar beslutsfattandet till väldigt stor del. Detta får som konsekvens att högkvalitativ information möjliggör att kloka beslut kan fattas och vice versa. Sammanfattningsvis kan sägas att beslut kan fattas både snabbare och med bättre underlag tack vare information och kommunikationsteknologin. Följande exempel ges på områden där teknologin möjliggör en rejäl förbättring och effektivisering Emmet, S (2005) sida Schary, P. B & Skjött-Larsen, T (2001) sida 291 f 17 Ibid. sida 291 f 18 Emmet, S (2005) sida 128 f. 13

22 Automatisk orderläggning vid orderpunkt Simulering av olika förändringsförslag Automatisk spårbarhet och visibilitet Automatisk mätning av prestanda och övervakning av processen Emmet (2005) uppför enligt nedan en lista på vilka förbättringar som kan erhållas då informations- och kommunikationsteknologin används i större utsträckning och på ett mer genomtänkt sätt. Mer direkt tillgång till information Kostnadsbesparingar Konkurrensfördelar Ökad pålitlighet Integrering och koordinering Ledtidsreduktion Förbättrad kontroll Bättre service Slutligen har teknologin inom detta område möjliggjort framkomsten av en hel del användbara system och tekniker inom hela försörjningskedjan. Av dem som är knutna till lagerhantering kan nämnas exempelvis WMS, automatlager, trådlös kommunikation med radio frekvens (RF) och streckkoder. 19 För att sammanfatta, ett effektivt informationsflöde ger ett effektivare materialflöde vilket i sin tur minskar kostnaderna. 4.2 Identifiering och kartläggning av processer Ljungberg och Larsson (2001) definiera en process enligt följande citat: En process är ett repetitivt använt nätverk av i ordning länkande aktiviteter som använder information och resurser för att transformera objekt in till objekt ut, från identifiering till tillfredsställelse av kundens behov. För att kunna utveckla och styra verksamhetens alla processer är det av vital betydelse att veta vilka processerna är. Processer i ett företag kan med fördel delas in i tre huvudsakliga kategorier: Huvudprocesser Stödprocesser Ledningsprocesser Huvudprocesser är de övergripande processerna som realiserar affärsidén. Tillsammans bildar de en helhet som beskriver det huvudsakliga syftet med verksamheten. 19 Emmet, S (2005) sida 123 f. 14

23 Stödprocesser är de processer som krävs för att stödja huvudprocesserna så att de fungerar optimalt. Ledningsprocesser är de processer som behövs för att styra, utveckla eller koordinera huvud- och stödprocesserna. För att bedriva processbaserad verksamhetsutveckling krävs att följande steg utförs. Först måste processerna identifieras. Efter det genomförs en kartläggning av processerna och slutligen utförs en effektivisering av processen. Identifiering av processer Vid identifiering av processer bör utgångsläget vara de produkter eller objekt som skapas i en organisation. Viktig att betona är att produkt eller objekt som skapas inte enbart avser det som levereras till slutkund utan även internt inom verksamheten. Vidare kan objektet som markerar slutet i en process vara allt möjligt från ett dokument till en produkt. Denna aktivitet utförs med syftet att få kunskap om vilka processer som finns i organisationen. Kartläggning av processer Med kartläggning av process menas beskrivning av processens beståndsdelar samt hur de samverkar. Genom att kartlägga alla processer och framställa dem med hjälp av en processkarta eftersträvas att på ett överskådligt sätt förklara hur ett företags processer är relaterade till varandra. Ett ytterligare viktigt syfte är att även belysa hur värde skapas för kunden. 20 Effektivisering av processer Först och främst är det viktigt vid effektivisering av ett företags processer att lägga mest arbete där det finns störst potential. När processen valts ut är nästa steg att kartlägga och beskriva processens utseende i dagsläget. Efter det kommer utveckling av processen vilket beskrivs i nästföljande avsnitt Utveckling av processer Vid förändring eller förbättring av en process finns det två huvudsakliga tekniker. Dessa är att kontinuerligt förbättra processen eller genomföra en mer omfattande processutveckling. Dock bör nämnas att båda dessa sätt krävs för att utveckla och driva processen framåt i ett långtgående perspektiv. Skillnaden mellan metoderna är vilken utgångspunkt som används. Frågan som därför initialt bör ställas när en potentiell förbättring av en process upptäcks är, krävs det en radikal förändring eller kan förbättringen genomföras med de metoder och kunskaper vi har inom organisationen i nuläget. Svaret avgör vilken av metoderna som ska användas i det aktuella fallet Ljungberg, A. & Larsson, E. (2001) sida 184 f. 21 Mattson, S. (2002) sida 263 f. 22 Chang, R. (1995) sida 5. 15

24 Kontinuerlig process förbättring Detta handlar om att etablera och driva ständiga förbättringar. När det gäller ständiga förbättringar är verktyget PDCA-cykeln av central betydelse. PDCA står för plan, do, check, act, kallas även för kvalitetshjulet. Metoden förespråkar att förbättringar utförs i fyra steg. Planera Utföra Utvärdera Korrigera Dessa steg bör alltid användas vid en processförbättring. Modellen är rätt simpel men är ett väldigt effektivt verktyg att använda sig av. 23 Processutveckling Är en mycket mer komplex och drastisk förändring. Kräver större satsningar både i form av tid och pengar. Fördelen är att en lyckad processutveckling kan generera stora fördelar och kostnadsbesparingar för både företaget och dess anställda. Tillvägagångssättet för denna mer 24, 25 radikala förbättring utförs även den med fördel i fyra övergripande steg. Mobilisera. Visa behovet av förändring och skapa en vilja att förändra och förbättra. Analysera. Skapa förståelse för den nuvarande processen. Identifiera processens styrkor och svagheter och sätt upp mål med den nya processutformningen. Omkonstruera. Utveckla en helt ny process. Realisera. Utveckla en strategi och plan för att implementera den nya process som skapats. 23 Ljungberg, A. & Larsson, E. (2001) sida 281 f. 24 Chang, R. (1995) sida 5 f. 25 Ljungberg, A. & Larsson, E. (2001) sida 290 f. 16

25 Enligt Harbour (1997) är grunden i processförbättring alltid densamma, nämligen att eliminera eller minimera spill. Vidare beskriver han följande nio principer som bör beaktas vid en processförbättring. 1. Eliminera spill 2. Minimera spill 3. Förenkla, Förenkla, Förenkla 4. Om möjligt, kombinera processteg 5. Designa processer med alternativa stigar 6. Tänk parallellt, inte linjärt 7. Samla in data endast en gång, vid källan 8. Använd teknologi för förbättring av processer 9. Låt kunder medverka i processen Dessa principer är uppdelade efter deras betydelse i fallande ordning. Harbour (1997) belyser dock att princip 8 är en mycket viktig punkt i dagens industri. Slutligen nämns att det finns oändligt många sätt att förbättra en process men i grund och botten är tanken eller syftet alltid att eliminera eller minimera spill. 4.3 Lagerplaceringens principer Det finns två huvudsakliga placeringsstrategier. Dessa är fast och flytande placering. Vid fast placering har varje artikel en bestämd lagerplats där artikelns maxlager ska få plats. Flytande placering innebär att en artikel inte har en bestämd lagerplats utan placeras på ett passande ställe vid inlagringstillfället. Det senare sättet kräver ofta ett system där inläggningarna lagras i syfte att lokalisera artikeln vid ett senare tillfälle. Fördelen med detta system är att det kräver ett mindre utrymmesbehov i jämförelse med fast placering. 26 Hur artiklarna placeras i lagret speglar sig direkt i deras åtkomsttid. Därför är det av stor vikt att artiklar läggs in på ett genomtänkt sätt. Placeras artiklarna efter deras uttagsfrekvens så minskar åtkomsttiden. Detta beroende på att medelavståndet till en artikel minskar i och med att de som plockas oftast finns nära till hands. En annan viktig aspekt som påverkar åtkomsttiden är lagrets beläggning. För ju högre beläggning desto längre tid tar inlagringen av en vara. Detta på grund av att lagret blir svårare att överskåda samt att det tar längre tid att lokalisera plockplatsen. Betydelsefullt att nämna är också att en lägre åtkomsttid ofta medför en högre kapacitet i form av antalet artiklar i lagret. 27 Det finns ingen allmän klar metod att använda sig av för att fastställa en optimal placering av en artikel. Det rekommenderade tillvägagångssättet och även det vanligaste är att ha flera olika principer som utgångspunkt och samordna dessa. Lumsden (2006) nämner ett flertal principer för placering av artiklar. 26 Lumsden, K. (2006) sida 456 f. 27 Ibid. sida

26 Produktrotering Plockposition Familjegrupper Popularitet Likheter Storlekar Gånglängder Höjd Omstrukturering Produktroteringsprincipen Finns det begränsningar på hållbarheten hos en vara eller någon form av tidsbegränsning för en artikels värdering krävs det att FIFO (First In, First Out) tillämpas. Det innebär att den artikel som kom in först också skall plockas först. Ska FIFO användas är kravet att alla artiklar ska vara direkt åtkomliga för plockning en nödvändighet. Plockposition Innebär att placeringen av artiklar bestäms utifrån att de artiklar som ska plockas ut samtidigt placeras i närhet till varandra. Det främsta syftet med detta metodsätt är att effektivisera uttagen genom att minimera transportsträckan mellan artiklar i en order. Familjegruppsprincipen Denna princip bygger på att artiklar med liknande kännetecken skall lagras i anslutning till varandra. Denna egenskap kan vara till exempel samma storlek, behov av speciell miljö eller liknande. I allmänhet har dessa produkter samma behov av hanteringsutrustning vilket också förespråkar placering i närhet till varandra. Popularitetsprincipen (ABC-klassificering) Denna princip innebär att artiklarna placeras efter en ABC-klassificering. Denna ABC-indelning kan vara gjord efter ett flertal olika nyckeltal men de allra vanligaste är hanterad volym och plockfrekvens. Metoden innebär att artiklarna placeras efter denna klassificering vilket betyder att A-artiklar placeras nära platsen där utleverans sker och C-artiklar lagras längst ifrån denna. Denna teknik har som grundansats att förbrukningen av artiklarna är stabil. När detta inte är fallet krävs det att en ABC-analys genomförs kontinuerligt då en del produkter kan behöva byta grupp. Likhetsprincipen Varor som ofta beställs eller skickas tillsammans kan lagras i närhet av varandra. På så vis kan ett plock av dessa varor ta betydligt mindre tid och körsträckan i lagret minimeras. Storleksprincipen Metoden bygger på att otympliga och tunga artiklar som är svårhanterliga lagras avskilt i anslutning till artikelns destination. Gånglängdsprincipen Gångarnas längd har betydelse för plocknings- och lagringseffektiviteten. Gångar med en stor längd medför att lagringseffektiviteten blir hög men leder till en sämre plockeffektivitet då det tar 18

27 längre tid för en plockare att byta gång. För kortare gångar blir förhållandet det omvända. Således ska en avvägning mellan dessa två göras då gångarnas längd bestäms. Höjdledsprincipen Artikelns placering i höjdled har stor betydelse för hur snabbt en plockning kan ske. Vidare påverkar det även plockarens arbetsmiljö. Omstruktureringsprincip Innebär att en omflyttning av lagrade artiklar genomförs, huvudsakligen då lagret inte utnyttjas. Syftet med denna omflyttning av artiklar är att optimera lagerplaceringen inför nästkommande arbetspass. Denna används mest i automatiska lager då den rörliga kostnaden ligger på en låg nivå Lagerlayout Målet med att utforma en lagerlayout är följande enligt Tompkins(1998) - Utnyttja tillgängligt utrymmet effektivt - Möjlighet till effektiv materialhanteringen - Att erhålla den ekonomiskt bästa lagringen i relation till utrustningskostnader, utnyttjat utrymme, materialskador och lagerpersonal - Uppnå maximal flexibilitet för att möta förändrade krav i lager och hantering - Att göra lagret till en modell för god ordning och reda Lumsden (2006) nämner följande aspekter som de viktigaste och mest vitala att beakta vid utformning av ett lager: Hög fyllnadsgrad Reducera transportarbetet så mycket som möjligt Enkelt att lokalisera och komma åt artiklar Hög fyllnadsgrad Desto högre fyllnadsgrad ett lager har desto bättre utnyttjas det. Det är dock viktigt att även ta hänsyn till att visst utrymme krävs för att hantera godset. Kan även nämnas att det är bra att ha lite extra kapacitet om en nödsituation av något slag uppkommer. Reducering av transportarbetet Naturligtvis är det av stor vikt att minimera transporterna i ett lager. Detta genomförs genom att godset placeras ut på ett optimalt sätt. Vad som är bäst varierar från fall till fall men generellt sett ska gods som omsätts snabbt placeras så att transportsträckan minimeras medan gods med låg frekvens kan placeras längre bort. 28 Lumsden, K. (2006) sida 456 f. 19

28 Enkelt att lokalisera och komma åt artiklar Detta är grundläggande för ett lager då hanteringsarbetet blir mycket effektivare om dessa två kriterier uppfylls. För att snabbare lokalisera artiklar är det även viktigt att ha en tydlig märkning av produkterna Plockningsmetodik Detta avsnitt koncentreras enbart på att beskriva de plockmetoder där ingen pappershantering ingår då enbart dessa tekniker anses relevanta i denna studie. Vidare beskrivs de olika sätt som en order kan plockas på Plockmetoder Det finns tre huvudsakliga plockmetoder där ingen pappershantering ingår. Det är följande tre. 30 Plockning med hjälp av radiofrekvenskommunikation via terminal Pick-by-voice Pick-to-light Plockning med radiofrekvens Detta tillvägagångssätt innebär att plockaren förfogar över någon form av terminal på vilken information kan presenteras. Denna terminal kan vara av varierande storlek och kan antingen vara handhållen, monterad på fast ställe eller handsfree. Exempel på olika former av terminaler syns i figurer nedan. Med terminalen kan kommunikation med lagersystemet ske i realtid och således även uppdateras i realtid. De flesta av dessa terminaler använder sig av någon form av skanner för inläsning av data, produktidentifiering samt platsverifikation. 31 Fig. 4.1 Terminal monterad på arm. Fig. 4.2 Terminal monterad på finger. Fig. 4.3 Terminal som monteras på fast ställe Fig. 4.4 Terminal som hanteras av handen. Källa: ( ) 29 Lumsden, K. (2006) sida 443 f Frazelle, E. (2002) sida 213 f 20

29 Pick-by-voice Med denna metod styrs plockaren av en datorstyrd röst som inkommer via ett headset. En röst talar då om för operatören vad som ska plockas, från vilken plats samt vilket antal. När operatören har plockat aktuell artikel så verifierar han det via mikrofon genom exempelvis att säga plock genomfört. Röststyrning kan även användas vid andra transaktioner i lagret såsom inläggning, påfyllning och dyl. Den största fördelen med röststyrning är att händerna hela tiden är fria och att operatören slipper använda synen för att veta vad som ska plockas. 32 Pick-to-light Denna teknik bygger på att ljus används för att dirigera plockaren till rätt plats. Detta innebär att alla plockplatser har en anordning som kan tändas och släckas. När ett plock ska utföras från en lagerplats så tänds en anordning vid den lagerplats och plockaren ser varifrån plocket ska ske. Vidare så visas också på en display hur många enheter av artikeln som ska plockas. Efter genomfört plock bekräftas detta genom ett tryck på en knapp vid plockplatsen. 33 Figur 4.5 Pick-to-light 34 De beskrivna plockmetoderna har alla olika för- och nackdelar. Metodernas egenskaper skiljer sig således från varandra vilket medför att de är lämpliga vid olika situationer. I tabell 4.1 nedan visas en jämförelse mellan de olika metoderna beroende på deras egenskaper inom en rad olika kategorier. 32 Frazelle, E. (2002) sida 215 f. 33 Ibid. sida 204 f ( ) 21