Version 3.4. Entry Event FÖR ADMINISTRATÖRER

Transkript

1 Version 3.4 Entry Event FÖR ADMINISTRATÖRER

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 CHECKLISTA VID DRIFTSTART PRESENTATION AV MENYFÄLTEN PROFILER SKAPA NY PROFIL TA BORT BEFINTLIG PROFIL ANVÄNDARE SKAPA NY ANVÄNDARE TA BORT ANVÄNDARE TILLDELA ANVÄNDARE PERSONALKORT UTSKRIFT AV PERSONALKORT AVDELNINGAR INSTÄLLNINGAR ANLÄGGNINGAR AUTOGIRO BILDER E-POSTKONFIGURATION EXTERN DATABAS FJÄRRÖPPNING FRI TEXT FÖRSÄLJNING GRINDSTATUS IKB INTERNA INSTÄLLNINGAR KLIPP KONTON KVITTOTEXT LOKALA INSTÄLLNINGAR MOMSSATSER MONITORER MONITORTEXT OBLIGATORISKA FÄLT RABATT RAPPORTKATEGORI SKRIVARE SNABBKNAPPAR SQL TOOL STATISTIK SÄSONGER UPPDATERA VALUTA VERKSAMHET BEHÖRIGHETSGRUPPER SKAPA BEHÖRIGHETSGRUPPER Kortläsargrupper Giltighetstider Sätt ihop behörighetsgruppen Datumstyra kortläsargrupper

3 7 KORTMALLAR SKAPA KORTMALL Giltighetstid Spärrtid Återpassagetid Tidsbegränsning Påverka statistik Personligt Handikapp Ett klipp per dag Giltigt ut End. vid bokning Frysbart Frysgräns Startdatum Ange behörighet Avdelningar Klipp Kodning TA BORT KORTMALL TITTA PÅ BEFINTLIG KORTMALL DESIGN SKAPA DESIGN LAGRING AV FOTOGRAFIER NYTT NAMN OCH FÖRHANDSVISNING ARTIKLAR SKAPA KATEGORIER SKAPA ARTIKEL BASINFORMATION FÖR ALLA TYPER Kontering Autogiro Streckkod Kategorier Anläggningar Statistik SPECIFIKA ARTIKELINSTÄLLNINGAR Skapa artikel Normal Skapa artikel Förändring Skapa artikel Kort Skapa artikel Delad pott - klippkort Skapa artikel presentkort ARTIKELGRUPP ARBETA MED ARTIKELREGISTRET Filtrera fram information Vilande artiklar LAGER LEVERANSER Inleverans Utleverans BESTÄLLNINGSPUNKT KASSATION INVENTERING

4 11 PRESENTKORT SKAPA PRESENTKORT Skapa en presentkortsdesign Kommentar på presentkort Skapa en presentkortsmall TANKA ETT BEFINTLIGT ÅRSKORT MED PENGAR INTERN KREDIT KREDITFUNKTIONEN OFFLINE-FUNKTIONALITET LADDA PÅ PENGAR UTAN KREDITFUNKTIONEN RAPPORTER Vilka rapporter skall visas i min rapportlista Förklaring av rapportsymboler Beskrivning av rapporterna Välj och generera rapport De olika rapporterna Kort.Översikt - Försäljningsdatum Kort Översikt - Utgångsdatum Passagestatistik Unika passager/artikel/dag Passagestatistik Per artikel, Detalj Passagestatistik [Unika passager] Rapportkategori, Månad Passagestatistik [Unika passager] Rapportkategori Passagestatistik Rapportkategori Passagestatistik Per artikel, Översikt Passagestatistik Per kort Passagestatistik Person/Kort Samtidigt besökarantal Inventeringslista Inventering Resultat Kassation Historiska Leverans - Historiska Faktura - översikt Faktura - summa Faktura IKB Fjärröppning Företag Försäljningsrapport Artiklar per användare Försäljningsrapport Kategori/Underkategori Försäljningsrapport Totalt Försäljningsrapport Artikelgrupp Försäljningsrapport Per kategori [Totalt] Försäljningsrapport per kategori [Period] Försäljningsrapport Per månad/veckodag Försäljningsrapport Moms Försäljningsrapport Återköp Kassarapport Dagsavslut Kassarapport Löpande Kassarapport Löpande, Historiska Kassarapport - Detalj Kassarapport - Total Använda kort Faktura, Per kort Använda kort Faktura Detaljerad Använda kort Faktura Översikt

5 Använda kort Per kategori, Per kort Använda kort Per kategori, Detaljerad Använda kort per kategori, översikt Kontering Kontering - Översikt Rabatt - Översikt Bokföring Presentkort - Sålda Presentkort - Använda Presentkort - Värde Exportera Ascii: Person Exportera Agresso: Faktura Exportera Agresso: Kund LOG

6 Inledning Som administratör i Entry Event, är det viktigt att man kan arbeta med helheten i programmet, d.v.s. både med administrations- och kassadelen. Det är därför av stor vikt att administratören känner till innehållet i denna manual och i kassamanualen. I den beskrivs en del rutiner som normalt sett utförs av administratören. De beskrivs där beroende på att de finns i moduler som även kassapersonalen har tillgång till. De flesta moduler som finns under fliken Försäljning i programmet beskrivs alltså i kassamanualen, även om en del av förarbetet utförs av administratören. OBS! Manualen är ett komplement till administratörsutbildningen. För att kunna tillgodogöra sig dess innehåll på ett bra sätt krävs det att administratören genomgått utbildningen. Kontakta oss gärna för mer information om våra utbildningar! Har ni synpunkter på manualen? Hör gärna av er till: eventsupport@confidence.se 5

7 1 Checklista vid driftstart Det finns en hel del förberedelser att göra innan man kan börja arbeta med Entry Event. Här följer en beskrivning av vad ni behöver arbeta med och i vilken ordning det bör göras. 1: Skapa de profiler ni behöver. Från början behöver man skapa en profil för administratörer och en för kassapersonal. Man kan senare utöka med anpassade profiler om man vill (se avsnitt 3). 2: Skapa användare i systemet. Alla som kommer att arbeta i Entry Event måste finnas med i användarregistret (se avsnitt 4). 3: Gör inställningar. De närmast följande är nödvändiga för att kunna köra igång (vilka man väljer beror på vilka moduler man har installerat, dessa visas med kursiv text) Skapa konton (se avsnitt 5.12). Skapa momssatser (se avsnitt 5.15). Skapa valutor, om annan valuta förutom SEK ska användas (se avsnitt 5.27). Skapa kvittotext (se avsnitt 5.13). Skapa monitortext (se avsnitt 5.17). Välj obligatoriska fält (se avsnitt 5.18). Bestäm i samråd med Confidence vilka val som ska göras under fliken Interna Inställningar (se avsnitt 5.11). 4: Fortsätt ev. med följande inställningar som är valfria, men bra att ha. Vilka man väljer beror på vilka moduler man har installerat, dessa visas med kursiv text. Skapa och välj egen bild att ha på monitor (se avsnitt 5.3). Skapa fjärröppning för t.ex. stora grupper (se avsnitt 5.6). Skapa rubriker för fritextfält i kund- och företagsregistren (se avsnitt 5.7). Skapa rabattsatser (se avsnitt 5.19). Ställ in snabbknapparna (se avsnitt 5.22). OBS! Detta görs efter att man skapat artiklarna i punkt 11 nedan. 5: Skapa behörighetsgrupper (se avsnitt 6). 6: Skapa kortmallar (se avsnitt 7). 7: Skapa kortdesign. Detta förutsatt att man arbetar med kort, inte tags eller klockor (se avsnitt 8). 8: Skapa presentkortsmall- och design. Detta förutsatt att man har modulen för Presentkort (se avsnitt 11). 9: Skapa artiklar och artikelkategorier (se avsnitt 9). 10: Skapa kund- och företagskategorier (se kassamanualen). 11: Gör inleveranser i lager. Detta förutsatt att man har modulen Lager (se avsnitt ) 6

8 2 Presentation av menyfälten. Till vänster i programfönstret finns de olika menyfälten. När man klickar på ikonerna som representerar de olika delarna i Entry Event, öppnas respektive programdel i ett fönster till höger. Det innebär att man inte behöver stänga någon del när man växlar mellan olika moduler i programmet. Vilka ikoner som syns under varje huvudrubrik beror helt på vilka moduler i programmet man köpt och vilken behörighet användaren har. I denna manual arbetar vi med alla moduler och med administratörsrättigheter. Menyerna kan alltså se annorlunda ut hos er. Försäljning Beskrivning Bokningsmodulens ikon syns i de fall man använder vårt bokningssystem Book Event. Platsbokningssmodulens ikon syns i de fall man använder vårt platsbokningssystem Entry Arena. Försäljning öppnas automatiskt då man startar Entry Event. Det är här all försäljning i systemet sker. Kassarapport används för att göra dagsavslut. Den används i kombination med de knappar som finns i försäljningsvyn. Kund är ett register där anläggningens alla privatkunder med personliga kort hanteras. Kort är ett register över alla sålda kort. Presentkort är ett register där alla sålda presentkort hanteras. Fakturakunder är ett register över anläggningens företagskunder. Fakturor är ett register där alla fakturor som skapats i systemet hanteras. Autogiromodulen syns i de fall man använder vår autogirofunktion. Leverantör är ett register över anläggningens leverantörer och används främst vid lagerhantering. Utförligare beskrivning av ovanstående moduler, förutom bokning och autogiro, finns i kassamanualen för Entry Event. 7

9 Biljetter & Artiklar Beskrivning Bokningsadministration syns i de fall man använder vårt bokningssystem Book Event. Artiklar är den modul där man skapar och hanterar alla systemets artiklar, se avsnitt 9 - Artiklar. Lager I denna modul hanteras lagret för de artiklar som ska lagerföras. Detta inkluderar även inventering av lager se avsnitt 10 - Lager. Presentkortsmall används när man skapar presentkort, se avsnitt 11 - Presentkort. Presentkortsdesign används när man skapar presentkort, se avsnitt 11 - Presentkort. Kortmallar används när man skapar kort och biljetter, se avsnitt 7 Kortmallar. Behörighetsgrupper Här skapas de behörighetsgrupper som styr regler för de passager som sker i anläggningen, se avsnitt 6 - Behörighetsgrupper. Design används när man skapar kort och biljetter, se avsnitt 8 Design. 8

10 Administration Beskrivning Översättning Inställning som enbart hanteras av Confidence! Agresso Denna modul används bara om man har en koppling till ekonomisystemet Agresso. Bokningsinställningar syns i de fall man använder vårt bokningssystem Book Event. Rapporter Används inte för närvarande! Egna rapporter Används enbart när rapporter skapas i samråd med Confidence! Rapportdesign Används enbart när rapporter skapas i samråd med Confidence! Inställningar Här görs systeminställningar av Confidence. Man gör också en del andra grundinställningar vilka väljs ut av administratören i samråd med Confidence, se avsnitt 5 - Inställningar. Användare Här jobbar man med att administrera användare i systemet, se avsnitt 4 Användare. Profiler används för att skapa profiler för olika typer av användare se, avsnitt 3 Profiler. Rapporter Man kan ta fram en stor mängd rapporter i systemet, vilket sker i detta fönster, se avsnitt 12 Rapporter. Log Här kan man söka fram information om händelser i systemet, baserat på olika parametrar, se avsnitt 13 - Log. I menyfältet kan det finnas det ytterligare några fält, förutom de vi beskrivit ovan. Vilka beror på vilka moduler som finns installerade på anläggningen. 9

11 Besökare visar grafiskt hur många besökare som finns i anläggningen. Om man använder sig av både in- och utpassage visar siffran det faktiska antalet besökare som finns i anläggningen i nuläget. Om man enbart har registrering vid inpassage visas hur många besökare som har kommit under dagen totalt. Besöksräknaren nollställs vid midnatt av systemet. Avdelningar visar hur många personer som gått in på respektive avdelning. Om man har skåplås kan man använda Avdelningar för att se om och när det inte finns några lediga skåp kvar. Mätaren växlar färg och blir först orange och slutligen röd när alla skåp är upptagna. Siffrorna i bilden intill visar att det finns 50 skåp på avdelningen Vuxen och att 39 av dem är upptagna. Man måste ha köpt och aktiverat modulen Avdelningar för att denna funktion ska finnas. Monitor visar information om senast dragna kort som t.ex. personinformation, giltighetstid och korttyp. Detta förutsatt att man har köpt modulen och att den är aktiverad. Fältet kan se ut som nedan: Innan man börjar använda Entry Event måste man skapa användarprofiler, lägga in användare i registret och göra vissa grundinställningar i systemet. 10

12 3 Profiler En profil är en grupp av rättigheter som ska tilldelas de användare som kopplas till den specifika profilen. Man skapar alltid en profil för administratörer där alla rättigheter är ibockade, de kan jobba obegränsat i systemet. I regel skapar man också en generell profil för kassapersonal, som då är begränsad till de arbetsuppgifter de har. En profil kan också vara anpassad till en specifik person. Det kan vara så, att den personen har arbetsuppgifter som kräver högre behörighet än för kassapersonal, men lägre än för administratörer. Klicka på ikonen Profiler i menyraden för att komma till profilinställningarna. 11

13 3.1 Skapa ny profil Klicka på knappen Ny och namnge profilen, t.ex. Admin. Sätt en bock i rutan intill den rättighet profilen ska ha. För alla enskilda rättigheter kan man välja om personen ska ha skriv- eller läsrättigheter (R=läs och W=skriv) eller båda. En användare som endast har läsrättighet ibockad kommer bara att kunna läsa informationen, inte ändra något. Följande rättigheter finns att välja bland: Kortegenskaper: Rättighet att spärra, frysa eller ändra giltighetsdatum på ett specifikt kort i kortregistret. Skriv ut/koda: Rättighet att skriva ut/koda ett befintligt kort via knappen i försäljningsfönstret. Kan behövas t.ex. om ett kort har blivit skadat. Kortmallar: Rättighet att skapa kortmallar. Kundregister: Rättighet att se och ändra i kundregistret. Behövs för att kunna sälja kort. Företagsregister: Rättighet att se och ändra i företagsregistret. Behövs för att kunna sälja på faktura till företagskunder. Leverantörer: Rättighet att se och ändra i leverantörsregistret. Behövs för att hantera lagret. Design: Rättighet att se och skapa designer för plast- och papperskort. Presentkort: Rättigheter att se och ändra presentkort. Presentkortsmall: Rättigheter att se och skapa presentkortsmallar. 12

14 Fakturor: Rättighet att se, ändra och kreditera befintliga fakturor. Artiklar: Rättighet att se artiklar samt att skapa nya och ändra befintliga artiklar. Inställningar: Rättighet att se och göra administrativa inställningar. Ändra pris: Rättighet att ändra befintligt pris på en artikel vid försäljningstillfället. Fjärröppning: Rättighet att fjärröppna grindar genom programmet. Rapporter: Rättighet att ta ut alla slags rapporter som förekommer i programmet. Om man bara har läsrättighet till rapporter kan man inte ge kunder kvittokopior. Försäljning: Rättighet att genomföra försäljning av artiklar. Lager: Rättighet att hantera lagret (förutsätter att man har rättighet till Artiklar). Systemadministration: Rättigheter att administrera systemet. Användare: Rättighet att se, hantera och lägga upp användare. Profiler: Rättigheter att se, hantera och skapa profiler. E-post: Rättighet att skicka e-post till personer i kundregistret. Autogiro: Rättighet till att administrera autogiro samt att skicka och ta emot filer från bankgirocentralen. Resterande rättigheter gäller bokning och beskrivs i manualen till Book Event. 3.2 Ta bort befintlig profil Dubbelklicka på profilens namn i listan nertill och klicka på knappen Ta bort uppe till höger. 4 Användare Tänk på att användarregistret är ett personalregister. Lägg in all personal som skall ha ett passerkort och/eller använda Entry Event i registret. Klicka på ikonen Användare i menyraden för att komma till användarregistret. 13

15 4.1 Skapa ny användare Klicka på knappen Ny och fyll i följande uppgifter: 14

16 Användarnamn: Det namn som användaren skall logga in med. Det är smidigt med ett kort namn, men det måste också vara lätt att identifiera vem användaren är. Lösenord: Användarens lösenord. Kan bytas när som helst av användaren själv - se kassamanualen. Anställningsnummer: Om de anställda har ett anställningsnummer anges det här. Spår 2 data: Används bara om man har koppling till andra system. Telefon: Användarens hemtelefonnummer. Mobiltelefon: Användarens mobilnummer. Avdelning: Vilken avdelning användaren jobbar på. Välj mellan de avdelningar som finns i listan. För att lägga till en ny avdelning, se avsnitt Avdelningar. Profil: Välj vilken användarprofil personen ska ha. Se avsnitt 3 - Profiler. Kassakod: Användarens kassakod. Se kassamanualen, avsnitt 3.2 Använda kassakoder. Förnamn: Användarens förnamn. Efternamn: Användarens efternamn. E-post: Användarens mailadress. Adress 1: Användarens adress. Adress 2: Användarens ytterligare adress, om det finns flera. Postnr och ort: Användarens postnummer och ort. Personnummer: Användarens personnummer. Anläggning: Sätt en bock i rutan bredvid den anläggning personen ska jobba på. Det kan vara en eller flera anläggningar. De fält som måste fyllas i är: 1. Användarnamn 2. Lösenord 3. Kassakod (om man valt att använda sig av detta) 4. Förnamn 5. Efternamn 6. Profil 7. Anläggning Övriga värden är valfria. För att lägga till ett foto på användaren i registret klickar man på knappen Foto längst ut till höger så att kameran aktiveras. Klicka på knappen Fotografera i nästa ruta. Avsluta med att klicka på knappen Spara. 15

17 OBS! Om man vill att alla anställda ska finnas med i användarregistret måste koppla en profil även till de som inte ska arbeta i kassan. I detta fall kan man skapa en profil som innehåller en enda post som t.ex. E-post. 4.2 Ta bort användare Sök fram personen i användarregistret och dubbelklicka på användarens namn. Användarens uppgifter syns nu i fälten upptill i bilden. Klicka på knappen Ta bort uppe till höger. Observera att om en användare som har ett giltigt personalkort tas bort, måste kortet spärras manuellt! 4.3 Tilldela användare personalkort Det kan vara bra att skapa speciella personalkort som gäller under utökade tider och i alla grindar och som inte heller påverkar statistiken. Man behöver skapa en speciell kortmall och en kortdesign innan man skapar personalkortet. Se avsnitt 7 Kortmall och 8 Design. Gör så här: När användaren är skapad, klicka på knappen Nytt kort. Följande ruta kommer upp: Välj i listan vilken kortmall som ska användas och klicka på knappen OK. 4.4 Utskrift av personalkort En person kan ha flera olika personalkort. När ett kort ska skrivas ut markerar man rätt kort i listan och klickar sedan på knappen Skriv kort till höger. En dialogruta öppnas där du klickar på Skriv ut. Följande vy visas: 16

18 Välj Design i listrutan och klicka på knappen Skriv ut. Kortet skrivs ut, kodat och klart att användas i vändkors och övriga grindar. 4.5 Avdelningar Om man använder registret som ett personalregister där samtliga anställda finns med, inte bara de som ska jobba i systemet, kan man skapa en lista med anläggningens olika avdelningar. Det gör att man lättare kan söka fram en person i registret. När man lägger in en person i registret väljer man då den avdelning personen jobbar på i listan under rubriken Avdelningar. Skapa avdelning Klickar på knappen Avdelning till höger i fönstret och fyll i namn och ev. avdelningsnummer i rutan som kommer upp. Avsluta med att klicka på knappen OK. Ta bort avdelning Klickar på knappen Avdelning till höger i fönstret. Markera med musen den avdelning som skall raderas. Högerklicka och välj Ta bort. 5 Inställningar Under inställningar görs en mängd inställningar, dels grundinställningar för systemet som görs vid installationen, dels inställningar som görs av anläggningens administratörer. De senare är kundspecifika och anpassade för just kundens egen anläggning. Klicka på ikonen Inställningar i menyraden för att komma till systeminställningar. 17

19 5.1 Anläggningar Om flera anläggningar är sammankopplade med varandra kan man här se vilka de aktuella anläggningarna är. Man kan också fylla i lite mer uppgifter om anläggningarna som t.ex. adressuppgifter. Dubbelklicka på anläggningens namn i listan. Fyll sedan i de fält som är tillämpliga. Under Konto kan man ange ett konto för ekonomisk redovisning som gäller anläggningen. Under SpectraCard anges installationsnumret för kontokortsterminalen om ni har en sådan. Numret erhålls från Payzone. Max antal besökare anges om man vill begränsa antalet samtidiga besökare, kanske av brandsäkerhetsskäl. För att det ska fungera måste kunden dra sitt kort både vid in- och utpassage. Antalet besökare räknas upp för varje kort som dras i inläsaren och dras ifrån för varje kort som dras i utläsaren. När man kommit upp i det max antal besökare man angivit, kommer en varning att utfärdas i form av en dialogruta som kommer upp på skärmen. Har man ingen läsare för utpassage kan man ändå använda funktionen för att få en indikation på hur många besökare man haft under dagen. Räknaren nollställs under natten så att man börjar om på nytt påföljande dag. Besöksräknaren finns i menyn till vänster, se avsnitt 2- Presentation av menyfälten. När du fyllt i alla uppgifter under fliken Anläggningar, avsluta med att klicka på knappen Spara. 5.2 Autogiro Här anges de inställningar som gäller för autogiro-modulen (se separat manual). 5.3 Bilder De anläggningar som har en eller flera monitorer, kan lägga in egna bakgrundsbilder på den del av skärmen där kundens foto visas. Bilderna visas då när monitorn är standby-läge. Under denna flik skapar man ett register över bilder som är tillgängliga att använda. Själva valet av den bild man vill använda görs senare, under fliken Monitorer. Bilderna kan vara av typen bmp och jpeg/jpg och bör ha måttet 450*600 pixlar för att passa bra. För att lägga till en bild gör du så här: Klicka på knappen Ny. Välj sedan Import för att välja en befintlig bild. En dialogruta öppnas där man kan söka fram bilden på hårddisken. Klicka på Spara för att spara bilden till registret. 18

20 För att ta bort en befintlig bild, dubbelklicka på den aktuella bildens namn i listan och klicka på knappen Ta bort. 5.4 E-postkonfiguration Här anges de serverinställningar, lösenord etc. som måste vara ifyllda för att man ska kunna skicka mail (e-post) från programmet. Ett bra tillfälle att använda sig av funktionen är om man snabbt behöver meddela en stor mängd kunder något, t.ex. om det sker något oförutsett på anläggningen. Är ni osäkra på vilka inställningar som ska användas, kontakta er IT-avdelning. OBS! Event är låst till port 25 när det gäller e-posthantering. Förklaring till fälten: SMTPCCTo: Om man vid varje tillfälle vill skicka en kopia, anges den personens mailadress här. SMTPMailFrom: Ange anläggningens mailadress. Denna syns hos kunden som avsändaren av mailet. SMTPPassword: Ange lösenordet för det mailkonto som mailet ska skickas från om inloggning krävs. SMTPRecipient: Ange systemmottagare (behöver inte användas). SMTPServer: Ange IP-adress eller namn på mailservern. SMTPUser: Ange användarnamn för det mailkonto som mailet ska skickas från om inloggning krävs. i ert eget mailsystem) för att kunna skicka mail. 5.5 Extern databas Denna används endast när man ska överföra information till Entry Event från en annan databas. Det kan t.ex. vara ett befintligt kundregister som ska importeras. En sådan import kräver godkännande och vägledning från oss. 19

21 5.6 Fjärröppning För att kunna få statistik över gruppinsläpp, eller för att kunna öppna en grind på distans när kunder har glömt sina kort, gör man inställningar under Fjärröppning. Man kan också skapa fjärröppningar i syfte att öppna dörrar/grindar för att släppa in personal utan att någon passage registreras. Nedan följer en förklaring på hur man skapar olika typer av fjärröppningar. Observera att man måste logga ut och in i programmet för att den nyskapade fjärröppningen skall synas under knappen Fjärröppning i listen längst upp. Här följer en beskrivning av de inställningar man kan göra. De inställningar som görs på samma sätt, oavsett vilken typ av fjärröppning som ska göras, beskrivs först. Namn: Ange ett namn som beskriver vad fjärröppningen gäller. Är det t.ex. en grupp som skall släppas in, döper man den förslagsvis till Gruppinsläpp. Kortläsare: Välj vilken läsare som ska öppna dörren eller grinden. När det gäller insläpp för grupper är det ofta en handikappgrind som ska öppnas. Händelser som skall ske när fjärröppningen görs: Öppna (Relä 1) bockas i om ett vändkors eller en dörr skall öppnas (eller en handikappgrind om den har en egen läsare). Röd lampa (Relä 2) bockas i om den röda lampan skall lysa. Grön lampa (Relä 3) bockas i om den gröna lampan skall lysa. Handikapp (Relä 4) bockas i om det är handikappgrinden som ska öppnas när en handikappgrind och ett vanligt vändkors delar läsare. 20

22 Relätid: Relätiden anges i millisekunder, vilket innebär att om man skriver 7000 kommer grinden att vara öppen i 7 sekunder. Maxtid som kan anges är millisekunder. Man kan också skapa en fjärröppning där tiden som grinden är öppen är obegränsad, den stannar alltså i öppet läge. Ange i så fall relätiden till 0. För att stänga den måste man skapa en fjärröppning som stänger grinden. Detta görs på samma sätt som tidigare, men ingen av ovanstående rutor (Öppna, Röd lampa, Grön lampa, Handikapp) skall vara ibockad. Att kunna ställa upp grinden på detta sätt, är en bra lösning för t.ex. insläpp av mycket stora grupper, när många ska gå in samtidigt. Ange om passagen skall registreras och i så fall hur. Välj mellan Normal, Skapa kort och Fråga efter kort. Normal: Välj Normal om fjärröppningen är en vanlig passage och ingen registrering av passage skall ske. Skapa kort: Används vid insläpp av stora grupper som t.ex. skolklasser. Ett fiktivt kort kommer att skapas för varje person. Kortet/artikeln skapas under artiklar, se Skapa artikel kort, med pris 0 kr och korttyp Endast statistik. Det innebär att kortet inte skrivs ut, men genererar passagestatistik för varje person i gruppen. Välj vilken artikel som ska användas i listrutan. Förvalt antal: I rutan anges ett standardvärde för antalet deltagare i gruppen. Siffran kan justeras vid insläppstillfället om antalet inte stämmer. Om man sätter en bock i rutan Företagsuppgifter kommer man i samband med insläppet att få upp rutan för att skapa ett fakturaunderlag. Om man lagt in skolor som företagskunder i företagsregistret, kan man ange på underlaget vilken skolklass som släppts in. Passagerna kommer att synas i rapporten Fjärröppning företag. Fråga efter kort: Används om kunden glömt sitt kort. En ruta kommer upp där kundens kortnummer måste anges. Detta kommer att generera en passage på kundens kort. 21

23 Antal besökare: Denna ruta bockas i om man vill att besöksräknaren skall räkna upp vid passagen. Om man markerat Skapa kort kommer alla personer i gruppen att räknas och i övriga fall ökar besöksantalet med ett. OBS! För att det ska fungera, måste man välja antingen Fråga efter kort eller Antal besökare. 5.7 Fri text På varje kundkort i kundregistret finns ett antal fält man kan fylla i som t.ex. namn, adress, och personnummer. På kortet finns också fem fält utan fasta rubriker. Det är under denna flik man anger vilka de ska vara, om man vill ha egna rubriker. Radera texten som står i respektive ruta och ersätt med egen. Avsluta med OK. I bilden nedan har vi valt att rubriken Mobiltelefon ska finnas i fältet Fri text 1. Ovanstående resulterar i följande rubrik på kundkortet. OBS! Fritextfält 5 är dedikerat till Nautilus och den koppling man kan ha till deras system. 22

24 5.8 Försäljning Denna vy används för att söka reda på försäljning som har skett ett visst datum och används i första hand vid felsökning. Man klickar fram det datumintervall man är intresserad av och väljer Display. Nu kan man se all försäljning som har skett den angivna perioden. För att se mer information kring ett specifikt köp dubbelklickar man på raden med köpet. Då kommer detaljerad information fram nertill på sidan. Om det har blivit en differens i kassan kommer den att synas med en röd error-symbol. För att enbart visa dessa i listan, klickar man på knappen RedOnly. 5.9 Grindstatus Här visas alla läsare som finns på anläggningen. För att ta reda på status i grindar och läsare väljer man fliken Grindstatus Följande fönster visas: 23

25 Om man klickar på knappen Status längst ner, kommer de enheter (grindar, vändkors eller lås) som är förbundna via nätverket med datorn, att svara mot programmet, så att man får reda på deras status. Det finns en symbol i form av ett trafikljus till vänster om ip-numret på de enheter som har direktförbindelse med datorn. Om man får kontakt med enheten kommer det att visa grönt ljus, annars rött ljus. Kolumnernas rubriker betyder följande: IP: Vilket fast IP-nummer enheten har. Namn: Vad man döpt läsaren till. Det är bra att ha ett beskrivande namn så att de lätt kan identifieras. Status: Om läsaren får kontakt med servern eller inte. Version: Styrenhetens programversion. OBS! Man kan dubbelklicka på varje rad för respektive läsare. I rutan som öppnas finns information om basinställningar för de olika läsarna. Detta görs enbart av Confidence eller på inrådan från oss. Den enda inställning anläggningen själv bestämmer, är vilken typ av klipp som ska kopplas till läsaren. Om läsaren t.ex. sitter invid en dörr till solariet är det i så fall denna typ av klipp som ska dras. Läs hur du skapar de olika klipptyperna under punkt IKB Under fliken IKB görs inställningar för konton i olika verksamhetskategorier. IKB används bara i de fall man har integration mot ekonomisystem Interna Inställningar Under denna flik görs olika systeminställningar, de flesta av dem vid installationen av systemet. De får bara ändras i samråd med Confidence. 24

26 Det finns några inställningar där ni själv kan välja vilket alternativ som passar bäst för er verksamhet. Nedan följer en beskrivning av en del av dem. OBS! Själva inställningarna görs av Confidence! Ska det skapas en ny faktura vid varje köp med fakturabetalning eller ska man arbeta med en samlingsfaktura? Ska det alltid skapas en ny faktura vid kreditering av faktura? Ska kortnumret synas på kvittot vid försäljning av t.ex. årskort? Om man använder monitorfunktionen, hur många sekunder efter att kunden dragit sitt kort ska fotot synas? Ska man kunna göra kopior på kassakvitton? Vill man tillåta fakturakrediteringar? Måste man fylla i något fält på kontofliken när man skapar artiklar och i så fall, hur många? Ska man tillåta delad faktura? 5.12 Klipp Här skapas en lista över de olika typer av klipp man vill använda, bad, sol gym etc. De klipp du skapat blir valbara i kortmallen. Lägg till klipp För att skapa en klipptyp klickar man på knappen Ny. Skriv in uppgifterna och tryck OK. Klipptypen visas nu i listan. Ändra klipp Markera i tabellen den klipptyp som skall ändras. När den är markerad klickar man på knappen Öppna. Gör den förändring du vill i rutan som kommer upp och tryck OK. Klipptypen är ändrad och syns nu i listan. Ta bort klipp Markera den klipptyp som skall tas bort och klicka på knappen Ta bort. En fråga om du är säker kommer upp. Tryck Ja, klipptypen är borttagen. 25

27 5.13 Konton Här skapas de olika konton som används i den ekonomiska redovisningen. Alla artiklar som skapas ska konteras i en s.k. kontosträng. En kontosträng kan innehålla upp till fem olika positioner. Det är dessa olika fälts benämningar och vilka konton som hör till respektive fält som anges här. Informationen om vilka namn- och kontonummer som ska användas får ni av er ekonomiavdelning. Börja med att ange de rubriker respektive fält ska ha genom att skriva in namnen i rutorna under Fältnamn. Klicka sedan på knappen Verkställ. Nu syns de som rubriker ovanför varje fält. Klicka på knappen Lägg till ovanför första fältet (i exemplet ovan kallat Verksamhet) Följande ruta kommer upp: Under Beskrivning anges namnet på kontot och under Nummer det kontonummer ekonomiavdelningen informerat er om. Klicka sedan på OK. Fortsätt på samma sätt med alla olika kontonummer under sina respektive fält. En närmare beskrivning om hur kontosträngen skapas för varje enskild artikel finns under avsnitt Kontering. 26

28 Klicka slutligen på knappen intäktskonton. Här fyller du i de kontouppgifter som behövs för redovisning av intäkter på olika intäktskonton, t.ex. Faktura och Kontokort. Även den informationen får ni från er ekonomiavdelning Kvittotext På varje kassakvitto finns, förutom de artiklar som sålts, också vanlig text. En del av den måste finnas med och en del bestäms av er. Företagsnamn, organisationsnummer och momsregistreringsnummer ska anges på de översta raderna och uppgifterna är obligatoriska. Företagsnamnet är redan ifyllt av systemet, men de övriga uppgifterna måste ni fylla i. Det finns också en del poster som skrivs ut på kvittot som ni som kund inte kan påverka eller behöver tänka på. Under Huvud finns fem rader där ni kan skriva in den text ni vill ska synas på överst på kvittot. Texten syns direkt under de obligatoriska uppgifterna, men innan de sålda artiklarna. Under Fot finns två rader där den text som ska stå längst ner på kvittot anges. 27

29 5.15 Lokala inställningar Lokala inställningar görs av Confidence vid installation och ska inte ändras av er. Nedan följer ändå en förklaring till vad inställningarna innebär. Klicka på knappen Administration överst i fönstret. Följande fönster öppnas: Här anges ett namn på terminalen (kassan). Detta ska vara unikt för alla klienter i samma anläggning Uppgifterna i den vänstra delen av fönstret. Anläggning: Här anges vilken anläggning klienten tillhör. Kodare/Läsare: Välj vilken typ av kodare/läsare som finns kopplat till klienten. Port: Här anges vilken port kodaren/läsaren använder (det behövs endast portangivelse om man har en seriell läsare). Läsare (Behörighet): Här anges vilken typ av läsare som används i de fall man har en läsare på disken som ska fungera som en grind, dvs. registrera passager. Kortläsare: Här anges på vilken grind passagen i ovanstående ska registreras. Port: Här anges vilken port ovanstående läsare använder (det behövs endast portangivelse om man har en seriell läsare). 28

30 Adressetiketter: Välj vilken printer som ska användas vid utskrift av adressetiketter från kund- eller fakturakundsregistret. PIN Pad: Om terminalen har en kontokortsterminal kopplad till sig, sätts en bock i denna ruta. Bokningskvitto: Här anges om ett kvitto på t.ex. träningspass ska genereras. Används om man har bokningssystemet Book Event installerat. Uppgifterna i den högra delen av fönstret. Sätt en bock i rutan intill de betalsätt ni vill använda på anläggningen. Dessa kommer att synas som knappar i försäljningsvyn Momssatser Klicka på fliken för Momssatser. Följande bild syns. Lägg till momssats För att skapa en momssats klickar man på knappen Ny. Skriv in uppgifterna och tryck OK. Momssatsen visas nu i tabellen. Momssats: Momssatsen anges i procent. (Du behöver inte skriva in procenttecknet). Konto: Ange ett konto för den aktuella momssatsen. Informationen får du från er ekonomiavdelning. Momskod: Anges enbart om man har en koppling till ekonomisystem. Ändra momssats Markera i tabellen den momssats som skall ändras. När den är markerad klickar man på knappen Öppna. Gör den förändring du vill i rutan som kommer upp och tryck OK. Momssatsen är ändrad och syns nu i tabellen. 29

31 Ta bort momssats Markera den momssats som skall tas bort och klicka på knappen Ta bort. En fråga om du är säker kommer upp. Tryck Ja, momssatsen är borttagen Monitorer Under fliken Monitorer läggs nya monitorer upp i systemet. (Har ni befintliga monitorer finns de redan angivna). Detta gäller de anläggningar som har monitor med en egen ITX (speciell dator, monitorstyrenhet). Några anläggningar har ingen styrenhet till monitor utan använder istället ett dualheadkort i kassaklienten. Denna lösning är numera föråldrad och vi rekommenderar att man uppgraderar till en monitor med styrenhet. Kontakta Confidence för att få prisuppgifter på detta. Anläggningar med dualheadkort kan bortse från inställningarna nedan. Om ni ska installera en ny monitor med monitorstyrenhet går ni tillväga på följande sätt: 1 Klicka på knappen Ny. 2 Ange ett namn på monitorn. Gärna beskrivande så att man vet vilken som avses. 3 Ange den IP-adress monitorn har. 4 Ange vilken port som ska användas. 5 Vilken läsare ska monitorn lyssna på? Kryssa i rätt läsare från rutan Lyssna på. 6 För att ha en egen bild t.ex. en logotype synlig på monitorn i standbyläge, väljer man bild i listan under rubriken Bild. 7 Klicka slutligen på knappen Spara. 30

32 5.18 Monitortext Här skapar man de meddelanden som ska synas på monitorn. Under rubriken Enhet finns alla monitorer samt displayer på läsare som finns på anläggningen listade. Välj vilken av monitorerna/displayerna som ni skall arbeta med. Börja med att skapa en meddelandetext som alltid ska synas på monitorn när den är i standbyläge. Det vanligaste är texten Välkommen! eller liknande. Se bild nedan. I nästa steg skapar man de meddelanden som ska vissas på monitorn när kunden drar sitt kort. Dessa meddelanden kan vara väldigt olika beroende vilket kort kunden har. Vi kommer att gå igenom de olika alternativen nedan. Börja med att klicka på knappen Lägg till. Det kommer nu upp en tom rad. Under rubriken Meddelande skrivs den text in som ska synas. Denna text kan bestå av fast text eller information som hämtas från databasen eller en kombination av båda. I exemplet nedan har vi kombinerat den fasta texten Ditt kort är giltigt till med koden %V. Denna kod betyder att systemet ska hämta information i databasen om kortets giltighetstid. En förteckning över de koder som kan användas finns under Hjälp längst ner i fönstret. OBS! Om ni använder fast text, tänk på att inte göra meningen för lång för då blir texten på monitorn väldigt liten. Ta bort rutan med kodförteckningen med Esc-knappen på tangentbordet eller genom att klicka någonstans i rutan. Om man vill att meddelandet alltid ska synas när kunden drar sitt kort, anger man inget villkor. Om man däremot vill att meddelandet ska börja synas vid ett speciellt tillfälle väljer man ett sådant villkor i listrutan under rubriken Villkor. De villkor man kan välja mellan är: 31

33 Klipp mindre än (ett värde på antal klipp anges i rutan Värde ). Återstående dagar mindre än (antal dagar anges i rutan Värde ). Kortet är spärrat Kortet är fryst Slutligen markerar man om meddelandet skall visas för kort som är giltiga och/eller ogiltiga. Krysset längst till höger raderar raden med det skapade meddelandet. Efter att meddelanden skapats eller ändrats måste man stänga ner monitorprogrammet och starta om Obligatoriska fält Man kan själv bestämma vilka fält som ska vara obligatoriska att fylla i när det gäller uppgifter i kund- respektive företagsregistren. Man sätter en bock i rutorna bredvid de fält som ska vara obligatoriska. OBS! Det finns en flik för kundregistret och en för företagsregistret. Det beror på att fälten i de båda registren är lite olika. I registren kommer de fält som är obligatoriska att fylla i att vara svagt gultonade. Man kan inte heller klicka på OK innan de är ifyllda 32

34 5.20 Rabatt Man kan ha så många olika rabatter man själv vill. De blir valbara i försäljningsbilden om man högerklickar på en artikel. Under denna flik skapar man en lista över dessa rabatter. Lägg till rabattsats Klicka på knappen Ny. Välj namn på rabattsatsen. Det kan vara bra att också skriva in procentsatsen i klartext som t.ex. Kampanjrabatt 10%. Om kunden undrar över hur stor en viss rabatt är behöver man i annat fall göra ett köp för att se rabattens procentsats. Ange själva rabattsatsen i den undre rutan. Klicka på knappen OK för att spara. Ändra rabattsats Dubbelklicka på rabattens namn. Rabattrutan visas igen och ändringen kan ske. Klicka på knappen OK för att spara. Ta bort rabattsats Markera först raden där rabatten står och klicka sedan på knappen Ta bort. En fråga kommer upp Är du säker?. Tryck på Ja för att ta bort rabattsatsen. OBS! Om man tar bort en rabattsats kommer tidigare försäljningar med denna inte att synas i rapporter Rapportkategori Under denna flik skapas fiktiva passagekategorier. Om man t.ex. vill få fram passagestatistik på alla skolbad under en månad, är ju skolbad egentligen en form av engångspassage. Då är det sannolikt att artikeln för dessa bad är knuten till en kategori t.ex. Engångbad. Man kan därför inte se hur stor del av det totala antalet engångspassager som skett av skolelever. För att kringgå detta skapar man en artikel för engångsbad som man knyter till en rapportkategori, utöver kopplingen till den vanliga kategorin. Dessa rapportkategorier skapas under denna flik. Klicka på knappen Ny och ange ett namn. I rutan Kommentar kan man skriva in en utförligare beskrivning av kategorin. 33

35 Rapporten Passagestatistik [Unika passager]- Rapportkategori/Månad kan tas fram för att se olika passager under en månad för de olika rapportkategorierna Skrivare Här anges vilken skrivare som ska användas för respektive design. Efter att en ny design har skapats, måste man ange vilken skrivare den ska skrivas ut på. Detta kan antingen göras från kassan vid första utskriften av kortet eller ställas in här. 34

36 Välj skrivare: För att välja vilken skrivare en viss design ska använda dubbelklickar man på designens namn. Följande ruta kommer då upp: I rullgardinslistan väljer man den printer som ska användas, t.ex. Eltron Zebra P330i eller Entry Ticket. Om kortet ska förhandsgranskas innan utskrift, kryssar man i rutan Förhandsgranska. Om man från början valt att kortet inte ska förhandsgranskas och sedan ändrar sig, är det här man aktiverar förhandsgranskningen igen. Observera att dessa inställningar görs per klient Snabbknappar Snabbknappar används i försäljningsfönstret för att man ska slippa knappa in PLU-nummer för hand på artiklar som man säljer ofta. Det finns tre alternativ för vad man kan ha på en snabbknapp: en artikel, en artikelgrupp eller en artikelkategori. Klicka på fliken Snabbknappar. Följande bild syns: 35

37 Den vänstra spalten motsvaras av de 8 knapparna till vänster i försäljningsfönstret och den högra motsvaras av knapparna till höger. För att välja vad som skall stå på respektive knapp klickar man på listpilen bredvid rutan och får då upp en lista med alternativ. Alla artiklar står i PLU-nummerordning med bokstäverna ART innan numret. Är det en artikelgrupp står det GRU innan namnet och gäller det en artikelkategori står det KAT. Gör ditt val och arbeta dig ner i listan. Om du väljer att koppla en kategori till en knapp, är det kategorins namn som kommer att stå på snabbknappen t.ex. Badartiklar. Kategorierna skapas i artikelregistret och det gör också artikelgrupperna se avsnitt 9.1 Skapa kategorier och avsnitt Artikelgrupp. När man klickar på en snabbknapp som man kopplat till en kategori, öppnas ett fönster med en lista. Här finns alla artiklar som kopplats till kategorin i PLU-nummerordning. Man gör valet av artikel i denna lista. Läs mer om detta i kassamanualen. Alla snabbknappar motsvaras av ett snabbkommando på tangentbordet. Kolumnen till vänster motsvaras av F1 till F8, vilket står angivet inom parentes. Kolumnen till höger motsvaras av Shift + F1 till Shift + F8. OBS! Inställningen för snabbknappar görs per klient, vilket innebär att man kan ha olika inställningar på olika kassor SQL Tool SQL Tool används för att få fram värden ur databasen och får enbart användas i samråd med Confidence som ger instruktioner hur man ska gå tillväga! 36

38 5.25 Statistik Används om man vill få fram försäljningsstatistik, men inte vill utgå från de ordinarie kategorierna. Ett exempel: Man har ett årskort som är knutet till den ordinarie artikelkategorin Årskort. Man vill veta hur stor andel av korten som köps av män och hur många som köps av kvinnor. Man kan då skapa statistikkategorier t.ex. Dam och Herr och genom dessa få fram informationen. OBS! Man behöver skapa ett PLU för varje kategori Säsonger Om man har en artikel som bara ska kunna säljas en viss period, skapar man Säsonger. Gör så här: Klicka på Ny och välj ett namn. Högerklicka sedan i rutan under rubriken Datum och välj Ny i menyn som kommer upp. I dialogrutan som öppnas väljer man start- och slutdatum för säsongen. Man kan också skriva in en kommentar. Klicka på OK. 37

39 Tillbaka i rutan Säsonger klickar man slutligen på Spara. I artikelregistret anger man vilken säsong man vill använda för vald artikel genom att sätta en bock i rutan under fliken Säsong Uppdatera Denna flik användes tidigare för att uppdatera klienterna till ny version av Entry Event, men används för närvarande inte Valuta Klicka på fliken för Valuta. Följande bild syns: Som standardvaluta används svenska kronor, men man har också möjlighet att ta emot annan valuta som betalning i systemet. Lägg till valuta Klicka på knappen Ny. Denna ruta kommer upp. 38

40 Fyll i förkortningen för valutan som skall läggas till under Valuta/Namn t.ex. USD. Ange ett konto för valutan. Kontonummer (måste vara ett numrerärt värde) väljs med tanke på vad som skall stå i redovisningen/rapporterna och förknippas med just den valutan. Information om detta kan ni få från er ekonomiavdelning. Ange slutligen vilken kurs som gäller under Kurs och klicka på knappen OK för att spara. Ändra valuta För att ändra kursen på en valuta markerar man raden där valutan står. Det blir nu en ram runt siffran under rubriken Kurs och siffran markeras. Skriv in den nya kursen och tryck på Enter på tangentbordet. För att ändra namnet på valutan eller kontot, dubbelklickar man på namnet som skall ändras och gör ändringen i rutan som kommer upp. Slutför med att klicka på knappen OK. Ta bort valuta Det är inte möjligt att ta bort en valuta som finns inlagd i systemet. Det har med den ekonomiska redovisningen att göra. Övrig kontering Klicka på knappen Öppna. Du hamnar nu i samma dialogruta som när du klickar på knappen Intäktskonton, se avsnitt 5.12 Konton Verksamhet Verksamhet är en kategorisering av artiklar, men man väljer en annan dimension än den vanliga kategoriseringen. Under fliken Verksamhet lägger man till de verksamhetskategorier man vill använda. Man kan skapa nya, ändra befintliga och ta bort verksamhetskategorier. I dagsläget används verksamhetskategorier enbart för koppling gentemot ekonomisystem. 39

41 6 Behörighetsgrupper Behörighetsgrupper skapas för att tala om var och när ett kort ska gälla. Man bör skapa behörighetsgrupper innan man gör kortmallar eftersom de kommer att användas där. För att komma till sidan Behörighetsgrupper - klicka på ikonen i menyraden under rubriken Biljetter & Artiklar. 6.1 Skapa behörighetsgrupper En Behörighetsgrupp består av en kombination av Kortläsargrupper och Giltighetstider. Därför börjar man med att skapa dessa Kortläsargrupper Kortläsargrupper består av läsare med olika egenskaper som sätts ihop till en grupp. Den används när man skapar en behörighetsgrupp. 40

42 En kortläsargrupp kan bestå av en eller flera läsare. Man skapar olika varianter beroende på vilka grindar/dörrar kunderna ska passera vid sina olika aktiviteter. Om en person har ett Årskort Bad, ska han/hon exempelvis inte kunna passera genom dörrarna till gymmet eller solariet. Om man inte använt sig av kortläsargrupper som styr vilka dörrar man har behörighet att öppna, hade alla besökare haft tillgång till alla delar av anläggningen. Skapa en grupp så här: Klicka på knappen Ny rakt under rutan med kortläsargrupper. Nu öppnas nedanstående dialogruta. Ge kortläsargruppen ett namn. Det är bra att ge den ett beskrivande namn så att det är uppenbart vilken grind/dörr det gäller. Sätt sedan en bock i rutan intill den eller de kortläsare som gruppen avser. Klicka på knappen OK för att spara. Gruppen kommer nu att synas nere till höger i fönstret under rubriken Kortläsargrupper och är valbar senare när man skapar behörighetsgruppen. Ta bort kortläsargrupp Markera med musen den kortläsargrupp som skall raderas. Klicka på knappen Ta bort. En bekräftelseruta med texten Är du säker? kommer upp. Klicka på Ja och kortläsargruppen försvinner. Ändra kortläsargrupp Markera med musen den kortläsargrupp som skall ändras. Klicka på knappen Öppna Dialogrutan för Kortläsargrupper dyker upp och det är möjligt att fritt göra ändringar. 41

43 För att spara ändringarna klicka på knappen OK Giltighetstider Skapa en Giltighetstid så här: Klicka på knappen Ny rakt under rutan med giltighetstider. Nu öppnas nedanstående dialogruta. 42

44 Ge giltighetstiden ett namn. Det är bra att ge den ett beskrivande namn så att det är uppenbart vilka dagar och klockslag det gäller. Sätt sedan en bock i rutan intill den eller de veckodagar som gruppen avser. Det finns två sätt att ange tiden. 1. Sätt muspekaren på starttiden, håll nere musknappen och dra musen åt höger fram till sluttiden. Se bilden ovan. Klockslagen har automatiskt skrivits in i de båda tidsrutorna. 2. Klicka på knappen Lägg till och skriv in tiden manuellt i tidsrutorna. OBS! Börja med att ange ett värde i den högra rutan och därefter i den vänstra. Det är möjligt att ha flera tidsintervall under samma dag. Man kanske har träningspass på för- och eftermiddagen och vill inte att kunden ska komma in på anläggningen under mellantiden. Gör i så fall om alternativ 1 ovan för de timmar man vill lägga till och fortsätt så, tills alla intervall är täckta. Spara genom att klicka på knappen OK. Om man gjort fel och vill ta bort tidsintervallet man just skapat: Alternativ 1: Klicka på det röda krysset: Till höger om tiderna finns ett rött kryss. Tryck på det så försvinner det aktuella tidsintervallet. Alternativ 2: Delete-knappen: Placerar muspekaren någonstans på det blå intervallet längst ner och klicka en gång. Tryck sedan på Delete på tangentbordet, så kommer det aktuella tidsintervallet att försvinna. Ta bort giltighetstid Markera den giltighetstid som skall raderas med musen. 43

45 Klicka på knappen Ta bort. En bekräftelseruta med texten Är du säker? kommer upp. Klicka på Ja och giltighetstiden försvinner. Ändra giltighetstid Markera den giltighetstid som skall ändras med musen. Klicka på knappen Öppna. Dialogrutan för Giltighetstider dyker upp och det är möjligt att fritt göra ändringar. För att spara ändringarna klicka på knappen OK Sätt ihop behörighetsgruppen Det finns två sätt att skapa en ny behörighetsgrupp. 1. Ny behörighetsgrupp utan några värden inlagda Klicka på knappen Ny. Välj sedan namn på behörighetsgrupp som ska skapas i rutan Namn. Det är viktigt att ange ett namn som tydligt beskriver vilken avdelning etc. gruppen gäller för, t.ex. Gymmet. 2. Kopiera befintlig behörighetsgrupp Vill man ha i sort sett samma egenskaper som gäller för en befintlig behörighetsgrupp, kan man kopiera dess egenskaper. Det gör man genom att dubbelklicka på den behörighetsgrupp som ska kopieras och sedan klicka på knappen Spara som och ange ett namn på den nya behörighetsgruppen i dialogrutan som kommer upp. Gör sen de modifieringar som behövs Fortsätt därefter att skapa behörighetsgruppen genom att göra följande: Välj i fälten vilka kortläsargrupper som ska kopplas ihop med vilka giltighetstider. 44

46 I den vänstra spalten finns 10 fält för kortläsargrupper och i den högra spalten 10 fält för giltighetstider. Välj först en kortläsargrupp i den vänstra spalten. I den högra väljer man vilka tider kortet skall ha behörighet till kortläsargruppen. Skall kortet gälla för samma kortläsargrupp, men på ytterligare tider, väljer man åter igen samma kortläsargrupp på andra raden i vänstra spalten, men en ny giltighetstid i den högra spalten. På detta sätt bygger man upp en Behörighetsgrupp. Man kan naturligtvis göra det omvända, att välja olika kortläsargrupper i den vänstra spalten, med samma giltighetstid på varje rad i den högra. Eftersom det finns totalt 10 rader för detta, är 10 kombinationer mellan kortläsargrupper och giltighetstider möjliga Datumstyra kortläsargrupper När man valt giltighetstider och kortläsargrupper kan man, om man önskar, datumstyra tiderna. Man kanske har andra öppettider över sommaren och då kan man ange mellan vilka datum dessa ska gälla. Sätt en bock i rutan Använd datum och markera i rutorna ovanför mellan vilka datum som behörighetsgruppen ska gälla. Nu är behörighetsgruppen klar. Ansluta med att klicka på knappen Spara till höger om spalterna. 45

47 7 Kortmallar En kortmall innehåller de egenskaper som gäller för ett visst kort. Egenskaperna kan vara t.ex. typ av kort, hur lång period kortet ska gälla och vilken behörighetsgrupp som ska användas. En kortmall skapas innan man skapar en kortartikel. För att komma till sidan Kortmallar - klicka på ikonen i menyraden under rubriken Biljetter & Artiklar. Det är bra att namnge kortmallen på ett sätt som beskriver vilken typ av kort mallen gäller för t.ex. Årskort. Om man gör det, blir det aldrig någon tvekan om vilken typ av kort som mallen ska användas till. Den kan sedan användas till alla kortartiklar av samma typ t.ex. Årskort vuxen och Årskort barn. Man behöver inte skapa en kortmall för varje unik korttyp, så länge de förutsättningar som gäller är lika. Det går inte att radera en kortmall som används! 46

48 7.1 Skapa kortmall Det finns två sätt att skapa en ny kortmall. 3. Ny kortmall utan några tidigare värden inlagda Klicka på knappen Ny. Välj sedan namn på kortmallen som ska skapas i rutan Namn. Det är viktigt att ange ett namn som tydligt beskriver vilken typen av kort som ska använda mallen, t.ex. Årskort. 4. Kopiera befintlig kortmall Vill man ha i stort sett samma egenskaper som en befintlig kortmall, kan man välja att ta fram en befintlig mall och kopiera den. Dubbelklicka i så fall på den kortmall som ska kopieras, klicka på knappen Spara som och ange ett namn på den nya kortmallen i dialogrutan som kommer upp. Gör sen de modifieringar som behövs. Genomför först punkt 3 eller 4 ovan. Fortsätt sedan med att fylla i uppgifterna på vänster sida av mallen Giltighetstid Detta fylls i när kortet som skapas inte är ett dagskort utan ett periodkort, klippkort eller engångskort som skall gälla under en viss tid. Om kortet som skapas är ett årskort ska det t.ex. stå 1 År. Enheterna som finns att välja mellan är: Minuter Timmar Dagar Veckor Månader År Kom ihåg att fylla i giltighetstid även för klippkort. De skall inte gå att använda i all oändlighet! 47

49 7.1.2 Spärrtid Anges i sekunder. Spärrtid är den tid som kortet inte fungerar i läsaren efter att det har dragits. Man anger spärrtid för att förhindra obehöriga passager d.v.s. att fler än en person använder kortet för att komma in vid samma tillfälle. En bra spärrtid är ca sekunder. Det är främst periodkort som bör ha en spärrtid Återpassagetid Återpassagetid är det tidsintervall i minuter, inom vilket en person kan gå ut med sitt kort och sedan återvända. Fyller man inte i en återpassagetid i rutan (eller anger värdet 0, vilket avaktiverar funktionen), kan personen som köpt ett dagskort komma och gå som den vill under dagen. Tänk på att det då finns det en risk att personen lämnar över eller säljer kortet till någon. Finns en återpassagetid på exempelvis 15 min, innebär det att personen kan gå ut och hämta något i bilen, men måste återvända inom 15 minuter. Kommer man senare kommer inte kortet att fungera. För att kunna använda denna funktion krävs det att man drar sitt kort i en läsare även vid utpassage. Funktionen används inte på engångs- eller klippkort. Om man vill uppnå effekten att ett årskort endast kan användas en gång per dag, sätter man återpassagetiden till 1 minut, samtidigt som man anger en spärrtid på 70 sekunder Tidsbegränsning Tidsbegränsning anges i minuter och används då man vill begränsa den tid som besökaren skall kunna vistas inne i anläggningen vid varje besök. Ett vanligt användningsområde är om man har ett gym och vill begränsa tiden för träningspass till t.ex. 3 timmar. Sätt i så fall tidsbegränsningen till 180 minuter. För att använda tidsbegränsning krävs det att man drar sitt kort i en läsare även vid utpassage. Försöker man gå ut senare, kommer man inte ut ur anläggningen. Sätter man värdet till 0 avaktiveras funktionen Påverka statistik Sätt en bock i rutan om ni vill att dragningen i läsaren ska ge passagestatistik. Detta är det vanligaste, men ska inte användas på t.ex. personalkort då passager naturligtvis inte ska registreras Personligt Ange om kortet ska vara personligt eller inte. En korttyp som nästan alltid är personlig är Årskort. Vid försäljning av ett sådant kort kommer ett kundkort upp där personuppgifter skrivs in och man tar också ofta ett foto på kunden Handikapp Denna inställning syns bara i de fall ett vanligt vändkors och en handikappgrind delar läsare. Då måste man ange vilken grind som ska öppnas när kortet dras. Sätter man en bock i rutan kommer handikappgrinden att öppnas istället för det vanliga vändkorset. 48

50 Eftersom denna ruta kryssas i för kort som skall öppna handikappgrind, får man skapa dubbletter av kortmallar och artiklar, t ex Årskort och Årskort handikapp Ett klipp per dag Om klippkort används och man bara vill att ett klipp ska räknas per dag, bockar man för den här rutan. Det kan t.ex. vara så att man först behöver dra sitt kort när man passerar in via ett vändkors i entrén och sedan dra det igen för att öppna till ett omklädningsrum. Då vill man kanske att klippet bara ska räknas när kortet dras i den första läsaren Giltigt ut Om man har ett vändkors/grind där kortet ska dras vid utgång måste rutan Giltigt ut vara ibockad, annars kommer inte personen ut End. vid bokning Används endast om man har bokningsmodulen Frysbart Här anges om kortet ska vara frysbart eller inte. Med frysbart menas att kunden ska kunna stoppa tiden på sitt kort t.ex. vid semester. Om kortet är fryst kommer tiden att börja ticka när det antal dagar man ställt in som Frysgräns har passerat. Detta gäller oavsett om kunden kommit inom den angivna perioden eller inte Frysgräns Här anges hur många dagar ett kort ska kunna frysas. Vanligt antal dagar är 30, alltså en semestermånad Startdatum Ange vilket startdatum som gäller för kortet. 49

51 Valfritt datum: Om man bockar i detta alternativ kommer en ruta upp vid försäljningen där kassören får ange startdatum. Om de kort man säljer i regel ska börja gälla omedelbart använder man bara denna inställning i undantagsfall, eftersom det annars kan bli ett störande extramoment vid försäljningen. Låst datum: Denna inställning används om de kort man säljer gäller t.ex. per kalenderår och inte 1 år från försäljningsdatum. Startdatum väljs med hjälp av pilen till höger i rutan Giltigt från. Alla kort som säljs med detta alternativ i kortmallen kommer att gälla från det valda datumet. Försäljningsdatum: Det vanligaste alternativet. Kortet ska gälla från den dag det säljs. Aktiveras vid första användning: Bocka i detta val om kortet ska börja gälla från den dag det dras för första gången i en läsare. Det är ett bra val om man ger bort ett kort i present. 1:e innevarande månad: Används enbart vid skapande av kortmall till autogirokort. Läs mer under avsnitt 15 Autogiro. Gå nu vidare till uppgifterna på höger sida av mallen Ange behörighet Under fliken Behörighet kan man välja en eller flera behörighetsgrupper som ska gälla för kortet. Läs mer under avsnitt 6 - Behörighetsgrupper Avdelningar Avdelningar används för att ha koll på hur många som gått in i t.ex. damernas respektive herrarnas omklädningsrum. Varför använda sig av Avdelningar? Syftet med att använda avdelningar kan vara, att man har ett visst antal skåplås i omklädningsrummen för dam och herr. Med hjälp av avdelningar får man kontroll över hur många damer respektive herrar som passerat in och ser när omklädningsrummet är fullt. För att statistiken ska bli riktig, krävs att man delar upp kortmallarna i damer och herrar, d.v.s. att man har ett Årskort Damer som har avdelningen Dam ikryssad samt ett Årskort Herrar som har avdelningen Herr ikryssad. I menylisten till vänster, under Monitor och Besöksräknare kan man se grafiskt hur många personer det finns på respektive avdelning, se avsnitt 2 Presentation av menyfälten. Skapa avdelning Klicka på knappen Avdelningar. Följande ruta kommer upp: 50

52 Fyll i avdelningens namn och ev. nummer i respektive ruta. Tryck sedan på knappen Spara. Skapa fler avdelningar på samma sätt eller avsluta genom att trycka på Ok. Ta bort avdelning Markera med musen den avdelning som skall raderas. Högerklicka och välj Ta bort Klipp Om kortmallen skapas för ett klippkort väljer man här hur många av respektive klipptyp som ska vara kopplad till mallen. Om man vill använda sig av delad klipp-pott se avsnitt 9.3.4, sätter man istället en bock i rutan Koppla till befintlig pott och har då inte heller något antal i rutorna Kodning Fliken Kodning fylls i när man använder sig av streckkod på korten. Om man använder endimensionella streckkoder väljer man alternativet Event (KortNr) under rubriken Streckkod. Om man använder tvådimensionella streckkoder väljer man i stället alternativet Event. När alla fält är ifyllda sparar man kortmallen genom att klicka på knappen Spara. En kortmall är nu skapad och syns i Kortmallsregistret. 51

53 7.2 Ta bort kortmall För att ta bort en kortmall gör du så här: Välj först vilken mall du vill ta bort genom att dubbelklicka på namnet i registret. Informationen om mallen blir synlig i den övre delen av fönstret. Klicka på knappen Ta bort till höger eller högerklicka på kortmallens namn så raderas den. Tänk på att om du raderar en kortmall måste du göra om kopplingen till kortmall på varje kortartikel som använt mallen. 7.3 Titta på befintlig kortmall Dubbelklicka på kortmallens namn i kortmallregistret. Dess uppgifter kommer nu synas i övre delen av fönstret. För att få ytterligare översikt kan man klicka på knappen Översikt längst till höger. Då öppnas en ruta där en översikt i grafisk form visas. Dubbelklicka på ikonen på varje nivå för att få fram mer information. Stäng rutan genom att klicka på krysset högst upp i högra hörnet. 52

54 8 Design En design skapas innan själva kortartikeln och innebär att man skapar en mall som gäller för ett visst kort, t ex Årskort. Man bestämmer bl.a. vilket text som skall finnas på kortet och hur kortet ska se ut (exempelvis vilken logotype och färg kortet skall ha). Anläggningar som har Entry Event som kassa/entrésystem, kan använda systemet på olika sätt. Många anläggningar använder en kombination av plast- och papperskort, medan andra enbart använder sig av plastkort. Det finns också anläggningar som har beröringsfria klockor eller s.k. tags istället för kort. Dessa anläggningar kan i manualen hoppa över de stycken som berör design av plast- och papperskort. Oavsett vad man använder för typ av läsning, använder sig manualen av benämningen kort. Klicka på Design under rubriken Biljetter & Artiklar i menyraden. Om man ger designen samma namn som själva kortet, t ex Bad Årskort, är det ingen tvekan om vilken typ av kort som den ska användas till. Man kan använda samma design för ett flertal olika kort. Vill man att kortets namn (artikelnamnet) ska stå på kortet hämtar man i så fall den informationen från databasen. 53

55 8.1 Skapa design För att skapa en design gör man följande: Klicka på knappen Ny i menyraden högst upp. En dialogruta som heter Ny design kommer fram. Välj namn på designen i rutan Designnamn t.ex. Årskort. Välj storlek på kortet i rutan för Designorientering. De som finns att välja mellan är: Card Portrait: Kort som är av normal storlek med benämningen CR-80 och är i stående format. Card Landscape: Kort som är av normal storlek med benämningen CR-80 och är i liggande format. När plastkort skapas används uteslutande Card Portrait och Card Landscape. A4 Portrait: A4-storlek stående. Används om man vill skriva ut något man designat i A4- storlek. Det kan också vara ett fotografi av en person som ska skrivas ut på fotopapper. A4 Landscape: A4-storlek liggande. Används om man vill skriva ut något man designat i A4- storlek. Custom: Om man själv vill bestämma storleken på det som skall skrivas ut. Det kan t.ex. vara namnbrickor. När Custom väljs kommer rutorna för Bredd (mm) och Höjd (mm) att bli tillgängliga. I dem anges bredd och höjd på det som ska skrivas ut. Card Portrait: +4x2 mm: Kort som är av normal storlek och i stående format, med extra kant på varje kortsida som är 2 mm bred. Card Landscape: +4x2 mm: Kort som är av normal storlek och i liggande format, med extra kant på varje kortsida som är 2 mm bred. Olika storlekar på papperskort Eftersom papperskort kan variera mellan storlekarna CR-80 (standard) och S-80 (standardstorlek med en liten kant vid sidan) designar man kortet efter det. I de fall man har kort som är CR-80 väljer man Card Portrait under Designorientering och i de fall man har kort som är S-80 väljer man Custom och anger måtten 107 mm x 56mm. 54

56 Om man vill skapa en design som till stora delar liknar en befintlig, väljer man den man vill utgå från i listrutan Kopiera design. Vill man skapa sin design från början lämnar man rutan tom. Att kopiera design är ett bra alternativ när man redan skapat en grunddesign och bara vill göra små förändringar t.ex. byta namn på kortet. Man får då en enhetlig design för alla kort samtidigt som man slipper arbetet med att hela tiden skapa nya designer. Klicka slutligen på knappen OK. En tom arbetsyta kommer upp. I rutan för Design står nu det namn man valt till designen. Om man vill ha en större arbetsyta får man det genom att välja storlek i rutan Zooma. Nedan kommer en förklaring på vad de olika knapparna i menyn längst upp innebär. Förutom knapparna för att öppna, spara och radera en design, har man ett antal knappar som används när man skapar designen. Vi går igenom dem var för sig. Text Man kan lägga till en text på två olika sätt. Antingen skriver man en fast text eller också hämtar man informationen från databasen. Klicka på knappen Text. Ett fält läggs nu till på din arbetsyta. 55

57 För att ange vad som ska stå i fältet dubbelklickar man på [ny text]-figuren. Följande egenskapsruta visas: Man har nu två val. 1. Man vill ha en fast text, d.v.s. det står samma text på alla kort med denna design, oavsett vem som köper det. Ett exempel på fast text kan vara anläggningens namn. Klicka i rutan intill rubriken Text och skriv in texten. 2. Man vill att texten ska hämtas från databasen. Denna text förändras beroende på vem som köper kortet. Ett exempel är kortets unika nummer. Klicka i rutan intill rubriken Databas och välj i listrutan det databasfält som ska användas. Text som hämtas från databasen kommer att synas inom klamrar på arbetsytan för att markera att det är en databastext. (Se exempel nedan). Vill man använda ett annat typsnitt, klickar man på knappen Font. En dialogruta kommer upp där man kan välja typsnitt, storlek etc. 56

58 Önskas en annan textfärg, klickar man på knappen Text. En dialogruta kommer upp där man gör sitt val. Observera att text i färg inte kan fås på papperskort. Texten kommer automatisk att bli vänsterställd inom fältet. Vill man centrera den eller få den högerställd, väljer man alternativ i listrutan till höger om rubriken Uppställning. Om man bockar för Genomskinlig kommer texten att få en transparent bakgrund. I de fall man vill ha en färgad bakgrund får rutan Genomskinlig inte vara förbockad. I så fall klickar man på knappen Bakgrund och väljer en bakgrundsfärg. Gör man inte det kommer bakgrunden att vara vit. Observera att bakgrunden alltid kommer att vara genomskinlig på ett papperskort. För placering av texten kan man använda X- och Y-positioner. Klicka i så fall på pilarna bredvid respektive ruta. Man kan också centrera texten horisontalt- och vertikalt genom att klicka på knappen Centrera. Det är vanligaste är dock att man inte gör placeringen av texten i egenskapsrutan, utan väljer att göra detta senare. Positioneringen sker då genom att man drar texten med musen till det ställe där man vill placera den. Detta sker efter att man stängt egenskapsrutan. För att rotera texten, klickar man på knappen Rotera. Den roteras då 90 grader varje gång man klickar på knappen. Under rubriken Storlek som aktiveras när man bockat för Bryt text, kan man mata in ett fast mått på textrutan, både på höjden och på bredden. Bryt text innebär att början och/eller slutet av texten kommer att brytas om den inte får plats inom den storlek som finns angiven i rutorna Bredd och Höjd. Om man i stället bockar för Automatisk storlek, kommer höjden och bredden anpassas efter texten. Ångrar man de val man gjort klickar man på knappen Ångra och utgångsvalen gäller. När alla inställningar för texten är gjorda klickar man på OK och återgår till designfönstret. Texten, som nu är skapad, kan flyttas med hjälp av musen. Håll vänster musknapp nere och dra texten till rätt läge. Färg: Observera att färgade fält inte kan fås på papperskort. De kan inte heller användas bakom ett foto. Om man vill ha färg bakom ett foto, skapar man en enfärgad bild i stället. Högerklicka sedan på bilden och välj Placera bakom i listan. För att använda en färg som antingen ska ligga som en heltäckande bakgrund, eller på en del av kortet, klickar man på knappen Färg. Följande lilla fält syns: 57

59 Dubbelklicka på den lilla grå kvadraten. Egenskapsrutan för färgfält kommer upp. Man kan placera färgfält på exakt samma sätt som textfält genom att placera det i X- eller Y- led och/eller centrera. Vill man förändra storleken på fältet, klickar man på pilarna till höger om Bredd och Höjd eller knappar in siffrorna manuellt i rutorna. Storleksförändringens syns omedelbart i arbetsytan. För att centrera färgfältet på bredden klickar man på knappen Centrera bredvid X- placeringsrutan och för att centrera på höjden klickar man på knappen Centrera bredvid Y- placeringsrutan. Önskas en annan färg på fältet, kickar man på knappen Färg. En dialogruta kommer upp där man gör sitt val. Ångrar man de val man gjort klickar man på knappen Ångra och utgångsvalen gäller. När alla inställningar är gjorda klickar man på OK och återgår till designfönstret. Färgfältet som nu är skapat kan flyttas med hjälp av musen. Håll vänster musknapp nere och dra fältet till rätt läge. Bild: 58

60 Observera att en bild inte kan fås på papperskort. För att använda en bild som antingen ska ligga som en heltäckande bakgrund, eller på en del av kortet, klickar man på knappen Bild. Följande sker: En dialogruta öppnas. Leta reda på den bild som ska användas på hårddisken. Bilden kan vara av typen gif, bmp eller jpg. Klicka på Öppna. Bilden placeras på arbetsytan lite olika beroende på bildens storlek. Dubbelklicka på bilden för att öppna dialogrutan Egenskaper bild. 59

61 Man kan placera bilder på exakt samma sätt som textfält genom att placera bilden i X- eller Y-led och/eller centrera. Vill man förändra storleken på bilden, klickar man på pilarna till höger om Bredd och Höjd eller knappar in siffrorna manuellt i rutorna. Storleksförändringens syns omedelbart i arbetsytan. För att centrera bilden på bredden klickar man på knappen Centrera bredvid X- placeringsrutan och för att centrera på höjden klickar man på knappen Centrera bredvid Y- placeringsrutan. Vill man ha bilden som en bakgrund över hela kortet, klickar man på knappen Bakgrund. Då läggs bilden helt bakom övriga objekt på arbetsytan. Är den inte helt proportionerlig med arbetsytans ratio, kommer den att se lite underlig ut. Därför rekommenderas att man justerar bilder som ska fylla hela bakgrunden i ett bildredigeringsprogram innan man använder den. Om man av någon anledning inte vill att bilden ska skrivas ut på kortet (utan endast visas på skärmen) tar man bort bocken i rutan Skriv ut. Det kan t.ex. vara så, att man gör en design för en baksida på ett kort där det ligger en magnetremsa. Man lägger då in en bild för att markera var magnetremsan ligger, men den ska naturligtvis inte skrivas ut. För att låsa placeringen av bilden så att den inte går att flytta, sätt en bock i rutan Lås placering. Vill man ångra de inställningar man gjort och komma tillbaka till utgångsinställningarna klickar man på knappen Ångra. När alla inställningar är gjorda klickar man på OK och återgår till designfönstret. Bilden kan flyttas med hjälp av musen. Håll vänster musknapp nere och dra bilden till rätt läge. OBS! Om man lagt en bild som bakgrundsbild och sedan vill ändra på, eller ta bort den, dubbelklickar på den. I egenskapsrutan som öppnas tar man bort bocken i rutan Lås placering. Förminska sedan bilden något. Sedan är det fritt fram att flytta runt bilden eller att radera den. Fotografi: Observera att ett foto inte kan fås på papperskort. Om man vill ha ett fotografi av en person på kortet, klickar man på knappen Fotografi och följande sker: 60

62 Figuren som visas är enbart en platshållare och kommer att ersättas av det foto man tar på kundens vid köpet, vilket också kommer att synas på kortet efter utskrift. För att ändra på fotografiets storlek eller placering dubbelklickar man på platshållaren och följande ruta visas: Man kan placera fotot på exakt samma sätt som textfält genom att placera bilden i X- eller Y- led och/eller centrera. Vill man förändra storleken på fotot, klickar man på pilarna till höger om Bredd och Höjd eller knappar in siffrorna manuellt i rutorna. Storleksförändringens syns omedelbart i arbetsytan. För att centrera fotot på bredden klickar man på knappen Centrera bredvid X- placeringsrutan och för att centrera på höjden klickar man på knappen Centrera bredvid Y- placeringsrutan. Om man bara ändrar bredden eller höjden på fotot blir det oproportionerligt. För att rätta till bilden om det har hänt, är det lättast att ta bort den gamla platshållaren och lägga till en ny genom att klicka på knappen Fotografi. Vill man ångra de inställningar man gjort och komma tillbaka till utgångsinställningarna klickar man på knappen Ångra. När alla inställningar är gjorda klickar man på OK och återgår till designfönstret. Platshållaren för foto som nu finns kan flyttas med hjälp av musen. Håll vänster musknapp nere och dra den till rätt läge. Streckkod: 61

63 Förutom beröringsfria kort (RFID-kort) och kort med magnetremsa kan man i Entry Event också använda sig av streckkod på korten. Det finns två olika sorters streckkoder man kan använda, en- och tvådimensionella. Vilken sort man använder sig av beror på vilken typ av streckkodsläsare man har. För att få en streckkod på kortet, klickar man på knappen Streckkod och följande läggs till på kortet: För att ändra på streckkodens storlek, placering eller typ dubbelklickar man på streckkoden och följande dialogruta visas: Om man använder endimensionella streckkoder (se pil i bilden ovan) finns det flera olika typer av streckkoder att välja mellan. I programmet är EAN-13 förvald, men den kan lätt bytas ut mot Code128 som är vanligast förekommande. Klicka på pilen bredvid rutan under Typ och välj detta alternativ i stället. Vill man byta storlek på de siffror som syns nedanför streckkoden, gör man sitt val i listan intill Teckenstorlek. Vill man inte att siffrorna ska synas överhuvudtaget, tar man bort bocken i rutan Visa nummer. Man kan placera streckkoden på exakt samma sätt som textfält genom att placera bilden i X- eller Y-led och/eller centrera. 62

64 Vill man förändra storleken på streckkoden, klickar man på pilarna till höger om Bredd och Höjd eller knappar in siffrorna manuellt i rutorna. Storleksförändringens syns omedelbart i arbetsytan. För att centrera streckkoden på bredden klickar man på knappen Centrera bredvid X- placeringsrutan och för att centrera på höjden klickar man på knappen Centrera bredvid Y- placeringsrutan. Vill man placera streckkoden högst upp på kortet klickar man på knappen Topp och vill man ha den längs ner klickar man på knappen Botten. Om man vill man rotera streckkoden så att den kommer lodrätt på kortet, klickar man på knappen Rotera. Den rorteras då 90 o. Om man upprepar detta, kommer streckkoden att rotera ytterligare 90 o vid varje klick. OBS! Om man vill använda två-dimensionell streckkod väljer man i stället typen Data Matrix. Denna typ av streckkod måste minst ha måtten 1740*720. När alla inställningar är gjorda klickar man på OK och återgår till designfönstret. Streckkoden som nu finns kan flyttas med hjälp av musen. Håll vänster musknapp nere och dra den till rätt läge. 8.2 Lagring av fotografier I designläget finns ikonen Sökväg. Här anges sökvägen till de foton man tar på kunder. Foton lagras alltid i databasen. Inställningen i rutan som kommer upp när man klickar på knappen Sökväg ska se ut enligt följande: 8.3 Nytt namn och förhandsvisning Nytt namn: Om man vill döpa om sin design klickar man på pilen till höger om ikonen Spara och väljer Nytt namn. I dialogrutan som kommer upp skriver man in det nya namnet och klickar på knappen OK. 63

65 Förhandsvisning: Klicka på pilen till höger om ikonen Spara och välj Förhandsvisning. Ett fönster kommer upp där du ser hur designen kommer att se efter utskrift. Upptill i fönstret ser man också vilken printer denna typ av kort ska skrivas ut på och om man ska koda kortet eller inte. Om kodningen ska ske på magnetremsa väljer man alternativet Zebra Om man använder RFID-kort som ska kodas separat (inte av printern) väljer man alternativet Ingen, anger vilken COM-port som kodaren finns på och sätter en bock i rutan intill Efter utskrift. 64

66 9 Artiklar I Entry Event skiljer man på olika typer av artiklar: Normal: Artiklar som inte är kortartiklar som t ex shampoo, badhanddukar och cafévaror. Kort: Olika typer av kort som engångskort, årskort, klippkort etc. Förändringsartiklar: Artikel som säljs för att tina upp, aktivera eller förlänga tid på kort, lägga till klipp på klippkort, samt för att skapa ersättningskort. Presentkort: Artiklar som genererar presentkort i systemet. Klicka på ikonen Artiklar i menyraden för att komma till artikelregistret. För att skapa kort- och presentkortsartiklar i Entry Event behöver man göra vissa förberedelser innan själva artikeln skapas. När det gäller kort börjar man med att skapa de olika designer man vill använda och sedan skapas behörighetsgrupper. Dessa styr när och genom vilka grindar man kan komma in i anläggningen. Därefter skapas kortmallar som anger hur länge ett kort är giltigt, om det är personligt m.m. Slutligen skapas själva kortartikeln. Vi återkommer till kortartiklar lite senare i denna manual. Övriga artiklar, förutom presentkort kan skapas utan förberedelser. Man bör dock börja med att skapa artikelkategorier eftersom man bör koppla varje artikel till en kategori. Anledningen till detta är flera. Man kan använda dem för statistikändamål, för att koppla till snabbknappar och när man gör inventeringar i lagermodulen. 65

67 9.1 Skapa kategorier För att skapa kategorier klicka på knappen Kategorier till höger i artikelregistret och följande ruta visas: Klicka på knappen Ny och skriv in namnet på kategorin i rutan Namn. Om det finns en leverantör av artiklarna som ska höra till denna kategori, väljer man en leverantör i listan. Om leverantören inte finns med klickar man på knappen med tre prickar till höger om rutan och lägger till leverantören i registret. Klicka sedan på knappen Spara och en kategori är skapad. Ta bort kategori Dubbelklicka på den kategori som ska tas bort, klicka på knappen Ta bort och slutligen på knappen OK. 9.2 Skapa artikel basinformation för alla typer Det finns två sätt att skapa en ny artikel, oavsett vilken typ av artikel som skall skapas. Alternativ 1 är att man skapar artikeln helt från början och fyller i all information som behövs. Alternativ 2 innebär att man dubbelklickar på en befintlig artikel och väljer Spara som. I följade dialogrutor anger man först den nya artikelns namn och sedan dess PLU. Därefter gör man den eventuella förändring man vill ha jämfört med den tidigare artikeln, t.ex. ändrar pris, och slutligen klickar man på knappen Spara. Detta alternativ passa särskilt bra om man har en mängd artiklar som är snarlika och har få poster som behöver ändras, eftersom det går mycket snabbare att skapa artikeln från grunden. 66

68 För att skapa ny artikel från grunden (oavsett vilken typ) gör följande: 1. Klicka på knappen Ny eller kopiera befintlig artikel genom att använda Spara som. 2. Namnge artikeln i rutan Namn. 3. Ange ett PLU-nummer. Det är lämpligt att gruppera liknande artiklar genom att ge dem PLU-nummer i en följd. Skrivs ett PLU-nummer in som redan är använt, kommer ett felmeddelande om att det är upptaget. 4. Om man vill kan man ange en förkortning för artikelnamnet. 5. Under Beskrivning kan man ge en beskrivning av artikeln, om den t.ex. har ett komplext namn som behöver förklaras ytterligare. Denna beskrivning syns enbart i artikelregistret och används bara för internt bruk. 6. Sätt en bock i rutan Lagerför om varan ska lagerföras. Detta kan enbart göras med artiklar av typen Normal och förutsätter att man har köpt lagermodulen. Hantering av själva lagret sker sedan under ikonen Lager. 7. Eftersom man inte ska radera artiklar som inte längs ska säljas, kan man i stället göra dem vilande. Det innebär att de inte syns i artikelregistret om man inte filtrerar fram dem och de syns inte heller i försäljningsfönstret. Sätt i så fall en bock i rutan Vilande. Man kan när som helst göra artiklarna aktiva och säljbara igen. 8. Rutan Interaktiv/Kassasäljbar bockar man för om artikeln ska kunna säljas i kassan. Detta alternativ gäller för de flesta artiklar, undantag är redovisningsartikel till autogiro, vissa länkade artiklar och artiklar som ingår i en artikelgrupp. 9. Ange den momssats som gäller för artikeln genom att klicka på pilen till höger i rutan Momssats. Här syns de fördefinierade momssatser som administratören skapade tidigare se avsnitt Momssatser. 10. När man anger pris är det lättast om man skriver in artikelns pris inkl. moms (alltså i den undre rutan). Priset exkl. moms kommer automatiskt att räknas ut. 11. Rutan Fråga alltid fylls bara i vid de tillfällen då priset på en artikel varierar. Ett exempel kan vara vykort som har olika pris per styck, men man vill ändå redovisa alla vykort under ett enda PLU-nummer. När man skapar denna typ av artikel kan det vara bra att skriva det belopp som varan oftast kostar i rutan för pris inkl. moms. Det står då som förstahandsval i den ruta som kommer upp i försäljningsfönstret när man säljer en sådan artikel. I rutan kan du enkelt ändra till annat pris om så behövs. 12. Sätt en bock i Web om du vill att artikeln ska vara säljbar på webben. Välj i så fall alternativet Kund i listrutan. Web används i första hand för försäljning av entrébiljetter. Vid köpet får kunden en biljett i pdf-format att skriva ut på egen hand. OBS! En artikel som ska kunna säljas på webben måste ha en säsong angiven! Kontering Gå till flikarna på höger sida av fönstret. Vi tar dem i tur och ordning. Den första heter Kontering. 67

69 Här anges vilken kontosträng den aktuella artikeln ska ha. De rubriker som finns (i exemplet Konto, Moms, Anläggning, Verksamhet) är olika för varje anläggning och dessa bestäms alltså av er själva. För att kunna välja något här måste man först ha skapat dessa konton vilket görs under Administration/Inställningar. Se avsnitt Konton Autogiro Nästa flik heter Autogiro. Den används bara om ni har autogiromodulen och beskrivs närmare i avsnitt 15 Autogiro Streckkod Fliken därefter heter Streckkod. Streckkod används enbart då man har scanner. Det är möjligt att ha flera streckkoder för en artikel. Ett exempel: Man har flera olika sorters läskedrycker och vill att alla ska redovisas som t.ex. Läsk vid försäljning. För att åstadkomma det gör man följande. Klicka på knappen Ny och ange streckkoden, antingen genom att knappa in den manuellt eller genom att ställa markören i raden längst ner och scanna in artikeln. Fortsätt på samma sätt, klicka på Ny och ange nästa streckkod, tills du scannat in alla läsksorterna. 68

70 När artikeln scannas vid försäljningen kommer koden att kännas igen och rätt artikel blir inslagen. Streckkod går också att använda om man vill ha alfanumeriska PLU-nummer. För att generera streckkoder till artiklar som inte har några egna, kan man trycka på knappen Skapa streckkod. Då genereras streckkoder till alla artiklar. Streckkoderna kan tas ut på papper för att användas i kassan Kategorier Under fliken Kategorier kopplar man artikeln till en eller flera kategorier. Nedan följer en närmare beskrivning av dessa. Verksamhet: Här anges vilken verksamhetskategori som artikeln ska tillhöra. Verksamhet är ett begrepp som främst används för koppling till ekonomisystem, men också kan användas för att internt kategorisera artiklar på ännu ett sätt (se Kategori och Rapportkategori nedan). För att skapa olika verksamhetskategorier att välja mellan, se avsnitt Verksamhet. Kategori: Här anges vilken artikelkategori som artikeln ska tillhöra. Denna kategori styr bl.a. vad som finns under snabbknapparna och flera av de rapporter man kan ta fram, utgår från artikelkategorier. För att skapa kategorier, se avsnitt 9.1 Skapa kategorier. Rapportkategori: Här anges vilken rapportkategori artikeln ska tillhöra. Med rapportkategori avses en kategori som används enbart för att få ut rapporter och statistik och där artiklarna grupperas annorlunda än i de vanliga kategorierna. För att skapa de rapportkategorier man kan välja mellan, se avsnitt Rapportkategori. Bokningshändelse: Denna kategori används bara om man har bokningssystemet Book Event. 69

71 Länkad artikel: Denna används i de fall en artikel alltid är sammanlänkad med en annan artikel. Om man t.ex. skapar en artikel som heter Dricka, kan man länka den till en separat artikel som heter Pant (observera att artikeln pant måste skapas först och denna görs som en icke säljbar artikel). När kassapersonalen säljer artikeln Dricka i kassan, kommer den länkade artikeln Pant att komma upp på skärmen automatiskt och bli inslagen. Fördelen med att göra så här, är bl.a. att man slipper knappa in två separata PLU och att man i försäljningsstatistiken kan se summan för pant som en egen post. Att länka en artikel är också användbart t.ex. när man har specialerbjudanden Anläggningar Nästa flik heter Anläggningar. Om ni har Entry Event på fler än en anläggning, skall ni här ange på vilken anläggning (eller ibland på flera anläggningar) som artikeln skall säljas. Den kommer bara vara synlig och säljbar på den/de anläggningarna Statistik Om man valt att använda sig av ytterligare statistik, väljer man här vilket alternativ man vill koppla till artikeln. se avsnitt 5.24 Statistik. 9.3 Specifika artikelinställningar Vi har nu gått igenom de val som görs i artikelregistret när man skapar en artikel oavsett vilken typ av artikel man skapar. Vi övergår nu till de tillvägagångssätt som är specifika för de olika typerna. Klicka i en av de fyra ringarna för Normal, Förändring, Kort eller Presentkort Skapa artikel Normal Är artikeln normal, t.ex. en dricka, bockar man för Normal. 70

72 Inga fler inställningar är specifika för artikeltypen Normal. Klicka på knappen Spara för att spara artikeln. Man kan nu se artikeln i artikelregistret längst ner i fönstret Skapa artikel Förändring Är artikeln en förändring, t.ex. förlängning av giltighetstid för ett kort, bockar man för Förändring. Fliken Förändring kommer upp vid de övriga flikarna på höger sidan i fönstret. Här väljs vilken typ av förändring artikeln ska gälla för. Artiklar som är förändringar innebär att befintliga kort kan få nya förutsättningar. Dessa beskrivs nedan. Förläng giltighet På kort som är giltiga under en viss tidsperiod, t ex årskort, kan giltighetstiden förlängas med valfritt antal dagar. Giltigt till Här kan man sälja en förlängning som bara ska gälla t.o.m. ett fast datum. Man kanske vill att alla kort, oavsett när man förlänger giltighetstiden, ska sluta gälla vid årets slut. Lägg till klipp Ett eller flera extra klipp kan läggas till på befintliga klippkort Tina upp Om ett kort varit fryst och skall tinas upp. Aktivera Om ett kort varit spärrat och skall aktiveras. Ersättningskort Om ett kort är borttappat kan man lätt göra ett ersättningskort som är en kopia av det borttappade kortet. När man gör ett ersättningskort kommer det borttappade kortet automatiskt att spärras och det nya ersättningskortet kommer att bli giltigt istället. Det har exakt samma förutsättningar, men har ett nytt kortnummer. Efterskottsbetalning Om anläggningen tillåter personer att utnyttja sitt kort som ett slags kreditkort, ska ju pengar sättas in igen på kortet. Det sker genom en försäljning av en artikel där man valt alternativet Efterskottsbetalning. Det innebär att man kan handla på t.ex. sitt årskort och sedan betala in skulden i kassan. 71

73 Fyll på presentkort Om man vill kunna ladda ett presentkort med mer pengar gör man en artikel där man väljer Fyll på presentkort. Behörighetsgrupp Om man vill kunna uppgradera ett befintligt kort t.ex. från Årskort Bad till Årskort Bad+Gym. Då är det troligt att man måste ge personen behörighet att komma in i ytterligare grindar/dörrar. Man väljer vilken ny behörighetsgrupp som ska gälla. Artikelns pris blir mellanskillnaden i pris mellan Bad och Gym. OBS! Glöm inte att antingen koda om eller skriva ut ett nytt kort med den nya designen. Ladda intern kredit Används i de fall man använder Intern kredit. Man betalar den skuld man har genom att en förändringsartikel av denna typ säljs. Se avsnitt 12 Intern kredit. Fortsatt tillvägagångssätt Fyll i all basinformation för artikeln se avsnitt 9.2 Basinformation. Ange vilken av förändringstyperna som skall gälla för kortet. Förlängs giltigheten måste även ett värde fyllas i rutan Värde samt en Enhet. Om tiden ska förlängas med exempelvis 1 år blir värdet 1 och enhet år. Artikeln är skapad. Klicka på knappen Spara. Artikeln finns nu att hitta i artikelregistret längst ner. När den sedan säljs i kassan kommer det i detta fall upp en fråga om vilket befintligt kort förlängningen gäller. Knappa in kortets nummer Skapa artikel Kort Innan artikeln Kort kan skapas måste man göra en design till kortet och en kortmall. se avsnitt 8 - Design och avsnitt 7 - Kortmallar. Är artikeln en kortartikel bockar man för Kort. Fortsatt tillvägagångssätt Fyll i all basinformation för artikeln se avsnitt 9.2 Basinformation. Ange vilken kortmall som skall gälla. Kortmallen ger kortet dess egenskaper i vändkors, dörrar etc. och styr bland annat giltighetstider. Kortmallen skapas innan själva kortet skapas. Se avsnitt 7 - Kortmallar. 72

74 Ange vilken korttyp som skall gälla Kort, RFID, kort/rfid eller Endast statistik. o Kort används till alla typer av kort och biljetter. o RFID väljs om anläggningen använder sig av beröringsfria klockor/kort. o Kort/RFID väljs om anläggningen använder RFID-kort som kodas samtidigt som det skrivs ut. o Endast statistik väljs om ett fingerat kort ska skapas för detta ändamål, men inte skrivas ut. I nästa steg anges vilken design kortet skall ha. Designen skapas innan själva kortet skapas. Se avsnitt 8 Design. Välj vilken pristyp kortet skall ha. Nedan följer en beskrivning av olika pristyper. Normal biljett Normal innebär att priset som är angivet gäller. Normal är den vanligaste pristypen. Familjebiljett Familjebiljett innebär att priset som är angivet gäller för den första familjebiljetten som slås in av kassapersonalen, övriga familjebiljetter som slås in får priset 0,00 kr. Syftet är att en familj skall betala ett förutbestämt familjepris oavsett hur många familjemedlemmar man är. Gruppbiljett, var I rutan efter Gruppbiljett, var anges ett antal. Detta innebär att när en grupp kommer ska t.ex. var 10:e eller var 15:e person i gruppen gå in gratis. Det utgår alltså en grupprabatt och denna räknas ut av systemet när kassapersonalen trycker på Gruppbiljett om den här typen har valts. Gruppbiljett, minimum En annan typ av gruppbiljett innebär att man fördefinierar ett minimiantal för vad som betecknas som en grupp. Om kassapersonalen försöker sälja gruppbiljetter av den här typen, till grupper med ett mindre antal personer än vad som är fördefinierat, kommer det inte att gå. Registrera passage vid köp I vissa fall vill man ha en passage registrerad direkt vid köp. Det kan hända att man har ett insläpp utan vändkors, men ändå vill att köpet av kortet ska registreras som en passage. Då bockar man för Registrera passage vid köp. Efter att man bockat för denna ruta, anger man vilken grind som passagen ska räknas på, d.v.s. till vilken grind som statistiken kommer att räknas. Kom ihåg att välja en specifik grind, annars kommer ingen passage att registreras! Tänk också på att om denna statistikvariant används och kortet senare dras i en annan läsare, får man dubbel statistik. 73

75 Max kredit Skriv in det belopp, med ett minustecken framför, man vill ge innehavare av detta kort i Intern kredit. Klicka slutligen på knappen Spara för att spara artikeln. Artikeln finns nu att hitta i listan över längst ner i fönstret, sorterade efter PLU-nummer Skapa artikel Delad pott - klippkort Man kan, om man vill, skapa ett kort med tillhörande extrakort som innehåller en eller flera typer av klipp som en grupp av människor t.ex. en familj kan använda. Delad pott huvudkort Denna kortartikel skapas som en helt vanlig sådan. Delad pott extrakort Denna kortartikel skapas som en helt vanlig sådan där priset är angivet till 0 kronor. Detta eftersom hela beloppet för alla klipp ju betalas på huvudkortet Skapa artikel presentkort Innan man skapar artikeln Presentkort måste man skapa presentkortsdesign och presentkortsmall. Se avsnitt 11 Presentkort. 74

76 Bocka för Presentkort. Fortsatt tillvägagångssätt Fyll i all basinformation för artikeln se avsnitt 9.2 Basinformation. Gå till fliken Presentkort till höger och välj vilken presentkortsmall som skall användas. Klicka på knappen Spara för att spara artikeln. Artikeln finns nu att hitta i artikelregistret längst ner, där artiklarna finns, sorterade efter PLU-nummer. 9.4 Artikelgrupp Artikelgrupp används för att skapa en grupp av artiklar som ska säljas ihop. I stället för att knappa in ett flertal PLU vid försäljningen, skapar man en grupp som får ett eget PLU. Det finns många användningsområden för artikelgrupper. Ett exempel är då man har artiklar som alltid säljs vid samma tillfälle, men med olika momssatser. Detta är vanligt på äventyrsbad där hälften av totalpriset kanske har momssatsen 0 eller 6 % och resterande del har en momssats på 25%. Det beror på att en del av entrépriset räknas som nöjesbad av skattemyndigheten och därför ska beskattas annorlunda än motionsbad. Entrén syns på kvittot som kunden får som en enda artikel, inte att förväxla med länkad artikel som syns som två separata artiklar. Ett annat vanligt användningsområde för artikelgrupper är vid kampanjer, då man skapar paket av varor som tillfälligt säljs ihop. Observera att redovisningen, i t.ex. försäljningsrapporter, av de artiklar som ingår i artikelgruppen, kommer att göras av artiklarna separat. Artikelgruppen i sig kommer alltså inte redovisas som en enskild artikel. Det finns dock en separat rapport där försäljning av artikelgrupper som grupp redovisas. För att skapa en artikelgrupp högerklickar man någonstans i artikelregistret och väljer Ny artikelgrupp. 75

77 Följande dialogruta öppnas: Gör så här för att skapa en artikelgrupp: Börja med att ge gruppen ett namn i rutan Namn. Vill man att artikelgruppen ska höra till en kategori, ange då vilken i rutan Kategori. Ange också ett unikt PLU-nummer i rutan för PLU. Bocka för de artiklar som ska ingå i artikelgruppen, i nedre delen av fönstret. Om det alltid ska ingå 1 st. av varje artikel i gruppen, är du nu klar och kan stänga fönstret genom att klicka på knappen OK. Om man däremot vill att man ska kunna välja antal av varje artikel vid köpet, dubbelklickar man på artikelns namn. I dialogrutan som kommer upp skriver man in tre tal, vilket artikelns standardantal ska vara, vilket max- och vilket minimiantal man vill ha. Standardantalet man anger är ett riktmärke och kommer att föreslås, men kan ändras när artikeln säljs. Klicka slutligen på knappen Spara för att spara artikelgruppen. Artikelgruppen finns med i artikelregistret men inga av de uppgifter som övriga artiklar har som t.ex. pris syns i registret. 76

78 9.5 Arbeta med artikelregistret I nedre delen av artikelfönstret ser man en lista över alla artiklar som finns. Med tiden kan den bli väldigt lång och svår att överblicka. Det finns därför en filtreringsfunktion man kan använda på lite olika sätt Filtrera fram information För att filtrera fram information kan man fylla i fälten PLU, Namn, Streckkod, Kategori och Typ. Man kan också välja att bara visa artiklar som är vilande eller aktiva i registret (se nedan). Om man har ett väldigt omfattande artikelregister kan man begränsa antalet träffar på sökningen genom att ange ett antal i rutan Max träffar. När man gjort sina val klickar man slutligen på knappen Sök Vilande artiklar Om man har en artikel som inte lägre ska säljas kan man göra den Vilande. Det innebär att den inte syns i artikelregistret förrän man bockar för att också vilande artiklar ska synas och den kan inte heller säljas i kassa. Det finns flera orsaker till att man gör en artikel vilande. En av dem är att det inte möjligt att radera en artikel som inte längre säljs. En annan orsak kan vara att man har en artikel som är säsongsbunden t.ex. vår- och hösttermin. I stället för att sluta använda en artikel efter vårterminen och sedan skapa en ny identisk artikel när hösten kommer, gör man artikeln vilande. Man kan lätt göra den aktiv igen när det blir aktuellt. Gör så här för att göra en artikel vilande: Leta reda på artikeln i artikelregistret och dubbelklicka på dess namn. Sätt en bock i rutan Vilande rakt ovanför rutan Interaktiv/Kassasäljbar i övre delen av fönstret. Klicka på knappen Spara uppe till höger i bilden. För att aktivera artikeln igen gör du följande: Sätt en bock i rutan Vilande i nedre delen av fönstret, ta bort bocken i rutan Aktiv och klicka på knappen Sök. När du hittat artikeln tar du bort bocken i rutan Vilande i övre delen av bilden och klickar på knappen Spara uppe till höger i bilden. För att återgår till normalläge gör du tvärtom. Återgå till registerdelen nertill i fönstret och sätt en bock i filtreringsrutan Aktiv, ta bort bocken i Vilande och klicka på Sök. Nu ser du alla aktiva artiklar i registret igen. 77

79 10 Lager För att använda sig av lager måste man ha lagermodulen vara aktiverad.! Man kan lagerföra alla artiklar som är en sak som exempelvis cafévaror, badartiklar, hygienartiklar och simmärken. För att kunna lagerföra artiklar bockas man i rutan Lagerför när man skapar en artikel i artikelregistret. Klicka på ikonen Lager i menyraden för att komma till lagerhanteringssidan På lagersidan kan man se aktuell lagerstatus för artiklarna. Den uppdateras när artiklar levereras, säljs eller efter att en inventering har skett. Efter att man skapat sitt artikelregister går man till lagret. Här kan man ange två tal. Man anger vad som finns i lager från start, både om man är en ny anläggning eller har ett lager sen tidigare (se Inleverans nedan). Om man vill kan man också välja att arbeta med beställningspunkter, vilket innebär att systemet larmar om en viss mängd av en vara underskrids Leveranser Man kan göra leveranser både till och från anläggningen. 78

80 Inleverans När beställningspunkten är nådd (eller om man själv vill hantera inleveranser) är det dags att föra in nya artikelleveranser i systemet. Gör så här: Klicka på antalsrutan intill den artikel man har fått en leverans av. Högerklicka och välj Leverans i menyn som kommer upp. Följande ruta öppnas. Artikelns namn finns redan ifyllt. Om man vill ange en leverantör av artiklarna, väljer man leverantör i listrutan Leverantör. Om leverantören inte redan finns med i leverantörsregistret, klickar man på knappen med tre prickar till höger om listrutan för att lägga till den nya leverantören till registret. Ange det antal artiklar som levererats i rutan Antal. Fyll i inköpspriset per styck (exkl. moms) för artikeln i rutan Inpris. Klicka slutligen på knappen OK. Leveransen har registrerats och artikelns lagersaldo är uppdaterat. 79

81 Utleverans Om man har mer än en anläggning kan man göra Utleverans. Det innebär t.ex. att om ni har ett stort antal av en artikel på er anläggning och systeranläggningen har få och skulle behöva göra en beställning, kan man göra en intern leverans i stället för en nybeställning. Gör så här: Klicka på antalsrutan intill den artikel som utleveransen ska ske från. Högerklicka och välj Utleverans i menyn som kommer upp. Ange sedan det antal artiklar som ska levereras ut. De utlevererade artiklarna hamnar nu i tomma intet i systemet. Den anläggning som ska få leveransen måste därför göra en Leverans när artiklarna anländer till dem Beställningspunkt Beställningspunkten, d.v.s. hur många artiklar som ska finnas i lager när det är dags att göra en beställning, visas inom parantes i lagerbilden. 80

82 Gör så här för att ange beställningspunkten. Klicka på antalsrutan intill den artikel som man vill ange en beställningspunkt för. Högerklicka och välj Beställningspunkt i menyn som kommer upp. Följande ruta kommer upp. Ange det antal som gäller som beställningspunkt. När beställningspunkten är nådd kommer en varning att synas i försäljningsfönstret, förutsätt att man valt att visa Meddelanden. Läs vidare om detta i kassamanualen Kassation När en artikel är trasig eller har gått ut i tid vill man kassera/makulera den. För att få lagret att stämma gör då man en kassation. Gör så här. Klicka på antalsrutan intill den artikel man vill arbeta med. Högerklicka och välj Kassation i menyn som kommer upp. Skriv in det antal av artikeln som ska kasseras och klicka på OK. I nästa ruta som kommer upp skriver man en kommentar till varför varan kasserats och klickar på OK. Man har kontroll över vilka varor, och hur många av dem, som kasserats via rapporten Kassation/Historiska. 81

83 10.4 Inventering Vid en inventering behöver man föst ta fram en inventeringslista. Det gör man genom att klicka på ikonen Rapporter i menyraden och skriva ut rapporten Inventeringslista. Listan används när man för hand skriver in det faktiska antalet av respektive artikel i lagret. När själva inventeringen är klar går man tillbaka till Lager och klickar på knappen Inventering. Följande ruta kommer upp. Klicka på knappen Ny. I rutan som kommer upp anger man ett namn på inventeringen eller förklara varför man inventerat om det inte är en ordinarie inventering. Klicka på OK. Nu kommer inventeringsfönstret upp. När artiklarna listas utgår Entry Event från artikelkategorierna, precis som inventeringsunderlaget, vilket gör inventeringen lite mer hanterbar. Välj kategori och börja föra in värden från inventeringslistan. Markera första posten med musen, skriv in antalet och tryck sedan på Enter på tangentbordet. Markören hoppar automatiskt ner till nästa post. Om man inte hinner skriva in alla siffror vid ett tillfälle går det bra att fortsätta senare. Klicka i så fall på Verkställ och Stäng. 82

84 Inventeringen är än så länge öppen, d.v.s. man kan fortsätta nästa dag eller tills man räknat klart alla sina artiklar. När man vill fortsätta dubbelklickar man på den aktuella inventeringen, se bild ovan, eller trycker på knappen Inventering. Det är bara att fortsätta fylla i siffrorna tills alla fält är ifyllda. När alla siffror är ifyllda och inventeringen är klar, klickar man på knappen Stäng inventering. Du får en fråga om du är säker. Klicka OK. Inventeringen försvinner nu ifrån listan, men man kan se alla stängda (historiska) inventeringar genom att bocka i rutan Historiska se bild. De genomförda inventeringarna har ett hänglås framför sig som symbol, i motsats till de inventeringar som är öppna, vilka har en bock framför namnet. Hänglåset innebär att inventeringarna inte längre kan öppnas. I samband med inventeringen har alla siffror justerats, så att det faktiska antalet syns i lagret. 83

85 11 Presentkort För att kunna skapa och sälja presentkort måste man ha presentkortsmodulen aktiverad! Det finns tre olika typer av presentkort: Presentkort som innehåller ett belopp, de som innehåller en eller flera artiklar och slutligen presentkort som innehåller både artiklar och belopp. Presentkortsmodulen innehåller: 1. Presentkortsdesign 2. Presentkortsmall 3. Presentkort (sålda) 4. Rapporter över sålda och använda presentkort Presentkorten kan se ut på lite olika sätt. Antingen skrivs det ut på ett plast- eller papperskort, eller på ett vanligt papper i annat format. Man kan också ladda t.ex. ett årskort med pengar och använda det som ett slags betalkort inom anläggningen. Presentkorten kan vara opersonliga, personliga eller ha koppling till t.ex. ett företag Skapa presentkort Skapa en presentkortsdesign Klicka på ikonen Presentkortsdesign under rubriken Biljetter & Artiklar i menyraden. 84

86 Designverktyget fungerar på exakt samma sätt som design för övriga kort, se avsnitt 8 - Design. Även här kan man välja att ha A4-format. Presentkortet kan sedan skrivas ut på ett A4-papper på en vanlig kontorsskrivare. Det går förstås också bra att skriva ut presentkorten på plast- eller papperskort och då välja Card Portrait eller Card Landscape Kommentar på presentkort Man kan skapa en design som gör det möjligt att, när presentkortet säljs, kan kunden välja att ange en kommentar som t.ex. Grattis på födelsedagen på kortet. Vill man att kommentaren ska kunna vara ganska lång och kanske rymmas på två rader, får man inte glömma att göra ordentlig plats för den på designen. I bilden nedan är utrymme frigjort för en ruta med kommentarer. Skapa kommentaren så här: Bocka för att texten ska komma från databas. Välj alternativet Kommentar. Sätt en bock i rutan Bryt text. Ange storlek på fältet som ska reserveras för kommentar Skapa en presentkortsmall Klicka på ikonen Presentkortsmall under rubriken Biljetter & Artiklar i menyraden. 85

87 En presentkortsmall talar om vad presentkortet ska gälla för t.ex. köp av en specifik artikel och/eller ett belopp. Den anger också om de ska vara opersonliga, personliga eller knutna till ett företag. 1. Börja med att ge mallen ett namn som beskriver vad presentkortet kommer att gälla för t.ex. Presentkort värde 500 kr eller Presentkort valfritt belopp. 2. I rutan Belopp anges ett vad presentkortet ska vara värt. Alternativen är att kunden bestämmer värdet vid köptillfället d.v.s. försäljningspriset, eller att det har ett fast värde. Om det ska gälla för försäljningspriset sätter man en bock i rutan Försäljningspris. Beloppsrutan blir då nertonad och går inte att fylla i. Om man vill att kortet ska ha ett fast värde sätts det ingen bock i rutan Försäljningspris utan beloppet anges i rutan Belopp. 3. Ett presentkort kan också gälla för en artikel t.ex. ett engångsbad. I så fall anges priset till 0 kr och man bockar för vilken artikel som ska gälla i rutan till höger Artiklar. Som standard anges värdet 1 under Antal men det kan man ändra genom att kicka på siffran och sedan skriva in ett annat antal. När man senare skapar presentkortsartikeln anges det pris som artikeln man valde i listan har, som presentkortets försäljningspris. 4. Välj också den design man vill ha på kortet. Om man inte gör något val här kommer det inte skrivas ut något presentkort, men det kan fortfarande hanteras i systemet. När man fyllt i all information klickar man på knappen Spara Tanka ett befintligt årskort med pengar Om man vill, kan man koppla presentkortet till ett specifikt kort, t.ex. ett befintligt årskort. Detta görs främst om man vill ladda kortet med pengar för att kunna använda i anläggningen. Årskortet fungerar då också som ett betalkort. Om man sätter en bock i rutan Koppla kort, kommer det att ske automatiskt vid försäljningen. Man kan också koppla ett presentkort till ett kort i efterhand om kunden så önskar. Det sker då genom modulen för presentkort. Gör så här för att skapa en presentkortsmall där beloppet ska tankas på ett befintligt kort. 1. Sätt en bock i rutan Försäljningspris och i rutan Koppla kort. 2. Ange ägarinformation. Skall presentkortet vara knutet till ett specifikt företag eller en specifik person? Ange i så fall detta. Det går också bra att välja Inget eller Båda. 86

88 3. Välj sedan vilken presentkortsdesign som skall kopplas till presentkortsmallen. Väljer man ingen design alls i denna ruta, kommer det istället att komma ut en enkel kvittoutskrift som anger numret på presentkortet och belopp. 4. Om presentkortet även ska innehålla artiklar, bockas den eller de aktuella artiklarna för i rutan Artikel. 5. Klicka till sist på knappen Spara och spara presentkortsmallen. 12 Intern kredit 12.1 Kreditfunktionen Intern kredit innebär att kunden kan handla på sitt kort (klocka) eller sin entrébiljett inne på anläggningen. När han gör ett köp används betalsättet "Intern kredit" och när kunden senare går hem öppnas inte vändkorset el.dyl. innan han betalat sin utnyttjade kredit. Man får i så fall gå till kassan och betala innan man släpps ut. Innan man börja använda Intern kredit måste två saker göras. Man behöver skapa den artikel som ska användas för att betala skulden, samt ange på kortartiklarna hur stort kreditbeloppet ska vara. När det gäller kreditbeloppet kan man sätta en kredit på vilken kortartikel man vill och beloppet kan vara olika varje artikel. Skapa först artikeln som ska användas när man tar betalt för utnyttjad kredit på följande sätt. Skapa en förändringsartikel med pris 0 kronor som heter Betala intern kredit eller dylikt. Förändringen ska vara av typ "Ladda intern kredit". Gå sedan till de kortartiklar ni vill ska ha en kreditfunktion. Under fliken "Kort" finns en ruta med rubriken "Max kredit". Här skriver man in det belopp som ska gälla för just denna artikel med ett minustecken framför.. 87

89 12.2 Offline-funktionalitet Om man har oturen att det t.ex. blir strömavbrott eller att nätverket till servern går ner när hela anläggningen är full med kunder som handlat på kredit, kan man inte ta betalt på vanligt sätt. Man använder då programmet ESEvent Tag Reader som kan köras på en laptop utan ström och som har en USB-läsare kopplad till sig. Gör så här: 1. Läs av klockan. 2. Ta betalt av kunden. 3. Nolla skulden på klockan genom att klicka på knappen Encode. 4. Släpp ut kunden. När nätverket är igång igen efterregistrerar man betalningen i Entry Event med hjälp av textfilen som skapas när man trycker på knappen List Ladda på pengar utan kreditfunktionen I vissa fall är det inte möjligt att använda kreditfunktionen t.ex. när det gäller underåriga besökare. Dessa får inte ges kredit av juridiska skäl. För att göra det möjligt för dem att handla inne på anläggningen på samma sätt som vid Intern kredit kan man i stället ladda på ett belopp på kortet i förväg. 88

90 Gör så här. Skapa en förändringsartikel som döps till t.ex. Ladda kort med belopp. Den är exakt likadan som den artikel vi skapade under punkt 12.1 men man sätter också en bock i rutan Fråga alltid. Vilket belopp som ska laddas på kortet bestäms vid försäljningstillfället. Skapa därefter en artikel som används i de fall där kunden inte använt hela det påladdade beloppet och ska ha pengar tillbaka när han går hem. Vilket belopp som ska betalas tillbaka får man fram genom att använda sig av funktionen Kontrollera kort (frågetecknet) längst upp i försäljningsfönstret. Denna artikel är exakt likadan som ovanstående artikel. Anledningen att man gör två olika artiklar är för att man vill ge möjlighet att få fram statistik på hur mycket som återbetalas, vilket man kan om man använder olika PLU. När artikeln används i kassan sätter man ett minustecken framför återbetalningsbeloppet som skrivs in i den ruta som kommer upp, vilket innebär att en utbetalning sker. 13 Rapporter I Entry Event finns en mängd rapporter, skapade efter önskemål från olika kunder. Här följer detaljerade beskrivningar av dessa. Klicka på den nedersta ikonen Rapporter under rubriken Administration i menyraden. 89

91 Vilka rapporter skall visas i min rapportlista Eftersom antalet rapporter i Entry Event är stort har man möjlighet att anpassa vilka rapporter som syns i listan när man öppnar fönstret. För att välja vilka rapporter som ska synas som standard gör man så här. Sätt en bock i rutan Samtliga nertill i fönstret för att göra alla tillgängliga rapporter synliga. Sätt en bock i rutan intill de rapporter man vill ska finnas med i den anpassade listan. Klicka på knappen Verkställ. Ta bort bocken i rutan Samtliga. De inställningar man valt är personliga, de är alltså knutna till användaren Förklaring av rapportsymboler Rapporter med Spärrsymbol är gamla rapporter som inte längre uppdateras. Vi låter dem ändå vara kvar eftersom en del kunder fortfarande använder dem. Användning sker dock på egen risk, d.v.s. de är inte granskade och buggar kan förekomma i dem. De buggar som dessa innehåller är främst avrundningsfel, samt att de saknar stöd för flera anläggningar. Rapporter med en bock framför namnet, är de rapporter vi rekommenderar att man använder Beskrivning av rapporterna För att få en beskrivning av vad en rapport innebär, dubbelklickar man på rapportens namn. Beskrivningen kommer upp till höger om rapportlistan. 90

92 Välj och generera rapport Det finns olika typer av rapporter, vilka dessa är kommer att presenteras under lite senare i detta avsnitt. För att välja en rapport gör följande: 1. Dubbelklicka på den rapport du vill ta fram. Fälten högst upp aktiveras så att man kan skriva i dem eller välja ett värde. Vilka fält som blir tillgängliga beror på vilken rapport man valt. 2. I fälten högst upp Fr.o.m. och T.o.m., väljer man datum och eventuellt tid för rapporten. 3. I mittenfälten matar man in värden t.ex. kundnummer eller kortnummer. 4. I många fall gör man också ett val i de två understa rutorna. Rubriken varierar beroende på vilken rapport man vill skapa. Om man som exempel vill ta fram en försäljningsrapport kan man ta fram informationen baserad på Terminal och/eller Användare. 5. När alla val är gjorda klickar man på knappen Visa. Den valda rapporten kommer att genereras i ett separat fönster De olika rapporterna Nedan sker en genomgång av de olika rapporterna. Gemensamt för alla är menyraden högst upp i rapporterna. Symbolerna innebär: Bläddra en sida bakåt eller till första sidan. Anger vilken sida man står på och hur många sidor det finns i rapporten totalt. I det här fallet är det sida 2 av totalt 3 sidor. Bläddra en sida framåt eller till sista sidan. Skriv ut rapporten. 91

93 Exportera rapportens värden till annan fil eller dokument. Zooma ut eller in i rapporten. Visar totalt antal poster i rapporten. Visar att alla poster är inlästa av programmet och att de därmed visas i rapporten. Visar att 79 poster av 79 möjliga är inlästa och syns i programmet. Nedan följer en beskrivning av de rapporter i systemet som har en bock intill namnet, d.v.s. är giltiga Kort.Översikt - Försäljningsdatum Rapporten visar en översikt över de kort som sålts, deras pris och till vem de sålts, samt hur länge de är giltiga. Man kan filtrera på de kort som utgångna i tid eller de som är giltiga. Det är också möjligt att välja vilken artikelkategori som skall visas. Den valda perioden anger vilken datum korten såldes Kort Översikt - Utgångsdatum Rapporten visar en översikt över de kort som sålts, dess pris och till vem de sålts, samt hur länge de är giltiga. Den valda perioden anger till vilken datum korten är giltiga. 92

94 Passagestatistik Unika passager/artikel/dag Rapporten visar hur många passager som registrerats för varje korttyp. Eftersom den visar unika passager registreras varje besökare endast en gång per dag för den valda perioden. 93

95 Passagestatistik Per artikel, Detalj Rapporten visar hur många av varje korttyp som har passerat varje dag under den valda perioden. Passagerna är inte unika, d.v.s. varje kortdragning registreras Passagestatistik [Unika passager] Rapportkategori, Månad Rapporten visar antal passager i respektive rapportkategori under vald månad. Passagerna är unika/dag. 94

96 Passagestatistik [Unika passager] Rapportkategori Rapporten visar unika passager i respektive rapportkategori under vald period. Man är inte bunden till en speciell månad Passagestatistik Rapportkategori Rapporten visar alla passager i respektive rapportkategori under vald period. Man är inte bunden till en speciell månad. 95

97 Passagestatistik Per artikel, Översikt Rapporten visar hur många av varje kortartikel som har passerat under den valda perioden. Rapporten visar både unika och totalt antal passager. OBS! De unika passagerna avser här inte passage/dag, utan den noterar om kunden alls kommit under perioden. I så fall räknas det som 1 passage Passagestatistik Per kort Rapporten visar alla passager per dag, gjorda av alla typer av kort. Rapporten visar datum och klockslag samt, när det gäller personliga kort, namnet på kortinnehavaren. Man kan filtrera per läsare. 96

98 Passagestatistik Person/Kort Rapporten visar alla passager för en enskild person eller ett enskilt kort, under vald period. Man har möjlighet att filtrera på kundnummer och/eller kortnummer Samtidigt besökarantal Rapporten visar hur många personer som samtidigt har varit i anläggningen vid en viss tidpunkt eller tidsintervall. Rapporten är till stor hjälp om man vill se när under dagen det har varit mest besökare och kan också vara till hjälp vid bemanningsplanering etc. 97

99 Inventeringslista Rapporten visar en lista över alla artiklar som lagerförs. Den används och fylls i manuellt vid inventering. Listan är sorterad i kategoriordning med ingående PLU i nummerordning Inventering Resultat Rapporten visar utfallet av en inventering. 98

100 Kassation Historiska Rapporten visar en historik över vilka artiklar som kasserats, vilken datum och varför Leverans - Historiska Rapporten visar en historik över leveranser av artiklar med datum för leveransen, artikelns namn, PLU och antal. 99

101 Faktura - översikt Översikten visar detaljerade fakturor/fakturaunderlag. Varje enskild fakturakund redovisas för sig och man kan filtrera på ett enskilt företag Faktura - summa Översikten visar fakturor/fakturaunderlag men enbart med en summering av köpen. 100

102 Faktura IKB Rapporten används enbart då koppling till ekonomisystem används Fjärröppning Företag Rapporten visar de fjärröppningar som gjorts under den valda perioden, förutsatt att de är registrerade på ett företag. Syftet är främst att kunna se statistik över inpasserande stora grupper, som t.ex. skolklasser. Den kan filtreras per företag Försäljningsrapport Artiklar per användare Rapporten visar försäljningen per användare under en period och redovisar sålda artiklar, antal och pris. Den kan filtreras per användare. 101

103 Försäljningsrapport Kategori/Underkategori Rapporten visar hur mycket som är sålt per kundkategori och förutsätter att man använder sig av i kategori och underkategori i kundregistret. Siffrorna visas med utgångspunkt från artikelnamnet Försäljningsrapport Totalt Rapporten visar hur mycket som sålts av enskilda artiklar under en vald period. 102

104 Försäljningsrapport Artikelgrupp Rapporten visar vilka och hur många artiklar som ingår i artikelgrupper som har sålts. Försäljningen redovisas per artikel Försäljningsrapport Per kategori [Totalt] Rapporten visar hur mycket som sålts totalt under varje artikelkategori och kan filtreras på terminal och användare. 103

105 Försäljningsrapport per kategori [Period] Rapporten visar hur mycket som sålts under varje artikelkategori, med varje enskild artikel specificerad. Den kan filtreras på terminal och användare Försäljningsrapport Per månad/veckodag Rapporten visar försäljning per veckodag uppdelad per månad under vald period, där slutsumman ackumuleras. 104

106 Försäljningsrapport Moms Rapporten visar hur mycket som skall redovisas som moms (under respektive momssats) under en viss period Försäljningsrapport Återköp Rapporten visar samtliga återköp under vald period och kan filtreras på terminal och användare Kassarapport Dagsavslut Man tar inte ut denna rapport utan använder sig i stället av utskrift av Dagsavslut (Z-rapport) i försäljningsvyn. När detta sker nollställs kassan. Nästa gång man startar Event, eller vid fortsatt försäljning samma dag, kommer en ruta upp där man anger hur stor växelkassan ska vara. 105

107 Kassapersonalen stämmer av kassan för varje terminal separat när dagsavslut tas ut. Man räknar först de kontanter som finns. Därefter klickar man på knappen Dagsavslut som finns i försäljningsvyn. Nu skrivs den specificerade Z-rapporten ut på kvittoskrivaren. Den kan se ut så här: Ovanstående Z-rapport lämnas sedan vidare tillsammans med kontanter och eventuella övriga kvitton enligt era egna rutiner Kassarapport Löpande Rapporten visar all försäljning som skett sedan den senaste Dagsavslut togs ut. Man kan filtrera på terminal och användare Kassarapport Löpande, Historiska När man tar ut rapporten kommer nedanstående ruta upp. I denna listas alla Dagsavslut. 106

108 Dubbelklicka på respektive rad för att få fram de enskilda rapporterna. Ett exempel syns nedan Kassarapport - Detalj Rapporten används oftast för felsökning. Här anges kvittonummer, vilket tid köpet genomfördes, vilken användare som gjorde köpet och i vilken kassa. Den visar också vilka artiklar som sålts och priset på dessa, samt vilket betalsätt som användes. Varje köp redovisas för sig. 107

109 Kassarapport - Total Kassarapporten visar hur mycket som sålts totalt under en angiven period och med vilket betalsätt och valuta. Man kan filtrera på terminal och användare. Man kan också använda sig av knappen X-rapport i försäljningsvyn. Då skapas en rapport över alla försäljning som skett från det tillfälle den senaste Z-rapporten togs ut. Denna rapport nollställer inte kassan Använda kort Faktura, Per kort Rapporten visar passager på kort som är sålda till personer med koppling till fakturakund. Man kan se, per fakturakund, hur många enskilda passager som registrerats för varje enskild person och en summering sker också per person under vald period. Rapporten kan filtreras per fakturakund och/eller använd kortmall. 108

110 Använda kort Faktura Detaljerad Rapporten visar passager på kort som är sålda till personer med koppling till fakturakund och är mer detaljerad än föregående rapport. Man kan se, per fakturakund, hur många enskilda passager som registrerats för varje enskild person och en summering sker också per fakturakund under vald period. Rapporten kan filtreras per fakturakund och/eller använd kortmall Använda kort Faktura Översikt Rapporten visar information om antalet använda kort under angiven period, som sålts till personer med koppling till fakturakund. Rapporten används till faktureringsunderlag. Ett exempel är om ett företag betalar för sin personals enskilda besök i simhallen, t.ex. ett besök/vecka, och vill få dessa besök fakturerade en gång per månad. 109

111 Använda kort Per kategori, Per kort Används för att bl a fakturera besök i efterskott. Man har sålt ett periodkort utan kostnad till en person med koppling till fakturakund. Om man skapat kundkategorier som är identiska med respektive företags namn, kan man med denna rapport se när personen med koppling till det specifika företaget besökt anläggningen. Man kan då fakturera för de tillfällen då han verkligen varit där. En summering visas över varje persons passager. Man kan filtrera på kundkategori och underkategori Använda kort Per kategori, Detaljerad Samma rapport som ovan, men med mer detaljerad information. Man kan filtrera på kundkategori och underkategori. 110

112 Använda kort per kategori, översikt Rapporten visar en översikt över använda kort och visar enbart totalt antal passager inom varje kategori, inte individuella passager. Man kan filtrera på kundkategori och underkategori Kontering Rapporten visar all försäljning, detaljerat och med utgångspunkt från kontering. Rapporten ligger till grund för bokföring. 111

113 Kontering - Översikt Denna rapport visar all försäljning under respektive konto under vald period. Den visar samma information som föregående rapport men är inte detaljerad och visar inte de enskilda artiklarna, bara försäljningen under respektive kontosträng Rabatt - Översikt Denna rapport visar vilka rabatter som använts under den valda perioden och vilka artiklar som då sålts. 112

114 Bokföring Denna rapport visar all försäljning under vald period med utgångspunkt från utgifts- och intäktskonton Presentkort - Sålda Denna rapport visar sålda presentkort under vald period, samt vad deras ursprungs- och kvarstående belopp är. Rapporten kan filtreras på vilken presentkortsmall som använts. 113

115 Presentkort - Använda Denna rapport är visar använda presentkort under vald period, vid vilka tillfällen de utnyttjats och vilket belopp som använts Presentkort - Värde Denna rapport visar de presentkort som sålts under den valda perioden och hur mycket värdet på dem är idag. Rapporten är användbar för att få information om utstående skuld. 114

116 Exportera Ascii: Person Export av persondata. Specialanpassning till enskild anläggning Exportera Agresso: Faktura Export av fakturauppgifter. Specialanpassning till enskild anläggning Exportera Agresso: Kund Export av kunddata. Specialanpassning till enskild anläggning. 14 Log Klicka på ikonen Log under rubriken Administration i menyraden. I loggen kan man se allting som har skett i programmet. Hit går man bara om man behöver se något specifikt som hänt. I sökrutorna högst upp kan man filtrera på vissa kriterier: Fr.o.m: Från och med vilket datum man vill se loggade händelse. T.o.m: Till och med vilket datum man vill se loggade händelser. 115

117 Användare: Man kan få fram en specifik användares loggade händelser. Terminal: Man kan få fram alla loggade händelser för en specifik terminal/kassa. Kortnummer: Man kan få fram alla loggade händelser för ett specifikt kort. Typ: Man kan se alla loggade händelser för en specifik typ av händelse, som Kort, Person, Användare, Övrigt, Presentkort och Faktura. 116