Version 3.4. Entry Event FÖR KASSAPERSONAL

Transkript

1 Version 3.4 Entry Event FÖR KASSAPERSONAL

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING INLOGGNING PROGRAMFÖNSTRET FÖRKLARING AV MENYER, IKONER OCH PROGRAMDELAR A - Menyfälten Försäljning Besökare Monitor Avdelningar B - Ikoner i toppfältet Fjärröppning Kontrollera kort Kundinfo Ändra lösenord Monitor Logga ut och avsluta Meddelanden C - Försäljningsfönstret Knappar till höger i fönstret Fönstrets övre del Fönstrets mellandel inslagna artiklar Fönstrets nedre del - snabbknappar och betalsätt KASSAKOD MEDDELANDEN FÖRSÄLJNING VÄXELKASSA SÄLJA ARTIKLAR Ta fram PLU-nummer Sälja flera av samma artikel Sälja delad klippott Rabatter Rabatt på enstaka artikel Rabatt på hela köpet Ändra pris Radera artikel i försäljningsfönstret BETALNING KONTANT BETALNING FAKTURABETALNING KONTOKORTBETALNING BETALNING MED PRESENTKORT MED FUNKTIONEN INSTALLERAD BETALNING MED PRESENTKORT UTAN FUNKTIONEN INSTALLERAD BETALNING MED INTERN KREDIT BETALNING MED FLERA BETALSÄTT

3 5.8 BETALNING MED ANNAN VALUTA ÅTERKÖP SKAPA OCH SKRIV UT DUBLETTKVITTO ÖVRIGT I FÖRSÄLJNINGSFÖNSTRET INSTÄLLNINGAR KORTHANTERING I FÖRSÄLJNINGSFÖNSTRET Försäljning av personligt kort Spärra kort Frysa kort Skriv ut/koda Ersättningskort Koppla kort STÄMMA AV KASSAN KASSARAPPORT DAGSAVSLUT X-RAPPORT KUND BESKRIVNING AV KUNDREGISTRET SKAPA NY KUND Kunduppgifter Kortuppgifter Detaljerad kortinformation SÖK BEFINTLIG KUND KUNDKATEGORIER Skapa ny kategori Skapa ny underkategori Övrig hantering av kategorier ÖVRIGT I KUNDREGISTRET Skapa mailutskick Skapa adressetiketter Visa passager Exportera från kundregistret KORT BESKRIVNING AV KORTREGISTRET Kortstatus SÖK BEFINTLIGT KORT HANTERING AV KORT Detaljerad kortinformation Övrigt om kort PRESENTKORT BESKRIVNING AV PRESENTKORTSREGISTRET Koppla presentkort till ett befintligt kort FAKTURAKUNDER BESKRIVNING AV FAKTURAKUNDSREGISTRET SKAPA NY FAKTURAKUND TA BORT FAKTURAKUND KLIPP-INFO SKAPA ADRESSETIKETTER

4 10.6 SKAPA FÖRETAGSKATEGORIER Skapa ny företagskategori Skapa ny underkategori SÖK BEFINTLIG FAKTURAKUND FAKTUROR BESKRIVNING AV FAKTURAREGISTRET Titta på ett fakturaunderlag Kreditera faktura LEVERANTÖRER BESKRIVNING AV LEVERANTÖRSREGISTRET SÖK BEFINTLIG LEVERANTÖR SKAPA NY LEVERANTÖR Ta bort leverantör LATHUNDAR SÅ HÄR GÖR MAN! SÄLJ EN VANLIG ARTIKEL... I 13.2 SÄLJ MÅNGA AV EN ARTIKEL... III 13.3 SÄLJ ETT TRÄNINGSKORT... IV 13.4 SÄLJ ETT PRESENTKORT... VI 13.5 TA BETALT MED ANNAN VALUTA... VIII 13.6 TA BETALT PÅ FAKTURA... IX 13.7 TA BETALT MED PRESENTKORT... XI 13.8 RÄTTA TILL FEL BETALSÄTT... XII 13.9 GÖR ETT ÅTERKÖP... XIII SKRIV UT ETT DUBLETTKVITTO...XIV GÖRA DAGSAVSLUT...XV FÖRLÄNG GILTIGHETSTIDEN PÅ ETT KORT...XVI TANKA PÅ KLIPP PÅ ETT KLIPPKORT...XVII SPÄRRA ETT KORT...XVIII AKTIVERA SPÄRRAT KORT...XVIII FRYSA ETT KORT...XIX TINA UPP KORT...XIX ERSÄTT ETT TRASIGT KORT ELLER TAG...XX KONTROLLERA ETT KORT ELLER EN TAG MED PROGRAMMONITORN...XXI KONTROLLERA ETT KORT ELLER EN TAG UTAN MONITOR...XXI 3

5 1 Inledning I denna manual finns information om de delar av Event som hanteras av kassapersonal, i första hand försäljningsdelen. Här finns också information om rutiner i programmet som normalt sett hanteras av administratören. De återfinns i denna manual beroende på att de moduler rutinerna gäller för, även är tillgängliga för kassapersonalen. När vi visar exempel på hur man utför olika avsnitt i programmet, utgår vi från värden som finns inlagda i en exempeldatabas. När ni jobbar praktiskt med Entry Event på er egen anläggning kommer artiklar, priser, kunder, kort osv. att se annorlunda ut och istället gälla för er egen verksamhet. OBS! Manualen är ett komplement till utbildning för kassapersonal. För att kunna tillgodogöra sig dess innehåll på ett bra sätt krävs det att personalen har genomgått utbildningen. Kontakta oss gärna för mer information om våra utbildningar! I Entry Event finns olika sätt att arbeta. Med musen: Klicka på ikoner, knappar osv. med musen. Med tangentbordet: Använd kortkommandon och snabbknappar på tangentbordet. Dessa beskrivs senare i manualen. Med pekskärm. Det är inte nödvändigt att hålla sig till ett av alternativen, utan det vanligaste är att man kombinerar dem. Har ni synpunkter på manualen? Hör gärna av er till: eventsupport@confidence.se 4

6 2 Inloggning För att kunna arbeta i Entry Event måste man göra en inloggning. Följande uppgifter behövs. 1. Användarnamn 2. Personligt lösenord Anläggningens och databasens namn finns redan ifyllt och ska inte ändras. 1 2 När inloggningsuppgifterna är inskrivna klickar man på OK. Om det är första gången under dagen som man startar Entry Event, kommer en ruta upp där systemet läses in, vilket tar några sekunder. Om man berörs av den nya kassalagen och /eller använder sig av dagsavslut för att göra upp kassan, kommer en ruta upp härnäst där man anger man summan för växelkassan (se avsnitt 4.1). Inloggningen är nu klar och fönstret Försäljning öppnas. När man arbetar i programmet under dagen, avslutar man inte programmet när man byter användare, man loggar i stället ut. Det innebär att inloggningen vid personalbyte går mycket snabbt. Det är bara på kvällen efter att alla dagsavslut är gjorda som programmet avslutas. 5

7 3 Programfönstret B 1 2 A C 3 4 Det man ser av programmet när det startats, är i grova drag uppdelat i tre olika huvuddelar (se bilden ovan). De är: A Menyfälten Vad man kan se här beror helt på vilka moduler man har tillgång till. Man kan alltid se huvudmenyn Försäljning som bl.a. innehåller försäljningsmodulen (som öppnas så fort programmet startas) och man kan också se besöksräknaren. Dessutom ser man monitorn och avdelningar om dessa moduler är installerade. En närmare beskrivning av dessa moduler och av besöksräknaren följer i nästa avsnitt. Försäljning beskrivs senare i manualen (se avsnitt 3.1.3). Huvudmenyerna Biljetter & Artiklar samt Administration syns men kan inte öppnas om man inte har behörighet att jobba i någon av de underliggande modulerna. 6

8 B Toppfältet Här finns olika ikoner vars funktioner kommer att beskrivas i nästa avsnitt. C Försäljningsfönstret All försäljning sker i detta fönster och här finns också en del andra funktioner som beskrivs senare i manualen. Se avsnitt 4 Försäljning. 3.1 Förklaring av menyer, ikoner och programdelar Se de olika siffrorna i bilden på föregående sida. Nedan följer korta beskrivningar av dem A - Menyfälten Försäljning 1 Under denna flik finns de delar av programmet som hanteras av kassapersonalen. Olika ikoner syns beroende på vilken behörighet man har och vilka moduler som är installerade i systemet. brukar Försäljning, Kassarapport, Kund, Kort, Presentkort (om modulen är installerad), Fakturakunder, Faktura synas. Se bilden till höger. En närmare beskrivning av hur man arbetar med de olika delarna finns senare i manualen. Se avsnitt 4 Försäljning Besökare 2 Räknaren visar grafiskt hur många besökare som finns i anläggningen. Om man använder sig av både in- och utpassage visar siffran det antal besökare som finns i anläggningen i nuläget. Om man enbart har registrering vid inpassage visas hur många besökare som totalt har kommit under dagen. Besöksräknaren nollställs vid midnatt av systemet Monitor 3 Här visas visar information som t.ex. personens namn, kortets giltighetstid och korttyp för senast dragna kort. Hur många kort informationen visas för ställs in toppfältet (se avsnitt ). Om man dubbelklickar på en av bilderna öppnas ett fönster där man får ännu mer information om just det kortet. Samma information kommer man också åt från kortregistret. Läs mer om detta under avsnitt 8 Kort. 7

9 Avdelningar 4 Denna mätare visar hur många hur många platser (eller skåplås) som finns tillgängliga på respektive avdelning. Detta förutsatt att man har köpt modulen och att den är aktiverad. Mätaren räknar upp med en passage när någon går in och ut med en passage vid utgången, förutsatt att man läser av sitt kort både vid in- och utpassage. Läs mer om avdelningar i administratörsmanualen B - Ikoner i toppfältet Fjärröppning Fjärröppning används för att öppna en grind eller dörr på distans eller för att släppa in en stor grupp t.ex. en skolklass genom en grind vid entrén. Gör så här: Klicka på den lilla pilen till höger om ikonen. En lista kommer upp på de fjärröppningar som är tillgängliga. Klicka på den du vill använda Kontrollera kort Kundinfo Denna ikon används när man t.ex. vill kontrollera ett korts giltighetstid, vem som är innehavare eller vilken typ av kort det är. Gör så här: Klicka på ikonen. En ruta kommer upp där man knappar in kortnumret. Klicka sedan på Sök. Om man använder tags kan man läsa av den genom att klicka på Dra kort och sedan lägga tagen på en läsare. Läs mer om vad du kan få för information i denna ruta under avsnitt 8 Kort. När man klickar på denna ikon görs först en sökning för att ta fram rätt kund. Därefter öppnas ett fönster. I detta finns all information om just denna kund samlad på ett ställe. Man kan se vika kort kunden har och info om dem, bokningar som kunden gjort, köp som gjort med betalsätt Intern kredit m.m. 8

10 Ändra lösenord Om man vill byta det lösenord man använder vid inloggning, klickar man på denna ikon och skriver in sitt gamla och nya lösenord i rutan som kommer upp. Man får också bekräfta det nya. Det personliga lösenordet behöver bytas med jämna mellanrum. Man får en varning av systemet i samband med inloggning när det behöver ske. Man behöver kunna sitt gamla löseord för att byta på egen hand. Om man glömt bort det, kontaktar man en administratör för att byta Monitor Klicka på denna ikon för att bestämma från vilka läsare dragningar av kort ska visas och hur många kortdragningar som ska visas. Sätt en bock i rutorna för de läsare som ska användas och använd reglaget för att öka eller minska antalet. Informationen syns i vänster menyfält under rubriken Monitor. Se avsnitt Logga ut och avsluta Klicka på respektive ikon för att logga ut eller avsluta. Om man bara vill byta användare loggar man ut eftersom det går mycket snabbare och det finns ingen anledning att helt starta om programmet. Avsluta används enbart om man måste starta om programmet helt eller när man stänger programmet vid dagens slut Meddelanden Man kan få en mängd olika meddelanden från systemet. Det är under denna ikon inställningar för detta görs. Se avsnitt 3.3 Meddelanden. 9

11 3.1.3 C - Försäljningsfönstret Knappar till höger i fönstret Här följer en snabb beskrivning av knapparnas funktioner. Mer detaljerade beskrivningar av dem kommer senare i manualen under avsnitt 4 Försäljning. Öppnar kassan utan att man gör en försäljning. Används när man ska göra ett återköp eller justera ett felslag Söker fram kvitto vid utskrift av dublettkvitto. Knappen blir synlig efter att man sökt fram ett kvitto. Om man klickar på den, skrivs kvittot man sökt fram ut. Rensar försäljningsfönstret. Används bara om man har sluten kontanthantering med SafePay. En del basinställningar görs här. Bl.a. ställer man in om kassalådan ska öppnas automatiskt och om kort ska skrivas ut automatiskt. Spärrar kort. Fryser kort. Gör en exakt kopia på ett befintligt kort. Kopplar ett befintligt kort till en person. Används bara om man har koppling till Book Event. Används vid uttag av Z-rapport Används vid uttag av X-rapport Fönstrets övre del Här syns information om vem som är inloggad (cecilia i vårt exempel). Bakom fliken med Cecilias namn syns ytterligare en flik där det står Ny. Dessa flikar används när man jobbar med kassakoder, vilka beskrivs i avsnitt

12 Man ser också rutan där man knappar in aktuellt PLU-nummer. Det går också att välja ett PLU genom att klicka på listpilen (se bilden ovan). Till höger om listpilen syns antalsrutan och i vilken valuta köpet ska göras. SEK är standard. Hur man gör en försäljning beskrivs senare i denna manual se avsnitt 4.2. Längst ut till höger syns ett kryss (nedtonat i bilden ovan), det används för att stänga fliken när man jobbar med kassakod Fönstrets mellandel inslagna artiklar I fönstret syns vilka artiklar som sålts, vilka PLU de har och deras pris. Man ser också vad totalsumman av köpet blir Fönstrets nedre del - snabbknappar och betalsätt F1 F8 Shift + F1 F8 Det är praktiskt att lägga de artiklar som säljs mest på snabbknappar. Man kan lägga en enskild artikel, en artikelkategori eller en artikelgrupp på en snabbknapp. Det finns totalt 16 stycken att använda. 11

13 I stället för att klicka med musen på en snabbknapp eller peka på den, kan man använda tangentbordet. För de 8 snabbknapparna på vänster sida gäller knapparna F1 F8 (räknat uppifrån och ner, varannan vänster, varannan höger). Samma knappar gäller för höger sida, men man håller då inne shift-knappen samtidigt. Gör så här vid försäljningstillfället. Enskild artikel: Klicka på snabbknappen eller tryck på rätt F-tangent på tangentbordet. Artikelkategori: Klicka på snabbknappen eller tryck på rätt F-tangent på tangentbordet. Nu öppnas en ruta där de artiklar som hör till artikelkategorin listas. När rutan öppnas listas de i PLU-nummerordning, men man kan lätt ändra detta genom att klicka på respektive kolumnrubrik. Man kan välja PLU-nummer i rutan på olika sätt. Dubbelklicka på artikeln eller (om man arbetar med tangentbordet) pila ner till rätt artikel och tryck på Enter eller skriv in den bokstav som står till vänster om PLU-numret på tangentbordet. Man kan också använda sig av pekskärm. Det har ingen betydelse vilket alternativ man använder. Artikelgrupp: Klicka på snabbknappen eller tryck på rätt F-tangent på tangentbordet. Betalsätt: Här följer en beskrivning av del olika betalsätten i Entry Event. Även de motsvaras av F-tangenter på tangentbordet. Kontant Kunden betalar med kontanter F9 Faktura Kunden ska faktureras F10 Kontokort Kunden betalar med konto- eller kreditkort F11 Presentkort Kunden betalar med presentkort F12 Det finns möjlighet att ha fler betalsätt än ovanstående. Tala i så fall med oss på Confidence. Statusrad: Längst ner i fönstret finns en statusrad. Här finns information om vem som är inloggad för tillfället, anläggnings-id och terminalens (kassans) namn. 12

14 3.2 Kassakod Man kan logga in i programmet på två olika sätt. Alternativ 1 Alternativ 2 Vanlig inloggning Inloggning med kassakod Detta är det vanligaste sättet och beskrivs under avsnitt 2 Inloggning. Det är det säkraste sättet att jobba på och fungerar bra om man avlöser varandra helt i kassan t.ex. att person A jobbar förmiddag och person B på kvällen. I en del fall jobbar man inte på ovanstående sätt, utan flera personer befinner sig i kassan samtidigt och den som är tillgänglig är den som tar hand om kunden. Då blir det väldigt opraktiskt att hela tiden logga in och ut. Därför finns detta alternativ. Hur man jobbar med kassakod. Varje användare som ska arbeta i kassan får en egen kassakod. Den skapas i användarregistret av administratören. Den första person som kommer på morgonen och ska arbeta med Entry Event, startar programmet genom att logga in på vanligt sätt med användarnamn och lösenord. Personens användarnamn syns på den första fliken. På nästa flik står än så länge Ny. När nästa person kommer för att arbeta i programmet klickar han/hon på fliken Ny. En ruta kommer upp där han/hon uppmanas att knappa in sin kassakod. Fortsätt på detta sätt för alla som ska jobba i kassan under dagen. Så här kan det se ut när alla kommit. När man ska göra en försäljning, klickar man på sin egen flik och genomför köpet som vanligt. Man kan också ha en transaktion igång på sin egen flik, samtidigt som en annan person växlar till sin flik för att göra en försäljning. När den andra personen är klar växlar man tillbaka till den första användarens flik där man kan fortsätta transaktionen. Detta är väldigt användbart om man behöver gå iväg under pågående transaktion (kanske för att kolla upp något) eftersom det inte hindrar att andra jobbar i systemet under tiden. När man går på rast och när man slutar för dagen, klickar man på krysset längst ut till höger, så stängs fliken man jobbat på. 13

15 När kassan görs upp på kvällen kan man välja att göra avstämning för en eller alla som jobbat under dagen. OBS! Kasskod kan inte användas om man har SafePay eftersom den bara kan hantera en transaktion i taget. 3.3 Meddelanden Som beskrivs i avsnitt , finns en funktion som gör att man kan få meddelanden från systemet när något speciellt sker. Detta meddelande visas i den tomma ytan intill ikonen Meddelande, som ser ut som nedan när man har funktionen igång och ett meddelande är skapat. Man kan också skapa egna textmeddelanden med information som man vill få ut till samtlig personal eller alla som jobbar i en speciell kassa. I bilden till vänster visas ett meddelande från lagret att man behöver beställa Coca Cola. De olika saker som kan bevakas är följande Larm från uppsamlare. Om man använder uppsamlare för samla in t.ex. tags och klockor, larmar systemet om något inte fungerar med uppsamlaren. Uppsamlare full. Om man använder uppsamlare för samla in t.ex. tags och klockor, larmar systemet om uppsamlaren blir full. Tidbegränsning. Larmar om man använder tidsbegränsade biljetter och tiden har gått ut. Skuld. Används om man tillåts använda sitt kort som ett tillfälligt kreditkort. Larmar om att skulden måste betalas innan personen kommer ut. Lager. Larmar om beställningspunkten för en vara har underskridits och man behöver göra en beställning. 14

16 Man kan, som tidigare nämnts, också skapa egna meddelanden. Gör så här: Klicka på menyvalet Skapa (se bilden ovan). En ruta öppnas. Skriv meddelandet och välj om det ska skickas till en terminal eller till en eller flera användare. Meddelandet syns på två olika ställen, dels som en textbubbla nere till höger på datorns skrivbord och dels på samma ställe uppe i listen som övriga meddelanden. Se bilder på nästa sida. När man läst meddelandet bekräftar man detta genom att klicka på listpilen, se ovan, välja Bekräfta i listan och sedan klicka på meddelandetexten. Den som sänt meddelandet kan se dess status genom att klicka på listpilen och välja Status i listan. Då öppnas nedanstående fönster Om meddelandet är läst är det överstruket i listan över meddelanden. Se bild nedan. 15

17 4 Försäljning Vid inloggning i Entry Event visas Försäljningssidan som startvy. För att komma till sidan från någon annan sida i programmet klicka på ikonen Försäljning under rubriken Försäljning i menyraden till vänster. 4.1 Växelkassa Varje morgon när Event startas måste man ange beloppet för terminalens växelkassa. Detta gäller om man använder sig av dagsavslut när man gör upp kassan. När programmet har startat kommer följande ruta upp: Knappa in beloppet och klicka på OK. 4.2 Sälja artiklar Alla artiklar i Entry Event har ett eget unikt PLU-nummer som skrivs in i programmets försäljningsvy vid köptillfället. Med artikel menas inte bara saker, som t.ex. simglasögon, utan också kortartiklar, presentkort m.m Ta fram PLU-nummer När man ska ta fram ett PLU finns det flera olika sätt att gå tillväga. 16

18 Använd snabbknapparna Skriv in PLU-numret Som vi beskrivit tidigare kan man använda sig av snabbknappar där de mest återkommande artiklarna eller artikelkategorierna läggs. Läs allt om snabbknappar under avsnitt Om man redan vet vilket PLU en artikel har skriver man in det i fönstret och trycker på Enter på tangentbordet. Välj i listan Klicka på pilen till höger och välj PLU i listan. Detta alternativ blir jobbigt om man har många artiklar i registret och måste scrolla nedåt i listan. Sök i listan Man kan söka fram rätt artikel i listan genom att knappa in en eller flera bokstäver i rutan och sedan klicka på pilen till höger. Man ser då enbart de artiklar vars namn börjar på valda bokstäver. När man hittat rätt PLU klickar man med musen på den artikel man vill sälja. I exemplet på nästa sida har vi skrivit in bokstäverna gy och får följande resultat: 17

19 4.2.2 Sälja flera av samma artikel Om man vill sälja flera artiklar med samma PLU, finns det ett par olika sätt att göra detta beroende på hur man tar fram PLU-numret. Alternativ 1: Klicka med musen i den tomma rutan och skriv in PLU-numret. Tryck på * (gångerknappen) på tangentbordet för att förflytta markören till antalsrutan. Skriv in det antal som önskas. Klicka på Enter på tangentbordet. Alternativ 2: Tryck på * (gångerknappen) på det numeriska tangentbordet för att förflytta markören till antalsrutan. Skriv in det antal som önskas. Klicka sedan med musen på aktuell snabbknapp eller tryck på den F- knapp på tangentbordet som är kopplad till snabbknappen. Alternativ 3: Tryck på * (gångerknappen) på det numeriska tangentbordet för att förflytta markören till antalsrutan. Skriv in det antal som önskas. Klicka sedan med musen på aktuell snabbknapp eller tryck på den F- knapp på tangentbordet som är kopplad till snabbknappen. Välj den artikel du önskar i listan genom att dubbelklicka på den eller pila ner till den med piltangenterna på tangentbordet. Tryck sedan på Enter på tangentbordet. Resultatet blir detsamma oavsett vilken metod man använder. Artikeln blir inslagen i försäljningsfönstret Sälja delad klippott När man säljer en klippott säljs först ett huvudkort som innehåller alla klipp som finns i potten. Därefter säljs ett eller flera extrakort som kopplas till huvudkortet med dess tillhörande klippott. Huvudkortet säljs som ett vanligt kort (eventuellt utan att ett fysiskt kort skrivs ut) med ett pris som innefattar pottens totala antal klipp. Extrakorten har ett pris på 0 kronor. Gör så här för att koppla ihop korten. Det finns tre olika alternativ av hur kopplingen mellan huvudkortets klipp och extrakortet kan ske. Det kan kopplas till ett kort, en person eller ett företag. Nedan följer exempel på de olika alternativen. 18

20 1. Koppla till kort. OBS! om man vill använda detta alternativ kan man välja om korten ska vara opersonliga eller personliga. I det senare fallet måste man i så fall sätta en bock i rutan Personligt i kortmallarna. Vi har i vårt exempel valt att de ska vara opersonliga. Sälj först huvudkortet. Sälj därefter ett eller flera kort att koppla till huvudkortet. När man knappat in PLU-numret för den första extrakortsförsäljningen kommer en ruta upp. Välj alternativet Kort. Nu får man upp en ruta där man knappar in numret på huvudkortet (eller lägger klockan som kodades när man köpte huvudkortet på kodaren). Avsluta köpet. När sedan kortet (eller klockan) läses av på respektive ställe, i badet eller t.ex. vid ett solarium, kommer ett klipp av rätt typ att dras. 2. Koppla till person OBS! Här måste man alltid använda personliga kortmallar. Sälj först huvudkortet och ange namnet på den person som ska inneha det. Sälj därefter ett eller flera kort att koppla till huvudkortet. När man knappat in PLU-numret för den första extrakortsförsäljningen kommer först en ruta upp där du anger namnet på den person som ska ha extrakortet. Därefter kommer rutan upp där du istället för Kort väljer Person. Leta reda på personen du sålde huvudkortet till och avsluta köpet. 19

21 3. Koppla till företag OBS! Här använder man opersonlig kortmall för huvudkortet och personlig för extrakorten. Sälj först huvudkortet och ta betalt på faktura som ställs till det företag du vill koppla kortet till. Sälj därefter ett eller flera kort att koppla till huvudkortet. När man knappat in PLU-numret för den första extrakortsförsäljningen kommer först en ruta upp där du anger personuppgifterna för den person som ska ha extrakortet. Därefter kommer rutan upp där du istället för Kort väljer Företag. I nästa ruta som kommer upp letar man reda på det företag som huvudkortet kopplades till genom fakturaförsäljningen av baskortet. Klicka OK och avsluta köpet För att få information om hur många klipp som finns kvar i en pott som är kopplat till ett företag, går man till registret för fakturakunder. Leta reda på rätt företag och klicka på namnet. Klicka sedan på knappen Klipp-info. Här hittar du den information du söker. Den visas för samtliga kort kopplade till potten. Se bild på nästa sida Rabatter I många fall ska en kund ha rabatt på en artikel han köper. Det är vanligt att man har rabatter för personal och för företag och ofta har man ett lägre pris på artiklar vars utgångsdatum närmar sig eller är lätt skadade. Man kan då välja att sälja dem till rabatterat pris i stället för att kassera dem. 20

22 Rabatt på enstaka artikel För att ge rabatt på en enstaka artikel vid ett köp gör man enligt följande: Slå in artiklarna på något av de sätt som beskriv under avsnitt 4.2. Högerklicka på den artikel man ska ge rabatt på. I rutan som kommer upp väljer man Rabatt och sedan, i nästa lista som kommer upp, vilken av de befintliga rabatterna som ska användas. I vårt exempel ska kunden ha Personalrabatt 20 % och därför väljer vi detta alternativ genom att klicka på namnet i listan. Fönstret ser nu ut som nedan: Priset blivit ändrat från 75 till 60 kronor Rabatt på hela köpet I en del fall ska kunden ha rabatt på hela köpet. Det är då onödigt att klicka på varje enskild artikel för att ge rabatt. Man väljer i stället Total rabatt i listan (se bild på föregående sida) och gör för övrigt på samma sätt som ovan. Resultatet blir som i bilden nedan. 21

23 4.2.5 Ändra pris I stället för att ge en kund rabatt kan man ändra priset på en artikel vid försäljningstillfället. OBS! Man bör bara använda sig av detta alternativ i undantagsfall, eftersom det lätt kan missbrukas. Det bestäms av administratören om detta val ska vara tillgängligt i kassan. Om man ändå vill använda sig av detta alternativ gör man följande: Högerklicka på den artikel som ska ha ett nytt pris. Välj Ändra pris i listan som kommer upp. Ett fönster öppnas där man skriver in det nya priset. Slutför köpet som vanligt Radera artikel i försäljningsfönstret Det finns två sätt att radera en enskild artikel. Högerklicka på artikeln och välj Ta bort eller dubbelklicka på artikeln. Om man vill rensa hela försäljningsfönstret klickar man i stället på knappen Rensa till höger i fönstret 22

24 5 Betalning När en eller flera artiklar är inslagna och ett köp ska avslutas, klickar man på knappen för det betalsätt som gäller för köpet. Betalsätten är kontant betalning, betalning mot faktura, betalning med kontokort eller betalning med presentkort. Det finns ytterligare några betalsätt bl.a. används ibland Friskvårdskupong och Intern kredit. Om ni vill använda fler betalsätt än de ordinarie, kontakta Confidence. I stället för att använda musen för att markera aktuellt betalsätt kan man använda sig av snabbkommandon på tangentbordet. De är: F9 F10 F11 F12 Under följande avsnitt följer en beskrivning på hur man jobbar med de olika betalsätten. Det går att kombinera olika betalsätt vid ett köp. OBS! Tänk på att om man ska betala en del av köpet med ett presentkort, måste man ta betalt med det/de andra betalsätten först och presentkort som sista betalsätt, annars kommer hela summan att dras från presentkortet (förutsatt naturligtvis att det är på ett så stort belopp). 5.1 Kontant betalning Det finns två olika sätt att använda betalsättet Kontant. Klicka på betalknappen eller tryck på F9. En ruta kommer upp. 23

25 Summan som står är totalsumman av köpet och är blåmarkerad. Klicka på OK. Följande ruta kommer fram. Klicka på avsluta. Man kan också skriva in mottaget belopp från kund, t.ex. 100 kr. Om köpet är på 25 kr som i vårt exempel kommer ovanstående ruta att se lite annorlunda ut. Man kan se att kunden ska 75 kr i växel. Detta alternativ är att föredra, då man får bättre kontroll över vad kunden lämnat för sedlar. Det minskar också risken för felräkningar. De övriga knappar som syns i rutan ovan innebär följande: Om man klickar på denna knapp kan man avbryta köpet. Man kanske vill lägga till någon artikel eller helt enkelt avbryta köpet helt och hållet. OBS! Om man vill komplettera köpet får man inte glömma att dubbelklicka på raden där den mottagna summan finns, för att ta bort betalningen. Annars blir det fel i kassaredovisningen. Detta gäller också om man vill byta betalsätt. Om man vill radera hela köpet klickar man på knappen Rensa. Klicka på denna knapp för att öppna kassalådan. Används om man tagit bort funktionen att kassalådan ska öppnas automatiskt se avsnitt OBS! Kassalådan öppnas aldrig automatiskt vid köp med betalsätten Faktura, Kontokort och Presentkort. 24

26 5.2 Fakturabetalning Det finns två olika sätt att använda betalsättet Faktura. Klicka på betalknappen eller tryck på F10. OBS! Betalknappen Faktura är nertonad fram tills att man slagit in en artikel. Detta för att man inte ska kunna göra ett fakturaunderlag utan att man har en transaktion är kopplad till underlaget. Gör betalningen på samma sätt som vid kontant betalning. Om hela beloppet ska faktureras klickar man på OK i beloppsrutan, annars ändrar man till rätt belopp. En ruta med ett fakturaunderlag öppnas. Först ska uppgifterna för företaget som ska faktureras skrivas in. Om företaget redan finns med i registret Fakturakunder klickar man i stället på knappen Sök. För att företaget ska vara möjligt att hitta (man kan ha företag vilande i registret) måste det finnas en bock i rutan Aktiv, Företaget kan då sökas fram. Om det finns en bock i rutan Sök automatiskt (se bilden ovan) räcker det med att man skriver in begynnelsebokstäverna i företagets namn i rutan för företagsnamn. Då kommer en lista upp på de företag i registret vars namn börjar på dessa bokstäver. Klicka på rätt företag i listan och uppgifterna från registret om företaget fylls automatiskt i på fakturaunderlaget. Om man inte har Sök automatiskt ibockad utan klickar på knappen Sök i stället, kommer följande ruta fram. 25

27 Man hamnar i ett sökfönster där man kan hitta rätt företag via olika filtreringar. Man kan också välja att leta reda på företaget manuellt, de står i bokstavsordning i listan. När man hittat rätt kund markerar man namnet och klickar på OK eller dubbelklickar på namnet. Man är nu tillbaka i fakturaunderlagsfönstret. Om företaget inte finns i registret utan är en ny kund, skriver man de uppgifter som behövs. Det bestäms av administratören om det ska vara möjligt för kassapersonal att lägga till nya fakturakunder eller inte. Om några uppgifter på underlaget är obligatoriska, är de fält där de ska fyllas i svagt gultonade. Innan de är ifyllda kan man inte klicka på knappen OK för att stänga fönstret. Gå till vänstra delen av fakturaunderlaget och fyll i uppgifter som behövs. Under rubriken Faktura kan man välja om man vill skapa en ny faktura eller, om man har en befintlig ej ivägskickad faktura i registret, fylla på den tidigare fakturan. OBS! Man måste välja Ny om man vill fakturera företag för t.ex. bad som de ska betala för sina anställda. Ny är standard i programmet och vi rekommenderar att man alltid väljer detta alternativ! 26

28 Nästa steg är att ange vem som är kontaktperson. (Man kan dock välja att hoppa över denna punkt), I detta sammanhang är det den person som gör köpet som ska anges. Om personen gjort fakturaköp tidigare finns den med i listan och man klickar på namnet för att välja rätt person. Om personen finns i kundregistret sen tidigare men inte finns med i listan, väljer man att söka fram informationen, annars måste man lägga till personen i kundregistret genom att klicka på <Ny>. Det är alltid bra att fråga kunden om han varit där tidigare. På så sätt slipper man att få dupletter av personen i kundregistret. I vårt exempel är det Jenny Classon som gör köpet och vi väljer henne i listan. Skriv sedan in en eventuell kommentar och ett referensnummer. Dessa uppgifter kommer att synas på fakturaunderlaget. Klicka till sist på OK. Om hela summan ska betalas på faktura kan man nu avsluta köpet genom att klicka på Avsluta i rutan som kommer upp. Om en del av summan ska faktureras och en del betalas kontant, kommer inte avslutsrutan upp när fakturaunderlaget är färdigifyllt. Man får klicka på betalknappen Kontant (eller vad man valt för betalsätt) för att betala kvarstående belopp och därefter avsluta köpet. När köpet till sist är avslutat, kommer två kvitton att skrivas ut. Det första kvittot är ett fakturakvitto som kunden ska skriva under och som ni behåller. Det andra är ett vanligt kassakvitto som kunden ska behålla själv. 5.3 Kontokortbetalning Det finns två olika sätt att använda betalsättet Kontokort. Klicka på betalknappen eller tryck på F11. Gör betalningen på samma sätt som vid kontant betalning. Om hela beloppet ska betalas med kontokort klickar man på OK i beloppsrutan, annars ändrar man till rätt belopp. Man kan dela upp betalningen på kontokort och ett annat betalsätt, eller på flera olika kontokort. Klicka på knappen Avsluta i avslutningsrutan. Nu kommer en rad med rutor upp på skärmen, allt eftersom kunden drar sitt kort och knappar in sin Pinkod. Efter ett par sekunder är transaktionen till slut klar. 27

29 OBS! Om man arbetat offline kommer, förutom det vanliga kvittot, ett kvitto att skrivas ut som kunden ska skriva sin namnteckning på. Detta kvitto ska sedan bifogas med dagens kassaredovisning. 5.4 Betalning med Presentkort MED funktionen installerad Det finns två olika sätt att använda betalsättet Presentkort. Klicka på betalknappen eller tryck på F12. Gör betalningen på samma sätt som vid kontant betalning. Om hela beloppet ska betalas med presentkort klickar man på OK i beloppsrutan. Om man vill betala en del av beloppet med presentkort och resten med annat betalsätt, måste man välja presentkort som sista betalsätt. Annars kommer hela presentkortets innestående belopp av räknas av, man kan inte välja vilken summa som ska dras. När man klickat på knappen för betalsättet (eller tryckt på F12) öppnas nedanstående ruta. Här syns en förteckning på alla presentkort som skapats av systemet. Följande information syns: 1. Presentkortets nummer. 2. Eventuell ägare (om man valt att kortet är personligt). 3. Typ av presentkort. 4. Kvarstående belopp på presentkortet. 28

30 För att söka fram ett presentkort kan man filtrera på presentkortsnummer och ägare. Om man kopplat presentkortet till ett befintligt kort (se administratörsmanualen) klickar man på knappen Dra kort se bilden på föregående sida. I fönstret som öppnas knappar man in det aktuella kortets nummer eller drar kortet i en bordsläsare. När man sökt fram rätt presentkort dubbelklickar man på dess nummer. Om man valt att ett nytt presentkort ska skrivas ut med det nya beloppet angivet, öppnas nu ett fönster för förhandsgranskning. Klicka på knappen Skriv ut. Om man inte vill ha en utskrift klickar man på knappen Ångra. Köpet är nu avslutat. Ovanstående gäller i de fall man har försäljningspriset som det angivna beloppet på presentkortet. Mer information om hur man ser nuvarande värde m.m. på presentkort finns under avsnitt 9 Presentkort. 5.5 Betalning med Presentkort UTAN funktionen installerad Det finns två olika sätt att ta betalt med presentkort. Klicka på betalknappen eller tryck på F12 Gör betalningen på samma sätt som vid kontant betalning. Om presentkortmodulen inte är installerad kan man ändå välja att använda betalsättet Presentkort. Man kanske har papperspresentkort sen tidigare och vill dela upp betalsätten i kassaredovisningen. Köpet avslutas på samma sätt som vid kontant betalning. 5.6 Betalning med Intern kredit När kunden handlar inne på anläggningen sker köpet precis som vanligt och man använder betalsätt "Intern kredit". Kunden får ett proformakvitto på köpet. Detsamma gäller om kunden har ett kort med ett förladdat belopp. När kunden ska gå hem går han till kassan för att betala sin skuld. Information om hur stor den är kan man få fram på dels genom att klicka på Kontrollera kort överst i menyn, knappa in kortnumret och sedan klicka på knappen Kreditinfo. Vanligtvis får man dock fram det genom att man väljer att skriva ut skuldinformationen i samband med betalningen. Man kan också få fram i efterhand efter att skulden är betald hur stort belopp som betalats, även om kunden inte har kvar sitt kvitto från betalningen. Intill knappen Kreditinfo finns en annan knapp som heter Betald kredit. Där hittar man den informationen. 29

31 5.7 Betalning med flera betalsätt Man kan kombinera de olika betalsätten som man vill. I vårt exempel nedan nar vi använt betalning med faktura, kontokort och kontant allt i samma köp. OBS! Vissa anläggningar accepterar inte att man kombinerar fakturaköp med andra betalsätt, eftersom man vill exkludera alla fakturaköp ur den ekonomiska redovisningen. Kontrollera detta med er administratör. 5.8 Betalning med annan valuta Svenska kronor är standardvalutan för betalning i Entry Event, men kan också välja att göra betalningar med en eller flera andra valutor. Dessa läggs in i systemet av administratören och finns tillgångliga i rutan för valuta se bilden nedan.. Gör så här för att betala med annan valuta. Slå in de artiklar som köpet avser. Byt från SEK till EUR genom att välja i listrutan för valuta. Summa med SEK som valuta Summa efter man bytt till EUR 30

32 Klicka på betalsätt Kontant och slå in det belopp som kunden lämnar i den andra valutan, i vårt exempel Euro. Klicka på knappen OK. Systemet har nu räknat om köpet igen och den summa du ska lämna tillbaka till kunden i svenska kronor (man lämnar aldrig tillbaka växel i annan valuta) syns nu i avslutsrutan. 5.9 Återköp Om en kund ångar ett köp när man redan hunnit avsluta, måste man göra ett återköp. Man använder sig också av återköp om man vill rätta till ett felslag. OBS! Man gör återköp på hela kvittot, d.v.s. alla de artiklar som ingår. Om kunden inte vill ånga köpet på en eller flera av de artiklar som finns på kvittot dubbelklickar man på den/dessa för att ta bort dem från återköpet. Gör så här: Klicka på knappen Återköp. I rutan som öppnas anger man kvittonumret på det köp återköpet gäller. Dagens kvitton finns listade i rutan nertill, men är kvittot gammalt måste man söka fram det. Skriv i så fall in kvittonumret i rutan och klicka på knappen Sök. 31

33 Dubbelklicka på kvittonumret som sökts fram. Nu ser man köpet i försäljningsfönstret, men framför beloppet finns nu ett minustecken. Avsluta återköpet med samma betalsätt som det ursprungliga köpet. Två kvitton skrivs ut. Ett ska skrivas under av kunden och bifogas kassaredovisningen, det andra behåller kunden. Om det gäller ett felslag sparas bara det kvitto som lämnas med kassaredovisningen. Detta skrivs under av kassören. OBS! Köp gjorda med fakturabetalning kan inte återköpas. Dessa köp måste krediteras. Om ni inte har behörighet att göra detta, kontakta i så fall administratören. Läs mer om kreditering under avsnitt 11 Fakturor. Vid återköp där betalning skett med kontokort, sker återköpet på samma sätt som köpet gjordes, pengarna sätts som standard tillbaka på kundens konto. Gör i dessa fall kunden uppmärksam på att det tar upp till fem bankdagar innan de ser pengarna på sitt kontoutdrag. Man kan, om man vill, i stället välja att ge kunden pengarna tillbaka kontant. Välj i så fall betalsätt Kontant Skapa och skriv ut dublettkvitto Man kan ha olika policies när det gäller om man tillåter att kunden ska kunna få ett dublettkvitto. Om man valt att tillåta det, gör man så här för att hitta kvittot. 32

34 Klicka på knappen Sök kvitto till höger i programfönstret. Samma fönster som när man gör återköp öppnas och man söker fram kvittot på samma sätt. Skillnaden mot när det gäller ett återköp är att kunden ofta inte har sitt kvittonummer. Man kan ändå hitta rätt kvitto genom att först titta i Kassarapport - Detalj för den dag köpet skedde, och där, genom uteslutningsmetoden, få en ledtråd till vilket numret kan vara. I vårt exempel vill kunden ha ett dublettkvitto på ett köp av ett årskort. Hon har fått reda på att hennes arbetsgivare betalar årskortet om hon kan uppvisa kvitto och hon kan inte hitta det. Eftersom hon vet datum och ungefärligt klockslag för köpet har vi gissat oss till att kvittonumret kan vara 96. Ett annat sätt att hitta kvittot för köp av ett personligt kort, är att gå till kundregistret, söka fram rätt kund och nertill, i kundregistret under kortuppgifter, välja rätt kort. Där syns vilket datum och klockslag kortet är giltigt från. Förfarande förutsätter att kortet är giltigt från försäljningsdatum. Vi skriver in kvittonumret i rutan, klickar på knappen OK och får fram nedanstående fönster. Som synes är det inte rätt kvitto, detta gäller ett köp av en chokladbit. I stället för att göra om hela sökproceduren igen, kan man bläddra i fönstret för att hitta rätt kvitto med hjälp av de bläddringspilar som nu syns i fönstret. Se bilden på föregående sida. Man kan söka bakåt och framåt i kvittonumren med hjälp av dessa pilar. När man hittar rätt kvitto klickar man på knappen Skriv kvitto till höger i programfönstret som nu syns och är klickbar. Ett dublettkvitto skrivs ut. OBS! Man kan bara göra detta en gång! Som ner ser i bilden på föregående sida är alla snabbknappar och andra programknappar nedtonade. Detta för att man inte ska kunna göra ett nytt köp av misstag på ett gammalt kvitto. För att kunna fortsätta med försäljning efter utskriften, klickar man på knappen Rensa till höger och fönstret är återställs. 33

35 5.11 Övrigt i försäljningsfönstret Inställningar Klicka på knappen Inställningar till höger i programfönstret. Följande ruta öppnas I denna ruta kan man göra en del inställningar som enbart gäller för den terminal man jobbar vid. Man kan välja om: 1. Kassalådan ska öppnas automatiskt 2. Kort ska skrivas ut automatiskt 5.12 Korthantering i försäljningsfönstret Försäljning av personligt kort Vid försäljning av en personlig kortartikel är rutinen följande: Ta fram artikelns PLU på något av de sätt som beskrivs i avsnitt Ta fram PLU-nummer. När numret slagits in kommer följande ruta upp: I denna ruta skriver man in de uppgifter om kunden som man behöver. De uppgifter som är obligatoriska har svagt gultonade fält. Om kunden varit på anläggningen tidigare är chansen stor att han/hon redan finns i kundregistret. Då kan i stället klicka på knappen Sök för att komma till kundregistret. Om man har en bock i rutan för Sök automatiskt räcker det att man skriver in de tre första bokstäverna i efternamnet, för att man ska få upp en lista där man väljer rätt kund. Se bild nedan. 34

36 I vårt exempel har vi skrivit in bokstäverna and och får då fram alla kunder som finns i registret som har ett efternamn som börjar på dessa. Som man ser ovan kan man få flera kundposter med samma namn. Om man har många personer i registret kan det därför vara bra att inte ha Sök automatiskt ibockad eftersom man bara har kundens namn att gå på. Om man söker fram kunden på vanligt sätt, kan man identifiera kunden med fler uppgifter och på så sätt hitta rätt person. Om kunden är en ny kund skriver man in de uppgifter man vill ha. OBS! Man har bara rätt att efterfråga personnummer om kunden ska autogirobetalning på sitt kort! I övriga fall bygger det på frivillighet från kundens sida. När alla uppgifter är ifyllda tar man ett foto av kunden genom att klicka på knappen Foto till höger. Följande fönster öppnas. Klicka på knappen Fotografera. Fotofönstret stängs och man är nu tillbaka i kundrutan, där man klickar på OK. Ta betalt på önskat sätt och klicka på Avsluta. Första gången en kortdesign skrivs ut kommer en ruta fram i detta skede där man får välja om kortet ska förhandsgranskas vid varje utskrift eller ej, samt vilken skrivare kortet ska skrivas ut på. I vårt exempel har vi valt att vi vill förhandsgranska alla kort och därför kommer rutan för förhandsgranskning upp. 35

37 Här kan man se hur kortet kommer att se ut vid utskrift. Klicka på ikonen Skriv ut eller (om man inte vill ha en utskrift) på Ångra. Det man i så fall ångrar är inte köpet utan enbart utskriften Spärra kort Man kan gå tillväga på flera olika sätt om man vill spärra ett kort som t.ex. är stulet eller borttappat. Det vanligaste sättet är att trycka på knappen Spärra. Följande ruta kommer upp. I rutan knappar man in kortnumret eller drar kortet i en bordsläsare (om det ska spärras av en annan orsak än t.ex. stöld). 36

38 När kortnumret är inskrivet öppnas en ruta med kundens uppgifter om kortet är personligt. Man har då 5 sekunder på sig att kontrollera att det är rätt persons kort som spärras, sedan stängs rutan och ytterligare en ruta kommer upp. (Om man inte hinner se alla uppgifter kan administratören ta bort denna tidsgräns). I den nya rutan skriver man in en kommentar om varför kortet spärrats och klickar sedan på knappen OK. På personens kundkort, se avsnitt ser man nu att kortet är spärrat och varför. I kortregistret se avsnitt 8 har nu kortet fått status Spärrat. För att aktivera kortet, om kunden hittar det, säljer man en förändringsartikel Frysa kort Det är ganska vanligt att man tillåter kunder som har ett årskort att frysa kortet under t.ex. en semesterperiod. Det innebär att tiden stoppas under det antal dagar man valt. Sedan, efter dessa dagar passerat, börjar klockan att ticka igen. Det sker om kortet inte blivit manuellt upptinat innan dess. Man kan gå tillväga på flera olika sätt om man vill frysa ett kort. Det vanligaste sättet är att trycka på knappen Frys. Följande ruta kommer upp. I rutan knappar man in kortnumret eller drar kortet. När kortnumret är inskrivet öppnas en ruta med kundens uppgifter om kortet är personligt. Man har då 5 sekunder på sig att kontrollera att det är rätt persons kort som fryses, sedan stängs rutan och man är tillbaka i försäljningsfönstret. (Om man inte hinner se alla uppgifter kan administratören ta bort denna tidsgräns). Klicka sedan på knappen OK. 37

39 På personens kundkort, se avsnitt ser man nu att kortet är fryst. I kortregistret se avsnitt 8, har nu kortet fått status Fryst. För att tina upp kortet igen säljer man en förändringsartikel Skriv ut/koda Befintliga kort kan skrivas ut på nytt och även kodas om. Det kan vara aktuellt om t.ex. en magnetremsa har blivit skadad. Används aldrig om ett kort är stulet eller borttappat! I det fallet gör man ett ersättningskort i stället. OBS! Se till att ni får det befintliga kortet av kunden, annars finns det två kort med samma kortnummer eftersom detta alternativ gör en exakt kopia av kortet. Om man vill skriva ut eller koda om ett kort gör man så här. 1. Skriv ut befintligt kort: Klicka på knappen Skriv ut/koda En ruta kommer upp, precis som när man spärrar ett kort, där man skriver in kortnumret. När man gjort detta öppnas en ruta med kundens uppgifter om kortet är personligt. Man har då 5 sekunder på sig att kontrollera att det är rätt persons kort som ska skrivas ut på nytt, sedan stängs rutan och ytterligare en ruta kommer upp. (Om man inte hinner se alla uppgifter kan administratören ta bort denna tidsgräns). Klicka sedan på knappen OK. Nu kommer en ny ruta upp där man anger om man vill skriva ut eller koda kortet. Välj Skriv ut. Om man har valt att korten ska förhandsgranskas kommer denna ruta upp. Klicka då på Skriv ut. Ett nytt kort, identiskt med det tidigare, skrivs ut. 38

40 2. Koda om befintligt kort: Klicka på knappen Skriv ut/koda En ruta kommer upp, precis som när man spärrar ett kort, där man skriver in kortnumret. När man gjort detta öppnas en ruta med kundens uppgifter om kortet är personligt. Man har då 5 sekunder på sig att kontrollera att det är rätt persons kort som ska kodas om, sedan stängs rutan och ytterligare en ruta kommer upp. (Om man inte hinner se alla uppgifter kan administratören ta bort denna tidsgräns). Klicka sedan på knappen OK. Nu kommer en ny ruta upp där man anger om man vill skriva ut eller koda kortet. Välj Koda. Om man har en bordskodare lägger man kortet på kodaren. Kortet kodas om. Om man inte har en bordkodare kan man koda om kortet genom skrivaren. Man går tillväga som samma sätt, och lägger kortet på angiven plats i skrivaren. Kortet kodas om Ersättningskort Om ett kort blivit stulet eller borttappat använder man sig inte av Skriv ut/koda. I stället säljer man en förändringsartikel: Ersättningskort. Då får kunden ett nytt kort som är en kopia av det gamla kortet, men med nytt kortnummer. Det gamla kortet som ersätts blir också automatiskt spärrat. Gör så här: Knappa in det PLU som gäller för artikeln Ersättningskort. En ruta kommer upp där man skriver in numret på det gamla kortet (det som ska ersättas). Slutför köpet, ett nytt kort skrivs ut till kunden. 39

41 Koppla kort I vissa fall har man behov av att koppla ett befintligt utskrivet kort till en speciell person. Man kan t.ex. överlåta ett befintligt årskort till någon annan. Gör i dessa fall så här: Klicka på knappen Koppla kort. Följande ruta kommer upp. I rutan knappar man in kortnumret. Kundrutan öppnas. Sök fram kunden i registret eller skriv in kunduppgifterna om det är en ny kund. Klick OK för att slutföra kopplingen. 40

42 6 Stämma av kassan Man kan stämma av kassan på två olika sätt, antingen genom att man skriver ut en kassarapport eller genom att man gör ett dagsavslut. 6.1 Kassarapport Klicka på ikonen för Kassarapport i Försäljningsmenyn. I fönstret som öppnas dubbelklickar man på Kassarapport Total. Som standard står dagens datum och anläggningens namn redan ifyllt, men man kan ändra detta om man vill. Välj vilken terminal (kassa) man ska stämma av eller samtliga kassor. Välj vilken användare man ska stämma av kassan för eller för samtliga användare och klicka slutligen på knappen Visa. Följande rapport kommer fram som man stämmer av kassan mot. Det är summan för kontanter man stämmer av. 41

43 6.2 Dagsavslut Gå till försäljningsvyn och klicka på knappen Dagsavslut nere i högra hörnet. En fråga kommer upp om man är säker. Klicka på Ja. Nu skrivs en Z-rapport ut på kvittoskrivaren. Rapporten innehåller en hel del information förutom försäljningsbeloppen som t.ex. antal återköp, antal oavslutade köp och hur mycket som är sålt på respektive momssats. Lämna utskriften vidare tillsammans med dagskassan enligt era interna rutiner. OBS! När Z-rapporten är utskriven kommer också kassan att nollställas. Nästa morgon när Event startas kommer en ruta upp där man anger hur stor växelkassan är. 6.3 X-rapport Om man vill få information om hur mycket som sålts sedan man sist tog ut en Z-rapport och nollställde kassan, klickar man på denna knapp. Då skrivs en rapport ut på kvittoskrivaren som ser i stort sett likadan ut som Z-rapporten. Skillnaden är att det inte sker ett dagsavslut och kassan nollställs inte. Man kan därför ta ut denna rapport så ofta som man vill. 42

44 7 Kund För att komma till kundregistret klickar man på ikonen Kund under huvudmenyn Försäljning I detta register skapas och hanteras all information om anläggningens privatkunder. Kunderna i registret har antingen lagts in där på förhand eller i samband med en försäljning av kort eller presentkort. Man kan också (vid anläggningens driftstart) importera ett befintligt kundregister om man så önskar eller få en personallista från ett företag som man importerar till registret. 7.1 Beskrivning av kundregistret Om man vill ha information om en kund måste man först söka fram rätt person i registret. När man klickar på ikonen Kund öppnas nedanstående fönster. 43

45 I den övre delen av fönstret finns de olika filtreringsalternativ man kan använda sig av, när man vill söka fram en kund. Normalt sett är kundregistret väldigt tungarbetat om man ska leta reda på en kund genom att scrolla i listan, man väljer oftast att söka fram kunden. Om man har väldigt många kunder kan det ta tid att läsa in registret om man har en bock i rutan Fyll automatiskt. Välj i så fall att sätta ett maxantal träffar att visa. Det gör man i rutan Max träffar (se bilden ovan). Till höger i fönstret finns en del knappar som handlar om att hantera de olika delarna i registret. Här följer en beskrivning på vad de innebär. Klicka på denna knapp för att lägga till en ny kund. Se avsnitt 7.2. Klicka på denna knapp för att radera en befintlig kund. En ruta kommer upp som frågar om du är säker. Klicka på Ja Kunden är raderad ur registret. OBS! Det går inte att ta bort en kund om det t.ex. finns en koppling mellan kund och ett kort eller en transaktion. Klicka på denna knapp för att skapa Kundkategorier samt underkategorier till dessa. Se avsnitt 7.4. Klicka på denna knapp för att skicka mail till utvalda kunder. Se avsnitt Klicka på denna knapp för att komma till rapporten passager för utvald kund. Kundens passager visas om man klickar på knappen Visa i rapportfönstret. Se avsnitt Klicka på denna knapp för att skapa adressetiketter för utvalda kunder. Se avsnitt Klicka på denna knapp för att exportera en lista över utvalda kunder till en textfil som man sedan kan importera i t.ex. Excel. Se avsnitt Klicka på denna knapp för att göra en import av kunder till registret. Kontakta Confidence innan ni gör detta. Är bara tillgänglig om kunden finns i autogiroregistret. Klicka på denna knapp för att komma till autogiroregistret för vald kund. I stället för att klicka på knapparna till höger kan man komma åt en del av funktionerna genom att högerklicka i registret 44

46 7.2 Skapa ny kund Normalt sett läggs en kund in i registret i samband med ett köp av ett personligt kort, men man kan också lägga in kunder i registret på förhand. Det kan ske genom import av ett befintligt kundregister, eller manuell registrering. OBS! Kontakta Confidence för instruktioner om ni vill importera ett befintligt kundregister. Gör så här för att manuellt lägga till en ny kund i registret. Klicka på knappen Ny i kundregistret. Ett blankt kundkort kommer upp Kunduppgifter De uppgifter som syns nedan är standarduppgifter. Ni ser också att Efternamn och Förnamn är gultonade, vilket innebär att dessa uppgifter är obligatoriska. 45

47 OBS! Om man väljer att ange personnummer, antingen genom att scanna t.ex. körkort eller skriva in numret, finns det en funktion att köpa till som gör att man genom att trycka på F3 får alla övriga kunduppgifter direkt från PAR. Kontakt oss om ni är intresserade av denna funktion! Uppgifter som kan tillkomma är: 1. Bankkontonummer (om kunden har betalning via autogiro). 2. Lösenord (om kunden ska boka träningspass via webben detta kräver att man har bokningsmodulen installerad). 3. Övriga uppgifter (ni bestämmer själv vilka de är) under fritextfälten. Förutom att skriva in uppgifter kan man också, i del fall kunden är närvarande, ta ett foto genom att klicka i den tomma rutan till höger. Då öppnas fotorutan. Om kunden inte är närvarande ta man fotot vid ett senare tillfälle. Att ha ett foto på kunden är bra av flera olika skäl. Dels ser man genast på ett personligt kort att det är rätt person och dels visas fotot på den monitor som vanligtvis finns vid inpasseringsgrinden när kunden drar sitt kort. Det ge en avskräckande effekt om någon tänker försöka använda kompisens träningskort. Fotot syns också i programmets monitorlist. Glöm inte att klicka på knappen Spara när alla uppgifter är ifyllda! Om kunden är en autogirokund kan man enkelt gå från kundregistret till autogiroregistret genom att klicka på knappen Till autogiro till höger om fotorutan. Har han/hon en skuld står det markerat med rött på kundkortet. Se bild nedan. För att återgå till kundregistret klickar man på pilen nere till höger om Sparaknappen Kortuppgifter När kunden har köpt ett kort, vilket som helst bara det är personligt, finns alla uppgifter om detta kort nertill i kundkortet, under avdelningen för kortuppgifter. 46

48 I vårt exempel har kunden två olika kort, ett årskort till badet och ett månadskort för träning. De uppgifter man kan se till vänster, Design, Giltigt till m.m. gäller för valt kort. Det kort som syns i listrutan utan att man behöver scrolla är det kort med lägst kortnummer. Vill man se information för övriga kort måste man ta fram dem i listan och klicka på namnet. De uppgifter man oftast kontrollerar är om kortet är giltigt, vilket ovanstående kort är (det har en bock intill namnet (läs mer om de olika ikonerna för kortstatus under avsnitt 8.1.1). Man brukar också kontrollera hur länge det är giltigt. Kortet ovan nr är ett månadskort och är alltså giltigt en månad från inköpsdatum 27 april, d.v.s. till och med 26 maj Detaljerad kortinformation Utöver den basinformation om kortet man får på kundkortet, kan man också få fram mer detaljerad information genom att klicka på knappen Händelser, se bild ovan. Läs mer om detta under avsnitt Sök befintlig kund Man kan filtrera fram en kund med följande sökkriterier: Kundkategori Underkategori, Innehar (vilken kortmall?), Förnamn, Efternamn, Personnummer, Telefon och Kundnummer. Man kan söka på ett eller flera tecken i respektive fält. Om jag skriver in bokstäverna ha i Efternamn och sedan klickar på knappen Sök, får jag följande träffar i vår exempeldatabas. Om man vill göra om sökningen med andra sökkriterier, rensar man först sökfönstret genom att klicka på knappen Rensa. 47

49 7.4 Kundkategorier Man delar in kunderna i olika kategorier med tillhörande underkategorier av flera orsaker. Dels finns det olika rapporter som bygger på kundkategorier och man kan också använda kategorier för att få en enhetlig struktur på sitt kundregister. Man kan använda kundkategorierna för att filtrera fram en kund och slutligen kan man ange att en kund kopplad till en specifik kategori har en viss rabatt på alla inköp Skapa ny kategori Gör så här: Klicka på knappen Kategori till höger i kundregisterfönstret. Följande fönster öppnas. För att skapa en huvudkategori (som t.ex. Barn ovan), klicka på knappen Ny kategori eller högerklicka och välj detta listan. Fortsätt så för att skapa alla de huvudkategorier man vill ha Skapa ny underkategori Nästa steg är att skapa underkategorier. Markera en huvudkategori, klicka på knappen Ny underkategori eller högerklicka och välj detta listan. Fortsätt så för att skapa alla de underkategorier som önskas. Om man vill ta bort en kategori markerar man den och klickar på knappen Ta bort eller högerklickar och väljer detta listan Övrig hantering av kategorier Om man markerar en underkategori och högerklickar får man upp en lista med ytterligare val. 48

50 Dessa är: 1. Aktivt. Det betyder att underkategorin är valbar på kundkortet. 2. Förval. En bock här innebär att man inte behöver fylla i denna underkategori på kundkortet, den är redan förvald om man använder den huvudkategori som den är kopplad till. 3. Rabatt. Man kan ha en generell rabatt som gäller för alla kunder som har denna underkategori angiven på kundkortet. Om kunden i vårt exempel har kategori Pensionär och underkategori Klubbmedlem kan man i underkategorin göra kopplingen att alla privatkunder som är pensionärer och köper ett personligt kort och betalar kontant vid köpet, får 5 % rabatt. De underkategorier som har en rabatt knuten till sig markeras med fet stil i kategorirutan. När man är klar med att skapa kategorierna klickar man på knappen OK. 7.5 Övrigt i kundregistret Det finns ytterligare några saker man kan arbeta med i kundregistret. Dessa beskrivs i följande avsnitt Skapa mailutskick Om man sett till att samla på sig kundernas mailadresser kan man skicka ut massmail till kunder t.ex. om något händer och man behöver stänga anläggningen en dag, eller som ett rent reklamutskick. Filtrera fram de kunder man ska skicka ut mail till med hjälp av t.ex. vilken typ av kort de har, eller vilken kundkategori de tillhör. I listan nertill markerar man sedan det första namnet man vill skicka mail till, håller nere shift-knappen på tangentbordet och klickar därefter på det understa namnet. Alla namn i intervallet är nu markerade. Vill man välja namn som inte ligger i följd, klickar man på det första, håller nere crtl-knappen på tangentbordet och klickar på alla övriga namn man vill ha med. Oavsett hur man har gjort för att välja ut mottagare av mailet, är nästa steg likadant. Klicka på knappen E-post. 49

51 Man kan skriva ett enkelt meddelande till de utvalda kunderna. Om man vill göra snygga reklamutskick är detta alternativ inte speciellt bra eftersom man bara kan ha med text, man kan inte använda bilder som loggor etc. Klicka på fliken Förhandsgranska för att se hur meddelandet kommer att se ut. När man är klar klickar man på OK för att skicka iväg meddelandet Skapa adressetiketter För att enkelt kunna skapa adressetiketter till en grupp kunder, filtrerar man fram dessa kunder på samma sätt som när man ska skicka mail, se avsnitt Klicka sedan på knappen Adressetiketter. Ett fönster öppnas. Lägg ett A4-papper med etiketter i formatet 64,6 mm x 33,8 mm i skrivaren. Dessa finns bl.a. av fabrikatet Herma Superprint. Välj File och Print för att skriva ut etiketterna. 50

52 7.5.3 Visa passager Om man vill få fram en rapport som visar en specifik kunds alla passager markerar man kunden och klickar man på knappen Passager. Följande fönster visas. OBS! Man måste ha läsbehörighet till rapporter för att kunna göra detta! Välj datumintervall och klicka sedan på Visa. Följande rapport öppnas i ett nytt fönster: Stäng rapportfönstret och återgå till kundregistret genom att klicka på bakåtpilen uppe till höger Exportera från kundregistret För att välja ut vilka kunder man vill exportera uppgifter om, filtrerar man fram dessa kunder på samma sätt som när man ska skicka mail, se avsnitt Klicka sedan på Exportera. Uppgifterna kommer att exporteras till en textfil. I nästa fönster väljer man var man vill spara filen och vilket namn den ska ha. Avsluta exporten med att klicka på knappen Spara. Filen kan sedan öppnas i t.ex. Excel om man vill sortera dem. 51

53 8 Kort För att komma till kortregistret klickar man på ikonen Kort under huvudmenyn Försäljning. I kortregistret hanteras alla kort som skapas i systemet, oavsett om de är opersonliga engångskort eller personliga årskort. 8.1 Beskrivning av kortregistret Om man vill ha information om ett specifikt kort, måste man först söka fram det i registret. När man klickar på ikonen Kort öppnas nedanstående fönster. Varje kort i registret har ett eget unikt nummer. 52

54 I den övre delen av fönstret finns de olika filtreringsalternativ man kan använda sig av, när man vill söka fram ett kort. Normalt sett är kortregistret väldigt tungarbetat om man ska leta reda på ett kort genom att scrolla i listan, man väljer oftast att söka fram kortet. Om man har väldigt många kunder kan det ta tid att läsa in registret om man har en bock i rutan Fyll automatiskt. Välj i så fall att sätta ett maxantal träffar att visa. Det gör man i rutan Max träffar (se bild ovan). Till höger i fönstret finns knappar för andra delar som har med kort att göra som man kan hantera i registret. Här följer en beskrivning på vad de olika delarna innebär. Man kan göra en stor mängd utskrifter av kort på en gång. Markera de kort som ska skrivas ut på följande sätt. I listan över kort nertill i fönstret markerar man det första kortnumret som ska skrivas ut, håller nere shift-knappen på tangentbordet och klickar därefter på det understa kortnumret. Alla nummer i intervallet är nu markerade. Vill man välja kort som inte ligger i följd, klickar man på det första, håller nere crtl-knappen på tangentbordet och klickar på alla övriga kort man vill ha med. Klicka sedan på Batchutskrift och välj Skriv ut i rutan som kommer fram. Batchutskrift kan också användas för att koda en stor mängs tags. Välj i så fall Koda i rutan. Man har möjlighet att förlänga giltighetstiden för en stor mängd kort på en gång. Det kan t.ex. vara så att man har behövt stänga en vecka p.g.a. renovering. Då ska naturligtvis kunderna få sina periodkort förlängda. Klicka på Förlängning. En ruta kommer upp där man skriver in det antal dagar korten ska förlängas. Klicka OK. Nu kommer följande ruta upp: Bekräfta med Ja. Klicka på denna knapp för att exportera en lista över utvalda kort till en textfil som man sedan kan importera i t.ex. Excel. Se avsnitt Klicka på denna knapp för att skicka mail till kunder som har de utvalda korten. Se avsnitt Markera ett kort och klicka på denna knapp för att komma till rapporten passager. Passager för valt kort visas om man klickar på knappen Visa i rapportfönstret. Se avsnitt Denna knapp har ingen funktion för närvarande. Klicka på denna knapp för att koppla ett externt kort till annat kort i databasen. Kontakta Confidence om du vill göra detta! 53

55 8.1.1 Kortstatus Korten i systemet kan ha olika status, vilka är: Kortet är giltigt. Kortet är spärrat. Kortet är fryst. Kortet är inte aktiverat i läsare ännu. Kortets giltighetstid har gått ut. 8.2 Sök befintligt kort Man kan filtrera fram ett kort med följande sökkriterier: Förnamn, Efternamn, Antal utskrifter, Kortnummer, Kortmall och Status. Man kan söka på ett eller flera tecken i respektive kategori. Om jag skriver in bokstäverna ha i Efternamn och sedan klickar på knappen Sök, får jag följande träffar på kort som innehas av alla som har bokstäverna ha i efternamnet. Jag får alltså träffar på såväl Hagberg som Johansson. Det är därför bättre att använda något av de andra sökkriterierna som är lite mer precisa. För att göra om sökningen med andra sökkriterier, rensar man först sökfönstret genom att klicka på knappen Rensa. 54

56 8.3 Hantering av kort Om man dubbelklickar på ett kort i listan öppnas ett nytt fönster. Det är i stort sett identiskt med kundkortet, men finns även för kort som inte är personliga och utgår från kortet, inte kunden. I fönstrets nedre del kan man se de uppgifter som finns om ett specifikt kort. I vårt exempel ser vi uppgifterna om ett månadskort för träning. Till vänster i bilden ser vi bl.a. vilken Design kortet har och vilken datum det är giltigt från och till. De uppgifter man oftast kontrollerar är om kortet är giltigt, vilket ovanstående kort är (det har en bock intill namnet, (läs mer om de olika ikonerna för kortstatus under avsnitt 8.1.1). Man brukar också kontrollera hur länge det är giltigt. Kortet ovan nr är ett månadskort och är alltså giltigt en månad från inköpsdatum 27 april, d.v.s. till och med 26 maj. Man kan skriva in kommentarer om kortet manuellt, om man t.ex. vill notera något särskilt. När kort spärras/aktiveras samt fryses/tinas skrivs en kommentar av systemet, men man kan som sagt även skriva kommentarer direkt i rutan Detaljerad kortinformation Man kan också få fram mer detaljerad information om kortet genom att klicka på knappen Händelser, se bild ovan. (Samma fönster öppnas då man klickar på frågetecknet i topplisten, se avsnitt , eller dubbelklickar på kortet i monitorfönstret i menyfältet till vänster). Följande fönster öppnas: 55

57 Överst hittar man kortets nummer. Knapparna till höger används om man söker fram kortet, men behövs inte just nu eftersom vi redan har kortnumret. Nertill i fönstret finns tre filkar. Under Giltigt ser man hur länge kortet är giltigt och i vilka grindar. Nästa flik är Händelser. Här listas allt som sker med kortet från försäljningstillfället. Det kan gälla ändring eller utskrift av kortet samt alla passager som görs. Det innebär att denna lista blir ganska lång med tiden. Här hittar man också info om varför man ev. blir stoppad från att gå in genom en grind. Det kan vara att man kommer på en tid som kortet inte gäller för eller att man försöker gå in i en grind man inte har behörighet till. Den tredje fliken heter Översikt och är en grafisk översikt över kortets alla egenskaper m.m Övrigt om kort Det finns ytterligare några sätt att hantera kundens befintliga kort. 56

58 Till höger finns några knappar man kan använda. Läs mer i om dessa i avsnitt Man kan också göra förändringar på ett kort som redan finns. 1. Ändra giltighetstiden på kortet. Det gör man genom att ändra datum i kalenderdelen och sedan klicka på knappen Verkställ. 2. Ändra antalet klipp på ett klippkort. Det gör man genom att klicka i rutan med klippen och skriva in det nya antalet i den nya ruta som kommer upp och klicka OK. Klicka sedan på knappen Verkställ. 57

59 9 Presentkort För att komma till presentkortsregistret klickar man på ikonen Presentkort under huvudmenyn Försäljning. I detta register hanteras alla presentkort som skapas i systemet. Ett presentkort kan vara på ett fast belopp, ett belopp valt av kunden vid försäljningen eller på en artikel. Alla presentkort som skapas i systemet finns att hitta i presentkortsregistret. 9.1 Beskrivning av presentkortsregistret Om man vill ha information om ett specifikt presentkort, måste man först söka fram det i registret. När man klickar på ikonen Presentkort öppnas nedanstående fönster. 58

60 Nertill i fönstret finns själva registret där alla presentkort finns listade. Varje presentkort i registret har ett eget unikt nummer. För att söka fram ett befintligt presentkort anger man ett eller flera av sökkriterierna i rutorna rakt ovanför listan, se bild nedan, och klickar på Sök. Även i detta register kan man age ett max antal träffar, så att det inte blir så svårhanterligt. Om man dubbelklickar på ett specifikt presentkort visas information om just det presentkortet upptill i fönstret. I vårt exempel visas information om presentkort nummer 2, som är personligt och innehas av Peter Peterson. Uppe till vänster i fönstret ser man att kortets nuvarande värde är 605 kr, det ursprungliga värdet var kr. Man ser också vem som innehar kortet och, om Peter hade haft en koppling till ett företag, vilket företag kortet är kopplat till. Om en kommentar skrevs på kortet vid försäljningen, syns den i rutan Kommentar. Upptill i fönstrets högra del kan man se att kortets värde är kopplat till ett befintligt kort. Det innebär att Peter har kopplat summan till kort nummer 1556, inte presentkortet, när han vill betala för inköp inne på anläggningen t.ex. en läskedryck. Om kunden har ett presentkort som inte kopplats och som blivit skadat, kan man skriva ut ett dublettkort. Klicka i så fall på knappen Skriv ut. Förutom ovanstående knappar finns också knappen Historia. Klicka på denna för att få en historik över vad som skett med presentkortet. S bild nedan: Allt som skett med presentkortet, från skapandet och framåt i tid finns noterat här. 59

61 9.1.1 Koppla presentkort till ett befintligt kort Ta först reda på vilket kort pengarna på presentkortet ska kopplas till, antingen genom att kunden har det med sig och visar upp det, eller genom att söka fram det i registret. Det man behöver veta är kortets nummer. Om kunden inte har ett befintligt presentkort gör man en försäljning av ett presentkort (det måste vara personligt). Gå därefter till presentkortsregistret och leta reda på presentkortet. Dubbelklicka på numret för att aktivera informationen upptill. Klicka på knappen Koppla kort uppe till höger. I rutan som kommer upp skriver man in numret på det kort som pengarna ska hamna på. Klicka sedan på knappen Verkställ tillbaka i presentkortsfönstret. 60

62 10 Fakturakunder För att komma till fakturakundsregistret klickar man på ikonen Fakturakunder under huvudmenyn Försäljning. I detta register hanteras alla företagskunder som lagts in i systemet Beskrivning av fakturakundsregistret Nertill i fönstret finns själva registret där alla fakturakunder finns listade. Varje företag i registret har ett eget unikt nummer. För att söka fram en befintlig fakturakund anger man ett eller flera av sökkriterierna i rutorna rakt ovanför listan, se bild nedan, och klickar på Sök. Till höger i fönstret finns knappar för delar man kan hantera i registret. Här följer en beskrivning på vad de olika delarna innebär. Knappen Skriv ut fakturor används enbart vid koppling till affärssystem och beskrivs inte här Skapa ny fakturakund Normalt sett läggs en kund in i registret i samband med ett köp som ska betalas via faktura, men man kan också lägga in fakturakunder i registret på förhand. 61

63 För att lägga till en kund i fakturaregistret klickar man på knappen Ny Det varierar vilka uppgifter som läggs in i registret. Det vanligaste är att man fyller i Företag, Kategori, Underkategori, Adressuppgifter, Kontaktperson och Organisationsnummer. Organisationsnummer är obligatoriskt att fylla i, men vilka andra fält som måste fyllas i innan man kan klicka på OK bestäms helt och hållet av er på anläggningen. De fält man bestämt ska vara tvingade är svagt gultonade så att man lätt ser vilka de är. Man kan välja att ta bort bocken i rutan Aktiv om fakturakunden ska vara vilande. Det innebär att man inte kan göra ett fakturaköp på detta företag Ta bort fakturakund Klicka på knappen Ta bort för att radera en befintlig kund. En ruta kommer upp som frågar om man är säker. Klicka på Ja. Företaget är raderat. OBS! Man kan inte radera fakturakunder där man har kopplat ett köp till kunden! 10.4 Klipp-info Om man använder sig av funktionen med klippott kopplad till ett företag, får man information om hur många klipp som finns kvar i potten om man klickar på denna knapp. Ett fönster öppnas som anger information för alla de kort som är knutna till potten Skapa adressetiketter För att enkelt kunna skapa adressetiketter till en grupp kunder, filtrerar man fram dessa kunder på samma sätt som i kundregistret, se avsnitt

64 Klicka på knappen Adressetiketter. Ett fönster öppnas. Välj File och Print för att skriva ut etiketterna Skapa företagskategorier Man delar in företagskunderna i olika kategorier med tillhörande underkategorier av flera orsaker. Det finns olika rapporter som bygger på dessa kategorier och man kan också använda kategorier för att få en enhetlig struktur på sitt företagsregister Skapa ny företagskategori Gör så här: Klicka på knappen Kategori till höger i företagsregisterfönstret. Följande fönster öppnas. För att skapa en huvudkategori (som t.ex. Föreningar ovan), klicka på knappen Ny kategori eller högerklicka och välj detta listan. Fortsätt så för att skapa alla de huvudkategorier man vill ha. 63

65 Skapa ny underkategori Nästa steg är att skapa underkategorier. Markera en huvudkategori, klicka på knappen Ny underkategori eller högerklicka och välj detta listan. Fortsätt så för att skapa alla de underkategorier som önskas. Om man vill ta bort en kategori markerar man den och klickar på knappen Ta bort eller högerklickar och väljer detta listan Sök befintlig fakturakund Man kan filtrera fram en företagskund med följande sökkriterier: Företag, Kontaktperson, Företagsnummer och Organisationsnummer. Man kan söka på ett eller flera tecken i respektive fält. Om jag skriver in bokstaven b i Företag och sedan klickar på knappen Sök, får jag följande träffar i vår exempeldatabas. 64

66 11 Fakturor För att komma till registret över fakturor klickar man på ikonen Fakturor under huvudmenyn Försäljning. I detta register hanteras alla fakturor som skapas i systemet Beskrivning av fakturaregistret Nertill i fönstret finns själva registret där alla fakturor i systemet finns listade. Varje faktura i registret har ett eget unikt nummer. För att söka fram en befintlig faktura anger man ett eller flera av sökkriterierna i rutorna rakt ovanför listan, se bild nedan, och klickar på Sök Titta på ett fakturaunderlag Klicka på knappen Öppna till höger i registret eller dubbelklicka på fakturanumret. Följade fönster öppnas: 65

67 På den högra sidan under Företagsuppgifter står all information om företaget angiven och på den vänstra sidan under Fakturaunderlag finns uppgifter om den aktuella fakturan. Här följer en beskrivning av de olika fälten: Faktura: Anger fakturans nummer. Eftersom man endast i undantagsfall arbetar med mer än en försäljning på en faktura, avser fakturan ett enda köptillfälle. Kontaktperson: Den kund som genomfört köpet. Kommentar: Om kassapersonalen har skrivit en kommentar vid försäljningstillfället syns den här. Referens1: Här kan man ange ett referensnummer. Rubriken på detta fält går att ändra. Kontakta administratören. Referens2: Här kan man ange ett andra referensnummer. Rubriken på detta fält går att ändra. Kontakta administratören. Försäljning: Vare sig det är en enskild faktura eller en samlingsfaktura så kan man här se vid vilket tillfälle försäljningen genomfördes, vem som gjort den, samt (genom att dubbelklicka) vad som såldes. Om kreditering är gjord syns det även vad som krediterats Kreditera faktura Om man ångrar ett köp på faktura, kan man inte göra ett återköp, utan man krediterar fakturan. Det är en behörighetsinställning om man själv kan göra detta i kassan, eller om man måste lämna vidare till administratören. 66

68 Om du kan göra det själv, gör då så här: Markera den aktuella fakturan och klicka på knappen Kreditera. Programmet hoppar över till försäljningsfönstret och följande ruta kommer upp. Den listar alla artiklar som var med i köpet. Om samtliga artiklar ska krediteras klickar man på OK, annars sätter man en nolla på de varor som inte ska krediteras och avslutar krediteringen. Om man nu tittar i registret har fakturan bytt från ikonen för faktura till, vilket är ikonen för krediterad faktura. 67

69 12 Leverantörer För att komma till leverantörsregistret klickar man på ikonen Leverantör under huvudmenyn Försäljning. I detta register hanteras alla anläggningens leverantörer Beskrivning av leverantörsregistret Nertill i fönstret finns själva registret där alla leverantörer finns listade. Varje leverantör i registret har ett eget unikt nummer. För att söka fram en befintlig leverantör anger man ett eller flera av sökkriterierna i rutorna rakt ovanför listan, se bild nedan, och klickar på Sök. Till höger i fönstret finns knappar för delar man kan hantera i registret. Här följer en beskrivning på vad de olika delarna innebär. Knappen Skriv ut fakturor används enbart vid koppling till affärssystem och beskrivs inte här och knappen Kundgrupper används om man hanterar bokningar och beskrivs inte heller. För att ta ut adressetiketter se avsnitt

70 12.2 Sök befintlig leverantör Man kan filtrera fram en leverantör med följande sökkriterier: Företag, Kontaktperson, Företagsnummer, Organisationsnummer och om kunden är Aktiv Skapa ny leverantör Normalt sett läggs en leverantör in i registret manuellt för att senare kunna sökas fram vid hantering av leveranser. För att lägga till en kund i leverantörsregistret klickar man på knappen Ny Det varierar vilka uppgifter som läggs in i registret. Det vanligaste är att man fyller i Företag, Kategori, Underkategori, Adressuppgifter, Kontaktperson och Organisationsnummer. Som ni ser i rutan ovan delar leverantörer register med fakturakunder. För information om hur man går vidare med att lägga in leverantören se avsnitt Man kan välja att ta bort bocken i rutan Aktiv om leverantören ska vara vilande. Det innebär att man inte kan registrera en leverans på detta företag. Om man bockat i Sök automatiskt på leverantörskortet, kan man söka fram leverantören vid t.ex. inleverans. Då skriver man in de tre första bokstäverna i namnet och väljer sedan leverantör i listan som blir tillgänglig Ta bort leverantör Klicka på knappen Ta bort för att radera en befintlig leverantör. En ruta kommer upp som frågar om man är säker. Klicka på Ja. Leverantören är raderad. OBS! Man kan inte radera leverantörer där man har kopplat en leverans till kunden! 69