Sammanfattning. Projektet och den här rapporten är ett beslutsunderlag för programmets beredningsgrupp.

Transkript

1 December 2011 Program för Samverkan - Stockholmsregionen Utveckling av samverkansprocesser Med fokus på de första 20 minuterna och kravställning mot fastighetsprojektet

2 Sammanfattning Projektet Utveckling av samverkansprocesser är en del av arbetet inom Program för Samverkan Stockholmsregionen för att utveckla samverkansprocessen under det inledande skedet vid en insats och ta fram en kravställning gentemot fastighetsprojektet för att utformningen av Samverkanscentralen ska bli den möjliggörare för samverkansprocessen i sin helhet som eftersträvas. Projektet är uppdelat i de två delprojekten De första 20 minuterna och Verksamhetens krav på fastigheten som är nära sammankopplade eftersom tanken med att optimera flöden är att skapa förutsättningar för en god samverkan. I arbetet med de båda delprojekten har det dock varit viktigt att ta hänsyn till att samverkan i regionen inkluderar fler aktörer än de som kommer att samlokaliseras. De lösningar som föreslås måste därför fungera väl för såväl hemmavarande parter som samverkansparter utanför samlokaliseringsfastigheten. Utvecklingen av en framtida samverkansprocess ställer krav på att parterna skapar förutsättningar för en god samverkan såväl som utvecklar själva processen. Det här projektet har tagit fram förbättringsförslag inom båda områdena, särskild vikt har lagts vid att utveckla en väl fungerande larmprocess och att nå en god samsyn för att tidigt vid en händelse få igång en kvalitativ och tidseffektiv samverkan för hela händelseförloppet. Verksamheternas gemensamma krav på den planerade samlokaliseringen innefattar både allmänna krav på funktionalitet och samband mellan ytor samt identifierade samverkansytor. Gemensamt för båda kategorierna är det övergripande behovet av en inbyggd flexibilitet för att skapa en fastighet som fungerar väl över tid och kan anpassas till nya behov som skapas genom kontinuerlig utveckling av samverkansprocessen och parternas enskilda verksamheter. Projektet och den här rapporten är ett beslutsunderlag för programmets beredningsgrupp. 2

3 Innehåll Sammanfattning Bakgrund och syfte Bakgrund till projektet Projektberoenden inom Programmet Projektets syfte Projektets omfattning Avgränsningar Tillvägagångssätt Projektorganisation Projektets deltagare Forskning och tidigare erfarenheter Samverkan mellan samhällsaktörer Lärdomar och utvecklingsbehov inom samverkan Utformning av ledningscentral Tillämpning av erfarenheter från litteraturstudierna Resultat från De första 20 minuterna Händelseförloppen har uppdelas i fem faser Avgränsningar Samverkan i nuläget Förbättringsförslag för att skapa en effektiv samverkan Den framtida samverkansprocessen Slutsatser från delprojekt De 20 första minuterna Rekommendationer för fortsatt arbete Resultat från verksamhetens krav på fastigheten Avgränsningar Funktionalitetskrav och sambandskrav Detaljering av gemensamma ytor och funktioner Slutsatser Källförteckning Appendix 1 - Tema för workshopar Appendix 2 - Nomenklatur Appendix 3 - Rekommenderad handlingsplan Appendix 4 - Verksamhetens krav på fastigheten

4 1. Bakgrund och syfte Kapitlet beskriver kort bakgrunden till projektet, syfte och koppling till programmålen och övriga delprojekt. 1.1 Bakgrund till projektet Stockholmsregionen växer allt snabbare och har genom sin växande komplexitet en sårbarhet där störningar kan orsaka stora samhällsekonomiska konsekvenser. Slutsatser från tidigare genomförda övningar och utvärderingar efter inträffade händelser visar på ett behov av att utveckla och stärka samverkan mellan berörda aktörer, i syfte att gemensamt hantera situationer ur ett helhetsperspektiv vid mer ansträngande situationer. Med anledning av detta drivs Program för Samverkan Stockholmsregionen, i syfte att utveckla och stärka samverkan mellan utvalda delar av länets aktörer. Det finns önskemål att koppla arbetet med att utveckla ett nytt gemensamt arbetssätt med samverkan i fokus till parternas samlokaliseringsbehov. Utifrån det önskemålet har det här projektet initierats som en del av Program för Samverkan. Med utgångspunkt från Målbildsarbetet, Snabba Resultat, Förstudie Sekretess och forskning om samverkan har en framtida samverkansprocess utvecklats och tidigare förbättringsförslag förädlats. Figur 1 - Program för Samverkan 4

5 1.2 Projektberoenden inom Programmet Program för Samverkan - Stockholmsregionen består bland annat av ett antal utvecklingsprojekt som kommer att genomföras under perioden Utvecklingsprojekten syftar till att utveckla samverkan inom ett antal fokusområden men tydliga kopplingar finns mellan projekten varför det är av stor betydelse att synergier mellan projekten tas till vara. Figur 2 - Utvecklingsprojekt inom Program för Samverkan Det här projektet har flera beröringspunkter med andra projekt inom Program för Samverkan Stockholmsregionen. Tidigare projekt inom programmet har bidragit med tankar och idéer till Utveckling av samverkansprocesser och delprojektens resultat utgör ytterligare underlag till kommande och pågående projekt Projektberoenden till tidigare projekt inom programmet Projekt som varit underlag till Utveckling av samverkansprocesser är: Nulägesanalysen, arbetet med nulägesanalysen har varit ett underlag för förståelsen för hur aktörerna samverkar idag Målbild för Samverkanscentralen, idéer som lyftes under projektet har kunnat utvecklas vidare inom ramen för Utveckling av samverkansprocesser Snabba resultat, idéer som lyftes under projektet har kunnat utvecklas vidare inom ramen för Utveckling av samverkansprocesser Förstudie Sekretess, sekretessen har i tidigare liknande projekt varit en dimensionerande faktor i fastigheternas utformning. 5

6 Figur 3 - Projektberoenden inom programmet Projektberoenden till kommande projekt inom programmet Delprojekt De första 20 minuterna Resultaten från De första 20 minuterna kommer att utgöra underlag för en rad viktiga utvecklingsprojekt inom programmet framöver, projekt vars syfte är att utveckla samverkan inom olika områden på längre sikt. Det är därför viktigt att resultaten kommuniceras inom programmet. Särskilt kan följande projekt nämnas: Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning Gemensamma lägesbilder och analys Teknik och ledningsstöd Delprojekt Verksamhetens krav på fastigheten Delprojektet har stor betydelse för Fastighetsprojektet som behöver leveransen från det här projektet för att säkerställa att fastigheten blir den möjliggörare av samverkan som parterna avser. Delprojektet levererar därför en prioritering av identifierade krav för att stödja fastighetsprojektets arbete med utformningen av fastigheten. Delprojektets ömsesidiga beroende till programmets fastighetsprojekt har hanterats genom ett löpande samarbete med White Arkitekter. 6

7 1.3 Projektets syfte Projektet omfattar två delprojekt som har drivits parallellt för att ta vara på synergieffekter i arbetet Delprojekt De första 20 minuterna Inom ramen för delprojektet De första 20 minuterna har en framtida samverkansprocess tagits fram som knyter samman idéerna från tidigare projekt samt deltagarnas egna erfarenheter för att skapa en helhetsbild av när, var och hur de olika samverkansaktörerna ska samverka i vardag och kris. Samverkansprocessen har tagits fram med kunden i fokus och för att hantera händelser utifrån ett helhetsperspektiv. Projektet syftar till att skapa ett handlingsutrymme under inledningsskedet av en insats för de aktörer som måste agera för att minimera samhällskonsekvenser, och därmed korta den totala tiden för återställning till ett normalläge. Den framtida processen innefattar också förbättringar som syftar till att minimera tids- och resursineffektivitet under de inledande faserna av en händelse. Projektets mål är att komma fram till resultat som fungerar både i vardagen och vid allvarligare händelser. Olika förutsättningar har därför tagits hänsyn till under projektet, men en viktig utgångspunkt för arbetet har varit kärnan i det svenska krishanteringssystemets likhets- och ansvarsprinciper. Målsättningen med arbetet har därför varit att skapa bra förutsättningar för vardagen, krav för en ändamålsenligt utformad Samverkanscentral och en optimerad samverkansprocess, som i sin tur skapar förutsättningar för hanteringen av allvarligare händelser. Ansvarsprincipen innebär att den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden också gör det i en krissituation. Regeringen beskriver i sin skrivelse, Samhällets krisberedskap stärkt samverkan för ökad säkerhet, intentionen att ansvarsprincipen också innebär ett ansvar att efter behov samverka med andra samhällsaktörer. Den samverkan, oavsett om den sker proaktivt eller reaktivt, är en viktig del för att värna samhället i sin helhet. Delprojektet fokuserar på inledningen av samverkansprocessen eftersom det är där störst möjligheter för att effektivisera en process i regel återfinns. Genom att göra rätt från början skapas förutsättningar för aktörerna att utföra sina uppdrag i tid och på ett effektivt sätt senare i processen. 7

8 Viktiga leveranser: En generisk framtida flödeskarta utifrån fem scenarier med identifierade kritiska punkter där samverkan måste fungera Övergripande rekommendationer om vad som bör förbättras för att kunna implementera den framtida flödeskartan på kort och lång sikt Flödeskartor för de framtida processerna för de fem utvalda scenarierna Delprojektet Verksamhetens krav på fastigheten Syftet med delprojektet Verksamhetens krav på fastigheten är att skapa fysiska förutsättningar för att kunna verkställa det framtida arbetssättet efter den planerade samlokaliseringen. Kraven på de gemensamma ytorna och sambanden mellan dem har utarbetats som underlag till Fastighetsprojektet som har uppdraget att projektera och bygga fastigheten. Speciellt fokus har lagts på att aktivt stödja arkitekterna så att de kan skapa ett effektivt logistiskt flöde gällande fysiska möten, informationsdelning och kommunikation mellan ledningscentralerna och de gemensamma operativa ytorna. Behoven för såväl de som lokaliseras permanent som de som är besökande, har så långt som möjligt tillgodosetts i arbetet. Verksamhetens gemensamma krav på samlokaliseringen tydliggörs av grundläggande krav för att kunna optimera ledtider, resursutnyttjande och kvalitet gällande såväl vardag som kris i det logistiska flödet. Gemensamma behov av stödfunktioner och övriga dimensionerande krav i fastigheten har också definierats. Viktiga leveranser: Beskrivning av de gemensamma operativa ytorna och dess funktion Skall- och börkrav vad gäller funktionalitet och samband för de gemensamma ytorna Sambandsschema som illustrerar hur kraven kan tolkas 8

9 2. Projektets omfattning Avsnittet beskriver projekt Utveckling av samverkansprocesser projektorganisation, tillvägagångssätt för projektets genomförande, avgränsningar samt uppdelningen i två delprojekt samt kopplingen dem emellan. 2.1 Avgränsningar Det här stycket beskriver övergripande avgränsningar för projektet. Avgränsningar som är specifika för delprojekten beskrivs i respektive delprojekts kapitel. Projektet omfattar de deltagande aktörernas gemensamma behov och krav på fastigheten samt förslag för optimering av samverkansprocessen. Optimeringen av samverkansprocessen är avgränsad till att huvudsakligen gälla samverkan mellan aktörerna inom Program för Samverkan - Stockholmsregionen. Aktörernas enskilda fastighetskrav och processer berörs inte i den här rapporten såvida de inte på ett betydelsefullt sätt påverkar det gemensamma. Projektet har i arbetet utgått ifrån ett antal olika scenarios för att finna lösningar som stödjer verksamheterna i vardagen, omfattande samhällskriser har inte diskuterats. Av den anledningen kan det inte heller antas att alla slutsatser och rekommendationer kan generaliseras till mer omfattande samhällskriser. Syftet med projektets workshops var att skapa ett beslutsunderlag till beredningsgruppen inför kommande beslut om implementering av givna förslag. 2.2 Tillvägagångssätt Projektet har genomförts genom ett antal intervjuer och workshopar, delprojekten har genomförts parallellt för att i så stor utsträckning som möjligt dra nytta av kopplingar och synergieffekter mellan dem. För att skapa en kravställning mot fastighetsprojektet som har verksamheternas framtida behov i fokus har delprojektet Verksamhetens krav på fastigheten utgått från det förslag till en framtida samverkansprocess som arbetats fram inom De första 20 minuterna. Arbetet har utgått ifrån scenarier som togs fram under Nulägeskartläggningen för Samverkanscentralen under hösten 9

10 2010. Genom ett antal inledande intervjuer med presumtiva workshopdeltagare, under det här projektet, har scenarierna verifierats och kompletterats för att illustrera fysiska flöden, kommunikationsflöden och uppskattade löptider för insatser. Utöver de scenarier som togs fram under nulägeskartläggningen skapades också tre nya för att säkerställa ett brett underlag inför projektets workshops. Urvalet av scenarier gjordes för att belysa olika utmaningar och förutsättningar för samverkan. De beskriver såväl vardagshändelser, och allvarligare händelser som krishändelser, händelser av varierande tidsmässig omfattning och som kräver olika typer av insatser: Singelolycka På E18 Brand på T-centralen Lägenhetsbrand på Sveavägen Snökaos (Snökanon på Södertörn) Terrordåd (Madrid-scenario) För att skapa den framtida samverkansprocessen har kritiska områden i samverkansflödet identifierats. Arbetet har sedan fokuserat på att utveckla de här områdena genom att identifiera olika typer av problem och brister i dagens samverkan och komma fram till förslag på hur de kan åtgärdas som överensstämmer med den utveckling av samverkan som deltagarna vill ha. Parallellt med arbetet med samverkansprocessen har deltagarna, utifrån föreslagna förbättringar, diskuterat hur utformningen av fastigheten för samlokaliseringen på bästa sätt kan stödja den framtida samverkan. Önskemål om hur samverkan bör ske inom samverkanskritiska områden i framtiden har använts för att identifiera de gemensamma samverkansytor som är medel för att stödja och utveckla samverkan inom den fysiska fastigheten. Arbetet har också resulterat i krav på funktionalitet och samband i fastigheten. Kompletterande intervjuer genomfördes avslutningsvis enskilt med beredningsgruppsrepresentanterna för projektets parter för att samla in deras förslag och idéer för hur samverkansprocessen kan utvecklas Forskning och tidigare erfarenheter För att komplettera arbetet i workshopformat under projektet har också en litteraturstudie genomförts i syfte att ta del av den forskning som gjorts inom området. Tidigare förslag och slutsatser under program för Samverkan har också tagits hänsyn till. Tillsammans har det inspirerat kravställningen på samlokaliseringen 10

11 i fastigheten och processutvecklingen av samverkan inom de första 20 minuterna. Det har också utgjort en bekräftelse för att de idéer och förslag som diskuterats under projektet överensstämmer med aktuell forskning och tidigare ställningstaganden inom Program för Samverkan- Stockholmsregionen Tidigare projekt inom ramen för programmet Arbetet under tidigare projekt inom programmet har tagits till vara på olika sätt, det har både utgöra ett arbetsmaterial och inspiration för utvecklingen av samverkansprocessen. Idéer om utvecklingen av fokusområdena från målbildsarbetet har utgjort en utgångspunkt för diskussioner under projektet och har vidareutvecklats för att bli konkreta förslag. Under projekt Snabba Resultat togs en mängd förbättringsförslag fram inom ramen för vad som var genomförbart inom det projektet. Kopplat till ett antal av dessa förslag har deltagarna under projekt Utveckling av samverkansprocesser också sett möjligheter till mer omfattande utveckling än vad Snabba Resultat medgav. De idéer som kommit fram har då tagits till vara på inom ramen för det här projektet. 2.3 Projektorganisation Som en del av Program för Samverkan Stockholmsregionen är det här projektet underordnat beredningsgruppen för godkännande av projektleveranser och övriga resultat. Urval av representanter för deltagande vid workshops och intervjuer under projektets genomförande har också skett genom beredningsgruppen. Utöver beredningsgruppen har projektledningen fört en löpande dialog med programledaren för att säkerställa att förväntningarna på projektet uppfylls. Projektledningen har utgjorts av projektsponsorn Mats Kjellman från Trafik Stockholm samt projektledaren Lisa Fuller från Deloitte. För att säkerställa att framtagna resultat motsvarar fastighetsprojektets behov av vägledning, har projektet bedrivits i nära samarbete med representanter från White arkitekter och deras underleverantörer. 11

12 2.4 Projektets deltagare De aktörer som varit aktivt involverade i projektets arbete presenteras här nedanför. 1 Organisation Funktion/Verksamhet Trafik Stockholm Storstockholms Brandförsvar SL AB SOS ALARM AB Stockholms Läns Landsting Södertörns Brandförsvarsförbund Trafikverket Trafikkontoret Stockholms stad Polisen Länsstyrelsen Tabell 1 - Projektets deltagare Hela verksamheten Räddningscentral & Huvudkontor Trafikledningscentralerna för tunnelbanelinjerna (MTR) Driftledningscentralen (SL) Trygghetscentralen (SL) 112-central Stockholm Huvudkontor Regional Katastrofmedicinsk Ledning Räddningscentralen Krisledningsfunktionen Krisledningsfunktionen Operativa Avdelningen Avdelningen för Samhällsskydd och Beredskap Deltagande från övriga kommuner i Stockholms län (utöver Stockholm Stad) var ett starkt önskemål från gruppen eftersom de är viktiga aktörer och samverkansparter. Deras deltagande har säkrats inom programmet i projekt Omvärldsbevakning och informationsdelnings. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har också deltagit för att följa projektet och bidra med råd och expertkompetens. 1 I Appendix listas samtliga deltagare som representerat parterna under projektarbetet 12

13 3. Forskning och tidigare erfarenheter Ett viktigt underlag för projektet är tidigare forskning och erfarenheter inom området. Det har inspirerat arbetet inom båda delprojekten och bekräftat deltagarnas idéer och praktiska erfarenheter som har uppkommit inom de olika workshoparna och intervjuerna. De områden som har varit särskilt intressanta för arbetet har varit tidigare forskning och erfarenheter kring samverkan och dess utvecklingsmöjligheter, samverkansledning samt ledningscentraler. 3.1 Samverkan mellan samhällsaktörer Varje organisation har ett eget juridiskt ansvar och styrs av de lagar som reglerar respektive verksamhet och de uppgifter som ska utföras. Lagar och författningar anger att samhällsaktörer ska samverka. Ingen organisation har rätt att ge direktiv över de andra. Men det krävs flera olika kompetenser för att bedöma en händelse och agera så att hela hjälpbehovet hanteras på ett bra sätt. Därför behöver de olika aktörerna identifiera hjälpbehovet tillsammans och därefter utforma sina olika åtgärder som en helhet. (Räddningstjänst i Samverkan, 2008). Det totala hjälpbehovet bör därför vara vägledande för samtliga aktörers agerande. Det gäller att försöka se den gemensamma uppgiften och hur den kan lösas på bästa och mest effektiva sätt för de hjälpbehövande. En gemensam lägesuppfattning och dess utveckling underlättar arbetet. Det är viktigt att varje aktör klargör sitt synsätt och hur de agerar samt försöker se vad de andra ser. (ibid) Berlin och Carlström (2011) identifierar tre nivåer av samverkan utifrån graden av integration mellan aktörer. Sekventiell samverkan är den nivå med lägst grad av integration och innebär att insatser genomförs i turordning. Nästa nivå är parallell samverkan som innebär att flera organisationer arbetar samtidigt sida vid sida på en olycksplats och uppgifterna utförs parallellt av respektive aktör. Den mest integrerade nivån av samverkan är synkron samverkan. Aktörerna arbetar då inte bara sida vid sida utan kan utföra varandras uppgifter och täcka upp för varandra vid behov. Det innebär att de är beredda att kliva utanför den egna organisatoriska 13

14 gränsen och handla utanför den ordinarie repertoaren. I motsats till parallell samverkan kräver synkron samverkan en öppenhet för att utföra insatser man inte är tränad för samt en tillit till varandras kompetenser, roller och agerande. (ibid) Berlin och Carlström budskap är att standardiserade metoder och parallell samverkan är att föredra i normalfallet men att det inte räcker till vid komplexa och omfattande olyckor. Vid sådana situationer måste aktörerna kunna växla mellan parallell och synkron samverkan. Det är dock osäkert om de här slutsatserna gäller vid omfattande samhällskriser. 3.2 Lärdomar och utvecklingsbehov inom samverkan Dåvarande krisberedskapsmyndigheten (nuvarande MSB) bedömde i GROHS-projektet att samhället har en otillräcklig förmåga att hantera allvarliga kriser vad gäller samverkan och informationssamordning med andra aktörer (både inom den offentliga sektorn och inom näringslivet), gemensam lägesuppfattning, samt informationsstöd till allmänheten. Det finns dessutom en tendens till att samverkan försämras desto större en händelse är (Projekt GROHS, 2007). Konsekvenserna av detta blir bland annat en fördröjning i beslutshantering, konflikt mellan operatörer och beslutsfattare, ryckiga eller felaktiga insatser, svårighet att hantera avvikelser samt samordningssvårigheter på grund av trög kommunikation. Det försvåras vid stora händelser när nytillsatta krisledningsgrupper ska samverka utan etablerade ansvarsområden, normer för beslutsfattande med mera (ibid). Nedan presenteras ett urval av utvecklingsbehoven i de inledande faserna av en händelse kring samverkansförmågan såväl ur en strategisk som ur ett operativt synsätt enligt utvärderingsrapporten från SAMÖ-KKÖ Alarmering Översyn av system och rutiner för alarmering där automatisering övervägs för att förkorta tiden för larmning/information Strategisk utveckling av larmplaner överenskomna mellan SOS Alarm, MSB, Länsstyrelsen och kommunerna så att de som skall larmas får larm och från en källa Analys Samtliga organisationer bör utveckla förmågan att genomföra omvärldsanalyser 14

15 Utarbeta ett system för att kommunicera hur allvarlig en situation är samt utarbeta arbetsformer för att ta fram verifierade lägesbilder med tätare intervall Aktivering Utforma en tydlig struktur för de många samverkansmöten som sker under en större händelse i syfte att skapa proaktiva och tidseffektiva möten Upparbeta samverkanskanaler för de aktörerna som man inte är van att samarbeta med redan i vardagen MSB anser att Länsstyrelsens roll i samverkansledningen är viktig. I denna roll kan de agera som kontaktpunkt för länets kommuner, stöd till inblandade parter i syfte att få till stånd samordning och skapa en gemensam inriktning inom länet för de åtgärder som behöver vidtas före, under och efter en kris (Projekt GROHS; 2007). 3.3 Utformning av ledningscentral För att samverkansledning ska fungera optimalt och ge förutsättningar för att skapa en gemensam lägesbild drar GROHSprojektet slutsatsen att det behövs öronmärkta lokaler med tillgång till teknik som ger samverkansrepresentanter möjlighet att kontakta sina hemmaorganisationer. Det blir ett effektivare beslutsfattande om man sitter på samma plats, har samma bild, kan analysera tillsammans och få insikt om hur enskilda parters beslut påverkar helheten (Projekt GROHS, 2007). Försvarsmakten redovisar i Framtida ledningscentraler slutrapport (2011) de faktorer som kan påverka utformningen av ledningscentraler på medel till lång sikt. Studien identifierar en tydlig trend där ledningscentraler utformas för att kunna hantera flera samtidiga uppdrag som är av multidimensionell karaktär. Denna utveckling kan kopplas till ett utökat eller omdefinierat mandat och ansvar hos många organisationer. Detta förändrade mandat har lett till att fler och bredare uppdrag än tidigare utförs av deras ledningscentraler. De som hanterar flera samtidiga uppdrag kännetecknas av att ledningsarbete: Utförs av flera ledningsslag som samverkar Sker i flera rum Har olika tidstempon Inträffar under olika organisationsupplägg Kan röra olika domäner och arenor 15

16 3.3.1 Utformning av flerrumslösningar Utformning av flerrumslösningar påverkas av sex olika faktorer: Typ och antal uppdrag som ska hanteras av ledningscentralen samt hur ofta dessa uppdrag sker och hur mycket de varierar i de olika dimensionerna Organisation i termer av ledningsrutiner och arbetssätt som ska tillämpas vid ledningscentralerna samt de organisationsupplägg som ska nyttjas Sekretess därav krav på sektionering Samverkansbehov av de olika ledningscentralerna och dess organisationer Personalförsörjning Krav på skalskydd och drift under svåra påfrestningar Det är viktigt att utformningen ger möjlighet att hantera överlämningar mellan personal, möjliggör för operatörer och beslutsfattare att byta operatörsplats eller rum samt att stödja operatörer och beslutsfattare i samverkan under de olika organisationsupplägg som kan tillämpas vid ledningscentralen. Ledningscentralens utformning måste samtidigt medge arbete i avskildhet, såväl enskilt som i grupp, för att kunna hantera sekretessbelagd information. Informationsdelning mellan operatörer och beslutsfattare är kritisk. Ett grundelement för att åstadkomma en fungerande samverkan och informationsdelning är att operatörer och beslutsfattare kan avgöra vem som ska ha vilken information och på vilket sätt. Sekretess och informationssäkerhetsrelaterade krav påverkar samverkan och informationsdelningen Utformning av ledningsrum som kan ha olika funktioner När ett ledningslag har behov av att ändra sin storlek samt växla mellan olika organisationsupplägg kan rummet utformas med ett system av celler. Det ger ledningslaget flexibilitet att organisera uppdrag som hanteras i ledningsrummet på flera olika sätt t ex stabsrum, sammanträdesrum, ledning av särskilda händelser och övning. Samverkan med andra organisationer kräver ofta att besökande samverkansaktörer ska kunna vistas i ledningscentralen. Det behövs därför särskilda utrymmen avsedda för samverkan som tar hänsyn till sekretess och sektionering, samt att externa besökare kan tas emot utan att ordinarie arbete störs. Rum som inte används regelbundet ska också vara lätt för personalen att orientera sig i och hantera nödvändig utrustning. Inlärningströskeln till alla tekniska system måste hållas så låg som möjligt. 16

17 Det finns även krav på att personalen ska kunna vara i ledningscentralen under en längre tid, vilket innebär att det kan finnas behov av till exempel vilorum, kök, med mera. Drift under svåra påfrestningar kräver också att de tekniska systemen (avseende ljus, ventilation, temperatur) som används är robusta, samt att det finns redundans i systemen. En viktig iakttagelse som gjorts i studien är att det sker kontinuerliga förändringar inom dagens ledningscentraler. De förändringarna sker i allt snabbare takt, samt är av ökande komplexitet. Förändringarna påverkar på ett direkt eller indirekt sätt sammanhanget i vilket operatörer och beslutsfattare agerar, samt den arbetsmiljö och de ergonomiska förutsättningar som de arbetar i. 3.4 Tillämpning av erfarenheter från litteraturstudierna Under arbetet har idéer från dessa studier använts, tillsammans med deltagarnas egna förslag, som en grund för att utforma en framtida process som tydligt visar när under ett händelseförlopp parternas inre ledning vill samverka, vad de vill diskutera, med vilka parter samt vilka gemensamma operativa ytor som krävs för att på ett smidigt sätt kunna komma i kontakt med varandra Viktiga faktorer för att utforma en fungerande samverkansprocess för den minutoperativa verksamheten Från utvärderingsrapporten framkommer (SAMÖ-KKÖ 2011) vikten av att en effektiv samverkan bland de berörda aktörerna kan ske i praktiken. Gemensamma processer, rutiner och arbetssätt främst inom stabsfunktioner på alla nivåer behöver utvecklas. Det framgår också att en effektiv alarmering, informationssamordning, lägesuppfattning samt upparbetade kommunikationsvägar måste fungera väl i vardagen, om det skall kunna fungera vid en kris och/eller vid utdragna händelser. Under arbetet har därför förbättringsförslagen fokuserat på att ta itu med dessa utmaningar. Ett proaktivt tänkande och arbetssätt efterfrågas, i utvärderingen av SAMÖ KKÖ 2011, i syfte att samverkansmöten likväl som informella telefonmöten leder till ett konkret agerande. En viktig målsättning är att kunna ta fram och förmedla, med täta intervaller, verifierade lägesbilder. Det ligger till grund för ett bra prognosarbete, kommunikation till allmänheten och beslut som effektivt kan stödja insatserna för de drabbade. Vid framtagning av den framtida samverkansprocessen har därför nya arbetssätt föreslagits för att tidigarelägga larmning och informationsdelning genom att införa mer parallell samverkan och i vissa fall synkron samverkan. De gemensamma operativa ytorna 17

18 inom den framtida fastigheten har också utformats och placerats för att skapa förutsättningar för ett proaktivt agerande bland berörda parter Viktiga faktorer för att samlokalisering ska kunna stödja samverkan och samverkansledning Trenden bland ledningscentraler (Försvarsmakten, 2011) är att de alltmer hanterar flera samtidiga uppdrag och kännetecknas av att ledningsarbete utförs av flera ledningsslag. De samverkar i olika rum med olika tidstempon som inträffar med olika organisationsupplägg. Informationsdelning mellan operatörer och beslutsfattare är kritisk. Ledningscentralens utformning måste samtidigt medge arbete i avskildhet, såväl enskilt som i grupp, för att kunna hantera sekretessbelagd information. Utformningen av ledningscentraler bör därför ta hänsyn till påverkansfaktorer relaterade till utformning av flerrumslösningar, arbetsmiljö och ergonomi, tekniska hjälpmedel samt hantering av framtida förändringar. 18

19 4. Resultat från delprojektet De första 20 minuterna Det här kapitlet beskriver delprojektet De första 20 minuterna genom att presentera resonemanget om hur samverkan i nuläget kan förbättras och hur det skapar den framtida samverkansprocessen som arbetsgruppen vill uppnå. Slutligen presenteras projektets rekommendationer för fortsatt arbete för att ta nästa steg mot att realisera den förbättringspotential som har identifierats. 4.1 Händelseförloppen har uppdelas i fem faser För att kunna skapa en samsyn om hur ett händelseförlopp utvecklar sig över tid delades händelseförloppen upp i fem faser. De faserna är: Larmfas ett 112-samtal har inkommit och ett larm skickas ut till olika aktörer utifrån en given larmplan. Övriga berörda aktörer informeras via en larmkedja, om de inte redan har fått information om händelsen genom egna kanaler Analysfas en preliminär lägesbild skapas utifrån larminformationen och analys av tillgänglig information tidigt under händelseförloppet Aktiveringsfas kommunikation mellan ledningscentraler och utryckningsfordon från larm fram till ankomst på händelseplats Insatsfas insatser på händelseplats. Här skapas också en mer omfattande lägesbild (samlad lägesbild), vilket är viktigt för prognosarbetet Avslutsfas avslut och återställning till normalläge. Det innebär övergång till efterarbete av olika slag, överlämning till andra aktörer för socialt omhändertagande, bärgning med mera Faserna är huvudsakligen sekventiella men överlappar varandra i olika utsträckning. Sjukvård, räddningstjänst och polis skickar utryckningsfordon direkt vid larm. Den totala tiden för insats och avslut kan variera beroende på omständigheterna och allvarlighetsgrad av en händelse. 19

20 4.2 Avgränsningar Delprojektet De första 20 minuterna fokuserar på att optimera samverkansprocessen under inledningsfasen vid hanteringen av en händelse. Namnet De första 20 minuterna syftar till att lägga vikt på samverkan under det inledande skedet av en insats. Eftersom tidsåtgången i inledningen av insats kan variera kraftigt mellan olika typer av händelser, händelseplatser med mera har vi valt att fokusera på samverkan under de tre inledande faserna; larmfasen, analysfasen och aktiveringsfasen. Det innebär att: Förbättringsförslag för de inledande faserna vid insatser; larmfas, analysfas och aktiveringsfas behöver inte vara begränsade till de första 20 minuterna Förbättringsförslag som stödjer utvecklingen av den operativa samverkan kan också omfattas Aktörernas interna processer omfattas inte såvida de inte är betydelsefulla förutsättningar för samverkan Parternas roller och ansvarsområden är inte inkluderade i arbetet med undantag för det resonemang som är en nödvändig förutsättning för förbättringsförslag kopplat till samverkansledning 4.3 Samverkan i nuläget Den nuvarande processen vid en händelse visar att samverkan sker huvudsakligen vid skadeplatsen. Innan utryckningsfordonen ankommer till händelseplatsen är informationsdelning och samverkan mellan aktörerna begränsad, bortsett från räddningsintervjuerna. Visst samarbete sker mellan räddningstjänst och kollektivtrafiken men förbättringspotential finns också mellan dem. Brister i samordningen och informationsdelningen gör processen mer tidsineffektiv än nödvändigt genom om- och merarbete som förlänger tiden det tar till normalläget är återupprättat. Larmplaner finns definierade för larmorganisationer. Det händer dock att vissa berörda aktörer ibland inte får larm eller får larmet när en händelse redan börjat få samhällskonsekvenser. Om berörda aktörer får kännedom om en händelse relativt sent under händelseförloppet finns det en risk att processen avstannar eller blir försenad på grund av väntan på en annan aktörs medverkande. 20

21 Figur 4 - Utvecklingsbehovet för en effektiv samverkan 4.4 Förbättringsförslag för att skapa en effektiv samverkan Förbättringsåtgärderna under de tre inledande faserna syftar till att skapa en mer effektiv samverkansprocess. Genom att göra processer mer parallella och tidseffektiva kan den totala tiden från larm till återupprättat normalläge förkortas. Figur 5 Illustrativ bild över sekventiella och parallella processer 21

22 Målet med utvecklingen av mer parallella processer Målet med att skapa mera parallella processer (Berlin och Carlström) är att skapa förutsättningar för att fokusera på vad som är värdeskapande i en insats och prioritera därefter. Värdeskapande aktiviteter under en insats handlar främst om: Att lösa det akuta behovet, till exempel rädda liv Tidig informationshantering för att minimera störningar, till exempel att ge besked om vad som hänt och var, samt prognos för återställning Omhändertagande av de drabbade så att de får vård, eller se till att trafikanter kommer fram till sin destination så fort som möjligt Fördelen med att skapa parallella processer är följande: Alla berörda aktörer, oavsett kommun- och länsgränser, får tidig kännedom att något har hänt, så att de kan börja planera eller inleda samverkan under ordnade former Samverkansaktörer kan få en tidig preliminär lägesbild vilken skapa möjligheter för: o Bättre beslutsunderlag o Effektivare nyttjande av resurser o Korrekt bedömning av lämpliga åtgärder o Tydligare trafik- och samhällsinformation som kan minimera samhällskonsekvenserna av en händelse. Det är speciellt viktigt i en storstad som Stockholm där relativt små incidenter kan skapa stora störningar Eftersom avgränsningen av det här projektet innebär att omfattande samhällskriser inte har diskuterats gäller ovanstående resonemang inte sådana händelser. Utvecklingen av mer parallella processer är ett första steg mot att utveckla synkron samverkan, i situationer där en sådan samverkan skulle vara värdefull. 22

23 4.4.1 Målet med mer tidseffektiv samverkan För att skapa ett mer tids- och flödeseffektivt händelseförlopp har olika typer av tidstjuvar identifierats under de tre inledande faserna. De skapar bland annat merarbete, omarbete, väntan, onödigt arbete och dubbelarbete för de medverkande parterna i en redan stressig situation. Tidstjuvar uppkommer oftast på grund av brist på samordning och informationsdelning som är viktiga förutsättningar för att kunna utföra uppdraget på ett bra sätt. Effekten av de här bristerna kan eskalera under händelseförloppet och ytterligare förlänga den totala tiden för återställning till normalläge. Tid Den totala genomloppstiden Larm Analys Aktivering Insats Avslut Den totala genomloppstiden efter tidseffektivisering i de inledande faserna Insats Avslut Figur 6 - Tidseffektiv samverkan kortar genomloppstiden för ett händelseförlopp Exempel på tidstjuvar är: Exempel på tidstjuvar i en samverkansprocess Larmfas Inkomna larm, för samma händelse, som inte omhändertas och hamnar på lager hos vissa aktörer men inte hos andra Arbetsuppgift hamnar hos fel person, till exempel en Tjänsteman i Beredskap (TiB) utan mandat Analysfas Sökande efter information, information som finns men inte delas eller information som går förlorad För många aktiviteter som inte efterfrågas eller leder till någon konkret handling till exempel ineffektiva samverkansmöten Aktiverings- fas Onödiga uttryckningar, resurser som ej återkallas i tid, sökande efter information Uppkomna fel och brister som måste åtgärdas till exempel att flera olika brytpunkter 2 felaktigt utses Väntan för att komma igång med insatser eller för att få besked om andra aktörers medverkan För mycket resurser skickas i förhållande till vad situationen kräver trots kännedom om situationens art hos en annan part Tabell 2 - Exempel på tidstjuvar 2 Brytpunkten är uppsamlingsplatsen, för uttryckningsfordon, i anslutning till en händelseplats som används för att säkerställa framkomlighet till och från händelseplatsen. 23

24 4.4.2 Förbättringsförslag som har tagits fram av arbetsgruppen Specifika förbättringsförslag har tagits fram av arbetsgruppen för att skapa mer parallell samverkan och minska eller eliminera tidstjuvar. De förbättringsförslagen var utgångspunkten för framtagningen av det framtida börläget i samverkansprocessen. De olika förslagen är indelade i de olika faserna: Larmfas åtgärder för att utveckla en mer transparent process Analysfas åtgärder för att tidigt få en mer tillförlitlig preliminär lägesbild Aktiveringsfas åtgärder för bättre samordning av resurser och insatser före ankomst Insatsfas åtgärder för en bättre informationsdelning vid händelseplatsen Övriga förslag för att skapa en grund för effektiv samverkan En mer transparent larmprocess När alla berörda aktörer involveras från början är det lättare att påbörja samverkan snabbt så att alla parter kan bidra till att samordna och aktivt stödja aktörernas insatser från start. En larmplan som är transparent för de berörda aktörerna gör det lättare att ta egna initiativ och vara proaktiv i sitt agerande mot de andra parterna. För berörda aktörer vars insatser kan behövas senare under händelseförloppet kan ett förlarm skickas. Det innebär att de får en förvarning om att något inom deras ansvarsområde har hänt och de eventuellt kan bli kontaktade längre fram. En mer tillförlitlig preliminär lägesbild Att involvera trafikaktörerna redan vid ett larm har varit ett särskilt fokusområde. Det är särskilt viktigt för att snabbt nå allmänheten med viktig trafik- och samhällsinformation. Trafikaktörerna har också egen utryckningspersonal, personal på plats samt kameraövervakning som kan nyttjas som underlag till en lägesbild. De här möjligheterna bör nyttjas fullt ut av bland annat räddningstjänst för att få ytterligare tillförlitlig information utöver den de normalt kan få från larmsamtalen. Bättre samordning före ankomst En samordning av trafikaktörernas insatser vid större händelser utifrån ett helhetsperspektiv ger stora fördelar vad gäller att minimera trafikstörningar. Vilka beslut som tas och hur de påverkar trafiksystemet i sin helhet spelar stor roll för regionens kapacitet för att klara av att hantera flera parallella insatser. Beslut om avspärrning och val av brytpunkter är en angelägenhet för både blåljus- och trafikaktörer, eftersom de besluten påverkar framkomlighet för både utryckningsfordon och allmänheten. Det är därför en viktig fokus för samverkan. 24

25 Informationsdelning vid händelseplats Delning av vindrute- och lägesrapporter bland den inre ledningen underlättar samverkan vad gäller resursdelning, prognosarbetet, trafikinsatser, samsyn av en avvecklingsplan med mera, i syfte att slutföra insatser på bästa sätt. Övriga förslag för att skapa en grund för effektiv samverkan Under projektets arbete har diskussioner förts kring hur och när projektets parter vill ha en utökad samverkan mellan inre ledningar. För att säkerställa att de här dialogerna skapar ett bra underlag för aktörernas enskilda uppdrag och samverkan finns ett behov av en gemensam syn på struktur för samverkansledning i vardagen. Utbildning Ett viktigt första steg för att påbörja resan mot en samsyn av vad samverkan innebär i vardagen är utbildning i syfte att skapa ett gemensamt förhållningssätt för att uppnå det övergripande målet med insatserna. Det innebär att etablera en värdegrund för att öka förståelse för det värdeskapande, inte bara processen, vikten att göra rätt från början samt behovet av att tillsammans kontinuerligt sträva mot att lösa de problem som uppstår för att verksamheten hela tiden ska utvecklas. Samverkansmöten Effektiva samverkansmöten är viktiga för att uppfylla de berörda aktörernas behov av information och lägesuppfattning så att de kan ha ett bra beslutsunderlag när de återgår till sin egen organisation: Utan en etablerad struktur för dessa möten är det risk för att samverkan för samverkans skull sker. Att det är ett problem som lätt kan uppstå har sedan tidigare påpekats av MSB (SAMÖ KKÖ 2011). Gemensamma stödfunktioner Genom att utveckla en närmare samverkan mellan aktörerna i regionen skapas möjligheter att ha gemensamma stödfunktioner, med dedikerade resurser, som stödjer arbetet med samverkansaktiviteterna. De stödjande resurserna kan tack vare samverkan erbjuda tjänster de enskilda aktörerna inte har resurser att erbjuda internt. Samlokaliseringen kan erbjuda en placering för de här funktionerna men fastigheten är inte en förutsättning för etablerandet av funktionerna. 25

26 Förväntade framsteg Givet att förändringsförslagen genomförs i enlighet med handlingsplanen kommer samverkan inom de ovan beskrivna områdena att förbättras. I tabellen nedan finns en illustration av hur stor effekt förslagen uppskattas få relaterat till hur väl samverkan fungerar idag. Vi förutsätter att utvecklingen inom områdena fortsätter att utvecklas, hur mycket samverkan förbättras varierar beroende på områdenas komplexitet. Fas Föreslagna åtgärder Idag Efter genomförd förbättring 1. Larm a) Utveckling av en strategisk larmplan b) Centraliserade kontaktlistor 2. Analys a) Kvalitetssäkra medlyssningsrutiner b) Dela och verifiera larminformation c) Samordna trafik- och samhällsinformation till allmänheten 3. Aktivering a) Minskad trafikpåverkan vid större händelser b) Val av rätt brytpunkt c) Delning av enheters geografiska positioner 4. Insats a) Dela vindruterapporter vid ankomst till händelseplats b) Dela lägesrapporter under insatsen 5. Grund för effektiv samverka n a) Effektiva samverkansmöten b) Utbildning för att skapa ett gemensamt förhållningssätt c) Gemensamma stödfunktioner Tabell 3 Sammanfattning av förbättringsförslagen i handlingsplanen och deras effekter på samverkan 26

27 4.5 Den framtida samverkansprocessen Förbättringspotentialen i dagens samverkan och de konkreta förslag som identifierats under projektet har utgjort underlaget för arbetsgruppens diskussioner om hur den framtida samverkansprocessen ska se ut. I det här avsnittet presenteras den samverkansprocess som diskussionerna mynnat ut i Den framtida samverkansprocessen centrerar kring ett antal gemensamma aktiviteter Utifrån de möjligheter till att skapa mer parallella och tidseffektiva processer som har kunnat identifieras under projektets arbete framträder tydligt behovet av att ha en mer omfattande samverkan mellan parterna. Det speglas i de förbättringsförslag som formulerats. I den framtida samverkansprocessen uppnås störst effekt av de här förbättringsförslagen genom att ett antal aktiviteter utförs gemensamt av berörda aktörer. Arbetsgruppen har under arbetet identifierat tre olika skeden under ett händelseförlopp när dessa samverkansaktiviteter utförs vilket illustreras av de tre grå boxarna i bilden nedan. Preliminär lägesbild Under framkörning delas den information som parterna har tillgång till från larm, kamerabilder med mera och vidarebefordras till uttryckningsenheterna. Ytterligare berörda aktörer utöver kärntruppen identifieras för att de också ska kunna larmas. Syftet med aktiviteterna är att samla en preliminär lägesbild genom att dela den tillgängliga informationen i ett skede när parterna ofta lider av informationsbrist och på så vis underlätta beslut inom de olika ledningscentralerna. Ankomst på plats I samband med att utryckningsenheter anländer till händelseplatsen utser parternas inre ledning en gemensam brytpunkt för att snabbt kunna upprätta en kontrollerad framkörning till händelseplatsen och minska risken för att enheterna hindrar varandras framkomlighet. För att snabbt få tillförlitlig information för fortsatt analys och skapande av lägesbild delar parterna vindrute-/framkomstrapporter med varandra. På så vis kan alla få tillgång till den information som första enheten på plats rapporterar i ett skede när det är av stor betydelse att snabbt få information om situationen på händelseplats för att kunna planera omfattning och genomförande av insatsen. 27

28 Samlad lägesbild Arbetsgruppen uttryckte ett behov av att i större utsträckning än vad som sker idag, ha en samverkan mellan parternas inre ledningar för att skapa en samlad lägesbild att agera utifrån. I den samverkan ingår ett antal aktiviteter som sker i samråd. Relevant information ur inkomna lägesrapporter delas. Eftersom mängden information längre fram under ett händelseförlopp växer allt mer är inte nödvändigtvis all information som kommer in relevant för alla parter. Däremot bör den information som är relevant för skapandet av en samlad lägesbild delas. Parterna för en löpande dialog om resursläget i länet och hur beredskapen ser ut för att vid behov stödja varandra. Efter uttryckning och de omedelbara insatserna förs också en dialog om avspärrningar samt information till media och allmänhet för att minimera samhällskonsekvenserna av händelsen. Parternas prioriteringar i förhållande till andra händelser och avvecklingssyn på insatsen kommuniceras också mellan varandra för att ha en gemensam förståelse för hur de andra parterna kommer att agera. Figur 7 - Börläge för samverkansprocessen, Samverkansaktiviteter 28

29 4.5.2 Vikten av informationsdelning för en en väl fungerande samverkansprocess För att de centrala samverkansaktiviteterna ska kunna genomföras på bästa sätt behöver informationsdelningen fungera tidigt i processen. Informationsdelning är en viktig förutsättning för att kunna skapa en samlad lägesbild över händelseförloppet och därmed stödja samverkansinsatser fullt ut. Utan denna överblick är det risk för att förseningar, fel och brister i samverkan uppstår som i sin tur leder till tids- och resursslöseri. Inom arbetsgruppen har man identifierat mindre och större tillfällen under samarbetsprocessen där det finns behov av kommunikation bland de olika ledningsfunktionerna. Målet med informationsdelningen vid dessa samverkanspunkter är att öka transparens för vad som händer inom det totala händelseförloppet så att de berörda aktörerna kan ta korrekta beslut inom sin organisation. De framtagna förbättringsförslagen är ämnade att skapa en effektivare samverkan och informationsdelning vid dessa tillfällen. I arbetsgruppen har ett framtida flöde tagits fram (figuren nedan) som är en generisk processkarta för samverkan vid en händelse. Processen gäller för vardags- och allvarliga händelser. I regel är det flera aktörer inblandade vid allvarligare händelser med stora samhällskonsekvenser. Vid dessa situationer är samverkan med kommunerna och Länsstyrelsen särskilt viktig eftersom det kan krävas betydande samhällsinsatser efter de akuta insatserna är avslutade exempelvis psykologiskt stöd till drabbade, bärgning med mera. Processkartan är ritad som en tunnelbana för att illustrera att från tidpunkten när de olika samverkansaktörerna får ett larm (1) tills de samlas för att diskutera en gemensam lägesuppfattning vid Tcentralen (4), finns det ett antal samverkanspunkter som behöver passeras, för att kvaliteten på denna lägesuppfattning inte negativt påverkas. Samverkan börjar med den inre ledningen mellan blåljusrespektive trafikaktörer, sedan sker den mellan aktörernas insatsledningar på händelseplats för att sedan fortsätter med alla berörda parter (4) för att skapa en samlad lägesbild innan de enskilda parterna återgår till sin egen organisation efter en överenskommen avvecklingsplan. 29

30 Större tillfälle för kommunikation mellan flera samverkansaktörer för att koordinera och skapa överblick över hela händelseförloppet Mindre tillfälle för kommunikation mellan samverkansaktörerna för att koordinera och skapa överblick över räddnings-, trafik alternativt samhällsåtgärder Uppskattning av hur långt samverkansaktörer tror de kan komma inom de första 20 minuterna i normalt fall vid en akuthändelse Figur 8 - Flödeskarta för en händelse från initialt larm tills planering av avslutsinsatser Informationsdelning enligt den beskrivna samverkansprocessen ovan är tänkt att ske vid de olika samverkanspunkterna för att skapa en bra överblick. Särskilt viktigt är denna samverkan: 1) Vid det initiala larmet automatisk larmning till alla berörda aktörerna samt direkt tilldelning av eventuellt kompletterande larminformation om händelsen till andra aktörer 2) På väg till händelseplatsen Dela bildmaterial, ta stöd av trafikaktörernas utryckningsfordon, där möjligt 3) Vid ankomst på plats dela vindruterapporter för att få den senaste lägesbild innan insatserna påbörjar 30

31 Under senare faserna under händelseförloppet fortsätter samverkan för att: 4) Under insatsen skapa en samlad lägesbild för att kunna agera från en gemensam lägesuppfattning. Dessa diskussioner sker iterativt under insatsfasen 5) Mot slutet av de akuta insatserna- skapa en koordinerad avvecklingsplan som underlättar överlämning till kommunerna Samverkan vid oförutsedda händelser som inte förorsakar larm Även om hanteringen av många händelser inleds med ett larm, antingen direkt till någon av aktörerna eller via 112-samtal, uppstår också oförutsedda situationer som kan få en stor samhällspåverkan men som av olika anledningar inte aktiverar en normal larmprocess. Även i sådana situationer kan det vara viktigt att efter behov upprätta en samverkan. Under projektets arbete diskuterades exemplet med ett snöoväder som inte initialt föranledde en larmprocess men som över tid orsakade samhällskonsekvenser som krävde samverkan. Samverkansprocessens aktiviteter och innehåll skiljer sig inte från andra typer av händelser, det är hur samverkan initieras som är skillnaden. Initiering av samverkan Avgörande för att minska samhällskonsekvenserna är att aktivera samverkan mellan aktörerna. Bristen på en naturlig startpunkt för samverkan innebär i fallet med snöovädret att de aktörer som började agera gjorde så utifrån sina enskilda perspektiv snarare än en samlad förståelse för situationens samhällspåverkan. Hanteringen gav därför konsekvenser som hade kunnat undvikas genom en dialog mellan de berörda aktörerna. För att skapa en bra samverkan vid oförutsedda händelser som inte förorsakar ett larm krävs att aktörerna har en förståelse för systemet och naturligt anlägger ett systemperspektiv och initierar samverkan i ett tidigt skede. Det gäller särskilt vid situationer som vid första anblick inte verkar kräva omfattande samverkan. Själva initieringen av samverkan vid liknande händelser kan redan idag ske genom Länsstyrelsens Samverkansfunktion. Som en utveckling av förslag från Snabba Resultat pågår också ett arbete med att uppdra åt SOS Alarm att genomföra initieringen på något sätt. En tjänst som alla Samverkansfunktionens deltagande parter ska kunna åberopa antingen direkt eller genom Länsstyrelsen. 31

32 4.5.4 Beskrivning av en önskad samverkan med kommunerna Vid större händelser då flera avdelningar än normalt inom kommunerna är berörda, har arbetsgruppen identifierat ett behov av att även dessa parter är väl linförstådda med samverkansprocessen och dess arbetssätt. För att uppnå det behövs en synkronisering av kommunernas krisplaner för att säkerställa att åtgärder som inleds stödjer samverkan samt att samverkansinsatser underlättar kommunernas arbete. Förslag på hur kommunerna kan få stöd från samverkansarbetet är: Förlarm vid eventuell påverkan Informationsbehov för en specifik händelse Aktivering från förlarm till larm Prognos- och lägesrapporter Avveckling- och överlämningsplaner Förslag på hur kommunerna kan stödja samverkansarbete är: Delge samverkansaktörerna information om kommunernas beslut och åtaganden enligt krisledningsplanerna vid större händelser Uppdaterade kontaktuppgifter till TiB Överenskommelse om larmplan för kommunerna vid samverkansbehov Möjligheten att koordinera eller dela resurser och övrigt stöd till samverkan vid större händelser Delge information om lokal omvärldsbevakning 32

33 4.5.5 Länsstyrelsen som samverkanssamordnare Vid större händelser där många aktörer blir inblandade finns det en växande samsyn om att Länsstyrelsens roll som samverkanssamordnare, i enlighet med Länsstyrelseinstruktionens 52, bör realiseras. Det är dock viktigt att påpeka att samverkansaktörerna behöver ge Länsstyrelsen sitt stöd och förtroende för att utveckla denna roll inom ramen för Länsstyrelsens formella ansvarsområde. Länsstyrelsens roll skulle kunna innebära följande: Moderator av samverkansmöten vid större händelser med många berörda parter Samverkanssamordnare mot kommunerna med uppgift att verka för ökad samverkan bland kommuner samt för anpassning av kommunernas krisledningsplaner till samverkansbehoven Leda arbetet med att utveckla samverkansprocessen exempelvis genom att: o Gemensamma utbildningsinsatser och erfarenhetsutbyte o En samordnad informationsdelning o Nya samarbetsformer med media 33

34 4.6 Slutsatser från delprojekt De 20 första minuterna Under arbetet har fem scenarier använts för att skapa en gemensam bild inom arbetsgruppen om vad var och en gör under ett händelseförlopp. Det har gett en större insikt om hur de egna åtgärderna påverkar andra, hur parterna kan stödja varandras agerande och när under ett händelseförlopp de skulle vilja samverka i framtiden. För att realisera den framtida samverkansprocessen identifierades olika konkreta förbättringsförslag för att korta den totala ledtiden för en händelse genom att se till helheten och påbörja samverkan redan från start. Åtgärderna syftar till att skapa en mer parallell samverkan i de inledande faserna samt eliminera onödiga tidsförluster som uppkommer vid bristande samordning och informationsdelning. Den framtida processen (figur 6 och 7) har tagits fram med utgångspunkt från flera av de förbättringsområden som presenterats i föregående avsnitt. Processen visar viktiga samverkanspunkter mellan de olika aktörerna längs vägen från larm tills parterna bestämt sig för att de avvecklar samverkan och återgår till sin egen organisation. Även samverkan vid oförutsedda händelser som inte förorsakar larm har diskuterats där deltagande parter inom Länsstyrelsens samverkansfunktion kan åberopa ett samverkansbehov Kritiska framgångsfaktorer för ett framgångsrikt genomförande Förhållningssätt för en effektiv samverkan Under diskussionerna har det framkommit att samverkansmöjligheter redan finns idag men de utnyttjas inte fullt ut. Effektiv samverkan uppnås inte enbart genom nya metoder och rutiner. En av de viktigaste framgångsfaktorerna för att påbörja resan mot en framtida samverkansprocess är ett gemensamt förhållningssätt inom och mellan den operativa verksamheten av varje deltagande organisation. 34

35 För att åstadkomma ett nytt förhållningssätt med samverkan i fokus kan man anamma de värderingar som idag förknippas med systemtänkande. Dessa är: Att göra rätt saker tar sin utgångspunkt från allas förståelse för vad som skapar värde för medborgarna Rätt från mig handlar om att förstå nästa steg i händelseförloppet och skapa tydliga överenskommelser och rutiner i gränssnitt Att älska avvikelser handlar om att agera snabbt och finna rotorsaken till kvalitetsavvikelser. Detta ska genomsyra varje steg i flödet när medborgarnas krav inte möts Ständiga förbättringar handlar om att skapa en struktur för ett proaktivt förbättringsarbete detta för att kontinuerligt stärka effektiva arbetsflöden Denna värdegrund kan sammanfattas enklast med en vi utvecklas tillsammans anda, där förändringsarbete är allas ansvar och kräver ett proaktivt agerande. De som har direkt kontakt med kunden/medborgaren har störst möjlighet att identifiera och genomföra förbättringar, medan ledningens roll är att stötta och ge strategiska riktlinjer om prioritering och uppföljning så att viktiga förbättringsåtgärder verkställs. Överblick i förbättringsarbetet kan bättre synliggöra effekterna En annan kritisk framgångsfaktor är att skapa transparens i ett framtida förbättringsarbete och händelseförloppet genom att koordinera initiativ som tillsammans kan eliminera specifika problem som skapar om- eller merarbete för parterna inom en viss fas i processen. Eftersom det blir lättare att koppla konkreta handlingar till förbättringar inom processen, kan man bättre identifiera områden där extra insatser kan behövas för att verkställa den framtida samverkansprocessen. Samverkan utvecklas ute i verkligheten En grundpelare i ett systemtänk är att vandra genom processen och uppleva verkligheten från andras perspektiv. Nya idéer som är genomförbara ska testas under kontrollerade former innan de implementeras i full skala. Det är grunden i processen för ständiga förbättringar. Arbetet och avvikelser bör sedan följas upp visuellt på ett enkelt och överskådligt sätt. Utan ett pragmatiskt arbetssätt för att införa förbättringsarbete finns det risk för att många idéer fastnar i en planeringsfas. För den anledningen är initiativ liknande Projekt Vardagssamverkan ett viktigt forum för att testa dessa idéer. 35

36 4.6.2 Tidsvinster vid införande av parallella och tidseffektiva processer Tidig samverkan mellan blåljus- och trafikaktörerna vid de inledande faserna av en händelse ger parterna möjlighet att stötta insatserna redan från start. Tidig samverkan skapar också goda förutsättningar för att minska samhällskonsekvenserna vid längre störningar genom att snabbare gå ut med tydlig trafik- och samhällsinformation och koordinera omdirigeringen av resenärer mellan trafikslag. De föreslagna förbättringsförslagen är tänkta att förbättra samverkan under ett händelseförlopp utifrån de aspekterna, särskilt: Vid det initiala larmet för att säkerställa att alla berörda parter får kännedom om larmet På väg till händelseplats för att tidigt dela tillgänglig information för att ta fram en preliminär lägesbild samt underlätta framkomlighet för utryckningsfordonen Vid ankomst på plats för att skapa en mer samlad lägesbild för att effektivt kunna utföra och koordinera insatserna Förbättringsåtgärder tidigt i ett händelseförlopp skapar större möjligheter för att korta ledtider än åtgärder som sker under senare faser. Att göra rätt från början och rätt från mig genom etablering av en transparent larmfas med samverkansbehoven i fokus kommer sannolikt ge tydliga tidsvinster vad gäller såväl de akuta insatserna som insatserna av mer utdragen karaktär. Att minska tidsförluster som resultat av mer- och omarbete vid hantering av en händelsernas alla faser innebär också såväl ytterligare tidsvinster som resursbesparingar inom och mellan organisationerna. En tidseffektiv samverkan säkerställer att möjligheterna med en effektiv larmfas kan realiseras. Figur 9 Schematisk illustration av tidsvinster till följd av föreslagna förbättringsåtgärder 36

37 4.7 Rekommendationer för fortsatt arbete Det här avsnittet sammanfattar en rekommendation till handlingsplan för genomförandet av de förbättringsförslagen som har presenterats. Förslagen är grundade på det som har framkommit under projektets gång via exempelvis workshops, litteraturstudier och intervjuer. För ett effektivt förbättringsarbete är det viktigt att skapa transparens för att kunna avgöra om implementeringen av de olika förslagen ger förväntad effekt. För att skapa en ökad transparens i detta arbete föreslås att man koordinerar initiativ (både tidigare och nuvarande förslag) som tillsammans kan eliminera specifika problem som orsakar tidsförluster för parterna inom en viss fas i processen, och även vid en viss typ av händelse (till exempel rökutveckling i tunnelbanan). Att skapa en överblick av de olika initiativen kan också bidra till ett ökat engagemang bland aktörerna. I handlingsplanen har förbättringsåtgärderna grupperats inom olika områden och aktiviteter för genomförandet av respektive åtgärder beskrivs. I bilden nedan presenteras en bedömning av hur de olika förslagen kan prioriteras med avseende på deras värde för samverkan och genomförbarhet. Bedömningarna har gjorts utifrån vissa antaganden varför de behöver verifieras. 37

38 Förslagen i steg 1 är de förslag som vi bedömer är lättast att genomföra. Steg 2 och steg 3 är de förslag som vi bedömer är mer komplext att genomföra. Cirklarnas storlek illustrerar hur omfattande resurser som krävs för genomförandet. Steg 3 Steg 2 Steg 1 Figur 10 - Förbättringsförslagens genomförbarhet och nytta för Samverkan 1 a) Utveckling av en strategisk larmplan 3 c) Delning av enheters geografiska positioner 1 b) Centraliserade kontaktlistor 4 a) Dela vindruterapporter vid ankomst till händelseplats 2 a) Kvalitetssäkra medlyssningsrutiner 4 b) Dela lägesrapporter under insatsen 2 b) Dela och verifiera larminformation 5 a) Effektiva samverkansmöten 2 c) Samordna trafik- och samhällsinformation till allmänheten 5 b) Utbildning för att skapa ett gemensamt förhållningssätt 3 a) Minskad trafikpåverkan vid större händelser 5 c) Gemensamma stödfunktioner 3 b) Val av rätt brytpunkt 38

39 Översiktlig handlingsplan En mer detaljerad handlingsplan finns i Bilaga 3 där förslagen beskrivs med avseende på syfte, förväntat resultat, målgrupp och koppling till programmets övriga projekt. Här nedan redovisas en sammanställning av våra rekommendationer. 1. Larmfas: Föreslagna förbättringar för att utveckla en mer transparent larmprocess 1 a) En strategisk larmplan och Säkerställa att berörda huvudaktörer får larm och kan kontakta varandra vid behov: larmkriterier Överenskommelse med programmets samverkansaktörer kring en strategisk larmplan och larmkriterier för att säkerställa högt beredskap och inledande av insatser vid rätt tidpunkt 1 b) Centraliserade kontaktlistor Säkerställa att andra berörda samverkansaktörer som borde aktiveras kan kontaktas och därmed avlastar berörda aktörerna när de snabbt behöva få tag i en annan part o Centralisera förmedling av kontakter (kontaktlistor, uppringning) för att stötta samverkansaktörerna när kontakt med olika intressenter behövs under en insats till exempel fastighetsägare, gasjour eller andra nyckelaktörer 2. Analysfas: Föreslagna förbättringar för att tidigt få en mer tillförlitlig preliminär lägesbild 2 a) Kvalitetssäkra medlyssningsrutiner Översyn av medlyssningsrutiner för att säkerställa att viktig information inte går förlorad: o Översyn av rutiner för de som är medlyssnare o En kort avstämning av läget mellan deltagande aktörer genomförs direkt efter samtalet 2 b) Dela och verifiera larminformation Information från medlyssning delas med alla berörda aktörer inklusive Trafik Stockholm och SL/MTR för att underlätta hanteringen av trafik- och samhällsinformation Trafikaktörerna delar sin egen larminformation (vad, var) direkt efter larm Vid larm kan berörda trafikaktörer kontakta egen personal för att bekräfta larmet/delge en mer utförlig lägesbild Ledningscentraler meddelar (om)prioriteringar vid parallella larm så att de blir kända för alla medverkande aktörer: o Återkoppla om larmet är avblåst, så att alla kan återkalla sina resurser Direkt påbörja överföring av kamerabilder till samverkansparterna 2 c) Samordnad trafik- och samhällsinformation Informatörer och kommunikatörer från de olika aktörerna får information direkt efter larm och kan börja samverka sinsemellan för att koordinera budskap och avlasta hjälpinsatsen 39

40 3. Aktiveringsfas: Förslagna förbättringar för bättre samordning av resurser och insatser före ankomst 3 a) Minska Skapa kommunikation mellan den inre ledningen alternativt operatörer trafikpåverkan vid inom räddnings- och trafikaktörerna för att underlätta framkomligheten större händelser för utryckningsfordon: Dirigering av trafiken för att på bästa sätt hjälpa räddningsinsatser och minimera trafikstörningar 3 b) Väl av rätt brytpunkt Samråda om avspärrningsbeslut för att minimera trafikstörningar och säkerställa att resenärer hålls bort från händelseplats under insatserna Samråda med trafikaktörer alternativt fastighetsägare om lämplig brytpunkt i anslutning till händelseplatsen Säkerställa att information om utvald brytpunkt har gått fram samt undvik att en olämplig plats väljs 3 c) Delning av geografiska Utnyttja GPS-positionering för att agera utifrån en gemensam bild av resursbehov och resurstillgänglighet positioner 4. Insatsfas: Föreslagna förbättringar för en bättre informationsdelning vid händelseplatsen 4 a) Dela Dela vindruterapporter vid ankomst till händelseplats vindruterapporter 4 b) Dela lägesrapporter Dela lägesrapporter under insatserna för att möjliggöra en tillförlitlig prognos och avvecklingsplan 5. Föreslagna förbättringar för att skapa en grund för effektiv samverkan 5 a) Effektiva möten Överenskommelse om syfte med olika samverkansdialoger under händelseförloppet (inte bara informationsmöten) 5 b) Grundutbildning 5 c) Gemensamma stödfunktioner Gemensam grundutbildning för att etablera ett gemensamt förhållningssätt. Den bör kombineras med andra utbildningsinitiativ för att påbörja resan mot samverkan som ett arbetssätt för framtiden Gemensamma resurser inom analys, bildanalys, informationsdelning samt verksamhetsutveckling för att stödja samverkansprocessen utanför en händelse så att man kan skapa en bättre beredskap och återkoppling om viktiga avvikelser som bör åtgärdas Tabell 4 - Sammanfattning av de föreslagna initaitiv i handlingsplanen 40

41 5. Resultat från delprojektet Verksamhetens krav på fastigheten Det här avsnittet beskriver delprojektet Verksamhetens krav på fastigheten. Projektets avgränsningar och beroenden, identifierade och prioriterade krav samt Deloittes rekommendationer och slutsatser för delprojektet. 5.1 Avgränsningar Delprojektet Verksamhetens krav på fastigheten omfattar arbetet att identifiera projektets aktörers krav på samlokaliseringen för att skapa förutsättningar för en framtida samverkansprocess. Det innebär: Aktörernas gemensamma krav på operativa ytor och samband mellan ytorna i fastigheten. Det vill säga inte aktörernas enskilda ytor eller stödytor som teknikrum, konferensavdelningar eller kontor Krav anpassade efter både hemmavarande parter, de som inkommer vid behov och samverkansparter som samlokaliserar sig Krav anpassade efter samverkan både i vardagen och vid kris 5.2 Funktionalitetskrav och sambandskrav Projektets deltagare har identifierat att antal allmänna krav för fastighetens utformning. De identifierande kraven är grundläggande krav som syftar till att säkerställa att kommunikationen mellan samverkansparterna fungerar på bästa sätt både på kort och lång sikt. Kraven har delats in i två huvudkategorier, funktionalitetskrav som beskriver funktionaliteten i lokalerna och sambandskrav som beskriver önskade samband mellan ytorna, både gemensamma och enskilda. Kraven har också delats in i ett antal underkategorier (t v nedan) som sammanfattar implikationerna av kraven i ett större perspektiv. 41

42 Under fastighetsprojektets fortsatta arbete med utformning och konstruktion av fastigheten är det av stor betydelse att de behov och krav som identifierats av delprojekt Verksamhetens krav på fastigheten tas hänsyn till i så stor utsträckning som möjligt. För att säkerställa att den slutliga lösningen för lokalerna i möjligaste mån återspeglar aktörernas önskemål gjordes därför en prioritering av de identifierade funktionalitets- och sambandskraven. Kraven prioriterades som skall- respektive börkrav, vilket innebär att det fortfarande finns tolkningsmöjligheter. Det kan underlätta fastighetsprojektets utformningsarbete men ställer också krav på uppföljning från verksamheternas sida. I nedanstående tabell redovisas kraven kortfattat, detaljerade beskrivningar finns i appendix. Prioritering Kravtyp Underkategori Krav Skall Skall Skall Skall Flexibel planlösning Rörlighet i vardagen Teknik Säkerhet Skall Sambandskrav Samband mellan vardags- och krisledningsytor Samverkansytan på varje våning ska ha en flexibilitet för att kunna anpassas efter skiftande behov över tid Utformningen av lokalerna ska skapa ett bra flöde för att stödja samverkan Aktörernas medarbetare ska arbeta i samma tekniska och fysiska miljö i både vardag och kris Samverkansytor ska kunna insynsskyddas för hantering av känslig information Krislednings- och vardagsytor ska placeras separat. En bra fysisk kommunikation mellan den operativa verksamheten och krisledningen behöver dock säkerställas Skall Sambandskrav Vardagsytor Samverkansytan ska vara sammanhängande och placerad centralt i huset Skall Sambandskrav Vardagsytor Pausytor ska finnas i anslutning till ledningscentralerna Bör Bör Funktionalitetskrav Funktionalitetskrav Funktionalitetskrav Funktionalitetskrav Funktionalitetskrav Funktionalitetskrav Multifunktionella lokaler Teknik Lokaler ska kunna nyttjas kontinuerligt i vardagen, även de som är dedikerade till ett visst syfte vid behov Placeringen av bild- och videoväggar i ledningscentralerna behöver vara strategisk Bör Sambandskrav Krisledningsytor Krisledningsytan behöver omfatta stora samverkansrummet, dedikerade krisledningsrum, arbetsceller för samverkansrepresentanter och mindre samverkansrum Bör Sambandskrav Krisledningsytor Tillgång till vilorum och köksfaciliteter finnas inom säkerhetszonen Tabell 5 - Funktionalitets- och sambandskrav 42

43 5.3 Detaljering av gemensamma ytor och funktioner Gemensamma ytor och funktioner Med utgångspunkt i de förslag som framkommit för utveckling av samverkansprocessen har ett antal gemensamma ytor identifierats med potential för att förbättra samverkansprocessen. I samband med att arbetssättet för samverkan har hamnat allt mer i fokus för projektets arbete har betydelsen av de här ytorna växt. Ytorna har potential att få en stor betydelse för den operativa samverkan i fastigheten och bli lika betydelsefulla som parternas enskilda ledningscentraler. Fastigheten ger möjligheten att skapa de här samverkansytorna fysiskt men det innebär inte att de begränsas till samverkan inom fastigheten. Ytorna kan skapa träffpunkter mellan de hemmavarande aktörerna men behöver också kompletteras med kommunikationsverktyg som ger möjlighet till samverkan med samverkansparter utanför fastigheten. Ytor för minutoperativ verksamhet Huvudsakliga aktiviteter Lilla samverkansrummet Gemensam ledningscentral Trafiksamordningsrum Tabell 6 - Ytor för minutoperativ verksamhet Träffpunkt för minutoperativ samverkan Samverkanskoordinering Informationskoordinering Minutoperativ samverkan kring specifika händelser Operativ plats för Polisens samverkansbefäl Operativ samverkan mellan trafikaktörer Informationskoordinering Ytor för krisledningsverksamhet Huvudsakliga aktiviteter Stora samverkansrummet Arbetsrum Träffpunkt samverkansparter i kris Samverkanskoordinering i kris Informationskoordinering i kris Eget arbete mellan samverkansmöten Dedikerade krisledningsrum Verksamhetsrum för krisledning och samverkan Projektrum för särskilda händelser Tabell 7 - Ytor för krisledningsverksamhet Enskild krisledning Samverkan mellan aktörerna Samverkan inför planerade och förutsedda händelser 43

44 5.3.2 Funktionalitet och samband i praktiken Figurerna här nedan illustrerar vad de identifierade kraven på funktionalitet, samband och gemensamma ytor kan innebära praktiskt i fastigheten. Här visas samband mellan olika ytor, hur de identifierade ytorna kan kopplas ihop och vilka ytor som behöver placeras sammanhängande för att skapa flexibilitet inför framtiden. I enlighet med Försvarsmaktens studie om framtida ledningscentraler behöver samverkansytorna vara sammanhängande för att möjliggöra flexibla flerrumslösningar. Projektets deltagare ställer krav på att de minutoperativa ytorna och krisledningsytorna placeras separat men med bra fysisk kommunikation mellan dem. Anledningen till separationen är att vardags- och krisarbete ska kunna skötas parallellt utan att påverka varandra om så inte krävs. Särskilt viktigt är det eftersom aktörerna ofta har flera parallella händelser och insatser att hantera. Konceptet för båda de sammanhållna ytorna är detsamma, samverkansrummen är placerade centralt och omgivna av aktörernas enskilda och gemensamma ytor. Det är också mellan samverkansrummen som en bra fysisk kommunikation är avgörande vid allvarliga händelser. Det är också viktigt att miljöer och teknik i de minutoperativa ytorna och krisledningsytorna är densamma och bekanta för den personal som ska nyttja dem. Figur 11 - Sambandsflöden för de minutoperativa ytorna Figur 12 - Sambandsflöden för krishanteringsytorna 44

45 5.4 Slutsatser Det främsta syftet med program för Samverkan är att skapa förutsättningar för samverkan mellan samverkansparterna i regionen. För det ändamålet är fastigheten och de förutsättningar som skapas i dess fysiska miljö möjliggörare. Det är dock viktigt att ha i åtanke att det är arbetsprocesserna som är avgörande för om förutsättningarna nyttjas fullt ut och samverkan når sin fulla potential. Utformningen av de fysiska lokalerna behöver vara ändamålsenlig för aktörernas arbete både enskilt och i samverkan. Då syftet med att samlokalisera aktörer är att dra nytta av möjligheten att uppnå en bättre samverkan, är det viktigt att den målsättningen inte prioriteras lägre än aktörernas enskilda krav. För att uppnå långvariga fördelar för samverkan behöver utformningen av lokalerna ta hänsyn till att arbetssätt kommer och bör utvecklas kontinuerligt. Den samverkansprocess som är rådande vid inflytt i fastigheten kommer att fortsätta utvecklas och ställa nya krav på ytor och samband. Utöver de aktörer som samlokaliserar sig i samband med att fastigheten färdigställs behöver arbetet med utformningen också ta hänsyn till att antalet aktörer som är lokaliserade i centralen och vilka de är kan komma att förändras över tid. Det ställer också krav på flexibilitet i ytor, ledningscentraler och sambanden mellan dem Rekommendationer för fortsatt arbete För att säkerställa att projektets slutsatser i största möjliga mån också påverkar den slutliga utformningen av fastigheten är det viktigt att ta hänsyn till ett antal kritiska framgångsfaktorer: Utveckling av samverkansprocessen Eftersom kravställningen på fastighetens utformning bygger på antaganden om hur en framtida samverkansprocess kommer att se ut måste samverkansprocessen förankras och utvecklingsarbetet genomföras för att den vid samlokalisering ska motsvara det arbetssätt som fastigheten byggs för. Förankring inom programmet och hos aktörerna Kravställningen som har arbetats fram inom Verksamhetens krav på fastigheten har tagits fram av en liten grupp projektdeltagare och behöver därför förankras hos programmets beredningsgrupp och styrgrupp samt hos aktörernas medarbetare för att få legitimitet i det fortsatta utformningsarbetet. 45

46 Gemensamt ställningstagande för samverkansytor För att fastigheten ska bidra till samverkan och inte enbart bestå av enskilda arbetsytor är det av stor betydelse att aktörerna är villiga att stå bakom kraven på gemensamma samverkansytor och bära kostnaderna för dem. Tydlig kravställning mot fastighetsprojektet De krav som identifierats får inte bli en produkt enbart för Program för Samverkan. Det är avgörande att resultatet också blir en del av den formella kravställningen gentemot fastighetsprojektet och kommuniceras till Fastighetskontorets uppdragstagare. För att säkerställa att kraven också får genomslag behöver det tydliggöras vilken tyngd verksamheternas krav har i förhållande till övriga faktorer som fastighetsprojektet har att ta hänsyn till, exempelvis ekonomi och säkerhetsfrågor. Samverkansparter inom och utanför fastigheten Samverkan mellan samhällsaktörer i Stockholmsregionen kommer inte att vara begränsad till de parter som samlokaliseras. Det är därför viktigt att i utformningen ta hänsyn till hur samverkan med andra aktörer kommer att ske. Samlokaliseringen kan ge förutsättningar och fördelar för samverkan men får inte bli ett hinder. Uppföljning av delprojekt Verksamhetens krav på fastigheten I egenskap av beställare gentemot fastighetsprojektet är det viktigt att berednings- och styrgrupperna gör kontinuerliga uppföljningar under fastighetsprojektets arbete för att säkerställa att hänsyn tas till kravställningen och att resultatet motsvarar verksamheternas önskemål. 46

47 6. Källförteckning Litteratur Krisberedskapsmyndigheten (2007), Utvärdering av Samverkansövning 2007 (SAMÖ 2007) Krisberedskapsmyndigheten (2011), Utvärdering Samverkansövning 2011 (SAMÖ-KKÖ 2011) Räddningsverket (2007), Projekt GROHS, Regionala förutsättningar för samverkan genom samverkansledning Räddningsverket (2008), Räddningstjänst i Samverkan Johan Berlin, Eric Carlström (2011), Samverkan mellan blåljusorganisationer Försvarsmakten (2011), Framtida ledningscentraler slutrapport Länsstyrelsen i Stockholms län (2010), Projektplan Utveckling av samverkansfunktion stockholmsregionen Regeringens skrivelse 2009/10:124 Samhällets krisberedskap stärkt samverkan för ökad säkerhet Egna rapporter Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen, Verksamhetsprojektet, Nulägeskartläggning Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen, Verksamhetsprojektet, Målbildsarbete Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen, Verksamhetsprojektet, Handlingsplan Deloitte AB (2011), Snabba Resultat Programplan_110516_V0.8_OS Förordningstext SFS 2007:825 Förordning med länsstyrelseinstruktion Workshopdeltagare Storstockholms brandförsvar: Mikael Robertsson Staffan Ljung Kersti Drysén Lars Lindberg 47

48 Ella Kilim Södertörns Brandförsvarsförbund Leif Jonsson Henrik Nyman SOS ALARM AB: Johanna Nord Rasmus Rasmussen Raymond Winberg Christian Weck Polisen Kurt-Erik Hansson MSB: Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap Lars Berg Lena Johansson Johan Gert Trafik Stockholm Mats Kjellman (f n Trafikverket) David Kernell Susanne Holm Stefan Sandberg Storstockholms lokaltrafik AB Kent Martin MTR Sören Stark Trafikkontoret Stockholms Stad Ted Ell Hans Zettergren Stockholms läns landsting Ulla Hedström Länsstyrelsen Janne Eriksson Thomas Sjödin 48

49 Appendix 1 - Tema för workshopar Workshoparna under projektet har följt olika teman för att systematiskt samla in relevant information. Workshop 1 Introduktion till projektet samt de scenarier som arbetet har utgått ifrån. Diskussioner om kritiska områden för samverkan fördes och arbetet med att identifiera brister och förbättringspotential inleddes. Workshop 2 Samverkan vid vardagshändelser, hur den kan utvecklas och vilka gemensamma krav det skulle ställa på utformningen av lokalerna. White arkitekter höll i en inspirationsövning för att börja konkretisera de fysiska implikationerna av arbetet. Workshop 3 Samverkan vid allvarligare störningar och kris, hur den kan utvecklas och vilka gemensamma krav det skulle ställa på utformningen av lokalerna. White arkitekter höll i en övning för att börja kartlägga viktiga samband och relationer mellan ytor i fastigheten. Workshop 4 Samverkan vid allvarligare störningar och kris. Diskussionerna syftade till att identifiera förbättringsområden inom samverkan för att snabbt säkra kontrollen över ett händelseförlopp och minimera konsekvenserna för den enskilde och samhället. Workshop 5 Utformningen av fastigheten. White arkitekter redovisade utkast på en möjlig utformning av lokalerna baserat på projektets arbete så långt. Utkasten diskuterades för att fånga deltagarnas syn på de presenterade lösningarna och konfliktande önskemål. Workshop 6 Prioritering av de tidigare identifierade kraven på fastighetens utformning med fokus på funktionalitets- och sambandskrav. 49

50 Appendix 2 - Nomenklatur En förutsättning för effektiv kommunikation är att de kommunicerande parterna förstår varandra, vilket gör att skillnader och likheter mellan parternas respektive nomenklatur är en viktig faktor att ta hänsyn till i ett arbete som syftar till förbättrad interaktion och samverkan. Under det här och tidigare projekt inom programmet har framkommit att det inte finns någon gemensam nomenklatur mellan parterna i programmet, vilket gjort det nödvändigt att lyfta fram ett antal centrala begrepp för att medvetandegöra programmets deltagare om skillnaderna. Den här texten presenterar ett urval av begreppen som används av de respektive parterna, och som bedöms vara av särskild vikt för arbetet. Problematik med skiftande nomenklatur Det här avsnittet syftar inte till att skapa en enhetlig innebörd eller användning av begreppen, utan till att få en bild av den problematik som ligger i att inte ha en enhetlig nomenklatur samt av de exempel på begrepp som har börjat få en formaliserad innebörd och innehåll. Diskussionen visar att den skala som finns mellan vardag och kris ser olika ut för parterna. De parter som är mer fokuserade på trafikledning ser mindre avvikelser som en övergång från vardag till störning, medan vardagen är full av avvikelser för de aktörer som är mer händelsestyrda. Trafikledningsaktörerna har generellt sett en lägre acceptansnivå till vardags samt vid mer allvarliga eller extraordinära händelser. Generellt sett visar diskussionen att skillnaden mellan vardag och störning i förhållande till mer allvarliga och extraordinära händelser uppstår när allvarliga störningar inträffar för samhället, eller riskerar inträffa. Vid allvarliga och extraordinära händelser är tidsfaktorn ofta av ännu större betydelse. En allvarlig eller extraordinär händelse startar även upp fler interna processer i form av krisledningsfunktioner och involverar fler ledningsnivåer än de som involveras i vardagen. 50

51 Några viktiga begrepp Begrepp som har diskuterats i projektets arbete är: Samverkan Samverkansledning Lägesbild och lägesuppfattning Samverkan Samverkan avser den dialog som sker mellan självständiga och sidoordnade samhällsaktörer för att samordnat uppnå gemensamma mål. (Propositionen 2001/02:158 Samhällets säkerhet och beredskap). Prop. Stärkt krisberedskap För säkerhets skull 2007/08:92 Bilaga 3) Samverkansledning Samverkansledning kan beskrivas som att ett antal myndigheter och/eller organisationer som var och en har sitt uppdrag mot ett regelverk och initiativskyldighet bestämmer sig för att arbeta tillsammans. Anledningen till detta är att aktörerna vill ta del av varandras kunskap, perspektiv och uppgifter för att själva kunna göra bättre bedömningar och fatta bättre egna beslut. (Projekt GROHS, Regionala förutsättningar för samverkan genom samverkansledning) Lägesbild Lägesbild är en sammanställning av uppgifter för att få en bild över vad som har hänt, händer eller kommer att hända.( Prop. Stärkt krisberedskap För säkerhets skull 2007/08:92 Bilaga 3) Lägesuppfattning Lägesuppfattning är en bedömning av hur det som inträffat påverkar aktörens sammanhang. Lägesuppfattningar bygger således på en lägesbild. Både lägesbild och lägesuppfattning är kopplade till beslutsprocesser och behövs som underlag för att kunna avgöra om agerande krävs på något sätt och i så fall hur. (Prop. Stärkt krisberedskap För säkerhets skull 2007/08:92 Bilaga 3) 51

52 Appendix 3 - Rekommenderad handlingsplan Utveckling av en transparent larmprocess 1 a) Utveckling av en strategisk larmplan och larmkriterier Kort beskrivning Översyn av 112-mottagningens larmplaner och larmkriterier för att komma överens om vilka aktörer som ska larmas och när, samt lägga in eventuella förändringar i larmplaner: Inkludera berörda trafikaktörer i initialt larm Uppdatera berörda åtgärdsplaner i Zenit. Syfte Ge programmets samverkansparter kunskap om vilka aktörer som larmas och i vilka situationer Säkerställa att alla berörda huvudaktörerna med insatser att utföra får larm från start vid en händelse, enligt en överenskommen larmplan mellan samverkansaktörerna Förväntat resultat Ökad beredskap för aktörerna som normalt medverkar senare i processen, insatser kommer igång vid rätt tidpunkt. Målgrupp Programmets samtliga parter - ledningscentraler Koppling till övriga Projekt - Teknik och ledningsstöd projekt inom Projekt - Snabba Resultat: programmet 12. Etablera Röd knapp för räddningsaktörer Tabell 8 - Beskrivning: Utveckling av en strategisk larmplan 52

53 1 b) Centraliserade kontaklistor Kort beskrivning Utveckla en centraliserad funktion alternativt gemensamma resurser som kan förmedla kontakter mellan samverkansparterna och andra potentiellt berörda aktörerna såsom fastighetsägare, gasjour med mera Gränsdragningar behöver göras för att fastställa vilka nummer som ska inkluderas Syfte Förväntat resultat Skapa en centraliserad källa för alla kontakuppgifter samt avlasta berörda aktörerna när de snabbt behöver få tag i en annan part Reducera om- och merarbete på grund av att en viktig aktör inkopplas försent eller inte kan nås Målgrupp Koppling till övriga projekt inom programmet Programmets samtliga parter - ledningscentraler Projekt - Snabba Resultat: 1. Kontaktlistor 7. Ta fram bruttolista på organisationer i länet 11. Etablera Sms-tjänst för distribution av krisinformation 21. Super-TiB för trafikaktörer 22. Verka för att alla verksamheter ska ha en kontaktpunkt med mandat att företräda organisationen Projekt - Teknik och ledningsstöd Tabell 9 - Beskrivning: Centraliserade kontaktlistor 53

54 En utökad samverkan för att tidigt skapa en tillförlitlig lägesbild under analysfasen 2 a) Kvalitetssäkra medlyssningsrutiner Kort beskrivning Överenskomna förhållningssätt och kvalitetssäkring för räddningsintervjuer särskilt när larmsamtal kopplas in samt när andra parter inte är inkopplade på medlyssning. Detta för att skapa en bättre disciplin och tydligare rutiner kring medlyssning: Vidareutvecka rutiner och regler för medlyssning så att viktig information från intervjuarna inte gå förlorad eller inte vidarebefordras till berörda aktörer Undersöka möjligheten för att skapa en rutin för medlyssnande operatörer för att ha en kort avstämning efter räddningsintervjuer, med syftet att möjliggöra dialog om vidare åtgärde innan de återgår till sina respektive uppdrag. Syfte Förväntat resultat Skapa förutsättningar för att viktig information om händelse och plats inte gå förlorad Reducera om- och merarbete på grund av att utryckningsfordon inte tidigare har fått viktig information om händelse eller plats Målgrupp Ledningsoperatörer för 112, Brand, ambulansdirigering och Polis Koppling till övriga Projekt Teknik och ledningsstöd projekt inom Projekt Vardagssamverkan programmet Tabell 10 Beskrivning: Effektivare medlyssningsrutiner 54

55 2 b) Dela och verifiera larminformation före ankomst på plats Kort beskrivning En tidig delning av larminformation bland ledningscentralerna för att tillsammans skapa en snabbare och mer korrekt preliminär lägesbild innan utryckningsfordonens ankomst på plats: Dela verifierad larminformation med alla aktörernas ledningscentraler samt ledning för att kunna ge mer korrekt information om händelse och plats före ankomst. Delning genom bland annat Zenit, Rakel, telefon Skapa rutin för att samverkansparters eller andra aktörers personal i närheten till händelseplats får kännedom av ett larm och kan vid förfrågan verifiera och komplettera informationen från ett larmsamtal Skapa rutiner för delning av bildmaterial bland alla trafikaktörerna, vid larm inom deras ansvarsområde (fjärrtåg, kollektivtrafik, vägtrafik) inklusive entreprenörer: o Tydliggöra sekretessregler så att bilder hanteras på ett korrekt sätt Skicka besked om att larm återkallas till alla berörda ledningscentraler när ingen insats krävs: o I operatörsgruppen se över rutiner för att återkoppla till alla larmade aktörer om det bekräftas att ingen eller en mindre insats än tidigare förmodat krävs o Undersöka möjligheter för tekniskt systemstöd att meddela alla involverade alternativt alla medverkande operatörerna när ärenden har ändrat kategori/prioritet Syfte Öka tidseffektivitet genom att tidigt etablera en preliminär lägesbild som att man kan påbörja räddnings- alternativt trafikinsatser tidigare Skapa förutsättningar för ett koordinerat agerande och säkerställa att omvärderingar av insatser förmedlas till berörda parter Förväntat resultat Utryckningspersonalen kan få verifierad eller mer kvalificerad larminformation före ankomst till plats Målgrupp Larmcentral, ledningscentraler och uttryckningsenheter Koppling till övriga Projekt - Snabba Resulat projekt i 12. Etablera Röd knapp för räddningsaktörer programmet Projekt - Teknik och ledningsstöd Tabell 11 - beskrivning: Dela och verifiera larminformation före ankomst på plats 55

56 2 c) Samordnad trafik- och samhällsinformation till allmänheten Kort beskrivning Vid larm och första lägesbild kontaktas trafikaktörernas informatörer av exempelvis Trafik Stockholm för att samordna budskap och val av kanaler för att bäst informera allmänheten. Kontakt kan ske via SMS-utskick, telefonkonferens, Samtrafiken (för SL:s trafikentreprenörer): Genomföra samordningsmöten mellan trafikaktörernas informatörer för att gemenamt fastställa rutiner för när och hur samordning enligt ovan ska ske Syfte Skapa ett koordinerat budskap till press och allmänhet för att minimera samhällskonsekverna och styra resenärers val i trafiken Förväntat resultat Snabb och tillförlitlig information till allmänheten om framkomlighet i trafiken En koordinerad hantering av trafikinformationen kommer upplevas som positiv från resenärer och kan förväntas ha en positiv påverkan på allas varumärken. Störningarnas effekt och eskalering kan påverkans positivt utifrån att man faktiskt lyckas påverka folks val av transportsätt och vägar Målgrupp Trafikaktörernas informatörer och ledningscentraler Koppling till övriga projekt inom Projekt Teknik och ledningsstöd Projekt Information och kriskommunikation programmet Tabell 12 - Beskrivning: Samordnad trafik- och samhällsinformation till allmänheten 56

57 Bättre samordning av resurser och insatser före ankomst till händelseplats 3 a) Minska trafikpåverkan vid större händelser Kort beskrivning I framkomlighetsgruppen ta fram riktlinjer för effektiva avspärrningar och omdirigering av trafik för att minimera störningar i trafiken i samband med inträffade händelser och insatser: Genomför möte mellan ledningsfunktioner inom trafikaktörer, Polis och Räddningstjänst för att skapa förståelse för konselvenserna av avspärrningar med mera och förankra ett fortsatt utvecklingsarbete inom området Skapa strategiska riktlinjer och principer för lämpliga vägar för avspärrningar, omdirigering av trafik m m som minimerar störningar i trafiken Genomför utbildningsinsatser för att skapa medvetenhet om problematiken och kunskap för aktörer som fattar beslut om avspärrningar. Syfte Minimera insatsers konsekvenser för trafiksystemet genom att göra bedömningar ur ett helhetsperspektiv Minimera störningar för resenärer Förståelse av påverkan på varandras förutsättningar att genomföra sina uppdrag Förväntat resultat Förståelse för insatsers påverkan på trafiksystemet och regionens kapacitet att hantera inträffade händelser. Ett mer strategiskt beslutsfattande om avspärrningar, omdirigering av trafik med mera Målgrupp Polis, trafikaktörer, räddningstjänsten Koppling till övriga n/a projekt inom programmet Tabell 13 - Beskrivning: Minska trafikpåverkan vid större händelser 57

58 3 b) Väl av rätt brytpunkt 3 Kort beskrivning Säkerställa att en gemensam brytpunkt utses: Fastställa gemensamma rutiner för fastställande av brytpunkt mellan ledningsoperatörer i operatörsgruppen genom att den ingår som en del i Projekt Vardagssamverkan Syfte Förväntat resultat Skapa förutsättningar för ett koordinerat agerande Minskat om- och merarbete genom ökad samordning mellan ledningscentraler för dirigering av utryckningsfordon Målgrupp Koppling till övriga projekt inom programmet Ambulansdirigeringen, Räddningstjänst, Polisen. Särskilt ledningscentraler och utryckningsenheter Projekt Snabba Resultat 3. Utöka operatörsgruppen med KC-befäl från Polisen 12. Röd knapp för räddningsaktörer Projekt - Vardagssamverkan Projekt - Teknik och ledningsstöd Tabell 14 - Beskrivning: Väl av rätt brytpunkt 3 c) Delning av enheters geografiska positioner Kort beskrivning Dela den information som GPS-positionering av aktörernas enheter ger: Undersöka möjliga tekniska lösningar för att dela den data som GPS-positionering av enheter ger mellan aktörerna Nyttja informationen om enheters geografiska positioner för att be om hjälp för att snabbt få vindruterapporter från händelseplats Syfte Förväntat resultat Skapa en överblick över vart samverkansparternas enheter befinner sig och det sammansatta beredskapsläget i regionen Tillgång till positionsdata som möjliggör ett effektivt stöd till varandras resurser Målgrupp Programmets samtliga parter Koppling till övriga Projekt Teknik och ledningsstöd projekt inom programmet Genomförande Implementeringsprojekt Tabell 15 - Beskrivning: Delning av enheters geografiska positioner 3 Brytpunkten är uppsamlingsplatsen, för uttryckningsfordon, i anslutning till en händelseplats som används för att säkerställa framkomlighet till och från händelseplatsen. 58

59 Bättre informationsdelning vid händelseplatsen 4 a) Dela vindruterapporter Kort beskrivning Dela vindruterapporter mellan aktörerna genom att rapportera in dem till ledningscentralerna: Överenskommelse att vindruterapporter ska delas och vilka kanaler som ska nyttjas för det ändamålet Syfte Förväntat resultat Skapa förutsättningar för en tidig preliminär lägesbild förmedlas till berörda parter MInskat om- och merarbete genom ökad samordning mellan ledningscentraler för informationsdelning och dirigering av utryckningsfordon Målgrupp Koppling till övriga projekt inom programmet Ambulansdirigeringen, Räddningstjänst, Polisen. Särskilt ledningscentraler och utryckningsenheter Projekt Snabba Resultat 3. Utöka operatörsgruppen med KC-befäl från Polisen 12. Röd knapp för räddningsaktörer Projekt Vardagssamverkan Projekt - Teknik och ledningsstöd Tabell 16 - Beskrivning: Dela vindruterapporter 4 b) Dela lägesrapporter Kort beskrivning Dela lägesrapporter mellan aktörerna. Överenskommelse att lägesrapporter ska delas och vilka information är viktiga att vidarebefordra till de andra aktörerna för att underlätta koordinering av insatserna på plats: Skapa förutsättningar för att gallra information i syfte att möte eventuella hinder som sekretessen kan ge Skapa systemstöd för att en aggregerad rapport alternativt att parternas rapporter föder in i varandra i ett gemensamt system Syfte Förväntat resultat Skapa förutsättningar för en tidig preliminär lägesbild förmedlas till berörda parter Minskat om- och merarbete genom ökad samordning mellan ledningscentraler för informationsdelning Målgrupp Koppling till övriga projekt inom programmet Ambulansdirigeringen, Räddningstjänst, Polisen. Särskilt ledningscentraler och utryckningsenheter Projekt Snabba Resultat 3. Utöka operatörsgruppen med KC-befäl från Polisen Projekt Vardagssamverkan Projekt - Teknik och ledningsstöd Tabell 17 - Beskrivning: Dela lägesrapporter 59

60 Grund för effektiv samverkan 5 a) Effektiva samverkansmöten Kort beskrivning Skapa ett ramverk för hur olika typer av samverkansmöten i vardagen ska gå till, det kan gälla både formella och planerade möten som behovsstyrda avstämningar vid inträffade händelser. Definiera former för effektiva samverkansmöten: o Syftet med olika typer av möten o Deltagarnas roller och mandat o Tillfällen när mötena ska genomföras o Informationsbehov för mötena o Arbeta fram mall för information som ska förberedas och delges Definiera hur den vardagliga strukturen ska kopplas ihop med organisationernas övriga nivåer vid en eskalering. Definiera hur den vardagliga strukturen ska kopplas ihop till Samverkansfunktionen Stockholmsregion samt krissystemets övriga nivåer vid en eskalering Syfte Förväntat resultat Standardisera och kvalitetssäkra samverkan mellan ledningsfunktioner i vardagen Harmoniserad struktur för samverkansledning i vardagen mellan blåljus- och trafikaktörerna, samt kommunerna och Länsstyrelsen Målgrupp Koppling till övriga planerade projekt inom programmet Programmets samtliga parter, MSB Projekt Koordinerat beslutsfattande Projekt Gemensam planering Projekt Gemensamma lägesbilder och analys Projekt Vardagssamverkan Tabell 18 Beskrivning: Effektiva samverkansmöten 5 b) Grundutbildning för att skapa ett nytt förhållningssätt Kort beskrivning Syfte Framtagande av ett utbildningspaket för att etablera ett gemensamt förhållningssätt med samverkan i fokus. Utbildningen kan genomföras som en uppföljning till utbildningsinitiativet från projekt Snabba Resultat som syftar till att skapa förståelse för varandras verksamheter. Den kan också används som en introduktionsutbildning till Projekt Vardagssamverkan, och på så sätt även utvärdera utbildningspaketet innan den rullas ut Skapa en förståelse om vikten av samverkan och hur detta kan uppnås tillsammans. Hur parternas olika agerande påverkar övriga parters förutsättningar att genomföra sina uppdrag Förväntat resultat Skapa förutsättningar för att aktörerna agerar och tar beslut utifrån ett helhetsperspektiv Målgrupp Programmets samtliga parter inre ledning och operatörer Koppling till övriga Projekt - Snabba Resultat: projekt inom 26. Genomför Mini-RSK programmet Projekt Vardagssamverkan Tabell 19 - Beskrivning: Grundutbildning för att skapa ett nytt förhållningssätt 60