Handbok för regionala samverkansmöten - Stockholmsregionen

Transkript

1 Handbok för regionala samverkansmöten - Stockholmsregionen Användarhandbok och genomförandestöd i samband med planerade eller påkallade samverkansmöten Version Slutlig

2 2 1. BAKGRUND Samverkan mellan krishanterande aktörer är en central del i det svenska krishanteringssystemet liksom i det faktiska arbetet såväl före, under som efter att en kris har inträffat. Vid kriser behöver samhällets resurser samordnas för att kunna utnyttjas på ett effektivt sätt och genom samverkan möjliggörs en bättre och mer effektiv samordning. Samverkan sker både inför i förväg kända händelser, såsom kända evenemang eller statsbesök, samt vid händelser som uppkommer plötsligt. De senare definieras som en i förväg okänd och oönskad händelse med negativa konsekvenser för människa, miljö eller egendom. I Stockholmsregionen finns, sedan 2009, en funktion som syftar till att stärka den gemensamma förmågan att hantera händelser i både vardag och kris genom att: Utgöra ett forum för omvärldsbevakning, analys och koordinering Skapa samlade lägesbilder och underlag för beslut för samverkande aktörer Vid behov bidra till samordnad kommunikation och information. Länsstyrelsen kallar deltagare till veckovisa samverkansmöten. Dessa möten behandlar samverkan utifrån ett kortare tidsperspektiv än månadsmötena. Veckomötena behandlar i regel händelser som antingen: 1. Har inträffat under de senaste tre veckorna, eller 2. Förväntas inträffa inom den kommande treveckorsperioden. Vid veckomötena deltar Länsstyrelsen, Landstinget, representanter från nord-, syd- och mittkommunerna, Stockholms stad, Trafikverket, Trafik Stockholm, Polisen, Storstockholms brandförsvar, Södertörns brandförsvarsförbund, Kustbevakningen, Trafik Stockholm, SL och SOSalarm. Vid plötsligt uppkomna händelser kan funktionen nyttjas för larmning, samordning och samverkan. Beroende på händelsens natur aktiveras då hela eller endast delar av funktionen. 2. SYFTE MED BESKRIVNINGEN Syftet med denna beskrivning är att den ska ge en övergripande bild av hur arbetet med funktionen bedrivs före och under möten. 3. GENOMFÖRANDE AV MÖTEN Allmänt Veckomötena sker vanligtvis i form av en telefonkonferens klockan 16:00 på torsdagar. Länsstyrelsens tjänsteman i beredskap (TiB) är ordförande och fördelar ordet. Vid plötsligt uppkomna händelser sker mötena via telefon, via Rakel, på Länsstyrelsen eller annan plats. Den aktör som ser ett behov av samverkan initierar ett möte via Länsstyrelsens TiB.

3 3 Länsstyrelsens TiB nås via SOS-Alarm på telefon Om Länsstyrelsens TiB ej går att nå kan den som vill ha ett samverkansmöte påkalla detta. Detta görs via någon av länets två Räddningscentraler. Aktören som påkallar mötet har då också att moderera mötet om ingen annan efter överenskommelse påtar sig att göra detta. Grundregeln är att alla aktörer larmas/informeras initialt för att aktörerna själva skall kunna bedöma om de är berörda eller kan tänkas bli berörda av inträffad händelse. De aktörer som inte är berörda meddelar detta innan eller under mötet. Länsstyrelsens TiB är normalt ordförande för mötena men kan efter överenskommelse vid behov överlämna uppdraget att vara ordförande för mötet till den aktör som främst berörs av händelsen eller som initierat mötet. Talarordning vid mötena är normalt följande (om inte annat anges av den som modererar mötet): 0. Nulägesbeskrivning/Händelsebeskrivning 1. Norr-kommuner 2. Mitt-kommuner 3. Syd-kommuner 4. Stockholms stad 5. SOS Alarm 6. Storstockholms räddningscentral 7. Räddningscentral Stockholms län 8. Polisen i Stockholms län 9. Stockholms läns landsting (REK) 10. Trafik Stockholm 11. Regional operativ ledning Trafikverket 12. Tib Trafikverket 13. Storstockholms lokaltrafik 14. Kustbevakning 15. Försvarsmakten 16. Länsstyrelsen 17. Eventuellt adjungerade deltagande aktörer

4 4 Förberedelser Inför möten är det viktigt att deltagarna är väl förberedda och har inhämtat aktuell information, främst det som rör den egna organisationen, men även annan information som kan beröra aktörerna, samhället och ev. pågående händelse. Som stöd nyttjas Förberedelsemallen (figur 2) och Statusmallen (figur 3). Checklista för samverkansmöten 1. Ordförande öppnar mötet 2. Återkoppling från föregående möte: o Länsstyrelsen presenterar eventuella uppföljningspunkter 3. Informationsdelning: o Närvarande representanter delger information om vad som varit, pågående eller kommande händelser. Följande rubriker utgör ett stöd för deltagarnas redogörelser: Kortfattad fakta om händelsen Trolig utveckling av händelsen (värsta, bästa, mest troliga och önskvärt utfall) Bedömning av möjligheten och förmågan att hantera händelsen Behov av ytterligare samverkansnivå Samordningsbehov Behov av hjälp från annan aktör Frågor som aktören behöver få svar på 4. Understöd från deltagande aktörer o Aktörerna delger varandra information om hur de kan stödja och hjälpa varandra inför eller under identifierade händelser 5. Övriga frågor 6. Sammanfattning: o Moderatorn av mötet redogör kortfattat för de punkter som deltagarna tagit upp för respektive område samt återger en övergripande sammanfattning avseendes följande områden: Regional lägesbild Samlad analys avseende läget och och länets status Förslag till åtgärder och koordinering av dessa Övrigt Sammanfattar gemensam överenskommelse av inriktning och åtgärder 7. Behov av utvärdering av pågående eller inträffade händelser sett ur perspektivet samverkan 8. Nästa möte (Vid plötsligt uppkomna händelser skall alltid ett eller flera möten planeras in med syfte att fortsätta samordning och samverkan, ge en lägesbild som underlag för analys och behov av omprövning av beslut, överenskommelser och koordinering eller för att avsluta verksamheten som händelsen föranlett.)

5 5 4. EFTER AVSLUTAT MÖTE Länsstyrelsens TiB ansvar för att, efter varje möte, sammanställa informationen till en samlad regional lägesbild i enlighet med Anteckningsmallen (figur 1). Den samlade lägesbilden publiceras i WIS och skickas även ut till samverkansfunktionens aktörer via epost om annat inte avtalats under mötet. Figur 1: Anteckningsmall för möten

6 6 5. ARBETET MELLAN MÖTENA Mellan veckomötena ansvarar aktörerna för att genom omvärldsbevakning identifiera händelser där en samverkan är nödvändig. Mot bakgrund av detta ansvarar respektive aktör och deltagare i samverkansfunktionen för att sammanställa relevant information om varje specifik händelse där ett samverkansbehov har identifierats. Denna information presenteras därefter under själva mötet. Vid plötsligt uppkomna händelser ansvarar de aktörer som berörs av händelsen för att Samverkansfunktionen aktiveras. Omvärldsbevakning Omvärldsbevakningen syftar till att stödja aktörernas strategiska och operativa uppdrag med att få fram snabb, relevant och sakriktig information såväl i vardag som i kris. Omvärldsbevakningen sker därför utifrån varje aktörs verksamhetsansvar och behov. På ett övergripande plan handlar omvärldsbevakningen om att ha en beredskap för- och förmåga att tidigt kunna upptäcka händelser som: Uppstår hastigt, oväntat och utan förvarning Kräver brådskande beslut och samverkan med andra samhällsorgan Allvarligt påverkar samhällets funktionalitet eller tillgång till nödvändiga resurser Aktörerna ansvarar själva för att inom ramen för sitt verksamhetsområde ha fullgoda informationskällor och verktyg på plats för att kunna identifiera händelser som faller inom ramen för denna beskrivning. 6. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING Samverkansprocessen som beskrivits i denna handbok är endast överskådlig. Att i detalj redogöra för hur samverkan vid varje enskild händelse bör hanteras är inte möjligt eftersom det inte går att förutse vilka händelser som kan inträffa och hur dessa påverkar omgivningen. Det är därför av vikt att samverkansprocessen som sådan, mallar, analysmetoder och tillhörande arbetsrutiner utvärderas regelbundet.

7 7 Figur 2: Förberedelsesmall

8 8 Figur 3: Mall för statusbedömning Figur 4: Mall för bedömning av påverkade kriterier och prioritering