Samverkansplattform, en metod

Transkript

1 Samverkansplattform, en metod Vid en extra ordinär händelse är det viktigt att det finns en accepterad och fastställd rutin för hur händelsen ska hanteras. Det går självklart inte att säga att så här kommer händelsen att se ut, utan det måste finnas ett stort utrymme för flexibla lösningar då varje händelse är unik. Om det finns en grundläggande rutin och kunskap om vad en händelse kan omfatta så finns det också möjlighet att vara flexibel för de eventualiteter som kan uppstå! Det här dokumentet beskriver bakgrunden och metoden. Bakgrund Inriktningsdokumentet, rapporten "Den svenska beredskapen för radiologiska och nukleära olyckor 2015" har som syfte att på ett nytt organiserat sätt öka samarbetet mellan ansvariga aktörer och därmed ligga till grund för ett mer samlat agerande. Dagens hotbild och utvecklingstendenser som har identifierats har analyserats och ställts mot den beredskap som finns idag. Några av de brister som då har identifierats och som är särskilt viktiga att åtgärda är förmågan att kommunicera både mellan myndigheter och till allmänhet en nationellt samlad planering och styrning av beredskapsverksamhetens utveckling en gemensam för kunskapsuppbyggnad och kompetensutveckling för att säkerställa den långsiktiga kompetensförsörjningen inom området. De åtgärder som identifierades har analyserats, diskuterats och värderats samt definierats i ett antal projekt som återfinns i handlingsplanen för den svenska beredskapen för radiologiska och nukleära olyckor MSB har ett övergripande och sammanhållande ansvar för att tillsammans med berörda myndigheter leverera resultat från handlingsplanens projekt som ska förbättra beredskapen och höja förmågan att motsvara omvärldens snabba förändringar. Tillsammans Under en längre tid har flera myndigheter arbetat gemensamt med ett av de centrala projekten för att ta fram ett arbetssätt vars huvudsyfte är att förenkla och förbättra rutinerna vid larm, informationsflöde och lägesuppfattning vid en kärnteknisk Rutinbeskrivning

2 händelse. Det här projektet har en särställning och förutsätter att det går att lösa rutinerna för larm, kommunikation och lägesuppfattning på ett effektivt sätt för att de övriga projekten ska gå att utveckla och resultera i en utvecklad beredskap. Under ett års tid pågick projektarbetet med rutinerna för larm och samverkansplattform för kommunikation och lägesuppfattning. Målet var att komma överens om minsta gemensamma grund för en rutin/ metod där alla larmas samtidigt och får adekvat information för att kunna hantera och åtgärda det egna sektorsansvaret. Implementeringen under 2010 resulterade inte i en standardiserad rutin för arbetet vid en kärnteknisk olycka så arbete fortsätter under Arbetet under 2011 kommer att kräva ett mycket större engagemang för att lyckas med att åstadkomma en bättre beredskap vid en kärnteknisk händelse. Det kräver också att berörda aktörer skapar förutsättningar för ett bredare och mer intensivt deltagande. Om en metod ska kunna bli en rutin måste den vara både allmängiltig och något som regelbundet utbildas och övas av alla. Metoden Samverkansplattformen är en metod som bygger på både funktioner och aktiviteter som omfattar de åtgärder och verktyg som det finns behov av vid en kärnteknisk olycka. Berörda myndigheter har identifierat de funktioner och aktiviteter som är viktiga: - Funktioner omfattar t.ex. Rakel, WIS, experter, informatörer, regler, dagordningar m.m. - Aktiviteter omfattar möten, dokumentation, handhavande av regler och t.ex möten där de framtagna dagordningar används som bygger på att berörda myndigheterna ska få svar på frågor av experter som underlättar deras arbete och beslutsfattande för det egna ansvarsområdet. Dock förutsätter det att expertmyndigheter och aktuell länsstyrelse pratar ihop sig så att de kan leverera samstämmig information vid en samverkanskonferens. Den sker i det medium som är mest lämpligt beroende av situationens förutsättningar. Metodens syfte är att tillgodose ett antal parametrar som är viktiga vid samverkan. 1. Uppfatta och förstå situationen 2. Använda information för att förmedla vad som hänt 3. Förstå och kunna använda förmedlad information 4. Kunna besluta och styra utifrån befintlig information 5. Kunna vägleda och hjälpa till vid en händelse. Rutinbeskrivning

3 Rutin Vad innebär en rutin? En rutin är en kontroll som innehåller ett syfte, varför den finns och vilka hot som ska förebyggas med rutinen? Exempel: Regelbunden kontroll sker av larm från kärnkraftverk för att säkerställa att det når, utan dröjsmål både till myndigheterna och allmänheten. Vad kontrolleras? Hur och hur ofta? Av vem? Exempel: En gång varannan månad testas talgruppen KK höjd beredskap i samarbete med kärnkraftverk och SOS Alarm. Ansvar Vem har ansvar för att rutinen följs? Alla berörda aktörer. Gräns för åtgärd Hur lång tid får larmet ta? Hur lång tid får det gå innan första informationen kommer från t.ex myndigheterna? Exempel: Larmet ska ha nått samtliga berörda aktörer inom xx minuter och den första informationen från expertmyndigheterna ska finnas tillgänglig inom xx minuter. Korrigerande åtgärder Vad ska göras om rutinen visar att något är fel? Lämplig åtgärd vidtas. Ordningsregler För att en samverkanskonferens med många deltagare ska fungera krävs det tydliga regler som alla är överens om. Då det är många som har behov av att få rätt och aktuell information vid en kärnteknisk olycka är det också mycket viktigt att alla som deltar känner till vad som gäller för att uppnå optimal samverkan. Några exempel på regler vid en telefonkonferens: Anmälningsplikt vid ankomst till telefonmöte Mikrofon avstängd när man inte talar. Prassla inte med papper m.m Rutinbeskrivning

4 Tala om vem man är när man talar Inte prata i munnen på varandra Deltagare De deltagare som är aktuella att delta i en samverkanskonferens vid en kärnteknisk olycka är de som enligt förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap ska ha TiB för att hantera en nationell händelse. Rutin Åtgärd Att göra Samverkans- 1 Larmade aktörer anmäler sitt deltagande konferens i samverkanskonferensen (lista fås från SOS Alarm, förutsatt att larmet har genomförts via Rakelsystemet) 2 Vad har hänt? a. Fakta b. Vad kan hända c. Tidsförhållanden 3 Prognos - hur bedöms situationen nu, viktiga frågor kort och lång sikt 4 Vilka åtgärder har vidtagits och vilka konsekvenser innebär det för berörda aktörer. 5 Vilka åtgärder bedöms viktiga att genomföra och vilka konsekvenser innebär det. 6 Strategiska informationsfrågor 7 Rekommendationer till deltagande aktörer! 8 Frågor från deltagande aktörer 9 Tidpunkt för nästa möte Rutinbeskrivning

5 Vem är ansvarig För att samordningen ska fungera och information om bedömt viktiga åtgärder ska finnas tillgänglig för alla berörda aktörer måste tilldelat ansvar vara tydligt. Ansvarig MSB SSM Åtgärd Kontaktpunkt Samverkanskonferens Ordförande Dokumentation Huvudaktör Experter Analys Spridningsprognos Kontaktpunkt för KKV Länsstyrelse i län med kärnkraftverk Huvudaktör Loka och regional kännedom Kontaktpunkt för KKV Varför Rakel Målet för arbetet med metoden samverkansplattform har hela tiden varit att skapa gemensamma grundförutsättningar vid en nationell händelse där flera specialistmyndigheter är involverade och har ansvar för frågor inom sina ansvarsområden. En förutsättning för att lyckas har visat sig vara att tiden från t.ex. ett kärnkraftverks larm till det att larmet når alla berörda aktörer måste minskas. Med nuvarande tekniska lösningar för att nå TiB-funktionen kommer allmänheten att känna till händelsen före myndigheterna. Sveriges myndigheters trovärdighet kommer att bli ifrågasatt om inte en godtagbar insats- och krishantering påbörjas inom rimligt tid. Rakel Tekniken är nu utbyggd vilket säkerställer att det går att tillgodose behovet av snabb och säker larmning. Rakel säkerställer säkra kommunikationsvägar med snabb tillgång till samma information. En kärnkraftolycka kan orsaka elbortfall som slår ut vedertagna kommunikationsvägar. Genom att använda Rakel kommer samtliga berörda aktörer att få larmet samtidigt och kan på så sätt starta sin krishanteringsorganisation innan allmänhet och media får kännedom om händelsen. - Rakel förmedlar larmet simultant till samtliga. - Larmet skickas även som SDS för upprepning av informationen. Rutinbeskrivning

6 - Enkel kvittering som skapar en deltagarlista för samverkanskonferens. - Telefonnummer och koder till samverkanskonferensen kan skickas via SDS. Tidplan för 2011 Datum Händelse Ansvarig 8 mars Utbildning MSB 9 mars Utbildning MSB 15 mars Utbildning MSB 31 mars Test 1 SOS alarm 18 april Uppföljningsmöte MSB Telefonmöte juni Test 2 SOS Alarm xx Uppföljningsmöte MSB Telefonmöte 7 september Test 3 SOS Alarm xx Uppföljningsmöte MSB 26 oktober Test 4 SOS Alarm xx Uppföljningsmöte MSB Testernas utformning mars 2. 1 juni Gå över till talgruppen samverkansmöte 1 och anmäl deltagande. Rutinbeskrivning

7 3. 7 september Inom 10 min gå över till samverkansmöte 1 och anmäl deltagande. Möte enligt rutin för samverkanskonferens vid kärnteknisk händelse. Finns i WIS under rubriken samverkansplattform oktober Inom två timmar kommer ett nytt SDS med information om mötestid i talgrupp samverkansmöte 2. Anmäl deltagande. Möte enligt rutin för samverkanskonferens vid kärnteknisk händelse. Finns i WIS under rubriken samverkansplattform. Utvärdering Idag är det flera organisationer som redan använder Rakel och därför helst skulle vilja att de framtagna talgrupperna skickas till ordinarie terminaler. MSB har kommit fram till att det är viktigt att säkerställa att alla har samma förutsättningar och att grundstrukturen är den samma för alla deltagare när en ny rutin ska införas. Att utvärdera och kvalitetsgranska testerna blir möjligt med samma grundförutsättningar och det blir också möjligt att förbättra eventuella fel eftersom de går att härleda till den framtagna rutinen. Dessutom tillåter ett testsystem att flera tester kan genomföras utan större planering. Därför ska vi använda de terminaler som MSB tillhandhåller för testtillfällena. Rutinbeskrivning