Föredragningslista för styrelsemöte nr /2015 vid Stockholms universitets studentkår

Transkript

1 Föredragningslista för styrelsemöte nr /2015 vid Stockholms universitets studentkår klockan i Rosa rummet, Studenthuset. 1. Mötesformalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Val av sekreterare 1.3. Val av justerare 1.4. Fråga om sammanträdets stadgeenliga utlysande 1.5. Justering av röstlängden 1.6. Fastställande av föredragningslista 1.7. Eventuella adjungeringar 2. Presidiebeslut 3. Anmälningsärenden 4. Beslutsärenden 4.1. Nominering till SFS internationella kommitté* 5. Diskussionsärenden 5.1. Revidering av Kårexpeditionsansvariges tjänst* 5.2. Proposition: Budget 15/16* 5.3. Proposition: Organisationsplan 15/16* 5.4. Proposition: Medlemsavgift* 6. Rapporter 6.1. Rapport från presidiet** 7. Övriga frågor 8. Nästa möte 9. Mötet avslutas * Finns med som bilaga ** Föredras muntligt Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm Telefax +46 (0)

2 Ärende 5.1. Revidering av Kårexpeditionsansvariges tjänst Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Revidering av Kårexpeditionsansvariges tjänst Bakgrund Kårens ansvariga för kårexpeditionen Hanna Petersson har begärt en revidering av hennes tjänst genom en reviderad tjänstebeskrivning. Utgångspunkten för hennes önskan är att den befintliga tjänstebeskrivningen inte är anpassad utefter de arbetsuppgifter som Hanna utför idag, vilket är mer kvalificerade och innefattar ett större ansvar. I samtal med Hanna har presidiet uppfattningen att det är lämpligt att revidera tjänstebeskrivningen. Bifogat finns det förslag som Hanna själv lagt på hur hennes tjänstebeskrivning ser ut. Presidiet tycker att det ser bra ut med undantaget för att en högskoleexamen ska krävas för att utföra uppdraget. Det finns dock ett tekniskt problem med detta - och det är att sittande styrelse inte har mandat att fatta den här typen av beslut utan det är nästa styrelse som får göra det. Det är dock viktigt att vi är överens om att det här är något vi vill göra, så vi kan ge besked både åt Hanna och nästkommande styrelse. En revision av tjänstebeskrivningen innebär också en lönerevision baserad på den nya beskrivningen. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

3 Förslag till revision av Befattningsbeskrivning KxA Kårexpeditions- & Systemansvarig Arbetsplats: Stockholms universitets studentkår Tjänstgöringsgrad: 100 procent Tjänsten innehas av: Hanna Petersson Gäller från och med: Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

4 A. Ställning i organisationen Arbetsgivare Stockholms universitets studentkårs (SUS) styrelse anställer och entledigar Kårexpeditions- och Systemansvarig. Löne- och anställningsförhållanden regleras mellan SUS och den anställde enligt kollektivavtal och särskilt anställningsavtal. Arbetsledare Kårexpeditions- och Systemansvarig är operativt underställd verksamhetschef. Personalansvar Personalansvar innehas av verksamhetschef. B. Huvudsakliga arbetsuppgifter Ansvarsområde Kårexpeditions- och Systemansvarig är enhetsansvarig för kårexpeditionsenheten som regleras genom fastslagen enhetsinstruktion. Kårexpeditions- och Systemansvarig är enhetsansvarig och innehar de befogenheter som regleras för enhetsansvariga i gällande organisationsplan. Kårexpeditions- och Systemansvarig är vidare ansvarig för utveckling och drift av relaterade medlemssystem genom att agera beställare och tillse samarbetet med berörda underleverantörer. Målsättning Målsättningen med tjänsten Kårexpeditions- och Systemansvarig är att bemanna kårexpeditionen med en enhetsansvarig anställd som tar det övergripande ansvaret för studentkårens kårexpedition och relaterade medlemssystem. Arbetsuppgifter Kårexpeditions- och Systemansvarig har det övergripande ansvaret för studentkårens kårexpedition och arbetsuppgifterna är att arbetsleda genomförande av alla de arbetsuppgifter som kommer av de ansvarsområden som är definierade i enhetsinstruktionen för kårexpeditionsenheten. Arbetsuppgifterna finns inom följande övergripande kategorier: Arbetsledning och ledarskap Kårexpeditions- och Systemansvarig utövar den dagliga arbetsledningen inom kårexpeditionsenheten samt arbetar med verksamhetsutveckling och utvärdering avseende enhetens arbete, inklusive relaterade medlemssystem. 2 (3)

5 Kårexpeditionen Ansvar för det löpande arbetet och de administrativa rutinerna i kårexpeditionen samt systemfunktionaliteten genom samverkan med aktuella underleverantörer. Medlemssystem och medlemsintäkter Kårexpeditions- och Systemansvarig har att planera arbetet, allokera resurser och genomföra eller delegera genomförandet av arbetsuppgifter inom enheten. Ansvarar för samarbetet genom att agera beställare gentemot underleverantörer relaterat till utveckling och underhåll av relaterade medlemssystem samt samverka med Ekonomienheten gällande rapportering av medlemsintäkter och fördelning till externa parter. Medlemskommunikation Samverka med kommunikationsenheten kring informationsmaterial relaterat till kårexpeditionens arbete gentemot medlemmar. C. Kvalifikationer Arbetet som kårexpeditionsansvarig förutsätter följande grundläggande kvalifikationer: Erfarenhet av administrativt arbete och erfarenhet av hantering av medlemssystem eller liknande. Högskoleexamen Erfarenhet av servicerelaterat arbete. Utöver de grundläggande kvalifikationerna ses följande kvalifikationer som meriterande: Erfarenhet av arbetsledning. Erfarenhet av projektledning. Erfarenhet från ideella organisationer och/eller kännedom om kår- och föreningsverksamhet. 3 (3)

6 Ärende 5.2. Proposition: budget för verksamhetsåret 15/16 Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Proposition: budget för verksamhetsåret 15/16 Bakgrund Den operativa ledningen har påbörjat arbetet med den preliminära budgeten för 15/16. I detta underlag presenterar vi ett första utkast som visar vårt arbete såhär långt. Utgångsläget för budgetarbetet är att vi ser att både intäkter och kostnader kommer att minska 15/16, vilket kan leda till ett rejält minusresultat. Vi ser därför ett behov av att skära ner på SUS kostnader och att kritiskt granska hur vi fördelar resurserna inom organisationen. Kommentarer om arbetet Elena Zaravoutsi (ekonomiansvarig) har inför detta arbete genomfört en undersökning och ställt frågor om budgeten till varje enhet. Resultatet av denna undersökning har varit en viktig utgångspunkt för OPL:s arbete. Vi har även bett om och fått kompletterande underlag, för att kunna jämföra budgeten 14/15 med det faktiska utfallet. Presidiet har även blivit kontaktad av den lokala fackklubben som vill ha ett MBL-möte om budgetarbetet. Arbetsgivaralliansen har via telefon bekräftat till presidiet ( ) att fackklubben har rätt till sådant möte och vi kommer antagligen att ses nästa vecka. Presidiet vill understryka att informationen som presenteras för styrelsen i detta underlag enbart är ett första utkast. Vi inväntar fortfarande kompletterande underlag från Elena, behöver ta del av fackklubbens kommentarer och behöver input från styrelsen. Presentation av OPL:s arbete med den preliminära budgeten för 15/16 Prel. budget 15/16 efter förändringarna som presenteras nedan: Intäkter Kostnader Resultat kr kr kr Några exempel på skillnader mellan budgeten för 14/15 och prel. budget för 15/16: Både lägre intäkter och lägre kostnader för prel. budget 15/16 Lägre intäkter 15/16: ca 1 miljon längre, p.g.a. minskade medlemsintäkter Lägre kostnader 15/16: beror bland annat på att SUS har två färre tjänstemän på lönelistan 15/16 Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

7 Intäkter Statsbidraget och stödet från SU är i princip oförändrat, även om statsbidraget räknats upp något. SUS har för tredje året i rad ansökt om stipendium från Folkskoleseminariets minnesfond, för att finansiera samordnare för lärarstudenter. Ansökan inför 15/16 är på kr, vilket är kr mer än 14/15. Gällande medlemsintäkterna utgår vi ifrån medlemsantalet för 14/15. Det är alltså en pessimistisk beräkning, men samtidigt verklighetsförankrad. Presidiets förhoppning är naturligtvis att medlemsantalet kommer att öka under 15/16, om projektet med Campuskortet genomförs som planerat. Vi anser dock att vi i budgeten inte kan utgå ifrån andra siffror än de vi har tillgång till och föreslår att vi beräknar den preliminära budgeten för 14/15 utifrån vad vi vet om medlemsantal idag. Kostnader Liksom tidigare år kommer den enkilt största kostnaden för SUS att ugöras av lönekostnader (och sociala avgifter) för tjänstemännen. De kostnader som faller inom ramen för direkta kostnader är de kostnader som vi enklast kan skära i. Tyvärr innebär det att vi minskar de förtroendevaldas ekonomiska medel för att bedriva verksamhet (t.ex. temadagar och kampanjer). En ökad kostnad gäller avskrivningar: från kr till kr. Behöver höjas p.g.a. kommentarer från revisorerna (lagstiftning). På grund av den ekonomiska situation som SUS befinner sig föreslår presidiet att styrelsens disposition minskas från kr till kr. Två av de utlysta uppdragen har varit arvoderde på 100 procent under 14/15, men kommer eventuellt att minska till 50 procent. Det skulle i sådana fall minska arvodeskostnaderna. En annan åtgärd, som inte är utskriven i underlaget, är att SUS sänker arvodet för de förtroendevalda: från kr till kr (samma nivå som första halvan av verksamhetsåret 13/14). Det skulle minska arvodeskostnaderna med ca kr. 2 (4)

8 Påbörjat budgetarbete med den prel. budgeten för 15/16: Ledningsenheten Styrelsens disposition: kr (sänkning med kr) Kårvalet/temadagar: kr (korr. från omvalet, sänkning med kr) Partibidrag: kr (korr. från omvalet, sänkning med kr) Mat till styrelsemöten: kr (sänkning med kr) Enheten för studentinflytande CSR: kr (sänkning med kr) Temadagar: 0 kr (sänkning med kr) Representation: kr (sänkning med kr) Påverkansenheten Representation: kr (sänkning med kr) Studiebevakarenheten Aktivitetsbidrag: kr (sänkning med kr) Representation: kr (sänkning med kr) Student- och medlemsservice Representation: kr (sänkning med kr) Temadagar: 0 kr (sänkning med kr) Studentserviceenheten Representation: kr (sänkning med 6000 kr) Temadagar/kampanjer: kr (höjning med kr) - kan dras ner! Utbildningar för kårföreningar: 0 kr (sänkning med 4000 kr) Tryckkostnader: 0 kr (sänkning med kr) Luciabalen: kr (sänkning med kr) Samordnare utgifter: kr (höjning med kr) - pga mer stipendium Internationella enheten Representation: kr (sänkning med 2000 kr) Driftenheten Extra städning: kr (sänkning med kr) Tryckkostnader: kr (sänkning med kr) Programvaror: kr (sänkning med kr) Förbrukningsmaterial: kr (höjning med kr) - flyttat från förbrukningsinventarier Övriga datakostnader: kr (sänkning med kr) 3 (4)

9 Personalenheten Gemensamma aktiviteter: -5o 000 kr (sänkning med kr) - men kr flyttat från SUS sommaravslutning Föräldrarlön: 0 kr (sänkning med kr) Studentombud Tryckkostnader: kr (sänkning med kr) Doktorandenheten Resor: kr (nytt!) Representation: kr (1000 kr flyttas till resor) Kommunikation (ej färdigt) Annonsförsäljning: 0 kr (sänkning av intäkter med kr) Profilprodukter: 0 kr (sänkning av intäkter med kr) Kommunikationsutveckling: 0 kr (sänkning med kr) Representation: kr (sänkning med kr) Tryckkostnader: kr (höjning med kr) Övriga externa tjänster: kr (sänkning med kr) Presentreklam och tävlingar: kr (sänkning med kr) Gaudeamus Programvaror: 0 kr (sänkning med kr) Representation: kr (sänkning med kr) - 6 nr/år, 500 kr/nr KX (ej färdigt) Kortbeställningar: 0 kr (sänkning av intäkter med kr) Ekonomienheten (ej färdigt) 4 (4)