Föredragningslista för styrelsemöte nr /2015 vid Stockholms universitets studentkår

Transkript

1 Föredragningslista för styrelsemöte nr /2015 vid Stockholms universitets studentkår klockan i rum 140, Studenthuset. 1. Mötesformalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Val av sekreterare 1.3. Val av justerare 1.4. Fråga om sammanträdets stadgeenliga utlysande 1.5. Justering av röstlängden 1.6. Fastställande av föredragningslista 1.7. Eventuella adjungeringar 2. Presidiebeslut 2.1. Presidiebeslut 72 73* 3. Anmälningsärenden 3.1. Budget- och resultatrapport 2013/2014* 4. Beslutsärenden 4.1. Proposition: Definitiv budget för verksamhetsåret 14/15* 4.2. Proposition: Definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 14/15* 4.3. Proposition: Definitiv strategisk plan för verksamhetsåret 14/15* 4.4. Proposition: Medlemsavgift för verksamhetsåret 14/15* 4.5. Personförändringar studentombudsenheten* 4.6. Nominering till SSSB:s styrelse* 5. Diskussionsärenden 5.1. Tack för ett bra verksamhetsår 2013/2014** 6. Rapporter 7. Övriga frågor 8. Nästa möte 9. Mötet avslutas Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm Telefax +46 (0)

2 * Finns med som bilaga ** Föredras muntligt 2 (2)

3

4

5 Stockholms Universitets Studentkår Balansrapport IB Förändring UB TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar 1200 Maskiner och inventarier , , , Inventarier studentflytten 0, , , Ack avskrivn maskiner o inv , , , Avskrivingar inv studentflytten 0, , , Aktier o andelar i koncernftg , , , Värderegl akt o koncernftg , , , Aktier & andelar i intresseftg 9 000, ,00 0,00 Summa anläggningstillgångar ,81 24, ,00 2, ,81 26,74 Omsättningstillgångar 1510 Kundfordringar , , , Osäkra kundfordringar 0, , , Nedskrivning av kundfordringar 0, , , Avräkn Stift Skeppsbroäng ,00 0, , Löneförskott 1 461, ,60 0, Osäkra fordringar , , , Övr interimsfordringar , , , Värdepapper , , , Värdereg kortfr aktie o pennin , , , Huvudkassa , , , Kassa Kårexp , , , SHB ,00 0,00 590, SEB 5 904,81 0, , Swedbank , , , SEB Jub fond ,36 124, , Nordea , , , Nordea ,39 12, , Coeli Fondkonto , , , Betald F-skatt ,00 591, , Avräkning koncernföretag 0, , , Avräkning intresseföretag 3 375, ,00 0,00 Summa omsättningstillgångar ,05 75, ,83-2, ,22 73,26 SUMMA TILLGÅNGAR ,86 100, ,83 0, ,03 100,00 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 2010 Underhållsfond Fastigheter ,00 0, , Tvärvetensskapliga fonden ,00 0, , Riskfond SUS-Lån (rehab) ,38 0, , Kårhistorik ,00 0, , Frescatifonden ,00 0, , Jubileumsfonden ,51 54, , Huvudfonden ,64 0, , Ändamålsenliga medel LäS ,45 0, , Ändamålsbestämd användning ,00 0, ,00-1 -

6 Stockholms Universitets Studentkår Balansrapport IB Förändring UB Balanserad vinst/förlust , , , Redovisat resultat , ,85 0,00 Summa eget kapital ,09 88,20 54,00 0, ,09 88,35 Kortfristiga skulder 1630 Skattekonto , , , Leverantörsskulder , , , Personalens källskatt , , , Avräkn sociala avgifter , , , Utmätning i lön m m ,00 0, , Upplupet bidrag SU för alla ,00 0, , Upplupna semlöner , , , Uppl. socavg semlön , , , Uppl S Löneskatt pensionskostn , , , Övr interimsskulder , , ,75 Summa kortfristiga skulder ,77 11, ,65-8, ,12 3,25 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER ,86 100, ,65-8, ,21 91,59 RESULTAT 0, , ,82-2 -

7 Stockholms Universitets Studentkår Resultatrapport RÖRELSENS INTÄKTER Försäljning 3050 Terminsavgifter , , Kortbeställningar , , Ofördelbara kåravgifter 733,00 0, Intäkter Aktiviteter ,00 0, Intäkter Temadagar/kampanjer 0, ,00 Summa försäljning ,91 20, ,03 26,45 Övriga rörelseintäkter 3112 Försäljning profilprodukter 150,00 0, Intäkter annonsförsäljning , , Deltagaravgifter , , Öresutjämning -59,97-403, Valutakurs vinster -448,31 0, Bidrag SU , , Sponsorintäkter 0, , Övriga erhållna bidrag , , Övr ersättn och intäker , , Övrig försäljning ,04 0,00 Summa övriga rörelseintäkter ,90 80, ,51 73,55 SUMMA RÖRELSENS INTÄKTER ,81 100, ,54 100,00 RÖRELSENS KOSTNADER Material och varor 4112 Inköp profilprodukter ,00 0, Disposition 0, , Deltagarkostnader 0, ,21 Summa material och varor ,00-0, ,21-0,78 BRUTTOVINST ,81 99, ,33 99,22 Övriga kostnader 5010 Lokalhyra , , Elektricitet 1 937, , Städning, renhållning hyrd lokal , , Förbrukningsinventarier , , Dataprogram , , Förbrukningsmaterial , , Reparation och underhåll , , Frakt och transport ,00-614, Resekostnader , , Marknadsföring ,00 0, Annonsering -697,68 0, Presentreklam och tävlingar , , Gåvor och representation , , Intern representation , ,59-1 -

8 Stockholms Universitets Studentkår Resultatrapport Extern Representation , , Kontorsmaterial , , Trycksaker , , Telekostnader , , Porto , , Företagsförsäkringar , , Kundförluster , , Revisionsarvode , , Övriga datakostnader , , Medlemssystemet , , Arkivering -619, , Tryckkostnader , , Redovisningstjänster , , Bankkostnader , , Förvaltningskostnad 0, , Övriga bankkostnader 0, , Illustrationer 0, , Övriga externa tjänster , , Temadagar/kampanjer , , Utåtriktade projekt 0, , Bidrag kårföreningar , , Bidrag DR , , Aktiviteter , , BIDRAG ÄR , , Centrala Ämnesrådet ,00 0, Aktivitetsbidrag studentråd , , Nätverksmöten , , Utbildning av råd , , Skiftesdag , , Gemensamma aktiviteter , , Tidningar, facklitteratur , , Avgift Arbetsgivaralliansen , , SSCO-Avgifter , , SFS Avgifter , , Övriga externa kostnader -580,00-806, Övrig ej avdragill kostnad , , Kommunikationsutveckling 0, , Anslag SSIF , ,00 Summa övriga kostnader ,93-44, ,83-45,05 Arbetskraftskostnader 7210 Lön tjänstemän , , Arvoden F-valda , , Tillfälliga Arvoderingar , , Sjuklön tjänstemän , , Semesterlön tjänstemän , , Förändr sem löneskuld , , Kontanta extra ersättn , , Skattefri bilersättning 0,00-135, Övr kostnadsersättningar -650,00-667,00-2 -

9 Stockholms Universitets Studentkår Resultatrapport Motkontering av förmån -500, , Kollektiv pensionsförsäkr , , Arbetsgivaravgifter , , Soc.avgifter semesterlön 6 375, , Arbgivaravg för löner och ers 0,00-105, Särsk löneskatt pensionsk , , Trygghetsråd TFA , , Utbildning , , Utbildning råden 0,00-269, Sjuk- och hälsovård , , Bröd, kaffe te mm , , Friskvård , , Övriga personalkonstnader , ,00 Summa arbetskraftskostnader ,51-49, ,51-59,15 SUMMA RÖRELSENS KOSTNADER ,44-94, ,55-104,9 8 RESULTAT FÖRE AVSKRIVNINGAR ,37 5, ,01-4,98 Avskrivningar 7830 Avskrivningar maskiner/inv , ,65 Summa avskrivningar ,00-2, ,65-1,00 RESULTAT EFTER AVSKRIVNINGAR ,37 3, ,66-5,99 Finansiella intäkter och kostnader 8020 Nedskrivning aktier LÄS Böcker AB 0, , Nedskrivn av långfr fordringar ,00 0, Nedskrivningar Aktier , , Nedskrivning Fordran Kårhuset AB , , Ränteintäkter , , Ränteintäkter skattekontot 248,00 161, Utdelningar på kortfristiga pl , , Resultat vid försäljning av Värdepapper , , Värdereglering kortfr aktie o pennin , , Räntekostnader levskulder , , Räntekostnader skattekontot , ,00 Summa finansiella intäkter och kostnader ,45 16, ,19-8,05 RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER ,82 19, ,85-14, Redovisat resultat 0,00 0, ,85 14,03 BERÄKNAT RESULTAT ,82 19,67 0,00 0,00-3 -

10 Ärende 4.1 Förslag på proposition på definitiv budget för verksamhetsåret 2014/2015 Till styrelsemöte nr Avsändare Presidiet 4.1. Förslag på proposition på definitiv budget för verksamhetsåret 2014/2015 Bakgrund Presidiet önskar härmed att få presentera förslaget på definitiv budget för verksamhetsåret 2014/2015. Förändringar från den preliminära budgeten Förslaget på definitiv budget har skiljer sig från den preliminära budgeten då den har justerats utefter de ekonomiska förutsättningarna vi har nu. Den stora skillnaden är att vi sparar in en hel del pengar genom att vi räknade högt på arbetsgivaravgiften då vi har rekryterat flertalet förtroendevalda som går under den reducerade arbetsavgiften. Vi har även strukit en kostnad för medlemskapet i Sveriges tidsskrifter på 15 tkr Vi har dock behövt justera upp kostnaden för externa kostnader för ekonomienheten på 150 tkr, vilket är en övergångskostnad som uppstod under de månader som vi inte hade någon ekonomiansvarig på kåren. Vi har också strukit intäktsposten återbetalning av arvoden på 56 tkr, som ett resultat av att föregående ledning inte hann färdigt med en ny representationspolicy och ett regelrätt förfarande för återbetalningen av personliga arvoden. Den preliminära budgeten la ett resultat på kr och den definitiva budgeten lägger ett minusresultat på kr. Beslutsförslag Presidiet föreslår styrelsen med anledning av ovanstående att anta proposition för definitiv budget för verksamhetsåret 2014/2015 enligt bilaga Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

11 Ärende Proposition på definitiv budget för verksamhetsåret 2014/2015 Avsändare Kårstyrelsen Till fullmäktigemöte nr Definitiv budget 2014/2015 Stockholms universitets studentkår Inledande kommentar Den 10 juni 2014 antog fullmäktige en preliminär budget på ett extrainkallat fullmäktigemöte för verksamhetsåret 2014/2015. Detta som svar på att valresultatet ogiltigförklarades, då kåren behöver en budget för att kunna bedriva sin verksamhet. Senast i november ska studentkåren anta en definitiv budget för verksamhetsåret, vilket också är en möjlighet att justera budgeten efter kårens rådande förutsättningar och oförutsedda händelser. Preliminär budget 2014/2015 Den preliminära budgeten för verksamhetsåret 2014/2015 var tyngd av ett flertal faktorer. Dels valde kårstyrelsen att inte räkna in Högskolerestauranger AB:s återbetalning av lån på kr, då det inte är en intäkt utan en återbetalning. Det innebär att budgeten ger ett större minusresultat, men pengarna kommer fortfarande att betalas in och synas i balansen men inte budgeten. Budgeten för verksamhetsåret 2014/2015 blev också tyngd av personalkostnader som uppstod i samband med att ekonomiansvarige lämnade förra året. En stor del av den kostnaden ligger på det här året, och ytterligare lönekostnader från en tidigare uppsagd kanslichef tynger också ner budgetresultatet. Preliminär budget 2014/2015 Intäkter kr Utgifter kr Resultat kr Definitiv budget 2014/2015 Förslaget på definitiv budget har skiljer sig från den preliminära budgeten då den har justerats utefter de ekonomiska förutsättningarna vi har nu. Vi sparar in en hel del pengar genom det att vi räknade högt på arbetsgivaravgiften, då vi har rekryterat flertalet förtroendevalda som går under den reducerade arbetsavgiften. Vi har även strukit en kostnad för medlemskapet i Sveriges tidsskrifter på 15 tkr. Samordnaren för Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Universitetsvägen 2A Stockholm

12 lärarstudenter är även inlagd i budgeten vilket förklarar den ökade intäkten på 100 tkr. Förtroendeuppdraget finansieras av ett stipendium som vi inte visste om vi skulle få i början av verksamhetsåret. Vi har dock behövt justera upp kostnaden för externa kostnader för ekonomienheten på 150 tkr, vilket är en övergångskostnad som uppstod under de månader som vi inte hade någon ekonomiansvarig på kåren. Vi har också strukit intäktsposten återbetalning av arvoden på 56 tkr, som ett resultat av att föregående ledning inte hann färdigt med en ny representationspolicy och ett regelrätt förfarande för återbetalningen av personliga arvoden. Budgeten är fortfarande tyngd av personalkostnader som är ett arv från tidigare år, men det positiva är att hela kostnaden tas i år och nästa verksamhetsår kommer att ha mycket bättre ekonomiska förutsättningar. Resultatet ligger relativt nära den preliminära budgeten trots ökade oförutsedda kostnader. Rambudget: Definitiv budget 2014/2015 Intäkter kr Utgifter kr Resultat kr Budget för enskilda enheter: Påverkansenheten Studentservice enheten Direkta intäkter kr Direkta intäkter kr Medlemavgifter 0 kr Medlemavgifter kr Statsbidrag kr Statsbidrag 0 kr Direkta kostnader kr Direkta kostnader kr Personalkostnader kr Personalkostnader kr Indirekta kostnader kr Indirekta kostnader kr Resultat kr Resultat kr Studiebevakningsenheten Internationella programenheten Direkta intäkter kr Direkta intäkter kr Medlemavgifter 0 kr Medlemavgifter kr Statsbidrag kr Statsbidrag 0 kr Direkta kostnader kr Direkta kostnader kr Personalkostnader kr Personalkostnader kr Indirekta kostnader kr Indirekta kostnader kr Resultat kr Resultat kr 2 (4)

13 Enheten för studentinflytande Enhet för student- och medlemsservice Direkta intäkter kr Direkta intäkter kr Medlemavgifter 0 kr Medlemavgifter kr Statsbidrag kr Statsbidrag 0 kr Direkta kostnader kr Direkta kostnader kr Personalkostnader kr Personalkostnader kr Indirekta kostnader kr Indirekta kostnader kr Resultat kr Resultat kr Ledningsenheten Studentombudsenheten Direkta intäkter kr Direkta intäkter kr Medlemavgifter kr Medlemavgifter 0 kr Statsbidrag 0 kr Statsbidrag kr Direkta kostnader kr Direkta kostnader kr Personalkostnader kr Personalkostnader kr Indirekta kostnader kr Indirekta kostnader kr Resultat kr Resultat kr Doktorandombudsenheten Direkta intäkter kr Medlemavgifter 0 kr Statsbidrag kr Direkta kostnader kr Personalkostnader kr Indirekta kostnader kr Resultat kr Gaudeamus Direkta intäkter Medlemavgifter Statsbidrag Direkta kostnader Personalkostnader Indirekta kostnader Resultat kr 0 kr 0 kr kr kr kr kr Kommunikationsenheten Intäkter kr Direkta kostnader kr Personalkostnader kr Resultat kr Driftenheten Intäkter Direkta kostnader Personalkostnader Resultat 0 kr kr kr kr 3 (4)

14 Ekonomienheten Kårexpeditionsenheten Intäkter kr Intäkter kr Direkta kostnader kr Direkta kostnader kr Personalkostnader kr Personalkostnader kr Resultat kr Resultat kr Personalenheten Flytt studenthuset Intäkter 0 kr Intäkter 0 kr Direkta kostnader kr Direkta kostnader kr Personalkostnader kr Personalkostnader 0 kr Resultat kr Resultat kr 4 (4)

15 Ärende 4.2. Beslutsunderlag proposition organisationsplan Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Förslag på proposition på definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2014/2015 Bakgrund Presidiet önskar härmed att få presentera förslaget på definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2014/2015. Beslutsförslag Presidiet föreslår styrelsen med anledning av ovanstående att anta proposition för definitiv organisationsplan för verksamhetsåret 2014/2015 enligt bilaga Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

16 Stockholms universitets studentkårs definitiva organisationsplan 2014/2015 Antagen av kårfullmäktige

17 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Organisationskarta... 4 Inledning... 5 Organisationen och organisationsplanen... 5 Organisationens syfte... 5 Organisationsplanens syfte och sammanhang... 5 Verksamhetens styrning... 5 Strategisk plan... 5 Organisationsplanen... 6 Budgeten... 6 Organisationsstruktur... 6 Fullmäktige... 6 Styrelsen... 6 Presidiet... 6 Andra vice ordföranden... 6 Verksamhetschef... 7 Enheter... 7 Verksamhetsområdet - Studentinflytande... 8 Andra vice ordförande studentinflytande... 8 Påverkansenheten... 8 Studiebevakningsenheten... 8 Verksamhetsområde - studentservice... 9 Andra vice ordförande direkt service och bolagsstyrning... 9 Programenheten... Fel! Bokmärket är inte definierat. Internationella programenheten... 9 Internationella påverkansenheten... Fel! Bokmärket är inte definierat. Kårföreningsenheten... Fel! Bokmärket är inte definierat. Verksamhetsfunktioner Verksamhetschef Interna verksamhetsfunktioner Kommunikationsenheten Driftsenheten Ekonomienheten Personalenheten Externa verksamhetsfunktioner Studentombudsenheten Doktorandombudsenheten Kårexpeditionsenheten Gaudeamus Stockholms universitets studentkårs delegationsordning Antagen av fullmäktige (17)

18 Fullmäktige Styrelsen Arbetsledning och ledarskap Beslutsbefogenhet Verksamhetsansvar Rapportering Ekonomiskt ansvar och rapportering Dokument Presidiet Arbetsledning och ledarskap Beslutsbefogenhet Verksamhetsansvar Rapportering Ekonomiskt ansvar och rapportering Andra vice ordföranden Arbetsledning och ledarskap Beslutsbefogenhet Verksamhetsansvar Rapportering Ekonomiskt ansvar och rapportering Verksamhetschef Arbetsledning och ledarskap Beslutsbefogenhet Verksamhetsansvar Rapportering Ekonomiskt ansvar och rapportering Dokument Enhetsansvarig förtroendevald Beslutsbefogenhet Ekonomiskt ansvar och rapportering Enhetsansvarig tjänsteman Arbetsledning och ledarskap Beslutsbefogenhet Verksamhetsansvar Rapportering Ekonomiskt ansvar och rapportering Antagen av fullmäktige (17)

19 Organisationskarta Antagen av fullmäktige (17)

20 Inledning Organisationen och organisationsplanen Organisationens syfte Ur det syfte som är antaget i studentkårens stadga följer att studentkårens uppgift är att tillvarata, främja och bevaka studenternas intressen, främst vad gäller utbildnings- och studiesociala fra gor. Detta ska ske genom att bedriva utbildningsbevakning och påverkansarbete inom områden som påverkar studenternas situation samt att erbjuda kårmedlemmar service av olika former. Organisationsplanens syfte och sammanhang Organisationsplanen är en av Stockholms universitets studentkårs (SUS) fullmäktiges instruktioner till styrelsen. Organisationsplanens syfte är att på ett övergripande plan organisera studentkårens arbete genom att fördela ansvarsområden och beslutsmakt för tydligare ansvarsutkrävande samt reglera studentkårens löpande verksamhet utifrån fullmäktiges avvägningar. Verksamhetens styrning I en medlemsorganisation som SUS är det av yttersta vikt att medlemmarna har en reell möjlighet att styra verksamheten. För att denna möjlighet ska infrias måste de beslutande organen ha möjlighet att agera effektivt och ha tillgång till ett fullgott beslutsunderlag samt en fungerande struktur för styrning av verksamheten. SUS verksamhet styrs utifrån ovanstående genom tre av fullmäktige fastställda dokument: strategisk plan, organisationsplan och budget. För att dessa tre dokument ska fungera i en modern studentkår och för att ge fullmäktige möjlighet att styra verksamheten effektivt och få fullgoda rapporter regleras dessa dokuments utformning och syften inom ramen för organisationsplanen. Strategisk plan Den strategiska planen är SUS centrala dokument som fastslår inriktning och målsättningar för verksamheten i enlighet med av fullmäktige beslutad modell för verksamhetsplanering. För att en organisation med stor omsättning på styrelse och funktionärer skall fungera på ett effektivt sätt och fullgöra sina uppgifter så krävs en långsiktig och strukturerad planering. SUS strategiska plan bygger därför på framgångsfaktorer kopplade till organisationens syfte. Framgångsfaktorerna sträcker sig över flera år och stakar ut studentkårens riktning. Under verksamhetsplanering behandlas framgångsfaktorerna och delmål definieras utifrån detta. Delmålen är fullmäktiges instruktioner till styrelsen för vad som ska prioriteras särskilt under året. Styrelsen konkretiserar årligen i samråd med tjänstemän och förtroendevalda inom verksamhetsgrenarna delmålen och skapar åtaganden för verksamhetsåret i en operativ plan. Vid återrapportering till fullmäktige ska konkretiseringar, åtaganden och nyckeltal rapporteras samt kommentarer vid kraftiga eller ovanliga avvikelser. Antagen av fullmäktige (17)

21 Organisationsplanen Organisationsplanen har två övergripande syften. Först och främst är den en övergripande indelning av verksamheten i verksamhetsgrenar, avdelningar och enheter samt tydliggör syften och huvudsakliga uppgifter för dessa. Organisationsplanen utgör därmed fullmäktiges möjlighet att styra studentkårens löpande verksamhet. Organisationsplanen är också fullmäktiges delegationsordning vad gäller fördelning av beslutsmakt och ansvar. Detta för att det skall finnas en tydlighet i vilka organ eller personer som får fatta vilka beslut och för att minska fullmäktiges arbetsbelastning vad gäller rutinbeslut. Delegationsordningen återfinns längst bak i organisationsplanen. Budgeten Budgeten är fullmäktiges instruktion till styrelsen för hur resurser skall fördelas mellan studentkårens verksamhetsområden studentinflytande och studentservice. Budgeten ska utgå ifrån verksamhetsplanen genom att ge ekonomiska ramar till organisationen för att lösa de uppgifter som fullmäktige gett. Budgeten utgår från organisationsplanen och dess struktur av verksamhetsområden och enheter. Organisationsstruktur Fullmäktige Fullmäktige består av 41 ledamöter som väljs varje år av kårens medlemmar i kårvalet. Fullmäktige är kårens högsta beslutande organ. Styrelsen Kårstyrelsen väljs av fullmäktige och leder den löpande verksamheten genom att fatta beslut av mindre politisk karaktär och antar policys för den löpande verksamheten. Presidiet Presidiet utgörs av ordförande och vice ordförande. Presidiet är fullmäktiges förtroendevalda som är tillsatta för att representera kårens medlemmar inom verksamheten och styra densamma. Presidiets arbete regleras i de instruktioner, policys och styrdokument som fullmäktige och styrelsen beslutat om. En ledningssekreterare bistår presidiet i det administrativa arbetet. Presidiet ska även representera kåren externt och ansvarar för kårens student- och utbildningspolitiska verksamhet. Andra vice ordföranden Det finns två andra vice ordföranden, dessa är valda av styrelsen. Andra vice ordförandena leder enheterna inom sina respektive verksamhetsområden. Andra vice ordförandena arbetsleds av presidiet. Antagen av fullmäktige (17)

22 Verksamhetschef Verksamhetschefen är kårens högst beslutande tjänsteman och arbetsleder kårens tjänstemän och verksamhetsfunktioner. Verksamhetschefen arbetsleds av presidiet. Enheter Den operativa verksamheten bedrivs inom enheter. Enheterna är grupperade efter andra vice ordförandenas och verksamhetschefens verksamhetsområden. Varje enhet har en enhetsinstruktion som reglerar syfte, löpande verksamhet och ansvar för enheten. Antagen av fullmäktige (17)

23 Verksamhetsområdet - Studentinflytande Studentkåren skall tillvarata, främja och bevaka studenternas intressen, främst vad gäller utbildnings- och studiesociala frågor. Detta verksamhetsområdes syfte är att uppfylla ovanstående portalparagraf i studentkårens stadga. Andra vice ordförande studentinflytande Andra vice ordförande studentinflytande ansvarar för verksamhetsområdet studentinflytande. Det är också andra vice ordförande studentinflytande som arbetsleder de förtroendevalda på de två enheter - påverkansenheten och studentinflytandeenheten - som ligger under detta verksamhetsområde. Utöver arbetsledning har andra vice ordförande studentinflytande representation i olika centrala organ på Stockholms universitet. Andra vice ordförande studentinflytandes uppgifter och funktioner regleras närmare i delegationsordning. Påverkansenheten Påverkansenheten ansvarar för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enheten ansvarar för samordning och beredning av aktuella frågor och att dessa lyfts i lämpliga organ samt tillser att studenternas intressen tillvaratas i organ där de representerar. Enhetens uppgift och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Studiebevakningsenheten Studiebevakningsenheten ansvarar för organiseringen, samordningen och bevakningen av det individuella studentinflytandet, genom studentråd, fakultetsråd och liknande inom universitetets fakulteter och lärarutbildningen, samt för studenternas representation på institutions- och fakultetsnivå. Enheten skall även tillse att studentrepresentanter har tillräckliga kunskaper och relevant information. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Antagen av fullmäktige (17)

24 Verksamhetsområde - studentservice Studentkåren skall tillhandahålla service till sina medlemmar och verka för ett gott kamratskap mellan dessa. Detta verksamhetsområdes syfte är att uppfylla ovanstående portalparagraf i studentkårens stadga. Andra vice ordförande medlems- och studentservice Andra vice ordförande medlems- och studentservice ansvarar för verksamhetsområdet studentservice. Det är också andra vice ordförande medlems- och studentservice som arbetsleder de förtroendevalda på de två enheter - internationella programenheten och studentserviceenheten - som ligger under detta verksamhetsområde. Utöver arbetsledning har andra vice ordförande medlems- och studentservice representation i olika centrala organ på Stockholms universitet och har ett övergripande ansvar gällande medlems- och studentservicefrågor. Andra vice ordförande medlems- och studentservices uppgifter och funktioner regleras närmare i delegationsordning. Internationella programenheten Internationella programenheten ansvarar för att tillhandahålla social verksamhet, stöttning och rådgivning till internationella studenter. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Studentserviceenheten Studentserviceenheten ansvarar för välkomstveckorna och annan social verksamhet riktat mot studenter på Stockholms universitet. Inom enheten har respektive förtroendevalt ansvar för traditionsbärande verksamhet, kårföreningsstöd och administration rörande kårföreningar samt arbetslivskontakt och arbetsmarknadsdagar. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Antagen av fullmäktige (17)

25 Verksamhetsfunktioner Verksamhetsfunktionerna är de enheter som verksamhetschefen arbetsleder. Verksamhetsfunktionerna är delade i två grenar: intern, vars syfte är att stödja studentkårens andra verksamhetsområden, och extern, vars syfte är att tillhandahålla facklig service till studenter genom ombud, förenkla för studenter genom kårexpeditionen och ge ut studentkårens tidning Gaudeamus. Verksamhetschef Verksamhetschefen ansvarar för verksamhetsområdet verksamhetsfunktioner. Det är också Verksamhetschefen som arbetsleder tjänstemännen på de enheter som ligger under detta verksamhetsområde. Verksamhetschefens uppgifter och funktioner regleras närmare i enhetsinstruktion och delegationsordning. Interna verksamhetsfunktioner Kommunikationsenheten Kommunikationsenheten arbetar med studentkårens interna och externa kommunikationsarbete. Kommunikationsenhetens uppdrag är att underlätta och främja verksamhetsområdenas verksamheter genom att tillhandahålla service till dessa i form av kampanjer, hemsida, informationsmaterial etc. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Driftsenheten Driftsenheten ansvarar för att möjliggöra verksamhetsområdenas verksamheter genom att tillhandahålla lokaler, datasystem, kontorsmateriel, kopieringstjänster, möblering, inköp, driftsstöd och liknande tjänster. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Ekonomienheten Ekonomienheten ansvarar för att möjliggöra verksamhetsområdenas verksamheter genom att tillhandahålla och säkerställa finansiering. Detta innebär bland annat medlemshantering, fakturering, bidragsansökningar, externa partnerskap, kapitalförvaltning och långsiktig finansieringsplanering. Ekonomienheten ansvarar för studentkårens löneutbetalningar, fakturor, löpande ekonomiredovisning, ekonomiska rutiner, attest- och utanordningsförfarande, löpande avstämningar, upprättandet av bokslut, årsredovisning, koncernredovisning, upprättandet av resultat- och balansräkning, budgetuppföljning osv. Ekonomienheten bistår även vid upprättandet av budgetproposition. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Antagen av fullmäktige (17)

26 Personalenheten Personalenheten ansvarar för att möjliggöra verksamhetsgrenarnas verksamheter genom att ansvara för personalfrågor inom studentkåren. Personalenheten ansvarar för medarbetarsamtal, kompetensutveckling, rekrytering, företagshälsovård och övrig personaladministration som exempelvis ledighetsansökningar. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Externa verksamhetsfunktioner Studentombudsenheten Studentombudsenheten har ansvar för studentkårens studentombudsverksamhet, det vill säga att stödja studenter och vara ombudsperson för studenter i förhållande till Stockholms universitet. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion och verksamhetsplan. Doktorandombudsenheten Doktorandombudsenheten har ansvar för strukturerna kring individuellt studentinflytande gällande doktorander, såsom doktorandråd. Enheten skall även tillvarata, främja och bevaka doktorandernas intressen inom fakulteterna. Utöver detta ansvarar doktorandombudet för studentkårens påverkansarbete på central nivå och gentemot universitetsförvaltningen. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Kårexpeditionsenheten Kårexpeditionsenheten är studentkårens expedition. Enheten tillhandahåller dels möjlighet att teckna medlemskap och dels support gällande medlemskap. Enheten arbetsleds av verksamhetschefen. Gaudeamus Gaudeamus är studentkårens tidning som utkommer till alla universitetets studenter. Gaudeamus arbetsleds av verksamhetschef. Enhetens uppgifter och funktion regleras närmare i enhetsinstruktion. Antagen av fullmäktige (17)

27 Stockholms universitets studentkårs delegationsordning Fullmäktige Fullmäktige är studentkårens högsta beslutande organ. Om fullmäktige finns stadgat under stadgans kapitel 6. Styrelsen Arbetsledning och ledarskap Styrelsen har ansvar för arbetsledning av presidiet och ansvar för presidiets arbetssituation, arbetsmiljö och övriga villkor. Beslutsbefogenhet Styrelsens arbete ska ske i enlighet med strategisk plan, organisationsplan, budget och fullmäktiges övriga beslut. Styrelsen äger rätt att fatta alla beslut som den finner nödvändigt för verksamheten under förutsättning att dessa inte är i strid med studentkårens stadga eller av fullmäktige fastställda styrdokument. Styrelsen har skyldighet att fatta de beslut som den finner nödvändigt för att uppnå studentkårens målsättningar i enlighet med stadga och strategisk plan. Styrelsen har fullmäktiges befogenheter i ärenden som inte tål uppskov. Styrelsen anställer och säger upp studentkårens tjänstemän samt anger genom fastställande av befattningsbeskrivningar ramar för deras verksamhetsansvar. Styrelsen tillsätter studentkårens förtroendevalda (med undantag för presidiet). Styrelsen fastställer enhetsinstruktioner till studentkårens enheter. Styrelsen fastställer den operativa planen. Styrelsen fastställer policys för studentkårens verksamhet. Verksamhetsansvar Styrelsen leder och samordnar studentkårens verksamhet under året och ansvarar för denna inför fullmäktige. Styrelsen bereder förslag på definitiv strategisk plan, 0rganisationsplan och budget utifrån verksamhetens förutsättningar. Styrelsen ska tillse att föregående styrelse upprättar verksamhetsberättelse, undertecknad av samtliga avgående styrelseledamöter. Styrelsen ansvarar för att studentkårens verksamhet utförs i enlighet med strategisk plan och att en betryggande uppföljning och rapportering kring detta finns. Antagen av fullmäktige (17)

28 Styrelsen bereder de ärenden som ska behandlas av fullmäktige, såvida inte stadgan eller fullmäktiges beslut särskilt reglerar något annat. Styrelsen ansvarar i övrigt för de uppgifter i fråga om studentkårens strategiska arbete som inte uttryckligen ålagts särskild befattningshavare. Styrelsen ska vid slutet av verksamhetsåret upprätta preliminär strategisk plan, organisationsplan och budget för efterföljande verksamhetsår. Styrelsen ansvarar för att fullgod delegationsordning avseende arbetsgivaransvar finns inom organisationen. Styrelsen ansvarar för överlämning till nästkommande styrelse. Styrelsen ansvarar för att överlämning för respektive funktionärsbefattning sker. Rapportering Styrelsen ansvarar för att en fungerande intern rapportering finns inom organisationen. Styrelsen ansvarar för att fullgod rapportering sker till fullmäktige. Ekonomiskt ansvar och rapportering Styrelsen ansvarar för att verksamhetens resultat inte avviker nämnvärt från budget. Styrelsen ansvarar för att uppmärksamma fullmäktige på väsentliga avvikelser från budget, samt förelägga dessa för beslut genom budgetrevision. Styrelsen ansvarar i enlighet med stadgan för att koncernredovisning med resultat och balansräkning upprättas avseende föregående verksamhetsår. Dokument Styrelsen beslutar om övergripande strategiska dokument avseende studentkårens operativa verksamhet, bland annat enligt nedanstående: Operativ plan Kårföreningsreglemente Enhetsinstruktioner och befattningsbeskrivningar Policydokument Attest- och utanordningsreglemente Ägardirektiv till studentkårens bolag Presidiet Presidiet består av Ordförande och Vice ordförande i förening Arbetsledning och ledarskap Presidiet leder det operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet leder styrelsens arbete. Presidiet arbetsleder löpande andra vice ordförandena i den dagliga verksamheten och innehar arbetsgivaransvar för dessa. Presidiet utser enhetsansvariga inom respektive enhet. Antagen av fullmäktige (17)

29 Beslutsbefogenhet Presidiet fattar beslut i operativa ärenden som inte är av principiell vikt. Presidiet äger vidare att besluta om tillsättningar till organ inom universitetet som tillsätts enligt förordningen 2009: I enlighet med stadgan har presidiet alltid kompetens att fatta beslut i alla större ärenden som inte tål uppskov. Presidiet beslutar om detaljbudgetar för enheterna. Verksamhetsansvar Presidiet är ansvarigt för det operativa arbetet inom studentkåren. Presidiet ansvarar för att representera studentkåren externt och internt. Rapportering Presidiets beslut ska dokumenteras och anmälas till styrelsen. Presidiet ansvarar för rapportering till styrelsen om strategiska planens genomförande. Presidiet ansvarar för löpande rapportering avseende sin representation av verksamheten och politiska frågor Ekonomiskt ansvar och rapportering Presidiets ekonomiska ansvar regleras i av styrelsen utfärdat attest- och utanordningsreglemente. Presidiet ansvarar för att omgående meddela styrelsen om större ekonomiska avvikelser som kommer till dess kännedom. Ledningssekreterare Ledningssekreterarens uppgift är att bistå presidiet i det administrativa arbetet. Verksamhetsansvar Ledningssekreteraren ansvarar för protokoll för sammanträden med styrelsen och fullmäktige. Ledningssekreteraren ansvarar för handläggning och distribuering av presidiebeslut. Ledningssekreteraren ansvarar för att studentkårens hålls uppdaterade och tillgängliga. Rapportering Ledningssekreteraren ansvarar för rapportering till presidiet. Andra vice ordföranden Studentkårens andra vice ordföranden utgörs av andra vice ordförande med ansvar för verksamhetsområdet studentinflytande och andra vice ordförande med ansvar för verksamhetsområdet studentservice. Antagen av fullmäktige (17)

30 Arbetsledning och ledarskap Andra vice ordförandena är ansvariga för strategier inom verksamhetsområdena. Andra vice ordförandena arbetsleder förtroendevalda inom sina verksamhetsområden för att dessa ska uppfylla de åtaganden som åligger verksamheten enligt operativ plan. Andra vice ordförandena har att tillse att samtliga förtroendevalda inom verksamhetsgrenen får fullgod utbildning i studentkårens styrdokument, gällande arbetsrutiner och specialkunskaper som krävs inom ramen för respektive uppdrag, så att de förtroendevalda får förståelse för sitt uppdrag. Andra vice ordförandena ansvarar för att dagligen motivera och entusiasmera medarbetarna i studentkårens målsättningar och verksamhet. Beslutsbefogenhet Andra vice ordförandena äger rätt att besluta om ansvarsfördelning av åtaganden inom sina respektive verksamhetsområden och konkretiseringar av de åtaganden som åläggs avdelningen av operativ plan i samråd med förtroendevalda. Andra vice ordförandena äger rätt att fatta beslut om övriga ärenden utan större principiell vikt inom sina respektive verksamhetsområden. Verksamhetsansvar Andra vice ordförandena ansvarar för att all verksamhet genomförs i enlighet med strategisk plan, organisationsplan, policys och styrelsens beslut i sina respektive verksamhetsområden. Andra vice ordförandena ansvarar för att föreslå enhetsinstruktioner för respektive enhet till styrelsen. Andra vice ordförandena bereder beslut om enhetsansvariga förtroendevalda för sina respektive enheter till presidiet. Rapportering Andra vice ordförandena ansvarar för att fullgoda rapporteringsrutiner finns inom enheterna. Andra vice ordförandena ansvarar för att med hjälp från presidiet rapportera till styrelsen och fullmäktige om sina respektive enheters verksamhet. Ekonomiskt ansvar och rapportering Andra vice ordförandenas ekonomiska ansvar regleras i av styrelsen utfärdad attest- och utanordningsreglemente. Andra vice ordförandena ansvarar för att i samråd med enheterna bereda sina respektive enheters detaljbudgetar till presidiet. Verksamhetschef Verksamhetsfunktioner och tjänstemän arbetsleds av en verksamhetschef. Verksamhetschefens uppgift är att stå för kontinuitet och långsiktighet i studentkåren. Verksamhetschefen agerar i samråd med presidiet. Verksamhetschefen fyller också en Antagen av fullmäktige (17)

31 viktig rapporteringsfunktion och är huvudansvarig för rutiner kring verksamhetens rapportering. Arbetsledning och ledarskap Verksamhetschef arbetsleder i samråd med presidiet verksamhetens tjänstemän. Verksamhetschef ansvarar för att fullgoda arbetsrutiner upprättas för tjänstemännen och bistår andra vice ordförandena i upprättandet av arbetsrutiner för de förtroendevalda. Verksamhetschef ansvarar för att dagligen motivera och entusiasmera medarbetarna i studentkårens målsättningar och verksamhet, och hålla utvecklingssamtal med regelbundna intervaller. Beslutsbefogenhet Verksamhetschef har rätt att fatta beslut av icke principiell natur. Verksamhetsansvar Verksamhetschef ska i samråd med presidiet konkretisera alla åtaganden som åläggs tjänstemän utifrån operativ plan samt föreslå ansvarsfördelning för dessa. Verksamhetschef ska tillse att personal inom verksamhetsfunktionerna får fullgod utbildning i och förståelse för strategisk plan, arbetsrutiner och regler, samt eventuella specialkunskaper som krävs inom ramen för respektive uppdrag. Verksamhetschef ansvarar i samråd med presidiet, för att fullgoda befattningsbeskrivningar, enhetsinstruktioner och policys finns inom verksamheten och ska bistå vid upprättandet av dessa. Verksamhetschef ansvarar i samråd med presidiet, för att implementera policys, arbetsrutiner, styrdokument och liknande som beslutats om av styrelsen eller presidiet. Rapportering Verksamhetschef ansvarar för att fullgoda rapporteringsrutiner finns inom verksamhetsfunktionerna. Verksamhetschef ska stödja presidiet och andra vice ordförandena i upprättande av rapporteringsrutiner. Ekonomiskt ansvar och rapportering Verksamhetschef ansvarar för fullgoda rutiner för ekonomisk uppföljning och resultatrapportering inom verksamheten och att dessa kommer styrelsen tillhanda enligt separat instruktion från styrelsen. Dokument Verksamhetschef ansvarar för att följande dokument för tjänstemän finns upprättade inom verksamheten och ansvarar för att rapportera till styrelsen om dokumenten saknas. Instruktioner för respektive tjänstemannaenhet Rutiner för ekonomisk uppföljning, rapportering och resultat. Antagen av fullmäktige (17)

32 Enhetsansvarig förtroendevald Beslutsbefogenhet Enhetsansvarig förtroendevald äger rätt att besluta om ärenden av ickeprincipiell löpande art som ingår i instruktionen för enheten eller en aktivitet som ålagts enheten. Ekonomiskt ansvar och rapportering Enhetsansvarig förtroendevald ansvarar för rapportering till andra vice ordförande med ansvar för enhetsansvariges verksamhetsområde. Enhetsansvarig förtroendevald ansvarar för att enhetens detaljbudget följs. Enhetsansvarig tjänsteman Arbetsledning och ledarskap Enhetsansvarig tjänsteman arbetsleder genomförandet av instruktionen för och aktiviteter som ålagts enheten. Beslutsbefogenhet Enhetsansvarig tjänsteman äger rätt att besluta om ärenden av ickeprincipiell löpande art som ingår i instruktionen för enheten eller en aktivitet som ålagts enheten. Verksamhetsansvar Enhetsansvarig tjänsteman är den ytterst resultatansvariga för respektive enhet. Enhetsansvarig tjänsteman ansvarar för att enhetens arbetsuppgifter sköts enligt instruktionen för enheten samt att de aktiviteter som ålagts enheten genomförs på ett tillfredställande sätt. Rapportering Enhetsansvarig tjänsteman ansvarar för rapportering från enheten till verksamhetschef enligt fastställd rapporteringsrutin. Ekonomiskt ansvar och rapportering Enhetsansvarig tjänsteman har ekonomiskt ansvar enligt av styrelsen fastslagen attest- och utanordningspolicy. Enhetsansvarig tjänsteman upprättar detaljbudget för sin enhet. Antagen av fullmäktige (17)

33 Ärende 4.3. Beslutsunderlag proposition strategisk plan Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Förslag på proposition på definitiv strategisk plan för verksamhetsåret 2014/2015 Bakgrund Presidiet önskar härmed att få presentera förslaget på definitiv strategisk plan för verksamhetsåret 2014/2015. Beslutsförslag Presidiet föreslår styrelsen med anledning av ovanstående att anta proposition för definitiv strategisk plan för verksamhetsåret 2014/2015 enligt bilaga Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

34 Preliminär strategisk plan 2014/2015 (Stockholms universitets studentkår) Antagen av fullmäktige Vision Studenters inflytande och medverkande under sin tid på universitetet skapar ett utbildningsväsen i världsklass. Stockholms universitets studentkår ska bli bäst i världen på att möjliggöra studenters inflytande över och medverkan i sin utbildning. Framgångsfaktorer Studenterna vid Stockholms universitet medverkar i utformandet av utbildningen och deras önskemål, perspektiv och behov tas tillvara av beslutsfattare lokalt, regionalt och nationellt Delmål Ett tillgängligt universitet För en breddad rekrytering till den högre utbildningen behövs lärosäten som aktivt arbetar med jämlikhets- och lika villkors-frågor, samt har ett sådant perspektiv i utformningen av den egna verksamheten. Alla ska ha samma möjligheter att såväl påbörja som avsluta högre studier, oavsett bakgrund och livssituation. Studentkåren ska fortsätta vara drivande gentemot Stockholms universitet i frågor som rör breddad rekryteringen och breddat deltagande, och föra fram vikten av att sådana frågor får utrymme och tilldelas resurser. En akademi fri från rasism De rasistiska och fascistiska strömningarna i samhället når alla delar av detsamma, och högskolorna är inget undantag. Studentkåren ska vara en röst för grundläggande mänskliga rättigheters okränkbarhet, och aktivt ta ställning mot rasism och fascism. Studentkåren ska vara drivande i att antirasismen är en självklar dimension i allt värdegrundsarbete i såväl studentrörelsen som på Stockholms universitet. Tillgänglig forskning Tillgång till facklitteratur och forskningsresultat är nödvändigt för att kunna bedriva studier och ta del av den högre utbildningen. Studentkåren ska därför verka för att universitetsbiblioteket utökar sitt utbud av kurslitteratur och även sina öppettider, samt att den forskning som produceras på universitetet tillgängliggörs för studenterna. Utbildningar som möter studenternas behov Studentpopulationen är heterogen och behoven av hur utbildningarna ska vara utformade ser väldigt olika ut. Studentkåren ska under året kartlägga hur mycket lärarledd tid som erbjuds på universitets olika utbildningar och föra fram vikten av att erbjuda studenter lärarstöd och handledning. Studentkåren ska även verka för att Stockholms universitet utökar sitt utbud av relevanta sommarkurser. Antagen av fullmäktige

35 Framgångsfaktorer Delmål Studenternas inflytande Stockholms universitet är ett stort universitet med många beslutande och beredande organ. Studentkåren ska under året kartlägga de organ till vilka den utser studentrepresentanter och även se över rutinerna för detta. Studentkåren ska även verka för att studenterna finns representerade i så många organ som möjligt, för att säkerställa att organisationsförändringar och förändrar av utbildningarna inte påverkar studenterna eller deras inflytande över dessa negativt. Samarbete med andra studentkårer Många av de utmaningar som Stockholms universitets studentkår möter, delas av andra studentkårer i Stockholm och Sverige. För att främja meningsutbyte och möjligheter att påverka såväl regionalt som nationellt, ska studentkåren se över vilka möjliga samarbeten som finns med andra studentkårer. Som ett led i detta ska studentkåren även verka för att de möjligheter till samarbeten som i dag finns i och med kårens medlemskap i SSCO och SFS utnyttjas på ett så fördelaktigt sätt som möjligt. Studentkårens medlems- och studentservice speglar medlemmarnas och studenternas behov och underlättar deras vardag samt bidrar till en mer givande studietid vid Stockholms universitet Samverkan mellan olika engagemangsformer Idag kan det vara svårt för universitetets studenter att överblicka och utnyttja de möjligheter de olika engagemangsformerna som erbjuds på universitetet, samtidigt som de olika studentföreningarna har svårt att förmedla sin verksamhet. Studentkåren ska utveckla samarbetet med fakultetsföreningarna och studentkårerna på Stockholms universitet, för att på så sätt skapa ett starkare och mer sammanhållet studentinflytande och studentliv, och bättre förutsättningar för studentföreningarna att bedriva sina verksamheter. Synlig medlems- och studentservice Idag är en relativt liten andel av studenterna aktiva inom kårens verksamheter och flera av våra medlemsförmåner nyttjas i liten grad, samtidigt som vi ser ett sjunkande medlemsantal. Studentkåren ska arbeta aktivt med att synliggöra och marknadsföra de fördelar och förmåner som följer med ett medlemskap i studentkåren. Kåren ska även utveckla hur den kommunicerar sin verksamhet till studenterna och hur de kan delta i denna. Antagen av fullmäktige