Föredragningslista för styrelsemöte nr /2012 vid Stockholms universitets studentkår

Transkript

1 Föredragningslista för styrelsemöte nr /2012 vid Stockholms universitets studentkår klockan 17:00-19:00 i Nobelrummet, Nobelhuset. 1. Mötesformalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Val av sekreterare 1.3. Val av justerare 1.4. Fråga om sammanträdets stadgeenliga utlysande 1.5. Justering av röstlängden 1.6. Fastställande av föredragningslista 1.7. Eventuella adjungeringar 2. Presidiebeslut 3. Anmälningsärenden 4. Beslutsärenden 4.1 Momshantering för Nobel NightCap* Föredragande: May Al-Boujassam Beräknad tid: 45 minuter 4.2 Nominering till SSCO* Föredragande: May Al-Boujassam Beräknad tid: 15 minuter 5. Diskussionsärenden 6. Rapporter 7. Övriga frågor 8. Nästa möte Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

2 9. Mötet avslutas * Finns med som bilaga 2 (2)

3 Bilagor 2.1 Presidiebeslut Presidiebeslut nr Momshantering av FFAB Momshantering för FFAB Förslag från Nobel NightCap-general Förslag på Ägardirektiv för FFAB 4.2 Nominering till SSCO Nominering till SSCO CV och personligt brev Emilia Wikström Melin Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

4 Datum Ort Frescati, Stockholm Handläggare Emilia Wikström Melin Presidiebeslut nr /2012 Vikarierande webbredaktör och grafiker Sammanfattning På styrelsemötet den 7 december 2011 uppdrog styrelsen åt presidiet att besluta om anställning av vikarierande webbredaktör och grafiker i enlighet med rekommendation från personalansvarig. Hörande Detta beslut är fattat av ordförande, May Al-Boujassam och vice ordförande Erik Arroy. Verksamhetsrepresentant Andreas Ahl har informerats och haft tillfälle att yttra sig. Beslut Presidiet beslutar att anställa Martin Dahlberg som vikarierande Webbredaktör och grafiker från till May Al-Boujassam, ordförande Erik Arroy, vice ordförande Visiting adress Box Phone +46 (0) Frescativägen 14 A SE Stockholm Telefax +46 (0)

5 Ärende 4.1 Momshantering för Nobel NightCap Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Momshantering för Nobel NightCap Bakgrund Stockholms universitets studentkår anordnar var fjärde är Nobel NightCap. Det är ett projekt som omsätter ca 1 miljon kronor, exklusive sponsring från många företag som tillhandahåller varor och tjänster som inte går att beräkna i budget. Det som bär projektet ekonomiskt är dels intäkter från biljetter, finansiellt stöd från bland annat lärosäte men framförallt sponsorer som till projektet tillhandahåller material och konsumtionsvaror. För att detta ska kunna redovisas både hos företagen och hos oss sker en såkallad rundfakturering Studentkårer är inkomstskattebefriade och därmed inte momspliktiga. Det medför att flera sponsorer och samarbetspartners inte kommer kunna dra av moms för sina tjänster och det ingår inte i avtalen och därmed står SUS inför den kostnaden. För att undvika snedvriden beskattning av sponsorer och begå avtalsbrott, måste fatta ett beslut om hur vi hanterar momsen för projektet Nobel nightcap. Nedan finner ni en redogörelse för hur arbetet sett ut sedan problemet uppdagades. Arbetet hittills I planeringen valde projektledningen att undvika den snedvrida beskattningen för våra sponsorer genom att något av våra bolag, skulle kunna vara mottagare och avsändare av sponsorfakturor. Det enda bolag som skulle vara aktuellt och där verksamheten går att kombinera med projektet är Högskolerestauranger AB, men då Högskolerestauranger valde att gå in som sponsorer så kunde inte den möjligheten användas. Presidiet valde att tillsammans med Högskolerestauranger och projektledarna för Nobel NightCap att konsultera en skattejurist för att lösa problemet. Vi har varit i kontakt med en skattejurist och rådet var främst att registrera SUS för momsplikt med stöd av ett EU-direktiv som inte är implementerat i svensk rätt men som bör ha direkt effekt. Detta gick skatteverket inte med på, så ansökan som juristen hjälpte oss med ändrades till att registrera SUS för blandad verksamhet. Ett annat Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

6 alternativ vi fick var att starta ett aktiebolag för ändamålet Nobel NightCap, men man bedömde det som det sämre alternativet då Nobel NightCap skulle genomföras två veckor senare. Problemet är att vi kommer få avslag från Skatteverket på vår ansökan om momsplikt, då studentkårer är särskilt undantagna (även när det gäller blandad verksamhet). Motiveringen till Skatteverkets beslut, varför EU-direktivet inte är tillämpbart är oklart, men det är något som presidiet bevakar. Oavsett motiveringen av Skatteverkets beslut behöver styrelsen fatta detta beslut omgående. Beslutsalternativ Alternativ 1. Stockholms universitets studentkår står för de kostnader som uppstår för sponsorföretagen då de inte kan dra av för ingående moms, detta i syfte att uppfylla de avtal som upprättats med sponsorföretagen. Denna kostnad beräknas uppgå till mellan 250 tkr till 500 tkr. Mer utförliga beräkningar inväntas från ansvariga för Nobel NightCap. Detta beslut skulle alltså innebära en ganska stor kostnad som inte är beräknad i av fullmäktige beslutade budget. Alternativ 2. Starta ett aktiebolag att administrera fakturorna i. Att starta aktiebolag var ett alternativ som lyftes av skattejurist samt revisor, men att detta beslut måste föregå gott och långsiktigt förarbete och utredning av former. Att starta ett aktiebolag är en möjlig lösning för hela projektet Nobel NightCap även i framtiden, däremot behöver formerna och ägarförhållanden utredas för att kunna tjäna som god lösning. Beslut om bildande av bolag är föremål för fullmäktige enligt stadgan (kap. 6 37). Kostnaderna för att starta aktiebolag snabbt är dels arbetstid, avgifter till Bolagsverket (ca kr) samt att köpa ett färdigt bolag. Eventuell likvidationskostnad efter att projektet är avslutat tillkommer. Även eget kapital måste skapas, det ligger för närvarande på kr, eget kapital skulle återgå till SUS i en likvidation. Alternativ 3 Genom ägardirektiv uppdra åt FFAB att administrera de aktuella fakturor som uppkommer i samband med Nobel NightCap som rör sponsorskap av förtäringsvaror. Att sedan detta skett uppdra styrelsen att likvidera bolaget. 2 (3)

7 På fullmäktigessammanträdet beslutade fullmäktige: Att studentkåren tillför ett ovillkorat aktieägartillskott till Frescati Förvaltningsaktiebolag på kr för att påbörja en avveckling av bolaget genom likvidation Likvidationsprocessen av FFAB ännu inte är påbörjad. Det beslutet är föremål för bolagets styrelse, och inget sådant direktiv från SUS har formellt inte kommit. FFABs styrelse består för närvarande av Gustav Kihlberg, Arsalan Karimi och Pierre Rönnqvist. Alternativ 3 skulle således innebära att styrelsen dels fattar ett beslut som går emot fullmäktiges vilja vilket är mycket allvarligt. Detta alternativ skulle bespara SUS alla kostnader för oberäknad moms. Den aktuella risken som finns för bolaget är uppkomna kostnader om sponsorer inte betalar fakturorna, detta skulle försvåra likvidationen och innebära större arbetsinsats från ägare såväl som bolag. Alternativ 4 Överklaga Skatteverkets beslut till Kammarrätten. Risken är arbetstid, processkostnad samt de uppkomna momskostnaderna om vi förlorar i rätten. Beslutsförslag Revisor Rutger Nordström samt sakrevisorer Gustav Kihlberg, Filip Solsjö och David Björklund har tillfrågats om bäst lösning, eller i vart fall minst sämst lösning, ur revisionssunpunkt. David Björklund kommer att vara närvarande vid styrelsemötet. Presidiet efterlyser en utförlig diskussion i styrelsen där styrelsen beaktar alla ovan nämnda alternativ. Presidiet föreslår med anledning av ovanstående Att anta Ägardirektiv för FFAB enligt bilaga (3)

8 Bakgrund Nobel NigtCap (NNC) är ett projekt som vars värdskap delas på fyra studentkårer i Stockholm. Det betyder att projektet turnerar runt på de olika studentkårerna i Stockholm, så att den var fjärde år hålls på SUS. Projektet skall ha en budget med resultat 0, för att inte belasta kårens ekonomi. För att man ska kunna bjuda på en sådan stor fest med alla dess delar så måste man antingen ta ut en väldigt högt kuvertpris eller få festen dels eller delvis sponsrad. Modellen är allt som oftast att budgeten baseras på dels biljettintäkter och dels på sponsring. Den största delen av projektet baseras på sponsring, och framförallt då produktsponsring, dvs att företag ger bort eller rabatterar kraftigt sina produkter åt NNC för att de vill synas i ett sådant exklusivt sammanhang. Detta är naturligtvis något positivt eftersom både NNC och företaget som sponsrar vinner på det. Problemet uppstår när det inte längre är en vanlig produkt som sponsras, utan det är alkohol. Sponsring av alkohol är nämligen reglerat i lag och även inköp av alkohol är reglerat i lag. Kort sammanfattat så kan leverantören i princip bara köpa in av den som har tillstånd, och bara den som har tillstånd får ge ut alkohol till kund, och måste ta betalt för den. Problemet brukar lösas på det sättet att tillståndshavaren köper in alkohol och sedan fakturerar leverantören för marknadsföring el dyl. I SUS fall blir det dessutom mer komplicerat eftersom det är HÖRS som är tillstånds innehavare och inte SUS. Så i vårt fall uppstår en kedja med fakturor. Leverantörer fakturerar HÖRS, som fakturerar SUS som fakturerar leverantören. Men nu uppstår ett problem med moms. Eftersom SUS (som ideell verksamhet) är momsbefriade, och de andra två som näringsidkare är momspliktiga. Det betyder att leverantören skickar en faktura till HÖRS som är ex moms. HÖRS skickar den vidare med ex moms till SUS. Här uppstår problem, eftersom SUS är momsbefriad så måste SUS betala moms (vilket i det här fallet är 25%) och kan sedan inte fakturera momsen vidare. Det innebär att i dagsläget SUS måste betala alla 25% på alla alkoholfakturor som vi får in. Det är alltså en kostnad som vi inte kan fakturera vidare. Förr i tiden löste man det genom att dra det genom FFAB, som är ett aktiebolag och som är momspliktigt. Men nu när man inte kan göra det uppstår situationen att NNC och SUS kan gå uppskattningsvis flera hundra tusen endast på moms på alkoholfakturor. För att komma undan problemet kontaktade vi en skattejuristbyrå för rådgivning. De rådde oss att registrera SUS/ NNC för blandat verksamhet hos skatteverket. Det skulle i så fall betyda att NNC skulle bli momspliktigt, men inte resten av SUS. Tyvärr finns det ett undantag i lagen som berör moms, som gör att det är omöjligt för studentkårer och nationer att ha blandat verksamhet. De upplyste oss skatteverket om den nionde december. Vi har redan vidtagit åtgärder för att skademinimera och försöka minska de eventuella kostnader som kan uppstå. Åtgärd 1 Göra ingenting

9 Ett scenario är att göra ingenting och betala alkoholfakturorna inklusive momsen och sen skicka fakturorna exklusive moms till företagen. Det gör att projektet kommer gå back med mycket pengar, men tyvärr svårt att säga hur mycket. Åtgärd 2 Bilda bolag En åtgärd är att bilda ett bolag som man skulle kunna dra fakturorna igenom. Problemet är att det tar lång tid för att bilda ett bolag, det kostar en del pengar. Men det största problemet är att leverantörerna vill ha sina fakturor till sitt bokslut. Åtgärd 3 Ta upp FFAB En annan åtgärd är att dra det genom FFAB, precis som det ha gjorts förut när man gjort sådana här projekt. Där har man ju dock tagit ett beslut om att likvidera FFAB på ett FUM, men likvideringsprocessen är inte påbörjad och företaget existerar fortfarande. Här är dock problemet att det eventuellt kan strida mot studentkårens stadga, om man anser att det betyder att man går emot ett fullmäktige beslut. Förslag Vårt förslag är att använda FFAB om revisorerna anser att det inte är att gå emot ett FUM beslut. Vi föreslår det eftersom att det är den process som skulle gå fortast och kosta minst pengar. Om det inte går så är vårt förslag att vi bildar ett bolag eftersom vi bedömer att det trots att det skulle kosta pengar men ändå skulle bli billigare än att betala hela momsen.

10 Ägardirektiv Frescati förvaltning AB Bakgrund Genom detta ägardirektiv ämnar Stockholms Universitets Studentkår (SUS) att tydliggöra och specificera de riktlinjer Frescati förvaltning AB (FFAB) förväntas efterfölja. Detta är således ett styrdokument till FFAB och ska användas som ett instrument för utvärdering, vägledning samt som ett stöd för bolagsstyrelsens arbete. Stockholms universitets studentkår anordnar var fjärde är Nobel NightCap. Det är ett projekt som omsätter ca 1 miljon kronor, exklusive sponsring från många företag som tillhandahåller varor och tjänster Mål för verksamhetsåret Stockholms universitets studentkår uppdrar åt Frescati förvaltning AB att administrera de fakturor som uppkommer i samband med studentkårens projekt Nobel NightCap som rör sponsorskap av förtäringsvaror. Frescati förvaltning AB ska sedan ovan nämnda uppdrag slutförts likvidera bolaget i enlighet med beslut antaget av Stockholms universitets studentkårs fullmäktige Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

11 Ärende 4.2 Nominering SSCO Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Nominering SSCO Bakgrund Studentkåren har möjligheten att inför SSCOs studentråd den 9e maj 2012 att nominera kandidater till SSCOs presidium. Vice ordförande för SSCO Presidiet har den stora äran att föreslå Emilia Wikström Melin som kandidat till vice ordförandeposten i SSCO. Emilia har under verksamhetsåret varit ledningssekreterare och en del av den operativa ledningen på SUS. Hon har lång erfarenhet från flera studentorganisationer och förtroendeuppdrag. Presidiet upplever henne som mycket pålitlig och ansvarsfull och hon har en hög integritet. Vidare upplever vi Emilia som strukturerad och hon har en förmåga att hantera en hög arbetsbelastning vilket hon har visat genom tidigare förtroendeuppdrag. Emilia uppvisar en god förståelse och ett tydligt engagemang för Stockholms utveckling som kunskapsregion och behovet av en stark studentröst i regionen. Med Emilia som vice ordförande är presidiet säkra på att SSCO på ett tydligt och strategiskt sätt kommer att framföra Stockholms studenters intressen. Bifogat finns CV och kandidaturtext från Emilia. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att nominera Emilia Wikström Melin till vice ordförande för SSCO under verksamhetsåret 2011/2012. att anse punkten direktjusterad. Visiting adress Box Phone +46 (0) Frescativägen 14 A SE Stockholm Telefax +46 (0)