VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2013 FRISKIS&SVETTIS LERUM

Transkript

1 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2013 FRISKIS&SVETTIS LERUM Verksamhetsberättelse 2013 Sida 1

2 Verksamhetsberättelse för perioden till Styrelsens sammansättning Under verksamhetsåret har styrelsen haft följande sammansättning: Ordförande: Ralph Lindblad Vice ordförande: Mats Andersson Ekonomiansvarig: Mats Andersson Sekreterare: Harald Rohlin Ledamot: Marja Högnelid Ledamot: Lena Westberg Ledamot: Ewa Larsson Ledamot: Lena Järlo Styrelsen har haft 13 protokollförda sammanträden under året. Föreningen Friskis & Svettis Lerum är en ideell idrottsförening, vars stadgar säger att ändamålet med föreningens verksamhet är att få så många som möjligt att motionera, att öka insikten om betydelsen av motion och friskvård, och att erbjuda friskvård och förebyggande hälsovård samt att främja medlemmarnas trivsel. Föreningen har under 2013 erbjudit sina medlemmar lustfyllda träningsbesök. Föreningen startade i Lerum i maj Medlemsantal Medlemsantal 2013: 1308 personer Medlemsavgiften tas ut i samband med köp av träningskort i föreningen. Avgiften är 100 kronor per år. Organisation Föreningens styrelse väljs på årsmötet där alla medlemmar dvs. samtliga motionärer med medlemskort har rösträtt. Föreningen hade anställd personal i form av en verksamhetsledare fram till mars månad och därefter en Verksamhetsberättelse 2013 Sida 2

3 kanslist (april-oktober)och där utöver flera olika arbetsgrupper för att utveckla och driva den löpande verksamheten. Anna Haglund avgick som verksamhetsledare i mars. Veronica Wallin anställdes som kanslist på 50 procent/20 timmar per vecka med start i mars, men lämnade posten i oktober. Arbetet i organisationen sker i samarbete mellan styrelsen och de olika arbetsgrupperna. Styrelseaktiviteter Styrelsen har haft 13 protokollförda möten under året, vilket följer det planerade schemat med ca 1 möte per månad. På mötena har frågor kring organisation, budget, verksamhetsplan, föreningens utveckling och löpande verksamhet diskuteras och beslutas. Styrelsens ledamöter har löpande kontakt med arbetsgruppsledarna beträffande föreningens dagliga verksamhet. Styrelsen representerades på Riskstämman i Kalmar av ordföranden Ralph Lindblad och tre ledamöter; Ewa Larsson, Lena Järlo och Lena Westberg. Styrelsen beslutade att säga upp avtalet med städbolaget New Fast from Anledningen var att kvalitén på städningen inte var tillfredsställande. Under perioden utfördes städningen av F&S lokaler enligt schema med hjälp av funktionärerna, vilket fungerade mycket väl. Ett flertal städbolag kontaktades under denna period, och fyra stycken valdes ut för möte och intervju före beslut togs och ett nytt städavtal tecknades med städbolaget Absolut Rent, Mona och Jill Karlsson, från och med januari -14. Efter Annas avgång i mars, som följdes av Veronicas korta period som kanslist, beslöt styrelsen att inte vidare tillsätta tjänsten. Arbetet som behöver utföras i föreningen bör kunna hanteras av den stora grupp funktionärer som är aktiva inom Friskis & Svettis Lerum. Det beslutades att den ekonomiska vinning som är associerad med att inte ha en anställd också positivt bidrar till föreningens ekonomiska välmående. Lokaler Våra träningslokaler består av Stora Hallen (Idrottshallen) i Vatten Palatset som vi disponerar efter skoltid och på helger och Lilla salen, en mindre lokal där vi bland annat har skivstångspass och yoga. Vi har också tillgång till en lokal där vi Verksamhetsberättelse 2013 Sida 3

4 håller våra spinpass, denna lokal disponerar vi helt själva, och vi har dessutom ett cirkelgym. Under året har diskussioner pågått med hyresvärd Lerums Kommun avseende vårt hyresavtal. Vårt kontrakt går ut 31 december De diskussioner som förts har lett till att kommunen skall göra en utredning om Vattenpaltsets framtid. Detta skall beslutats om i kommunstyrelsen i mars. Vi har framfört våra önskemål om förändring/utökning av våra lokaler, i första hand gym och spinning. Det förslag som vi tidigare jobbat med avseende en etablering vid Skohuset har nu formellt lagts ner av Lerums kommun avseende planärendet. Efter flera år av planering och diskussioner med kommunen förhindrade ett servitut en lösning på denna plats. Vi söker dock vidare efter ytterligare lokaler i kommunen där vi kan bedriva verksamhet. Marknadsföring och interninformation Kampanjer och organisation Under 2013 hade vi vid tre tillfällen annonser i Lerums Tidning. Under sportlovet, v 7 och novemberlovet v 44, erbjöds alla ungdomar, år gratis träning i syfte att attrahera även den yngre publiken med hjälp av vårt breda utbud. Inför sommarjympan planerades en kampanj för rekrytering av nya medlemmar. Kampanjen tog formen av prova-på-kort som delades ut till ickemedlemmar under utomhuspassen. Kortet erbjöd fem prova-på tillfällen; stora salen, lilla salen, spinning, utomhusträning och cirkelgym. Kortet var giltigt till den 30 september och innehavaren fick lämna namn och e-post adress i receptionen i samband med att kortet användes. Många utomhusentusiaster tog tillfället att prova våra inomhusaktiviteter och detta resulterade i flera nya medlemmar. I september deltog Friskis & Svettis Lerum i Livsrumsdagarna i Floda med representanter som på torget delade ut information. Verksamhetsberättelse 2013 Sida 4

5 I samband med att vår kanslist slutade flyttade vi över ansvaret för interninformation till Föreningsservice (tidigare kallat Medlemsservice). Föreningsservice har nu hand om funkisinfo såväl som pärminfo till våra motionärer. Alla funktionärer är tillfrågade varje vecka om de har information de vill delge våra motionärer genom pärminfon. Vi arbetar för att bättre marknadsföra våra pass internt genom denna kanal. I november startades kampanjen Förnya ditt årskort före sista december och få en extra månad gratis. Den resulterade i en rejäl försäljningsökning under december månad. Ett marknadsråd skapades i slutet av 2013 som består av två styrelsemedlemmar och ansvariga för Föreningsservice. Marknadsrådet kommer att träffas varje kvartal för att utarbeta strategier och kampanjer för kommande kvartal. Vårt schema som finns att hämta i receptionen innehåller en beskrivning av vårt träningsutbud. Hemsidan Vi har under året regelbundet lagt ut ny information på startsidan. Vi har informerat om scheman, temapass, nyheter, förändringar och events för våra motionärer. På vårt Funknet har vi lagt ut information så som styrelseprotokoll, infoblad, styrdokument, policydokument, föreningens verksamhetsplan och övrig information. Nya funktionärer har fått inloggningsuppgifter för att kunna använda Funknet. Facebook F&S Lerum har en Facebook-sida som är publik och en Facebook-grupp som är sluten till vilken endast funktionärer bjuds in. Publik Facebook-sida, facebook.com/friskissvettislerum Syfte: Vara en proaktiv kommunikationskanal för våra medlemmar och en marknadsföringskanal för vår målgrupp, medlemmar och potentiella medlemmar. Alla typer av nyheter publiceras med fördel på den publika Facebook-sidan då de som gillat och följer sidan får notifiering på önskat sätt, mail eller Facebook, Verksamhetsberättelse 2013 Sida 5

6 när något händer. Här fungerar Facebook-som ett komplement till vår hemsida som ju inte proaktivt notifierar att något skett. För erbjudanden, kampanjer och händelser som kan intressera nya medlemmar fungerar Facebook mycket bra. Bilder som lockar till taggning, kommentarer och gilla exponerar vårt budskap på ett mycket kostnadseffektivt och trovärdigt sätt. Alla funktionärer, medlemmar och andra som besöker vår sida kommunicerar på ett sätt som når många Facebook-kontakter. Idag har vi 11 funktionärer som hjälps åt att underhålla och skapa intressant innehåll på vår publika Facebook-sida. Vi har 241 personer som gillat sidan. En av våra mest spridda artiklar, välkomnade Maria som ny basledare inkl foto efter avklarad licensiering, exponerades för 1329 Facebook-användare, fick 70 Likes och 29 kommentarer. Många kommentarer och många gilla ger stor spridning. Facebook-grupp för funktionärer, facebook.com/groups/friskisfunklerum Syfte: Att vara en plats där funktionärer kan kommunicera med varandra samt en kanal för att gå ut med information som enbart vänder sig till funktionärer. En stor del av inläggen handlar om att hitta ersättare när man fått förhinder eller vill byta pass. Fördelen är att alla ser när någon erbjudit sig att vara ersättare. Andra inlägg handlar om interninformation, t ex kampanjer som är på gång, möten, bilder från olika event, roliga och viktiga nyheter. Det är 69 funktionärer som är med i Facebook-gruppen. Reception Försäljning av medlemskap, träningskort och övrigt så som frukt, vatten och träningsrelaterade produkter har skötts av Föreningsservice. Funktionärsaktiviteter Föreningens verksamhet bedrivs ideellt av funktionärer. Som funktionär betraktas alla aktiva inom föreningen. Varje funktionär är ansvarig för att verksamheten bedrivs på ett för föreningen föreskrivet sätt och är därigenom föreningens representant gentemot samtliga motionärer. Det har under året funnits 33 ledare, 20 värdar och 10 funktionärer i medlemsservice. Under året organiserades en funktionärsfest, ett föreningsråd och två funktionärsträffar. Föreningsråden består av gruppansvariga och styrelsemedlemmar. Verksamhetsberättelse 2013 Sida 6

7 Vid två tillfällen organiserades också After Svett i form av mingel och besök på en lokal restaurant efter träning för våra funktionärer. Motionärsaktiviteter Föreningen har under året erbjudit temapass på lördagar med egna och externa ledare. Vi har också bjudit på Nationaldagsjympa, sommarjympa juni augusti som förutom motion erbjöd fantastiskt svensk sommarväder. Sommarjympa ute pågick varje måndag och torsdag i Nyebroparken i Lerum v Utejympan är gratis och öppen för alla som vill delta. Vid regn har vi flyttat in jympan till Stora hallen i Vattenpalatset. Parallellt med sommarjympan ute pågick i Vattenpalatset jympa inomhus under tiden juni till augusti. Sommaraktiviteterna både utomhus och de planenliga passen inomhus har varit välbesökta och uppskattade av motionärerna. Till utomhusjympan kommer dessutom många motionärer som inte besöker oss annars. I oktober hade vi igen en Rosa Bandet- vecka med insamling till Rosa bandet kampanjen. Berättelser från Arbetsgrupperna För att underlätta föreningens administrativa arbete har föreningen olika arbetsgrupper. Varje grupp beskriver nedan sitt arbete under verksamhetsåret. LUF - Ledaruppföljning LUF- gruppen har under året bestått av Gunilla Glännå, Gunilla Thunberg, Lotta Johnsen,, Kristina Bohman. Under hösten har Anna Hellentin tillkommit efter att ha utbildats under våren. Anna håller nu på att sättas in i arbetet. Ansvaret för olika uppgifter har fördelats mellan deltagarna i gruppen. Lotta Johnsen har fungerat som kontaktperson för gruppen gentemot styrelsen. Gruppen har träffats vid sammanlagt 4 tillfällen. Deltagare från gruppen har också deltagit i möten som sammankallats av styrelsen. Verksamhetsberättelse 2013 Sida 7

8 Enligt rekommendationer från Riksrådet har årets uppföljningsarbete skett i form av så kallad gruppluf. Grupp- LUFar har genomförts med medeljympaledare, basjympaledare, spin-ledare och skivstång. I dagarna sker också en grupp-luf av cirkelgym-ledarna. Vi tycker själva detta varit mycket positivt och har uppfattat att responsen också varit det. Det har också erbjudits möjlighet att få individuell LUF. Vi tror att gruppluf framgent kommer att utgöra ett bra komplement till den mer traditionella LUFen och att dessa former kan varvas. Under 2013 har vi arrangerat två ledaruttagningar tillsammans med ledargruppen, varav den andra tyvärr inte ledde till någon ny rekrytering. Gruppen har också arrangerat licensiering. Det har varit svårt att engagera licensierare då dessa hårt inbokade, detta gäller särskilt cross och familjejympa men där detta nu är på gång. Vi har också försökt rekrytera ytterligare en LUFare, vilket dock heller inte lyckats. Vi ser fortfarande ett stort behov av förstärkning i gruppen. I april bytte ledargruppen ansvariga. Helen Almqvist och Marja Högnelid lämnade över ansvaret till Yvonne Jonasson och Ida Öberg. Under våren var Veronika W och Malin R på rörisutbildning i Örebro. Under ledaruttagningen i juni hittade vi talangerna Maria M som under hösten gick jympautbildning samt Ulrica D som skall leda familjelek. Ledaruttagningen i september uteblev tyvärr då ingen visat intresse för att gå. Utejympan kickades som vanligt igång på nationaldagen med ett härligt mixpass med flera energiska ledare på podiet! Familjelek, mingel och lotteri bjöds det också på. Sommaren bjöd på strålande sol under de flesta av våra jympapass i Nyebroparken. Som vanligt var utejympan mycket uppskattad och drog mycket motionärer. När höstterminen drog igång välkomnade vi nyheten stationsjympa på schemat, som leds av Ylva S och Anders T. Ett pass som snabbt blev mycket omtyckt och välbesökt. En annan nyhet för hösten var också att träna ute drog igång. Eva S och Helene T var på utbildning under våren och snörade sedan på sig löparskorna på torsdagar tillsammans med våra motionärer. Gunilla G var på Yoga 2 Verksamhetsberättelse 2013 Sida 8

9 utbildning i april och även detta pass blev en nyhet i höstens schema. Vi välkomnar Lena Canefur tillbaka till vår förening som leder jympa bas med start hösten. Under hösten gick Yvonne Jonasson utbildning i spinning. Under hösten drogs antalet ledarledda cirkelgymspass ner något eftersom vi hade ont om ledare. Cirkelgymmet har istället varit öppet för motionärerna att själva köra i. Vid uppstarten av 2013 är vi 31 aktiva ledare schemalagda på 39 pass i veckan, fördelat på alla intensiteter. Vi har haft ledarträffar 2 gånger under året, 26 maj och 6 oktober. Värdgruppen (Ann-Sofie Eklund / Ewa Karlsson) Värdgruppsansvariga var, Ewa Karlsson, Ann-sofie Eklund (fram till 1 juni). Antalet värdar under året har varit 20 stycken och 3 vilande. Värdgruppsansvariga har haft 8 möten under året. Vi har varit på 1 möte för alla funkisar. Ewa och Ann-sofie har varit med på 1 Föreningsråd. Ewa och Ann-sofie har varit på 3 möten med ledargruppen/luf/vuf. Ewa och Ann-sofie har haft informationsmöte för nya Värdar. En funktionärsenkät har skickats ut under året till samtliga värdar. Vi har haft en Funkisfest. Medlemsservice (Jennie Andersson / Eva Lundin) Medlemsservice har ändrat namn under året till Föreningsservice. Hela gruppen har haft 4 möten under året där vi har ventilerat allt från problem som uppstått i receptionen till förslag på förbättringar. Jennie och Eva har träffats regelbundet för att räkna månadens kontanter och sätta in pengar i slutet av månaden. Det har även varit träffar före eller efter jympapass när olika frågor har ventilerats. En gemensam värdrekryteringskampanj med jympavärdgruppen har gjorts. Kampanjen drogs igång i början av Det har resulterat i 1 ny medlem till Föreningsservice. Verksamhetsberättelse 2013 Sida 9

10 2 medlemmar har lämnat Föreningsservice och eftersom bankgiroinbetalningarna har stoppats så har även den funkis som haft hand om bankgiroinbetalningarna lämnat gruppen. Vi är nu 9 personer kvar. Vår nya medlem har gått parallellt med olika av oss för att lära sig rutinerna och meddelade själv när det kändes bra att stå ensam i receptionen. Vi har vid 2 olika omgångar, 1 vecka varje gång, erbjudit våra jympavärdar att lära sig de enklaste rutinerna i receptionen, som kassaförsäljning, bokning av pass och kontroll över hur många motionärer som bokat sig på passen. Uppslutningen har inte varit särskilt stor så vi får tänka nytt till nästa år. Vår lathundspärm gör fortfarande arbetet i receptionen bättre och mer säkert. När det har uppstått problem mailar den som haft problemet till de som är ansvariga, som då försöker förklara vad som uppstått och hur det kan lösas. Jennie och Eva har varit på en heldagsträff med PastellData och utöver det har varit utbildning, i Friskislokalen, via telefon, 3 ggr 1 timme. Pastelldata har uppdaterat Friskis 3 bärbara datorer med Profit10. Eva och Jennie har var sin dator hemma för att snabbare och enklare kunna administrera förändringar av passen såsom byte av ledare och inställda pass. Vi använder oss mer av utskick till våra motionärer och även mail till motionärer som bokat sig på pass som ställs in. En fortsatt förändring i föreningen, när den anställda kanslisten slutade, har inneburit att Föreningsservice har fått ansvar för nya uppgifter som kanslisten tidigare har haft ansvar för. Namnet Föreningsservice säger nu mer vad det handlar om. Mycket av funkisarnas frågor kanaliseras genom föreningsservice. Några av de viktigare saker som Föreningsservice nu har hand om är taggar, funktionärs- och Rikskort och Friskispressen. Speciella aktiviteter för motionärerna har dragits igång under framför allt hösten utan att Föreningsservice varit delaktiga i processen. Det har inneburit en hel del organisatoriska problem och missar. Det har lett till att ett Marknadsråd bildats som haft ett möte vid årets slut för att tillsammans planera kampanjer för år Tillsammans med inköpsansvarig har ett låsbart glasskåp införskaffats för att exponera de nya saker som nu finns till försäljning i receptionen. Verksamhetsberättelse 2013 Sida 10

11 I slutet av året då ca. 1 ½ månad återstod, skapades ett ungdomskort för 7-13 åringar. Samtidigt erbjöds den gruppen att tillsammans med sina föräldrar jympa på tre olika pass i veckan. En uppskattad förändring. Det har skett en märkbar förändring av antalet motionärer under senare del av året och det lämnar en positivistisk stämning efter sig när året går mot sitt slut. Medlemsantalet år 2013 är 1308 personer, jämfört med 1423 personer 2012 Träningsgruppen 2013 var året då träningsgruppen såg dagens ljus, och bestod av Ida Öberg, Cecilia Jonasson samt Veronika Wallin. Veronika lämnade dock gruppen under hösten. Träningsgruppen hade ett möte under 2013, den 7 oktober. Vi fick ju under året höra att det antagligen inte skulle bli några nya lokaler, så träningsgruppen diskuterade mycket hur man kunde använda sig av de lokaler vi har och använda dem maximalt. Då önskemålet att få tillbaka boxen fanns, planerades detta in på schemat inför VT Vi beslutade även att köra intervall flex i stora salen på söndagar till vårterminen. Vi har utbildat en ledare i spin soft, vilket också kommer in på schemat till vårterminen Gruppens främsta uppgift är att hålla föreningen uppdaterad vad gäller intensiteter och träningsnyheter. Under 2014 skall vi arbeta mer på att få information direkt från riks. Träningsgruppen får 2014 tillökning i form av Malin Olausson. Vi arbetar vidare på att använda våra lokaler till fullo! Under 2014 kommer vi att ta in jympa soft i schemat, en ledare kommer att gå denna utbildning. Step kommer tillbaka till schemat under hösten Träningsgruppen kommer under året åka till andra föreningar och testa pass som vi inte har på schemat i Lerumsföreningen. Ett sådant pass är cirkelfys, som skulle kunna vara aktuellt hos oss. Då danspass har varit mycket populärt bland våra motionärer kommer vi att försöka bredda vårt utbud av dans i form av dans fusion samt en ny ledare till detta. Klädgruppen Verksamhetsberättelse 2013 Sida 11

12 Ansvariga för klädgruppen är Yvonne Jonasson och Ewa Larsson. Tog över i våras 2013 Vi har gjort en beställning som kom nu i januari. Motionärerna fick köpa kläder som inte användes av funktionärerna för en billig penning. Med andra ord återvinning. Teknikgruppen Ansvariga är Anders törnblom och Thorbjörn Grindhage. Löpande underhåll på våra datorer m.m. är utfört. Löpande service på ljudanläggningarna är utfört. Löpande service på cyklarna i spinnsalen och i cirkelgymmet. Batterierna på pulsbanden i spinnsalen är bytta. En extra monitor för ledaren vid spinnpulspass är väggmonterad. En ny mick för spinnlokalen med inbyggd sändare är driftsatt. Musikanläggningar: En fast monterad i Stora salen med en trådlös mick med inbyggd sändare. Öra för att övervaka ljudvolymen i lokalen. En fast monterad i nya spinnlokalen där en trådlös mick med inbyggd sändare införskaffats. Öra för att övervaka ljudvolymen i lokalen. En fast monterad i lilla salen med trådlös mick med inbyggd sändare. Öra för att övervaka ljudvolymen i lokalen. En fast monterad i cirkelgymlokalen med öra för att övervaka ljudvolymen. Utejympa-anläggning som även kan användas som en extra reservanläggning. Sladdlöst headset och 4 större högtalare med stativ ingår. En fri musikanläggning som används till extrapass utanför våra ordinarie lokaler. Denna anläggning har ett mindre slutsteg, för att göra den lättare, små högtalare med stativ ingår också. Doping Verksamhetsberättelse 2013 Sida 12

13 F&S Lerum ingår i ett samarbete för att minska på användningen och tillgången till dopingpreparat. I gruppen finns representanter från träningsanläggningar, kommunen och polisen. Kontaktperson för detta arbete är Gunilla Henningsson, Utvecklingsledare brotts- och drogförebyggande arbete i Lerums kommun. Styrelsen har beslutat det inte är motiverat att drogtesta motionärer i föreningen i nuläget då föreningen inte har något gym. Veronika W, Lena W och Ewa B L har deltagit på en heldagskurs med temat, doping och kosttillskott i Kungsbacka. FaR Motionärer som kommer till föreningen med ett FaR (Fysisk aktivitet på recept) får köpa ett 10-kort för 650 kronor vid två tillfällen. Därefter erbjuds 10 procent rabatt på valfritt årskort vid ett tillfälle. Avtalstiden för rabatterna är löpande, med reservation för prisjustering. Ett giltigt recept får vara högst 6 månader gammalt. Lena har deltagit på en informationsförmiddag med styrgruppen för FaR i VG-region om FaR BASK Handlingsplan och rutiner vid Brand, Akut Sjukdom och Kris kommer att granskas på nytt under 2014 efter uppehåll under HLR utbildning Ansvariga för Hjärt- och Lungräddning är nu Anne Sjöberg och Marina Liljeros. Denna utbildning var vilande under 2013 men kommer att återupptas under Verksamhetsberättelse 2013 Sida 13

14 Underskrifter: Ralph Lindblad Mats Andersson Marja Högnelid Lena Järlo Ewa Larsson Harald Rohlin Lena Westberg Verksamhetsberättelse 2013 Sida 14