Mina Meddelanden Digital myndighetspost Uppsala kommun Förstudierapport

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Mina Meddelanden Digital myndighetspost Uppsala kommun Förstudierapport"

Transkript

1 Förstudierapport 1(48) Mina Meddelanden Digital myndighetspost Uppsala kommun Förstudierapport

2 Förstudierapport 2(48) 1. INLEDNING BAKGRUND SYFTE PROJEKTÄGARE INTRESSENTER METOD Tillvägagångssätt Tidplan KORT SAMMANFATTNING AV RAPPORTEN BESKRIVNING AV MINA MEDDELANDEN UPPDRAGET VISIONEN OCH FRAMTIDEN HUR FUNGERAR MINA MEDDELANDEN? ROLLER OCH AKTÖRER Roller Exempel på aktörer ANSLUTNINGSPROCESS FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANSLUTNING UPPSALA KOMMUN ALTERNATIV FÖR FÖRMEDLING Alternativ A: Egen utveckling Alternativ B: Egen kanalväxel, extern aktör för utskick Alternativ C: Extern aktör hanterar hela flödet direkt från verksamhetssystemet Alternativ D: Verksamhetssystemen kommunicerar med Mina Meddelanden direkt ANALYS AV FÖRUTSÄTTNINGAR IT KRAV OCH FÖRBEREDELSER INFÖR ANSLUTNING Tekniska förberedelser Beslut om förmedlaralternativ Identifiering av flöden Intern och extern kommunikation KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT OCH VERKSAMHETER KARTLÄGGNING BREVUTSKICK UPPSALA KOMMUN MANUELL HANTERING Postsortering och distribution Typer av manuella utskick Portokostnad streckkodskuvert Tryckkostnad streckkodskuvert Arbetskostnad streckkodskuvert Övriga kostnader MASKINELL HANTERING VIA FIL Typer av maskinella utskick Kostnader maskinella utskick REGELVERK POSTHANTERING Posthantering Elektronisk post... 25

3 Förstudierapport 3(48) Påverkan elektronisk posthantering vid införande av Mina Meddelanden ANALYS AV NYTTOR UPPSALA KOMMUN NYTTOR FÖR DEN ENSKILDE (PRIVATPERSONER OCH FÖRETAG) Referensundersökning av nytta NYTTOR FÖR KOMMUNEN OMVÄRLD PILOTKOMMUNER Karlshamns kommun Västerås Stad SVERIGES KOMMUNER OCH LANDSTING SKL Nationell förstudie om Mina Meddelanden PROJEKTET SPRÅNGET SAMMANFATTNING OCH REKOMMENDATION REFERENSER REFERENSPERSONER MÖTEN OCH INTERVJUER ÖVRIGA REFERENSPERSONER KÄLLOR REFERENSDOKUMENT TILL FÖRSTUDIE BILAGOR BILAGA 1 FÖRTECKNING ÖVER E-TJÄNSTER INOM UPPSALA KOMMUN BILAGA 2 FÖRUTSÄTTNINGAR IT, UPPSALA KOMMUN / MINA MEDDELANDEN... 44

4 Förstudierapport 4(48) 1. INLEDNING 1.1 Bakgrund Mina Meddelanden är en myndighetsgemensam tjänst som utvecklats och drivs av Skatteverket, Bolagsverket och Tillväxtverket. Tjänsten syftar till att erbjuda privatpersoner och företag möjligheten att motta integritetskänsliga meddelanden från offentliga aktörer via en säker digital brevlåda. Målet i SKLs handlingsplan för e-samhället 1 är att samtliga kommuner ska erbjuda privatpersoner och företag möjlighet att ta emot meddelanden från respektive kommun via Mina Meddelanden. I handlingsplanen uttrycks följande förväntade läge för 2015: Samtliga kommuner, landsting och regioner erbjuder privatpersoner och företag möjlighet att motta integritetskänsliga meddelanden via en säker digital brevlåda i slutet av Uppsala kommun har för avsikt att öka digitaliseringen i verksamheten och skapa en effektiv e-förvaltning. Mina Meddelanden är en del i arbetet med att digitalisera mötet mellan medborgare och myndighet. Antagandet är att kommunen, genom att ansluta till Mina Meddelanden, kan minska kostnaderna för till exempel porto, effektivisera processerna och dialogen med medborgarna samt erbjuda medborgarna ett tryggt, säkert och lättillgängligt sätt att digitalt motta post från kommunen. 1.2 Syfte Syftet med förstudien är att belysa vad en anslutning till Mina Meddelanden innebär för Uppsala kommun både avseende omfattning men också i form av nyttor och kostnader. 1.3 Projektägare Avtalsägare och finansiär är Lena W Jansson, KLK. Uppdragsägare och kontaktperson under projektet är Sara Duvner, KLK. 1.4 Intressenter Alla kommunens kontor och förvaltningar som skickar brev till privatpersoner och företag. Privatpersoner och företag som förväntas använda Mina Meddelanden för att motta brev från kommunen. Leverantörer och systemförvaltare av de IT-system där breven skapas. 1 Se Referenser Källor; SKLs handlingsplan för e-samhället.

5 Förstudierapport 5(48) 1.5 Metod Tillvägagångssätt Denna förstudie baseras på inhämtat material från de myndigheter som utvecklat tjänsten Mina Meddelanden; Skatteverket, Tillväxtverket, Bolagsverket. Vidare har material hämtats från SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) samt från själva tjänsten Mina Meddelanden. Den informationsinsamling som skett på Uppsala kommun har gjorts via personliga intervjuer, via mail-enkäter till kommunens förvaltningar och kontor, via kommunens statistik och via information tillgänglig på kommunens intranät och externa hemsida. Personliga intervjuer har också hållits med representanter från kommuner som deltar som pilotkommuner för tjänsten Mina Meddelanden samt med den övergripande projektledaren för Mina Meddelanden på SKL Tidplan Förstudien har löpt från november 2013 till och med januari Kort sammanfattning av rapporten Denna rapport inleds med en generell beskrivning av tjänsten Mina Meddelanden och sammanfattar på en övergripande nivå hur tjänsten är uppbyggd. Huvuddelen av rapporten beskriver alternativ, nyttor och förutsättningar för anslutning ur Uppsala kommuns perspektiv. Mina Meddelanden är en tjänst som möjliggör för privatpersoner och företag att ta emot säkra digitala meddelanden från myndigheter och företag till en e-brevlåda. Arbetet med att även Sveriges kommuner ska ansluta sig till tjänsten pågår just nu. Svenska kommuner använder varje år en stor mängd fönsterkuvert i kommunikationen med medborgare. Att erbjuda ett digitalt alternativ och därmed minska mängden pappersutskick ger en direkt minskad klimatpåverkan. För Uppsala kommun och dess medborgare kan en framtida anslutning till Mina Meddelanden ge ytterligare positiva effekter. För den enskilde medborgaren är snabbhet och tillgänglighet viktiga egenskaper i denna typ av tjänst och för kommunen finns det nyttor i form av kostnadsbesparingar och effektiviseringsmöjligheter för verksamheten. Uppsala kommun har ett antal vägval och förberedande åtgärder att hantera före en anslutning till Mina Meddelanden kan ske. Det handlar till exempel om tekniska förberedelser, beslut om förmedlaralternativ, val av flöde/n vid uppstart, utredning av upphandlingsbehov, planering av kommunikationsinsatser vid införande och att bevaka/tillvarata kopplingar till angränsande projekt.

6 Förstudierapport 6(48) 2. BESKRIVNING AV MINA MEDDELANDEN 2.1 Uppdraget Skatteverket, Bolagsverket och Tillväxtverket beskriver sitt uppdrag kring Mina Meddelanden enligt följande: Vårt uppdrag är att skapa en ny infrastruktur i samhällets tjänst en myndighetsgemensam lösning för elektronisk meddelandeförmedling till alla privatpersoner och företag där även privata aktörer kan medverka. 2.2 Visionen och framtiden Visionen som Skatteverket, Bolagsverket och Tillväxtverket satt upp för Mina Meddelanden bygger på att Mina Meddelanden är det primära och mest efterfrågade sättet bland privatpersoner och företag att få sin post från myndigheter, kommuner och landsting. Visionen ser ut på följande sätt: Mottagarna väljer Mina Meddelanden för att den digitala vägen är det mest enkla och trygga sättet att ha kontakt... Mottagarna väljer också Mina Meddelanden och brevlådan för att de (sedan länge) vant sig vid att ta emot och svara på meddelanden digitalt. Mina Meddelanden är nu lika etablerat i vardagen som det naturliga sättet att ta emot och svara på brev från myndigheter, kommuner och landsting. 2.3 Hur fungerar Mina Meddelanden? Mina Meddelanden är ett ekosystem av tjänster som gör att en myndighet på ett säkert sätt kan förmedla elektroniska meddelanden till privatpersoner och företag. Navet i systemet är ett Förmedlingsadressregister (FaR), som håller reda på vilka privatpersoner, företag, avsändande och mottagande organisationer som finns i ekosystemet, samt hos vilken brevlådeoperatör som en brevlådeinnehavare har registrerat sig.

7 Förstudierapport 7(48) Källa: Mina Meddelanden, Begreppsmodell Mina Meddelanden, ver 3.2. Det finns många Tjänsteanvändare som använder tjänster som erbjuds av Tjänsteleverantörer för att skicka säkra meddelanden till andra Tjänsteanvändare. En Tjänsteanvändare kan vara: en enskild (Brevlådeinnehavare) som utnyttjar en Brevlådeoperatörs tjänster ett offentligt organ (Anslutet offentligt organ) som själv skickar och tar emot meddelanden ett offentligt organ (Anslutet offentligt organ) som med hjälp av en Tjänsteleverantör skickar och tar emot meddelanden. Den myndighet som idag ansvarar för infrastrukturen (FaR-ansvarig) är Skatteverket. Genom föreskrifter och avtal reglerar FaR-ansvarig hur aktörerna inom ekosystemet agerar och samverkar. FaR-ansvarig ger anslutna aktörer tillgång till den information som är nödvändig för att förmedla meddelanden. I regelverket 2 för Mina Meddelanden finns ett antal rättsliga och avtalsmässiga underlag som styr de olika aktörernas ansvar och förhållanden mellan varandra. Avtalen utgörs av användaravtal, anslutningsavtal och affärsavtal. 2 Se Referenser Källor; Begreppsmodell.

8 Förstudierapport 8(48) Det kan finnas många Tjänsteleverantörer som genom att agera som t.ex. Brevlådeoperatörer, Förmedlare eller Befordrare erbjuder Tjänsteanvändare tjänster för att skicka och ta emot meddelanden. Se avsnitt Roller och aktörer. Exempelflöde för meddelande som skickas till privatperson eller företag: Förmedlaren hanterar meddelandet Befordraren hanterar meddelandet Expediering av myndighetspost Brevlådeinnehavaren får meddelandet Den expedierande myndigheten skapar meddelandet som lämnas in till förmedlaren. Förmedlaren tar emot meddelandet och förmedlar det till aktuell befordrare. Kontroll görs i FaR; har mottagaren ett konto hos Mina Meddelanden? Hos vilken befordrare? Befordraren (en brevlådeoperatör eller ett offentligt organ) tillgängliggör meddelandet för mottagaren. Kontroll görs i FaR; finns förmedlaren registrerad hos Mina Meddelanden? Brevlådeinnehavaren (en privatperson eller ett företag) tar emot och kan läsa meddelandet i sin digitala brevlåda. Kontroll görs i FaR; vilken/vilka Brevlådeanvändare finns registrerad/e för Brevlådeinnehavaren hos Mina Meddelanden? 2.4 Roller och aktörer En aktör är den fysiska eller juridiska person som i en eller flera roller agerar inom eller med infrastrukturen. Genom överenskommelser (avtal) regleras vilka roller en aktör får och måste åta sig inom infrastrukturen. En roll beskriver det ansvar och de rättigheter en aktör har då den utför en viss aktivitet. En aktör kan ha en eller flera roller, och en roll kan innehas av en eller flera aktörer Roller Anslutet offentligt organ En typ av tjänsteanvändare som inte använder en Brevlådeoperatörs tjänster för att läsa, skicka och hantera meddelanden. Ett Anslutet offentligt organ måste ha ett förhållande till en Förmedlare för att kunna skicka meddelanden, och till en Befordrare för att kunna ta emot meddelanden. Exempel på anslutet offentligt organ är Bolagsverket som skickar och tar emot meddelanden via Mina Meddelanden.

9 Förstudierapport 9(48) Befordrare Befordraren är en typ av teknisk försändelsemottagare som tar emot försändelser från Förmedlare. I de fall tjänsten utförs åt ett Avsändande/mottagande offentligt organ tillgängliggörs mottagna meddelanden för denne. I de fall tjänsten istället utförs åt en Brevlådeoperatör tillgängliggörs mottagna meddelanden för denne så att Brevlådeoperatören kan tillgängliggöra meddelandena för dess Brevlådeanvändare. Befordraren ansvarar för att kontrollera att Förmedlaren finns registrerad hos FaR-ansvarig Brevlådeanvändare Brevlådeanvändare utnyttjar de brevlådetjänster som erbjuds av en Brevlådeoperatör. Brevlådeanvändaren är en fysisk person som via behörighet hanterar meddelanden samt uppgifter hos FaR-ansvarig å en Brevlådeinnehavares vägnar Brevlådeinnehavare Brevlådeinnehavaren är en typ av Tjänsteanvändare som utnyttjar tjänster som erbjuds av en Brevlådeoperatör för att kunna läsa, skicka och hantera meddelanden samt administrera uppgifter hos FaR-ansvarig. Brevlådeinnehavaren kan exempelvis vara en privatperson eller företag som vill kunna ta emot, skicka och hantera meddelanden, och för detta ändamål skaffat sig en Brevlåda genom överenskommelse med en Brevlådeoperatör Brevlådeoperatör Brevlådeoperatörer erbjuder enskilda i form av Brevlådeinnehavare brevlådetjänster för att ta emot, hantera och skicka meddelanden via infrastrukturen. Företag som agerar Brevlådeoperatör kan även agera som t.ex. Förmedlare och Befordrare. Brevlådeoperatören erbjuder även Brevlådeinnehavare möjligheten att registrera och avregistrera sig hos FaRansvarig, samt att ändra uppgifter hos FaR-ansvarig (t.ex. mottagningsregler och byte av Brevlådeoperatör). Brevlådeoperatörer ansvarar för att endast Brevlådeanvändare med behörighet att hantera meddelanden för en viss Brevlådeinnehavare ges tillgång till dennes meddelanden. Brevlådeoperatören ansvar för autentisering av Brevlådeanvändare som använder tjänster för att hantera uppgifter hos FaR-ansvarig. För närvarande finns bara statens egen brevlåda kopplad till tjänsten (Min Myndighetspost), men inom en snar framtid kommer man kunna välja bland flera olika brevlådeoperatörer. De privata brevlådeoperatörerna kan utöver myndighetsposten även erbjuda e-post från andra aktörer som till exempel banker och försäkringsbolag. Medborgaren väljer vilken brevlådeoperatör man vill använda. Exempel på brevlådeoperatörer: Min Myndighetspost Min myndighetspost är en e-brevlåda för meddelanden från myndigheter knutna till tjänsten Mina Meddelanden. Min myndighetspost förvaltas och utvecklas av Skatteverket i samarbete med Bolagsverket och Tillväxtverket.

10 Förstudierapport 10(48) epostboxen epostboxen är en e-brevlåda som tillhandahålls av Posten AB. Brevo Brevo är en privat brevlådeoperatör som erbjuder privatpersoner att ta emot papperspost digitalt från anslutna företag och myndigheter. Uppköpta av Kivra, successiv övergång sker. Kivra Kivra är en privat brevlådeoperatör som erbjuder privatpersoner att ta emot papperspost digitalt från anslutna företag och myndigheter. Planerar att ansluta till Mina Meddelanden FaR-ansvarig FaR-ansvarig ansvarar för den myndighetsgemensamma infrastrukturen för säkra elektroniska försändelser. För närvarande innehas denna roll av Skatteverket. I ansvaret ingår att: Förvalta och utveckla infrastrukturen. Förvalta och utveckla det regelverk som reglerar hur anslutna aktörer använder infrastrukturen. Hantera anslutning av aktörer. Säkerställa att anslutna aktörer följer regelverket. Föra register över anslutna aktörer samt i vilka roller de får agera. Ge anslutna aktörer nödvändig information så att säker förmedling av försändelser kan ske mellan avsändare och mottagare Förmedlare Förmedlare ansvarar för att förmedla försändelser till den Befordrare som finns registrerad för mottagaren hos FaR-ansvarig. Rollen kan exempelvis innehas av en myndighet som förmedlar sina egna försändelser, ett företag som erbjuder tjänsten förmedla åt myndigheter, eller en Brevlådeoperatör som erbjuder brevlådetjänster till enskilda. Då en försändelse förmedlas ansvarar Förmedlaren för att: Fråga FaR-ansvarig om till vilken Befordrare försändelsen ska förmedlas. Säkerställa att den försändelse som ska förmedlas är korrekt. Förmedla försändelsen till korrekt Befordrare. Säkerställa att försändelsen tagits emot av Befordraren Exempel på aktörer Anders Johansson, personnummer Den fysiska personen Anders Johansson kan agera dels som Brevlådeinnehavare och dels som Brevlådeanvändare, och därigenom hantera, ta emot och skicka meddelanden å: privatpersonen Anders Johanssons vägnar (Brevlådeinnehavare) företaget Rent & Snyggt Städservice ABs vägnar, förutsatt att han är behörig att agera åt företaget.(brevlådeanvändare)

11 Förstudierapport 11(48) Rent & Snyggt Städservice AB Företaget Rent & Snyggt Städservice AB kan agera i rollen Brevlådeinnehavare och ge behörighet åt exempelvis utvalda anställda att agera åt företaget i rollen Brevlådeanvändare. Skatteverket Den offentliga organisationen Skatteverket kan exempelvis agera dels i rollen Anslutet offentligt organ samt i rollen Förmedlare då de skapar meddelanden och förmedlar försändelserna med meddelanden genom infrastrukturen. Den offentliga organisationen Skatteverket kan agera i rollen Befordrare och själva ta emot försändelser adresserade till Skatteverket. Brevlådeföretaget AB Företaget Brevlådeföretag AB kan agera i rollerna Brevlådeoperatör, Förmedlare och Befordrare för att låta privatpersonen Anders Johansson och företaget Rent & Snyggt städservice AB skicka och ta emot meddelanden. IT-tjänster AB Företaget IT-tjänster AB kan exempelvis agera i rollen Förmedlare då det förmedlar försändelser innehållande meddelanden skapade av Skatteverket, men kan även hjälpa Skatteverket med att t.ex. avgöra om meddelandet ska förmedlas via Mina Meddelanden eller via någon annan kanal. Företaget IT-tjänster AB kan exempelvis agera i rollen Befordrare för försändelser som skickas till Skatteverket. 2.5 Anslutningsprocess För att som kommun ansluta sig till Mina Meddelanden krävs ett antal förberedande steg. Processen för anslutning beskrivs i bilden nedan. Källa: Mina Meddelanden, Anslutningsprocessen. (SKV = Skatteverket)

12 Förstudierapport 12(48) 3. FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANSLUTNING UPPSALA KOMMUN För att anslutas till Mina Meddelanden krävs ett antal förberedande aktiviteter hos Uppsala kommun. Dessa inbegriper bl a ett beslut kring via vilken typ av förmedling tjänsten ska hanteras, vilka flöden som är lämpliga att inledningsvis ansluta, vilka interna och externa kommunikationsinsatser som krävs och vilka beroenden som finns till parallella projekt/aktiviteter. I detta kapitel beskrivs förutsättningarna för Uppsala kommuns anslutning på en övergripande nivå. 3.1 Alternativ för förmedling Uppsala kommun kan välja att agera förmedlare av meddelanden själv eller låta en extern aktör agera förmedlare. Exempel på en extern aktör som kan agera förmedlare är ett ITtjänsteföretag som förmedlar e-tjänster, en systemintegratör eller en utskriftsleverantör. Komponenter som krävs i en förmedlingslösning är: ett avsändande/mottagande verksamhetssystem, en kanalväxel, en hantering av pappersutskick samt teknik för förmedling av elektroniska utskick. I kanalväxeln sker kontrollen av om meddelandet ska skickas elektroniskt eller på papper. Kanalväxeln kontrollerar i FaR om mottagaren finns registrerad hos Mina Meddelanden. Om meddelandet ska skickas elektroniskt skapas meddelandet och skickas till registrerad befordrare/brevlådeoperatör som i sin tur skickar meddelandet till sin registrerade mottagare. Om kontrollen i kanalväxeln visar att mottagaren inte finns registrerad hos Mina Meddelanden görs istället en utskrift av meddelandet och skickas till mottagaren via pappersutskick. Det finns fyra huvudsakliga alternativ för implementation som tagits fram av myndigheterna som utvecklat Mina Meddelanden. En analys av tillämpning av respektive alternativ utifrån Uppsala kommuns förutsättningar har genomförts i denna förstudie, se alternativen i avsnitten som följer.

13 Förstudierapport 13(48) Alternativ A: Egen utveckling Alternativ A är att Uppsala kommun bygger både kanalväxel och förmedlingstjänst själv. De komponenter som idag finns inom ramen för Uppsala kommuns verksamhet och som kan användas i en förmedlingslösning enligt alternativ A är; Kommunens verksamhetssystem Hanteringen av pappersutskick via Kommuntryckeriet (finns delvis, se förklaring nedan). Komponenter som saknas och som kommunen behöver utveckla i egen regi: Kanalväxel Teknik för förmedling av elektroniska utskick När det gäller hanteringen av pappersutskick har Kommuntryckeriet möjligheter till utskrift av brev via mottagen fil och kan således erbjuda möjligheten att hantera tryck av pappersutskick. Kommuntryckeriet saknar dock i nuläget en kuverteringsmaskin vilket är en nödvändighet för att effektivt kunna behandla stora volymer av kuverterade pappersutskick.

14 Förstudierapport 14(48) Alternativ B: Egen kanalväxel, extern aktör för utskick Alternativ B innebär att Uppsala kommun bygger kanalväxeln inom ramen för den egna verksamheten. En extern förmedlare bygger och driftsätter förmedling av pappersutskick och elektroniska utskick på uppdrag av Uppsala kommun. De komponenter som idag finns inom ramen för Uppsala kommuns verksamhet och som kan användas i en förmedlingslösning enligt alternativ B är; Kommunens verksamhetssystem Komponenter som saknas och som kommunen behöver utveckla i egen regi: Kanalväxel Komponenter som behöver köpas in från extern leverantör: Förmedling av fysiska och elektroniska utskick

15 Förstudierapport 15(48) Alternativ C: Extern aktör hanterar hela flödet direkt från verksamhetssystemet Alternativ C går ut på att låta en extern aktör ta hand om meddelandet direkt från verksamhetssystemet. Detta innebär att Uppsala kommun lägger ut kanalväxel, pappersutskick och elektroniska utskick på en extern aktör. Den externa förmedlaren bygger och driftsätter kanalväxeln och tar hand om både de elektroniska och fysiska utskrifterna. De komponenter som idag finns inom ramen för Uppsala kommuns verksamhet och som kan användas i en förmedlingslösning enligt alternativ C är; Kommunens verksamhetssystem Komponenter som behöver köpas in från extern leverantör: Kanalväxel Förmedling av fysiska och elektroniska utskick

16 Förstudierapport 16(48) Alternativ D: Verksamhetssystemen kommunicerar med Mina Meddelanden direkt Alternativ D innebär att Uppsala kommuns verksamhetssystem anpassas för en direktkommunikation med Mina Meddelanden via utveckling av applikationer i respektive system. De komponenter som idag finns inom ramen för Uppsala kommuns verksamhet och som kan användas i en förmedlingslösning enligt alternativ D är; Kommunens verksamhetssystem (dock utan nödvändiga applikationer) Komponenter som saknas och som kommunen behöver utveckla i egen regi: Anpassning av verksamhetssystem genom tillägg av applikation/er för att integrera kanalväxel/kanalväxlar Kanalväxel/kanalväxlar Förmedling av fysiska och elektroniska utskick 3.2 Analys av förutsättningar IT En genomlysning av alternativ och konsekvenser har gjorts på en övergripande nivå. I analysen konstateras att en stor utmaning kommer att vara att anpassa kommunens befintliga verksamhetssystem för anslutning till digital myndighetspost. Uppsala kommun

17 Förstudierapport 17(48) har ett antal olika verksamhetssystem och dessa system är av naturliga skäl upphandlade utan krav på anpassningsmöjligheter till Mina Meddelanden. Om varje system ska hantera sina egna utskick kommer det att krävas en stor utvecklingsinsats. Målsättningen är att nå en lösning där verksamhetssystemen på bästa sätt kan anslutas till utskick av digitala meddelanden som över tid ersätter pappersutskick. Pappersutskick kommer dock att finnas kvar en lång tid och verksamhetssystemen behöver kunna hantera både fysiska och digitala pappersutskick parallellt. Den första frågan vi ställer oss är: I vilken punkt skall vi integrera verksamhetssystemen med en Anslutningstjänst för att uppnå en optimal lösning? För att effektivt kunna ansluta till Mina Meddelanden kan utveckling av en intern förmedlartjänst inom Uppsala kommun vara ett alternativ. Den interna förmedlartjänsten skulle i så fall hantera alla utskick ifrån verksamhetssystemen. På detta sätt kan flera krav tillgodoses i en och samma lösning istället för att göra anpassningar i respektive verksamhetssystem. Vidare visar analysen att alternativet att kommunen själv ska agera förmedlare ter sig svårt att genomföra. Om förmedlaren inte har möjlighet att skicka ut pappersbrev så måste respektive verksamhetssystem ansvara för detta. Ur ett tekniskt perspektiv är det fördelaktigt om förmedlare kan ansvara för utskicken av både de digitala breven och de vanliga pappersbreven. Den fullständiga rapporten kring Uppsala kommuns IT-förutsättningar finns i Bilaga 2 Förutsättningar IT, Uppsala kommun/mina Meddelanden.

18 Förstudierapport 18(48) 3.3 Krav och förberedelser inför anslutning Oavsett vilket alternativ för förmedling som Uppsala kommun väljer så krävs ett antal förberedelser för att anslutas till Mina Meddelanden. Valet av förmedlingsalternativ påverkar naturligtvis omfattningen av förberedelserna Tekniska förberedelser För att som kommun ansluta sig till Mina Meddelanden krävs tekniska förberedelser och uppfyllelse av ett antal krav innan anslutning i produktion kan ske till Mina Meddelanden. Mina Meddelanden tillhandahåller information kring tekniska detaljer för certifikat och kommunikation 3. Om Uppsala kommun väljer förmedlingslösning enligt alternativ A, B eller D krävs investeringar i infrastruktur och maskinell utrustning, se avsnitt 3.1 Alternativ för förmedling. Om Uppsala kommun väljer att skapa en intern förmedlartjänst ska denna kravställas och utvecklas inför anslutning till Mina Meddelanden Beslut om förmedlaralternativ För att besluta om förmedlaralternativ och vilket upphandlingsbehov som föreligger krävs en ingående teknisk analys. Alternativ och förfarande finns beskrivna på en övergripande nivå i kapitel 3 och bör detaljeras i initieringsfasen av projektet Identifiering av flöden Vilka flöden är lämpliga och går att ansluta till Mina Meddelanden? En utgångspunkt kan vara de e-tjänster 4 som finns tillgängliga hos kommunen och som innehåller ett ansökningsförfarande där svarsdelen idag sköts via pappersutskick. Det går t ex idag att beställa blanketter inom området bostad och byggande på kommunens hemsida och i e- tjänsten ebarnungdom går det att göra anmälan till förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg samt välja skola. E-tjänster tar ofta utgångspunkt i processer som enkelt går att kartlägga och där frågeställningar och bakgrundsinformation är likartad för en och samma process. Informationen går att inhämta med logik via formulär och flödet följer en satt struktur. De e-tjänster som får hög uppskattning är de där användarens behov är tydliga och där det finns stora tidsbesparingar att göra för användaren. De användare som startar sin ärendeprocess med hjälp av en e-tjänst är rimligtvis också mer benägna att vilja ta emot information i ärendet till en e-brevlåda än en person som startat ärendeprocessen via en pappersblankett. Vid urval av lämpliga flöden för Mina Meddelanden bör hänsyn tas till exempelvis målgrupp, teknisk lämplighet, effektiviseringsvinst och mognadsgrad hos mottagande organisation. När det gäller möjliga effektiviseringsvinster är ett sätt att hitta lämpliga flöden att titta på vilka enheter som idag har en stor volym på sina utskick. Detta i kombination med att 3 Se Referenser Referensdokument till förstudie. 4 Se Bilaga 1.

19 Förstudierapport 19(48) målgruppen är lämplig och att den mottagande organisationen är redo för en förändring i arbetssätt visar vilka flöden som är lämpliga att ansluta till Mina Meddelanden. Se volymer i kapitel 4 Kartläggning brevutskick Uppsala kommun. Vid projektstart upprättas en anslutningsplan och i den planeras följdordningen för anslutning av identifierade flöden Intern och extern kommunikation När tjänsten ska lanseras för medarbetare och invånare i Uppsala kommun krävs en intern och extern kommunikationsinsats. Det eller de flöden som inledningsvis släpps måste ha en mottagande organisation som är införstådd i ansvaret och kan hantera processen. Det är viktigt att resurser finns avsatta inom kommunen för att hantera kommunikationen i Mina Meddelanden. Om en privatperson eller ett företag väntar ett beslut via Mina Meddelanden är det viktigt att detta sker inom satta ramar och till god kvalitet. Brister i förfarandet leder till att förtroendet för tjänsten blir lågt och riskerar att urholka syftet med tjänsten. Den externa kommunikationen till kommunens privatpersoner och företag är viktig för att få en god anslutning till tjänsten. De kommunikationsinsatser som utförs på nationell nivå 5 kommer att vara en hjälp i detta arbete. Kommunikationsplaner för både den interna och externa kommunikationen bör upprättas i samband med att projektet startar. 3.4 Kopplingar till andra projekt och verksamheter Det finns kopplingar till och beroenden av andra projekt/uppdrag utanför projektets mandat som kan påverka resultatet. Det pågår ett flertal parallella aktiviteter varav vissa ännu inte är fullständigt kravställda eller upphandlade. Exempel på projekt och uppdrag som kan ha en påverkan på hur Uppsala kommun ska gå tillväga vid anslutning till Mina Meddelanden är: - Kravställning inför upphandling av ny e-tjänsteplattform - Projekt e-arkiv - Projekt Ärende- och dokumenthanteringssystem - Projekt Connect, ebarnungdom - IT-verksamhet vid Uppsala kommun, intern/extern regi I de fall som parallella projekt befinner sig i kravställningsfas bör stor hänsyn tas till att möjliggöra integration med Mina Meddelanden. 5 Se avsnitt 6.3 Projektet Språnget.

20 Förstudierapport 20(48) 4. KARTLÄGGNING BREVUTSKICK UPPSALA KOMMUN Dagens informationsgivning från Uppsala kommun till dess drygt invånare sker till största del i fysiska pappersutskick. Följande kapitel beskriver nuläget för Uppsala kommun vad gäller utskick till medborgare och en redovisning görs av de portokostnader som är förenade med dessa utskick. 4.1 Manuell hantering Postsortering och distribution Postsortering och postdistribution köps av Kommunposten, med Posten Sverige AB som underentreprenör. Kommunposten finns under avdelningen Fordonsservice på Teknik & service och de ansvarar bland annat för distribution av Uppsala kommuns intern- och externpost. Kommunposten har 5 st anställda chaufförer, fördelade på 4 heltidstjänster. Sorteringen av intern- och externposten utförs av Posten Sverige AB Typer av manuella utskick Streckkodskuvert Vid kartläggning av nuvarande kuverthantering i Uppsala kommun framkommer att merparten av de manuella utskicken till medborgare görs med hjälp av så kallade streckkodskuvert. Dessa kuvert trycks upp per avdelning/enhet och har en streckkod som identifierar avsändaren och därmed möjliggör fördelning av portokostnader. Kommuntryckeriet trycker dessa streckkodskuvert på uppdrag av kommunens kontor och förvaltningar Övriga utskick Riktlinjen för manuella utskick är användning av tidigare nämnda streckkodskuvert. Någon uppgift om eventuell hantering av utskick med annan alternativ portosättning har ej framkommit i utredningsarbetet Portokostnad streckkodskuvert Kostnaderna i porto för den manuella hanteringen av streckkodskuvert redovisas i tabell 1. Tabellen visar genomsnittlig kostnad och genomsnittligt antal utskick per månad. Tabellen redovisar även totalt resultat för portokostnader och antal utskick gjorda med streckkodskuvert under 2012 och I tabell 2 visas de tio största kostnadsbärarna för portokostnader när det gäller streckkodskuvert.

21 Förstudierapport 21(48) TOTALA KOSTNADER UTSKICK STRECKKODSKUVERT Tjänst Kostnad i porto per månad, genomsnitt Utfall Total portokostnad per år Kvantitet per månad, genomsnitt Utfall - Totalt antal per år Streckkodskuvert 2013 SEK Streckkodskuvert jmfr Tabell 1. Utfall kostnad och kvantitet för utskick av streckkodskuvert. ST KOSTNADSBÄRARE UTSKICK STRECKKODSKUVERT Kostnadsbärande enhet SEK Utfall Försörjningsstöd (UAK) Kontoret för samhällsutveckling (KSU) Barnomsorg (UAK) Uppsala Vatten AB IFO Vård & bildning (UAK) Överförmyndarnämndens kansli (ÖFK) AE Administration (T&S) Stadsbiblioteket (V&B) Kommunstyrelsens kontor (KLK) Äldrekontoret (HVK) Tabell 2. Utfall kostnad och kvantitet för de 10 enheter som har störst portokostnad i samband med utskick av streckkodskuvert. ST 6 Underlag baserat på uppgifter från jan-nov Faktorpåslag 1,0958 använt för uppskattning av helårsresultat. Beräkning: Andel kostnad dec månad 2013/utfall totalt år 2013: / =0,0958.

22 Förstudierapport 22(48) Det finns totalt 195 st kostnadsbärande enheter som använder dagligposten. Övriga kostnader är alltså fördelade på resterande 185 st enheter. Vid analys av de enheter som finns bland de tio största kostnadsbärarna för porto skiljer sig mottagargrupperna åt. Detta innebär att målgrupperna som respektive enhet gör utskick till generellt sett är mer eller mindre lämpade för att ta emot digital myndighetspost. Analysen grundar sig på de undersökningar som gjorts internt inom kommunen och på generella uppfattningar om IT-mognad hos olika befolkningskategorier och för olika mottagargrupper som bl a gjorts inom ramen för Mina Meddelanden 7. Exempel på lämpliga enheter att studera närmare för att hitta flöden som kan införlivas i Mina Meddelanden är: Kontoret för samhällsutveckling KSU hanterar bl a flera olika skeden inom bygglovprocessen, detaljplanering, färdtjänst och olika trafik- gräv- och parkeringstillstånd samt användning av kommunal mark. Målgrupperna är medborgare och företag som ansöker om tillstånd av olika slag. Inom ramen för dessa flöden finns det flera delar som kan vara lämpliga att använda i Mina Meddelanden. Barnomsorg Uppsala kommun har idag en e-tjänst (ebarnungdom) för anmälan till förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg samt för att välja skola. Målgruppen för kommunikation när det gäller barnomsorg är redan idag nyttjare av kommunens e- tjänst. Det är därmed en målgrupp där det bör finnas ett stort intresse av att även kunna hantera övrig kommunikation när det gäller barnomsorg digitalt. Stadsbiblioteket målgruppen för Stadsbiblioteket spänner över flera kategorier varav en stor del är mottagliga för informationsgivning digitalt Tryckkostnad streckkodskuvert Streckkodskuverten trycks av Kommuntryckeriet och har en streckkod som identifierar avsändaren och därmed möjliggör fördelning av portokostnader. Den totala internfakturerade tryckkostnaden för år 2013 uppgick till kr Arbetskostnad streckkodskuvert Den totala arbetskostnaden för kuvertering och posthantering är svår att med exakthet kostnadsbestämma. En beräkning har gjorts vid ett av kommunens kontor där uppskattningen visar att vid en volym på ca st utskickade kuvert per år är arbetsinsatsen för hanteringen av dessa utskick en heltidstjänst. Följande parametrar ingår i arbetsinsatsen: Arbetskostnad för kuvertering Arbetskostnad för leverans till hämtningsställe externpost 7 Se Referenser Källor; Behovsanalys privatpersoner.

23 Förstudierapport 23(48) Vid ett antagande om att övriga kontor och förvaltningar har en liknande arbetsinsats ger det en total av 23,5 st heltidstjänster som årligen används för hantering av utskick. Beräkning: (antal utskick per år) / (antal utskick per heltidstjänst) = 23,5 st heltidstjänster Observera att beräkningen enbart är en uppskattad volym för arbetsinsats och endast ska ses som en indikation och ett riktvärde Övriga kostnader I den manuella hanteringen av utskick med streckkodskuvert finns även fler kostnadsparametrar. Exempel på övriga kostnader förenade med dessa utskick är; - Formulering och framtagning av brevinnehåll. - Tryck/utskrift av brevinnehåll. Dessa kostnadsparametrar är värda att beakta förutom de faktiska portokostnaderna. 4.2 Maskinell hantering via fil Utöver de streckkodskuvert som skickas till kommunens medborgare och som kräver en manuell hantering så sker även utskick via fil i en maskinell hantering Typer av maskinella utskick Kuverterade utskick Den maskinella hanteringen av utskick utförs av Posten Meddelande AB. Vid utskicken samarbetar Posten Meddelande AB med Strålfors AB i en tjänst som kallas ebrev 8. Samarbetet regleras genom ett ramavtal och Posten Meddelande/Strålfors är för närvarande Uppsala kommuns enda utskriftsleverantör för kuverterade utskick. De utskick som Posten Meddelande och Strålfors gör på uppdrag av Uppsala kommun gäller till största del kundfakturor. Uppdraget kommer från kommunens ekonomiavdelning och informationen till utskicket hämtas från kommunens system Agresso. Tillvägagångssättet är att kommunen månatligen skickar en fil med kundfakturor till Posten Meddelande. I tjänsten ebrev ingår en kontroll av eventuell koppling till e-faktura. Om kunden har anmält e-fakturatjänst till sin bank så skickas fakturan elektroniskt till dennes internetbank. Om koppling till e-faktura saknas så görs en utskrift av fakturan och skickas i pappersformat. Ett ytterligare uppdrag inom maskinell hantering handlar om utskick inför gymnasieval. Detta utskick görs i juni varje år och uppgår till ca st utskickade kuvert. Tillvägagångssättet är att kommunen skickar en fil till Posten Meddelande med adressater 8

24 Förstudierapport 24(48) samt en mall för innehållet i brevet. Strålfors gör en utskrift av varje adressatunikt brev, kuverterar det och skickar det per papperspost. Således hanteras alltså två typer av uppdrag idag via maskinell hantering; utskick av kundfakturor och årligt utskick inför gymnasieval Utskick i vykortsformat Kommuntryckeriet har möjlighet att printa utskick i vykortsformat med adressatunik information. Dessa beställningar sker i liten skala och utgör inte någon betydande del av kommunens posthantering. Kommuntryckeriet saknar kuverteringsmöjligheter varför vykortsformat är det alternativ som i nuläget finns i deras utbud för adresserade utskick Kostnader maskinella utskick Den posthantering som sker via maskinell hantering utförs under ramavtal med Posten Meddelande AB och Strålfors AB som leverantör. Kostnaderna för år 2012 och 2013 redovisas i två tabeller, en för Uppsala kommuns utskickade kundfakturor och en för Uppsala kommuns utskick inför gymnasieval. Tjänst Utfall 2013 UTSKICK KUNDFAKTUROR Kvantitet 2013 Utfall 2012 jmf period Kvantitet 2012 jmf period SEK ST SEK ST ebrev porto ebrev print epostbox Totalt resultat Tabell 3. Utfall kostnad och kvantitet för utskick av kundfakturor, Posten Meddelande AB och Strålfors AB. 9 ebrev porto portokostnad för fysiska pappersutskick. 10 ebrev print kostnad för fysisk pappersutskrift; i kostnaden ingår print, kuvert och eventuella bilagor. 11 epostbox kostnad för utskick till elektronisk brevlåda.

25 Förstudierapport 25(48) UTSKICK INFÖR GYMNASIEVAL Tjänst Utfall 2013 Kvantitet 2013 Utfall 2012 jmf period Kvantitet 2012 jmf period SEK ST SEK ST ebrev porto ebrev print Totalt resultat Tabell 4. Utfall kostnad och kvantitet för utskick av brev inför gymnasieval, Posten Meddelande AB och Strålfors AB. 4.3 Regelverk posthantering Posthantering Posthanteringen 12 inom Uppsala kommun bygger på ett decentraliserat ansvar. Internposten Skickas direkt till adressaten. Adressaten ansvarar själv för att allmänna handlingar skickas till registrator för diarieföring. Vid tveksamhet kontaktas förvaltningens registrator. Externposten Fullmakt ska lämnas till registrator så att hon/han kan öppna post adresserad direkt till tjänsteman eller förtroendevald. Den som inte lämnar fullmakt för att öppna personadresserad tjänstepost måste i princip finnas tillgänglig varje dag för att öppna posten. Postsortering och postdistribution köps av kommunposten, med Posten Sverige som under-entreprenör av sorteringen. En förutsättning för en fungerande postdistribution är att posten adresseras på rätt sätt Elektronisk post Om ett meddelande, som finns registrerat i en myndighets elektroniska brevlåda, blir att betrakta som allmän handling avgörs med ledning av bestämmelserna i Tryckfrihetsförordningen (TF). Ett meddelande, som kommer in till en myndighet via elektronisk post (e-post) blir enligt huvudregeln allmän handling i samma stund som det blir tillgängligt för innehavaren av den elektroniska brevlådan i läsbar form. I den mån meddelandet fortfarande finns kvar och utgör offentlig allmän handling måste det på begäran lämnas ut. Var och en som sänder eller tar emot e-post måste självständigt kunna bedöma om en handling som kommer in till myndigheten eller sänds därifrån är en allmän handling enligt TF eller internt meddelande, minnesanteckning eller dylikt. 12

26 Förstudierapport 26(48) Påverkan elektronisk posthantering vid införande av Mina Meddelanden Vid införande av Mina Meddelanden kommer det initiala erbjudandet till kommunens invånare att vara enkelriktad kommunikation i form av meddelanden som sänds mellan kommunen och privatpersoner/företag. De riktlinjer som finns uppsatta för hantering av elektronisk post ska följas avseende diarieförings- och arkiveringsfrågor. I planen för framtidens Mina Meddelanden finns även dubbelriktad kommunikation, där privatpersoner och företag ska kunna kommunicera med kommunen inom ramen för ett och samma ärende. Arbetet med att utreda och utveckla lösningen med dubbelriktad kommunikation pågår och en prognos för införande är satt till Påverkan på kommunens regelverk för posthantering bör analyseras vidare när förutsättningarna för införande av dubbelriktad kommunikation är klara. Diarieförings- och arkiveringsfrågor ska tas med i beaktandet när denna möjlighet öppnas upp.

27 Förstudierapport 27(48) 5. ANALYS AV NYTTOR UPPSALA KOMMUN I detta kapitel görs en analys av de nyttor som en anslutning till Mina Meddelanden kan komma att innebära för Uppsala kommun och dess medborgare. De tydligaste nyttorna som identifierats under framtagningen av Mina Meddelanden kan delas upp utifrån olika perspektiv; nytta för den enskilde (privatperson och företag), nytta för samhället och nytta för den anslutna offentliga aktören (stat/kommun/landsting). Här behandlas de identifierade nyttorna för enskilda privatpersoner/företag i Uppsala samt för Uppsala kommun. Källa: Nyttor Mina Meddelanden, se källförteckning. 5.1 Nyttor för den enskilde (privatpersoner och företag) Tryggt och säkert I Mina Meddelanden är säkerheten högre än för vanlig e-post och papperspost. All känslig information skyddas så att bara den som är behörig kan nå och läsa innehållet. För ett företag innebär det att det går att utse vilka personer inom företaget som ska ha åtkomst, enbart den som fått behörighet att läsa företagets meddelanden kan komma åt dem. Kontrollen i FaR kring vem som är behörig mottagare för ett meddelande ger en högre säkerhet och trygghet i att meddelandet når rätt mottagare jämfört med utskick via papper.

28 Förstudierapport 28(48) Snabbt och enkelt Ett meddelande som skickas via Mina Meddelanden når mottagaren snabbare än vid vanlig postgång för pappersutskick. När det gäller anslutning till tjänsten så behöver användaren bara ange och ändra sina kontaktuppgifter på ett ställe och blir då nåbar för alla de myndigheter eller företag som är anslutna till e-brevlådan. Handläggningstiden för ett ärende kan kortas och användaren kan därmed få beslut eller besked snabbare än vid traditionell pappershantering. Tillgängligt Tjänsten är tillgänglig dygnet runt och användaren nås av meddelandet kort efter att det skickas från avsändaren. Användaren loggar in i Mina Meddelanden via sin brevlådeoperatör, beroende på operatörens utbud kan användaren logga in via operatörens webbplats alternativt även via en app i telefonen. Inloggningen sker med hjälp av e- legitimation 13. Har man mobil e-legitimation kan man nå sin post i e-brevlådan var man än är och när man än vill på dygnet, så snart posten kommit in. Historiken sparas i e-brevlådan och ger möjlighet till en strukturerad arkivering av informationen för varje användare. Billigt Användaren slipper lägga tid på att hantera papper och behöver inte betala frimärke/porto för att skicka sitt meddelande. Även själva tjänsten är kostnadsfri och kan när som helst sägas upp om man vill ha myndighetsposten pappersvägen istället. Miljövänligt Den elektroniska hanteringen minskar pappersförbrukning och distribution och sänker kostnaderna så att medlen istället kan användas till samhällets gemensamma service. Genom att undvika brev och bud gör man miljön en stor tjänst. Många upplever det som svårt att agera miljövänligt men vill gärna bidra till en hållbar utveckling för miljön. Införandet av Mina Meddelanden ger en samlad hantering av individens eller företagets kommunikation med myndigheter och olika företag. Detta blir ett tydligt och miljövänligt alternativ för medborgare som har minskad miljöpåverkan som en högt värderad nytta. 13

29 Förstudierapport 29(48) Referensundersökning av nytta I en nationell undersökning 14 som genomfördes våren 2012 angående Mina Meddelanden så fick privatpersoner svara på vilka nyttor som värderades högst. Urvalet bestod av st privatpersoner i Sverige. Det är rimligt att anta att värderingen är representativ även för invånarna i Uppsala kommun. MINA MEDDELANDEN HÖGST VÄRDERADE NYTTOR 82 % Få meddelanden snabbare 81 % Öka myndigheternas effektivitet 75 % Kunna nå meddelandena när det passar 74 % Minska miljöpåverkan 69 % Kunna nå meddelandena på olika ställen 5.2 Nyttor för kommunen I Uppsala kommuns styrdokument IVE (Inriktning, Verksamhet och Ekonomi) beskrivs de inriktningsmål som finns för alla områden där kommunen är verksam. Styrdokumentet anger att digitala tjänster ska vara norm vid kontakt med kommunens medborgare vilket stödjer införandet av Mina Meddelanden som tjänst för kommunens invånare. Vidare anges att alla som vistas i Uppsala kommun ska ha tillgång till så konkurrenskraftiga digitala tjänster som möjligt. Det finns en rad nyttor för kommunen vid en utökad användning av digitala tjänster. När det gäller kommunikation med invånare och företag via Mina Meddelanden kan följande nyttor identifieras: Låga portokostnader Användningen av Mina Meddelanden ger en lägre distributionskostnad för utskick. Kommunen skickar idag en stor mängd utgående brev (se kapitel Kartläggning brevutskick Uppsala kommun). Kalkylerad snittkostnad för elektronisk leverans är en bråkdel mot snittkostnad för utskick av pappersbrev, en omfördelning mellan dessa utskicksformer ger tydliga och direkta kostnadsbesparingar. 14 Se Referenser Källor; Mina Meddelanden - Övergripande presentation.

30 Förstudierapport 30(48) Snabbt Användningen av Mina Meddelanden för kommunikation med kommunens invånare innebär att kommunen kan delge information snabbare och med säkrare leveranser. En avlastning av vissa arbetsmoment ger en snabbare handläggningsprocess och ger därmed utrymme för ett bättre resursutnyttjande hos kommunen. Bättre datakvalitet En utökad digital hantering av kommunens kommunikation med medborgarna ger en högre datakvalitet och lägre registerhållningskostnader för t ex adress- och kontaktuppgifter. En tydlig process för handläggning och en automatisering av moment som vid traditionell handläggning kan tillåta olika tillvägagångssätt görs istället med kontinuitet vid digital hantering. Detta leder till en jämnare och högre kvalitet i sammanhållen data och ger därmed goda förutsättningar för spårbarhet och analys av historiska data. Möjlighet till kvalitetssäkring av data ges vilket innebär att en systematisk kontroll av data kan göras och eventuella brister kan åtgärdas. Effektivare verksamhet Genom att erbjuda kommunens invånare riktad och personlig information i specifika ärenden via Mina Meddelanden kan flera effektiviseringsvinster uppnås i verksamheten. De kontakter som invånare tar med kundcenter och som syftar till att enbart kontrollera ett ärendes status kan med hjälp av Mina Meddelanden minskas avsevärt. Detta leder till minskad handläggning av ärenden som i många fall är svåra för kundservicemedarbetare att finna svaret på eller som tar mycket tid i anspråk att besvara. Delgivning av information till kommunens invånare i fasta processer som idag kräver en betydande arbetsinsats av kommunens tjänstemän kan automatiseras och istället delges via Mina Meddelanden. Detta frigör tid för mer kvalificerat handläggningsarbete i kommunala ärenden och kortar ledtiderna i hanteringen. Vidare kan verksamheten samordna och få en bättre överblick över dialogen med medborgarna med hjälp av Mina Meddelanden. I förlängningen kan informationsglapp eller överlappande informationsgivning reduceras vilket leder till en effektivare verksamhet. En effektivare hantering leder i sin tur till en bättre kvalitet i tjänsterna. Miljövänligt En viktig del i Uppsala kommuns målsättning när det gäller miljöfrågor är ett ansvarsfullt resursutnyttjande genom en förbättrad hushållning med energi. För att nå miljömålen är förändringar i konsumenternas beteende nödvändigt. Genom att främja ny teknik vill kommunen underlätta för människor att i sitt vardagsliv och i sin yrkesroll minska miljöbelastningen. 15 Användningen av Mina Meddelanden för privatpersoner och företag stödjer detta mål genom minskad förbrukning av papper och logistiska resurser kring manuella brevutskick. 15 Se Referenser Källor; Uppsala kommuns styrdokument IVE

31 Förstudierapport 31(48) Ökad service De målgrupper som berörs vid anslutningen till Mina Meddelanden kommer att kunna få nya vägar i mötet med kommunen. Detta ger en större valfrihet för den enskilde och breddar kommunens serviceutbud för kommunikation med medborgare och företag. Samhällsekonomiska vinster Användningen av Mina Meddelanden och de nyttor som effektiviseringarna i hanteringen medför gynnar den enskilde medborgaren, företagen och kommunen i stort. Detta då frigjorda resurser kan användas inom andra delar av kommunens verksamhet.

32 Förstudierapport 32(48) 6. OMVÄRLD Tanken är att alla myndigheter, kommuner och landsting framöver ska kunna använda tjänsten Mina Meddelanden för att skicka meddelanden elektroniskt istället för pappersvägen till privatpersoner och företag. I uppstarten av tjänstens införande deltar tre kommuner i en pilot. I denna rapport redovisas erfarenheterna från två av dessa kommuner, Karlshamns kommun och Västerås Stad, se avsnitt 6.1. Båda dessa kommuner planerar att införa Mina Meddelanden under våren 2014 och har under 2013 förberett sig tekniskt inför lanseringen av tjänsten för sina medborgare. Under arbetet med denna förstudie har även kontakt tagits med SKL, Sveriges Kommuner och Landsting. SKL är en arbetsgivar- och intresseorganisation för landets kommuner, landsting och regioner. SKL deltar i arbetet med Mina Meddelanden och ger vägledning till kommuner som är intresserade av att övergå till att via en säker brevlåda kommunicera digitalt med medborgare och företag, se avsnitt Pilotkommuner Karlshamns kommun Karlshamns kommun strävar efter att det ska bli enklare för medborgare och företag att föra en dialog med kommunen. De vill ge invånarna valfrihet att själva bestämma hur de vill kommunicera med kommunen och de vill ligga i framkant när det gäller digitala tjänster. Av den anledningen har Karlshamns kommun valt att medverka som pilotkommun för Mina Meddelanden och målet är att under våren 2014 öppna upp ett första flöde för kommunikation med sina medborgare via tjänsten Förutsättningar I Karlshamns kommuns IT-strategi finns en vision om en öppen och flexibel ITinfrastruktur. Kommunen strävar efter leverantörsoberoende, att det ska bli enklare att dela information och att skapa goda förutsättningar för att möjliggöra e-tjänsteutveckling, Anslutningen till Mina Meddelanden passar väl in i kommunens IT-strategi och Karlshamns kommun ser även samordningsvinster med en pågående upphandling av ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem samt en ny e-tjänsteplattform Tillvägagångssätt Karlshamns kommun har valt ett enskilt flöde att starta anslutningen med. Flödet är en del av kommunens serveringstillståndsflöde och handlar om Anmälan om serveringsansvarig personal. Flödet är valt utifrån följande kriterier; det är ett relativt enkelt flöde befintlig blankett har begränsad informationsmängd

33 Förstudierapport 33(48) återkopplingen kräver ingen politisk handling eller politiskt beslut det är ett återkommande flöde som används av de som redan har serveringstillstånd det finns stora effektiviseringsvinster i att underlätta hanteringen av detta, både för användare och för kommunen handläggare och användare är positiva till utvecklingen av tjänsten Vid utvecklingen av flödet har Karlshamns kommun utgått ifrån medborgarperspektivet och prioriterat att designa flödet så att det blir så enkelt som möjligt för företagaren att skicka in de uppgifter som behövs. Karlshamns kommun har byggt en prototyp för flödet som varit ute på remiss hos användarna, prototypen har byggts i samarbete med handläggare och användare. Prototypen fungerar redan som e-tjänst på kommunens webbplats men är ännu inte kopplad till Mina Meddelanden Realisering Inför anslutningen till Mina Meddelanden har Karlshamns kommun undersökt vilka tekniska förutsättningar de har för en implementering av tjänsten. I början av 2014 ska beslut tas kring förmedlartjänster och kanalväxlar. De ska även ta ställning till huruvida de själva ska utveckla i ett fristående tjänstelager eller att anslutningen byggs in i deras nya ärendehanteringssystem. En frågeställning att beakta är om Mina Meddelanden ska knytas helt och hållet till ärendehanteringssystemet eller som en slags växel bredvid? Faktorer som påverkar ovanstående beslut är även en pågående upphandling av e-tjänsteplattform. När denna upphandling är slutförd räknar de med att de sista pusselbitarna är på plats. En viktig fråga för Karlshamns kommun är Var kommer Mina Meddelanden naturligast in i våra flöden?. De ser anslutningen till Mina Meddelanden, förvärvet av ett nytt ärendeoch dokumenthanteringssystem samt den nya e-tjänsteplattformen som en bra grund för Karlshamns kommun att få ett centralt nav för flöden när det gäller både formella och informella ärenden. Ännu återstår dock ett antal beslut och vägval innan strukturen för anslutningen till Mina Meddelanden är färdigställd Västerås Stad Förutsättningar Västerås Stad beskriver i sin IT-strategi hur medborgaren går från konsument till producent i e-förvaltningsutvecklingen. För att möta medborgarnas framtida behov är utvecklingen av e-tjänster viktig. Av den anledningen har Västerås Stad valt att medverka som pilotkommun för Mina Meddelanden och målet är att under våren 2014 öppna upp ett första flöde för kommunikation med sina medborgare via tjänsten. När det gäller förutsättningar inom IT-verksamheten för Västerås Stad så har verksamheten under 2013 övergått från intern drift till att hanteras av en extern leverantör och all data från

34 Förstudierapport 34(48) kommunens tidigare system har migrerats under året. I den nya strukturen finns beställarkompetensen samlad hos Västerås Stad och de ansvarar för att bevaka driftsavtalet, övriga IT-avtal samt att förvalta infrastrukturen över tid Tillvägagångssätt Västerås Stad har utgått ifrån tre steg i förberedelsearbetet inför anslutning till Mina Meddelanden: Identifiera berörda verksamhetsprocesser och system Identifiera funktioner som saknas infrastrukturellt Analysera förutsättningar för att designa nya flöden Västerås Stad har valt att avgränsa piloten till ett enda flöde; ansökan om utskänkningstillstånd och delgivning av beslut kring detsamma. Motiveringen till att välja detta flöde är att det finns en naturlig ingång via verksamt.se 16 som tillhandahåller färdigifyllda blanketter via sin e-tjänst för utskänkningstillstånd. Trots att flödet bedöms som komplext av de anställda i den kommunala verksamheten vill Västerås Stad att denna funktion på sikt ska fungera med en högre grad av automatik. Utgångspunkten är att acceptera ett parallellt flöde initialt och tanken är att det personliga mötet ska kompletteras med digitala fördelar. Det är viktigt att infrastrukturen svarar upp mot kommande krav. Nya flöden ska kunna designas och då måste infrastrukturen runt dessa fungera Realisering Vid anslutningen till Mina Meddelanden involverar Västerås Stad sin tjänsteplattform samt ärendehanteringssystemet för kommunens medborgardialog. Avsikten är att Västerås Stads kontaktcenter ska kunna se ärendestatus och kunna svara på frågor om alla delar av kommunens ärenden gentemot medborgaren. Flödet kommer att sättas upp enligt följande process vid anslutning till Mina Meddelanden: 1. Blankett fylls i av medborgaren via sidan Ansökan går till SHS Ansökan slussas från SHS till Västerås Stad a. I steg 1: från verksamt.se till mailbrevlåda b. I steg 2: ärendet kommer in till ärendehanteringssystemet. c. I steg 3: ärendet kommer in till verksamhetssystemet (Alk-T). 4. Ansökan behandlas hos Västerås Stad 16 Verksamt.se är en webbplats där myndigheterna Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket tillhandahåller information och e-tjänster för personer som ska starta eller som redan driver företag, 17 SHS Spridnings och HämtningsSystem. SHS (Spridnings- och Hämtningssystem) är ett koncept för säkert och pålitligt utbyte av information mellan offentliga organisationer.

35 Förstudierapport 35(48) 5. Delgivningsbeslut går till avtalad förmedlartjänst, kontroll görs mot FaR 6. Delgivningsbeslutet skickas ut a. Alternativ 1: via Mina Meddelanden. b. Alternativ 2: via pappersutskick. Piloten ska vara tekniskt färdigställd i slutet av mars och därefter går de första meddelandena ut till ansökande företag. Piloten kommer att utvärderas genom en jämförelse med nuvarande manuella rutin för utskänkningstillstånd. Utvärderingen syftar till att se vilka resultat som uppnås utifrån parametrarna kvalitet, kostnad, tid. Angreppssättet från Västerås Stad är att börja med att sätta upp de tekniska förutsättningarna och skapa ett fungerande exempelflöde för hanteringen av kommunikation i Mina Meddelanden. När denna grund finns på plats tar verksamheten nästa steg för att analysera och prioritera vilka flöden som ska anslutas härnäst Råd och tips De råd och tips som Västerås Stad vill förmedla vid anslutning till Mina Meddelanden är: Starta verksamhetsförändringsprojekt tidigt. Identifiera ingångarna och deras fokalpunkt behandla dem på ett likartat sätt oavsett om ingången är lokal, regional eller nationell. Identifiera en utgång och gör den tillgänglig. Tänk del av helhet Mina Meddelanden är en del av en framtida infrastruktur, det är viktigt att hamna rätt från början för att undvika fallgropar i den framtida utbyggnaden. 6.2 Sveriges Kommuner och Landsting SKL Under våren 2014 startar SKL en nationell förstudie om förutsättningarna för att införa Mina Meddelanden. Bakom förstudien står SKL och Föreningen Sambruk. Ca 10 st kommuner kommer att delta i den gemensamma förstudien och Uppsala kommun är inbjuden att medverka. Syftet med förstudien är att ge kommuner och landsting beslutsunderlag och vägledning för att påbörja arbetet med anslutning till Mina Meddelanden Nationell förstudie om Mina Meddelanden Förstudiens syfte Förstudiens syfte är att ge kommuner och landsting beslutsunderlag och vägledning för att påbörja ett arbete för anslutning till Mina Meddelanden. Förstudien ska även ge förslag till

36 Förstudierapport 36(48) ytterligare aktiviteter som behövs och förtydliga det stöd SKL behöver ge för att det förväntade läget 2015 nås Genomförande Förstudien genomförs i samverkan mellan SKL, Föreningen Sambruk och projektet Mina Meddelanden på Skatteverket. Alla kommuner och landsting som är intresserade av att genomföra en förstudie kring Mina Meddelanden erbjuds möjlighet att göra detta i ett gemensamt arbete. Genom ett aktivt deltagande i förstudien, skapas en bättre förståelse och förankring i verksamheten inför nödvändiga förändringar och varje deltagare får tillgång till bra beslutsunderlag för införande av Mina Meddelanden Leveranser Leverans 1 Beslutsunderlag och vägledning och till kommuner och landsting Beslutsunderlag och vägledning till kommun- och landstingsledningar som stöd i att fatta beslut om att starta pilotprojekt för anslutning till Mina Meddelanden. Förstudien ska belysa följande områden: Nulägesanalys Utredning av ärendetyper, målgrupper, kostnader, berörda verksamhetssystem, leverantörer Analys kring säker digital kommunikation Fördelar och nackdelar med identifierade möjligheter. Förslag på förberedelser för anslutning samt kostnads- och nyttoanalys Lämpliga flöden för digitalisering, juridiska aspekter, analys av kostnader och nyttoeffekter. Tillvägagångssätt och budgetbehov för pilotprojekt. Teknisk analys Rekommendation kring utveckling eller upphandling av kanalväxel och förmedlingstjänster. Analys av Kammarkollegiets och SKL Kommentus planerade upphandlingsarbete för tekniska komponenter, analys av samverkansvinster. Leverans 2 Förslag till ytterligare aktiviteter för att stödja införande och anslutning Förslag till ytterligare aktiviteter för att uppnå det förväntade läget Dels förslag på aktiviteter som med fördel bör genomföras gemensamt t.ex. under ledning av SKL och dels förslag till övergripande realiseringsplaner för deltagande kommuner och landsting. Förstudien ska belysa följande områden: Organisation, roller, ansvar, finansiering 18 I SKLs handlingsplan Digitala vägen till morgondagens välfärd finns följande förväntade läge för säker digital kommunikation 2015: Samtliga kommuner, landsting och regioner erbjuder privatpersoner och företag möjlighet att motta integritetskänsliga meddelanden via en säker digital brevlåda i slutet av 2015.

37 Förstudierapport 37(48) Förslag på aktiviteter för att uppnå det förväntade läget 2015 med beskrivning av organisation, roller, ansvar och förslag till finansiering. Kommunikation Bilande av nätverk för kommuner och landsting i SKLs regi Tidplan Uppdraget ska vara slutfört senast fyra kalendermånader efter projektstart Uppsala kommuns medverkan I slutet av januari 2014 håller SKL och Föreningen Sambruk ett informationsmöte om den gemensamma förstudien kring kommuners förutsättningar för att införa Mina Meddelanden. Vid mötet presenterar e-delegationen sin övergripande vision och helhetsbild för offentlig sektors digitala möte med medborgarna. Informationsmötet kommer att innehålla en presentation av förstudiens upplägg, genomgång av den myndighetsgemensamma tjänsten Mina Meddelanden, erfarenheter från andra organisationer som påbörjat arbetet samt information från Skatteverket. Uppsala kommun planerar att delta på det första informationsmötet och kommer efter det att fatta beslut kring eventuell medverkan i förstudien. 6.3 Projektet Språnget Språnget är ett samarbetsprojekt mellan tre myndigheter som syftar till att medvetandegöra medborgarna kring användning av e-legitimation och e-tjänster, att tydliggöra nyttan och att öka användningsgraden. Myndigheterna Skatteverket, Bolagsverket, Tillväxtverket arbetar inom detta projekt med olika initiativ för att föra fram e-tjänster och vilka fördelar användningen av digitala tjänster har. Under våren 2014 kommer det inom ramen för projektet att genomföras en marknadsföringskampanj för att få så många som möjligt att ansluta till Mina Meddelanden. Frågeställningarna inför denna kampanj har bland annat varit: Hur ska man få medborgare att ändra ett invant beteende och ansluta till Mina Meddelanden? Vilka målgrupper är mest lämpade/mottagliga?

38 Förstudierapport 38(48) 7. SAMMANFATTNING OCH REKOMMENDATION Inför anslutning till tjänsten Mina Meddelanden krävs ett antal förberedande åtgärder inom Uppsala kommun. Det handlar om tekniska förberedelser, beslut om förmedlaralternativ, val av flöde/n vid uppstart, planering av kommunikationsinsatser vid införande, att bevaka kopplingar till andra projekt m.m. När det gäller de tekniska förutsättningarna för anslutning till Mina Meddelanden är det tydligt att beslutet kring förmedlaralternativ är ett viktigt vägval. Förstudien visar att det förmedlaralternativ som ter sig lämpligast för Uppsala kommun är alternativet att uppdra åt en extern aktör att ta hand om meddelandet direkt från verksamhetssystemet alternativt från en intern förmedlartjänst. I kartläggningen av Uppsala kommuns kostnader för pappersutskick finns information om total volym och vilka kontor/enheter som använder pappersutskick i hög grad idag. Genom att lägga till parametrar såsom målgruppens inställning till digitala tjänster, mottagandeorganisationens mognad och vilken teknisk lämplighet som föreligger ges en indikation på lämpliga områden/flöden att inledningsvis koppla till tjänsten. Ett kontor där volymen på brevutskick är stor är kontoret för samhällsutveckling (KSU). KSU hanterar bl a flera olika skeden inom bygglovprocessen, detaljplanering, m.m. KSU har väl lämpade målgrupper och mottagandeorganisationen är positivt inställd inför en anslutning till tjänsten. För Uppsala kommun och dess medborgare kan en framtida anslutning till Mina Meddelanden ge åtskilliga positiva effekter. För den enskilde medborgaren är snabbhet och tillgänglighet viktiga egenskaper i denna typ av tjänst och för kommunen finns det till exempel nyttor i form av kostnadsbesparingar och effektiviseringsmöjligheter för verksamheten. Förstudiens rekommenderade aktiviteter i nästa steg är: att Uppsala kommun medverkar i den nationella förstudie som ska startas upp av SKL och Föreningen Sambruk för att få ytterligare kunskap inför anslutning till Mina Meddelanden. att kopplingar, beroenden eller samordningsvinster gällande andra projekt eller aktiviteter inom samma område ges hög prioritet och behandlas direkt i kravställningsfasen. att en fördjupad teknisk utredning genomförs. Redovisar/utgör underlag för; o tekniska förutsättningar för aktuella verksamhetssystem o beslut om förmedlaralternativ o upphandlingsbehov att göra en samlad analys inför projektstart. Analysen bör, utöver resultatet från den fördjupade tekniska utredningen, innehålla förstudiens redovisade kostnadsbärare för porto samt påvisad lämplighet i målgrupp och mottagarorganisation. Detta för att avgöra vilka flöden som inledningsvis ska ansluta till tjänsten och för att utgöra underlag för upprättande av en anslutningsplan.

39 Förstudierapport 39(48) REFERENSER Referenspersoner Möten och intervjuer Linus de Petris IT-strateg, Karlshamns kommun Kenneth Ekstedt Processledare, Ekonomicenter, Uppsala kommun Nils Flemström IT-arkitekt, Teknik & service, Uppsala kommun Anna Gillquist Projektledare Mina Meddelanden, Sveriges Kommuner och Landsting SKL Lars-Ove Karlsson Teamledare, Kommuntryckeriet, Uppsala kommun Gunilla Larsson Systemförvaltare, Teknik & service, Uppsala kommun Peter Mannerhagen IT-arkitekt, Västerås Stad John Strömfors Produktionsledare, Kommunpost, Uppsala kommun Övriga referenspersoner Hans-Åke Andersson, Teknik & service, Uppsala kommun Carina Falk, Posten AB Åsa Fredriksson, Stadsarkivet, Uppsala kommun Marina Janserius, Vård & bildning, Uppsala kommun Lissi Kalin, Kontoret för Samhällsutveckling, Uppsala kommun Barbro Rinander, Stabsledning KSU, Uppsala kommun Lena Scheidman, Teknik & service, Uppsala kommun Jessica Tollinger, Kontoret för Barn, ungdom och arbetsmarknad, Uppsala kommun

40 Förstudierapport 40(48) Källor Alternativ för implementation Mina Meddelanden lternativ+f%c3%b6r+implementation.pdf Anslutningsprocessen Mina Meddelanden nslutningsprocessen.pdf Behovsanalys Privatpersoner Mina Meddelanden ehovsanalys+privatperson+-+mfs+etapp3+slutrapport.pdf Karlshamns kommun presentation pilot Mina Meddelanden Mina Meddelanden övergripande presentation ina+meddelanden+-+%c3%b6vergripande+presentation.pdf Nyttor Mina Meddelanden SKLs handlingsplan för e-samhället False Statens offentliga utredningar 2005:119 e-tjänster för ett enklare och öppnare samhälle Uppsala kommun IVE (Inriktning, Verksamhet, Ekonomi) Ekonomi/ Verksamhetens krav Begreppsmodell Mina Meddelanden egreppsmodell.pdf

41 Förstudierapport 41(48) Västerås Stad presentation pilot Mina Meddelanden 16+V%c3%a4ster%c3%a5s+Peter+Mannerhagen.pdf Referensdokument till förstudie Digital agenda Näringsdepartementet Tekniska tjänstekontrakt API ekniska+tj%c3%a4nstekontrakt+-+api.pdf Teknisk översikt Myndigheter och förmedlare knisk+%c3%b6versikt+myndigheter+och+f%c3%b6medlare.pdf

42 Förstudierapport 42(48) BILAGOR Bilaga 1 Förteckning över e-tjänster inom Uppsala kommun Kontakt - Sök personal och arbetsplatser - Sök i kommunens diarium - Sök politiker Bibliotek - bibli.se (för att söka, låna om eller reservera bok och media, boka dator med mera) Bostad & byggande - Beställ utdrag ur fastighetsdatabasen - E-tjänster för Bostad & byggande o Beställ blankett för tomt & småhuskö o Beställ energibroschyrer o Beställ fastighetsinformation o Beställ lägeskontroll o Beställ utstakning o Diarium, sök bland registrerade ärenden o Sök bland gjorda radonmätningar i miljökontorets register Konsumentinformation - Fråga Konsument Uppsala Fritid & kultur - Interbook (samlingsportal för föreningslivet, sök förening, anläggning eller lediga lokaler) - Sök i tillgänglighetsguiden - Sök i föreningsregistret Kartor - Sök bland kartor och flygfoton Lediga jobb - Sök lediga jobb Näringsliv & företag - Sök bland aktuella upphandlingar - Hitta ledig mark och lokal - Sök i företagarregistret - Registrera livsmedelsverksamhet

43 Förstudierapport 43(48) Skola & förskola - ebarnungdom - Beräkna barnomsorgsavgift - Hitta & jämför pedagogisk verksamhet - Läxhjälp - Beställ betyg - Sök till gymnasiet Vård & omsorg - Beräkna vård- och omsorgsavgift

44 Förstudierapport 44(48) Bilaga 2 Förutsättningar IT, Uppsala kommun / Mina Meddelanden Handläggare Nils Flemström Digital myndighetspost Tekniskt perspektiv

45 Förstudierapport 45(48) 1. Inledning Detta dokument beskriver kortfattat vad digital myndighetspost skulle innebära för tekniska utmaningar för Uppsala kommun. 2. Sammanställning av kravbild I sin enklaste form så är digital myndighetspost inte så komplicerat. Ett verksamhetssystem skickar iväg ett brev till en person eller en organisation. Exempel: Personalsystemet skickar ett brev t.ex. lönespecifikation till en person Personalsystem Förmedlare Brevlåda 2.1 Digitalt eller papper? Det är kommunens ansvar att kontrollera hos Skatteverket om personen eller organisationen har en digital brevlåda. 2.2 Krav på pappersbrev Det är möjligt för en person eller en organisation att ha en brevlåda, men kräva pappersbrev ifrån vissa avsändare. 2.3 Kvittens Uppsala kommun måste säkerställa att alla brev har kommit fram till mottagaren. Det är kommunens ansvar att kontrollera status på ett meddelande hos förmedlaren. Eventuella fel måste rättas till manuellt. 2.4 Notifiering eller brev? Det är möjligt att skicka enkla meddelanden s.k. notifieringar istället för vanliga brev. Dessa notifieringar får inte innehålla känslig information och skickas ut direkt via SMS eller epost. 2.5 Dokumentformat Dokument är i XML-format och finns definierade i scheman. Två saker är viktiga att poängtera: Text måste vara i html-format eller vanlig text. Bilagor måste vara i PDF. Förslagsvis PDF/A.

46 Förstudierapport 46(48) 2.6 Signering För att förmedlaren ska veta att det är Uppsala kommun som är avsändaren så måste alla dokument signeras digitalt. Signeringscertifikat utfärdas av Steria. 2.7 Integration All integration sker via s.k. Webservices (WSDL, XSD och SOAP). Detta innebär att inga filer skickas utan man anropar tjänster online via internet. 2.8 Förmedlarens ansvar Vilka tjänster ska förmedlaren utföra? Ifrån ett tekniskt perspektiv så finns det tre nivåer: Kommunen agerar själv förmedlare (långsökt) Digitala brev (möjligt) Digitala brev och pappersbrev (möjligt) 2.9 Framtida tjänster Två framtida tjänster finns beskrivna, som man bör ta höjd för: 1. Dubbelriktad kommunikation möjlighet att svara på brev i sin brevlåda och meddelandet skickas tillbaka till avsändaren. 2. Ärendestatus möjlighet att se ärendestatus på de aktiva ärenden man har hos avsändaren (kommunen). 3. Analys Ett beslut måste fattas vilket ansvar förmedlaren ska ha. Det känns långsökt att kommunen själv ska agera förmedlare. Om förmedlaren inte ska skicka ut pappersbrev så måste respektive verksamhetssystem ansvara för detta. Ur ett tekniskt perspektiv är det därför fördelaktigt om förmedlaren ansvarar för digitala brev och vanliga pappersbrev. En stor utmaning kommer att vara att anpassa kommunens befintliga verksamhetssystem till att använda digital myndighetspost. Många (alla?) av systemen är upphandlade utan detta krav. Det blir ineffektivt om respektive verksamhetssystem ska hantera sina egna utskick. Det är fördelaktigt om man skapar en intern förmedlartjänst inom Uppsala kommun som hanterar alla utskick ifrån verksamhetssystemen. Då kan man tillgodose många av kraven på ett ställe istället för att göra det en gång för respektive verksamhetssystem. Dessutom får man löst kopplade system vilket är en fördel vid förändringar t.ex. byte av förmedlare eller ett verksamhetssystem. Det är ofta mindre kostsamt att anpassa en intern tjänst än att be en leverantör att anpassa ett upphandlat system enligt Uppsala kommuns behov

47 Förstudierapport 47(48) 4. Arkitektur med intern förmedlartjänst SMS Epost Brevlåda Brevlåda Brevlåda 4 Förmedlare Skatteverket Pappersbrev? 3 System? Signering Transformerar till rätt format(text och PDF) Kontroll av kvittens Felhantering (Dubbelriktad kommunikation) (Ärendestatus) 9 Intern förmedlartjänst 7 Manuell felhantering

Mina meddelanden. säker digital post från myndigheter och kommuner

Mina meddelanden. säker digital post från myndigheter och kommuner Mina meddelanden säker digital post från myndigheter och kommuner Digital myndighetspost till din säkra e-brevlåda. Traditionell myndighetspost till din folkbokföringsadress. Anslutna myndigheter och kommuner

Läs mer

Koncept och infrastruktur

Koncept och infrastruktur Mina meddelanden Mina meddelanden är en myndighetsgemensam tjänst som gör att privatpersoner och företag på ett säkert sätt kan få sin myndighetspost digitalt istället för på papper. Alla med e-legitimation

Läs mer

Innehåll. Om uppdraget Om Mina meddelanden Anslutning Hur fungerar det? Tillgängligt stöd Vad händer nu? Frågor

Innehåll. Om uppdraget Om Mina meddelanden Anslutning Hur fungerar det? Tillgängligt stöd Vad händer nu? Frågor Innehåll Om uppdraget Om Mina meddelanden Anslutning Hur fungerar det? Tillgängligt stöd Vad händer nu? Frågor Om uppdraget Skatteverket har ett regeringsuppdrag att följa upp statliga myndigheters anslutning

Läs mer

Mina meddelanden Förmedling av elektronisk post för myndigheter i Sverige

Mina meddelanden Förmedling av elektronisk post för myndigheter i Sverige Mina meddelanden Förmedling av elektronisk post för myndigheter i Sverige Teknisk översikt för brevlådeoperatörer Version 1.2 Mina meddelanden är en myndighetsgemensam e-posttjänst förvaltad av Skatteverket

Läs mer

Teknisk guide för brevlådeoperatörer. Annika Melin 2015-03-10 Version: 1.1

Teknisk guide för brevlådeoperatörer. Annika Melin 2015-03-10 Version: 1.1 Teknisk guide för brevlådeoperatörer Annika Melin 2015-03-10 Sida 1 av 21 Innehållsförteckning Inledning... 2 1 Dokumentinformation... 3 Syfte... 3 1.2 Avgränsningar... 3 1.3 Målgrupp... 3 1.4 Begrepp

Läs mer

Mina meddelanden. säker digital post från myndigheter och kommuner

Mina meddelanden. säker digital post från myndigheter och kommuner Mina meddelanden säker digital post från myndigheter och kommuner Skaffa en digital brevlåda och tjänsten Mina meddelanden och få post digitalt från bland annat Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och

Läs mer

Anna Gillquist Avdelningen för digitalisering SKL

Anna Gillquist Avdelningen för digitalisering SKL Anna Gillquist Avdelningen för digitalisering SKL 3 av 4 kommuner har inte påbörjat ett arbete för att ansluta till Mina Meddelanden Antal svarande: 224 kommuner Samverkansmöjligheter SKL och Sambruks

Läs mer

Mina meddelanden. Koncept och infrastruktur för säker myndighetsgemensam e-kommunikation till privatpersoner och företag

Mina meddelanden. Koncept och infrastruktur för säker myndighetsgemensam e-kommunikation till privatpersoner och företag Mina meddelanden Koncept och infrastruktur för säker myndighetsgemensam e-kommunikation till privatpersoner och företag 1 Innehåll övergripande presentation 1. Vårt uppdrag Mina meddelanden 2. Mina meddelanden

Läs mer

Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017

Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Datum Diarienummer Sara Duvner 2014-04-23 KSN-2014-0324 Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017 - Beslutad av kommunstyrelsen 9 april 2014 Postadress: Uppsala kommun,

Läs mer

Mina meddelanden för företag. säker digital post från myndigheter och kommuner

Mina meddelanden för företag. säker digital post från myndigheter och kommuner Mina meddelanden för företag säker digital post från myndigheter och kommuner Med tjänsten Mina meddelanden kan ditt företag ta emot post digitalt från myndigheter och kommuner istället för på papper.

Läs mer

Mina Meddelanden säker digital post Från vision till verkstad

Mina Meddelanden säker digital post Från vision till verkstad Mina Meddelanden säker digital post Från vision till verkstad Håkan Johansson Skatteverket Hakan.l.johansson@skatteverket.se 1 Vårt uppdrag - Mina meddelanden Vårt uppdrag är att skapa en ny infrastruktur

Läs mer

Lotta Ruderfors. Sambruk 2004 Jönköpings kommun. Projektkoordinator. Projektledare Metodansvarig processer Teamledare

Lotta Ruderfors. Sambruk 2004 Jönköpings kommun. Projektkoordinator. Projektledare Metodansvarig processer Teamledare Mina meddelanden Lotta Ruderfors Sambruk 2004 Jönköpings kommun Projektledare Metodansvarig processer Teamledare Projektkoordinator Projektledare Webbansvarig Information SKL/CeSam SKL CeSams handlingsplan

Läs mer

Verksamhetsplan med aktiviteter drifts- och servicenämnd 2014

Verksamhetsplan med aktiviteter drifts- och servicenämnd 2014 sid 1 (6) DRIFTS- OCH SERVICENÄMNDEN IT-enheten Tjänsteyttrande verksamhetsplan med aktiviteter för drifts- och servicenämnden Charlotta Bodin, 054 540 10 07 charlotta.bodin@karlstad.se 2014-01-07 Verksamhetsplan

Läs mer

Anslutning Mina meddelanden

Anslutning Mina meddelanden Anslutning Mina meddelanden FÖRSTUDIERAPPORT 1 Förord I oktober 2013 beslutade Regeringen som en del av sin e-förvaltningsstrategi, Med medborgaren i centrum, att även ge kommuner, landsting och regioner

Läs mer

På regeringens uppdrag i samverkan med e-delegationen

På regeringens uppdrag i samverkan med e-delegationen För Sverige i tiden Mina meddelanden Ett nytt nationellt adressregister En valfri säker e-brevlåda åt alla På regeringens uppdrag i samverkan med e-delegationen 1 Den enkla historien Vi erbjuder Privatpersoner

Läs mer

Nyttorealisering i praktiken e-tjänstutveckling Göteborgs Stad. Mimi Lopez e-tjänstprojektkoordinator

Nyttorealisering i praktiken e-tjänstutveckling Göteborgs Stad. Mimi Lopez e-tjänstprojektkoordinator Nyttorealisering i praktiken e-tjänstutveckling Göteborgs Stad Mimi Lopez e-tjänstprojektkoordinator Kort om mitt arbete Mimi Lopez, anställd i Göteborgs Stad. e-tjänstprojektkoordinator för e- tjänstutveckling

Läs mer

Att ansluta till Mina meddelanden En översikt

Att ansluta till Mina meddelanden En översikt Att ansluta till Mina En Version: 1.1 Att ansluta till Mina En Sida 1 av 21 Innehållsförteckning Till dig som funderar på att ansluta till Mina... 3 1 Vad är Mina?... 4 1.1 Medborgarperspektivet... 4 1.2

Läs mer

IT-Policy för Tanums kommun. ver 1.0. Antagen av Kommunfullmäktige 2013-03-18

IT-Policy för Tanums kommun. ver 1.0. Antagen av Kommunfullmäktige 2013-03-18 IT-Policy för Tanums kommun ver 1.0 Antagen av Kommunfullmäktige 2013-03-18 1 Inledning Tanums kommuns övergripande styrdokument inom IT-området är IT-Policy för Tanums kommun. Policyn anger kommunens

Läs mer

Anna Gillquist SKL CeSam. Lotta Ruderfors Sambruk

Anna Gillquist SKL CeSam. Lotta Ruderfors Sambruk Anna Gillquist SKL CeSam Lotta Ruderfors Sambruk AGENDA 10.00 10.15 Välkommen och inledning bakgrund till förstudien Anna Gillquist SKL 10.15 11.10 Förstudierapport - Anslutning till Mina meddelanden Anna

Läs mer

Mina meddelanden Stöddokumentation. Där du vill ha den När du vill ha den

Mina meddelanden Stöddokumentation. Där du vill ha den När du vill ha den Mina meddelanden Stöddokumentation Där du vill ha den När du vill ha den Stödtjänster i anslutningsarbetet Myndighet är intresserad Intern projektering Introduktionsmöte Anslutningsplanering Anslutningsprojekt

Läs mer

Anslutning Mina meddelanden

Anslutning Mina meddelanden Anslutning Mina meddelanden FÖRSTUDIERAPPORT 1 Förord I oktober 2013 beslutade Regeringen som en del av sin e-förvaltningsstrategi, Med medborgaren i centrum, att även ge kommuner, landsting och regioner

Läs mer

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering Introduktion till regeringsuppdraget automatiserad ärendehantering Innehåll 1. Inledning 1 Bakgrund 2 Syfte 3 2. Förberedelser 4 Intervjuer 5 Planera för processanalyser 6 Anlita seminarieledare 6 Rapportera

Läs mer

SKLCeSam Programområde Gemensamma tjänster & funktioner. Anna Gillquist

SKLCeSam Programområde Gemensamma tjänster & funktioner. Anna Gillquist SKLCeSam Programområde Gemensamma tjänster & funktioner Anna Gillquist Gemensamma mål för offentlig sektor SKL, e-delegationen och regeringen - Enklare vardag för privatpersoner och företag. - Smartare

Läs mer

RIKTLINJER. Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet

RIKTLINJER. Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet RIKTLINJER Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet RIKTLINJER 2 Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet. 1 Inledning Håbo kommuns övergripande styrdokument inom IT är IT-policy för Håbo kommun. Riktlinjer

Läs mer

E-faktura till offentlig sektor. Eva Lindblom Anderz Petersson Offentliga rummet 2 juni 2015 Visby

E-faktura till offentlig sektor. Eva Lindblom Anderz Petersson Offentliga rummet 2 juni 2015 Visby E-faktura till offentlig sektor Eva Lindblom Anderz Petersson Offentliga rummet 2 juni 2015 Visby ESV:s arbete kring e-handel och digitalisering E-handel i staten leda och samordna Effektivisera interna

Läs mer

STYRDOKUMENT Plan för IT-utveckling 2013-2015

STYRDOKUMENT Plan för IT-utveckling 2013-2015 Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 145, 2012-11-05 STYRDOKUMENT Plan för IT-utveckling 2013-2015 Plan för IT- utveckling 2013-2015 Innehåll BAKGRUND...2

Läs mer

KS 11 15 JANUARI 2014

KS 11 15 JANUARI 2014 KS 11 15 JANUARI 2014 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Duvner Sara Datum 2013-12-17 Diarienummer KSN-2013-1048 Kommunstyrelsen Fördelning av investeringsmedel för utveckling av e-tjänster till utveckling

Läs mer

Vatten och tillväxt. Dreamhack. Hockey

Vatten och tillväxt. Dreamhack. Hockey Vatten och tillväxt Dreamhack Hockey Kunden uppdragsgivaren Engagemang som privatperson Dagis, skola, äldrevård, vatten & avlopp, vårdcentral, avfall, fastighet etc. Engagemang som företagare Tillstånd

Läs mer

Riktlinjer för IT i Halmstads kommun

Riktlinjer för IT i Halmstads kommun Riktlinjer för IT i Halmstads kommun VER 1.0 Innehåll Bakgrund...3 Syfte...3 Drivkrafter för IT i Halmstads kommun...3 Övergripande inriktning...4 Inriktning för kommunens IT-engagemang...5 Service...5

Läs mer

E-tjänst över näringsidkare

E-tjänst över näringsidkare E-tjänst över näringsidkare Slutrapport Datum: 2011-01-27 Version: 1.0 Upprättad av: Monica Grahn Innehållsförteckning 1. E-tjänst över näringsidkare noden...1 1.1 Sammanfattning 1 1.2 Bakgrund 1 2. Användningsfall...1

Läs mer

Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013

Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013 Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv Innehåll 1 Bakgrund och beroenden... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Kopplingar till andra e-arkivinitiativ... 5 2 Hämtat från projektdirektivet för earkiv... 7 2.1 Syfte...

Läs mer

KS 10 9 APRIL 2014. Öppna data i Uppsala kommun. Kommunstyrelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta

KS 10 9 APRIL 2014. Öppna data i Uppsala kommun. Kommunstyrelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta KS 10 9 APRIL 2014 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Duvner Sara Landström Huss Maria Datum 2014-04-01 Diarienummer KSN-2014-0323 Kommunstyrelsen Öppna data i Uppsala kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen

Läs mer

Tjänster för elektronisk identifiering och signering

Tjänster för elektronisk identifiering och signering Bg eid Gateway och Bg PKI Services Tjänster för elektronisk identifiering och signering En elektronisk ID-handling är förutsättningen för säker och effektiv nätkommunikation. I takt med att tjänster blir

Läs mer

Redovisning av resultat

Redovisning av resultat Redovisning av resultat Tillståndshantering för färdtjänst NU- och BÖR- lägeskartläggning samt effekter Jan Törnebohm o Susanne Ribbing, 2009-04-20 Redovisning Den valda exempeltjänsten bakgrund och syfte

Läs mer

Vad innebär elektronisk fakturering? Kerstin Wiss Holmdahl 28 november 2005

Vad innebär elektronisk fakturering? Kerstin Wiss Holmdahl 28 november 2005 Vad innebär elektronisk fakturering? Kerstin Wiss Holmdahl 28 november 2005 1 E-handel och e-fakturering i kommuner och landsting Sveriges Kommuner och Landsting (Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet

Läs mer

* Skatteverket. Skatteverkets Kanalstrategi

* Skatteverket. Skatteverkets Kanalstrategi * Skatteverket Skatteverkets Kanalstrategi Framtagen av Charlotte Rylander 2010 * Skatteverket 2(8) Kanalstrategi 1 INLEDNING Skatteverkets långsiktiga mål är att medborgare och företag har förtroende

Läs mer

Preliminär projektdefinition Bygglovsleveranser 2010-04-09/bj

Preliminär projektdefinition Bygglovsleveranser 2010-04-09/bj INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BAKGRUND... 2 2. SYFTE... 2 3. MÅL... 3 4. OMFATTNING OCH RESULTAT... 4 5. KOPPLINGAR TILL OCH BEROENDEN AV ANDRA PROJEKT... 5 6. PLAN FÖR GENOMFÖRANDE... 6 Sida 1 1. BAKGRUND Denna

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Handlingsplan 2013 ETT GEMENSAMT E-SAMHÄLLE I VÄRMLAND

Handlingsplan 2013 ETT GEMENSAMT E-SAMHÄLLE I VÄRMLAND Handlingsplan 2013 ETT GEMENSAMT E-SAMHÄLLE I VÄRMLAND Handlingsplan 2013 Den gemensamma nämnden Värmland var först i Sverige med att bilda en gemensam IT-nämnd för ett län, den 14 april 2010. Syftet med

Läs mer

Vässa IT-stödet i administrativa processer

Vässa IT-stödet i administrativa processer FOU-FONDEN FÖR FASTIGHETSFRÅGOR Vässa IT-stödet i administrativa processer ETT PILOTPROJEKT MELLAN UPPSALA KOMMUN OCH UPPSALAHEM 1 Förord Är det krångligt att införa nya IT-system i verksamheten? Är det

Läs mer

Kundkommunikation i förändring. en studie om svenska företags vanor och attityder till fysisk och elektronisk information

Kundkommunikation i förändring. en studie om svenska företags vanor och attityder till fysisk och elektronisk information Kundkommunikation i förändring en studie om svenska företags vanor och attityder till fysisk och elektronisk information Posten Meddelande Kundkommunikation i förändring 1 Förord Posten lever mitt i ett

Läs mer

IKT-strategi för Sjöbo kommun 2011-2014

IKT-strategi för Sjöbo kommun 2011-2014 1(5) IKT-strategi för Sjöbo kommun 2011-2014 Antagen av kommunstyrelsen den 17 augusti 2011 118 2(5) 1. Inledning 1.1 Bakgrund 2000 antogs en IT-strategi för åren 2000-2003. I strategin redovisades kommunens

Läs mer

Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det?

Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det? Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det? 2007-10-29 E-fakturaprojektet ESV Eva Wern Sören Pedersen Verva - Arena Program e-fakturaprojektet i svenska staten Val av standard för e-faktura

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 IT-STRATEGI FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antagen av fullmäktige 2003-09-15, 109 Inledning Informationstekniken har utvecklats till en världsomspännande teknik som omfattar datorer, telefoni,

Läs mer

Karlstads kommun e-plattform

Karlstads kommun e-plattform Karlstads kommun e-plattform Det ska bli bättre att vara medborgare i Värmlands kommuner Per-Erik Karlsson, projektledare Karlstad 2012-09-25 KARLSTADS KOMMUN E-tjänsteutveckling Innehåll Bakgrund Kriterier

Läs mer

SAMSET dagsläget sommaren 2003

SAMSET dagsläget sommaren 2003 SAMSET dagsläget sommaren 2003 Behovet av elektronisk identifiering och underskrifter Medborgarna och företag ett har stort behov av att kunna ta kontakt med myndigheter snabbt och enkelt. Med Internet

Läs mer

E-strategi för Skellefteå kommun

E-strategi för Skellefteå kommun 1 E-strategi för Skellefteå kommun 1. Sammanfattning Informationstekniken kommer att spela en mycket viktig roll för Skellefteå kommun i strävan att på ett effektivt och framgångsrikt sätt ge service till

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a 67 000

Läs mer

IT-strategi-Danderyds kommun 2010-2014

IT-strategi-Danderyds kommun 2010-2014 IT-strategi-Danderyds kommun 2010-2014 Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Beslutsdatum: 2010-09-27 Giltighetstid: 2010-09-27 t o m 2014-12-31 Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Diarienummer: KS 2010/0095 IT-strategi

Läs mer

Avdelningen för digitalisering Center för esamhället, SKL

Avdelningen för digitalisering Center för esamhället, SKL Avdelningen för digitalisering Center för esamhället, SKL Vård och omsorg Skola och lärande Näringsliv och arbete Samhällsbyggnad, transport och miljö Kultur, fritid och besöksnäring Demokrati och delaktighet

Läs mer

Samverka effektivare via regiongemensam katalog

Samverka effektivare via regiongemensam katalog Samverka effektivare via regiongemensam katalog Seminarium 4:6 Föreläsare: Michael Lööw, Linköpings Kommun Michael.Loow@linkoping.se Johan Zenk, Landstinget i Östergötland Ännu inget genombrott för e-legitimation

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling. IT-arkitektur och juridik blir återanvändbara byggblock

Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling. IT-arkitektur och juridik blir återanvändbara byggblock Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling IT-arkitektur och juridik blir återanvändbara byggblock Enklare Öppnare Effektivare Förälder Företagare Sjuk Nyanländ Arbetslös Student Bostadslös Efterlevande

Läs mer

E-program för Jönköpings kommun

E-program för Jönköpings kommun E-program för Jönköpings kommun Ks 2008:225 kommunfullmäktige kommunstyrelsen övriga nämnder E-program för Jönköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige 303 1 2 1 (7) E-program för Jönköpings kommun

Läs mer

Modern e-förvaltning...och hur Lemontree hjälper er att uppnå detta!

Modern e-förvaltning...och hur Lemontree hjälper er att uppnå detta! Modern e-förvaltning..och hur Lemontree hjälper er att uppnå detta! Bakgrund Problemen som många av Sveriges kommuner står inför idag är många: Omfattande krav på besparingar Andelen äldre som behöver

Läs mer

Här hittar du svar på några av de vanligaste frågorna om projektet Skolplattform Stockholm.

Här hittar du svar på några av de vanligaste frågorna om projektet Skolplattform Stockholm. Frågor och svar Här hittar du svar på några av de vanligaste frågorna om projektet Skolplattform Stockholm. Varför behövs en ny skolplattform? Skolans verksamhetssystem behöver förnyas. Dagens system är

Läs mer

Posthantering och annan överföring av sekretessbelagd och integritetskänslig information

Posthantering och annan överföring av sekretessbelagd och integritetskänslig information Koncernkontoret Enheten för informationssäkerhet informationssakerhet@skane.se Datum: 2012-11-05 Dnr: Dokumentförvaltare: Enheten för informationssäkerhet Koncernkontoret Dokumentets status: Beslutat Dokumentid:

Läs mer

Riktlinjer för sociala medier vid Försvarshögskolan

Riktlinjer för sociala medier vid Försvarshögskolan Riktlinjer 1 (7) 2011-09-21 Riktlinjer för sociala medier vid Försvarshögskolan 1 Riktlinjer i korthet 1.1 Riktlinjer för medarbetare vid Försvarshögskolan i allmänhet Medarbetare vid Försvarshögskolan

Läs mer

Leanlink Ao LKDATA. Teknik spåret. Föreläsare: Michael Lööw, Linköpings Kommun Michael.Loow@linkoping.se

Leanlink Ao LKDATA. Teknik spåret. Föreläsare: Michael Lööw, Linköpings Kommun Michael.Loow@linkoping.se Samverka effektivare via regiongemensam katalog Teknik spåret Föreläsare: Michael Lööw, Linköpings Kommun Michael.Loow@linkoping.se 1 Ännu inget genombrott för e-legitimation Moment 22 Inte intressant

Läs mer

Övergripande riktlinjer för IS/IT-verksamheten

Övergripande riktlinjer för IS/IT-verksamheten 1(7) 2004-03-19 Handläggare, titel, telefon Roger Eriksson, Teknisk IT-strateg, 011-151391 Peter Andersson, IT-strateg, 011 15 11 39 Övergripande riktlinjer för IS/IT-verksamheten Inledning De i Program

Läs mer

Avdelningen för digitalisering Center för esamhället, SKL

Avdelningen för digitalisering Center för esamhället, SKL Avdelningen för digitalisering Center för esamhället, SKL Vård och omsorg Skola och lärande Näringsliv och arbete Samhällsbyggnad, transport och miljö Kultur, fritid och besöksnäring Demokrati och delaktighet

Läs mer

Regionalt befolkningsnav Utgåva P 1.0.0 Anders Henriksson Sida: 1 (6) 2011-09-20. Projektdirektiv

Regionalt befolkningsnav Utgåva P 1.0.0 Anders Henriksson Sida: 1 (6) 2011-09-20. Projektdirektiv Anders Henriksson Sida: 1 (6) Projektdirektiv Regionala nav för identitetsuppgifter och hantering av autentiserings- och auktorisationsuppgifter Anders Henriksson Sida: 2 (6) 1 Projektnamn/identitet Regionala

Läs mer

Vad är en e-legitimation och hur kan den användas? Presentation vid Arena den 28 september 2007, Irene Andersson,

Vad är en e-legitimation och hur kan den användas? Presentation vid Arena den 28 september 2007, Irene Andersson, Vad är en e-legitimation och hur kan den användas? Presentation vid Arena den 28 september 2007, Irene Andersson, ID-handlingar i traditionell och elektronisk form Fysisk ID-handling Elektronisk ID-handling

Läs mer

En enklare förvaltning - till nytta för medborgare och företag

En enklare förvaltning - till nytta för medborgare och företag Offentliga rummet 2007-05-30 Bo Frändén bo.franden@verva.se 08-5505 5745 Grundfakta om VERVA Enrådighetsverk med ett råd Generaldirektör Lena Jönsson chef för myndigheten 6 Enheter Ca 100 anställda 60

Läs mer

Teknisk infrastruktur för nationell IT-strategi för vård och omsorg samt kommunal e-förvaltning

Teknisk infrastruktur för nationell IT-strategi för vård och omsorg samt kommunal e-förvaltning Teknisk infrastruktur för nationell IT-strategi för vård och omsorg samt kommunal e-förvaltning Presentation målbild, syfte och omfattning Sara Meunier Kurt Helenelund Version PA2 Svenska Kommunförbundet

Läs mer

Förslag från E-delegationens Förstudier. Plattform för esamhället Sambruk Vårkonferens 2012

Förslag från E-delegationens Förstudier. Plattform för esamhället Sambruk Vårkonferens 2012 Förslag från E-delegationens Förstudier Plattform för esamhället Sambruk Vårkonferens 2012 Vilka är med i E-delegationen? 16 mest IT-intensiva myndigheterna och SKL Vision 2020 Digitala välfärdstjänster

Läs mer

E-nämnden 2014. Verksamhetsplan

E-nämnden 2014. Verksamhetsplan Henrik Billström Sida: 1 (10) Verksamhetsplan Henrik Billström Sida: 2 (10) Innehåll Basfakta... 4 1.1 Godkännande av verksamhetsplanen, definitioner och bilagor... 4 1.2 Verksamheten, sammanfattning...

Läs mer

Beredningen för integritetsfrågor

Beredningen för integritetsfrågor Beredningen för integritetsfrågor Lie Lindström Handläggare 040-675 38 32 Lie.Lindstrom@skane.se BESLUTSFÖRSLAG Datum 2013-08-28 Dnr 1201732 1 (5) Beredningen för integritetsfrågor Patientens direktåtkomst

Läs mer

Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall. Vägledning från BEAst

Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall. Vägledning från BEAst Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall Vägledning från BEAst 9 maj 2014 Besparing med e-faktura www.beast.se www.ebuild.se info@beast.se Sida 1 1. Bakgrund De flesta är medvetna om att hanteringen

Läs mer

24-timmarsmyndigheten

24-timmarsmyndigheten DATUM RAPPORTNUMMER 11 februari 2004 PTS-ER-2004:7 ISSN 1650-9862 24-timmarsmyndigheten Innehåll Sammanfattning... 5 1 Uppdrag... 7 2 Genomförande... 7 2.1 Organisation och genomförande... 7 2.2 Huvudmål

Läs mer

Allmänna villkor. för Mina meddelanden. Bilaga 4 Servicenivåer (SLA) version 1.0 (Gäller fr.o.m. 2015-11-11)

Allmänna villkor. för Mina meddelanden. Bilaga 4 Servicenivåer (SLA) version 1.0 (Gäller fr.o.m. 2015-11-11) Allmänna villkor för Mina meddelanden Bilaga 4 Servicenivåer (SLA) version 1.0 (Gäller fr.o.m. 2015-11-11) 2 1. Bakgrund och syfte Skatteverket tillhandahåller en myndighetsgemensam infrastruktur för säkra

Läs mer

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: PROJEKTBESKRIVNING... 1

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: PROJEKTBESKRIVNING... 1 Dokument nr: Version: Status: Sida: 0.1 Utkast/Utgåva (1)7 Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Projektbeskrivning E-tjänst Särskilt boende Nummer för projekt Dokumentbeskrivning: Införa e-tjänst särskilt

Läs mer

Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden

Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden Revisionsrapport Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden Karlstads kommun Maria Jäger Cert. kommunal revisor Remmi Gimborn Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 1 Inledning...

Läs mer

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

Förenklad förstudie och samarbetsförslag Tjänsteskrivelse -02-21 KFN 2013.0096 Handläggare: Annelie Henriksson Förenklad förstudie och samarbetsförslag Sammanfattning Arbetet med införande av e-arkiv i Karlskoga kommun har påbörjats under hösten

Läs mer

IT-vision 2008 2011 för Örnsköldsviks kommun

IT-vision 2008 2011 för Örnsköldsviks kommun IT-vision 2008 2011 för Örnsköldsviks kommun Dokumenttyp Dokumentägare Kommunledningskontoret Dokumentnamn Program, IT-vision, handlingsplan och -utvecklingsplan Dokumentansvarig IT-chef Beslutad/Antaget

Läs mer

Policy och riktlinjer för E-förvaltning och IT-användning inom Falköpings kommun 2012 2014

Policy och riktlinjer för E-förvaltning och IT-användning inom Falköpings kommun 2012 2014 Policy och riktlinjer för E-förvaltning och IT-användning inom Falköpings kommun 2012 2014 Ledning och styrning av IT i kommunen Kommunen har sedan många år en central IT-avdelning med ansvar för drift

Läs mer

Inriktning och mål för kommunernas IT-samverkan

Inriktning och mål för kommunernas IT-samverkan Inriktning och mål för kommunernas IT-samverkan Nätverk 1 Föreläsare Christer Haglund, Sveriges Kommuner och Landsting Inriktning och mål för kommunernas IT-samverkan Verksamhet Ökat erfarenhetsutbyte

Läs mer

Rapport, Uppdrag angående förstudie avseende elektronisk upphandling, S2013/8859/RU (delvis) 1 Bakgrund

Rapport, Uppdrag angående förstudie avseende elektronisk upphandling, S2013/8859/RU (delvis) 1 Bakgrund KKV2002, v1.2, 2011-02-05 RAPPORT 2014-11-27 Dnr 759/2013 1 (12) Rapport, Uppdrag angående förstudie avseende elektronisk upphandling, S2013/8859/RU (delvis) 1 Bakgrund Konkurrensverket (KKV) övertog i

Läs mer

Svensk e-legitimation 2014-11-04

Svensk e-legitimation 2014-11-04 Svensk e-legitimation 2014-11-04 Varför byta e-legitimationssystem? Nuvarande ramavtal eid2008 gick ut 2012-06-30 - T.ex. nya ehälsomyndigheten, bildad 2013, kan inte avropa e- legitimationer. Efter ändring

Läs mer

Länsstyrelsernas gemensamma e-tjänster

Länsstyrelsernas gemensamma e-tjänster 24-TIMMARSUPPDRAGET Länsstyrelsernas gemensamma e-tjänster Håkan Jönsson hakan.jonsson@o.lst.se Verva 28 sept 24-TIMMARSUPPDRAGET 24-timmarsuppdraget är en del av ett antal regeringsuppdrag För alla länsstyrelser

Läs mer

Förstudie e-tjänst försörjningsstöd samt sms-avisering Projektplan. 2014-07-09 Version 0.2

Förstudie e-tjänst försörjningsstöd samt sms-avisering Projektplan. 2014-07-09 Version 0.2 Förstudie e-tjänst försörjningsstöd samt sms-avisering Projektplan 2014-07-09 Version 0.2 Versionshantering Datum Version Beskrivning Ändrat av 2014-06-26 0.1 Utkast Josephine Andersson 2014-07-01 0.2

Läs mer

Val av affärsprocess - vägledning

Val av affärsprocess - vägledning Val av affärsprocess - vägledning Syftet med detta dokument är att underlätta vid valet mellan SFTI:s olika affärsprocesser vid införande av e-handel. Detta görs genom att på en övergripande nivå förklara

Läs mer

Nyhetsbrev e-handel 1/5. Kontaktperson e-faktura

Nyhetsbrev e-handel 1/5. Kontaktperson e-faktura 1/5 Datum Ert datum Kontaktperson e-beställningar 2010-12-21 Kontaktperson e-faktura ESV Dnr 10-743/2009 Handläggare Peter Norén Er beteckning Nyhetsbrev e-handel Detta är ESV:s nyhetsbrev till kontaktpersoner

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Uppdrag att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter (N2013/5553/ENT)

Uppdrag att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter (N2013/5553/ENT) Uppdrag att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter (N2013/5553/ENT) Diarienummer: 1.2.2-2013-5222 Ovanstående uppdrag ska rapporteras till Tillväxtverket senast den 1 april 2014.

Läs mer

Nationella Initiativ kring e-förvaltning

Nationella Initiativ kring e-förvaltning Nationella Initiativ kring e-förvaltning Information om nuvarande och kommande nationella Initiativ kring e-förvaltning Ulf Palmgren Ulf.Palmgren@skl.se Lars Jerrestrand lars.jerrestrand@borasregionen.se

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Att samverka hur och varför. Anna Pegelow e-delegationen Anna Johansson - Tillväxtverket

Att samverka hur och varför. Anna Pegelow e-delegationen Anna Johansson - Tillväxtverket Att samverka hur och varför Anna Pegelow e-delegationen Anna Johansson - Tillväxtverket Grundläggande krav Myndighetsförordningen: 3 Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och

Läs mer

Sammanhållen hantering. En ansökan och ett beslut

Sammanhållen hantering. En ansökan och ett beslut Sammanhållen hantering En ansökan och ett beslut Bakgrund och syfte När det nuvarande studiestödssystemet infördes år 2001, valde CSN att varje studiestödsform skulle hanteras som separata ärenden (ärendeklasser).

Läs mer

Så påverkas leverantörerna av

Så påverkas leverantörerna av Så påverkas leverantörerna av elektronisk upphandling Presentation på e-inköpsdagen Stefan Jönsson 2009-05-12 Vad är tillväxtverket? Nutek (Verket för näringslivsutveckling) lades ned den 31 mars Den 1

Läs mer

Våra brevvanor 2013. Svenskarnas vanor och attityder till fysisk och elektronisk kommunikation Kortversion

Våra brevvanor 2013. Svenskarnas vanor och attityder till fysisk och elektronisk kommunikation Kortversion Våra brevvanor 2013 Svenskarnas vanor och attityder till fysisk och elektronisk kommunikation Kortversion Hela rapporten finns på posten.se/ brevvanor Om rapporten Posten har årligen sedan 2006 presenterat

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Strategi för IT- utveckling 2015

Strategi för IT- utveckling 2015 STYRDOKUMENT IT-strategi 2015 Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 145, 2012-11-05 Strategi för IT- utveckling 2015 Innehåll BAKGRUND...1 STATLIGA

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

Ärendehanteringssystem för Solna Stads Kundtjänst

Ärendehanteringssystem för Solna Stads Kundtjänst Ärendehanteringssystem för Solna Stads Kundtjänst Övergripande om kundtjänst Solna Stads kundtjänst ska från 15 januari 2015 vara den huvudsakliga kontaktvägen in till Solna Stad. Kontakt ska kunna tas

Läs mer

Riktlinjer för försäkringsföretags hantering av klagomål

Riktlinjer för försäkringsföretags hantering av klagomål EIOPA-BoS-12/069 SV Riktlinjer för försäkringsföretags hantering av klagomål 1/7 1. Riktlinjer Inledning 1. Dessa riktlinjer utfärdas i enlighet med artikel 16 i förordningen om Eiopa 1 (Europeiska försäkrings-

Läs mer

Välkommen till e-giro privat

Välkommen till e-giro privat Välkommen till e-giro privat Välkommen till e-giro privat! Inledning De svenska internetbankerna växer snabbt. Fler och fler betalar räkningar och fakturor via sin dator och slipper köer, krångel och

Läs mer

Att skicka fakturor. Fördjupning till dig som ska använda bankens fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor via e-bokföring

Att skicka fakturor. Fördjupning till dig som ska använda bankens fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor via e-bokföring Att skicka fakturor Fördjupning till dig som ska använda bankens fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor via e-bokföring Välkommen! Genom att skicka kundfakturor via banken kan du och ditt företag

Läs mer

CeSam Programområde Näringsliv och arbete

CeSam Programområde Näringsliv och arbete CeSam Programområde Näringsliv och arbete KommITs och Sambruks höstkonferens 2012-11-14 Bengt Svenson Bengt.svenson@skl.se 070-685 30 24 CeSam Center för esamhället CeSam ska tillsammans med intresserade

Läs mer

Bilaga 2. Säkerhetslösning för Mina intyg

Bilaga 2. Säkerhetslösning för Mina intyg Bilaga 2. Säkerhetslösning för Mina intyg Sid 1/17 Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 3. Introduktion... 4 4. Säkerhetslösning för Mina intyg... 5 5. Krav på andra lösningar och aktörer...

Läs mer