Mina Meddelanden Digital myndighetspost Uppsala kommun Förstudierapport

Transkript

1 Förstudierapport 1(48) Mina Meddelanden Digital myndighetspost Uppsala kommun Förstudierapport

2 Förstudierapport 2(48) 1. INLEDNING BAKGRUND SYFTE PROJEKTÄGARE INTRESSENTER METOD Tillvägagångssätt Tidplan KORT SAMMANFATTNING AV RAPPORTEN BESKRIVNING AV MINA MEDDELANDEN UPPDRAGET VISIONEN OCH FRAMTIDEN HUR FUNGERAR MINA MEDDELANDEN? ROLLER OCH AKTÖRER Roller Exempel på aktörer ANSLUTNINGSPROCESS FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANSLUTNING UPPSALA KOMMUN ALTERNATIV FÖR FÖRMEDLING Alternativ A: Egen utveckling Alternativ B: Egen kanalväxel, extern aktör för utskick Alternativ C: Extern aktör hanterar hela flödet direkt från verksamhetssystemet Alternativ D: Verksamhetssystemen kommunicerar med Mina Meddelanden direkt ANALYS AV FÖRUTSÄTTNINGAR IT KRAV OCH FÖRBEREDELSER INFÖR ANSLUTNING Tekniska förberedelser Beslut om förmedlaralternativ Identifiering av flöden Intern och extern kommunikation KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT OCH VERKSAMHETER KARTLÄGGNING BREVUTSKICK UPPSALA KOMMUN MANUELL HANTERING Postsortering och distribution Typer av manuella utskick Portokostnad streckkodskuvert Tryckkostnad streckkodskuvert Arbetskostnad streckkodskuvert Övriga kostnader MASKINELL HANTERING VIA FIL Typer av maskinella utskick Kostnader maskinella utskick REGELVERK POSTHANTERING Posthantering Elektronisk post... 25

3 Förstudierapport 3(48) Påverkan elektronisk posthantering vid införande av Mina Meddelanden ANALYS AV NYTTOR UPPSALA KOMMUN NYTTOR FÖR DEN ENSKILDE (PRIVATPERSONER OCH FÖRETAG) Referensundersökning av nytta NYTTOR FÖR KOMMUNEN OMVÄRLD PILOTKOMMUNER Karlshamns kommun Västerås Stad SVERIGES KOMMUNER OCH LANDSTING SKL Nationell förstudie om Mina Meddelanden PROJEKTET SPRÅNGET SAMMANFATTNING OCH REKOMMENDATION REFERENSER REFERENSPERSONER MÖTEN OCH INTERVJUER ÖVRIGA REFERENSPERSONER KÄLLOR REFERENSDOKUMENT TILL FÖRSTUDIE BILAGOR BILAGA 1 FÖRTECKNING ÖVER E-TJÄNSTER INOM UPPSALA KOMMUN BILAGA 2 FÖRUTSÄTTNINGAR IT, UPPSALA KOMMUN / MINA MEDDELANDEN... 44

4 Förstudierapport 4(48) 1. INLEDNING 1.1 Bakgrund Mina Meddelanden är en myndighetsgemensam tjänst som utvecklats och drivs av Skatteverket, Bolagsverket och Tillväxtverket. Tjänsten syftar till att erbjuda privatpersoner och företag möjligheten att motta integritetskänsliga meddelanden från offentliga aktörer via en säker digital brevlåda. Målet i SKLs handlingsplan för e-samhället 1 är att samtliga kommuner ska erbjuda privatpersoner och företag möjlighet att ta emot meddelanden från respektive kommun via Mina Meddelanden. I handlingsplanen uttrycks följande förväntade läge för 2015: Samtliga kommuner, landsting och regioner erbjuder privatpersoner och företag möjlighet att motta integritetskänsliga meddelanden via en säker digital brevlåda i slutet av Uppsala kommun har för avsikt att öka digitaliseringen i verksamheten och skapa en effektiv e-förvaltning. Mina Meddelanden är en del i arbetet med att digitalisera mötet mellan medborgare och myndighet. Antagandet är att kommunen, genom att ansluta till Mina Meddelanden, kan minska kostnaderna för till exempel porto, effektivisera processerna och dialogen med medborgarna samt erbjuda medborgarna ett tryggt, säkert och lättillgängligt sätt att digitalt motta post från kommunen. 1.2 Syfte Syftet med förstudien är att belysa vad en anslutning till Mina Meddelanden innebär för Uppsala kommun både avseende omfattning men också i form av nyttor och kostnader. 1.3 Projektägare Avtalsägare och finansiär är Lena W Jansson, KLK. Uppdragsägare och kontaktperson under projektet är Sara Duvner, KLK. 1.4 Intressenter Alla kommunens kontor och förvaltningar som skickar brev till privatpersoner och företag. Privatpersoner och företag som förväntas använda Mina Meddelanden för att motta brev från kommunen. Leverantörer och systemförvaltare av de IT-system där breven skapas. 1 Se Referenser Källor; SKLs handlingsplan för e-samhället.

5 Förstudierapport 5(48) 1.5 Metod Tillvägagångssätt Denna förstudie baseras på inhämtat material från de myndigheter som utvecklat tjänsten Mina Meddelanden; Skatteverket, Tillväxtverket, Bolagsverket. Vidare har material hämtats från SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) samt från själva tjänsten Mina Meddelanden. Den informationsinsamling som skett på Uppsala kommun har gjorts via personliga intervjuer, via mail-enkäter till kommunens förvaltningar och kontor, via kommunens statistik och via information tillgänglig på kommunens intranät och externa hemsida. Personliga intervjuer har också hållits med representanter från kommuner som deltar som pilotkommuner för tjänsten Mina Meddelanden samt med den övergripande projektledaren för Mina Meddelanden på SKL Tidplan Förstudien har löpt från november 2013 till och med januari Kort sammanfattning av rapporten Denna rapport inleds med en generell beskrivning av tjänsten Mina Meddelanden och sammanfattar på en övergripande nivå hur tjänsten är uppbyggd. Huvuddelen av rapporten beskriver alternativ, nyttor och förutsättningar för anslutning ur Uppsala kommuns perspektiv. Mina Meddelanden är en tjänst som möjliggör för privatpersoner och företag att ta emot säkra digitala meddelanden från myndigheter och företag till en e-brevlåda. Arbetet med att även Sveriges kommuner ska ansluta sig till tjänsten pågår just nu. Svenska kommuner använder varje år en stor mängd fönsterkuvert i kommunikationen med medborgare. Att erbjuda ett digitalt alternativ och därmed minska mängden pappersutskick ger en direkt minskad klimatpåverkan. För Uppsala kommun och dess medborgare kan en framtida anslutning till Mina Meddelanden ge ytterligare positiva effekter. För den enskilde medborgaren är snabbhet och tillgänglighet viktiga egenskaper i denna typ av tjänst och för kommunen finns det nyttor i form av kostnadsbesparingar och effektiviseringsmöjligheter för verksamheten. Uppsala kommun har ett antal vägval och förberedande åtgärder att hantera före en anslutning till Mina Meddelanden kan ske. Det handlar till exempel om tekniska förberedelser, beslut om förmedlaralternativ, val av flöde/n vid uppstart, utredning av upphandlingsbehov, planering av kommunikationsinsatser vid införande och att bevaka/tillvarata kopplingar till angränsande projekt.

6 Förstudierapport 6(48) 2. BESKRIVNING AV MINA MEDDELANDEN 2.1 Uppdraget Skatteverket, Bolagsverket och Tillväxtverket beskriver sitt uppdrag kring Mina Meddelanden enligt följande: Vårt uppdrag är att skapa en ny infrastruktur i samhällets tjänst en myndighetsgemensam lösning för elektronisk meddelandeförmedling till alla privatpersoner och företag där även privata aktörer kan medverka. 2.2 Visionen och framtiden Visionen som Skatteverket, Bolagsverket och Tillväxtverket satt upp för Mina Meddelanden bygger på att Mina Meddelanden är det primära och mest efterfrågade sättet bland privatpersoner och företag att få sin post från myndigheter, kommuner och landsting. Visionen ser ut på följande sätt: Mottagarna väljer Mina Meddelanden för att den digitala vägen är det mest enkla och trygga sättet att ha kontakt... Mottagarna väljer också Mina Meddelanden och brevlådan för att de (sedan länge) vant sig vid att ta emot och svara på meddelanden digitalt. Mina Meddelanden är nu lika etablerat i vardagen som det naturliga sättet att ta emot och svara på brev från myndigheter, kommuner och landsting. 2.3 Hur fungerar Mina Meddelanden? Mina Meddelanden är ett ekosystem av tjänster som gör att en myndighet på ett säkert sätt kan förmedla elektroniska meddelanden till privatpersoner och företag. Navet i systemet är ett Förmedlingsadressregister (FaR), som håller reda på vilka privatpersoner, företag, avsändande och mottagande organisationer som finns i ekosystemet, samt hos vilken brevlådeoperatör som en brevlådeinnehavare har registrerat sig.

7 Förstudierapport 7(48) Källa: Mina Meddelanden, Begreppsmodell Mina Meddelanden, ver 3.2. Det finns många Tjänsteanvändare som använder tjänster som erbjuds av Tjänsteleverantörer för att skicka säkra meddelanden till andra Tjänsteanvändare. En Tjänsteanvändare kan vara: en enskild (Brevlådeinnehavare) som utnyttjar en Brevlådeoperatörs tjänster ett offentligt organ (Anslutet offentligt organ) som själv skickar och tar emot meddelanden ett offentligt organ (Anslutet offentligt organ) som med hjälp av en Tjänsteleverantör skickar och tar emot meddelanden. Den myndighet som idag ansvarar för infrastrukturen (FaR-ansvarig) är Skatteverket. Genom föreskrifter och avtal reglerar FaR-ansvarig hur aktörerna inom ekosystemet agerar och samverkar. FaR-ansvarig ger anslutna aktörer tillgång till den information som är nödvändig för att förmedla meddelanden. I regelverket 2 för Mina Meddelanden finns ett antal rättsliga och avtalsmässiga underlag som styr de olika aktörernas ansvar och förhållanden mellan varandra. Avtalen utgörs av användaravtal, anslutningsavtal och affärsavtal. 2 Se Referenser Källor; Begreppsmodell.

8 Förstudierapport 8(48) Det kan finnas många Tjänsteleverantörer som genom att agera som t.ex. Brevlådeoperatörer, Förmedlare eller Befordrare erbjuder Tjänsteanvändare tjänster för att skicka och ta emot meddelanden. Se avsnitt Roller och aktörer. Exempelflöde för meddelande som skickas till privatperson eller företag: Förmedlaren hanterar meddelandet Befordraren hanterar meddelandet Expediering av myndighetspost Brevlådeinnehavaren får meddelandet Den expedierande myndigheten skapar meddelandet som lämnas in till förmedlaren. Förmedlaren tar emot meddelandet och förmedlar det till aktuell befordrare. Kontroll görs i FaR; har mottagaren ett konto hos Mina Meddelanden? Hos vilken befordrare? Befordraren (en brevlådeoperatör eller ett offentligt organ) tillgängliggör meddelandet för mottagaren. Kontroll görs i FaR; finns förmedlaren registrerad hos Mina Meddelanden? Brevlådeinnehavaren (en privatperson eller ett företag) tar emot och kan läsa meddelandet i sin digitala brevlåda. Kontroll görs i FaR; vilken/vilka Brevlådeanvändare finns registrerad/e för Brevlådeinnehavaren hos Mina Meddelanden? 2.4 Roller och aktörer En aktör är den fysiska eller juridiska person som i en eller flera roller agerar inom eller med infrastrukturen. Genom överenskommelser (avtal) regleras vilka roller en aktör får och måste åta sig inom infrastrukturen. En roll beskriver det ansvar och de rättigheter en aktör har då den utför en viss aktivitet. En aktör kan ha en eller flera roller, och en roll kan innehas av en eller flera aktörer Roller Anslutet offentligt organ En typ av tjänsteanvändare som inte använder en Brevlådeoperatörs tjänster för att läsa, skicka och hantera meddelanden. Ett Anslutet offentligt organ måste ha ett förhållande till en Förmedlare för att kunna skicka meddelanden, och till en Befordrare för att kunna ta emot meddelanden. Exempel på anslutet offentligt organ är Bolagsverket som skickar och tar emot meddelanden via Mina Meddelanden.

9 Förstudierapport 9(48) Befordrare Befordraren är en typ av teknisk försändelsemottagare som tar emot försändelser från Förmedlare. I de fall tjänsten utförs åt ett Avsändande/mottagande offentligt organ tillgängliggörs mottagna meddelanden för denne. I de fall tjänsten istället utförs åt en Brevlådeoperatör tillgängliggörs mottagna meddelanden för denne så att Brevlådeoperatören kan tillgängliggöra meddelandena för dess Brevlådeanvändare. Befordraren ansvarar för att kontrollera att Förmedlaren finns registrerad hos FaR-ansvarig Brevlådeanvändare Brevlådeanvändare utnyttjar de brevlådetjänster som erbjuds av en Brevlådeoperatör. Brevlådeanvändaren är en fysisk person som via behörighet hanterar meddelanden samt uppgifter hos FaR-ansvarig å en Brevlådeinnehavares vägnar Brevlådeinnehavare Brevlådeinnehavaren är en typ av Tjänsteanvändare som utnyttjar tjänster som erbjuds av en Brevlådeoperatör för att kunna läsa, skicka och hantera meddelanden samt administrera uppgifter hos FaR-ansvarig. Brevlådeinnehavaren kan exempelvis vara en privatperson eller företag som vill kunna ta emot, skicka och hantera meddelanden, och för detta ändamål skaffat sig en Brevlåda genom överenskommelse med en Brevlådeoperatör Brevlådeoperatör Brevlådeoperatörer erbjuder enskilda i form av Brevlådeinnehavare brevlådetjänster för att ta emot, hantera och skicka meddelanden via infrastrukturen. Företag som agerar Brevlådeoperatör kan även agera som t.ex. Förmedlare och Befordrare. Brevlådeoperatören erbjuder även Brevlådeinnehavare möjligheten att registrera och avregistrera sig hos FaRansvarig, samt att ändra uppgifter hos FaR-ansvarig (t.ex. mottagningsregler och byte av Brevlådeoperatör). Brevlådeoperatörer ansvarar för att endast Brevlådeanvändare med behörighet att hantera meddelanden för en viss Brevlådeinnehavare ges tillgång till dennes meddelanden. Brevlådeoperatören ansvar för autentisering av Brevlådeanvändare som använder tjänster för att hantera uppgifter hos FaR-ansvarig. För närvarande finns bara statens egen brevlåda kopplad till tjänsten (Min Myndighetspost), men inom en snar framtid kommer man kunna välja bland flera olika brevlådeoperatörer. De privata brevlådeoperatörerna kan utöver myndighetsposten även erbjuda e-post från andra aktörer som till exempel banker och försäkringsbolag. Medborgaren väljer vilken brevlådeoperatör man vill använda. Exempel på brevlådeoperatörer: Min Myndighetspost Min myndighetspost är en e-brevlåda för meddelanden från myndigheter knutna till tjänsten Mina Meddelanden. Min myndighetspost förvaltas och utvecklas av Skatteverket i samarbete med Bolagsverket och Tillväxtverket.

10 Förstudierapport 10(48) epostboxen epostboxen är en e-brevlåda som tillhandahålls av Posten AB. Brevo Brevo är en privat brevlådeoperatör som erbjuder privatpersoner att ta emot papperspost digitalt från anslutna företag och myndigheter. Uppköpta av Kivra, successiv övergång sker. Kivra Kivra är en privat brevlådeoperatör som erbjuder privatpersoner att ta emot papperspost digitalt från anslutna företag och myndigheter. Planerar att ansluta till Mina Meddelanden FaR-ansvarig FaR-ansvarig ansvarar för den myndighetsgemensamma infrastrukturen för säkra elektroniska försändelser. För närvarande innehas denna roll av Skatteverket. I ansvaret ingår att: Förvalta och utveckla infrastrukturen. Förvalta och utveckla det regelverk som reglerar hur anslutna aktörer använder infrastrukturen. Hantera anslutning av aktörer. Säkerställa att anslutna aktörer följer regelverket. Föra register över anslutna aktörer samt i vilka roller de får agera. Ge anslutna aktörer nödvändig information så att säker förmedling av försändelser kan ske mellan avsändare och mottagare Förmedlare Förmedlare ansvarar för att förmedla försändelser till den Befordrare som finns registrerad för mottagaren hos FaR-ansvarig. Rollen kan exempelvis innehas av en myndighet som förmedlar sina egna försändelser, ett företag som erbjuder tjänsten förmedla åt myndigheter, eller en Brevlådeoperatör som erbjuder brevlådetjänster till enskilda. Då en försändelse förmedlas ansvarar Förmedlaren för att: Fråga FaR-ansvarig om till vilken Befordrare försändelsen ska förmedlas. Säkerställa att den försändelse som ska förmedlas är korrekt. Förmedla försändelsen till korrekt Befordrare. Säkerställa att försändelsen tagits emot av Befordraren Exempel på aktörer Anders Johansson, personnummer Den fysiska personen Anders Johansson kan agera dels som Brevlådeinnehavare och dels som Brevlådeanvändare, och därigenom hantera, ta emot och skicka meddelanden å: privatpersonen Anders Johanssons vägnar (Brevlådeinnehavare) företaget Rent & Snyggt Städservice ABs vägnar, förutsatt att han är behörig att agera åt företaget.(brevlådeanvändare)

11 Förstudierapport 11(48) Rent & Snyggt Städservice AB Företaget Rent & Snyggt Städservice AB kan agera i rollen Brevlådeinnehavare och ge behörighet åt exempelvis utvalda anställda att agera åt företaget i rollen Brevlådeanvändare. Skatteverket Den offentliga organisationen Skatteverket kan exempelvis agera dels i rollen Anslutet offentligt organ samt i rollen Förmedlare då de skapar meddelanden och förmedlar försändelserna med meddelanden genom infrastrukturen. Den offentliga organisationen Skatteverket kan agera i rollen Befordrare och själva ta emot försändelser adresserade till Skatteverket. Brevlådeföretaget AB Företaget Brevlådeföretag AB kan agera i rollerna Brevlådeoperatör, Förmedlare och Befordrare för att låta privatpersonen Anders Johansson och företaget Rent & Snyggt städservice AB skicka och ta emot meddelanden. IT-tjänster AB Företaget IT-tjänster AB kan exempelvis agera i rollen Förmedlare då det förmedlar försändelser innehållande meddelanden skapade av Skatteverket, men kan även hjälpa Skatteverket med att t.ex. avgöra om meddelandet ska förmedlas via Mina Meddelanden eller via någon annan kanal. Företaget IT-tjänster AB kan exempelvis agera i rollen Befordrare för försändelser som skickas till Skatteverket. 2.5 Anslutningsprocess För att som kommun ansluta sig till Mina Meddelanden krävs ett antal förberedande steg. Processen för anslutning beskrivs i bilden nedan. Källa: Mina Meddelanden, Anslutningsprocessen. (SKV = Skatteverket)

12 Förstudierapport 12(48) 3. FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANSLUTNING UPPSALA KOMMUN För att anslutas till Mina Meddelanden krävs ett antal förberedande aktiviteter hos Uppsala kommun. Dessa inbegriper bl a ett beslut kring via vilken typ av förmedling tjänsten ska hanteras, vilka flöden som är lämpliga att inledningsvis ansluta, vilka interna och externa kommunikationsinsatser som krävs och vilka beroenden som finns till parallella projekt/aktiviteter. I detta kapitel beskrivs förutsättningarna för Uppsala kommuns anslutning på en övergripande nivå. 3.1 Alternativ för förmedling Uppsala kommun kan välja att agera förmedlare av meddelanden själv eller låta en extern aktör agera förmedlare. Exempel på en extern aktör som kan agera förmedlare är ett ITtjänsteföretag som förmedlar e-tjänster, en systemintegratör eller en utskriftsleverantör. Komponenter som krävs i en förmedlingslösning är: ett avsändande/mottagande verksamhetssystem, en kanalväxel, en hantering av pappersutskick samt teknik för förmedling av elektroniska utskick. I kanalväxeln sker kontrollen av om meddelandet ska skickas elektroniskt eller på papper. Kanalväxeln kontrollerar i FaR om mottagaren finns registrerad hos Mina Meddelanden. Om meddelandet ska skickas elektroniskt skapas meddelandet och skickas till registrerad befordrare/brevlådeoperatör som i sin tur skickar meddelandet till sin registrerade mottagare. Om kontrollen i kanalväxeln visar att mottagaren inte finns registrerad hos Mina Meddelanden görs istället en utskrift av meddelandet och skickas till mottagaren via pappersutskick. Det finns fyra huvudsakliga alternativ för implementation som tagits fram av myndigheterna som utvecklat Mina Meddelanden. En analys av tillämpning av respektive alternativ utifrån Uppsala kommuns förutsättningar har genomförts i denna förstudie, se alternativen i avsnitten som följer.

13 Förstudierapport 13(48) Alternativ A: Egen utveckling Alternativ A är att Uppsala kommun bygger både kanalväxel och förmedlingstjänst själv. De komponenter som idag finns inom ramen för Uppsala kommuns verksamhet och som kan användas i en förmedlingslösning enligt alternativ A är; Kommunens verksamhetssystem Hanteringen av pappersutskick via Kommuntryckeriet (finns delvis, se förklaring nedan). Komponenter som saknas och som kommunen behöver utveckla i egen regi: Kanalväxel Teknik för förmedling av elektroniska utskick När det gäller hanteringen av pappersutskick har Kommuntryckeriet möjligheter till utskrift av brev via mottagen fil och kan således erbjuda möjligheten att hantera tryck av pappersutskick. Kommuntryckeriet saknar dock i nuläget en kuverteringsmaskin vilket är en nödvändighet för att effektivt kunna behandla stora volymer av kuverterade pappersutskick.

14 Förstudierapport 14(48) Alternativ B: Egen kanalväxel, extern aktör för utskick Alternativ B innebär att Uppsala kommun bygger kanalväxeln inom ramen för den egna verksamheten. En extern förmedlare bygger och driftsätter förmedling av pappersutskick och elektroniska utskick på uppdrag av Uppsala kommun. De komponenter som idag finns inom ramen för Uppsala kommuns verksamhet och som kan användas i en förmedlingslösning enligt alternativ B är; Kommunens verksamhetssystem Komponenter som saknas och som kommunen behöver utveckla i egen regi: Kanalväxel Komponenter som behöver köpas in från extern leverantör: Förmedling av fysiska och elektroniska utskick

15 Förstudierapport 15(48) Alternativ C: Extern aktör hanterar hela flödet direkt från verksamhetssystemet Alternativ C går ut på att låta en extern aktör ta hand om meddelandet direkt från verksamhetssystemet. Detta innebär att Uppsala kommun lägger ut kanalväxel, pappersutskick och elektroniska utskick på en extern aktör. Den externa förmedlaren bygger och driftsätter kanalväxeln och tar hand om både de elektroniska och fysiska utskrifterna. De komponenter som idag finns inom ramen för Uppsala kommuns verksamhet och som kan användas i en förmedlingslösning enligt alternativ C är; Kommunens verksamhetssystem Komponenter som behöver köpas in från extern leverantör: Kanalväxel Förmedling av fysiska och elektroniska utskick

16 Förstudierapport 16(48) Alternativ D: Verksamhetssystemen kommunicerar med Mina Meddelanden direkt Alternativ D innebär att Uppsala kommuns verksamhetssystem anpassas för en direktkommunikation med Mina Meddelanden via utveckling av applikationer i respektive system. De komponenter som idag finns inom ramen för Uppsala kommuns verksamhet och som kan användas i en förmedlingslösning enligt alternativ D är; Kommunens verksamhetssystem (dock utan nödvändiga applikationer) Komponenter som saknas och som kommunen behöver utveckla i egen regi: Anpassning av verksamhetssystem genom tillägg av applikation/er för att integrera kanalväxel/kanalväxlar Kanalväxel/kanalväxlar Förmedling av fysiska och elektroniska utskick 3.2 Analys av förutsättningar IT En genomlysning av alternativ och konsekvenser har gjorts på en övergripande nivå. I analysen konstateras att en stor utmaning kommer att vara att anpassa kommunens befintliga verksamhetssystem för anslutning till digital myndighetspost. Uppsala kommun

17 Förstudierapport 17(48) har ett antal olika verksamhetssystem och dessa system är av naturliga skäl upphandlade utan krav på anpassningsmöjligheter till Mina Meddelanden. Om varje system ska hantera sina egna utskick kommer det att krävas en stor utvecklingsinsats. Målsättningen är att nå en lösning där verksamhetssystemen på bästa sätt kan anslutas till utskick av digitala meddelanden som över tid ersätter pappersutskick. Pappersutskick kommer dock att finnas kvar en lång tid och verksamhetssystemen behöver kunna hantera både fysiska och digitala pappersutskick parallellt. Den första frågan vi ställer oss är: I vilken punkt skall vi integrera verksamhetssystemen med en Anslutningstjänst för att uppnå en optimal lösning? För att effektivt kunna ansluta till Mina Meddelanden kan utveckling av en intern förmedlartjänst inom Uppsala kommun vara ett alternativ. Den interna förmedlartjänsten skulle i så fall hantera alla utskick ifrån verksamhetssystemen. På detta sätt kan flera krav tillgodoses i en och samma lösning istället för att göra anpassningar i respektive verksamhetssystem. Vidare visar analysen att alternativet att kommunen själv ska agera förmedlare ter sig svårt att genomföra. Om förmedlaren inte har möjlighet att skicka ut pappersbrev så måste respektive verksamhetssystem ansvara för detta. Ur ett tekniskt perspektiv är det fördelaktigt om förmedlare kan ansvara för utskicken av både de digitala breven och de vanliga pappersbreven. Den fullständiga rapporten kring Uppsala kommuns IT-förutsättningar finns i Bilaga 2 Förutsättningar IT, Uppsala kommun/mina Meddelanden.

18 Förstudierapport 18(48) 3.3 Krav och förberedelser inför anslutning Oavsett vilket alternativ för förmedling som Uppsala kommun väljer så krävs ett antal förberedelser för att anslutas till Mina Meddelanden. Valet av förmedlingsalternativ påverkar naturligtvis omfattningen av förberedelserna Tekniska förberedelser För att som kommun ansluta sig till Mina Meddelanden krävs tekniska förberedelser och uppfyllelse av ett antal krav innan anslutning i produktion kan ske till Mina Meddelanden. Mina Meddelanden tillhandahåller information kring tekniska detaljer för certifikat och kommunikation 3. Om Uppsala kommun väljer förmedlingslösning enligt alternativ A, B eller D krävs investeringar i infrastruktur och maskinell utrustning, se avsnitt 3.1 Alternativ för förmedling. Om Uppsala kommun väljer att skapa en intern förmedlartjänst ska denna kravställas och utvecklas inför anslutning till Mina Meddelanden Beslut om förmedlaralternativ För att besluta om förmedlaralternativ och vilket upphandlingsbehov som föreligger krävs en ingående teknisk analys. Alternativ och förfarande finns beskrivna på en övergripande nivå i kapitel 3 och bör detaljeras i initieringsfasen av projektet Identifiering av flöden Vilka flöden är lämpliga och går att ansluta till Mina Meddelanden? En utgångspunkt kan vara de e-tjänster 4 som finns tillgängliga hos kommunen och som innehåller ett ansökningsförfarande där svarsdelen idag sköts via pappersutskick. Det går t ex idag att beställa blanketter inom området bostad och byggande på kommunens hemsida och i e- tjänsten ebarnungdom går det att göra anmälan till förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg samt välja skola. E-tjänster tar ofta utgångspunkt i processer som enkelt går att kartlägga och där frågeställningar och bakgrundsinformation är likartad för en och samma process. Informationen går att inhämta med logik via formulär och flödet följer en satt struktur. De e-tjänster som får hög uppskattning är de där användarens behov är tydliga och där det finns stora tidsbesparingar att göra för användaren. De användare som startar sin ärendeprocess med hjälp av en e-tjänst är rimligtvis också mer benägna att vilja ta emot information i ärendet till en e-brevlåda än en person som startat ärendeprocessen via en pappersblankett. Vid urval av lämpliga flöden för Mina Meddelanden bör hänsyn tas till exempelvis målgrupp, teknisk lämplighet, effektiviseringsvinst och mognadsgrad hos mottagande organisation. När det gäller möjliga effektiviseringsvinster är ett sätt att hitta lämpliga flöden att titta på vilka enheter som idag har en stor volym på sina utskick. Detta i kombination med att 3 Se Referenser Referensdokument till förstudie. 4 Se Bilaga 1.

19 Förstudierapport 19(48) målgruppen är lämplig och att den mottagande organisationen är redo för en förändring i arbetssätt visar vilka flöden som är lämpliga att ansluta till Mina Meddelanden. Se volymer i kapitel 4 Kartläggning brevutskick Uppsala kommun. Vid projektstart upprättas en anslutningsplan och i den planeras följdordningen för anslutning av identifierade flöden Intern och extern kommunikation När tjänsten ska lanseras för medarbetare och invånare i Uppsala kommun krävs en intern och extern kommunikationsinsats. Det eller de flöden som inledningsvis släpps måste ha en mottagande organisation som är införstådd i ansvaret och kan hantera processen. Det är viktigt att resurser finns avsatta inom kommunen för att hantera kommunikationen i Mina Meddelanden. Om en privatperson eller ett företag väntar ett beslut via Mina Meddelanden är det viktigt att detta sker inom satta ramar och till god kvalitet. Brister i förfarandet leder till att förtroendet för tjänsten blir lågt och riskerar att urholka syftet med tjänsten. Den externa kommunikationen till kommunens privatpersoner och företag är viktig för att få en god anslutning till tjänsten. De kommunikationsinsatser som utförs på nationell nivå 5 kommer att vara en hjälp i detta arbete. Kommunikationsplaner för både den interna och externa kommunikationen bör upprättas i samband med att projektet startar. 3.4 Kopplingar till andra projekt och verksamheter Det finns kopplingar till och beroenden av andra projekt/uppdrag utanför projektets mandat som kan påverka resultatet. Det pågår ett flertal parallella aktiviteter varav vissa ännu inte är fullständigt kravställda eller upphandlade. Exempel på projekt och uppdrag som kan ha en påverkan på hur Uppsala kommun ska gå tillväga vid anslutning till Mina Meddelanden är: - Kravställning inför upphandling av ny e-tjänsteplattform - Projekt e-arkiv - Projekt Ärende- och dokumenthanteringssystem - Projekt Connect, ebarnungdom - IT-verksamhet vid Uppsala kommun, intern/extern regi I de fall som parallella projekt befinner sig i kravställningsfas bör stor hänsyn tas till att möjliggöra integration med Mina Meddelanden. 5 Se avsnitt 6.3 Projektet Språnget.

20 Förstudierapport 20(48) 4. KARTLÄGGNING BREVUTSKICK UPPSALA KOMMUN Dagens informationsgivning från Uppsala kommun till dess drygt invånare sker till största del i fysiska pappersutskick. Följande kapitel beskriver nuläget för Uppsala kommun vad gäller utskick till medborgare och en redovisning görs av de portokostnader som är förenade med dessa utskick. 4.1 Manuell hantering Postsortering och distribution Postsortering och postdistribution köps av Kommunposten, med Posten Sverige AB som underentreprenör. Kommunposten finns under avdelningen Fordonsservice på Teknik & service och de ansvarar bland annat för distribution av Uppsala kommuns intern- och externpost. Kommunposten har 5 st anställda chaufförer, fördelade på 4 heltidstjänster. Sorteringen av intern- och externposten utförs av Posten Sverige AB Typer av manuella utskick Streckkodskuvert Vid kartläggning av nuvarande kuverthantering i Uppsala kommun framkommer att merparten av de manuella utskicken till medborgare görs med hjälp av så kallade streckkodskuvert. Dessa kuvert trycks upp per avdelning/enhet och har en streckkod som identifierar avsändaren och därmed möjliggör fördelning av portokostnader. Kommuntryckeriet trycker dessa streckkodskuvert på uppdrag av kommunens kontor och förvaltningar Övriga utskick Riktlinjen för manuella utskick är användning av tidigare nämnda streckkodskuvert. Någon uppgift om eventuell hantering av utskick med annan alternativ portosättning har ej framkommit i utredningsarbetet Portokostnad streckkodskuvert Kostnaderna i porto för den manuella hanteringen av streckkodskuvert redovisas i tabell 1. Tabellen visar genomsnittlig kostnad och genomsnittligt antal utskick per månad. Tabellen redovisar även totalt resultat för portokostnader och antal utskick gjorda med streckkodskuvert under 2012 och I tabell 2 visas de tio största kostnadsbärarna för portokostnader när det gäller streckkodskuvert.

21 Förstudierapport 21(48) TOTALA KOSTNADER UTSKICK STRECKKODSKUVERT Tjänst Kostnad i porto per månad, genomsnitt Utfall Total portokostnad per år Kvantitet per månad, genomsnitt Utfall - Totalt antal per år Streckkodskuvert 2013 SEK Streckkodskuvert jmfr Tabell 1. Utfall kostnad och kvantitet för utskick av streckkodskuvert. ST KOSTNADSBÄRARE UTSKICK STRECKKODSKUVERT Kostnadsbärande enhet SEK Utfall Försörjningsstöd (UAK) Kontoret för samhällsutveckling (KSU) Barnomsorg (UAK) Uppsala Vatten AB IFO Vård & bildning (UAK) Överförmyndarnämndens kansli (ÖFK) AE Administration (T&S) Stadsbiblioteket (V&B) Kommunstyrelsens kontor (KLK) Äldrekontoret (HVK) Tabell 2. Utfall kostnad och kvantitet för de 10 enheter som har störst portokostnad i samband med utskick av streckkodskuvert. ST 6 Underlag baserat på uppgifter från jan-nov Faktorpåslag 1,0958 använt för uppskattning av helårsresultat. Beräkning: Andel kostnad dec månad 2013/utfall totalt år 2013: / =0,0958.

22 Förstudierapport 22(48) Det finns totalt 195 st kostnadsbärande enheter som använder dagligposten. Övriga kostnader är alltså fördelade på resterande 185 st enheter. Vid analys av de enheter som finns bland de tio största kostnadsbärarna för porto skiljer sig mottagargrupperna åt. Detta innebär att målgrupperna som respektive enhet gör utskick till generellt sett är mer eller mindre lämpade för att ta emot digital myndighetspost. Analysen grundar sig på de undersökningar som gjorts internt inom kommunen och på generella uppfattningar om IT-mognad hos olika befolkningskategorier och för olika mottagargrupper som bl a gjorts inom ramen för Mina Meddelanden 7. Exempel på lämpliga enheter att studera närmare för att hitta flöden som kan införlivas i Mina Meddelanden är: Kontoret för samhällsutveckling KSU hanterar bl a flera olika skeden inom bygglovprocessen, detaljplanering, färdtjänst och olika trafik- gräv- och parkeringstillstånd samt användning av kommunal mark. Målgrupperna är medborgare och företag som ansöker om tillstånd av olika slag. Inom ramen för dessa flöden finns det flera delar som kan vara lämpliga att använda i Mina Meddelanden. Barnomsorg Uppsala kommun har idag en e-tjänst (ebarnungdom) för anmälan till förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg samt för att välja skola. Målgruppen för kommunikation när det gäller barnomsorg är redan idag nyttjare av kommunens e- tjänst. Det är därmed en målgrupp där det bör finnas ett stort intresse av att även kunna hantera övrig kommunikation när det gäller barnomsorg digitalt. Stadsbiblioteket målgruppen för Stadsbiblioteket spänner över flera kategorier varav en stor del är mottagliga för informationsgivning digitalt Tryckkostnad streckkodskuvert Streckkodskuverten trycks av Kommuntryckeriet och har en streckkod som identifierar avsändaren och därmed möjliggör fördelning av portokostnader. Den totala internfakturerade tryckkostnaden för år 2013 uppgick till kr Arbetskostnad streckkodskuvert Den totala arbetskostnaden för kuvertering och posthantering är svår att med exakthet kostnadsbestämma. En beräkning har gjorts vid ett av kommunens kontor där uppskattningen visar att vid en volym på ca st utskickade kuvert per år är arbetsinsatsen för hanteringen av dessa utskick en heltidstjänst. Följande parametrar ingår i arbetsinsatsen: Arbetskostnad för kuvertering Arbetskostnad för leverans till hämtningsställe externpost 7 Se Referenser Källor; Behovsanalys privatpersoner.

23 Förstudierapport 23(48) Vid ett antagande om att övriga kontor och förvaltningar har en liknande arbetsinsats ger det en total av 23,5 st heltidstjänster som årligen används för hantering av utskick. Beräkning: (antal utskick per år) / (antal utskick per heltidstjänst) = 23,5 st heltidstjänster Observera att beräkningen enbart är en uppskattad volym för arbetsinsats och endast ska ses som en indikation och ett riktvärde Övriga kostnader I den manuella hanteringen av utskick med streckkodskuvert finns även fler kostnadsparametrar. Exempel på övriga kostnader förenade med dessa utskick är; - Formulering och framtagning av brevinnehåll. - Tryck/utskrift av brevinnehåll. Dessa kostnadsparametrar är värda att beakta förutom de faktiska portokostnaderna. 4.2 Maskinell hantering via fil Utöver de streckkodskuvert som skickas till kommunens medborgare och som kräver en manuell hantering så sker även utskick via fil i en maskinell hantering Typer av maskinella utskick Kuverterade utskick Den maskinella hanteringen av utskick utförs av Posten Meddelande AB. Vid utskicken samarbetar Posten Meddelande AB med Strålfors AB i en tjänst som kallas ebrev 8. Samarbetet regleras genom ett ramavtal och Posten Meddelande/Strålfors är för närvarande Uppsala kommuns enda utskriftsleverantör för kuverterade utskick. De utskick som Posten Meddelande och Strålfors gör på uppdrag av Uppsala kommun gäller till största del kundfakturor. Uppdraget kommer från kommunens ekonomiavdelning och informationen till utskicket hämtas från kommunens system Agresso. Tillvägagångssättet är att kommunen månatligen skickar en fil med kundfakturor till Posten Meddelande. I tjänsten ebrev ingår en kontroll av eventuell koppling till e-faktura. Om kunden har anmält e-fakturatjänst till sin bank så skickas fakturan elektroniskt till dennes internetbank. Om koppling till e-faktura saknas så görs en utskrift av fakturan och skickas i pappersformat. Ett ytterligare uppdrag inom maskinell hantering handlar om utskick inför gymnasieval. Detta utskick görs i juni varje år och uppgår till ca st utskickade kuvert. Tillvägagångssättet är att kommunen skickar en fil till Posten Meddelande med adressater 8

24 Förstudierapport 24(48) samt en mall för innehållet i brevet. Strålfors gör en utskrift av varje adressatunikt brev, kuverterar det och skickar det per papperspost. Således hanteras alltså två typer av uppdrag idag via maskinell hantering; utskick av kundfakturor och årligt utskick inför gymnasieval Utskick i vykortsformat Kommuntryckeriet har möjlighet att printa utskick i vykortsformat med adressatunik information. Dessa beställningar sker i liten skala och utgör inte någon betydande del av kommunens posthantering. Kommuntryckeriet saknar kuverteringsmöjligheter varför vykortsformat är det alternativ som i nuläget finns i deras utbud för adresserade utskick Kostnader maskinella utskick Den posthantering som sker via maskinell hantering utförs under ramavtal med Posten Meddelande AB och Strålfors AB som leverantör. Kostnaderna för år 2012 och 2013 redovisas i två tabeller, en för Uppsala kommuns utskickade kundfakturor och en för Uppsala kommuns utskick inför gymnasieval. Tjänst Utfall 2013 UTSKICK KUNDFAKTUROR Kvantitet 2013 Utfall 2012 jmf period Kvantitet 2012 jmf period SEK ST SEK ST ebrev porto ebrev print epostbox Totalt resultat Tabell 3. Utfall kostnad och kvantitet för utskick av kundfakturor, Posten Meddelande AB och Strålfors AB. 9 ebrev porto portokostnad för fysiska pappersutskick. 10 ebrev print kostnad för fysisk pappersutskrift; i kostnaden ingår print, kuvert och eventuella bilagor. 11 epostbox kostnad för utskick till elektronisk brevlåda.

25 Förstudierapport 25(48) UTSKICK INFÖR GYMNASIEVAL Tjänst Utfall 2013 Kvantitet 2013 Utfall 2012 jmf period Kvantitet 2012 jmf period SEK ST SEK ST ebrev porto ebrev print Totalt resultat Tabell 4. Utfall kostnad och kvantitet för utskick av brev inför gymnasieval, Posten Meddelande AB och Strålfors AB. 4.3 Regelverk posthantering Posthantering Posthanteringen 12 inom Uppsala kommun bygger på ett decentraliserat ansvar. Internposten Skickas direkt till adressaten. Adressaten ansvarar själv för att allmänna handlingar skickas till registrator för diarieföring. Vid tveksamhet kontaktas förvaltningens registrator. Externposten Fullmakt ska lämnas till registrator så att hon/han kan öppna post adresserad direkt till tjänsteman eller förtroendevald. Den som inte lämnar fullmakt för att öppna personadresserad tjänstepost måste i princip finnas tillgänglig varje dag för att öppna posten. Postsortering och postdistribution köps av kommunposten, med Posten Sverige som under-entreprenör av sorteringen. En förutsättning för en fungerande postdistribution är att posten adresseras på rätt sätt Elektronisk post Om ett meddelande, som finns registrerat i en myndighets elektroniska brevlåda, blir att betrakta som allmän handling avgörs med ledning av bestämmelserna i Tryckfrihetsförordningen (TF). Ett meddelande, som kommer in till en myndighet via elektronisk post (e-post) blir enligt huvudregeln allmän handling i samma stund som det blir tillgängligt för innehavaren av den elektroniska brevlådan i läsbar form. I den mån meddelandet fortfarande finns kvar och utgör offentlig allmän handling måste det på begäran lämnas ut. Var och en som sänder eller tar emot e-post måste självständigt kunna bedöma om en handling som kommer in till myndigheten eller sänds därifrån är en allmän handling enligt TF eller internt meddelande, minnesanteckning eller dylikt. 12

26 Förstudierapport 26(48) Påverkan elektronisk posthantering vid införande av Mina Meddelanden Vid införande av Mina Meddelanden kommer det initiala erbjudandet till kommunens invånare att vara enkelriktad kommunikation i form av meddelanden som sänds mellan kommunen och privatpersoner/företag. De riktlinjer som finns uppsatta för hantering av elektronisk post ska följas avseende diarieförings- och arkiveringsfrågor. I planen för framtidens Mina Meddelanden finns även dubbelriktad kommunikation, där privatpersoner och företag ska kunna kommunicera med kommunen inom ramen för ett och samma ärende. Arbetet med att utreda och utveckla lösningen med dubbelriktad kommunikation pågår och en prognos för införande är satt till Påverkan på kommunens regelverk för posthantering bör analyseras vidare när förutsättningarna för införande av dubbelriktad kommunikation är klara. Diarieförings- och arkiveringsfrågor ska tas med i beaktandet när denna möjlighet öppnas upp.

27 Förstudierapport 27(48) 5. ANALYS AV NYTTOR UPPSALA KOMMUN I detta kapitel görs en analys av de nyttor som en anslutning till Mina Meddelanden kan komma att innebära för Uppsala kommun och dess medborgare. De tydligaste nyttorna som identifierats under framtagningen av Mina Meddelanden kan delas upp utifrån olika perspektiv; nytta för den enskilde (privatperson och företag), nytta för samhället och nytta för den anslutna offentliga aktören (stat/kommun/landsting). Här behandlas de identifierade nyttorna för enskilda privatpersoner/företag i Uppsala samt för Uppsala kommun. Källa: Nyttor Mina Meddelanden, se källförteckning. 5.1 Nyttor för den enskilde (privatpersoner och företag) Tryggt och säkert I Mina Meddelanden är säkerheten högre än för vanlig e-post och papperspost. All känslig information skyddas så att bara den som är behörig kan nå och läsa innehållet. För ett företag innebär det att det går att utse vilka personer inom företaget som ska ha åtkomst, enbart den som fått behörighet att läsa företagets meddelanden kan komma åt dem. Kontrollen i FaR kring vem som är behörig mottagare för ett meddelande ger en högre säkerhet och trygghet i att meddelandet når rätt mottagare jämfört med utskick via papper.

28 Förstudierapport 28(48) Snabbt och enkelt Ett meddelande som skickas via Mina Meddelanden når mottagaren snabbare än vid vanlig postgång för pappersutskick. När det gäller anslutning till tjänsten så behöver användaren bara ange och ändra sina kontaktuppgifter på ett ställe och blir då nåbar för alla de myndigheter eller företag som är anslutna till e-brevlådan. Handläggningstiden för ett ärende kan kortas och användaren kan därmed få beslut eller besked snabbare än vid traditionell pappershantering. Tillgängligt Tjänsten är tillgänglig dygnet runt och användaren nås av meddelandet kort efter att det skickas från avsändaren. Användaren loggar in i Mina Meddelanden via sin brevlådeoperatör, beroende på operatörens utbud kan användaren logga in via operatörens webbplats alternativt även via en app i telefonen. Inloggningen sker med hjälp av e- legitimation 13. Har man mobil e-legitimation kan man nå sin post i e-brevlådan var man än är och när man än vill på dygnet, så snart posten kommit in. Historiken sparas i e-brevlådan och ger möjlighet till en strukturerad arkivering av informationen för varje användare. Billigt Användaren slipper lägga tid på att hantera papper och behöver inte betala frimärke/porto för att skicka sitt meddelande. Även själva tjänsten är kostnadsfri och kan när som helst sägas upp om man vill ha myndighetsposten pappersvägen istället. Miljövänligt Den elektroniska hanteringen minskar pappersförbrukning och distribution och sänker kostnaderna så att medlen istället kan användas till samhällets gemensamma service. Genom att undvika brev och bud gör man miljön en stor tjänst. Många upplever det som svårt att agera miljövänligt men vill gärna bidra till en hållbar utveckling för miljön. Införandet av Mina Meddelanden ger en samlad hantering av individens eller företagets kommunikation med myndigheter och olika företag. Detta blir ett tydligt och miljövänligt alternativ för medborgare som har minskad miljöpåverkan som en högt värderad nytta. 13

29 Förstudierapport 29(48) Referensundersökning av nytta I en nationell undersökning 14 som genomfördes våren 2012 angående Mina Meddelanden så fick privatpersoner svara på vilka nyttor som värderades högst. Urvalet bestod av st privatpersoner i Sverige. Det är rimligt att anta att värderingen är representativ även för invånarna i Uppsala kommun. MINA MEDDELANDEN HÖGST VÄRDERADE NYTTOR 82 % Få meddelanden snabbare 81 % Öka myndigheternas effektivitet 75 % Kunna nå meddelandena när det passar 74 % Minska miljöpåverkan 69 % Kunna nå meddelandena på olika ställen 5.2 Nyttor för kommunen I Uppsala kommuns styrdokument IVE (Inriktning, Verksamhet och Ekonomi) beskrivs de inriktningsmål som finns för alla områden där kommunen är verksam. Styrdokumentet anger att digitala tjänster ska vara norm vid kontakt med kommunens medborgare vilket stödjer införandet av Mina Meddelanden som tjänst för kommunens invånare. Vidare anges att alla som vistas i Uppsala kommun ska ha tillgång till så konkurrenskraftiga digitala tjänster som möjligt. Det finns en rad nyttor för kommunen vid en utökad användning av digitala tjänster. När det gäller kommunikation med invånare och företag via Mina Meddelanden kan följande nyttor identifieras: Låga portokostnader Användningen av Mina Meddelanden ger en lägre distributionskostnad för utskick. Kommunen skickar idag en stor mängd utgående brev (se kapitel Kartläggning brevutskick Uppsala kommun). Kalkylerad snittkostnad för elektronisk leverans är en bråkdel mot snittkostnad för utskick av pappersbrev, en omfördelning mellan dessa utskicksformer ger tydliga och direkta kostnadsbesparingar. 14 Se Referenser Källor; Mina Meddelanden - Övergripande presentation.

30 Förstudierapport 30(48) Snabbt Användningen av Mina Meddelanden för kommunikation med kommunens invånare innebär att kommunen kan delge information snabbare och med säkrare leveranser. En avlastning av vissa arbetsmoment ger en snabbare handläggningsprocess och ger därmed utrymme för ett bättre resursutnyttjande hos kommunen. Bättre datakvalitet En utökad digital hantering av kommunens kommunikation med medborgarna ger en högre datakvalitet och lägre registerhållningskostnader för t ex adress- och kontaktuppgifter. En tydlig process för handläggning och en automatisering av moment som vid traditionell handläggning kan tillåta olika tillvägagångssätt görs istället med kontinuitet vid digital hantering. Detta leder till en jämnare och högre kvalitet i sammanhållen data och ger därmed goda förutsättningar för spårbarhet och analys av historiska data. Möjlighet till kvalitetssäkring av data ges vilket innebär att en systematisk kontroll av data kan göras och eventuella brister kan åtgärdas. Effektivare verksamhet Genom att erbjuda kommunens invånare riktad och personlig information i specifika ärenden via Mina Meddelanden kan flera effektiviseringsvinster uppnås i verksamheten. De kontakter som invånare tar med kundcenter och som syftar till att enbart kontrollera ett ärendes status kan med hjälp av Mina Meddelanden minskas avsevärt. Detta leder till minskad handläggning av ärenden som i många fall är svåra för kundservicemedarbetare att finna svaret på eller som tar mycket tid i anspråk att besvara. Delgivning av information till kommunens invånare i fasta processer som idag kräver en betydande arbetsinsats av kommunens tjänstemän kan automatiseras och istället delges via Mina Meddelanden. Detta frigör tid för mer kvalificerat handläggningsarbete i kommunala ärenden och kortar ledtiderna i hanteringen. Vidare kan verksamheten samordna och få en bättre överblick över dialogen med medborgarna med hjälp av Mina Meddelanden. I förlängningen kan informationsglapp eller överlappande informationsgivning reduceras vilket leder till en effektivare verksamhet. En effektivare hantering leder i sin tur till en bättre kvalitet i tjänsterna. Miljövänligt En viktig del i Uppsala kommuns målsättning när det gäller miljöfrågor är ett ansvarsfullt resursutnyttjande genom en förbättrad hushållning med energi. För att nå miljömålen är förändringar i konsumenternas beteende nödvändigt. Genom att främja ny teknik vill kommunen underlätta för människor att i sitt vardagsliv och i sin yrkesroll minska miljöbelastningen. 15 Användningen av Mina Meddelanden för privatpersoner och företag stödjer detta mål genom minskad förbrukning av papper och logistiska resurser kring manuella brevutskick. 15 Se Referenser Källor; Uppsala kommuns styrdokument IVE

31 Förstudierapport 31(48) Ökad service De målgrupper som berörs vid anslutningen till Mina Meddelanden kommer att kunna få nya vägar i mötet med kommunen. Detta ger en större valfrihet för den enskilde och breddar kommunens serviceutbud för kommunikation med medborgare och företag. Samhällsekonomiska vinster Användningen av Mina Meddelanden och de nyttor som effektiviseringarna i hanteringen medför gynnar den enskilde medborgaren, företagen och kommunen i stort. Detta då frigjorda resurser kan användas inom andra delar av kommunens verksamhet.

32 Förstudierapport 32(48) 6. OMVÄRLD Tanken är att alla myndigheter, kommuner och landsting framöver ska kunna använda tjänsten Mina Meddelanden för att skicka meddelanden elektroniskt istället för pappersvägen till privatpersoner och företag. I uppstarten av tjänstens införande deltar tre kommuner i en pilot. I denna rapport redovisas erfarenheterna från två av dessa kommuner, Karlshamns kommun och Västerås Stad, se avsnitt 6.1. Båda dessa kommuner planerar att införa Mina Meddelanden under våren 2014 och har under 2013 förberett sig tekniskt inför lanseringen av tjänsten för sina medborgare. Under arbetet med denna förstudie har även kontakt tagits med SKL, Sveriges Kommuner och Landsting. SKL är en arbetsgivar- och intresseorganisation för landets kommuner, landsting och regioner. SKL deltar i arbetet med Mina Meddelanden och ger vägledning till kommuner som är intresserade av att övergå till att via en säker brevlåda kommunicera digitalt med medborgare och företag, se avsnitt Pilotkommuner Karlshamns kommun Karlshamns kommun strävar efter att det ska bli enklare för medborgare och företag att föra en dialog med kommunen. De vill ge invånarna valfrihet att själva bestämma hur de vill kommunicera med kommunen och de vill ligga i framkant när det gäller digitala tjänster. Av den anledningen har Karlshamns kommun valt att medverka som pilotkommun för Mina Meddelanden och målet är att under våren 2014 öppna upp ett första flöde för kommunikation med sina medborgare via tjänsten Förutsättningar I Karlshamns kommuns IT-strategi finns en vision om en öppen och flexibel ITinfrastruktur. Kommunen strävar efter leverantörsoberoende, att det ska bli enklare att dela information och att skapa goda förutsättningar för att möjliggöra e-tjänsteutveckling, Anslutningen till Mina Meddelanden passar väl in i kommunens IT-strategi och Karlshamns kommun ser även samordningsvinster med en pågående upphandling av ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem samt en ny e-tjänsteplattform Tillvägagångssätt Karlshamns kommun har valt ett enskilt flöde att starta anslutningen med. Flödet är en del av kommunens serveringstillståndsflöde och handlar om Anmälan om serveringsansvarig personal. Flödet är valt utifrån följande kriterier; det är ett relativt enkelt flöde befintlig blankett har begränsad informationsmängd

33 Förstudierapport 33(48) återkopplingen kräver ingen politisk handling eller politiskt beslut det är ett återkommande flöde som används av de som redan har serveringstillstånd det finns stora effektiviseringsvinster i att underlätta hanteringen av detta, både för användare och för kommunen handläggare och användare är positiva till utvecklingen av tjänsten Vid utvecklingen av flödet har Karlshamns kommun utgått ifrån medborgarperspektivet och prioriterat att designa flödet så att det blir så enkelt som möjligt för företagaren att skicka in de uppgifter som behövs. Karlshamns kommun har byggt en prototyp för flödet som varit ute på remiss hos användarna, prototypen har byggts i samarbete med handläggare och användare. Prototypen fungerar redan som e-tjänst på kommunens webbplats men är ännu inte kopplad till Mina Meddelanden Realisering Inför anslutningen till Mina Meddelanden har Karlshamns kommun undersökt vilka tekniska förutsättningar de har för en implementering av tjänsten. I början av 2014 ska beslut tas kring förmedlartjänster och kanalväxlar. De ska även ta ställning till huruvida de själva ska utveckla i ett fristående tjänstelager eller att anslutningen byggs in i deras nya ärendehanteringssystem. En frågeställning att beakta är om Mina Meddelanden ska knytas helt och hållet till ärendehanteringssystemet eller som en slags växel bredvid? Faktorer som påverkar ovanstående beslut är även en pågående upphandling av e-tjänsteplattform. När denna upphandling är slutförd räknar de med att de sista pusselbitarna är på plats. En viktig fråga för Karlshamns kommun är Var kommer Mina Meddelanden naturligast in i våra flöden?. De ser anslutningen till Mina Meddelanden, förvärvet av ett nytt ärendeoch dokumenthanteringssystem samt den nya e-tjänsteplattformen som en bra grund för Karlshamns kommun att få ett centralt nav för flöden när det gäller både formella och informella ärenden. Ännu återstår dock ett antal beslut och vägval innan strukturen för anslutningen till Mina Meddelanden är färdigställd Västerås Stad Förutsättningar Västerås Stad beskriver i sin IT-strategi hur medborgaren går från konsument till producent i e-förvaltningsutvecklingen. För att möta medborgarnas framtida behov är utvecklingen av e-tjänster viktig. Av den anledningen har Västerås Stad valt att medverka som pilotkommun för Mina Meddelanden och målet är att under våren 2014 öppna upp ett första flöde för kommunikation med sina medborgare via tjänsten. När det gäller förutsättningar inom IT-verksamheten för Västerås Stad så har verksamheten under 2013 övergått från intern drift till att hanteras av en extern leverantör och all data från

34 Förstudierapport 34(48) kommunens tidigare system har migrerats under året. I den nya strukturen finns beställarkompetensen samlad hos Västerås Stad och de ansvarar för att bevaka driftsavtalet, övriga IT-avtal samt att förvalta infrastrukturen över tid Tillvägagångssätt Västerås Stad har utgått ifrån tre steg i förberedelsearbetet inför anslutning till Mina Meddelanden: Identifiera berörda verksamhetsprocesser och system Identifiera funktioner som saknas infrastrukturellt Analysera förutsättningar för att designa nya flöden Västerås Stad har valt att avgränsa piloten till ett enda flöde; ansökan om utskänkningstillstånd och delgivning av beslut kring detsamma. Motiveringen till att välja detta flöde är att det finns en naturlig ingång via verksamt.se 16 som tillhandahåller färdigifyllda blanketter via sin e-tjänst för utskänkningstillstånd. Trots att flödet bedöms som komplext av de anställda i den kommunala verksamheten vill Västerås Stad att denna funktion på sikt ska fungera med en högre grad av automatik. Utgångspunkten är att acceptera ett parallellt flöde initialt och tanken är att det personliga mötet ska kompletteras med digitala fördelar. Det är viktigt att infrastrukturen svarar upp mot kommande krav. Nya flöden ska kunna designas och då måste infrastrukturen runt dessa fungera Realisering Vid anslutningen till Mina Meddelanden involverar Västerås Stad sin tjänsteplattform samt ärendehanteringssystemet för kommunens medborgardialog. Avsikten är att Västerås Stads kontaktcenter ska kunna se ärendestatus och kunna svara på frågor om alla delar av kommunens ärenden gentemot medborgaren. Flödet kommer att sättas upp enligt följande process vid anslutning till Mina Meddelanden: 1. Blankett fylls i av medborgaren via sidan Ansökan går till SHS Ansökan slussas från SHS till Västerås Stad a. I steg 1: från verksamt.se till mailbrevlåda b. I steg 2: ärendet kommer in till ärendehanteringssystemet. c. I steg 3: ärendet kommer in till verksamhetssystemet (Alk-T). 4. Ansökan behandlas hos Västerås Stad 16 Verksamt.se är en webbplats där myndigheterna Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket tillhandahåller information och e-tjänster för personer som ska starta eller som redan driver företag, 17 SHS Spridnings och HämtningsSystem. SHS (Spridnings- och Hämtningssystem) är ett koncept för säkert och pålitligt utbyte av information mellan offentliga organisationer.

35 Förstudierapport 35(48) 5. Delgivningsbeslut går till avtalad förmedlartjänst, kontroll görs mot FaR 6. Delgivningsbeslutet skickas ut a. Alternativ 1: via Mina Meddelanden. b. Alternativ 2: via pappersutskick. Piloten ska vara tekniskt färdigställd i slutet av mars och därefter går de första meddelandena ut till ansökande företag. Piloten kommer att utvärderas genom en jämförelse med nuvarande manuella rutin för utskänkningstillstånd. Utvärderingen syftar till att se vilka resultat som uppnås utifrån parametrarna kvalitet, kostnad, tid. Angreppssättet från Västerås Stad är att börja med att sätta upp de tekniska förutsättningarna och skapa ett fungerande exempelflöde för hanteringen av kommunikation i Mina Meddelanden. När denna grund finns på plats tar verksamheten nästa steg för att analysera och prioritera vilka flöden som ska anslutas härnäst Råd och tips De råd och tips som Västerås Stad vill förmedla vid anslutning till Mina Meddelanden är: Starta verksamhetsförändringsprojekt tidigt. Identifiera ingångarna och deras fokalpunkt behandla dem på ett likartat sätt oavsett om ingången är lokal, regional eller nationell. Identifiera en utgång och gör den tillgänglig. Tänk del av helhet Mina Meddelanden är en del av en framtida infrastruktur, det är viktigt att hamna rätt från början för att undvika fallgropar i den framtida utbyggnaden. 6.2 Sveriges Kommuner och Landsting SKL Under våren 2014 startar SKL en nationell förstudie om förutsättningarna för att införa Mina Meddelanden. Bakom förstudien står SKL och Föreningen Sambruk. Ca 10 st kommuner kommer att delta i den gemensamma förstudien och Uppsala kommun är inbjuden att medverka. Syftet med förstudien är att ge kommuner och landsting beslutsunderlag och vägledning för att påbörja arbetet med anslutning till Mina Meddelanden Nationell förstudie om Mina Meddelanden Förstudiens syfte Förstudiens syfte är att ge kommuner och landsting beslutsunderlag och vägledning för att påbörja ett arbete för anslutning till Mina Meddelanden. Förstudien ska även ge förslag till

36 Förstudierapport 36(48) ytterligare aktiviteter som behövs och förtydliga det stöd SKL behöver ge för att det förväntade läget 2015 nås Genomförande Förstudien genomförs i samverkan mellan SKL, Föreningen Sambruk och projektet Mina Meddelanden på Skatteverket. Alla kommuner och landsting som är intresserade av att genomföra en förstudie kring Mina Meddelanden erbjuds möjlighet att göra detta i ett gemensamt arbete. Genom ett aktivt deltagande i förstudien, skapas en bättre förståelse och förankring i verksamheten inför nödvändiga förändringar och varje deltagare får tillgång till bra beslutsunderlag för införande av Mina Meddelanden Leveranser Leverans 1 Beslutsunderlag och vägledning och till kommuner och landsting Beslutsunderlag och vägledning till kommun- och landstingsledningar som stöd i att fatta beslut om att starta pilotprojekt för anslutning till Mina Meddelanden. Förstudien ska belysa följande områden: Nulägesanalys Utredning av ärendetyper, målgrupper, kostnader, berörda verksamhetssystem, leverantörer Analys kring säker digital kommunikation Fördelar och nackdelar med identifierade möjligheter. Förslag på förberedelser för anslutning samt kostnads- och nyttoanalys Lämpliga flöden för digitalisering, juridiska aspekter, analys av kostnader och nyttoeffekter. Tillvägagångssätt och budgetbehov för pilotprojekt. Teknisk analys Rekommendation kring utveckling eller upphandling av kanalväxel och förmedlingstjänster. Analys av Kammarkollegiets och SKL Kommentus planerade upphandlingsarbete för tekniska komponenter, analys av samverkansvinster. Leverans 2 Förslag till ytterligare aktiviteter för att stödja införande och anslutning Förslag till ytterligare aktiviteter för att uppnå det förväntade läget Dels förslag på aktiviteter som med fördel bör genomföras gemensamt t.ex. under ledning av SKL och dels förslag till övergripande realiseringsplaner för deltagande kommuner och landsting. Förstudien ska belysa följande områden: Organisation, roller, ansvar, finansiering 18 I SKLs handlingsplan Digitala vägen till morgondagens välfärd finns följande förväntade läge för säker digital kommunikation 2015: Samtliga kommuner, landsting och regioner erbjuder privatpersoner och företag möjlighet att motta integritetskänsliga meddelanden via en säker digital brevlåda i slutet av 2015.

37 Förstudierapport 37(48) Förslag på aktiviteter för att uppnå det förväntade läget 2015 med beskrivning av organisation, roller, ansvar och förslag till finansiering. Kommunikation Bilande av nätverk för kommuner och landsting i SKLs regi Tidplan Uppdraget ska vara slutfört senast fyra kalendermånader efter projektstart Uppsala kommuns medverkan I slutet av januari 2014 håller SKL och Föreningen Sambruk ett informationsmöte om den gemensamma förstudien kring kommuners förutsättningar för att införa Mina Meddelanden. Vid mötet presenterar e-delegationen sin övergripande vision och helhetsbild för offentlig sektors digitala möte med medborgarna. Informationsmötet kommer att innehålla en presentation av förstudiens upplägg, genomgång av den myndighetsgemensamma tjänsten Mina Meddelanden, erfarenheter från andra organisationer som påbörjat arbetet samt information från Skatteverket. Uppsala kommun planerar att delta på det första informationsmötet och kommer efter det att fatta beslut kring eventuell medverkan i förstudien. 6.3 Projektet Språnget Språnget är ett samarbetsprojekt mellan tre myndigheter som syftar till att medvetandegöra medborgarna kring användning av e-legitimation och e-tjänster, att tydliggöra nyttan och att öka användningsgraden. Myndigheterna Skatteverket, Bolagsverket, Tillväxtverket arbetar inom detta projekt med olika initiativ för att föra fram e-tjänster och vilka fördelar användningen av digitala tjänster har. Under våren 2014 kommer det inom ramen för projektet att genomföras en marknadsföringskampanj för att få så många som möjligt att ansluta till Mina Meddelanden. Frågeställningarna inför denna kampanj har bland annat varit: Hur ska man få medborgare att ändra ett invant beteende och ansluta till Mina Meddelanden? Vilka målgrupper är mest lämpade/mottagliga?

38 Förstudierapport 38(48) 7. SAMMANFATTNING OCH REKOMMENDATION Inför anslutning till tjänsten Mina Meddelanden krävs ett antal förberedande åtgärder inom Uppsala kommun. Det handlar om tekniska förberedelser, beslut om förmedlaralternativ, val av flöde/n vid uppstart, planering av kommunikationsinsatser vid införande, att bevaka kopplingar till andra projekt m.m. När det gäller de tekniska förutsättningarna för anslutning till Mina Meddelanden är det tydligt att beslutet kring förmedlaralternativ är ett viktigt vägval. Förstudien visar att det förmedlaralternativ som ter sig lämpligast för Uppsala kommun är alternativet att uppdra åt en extern aktör att ta hand om meddelandet direkt från verksamhetssystemet alternativt från en intern förmedlartjänst. I kartläggningen av Uppsala kommuns kostnader för pappersutskick finns information om total volym och vilka kontor/enheter som använder pappersutskick i hög grad idag. Genom att lägga till parametrar såsom målgruppens inställning till digitala tjänster, mottagandeorganisationens mognad och vilken teknisk lämplighet som föreligger ges en indikation på lämpliga områden/flöden att inledningsvis koppla till tjänsten. Ett kontor där volymen på brevutskick är stor är kontoret för samhällsutveckling (KSU). KSU hanterar bl a flera olika skeden inom bygglovprocessen, detaljplanering, m.m. KSU har väl lämpade målgrupper och mottagandeorganisationen är positivt inställd inför en anslutning till tjänsten. För Uppsala kommun och dess medborgare kan en framtida anslutning till Mina Meddelanden ge åtskilliga positiva effekter. För den enskilde medborgaren är snabbhet och tillgänglighet viktiga egenskaper i denna typ av tjänst och för kommunen finns det till exempel nyttor i form av kostnadsbesparingar och effektiviseringsmöjligheter för verksamheten. Förstudiens rekommenderade aktiviteter i nästa steg är: att Uppsala kommun medverkar i den nationella förstudie som ska startas upp av SKL och Föreningen Sambruk för att få ytterligare kunskap inför anslutning till Mina Meddelanden. att kopplingar, beroenden eller samordningsvinster gällande andra projekt eller aktiviteter inom samma område ges hög prioritet och behandlas direkt i kravställningsfasen. att en fördjupad teknisk utredning genomförs. Redovisar/utgör underlag för; o tekniska förutsättningar för aktuella verksamhetssystem o beslut om förmedlaralternativ o upphandlingsbehov att göra en samlad analys inför projektstart. Analysen bör, utöver resultatet från den fördjupade tekniska utredningen, innehålla förstudiens redovisade kostnadsbärare för porto samt påvisad lämplighet i målgrupp och mottagarorganisation. Detta för att avgöra vilka flöden som inledningsvis ska ansluta till tjänsten och för att utgöra underlag för upprättande av en anslutningsplan.

39 Förstudierapport 39(48) REFERENSER Referenspersoner Möten och intervjuer Linus de Petris IT-strateg, Karlshamns kommun Kenneth Ekstedt Processledare, Ekonomicenter, Uppsala kommun Nils Flemström IT-arkitekt, Teknik & service, Uppsala kommun Anna Gillquist Projektledare Mina Meddelanden, Sveriges Kommuner och Landsting SKL Lars-Ove Karlsson Teamledare, Kommuntryckeriet, Uppsala kommun Gunilla Larsson Systemförvaltare, Teknik & service, Uppsala kommun Peter Mannerhagen IT-arkitekt, Västerås Stad John Strömfors Produktionsledare, Kommunpost, Uppsala kommun Övriga referenspersoner Hans-Åke Andersson, Teknik & service, Uppsala kommun Carina Falk, Posten AB Åsa Fredriksson, Stadsarkivet, Uppsala kommun Marina Janserius, Vård & bildning, Uppsala kommun Lissi Kalin, Kontoret för Samhällsutveckling, Uppsala kommun Barbro Rinander, Stabsledning KSU, Uppsala kommun Lena Scheidman, Teknik & service, Uppsala kommun Jessica Tollinger, Kontoret för Barn, ungdom och arbetsmarknad, Uppsala kommun

40 Förstudierapport 40(48) Källor Alternativ för implementation Mina Meddelanden lternativ+f%c3%b6r+implementation.pdf Anslutningsprocessen Mina Meddelanden nslutningsprocessen.pdf Behovsanalys Privatpersoner Mina Meddelanden ehovsanalys+privatperson+-+mfs+etapp3+slutrapport.pdf Karlshamns kommun presentation pilot Mina Meddelanden Mina Meddelanden övergripande presentation ina+meddelanden+-+%c3%b6vergripande+presentation.pdf Nyttor Mina Meddelanden SKLs handlingsplan för e-samhället False Statens offentliga utredningar 2005:119 e-tjänster för ett enklare och öppnare samhälle Uppsala kommun IVE (Inriktning, Verksamhet, Ekonomi) Ekonomi/ Verksamhetens krav Begreppsmodell Mina Meddelanden egreppsmodell.pdf

41 Förstudierapport 41(48) Västerås Stad presentation pilot Mina Meddelanden 16+V%c3%a4ster%c3%a5s+Peter+Mannerhagen.pdf Referensdokument till förstudie Digital agenda Näringsdepartementet Tekniska tjänstekontrakt API ekniska+tj%c3%a4nstekontrakt+-+api.pdf Teknisk översikt Myndigheter och förmedlare knisk+%c3%b6versikt+myndigheter+och+f%c3%b6medlare.pdf

42 Förstudierapport 42(48) BILAGOR Bilaga 1 Förteckning över e-tjänster inom Uppsala kommun Kontakt - Sök personal och arbetsplatser - Sök i kommunens diarium - Sök politiker Bibliotek - bibli.se (för att söka, låna om eller reservera bok och media, boka dator med mera) Bostad & byggande - Beställ utdrag ur fastighetsdatabasen - E-tjänster för Bostad & byggande o Beställ blankett för tomt & småhuskö o Beställ energibroschyrer o Beställ fastighetsinformation o Beställ lägeskontroll o Beställ utstakning o Diarium, sök bland registrerade ärenden o Sök bland gjorda radonmätningar i miljökontorets register Konsumentinformation - Fråga Konsument Uppsala Fritid & kultur - Interbook (samlingsportal för föreningslivet, sök förening, anläggning eller lediga lokaler) - Sök i tillgänglighetsguiden - Sök i föreningsregistret Kartor - Sök bland kartor och flygfoton Lediga jobb - Sök lediga jobb Näringsliv & företag - Sök bland aktuella upphandlingar - Hitta ledig mark och lokal - Sök i företagarregistret - Registrera livsmedelsverksamhet

43 Förstudierapport 43(48) Skola & förskola - ebarnungdom - Beräkna barnomsorgsavgift - Hitta & jämför pedagogisk verksamhet - Läxhjälp - Beställ betyg - Sök till gymnasiet Vård & omsorg - Beräkna vård- och omsorgsavgift

44 Förstudierapport 44(48) Bilaga 2 Förutsättningar IT, Uppsala kommun / Mina Meddelanden Handläggare Nils Flemström Digital myndighetspost Tekniskt perspektiv

45 Förstudierapport 45(48) 1. Inledning Detta dokument beskriver kortfattat vad digital myndighetspost skulle innebära för tekniska utmaningar för Uppsala kommun. 2. Sammanställning av kravbild I sin enklaste form så är digital myndighetspost inte så komplicerat. Ett verksamhetssystem skickar iväg ett brev till en person eller en organisation. Exempel: Personalsystemet skickar ett brev t.ex. lönespecifikation till en person Personalsystem Förmedlare Brevlåda 2.1 Digitalt eller papper? Det är kommunens ansvar att kontrollera hos Skatteverket om personen eller organisationen har en digital brevlåda. 2.2 Krav på pappersbrev Det är möjligt för en person eller en organisation att ha en brevlåda, men kräva pappersbrev ifrån vissa avsändare. 2.3 Kvittens Uppsala kommun måste säkerställa att alla brev har kommit fram till mottagaren. Det är kommunens ansvar att kontrollera status på ett meddelande hos förmedlaren. Eventuella fel måste rättas till manuellt. 2.4 Notifiering eller brev? Det är möjligt att skicka enkla meddelanden s.k. notifieringar istället för vanliga brev. Dessa notifieringar får inte innehålla känslig information och skickas ut direkt via SMS eller epost. 2.5 Dokumentformat Dokument är i XML-format och finns definierade i scheman. Två saker är viktiga att poängtera: Text måste vara i html-format eller vanlig text. Bilagor måste vara i PDF. Förslagsvis PDF/A.

46 Förstudierapport 46(48) 2.6 Signering För att förmedlaren ska veta att det är Uppsala kommun som är avsändaren så måste alla dokument signeras digitalt. Signeringscertifikat utfärdas av Steria. 2.7 Integration All integration sker via s.k. Webservices (WSDL, XSD och SOAP). Detta innebär att inga filer skickas utan man anropar tjänster online via internet. 2.8 Förmedlarens ansvar Vilka tjänster ska förmedlaren utföra? Ifrån ett tekniskt perspektiv så finns det tre nivåer: Kommunen agerar själv förmedlare (långsökt) Digitala brev (möjligt) Digitala brev och pappersbrev (möjligt) 2.9 Framtida tjänster Två framtida tjänster finns beskrivna, som man bör ta höjd för: 1. Dubbelriktad kommunikation möjlighet att svara på brev i sin brevlåda och meddelandet skickas tillbaka till avsändaren. 2. Ärendestatus möjlighet att se ärendestatus på de aktiva ärenden man har hos avsändaren (kommunen). 3. Analys Ett beslut måste fattas vilket ansvar förmedlaren ska ha. Det känns långsökt att kommunen själv ska agera förmedlare. Om förmedlaren inte ska skicka ut pappersbrev så måste respektive verksamhetssystem ansvara för detta. Ur ett tekniskt perspektiv är det därför fördelaktigt om förmedlaren ansvarar för digitala brev och vanliga pappersbrev. En stor utmaning kommer att vara att anpassa kommunens befintliga verksamhetssystem till att använda digital myndighetspost. Många (alla?) av systemen är upphandlade utan detta krav. Det blir ineffektivt om respektive verksamhetssystem ska hantera sina egna utskick. Det är fördelaktigt om man skapar en intern förmedlartjänst inom Uppsala kommun som hanterar alla utskick ifrån verksamhetssystemen. Då kan man tillgodose många av kraven på ett ställe istället för att göra det en gång för respektive verksamhetssystem. Dessutom får man löst kopplade system vilket är en fördel vid förändringar t.ex. byte av förmedlare eller ett verksamhetssystem. Det är ofta mindre kostsamt att anpassa en intern tjänst än att be en leverantör att anpassa ett upphandlat system enligt Uppsala kommuns behov

47 Förstudierapport 47(48) 4. Arkitektur med intern förmedlartjänst SMS Epost Brevlåda Brevlåda Brevlåda 4 Förmedlare Skatteverket Pappersbrev? 3 System? Signering Transformerar till rätt format(text och PDF) Kontroll av kvittens Felhantering (Dubbelriktad kommunikation) (Ärendestatus) 9 Intern förmedlartjänst 7 Manuell felhantering