Detta dokument beskriver identifierade konsekvenser av att införa föreslagen infrastruktur för säker elektronisk myndighetspost.

Transkript

1 * Skatteverket 1(6) Eva Sartorius Datum Konsekvensutredning Detta dokument beskriver identifierade konsekvenser av att införa föreslagen infrastruktur för säker elektronisk myndighetspost. 1. Nuläge och mål Ett stort antal elektroniska tjänster tillhandahålls för att ge in handlingar elektroniskt till myndigheter. Myndigheterna expedierar emellertid, med några få undantag, sina försändelser på papper. Problemet är att det inte finns några samordnade och allmänt spridda kanaler för att med säkra rutiner expediera handlingar elektroniskt. Vanlig e-post saknar normalt insynsskydd och det går inte heller att med tillräcklig säkerhet veta att försändelserna kommer till en webbrevlåda som innehas och öppnas av angiven adressat. Olika aktörer har visserligen tagit initiativ på området men om en expedierande myndighet skulle välja en viss aktör för elektronisk expediering måste i dagsläget alla mottagare skaffa en brevlåda hos den aktören; jfr om den som vill ringa till en abonnent hos en teleoperatör skulle tvingas att skaffa en särskild telefon för att han eller hon valt en annan operatör. Det anses vara en av de viktigaste utvecklingsfrågorna för svensk e-förvaltning att finna en lösning på denna samordningsfråga. En samordning skulle innebära förenklingar för såväl enskilda som myndigheter och företag och besparingarna skulle bli betydande samtidigt som en bättre service skulle kunna ges till medborgare och företag. Kostnaderna för samhället kommer att öka om denna fråga inte får sin lösning. Utan en sådan lösning kan myndigheterna inte heller uppfylla de av regeringen uppställda målen för e-förvaltningen. En samordnad lösning kräver emellertid att mottagare kan välja leverantör så att de kan få all sin myndighetspost till samma brevlåda. För att detta ska bli möjligt behövs ett centralt register där de expedierande myndigheterna kan få veta vilken leverantör en viss adressat har valt. Det behövs också gemensamma standarder Postadress Skatteverket E-postadress SOLNA huvudkontoret@skatteverket.se

2 * Skatteverket 2(6) och krav så att berörda aktörer kan samverka inom ramen för en helhetslösning för samhället. Detta behov av samordning kan tillgodoses på olika sätt. En möjlighet är att varje myndighet får utveckla sin lösning och sluta avtal om förmedling var för sig. Detta skulle emellertid leda till att den som vill ta emot sina meddelanden elektroniskt måste ha flera webbrevlådor. En sådan lösning skulle därmed vara mindre attraktiv för mottagarna. Eftersträvade trafikflöden skulle inte heller uppnås. Det föreslås därför istället att en ansvarig aktör ska tillhandahålla ett centralt register och ställa upp sådana krav på de aktörer som vill delta i infrastrukturen att den ska kunna användas som en helhet. För detta behövs emellertid regler och att det finns någon som svarar för vissa övergripande funktioner. Det har därför föreslagits att Skatteverket enligt sin instruktion ska få i uppdrag att svara för en sådan infrastruktur och att verket ska ges den normgivningskompetens som behövs för att införa de regler som behövs på området. 2. De som berörs av regleringen Det är inte bara Skatteverket som berörs av den föreslagna regleringen. Den blir av avgörande betydelse för alla myndigheter som väljer att expediera försändelser elektroniskt. Den blir samtidigt styrande för de aktörer som avser att tillhandahålla tjänster på myndighetsområdet för förmedling av meddelanden liksom för enskilda medborgare och företag m.fl. som vill motta försändelser elektroniskt. Samråd har ägt rum med dessa aktörer liksom med expedierande myndigheter och myndigheter som har ett särskilt ansvar på området såsom Datainspektionen och Kammarkollegiet.

3 * Skatteverket 3(6) 3. Kostnadsmässiga och andra konsekvenser Ett syfte med den föreslagna regleringen är att begränsa det allmännas kostnader för kommunikationen med medborgare, bl.a. i mål och ärenden. För en expedierande myndighet kan det krävas en mindre investering för att ansluta sig till den planerade infrastrukturen. Besparingarna blir emellertid betydande och återbetalningstiden kort. Till detta kommer de gynnsamma sociala och miljömässiga konsekvenserna av att myndigheter kan kommunicera enklare med enskilda och att pappersförbrukning och fysiska transporter begränsas. I en rapport från utvecklingsprojektet för Mina meddelanden har bl.a. refererats till en kostnadsnyttoberäkning som gjordes i Danmark 2010 ( Business Case Digitalisering af offentlige brever og dokumenter 1 ). Efter översättning till svenska förhållanden skulle enligt utvecklingsprojektet en fullt ut införd lösning leda till årliga besparingar av förvaltningskostnader i storleksordningen 1,3 miljarder svenska kronor. Projektet har även gjort en egen nyttoberäkning, baserad på att många av de 400 miljoner försändelser som idag befordras på papper, från förvaltningen till enskilda, kan ersättas med elektroniska utskick. Resultatet av dessa beräkningar visade motsvarande besparingspotential. 4. Förslaget ligger i linje med det arbete som pågår inom Europeiska unionen Inom bl.a. EU har olika initiativ tagits för att underlätta införandet av elektronisk meddelandeförmedling, bl.a. i projekten SPOCS och STORK. Krav på förvaltningen att kunna nås genom skriftlig elektronisk post återfinns i Tjänstedirektivet, i vilket det ställs krav på varje EU-land att tillhandahålla en gemensam kontaktpunkt. EU-projektet PEPPOL strävar i samma riktning. Ett 1 Se 20Fjernprint/BC%20for%20digitalisering%20af%20offentlige%20breve%20og%20dokumenter.as hx

4 * Skatteverket 4(6) genomförande av den föreslagna regleringen ligger således i linje med internationellt arbete där Sverige deltar. 5. Tidpunkten för ikraftträdande och informationsinsatser Genomförandet av den planerade infrastrukturen och föreslagen reglering bör ske snarast möjligt med hänsyn till de positiva konsekvenser lösningen förväntas föra med sig för såväl expedierande myndigheter som mottagare och den miljö där dessa verkar. Några särskilda informationsinsatser torde inte krävas beträffande den föreslagna regleringen. Däremot blir det av central betydelse att informera berördas aktörer så att de kan ta lösningen i bruk så snart som möjligt. 6. Verkningar för företagen Rätt utformad kan lösningen medföra betydande förenklingar för alla berörda aktörer. Samtliga företag och branscher kan, oberoende av storlek och branschtillhörighet, förväntas dra nytta av den. För företagen erbjuder den föreslagna lösningen en möjlighet att begränsa tidsåtgången och de administrativa kostnadernas för att hantera meddelanden från myndigheter. Lösningen är dessutom frivillig och kostnadsfri för företagen, som endast behöver sätta sig in i de regler som ska gälla för mottagare. Eftersom valet att vara en del av lösningen är frivilligt kan företagen själva välja om de ser ett mervärde i att delta. Lösningen har dessutom utformats så att små företag ska kunna ansluta sig på samma villkor som större företag.

5 * Skatteverket 5(6) 7. Konsekvenser för konkurrensförhållanden Syftet med föreslagna regler rörande elektronisk meddelandeförmedlingen är som framgått att förenkla för enskilda och göra det möjligt för myndigheter att kommunicera på ett kostnadseffektivt sätt. Till lösning hör olika roller och ett centralt register över avsändare och mottagare som Skatteverket avses föra. Verket avses alltså dels ges rollen som registerförare, dels svara för de regler och krav som ska gälla inom infrastrukturen (registerförarrollen). Inom denna infrastruktur ska någon också ta emot, sortera och dela ut meddelanden (befordringsrollen). Dessutom ska någon tillhandahålla webbrevlådor och anknytande funktioner åt enskilda som ansluter sig till infrastrukturen (servicerollen). En mottagare som så önskar ska kunna välja skatteverket som befordrare och tillhandahållare av en enklare webbrevlåda; en s.k. myndighetsgrå brevlåda. För att de som mottar meddelanden inom den nya infrastrukturen ska få möjlighet att samla all sin elektroniska post till en webbrevlåda ska det även vara möjligt för privata aktörer att erbjuda webbrevlådor knutna till den nya infrastrukturen. Det kan bli fråga om t.ex. privata aktörer som genom meddelandeflödet från myndigheter ges affärsmöjligheter i form av mervärdestjänster. Befordringen till en alternativ brevlåda som mottagaren valt ska kunna ske så att meddelandena expedieras direkt till den privata befordrare som anges i förmedlingsadressregistret. För såväl enskilda som myndigheter blir det avgörande att få meddelandeflödet att fungera och att det så fort som möjligt genereras en betydande trafik. Därför bör lösningen utformas så att den underlättar för expedierande myndigheter att ansluta sig till den nya infrastrukturen. Samtidigt behöver det göras attraktivt för enskilda att skaffa en webbrevlåda. En konkurrensrättslig genomgång av den planerade lösningen har gett vid handen att varken befintlig eller framtida marknad synes påverkas negativt oberoende av vilken teknisk lösning som införs för den nya infrastrukturen. Ingen marknad

6 * Skatteverket 6(6) snedvrids eller hämmas i sin utveckling. Införs lösningen ökar istället förutsättningarna för en bredare och mer effektiv konkurrens vid tillhandahållande av tjänster för elektronisk meddelandeförmedling genom att privata aktörer ges en ökad tillgång till expedierande myndigheter på lika villkor vad gäller kostnad, tillgänglighet och tid. Den nya infrastrukturen planeras dessutom ge privata aktörer ökade möjligheter att erbjuda ett mer omfattande och därigenom attraktivare tjänstepaket, inte bara genom att tillgången till expedierande myndigheter väsentligt ökar, utan även genom möjligheten att lättare koppla andra aktörer än myndigheter till en samordnad infrastruktur för meddelandeförmedling. Även expedierande myndigheter ges valmöjligheter genom att de kan ansluta sig antingen till en myndighet eller till en privat aktör. Ur ett mottagarperspektiv kan dessutom konstateras att befordringen av expedierade meddelanden från myndigheter, oavsett val av teknisk lösning, avses ske kostnadsfritt för mottagarna, oberoende av om det är myndigheter eller privata aktörer som har befordrings- och servicerollen. Det avses vidare stå varje mottagare fritt att välja om han eller hon ska vara ansluten endast till en myndighetsgrå webbrevlåda eller ta emot sina meddelanden via en webbrevlåda som en privat aktör tillhandahåller och som den enskilde ingått avtal med, t.ex. i syfte att få tillgång till mervärdestjänster. Tillgängligheten ska också säkerställas genom att det inte kommer att bli någon fördröjning vad gäller tillgång till expedierade meddelanden oavsett val. ***