Redaktörsriktlinjer. malmo.se & Komin. Stadskontoret 1.0. Godkänd av systemägarna för malmo.se och Komin

Transkript

1 Redaktörsriktlinjer malmo.se & Komin Stadskontoret Godkänd av systemägarna för malmo.se och Komin

2 MALMÖ STADS REDAKTÖRSRIKTLINJER... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. DÄRFÖR PUBLICERAR VI WEBBPLATS OCH INTRANÄT...4 malmo.se...4 Komin...5 DITT OCH ANDRAS ANSVAR SÅ DRIVER VI DET REDAKTIONELLA ARBETET...6 Roller i webborganisationen...6 Webbskribent...6 Webbinformatör...6 Ämnesredaktör...7 Förvaltningsredaktör...7 Vice förvaltningsredaktör...7 Huvudredaktör...8 Webbstyrgrupp...8 Sidansvarig...8 Nyheter...8 malmo.se...8 Komin...8 Struktur: Att hitta information...9 malmo.se...9 Komin...9 Upphovsrätt på nätet...10 Personuppgiftslagen...10 Länkar...11 ORDETS MAKT: DET DU SKRIVER AVGÖR VAD LÄSAREN FÖRSTÅR...12 Viktigast först att använda ett journalistiskt skrivsätt...12 Skrivtips...13 Rubriken talar...13 Ge texten en bra start...13 Gör texten konkret...14 Undvik passiv form...14 Begriplighet...14 Tilltal och tonfall...14 Du inte Ni, inte medborgarna...15 Var konkret och personlig...15 REDIGERA SÅ ATT DU BLIR LÄST...16 Typografi för skärmläsning...16 Rubrik...16 Ingress...16 Mellanrubriker...16 Styckeindelning...16 Fet stil...16 Kursiv stil...17 Understruken text...17 Listor...17 Indrag...17 Bildtext...17 Tabeller på rätt sätt...17 Bilder...17 Välj nyckelord och nyckelfraser med omsorg...18 Skriv en innehållsrik titel...18 Använd nyckelorden i rubriken...19 Använd nyckelorden ofta och tidigt i texten...19 SÅ SKRIVER VI INOM MALMÖ STAD...20 Vi följer generella regler...20 Språkråd och ordlista...20 CHECKLISTA EN FÄRDIG SIDA (21)

3 Bra innehåll ger bra resultat Det du skriver på en webbsida eller på intranätet har direkt effekt eftersom även enstaka ord kan avgöra om informationen når fram eller inte. Hur du formulerar dig, redigerar, strukturerar, använder bilder och länkar allt detta är avgörande detaljer i det vi i Värdegrunden kallar att ge Malmöborna service av hög kvalitet. Det är service att få en ärendeprocess förklarad enkelt och tydligt. Det är service att genom en bra rubrik hitta information. Det är service att innehållet är uppdaterat och att det finns en organisation som tar långsiktigt ansvar för att det förblir aktuellt. Genom att få denna service blir Malmöborna och de anställda som söker intern information nöjda. Vi frigör samtidigt resurser för dem som verkligen behöver våra personliga insatser 1, som har rätt att kräva service på en nivå som webben aldrig kan erbjuda. I detta arbete får vi aldrig ha en övertro på tekniken. Den ger oss förutsättningar, varken mer eller mindre. I detta arbete får vi aldrig heller underskatta skribentens och redaktörens roll. Din roll. Webbens framgång är beroende av dig och de av dina kolleger som är engagerade i arbetet med malmo.se och Komin. Det är ditt engagemang, din kunskap och din nyfikenhet som avgör. Varken mer eller mindre. För att förenkla arbetet är det nödvändigt att vi har ramar för vilka krav våra målgrupper kan ställa på webbinnehållet och hur vi arbetar för att nå en bra nivå. Det är dessa riktlinjers roll. De vänder sig till alla som har ansvar för att samla in, producera eller publicera information på malmo.se och Komin. Riktlinjerna är både ett stöd och ett krav. 1 E-strategi för Malmö stad, sidan 4 3 (21)

4 Därför publicerar vi malmo.se och Komin Både malmo.se:s och Komins syfte är tydligt definierade. I E-strategin står det att I Malmö stad ska alla informationstjänster mellan tjänstemän samt mellan tjänstemän och medborgare, företag och andra intressenter ha sin bas i intranätet Komin, respektive kommunens webbplats malmo.se. 2 Detta är inget självändamål. Som kommunikationspolicyn slår fast är kommunikation, rätt använd, ett effektivt sätt att styra verksamheten mot uppsatta mål procent av Malmöborna har tillgång till Internet 4. Därför är det uppenbart att nätbaserad information är det bästa valet i de flesta situationerna. malmo.se malmo.se är den primära kanalen för att nå våra externa målgrupper. På webben kan vi informera och erbjuda funktioner som underlättar för både besökarna och oss. Detta är också det tydligaste syftet: Genom att utnyttja malmo.se:s möjligheter stödja verksamheternas service till Malmöborna. Den viktigaste målgruppen för malmo.se är därför Malmöborna. Deras behov av information och tjänster prioriterar vi högst. Vi ska naturligtvis alltid anstränga oss för att tillgodose även andra målgruppers rimliga önskemål. Men i en situation där exempelvis tid eller andra resurser inte räcker till, finns det aldrig någon tvekan om att vi fokuserar på Malmöborna. Detta gäller inte minst skribentens viktigaste verktyg, språket. Om en text intresserar både fackspecialister och medborgarna i övrigt skriver du den för medborgarna oavsett om nivån därmed upplevs för låg för specialisten 5. Vi vill dessutom marknadsföra Malmö och ge en sann, trovärdig och positiv bild av staden. Människor utanför Malmö ska bli intresserade av vad staden erbjuder. Malmöbor ska få chansen att känna stolthet, men också möjlighet att agera när något inte fungerar. Målgrupperna är 1. Malmöbor 2. Malmös näringsliv 3. Föreningar och organisationer i Malmö 4. Turister och besökare 5. Journalister 6. Myndigheter/organisationer som Malmö stad samarbetar med. 7. Allmänt intresserade av Malmö, till exempel politiker och tjänstemän utanför Malmö och potentiella medarbetare eller medborgare. Malmo.se är den enda externa webbplats som får användas då Malmö stad är ensam eller huvudsaklig avsändare. Undantagna är de kommunala bolag som har rätt att 2 E-strategi för Malmö stad, sidan 4 3 Kommunikationspolicy, sidan 3 4 E-strategi för Malmö stad, sidan 5 5 Se även Kommunikationspolicyn (Strategier för medborgarkontakter), sidan 8 4 (21)

5 särprofilera sig samt de pedagogiska webbplatser som används internt i skolornas undervisning. På dessa får det bara finnas pedagogiskt material. All officiell skolinformation ska publiceras på malmo.se 6. Avsteg från denna princip kan bara beslutas av MINT-gruppen. Komin Intranätet Komin är dels en kanal för intern information, dels en ingång till olika ITsystem som vi använder i vårt dagliga arbete. Det vi publicerar på Komin ska göra vårt arbete enklare och effektivare, och alltså precis som malmo.se stödja verksamheten. Informationen har olika syften. Å ena sidan är det en kanal för kommunledning och förvaltningsledningar, som skapar möjlighet för alla medarbetare att snabbt få samma information. Å andra sidan är det en kanal för att öka öppenhet och därmed kunskapsspridning mellan förvaltningar, och även mellan enskilda medarbetare. Ett väl utbyggt och aktuellt intranät betyder också att ledare kan ägna mindre tid åt enkelriktad information och mer tid åt dialog. Målgruppen för intranätet är alla anställda. Vi är en mycket stor organisation och det ställer det stora krav på innehåll och struktur. Komin ska vara mer detaljerat och initierat än malmo.se. Men som skribent är du ändå ansvarig för innehållets begriplighet. Inom gruppen alla anställda finns många olika befattningshavare: ledare, kollegor inom din egen förvaltning och kollegor inom andra förvaltningar. Dina texter ska även på intranätet anpassas beroende på vem du vill nå men du ska också visa respekt även för den kollega som inte känner till alla Malmö stads olika förvaltningar och arbetsuppgifter. 6 Se Pedagogiska webbplatser för skolor, Pedagogiska centralen (21)

6 Ditt och andras ansvar så driver vi det redaktionella arbetet All redaktionell produktion är en process. När vi har en organisation som tar ansvar för processens alla delar har vi möjlighet att skapa webbinformation med hög kvalitet. Processens delar är dessa 1. Idé: Vilken information behövs? Vad borde vi publicera för att stödja verksamheten internt eller externt? Vad efterlyser målgrupperna? 2. Insamling: Ta fram information, hitta relevanta underlag eller prata med människor som arbetar med ämnet/frågeställningen. Ta hänsyn till synpunkter från målgrupperna. 3. Bearbetning: Formulera texter och redigera sidor. 4. Publicering: Göra information tillgänglig på webben och Komin. Se till att information struktureras logiskt och att information som inte bör vara publicerad arkiveras. Det första steget är ett gemensamt ansvar för alla medarbetare inom Malmö stad. Vi har alla kunskap om vilken information våra målgrupper vill ha. Vissa befattningshavare som chefer och informationsägare har ett särskilt ansvar för att föreslå vilken information som är nödvändig för att verksamheten ska få rätt stöd. Ett gemensamt ansvar har dock en tendens att bli ingens ansvar. Därför är även denna del av processen uttalat med i rollbeskrivningarna i webborganisationen. Vi ska undvika det vanligaste problemet, nämligen att allt fokus läggs på publicering och bearbetning. De är visserligen viktiga för att vi berättar saker på rätt sätt. Men det har ingen betydelse om vi inte berättar om rätt saker, vilket de två första stegen handlar om. Roller i webborganisationen Webbskribent Idé: Följer utvecklingen inom sitt område. Lämnar tips och uppslag till ämnes- eller förvaltningsredaktör. Insamling: Tar själv reda på den information som krävs för den aktuella produktionen. Får vid behov stöd och råd av ämnes- eller förvaltningsredaktör. Bearbetning: Med stöd av dessa riktlinjer producerar webbskribenten innehåll vilken en redaktör ska godkänna. Publicering: Ingen publiceringsrätt. Webbinformatör Idé: Bevakar utvecklingen inom sitt område, till exempel genom att löpande granska protokoll och prata med nyckelpersoner. Ska vara väl insatt i syftet 6 (21)

7 med det egna området och vilket innehåll som förväntas ur ett ämnes- eller förvaltningsperspektiv. Insamling: Tar själv reda på den information som krävs för den aktuella produktionen. Får vid behov stöd och råd av ämnes- eller förvaltningsredaktör. Bearbetning: Har ansvar för att självständigt producera innehåll av en sådan kvalitet att det utan förhandsgranskning kan publiceras. Publicering: Har publiceringsrätt. Har tillsammans med ämnes- eller förvaltningsredaktör noggrant gått igenom hur innehållet ska struktureras. Ämnesredaktör Ansvarar för en egen kommunövergripande gren i strukturen. Ingår i huvudredaktörens nätverk och förser startsidan med nyheter. Idé: Ansvarig för att ämnet i sin helhet innehåller den information som Malmö stad vill förmedla, som målgrupperna har behov av och för att målgruppernas synpunkter tas tillvara. Insamling: Stödjer webbskribenter och webbinformatörer. Kvalitetssäkrar vid behov att det är relevanta underlag och källor som används. Säkerställer att ämnet inte missar viktig information. Bearbetning: Förutom egen produktion ansvarar ämnesredaktören för att all information i ämnet håller hög kvalitet enligt dessa riktlinjer. Publicering: Har egen publiceringsrätt. Ansvarar för ämnets startsida, samt strukturen på den del av webbplatsen är som är ämnesgrenen. Förvaltningsredaktör Är huvudansvarig för all publicerad information inom den egna förvaltningen. Ansvarar för att nya användare läggs upp i kategorierna webbskribent, webbinformatör och vice förvaltningsredaktör. Ingår i huvudredaktörens nätverk och förser startsidan med nyheter. Idé: Ansvarig för att förvaltningens webbinformation innehåller den information som Malmö stad vill förmedla, som målgrupperna har behov av och för att målgruppernas synpunkter tas tillvara. Insamling: Stödjer webbskribenter och webbinformatörer. Kvalitetssäkrar vid behov att det är relevanta underlag och källor som används. Säkerställer att förvaltningen inte missar viktig information. Bearbetning: Förutom egen produktion ansvarar förvaltningsredaktören för att all information från förvaltningen håller hög kvalitet enligt dessa riktlinjer. Publicering: Har egen publiceringsrätt och publicerar dessutom webbskribenternas texter/sidor. Ansvarar för strukturen på den del av webbplatsen är som är förvaltningens. Vice förvaltningsredaktör Som förvaltningsredaktör, undantaget huvudansvaret. 7 (21)

8 Huvudredaktör Har huvudansvar för hela publiceringsprocessen och arbetar med kvalitetsgranskning och redigering av webbarna. Är strategiskt ansvarig för att säkerställa en hög kvalitet inom samtliga fyra steg i den redaktionella processen. Huvudredaktören har tillgång till hela redigerarläget och alla träd. En huvudredaktör godkänner nya ämnes- och förvaltningsredaktörer. Huvudredaktören är ansvarig för startsidorna på webbarna och publicerar där information skapad av ämnes- och förvaltningsredaktörer. Ansvarar för att upprätthålla kontakt med och stödja förvaltnings- och ämnesredaktörerna. Webbstyrgrupp Webbstyrgruppen har det övergripande strategiska ansvaret för malmo.se och Komin. I webbstyrgruppen ingår bland annat stadsdirektören samt webbsystemägarna, vilka också har det operativa ansvaret för webbarna. Sidansvarig Alla sidor ska ha en ansvarig som besökaren kan vända sig till. Sidansvarig ska vara den som ansvarar för innehållet på sidan, vilket inte nödvändigtvis behöver vara den som ansvarar för publiceringen av innehållet. Sidansvarig ska nås via en klickbar e- postlänk och kan vara en person inom Malmö stad men också en funktion eller enhet. Nyheter malmo.se Förstasidan på malmo.se är Malmö stads viktigaste externa nyhetskanal. Sidan i sin helhet, och därmed även nyheterna, ska stödja Malmö stads vision, mål och beslut. Det innebär bland annat att nyheterna ska handla om händelser och förändringar i Malmö stads verksamheter som påverkar Malmöborna. För nyheter med politisk karaktär gäller att de beslut som tas i kommunfullmäktige och i kommunstyrelsen uppmärksammas, eventuellt med kommentarer från ansvariga politiker. Naturligtvis uppmärksammas även valresultat. malmo.se är däremot inte till för politisk debatt. Grundprincipen är att nyheter produceras av förvaltningarna, och efter urval av huvudredaktörerna publiceras dessa på malmo.se. Innehållet på startsidan är alltså helt beroende av förvaltningarnas bidrag. Komin Komin är den viktigaste interna nyhetskanalen. Nyheter på Komin ska medverka till läsarnas möjligheter att utföra sina arbeten. Nyheterna ska aktivt bidra till kunskapsdelningen inom Malmö stad och berätta om förändrade förhållanden som läsarna inte kan förväntas ta reda på. En nyhet ska ha betydelse för målgruppens arbete och kännetecknas av att dess innehåll är ovanligt, oväntat och knutet till en aktuell situation. 8 (21)

9 Struktur: Att hitta information Det sätt som informationen är organiserad på en webbplats kallas struktur. Strukturens grafiska presentation är navigationen, det vill säga de menyer som besökaren klickar sig fram genom för att hitta information. Ju större webbplatsen är, desto viktigare är det att strukturen är logisk för besökaren. Det sistnämnda kan inte betonas för mycket. Strukturens enda syfte är att hjälpa besökaren hitta information. Om det bästa för besökaren är att vi till exempel samarbetar över förvaltningsgränser måste vi göra det. Vad de olika menyvalen länkarna i navigationen kallas är väsentligt. Återigen är det inte våra beteckningar och uttryckssätt som ska avgöra. Det Malmöborna kallar en viss kommunal service är precis det som servicen ska kallas i navigationen. Väljer du annorlunda, väljer du att bygga en högre tröskel än nödvändigt. Och det är inte förenligt med våra grundvärderingar eller vår kommunikationspolicy. malmo.se Tips: Ibland är det svårt att hitta bästa tänkbara ord för att beskriva en webbkategori. Fråga gärna de av dina kollegor som dagligen möter målgrupperna personligen, ta reda på vad människor frågar efter i telefonväxeln eller läs igenom inkommande e-post. Då är chansen stor att du upptäcker vad målgrupperna själva säger. De flesta av våra besökare har ingen aning om hur kommunen är organiserad. Det kan vi heller inte kräva. Därför är malmo.se huvudsakligen strukturerad efter ämnen. Besökarna kan därmed utan någon kunskap om vår organisation hitta den information de söker. Av samma anledning är också Malmö stad alltid avsändare på malmo.se. Förvaltningar, nämnder och andra enheter betonas bara då det är nödvändigt för förståelsen i sak. För den som verkligen känner till eller vill ta reda på hur organisationen ser ut finns den möjligheten. Parallellt med ämnesträdet finns det ett organisationsträd, men ämnesträdet är högst prioriterat i vårt arbete. Komin Liksom på malmo.se finns det även här ett ämnes- och ett organisationsträd. Till skillnad från malmo.se är strukturen i huvudsak uppbyggd i linje med vår organisation. Skillnaden är logisk som medarbetare inom Malmö stad har vi generellt sett bättre kunskap om organisationen, och vi kan alla ha nytta av att i viss mån lära oss hur organisationen är uppbyggd. Detta betyder inte att intranätets ämnesstruktur är oviktig. Vi är en mycket stor arbetsplats. Det kommer alltid att finnas kollegor som inte kan mer om din och andras verksamhet än Malmöbon i allmänhet. För dessa kan ett väl utvecklat ämnesträd på intranätet kraftigt underlätta möjligheten att hitta den information de behöver i sitt arbete. 9 (21)

10 Upphovsrätt på nätet Elektroniskt distribuerad information har samma upphovsrättsliga skydd som tryckt information. Även om det är enkelt att kopiera innehåll från en annan webbplats är det förbjudet utan upphovsrättsinnehavarens uttryckliga tillstånd. Det kan vara svårt att avgöra vem som är upphovsrättsinnehavare. En bild kan tillhöra fotografen eller illustratören, men de kan också ha sålt rättigheterna till någon annan. Det samma gäller texter. Var därför noggrann och försäkra dig om att den som ger dig tillstånd att använda bild eller text har rätt att göra det. Att Malmö stad eller din förvaltning tidigare har använt externt producerat innehåll är heller ingen garanti för att du får använda det igen. Det kan krävas ett nytt avtal för ytterligare en användning. Naturligtvis har du citaträtt, vilket är en klassisk inskränkning i upphovsrätten. Citaträtten gäller både text och bild men av naturliga skäl är det framförallt för text som frågan blir aktuell. Det finns inte några exakta mått för hur mycket du får citera, men använd ditt goda omdöme och använd bara citat som en mindre del av din text. Personuppgiftslagen Grundregeln är att inga personuppgifter får publiceras på Internet, men det finns en lång rad undantag och i vårt dagliga arbete bör det sällan uppstå några praktiska svårigheter att följa Personuppgiftslagen, PUL. Det första undantaget gäller harmlösa uppgifter. Sådana får publiceras också utan samtycke från personen. För anställda inom Malmö stad är namn och befattning harmlösa uppgifter liksom adress, telefon och e-post till arbetet. Det andra stora undantaget gäller journalistiskt ändamål och detta ska tolkas mycket brett. Allt som syftar till att informera, utöva kritik och väcka debatt om frågor av betydelse för allmänheten tolkas som journalistiskt ändamål och då är det till och med tillåtet att publicera känsliga uppgifter utan samtycke. Normalt ska vi dock se till att få skriftligt samtycke för all publicering av känsliga uppgifter. Det handlar enligt Datainspektionens exempel 7 om uppgifter kring etnisk tillhörighet, religiös övertygelse, medlemskap i fackförening samt sådant som rör hälsa och sexualitet. För Malmö stads medarbetare är också foto, hemadress och hemtelefonnummer känsliga uppgifter som kräver samtycke. I de texter du skriver är detta inget problem. Om du pratar med en person för att skriva en text och ni kommer in på känsliga uppgifter kontrollerar du direkt att du får samtycke för publicering. Känsligheten måste också bedömas efter vilken person det gäller. En skolelevs politiska åsikter är känsliga uppgifter. En fullmäktigeledamots politiska åsikter är det inte. Med fotografier bör du vara mer vaksam. En identifierbar person på väg in i en kyrka, identifierbara åskådare på ett valmöte eller identifierbara deltagare i en gayparad allt detta är exempel på bilder som i sig är känsliga uppgifter och kräver samtycke. Ofta är det enklast att i stället använda en bild från samma tillfälle som inte identifierar enskilda personer. 7 Se vidare på 10 (21)

11 Länkar Länkar är webbens livsnerv. En av mediets stora fördelar för besökaren är just möjligheten att snabbt ledas vidare till relaterat eller fördjupande material. Använd därför länkar till andra sidor på malmo.se och Komin frikostigt. Tveka heller inte att länka till externa sidor då det är befogat. Tänk på att öppna dessa länkar i ett nytt fönster, medan alla länkar mellan sidor på malmo.se respektive Komin bör öppnas i samma fönster. Är det en extern länk bör det också framgå av sammanhanget. Exempel: Skatteverket har mer information om skatteanmälan för dig som funderar på att starta eget. Malmö stad har inget juridiskt ansvar för informationen på de webbplatser vi länkar till. Men vi har givetvis ett moraliskt ansvar. Vi ska inte leda våra besökare vidare till webbplatser som av någon anledning är tvivelaktiga. Är du själv tveksam, fråga gärna en kollega inom webborganisationen. Det finns webbplatser som använder så kallade ramar. Det innebär att det som upplevs som en sida är uppbyggd av flera olika sidor. I dessa fall kan det vara svårt att länka till precis det innehåll du vill. Även om du hittar adressen till den sidan är det oftast ingen god idé eftersom det för besökaren kommer att se märkligt ut (till exempel är navigationen ofta inte med på sidan). Kan du, hitta en annan sida att länka till i stället. Går inte det måste du låta länken gå till webbplatsens förstasida, och komplettera med en beskrivning av hur besökaren ska klicka för att hitta rätt. 11 (21)

12 Ordets makt: Det du skriver avgör vad läsaren förstår Strukturen på en webbplats är ett verktyg. Men för målgruppen är ingen information hittad förrän den är förstådd. Det hjälper inte att besökaren kommer till rätt sida om han inte får en chans att ta till sig innehållet. Det absolut viktigaste att tänka på när vi publicerar information till en bred målgrupp är kunskapsnivån. Många av oss och våra informationslämnare arbetar varje dag med kvalificerade ämnen. Våra läsare möter kanske samma ämnen för första gången på våra sidor. Du kan i praktiken inte göra texten för enkel. Tänk på journalisten Sigge Ågrens sammanfattning av en skicklig redaktörs insikt: Underskatta aldrig din läsares intelligens, men överskatta aldrig hennes kunskaper. Vi tar ansvar för målgruppens möjlighet att förstå genom att inför varje publicering fundera på frågor som: Besvarar vi de frågor målgruppen har om ämnet för texten? Har vi försökt förstå vad målgruppen behöver veta, exempelvis genom att fråga kollegor vad målgruppen brukar undra när vi har personliga kontakter med dem? Finns tillräcklig bakgrundsinformation, i texten eller via länk med tydlig hänvisning? Använder vi de ord och begrepp som målgruppen använder? Har vi valt en språklig nivå i övrigt som överensstämmer med målgruppens? Då sidor på vår webbplats inte vänder sig till en bred målgrupp ska det framgå tydligt i webbplatsens struktur att det är så. Handlar det om ämnen som Malmöbon i allmänhet också kan vara intresserad av ska det finnas kompletterade information för honom eller henne. Viktigast först att använda ett journalistiskt skrivsätt Både när det gäller formulering och disposition av texter har vi nytta av att närma oss det journalistiska skrivsättet. Framförallt handlar det om Viktigast först. Viktigast först innebär att det som är mest intressant, relevant eller efterfrågat också är det som besökaren först får en chans att läsa. Viktig information det som du tror att läsaren är ute efter ska därför finnas redan i rubriken och textens första stycke. Om den inte är där finns tyvärr risken att besökaren klickar vidare och fortsätter leta på andra sidor. Exempel 1: Dålig text som börjar med formalia i stället för intressanta fakta Fullmäktige antog den 23 oktober 2001 en kulturstrategi för Storstad. Kulturstrategin är ett övergripande dokument som anger i vilken riktning kommunen vill driva utvecklingen inom kulturområdet. Dokumentet ska också ge kulturnämnden ledning i val och prioriteringar i arbetet med detaljbudget och uppdrag. Kulturnämnden 12 (21)

13 och -beredningen kommer att utarbeta konkreta handlingsplaner för olika sektorer och verksamhetsområden. Exempel 2: Text som tydligt berättar om kommunens verksamhet Det kan vara både krångligt och tidsödande att ha kunskap om alla rättigheter och skyldigheter vi konsumenter har. Därför finns konsumentvägledare. Hit kan du vända dig för att få råd inför ett köp av en vara eller tjänst. Du kan också få stöd vid klagomål eller om du har råkat i tvist med ett företag. En journalistiskt skriven text skapar alltså överblick. Den är konkret och väcker därför intresse. Det gör texten effektiv. Den hjälper dig att snabbt nå läsaren. Eftersom vi alla är tidningsläsare och tv-tittare är detta något vi känner väl igen. Detta är ju förklaringen till att vi snabbt kan ögna igenom en tidning och ändå vara ganska bra insatta i vad som hänt i världen. Men många av oss har lärt oss att skriva på ett annat sätt mer akademiskt, med slutsatser och resultat sist i texten. Detta fungerar dåligt på webben, inte minst med tanke på svårigheterna att läsa på en skärm. Skrivtipsen som följer ger dig en inblick i det journalistiska skrivsättet. Skrivtips Allt innehåll ska vara begripligt, konkret och trovärdigt. Det ska också vara kortfattat och objektivt, vilket betyder att du ska undvika värderingar och åsikter (annat än i exempelvis nyhetsintervjuer). Rubriken talar Det första en besökare läser av texten är rubriken och den kan vara det enda besökaren läser om den inte tycks leda till rätt innehåll. Våra rubriker ska vara korta ge en rättvisande beskrivning av innehållet innehålla det eller de viktigaste nyckelorden. Rubriker gäller inte bara för nyheter. Alla sidor ska ha en rubrik som ger besökaren en chans att avgöra om hon ska läsa vidare eller inte. Ge texten en bra start Textens första stycke kallas ingress. Dess syfte är att kortfattat beskriva det följande innehållet. Ingressen ska också locka till läsning genom att skapa intresse för det som kommer. Det betyder att den måste vara konkret och relatera till läsarens frågor och intressen. Du bör använda ingress på alla sidor. Det ökar kraftigt dina möjligheter att bli läst. En undersökning visar att om en sidas första stycke innehåller en översikt/sammanfattning i fet stil, blir den läst av hela 95 procent av besökarna (21)

14 Gör texten konkret Alla texter oavsett medium vinner på att låta fakta och exempel från Malmö stads verksamhet ersätta abstrakta resonemang. Undvik passiv form Det har beslutats att är en mening med passiv användning av verbet besluta. En aktiv konstruktion av samma mening skulle kunna vara Skolledningen har beslutat att. Vi ska sträva efter att byta ut passiva uttryckssätt mot aktiva. Det ger mer konkreta texter eftersom du nämner den agerande parten (skolledningen i exemplet) uttryckligen. Det blir också mer lättläst då ordföljden följer talat språk snarare än myndighetssvenska. Ett tips är att leta efter bokstaven s, eftersom den indikerar passiva former. Begriplighet Begriplighet når vi på flera olika plan i texten. Inte minst på webben, där alla kan läsa våra texter, är det viktigt att vi arbetar för ett klart myndighetsspråk. Ta gärna också hjälp av de råd och tips som Klarspråksgruppen 9 i Regeringskansliet ger. Enstaka ord: Ersätt alltid med enklare synonymer, gärna kortare ord, om sådana finns. Meningar: Variera meningslängden, men låt aldrig en mening vara längre än ord. Textkonstruktion: Se till att besökaren direkt i texten, eller via länk, får tillgång till den bakgrund och de förkunskaper som krävs för att han ska förstå innehållet. Undvik ordet man. Det är opersonligt och kan skapa en osäkerhet kring vem texten riktar sig till, vem som ska göra något och så vidare. Tilltal och tonfall Med små språkliga val påverkar du hur besökaren uppfattar din text, och därmed Malmö stad eller din förvaltning. Jämför dessa exempel från två kommunala webbplatser. Exempel 1: Varje kommun ansvarar för socialtjänsten inom sitt område. Kommunen har det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp som de behöver. Detta ansvar innebär ingen inskränkning i det ansvar som vilar på andra huvudmän. I fråga om den som omfattas av lagen om mottagande av asylsökande m.fl. (1994:137) finns särskilda bestämmelser. I 3 och 16 kap 2 finns föreskrifter om ansvar i vissa fall för annan kommun än den som den enskilde vistas i. I socialtjänsten ingår vård och omsorg samt individ- och familjeomsorg (21)

15 Exempel 2: Socialtjänsten skall arbeta på samhälls-, grupp- och individnivå med målsättningen att frigöra och utveckla enskildas och gruppers egna resurser. Alla som bor i Xstad kan vända sig till stadens socialtjänst för att få stöd och hjälp i svåra situationer. Det kan handla om tillfälligt ekonomiskt stöd, problem med missbruk eller ett psykiskt funktionshinder. Det kan också handla om frågor som rör barn och ungdomar. Du måste ta kontakt med din stadsdelsförvaltning för samtal och diskussion tillsammans med en socialsekreterare. Alla uppgifter om dig och dina närstående omfattas av sekretess hos socialtjänsten. Det betyder att socialsekreteraren eller annan personal som huvudregel inte får lämna ut några uppgifter om er till någon annan myndighet eller utomstående person. Skillnaden är mycket stor. Ändå är det ungefär samma budskap som de båda texterna vill förmedla, nämligen vad socialtjänsten är och gör. Skillnaden är att i första exemplet står socialtjänsten i fokus, i det andra är medborgarna centrala. Tilltalet i texterna är en anledning till att skillnaden blir så stor. Du inte Ni, inte medborgarna Vi tilltalar våra målgrupper med du ( din, dina ). Skriver vi Ni framstår vi som omoderna. Skriver vi medborgarna eller dem tredje person plural när informationen riktar sig till dessa, bygger vi upp ett avstånd till just dem vi vill nå. Tänk på att Du inte är ett alternativ. Det är inte korrekt svenska och uppfattas generellt sett inte som extra artigt, vilket oftast är anledningen till att det används. Var konkret och personlig Kommunen eller Malmö stad är ett opersonligt och abstrakt sätt att beskriva oss själva. Vi kan göra det personligare genom att skriva vi ( vår, våra ) där det framgår vem som avses. Vi kan också göra tilltalet mer konkret genom att hellre skriva, som i exemplet ovan, socialsekreterare i stället för kommunen. På det sättet blir texten både mänskligare och konkretare. 15 (21)

16 Redigera så att du blir läst Det är svårare och tar längre tid att läsa från skärm än från papper. Vi måste därför visuellt underlätta för besökarna. Varje enskild sida måste vara överskådlig. Tänk på att mycket läsning på skärm är skumläsning. Besökarna försöker snabbt skaffa sig en uppfattning om vad sidan innehåller för att besluta sig för att antingen läsa eller klicka vidare. Redigeringen ska alltid följa innehållet. Allt som för överskådlighetens skull framhävs ska innehålla relevant och viktig information. Typografi för skärmläsning Genom att du använder SiteVision arbetar du med mallar. I mallarna är lämpliga kombinationer av typsnitt, radlängd, färger och så vidare redan bestämda. Dessa riktlinjer rör därför de typografiska hjälpmedel du har för att skapa överblick inom ramen för mallarna. Rubrik Varje sida ska ha en rubrik. För formulering av rubriken, se ovan. Ingress Varje sida bör inledas med en ingress. Använd SiteVisions funktion för att formatera ingressen korrekt. Mellanrubriker Mellanrubriker är det enskilt bästa sättet att underlätta för besökaren att skumläsa en sida. En mellanrubrik beskriver innehållet i de textstycken som följer direkt efter den, fram till nästa mellanrubrik. Använd gärna mellanrubriker frikostigt och använd SiteVisions funktion för att formatera dem korrekt. Styckeindelning En luftig, det vill säga styckeindelad, text ger vila för ögat. Bara i undantagsfall ska ett stycke vara längre än fem rader, och aldrig längre än tio rader 10. Använd formeln en tanke ett stycke, vilken innebär att ett stycke aldrig ska innehålla information om mer än en (1) omständighet. Fet stil Fet stil kan användas mer på webben än i dokument för tryck och utskrift. Du kan skriva nyckelord och nyckelfraser i fet stil om det underlättar överskådlighet. Undvik dock att använda fet stil i omedelbar anslutning till en mellanrubrik. 10 Se Denna undersökning visar att korta stycken får dubbelt så mycket uppmärksamhet som långa stycken. 16 (21)

17 Kursiv stil Undvik kursiv stil för annat än markering av enstaka ord i brödtext. Kursiv stil syns sämre än vanlig text på skärm och kan ge dåligt resultat vid utskrift från webben. För markering av viktiga ord rekommenderas fet stil. Understruken text Understruken text på webben kan endast användas för länkar. Använd aldrig understruken text för att markera ord om de inte är länkar. Listor Använd listor vid uppräkningar där tre eller fler omständigheter följer på varandra. Använd numrerad lista då punkterna följer på varandra i en given ordning, annars en onumrerad lista. Tveka inte om innehållet tillåter dig att skapa en lista det är ett mycket bra sätt att locka läsarens blick till viktiga fakta. Indrag Med indrag kan du markera att ett stycke text skiljer sig från texten i övrigt. Använd för exempelvis längre citat eller utdrag ur dokument. Bildtext Använd SiteVisions särskilda formatering för bildtext. Tabeller på rätt sätt Tabeller har länge missbrukats på webben. Tabellernas syfte är inte att positionera text eller bilder utan de ska användas för att presentera strukturerade data 11. Följer vi inte denna rekommendation riskerar vi att utestänga besökare, inte minst funktionshindrade som använder särskilda hjälpmedel för att läsa våra sidor. Bilder Rätt använda kan bilder lätta upp sidor med mycket text. Men använd bara bilder om de tillför något för antingen form eller förståelse. Bilder som bara är bra bilder, men som inte har den minsta anknytning till sidans innehåll tillför ytterst sällan något positivt. Överväg alltid om dina bilder behöver bildtext för att bli begripliga för läsaren. Fotografens namn bör också vara med. Diagram, illustrationer med mera är också bilder som kan ge ett viktigt mervärde och öka förståelsen för det du vill berätta. Fundera alltid på om du kan komplettera texten med något som ytterligare förklarar vad du vill förmedla. Alla bilder som tillför innehåll ska ha en ALT-text som beskriver bildens innehåll. Detta är en förutsättning för att synskadade besökare via sina hjälpmedel ska kunna ta till sig vår information i sin helhet. Rena formelement ska ha ett vanligt mellanslag som ALT-text. Vi indikerar då att vi inte glömt bort ALT-texten. 11 Se Vägledningen 24-timmarswebben, Statskontoret 17 (21)

18 Underlätta sökningar Webbens sökmotorer (Google, Yahoo, MSN Sök och så vidare) blir allt viktigare för människors informationssökning. En klar majoritet av dem som använder Internet använder sökmotorer för att hitta rätt. Med tanke på bredden i vår verksamhet är det uppenbart att våra målgrupper inte nödvändigtvis känner till att vi arbetar med det de är intresserade av. Inom flera av våra ansvarsområden finns det andra myndigheter som är involverade och publicerar information. Delar av vår verksamhet, exempelvis skolan, är konkurrensutsatt. Att underlätta för människor att hitta just vår information till och med innan besökaren klickat in på malmo.se är en förlängning av den service det innebär att överhuvudtaget publicera informationen. Och du som skribent/redaktör har en avgörande betydelse för hur högt upp i sökmotorernas resultatlistor din sida hamnar. Det är inte någon annans ansvar. Nedan följer de viktigaste tipsen för hur du ska lyckas. Som du kommer att se har du mycket gratis om du skriver journalistiskt med det viktigaste först. Notera att exakt samma tips gäller även för de sökmotorer som vi själva använder inom malmo.se respektive Komin. Välj nyckelord och nyckelfraser med omsorg Grunden för att komma högt i resultatlistorna är en djup förståelse för hur målgruppen uttrycker sig. De flesta söker med 1-3 ord och de använder de ord de använder i dagligt tal. Om inte du väljer samma ord, kan du vara säker på att någon annan publicist gör det. Besökaren kommer då att gå vidare till den webbplatsen i stället. Försörjningsstöd är ett tydligt exempel på detta. Ordet är den korrekta beskrivningen på ett kommunalt ansvar men samtidigt meningslöst om du vill att någon ska hitta din information om ämnet. De allra flesta kommer att söka efter socialbidrag. Förskola har samma karaktär. Det är visserligen korrekt, men människor i allmänhet kallar förskolan dagis. Det är också vad de söker efter. Naturligtvis kan även våra egna benämningar finnas med. Men de måste kompletteras med de ord som människor använder. Dessa ord ska du arbeta in i det synliga innehållet på din sida. Det dolda innehåll (så kallade metataggar) som många tror är hemligheten bakom att lyckas i sökmotorerna har ingen större effekt. Sökmotorerna tar bara liten hänsyn till vad du skriver i dessa taggar. Skriv en innehållsrik titel Titeln är den enskilt viktigaste platsen att använda dina nyckelord och nyckelfraser. Titeln är det fält högst upp i webbläsarens fönster där det står vad sidan heter. Oftast är det vit text på blå botten. I exemplet nedan är titeln Malmö stad. 18 (21)

19 Titeln bör enligt vägledningen för 24-timmarswebben 12 bestå av dels en del som beskriver den aktuella sidan, dels namnet på den avsändande organisationen. Det mest specifika ska stå först. En typisk titel skulle då formuleras som Sport och fritid Malmö stad. Vill du att sidan ska vara enkel att hitta i till exempel Google behöver du bygga ut den något ytterligare. Sport, idrott, fritid, motion Malmö stad skulle ge dig en chans att bli hittad på fler sökord. Använd nyckelorden i rubriken Titel och rubrik är alltså inte samma sak. Rubriken står på själva sidan och är vanligen annorlunda formulerad än titeln. Rubriken är sammanhängande text och inte lika mycket en uppräkning av nyckelord. Men även i rubriken måste du använda de ord som du vill att sidan ska bli hittad med via en sökmotor. Sökmotorerna bedömer, fullt logiskt, text i rubriker som viktiga för sidans innehåll. Använd nyckelorden ofta och tidigt i texten Dina nyckelord ska också med i ingress och brödtext. Ju fler gånger ordet förekommer och ju högre upp på sidan det finns, desto högre rankas din sida vid sökningar på ordet (eller frasen). Samtidigt måste du göra en rimlig avvägning. Du kan inte skriva ordet så många gånger att texten blir konstig eller svårläst. 12 Statskontoret. Avsnitt i Vägledningen. 19 (21)

20 Så skriver vi inom Malmö stad Språkets och grammatikens funktion är att förmedla ett budskap. För att inte väcka irritation eller skapa oklarheter måste vi skriva på ett enhetligt sätt och enligt etablerade normer. Vi följer generella regler Inom Malmö stad följer vi de råd och rekommendationer som finns i följande resurser. Svenska Akademins ordlista: Den inofficiella normen för stavning och böjning av svenska ord. Svenska språknämnden 13 : Följer svenskans utveckling i tal och skrift och erbjuder språkrådgivning. TT-språket 14 : En samling skrivregler för alla som skriver. Reglerna är utformade för TT:s egna medarbetare, men de följs i stor utsträckning inom press, radio, tv och internet i Sverige. Svenska datatermgruppen 15 : En brett sammansatt grupp som ger rekommendationer om hur aktuella datatermer bör hanteras på svenska. Språkråd och ordlista Den största risken i vår språkhantering är att vi skriver för stelt och byråkratiskt. Vi kan också förvirra besökarna genom att använda olika ord för att beskriva samma sak. Denna lista fyller vi gemensamt på 16 och allt i den är tvingande för hela malmo.se och Komin. Skriv Skriv inte ana.persson@malmo.se Ana Persson Ansökan Tar emot Mottager, mottar Inkom i rätt tid Rättidigt inkommen E-post Mejl, Skicka e-post Mejla Finns Finnes Genomföra, införa Implementera Malmöbo malmöbo Malmö stad Malmö Stad Fem miljoner (avgränsa med punkt) Rutin enligt anvisningar från huvudredaktör. 20 (21)

21 Checklista en färdig sida Gör klart för dig själv vad du vill Vilken målgrupp vill du nå? Vad vill du att de ska veta/göra efter att de läst din information? I vilket sammanhang var i strukturen ska den publiceras? Skaffa dig rätt information Har du skaffat dig tillgång till de mest aktuella underlagen? Pratat med de människor inom Malmö stad som kan mest om det du ska skriva? Försökt ta reda på vilka frågor målgruppen brukar ha om ämnet? Gör ett urval Vi kan aldrig berätta allt. Välj medvetet vilken information som ska vara med. Finns det behov av mer information än du vill publicera på en enda sida? Kan du länka till fördjupad information? Behövs det flera sidor? Välj de viktigaste orden Välj ut nyckelord och nyckelfraser enligt din bedömning av vad målgruppen själva säger om ämnet för texten. Detta ökar både begriplighet och sökbarhet. Skriv titel, rubrik och ingress Textens inledning är den chans besökaren ger dig. Använd de ord du valt ut som viktigast för att förstå din text. Skriv brödtexten Skriv aldrig mer än nödvändigt. Ju längre texten är, desto viktigare blir nästa steg. Skapa en överskådlig sida Dela in texten i många stycken. Använd mellanrubriker, listor och andra hjälpmedel för att underlätta för besökaren att överblicka din text. Led besökaren vidare Överväg om du ytterligare kan hjälpa besökaren genom länkar till relaterad eller fördjupande information. Välj kontaktpersoner. Kontrollera innehållet Har du fått fakta rätt? Kan du ytterligare förenkla språket? Ta gärna hjälp av en kollega som får läsa din text. Publicera sidan Se till att informationen placeras logiskt för besökaren i strukturen. 21 (21)